Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng và nhiệm vụ hiện tại của Tocontap

Lời nói đầu Nhằm củng cố kiến thức về chuyên ngành đã được học tập qua việc tiếp cận, tìm hiểu thực tiễn ở một đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu. Vận dụng những kiến thức chuyên ngành để tìm hiểu và phân tích các vấn đề ngành trong thực tiễn. Là sinh viên Đại học Kinh Tế Quốc Dân - em nhận thức được việc kết hợp kiến thức đã học với thực tiễn là hết sức cần thiết. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay khi nền kinh tế thế giới đang trong quá trình toàn cầu hoá nhưng diễn biến phức tạp, nó mở ra nhiều cơ hội, thách thức đối với các công ty Kinh doanh Quốc tế Việt Nam.Vì vậy việc tìm hiểu, học tập kinh nghiệm của các nhà quản trị kinh doanh là rất quan trọng. Nó giúp sinh viên kết hợp có hệ thống giữa lý luận với thực tiễn hoạt động kinh doanh để nâng cao kiến thức chuyên ngành. Đồng thời giúp cho sinh viên dễ dàng hơn khi trực tiếp tham gia vào một khâu hay một quá trình của kinh doanh quốc tế sau này. Qua thời gian thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội TOCONTAP em có điều kiện áp dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn đồng thời nâng cao nghiệp vụ chuyên ngành Thương mại quốc tế. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo-Thạc sỹ Nguyễn Thị Liên Hương cũng như sự giúp đỡ của các cô, các chú công tác tại phòng XNK 8 Công ty XNK tạp phẩm TOCONTAP đã giúp đỡ em hoàn thành bản báo cáo thực tập tổng hợp này. I- Những vấn đề chung về doanh nghiệp 1. Lịch sử và quá trình hình thành, phát triển cuả TOCOTAP Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội, tên giao dịch quốc tế là Vietnam National Sundries Import-Export Company, viết tắt là TOCONTAP - Hà Nội. Trụ sở tại 36 phố Bà Triệu, Hà Nội, tel: 8254191-8256576; fax: 844-255917; telex: 411258 toc-vt, là một công ty xuất nhập khẩu chuyên nghiệp được thành lập ngày 5/3/1956. Tài khoản tiền Việt Nam số: 396111100005. Tài khoản ngoại tệ số: 36211137005 tại Vietcombank. Công ty là một trong những doanh nghiệp lớn của nhà nước hoạt động dưới sự quản lý của Bộ Ngoại thương nay là Bộ Thương Mại. Là một trong những đơn vị đầu tiên được giao nhiệm vụ xuất nhập khẩu, trải qua 44 năm hoạt động của công ty đã có 10 lần thay đổi cơ cấu tổ chức trong đó 9 lần tách và 1 lần nhập. - Năm 1964: tách thành lập ARTEXPORT. - Năm 1971: tách thành lập BAROTEX. - Năm 1972: tách các cơ sở sản xuất của Công ty ra giao cho Bộ công nghịêp nhẹ quản lý. - Năm 1978: tách thành lập TEXTIMEX. - Năm 1985: tách thành lập MECANIMEX. - Năm 1987: tách thành lập LEAPRODOXIM. - Năm 1990: tách Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm phía Nam thành công ty trực thuộc Bộ Thương Mại. - Đến năm 1993, để đáp ứng điều kiện kinh doanh trong cơ chế thị trường, theo đề nghị của Vụ trưởng vụ tổ chức và của giám đốc công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm, Bộ Thương Mại ra quyết định thành lập doanh nghiệp nhà nước số 333TM/TCCB ngày 31/3/1993. Trong suốt 48 năm hoạt động, trong điều kiện có nhiều biến động về tổ chức, kinh tế, xã hội, TOCOTAP đã liên tục phấn đấu, từng bước trưởng thành, đến nay đã là một trong những công ty có bề dày trong lịch sử buôn bán quốc tế lâu năm nhất của nước ta. Từ những năm 90 trở lại đây, trong thời kỳ đổi mới của đất nước ta, công ty đã gặp không ít những khó khăn thách thức. Qua nhiều lần tách nhỏ, bạn hàng của công ty vơi dần và cơ chế quản lý mới của nhà nước cho phép mọi thành phần được trực tiếp xuất nhập khẩu đã lấy đi thế mạnh của công ty. Sự cạnh tranh của các bạn hàng trong và ngoài nước quá lớn, hàng hoá lại ít. Do vậy công ty phải tự chống chọi, tự đổi mới mình bằng cách: đa dạng hoá các mặt hàng kinh doanh; các phương thức kinh doanh xuất nhập khẩu tạo thu nhập cho công ty, tăng ngoại tệ cho Nhà nước và góp phần phát triển kinh tế cho đất nước. Đây là một công ty có bề dày lịch sử buôn bán quốc tế lâu năm nhất ở Việt Nam. Công ty đã xác lập mối quan hệ kinh tế - quốc tế trên 70 nước và khu vực trên toàn thế giới. Hoạt động của công ty không chỉ giới hạn trong hoạt động nhập khẩu đơn thuần mà đã mở rộng ra nhiều lĩnh vực khác như tiếp nhận gia công, lắp ráp, sản xuất theo mẫu mã kiểu dáng mà khách hàng yêu cầu, đổi hàng, hợp tác đầu tư xí nghiệp để sản xuất hàng xuất nhập khẩu, đại lý nhập khẩu, chuyển khẩu... 48 năm trưởng thành và phát triển công ty không ngừng bảo toàn và phát triển vốn. Công ty là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính có tư cách pháp nhân, có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân Hàng và có con dấu riêng. Công ty hoạt động theo luật pháp của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam và theo điều lệ tổ chức hoạt động công ty. 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng và nhiệm vụ hiện tại của TOCONTAP 2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty * Mục đích kinh doanh và hoạt động của công ty Mục đích kinh doanh của công ty là thông qua các hoạt động xuất nhập khẩu, sản xuất, liên doanh hợp tác đầu tư sản xuất để khai thác có hiệu quả các nguồn vật tư, nguyên liệu và nhân lực của đất nước. Đẩy mạnh sản xuất và xuất khẩu tăng thu nhập ngoại tệ cho đất nước. * Nội dung hoạt động Xuất khẩu các mặt hàng tạp phẩm,vật tư nguyên liệu để phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong nước do công ty khai thác nguồn hàng từ mọi thành phần kinh tế, sản xuất, liên doanh, liên kết, hợp tác đầu tư với tổ chức cá nhân mọi thành phần kinh tế trong và ngoài nước. Nhận xuất nhập khẩu uỷ thác, làm đại lý, môi giới mua bán và mua bán các mặt hàng cho mọi tổ chức thuộc mọi thành phần kinh tế trong nước và nước ngoài theo quy định của nhà nước, của Bộ Thương Mại. Tổ chức sản xuất, gia công hàng xuất khẩu, hàng liên doanh liên kết đầu tư sản xuất, tiêu thụ sản phẩm đối với các tổ chức trong và ngoài nước. Trong cơ chế thị trường, công ty được trao quyền tự chủ trong kinh doanh, tìm kiếm bạn hàng, tự hạch toán kinh doanh và bảo đảm kinh doanh có lãi. Ngoài ra, công ty cần phải tiếp tục hoàn thành các chỉ tiêu do Bộ Thương Mại giao cho, tạo lập tốt các mối quan hệ hợp tác kinh doanh lâu dài, đảm bảo tăng trưởng vốn và cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên. * Nội dung kinh doanh Hiện nay TOCONTAP kinh doanh một số mặt hàng chủ yếu, như sau: - Sản phẩm của ngành dệt kim, dệt thoi bằng mọi loại nguyên vật liệu phục vụ mọi đối tượng. - Da và các sản phẩm da từ mọi nguồn nguyên vật liệu tự nhiên và nhân tạo. - Giầy dép thành phẩm và bán thành phẩm các loại từ mọi nguồn nguyên liệu. - Quần áo và dụng cụ thể dục thể thao, dụng cụ đồ chơi trẻ em. - Các thiết bị điện dân dụng và công nghiệp. - Các thiết bị dùng cho học sinh và trường học. - Các trang thiết bị dùng cho điện ảnh, nhiếp ảnh, các loại máy thu thanh, thu hình, cassette, ghi âm, ghi hình, điều hoà nhiệt độ, tủ lạnh, nồi đun nước nóng, máy giặt... Các loại băng hình, băng ghi âm, phim kỹ thuật dùng cho X-quang, khí tượng. - Dây và cáp các loại dùng cho thông tin liên lạc và phục vụ cho ngành điện lực, chiếu sáng, hàng bảo hộ lao động dùng cho mọi đối tượng lao động. - Các loại gốm sứ cách điện và dân dụng mỹ nghệ, các loại sản phẩm thuỷ tinh, các thiết bị y tế. - Đồ dùng trang trí nội thất trong gia đình, nhà ăn, khách sạn, hàng nông, lâm, thuỷ hải sản, thủ công mỹ nghệ... Với danh mục các mặt hàng kinh doanh như vậy TOCONTAP có khả năng tham gia cạnh tranh trên những lĩnh vực rộng lớn. Cụ thể là: Xuất khẩu: các mặt hàng nông sản, lâm sản, hải sản, thực phẩm, thủ công mỹ nghệ, tạp phẩm, công nghệ phẩm, sản phẩm dệt, may, da giầy. Nhập khẩu: Vật tư, máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu xây dựng, phương tiện vận tải, hàng nông sản, thực phẩm, hàng tiêu dùng thiết yếu để phục vụ cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty. * Nhiệm vụ của công ty - Xây dựng và tổ chức quy chế hiện hành để thực hiện mục đích và nội dung hoạt động của công ty, xây dựng và tổ chức có hiệu quả các kế hoạch sản xuất kinh doanh trong đó có kế hoạch xuất nhập khẩu. - Tạo điều kiện cho các đơn vị trực thuộc, đơn vị liên doanh áp dụng các biện pháp có hiệu quả để nâng cao hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Tự tạo nguồn vốn, đảm bảo tự trang trải về mặt tài chính, bảo toàn vốn đáp ứng yêu cầu phục vụ phát triển kinh tế và xuất nhập khẩu của đất nước. - Tiếp cận thị trường, nghiên cứu khả năng sản xuất, nhu cầu thị trường, cải tiến mẫu mã ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật để nâng cao chất lượng hàng hoá, tăng năng lực cạnh tranh cho hàng hoá đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nước và nhu cầu xuất khẩu. Tuân thủ các chế độ, chính sách, luật pháp qui định liên quan đến hoạt động của đơn vị. Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế nói chung, hợp đồng ngoại thương nói riêng. - Không ngừng cải thiện điều kiện lao động nhằm nâng cao năng suất lao động từ đó nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên chức và hiệu quả kinh tế. Chức năng và nhiệm vụ của công ty là hoàn thành kế hoạch các chỉ tiêu của Nhà nước đặt ra, kinh doanh đúng pháp luật, đúng đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước. Phát huy ưu thế, uy tín hàng nội địa trên thương trường quốc tế, mở rộng, củng cố và phát triển mối quan hệ làm ăn với bạn bè quốc tế. Với chức năng và nhiệm vụ trên, trải qua 48 năm hoạt động, Công ty đã không ngừng phấn đấu hoàn thành vượt mức kế hoạch Nhà nước giao, mục tiêu chiến lược kinh doanh luôn đảm bảo đúng luật pháp, quán triệt phương châm, đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước góp phần lớn vào công cuộc bảo vệ đất nước, đồng thời đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ, thống nhất, hỗ trợ nhau trong công ty. * Quyền hạn của công ty Được quyền chủ động trong giao dịch, đàm phán, ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán ngoại thương, hợp đồng kinh tế các văn bản về hợp tác liên doanh thuộc các lĩnh vực với các tổ chức cá nhân thuộc mọi thành phần kinh tế trong nước và nước ngoài. Được vay vốn (hoặc cho vay) bằng tiền và hiện vật ở trong nước, nước ngoài; được liên doanh, liên kết, hợp tác đầu tư sản xuất, kinh doanh với các tổ chức kinh tế, cá nhân; được tham gia hội chợ, triển lãm, quảng cáo, tham gia các hội nghị, hội thảo, chuyên đề có liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty trong và ngoài nước. Được cử cán bộ của công ty đi nước ngoài hoặc mời bên nước ngoài vào Việt Nam khảo sát thị trường, giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng, giải quyết các vấn đề có liên quan thuộc phạm vi kinh doanh của công ty theo quy chế hiện hành của nhà nước, Bộ Thương Mại. Được mở cửa hàng hoặc chọn mô hình tổ chức phù hợp để giới thiệu và bán sản phẩm thuộc phạm vi kinh doanh của công ty. Trong quá trình phát triển công ty đã tạo cho mình những thị trường ổn định, các bạn hàng thường xuyên, điều đó chứng tỏ sự thành công của công ty và hứa hẹn sự phát triển mạnh mẽ trong tương lai. Ngoài ra, công ty còn được kinh doanh khách sạn và dịch vụ khách sạn, đại lý bán hàng, nhận các hoạt động dịch vụ như quá cảnh, gia công sản xuất, tái xuất hàng, chế biến hàng xuất khẩu và giao nhận hàng xuất khẩu tại các cảng biển Việt Nam. Công ty còn liên doanh với Canada để sản xuất và tiêu thụ hàng chổi quét sơn, con lăn tường, xây dựng nhà máy bia Kiến An để sản xuất và tiêu thụ bia, nước ngọt, đầu tư xây dựng nhà máy sản xuất mỳ ăn liền tại Lào... 2.2. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty Tổng giám đốc phó tổng giám đốc Phòng tổ chức và quản lý lao động phòng hành chính quản trị Phòng tàI chính kế toán Phòng tổng hợp Văn phòng đại diện tại các nước Các đơn vị trực thuộc Công ty Các chi nhánh tại các tỉnh Phòng kinh doanh xuất nhập VIII Phòng kinh doanh xuất nhập VII Phòng kinh doanh xuất nhập VI Phòng kinh doanh xuất nhập IV Phòng kinh doanh xuất nhập III Phòng kinh doanh xuất nhập II Phòng kinh doanh xuất nhập I Trải quá trình phát triển với 10 lần thay đổi bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty cũng có nhiều biến đổi được thay thế và hoàn thiện hơn để đáp ứng yêu cầu của công việc. Ngày nay, trong cơ chế Trải quá trình phát triển với 10 lần thay đổi bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức đội ngũ cán bộ công nhan viên của công ty cũng có nhiều biến đổi được thay thế và hoàn thiện hơn để đáp ứng yêu cầu của công việc. Ngày nay trong cơ chế mới các chính sách xuất nhập khẩu của nhà nước với việc mở rộng các thành phần kinh tế tham gia kinh doanh xuất nhập khẩu và Nghị quyết 47/1998-NQ-UBTVQH 10 nhằm thực hiện chủ trương “CNH-HĐH hướng vào xuất khẩu” thì công ty đã đứng trước thực tế có rất nhiều đối thủ cạnh tranh. Do đó một bộ máy có năng lực tổ chức hợp lý sẽ quyết định rất nhiều sự thành công cuả công ty trên thương trường. Công ty đã có một Tổng giám đốc chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của Công ty. Tổng giám đốc có trách nhiệm báo cáo kết qủa hoạt động và tình hình chung của công ty trước cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, cụ thể là Bộ Thương Mại, Tổng giám đốc có trách nhiệm bảo vệ quyền lợi của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty. Phó giám đốc được phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về lĩnh vực được giao và giải quyết công việc khi tổng giám đốc đi vắng. Ngoài ra còn được uỷ quyền duyệt phương án kinh doanh của công ty, các chi nhánh, các phòng xuất nhập khẩu tổng hợp, các phòng ban khác. Ngoài ra TOCONTAP còn có 4 văn phòng đại diện tại nước ngoài: CHLB Nga, CHLB Đức, Hungary và Tiệp Khắc. TOCOTAP Hà Nội trước kia có 10 phòng quản lý, năm 1992 còn có 7 phòng và hiện nay thu gọn lại còn 4 phòng, đó là: PHòNG TổNG HợP: Chịu trách nhiệm lập kế hoạch kinh doanh và làm công tác đối ngoại, thực hiện các công việc ngoại giao tại thị trường, dự thảo các hợp đồng nguyên tắc điều lệ buôn bán quốc tế, tham mưu cho Ban giám đốc trong các quyết định mặt hàng và thị trường. Phòng còn tổng hợp các vấn đề đối nội, đối ngoại, sản xuất kinh doanh, thông tin kịp thời các số liệu trong và ngoài nước có liên quan đến sản xuất kinh doanh và hoạt động của công ty tìm hiểu các đối tác, phiên dịch và biên dịch các tài liệu phục vụ cho kinh doanh, thẩm định và kiểm tra các phương án kinh doanh xuất nhập khẩu trước khi trình ký, hướng dẫn các đơn vị xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và tổng hợp báo cáo theo tháng, quý, năm của công ty, tổng hợp và phân tích các dữ liệu phát sinh cung cấp cho tổng giám đốc và các phòng quản lý để kịp điều chỉnh hoạt động của công ty. Lập báo cáo tổng hợp của công ty trình Bộ chủ quản và các ngành liên quan, theo dõi đôn đốc để Tổng giám đốc nắm được tình hình kinh doanh của các bộ phận, hàng tháng cung cấp số liệu thực hiện kim ngạch xuất nhập khẩu của từng đơn vị cho phòng kế toán để tính tiền lương. PHòNG Kế TOáN- TàI CHíNH: Tổ chức công tác kế toán và thông tin kinh tế, xây dựng hệ thống sổ sách chứng từ sử dụng cho phù hợp thực tiễn tại công ty và quy định của Bộ Tài Chính. Lập kế hoạch sử dụng các nguồn vốn, kế hoạch chi phí đảm bảo an toàn và sử dụng có hiệu quả vốn. Phản ánh và kiểm soát tình hình thực hiện các chỉ tiêu tài vụ trong kỳ, hạch toán kinh tế trong khuôn khổ luật pháp và quy tắc của Nhà Nước. Tham mưu cho Ban Giám Đốc trong việc đề xuất các phương thức kinh doanh áp dụng cho công ty, các điều khoản trong hợp đồng kinh tế. Tổ chức phân phối lợi nhuận và tích luỹ lợi nhuận. Lập báo cáo kế toán tài chính đúng hạn, xây dựng, củng cố bộ máy kế toán và tổ chức kế toán tại công ty đảm bảo hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao. PHòNG HàNH CHíNH QUảN TRị: Làm công tác phụ trách hành chính và bảo vệ tài sản của công ty. Chức năng chính là phục vụ sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính, văn thư lưu trữ tài liệu hồ sơ chung, huy động xe, các thiết bị mua sắm để phục vụ quản lý điều hành vào hoạt động kinh doanh trong toàn công ty có hiệu quả và tiết kiệm, đề xuất mua sắm đồ dùng phương tiện làm việc và phục vụ các nhu cầu sinh hoạt của Công ty sửa chữa nhà cửa, bảo vệ an toàn cơ quan, duy trì thời gian làm việc giữ vệ sinh đảm bảo môi trường công ty sạch đẹp văn minh. PHòNG Tổ CHứC: Quản lý cán bộ công nhân viên trong công ty, tổ chức quản lý lao động của công ty theo nhiệm vụ của công ty như sắp xếp bố trí lao động, nhu cầu điều động nhân lực và hợp đồng lao động. Tổ chức bảo vệ an toàn cho công ty về an ninh chính trị, phòng bảo mật. Quy hoạch về đào tạo, tuyển dụng lao động theo nhiệm vụ của sản xuất kinh doanh, giải quyết khiếu nại, tố tụng và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Công ty trước đây có 8 phòng xuất nhập khẩu, mỗi phòng có chức năng kinh doanh những mặt hàng riêng biệt. Tuy nhiên để phát huy hết khả năng và tiềm lực của các phòng hoạt động kinh doanh nhằm đem lại hiệu quả cao công ty đã cho phép các phòng này có thể mở rộng mặt hàng tuỳ theo yêu cầu của từng hợp đồng ký kết. + Phòng xuất nhập khẩu 1: Kinh doanh các mặt hàng về giấy như bìa carton, giấy phôtô, giấy láng Đài Loan, giấy Duplex... + Phòng xuất nhập khẩu 2: Kinh doanh các mặt hàng gốm sứ, đồ thủ công mỹ nghệ, kính dân dụng, đồ chơi trẻ em... + Phòng xuất nhập khẩu 3: Kinh doanh các mặt hàng quần áo thể thao... + Phòng xuất nhập khẩu 4: Kinh doanh các mặt hàng giầy dép cao su, dụng cụ thể thao... + Phòng xuất nhập khẩu 6: Kinh doanh trang thiết bị văn phòng. + Phòng xuất nhập khẩu 7: Kinh doanh các mặt hàng tre gỗ song mây. +Phòng xuất nhập khẩu 8: Kinh doanh các mặt hàng nông sản. Ngoài ra, công ty còn có Phòng kho vận là nơi giao nhận hàng hoá tại Hà Nội. Trong đó còn có Xí nghiệp TOCAN là đơn vị sản xuất của công ty làm gia công chổi quét sơn lăn tường để xuất sang CANADA và còn có thêm một số chi nhánh chủ lực khác như: Chi nhánh tại Hải Phòng: 96A- Nguyễn Đức Cảnh (TOCONTAP- Hải Phòng): kinh doanh xuất nhập khẩu tại vùng Duyên Hải Phía Bắc và nhận hàng tại cảng Hải Phòng, phụ trách cửa hàng tại thị xã Kiến An. Chi nhánh tại Thành Phố Hồ Chí Minh: 1168D-Đường 312-Quận 11 (TOCONTAP- TP Hồ Chí Minh): làm công tác giao nhận hàng hoá và kinh doanh xuất nhập khẩu tại các tỉnh phía Nam và Đồng Bằng Sông Cửu Long. II- Thực trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Tình hình chung hoạt động kinh doanh XNK năm 2003 Tình hình hoạt động kinh doanh XNK của công ty từ năm 2000 – 2003 nói chung là tăng trưởng tốt, đặc biệt là năm 2001. So với năm 2000, tổng kim ngạch XNK đạt 147% (năm 2000 đạt 21 triệu USD) và đạt 155% so với kế hoạch. So với năm 2001, năm 2002 công ty thực hiện bằng 81% (24,8 triệu USD/31,1 triệu USD) nhưng vẫn tăng 113% so với kế hoạch. Đến năm 2003 kim ngạch XNK bằng 107,89% so với chỉ tiêu được giao và bằng 104,05% so với năm 2002. 1.1. Về xuất khẩu (Đơn vị : USD) Năm Xuất khẩu Kế hoạch Thực hiện % hoàn thành KH 2001 5.000.000 11.777.870 235% 2002 5.500.000 5.853.891 106% 2003 7.000.000 6.751.486 96,45% Đồ thị : (đơn vị : triệu USD) * Những mặt hàng xuất khẩu chủ yếu : (Đơn vị : USD) Mặt hàng Năm 2001 Mặt hàng Năm 2002 Mặt hàng Năm 2003 VP. Phẩm 7.876.688 VP. Phẩm 1.000.000 VP. Phẩm 2.091.600 Chổi sơn 2.840.125 Chổi sơn 3.131.353 Chổi sơn 3.483.157 Nông sản 116.341 Quần áo 86.669 Nông sản 538.475 Cao su 37.914 Mây tre 79.614 Mây tre 22.895 Mỹ nghệ 217.273 Gốm sứ 50.021 Mỹ nghệ 53.923 Quần áo 223.846 Quạt địên 1.321.181 Gốm sứ 28.643 Như vậy trong 3 năm hoạt động xuất khẩu của công ty TOCONTAP đều cao so với kế hoạch. Hai năm 2001 – 2002 đều vượt mức kế hoạch, đặc biệt năm 2001 vượt mức 235% so với chỉ tiêu. Mặc dù năm 2003 chưa hoàn thành mức kế hoạch do Bộ giao song lượng xuất khẩu vẫn ở mức cao và vẫn tăng so với năm 2002. So với năm 2002, xuất khẩu năm 2003 vượt trên 15% (6.751/5.853 triệu USD). Tuy kim ngạch có tăng trưởng nhưng mặt hàng thì chưa được mở rộng và triển vọng duy trì tăng trưởng là không mấy sáng sủa. Kim ngạch XK tập trung phần lớn là hàng xuất khẩu của xí nghiệp TOCAN và hàng xuất đi iraq. Đây là một nỗ lực phấn đấu rất đáng khen ngợi bởi năm 2003 thị trường thế giới có nhiều biến động đặc biệt là chiến tranh ở IRAQ. Bởi lẽ IRAQ là bạn hàng lớn của công ty TOCONTAP và việc xuất khẩu sang IRAQ đã bị dừng lại từ đầu năm 2003. Hiện tại việc nối lại sản xuất hàng sang IRAQ là không chắc chắn, rủi ro rất cao vì tình hình chính trị an ninh của IRAQ rất không ổn định, các vụ khủng bố xảy ra thường xuyên trong khi các hãng bảo hiểm lại không bán bảo hiểm chiến tranh cho hàng xuất đi IRAQ. Trong khi đó nhóm hàng truyền thống của Công ty trong nhiều năm như gốm sứ, mây tre, thủ công mỹ nghệ ngày càng suy giảm. Những mặt hàng khác như cao su, mỳ ăn liền, các loại gia vị... xuất khẩu bấp bênh, kim ngạch không đáng kể. Trong năm qua Công ty đã xuất khẩu được gần 3000 tấn gạo đi Philipine, Indonexia và Chilê. Số lượng hàng xuất khẩu đi Chilê tuy còn nhỏ nhưng nếu công ty làm tốt, đặc biệt là vấn đề thông tin giá cả, thị trường cho khách hàng thì có thể tăng trưởng khá. Năm 2003 Công ty thực hiện kim ngạch xuất khẩu thấp, chưa xứng với tiềm năng hiện có của công ty. Một mặt do nguyên nhân khách quan là kinh tế thế giới năm qua có nhiều khó khăn, sức mua giảm, giá thành hàng XK Việt Nam còn cao nhưng yếu tố chủ quan của Công ty là chính. Do còn thiếu sự gắn kết, hợp tác thực sự với cơ sở sản xuất nên nguồn cung cấp hàng XK cho công ty không ổn định, còn mang tính chất thu gom là chính. Nghiệp vụ giao dịch chào bán hàng XK của cán bộ còn yếu, về tư tưởng còn ngại làm hàng XK vì làm hàng xuất khẩu cần phải đầu tư thời gian, công sức, chi phí. Chính vì vậy kim ngạch XK của công ty còn thấp. 1.2. Về nhập khẩu (Đơn vị : USD) Năm Nhập khẩu Kế hoạch Thực hiện % hoàn thành KH 2001 15.000.000 19.273.790 128% 2002 16.500.000 19.028.762 115% 2003 17.000.000 19.141.011 112,59% Đồ thị: (đơn vị: triệu USD) * Những mặt hàng nhập khẩu chủ yếu : (Đơn vị : USD) Mặt hàng Năm 2001 Mặt hàng Năm 2002 Mặt hàng Năm 2003 Thép 3.223.010 Giấy 980.804 Thép 3.844.093 Học cụ 1.223.121 Rượu 449.175 Máy móc 2.259.355 Y tế 867.955 Hạt nhựa 963.476 NL.chổi 2.022.423 Hạt nhựa 621.962 Học cụ 1.874.415 Y tế 1.027.887 Giấy 675.206 Thép 4.015.733 NL. dẻo 860.693 Rượu 448.262 NL.chổi 2.160.162 Giấy 780.257 Trong cả 3 năm hoạt động nhập khẩu của công ty đều ổn định,luôn cao hơn và đạt mức kế hoạch đặt ra. Vẫn theo tình hình chung trong cả nước và như nhiều năm trước, kim ngạch nhập khẩu của công ty cao hơn hẳn xuất khẩu. Các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là: giấy và bột giấy, vật tư nguyên liệu, học cụ, thiết bị y tế, sắt thép, rượu…Với cơ cấu mặt hàng như vậy công ty rất vất vả trong việc bán hàng, thu tiền hàng, quay vòng vốn. Khách hàng đến với công ty mặc dù nhiều nhưng đều có đặc điểm chung là khả năng tài chính hạn chế nên hàng nhập về không tránh khỏi có lúc xảy ra tình trạng ứ đọng, tồn kho, vòng quay chậm và nhiều lúc công ty thực sự khó khăn về vốn. Hàng nhập khẩu của công ty chủ yếu là hàng vật tư nguyên liệu phục vụ cho sản xuất, máy móc thiết bị phục vụ cho các công trình, các dự án nên vấn đề thu hồi vốn cũng bị ảnh hưởng mỗi khi cơ sở sản xuất có khó khăn về tiêu thụ hàng, các công trình, dự án chậm thanh toán vốn. Ngoài ra công tác nhập khẩu cũng bị hạn chế vì tình hình sản xuất trong nước gặp khó khăn, sức mua của thị trường trong nước giảm, nhiều mặt hàng do khách hàng đón thầu để chuẩn bị phục vụ cho dự án đã đặt hàng và ký hợp đồng với TOCONTAP nhưng không trúng nên hàng về không tiêu thụ được và bị tồn đọng như: máy điều hoà nhiệt độ (phòng XNK 3) hay có những mặt hàng không ổn định, bị trượt giá, khi ký hợp đồng thì giá cao, khi hàng về thì giá hạ khó bán được ngay cũng làm ảnh hưởng đến vòng quay vốn như: bột giấy, giấy dulex (phòng XNK 4), các loail nhựa (phòng XNK 3)…Bên cạnh đó là biến đổi của các đồn ngoại tệ cũng ảnh hưởng tới nhập khẩu của công ty. Điều đó nói lên tại sao công ty mặc dù vẫn hoàn thành chỉ tiêu song khó tăng trưởng mạnh trong nhập khẩu. Các chỉ tiêu tài chính Để tiến hành phân tích các chỉ tiêu tài chính của công ty ta tiến hành xem xét toàn bộ các chỉ tiêu liên quan đến sự phát triển về mọi mặt của tất cả các bộ phận trong công ty qua 3 năm 2001, 2002 và 2003. Cụ thể: chỉ tiêu doanh thu, nộp ngân sách, phí trực tiếp, phí quản lý, lợi nhuận và mức lương bình quân. Số liệu được thể hiện qua bảng sau: (Đơn vị : triệu đồng) Chỉ tiêu 2001 2002 2003 Kế hoạch T.hiện Kế hoạch T.hiện Kế hoạch T.hiện Doanh thu 170.000 286.380 200.000 287.389 280.000 327.468 Nộp ngân sách 34.198 33.338 30.629 40 38.542 45.563 Phí trực tiếp 17.854 16.580 15.494 Phí quản lý 2.063 2.231 2.465 Lợi nhuận 2.100 2.100 1.965 2.163 2.000 2.100 Lương bình quân 1,3 1,6 1,5 1,82 1,8 2,1 Nhìn chung công ty đã thực hiện các chỉ tiêu tài chính một cách xuất sắc trong bối cảnh công ty gặp không ít khó khăn trên thị trường khi mà thị trường truyền thống IRAQ không thể xuất khẩu được, các mặt hàng truyền thống xuất khẩu bị giảm do sức mua của thị trường khu vực và thế giới giảm sút nhiều dẫn tới giảm giá cả hàng hoá mà chủ yếu là hàng thủ công mỹ nghệ, hàng nông sản thực phẩm…Một số thị trường cũ đang bị mất dần là Nga, Nhật Bản. Song công ty luôn hoàn thành vượt mức chỉ tiêu đề ra, đặc biệt mức lương bình quân người/tháng tăng cao và đang ở mức 2,1 triệu đ/tháng. III- Những ưu điểm , tồn tại và phương hướng phát triển 1. Nguyên nhân tồn tại Hàng xuất khẩu nông sản của Việt Nam giảm giá liên tục như : cà fê, cao su, gạo…Hàng thủ công mỹ nghệ thì bão hoà, xuất khẩu nhỏ giọt, bán hàng khó thu tiền. Ngoài ra các mặt hàn này hiện đang bị cạnh tranh khá gay gắt bởi Trung Quốc và các nước trong khu vực. Hàng nhập khẩu của công ty chủ yếu là nguyên liệu phục vụ cho sản xuất nên gặp không ít khó khăn trong việc bán, thu tiền hàng và quay vòng vốn. Chính vì vậy mà nhiều khi công ty phải cân nhắc tính toán mà vẫn không thể lường trước được với tình hình thực tại, đã xảy ra một số vấn đề ngoài ý muốn như tồn kho, nợ đọng… Trong những năm qua, tình hình thị trường thế giới có nhiều biến động gây ảnh hưởng lớn cho công ty. Thị trường lớn và truyền thống của công ty là IRAQ thì xảy ra triến tranh, thị trường mới đầy tiềm năng là Achentina thì xảy ra khủng hoảng tài chính. TOCONTAP là một đơn vị trung gian, cơ sở sản xuất ít, không có mặt hàng chủ lực, mặt hàng truyền thống là hàng tạp phẩm, thủ công mỹ nghệ có tính cạn tranh lớn nên hiệu quả kinh doanh không cao. Công ty còn chậm trong khâu tìm thị trường để thay thế các thị trường đã mất và ít năng động trong việc làm phong phú mặt hàng xuất khẩu. Hai chi nhánh của công ty ở Hải Phòng và TP. Hồ Chí Minh, những năm trước mỗi năm công ty phải chi bù lỗ mỗi nơi từ 100-200 triệu đồng, nay đã chấm dứt lỗ, tự nuôi nhau. Hiện nay đội ngũ cán bộ của công ty được cho là còn thiếu và yếu nên đòi hỏi phải được bồi dưỡng và bổ xung. Số vốn kinh doanh bao gồm: vốn lưu động 25.827 triệu đồng và vốn cố định 19.165 triệu đồng không phải là lớn. 2. Những ưu điểm Công ty thường được sự động viên, giúp đỡ, chỉ đạo sát sao của Bộ Thương Mại và các vụ cục khi gặp kho khăn. Đồng thời đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ, đoàn kết để vượt qua mọi kho khăn. Những thành công trong nhiều năm qua và truyền thống của công ty là động lực vô cùng quý giá để công ty tiếp tục đi lên, làm ăn có hiệu quả. Công ty đã mở rộng và giữ vững thị trường xuất khẩu: ngoài những thị trường quen thuộc như Achentina, Canada, Nhật, Pháp, Đức, Malaysia…Công ty đã khai thác mở rộng sang Anh, Bungarie, Thổ Nhĩ Kì, Ai Cập và một số thị trường Nam Mỹ… 3. Phương hướng thực hiện trong những năm tới * Phương hướng thực hiện trong năm 2004 1. Kim ngạch xuất nhập khẩu: 26.500.000 USD Trong đó: - Xuất khẩu: 7.500.000 USD - Nhập khẩu: 19.000.000 USD 2. Doanh thu: 330 tỷ VNĐ 3. Nộp ngân sách: 41,7 tỷ VNĐ Lợi nhuận: 2,2 tỷ VNĐ Để thực hiện các chỉ tiêu trên ta phải có những biện pháp sau: - Mở rộng hoạt động Công ty sang lĩnh vực đầu tư sản xuất để tạo sự cân bằng trong hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm cả sản xuất và kinh doanh. - Trong kimh doanh hàng nhập khẩu phải tìm hiểu kỹ càng khách hàng, hợp tác tốt với các đối tác bạn hàng, các nhà sản xuất, các nhà phân phối, luôn giữ chữ “tín” trong kinh doanh để mở rộng thêm mặt hàng mới, bạn hàng mới. - Nâng cao nghiệp vụ XNK, tăng cường học hỏi lẫn nhau, theo dõi, cập nhật kịp thời các văn bản chính sách của Nhà nước liên quan đến hoạt động XNK, nhất là trong công tác nhập khẩu để tránh rủi ro về thuế, gian lận thương mại, tăng vòng quay vốn, tránh phát sinh công nợ dây dưa. Mọi hoạt động kinh doanh phải bảo đảm an toàn về vốn, “tiền gắn với hàng”, chấp hành các quy định của pháp luật và có lãi. - Giải quyết dứt điểm các công nợ tồn đọng và giải phóng nhanh hàng tồn kho. - Trong công ty phải phát huy tinh thần đoàn kết, thực hiện tốt chế độ dân chủ, tài chính công khai, sắp xếp sử dụng lao động hợp lý, phát huy tinh thần chủ động sáng tạo của cán bộ trực tiếp kinh doanh XNK. Chăm lo và nâng cao hơn nữa đời sống vật chất và tinh thần của CBCNV để TOCONTAP luôn hoà thuận, yên vui, mọi người đều vì sự phát triển của Công ty và hạnh phúc của mỗi thành viên. - Duy trì cơ chế khoán và chuẩn bị sẵn mọi điều kiện, phương án thực hiện cổ phần hoá trong năm 2005 và mọi điều kiện đáp ứng với nhu cầu hội nhập quốc tế. * Phương hướng tới năm 2010 Kim ngạch xuất nhập khẩu : 35.000.000 USD Trong đó - Xuất khẩu : 12.500.000 USD Nhập khẩu : 22.500.000 USD 2. Doanh thu : 500 tỷ VNĐ 3. Lợi nhuận : 3 tỷ VNĐ * Để thực hiện chỉ tiêu này công ty cần : - Giữ vững thị trường đang có đồng thời mở rộng sang các thị trường mới như: Châu Phi và Bắc Mỹ… - Đa dạng hoá tốt hơn các hình thức kinh doanh như: đấu thầu quốc tế, gia công, tạm nhập tái xuất. - Cần phải liên kết chặt chẽ với các chân hàng,tránh tình trạng khi cần nguồn hàng xuật khẩu lại không có. Tổ chức tốt khâu thu mua, bảo quản và hạn chế thông qua trung gian. - Đa dạng hoá mặt hàng xuất khẩu, cần nhanh nhậy trong việc đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường trong và ngoài nước. - Chuẩn bị mọi điều kiện, phương án để thực hiện cổ phần hoá trong năm 2005-2006 và mọi điều kiện đáp ứng với nhu cầu hội nhập quốc tế. - Mọi thành viên trong công ty cần phát huy tinh thần đoàn kết, sáng tạo, thực hiện tốt chế độ dân chủ, tài chính công khai. Kết luận Tình hình kinh doanh thực tế qua nhiều năm của Công ty TOCONTAP ngày càng phát triển và đóng góp nhiều cho Ngân sách Nhà nước. Bằng những kiến thức chuyên ngành đã được học tại trường, em đã có dịp được vận dụng vào thực tế về hoạt động kinh doanh thương mại quốc tế tại công ty. Qua thời gian thực tập tại công ty TOCONTAP, em đã có thêm kiến thức thực tế về lĩnh vực thương mại quốc tế của Công ty TOCONTAP nói riêng và của nền kinh tế nước ta nói chung. Bài viết này đã giúp em hiểu vấn đề một cách sâu sắc và toàn diện qua một vài gợi ý một cách xác đáng, giúp em thu hoạch được những kinh nghiệm rất thiết thực đối với bản thân đặc biệt là sinh viên chuyên ngành thương mại quốc tế trường đại học Kinh tế Quốc dân. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo - Thạc sỹ Nguyễn Thị Liên Hương và các cô chú trong phòng XNK 8 của công ty TOCONTAP đã giúp em hoàn thiện bài viết này. Hà nội, ngày 12 tháng 03 năm 2004 Sinh viên thực hiện Lê Tiến Dũng