Đăc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh tai nhà máy in Quân Đội

Lời mở đầu Qua hai tuần tìm hiểu và thực tế tại nhà máy in Quân đội được sự gúp đỡ tận tình của các cô chú trong nhà máy em đã tìm hiểu được một số nét cơ bản về quá trình hình thành và phát triền của nhà máy, đã phác thảo được khái quát cơ cấu tổ chức tổ chức quản lý cũng như chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong nhà máy .đồng thời đã tham khảo các tài liệu, các báo cáo em đã tìm hiểu được đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh trong nhà máy tình hình hoạt động kinh doanh của nhà máy trong thời gian qua . I . Giới thiệu khái quát về nhà máy in quân đội 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của nhà máy in Quân đội Nhà máy in Quân đội thuộc Tổng cục Chính trị - Bộ quốc phòng , được thành lập ngày 17 tháng 12 năm 1946 trong điệu kiện toàn Đảng , toàn dân và toàn quân ta chuẩn bị trước vào cuộc kháng chiến trường kỳ gian khổ chống lại thực dân Pháp xâm lược . Cho đến nay , nhà máy in Quân đội đã có được 59 năm hoạt động . Do yêu cầu của nhà nước cũng như để đáp ứng nhu cầu của thị trường và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất kinh doanh , nhà máy in Quân đội đã qua rất nhiều lần đổi tên , sáp nhập và hợp nhất . Khi mới thành lập nhà máy mang tên Xưởng in Báo Sao Vàng. Lúc này , chức năng nhiệm vụ của nhà máy chỉ là in sách báo, tạp chí , tài liệu truyền đơn phục vụ cho cuộc kháng chiến . Và bát chữ đầu tiên của nhà máy là lời kêu gọi toàn quốc kháng chiến của Bác . Đây là niềm vinh dự , tự hào của toàn bộ cán bộ , công nhân viên trong nhà máy . Trong những ngày đầu thành lập , toàn bộ cán bộ , công nhân viên trong nhà máy chỉ có 18 người . Với những cỗ máy cũ kỹ , thô sơ và những tạp chí , sách báo ít ỏi , lại là nhà máy đầu tiên của Quân Đội nên đã gặp không ít những khó khăn . Song toàn bộ các cán bộ , công nhân viên trong nhà máy, đa số là các sĩ quan quân đội , đã đồng tâm hiệp lực đưa nhà máy vào sản xuất với số lượng chất lượng ngày một nâng cao. Ngày 19 tháng 1 năm 1947 , tại Hội nghị chính trị viên toàn quốc lần thứ nhất, xưởng in Báo Sao Vàng được đổi tên thành nhà in Vệ Quốc Quân . Tháng 6 năm 1950 , hai tờ báo Vệ Quốc Quân và Quân Du Kích hợp thành tờ báo chung , tờ Quân đội nhân dân . Cùng thời gian này , nhà máy in Quân du kích sáp nhập về với nhà máy in Vệ Quốc Quân và lấy tên là nhà máy in Quân Đội . Cuối năm 1954,nhà máy in Quân Sự cùng một sở in khác của Đại đoàn 351 liên khu Việt Bắc, miền đông Nam Bộ sáp nhập vào nhà máy in Quân Đội . Trong cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp thắng lợi có một phần đóng góp của nhà máy in Quân đội , đó là in những tài liệu tuyên truyền và một số truyền đơn sách bao phục vụ cho cuộc kháng chiến , động viên cổ vũ tinh thần chiến đấu của quân và dân ta . Do tính chất công việc của thời kì đó nên việc đảm bảo an toàn cho nhà máy là tuyệt đối , vì vậy nhà máy đã phải di chuyển nhiều nơi . Khi cuộc kháng chiến giành thắng lợi , hoà binh lập lại ở miền Bắc mang lại niềm vui cho toàn đảng , toàn dân , toàn quân ta nói chung và nhà máy in Quân Đội nói riêng . Đến đây nhà máy đã được xây dựng cố định tại Thị trấn Cầu Diễn , Huyện Từ Liêm , Hà Nội . Nhà máy đã được khánh thành và đi vào sản xuất tháng 6 năm 1960 . Sau một thời gian chuẩn bị và thực tập , bước vào năm 1961 , Tổng cục chính trị chính thức giao nhiệm vụ cho nhà máy in Quân đội bắt đầu thực hiện hoạch toán kinh tế . Điều này đánh dấu một bước trưởng thành của nhà máy , tạo điều kiện để nhà máy cùng với cả nước xây dựng kinh tế . Nếu như từ năm 1961 trở về trước , nhà máy quản lý theo lối hành chính bao cấp , chỉ biết làm mà không tính toán lỗ , lãi , không tiết kiệm nhân lực , vật tư , miễn sao hoàn thành nhiệm vụ , thì nay sản xuất có hiệu quả kinh tế , định mức về lao động , vật tư được quy định rõ ràng , chỉ tiêu về kế hoạch sản xuất phải đạt và vượt trên mức đề ra . Cách quản lý khoa học đã góp phần thúc đẩy sản xuất của nhà máy . Để phù hợp với xu thế chung của đất nước khi bước sang nền kinh tế thị trường và do nhu cầu mở rộng hơn nữa trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh , ngày 27 tháng 7 năm 1993 , Bộ quốc phòng ra quyết đụnh số 358/QĐ-QP thành lập doanh nghiệp nhà nước-nhà máy in Quân đội . Thực tế trong thời kì này , nhà máy gặp không ít những khó khăn . Sự cạnh tranh trong quá trình sản xuất thường xuyên diễn ra , song có sự đồng tâm của cán bộ công nhân viên trong nhà máy , sự quan tâm của Đảng , của Tổng cục chính trị và đặc biệt ban lãnh đạo đã không ngừng tìm tòi đổi mới công nghệ in , nâng cao trình độ tay nghề của đội ngũ công nhân viên , mở rộng thị trường , nhà máy đã hoà nhập với cơ chế thị trường hiện nay . Như vậy, hiện nay nhà máy in quân đội là một doanh nghiệp nhà nước, co tư cách pháp nhân, co con dấu riêng, thực hiện hoạch toán độc lập và hoạt động theo luât doanh nghiệp nhà nước. Ngành nghề kinh doanh chính của nhà máy hiện nay là in ấn sách, tạp chí, biểu mẫu, sổ sách quản lý va các loại văn hoá phẩm khác. Ngoài nhiệm vụ kinh doanh độc lập theo luật định như trên thì nhà máy còn phải đảm bảo nhiêm vụ chính trị như : phục vụ mọi nhu cầu in của quân đội, thường xuyên duy trì đảm bảo sẵn sàng cơ động phục vụ hợp đồng tác chiến khi co nhu cầu. 1.2 Chức năng nhiệm vụ của nhà máy in Quân Đội . Nhiệm vụ chính của nhà máy là in các loại sách, tạp chí, sổ , mẩu biểu quản lý, văn hoá phẩm và nhãn tem. Bên cạnh đó phải : - Hoàn thành hợp đồng kinh tế với khách hàng, đảm bảo về mặt thời gian, số lượng theo yêu cầu của khách hàng. - Sử dụng những tài sản được giao theo chế độ quy định, tiết kiệm vật tư, sử dụng nguồn vốn đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh. - Không ngừng phát huy năng lức sẵn có, chú trọng đổi mới công tác quản lý, nâng cao năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm, đảm bảo kinh doanh co lãi, nộp đầy đủ các khoản phải nộp ngân sách nhà nước. - Thường xuyên chăm lo, bồi dưỡng đào tạo cán bộ công nhân viên phù hợp với trình độ sản xuất của nhà máy. - Chú trọng trang bị các thiết bị bảo hộ lao động, sức khoẻ cho người lao động, đẩy mạnh quỹ lương, quỹ phúc lợi. - Tôn trọng pháp lụât nhà nước, hoạt động sản xuất dưa trên cơ sở pháp luật. 1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý tại nhà máy in Quân đội . Cùng với quá trình phát triển , nhà máy in Quân đội không ngưng hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của mình . Cho đến nay , nhà máy tổ chức bộ máy quản lý theo một hệ thống chặt chẽ bao gồm : 1 Giám đốc , 2 Phó giám đốc , 4 Phòng ban và 2 tổ trực thuộc . Mối quan hệ giữa ban Giám đốc với các Phòng ban trong nhà máy in Quân đội dược khái quát qua sơ đồ : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của nhà máy in Quân Đội Giám đốc Phân xưởng offset Tổ cơ điện Tổ bảo vệ Tổ tái bản Phân xưởng sách Phân xưởng chế bản Phó giám đốc chính trị Phó giám đốc kế hoạch sản xuất Phòng vật tư Phòng hành chính Phòng tài chính Phòng kế hoạch sản xuất Chú thích : : Mối quan hệ trực tuyến : Mối quan hệ chức năng : Mối quan hệ công tác phối hợp Trong đó : - Giám đốc : Lập chính sách chất lượng, đề xuất và giám sát hệ thống chất lượng,phân công trách nhiệm và nhiệm vụ các phòng ban. - Phố giám đốc phụ trách kế hoạch sản xuất : Trực tiếp quản lý phòng kế hoạch sản xuất phân bố kế hoạch sản xuất. Báo cáo mọi vấn đề trực tiếp liên quan cho giám đốc. - Phó giám đốc chính trị : chuyên tìm kiếm bạn hàng và trực tiếp việc ký kết, thanh lý các hợp đồng với khách hàng. - Phòng tài chính : Thống kế ,hoạch toán kinh tế, thông tin kinh tế về mặt tài chính, hạch toán, quyến toán với cơ quan nhà nước và bạn hàng. - Phòng kế hoạch sản xuất : Tổ chưc chỉ đạo các phân xưởng sản xuất theo theo yêu cầu của Giám đốc. Điêu động, giao dịch, tìm khách hàng qua các đơn đặt hàng, ký kết hợp đồng kinh tế, theo dõi tình hình sản xuất. - Phòng vật tư : Tổ chức cung cấp vật tư, bảo quản vật tư từ ngoài vào nhà máy đến các khâu sản xuất, đảm bảo cho xản xuất đồng bộ và liên tục. - Phòng hành chình - tổ chức : Tuyển chọn nhân công, tổ chức kiểm tra bồi dươngc hiện vật cho công nhân viên làm ca ba và bộ phận hưởng chế độ độc hại. Tham mưu cho giám đốd và lập kế hoạch quỹ lương, thưởng, đảm bảo công tác an toàn lao động, bảo hiểm xã hội. - Tổ bảo vệ : Làm nhiệm vụ bảo vệ cơ sở vật chất, tài sản, đảm bảo an ninh cho nhà máy. - Tổ cơ điện : Có nhiêm vụ sửa chữa, bảo dưỡng máy móc, trang thiết bị kỹ thuật, hệ thống điện của nhà máy, chạy phát điện khi cần thiết, bảo đảm cho hoạt động sản xuất được tiến hành liên tục theo đúng tiến độ. II . Đăc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh tai nhà máy in Quân Đội 2.1 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại nhà máy in Quân Đội . Đặc điểm nổi bật nhất của hoạt động sản xuất kinh doanh tại nhà máy in Quân đội là nhà máy sản xuất theo đơn đặt hàng. Việc dự toán chí phí cũng như xác định giá thành và kết quả kinh doanh đều dựa trên các hợp đồng kinh tế. Do vậy, quá trình sản xuất là quá trình chủ đạo trong hoạt động của nhà máy. Để có được một sản phẩm in hoàn chỉnh thì quá trình sản xuất phải trải qua quy trình công nghệ sau : Sơ đồ quy trình công nghệ in của nhà máy in Quân đội. Sắp chữ vi tính, tách mầu điên tử Lập maket Hoàn thiện sản phẩm In Giấy +Vật liệu khác Chế bản khuôn in Bình bản + Sắp chữ vi tính tách mầu điện tử : từ những trang bản thảo của khách hàng, bộ phận vi tính sẽ đánh máy vi tính, sắp xếp, trình bầy và lựa chọn mầu sắc theo yêu cầu của khách hàng. + Lập maket : trên cơ sở nhưng trang đánh máy bộ phận lập maket sẽ tiến hành bố trí các trang in, trang ảnh, phụ bản và các chế độ trình bầy khác. + Bình bản : từ các maket tài liệu, bộ phận bình bản tài liệu làm nhiệm vụ sắp xếp,bố trí tất cả các loại chữ, hình ảnh (dán khuôn) trên các đế phim bằng mica theo trong trang in. + Chế bản khuôn in : Trên cơ sở các bản đế phim được bình bản xong,bộ phận chế bản sẽ làm nhiệm vụ chế bản vào bản kẽm hoăc bản nhôm băng cách phơi bản và hiện lên bản kẽm hoặc bản nhôm. + In : Khi nhận được các bản kẽm hoặc bản nhôm do bộ phận chế bản chuyển sang, lúc này bộ phận in offset sẽ tiến hành lên khuôn in và in hàng loạt theo các chế bản khuôn in đó. + Hoàn thiên sản phẩm : Khi nhận được các trang in của máy in chuyển sang,bộ phận thành phẩm (phân xưởng hoàn thiên sách) sẽ tiến hành gấp các trang in thành trang ,thành các tay sách và đóng thành quyển, sau đó đóng bìa xén gọn ba mặt sách cho đẹp, cuối cùng là kiểm tra,đóng gói sản phẩm để chuyển giao cho khách hàng. 2.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh tại nhà máy in quân đội . Không giống các nghành công nghiêp khác , nghành in là một nghành tạo điều kiện thuận lợi cho công việc sản xuất và lưu hành sách, tạp chí, văn phòng phẩm với số lương lớn nhưng giá cả lại không cao . Sản phẩm in hỗ trợ cho việc phất triển ngôn ngữ, văn hoá dân tộc, tăng cường ý thức dân tộc, dân chủ hoá việc học tập, xoá bỏ các rào cản xã hội. Nói tóm lại hầu hết mọi tiến bộ xã hội, nền văn minh hiện đại đều cách này hay cách khác gắn bó với sự ra đòi của nghành in. Qua từng bước cải tiến chịu ảnh tích cực của khoa học tiến bộ hiện đại, sản phẩm in ngày nay đã đáp ứng rất nhiều nhu cầu con người, thị trường nghành in được mở rộng trong phạm vi toàn xã hội. Tuy nhiên ở trong từng khu vực thị trường nhất định sẽ có những đặc điểm riêng của từng khu vực thị trường đó. Toàn bộ khu vực sản xuất của nhà máy in Quân đội chia thành bốn phân xưởng, được bố trí lắp đặt theo công nghệ khép kín, có liên quan chặt chẽ với nhau,bao gồm : phân xưởng chế bản , phân xưởng máy in, phân xưởng hoàn thiện sản phẩm, phân xưởng tái sản xuất Presensitized (P/S) . Mối quan hệ giưa các nhà máy với các phân xưởng được thể hiện qua sơ đồ sau : Sơ đồ tổ chức hoạt động kinh doanh của nhà máy in quân đội PX tái sản xuất SP PX chế bản PX máy in PX hoàn thiện SP Phòng kế hoạch sản xuất Phó giám đốc kế hoạch sản xuất Giám đốc Chú thích : : Quan hệ chỉ đạo : Trình tự dây truyền sản xuất - Phân xưởng chế bản : thực hiện công việc đầu tiên của một sản phẩm in, đó là sắp chữ vi tính và tách mầu điện tử, sau khi thực hiện sắp chữ vi tính và tách mầu điện tử, công nhân phân xưởng chế bản sẽ tiến hành lập maket và bình bản. - Phân xưởng máy in : Có nhiêm vụ kết hợp bản in với giấy ,mực để tạo ra các trang in theo yêu cầu kỹ thuật. Phân xương máy in chia thành ba tổ : tổ phơi bản, tổ máy 1, tổ máy 2. - Phân xưởng hoàn thiên xản phẩm : bao gồm bốn tổ : tổ sách 1, tổ sách 2, tổ sách 3 và tổ kiểm tra chất lượng sản phẩm co nhiêm vụ xén, gấp,đóng sách, kiêm tra chất lượng để tạo ra chất lượng sản phẩm hoàn chỉnh . - Phân xưởng tái sản xuất Presensitized (P/S) : Có nhiêm vụ sản xuất các bản diazo trên cơ sơ sử dụng các đé khuôn cũ, nhờ đó các bản diazo có thế sử dụng thêm 2 hoặc 3 lần nữa ,như vậy sẽ tiết kiệm chi phí vì không phải mua mới. Các phân xưởng này đều chịu sự giám sát trực tiếp của phó giám đốc phụ trách về kế hoạch sản xuất thông qua các quản đốc phân xưởng. 2.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của nhà máy in Quân đội trong thời gian qua : Trong những năm qua nhờ sự chỉ đạo chặt chẽ và sự quan tâm sâu sắc của Ban giám đốc nhà máy cũng như tinh thần trách nhiệm cao của công nhân viên trong nhà máy, kệt quả của hoạt động sản xuất kinh doanh không ngừn được tăng lên, đời sống cán bộ công nhân viên được cải thiện rõ rệt, điều kiện làm việc từng bước được củng cố. Nhà máy đã đạt được những kết quả đáng kể được phản ánh qua bảng số liệu sau : Chỉ tiêu Đơn vị tính 2002 2003 2004 Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Lợi nhuận gộp Chi phí bán hang và QLDN Lợi nhuân trước thuế Lợi nhuân sau thuế Nộp NSNN Thu nhập bình quân Triệu vnđ Triệu vnđ Triệu vnđ Triệu vnđ Triệu vnđ Triệu vnđ Triệu vnđ 1000đ/ng 32.676,9 29.418,5 3.258,4 1.805,5 1.305,5 887,7 1524 1381 32.754,7 28.836,9 3.917,8 2.588,3 1.318,7 896,7 1271 1398 32.837,5 29.302,3 3.535,2 2.188,4 1.419,4 965,2 1176 1506 (nguồn: báo cáo KQKD tính đến 31/12 các năm 2002,2003,2004 phòng TC nhà máy in quân đội ) Với các chỉ tiêu trên, bước đầu thấy tình hình khả quan của nhà máy, trước hết là về doanh thu tăng đều qua 3 năm gần đây . Điều đó chứng tỏ nhà máy đã tạo được uy tín với bạn hàng trên thị trường nên đã nhận được nhiều hợp đồng in các ấn phẩm, thêm vào đó là sự đầu tư thêm các trang thiết bị máy móc hiện đại đã tạo ra những sản phẩm đẹp, chất lượng cao, giá thành hạ . Qua số liệu cho thấy nhà máy luôn làm ăn có lãi .Số lãi cũng tăng đều qua các năm . Năm 2004 sản lượng thực tế của nhà máy là 3.010.339.000 trang in, tăng so với kế hoạch đặt ra từ đầu năm là496.339.000 trang in, hay 23 %. tuy nhiên lãi năm 2004 và doanh thu tăng không tương xứng với sản lượng thực tế của doanh nghiệp . Tình trạng này là do trong năm 2004 giá cả của một số dịch vụ tăng lên như : chi phí động lực ( điện ) tăng do chi phí giá điện tăng . Năm 20004 nhà máy phải trả 893.748.258 đồng của năm 2003 lượng khấu hao của năm 2003-2004 cũng tăng hơn so với năm 2003 . Chính những điều này đã làm ảnh hưởng đến doanh thu cũng như lợi nhuận trong năm 2004 . Thu nhập bình quân của công nhân viên cũng tương đối cao và tăng qua các năm . Hiện nay nhà máy có khoảng 250 công nhân , việc đảm bảo cho công nhân có viẹc làm đều đặn thường xuyên đã là một việc khó trong thời buổi kinh tế cạnh tranh , vậy mà nhà máy còn tăng lương cho công nhân . Điều đó chứng tỏ ban quản lý điều hành của nhà máy rất năng động trong việc tìm kiếm bạn hàng trên thị trường .Ngoài ra nhà máy cũng rất chú trọng chăm lo cho đời sống của người lao động,và chú trọng nâng cao việc đào tạo tay nghề cho cán bộ công nhân viên . Năm nào nhà máy cũng tổ chức đào tạo nâng cao tay nghề . năm 2003 nhà máy đầu tư xây dựng sân chơi thể dục thể thao phục vụ nhu cầu tham gia các hoạt động thể thao giải trí của công nhân viên . điều này thể hiện thể hiện sự quan tâm của nhà máy về mặt tinh thần cho công nhân viên và cũng là mục tiêu phát triển lâu dài của mình . Mặt khác để đáp ứng nhu cầu thay đổi của thị trường nhà máy cũng rất chú trọng việc đầu tư máy móc trang thiết bị hiện đại để nâng cao chất lượng sản phẩm . Năm 2002 nhà máy đã đầu tư một máy bắt sách mới trị giá 950 triệu đồng . Năm 2003 nhà máy đã đầu tư một hệ thống tách mầu điện tử , và đến năm 2003 nhà máy triển khai dự án đầu tư máy in offset 4 mầu , và đàu tư 2 máy offset tơ rơi đã qua sử dụng in được khổ sách 17 x24 đáp ứng nhu cầu thau đổi qui cach sản phẩm của thị trường. Qua một số chỉ tiêu đánh giá chung về kết quả sản xuất kinh doanh của nhà máy in Quân đội trong một vài năm gần đây đã cho ta thấy một số nét khá tiêu biểu về một doanh nghiệp nhà nước đac sác định đúng hướng di trong công tác kinh doanh của minh chuyển sang kinh tế thị trường không có bao cấp của nhà nước. Tuy nhiên trong môi trường cạnh tranh và đày biến động đòi hỏi nhà máy phải nỗ lực hơn nữa để phát huy được những hiệu quả và đạt được những mục tiêu phát triển lâu dài của mình .