Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty xuất nhập khẩu xi măng

ng giám đốc công ty và Chủ tịch hội đồng quản trị về việc quản lý, sử dụng và bảo toàn vốn, về kết quả kinh doanh của công ty. Giám đốc trực tiếp phụ trách lĩnh vực tổ chức cán bộ, tài chính kế toán và đầu tư phát triển ngành. Phó giám đốc là người tham mưu, giúp giám đốc điều hành công ty: - Phó giám đốc 1: giúp đỡ giám đốc chỉ đạo các mặt sau: + Công tác xuất nhập khẩu của phòng xi măng – Clinker, phòng thiết bị phụ tùng (trừ thiết bị toàn bộ). + Công tác hành chính, quản trị đoàn thể và thi đua khen thưởng + Chỉ đạo việc nhận hàng hoá của các chi nhánh. - Phó giám đốc 2: giúp đỡ giám đốc chỉ đạo các mặt sau: + Công tác xuất nhập khẩu thiết bị toàn bộ + Công tác đào tạo, kỷ luật, an toàn lao động + Chỉ đạo việc giao nhận hàng của các chi nhánh - Kế toán trưởng: là người giúp giám đốc công ty tổ chức và chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, tổ chức thông tin kinh tế và tổ chức hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp, kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toán, chế độ quản lý và pháp luật Nhà nước. Các phòng ban được tổ chức một cách khoa học, gọn nhẹ phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Các phòng ban thực hiện các chức năng riêng, cụ thể như sau: - Phòng kế toán tài chính: hỗ trợ giám đốc về các vấn đề quản lý, sử dụng vốn kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế, tổ chức công tác hoạch toán kế toán, thống kê tài chính, lập kế hoạch, tổ chức bộ máy quản lý tài chính của công ty. Thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, phân tích hoạt động kinh doanh giúp giám đốc đưa ra các quyết định tài chính đúng đắn. Thực hiện các báo cáo tài chính theo qui định Nhà nước và các báo cáo quản trị được giao. Cơ cấu tổ chức của phòng gồm: một kế toán trưởng, một phó phòng và các kế toán viên. - Phòng tổng hợp: giúp việc ban giám đốc về các mặt kế hoạch kinh doanh, tổ chức hành chính, lao động tiền lương, hợp đồng nội với các công ty xi măng. Cơ cấu tổ chức của phòng gồm: một trưởng phòng, một phó phòng trợ giúp công việc cho trưởng phòng và các nhân viên. - Phòng dự án: phòng này mới được thành lập do tính chất và yêu cầu của công ty với chức năng lập các dự án xuất nhập khẩu, nhập khẩu các dây chuyền, thiết bị toàn bộ để xây dựng mới hoặc cải tạo, mở rộng dây truyền sản xuất hiện tại, phục vụ mục tiêu đầu tư, phát triển ngành xi măng, đồng thời vạch ra các phương án giúp giám đốc đề ra các quyết định nhanh chóng và chính xác nhất trong việc xem xét hợp đồng và cách thức thực hiện hợp đồng. - Phòng xuất nhập khẩu thiết bị, phụ tùng: giúp ban giám đốc về các mặt hàng xuất nhập khẩu phụ tùng thay thế, thiết bị lẻ cho các công ty xi măng. Cơ cấu tổ chức của phòng gồm: một trưởng phòng, một phó phòng và các chuyên viên thực hiện theo dõi và nhập khẩu các đơn đặt hàng cho từng công ty xi măng cụ thể. - Phòng xuất nhập khẩu vật tư, xi măng: nhập khẩu vật tư như giấy Kraft, hạt nhựa, gạch chịu lửa cho sản xuất ở các công ty xi măng và nhập khẩu Clinker để sản xuất xi măng và xi măng để đáp ứng nhu cầu xi măng trong nước, bình ổn thị trường, chống lại những cơn sốt xi măng. Cơ cấu tổ chức của phòng gồm: một trưởng phòng, một phó phòng và các chuyên viên thực hiện theo dõi và nhập khẩu các đơn đặt hàng cho từng công ty xi măng cụ thể. - Chi nhánh công ty: + Chi nhánh tại TP Hải Phòng: thực hiện các thủ tục giao nhận hàng tại khu vực phía Bắc, thay mặt công ty xử lý các phát sinh trong quá trình giao nhận hàng tại cảng Hải Phòng. + Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: thực hiện các thủ tục giao hàng tại khu vực phía nam, thay mặt công ty xử lý các phát sinh trong quá trình thực hiện các hợp đồng. II. ĐặC ĐIểM Tổ CHứC Kế TOáN TạI CÔNG TY XUấT NHậP KHẩU XI MĂNG 1. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sau: KÕ to¸n tr­ëng Phã phßng kÕ to¸n kiªm kÕ to¸n thuÕ KÕ to¸n thanh to¸n, tiÒn l­¬ng, kÕ to¸n ng©n hµng KÕ to¸n hµng ho¸, c«ng nî , kiªm kÕ to¸n TSC§ KÕ to¸n hµng ho¸, c«ng nî , theo dâi ngo¹i tÖ kiªm thñ quü KÕ to¸n hµng ho¸, kÕ to¸n c«ng nî KÕ to¸n hµng ho¸, c«ng nî, kÕ to¸n tæng hîp Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Phòng kế toán gồm 7 người, mỗi kế toán chịu trách nhiệm về một công việc cụ thể được thể hiện như sau: - Kế toán trưởng: là người giúp giám đốc công ty tổ chức và chỉ đạo bộ máy kế toán, tổ chức thông tin kinh tế, kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toán, chấp hành chế độ quản lý kinh tế và pháp luật của nhà nước. - Phó phòng kế toán: là người thay mặt kế toán trưởng xử lý các công việc khi kế toán trưởng đi vắng, giúp kế toán trưởng thực hiện việc quản lý và phụ trách công việc được phân công. Đồng thời, phó phòng kế toán kiêm luôn việc kế toán thuế. 1 nhân viên kế toán sẽ đảm nhận kế toán thanh toán, kế toán tiền lương, kế toán ngân hàng, 4 nhân viên còn lại sẽ đảm nhận kế toán hàng hoá, kế toán công nợ theo từng đơn vị khách hàng được giao, cụ thể là: - Kế toán thanh toán, tiền lương, kế toán ngân hàng: phụ trách việc thanh toán tiền, có nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụ thanh toán. Đồng thời, kiêm luôn kế toán tiền lương và kế toán các nghiệp vụ giao dịch với ngân hàng. - KÕ toán hàng hoá, công nợ theo dõi Công ty xi măng Hoàng Thạch, bao bì Hoàng Thạch kiêm luôn kế toán tổng hợp: là người theo dõi quá trình từ lúc nhập khẩu hàng hoá cho đến khâu thanh toán đối với khách hàng, đối với nhà cung cấp kết thúc 1 hợp đồng nhập khẩu. Đồng thời, tổng hợp các nghiệp vụ kinh doanh và chi phí cho quá trình kinh doanh, xác định kết quả lãi lỗ của công ty và lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác. - Kế toán hàng hoá, công nợ theo dõi Công ty xi măng Hà Tiên 2, Công ty xi măng Hoàng Mai kiêm luôn kế toán TSCĐ: là người theo dõi từ lúc thực hiện hợp đồng nhập khẩu đến lúc kết thúc hợp đồng nhập khẩu cho một khách hàng mà kế toán này theo dõi. Đồng thời, nhân viên này kiêm luôn kế toán TSCĐ theo dõi, ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịp thời về số hiện có và tình hình biến động của các loại tài sản cố định, tình hình khấu hao TSCĐ, sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên trong đơn vị và lập các báo cáo quản trị về TSCĐ. - Kế toán hàng hoá, công nợ theo dõi Công ty xi măng Bỉm Sơn, Công ty bao bì Bỉm Sơn, Công ty thạch cao xi măng Hải Phòng: sẽ theo dõi tình hình nhập khẩu từ khâu nhập khẩu đến khâu thanh toán đối với từng hợp đồng nhập khẩu của các đơn vị khách hàng. - Kế toán hàng hoá, công nợ theo dõi Công ty xi măng Bút Sơn và một số khách hàng không thường xuyên, chi nhánh TP Hải Phòng và chi nhánh TP Hồ Chí Minh, đồng thời theo dõi ngoại tệ kiêm luôn thủ quỹ: là người theo dõi tình hình nhập khẩu từ khâu nhập khẩu đến khâu thanh toán đối với từng hợp đồng nhập khẩu, theo dõi tình hình 2 chi nhánh của công ty. Đồng thời theo dõi tình hình ngoại tệ và thanh toán ngoại tệ. Và cũng là thủ quỹ là người ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến thu chi tiền mặt và ngoại tệ. 2. Tổ chức hạch toán kế toán tại công ty 2.1. Các chính sách kế toán áp dụng Các chính sách kế toán Công ty xuất nhập khẩu xi măng đang áp dụng: - Chế độ kế toán Việt Nam theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính, - Chế độ báo cáo tài chính ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ- BTC ngày 25/10/2000. - Thông tư 89/2002/TT - BTC ngày 09/10/2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện bốn chuẩn mực kế toán (đợt 1) ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ- BTC ngày 31/15/2001 của Bộ Tài chính. - Thông tư 105/2003/TT –BTC ngày 4/11/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện sáu chuẩn mực kế toán (đợt 2) ban hành theo Quyết định 165/2002/QĐ - BTC ngày 31/12/2002 của Bộ Tài chính. - Thông tư số 23/2005/TT- BTC ngày 30/03/2005 của Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán thực hiện sáu chuẩn mực kế toán (đợt 3) ban hành theo Quyết định số 234/2003/QĐ- BTC ngày 30/12/2003 của Bộ Tài chính . - Quyết định số 12/2005/QĐ- BTC ngầy 15/02/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành và công bố sáu chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt 4). - Các văn bản sửa đổi, bổ sung hướng dẫn thực hiện kèm theo. Ngoài những quy định chung thống nhất của Bộ Tài chính, công ty còn áp dụng các chính sách kế toán cụ thể sau: - Nguyên tắc xác định các khoản tiền: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển gồm: + Nguyên tắc các khoản tương đương tiền + Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được qui đổi ra Việt Nam đồng (VNĐ) theo tỷ giá hạch toán (tỷ giá bình quân tháng). Cuối từng tháng, kế toán tính ra tỷ giá bình quân cả tháng. Và lấy kết quả đó để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ. Nhưng tại thời điểm cuối năm (tháng 12) các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được qui đổi theo tỷ giá bình quân liên Ngân hàng do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố vào ngày kết thúc niên độ kế toán là ngày 31 tháng 12. Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷgiá do đánh giá lại số dư các khoản mục tiền tệ tại thời điểm cuối năm được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính. - Nguyên tắc kế toán đối với hàng tồn kho + Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: hàng tồn kho được tính theo giá gốc. + Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo phương pháp giá đích danh. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên. - Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ + Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: TSCĐ được ghi nhận theo giá gốc. Trong quá trình sử dụng, TSCĐ được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn luỹ kế, giá trị còn lại. + Phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Khấu hao được ước tính như sau: Phương tiện vận tải: 6 năm Thiết bị văn phòng: 4 năm TSCĐ vô hình: 4 năm 2.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán Công ty áp dụng chế độ chứng từ kế toán theo Quyết định số 1141 – TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính. Các chứng từ được lập theo mẫu quy định của Bộ Tài chính. 2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản Công ty sử dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141/QĐ/CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ Tài chính và Quyết định số 1313/XMVN/KTTC ngày 9 tháng 10 năm 1997 của Tổng công ty xi măng Việt Nam. Nhằm phục vụ nhu cầu quản lý và phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của đơn vị, công ty xuất nhập khẩu xi măng đã đăng ký với Bộ Tài chính hệ thống tài khoản chi tiết để theo dõi chi tiết cụ thể từng đối tượng. Số lượng tài khoản đang được sử dụng tại công ty là 774 tài khoản. Trong đó: Tài khoản cấp 1: 74 tài khoản Tài khoản cấp 2: 221 tài khoản Tài khoản cấp 3: 214 tài khoản Tài khoản cấp 4: 265 tài khoản Các tài khoản cấp 1 và cấp 2 đều được công ty sử dụng theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Các tài khoản cấp 3 và 4 được lập ra nhằm phục vụ nhu cầu quản lý chi tiết của công ty. 2.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu, trình độ quản lý, cũng như yêu cầu về trình độ và năng lực của cán bộ kế toán, Công ty xuất nhập khẩu xi măng lựa chọn hình thức sổ áp dụng là hình thức sổ nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và định khoản các nghiệp vụ đó, sau đó căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ Cái. Cuối tháng tổng hợp số liệu của sổ Cái và lấy số liệu của sổ Cái ghi vào bảng cân đối số phát sinh các tài khoản tổng hợp, từ số liệu bảng cân đối số phát sinh làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các bảng biểu kế toán khác. Trình tù ghi sổ Nhật ký chung được thể hiện qua sơ đồ sau: B¶NG C¢N §èI Sè PH¸T SINH Chøng tõ gèc Sæ NHËT Ký CHUNG Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Sæ C¸I B¶ng tæng hîp chi tiÕt Sæ quü B¸O C¸O TµI CHÝNH Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối kỳ Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hình thức ghi sổ Nhật ký chung Các loại sổ kế toán được áp dụng theo hình thức này: - Sổ Nhật ký chung - Sổ quỹ - Sổ Cái TK - Sổ và thẻ kế toán chi tiết - Sổ tổng hợp chi tiết Do đặc điểm và qui mô kinh doanh của công ty nên công ty không sử dụng sổ nhật ký đặc biệt. Từ năm 2004, nắm bắt được khoa học kỹ thuật, nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế, tăng tính chính xác và để đáp ứng việc hạch toán một khối lượng lớn công việc kế toán, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công ty thực hiện kế toán trên máy vi tính, áp dụng phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING 2003. Trước khi sử dụng phần mềm kế toán này cần phải xây dựng hệ thống danh mục bằng cách mã hoá các đối tượng quản lý trước khi sử dụng. Mã hoá tài khoản Mã hoá khách hàng Mã hoá vật tư, hàng hoá ……………. Quá trình xử lý thông tin kế toán trên máy được thực hiện theo qui trình sau: Xö lý cña phÇn mÒm kÕ to¸n trªn m¸y -Sæ kÕ to¸n tæng hîp -Sæ c¸i -B¸o c¸o tµi chÝnh NhËp chøng tõ vµo m¸y Chøng tõ gèc Chøng tõ trªn m¸y (c¸c tÖp d÷ liÖu) Mã xem hoá in Sơ đồ 2.5: Quy trình xử lý, hệ thống hoá thông tin trên máy vi tính Bằng phần mềm kế toán, hình thức sổ Nhật ký chung được thực hiện qua các bước sau : Bước 1: Các chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ gốc (tập hợp các chứng từ) được kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp. Sau đó, các chứng từ được cập nhật vào máy tính qua các thiết bị bên ngoài (bàn phím). Bước 2: Từ các tệp dữ liệu kế toán, máy sẽ tự động vào sổ Nhật ký chung. Các chứng từ được ghi sổ kế toán chi tiết cũng đồng thời được máy tính xử lý trên cơ sở số liệu chứng từ liên quan. Bước 3: Sau khi vào sổ Nhật ký chung, số liệu sẽ được xử lý vào sổ Cái các tài khoản. Căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán chi tiết, cuối kỳ máy sẽ lập Bảng tổng hợp số liệu chi tiết. Bước 4: Thực hiện các bút toán điều chỉnh. Cuối kỳ thực hiện các bút toán kết chuyển tự động, lập bảng cân đối số phát sinh. Bước 5: Sau khi đã thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu, căn cứ vào số liệu từ bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp số liệu chi tiết lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác. 2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Công ty lập các báo cáo kế toán nhằm tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn chủ sở hữu và công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ cung cấp cho các nhà quản trị, các cơ quan chức năng và các đối tượng quan tâm tới tình hình tài chính của công ty. Hệ thống báo cáo tài chính của công ty bao gồm: - Bảng cân đối kế toán – Mẫu số B01-DN Ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 và sửa đổi bổ sung theo thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ Tài chính. - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh – Mẫu số B02-DN Ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 và sửa đổi bổ sung theo thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ Tài chính. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ – Mẫu số B03-DN Ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 và sửa đổi bổ sung theo thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ Tài chính. - Bản thuyết minh báo cáo tài chính – Mẫu số B09-DN Ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 và sửa đổi bổ sung theo thông tư số 23/2005/TT-BTC ngày 30/03/2005 của Bộ Tài chính. Ngoài ra, Công ty còn lập một số báo cáo như: Báo cáo nhập xuất tồn, Báo cáo doanh thu, Báo cáo quản trị cho công ty và lập các báo cáo tháng về nhập khẩu, về tình hình thanh toán, về lợi nhuận để nộp Tổng công ty xi măng Việt Nam, cục thuế, tổng cục thống kê… Hàng tháng, hai chi nhánh tại TP Hải Phòng và TP Hồ Chí Minh phải gửi Báo cáo kế toán (theo hình thức báo sổ) đến Công ty xuất nhập khẩu xi măng. Công ty có trách nhiệm tổng hợp các báo cáo trên để lập thành báo cáo tổng hợp cho toàn công ty. Các báo cáo tài chính được lập hàng tháng và hàng quý để theo dõi tình hình tài chính của công ty. Báo cáo quyết toán năm được lập sau 45 ngày kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán (31/12). 3. Đặc điểm tổ chức kế toán của các phần hành cụ thể 3.1. Hạch toán quá trình nhập khẩu uỷ thác 3.1.1. Tài khoản sử dụng + TK 111 – Tiền mặt TK 1111 – Tiền mặt Việt Nam TK 1112 – Tiền mặt ngoại tệ + TK 112 – Tiền gửi ngân hàng TK 1121 – Tiền VNĐ gửi ngân hàng TK 1122 – Tiền gửi – ngoại tệ Chi tiết thành 22 TK cấp 3 + TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường Chi tiết thành 21 TK cấp 2 và 12 TK cấp 3 + TK 144 – Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn Chi tiết thành 4 TK cấp 2, 21 TK cấp 3 và 13 TK cấp 4 + TK 131 – Phải thu của khách hàng Chi tiết thành 4 TK cấp 2 và 28 TK cấp 3 4 TK cấp 2: TK 1311 - Phải thu của các DN trong nội bộ Tổng công ty TK 1312 – Phải thu của các DN nhà nước ngoài Tổng công ty TK 1313 – Phải thu của các DN có vốn nước ngoài TK 1314 – Phải thu của các DN thuộc thành phần kinh tế khác + TK 331 – Phải trả cho người bán Chi tiết thành 4 TK cấp 2 và 60 TK cấp 3 và 2 TK cấp 4 4 TK cấp 2: TK 3311 - Phải trả cho các DN trong nội bộ Tổng công ty TK 3312 – Phải trả cho các DN nhà nước ngoài Tổng công ty TK 3313 – Phải trả cho các DN có vốn nước ngoài TK 3314 – Phải trả cho các DN thuộc thành phần kinh tế khác + TK 338811 – Bảo hiểm + TK 333122 – Thuế GTGT uỷ thác + TK 333312 – Thuế nhập khẩu + TK 333111 – Thuế GTGT đầu ra phí uỷ thác + TK 51134 – Doanh thu nhận uỷ thác nhập khẩu + TK 6353 – Chi phí cho hợp đồng mua bán ngoại tệ, chênh lệch tỷ giá + TK 5154 – Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ + TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh + TK 007 – Ngoại tệ các loại Chi tiết thành 8 loại ngoại tệ 3.1.2. Chứng từ sử dụng - Hợp đồng uỷ thác - Hợp đồng ngoại thương - Bộ chứng từ ngoại - Đơn bảo hiểm hàng hoá - Hoá đơn thu phí bảo hiểm - Giấy báo nợ của Ngân hàng - Giấy báo có của Ngân hàng - Giấy thông báo nộp thuế - Biên bản bàn giao vật tư, thiết bị - Biên bản giao nhận hàng hoá - Giấy báo phương tiện đến giao hàng - Giấy gửi hàng kiêm giấy vận chuyển hàng hoá - Tê khai hàng hoá nhập khẩu (tờ khai hải quan) - Biên lai thu lệ phí hải quan - Tê khai trị giá tính thuế hàng hoá nhập khẩu - Giấy thông báo đòi tiền (Debit note) - Hoá đơn giá trị gia tăng cho hàng hoá nhập khẩu - Hoá đơn giá trị gia tăng cho hoa hồng được hưởng Trình tự lập chứng từ: Khi nhận được đơn đặt hàng của các công ty xi măng, căn cứ vào khả năng của mình có thể cung cấp được dịch vụ uỷ thác, công ty sẽ chấp nhận đơn đặt hàng và tiến hành ký hợp đồng nội (hợp đồng uỷ thác) với các công ty xi măng (người mua dịch vụ uỷ thác). Công ty nghiên cứu thị trường và lựa chọn một nhà cung cấp có thể đáp ứng tốt nhất các yêu cầu trong đơn đặt hàng, công ty sẽ ký hợp đồng ngoại thương (contract) với nhà cung cấp nước ngoài. Trong hợp đồng ghi rõ điều khoản về giá cả, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng và phương thức thanh toán. Công ty sẽ mở L/C cho nhà cung cấp, nếu nhà cung cấp chấp nhận L/C thì tiến hành giao hàng. Người xuất khẩu sẽ lập bộ chứng từ theo yêu cầu của thư tín dụng gửi 2 bản cho Ngân hàng mở L/C và 1 bản gửi trực tiếp cho công ty. Công ty sẽ ký hậu và gửi Bộ chứng từ đó xuống cho Chi nhánh của Công ty tại TP Hải Phòng và TP Hồ Chí Minh. Bộ chứng từ bao gồm: Vận đơn (Bill of lading) Hợp đồng thương mại (Invoice) Đóng gãi (Packing list) Chứng nhận xuất xứ hàng hoá - C/O (Certificate of origin) Chứng nhận chất lượng hàng hoá - C/Q (Certificate of quality) Chứng nhận số lượng hàng hoá (Certificate of quantity) Chứng thư giám định (Inspection Certificate) Nhưng do điều kiện vận chuyển hàng nhập khẩu ở nước ta thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất, đặc biệt là vận chuyển đường biển. Nên công ty thường mua bảo hiểm cho hàng nhập khẩu. Tuỳ trong hợp đồng thương mại (Invoice) qui định, có thể nhập khẩu theo giá CIF hoặc giá CF. Nếu mua theo giá CIF thì công ty sẽ mua bảo hiểm ở nước ngoài (thường là những hàng hoá nhập từ châu Âu). Khi đó, sẽ có thêm giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance). Còn nếu công ty mua bảo hiểm trong nước khi nhập khẩu theo giá CF, thường mua ở công ty Bảo hiểm Việt Nam (Bảo Việt) thì sẽ thêm chứng từ Đơn bảo hiểm hàng hoá và Hoá đơn thu phí bảo hiểm. Khi thanh toán tiền bảo hiểm sẽ nhận được Giấy báo nợ của Ngân hàng. Khi hàng về đến cảng hoặc sân bay, cơ quan hải quan sẽ lập Tờ khai hàng hoá nhập khẩu và công ty sẽ nhận được Biên lai thu lệ phí hải quan, giấy thông báo nộp thuế và các chứng từ chi hộ liên quan đến việc nhập khẩu. Khi thanh toán tiền thuế và các khoản chi hộ sẽ nhận được Giấy báo nợ của ngân hàng. Khi hàng chuẩn bị về đến cảng, người bán (bên nhập khẩu) phải thông báo cho bên mua để thu xếp nhận hàng trong trường hợp bên mua tự vận chuyển, thu xếp phương tiện vận tải để chuyên chở sẽ có Giấy báo phương tiện đến giao hàng. Với tờ khai hải quan và Bộ chứng từ được gửi xuống, chi nhánh nhận hàng và giao hàng cho người mua, hai bên sẽ tiến hành lập Biên bản bàn giao vật tư, thiết bị; Biên bản giao nhận hàng và Giấy gửi hàng kiêm giấy vận chuyển hàng hoá. Bên mua nhận hàng kiểm tra, nếu đảm bảo yêu cầu thì chấp nhận thanh toán, nếu không đảm bảo thì có thể đòi bồi thường. Công ty sẽ gửi Debit note cho bên cung cấp nước ngoài, khi bên nước ngoài thanh toán thì công ty sẽ chuyển số tiền đó cho bên uỷ thác. Ngân hàng sẽ gửi 2 bộ chứng từ xuống cho công ty, phòng kế toán 1 bộ, phòng nhập khẩu 1 bé. Chi nhánh gửi chứng từ về phòng kế toán. Phòng kế toán sẽ tính ra số tiền hàng còn lại và số tiền hoa hồng được hưởng và phí giao dịch, sau đó lập Hoá đơn giá trị gia tăng cho hàng nhập khẩu và Hoá đơn giá trị gia tăng cho hoa hồng được hưởng. Khi đơn vị giao uỷ thác thanh toán tiền thường thanh toán qua Ngân hàng thì sẽ nhận được giấy báo có của Ngân hàng. 3.1.3. Trình tự hạch toán (1) TK1311122 Sæ NHËT Ký CHUNG TK151 1122 Sæ NHËT Ký CHUNG TK144 1122 TK1122 1122 (2) (4) (8) (4) TK 331 1122 (4) (7) (4) TK1121 1122 TK338811 TK 3333 1122 TK333122 1122 (3b) (3a) (6b) (6a) (6b) (6a) TK33311 1122 (9) TK 911 TK 511 (11) (11) TK5154 TK635 (11) (8) (8) (5) (10) Sơ đồ 3.7: Sơ đồ hạch toán quá trình nhập khẩu uỷ thác (1) Công ty xi măng có nhu cầu nhập khẩu đặt trước tiền cho công ty đúng bằng số tiền mà công ty nhận uỷ thác phải ký quỹ để mở L/C tuỳ theo từng lần nhập khẩu thường là 20% giá trị lô hàng, nhưng cũng có trường hợp không ứng trước tiền hàng tuỳ theo thoả thuận trong hợp đồng uỷ thác. Nếu ứng trước tiền hàng, kế toán ghi: Nợ TK 1122- chi tiết Có TK 131- chi tiết đơn vị uỷ thác Đồng thời, ghi: Nợ TK 007 (2) Công ty làm đơn xin mở L/C, ký quỹ 1 số tiền để mở L/C. Nhưng do công ty tạo được uy tín với ngân hàng nên trong mấy năm lại đây công ty không phải ký quỹ để mở L/C. Nếu phải ký quỹ để mở L/C, kế toán ghi: Nợ TK 144 Có TK 1122 Đồng thời, ghi: Có TK 007 (3) Công ty mua bảo hiểm cho hàng nhập khẩu và thanh toán tiền bảo hiểm, kế toán ghi: Nợ TK 131- chi tiết đơn vị uỷ thác Có TK 338811 Khi thanh toán tiền bảo hiểm, kế toán ghi: Nợ TK 338811 Có TK 1121 (4) Thanh toán tiền hàng nhập khẩu, có thể thanh toán 100%, thường thanh toán 90% giá trị lô hàng, còn phải trả 10% giá trị lô hàng tuỳ theo hợp đồng ngoại, kế toán ghi: + Nếu không phải ký quỹ: Nợ TK 151- chi tiết hàng nhập khẩu Có TK 1122 Có TK 331- chi tiết nhà cung cấp + Nếu phải ký quỹ: Nợ TK 151- chi tiết hàng nhập khẩu Có TK 144 Có TK 331- chi tiết nhà cung cấp (5) Kế toán xác định các chi phí chi hộ đơn vị đặt hàng như chi phí bốc xếp, chi phí giám định… và thanh toán các khoản chi phí đó, kế toán ghi: Nợ TK 131- chi tiết đơn vị uỷ thác Có TK 1121 (6a) Kế toán xác định các khoản thuế liên quan đến hàng nhập khẩu nộp hộ công ty: + Thuế nhập khẩu phải nộp, kế toán ghi: Nợ TK 131- chi tiết đơn vị uỷ thác Có TK 3333 + Thuế GTGT của hàng nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 131- chi tiết đơn vị uỷ thác Có TK 333122 (6b) Thanh toán hộ tiền thuế, kế toán ghi: Nợ TK 33312 Nợ TK 3333 Có TK 1121 (7) Nếu còn nợ nhà cung cấp nước ngoài, công ty trả nốt 10% giá trị lô hàng cho nhà cung cấp, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 1122 (8) Giao hàng cho bên uỷ thác, kế toán xác định số tiền hàng nhập khẩu còn phải thu và số tiền chi hộ bên uỷ thác phải thu, kế toán ghi: Nợ TK 131- chi tiết đơn vị uỷ thác Nợ TK 6353 Có TK 151- chi tiết hàng nhập khẩu Hoặc: Nợ TK 131- chi tiết đơn vị uỷ thác Có TK 5154 Có TK 151- chi tiết hàng nhập khẩu (9) Khi kết thúc quá trình nhập khẩu uỷ thác, công ty được nhận 1 khoản hoa hồng uỷ thác và phí dịch vụ giao nhận từ lô hàng. + Nếu đơn vị uỷ thác ứng trước tiền hàng cho công ty nhập khẩu thì phí uỷ thác là 0.9% trị giá lô hàng. + Nếu đơn vị uỷ thác không ứng trước tiền hàng cho công ty nhập khẩu thì phí uỷ thác là 3.5% trị giá lô hàng. Xác định hoa hồng uỷ thác, kế toán ghi: Nợ TK 131- chi tiết đơn vị uỷ thác Có TK 51134 Có TK 33311 (10) Bên đơn vị uỷ thác trả tiền cho công ty, kế toán ghi: Nợ TK 1121 Có TK 131- chi tiết đơn vị uỷ thác (11) Tiến hành kết chuyển doanh thu, chi phí để xác định kết quả, kế toán ghi: - Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 51134 Nợ TK 5154 Có TK 911 - Kết chuyển chi phí: Nợ TK 911 Có TK 6353 3.1.4. Trình tự ghi sổ Công ty sử dụng phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING 2003 Trước khi nhập chứng từ vào máy, kế toán tiến hành xây dựng hệ thống danh mục bằng cách mã hoá các các đối tượng như tài khoản, khách hàng, nhà cung cấp… Sau đó chọn một phần hành thích hợp và tiến hành nhập chứng từ. Hàng ngày, kÕ toán căn cứ vào tờ khai hàng nhập khẩu, biên bản giao nhận hàng hoá vào phân hệ kế toán “mua hàng và công nợ phải trả”. Vào phần “cập nhật số liệu” và tiến hành “cập nhật Phiếu nhập khẩu”. Phần mềm kế toán sẽ tự động lên sổ chi tiết TK 151, TK331, … Từ sổ, thẻ kế toán chi tiết máy sẽ tự động lập các bảng tổng hợp chi tiết. Máy sẽ lưu chứng từ và tự động xử lý các dữ liệu. Tự động lên sổ Nhật ký chung, sổ Cái. Hàng tháng, quý kế toán vào phần hành kế toán “tổng hợp” lên Bảng cân đối số phát sinh, lập các báo cáo tài chính bắt buộc và các báo cáo quản trị theo yêu cầu của ban giám đốc. Cụ thể trình tự ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau: B¶ng tæng hîp chi tiÕt mua hµng, thanh to¸n Sæ c¸i TK 151, 131… NhËt ký chung Chøng tõ gèc vÒ nhËp khÈu hµng ho¸ B¶ng c©n ®èi sæ ph¸t sinh B¸o c¸o kÕ to¸n Sæ kÕ to¸n chi tiÕt mua hµng, thanh to¸n Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối kỳ Sơ đồ 3.8: Trình tự ghi sổ của phần hành nhập khẩu ủy thác 3.2. Hạch toán quá trình nhập khẩu trực tiếp 3.2.1. Tài khoản sử dụng + TK 111 – Tiền mặt TK 1111 – Tiền mặt Việt Nam TK 1112 – Tiền mặt ngoại tệ + TK 112 – Tiền gửi ngân hàng TK 1121 – Tiền VNĐ gửi ngân hàng TK 1122 – Tiền gửi – ngoại tệ Chi tiết thành 22 TK cấp 3 + TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường Chi tiết thành 21 TK cấp 2 và 12 TK cấp 3 + TK 144 – Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn Chi tiết thành 4 TK cấp 2, 21 TK cấp 3 và 13 TK cấp 4 + TK 131 – Phải thu của khách hàng Chi tiết thành 4 TK cấp 2 và 28 TK cấp 3 4 TK cấp 2: TK 1311 - Phải thu của các DN trong nội bộ Tổng công ty TK 1312 – Phải thu của các DN nhà nước ngoài Tổng công ty TK 1313 – Phải thu của các DN có vốn nước ngoài TK 1314 – Phải thu của các DN thuộc thành phần kinh tế khác + TK 331 – Phải trả cho người bán Chi tiết thành 4 TK cấp 2 và 60 TK cấp 3 và 2 TK cấp 4 4 TK cấp 2: TK 3311 - Phải trả cho các DN trong nội bộ Tổng công ty TK 3312 – Phải trả cho các DN nhà nước ngoài Tổng công ty TK 3313 – Phải trả cho các DN có vốn nước ngoài TK 3314 – Phải trả cho các DN thuộc thành phần kinh tế khác + TK 338811 – Bảo hiểm + TK 333121 – Thuế GTGT hàng kinh doanh + TK 333312 – Thuế nhập khẩu + TK 333111 – Thuế GTGT đầu ra hàng kinh doanh + TK 5111 – Doanh thu bán hàng hoá + TK 6353 – Chi phí cho hợp đồng mua bán ngoại tệ, chênh lệch tỷ giá + TK 5154 – Chênh lệch tỷ giá + TK 641 – Chi phí bán hàng + TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh + TK 007 – Ngoại tệ các loại Chi tiết thành 8 loại ngoại tệ 3.2.2. Chứng từ sử dụng - Hợp đồng nội - Hợp đồng ngoại thương - Đơn bảo hiểm hàng hoá - Hoá đơn thu phí bảo hiểm - Giấy báo nợ của Ngân hàng - Giấy thông báo nộp thuế - Biên bản bàn giao vật tư, thiết bị - Biên bản giao nhận hàng hoá - Giấy báo phương tiện đến giao hàng - Giấy gửi hàng kiêm giấy vận chuyển hàng hoá - Tê khai hàng hoá nhập khẩu (tờ khai hải quan) - Biên lai thu lệ phí hải quan - Tê khai trị giá tính thuế hàng hoá nhập khẩu - Hoá đơn giá trị gia tăng Trình tự lập chứng từ: Khi nhận được đơn đặt hàng của các công ty xi măng, dựa vào khả năng của mình, công ty sẽ chấp nhận đơn đặt hàng và tiến hành ký hợp đồng nội với các công ty xi măng. Công ty nghiên cứu thị trường và lựa chọn một nhà cung cấp có thể đáp ứng tốt nhất các yêu cầu trong đơn đặt hàng, công ty sẽ ký hợp đồng ngoại thương (contract) với nhà cung cấp nước ngoài. Trong hợp đồng ghi rõ điều khoản về giá cả, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng và phương thức thanh toán. Công ty sẽ mở L/C cho nhà cung cấp, nếu nhà cung cấp chấp nhận L/C thì tiến hành giao hàng. Người xuất khẩu sẽ lập 3 bộ chứng từ theo yêu cầu của thư tín dụng, 2 bộ gửi về Ngân hàng mở L/C, 1 bộ gửi về công ty nhập khẩu. Công ty sẽ mở L/C cho nhà cung cấp, nếu nhà cung cấp chấp nhận L/C thì tiến hành giao hàng. Người xuất khẩu sẽ lập bộ chứng từ theo yêu cầu của thư tín dụng gửi 2 bản cho Ngân hàng mở L/C và 1 bản gửi trực tiếp cho công ty. Công ty sẽ ký hậu và gửi Bộ chứng từ đó xuống cho Chi nhánh của Công ty tại TP Hải Phòng và TP Hồ Chí Minh. Bộ chứng từ bao gồm: Vận đơn (Bill of lading) Hợp đồng thương mại (Invoice) Đóng gãi (Packing list) Chứng nhận xuất xứ hàng hoá - C/O (Certificate of origin) Chứng nhận chất lượng hàng hoá - C/Q (Certificate of quality) Chứng nhận số lượng hàng hoá (Certificate of quantity) Chứng thư giám định (Inspection certificate) Nhưng do điều kiện vận chuyển hàng nhập khẩu ở nước ta thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất, đặc biệt là vận chuyển đường biển. Nên công ty thường mua bảo hiểm cho hàng nhập khẩu. Tuỳ trong hợp đồng thương mại (Invoice) qui định, có thể nhập khẩu theo giá CIF hoặc giá CF. Nếu mua theo giá CIF thì công ty sẽ mua bảo hiểm ở nước ngoài (thường là những hàng hoá nhập từ châu Âu). Khi đó, sẽ có thêm giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance). Còn nếu công ty mua bảo hiểm trong nước khi nhập khẩu theo giá CF, thường mua ở công ty Bảo hiểm Việt Nam (Bảo Việt) thì sẽ thêm chứng từ Đơn bảo hiểm hàng hoá và Hoá đơn thu phí bảo hiểm. Khi thanh toán tiền bảo hiểm sẽ nhận được Giấy báo nợ của Ngân hàng. Khi hàng về đến cảng hoặc sân bay, cơ quan hải quan sẽ lập Tờ khai hàng hoá nhập khẩu và công ty sẽ nhận được Biên lai thu lệ phí hải quan, giấy thông báo nộp thuế và các chứng từ chi hộ liên quan đến việc nhập khẩu. Khi thanh toán tiền thuế và các khoản chi hộ sẽ nhận được Giấy báo nợ của ngân hàng. Khi hàng chuẩn bị về đến cảng, người bán (bên nhập khẩu) phải thông báo cho bên mua để thu xếp nhận hàng trong trường hợp bên mua tự vận chuyển, thu xếp phương tiện vận tải để chuyên chở sẽ có Giấy báo phương tiện đến giao hàng. Với tờ khai hải quan và Bộ chứng từ được gửi xuống, công ty nhận hàng và giao hàng cho người mua, hai bên sẽ tiến hành lập Biên bản bàn giao vật tư, thiết bị; Biên bản giao nhận hàng và Giấy gửi hàng kiêm giấy vận chuyển hàng hoá. Ngân hàng sẽ gửi 2 bộ chứng từ xuống cho công ty, phòng kế toán 1 bộ, phòng nhập khẩu 1 bộ, kế toán lập Hoá đơn giá trị gia tăng cho hàng nhập khẩu. Khi đơn vị giao uỷ thác thanh toán tiền thường thanh toán qua Ngân hàng thì sẽ nhận được giấy báo có của Ngân hàng. 3.2.3. Trình tự hạch toán TK1122 TK144 TK151 TK632 TK911 TK511 TK131 TK1121 (1) (2) (6) (8) (12) (12) (9) (10) (6) TK331 (7) (6) TK 1111 TK 641 TK33311 TK1121 TK338811 (5) (12) (3b) (3a) TK3333 TK133 (4b) (4a) (5) TK 33312 (4b) (4a) (11) Sơ đồ 3.9: Sơ đồ hạch toán nhập khẩu trực tiếp Hoạt động nhập khẩu trực tiếp gồm hai giai đoạn: Nhập khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng nhập khẩu. * Giai đoạn nhập khẩu hàng hoá: (1) Tuỳ theo thoả thuận giữa người bán (Công ty xuất nhập khẩu xi măng) và người mua (các công ty xi măng), người mua có thể ứng trước tiền hàng, nếu ứng trước tiền hàng, kế toán ghi: Nợ TK 1122 Có TK 131 – chi tiết khách hàng (2) Hiện nay, công ty không phải ký quỹ để mở L/C cho nhà cung cấp nước ngoài. Nếu phải ký quỹ, kế toán ghi: Nợ TK 144 Có TK 1122 (3a) Mua bảo hiểm cho hàng nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 151 Có TK 338811 (3b) Thanh toán tiền bảo hiểm, kế toán ghi: Nợ TK 338811 Có TK 1121 (4a) Khi hàng về đến cảng, căn cứ vào tờ khai hàng nhập khẩu, kế toán xác định các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi: Nợ TK 151 Có TK 3333 Nợ TK 133 Có TK 33312 (4b) Thanh toán tiền thuế, kế toán ghi: Nợ TK 3333 Nợ TK 33312 Có TK 1121 (5) Tập hợp chi phí thu mua, bốc dỡ hàng hoá, kế toán ghi: Nợ TK 641 Nợ TK 133 Có TK 1111,1121 (6) Sau khi kiểm tra hàng đầy đủ như yêu cầu, cán bộ chi nhánh tiến hành nhận hàng và thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài, có thể thanh toán hết tiền hàng hoặc thanh toán 1 phần tiền hàng. - Nếu đã ký quỹ, kế toán ghi: Nợ TK 151 Có TK 144 Có TK 331 – chi tiết nhà cung cấp nước ngoài - Nếu không phải ký quỹ, kế toán ghi: Nợ TK 151 Có TK 1122 Có TK 331 – chi tiết nhà cung cấp nước ngoài (7) Thanh toán nốt tiền hàng cho nhà cung cấp nước ngoài, kế toán ghi: Nợ TK 331 – chi tiết nhà cung cấp nước ngoài Có TK 1122 * Giai đoạn tiêu thụ hàng nhập khẩu: Khi hàng đến cảng. cán bộ chi nhánh sẽ thông báo cho bên có nhu cầu hàng ra nhận hàng. Họ sẽ kiểm tra hàng, nếu đồng ý sẽ chấp nhận thanh toán. (8) Kết chuyển giá vốn hàng bán, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 151 (9) Kết chuyển doanh thu, kế toán ghi: Nợ TK 131 – chi tiết khách hàng Có TK 5111 Có TK 33311 (10) Khách hàng trả tiền, kế toán ghi: Nợ TK 1121 Có TK 131 – chi tiết khách hàng (11) Kết chuyển thuế GTGT đầu ra và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kế toán ghi: Nợ TK 33311 Có TK 133 (12) Kết chuyển giá vốn hàng bán, doanh thu, chi phí để xác định kết quả, kế toán ghi: - Kết chuyển chi phí, giá vốn Nợ TK 911 Có TK 632 Có TK 641 - Kết chuyển doanh thu: Nợ TK 5111 Có TK 911 3.2.4. Trình tự ghi sổ Công ty sử dụng phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING 2003 * Giai đoạn nhập khẩu hàng hoá: Kế toán căn cứ vào các chứng từ phát sinh như: biên lai thu lệ phí hải quan, tê khai hàng nhập khẩu, biên bản giao nhận hàng hoá… vào phân hệ kế toán “mua hàng và công nợ phải trả”. Vào phần “cập nhật số liệu” và tiến hành “cập nhật Phiếu nhập khẩu”. Phần mềm kế toán sẽ tự động lên sổ chi tiết TK 151, TK331, …Từ sổ, thẻ kế toán chi tiết máy sẽ tự động lập các bảng tổng hợp chi tiết, sổ Nhật ký chung và sổ Cái. Hàng tháng, quý kế toán vào phần hành kế toán “tổng hợp” lên Bảng cân đối số phát sinh, lập các báo cáo tài chính bắt buộc và các báo cáo quản trị theo yêu cầu của ban giám đốc. Cụ thể trình tự ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau: B¸o c¸o kÕ to¸n B¶ng c©n ®èi sæ ph¸t sinh B¶ng tæng hîp chi tiÕt Sæ kÕ to¸n chi tiÕt Sæ c¸i TK 151, 131… NhËt ký chung Chøng tõ gèc vÒ nhËp khÈu hµng ho¸ Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối kỳ Sơ đồ 3.10: Trình tự ghi sổ của phần hành mua hàng trong trường hợp nhập khẩu trực tiếp * Giai đoạn tiêu thụ hàng nhập khẩu: Kế toán căn cứ vào các chứng từ về tiêu thụ như Hoá đơn GTGT, biên lai…vào phân hệ kế toán “bán hàng và công nộ phải thu”. Vào phần cập nhật số liệu để tiến hành cập nhật. Phần mềm kế toán sẽ tự động lên sổ chi tiết TK 131, 511,…Máy sẽ tự động kết chuyển để xác định kết quả. Từ sổ, thẻ kế toán chi tiết máy sẽ tự động lập các bảng tổng hợp chi tiết. Máy sẽ lưu chứng từ và tự động xử lý các dữ liệu. Tự động lên sổ Nhật ký chung, sổ Cái. Hàng tháng, quý kế toán vào phần hành kế toán “tổng hợp” lên Bảng cân đối số phát sinh, lập các báo cáo tài chính bắt buộc và các báo cáo quản trị theo yêu cầu của ban giám đốc. Sæ tæng hîp chi tiÕt gi¸ vèn, b¸n hµng, thanh to¸n Cụ thể trình tự ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau: sæ chi tiÕt gi¸ vèn vµ sæ chi tiÕt b¸n hµng, sæ chi tiÕt thanh to¸n NhËt ký chung Sæ tæng hîp chi tiÕt gi¸ vèn, b¸n hµng, thanh to¸n Sæ c¸i TK 511,632,641,642,131… Ghi hàng ngày B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o kÕ to¸n Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối kỳ Sơ dồ 3.11: Trình tự ghi sổ phần hành tiêu thụ hàng nhập khẩu trường hợp nhập khẩu trực tiếp 3.3. Hạch toán tiền lương Công ty tính lương cho công nhân viên theo hình thức lương sản phẩm theo doanh thu. Căn cứ vào đơn giá lương của Tổng công ty giao cho công ty đầu năm là 18 đồng/ 1000đồng doanh thu. Tháng này sẽ tính lương tháng trước. Lương sẽ được trả thành 2 kỳ trong 1 tháng vào ngày 3 và 18 hàng tháng. 3.3.1. Chứng từ sử dụng - Bảng chấm công - Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội - Bảng thanh toán tiền lương 3.3.2. Tài khoản sử dụng + TK 334 – Phải trả công nhân viên TK 334111 – Tiền lương TK 334112 – Phải trả khác + TK 3382 – Kinh phí công đoàn + TK 3383 – Bảo hiểm xã hội TK 338311 – Bảo hiểm xã hội nộp ngân sách TK 338312 – Bảo hiểm xã hôị để lại công ty + TK 3384 – Bảo hiểm y tế + TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp Chi tiết thành 4 tài khoản + TK 6411 – Chi phí nhân viên bán hàng Chi tiết thành 4 tài khoản + TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý Chi tiết thành 5 tài khoản + TK 4311 – Quỹ khen thưởng 3.3.3. Trình tự hạch toán * Hạch toán tiền lương TK 111,112 TK 334 TK622 (5) (1) TK6411,6421 (6) (2) TK4311 (3) TK 3383 (4) Sơ đồ 3.12: Sơ đồ hạch toán thanh toán người lao động (1) (2) Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, phụ cấp và nơi sử dụng để phân bổ tiền lương vào chi phí. Kế toán ghi: Nợ TK 622 Nợ TK 6411 Nợ TK 6421 Có TK 334 (3) Tính tiền thưởng phải trả công nhân viên, kế toán ghi: Nợ TK 4311 Có TK 334 (4) Bảo hiểm xã hội phải trả công nhân viên, kế toán ghi: Nợ TK 338 Có TK 334 (5) Thanh toán lương cho công nhân viên, kế toán ghi: Nợ TK 334 Có TK 111, 112 (6) Trả bảo hiểm xã hội cho công nhân viên, kế toán ghi: Nợ TK 334 Có TK 111, 112 * Hạch toán các khoản trích theo lương TK11,112 TK338 TK 622 (5) (1) TK6411,6421 (2) (6) TK 334 (3) TK 111,112 (4) Sơ đồ 3.13: Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lương (1) (2) Trích kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế 19% vào chi phí, kế toán ghi: Nợ TK 622 Nợ TK 6411 Nợ TK 6421 Có TK 338 TK 3382 (2%) TK 3383 (15%) TK 3384 (2%) (3) Khấu trừ vào lương Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kế toán ghi: - 5% bảo hiểm xã hội: Nợ TK 334 Có TK 3383 - 1% bảo hiểm y tế: Nợ TK 334 Có TK 3384 (4) Nhận tiền cấp bù của Quỹ bảo hiểm xã hội, kế toán ghi: Nợ TK 111,112 Có TK 338 – chi tiết (5) Nép 20% BHXH cho cơ quan quản lý,3% cho cơ quan bảo hiểm y tế, nộp 1% cơ quan công đoàn cấp trên kế toán ghi: Nợ TK 338 – chi tiết Có TK 11,112 (6) Chi tiêu 1% kinh phí công đoàn tại công ty, kế toán ghi: Nợ TK 3382 Có TK 111, 112 3.3.4. Trình tù ghi sổ Kế toán căn cứ vào chứng từ phát sinh vào phân hệ kế toán “chi phí và tính giá thành” tiến hành khai báo số liệu, tự động vào bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. Phần mềm kế toán sẽ lưu và tự động vào sổ chi tiết tài khoản 334, 338… Sau đó, máy tự động tổng hợp lên sổ tổng hợp chi tiết, các sổ Cái TK 334, 338… Máy sẽ lưu chứng từ và tự động xử lý các dữ liệu. Tự động lên sổ Nhật ký chung, sổ Cái. Hàng tháng, quý kế toán vào phần hành kế toán “tổng hợp” lên Bảng cân đối số phát sinh, lập các báo cáo tài chính bắt buộc và các báo cáo quản trị theo yêu cầu của ban giám đốc. Cụ thể trình tự ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau: Chøng tõ gèc vµ b¶ng ph©n bæ vÒ tiÒn l­¬ng B¶ng chi tiÕt thanh to¸n cho c«ng nh©n viªn NhËt ký chung Sæ c¸i TK 334, 338 B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¶ng tæng hîp chi tiÕt thanh to¸n cho c«ng nh©n viªn B¸o c¸o kÕ to¸n Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối kỳ Sơ đồ 3.14: Trình tự ghi sổ khi hạch toán tiền lương 3.4. Hạch toán tiền mặt, tiền gửi Đơn vị tiền tệ sử dụng là: Đồng Việt Nam (VNĐ) Phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: theo tỷ giá hạch toán, cuối kỳ đánh giá lại theo tỷ giá thực tế. 3.4.1. Tài khoản sử dụng + TK 111 – Tiền mặt TK1111 – Tiền mặt Việt Nam TK1112 – Tiền mặt ngoại tệ + TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng TK 1121 – Tiền VND gửi ngân hàng Chi tiết cho từng ngân hàng TK 1122 – Tiền gửi – ngoại tệ Chi tiết cho từng loại ngoại tệ 3.4.2. Chứng từ sử dụng - Phiếu thu - Phiếu chi - Giấy báo nợ của ngân hàng - Giấy báo có của ngân hàng - Uỷ nhiệm chi - Biên lai 3.4.3. Trình tự hạch toán TK1122 TK144 TK151 (2) (3) (3) TK131 TK331 (4) (1) TK1121,1111 TK338811 (5) (9) (6) TK3333,33312 TK 641 (8) TK133 (7) TK 334,338 Sơ đồ 3.15: Sơ đồ hạch toán tiền mặt, tiền gửi (1) Khách hàng ứng trước tiền hàng cho công ty nhập khẩu hàng hoá, kế toán ghi: Nợ TK 1122 Có TK 131 (2) Ký quỹ để mở L/C, kế toán ghi: Nợ TK 144 Có TK 1122 (3) Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp nước ngoài, kế toán ghi: Nợ TK 151 Có TK 1122 (thanh toán luôn 100%) (4) Nếu còn nợ, khi thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 1122 (5) Thanh toán tiền bảo hiểm hàng hoá, kế toán ghi: Nợ TK 338811 Có Tk 1121 (6) Thanh toán tiền thuế, kế toán ghi: Nợ TK 3333 Nợ TK 33312 Có TK 1121 (7) Thanh toán lương hoặc nộp cho cơ quan quản lý quỹ các khoản trích theo lương, kế toán ghi: Nợ TK 334 Nợ TK 338 Có TK 1121, 1111 (8) Thanh toán chi phí bán hàng phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 641 Nợ TK 133 Có TK 1121 (9) Khách hàng trả tiền cho công ty, kế toán ghi: Nợ TK 1121 Có TK 131 3.4.4. Trình tù ghi sổ Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ phát sinh như phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu lệ phí hải quan, tê khai hàng nhập khẩu vào phân hệ kế toán “tiền mặt, tiền gửi, tiền vay”. Vào phần “cập nhật số liệu” và tiến hành nhập dữ liệu vào “Phiếu thu”; “Phiếu chi”; “Giấy báo nợ của ngân hàng”; “ Giấy báo có của ngân hàng”…Phần mềm kế toán sẽ tự động kết chuyển số liệu trên vào sổ chi tiết TK 641, TK111,…Từ sổ chi tiết máy sẽ tự động lên sổ tổng hợp chi tiết. Máy sẽ lưu chứng từ và tự động xử lý các dữ liệu. Tự động lên sổ Nhật ký chung, sổ Cái. Hàng tháng, quý kế toán vào phần hành kế toán “tổng hợp” lên Bảng cân đối số phát sinh, lập các báo cáo tài chính bắt buộc và các báo cáo quản trị theo yêu cầu của ban giám đốc. Cụ thể trình tự ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau: B¸o c¸o kÕ to¸n Chøng tõ gèc NhËt ký chung Sæ c¸i TK 111,112 B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh Sæ quü Sæ kÕ to¸n chi tiÕt Sæ tæng hîp chi tiÕt Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối kỳ Sơ đồ 3.16: Trình tự ghi sổ của phần hành tiền 3.5. Hạch toán tài sản cố định - Tài sản cố định hữu hình được phản ánh bằng nguyên giá - Phương pháp khấu hao: thời gian sử dụng hữu Ých hoặc tỷ lệ khấu hao TSCĐ tính theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian sử dụng ước tính của TSCĐ, phù hợp với Quyết định số 206/2003/BTC ngày 12/12/2003. 3.5.1. Tài khoản sử dụng TK 211 – Tài sản cố định hữu hình Chi tiết thành các tài khoản 3.5.2. Chứng từ sử dụng - Thẻ tài sản cố định - Biên bản giao nhận tài sản cố định - Biên bản thanh lý tài sản cố định - Biên bản đánh giá lại TSCĐ - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 3.5.3. Trình tự hạch toán TK1121,1111 TK 211 (1) TK 214 TK 642 TK711 TK133 (3) (2) (4) TK33311 Sơ đồ 3.16: Sơ đồ hạch toán TSCĐ (1) Mua TSCĐ mới, kế toán ghi: Nợ TK 211 Nợ TK 133 Có TK 111, 112 (2) Trích khấu hao vào chi phí, kế toán ghi: Nợ TK 642 Có TK 214 (3) Khi tài sản khấu hao hết thi công ty tiến hành thanh lý, kế toán ghi: Nợ TK 214 Có TK 211 (4) Thu thanh lý, kế toán ghi: Nợ TK 111,112 Có TK 711 Có TK 3331 3.4.4. Trình tù ghi sổ Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan vào phân hệ kế toán “Tài sản cố định” tiến hành cập chứng từ. Máy sẽ tự động lên các sổ chi tiết, sổ tổng hợp theo yêu cầu. Máy sẽ lưu chứng từ và tự động xử lý các dữ liệu. Tự động lên sổ Nhật ký chung, sổ Cái. Hàng tháng, quý kế toán vào phần hành kế toán “tổng hợp” lên Bảng cân đối số phát sinh, lập các báo cáo tài chính bắt buộc và các báo cáo quản trị theo yêu cầu của ban giám đốc. Cụ thể trình tự ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau: Chøng tõ t¨ng, gi¶m vµ khÊu hao TSC§ ThÎ TSC§ NhËt ký chung Sæ c¸i TK 211,214… B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh Sæ tæng hîp TSC§ B¸o c¸o kÕ to¸n Sæ chi tiÕt TSC§ theo ®¬n vÞ sö dông Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối kỳ Sơ đồ 3.18: Trình tự ghi sổ phần hành TSCĐ III. NHữNG NHậN XéT Về Tổ CHứC QUảN Lý KINH DOANH Và Tổ CHứC Kế TOáN TạI CÔNG TY XUấT NHậP KHẩU XI MĂNG 1. Tổ chức quản lý kinh doanh 1.1. Ưu điểm - Mô hình quản lý Công ty xuất nhập khẩu xi măng (VINACIMEX) tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến. Cấp trên trực tiếp điều hành và quản lý cấp dưới, cấp dưới chỉ thực thi mệnh lệnh, hướng dẫn của cấp trên. Công ty áp dụng mô hình này là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm và qui mô kinh doanh của công ty. Áp dụng mô hình này giúp cho bộ máy quản lý của công ty vừa gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí lại đạt hiệu quả cao. Các phòng, ban được phân công nhiệm vụ rõ ràng (5 phòng và 2 chi nhánh) nên công việc không bị chồng chéo. Các phòng, ban xác định nhiệm vụ được giao, thực hiện một cách độc lập nhằm đạt hiệu quả cao nhất theo đúng mục tiêu đề ra của công ty. - Đội ngũ nhân viên Công ty có đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao (100% nhân viên có trình độ đại học và trên đại học) được bố trí phù hợp với từng phòng, ban của công ty. - Phương thức kinh doanh + Công ty chỉ nhập khẩu vật tư, thiết bị, clinker ... khi có đơn đặt hàng của các công ty xi măng nên tránh được tình trạng ứ đọng vốn, hàng không bán được. + Công ty bán hàng theo phương thức bán vận chuyển thẳng không qua kho (giao tay ba) nên không mất chi phí xây dựng kho, bãi và chi phí cho đội ngũ quản lý kho, bãi mà chỉ mất chi phí bốc xếp và chi phí lưu kho tại cảng nhập hàng hoá. 1.2. Nhược điểm - Phương thức kinh doanh Công ty chỉ nhập khẩu hàng hoá khi có đơn đặt hàng của các công ty xi măng, không có hàng lưu kho. Nên nhiều khi không đáp ứng được yêu cầu đột xuất của các công ty xi măng khi họ có yêu cầu vì thời gian làm thủ tục nhập khẩu và nhận hàng là tương đối dài. Ví dụ như: Dây chuyền sản xuất xi măng của 1 công ty xi măng đang hoạt động thì gặp sự cố nào đấy nên máy móc bị hỏng không thể tiếp tục quá trình sản xuất, muốn mua máy mới để thay thế nhưng khi đặt hàng thì phải mất một thời gian thì mới có máy mới để thay thế. Vì vậy, không thể đạt được hiệu quả kinh doanh như theo kế hoạch đề ra. 2. Tổ chức kế toán 2.1. Ưu điểm - Mô hình tổ chức kế toán: Mô hình tổ chức kế toán của công ty cũng được áp dụng theo mô hình tập trung. Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ, tiết kiệm, việc xử lý và cung cấp thông tin nhanh nhạy. - Đội ngũ nhân viên: Phòng kế toán tài chính gồm 7 nhân viên với trình độ đại học và trên đại học được bố trí một cách hợp lý, phù hợp với trình độ chuyên môn của mỗi người. - Công nghệ thông tin: Công việc kế toán được thực hiện trên máy bằng phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING 2003. Nhờ hệ thống công nghệ thông tin hiện đại đảm bảo việc xử lý thông tin kế toán một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời và đạt hiệu quả cao với một khối lượng công việc tương đối lớn. - Hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản kế toán của công ty được sử dụng theo đúng chế độ qui định của Bộ Tài chính. Ngoài ra, để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và qui mô kinh doanh, công ty còn đăng ký lập thêm một số tài khoản cấp 3 và cấp 4 để quản lý chi tiết từng đối tượng dưới sự cho phép của Bộ Tài chính. - Hệ thống chứng từ: Chứng từ được lập theo đúng biểu mẫu qui định của Bộ Tài chính. - Hệ thống sổ sách kế toán: Công ty áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức nhật ký chung. Nhật ký chung là hình thức đơn giản, dễ ghi và đặc biệt phù hợp khi công ty thực hiện kế toán bằng máy. - Công tác kế toán được thực hiện đầy đủ, nhanh chóng, chính xác và khoa học theo một trình tự đầy đủ nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. 2.2. Nhược điểm - Hệ thống sổ sách kế toán Kế toán áp dụng hình thức sổ là hình thức nhật ký chung nhưng có một số điểm chưa đúng theo chế độ qui định: + Sổ nhật ký chung sử dụng không có cột “Đã ghi sổ” so với mẫu sổ mà Bộ Tài chính qui định. + Sổ Cái sử dụng không có cột “Trang sổ nhật ký chung” so với mẫu sổ mà Bộ Tài chính qui định. Công ty làm kế toán bằng máy nên sổ in ra theo hình thức sổ tờ rời nên khó khăn trong công tác quản lý, lưu trữ. - Sử dụng tài khoản kế toán: + Trong hệ thống tài khoản của Công ty có tài khoản 1562 – Chi phí thu mua hàng hoá. Nhưng do đặc điểm kinh doanh của công ty là bán vận chuyển thẳng không qua kho nên tất cả các chi phí thu mua hàng hoá công ty hạch toán hết vào chi phí bán hàng – TK 641 mà không sử dụng TK 1562. Nên khó khăn trong việc xác định chi phí thu mua và chi phí bán hàng để có kế hoạch giảm chi phí cho phù hợp. Điều đó cũng làm cho kết quả kinh doanh không được phản ánh chính xác. + Kế toán không phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho số hàng bán chưa tiêu thụ và đã tiêu thụ giữa các kỳ mà kết chuyển hết sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh. Điều này cũng dẫn tới kết quả kinh doanh không được phản ánh chính xác. - Phương thức thanh toán: Công ty áp dụng hình thức thanh toán chậm nên vốn của Công ty thường bị chiếm dụng. - Công ty không lập dự phòng phải thu khó đòi nên chưa phản ánh chính xác giá trị các khoản phải thu. Thực tế phát sinh các khoản nợ khó đòi thì sẽ khó trong việc xử lý. 3. Phương hướng hoàn thiện Công ty cần có biện pháp chủ động đối phó với những khó khăn do tăng giá vật tư đầu vào, tiếp tục thực hiện tiết kiệm trong tất cả các khâu. Căn cứ vào kế hoạch do Tổng công ty giao cho, Công ty xuất nhập khẩu xi măng có biện pháp triển khai thực hiện phù hợp với điều kiện của đơn vị mình, phấn đấu hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch được giao. Công ty có kế hoạch nhập hàng về lưu kho để có thể cung cấp cho khách hàng khi họ có nhu cầu đột xuất. Cần sử dụng một số tài khoản cho đúng với qui định như sử dụng tài khoản 1562- chi phí thu mua, không đưa hết vào tài khoản 641. Tiến hành phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ để tránh tình trạng chi phí kỳ này thì quá cao, chi phí kỳ sau lại thấp, không phản ánh đúng kết quả kinh doanh trong kỳ. Lập dự phòng phải thu khó đòi để phản ánh đúng giá trị các khoản phải thu. MỤC LỤC