Công tác kế toán, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở viện y học cổ truyền Việt Nam

ự lãnh đạo trực tiếp của viện trưởng và chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc của mình. * Ban tham mưu bao gồm 4 phòng: 3.1. Phòng kế hoạch tổng hợp. Là phòng tham mưu cho ban giám đốc về lĩnh vực nghiên cứu khoa học và đào tạo cán bộ, chỉ đạo tuyến, hợp tác quốc tế và báo cáo thống kê lưu trữ thư viện. 3.2. Phòng tài chính kế toán. Là phòng tham mưu quản lý toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của Viện bao gồm việc lập, thực hiện dự toán thu chi ngân sách, cấp phát và quản lý tài sản, vật tư, tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ kế toán, báo cáo quyết toán và kiểm kê tài sản, phân tích hoạt động kinh tế của Viện. Phòng tài chính kế toán còn là bộ phận chịu trách nhiệm thu các khoản viện phí theo bảng giá đã được cấp có thẩm quyền duyệt. 3.3. Phòng tổ chức cán bộ. Có trách nhiệm về toàn bộ công tác tổ chức cán bộ, công tác bảo vệ chính trị nội bộ. Bao gồm các bộ phận sau: - Quản lý nhân lực. - Đào tạo cán bộ. - Bảo vệ chính trị nội bộ. 3.4. Phòng chỉ đạo ngành. Là phòng tham mưu có đặc tính duy nhất ở bệnh viện chuyên khoa, chỉ như Viện Y học cổ truyền - chuyên khoa hạng I áp dụng, phòng quản lý về toàn bộ hoạt động công tác chỉ đạo tuyến với cơ cấu bao gồm các bộ phận. - Chỉ đạo hoạt động chuyên khoa ở tuyến dưới. - Đào tạo cán bộ chuyên khoa. - Nghiên cứu khoa học. * Hệ lâm sàng và cận lâm sàng. Đây là 13 khoa phòng chuyên môn chịu sự quản lý trực tiếp của viện trưởng và chịu trách nhiệm trước viện trưởng về toàn bộ hoạt động của phòng mình. Song hệ thống khoa phòng này đều phục vụ cho công tác, nhiệm vụ chính của Viện là nghiên cứu và khám chữa bệnh. Hệ thống hai khoa phòng này luôn luôn song song và tác động qua lại lẫn nhau, khoa phòng này hỗ trợ cho khoa phòng khác và ngược lại, tất cả đều nhằm mục đích nghiên cứu, điều trị đạt kết quả cao nhất, giữ được chữ tín đối với bệnh nhân. * Hậu cần. Đây là các phòng khoa có trách nhiệm phục vụ và hỗ trợ cho công tác chuyên môn. 3.5. Khoa dinh dưỡng. Thực hiện trách nhiệm chăm lo đảm bảo chất lượng ăn uống cho người bệnh điều trị nội trú đồng thời tham gia đào tạo cán bộ chuyên môn, nghiên cứu khoa học về các chế độ dinh dưỡng phục vụ người bệnh ngày một tốt hơn. 3.6. Phòng hành chính quản trị. Là phòng nghiệp vụ chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác hành chính quản trị của mình trong Viện. 3.7. Phòng vật tư. Là phòng chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác vật tư, thiết bị y tế trong Viện như: lập dự trù, kế hoạch mua sắm, thay thế, sửa chữa, lắp đặt cải tạo máy móc,... 3.8. Phòng bảo vệ. Tham mưu cho viện trưởng trong công tác xây dựng và thực hiện các phương án bảo vệ an ninh chính trị, kinh tế và trật tự an toàn xã hội. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý viện y học cổ truyền - Việt Nam Ban Giám đốc Hệ lâm sàng Hệ cậnlâm sàng Tham mưu Phòng khám Khoa nội Khoa nhi Khoa ngoại Khoa phụ Khoa dược lý lâm sàng Khoa dưỡng sinh châm cứu Khoa nội tổng hợp Khoa dược Quầy thuốc Khoa xét nghiệm Phòng đông y thực nghiệm KhoaX.quang Phòng kế hoạch tổng hợp Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức cán bộ Phòng chỉ đạo ngành Khoa dinh dưỡng Phòng hành chính quản trị Phòngvật tư Phòng bảo vệ Hậu cần 4-/ Tổ chức công tác kế toán. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức công việc lao động, tổ chức quản lý cũng như trình độ yêu cầu quản lý ở Viện áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tập trung tại phòng tài chính - kế toán (tài vụ) từ khâu ghi chép ban đầu đến tổng hợp báo cáo và kiểm tra kế toán. Viện đã áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ và thực hiện hạch toán hàng tồn kho, theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Bộ máy kế toán của Viện được tổ chức gọn nhẹ phù hợp với tình hình thực tế của Viện. Phòng tài vụ của Viện có 11 người dưới sự lãnh đạo trực tiếp của viện trưởng. Các nhân viên kế toán chịu sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng và được tổ chức như sau: - Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn toàn bộ công tác kế toán ở phòng và thông tin trong cơ quan. - Phó phòng kế toán: chịu trách nhiệm chỉ đạo công tác kế toán của phòng khi vắng kế toán trưởng, đồng thời kiêm kế toán thanh toán là: căn cứ vào chứng từ gốc để viết các phiếu thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. - Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh ghi vào sổ cái, lập báo cáo kế toán phân tích kinh tế, bảo quản và lưu trữ hồ sơ kế toán. - Kế toán vật tư: theo dõi chi tiết biến động của các loại vật tư hàng tháng đối chiếu với kho, cung cấp số liệu kịp thời đầy đủ cho bộ phận phòng ban và tính giá sản phẩm. - Kế toán sản phẩm, hàng hoá: hạch toán chi tiết tổng hợp sản phẩm, hàng hoá nhập kho đồng thời lên giá gửi tới các quầy, khoa điều trị tính tiền thuốc cho bệnh nhân. - Kế toán tiền lương và BHXH: có nhiệm vụ thanh toán tiền lương và BHXH cho cán bộ CNV. Cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp và phòng TCCB thanh toán với cơ quan bảo hiểm. - Kế toán TSCĐ: theo dõi chi tiết và tổng hợp sự tăng giảm của TSCĐ trong Viện cả về mặt giá trị và số lượng, đồng thời tính khấu hao cho các đối tượng TS. - Thủ quỹ: theo dõi và quản lý tiền mặt, các loại thu chi tiền mặt, đảm bảo tồn quỹ tiền mặt. Sơ đồ bộ máy kế toán của Viện Kế toánvật tư Kế toánthành phẩm Kế toántiền lương & BHXH Kế toánTSCĐ Thủ quỹ Phó phòng kế toán (kế toán thanh toán) Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng * Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Viện. Hiện nay Viện Y học cổ truyền đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Nhìn chung việc tổ chức công tác kế toán theo hình thức này có ưu điểm là đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất đối với công tác kế toán, kiểm tra các hoạt động sản xuất và chỉ đạo kịp thời, kế toán phát huy được đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ và vai trò của mình. Hệ thống tài khoản, sổ sách được thiết lập theo đúng chế độ kế toán hiện hành gồm: - Chứng từ ghi sổ. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ cái. - Các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Căn cứ ghi sổ là các chứng từ gốc xác định các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: phiếu thu chi thanh toán viện phí, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thanh toán khác,... Sơ đồ hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Chứng từghi sổ Sổ cái Bảng cân đốisố phát sinh Báo cáoTài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng kýchứng từ ghi sổ Sổ quỹ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Với hình thức này kế toán đã kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế. Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với việc hạch toán chi tiết trên cùng một hệ thống sổ sách kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Nhờ đó có thể cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho nhà quản lý. II-/ Thực trạng tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Viện Y học cổ truyền. 1-/ Tình hình chung về công tác quản lý lao động. 1.1. Đặc điểm lao động của Viện. Viện Y học cổ truyền có đội ngũ CBCNV bao gồm nhiều loại khác nhau và hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau. Song có chức năng chính là nghiên cứu và điểu trị bệnh thông qua công tác kết hợp thuốc đông và tây y. Số lượng lao động tại Viện do phòng TCCB quản lý dựa vào số lao động hiện có của cơ quan. Sổ sách, các chứng từ về số lượng lao động lập cho từng khoa, phòng và cho toàn cơ quan để nắm vững tình hình biến động tăng giảm số lượng lao động. Phòng TCCB lập các sổ sách theo dõi số công tác chuyển đi và chuyển đến để báo cáo các số liệu lao động một cách chính xác. Số lượng lao động tại phòng TCCB trùng khớp với số lượng lao động tại các bộ phận. Trên cơ sở số lao động mình quản lý, mỗi một bộ phận theo dõi thời gian lao động của mỗi người thông qua “Bảng chấm công” sau đó gửi cho kế toán tiền lương tổng hợp ghi sổ để tính lương. 1.2. Phân loại lao động. Qua đặc điểm trên để giúp cho công tác tổ chức lao động và tổ chức kế toán tiền lương thực hiện được chức năng nhiệm vụ của mình, tăng cường quản lý lao động, quản lý tiền lương và BHXH. Tại Viện Y học cổ truyền lực lượng lao động được phân loại như sau: - Cán bộ quản lý Viện: 3 người (1 viện trưởng, 2 phó viện) quản lý chung toàn viện. - Cán bộ, nhân viên hành chính: 273 người làm việc theo giờ hành chính và làm theo công việc chuyên môn của mình. - Số CNVC hợp đồng, thử việc: 40 người. 1.3. Các hình thức lương tại Viện. Để tính trả lương cho các thành viên, Viện Y học cổ truyền thực hiện 1 hình thức trả lương là: Trả lương theo thời gian. Hình thức này tuân thủ theo đúng Nghị định 25/CP của Chính phủ về các hệ số, mức lương, thưởng, phụ cấp,... Lương thời gian (lương thời gian giản đơn): Viện áp dụng trả cho cán bộ quản lý của Viện và CBCNV khối hành chính của toàn viện, tiền lương phải trả theo thời gian được tính bằng thời gian làm việc nhân với đơn giá tiền lương. Tiền lương tháng là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động của CNV hợp đồng, thử việc. Tiền lương ngày là tiền lương trả cho một ngày làm việc được xác định trên cơ sở tiền lương tháng. Tiền lương giờ theo quy định tại Điều 68 của Bộ Luật lao động thì là tiền lương trả cho một giờ làm việc được xác định trên cơ sở tiền lương ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn. 2-/ Tổ chức hạch toán lao động và tính tiền lương, BHXH phải trả CNV. 2.1. Hạch toán lao động. Nội dung hạch toán lao động tại Viện Y học cổ truyền là hạch toán về số lượng lao động và thời gian lao động. * Hạch toán về số lượng lao động. Hạch toán số lượng lao động là việc theo dõi kịp thời, chính xác tình hình biến động tăng giảm số lượng lao động theo từng loại lao động trên cơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động được kịp thời. Số lao động CNV tăng thêm khi Viện tuyển dụng thêm lao động, chứng từ là các hợp đồng. Số lao động giảm khi lao động trong Viện thuyên chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưu, nghỉ mất sức,... * Hạch toán thời gian lao động. Việc hạch toán thời gian lao động ở Viện là đối với tất cả khối lượng thời gian mà CBCNV làm việc thực tế ở từng phòng ban và chứng từ để hạch toán thời gian lao động là dựa vào bảng chấm công. Hạch toán thời gian lao động phục vụ cho việc quản lý tình hình sử dụng thời gian lao động và làm cơ sở để tính lương đối với bộ phận lao động hưởng lương thời gian, trừ số CNV làm việc hợp đồng. Để theo dõi thời gian lao động của CBCNV làm căn cứ tính lương do đó có bảng chấm công của phòng kế hoạch tổng hợp, phòng tài vụ (TCKT), phòng HCQT, bảo vệ,... đồng thời đối với số CNV nghỉ việc do ốm đau, thai sản,... sẽ có các chứng từ nghỉ việc đính kèm như: phiếu khám chữa bệnh,... Trích bảng chấm công của phòng tài vụ, TCCB, HCQT, bảo vệ,... Bảng chấm công Tháng 12 năm 2001 Phòng: TCKT Số TT Họ và tên Ngày trong tháng Quy ra công 1 2 3 4 ... 28 29 30 31 Số công thời gian Số công nghỉ k0 lương Số công hưởng BHXH 1 Vũ Thị Lý L x x / ... x x x x 22 2 Trần Thị Lan L x x \ ... x x x x 22 3 Nguyễn Thị Thoa L x x / ... x x x x 22 4 Chu Thị Hạnh L x x \ ... x x x x 22 5 Nguyễn Thuý Hằng L x x / ... x x x x 22 6 Nguyễn Phương Hoa L x x \ ... x x x x 22 7 Lê Quang Vinh L x x / ... x x x x 22 8 Phạm Thị Thuý Vân L x x \ ... x x x x 22 9 Nguyễn Thị Lan Hương L x x / ... x x x x 22 10 Trần Xuân Lan L x x \ ... x x x x 22 11 Nguyễn Thị Minh Nguyệt L x x / ... x x x x 22 Cộng 242 Bảng chấm công Tháng 12 năm 2001 Phòng: Bảo vệ Số TT Họ và tên Ngày trong tháng Quy ra công 1 2 3 4 ... 28 29 30 31 Số công thời gian Số công nghỉ k0 lương Số công hưởng BHXH 1 Lê Quốc Hợp L x x / ... x x x x 22 2 Đoàn Xuân Thành L x x \ ... 0 x x x 20 3 3 Ngô Văn Sáng L x x / ... 0 x x x 20 2 4 Phạm Đăng Sinh L x x \ ... x x x x 22 5 Nguyễn Mạnh Tuyến L x x / ... x 0 x x 20 2 6 Âu Dương Đức L x x \ ... x x P P 20 7 Hoàng Tuấn Long L x x / ... x x x x 22 8 Nguyễn Văn Phong L x x \ ... x x x x 19 3 9 Ngô Thế Mạnh L x x / ... x x x x 22 Cộng 2.165 3 7 phiếu khám chữa bệnh dịch vụ Họ và tên : Đoàn Xuân Thành Địa chỉ : Viện YHCT - VN Khoa khám bệnh : Chẩn đoán : Đau dạ dày Đã thanh toán : 1. Tiền viện phí 2. Tiền thuốc 3. Phòng khám 4. Viện phí Tổng cộng: 236.000đ (Bằng chữ: Hai trăm ba sáu ngàn đồng) Ngày 20 tháng 12 năm 2001 Viện trưởng Hành chính Khoa Bệnh nhân ký 2.2. Tính lương phải trả và BHXH phải trả CNV a. Hình thức trả lương. Hiện nay CB_CNV trong Viện hưởng lương thời gian khi thanh toán lương mỗi tháng thì được chia làm 2 kỳ thanh toán: Kỳ I được tạm lĩnh vào ngày 15 hàng tháng với số tiền tạm ứng cho mỗi CB_CNV là 60% tổng số lương và thanh toán lương kỳ II vào khoảng từ ngày 1 đến 5 tháng sau, căn cứ để tính lương dựa vào số ngày làm việc thực tế và mức lương cơ bản của từng CNVC. VD: Ta có biểu sau đây để tính lương thời gian cho phòng tài vụ của Viện trong tháng 12 năm 2001. Mẫu 01: Đơn vị: VNĐ. Số TT Họ và tên Mức lương cơ bản Lương một ngày công Số ngày công thực tế đi làm Lương thời gian 1 Vũ Thị Lý 855.000 38.863 22 855.000 2 Trần Thị Lan 581.400 26.427 22 581.400 3 Nguyễn Thị Hoa 581.400 26.427 22 581.400 4 Chu Thị Hạnh 536.400 24.382 22 536.400 5 Nguyễn Thuý Hằng 536.400 24.382 22 536.400 6 Nguyễn Phương Hoa 493.200 22.418 22 493.200 7 Lê Quang Vinh 493.200 22.418 22 493.200 8 Phạm Thị Thuý Vân 414.000 18.818 22 414.000 9 Nguyễn Thị Lan Hương 363.600 16.527 22 363.600 10 Trần Xuân Lan 360.000 16.364 22 360.000 11 Nguyễn Minh Nguyệt 273.000 12.409 22 273.000 Cộng 4.906.200 249.435 2.165 4.906.200 Ngoài ra để thanh toán, các khoản liên quan đến BHXH kế toán Viện còn phải căn cứ các chứng từ như giấy nghỉ ốm, nghỉ thai sản,... Ví dụ như tháng 12 năm 2001 anh Đàm Xuân Thắng ở tổ bảo vệ nghỉ ốm 3 ngày có giấy nghỉ ốm của bệnh viện (giấy hưởng BHXH) đính kèm như đã nêu. * Tính tiền lương phải trả: Việc phân phối tiền lương tại Viện là căn cứ vào mức lương cấp bậc (lương cơ bản) và số ngày công đi làm thực tế để kế toán tính lương & trích theo lương. Thông thường lương thời gian có cách tính và chia lương cho từng người như sau: Dựa vào hệ số lương quy định của Nhà nước cho mỗi cấp bậc lương để tính ra mức lương cơ bản của từng CNV và để tính ra một ngày công đi làm thực tế: - Mức lương cơ bản = Hệ số lương x mứclương tối thiểu - = x - = VD: Chị Trần Thị Lan phòng tài vụ được hưởng lương cấp bậc theo hệ số là 3,23. Vậy bậc lương cơ bản của chị là: 3,23 x 180.000 = 581.400VNĐ Vậy lương một ngày công đi làm của chị là: = 26.427VNĐ. ị Tiền lương lĩnh theo ngày công đi làm là: x 22 = 581.400đ Mức lương của chị Lan không đổi là do chị đã không nghỉ hay có một lý do phép nào khác trong tháng đó. Ngoài việc chi trả lương cho người lao động theo mức lương cơ bản Viện còn thanh toán cho CBCNV, học viên và người lao động các khoản sau: - Chi trả lương nghỉ phép cho CBCNV trong cơ quan: = x Số ngày nghỉ phép Thực tế Viện thanh toán lương nghỉ phép cho CBCNV là nghỉ ngày nào (theo chế độ quy định) trả ngày đó chứ không được trích trước lương nghỉ phép. Cụ thể: trong tháng 12 năm 2001 anh Âu Dương Đức của tổ bảo vệ nghỉ 3 ngày do đó anh được lĩnh thêm tiền lương nghỉ phép 3 ngày trong tháng 12 là: x 3 = 37.309VNĐ. - Chi phụ cấp: + Đối với phụ cấp lãnh đạo, trách nhiệm trong Viện. Được tính dựa vào hệ số cấp bậc của Nhà nước quy định: = x Ví dụ: cho chị Trần Thị Lan là phó phòng tài vụ do đó có hệ số phụ cấp quy định là 0,3. Khi đó mức phụ cấp sẽ là: 180.000 x 0,3 = 54.000VNĐ. + Đối với phụ cấp độc hại, nguy hiểm theo Nghị định số 25/CP và 26/CP của Chính phủ quy định với các đối tượng áp dụng mức phụ cấp độc hại thì mức phụ cấp độc hại, nguy hiểm bao gồm 4 mức: 0,1; 0,2; 0,3; 0,4 so với mức lương tối thiểu CB_CNV được hưởng mức phụ cấp này Viện Y học cổ truyền tính theo cách thức trên: VD: Cho chị Lê Ngọc Nga ở khoa nội tổng hợp, có hệ số phụ cấp là 0,4. Vậy mức phụ cấp chị Nga được hưởng là: 180.000 x 0,4 = 72.000VNĐ - Ngoài tiền chi trả tiền nghỉ phép, làm thêm giờ và phụ cấp, Viện còn phải ứng trước tiền chi trả cho CBCNV khi ốm đau, thai sản, tai nạn lao động. Mức BHXH_CBCNV được hưởng ốm, thai sản = Lương cơ bản x 75% x Số ngày nghỉ 22 ngày Còn đối với: Mức BHXH_CBCNV được hưởng Sinh sản = Lương cơ bản x 100% x Số ngày nghỉ 22 ngày Ví dụ: cho anh Đoàn Xuân Thành phòng bảo vệ nghỉ ốm 3 ngày đã được xác định bằng giấy nghỉ ốm của bệnh viện, nên anh Thành được hưởng số tiền nghỉ ốm là: = x 75% x 3 = 50.500VNĐ - Theo quy định của Nhà nước thì ngày tết, lễ CBCNV được hưởng 100% lương cơ bản. Qua bảng chấm công của từng phòng ban và cách tính lương như trên ta có bảng thanh toán lương kỳ I, II cho các phòng ban trong tháng 12 năm 2001 như sau: Ví dụ minh hoạ bảng thanh toán lương của phòng tài vụ và phòng bảo vệ của Viện: Bảng thanh toán lương kỳ I Tháng 12 năm 2001 Phòng: TCKT Số TT Họ và tên Lương chính Phụ cấp lãnh đạo Phụ cấp trách nhiệm Phụ cấp độc hại Phụ cấp khác Tiền chè Tổng cộng lương Tạm ứng kỳ I Ký nhận Tiền lương còn lại 1 Vũ Thị Lý 855.000 126.000 981.000 588.000 393.000 2 Trần Thị Lan 581.400 54.000 635.400 381.000 254.400 3 Nguyễn Thị Hoa 581.400 581.400 350.000 231.400 4 Chu Thị Hạnh 536.400 536.400 320.000 216.400 5 Nguyễn Thuý Hằng 536.400 72.000 608.400 365.000 243.400 6 Nguyễn Phương Hoa 493.200 493.200 296.000 197.200 7 Lê Quang Vinh 493.200 493.200 296.000 197.200 8 Phạm Thị Thuý Vân 414.000 414.000 248.000 166.000 9 Nguyễn Thị Lan Hương 363.600 363.600 218.000 145.600 10 Trần Xuân Lan 360.000 360.000 216.000 144.000 11 Nguyễn Thị Minh Nguyệt 273.600 273.600 164.000 109.600 Tổng số (11 người) 5.488.200 256.000 5.740.200 3.442.000 2.298.200 Bảng thanh toán lương kỳ II Tháng 12 năm 2001 Phòng: TCKT Số TT Họ và tên Lương chính Tổng cộng Các khoản phải trừ Tổng cộng các khoản phải trừ Ngày nghỉ Hưởng BHXH Lương kỳ II Ký nhận Lĩnh kỳ I Tiền nhà Tiền điện Tiền BHYT Tiền BHXH Trừ khác BHXH K0 chi Nghỉ K0 lương ốm Thai sản 1 Vũ Thị Lý 855.000 981.000 588.000 8.550 42.750 639.300 341.700 2 Trần Thị Lan 581.400 635.400 381.000 5.814 29.070 35.265 600.135 3 Nguyễn Thị Hoa 581.400 581.400 350.000 5.814 29.070 384.884 196.576 4 Chu Thị Hạnh 536.400 536.400 320.000 5.364 26.820 352.184 184.216 5 Nguyễn Thuý Hằng 536.400 608.400 365.000 5.364 26.820 397.184 222.214 6 Nguyễn Phương Hoa 493.200 493.200 296.000 4.932 24.660 325.592 194.608 7 Lê Quang Vinh 493.200 493.200 296.000 4.932 24.660 325.592 167.608 8 Phạm Thị Thuý Vân 414.000 414.000 248.000 4.140 20.700 272.840 141.160 9 Ng. Thị Lan Hương 363.600 363.600 218.000 3.636 18.180 239.816 123.784 10 Trần Xuân Lan 360.000 360.000 216.000 3.600 18.000 273.600 86.400 11 Ng. T. Minh Nguyệt 273.600 273.600 164.000 2.736 13.680 180.416 93.184 Cộng 5.488.200 5.740.200 3.300.000 54.882 274.410 3.625.212 2.114.988 Bảng thanh toán lương kỳ I Tháng 12 năm 2001 Phòng: Bảo vệ Số TT Họ và tên Lương chính Phụ cấp lãnh đạo Phụ cấp trách nhiệm Phụ cấp độc hại Phụ cấp khác Tiền chè Tổng cộng lương Tạm ứng kỳ I Ký nhận Tiền lương còn lại 1 Lê Quốc Hợp 581.400 72.000 653.400 392.000 261.400 2 Đàm Xuân Thành 448.400 448.400 269.000 179.400 3 Ngô Văn Sáng 448.400 448.400 269.000 179.400 4 Phạm Đăng Sinh 414.000 414.000 248.000 166.000 5 Nguyễn Mạnh Tuyển 376.400 376.400 226.000 150.400 6 Âu Dương Đức 360.000 360.000 216.000 144.000 7 Hoàng Tuấn Long 360.000 360.000 216.000 144.000 8 Nguyễn Văn Phong 273.600 273.600 164.000 109.600 9 Ngỗ Thế Mạnh 273.600 273.600 164.000 109.600 Cộng 3.535.800 3.607.800 2.164.000 1.443.800 Bảng thanh toán lương kỳ II Tháng 12 năm 2001 Phòng: Bảo vệ Số TT Họ và tên Lương chính Tổng cộng Các khoản phải trừ Tổng cộng các khoản phải trừ Ngày nghỉ Hưởng BHXH Lương kỳ II Ký nhận Lĩnh kỳ I Tiền nhà Tiền điện Tiền BHYT Tiền BHXH Trừ khác BHXH K0 chi Nghỉ K0 lương ốm Thai sản 1 Lê Quốc Hợp 581.400 653.400 392.000 5.814 29.070 426.884 226.516 2 Đàm Xuân Thành 448.400 448.400 269.000 4.932 24.660 298.592 3 50.500 200.308 3 Ngô Văn Sáng 448.400 448.400 269.000 4.932 24.660 298.592 2 33.600 183.408 4 Phạm Đăng Sinh 414.000 414.000 248.000 4.140 20.700 272.840 141.160 5 Nguyễn Mạnh Tuyển 376.400 376.400 226.000 4.140 20.700 250.840 2 28.200 153.760 6 Âu Dương Đức 360.000 360.000 216.000 3.600 18.000 237.600 122.400 7 Hoàng Tuấn Long 360.000 360.000 216.000 3.600 18.000 237.600 122.400 8 Nguyễn Văn Phong 273.600 273.600 164.000 2.736 13.680 180.416 93.184 9 Ngỗ Thế Mạnh 273.600 273.600 164.000 2.736 13.680 180.416 93.184 Cộng 3.535.800 3.607.800 2.164.000 36.630 183.150 2.383.780 112.300 1.336.320 b. Việc trích tính BHXH, BHYT, KPCĐ tại Viện YHCT - Việt Nam. Theo quy định của Nhà nước về việc trích lập quỹ BHXH, thì Viện YHCT trích lập như sau: * Phần BHXH tính vào chi của Viện. BHXH = 15% theo lương cơ bản của CBCNV. BHYT = 2% theo lương cơ bản của CBCNV. KPCĐ = 2% tổng quỹ lương cơ quan. ị Tổng cộng 19%: phần này được tính vào các khoản chi phí sự nghiệp trong Viện. Có thể minh hoạ một số khoa, phòng trích lập và tính vào chi phí hoàn thành công việc. Ta có biểu sau: Bảng trích BHXH, BHYT, KPCĐ Tháng 12 năm 2001 Đơn vị tính: VNĐ Số Họ và tên Lương cơ bản Tổng tiền lương tháng KPCĐ 2% BHXH 15% BHYT 2% Tổng cộng 1 Kế hoạch tổng hợp 3.410.000 3.510.000 68.200 511.500 68.200 647.900 2 TCCB 2.650.000 2.799.000 53.000 397.500 53.000 503.900 3 TCKT 5.488.200 5.740.200 109.764 823.230 109.764 1.042.758 4 HCQT 5.600.000 5.702.400 112.000 840.000 112.000 1.064.000 5 Bảo vệ 3.600.000 3.535.800 72.000 540.000 72.000 684.000 6 Khoa khám 8.000.000 8.370.000 160.000 1.200.000 160.000 1.520.000 7 Khoa nội 8.100.000 8.308.800 162.000 1.215.000 162.000 1.539.000 8 Khoa nhi 4.800.000 5.106.600 96.000 720.000 96.000 912.000 9 Khoa ngoại 10.300.000 10.776.600 206.000 1.545.000 206.000 1.957.000 10 Xét nghiệm 9.500.000 10.441.800 190.000 1.425.000 190.000 1.805.000 ......... .... .... .... .... .... ... Tổng 122.400.000 138.638.600 2.448.000 18.360.000 2.448.000 23.256.000 * Phần BHXH Viện trực tiếp thu của CB_CNV. - BHXH = 5% lương cơ bản của CNV. - BHYT = 1% lương cơ bản của CNV. Tổng là 6% - phần này Viện khấu trừ trực tiếp vào lương của CNVC. Việc tính trích BHXH, BHYT khấu trừ vào lương của CNVC toàn Viện cũng không phụ thuộc vào mức tiền lương tháng mà mỗi người CNV có thể nhận được trong tháng, mà nó phụ thuộc vào một mức lương cố định (lương cơ bản). Do đó số tiền khấu trừ vào lương của CNV trong Viện cho BHYT, BHXH được cố định với số tiền như nhau trong các tháng. Nó chỉ thay đổi khi mức lương cố định tính BHXH, BHYT thay đổi. Ví dụ: Trong bảng lương thanh toán lương tháng 12/2001 của phòng tài vụ cột lương chính trong bảng thanh toán không dùng để trích BHXH, BHYT khấu trừ vào lương mà nó được tính theo cột lương cố định thể hiện ở bảng dưới đây. Bảng tính BHXH, BHYT Tháng 12/2001 - Phòng TCKT Đơn vị: VNĐ. Số TT Họ và tên Tiền lương chính Lương cơ bản Khấu trừ lương 5% BHXH 1% BHYT Cộng 1 Vũ Thị Lý 855.000 855.000 42.750 8.550 51.300 2 Trần Thị Lan 581.400 581.400 29.070 5.814 34.884 3 Nguyễn Thị Thoa 581.400 581.400 29.070 5.814 34.884 4 Chu Thị Hạnh 536.400 536.400 26.820 5.364 32.184 5 Nguyễn Thuý Hằng 536.400 536.400 26.820 5.364 32.184 6 ......... Khi người lao động bị ốm hay nghỉ trông con ốm, nghĩ kế hoạch hóa dân số,... ban lãnh đạo cơ quan thấy cần thiết cho nghỉ để điều trị hoặc nghỉ trông con thì ngoài giấy chứng nhận khám chữa bệnh còn phải lập phiếu nghỉ hưởng BHXH để làm căn cứ xác nhận số ngày được nghỉ của CNV để tính trợ cấp BHXH trả thay lương theo chế độ quy định. Phiếu nghỉ hưởng BHXH Số 5 Họ tên: Đàm Xuân Thành Tên cơ quan y tế Ngày tháng năm Lý do Số ngày nghỉ Y bác sỹ ký Số ngày thực nghỉ Xác nhận của phòng Tổng số Từ ngày Đến hết ngày 25/12/2001 ốm 3 27 29 3 Phần phía sau của trang giấy phiếu này là phần thanh toán do kế toán thực hiện khi phiếu được gửi kèm theo bảng chấm công, giấy khám bệnh của khoa, phòng có người nghỉ hưởng BHXH đó. Phần thanh toán Số ngày nghỉ tính BHXH Lương bình quân 1 ngày % tính BHXH Số tiền hưởng BHXH 3 22.400 75 50.400 Ngày 25/12/2001 Trưởng ban BHXH Kế toán Cuối tháng kế toán tập hợp các phiếu nghỉ hưởng BHXH lên tại phòng kế toán, và để đến cuối qúy tiến hành lập bảng tổng hợp ngày nghỉ và cấp BHXH để thanh toán BHXH cho người lao động. Bảng thanh toán này còn làm căn cứ lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan quản lý BHXH. Trích Bảng thanh toán BHXH Bảng thanh toán BHXH Tháng 12 năm 2001 Nợ: TK 332 Có: TK 334 STT Họ và tên Tiền lương tháng đóng BHXH Thời gian đóng BHXH Số ngày nghỉ và tiền trợ cấp ... Tổng số Cơ quan BHXH duyệt Ký nhận Bản thân ốm Nghỉ con ốm Nghỉ thai sản Số ngày Tiền trợ cấp Số ngày Tiền trợ cấp Số ngày Tiền trợ cấp Số ngày nghỉ Tiền trợ cấp Ngày Tiền 1 Nguyễn Thị Quyên 322.600 10 110.000 10 110.000 2 Trần Thị Nga 322.600 7 76.900 7 76.900 3 Ngô Văn Sáng 493.200 2 33.600 2 33.600 4 Đầm Xuân Thành 493.200 3 50.500 3 50.500 5 Nguyễn Mạnh Tuyến 376.400 2 25.700 2 25.700 6 Nguyễn Thị Tâm 360.000 6 73.600 6 73.600 7 Phạm Thị Mười 341.300 5 58.200 5 58.200 8 Ngô Thị Ngân 322.600 3 33.000 3 33.000 ...... Cộng 2.382.500 * Tổng số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ sẽ được sử dụng như sau: - Theo quy định của công ty BHXH thì Viện phải nộp tất cả BHXH là 20% cho công ty BHXH (gồm 15% BHXH tính vào chi phí hoạt động và 5% thu của CBCNV - theo tiền lương cơ bản) cụ thể toàn Viện phải nộp là: 20% x 122.400.000 = 24.480.000VNĐ Số tiền này nộp cả cho công ty bảo hiểm và hàng tháng khi có nghiệp vụ phát sinh như ốm đau, thai sản Viện ứng trước chi trả cho CB_CNV, đến cuối tháng Viện chuyển chứng từ lên cho cơ quan bảo hiểm để thanh toán trả lại cho Viện nếu chứng từ đó hợp lệ. - Số BHYT 3% theo lương cơ bản của CBCNV để mua thẻ BHYT cho CBCNV, cụ thể là: 3% x 122.400.000 = 3.672.000VNĐ. Trong 3% BHYT đó thì có 2% trích vào chi phí hoạt động của Viện còn 1% là thu của CBCNV. - Số KPCĐ là 2% trên tổng qũy lương của Viện được tính vào chi phí hoạt động trong đó 1% nộp cho công đoàn cấp trên và 1% để công đoàn cơ sở chi dùng, cụ thể nộp cho công đoàn cấp trên là: 1% x 138.638.600 = 1.386.386 VNĐ. và để lại cho cơ sở là: 1.386.386VNĐ. Qua các cơ sở đã trình bày ở trên và các bảng thanh toán lương của các phòng ban ta đi đến bảng tổng hợp thanh toán lương cho tháng 12 năm 2001. “Trích bảng tổng hợp thanh toán lương toàn Viện”. Bảng tổng hợp lương kỳ I tháng 12/2001 của Viện YHCT - VN STT Khoa phòng Số người Lương chính Phụ cấp lãnh đạo Phụ cấp trách nhiệm Phụ cấp độc hại Phụ cấp khác Tiền chè Tổng cộng lương Tạm ứng kỳ I Ký nhận Lương còn lại 1 Kế hoạch tổng hợp 7 3.438.000 72.000 3.510.000 2.106.000 1.404.000 2 Tổ chức cán bộ 4 2.673.000 126.000 2.799.000 1.679.400 1.119.600 3 TCKT 11 5.488.200 252.000 5.740.200 3.444.100 2.296.100 4 HCQT 12 5.522.400 108.000 72.000 5.702.400 3.421.400 2.281.000 5 Vật tư 4 2.507.400 126.000 2.633.400 1.580.000 1.053.400 6 Bảo vệ 9 3.463.800 72.000 3.535.800 2.121.400 1.414.400 7 CĐN 7 4.267.800 252.000 4.519.800 2.711.800 1.808.000 8 Điều dưỡng 2 905.400 72.000 977.400 586.400 391.000 9 Dinh dưỡng 7 3.639.600 90.000 3.729.600 2.237.800 1.491.800 10 Phòng khám 17 7.974.000 342.000 54.000 8.370.000 5.022.000 3.348.000 11 Xét nghiệm 18 9.505.800 288.000 648.000 10.441.800 6.265.000 4.176.800 12 XQ 14 5.963.400 342.000 468.000 6.773.400 4.064.000 2.709.400 13 Khoa nội 18 7.732.800 288.000 288.000 8.308.800 4.985.300 3.323.500 14 Khoa nhi 11 4.746.600 144.000 216.000 5.106.600 3.064.000 2.042.600 15 Khoa phụ 10 5.022.000 216.000 144.000 5.382.000 3.229.200 2.152.800 16 Khoa ngoại 21 10.020.000 450.000 18.000 288.000 10.776.600 6.466.000 4.310.600 17 DSCC 22 10.731.600 216.000 324.000 11.271.600 6.763.000 4.508.600 18 Đông y thực nghiệm 14 7.401.600 180.000 576.000 8.157.600 4.494.600 3.263.000 19 Khoa dược 26 12.033.000 234.000 504.000 12.771.000 7.662.600 5.108.400 20 Dược lý lâm sàng 15 5.740.200 126.000 432.000 6.298.000 3.778.800 2.519.200 21 Quầy thuốc 14 6.764.400 162.000 0 6.926.400 4.155.800 2.770.600 22 Nội tổng hợp 8 3.358.800 144.000 72.000 3.574.800 2.144.800 1.430.000 23 Hợp đồng 5 1.296.800 0 36.000 1.332.800 799.700 533.100 Cộng 276 130.196.600 4.302.000 72.000 4.068.000 138.638.600 83.183.000 55.556.600 Bảng tổng hợp lương kỳ II tháng 12/2001 của Viện YHCT - VN Số TT Khoa - Phòng Lương chính Tổng cộng Các khoản phải trừ Tổng cộng các khoản phải trừ Ngày nghỉ Hưởng BHXH Lương kỳ II Ký nhận Lĩnh kỳ I Tiền nhà Tiền điện Tiền BHYT Tiền BHXH Trừ khác BHXH K0 chi Nghỉ K0 lương ốm Thai sản 1 Kế hoạch tổng hợp 3.438.000 3.510.000 2.106.000 34.100 170.500 2.310.600 1.199.400 2 Tổ chức cán bộ 2.673.000 2.799.000 1.679.400 26.500 132.500 1.838.400 960.600 3 TCKT 5.488.200 5.740.200 3.444.100 54.882 274.410 3.773.400 1.966.800 4 HCQT 5.522.400 5.702.400 3.421.400 56.000 250.000 3.757.400 120.000 2.065.000 5 Vật tư 2.507.400 2.633.400 1.580.000 24.500 122.500 1.727.000 ... 6 Bảo vệ 3.463.800 3.535.800 2.121.400 36.000 180.000 2.360.200 7 CĐN 4.267.800 4.519.800 2.711.800 39.800 199.000 2.950.600 8 Điều dưỡng 905.400 977.400 586.400 82.000 41.000 635.600 9 Dinh dưỡng 3.639.600 3.729.600 2.237.800 35.000 175.000 2.447.800 10 Phòng khám 7.974.000 8.370.000 5.022.000 80.000 400.000 5.502.000 11 Xét nghiệm 9.505.800 10.441.800 6.265.000 95.000 475.000 6.835.000 12 XQ 5.963.400 6.773.400 4.064.000 54.500 272.500 3.391.000 13 Khoa nội 7.732.800 8.308.800 4.985.300 81.000 405.000 5.471.300 14 Khoa nhi 4.746.600 5.106.600 3.064.000 48.000 240.000 3.352.000 15 Khoa phụ 5.022.000 5.382.000 3.229.200 49.500 247.500 3.526.200 16 Khoa ngoại 10.020.000 10.776.600 6.466.000 103.000 575.000 7.084.000 17 DSCC 10.731.600 11.271.600 6.763.000 100.000 500.000 7.363.000 18 Đông y thực nghiệm 7.401.600 8.157.600 4.894.600 70.500 352.500 5.317.600 19 Khoa dược 12.033.000 12.771.000 7.662.600 13.500 675.000 8.472.600 20 Dược lý lâm sàng 5.740.200 6.298.000 3.778.800 55.400 277.000 4.111.200 21 Quầy thuốc 6.764.400 6.926.400 4.155.800 63.500 317.500 4.536.800 22 Nội tổng hợp 3.358.800 3.574.800 2.144.800 40.500 202.500 2.387.800 23 Hợp đồng 1.296.800 1.332.800 799.700 11.500 57.500 868.700 Cộng 130.196.600 138.638.600 83.183.000 1.224.000 6.120.000 90.527.000 2.382.500 50.494.100 3-/ Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 3.1. Kế toán tiền lương phải trả và trích BHXH, KPCĐ, BHYT. Qua bảng tổng hợp thanh toán lương, BHXH cuối tháng kế toán phản ánh vào sổ kế toán như sau: 1. Hàng tháng trên cơ sở tính toán lương phải trả CBCNV kế toán ghi: Nợ TK 661 : 138.638.600 Có TK 334 : 138.638.600 2. Số BHXH mà Viện phải trực tiếp trả cho CBCNV trong tháng (trường hợp trong tháng CNV bị ốm đau, con ốm,...) kế toán ghi: Nợ TK 334 : 2.382.500 Có TK 3321 : 2.382.500 3. Ngày 15 trong tháng Viện tạm ứng lương kỳ I cho CBCNV: Nợ TK 334 : 83.183.000 Có TK 111 : 83.183.000 4. Từ ngày mồng 1 đến 5 tháng sau kế toán xác định đúng các khoản khấu trừ vào lương, vào thu nhập như BHXH, BHYT, tạm ứng. Nợ TK 334 : 90.527.000 Có TK 332 : 7.344.000 Trong đó: TK 3321 : 6.120.000 TK 3322 : 1.224.000 Có TK 312 : 83.183.000 5. Tiến hành thanh toán lương kỳ II cho CBCNV trong Viện kế toán ghi: Nợ TK 334 : 50.494.100 Có TK 111 : 50.494.100 6. Chi tiết BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào các chi phí hoạt động của Viện, kế toán ghi: Nợ TK 661 : 23.256.000 Có TK 332 : 23.256.000 Chi tiết: 3321 : 18.360.000 3322 : 2.448.000 3323 : 2.448.000 7. Khi Viện chuyển tiền nộp BHXH, nộp tiền mua thẻ BHYT cho CBCNV, và KPCĐ cho cấp trên kế toán ghi: Nợ TK 332 : 29.538.386 Chi tiết 3321 : 24.480.000 3322 : 3.672.000 3323 : 1.386.386 Có TK 111 : 29.538.386 8. 1% KPCĐ để lại cho cơ sở kế toán ghi: Nợ TK 3323 : 1.386.386 Có TK 111 : 1.386.386 9. Khi nhận được số tiền cơ quan BHXH cấp cho Viện để chi trả cho các đối tượng hưởng BHXH, kế toán ghi: Nợ TK 111 : 2.382.500 Có TK 332 : 2.382.500 Viện lập chứng từ ghi sổ theo định kỳ 5 ngày 1 lần, do đó cứ 5 ngày kế toán tập hợp các chứng từ gốc (các nghiệp vụ phát sinh) để ghi chứng từ ghi sổ. Cụ thể trích một số chứng từ ghi sổ có liên quan đến tiền lương và BHXH của Viện YHCT như sau: Vì lương của tháng trước đến ngày 5 tháng sau mới thanh toán lương kỳ II và đi nộp BHXH,... “Trích chứng từ ghi sổ số 01” Chứng từ ghi sổ số 01 Ngày 5/12/2001 Đơn vị: VNĐ Số TT Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 Chi tiền mặt nộp 20% BHXH, 1% KPCĐ 332(1,3) 111 25.886.000 2 Chi tiền mặt thanh toán lương kỳ II tháng 11/2001 334 111 50.420.000 Cộng 76.306.000 (Kèm theo 2 chứng từ gốc) “Trích” Chứng từ ghi sổ số 03 Chứng từ ghi sổ số 03 Ngày 15/12/2001 đơn vị :vnđ Số TT Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Chi tiền mặt tạm ứng lương kỳ I cho CBCNV 334 111 83.183.000 Cộng 83.183.000 (Kèm theo chứng từ gốc) “Trích” Chứng từ ghi sổ số 06 Chứng từ ghi sổ số 06 Ngày 31/12/2001 đơn vị :vnđ Số TT Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có - Tính tiền lương phải trả cho CBCNV 661 334 138.638.00 - Trích các khoản phải trích theo lương 661 332(1,2,3) 23.256.000 - Khấu trừ vào lương CBCNV 6% BHXH, BHYT 334 332(1,2) 7.344.000 Cộng 169.238.000 (Kèm theo 3 chứng từ gốc) “Trích” Chứng từ ghi sổ số 01 Chứng từ ghi sổ số 01 Ngày 5/1/2001 đơn vị tính:vnđ Số TT Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có - Chi thanh toán lương kỳ II tháng 12/2001. Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan BH,CĐ cấp trên 334 111 50.494.100 29.538.386 Cộng 80.032.486 (Kèm theo 2 chứng từ gốc) Và cuối kỳ kế toán tập hợp các chứng từ ghi sổ để ghi sổ cái. Trích sổ cái 334,332. Trích sổ cái TK 334 Tên TK - Phải trả CNV Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK Số tiền Số Ngày Nợ Có 5/12/2001 Quý IV năm 2001 Tháng 12 năm 2001 01 5/12/2001 Dư đầu tháng Thanh toán lương kỳ II cho CNV (tháng 11/99) 111 50.420.000 60.735.000 03 15/12/2001 Chi tiền mặt thanh toán tạm ứng lương kỳ I tháng 12/99 111 83.183.000 06 31/12/2001 - Tính tiền lương phải trả CB_CNV 661 138.638.000 - Khấu trừ vào lương 6% BHXH, BHYT 332(1,2) 7.344.000 Dư đầu tháng cộng số phát sinh trong tháng Dư cuối tháng 140.947.000 199.373.000 58.426.000 01 5/1/2002 Chi tiền mặt thanh toán lương kỳ II tháng 12/2001 111 50.494.100 Trích sổ cái TK 332 Tên TK - Các khoản phải nộp theo lương đơn vị :vnđ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 01 5/12/2001 Quý IV năm 2001 Tháng 12 năm 2001 Dư đầu tháng Chi tiền mặt nộp tiền BHXH, KPCĐ tháng 11 cho cấp trên 111 25.886.000 25.886.000 06 31/12/2001 Tính các khoản trích theo lương - Khấu trừ vào lương CBCNV 6% BHXH, KPCĐ 661 334 23.256.000 7.344.000 Số dư đầu tháng Cộng phát sinh trong tháng Dư cuối tháng 25.886.000 25.886.000 30.600.000 30.600.000 01 5/1/2002 Chi tiền mặt nộp BHXH tháng 12/2001 111 29.538.386 3.2. Kế toán các nghiệp vụ khác về tiền lương và các khoản trích theo lương. Ngoài các khoản tiền lương, phụ cấp mà CNVC được hưởng, các khoản khấu trừ vào lương đơn thuần thì trong quá trình hạch toán, còn có 1 số nghiệp vụ phát sinh khác liên quan tới các khoản chi trả cho người lao động như: các khoản tiền trực chuyên môn, được phụ cấp, phụ cấp chống dịch, các khoản tiền bồi thường được khấu trừ vào lương, các khoản tiền lương mà Viện trích quỹ cơ quan để khen thưởng. Thông thường một số các nghiệp vụ trên đều được tính dựa trên một trình tự sổ sách tương tự: Bảng chấm công, bảng thanh toán. Đây cũng là các căn cứ để kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ. Trích, Bảng chấm công thường trực chuyên môn y tế được phụ cấp Tháng 12 năm 2001 Phần I - Chấm công Số TT Họ và tên Cấp bậc lương Ngày trong tháng Cộng số ngày trực 1 2 3 4 ... 28 29 30 31 Ngày thường Ngày chủ nhật, lễ Tổng số 1 Ng. Ngọc Nga 2 L C T T 3 2 5 Cộng Người duyệt Phụ trách bộ phận Người chấm công Bảng thanh toán phụ cấp thường trực chuyên môn y tế Tháng 12/2001 Số 15 STT Họ và tên Cấp bậc lương Phần thanh toán Phụ cấp trực mức 15.000đ Phụ cấp trực mức 20.000đ Phụ cấp trực mức 25.000đ Tổng Tiền lương làm thêm việc thêm ngoài giờ tiêu chuẩn Tổng số tiền được lĩnh Ký nhận Số ngày Thành tiền Số ngày Thành tiền Số ngày Thành tiền Ngày Tiền Ngày thường Ngày chủ nhật, lễ, tết Ngày Thành tiền Số ngày Thành tiền A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1 Ng. Ngọc Nga 2 1 15.000 2 50.000 6 60.000 125.000 Cộng 15 225.000 10 200.000 30 750.000 55 200.000 1.375.000 Tổng số tiền (Viết bằng chữ: Một triệu ba trăm bảy lăm ngàn đồng) Người lập biểu Phụ trách kế toán Thủ trưởng đơn vị Thông thường kế toán thanh toán sẽ ghi các nghiệp vụ phát sinh trên vào cuối tháng. Lấy ví dụ cho chị Nguyễn Ngọc Nga kế toán ghi như sau: Nợ TK 334 1.375.000 Có TK 111 và kết chuyển vào chi phí sự nghiệp: Nợ TK 661 1.375.000 Có TK 334 Dựa vào bảng thanh toán, nghiệp vụ phát sinh kế toán thanh toán lập chứng từ ghi sổ: Trích chứng từ ghi sổ số 15 Ngày 31/12/2001 Đơn vị tính: VNĐ Số TT Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Thanh toán phụ cấp thường trực chuyên môn 334 111 1.375.000 Cộng 1.375.000 Phần III Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tiền lương và các khoản trích theo lương tại Viện Y học cổ truyền - Việt Nam I-/ nhận xét về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Viện - YHCT. Trong công tác tổ chức hạch toán kế toán, Viện YHCT-VN đã thực hiện nghiêm túc với quy định của chế độ về hệ thống chứng từ, sổ sách về tiền lương, không ngừng kiện toàn bộ máy kế toán. Việc ghi sổ được kế toán tiến hành thực hiện ngay sau mỗi khoảng thời gian quy định cho việc hạch toán, ghi sổ. Việc tổ chức công tác kế toán tiền lương có thể nói đã được thống nhất từ giám đốc quản lý (viện trưởng) cho tới các CBCNV. Các nội dung phần hành kế toán được giao cho từng người cụ thể, kế toán viên đã hỗ trợ tích cực cho kế toán tổng hợp hoàn tất sổ sách. Viện đã lựa chọn hình thức chứng từ ghi sổ là rất phù hợp với đặc điểm và điều kiện của 1 đơn vị hành chính sự nghiệp như Viện, với đội ngũ kế toán có trình độ vừa phải, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối ít và với tính chất hoạt động, kinh doanh không phức tạp. Trong công tác tổ chức hạch toán lao động và tiền lương Viện đã có một số kinh nghiệm và cố gắng trong việc xây dựng hình thức trả lương cho CBCNV và người lao động. Là một Viện chuyên khoa đầu ngành về công tác nghiên cứu và khám chữa bệnh, do đó việc khuyến khích động viên CBCNV ham mê, có trách nhiệm với nhiệm vụ được giao và coi trọng y đức của người thầy thuốc đã được Viện thực hiện nghiêm túc thông qua các phương thức trả lương. Viện đã quy định trả lương cho CBCNV ở các khoa phòng theo hình thức trả lương thời gian mà đã được Nhà nước ban hành, song việc thực hiện hình thức này không tạo cho ban lãnh đạo chủ động trong công việc, họ vẫn ỷ lại theo mức lương cố định và số tiền phụ cấp thêm. Do đó công tác điều hành không đạt hiệu quả cao nhất và CBCNV dưới quyền cũng không phát huy hết khả năng tiềm tàng, để nâng cao hiệu quả làm việc (NSLĐ) của họ. Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực thì nó phải là mặt tiêu cực cận kề. Công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán tiền lương nói riêng của Viện còn có nhiều tồn tại phải giải quyết. - Vấn đề 1: Về công tác quản lý lao động. Trong vấn đề này, việc quản lý lao động ở Viện thực hiện hầu như là ở phòng tổ chức cán bộ. Các chứng từ, sổ sách về sự biến động số lượng lao động đều được cán bộ ở phòng TCCB lập và quản lý. Như vậy công tác quản lý lao động dưới góc độ thời gian làm việc rất khó được xác định thông qua “Bảng chấm công” chỉ theo dõi ngày công làm việc mà không theo dõi được số giờ làm việc (có thể có trường hợp làm thêm giờ) để phòng kế toán tính lương phải trả. Do đó việc trả lương chưa chính xác so với thời gian thực tế đi làm của CNV. Quản lý lao động dưới góc độ về số lượng và chất lượng công việc, hiệu quả lao động chỉ được đánh giá trên tổng số doanh thu thu được của các phòng ban, chứ không xác định được của từng CNV. Do đó rất khó xác định lương chính xác để khuyến khích, động viên những CNV làm việc năng nổ, và tiền lương được trả sẽ không xứng với sức lực mà họ đã bỏ ra. Do đó có nhiều hạn chế trong cách sử dụng nguồn nhân lực. - Vấn đề 2: Về quản lý bộ máy kế toán của Viện. Như hiện nay bộ máy kế toán của Viện quá cồng kềnh, số lượng người được sử dụng thủ công hơi nhiều so với một số đơn vị khác. Viện đã có xu hướng chuyển sang hình thức kế toán máy vi tính, các thiết bị máy móc đã được mua sắm và lắp đặt nhưng Viện vẫn chưa xác định được hướng thay đổi sổ sách và sắp xếp lại lao động kế toán. Do đó không tận dụng được công suất hoạt động của máy đồng thời lượng CNV làm thủ công nhiều và vất vả. Đây là một tồn tại mà Viện cần giải quyết trước mắt nhằm không ngừng hoàn thiện công tác kế toán của Viện nói chung và công tác kế toán tiền lương nói riêng. - Vấn đề 3: Về công tác kế toán tiền lương của Viện. Việc lập và luân chuyển một số chứng từ gốc liên quan đến tiền lương của đơn vị chưa phù hợp. Các bảng thanh toánn lương mà kế toán lương đưa ra chưa có tính thuyết phục. Trong bảng thanh toán, các cột tính lương cho từng người chưa thể hiện được rõ nét vấn đề thu nhập của CNV. Chẳng hạn trong các bảng thanh toán lương ở mọi phòng ban thì cột tiền lương cơ bản và cột hệ số không có, kế toán lương chỉ biểu thị thu nhập của họ qua cột tiền lương chính là số tiền mà họ làm việc theo thời gian đi làm của mình. Ngoài ra, công tác thanh toán lương cho CBCNV ở Viện còn có sự phức tạp, cồng kềnh về các khoản thu nhập thêm của CBCNV như: tiền trợ cấp thường trực chuyên môn, tiền làm thêm giờ,... Kế toán thanh toán đã tách các khoản thu nhập này ra tiền lương chính. Như vậy ta thấy kế toán thanh toán lương sẽ phải làm việc nhiều lần mới hoàn tất các khoản phải trả CNV và vào sổ chứng từ ghi sổ. Khi tính trích quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ thì tổng quỹ lương dùng để tính trích của Viện là một số cố định qua nhiều kỳ hạch toán hoạt động của Viện. Trên thực tế quỹ lương của Viện thay đổi theo từng tháng, do đó để theo đúng chế độ hiện hành về tính trích quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ thì đơn vị cần có một bảng trích lập từ các quỹ này riêng, ngoài bảng thanh toán lương, trong đó có mức tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp để tính trích các quỹ. Đó là một vấn đề bức thiết mà Viện cần có kế hoạch hoàn thiện và điều chỉnh sao cho phù hợp với xu thế hiện đại. II-/ Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Trong nền kinh tế thị trường, nhu cầu về thông tin kế toán kịp thời, chính xác và đầy đủ là hết sức cần thiết. Trong mỗi doanh nghiệp, kế toán có vai trò rất quan trọng trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý đơn vị ấy cho nên mỗi doanh nghiệp cần tổ chức công tác kế toán khoa học sử dụng phương pháp, kỹ thuật hạch toán phù hợp, áp dụng hình thức kế toán tiên tiến,... sao cho thích ứng với đặc điểm, quy mô của đơn vị, đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý. Công tác kế toán tiền lương góp phần cung cấp những thông tin về việc sử dụng lao động và phản ánh các khoản chi phí cho việc sử dụng lao động đó. Do vậy việc hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tiền lương là một trong những yếu tố tác động tích cực tới quá trình hoạt động của đơn vị. - Về công tác quản lý lao động: Viện cần tổ chức hạch toán kịp thời, chính xác và đầy đủ thu nhập của CNVC. Quản lý lao động dưới góc độ về số lượng và chất lượng một cách chi tiết, phù hợp nhằm đem lại mức thu nhập của chính năng lực CNV đó. Ngoài ra cần có các chính sách, biện pháp khen, thưởng, kỷ luật với các CNV để từ đó thúc đẩy CB-CNV quan tâm, có trách nhiệm với công việc hơn. - Về vấn đề bộ máy kế toán của Viện nên tinh giảm số lượng người một cách tối đa nếu có thể đồng thời trong điều kiện nếu Viện tổ chức công tác kế toán bằng máy vi tính thì hệ thống chứng từ kế toán nói chung và kế toán tiền lương nói riêng phải được thay đổi. Trong chế độ chứng từ kế toán hiện hành chưa có những quy định về chứng từ trong điều kiện kế toán bằng máy vi tính. Do đó việc tổ chức công tác kế toán bằng máy vi tính đặt ra những yêu cầu mới đòi hỏi phải có những thay đổi cơ bản trong tổ chức công tác kế toán so với kế toán thủ công về lập và luân chuyển chứng từ và hàng loạt các vấn đề khác có liên quan. Tuy nhiên trong điều kiện Viện như hiện nay, việc thay đổi này không khỏi dẫn đến những xáo trộn trong công tác quản lý. Viện nên mời các chuyên gia trong lĩnh vực kế toán này để tìm hiểu và đào tạo lại đội ngũ kế toán trước khi bắt tay vào chuyển đổi từ kế toán thủ công sang kế toán bằng máy vi tính. - Về công tác kế toán tiền lương: Việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương là việc làm cần thiết và đòi hỏi được tiến hành ngay dựa trên những phương hướng: Phải đảm bảo công bằng cho người lao động bằng việc tính chính xác, đầy đủ các khoản thu nhập của CNV. Việc xây dựng hình thức trả lương theo thời gian và hệ số quy định cho các thành viên những để cho hình thức này phát huy được hiệu quả Viện phải có quy định mức lao động, thưởng cụ thể cho từng đối tượng, cấp, công việc. Ngoài tiền lương, phụ cấp khác của Viện được quy định qua các đợt thi đua chấm điểm hoàn thành nhiệm vụ bao nhiêu, loại gì... để có các phần thưởng xứng đáng với CNV làm tốt nhiệm vụ của mình. Có như vậy mới kích thích được khả năng làm việc của CBCNV, đảm bảo được tính chính xác, công bằng hợp lý. Hơn nữa trong nghiệp vụ kế toán tiền lương, việc lập lên các bảng biểu là vô cùng quan trọng. Như bảng thanh toán tiền lương việc bỏ bớt 2 cột hệ số và mức lương là chưa được. Bởi vì đây là thông tin đầu tiên mà người lao động (CNV) muốn biết về họ. Do đó cách thêm bớt cột dòng trong bảng thanh toán cũng như các bảng biểu khác cần nghiên cứu, xem xét cho kỹ. Nên bỏ gì và không nên bỏ cái gì, nên bỏ bớt một số nội dung tiêu đề không cần thiết, sự thay đổi này nhằm tiết kiệm số dòng để tạo điều kiện mở thêm một phần thông tin bổ xung. Đồng thời nên chuyển một số nội dung của phiếu từ dạng cột sang dạng dòng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép. Ngoài ra, phòng kế toán của Viện nên có công tác hạch toán báo sổ cần được thực hiện nghiêm túc hơn trong mỗi nội dung cần phải lập sổ theo dõi (sổ quỹ, sổ theo dõi thanh toán,...). Trong hạch toán tiền lương đơn vị cần mở sổ theo dõi tổng hợp tiền lương theo mẫu dưới đây, nhằm theo dõi ghi chép đầy đủ các số liệu phản ánh các nghiệp vụ về tiền lương phát sinh ở đơn vị. Sổ theo dõi tổng hợp tiền lương Đơn vị: Viện YHCT - Việt Nam TT Diễn giải Số tiền Số hiệu TK Số Ngày Nợ Có 1 01 5/12/2001 Trả lương kỳ II tháng 11 năm 2001 bằng tiền mặt 50.420.000 334 111 2 ... Tổng cộng Việc theo dõi ghi chép từng nghiệp vụ kinh tế vào các chứng từ, sổ sách theo hình thức hạch toán báo sổ cho từng nội dung nhằm giám sát mọi hoạt động kinh doanh của đơn vị. Kết luận Nền kinh tế hàng hoá, tiền tệ buộc các đơn vị kinh doanh, hành chính sự nghiệp phải đối mặt với thị trường. Để tồn tại và phát triển, hoạt động kinh doanh có hiệu quả thì bên cạnh các vấn đề đa dạng và phong phú về sản xuất kinh doanh, tất yếu các doanh nghiệp, đơn vị hành chính sự nghiệp phải có cơ chế dự báo, kiểm tra giám sát một cách toàn diện các hoạt động tài chính của đơn vị mình. Mỗi đơn vị đều có nét đặc thù riêng trong các hoạt động sản xuất kinh doanh, cơ cấu lao động và ngành nghề khác nhau. Do vậy việc lựa chọn hình thức quản lý và trả lương phù hợp với từng đơn vị nhằm quát triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, kết hợp giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của đơn vị và CNV. Nó còn có tác dụng đòn bẩy kinh tế, khuyến khích CBCNV chấp hành tốt kỷ luật lao động, bảo đảm ngày công, giờ công và năng suất lao động. Trong quá trình thực tập tại Viện Y học cổ truyền Việt Nam mặc dù chỉ đi sâu vào vấn đề lao động - tiền lương và các khoản liên quan của Viện, nhưng qua đó có thể thấy rằng công tác tổ chức hạch toán kế toán có vai trò và tác dụng như thế nào trong công tác quản lý toàn bộ chu trình hoạt động của Viện Y học cổ truyền. Do trình độ có hạn, điều kiện thời gian tiếp xúc với công việc trên thực tế rất ít nên không tránh khỏi những sai sót trong quá trình thực hiện, rất mong được thầy cô hướng dẫn, chỉ bảo thêm để em có thể khắc phục được những hạn chế đó. Qua bài viết này em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Quốc Trung đã hướng dẫn, chỉ bảo tận tình cho em trong quá trình hoàn thành bài viết này. Em cũng xin cảm ơn ban lãnh đạo Viện, phòng tài vụ Viện Y học cổ truyền Việt Nam đã nhiệt tình giúp đỡ và cung cấp số liệu cho bài viết này. Tài liệu tham khảo 1-/ Hệ thống kế toán hành chính - sự nghiệp Bộ Y tế, Vụ tài chính kế toán 1999. 2-/ Các văn bản quy định chế độ tiền lương mới Bộ lao động thương bình xã hội 1994. 3-/ Một số luận văn tốt nghiệp khoá 36,37 Đại học Kinh tế quốc dân. 4-/ Tạp chí tài chính số 65, 67 năm 2000. mục lục