Đặc điểm về tổ chức kế toán tại Công ty Xây dựng số 34

ình hoạt động của Công ty Hàng năm công ty thường tiến hành hoạt động tìm kiếm công việc thông qua các hợp đồng kinh tế được ký kết với các đối tác trong và ngoài nước. Chính vì vậy quy trình hoạt động của Công ty bắt đâu bằng việc tiếp thị để tìm kiếm khách hàng. Ta có thể hình dung quy trình hoạt động của Công ty qua sơ đồ sau: Tiếp thị Lập hồ sơ dự thầu Nhận thầu Thi công Kiểm tra, nghiệm thu, bàn giao Sơ đồ 1: Quy trình hoạt động của Công ty Xây dựng số 34 Tiếp thị: là công việc tổ chức hệ thống tiép cận và nắm bắt các thông tin để tìm kiếm việc làm. Việc tìm kiếm này nhằm nắm bắt các diễn biến về giá cả và nhu cầu thị trường trong và ngoài nước, chuẩn bị số liệu cần thiết cho việc giới thiệu, quảng cáo với khách hàng và phục vụ việc tham gia đấu thầu các công trình. Lập hồ sơ dự thầu: bao gồm: + Bóc tiên lượng dự toán. + Biện pháp tổ chức thi công. + Đưa ra tiến độ thi công. Bước này do phòng Kinh tế - Kỹ thuật thực hiện dưới sự chỉ đạo của Ban Giám đốc. Nhận thầu: Sau khi lập hồ sơ dự thầu và gửi đến đơn vị khách hàng để tham gia đấu thầu theo NĐ 88/1999/CP. Nếu trúng thầu thì tiến hành tổ chức thi công công trình. Tiến hành thi công: Việc tổ chức thi công dựa vào hồ sơ dự thầu và yêu cầu của bên chủ đầu tư. Những công việc chủ yếu bao gồm: + Tiếp nhận hồ sơ nghiên cứu bản vẽ thiết kế,đề xuất ý kiến thay đổi hoặc bổ sung thiết kế cho phù hợp với điều kiện thi công song phải đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật. + Lập các biện pháp thi công biện pháp an toàn. + Kiểm tra, giám sát, hướng dẫn các đơn vị trong quá trình tổ chức thi công đảm bảo chất lượng, kỹ thuật và các biện pháp an toàn lao động. + Chỉ đạo các đơn vị phụ thuộc thực hiện các quy định về quản lý, sử dụng vật tư, thiết bị máy móc, kiểm tra, xác nhận khối lượng công việc hoàn thành, thanh quyết toán. + Lập chương trình áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ. + Soạn thảo, phổ biến các quy trình quy phạm kỹ thuật mới cho các cán bộ đơn vị phụ thuộc. Công trình sau khi hoàn thành được kiểm tra, nghiệm thu, bàn giao cho đơn vị chủ đầu tư. Công ty Xây dựng số 34 tổ chức sản xuất phổ biến theo phương thức khoán gọn các công trình, hạng mục công trình, khối lượng công việc hoặc công việc cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp (đội, xí nghiệp). Trong giá khoán gọn bao gồm cả tiền lương, chi phí về vật liệu, công cụ, dụng cụ thi công, chi phí chung của bộ phận nhận khoán. Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Xây dựng số 34: Công ty Xây dựng số 34 tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình tập trung gồm: Giám đốc Công ty, các Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc phụ trách các mảng khác nhau, Kế toán trưởng giúp đỡ Giám đốc quản lý về mặt tài chính, tiếp theo là các phòng ban chức năng, các đội xây dựng, các xí nghiệp xây lắp. Có thể khái quát cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Xây dựng số 34 như sau: Giám đốc Công ty Phó giám đốc Phó giám đốc Kế toán trưởng Phòng KT, KH, KT Phòng TCLĐ Phòng TCKT Các xí nghiệp: 1, 2, 3, 4 Các đội xây lắp: 1, 2, 5, 8, 9 Chi nhánh tại Thái Nguyên Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Xây dựng số 34 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận, phòng ban như sau: Giám dốc Công ty: Giám đốc công ty do Hội đồng quản trị Tổng Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Tổng Giám đốc. Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc và pháp luật về điều hành hoạt động của Công ty. Giám đốc có quyền hạn cao nhất trong Công ty như: Tổ chức , điều hành các hoạt đông của Công ty, xây dựng các phương án, kế hoạch mở rộng đầu tư, liên doanh, liên kết... Phó giám đốc Công ty: Phó giám đốc Công ty giúp việc cho Giám đốc theo phận sự phân công và uỷ quyền của Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty và pháp luật về nhiệm vụ được phân công và uỷ quyền. Kế toán trưởng Công ty: Kế toán trưởng Công ty giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức việc thực hiện phân công công tác kế toán, thống kê của Công ty và có nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật. Các phòng ban chức năng: Phòng Kinh tế - Kế hoạch - Kỹ thuật - Tiếp thị: - Là đầu mối trong công tác tiếp thị tìm kiếm công việc và chuẩn bị hồ sơ dự thầu và đấu thầu. - Nhận hồ sơ thiết kế, dự toán và các tài liệu có liên quan để giao lại cho đơn vị nhận thi công, là đầu mối giao tài liệu thanh quyết toán trước khi trình Giám đốc ký duyệt, nhận tài liệu khi đã được chủ đầu tư và đơn vị chủ quản phê duyệt để sao gửi cho các đơn vị, phòng ban có liên quan. - Tham gia cùng với đơn vị tính toán, điều chỉnh bổ sung đơn giá, xây dựng đơn giá đối với những công việc khác biệt, kiểm tra dự toán, quyết toán của các công trình trước khi trình Giám đốc. - Chuẩn bị mọi thủ tục, giao nhiệm vụ cho đơn vị thi công sau khi đã được Giám đốc công ty giao việc. - Soạn thảo các hợp đồng kinh tế, giao nhận thầu với bên A, theo dõi đơn vị thi công trong quá trình thực hiện hợp đồng để điều chỉnh hoặc bổ sung (nếu có thay đổi cần thiết hoăc khối lượng phát sinh). - Kết hợp với đơn vị phụ thuộc tiến hành thanh lý hợp đồng giữa Công ty với bên A sau khi công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng. - Kiểm tra, tính toán xác nhận khối lượng thực tế htực hiện của các đơn vị hàng tháng để Giám đốc Công ty ký duyệt tạm ứng tiền mua vật tư , tiền lương và các chi phí khác khi chưa có quyết toán A - B và làm cơ sở cho quyết toán chính thức. - Lập và kết hợp với đơn vị phụ thuộc để lập biện pháp thi công, kèm theo biện pháp an toàn lao động cho các công trình. - Kiểm tra, giám sát tiến độ kỹ thuật, chất lượng an toàn, bảo hộ lao động các công trình theo chức năng, nhiệm vụ. - Cùng với các đơn vị trực thuộc quan hệ với bên A và đơn vị thiết kế để giải quyết những vướng mắc về kỹ thuật, chất lượng, thay đổi thiết kế trong quá trình thi công. Phòng tổ chức lao động tiền lương: -Chuẩn bị hợp đồng giao khoán (khi đã có giấy giao nhiệm vụ và thống nhất nội dung, tỷ lệ thu nộp được giám đốc ký duyệt). - Theo dõi đơn vị thực hiện hợp đồng khoán gồm: kiểm tra nhân lực, chứng từ lương, định mức đơn giá khoán nội bộ,phân phối tiền lương, tiền thưởng trên cơ sở các chính sách đối với người lao động, theo quy định của bộ luật lao động và những quy định, quy chế nội bộ. - Căn cứ vào tình hình sản xuất, quy mô và tính chất công trình để cùng đơn vị phụ thuộc bố trí lực lương cán bộ công nhân phù hợp với yêu cầu công việc. - Thanh lý hợp đồng giao khoán giữa Công ty với các đơn vị phụ thuộc khi có hồ sơ thanh quyết toán đã được thẩm định. Phòng tài chính kế toán: - Hàng tháng căn cứ vào khối lượng các đơn vị thực hiện đã được phòng KT.KH.KT kiểm tra xác nhận từng công trình để cho vay vồn theo quy chế sau khi được Giám đốc phê duyệt. - Kiểm tra việc sử dụng vốn vay của các đơn vị để bảo đảm chi đúng mục đích và nâng cao hiệu quả của đồng vốn. - Kiểm tra việc báo cáo hạch toán thu chi của các đơn vị theo mẫu biểu Công ty hướng dẫn, các chứng từ vật tư, tiền lương, chứng từ chi khác theo quy định của Nghị định 59/CP và các thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính, nếu phát hiện có sai sót hoặc chưa hợp lý yêu cầu đơn vị sửa chữa ngay để đảm bảo tính chính xác của số liệu. - Kết hợp với phòng KT.KH.KT và các đơn vị để lập kế hoạch thu hồi vốn, đôn đốc và cùng với các đơn vị trực thuộc thu hồi vốn hàng tháng. - Hạch toán giá thành, phân tích hoạt động kinh tế của Công ty trên cơ sở các thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính và chế dộ chính sách của Nhà nước. Phần II: đặc điểm về tổ chức kế toán tại công ty xây dựng số 34 Tổ chức kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo nguyên tắc hạch toán phụ thuộc. Phòng kế toán của Công ty có 6 người gồm: 1 kế toán trưởng và 5 kế toán viên dưới nữa là các nhân viên kế toán của các đội, các xí nghiệp. Dưới các đơn vị trực thuộc như đội, xí nghiệp không có bộ máy kế toán độc lập. Có thể khái quát hệ thống tổ chức bộ máy kế toán theo sơ đồ sau: Kế toán trưởng Kế toán thuế - lương Kế toán cpsx Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ -VT Kế toán quỹ Nhân viên kế toán các đơn vị trực thuộc Sơ đồ 3: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán tại Công ty Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán: - Kế toán trưởng: +Trực tiếp phân công công việc cho từng cán bộ trong phòng thực hiện. + Chỉ đạo công tác hạch toán, kế toán, quản lý tài chính nói chung từ các đội, các phòng ban đến các xí nghiệp trực thuộc. + Nghiệm thu khối lượng công trình hoàn thành cho các xí nghiệp trực thuộc cùng các phòng chức năng xây dựng cơ chế quản lý, kế hoạch mua sắm trang thiết bị mới. + Liên với với các cơ quan chủ quản như Ban tài chính Tổng Công ty, Tổng cục thuế, Cục quản lý doanh nghiệp... - Kế toán tổng hợp: + Vào Sổ nhật ký chung và Sổ cái toàn bộ các tài khoản phát sinh hàng tháng. + Kiểm tra định khoản trên bảng kê toàn bộ các chứng từ phát sinh của khối cơ quan, Công ty. + Tổng hợp Bảng cân đối phát sinh của các đội, các xí nghiệp trực thuộc để lập Bảng cân đối phát sinh của toàn bộ Công ty. + Xác định kết quả kinh doanh của khối cơ quan Công ty, hạch toán thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, kết chuyển và xác định kết quả hoạt động tài chính và hoạt động bất thường. + Lập Báo cáo Tài chính toàn Công ty. - Kế toán quỹ, công nợ: + Theo dõi cấp phát chi phí cho 4 xí nghiệp và các tổ, đội, lập báo cáo chi tiết công nợ giữa Công ty với các đơn vị. + Kiểm tra, đối chiếu các chứng từ thu- chi, chứng từ ngân hàng. + Quản lý quỹ, lập báo cáo quỹ. -Kế toán TSCĐ và vật tư: + Vào sổ chi tiết tăng, giảm TSCĐ của khối cơ quan Công ty. + Trích khấu hao TSCĐ hàng tháng, quý của khối cơ quan Công ty. + Lập báo cáo tổng hợp tăng giảm TSCĐ, vốn kinh doanh, nguồn vốn khấu hao. + Vào sổ tổng hợp vật tư, công cụ, dụng cụ. + Lên bảng kê và hạch toán cũng như vào thẻ chi tiết theo dõi nhập, xuất tồn vật tư. + Lập bảng quyết toán hạch toán chi phí và báo nợ cho các đơn vị. - Kế toán thuế và tiền lương: + Hàng tháng tổng hợp bảng kê thuế GTGT đầu vào của các đơn vị khoán để lập bảng kê thuế GTGT với Cục thuế Hà Nội, lập bảng kê khai thuế GTGT đầu ra. + Xác định thuế GTGT phải nộp và được khấu trừ hàng tháng. + Lập báo cáo chi tiết hình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nước. + Căn cứ bảng kê phân bổ lương hàng tháng để báo cáo danh sách cán bộ công nhân viên của đơn vị làm việc tại các công trình về phòng Tổ chức lao động tiền lương theo mẫu quy định tại Công ty. - Kế toán chi phí sản xuất và giá thành: +Tập hợp và kết chuyển chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công và chi phí sản xuất chung. + Tổng hợp biểu chi phí giá thành công trình của các đơn vị trực thuộc. + Kết chuyển giá thành và tính lãi, lỗ từng công trình. - Nhân viên kế toán của các đơn vị trực thuộc: ở các đơn vị trực thuộc không có bộ máy kế toán mà chỉ có các nhân viên kế toán, các nhân viên này làm nhiệm vụ thu thập chứng từ liên quan đến chi phí sản xuất. Định kỳ hàng tháng, hàng quý các nhân viên kế toán phải gửi về công ty để đối chiếu, so sánh với nhân viên của phòng kế toán. Tổ chức hệ thống chứng từ: + Tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu chi, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi. + Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Bảng tính khấu hao TSCĐ, Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. + Tiền lương: Bảng chấm công và chia lương, Bảng thanh toán lương chi tiết, Bảng tổng hợp thanh toán lương, Bảng phân bổ lương. + Chi phí: Bảng kê chi phí vật liệu, Bảng kê chi phí nhân công, Bảng kê chi phí máy thi công, Bảng kê chi phí khác, Bảng kê chứng từ chi phí. 3- Tổ chức hệ thống sổ kế toán: Để theo dõi tình hình hoạt động tài chính của đơn vị hình thức sổ được áp dụng tại Công ty là hình thức Nhật ký chung. Phần mềm kế toán mà Công ty sử dụng là phần mềm CAP 3.00 Trình tự tổ chức sổ kế toán có thể mô tả như sau: Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ/thẻ KT chi tiết Sổ cái Bảng TH chi tiết Báo cáo tài chính Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ tại Công ty Xây dựng số 34 Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng, cuối quý Trình tự ghi sổ như sau: Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó từ Nhật ký chung lấy số liệu ghi vào sổ cái theo các tài khoản. Với các đối tượng liên quan đến hạch toán chi tiết từ chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng kế toán cộng sổ cái lấy số liệu lập bảng cân đối số phát sinh, cộng sổ chi tiết lấy số liệu lập bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu giữa Sổ cái với Bảng tổng hợp chi tiết nhằm đảm bảo tính khớp đúng của số liệu sau đó lập các Báo cáo Tài chính. Các phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty Xây dựng số 34: 1- Kế toán vốn bằng tiền: Tiền đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Tiền là phương tiện thanh toán chủ yếu giữa các bên trong thực hiện hợp đồng. Đồng thời tiền còn là loại tài sản dễ vận chuyển, sử dụng được ngay do đó dễ thất thoát. Vì vậy công tác quản lý vốn bằng tiền ở Công ty là không thể thiếu. Tại Công ty Xây dựng số 34 sử dụng tiền mặt VNĐ và tiền gửi Ngân hàng VNĐ. a- Kế toán tiền mặt: Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 111 “Tiền mặt”. Tài khoản này được chi tiết thành tiểu khoản 1111 “Tiền mặt Việt Nam”. Hệ thống chứng từ sử dụng: Chứng từ sử dụng trong quản lý tiền mặt là Phiếu thu, Phiếu chi và các chứng từ đi kèm như: _ Giấy đề nghị vay tạm ứng. _ Giấy đề nghị nộp tiền. _ Bảng thanh toán lương. _ Giấy nộp tiền BHXH. Người nộp tiền Lập giấy đề nghị nộp tiền Phòng kế toán Công ty Xem xét ký duyệt Kế toán thanh toán Kế toán trưởng, Thủ trưởng ĐV Thủ quỹ Kế toán thanh toán Lập phiếu thu Ký duyệt phiếu thu Thu tiền nộp vào quỹ Ghi sổ và bảo quản,lưu trữ lưu giữ Sơ đồ 5: Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt: Người nộp tiền (khách hàng, chủ nhiệm các công trình) sẽ lập Giấy đề nghị nộp tiền và gửi đến phòng kế toán. Kế toán thanh toán sẽ xem xét, lập phiếu thu và chuyển chờ Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Phiếu thu được lập thành 3 liên: 1 liên giao cho người nộp tiền,1 liên kế toán lưu lại, liên còn lại giao cho thủ quỹ. Sau khi Phiếu thu được Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị ký xác nhận, thủ quỹ sẽ tiến hành thu tiền theo đúng số tiền ghi trên phiếu thu. Đồng thời lập Báo cáo quỹ gửi cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán tiến hành ghi sổ và bảo quản, lưu trữ. Các khoản chi của Công ty chủ yếu là chi tạm ứng cho công trình,chi nộp ngân sách, chi lương quản lý,chi thanh toán với nhà cung cấp. ở đây chúng ta xem xét đến một chu trình chi chủ yếu, đó là chi tạm ứng. Người xin chi tiền Lập giấy đề nghị chi tiền Phòng Kế hoạch kỹ thuật Xem xét ký duyệt Kế toán thanh toán Lập phiếu chi Kế toán trưởng Thủ trưởng ĐV Ký duyệt phiếu chi Thủ quỹ Chi tiền Sơ đồ 6: Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền tạm ứng + Căn cứ vào nhu cầu về nguyên vật liệu, nhân công thuê ngoài và các chi phí khác, người xin chi, thường là chủ nhiệm công trình, đội trưởng đội xây dựng viết Giấy đề nghị tạm ứng, trong Giấy xin tạm ứng phải ghi rõ lý do xin tạm ứng và số tiền xin tạm ứng. + Giấy đề nghị tạm ứng được chuyển đến phòng Kế hoạch kỹ thuật. Sau khi xem xét tính hợp lý của lý do cũng như lượng tiền xin tạm ứng (dựa trên cơ sở khối lượng thực tế đơn vị đã thực hiện), Trưởng phòng ký duyệt xác nhận. + Sau đó Giấy đề nghị được đưa lên phòng Tài chính-Kế toán, Kế toán trưởng sẽ ký duyệt sau khi xem xét số tiền mà đội đã thoả thuận theo hợp đồng giao khoán, xác định tỷ lệ % được hưởng, thuế và tỷ lệ % nộp Công ty. + Giấy dề nghị tạm ứng tiếp tục được đưa lên Giám đốc ký duyệt đồng ý cho tạm ứng tiền mua vật tư, thuê nhân công và các chi phí khác khi chưa có quyết toán giữa hai bên theo yêu cầu của đội, xí ngiệp. + Sau khi có đầy đủ xác nhận cần thiết, Giấy đề nghị vay tạm ứng được gửi lại phòng kế toán, kế toán thanh toán lập phiếu chi (lập 3 liên: 1 liên gửi cho người nhận tiền, 1 liên lưu trữ bảo quản, 1 liên chuyển thủ quỹ). + Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi tiến hành chi tiền đồng thời ghi vào sổ quỹ và báo cáo quỹ. + Cuối tháng, kế toán thanh toán kẹp các chứng từ liên quan đưa vào sổ theo dõi theo tháng. Như vậy quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền tạm ứng tại Công ty Xây dựng số 34 có điểm khác biệt so với các doanh nghiệp khác. Đó là việc Giấy đề nghị chi tạm ứng phải có sự ký duyệt của phòng Kinh tế - Kế hoạch - Kỹ thuật trước khi chuyển cho phòng kế toán, nhưng Giấy đề nghị chi tạm ứng lại không được Thủ trưởng đơn vị và Kế toán trưởng ký duyệt trước khi chuyển cho kế toán thanh toán để kế toán thanh toán lập phiếu chi. * Sổ sách kế toán sử dụng: + Sổ tổng hợp: Hình thức sổ mà Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung do đó sổ tổng hợp mà Công ty sử dụng để theo dõi tiền mặt là Sổ nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 1111. Công ty không sử dụng Sổ nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền. + Sổ chi tiết: Để theo dõi chi tiết tiền mặt, Công ty sử dụng các sổ chi tiết sau: _ Báo cáo quỹ tiền mặt _ Sổ quỹ tiền mặt. Báo cáo quỹ và sổ quỹ tiền mặt là những sổ tờ rời đến cuối năm được đóng thành sổ. Hàng ngày sau khi thu, chi tiền mặt thủ quỹ lập Sổ quỹ và Báo cáo quỹ làm 2 liên: 1 liên giữ lại, 1 liên gửi cho kế toán thanh toán. Kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết. Kế toán tiền gửi ngân hàng: *Tài khoản sử dụng: Để theo dõi tình hình biến động của lượng tiền gửi ngân hàng, Công ty sử dụng tài khoản 1121 “ Tiền gửi ngân hàng”. Do Công ty không sử dụng ngoại tệ để thanh toán nên tài khoản tiền gửi ngân hàng được chi tiết theo từng đối tượng tín dụng: _ TK 11211: Tiền gửi VND tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam. _ TK 11212: Tiền gửi VND tại Ngân hàng Công thương Thanh Xuân. _ TK11213: Tiền gửi VND tại Sở giao dịch I Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam. _ TK 11214: Tiền gửi VND tại Ngân hàng Công thương Thái nguyên. *Chứng từ sử dụng: Để thuận tiện trong việc thanh toán, Công ty đã uỷ nhiệm cho Ngân hàng thực hiện dịch vụ thanh toán hộ thông qua các chứng từ: Uỷ nhiệm thu. Uỷ nhiệm chi. Những chứng từ này phải có các hoá đơn đi kèm như: Hoá đơn GTGT, Giấy đề nghị chi tạm ứng, Giấy lĩnh tiền mặt, Bảng kê nộp BHXH, Giấy nộp tiền vào ngân sách bằng chuyển khoản, Quyết toán A-B, Giấy đồng ý chấp nhận thanh toán, Uỷ nhiệm thu của khách hàng... Quy trình luân chuyển chứng từ TGNH được khái quát theo sơ đồ dưới đây: Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Ngân hàng Kế toán thanh toán Lập UNC,UNT Xem xét ký duyệt Ký duyệt Thực hiện dịch vụ Lưu trữ và bảo quản chứng từ Sơ đồ 7: Quy trình luân chuyển chứng từ Tiền gửi ngân hàng. + Xuất phát từ nhu cầu thanh toán với bên ngoài về tiền mua nguyên vật liệu, tài sản cố định, các dịch vụ khác...kế toán thanh toán lập uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi. Các chứng từ này được lập thành 4 liên, đặt giấy than viết 1 lần nhưng phải được ký trực tiếp trên cả 4 liên bởi Kế toán thanh toán, Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị. 4 liên được gửi cả lên ngân hàng kèm theo các chứng từ liên quan: Hoá đơn GTGT, Bảng kê BHXH, Giấy nộp tiền vào Ngân hàng... + Ngân hàng sẽ kiểm tra số dư Tiền gửi Ngân hàng của Công ty, đối chiếu với số tiền trên Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi và thực hiện dịch vụ thu, chi hộ: Ngân hàng gửi 1 liên( Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi) tới đối tượng thanh toán, 1 liên đến Ngân hàng nhận hoặc chi tiền, 1 liên giữ lại Ngân hàng, 1 liên gửi lại cho Công ty kèm theo Giấy báo số dư khách hàng, Phiếu thu dịch vụ kiêm hoá đơn. + Sau khi nhận được Uỷ hiệm thu, Uỷ nhiệm chi của Ngân hàng gửi lại, kế toán thanh toán ghi sổ tổng hợp, sổ chi tiết và lưu trữ. * Sổ sách kế toán sử dụng: + Sổ tổng hợp: Công ty sử dụng các sổ tổng hợp sau để theo dõi tiền gửi ngân hàng: _ Sổ nhật ký chung. _ Sổ cái Tài khoản 11211, 11212, 11213, 11214. + Sổ chi tiết: Để theo dõi chi tiết tiền gửi Ngân hàng Công ty sử dụng Sổ chi tiết Tài khoản tiền gửi Ngân hàng. * Trình tự hạch toán kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng tại Công ty Xây dựng số 34. Tương tự như các đơn vị khác, trình tự hạch toán tiền tại Công ty được mô tả qua sơ đồ sau:  TK1121 TK1111,1121 TK1413 Rút tiền gửi ngân hàng Khách hàng thanh toán hoặc ứng trước Vay ngắn hạn ngân hàng Thu nhập tài chính bất thường Thu tiền mặt từ bán hàng và cung cấp dịch vụ Chi trả nhà cung cấp Chi nộp ngân sách Chi trả lương, BHXH, BHYT, KPCĐ Chi mua vật liệu, TSCĐ Chi tạm ứng cho các đội TK131 TK152,211 TK311 TK334,338 TK721,711 TK333 TK511 TK331 Sơ đồ 8: Sơ đồ hạch toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Kế toán Tài sản cố định: Tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài. So với các ngành kinh doanh khác, ngành sản xuất xây dựng cần một lượng tài sản cố định lớn, trong đó chủ yêú là các máy thi công. Do đó tài sản cố định phải được quản lý một cách chặt chẽ. Công ty xây dựng số 34 thuộc tổng Công ty Xây dựng Hà Nội, mặt khác Tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn. Do đó mọi biến động về tài sản ở Công ty đều phải gửi công văn xin phép lên Tổng Công ty Xây dựng Hà Nội. Sau khi nhận được quyết định cho phép từ phía Tổng Công ty thì Công ty mới được phép tiến hành mua sắm, thanh lý, nhượng bán, điều chuyển Tài sản cố định. Kế toán Công ty sử dụng phương pháp khấu hao đều để tính khấu hao tài sản cố định tại Công ty. Mỗi loại Tài sản cố định lại được quy định một tỷ lệ khấu hao riêng. * Chứng từ sử dụng: Để theo dõi tình hình biến động của Tài sản cố định và công tác trích khấu hao, Công ty đã sử dụng các Tài khoản sau: TK 211: Tài sản cố định hữu hình. TK 214: Hao mòn Tài sản cố định. _ TK 21412: Hao mòn nhà cửa. _ TK 21413: Hao mòn máy móc, thiết bị. _ TK 21414: Hao mòn phương tiện vận tải truyền dẫn. _ TK 21415: Hao mòn thiết bị, dụng cụ quản ký. _ TK 21417: Hao mòn giàn giáo cốp pha. _ TK 21418: Hao mòn Tài sản cố định khác. TK 009: Nguồn vốn khấu hao. *Chứng từ sử dụng: Các chứng từ được Công ty sử dụng để theo dõi biến động Tài sản cố định tại Công ty như sau: + Các chứng từ Tài sản cố định sử dụng gồm: _ Biên bản giao nhận Tài sản cố định. _ Thẻ Tài sản cố định. _ Biên bản thanh lý Tài sản cố định. _ Biên bản đánh giá lại Tài sản cố định. + Các chứng từ khấu hao Tài sản cố đinnh: _ Bảng tính khấu hao Tài sản cố định. _ Bảng phân bổ khấu hao. _ Bảng đăng ký mức trích khấu hao Tài sản cố định. Trình tự luân chuyển chứng từ: + Các nghiệp vụ tăng Tài sản cố định do mua sắm: _ Căn cứ vào nhu cầu thực tế của đơn vị, Giám đốc Công ty sẽ làm Đơn xin đầu tư trình lên Giám đốc Tổng công ty chờ ký duyệt. _ Sau khi được ký duyệt, Công ty lập Dự án đầu tư. _ Tiếp theo Công ty thực hiện các thủ tục đầu tư. _ Sau đó Công ty tiến hành ký Hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp, ghi rõ phương thức bàn giao, phương thức thanh toán. _ Khi bàn giao, Công ty sẽ tổ chức hội đồng giao nhận. Hội đồng này sẽ lập Biên bản giao nhận tài sản cố định. _ Giám đốc Tổng Công ty sau khi nhận được công văn của Công ty về việc mua sắm tài sản sẽ gửi quyết định cho phép Công ty ghi tăng Tài sản cố định, tăng nguồn vốn. _ Kế toán Tài sản cố định căn cứ vào Bien bản giao nhận Tài sản cố định lập Thẻ tài sản cố định, Bảng tính khấu hao, ghi sổ tổng hợp, sổ chi tiết. + Tài sản cố định tăng do điều chuyển: _ Căn cứ vào nhu cầu thực tế của đơn vị, Giám đốc Công ty sẽ trình công văn lên Giám đốc Tổng Công ty xin điều chuyển tài sản cố định. _ Sau khi xem xét, Giám đốc Tổng Công ty sẽ ra quyết định cho Công ty về việc điều động Tài sản cố định. _ Tài sản cố định được bàn giao phải có sự chứng kiến của Ban quản trị Tổng Công ty, Công ty. Hội đồng giao nhận sẽ lập Biên bản giao nhận và vận hành , chạy thử. _ Giám đốc Tổng Công ty căn cứ vào Công văn xin điều chuyển Tài sản cố định, Biên bản giao nhận Tài sản cố định, Giấy đồng ý cho đơn vị điều chuyển giảm Tài sản cố định, quyết định cho Công ty được ghi tăng Tài sản cố định, Tăng nguồn vốn. _ Kế toán Tài sản cố định căn cứ vào Biên bản giao nhận tài sản cố định lập thẻ Tài sản cố định, Bảng tính khấu hao, ghi sổ tổng hợp, sổ chi tiết. + Tài sản cố định giảm do thanh lý, nhượng bán: _ Hội đồng đánh giá lại Tài sản của Công ty tiến hành lập Biên bản đánh giá lại tài sản cố định. _ Giám đốc Công ty gửi công văn cho Tổng Công ty đồng thời thông báo cho các đơn vị trực thuộc. _ Giám đốc Tổng Công ty căn cứ vào Biên bản đánh giá lại tài sản cố định, công văn của Công ty, quyết định cho phép thanh lý, nhượng bán Tài sản cố định. _ Hội đồng thanh lý sẽ lập Biên bản thanh lý Tài sản cố định. _ Kế toán Tài sản cố định huỷ Thẻ Tài sản cố định, ghi sổ tổng hợp, sổ chi tiết. * Sổ sách kế toán sử dụng: + Sổ tổng hợp: Kế toán Tài sản cố định phản ánh các nghiệp vụ tăng giảm Tài sản cố định vào Sổ nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản 211, TK214. + Sổ chi tiết: Để theo dõi chi tiết được từng loại Tài sản cố định, kế toán Tài sản cố định tiến hành mở sổ chi tiết Tài sản cố định cho từng loại tài sản. * Trình tự hạch toán các nghiệp vụ tăng, giảm tài sản cố định được mô tả theo sơ dồ sau: TK331,1111,1121 TK211 TK214 Nguyên giá TSCĐ Thuế TSCĐ tăng do điều chuyển Giá trị còn lại Giá trị hao mòn Nguyên giá tài sản cố định thanh lý, nhượng bán TK1332 TK411 TK821 Sơ đồ 9: Sơ đồ hạch toán tăng, giảm Tài sản cố định Thanh lý nhượng bán TSCĐ Trích khấu hao TSCĐ dùng cho sản xuất Trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý Xoá sổ TSCĐ khấu hao hết TK211 TK214 TK627 TK642 Sơ đồ 10: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ trích khấu hao 3- Kế toán nguyên vật liệu: Công ty xây dựng số 34 giao khoán công trình cho các đội, các xí nghiệp nên các xí nghiệp, các đội phải tự chịu trách nhiệm về nguyên vật liệu cho các công trình. Tuy nhiên Công ty còn tổ chức hoạt động mua vào, bán ra nguyên vật liệu. Do đó Công ty vẫn phải tổ chức Kế toán nguyên vật liệu để theo dõi. Nguyên vật liệu được hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên, hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song, giá xuất kho là giá bình quân sau mỗi lần nhập. * Tài khoản sử dụng: Mặc dù nguyên vật liệu trong kho của Công ty đóng vai trò là hàng hoá nhưng kế toán tại Công ty vẫn sử dụng Tài khoản 152: “Nguyên vật liệu” để hạch toán. Tài khoản này được chi tiết làm 2 tiểu khoản: _ TK 152- Xi măng. _ TK 152- Sắt thép. * Chứng từ sử dụng: Để theo dõi tình hình nguyên vật liệu, Công ty sử dụng các chứng từ : Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho. Trình tự luân chuyển chứng từ: + Đối với nghiệp vụ nhập kho: _ Căn cứ vào hoá đơn GTGT, hoá đơn mua hàng do cán bộ thu mua gửi về, nhân viên phụ trách cung ứng sẽ lập Phiếu nhập kho. _ Thủ kho kiểm tra ký vào các chứng từ, nhập kho hàng hoá sau đó ký vào phiếu nhập kho rồi gửi lên phòng kế toán. _ Kế toán vật tư tiến hành ghi sổ chi tiết, lập thẻ kho, ghi sổ tổng hợp đồng thời bảo quản, lưu trữ. + Đối với nghiệp vụ xuất kho: _ Căn cứ Giấy đề nghị mua hàng, kế toán thanh toán viết hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng. _ Sau đó cán bộ phụ trách cung ứng lập phiếu xuất kho. _ Phiếu xuất kho được chuyển tới thủ kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng, chủng loại tiến hành xuất kho. _ Phiếu xuất kho sau khi được Thủ trưởng đơn vị, Kế toán trưởng ký duyệt chuyển tới phòng kế toán. _ Kế toán vật tư tiến hành ghi sổ tổng hợp, sổ chi tiết đồng thời bảo quản, lưu trữ. Như vậy, quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho tại Công ty Xây dựng số 34 có điểm riêng đó là việc Giấy đề nghị mua hàng không được sự ký duyệt của Thủ trưởng đơn vị, Kế toán trưởng trước khi Phiếu xuất kho được lập. * Sổ sách sử dụng; Đối với nguyên liệu dự trữ tại kho Công ty, hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung, Sổ cái TK 152, TK 632, TK 511, TK 33311. Trình tự hạch toán nguyên vật liệu tại kho Công ty cũng tương tự như các doanh nghiệp khác: Giá mua chưa thuế Thuế NVL các đội mua dùng cho xây dựng NVL sử dụng cho công trình Giá vốn hàng bán TK331,1111,1121 TK152 TK632 TK1331 TK14133 TK627,621 Sơ đồ 11: Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu 4- Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: * Tài khoản sử dụng: - TK 334: Phải trả công nhân viên. - TK 14133: Nhận chi phí sản xuất. - TK 3382: Kinh phí công đoàn. - TK 3383: Bảo hiểm xã hội. - TK 3384: Bảo hiểm y tế. Do Công ty giao khoán công trình cho các đội nên * Chứng từ sử dụng: + Đối với cán bộ nhân viên, mức lương chính được tính trên mức lương cơ bản và hệ số lương. Trên cơ sở doanh thu dự kiến và doanh thu thực hiện, hàng tháng phòng lao động tiền lương sẽ tính ra mức lương thực tế của từng người. Trong lương thực tế ngoài lương bộ phận còn có lương năng suất: Lương năng suất = Lương chính x hệ số lương năng suất. Lương thực tế = Lương chính x (1 + hệ số năng suất). Nếu doanh thu 1 tháng > = 3.5 tỷ thì hệ số năng suất = 1. Nếu doanh thu 1 tháng < 3.5 tỷ thì hệ số năng suất <1. Cuối tháng Phòng lao động tiền lương gửi cho phòng kế toán bảng lương của các nhân viên. Kế toán tiến hành ghi sổ. Đến ngày nhận lương cán bộ ở các phòng ban đến phòng kế toán để lĩnh lương. Khi đó thủ quỹ chi tiền và lập phiếu chi tiền mặt. + Đối với công nhân: _ Hàng ngày chủ nhiệm công trình lập Bảng chấm công và chia lương: Teo dõi số ngày làm việc, số công nhân thực hiện, số tiền được lĩnh. _ Cuối tháng chủ nhiệm công trình hoặc nhân viên kế toán chuyển hợp đông giao khoán, Bảng chấm công và chia lương về phòng kỹ thuật để xác định đơn giá tiền công, công khoán, xác định khối lương công việc làm được. _ Sau đó phòng Tổ chức lao động xác nhận số công nhân thực tế của mỗi đội. _ Sau khi có các xác nhận, kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán lương chi tiết từng tổ. Trên cơ sở đó lập bảng thanh toán lương. _ Bảng thanh toán lương được chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt. _ Căn cứ vào đó kế toán thanh toán lập phiếu chi, lập Bảng phân bổ lương và ghi sổ. _ Thủ quỹ tiến hành chi tiền. * Sổ sách sử dụng: + Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 334, TK 3382, TK 3383, TK 3384, 14133. + Sổ chi tiết: Sổ chi tiết chi phí thanh toán. * Sơ đồ hạch toán tiền lương: Do Công ty giao khoán công trình cho đội thi công nên đội phải tự lo yếu tố lao động, Công ty chỉ tạm ứng tiền cho đội để đội thanh toán khoản chi phí nhân công. Do đó các khoản phải trả nhân công trực tiếp còn phải được hạch toán vào TK 14133 để cuối tháng kế toán xác định chênh lệch giữa số tiền mà Công ty đã ứng cho đội với số chi phí thực tế. TK141311 TK14133 TK334 TK622,627,623 Xác định tiền mặt phải trả CNV Hoàn chứng từ Thanh toán bù trừ TK338 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ Hoàn chứng từ Sơ đồ 12: Sơ đồ hạch toán tiền lương 5- Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành công trình: Chi phí sản xuất và giá thành công trình là nhân tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty do đó, chi phí sản xuất đã được công ty hạch toán tương đối chặt chẽ. * Tài khoản sử dụng: Công ty giao khoán việc cho các đội, xí nghiệp theo hình thức khoán gọn. Khi nhận công trình, đội, xí nghiệp sẽ nhận tạm ứng tiền từ phía Công ty. Trong quá trình thực hiện khi phát sinh nhu cầu về nguyên vật liệu, cần thuê thêm công nhân, cũng như các chi phí khác, đội trưởng đội xây dựng sẽ viết Giấy xin tạm ứng gửi lên Phòng Kinh tế - Kỹ thuật, rồi chuyển lên Ban Giám đốc ký duyệt cho tạm ứng. Khi kế toán chi phí tại công ty nhận được chứng từ về chi phí thì không ghi giảm trực tiếp vào tài khoản tạm ứng (TK 141311) mà ghi vào tài khoản trung gian là tài khoản 14133. Khi công trình được bàn giao thì kế toán công ty mới tiến hành bù trừ giữa 2 tài khoản này. Các tài khoản mà công ty sử dụng để hạch toán chi phí là: _ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. _ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp. _ TK 623: Chi phí máy thi công. _ TK 627: Chi phí sản xuất chung. _ TK 14133: Nhận chi phí sản xuất. _ Tk 154: Chi phí sản xuất dở dang. Các Tài khoản trên đều được chi tiết theo từng công trình * Chứng từ sử dụng: Để theo dõi chi phí sản xuất và tính giá thành công trình, kế toán công ty sử dụng các chứng từ sau: _ Bảng kê chi phí nguyên vật liệu. _ Bảng kê chi phí nhân công. _ Bảng kê chi phí máy thi công. _ Bảng kê chi phí khác. Và các chứng từ đi kèm như: + Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho- xuất kho tại kho công trình. + Hợp đồng giao khoán, Bảng thanh toán lương, Bảng phân bổ lương. + Biên nhận kiêm báo giá, Phiếu nhập kho- xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Hợp đồng kinh tế. Quy trình luân chuyển chứng từ chi phí sản xuất như sau: + Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Hằng ngày nhân viên kế toán đội phải tập hợp các chứng từ liên quan đến chi phí nguyên vật liệu phát sinh tại công trình như: Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho ( giá xuất kho tại kho công trình là giá thực tế đích danh, bao gồm cả thuế). Cuối tháng kế toán đội phải nộp toàn bộ các chứng từ về nguyên vật liệu cho kế toán phụ trách đội lập Bảng kê chi phí nguyên vật liệu phản ánh giá mua chưa thuế và thuế được khấu trừ. Bảng kê chứng từ chi phí vật liệu Tháng ……. năm …….. CT: …………………………………………………….. Ông: …………………………………………………… STT Số c.từ Ngày tháng Nội dung chi phí Tổng giá trị chứng từ chi phí Trong đó chi tiết CP vật liệu (621) Thuế GTGT (1331) Tổng cộng Bảng số 3: Bảng kê chứng từ chi phí vật liệu + Đối với chi phí nhân công ở các đội: Căn cứ vào hợp đồng giao khoán, Bảng thanh toán lương, Bảng phân bổ lương, kế toán phụ trách đội lập Bảng kê chi phí nhân công. Trong đó ghi rõ chi phí nhân công trực tiếp và chi phí nhân công quản lý đội tính vào chi phí sản xuất chung. Bảng kê chứng từ chi phí nhân công Tháng ……. năm …….. CT: …………………………………………………….. Ông: …………………………………………………… STT Số c.từ Ngày tháng Nội dung chi phí Tổng giá trị chứng từ chi phí Trong đó chi tiết CP vật liệu (622) CPNC gián tiếp (627) Tổng cộng Bảng số 4: Bảng kê chứng từ chi phí nhân công. + Đối với chi phí máy thi công: Căn cứ vào hoá đơn, chứng từ do kế toán đội cung cấp về các khoản chi phí máy thi công, kế toán lập Bảng kê chứng từ chi phí máy thi công có mẫu như sau: Bảng kê chứng từ chi phí máy thi công Tháng ……. năm …….. CT: …………………………………………………….. Ông: …………………………………………………… STT Số c. từ Ngày tháng Nội dung chi phí Tổng giá trị chứng từ chi phí Trong đó chi tiết CP máy thi công (621) Thuế GTGT (1331) Tổng cộng Bảng số 5: Bảng kê chứng từ chi phí máy thi công. + Đối với chi phí khác: Căn cứ vào các chứng từ do kế toán đội gửi lên như: Biên bản kiêm báo giá, Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Bảng phân bổ khấu hao kế toán lập Bảng kê chứng từ chi phí khác: Bảng kê chứng từ chi phí máy thi công Tháng ……. năm …….. CT: …………………………………………………….. Ông: …………………………………………………… STT Số c. từ Ngày tháng Nội dung chi phí Tổng giá trị chứng từ chi phí Trong đó chi tiết TK6273 TK6278 Thuế (1331) Tổng cộng Bảng số 6: Bảng kê chứng từ chi phí khác. Các Bảng kê về chi phí sau khi lập xong, được tập hợp để kế toán chi phí lấy số liệu ghi vào Bảng tổng hợp chứng từ chi phí có mẫu như trang bên: Giá thành công trình xây dựng là toàn bộ các chi phí phát sinh từ khi khởi công đến khi hoàn thành công trình và được bên A chấp nhận quyết toán, còn khối lương công trình chưa được bên A quyết toán thì được coi là giá trị sản phẩm dở dang. * Sổ sách kế toán sử dụng: + Sổ tổng hợp: Cuối tháng khi nhận được chứng từ từ đội chuyển về, kế toán lập các bảng kê và tiến hành ghi vào các sổ tổng hợp: _ Sổ nhật ký chung. _ Sổ cái các tài khoản: TK 621, TK 622, TK 623, TK627, TK 14133, TK 154. Trình tự ghi sổ hạch toán chi phí sản xuất như sau: Bảng kê chứng từ Nhật ký chung Sổ Cái các TK621,622,623, 627,154 Sổ chi tiết các TK 621, 622, 623, 627, 154 Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Bảng cân đối SPS Báo cáo tài chính Sơ đồ 13: Trình tự ghi sổ hạch toán chi phí sản xuất. * Sơ đồ hạch toán chi phí sản xuất: Do hình thức giao khoán nên Công ty không theo dõi trực tiếp các yếu tố đầu vào cho công trình. Kế toán chỉ tập hợp các chứng từ phát sinh vào cuối tháng để ghi sổ. Ta có thể mô tả trình tự hạch toán chi phí sản xuất tại công ty như sau: Thanh toán bù trừ Hoàn chứng từ chi phí NVL Kết chuyển chi phí NVL Hoàn chứng từ chi phí nhân công Kết chuyển chi phí nhân công Hoàn chứng từ chi phí SXC,MTC Kết chuyển chi phí SXC, |MTC TK141311 TK14133 TK621 TK154 TK622 TK627,623 Sơ đồ 14: Sơ đồ hạch toán chi phí sản xuất. Khi phát sinh nhu cầu về nguyên vật liệu, nhân công và các dịch vụ khác, phụ trách công trình đề nghị công ty tạm ứng tiền hoặc vật tư. Khi công ty tạm ứng cho đội, kế toán sẽ ghi vào bên nợ của Tài khoản 141311. Đội xây dựng sẽ chi tiêu theo nội dung đề nghị tạm ứng. Cuối mỗi tháng khi nhận được chứng từ chi phí từ đội chuyển về, kế toán sẽ ghi nhận chi phí và khoản phải trả đội tức là ghi vào bên có của tài khoản 14133. Đồng thời kết chuyển giá thành của công trình. Sau khi nhận được quyết toán A - B và thu được tiền từ phía chủ đầu tư, kế toán sẽ lập bút toán bù trừ ghi giảm tạm ứng và giảm chi phí phải trả đội. Như vậy do hình thức khoán gọn nên việc hạch toán chi phí sản xuất tại công ty tương đối gọn nhẹ vì các đội xây dựng phải tự lo lấy đầu vào. Đồng thời buộc các đội phải có trách nhiệm trong việc quản lý chi phí sao cho tiết kiệm, hợp lý. Tuy nhiên việc tập hợp và phân loại chi phí do kế toán dưới đội tiến hành đôi khi không hợp lý, không đứng bản chất của khoản chi phí phát sinh. 6- Kế toán tiêu thụ công trình và xác định kết quả kinh doanh: Sản phẩm của công ty là các công trình xây dựng nên việc tiêu thụ có điểm khác biệt lớn nhất đối với sản phẩm của ngành khác đó là việc khách hàng ( chủ đầu tư) chấp nhận thanh toán trước khi sản phẩm hoàn thành tức là sản phẩm được tiêu thụ trước khi sản xuất. Tuy nhiên kế toán công ty chỉ ghi nhận doanh thu khi công trình được nghiệm thu, bàn giao cho chủ đầu tư. * Tài khoản sử dụng: Tương tự như các ngành kinh doanh khác khi công trình được quyết toán, bàn giao cho chủ đầu tư, kế toán công ty sẽ sử dụng các tài khoản sau để hạch toán và xác định kết quả tiêu thụ: _ TK 632: Giá thành công trình. _ TK 1541: Chi phí sản xuất _ TK 511: Doanh thu thuần. _ TK 33311: Thuế GTGT đầu ra. _ TK 642: Chi phí quản lý. _ TK 911: Xác định kế quả kinh doanh. _ Tk 421: Lợi nhuận chưa phân phối. Các Tài khoản trên đều được chi tiết cho từng công trình. Riêng chi phí quản lý đến cuối tháng đều được phân bổ cho từng công trình để tính lãi, lỗ từng công trình. * Sổ sách kế toán sử dụng: Để theo dõi tình hình tiêu thụ và xác định kết quả hoạt động kinh doanh, kế toán công ty sử dụng các sổ sách kế toán sau: + Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký chung, Sổ cái các Tài khoản: TK 1541, TK 632, TK 642, TK 511, TK 33311, TK 911, TK 421. + Sổ chi tiết: Sổ chi tiết các Tài khoản 1541, TK 632, TK 911, TK 421 để theo dõi chi tiết cho từng công trình. * Sơ đồ hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh: Giá thành công trình Kết chuyển giá vốn Kết chuyển doanh thu Kết chuyển CP quản lý Thuế Kết chuyển giảm giá Giảm giá Giá bàn giao công trình TK1541 TK632 TK911 TK511 TK1111,131 TK1331 TK642 TK532 Sơ đồ số 15: Sơ đồ hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh. Sản phẩm xây lắp tại công ty được coi là tiêu thụ khi có quyết toán công trình A-B được lập trên cơ sở khối lượng thực tế hoàn thành và giá dự toán ( giá lập trên định mức khi tham gia đấu thầu). Sau khi quyết toán công trình, Công ty sẽ lập Biên bản bàn giao, biên bản này được ký nhận bởi: + Đơn vị bàn giao. + Bên thiết kế. + Bên giám sát và bộ phận kiểm nghiệm. Bên A đã chấp nhận thanh toán công trinh, kế toán mới ghi nhận doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ. Do công trình xây lắp có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài nên bên A sau khi nhận công trình thường không thanh toán 1 lần mà thanh toán thành nhiều lần. Trong quá trình sử dụng có xảy ra hỏng hóc hoặc phát hiện thi công không đúng yêu cầu, bên A thông báo cho Công ty, nếu Công ty chấp nhận thì kế toán phải ghi giảm doanh thu và khoản phải thu của bên A. 7- Kế toán các nghiệp vụ thanh toán: Thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng: Các chứng từ được sử dụng làm căn cứ để hạch toán là: Hoá đơn GTGT, các xác nhận của địa phương đối với nguyên vật liệu tự khai thác, Hợp đồng nhận thầu, Phiếu thu, Phiếu chi, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi, Quyết toán A-B, Giấy chấp nhận thanh toán công trình. Công ty theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, khách hàng thông qua các tài khoản: TK 331, TK 131. Việc hạch toán tình hình biến động công nợ của Công ty được thể hiện qua các sơ đồ sau: Giá bán Khách hàng trả nợ hoặc đặt trước Thuế TK511,711 TK131 TK111,112,152 TK3331 Sơ đồ 16: Sơ đồ hạch toán thanh toán với khách hàng. Công ty trả nợ hoặc ứng trước NVL, công cụ dụng cụ mua ngoài Thuế VAT TK111,112 TK331 TK152,153 TK3331 Sơ đồ 17: Sơ đồ hạch toán thanh toán với nhà cung cấp. b- Thanh toán với ngân sách Nhà nước: Các khoản phải nộp Ngân sách chủ yếu của Công ty là: + Thuế môn bài: là thuế đăng ký kinh doanh mà Công ty phải nộp cố định hàng năm. + Thuế GTGT: Do đặc điểm của các công trình thi công trong thời gian dài nên có những thời điểm chỉ có một số hạng mục công trình được thanh toán, trong khi đó có rất nhiều công trình đang thi công nên thuế GTGT đầu vào luôn nhỏ hơn thuế GTGT đầu ra. Do đó hàng năm sau khi bù trừ thuế GTGT đầu vào và đầu ra, Công ty không phải nộp thuế GTGT. + Thuế thu nhập doanh nghiệp: là loại thuế chủ yếu mà Công ty nộp vào ngân sách hàng năm. Thuế thu nhập doanh nghiệp tại công ty được tính như sau: Đầu năm kế toán tính ra doanh thu, chi phí dự kiến rồi tính ra số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp dự kiến căn cứ theo các hợp đồng kinh tế. Hàng quý, Công ty nộp thuế theo mức dự kến đó. Cuối quý, cục thuế gửi thông báo nộp thuế xuống Công ty. Khi nộp tiền, Công ty viết giấy nộp tiền vào Ngân sách, kế toán tổng hợp căn cứ vào giấy nộp tiền để ghi sổ. Cuối năm khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, nếu Công ty nộp thiếu thì Công ty phải nộp bổ sung, còn nếu công ty nộp thừa thì sẽ được chuyển sang năm sau. Để theo dõi tình hình thanh toán với Ngân sách Nhà nước, kế toán Công ty sử dụng các tài khoản: + TK 1331: Thuế GTGT đầu vào. + TK 3331: Thuế GTGT phải nộp. + TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp. + TK 3338: Thuế môn bài. Tính ra số phải nộp Số thực nộp trong năm TK6425 TK333 TK1111,112 Sơ đồ 18: Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngân sách nhà nước. c-Thanh toán nội bộ trong Công ty: Do công ty giao khoán công trình cho các đội, xí nghiệp nên thường công ty sẽ cấp vốn cho các đội bằng 70% tổng giá trị công trình. ở các đội, xí nghiệp, không có bộ máy kế toán độc lập nên để theo dõi tình hình thanh toán với các đội, xí nghiệp, kế toán Công ty sử dụng các tài khoản: + TK 141311: Tạm ứng chi phí giao khoán nội bộ. + TK 14133: Nhận chi phí sản xuất. Khi cácđội nhận tạm ứng từ Công ty, kế toán Công ty ghi vào TK 141311. Hàng tháng, nhân viên kế toán đội tập hợp các chứng từ, lập các bảng kê chi phí gửi lên phòng Kế toán, kế toán ghi vào TK 14133. Khi công trình nghiệm thu bàn giao và Công ty nhận được tiền từ chủ đầu tư thì Công ty mới tiến hành thanh toán bù trừ cho các đội. Kế toán Công ty phải sử dụng hai tài khoản như trên vì trên thực tế phát nếu công ty thanh toán cho đội trước khi nhận được tiền của chủ đầu tư thì nếu xảy ra thiệt hại, Công ty sẽ phải chịu. TK111,112,152 TK141311 TK14133 TK621,622,627,623 Thanh toán bù trừ giữa các đội khi thu được tiền Tạm ứng cho các đội Hoàn chứng từ chi phí từ các đội Thừa Thiếu TK1111 Sơ đồ 19: Hạch toán thanh toán nội bộ. Hệ thống Báo cáo Tài chính tại Công ty xây dựng số 34: Kỳ báo cáo kế toán của Công ty là quý. Định kỳ, kế toán tổng hợp tiến hành ghi các bút toán kết chuyển, tính số dư các tài khoản để dựa vào đó lập các khoản mục trên Báo cáo tài chính. Theo chế độ kế toán hiện hành, hệ thống Báo cáo tài chính tại Công ty bao gồm: + Bảng cân đối kế toán. + Báo cáo kết quả kinh doanh. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. + Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra, trong báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty còn có thêm phần IV: Báo cáo giá thành, doanh thu công trình, hạng mục công trình. Biểu mẫu này dùng để phục vụ cho mục đích quản trị doanh nghiệp áp dụng cho các đơn vị xây lắp. Biểu mẫu như sau: Báo cáo giá thành doanh thu công trình, hạng mục công trình Tên công trình, hạng mục công trình Z sản phẩm xây lắp Chi phí bán hàng Chi phí quản lý Z toàn bộ Ztb Doanh thu thuần (DTT) Lãi (lỗ) Luỹ kế từ đầu năm đến cuối kỳ Luỹ kế từ khởi công đến cuối kỳ Ztb DTT Lãi lỗ Ztb DTT Lãi lỗ Bảng số 8: Báo cáo giá thành, doanh thu công trình, hạng mục công trình. Bảng cân đối kế toán Đến ngày 31/12/2002 Đơn vị: đồng Tài sản Số tiền A. TSLĐ và đầu tư ngắn hạn 60.787.148.783 1. Tiền mặt tại quỹ 2.962.541.498 2. Tiền gửi ngân hàng 113.789.194 3. Tiền đang chuyển 2.848.752.304 4. Phải thu của khách hàng 25.746.038.695 5. Trả trước cho người bán 32.896.300 6. Phải thu khác 7.648.366 7. Nguyên vật liệu tồn kho 381.329.828 8. Công cụ dụng cụ trong kho 4.010.846 9. Chi phí sản xuất dở dang 3.544.723.814 10. Tạm ứng 24.089.754.643 11. Chi phí chờ kết chuyển 2.055.663.295 B. TSCĐ và đầu tư dài hạn 2.877.358.540 1. TSCĐ hữu hình 1.906.300.647 - Nguyên giá 2.710.451.563 - Giá trị hao mòn 804.150.916 2. Chi phí xây dựng cơ bản 971.057.893 Cộng tài sản 63.664.507.323 Nguồn vốn A. Nợ phải trả 57.136.907.493 1. Vay ngắn hạn 29.456.823.904 2. Phải trả người bán 1.429.296.606 3. Người mua trả tiền trước 35.100.000 4. Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 1.449.200.938 5. Phải trả công nhân viên 600.865.212 6. Các khoản phải trả phải nộp khác 24.156.800.833 B. Nguồn vốn chủ sở hữu 6.527.599.830 Tổng nguồn vốn 63.664.507.323 Phần III- Một vài nhận xét về công tác tổ chức kế toán tại Công ty xây dựng số 34: Qua tìm hiểu thực trạng công tác tổ chức kế toán tại Công ty xây dựng số 34, em thấy tổ chức kế toán tại Công ty đã đạt được một số kết quả như sau: 1- Ưu điểm của công tác tổ chức kế toán tại Công ty: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty tương đối gọn nhẹ, các nhân viên kế toán trong phòng đều được Kế toán trưởng phân công nhiệm vụ rõ ràng phù hợp với trình độ, năng lực từng người. Được sự chỉ đạo, đôn đốc của Kế toán trưởng, công việc tài phòng kế toán luôn được hoàn thành. Tổ chức hạch toán tại các phần hành nhìn chung là áp dụng đúng theo chuẩn mực kế toán hiện hành như các phần hành vốn bằng tiền, phần hành TSCĐ. Các nghiệp vụ nhập quỹ, xuất quỹ, thanh toán nợ được quản lý một cách chặt chẽ tránh được tình trạng thất thoát tiền mặt cho Công ty. Các loại TSCĐ cũng được quản lý tốt, do Công ty trực thuộc Tổng Công ty Xây dựng Hà Nội nên việc tăng, giảm TSCĐ ngoài việc do nhu cầu quản lý của Công ty còn chịu sự quản lý của Tổng Công ty, mọi sự tăng, giảm, khấu hao TSCĐ đều phải được thông báo lên Tổng công ty nên hầu như không có sai phạm. Việc không tham gia vào quản lý nguyên vật liệu tại công trình giúp phòng Kế toán giảm bớt công việc, trách nhiệm đồng thời các đội được chủ động hơn trong quản lý nguyên vật liệu. Công ty cũng tiến hành lập đầy đủ các Báo cáo tài chính do Nhà nước ban hành. Tuy nhiên, Công tác tổ chức kế toán của Công ty vẫn còn những nhược điểm do đặc điểm của ngành xây dựng và hình thức giao khoán cho các đội, xí nghiệp. 2- Nhược điểm trong công tác tổ chức kế toán tại Công ty Xây dựng số 34: Ngoài hoạt động xây lắp những công trình xây dựng, Công ty còn tiến hành hoạt động kinh doanh nguyên vật liệu xây dựng là xi măng và sắt thép còn nguyên liệu dùng cho các công trình thì kế toán Công ty không theo dõi như vậy nguyên vật liệu tại Công ty mang tính chất hàng hoá, tuy nhiên Công ty vẫn sử dụng Tài khoản 152 để hạch toán như vậy là chưa chính xác, Công ty nên sử dụng Tài khoản 156 để hạch toán. Việc tập hợp chi phí cho các công trình đôi khi chỉ đúng theo hoá đơn mà trên thực tế có thể không đúng vì kế toán công ty không quan tâm đến bản chất của các chứng từ mà chỉ quan tâm đến số lượng ghi trên các chứng từ đó. Do kế toán Công ty sử dụng Tài khoản 141311, TK 14133 để tiến hành theo dõi tình hình thanh toán giữa Công ty và đội được giao khoán nhưng chỉ khi nào thu được tiền của chủ đầu tư thì Công ty mới thanh toán cho các đội nên ở thời điểm lập bảng cân đối kế toán số dư trên các tài khoản này rất lớn làm cho Tài sản và Nguồn vốn của Công ty tăng lên rất lớn mà không phản ánh được đứng số Tài sản thực có của Công ty. Kết luận Trong thời gian thực tập tổng hợp tại Công ty Xây dựng số 34, em đã phần nào nắm bắt được lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh, sản phẩm của Công ty và cơ cấu tổ chức của công ty. Đặc biệt với sự giúp đỡ của các cô chú, anh chị trong Phòng Kế toán em cũng đã nắm được sơ qua tình hình công tác tổ chức kế toán tại Công ty như cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hạch toán tại các phần hành kế toán chủ yếu. Công tác hạch toán kế toán tại Công ty nhìn chung là hợp lý và đạt được nhiều kết quả. Tuy nhiên trong từng phần hành kế toán vẫn còn tồn tại một vài điểm chưa thật hoàn thiện. Phần hành chi phí sản xuất và tình giá thành sản phẩm xây lắp là phần hành liên quan đến hầu hết các phần hành khác. Đồng thời chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm xây lắp còn ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận của Công ty. Các doanh nghiệp nói chung luôn phải tìm ra các biện pháp về kỹ thuật cũng như quản lý nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm để nâng cao hiêu quả kinh doanh. Trong công tác hạch toán chi phí sản xuất tại Công ty còn một vài điểm chưa thật chặt chẽ như việc theo dõi chi phí vật liệu, chi phí nhân công. tại các đội thi công. Do tầm quan trọng của chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm xây lắp và đặc điểm hạch toán tại Công ty Xây dựng số 34 nên em rất mong được sự giúp đỡ của các thầy cô, cô chú trong Công ty để tiếp tục nghiên cứu đề tài “ Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại Công ty Xây dựng số 34” trong giai đoạn thực tập tiếp theo. Do thời gian có hạn, kiến thức còn hạn chế nên Báo cáo của em không thể tránh khỏi thiếu sót, em rất mong được sự giúp đỡ, sửa chữa của thầy giáo. Em xin chân thành cám ơn thầy, các cô cú, anh chị trong phòng kế toán của Công ty đã giúp đỡ em hoàn thành Báo cáo thực tập tổng hợp này một cách tốt nhất.