Đánh giá chung về tình hình kinh doanh, tổ chức bộ máy kế toán và các kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán

ợng, bao bì ... của các lô hàng hóa đó. Ngoài ra, nếu hàng hóa xuất khẩu là động thực vật, thì Chi nhánh còn phải tiến hành kiểm dịch. Việc kiểm tra, kiểm dịch được tiến hành ở hai cấp độ là ở Chi nhánh và cửa khẩu. * Thuê tàu lưu cước: Việc thuê tàu chở hàng thường dựa vào các căn cứ: - Những điều khoản trong hợp đồng xuất khẩu - Đặc điểm của hàng hóa xuất khẩu - Điều kiện vận tải giao hàng Đối với hàng hóa có khối lượng ít, không cồng kềnh thì Chi nhánh có thể thuê tàu chở. Đối với hàng hóa có khối lượng lớn, Chi nhánh có thể thuê tàu chuyến hoặc ủy thác việc thuê tàu. * Mua bảo hiểm hàng hóa: Chuyên chở hàng hóa xuất khẩu thường xuất hiện những rủi ro, tổn thất. Vì vậy, việc mua bảo hiểm cho từng hàng hóa xuất khẩu là cách tốt nhất để bảo đảm an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Chi nhánh có thể mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu của mình tại các công ty bảo hiểm uy tín trong nước và quốc tế. * Làm thủ tục hải quan: Hàng hóa xuất khẩu muốn đi qua được biên giới thì phải được làm các thủ tục hải quan. Khi làm thủ tục hải quan, Chi nhánh cần phải tuân thủ theo các thủ tục sau: - Khai báo hàng hóa xuất khẩu với hải quan - Xuất trình hàng hóa với hải quan - Thực hiện các hợp đồng với hải quan * Giao nhận hàng: Thực hiện hợp đồng giao nhận hàng trong hợp đồng xuất khẩu, đến thời gian giao hàng, Chi nhánh phải làm thủ tục giao nhận hàng. Hiện nay, phần lớn hàng hóa xuất khẩu của ta được vận chuyển bằng đường biển, đường sắt. * Thủ tục thanh toán: Thanh toán là khâu quan trọng và là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh xuất khẩu. Hiện nay hai phương thức thanh toán được sử dụng rộng rãi là: - Thanh toán bằng thẻ tín dụng chứng từ - Thanh toán bằng phương thức nhờ thu * Khiếu nại với trọng tài (nếu có): Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu có khách hàng hoặc các bên có liên quan có sự vi phạm mà sau khi đàm phán thương lượng không đem lại kết quả mong muốn thì Chi nhánh có thể tiến hành kiện với trọng tài kinh tế về sự vi phạm đó. Việc khiếu kiện phải được tiến hành thận trọng, tỉ mỉ, kịp thời...dựa trên các chứng từ kèm theo. Tóm lại: Trên đây là những nội dung của quá trình thực hiện một hợp đồng xuất khẩu. Để đảm bảo chữ tín với khách hàng, đảm bảo hiệu quả hoạt động xuất khẩu thì Chi nhánh phải thực hiện tốt và đầy đủ các nội dung trên. Tuy nhiên, tùy thuộc vào tình hình cụ thể mà Chi nhánh có thể bỏ đi nội dung không cần thiết. 2. Nhập khẩu Tương tự như trên nhưng lúc này Chi nhánh đóng vai trò là khách hàng. Để xuất nhập khẩu hàng hóa và ký kết được hợp đồng ngoại thương, Chi nhánh thông qua hình thức giao dịch, đàm phán trực tiếp hoặc hình thức chào hàng qua trang web. Hợp đồng mua bán ngoại thương được ký kết theo đúng nguyên tắc, đúng pháp luật trong nước và luật pháp quốc tế và phải ghi rõ nội dung mà hai bên thỏa thuận đồng thời có hai chữ ký đại diện hợp pháp của hai bên. Sau khi ký kết hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên đã được xác lập thì Chi nhánh cũng như khách hàng (nếu xuất khẩu) và nhà cung cấp (nếu nhập khẩu) phải thực hiện đúng theo các quy định đã ghi trong hợp đồng. II. Tổ chức bộ máy quản lí kinh doanh 2.1. Mô hình tổ chức Mô hình tổ chức của chi nhánh là một thể thống nhất, theo tổ chức của doanh nghiệp Nhà nước. Cơ cấu bộ máy của Chi nhánh được tổ chức gọn nhẹ, tinh giảm, đủ năng lực hoàn thành nhiệm vụ của sản xuất kinh doanh. Bộ máy quản lý của Chi nhánh được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng.Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Chi nhánh Giám đốc P.Giám đốc Phòng kinh doanh Phòng tổ chức nhân sự Phòng kế toán Phòng hành chính quản trị 2.2 Chức năng từng bộ phận Đứng đầu bộ máy là Giám đốc Chi nhánh do Giám đốc Công ty bổ nhiệm. Giám đốc Chi nhánh tổ chức và điều hành Chi nhánh theo chế độ thủ trưởng và chịu trách nhiệm toàn diện trước Giám đốc công ty và tập thể cán bộ công nhân viên của Chi nhánh. Giúp việc cho Giám đốc gồm có: 01 Phó Giám đốc, 01 Trưởng phòng kinh doanh tổng hợp, 01 Kế toán trưởng do Giám đốc công ty bổ nhiệm, các chuyên viên, cán sự kế toán – tài chính, nghiệp vụ tổng hợp và một số chức danh khác. Phó GĐ Chi nhánh có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc hoặc được giám đốc ủy quyền để quản lý một số lĩnh vực nào đó của công việc kinh doanh nhưng giám đốc vẫn chịu trách nhiệm hoàn toàn về mọi mặt của Chi nhánh. Trong phạm vi được ủy quyền, phó giám đốc và trưởng phòng nghiệp vụ có thể thay mặt giám đốc giao dịch ký kết hợp đồng trong từng thương vụ, từng thời gian theo ủy quyền của giám đốc. Phòng kinh doanh ngoài chức năng nhiệm vụ phụ trách công việc nhập khẩu, chuyển khẩu, quá cảnh, giao nhận… phòng còn đảm nhiệm từ việc lập kế hoạch, phương án kinh doanh cho đến việc đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng. Phòng Kế toán có nhiệm vụ cập nhật thông tin hàng ngày, hàng tháng, quý, năm theo từng nội dung đối với tài chính, chi phí, lập các báo cáo bảng cân đối kế toán, bảng chấm công, bảng tính lương, thực hiện thanh toán khách hàng và giúp giám đốc kiểm soát về tài chính trong Chi nhánh và có kế hoạch để phát triển kinh doanh. Bộ phận hành chính quản trị có trách nhiệm công tác văn phòng như tiếp nhận thư từ, công văn đến, chuyển công văn đi…. Bên cạnh đó còn có thêm nhân viên lái xe, bảo vệ và tạp vụ, mỗi người đều có nhiệm vụ riêng của mình. Ngoài các bộ phận, phòng ban chính tại trụ sở Chi nhánh thì Chi nhánh còn có cửa hàng kinh doanh tổng hợp có nhiệm vụ buôn bán các sản phẩm do Chi nhánh kinh doanh, trưng bày, giới thiệu hàng hóa XNK, làm đại lý bán hàng cho các đơn vị trong và ngoài nước theo quy định của Công ty. Chương III đặc điểm Tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty XNK tổng hợp 3 I. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Chi nhánh Hà Nội mặc dù trực thuộc Công ty XNK tổng hợp 3 nhưng mọi việc của bộ phận kế toán phải thực hiện từ khâu đầu tiên cho đến khâu kết thúc tức là kế toán tiến hành kiểm tra phân loại các chứng từ, ghi sổ chứng từ , hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp các hoạt động nói trên, ghi sổ tổng hợp và lập báo cáo gửi về Công ty. Ban kế toán tài chính của Chi nhánh gồm: 1 kế toán trưởng, 1 phó kế toán trưởng, và 4 nhân viên kế toán, sau đây là mô hình tổ chức bộ máy kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán của Chi nhánh Kế toán trưởng P.Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán thuế và ngân hàng Phòng kế toán là phòng ban nghiệp vụ có chức năng chính là phân tích và giám sát các hoạt động kinh doanh của Chi nhánh. Đồng thời còn có chức năng tham mưu, giúp việc cho giám đốc trong việc chuẩn bị và quản lý nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh. Đề xuất, thực hiện các biện pháp bảo toàn và phát triển vốn, hướng dẫn, thực hiện các nghiệp vụ hạch toán, thống kê kế toán và phân tích hoạt động kinh doanh trong nội bộ Chi nhánh. Ngoài chức năng quản lý tài chính, phòng kế toán còn có chức năng làm công tác kế toán. Nhiệm vụ chính là ghi chép các thông tin kế toán để chuẩn bị lập Báo cáo tài chính. Mỗi nhân viên kế toán có một nhiệm vụ và chức năng riêng. * Kế toán trưởng có nhiệm vụ: - Trực tiếp phân công công việc cho từng cán bộ trong phòng thực hiện. - Chỉ đạo công tác hạch toán, quản lý tài chính của Chi nhánh. - Kiểm duyệt những khoản chi phí trong quyền hạn của mình - Trực tiếp liên hệ với các cơ quan liên quan đến công việc của mình như: Ban tài chính của Tổng công ty, Cơ quan thuế, Ngân hàng... * Phó kế toán trưởng - Được thực hiện những quyền hạn do trưởng phòng ủy quyền - Vào bảng tổng hợp chứng từ, Chứng từ ghi sổ và Sổ cái toàn bộ các tài khoản phát sinh vào cuối tháng. - Đối chiếu số dư trên các tài khoản vào cuối tháng với các kế toán viên khác - Lập báo cáo tài chính của Chi nhánh * Kế toán TSCĐ - Lập thẻ TSCĐ - Vào sổ chi tiết tăng, giảm TSCĐ của Chi nhánh. Vào sổ cái của các tài khoản 211, 212, 213, 214 - Hàng tháng, quý tính và trích khấu hao TSCĐ của Chi nhánh. - Cuối năm cho báo cáo về tình hình TSCĐ như: Nguyên giá, tổng số nguồn vốn khấu hao và giá trị còn lại. * Kế toán thuế và ngân hàng - Hàng tháng tổng hợp bảng kê thuế GTGT, thuế XNK để lập bảng kê với Cơ quan thuế - Lập báo cáo chi tiết tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước. - Kiểm tra chứng từ thu chi với chứng từ của Ngân hàng mà Chi nhánh giao dịch * Kế toán thanh toán: - Thực hiện thanh toán các công nợ phải thu, phải trả của Chi nhánh với khách hàng, nhà cung cấp. - Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu - Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày vào các sổ chi tiết, sổ cái và lập các báo cáo tổng kết, bảng cân đối số phát sinh … lên Công ty. * Thủ quỹ: Quản lý quỹ, lập báo cáo qũy, thu chi tiền mặt theo lệnh của Giám đốc và kế toán trưởng. II. Chế độ kế toán áp dụng 1. Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng: Chứng từ kế toán là bộ phận rất quan trọng và cần thiết đối với người làm công tác kế toán và những người làm công tác quản lý. Trong các nghiệp vụ hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Chi nhánh, Chi nhánh sử dụng hệ thống chứng từ sau: - Vận đơn (Bill of Lading): là giấy chứng nhận của đơn vị vận tải về loại hàng hóa, số lượng, nơi đi, nơi đến. - Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): là chứng từ cơ bản của khâu công tác thanh toán. Nó yêu cầu người mua phải trả số tiền hàng ghi trên hóa đơn. - Bảng kê đóng gói (Packing list): là bảng kê các hàng hóa đựng trong một kiện hàng. - Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền cấp để xác định nơi sản xuất hàng hóa. - Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of Quantity): là chứng từ xác nhận số lượng hàng hóa thực giao. - Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quality): là chứng từ xác nhận phẩm chất hàng hóa thực giao và chứng minh phẩm chất hàng hóa phù hợp với điều khoản trong hợp đồng. - Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate): xác nhận lô hàng nào đã được bảo hiểm theo hợp đồng dài hạn. - Giấy chứng nhận kiểm định vật tư hàng hóa: là chứng từ để chứng minh nghiệp vụ giao nhận hàng tồn kho giữa nhà cung cấp, người quản lý tài sản và cán bộ nghiệp vụ quản lý cung ứng về số lượng, chủng loại, chất lượng. - Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho: là chứng từ phản ánh lượng hàng được xuất tại kho và nhập qua kho của Chi nhánh. - Hóa đơn thuế GTGT áp dụng trong các doanh nghiệp chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế bao gồm: mẫu số 01 – GTGT/3LL sử dụng cho các tổ chức, cá nhân tính thuế theo phương pháp khấu trừ và tiêu thụ với số lượng sản phẩm, hàng hóa với số lượng lớn; mẫu số 01 – GTGT/2LL sử dụng cho các tổ chức, cá nhân tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ bán lẻ, số lượng nhỏ. - Hóa đơn bán hàng áp dụng cho các doanh nghiệp chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp bao gồm: mẫu số 02 – GTGT/3LL sử dụng với trường hợp bán buôn; mẫu số 02 – GTGT/2LL sử dụng trong trường hợp bán lẻ. Ngoài ra, Chi nhánh còn có sử dụng các chứng từ khác như tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, bảng kê tính thuế, các chứng từ vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa, giấy báo Nợ, báo Có của Ngân hàng, giấy báo thông thuế, thư tín dụng… 2. Trình tự luân chuyển chứng từ: Luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán vì nếu quá trình luân chuyển diễn ra một cách rõ ràng, có khoa học sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí cho Chi nhánh. Sau đây là quá trình luân chuyển chứng từ tại Chi nhánh Hà Nội: 2.1 Quy trình luân chuyển chứng từ xuất khẩu: Bước 1: Khách hàng đề nghị mua hàng thông qua hợp đồng ngoại thương. Bước 2: Phòng cung ứng, phòng kinh doanh lập hóa đơn thuế GTGT. Bước 3: Thủ trưởng, Kế toán trưởng ký hóa đơn. Bước 4: Kế toán thanh toán lập phiếu thu, chuyển phiếu thu cho thủ quỹ. Bước 5: Thủ quỹ thu tiền theo phiếu thu, chuyển cho kế toán trưởng. Bước 6: Thủ kho căn cứ vào hóa đơn xuất hàng, tiến hành xuất hàng theo hóa đơn, ghi thẻ kho, chuyển cho kế toán. Bước 7: Kế toán định khoản ghi giá vốn, doanh thu, bảo quản trong kỳ, lưu trữ. 2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ nhập khẩu: Bước 1: Phòng kinh doanh lập đề nghị mua hàng thông Bước 2: Thủ trưởng, kế toán trưởng ký đề nghị Bước 3: Ban kiểm nghiệm lập báo cáo kiểm nghiệm Bước 4: Nhập hàng về kho. Thủ kho kiểm định hàng hóa, sản phẩm về quy cách, chủng loại, số lượng, chất lượng.Thủ kho nhập hàng sau khi đã được bộ phận cung ứng ký. Thủ kho lập phiếu nhập kho, ghi thẻ kho, chuyển cho kế toán thanh toán. Bước 5: Kế toán thanh toán tính đơn giá, ghi sổ,bảo quản, lưu trữ. Đó là quy trình chung cho quá trình luân chuyển chứng từ khi xuất và nhập hàng hóa. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động của mình tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể để tiến hành luân chuyển chứng từ cho phù hợp. Sơ đồ luân chuyển chứng từ xuất khẩu Hợp đồng mua hàng Khách hàng Lập hóa đơn GTGT Phòng kinh doanh Ký duyệt Giám đốc, Kế toán trưởng Phiếu thu Kế toán thanh toán Thủ quỹ Thu tiền Xuất hàng, lập phiếu xuất kho Thủ kho Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ hóa đơn Kế toán thanh toán Sơ đồ luân chuyển chứng từ nhập khẩu Lập đề nghị mua hàng Phòng kinh doanh Ký duyệt Giám đốc, kế toán trưởng Ban kiểm nghiệm Lập báo cáo kiểm nghiệm Nhập kho hàng hóa,ghi thẻ kho Thủ kho Tính đơn giá, ghi sổ, bảo quản, lưu trữ Kế toán thanh toán 3. Hệ thống tài khoản sử dụng để hạch toán: Các tài khoản mà Chi nhánh sử dụng trong quá trình mua bán hàng hóa xuất nhập khẩu là: - TK156: Hàng hóa: Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hóa doanh nghiệp. Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2: + TK1561: Giá mua hàng hóa + TK1562: Chi phí thu mua. Các chi phí được phản ánh vào tài khoản này bao gồm các tài khoản liên quan đến quá trình thu mua như: chi phí vận chuyển bốc dỡ, chi phí kho bãi, chi phí cầu phà, chi phí hoa hồng… - TK157: Hàng gửi bán: Tài khoản này phản ánh giá mua thực tế của hàng gửi bán, ký gửi, đại lý chưa được chấp nhận. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng loại hàng, từng lần gửi hàng đến khi được chấp nhận. - TK413: Chênh lệch tỷ giá: Tài khoản này dùng để phản ánh số chênh lệch do thay đổi tỷ giá ngoại tệ của doanh thu và tình hình xử lý số chênh lệch đó. - TK511: Doanh thu bán hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp và các khoản giảm trừ doanh thu. - TK531: Hàng bán bị trả lại: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh số của hàng hóa, thành phẩm, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị trả lại. - TK532: Giảm giá hàng bán: Tài khoản này dùng để phản ánh các tài khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng trên giá bán thỏa thuậ. - TK641: Chi phí bán hàng: Tài khoản này được dùng để tập hợp phân bổ những chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán hàng trong kỳ. - TK642: Chi phí quản lý doanh nghiệp: dùng để tập hợp và phân bổ chi phí quản lý phục vụ chung cho doanh nghiệp. - TK632: Giá vốn hàng bán: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hàng đã tiêu thụ trong kỳ bao gồm trị giá của hàng xuất bán và chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán. - TK511: Doanh thu bán hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong một kỳ kinh doanh. - TK911: Xác định kết quả kinh doanh: Tài khoản này dùng để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, được mở chi tiết cho từng hoạt động. Ngoài các tài khoản kể trên, Chi nhánh còn sử dụng nhiều tài khoản khác trong quá trình hạch toán kế toán như: TK111, TK112, TK131, TK331… 4. Hình thức sổ kế toán Để theo dõi tình hình tài chính, Chi nhánh áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức chứng từ ghi sổ. Trình tự tổ chức sổ sách kế toán mô tả theo sơ đồ sau: Ngay khi đi vào kinh doanh, Chi nhánh đã cho cài đặt một phần chương trình kế toán. Hệ thống sổ kế toán của Chi nhánh được xây dựng trên cơ sở tôn trọng nguyên tắc chung, đơn giản và phù hợp với điều kiện sử dụng máy tính trong công tác kế toán, cung cấp những thông tin, đáp ứng được yêu cầu quản lý tốt nhất. Tuy nhiên cán bộ kế toán vẫn có nhiệm vụ định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ chi tiết, sau đó mới đưa vào máy tính, định kỳ sẽ in ra bảng kê, các báo cáo tổng hợp từ máy theo các bản mẫu đã được lập trong máy tính từ trước. Trình tự ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sau khi kế toán tập hợp các hóa đơn, chứng từ liên quan trong một thời gian nhất định (1 tháng, 1 quý, 1 năm) vào bảng kê chứng từ hàng hóa, hóa đơn cùng loại. Căn cứ vào chứng từ gốc (bảng tổng hợp các chứng từ gốc) trên kế toán ghi các số liệu vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vào sổ cái các tài khoản liên quan. Giai đoạn ghi số liệu chi tiết, sổ tổng hợp chi tiết Chi nhánh thực hiện thao tác bằng tay, sau đó dựa trên cơ sở các sổ chi tiết, sổ tổng hợp kế toán lập các báo cáo (bảng kê) đã có sẵn trong máy do kế toán trưởng của Chi nhánh lập: Bảng kê chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp, Bảng kê chi tiết công nợ thanh toán, Bảng kê chi tiết hàng tồn kho, Bảng kê chi tiết số dư bằng tiền và các báo cáo kế toán: Báo cáo tình hình kinh doanh, Báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp, báo cáo tình hình thực hiện ngân sách Nhà nước sau đó in các báo cáo này gửi về cho phòng kế toán của Công ty XNK tổng hợp 3 – Nha Trang. III. Trình tự hạch toán một số hoạt động chủ yếu 1.Nhập khẩu trực tiếp Nhập khẩu trực tiếp gồm hai giai đoạn: Nhập khẩu hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu. Chi nhánh nhập khẩu ghi các chỉ tiêu doanh số doanh số nhập khẩu và doanh số bán, các chi phí, thuế nhập khẩu được tính vào trị giá vốn hàng nhập khẩu. Chi nhánh áp dụng thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Giá thực tế hàng nhập khẩu = Giá mua hàng nhập + Chi phí mua + Thuế nhập khẩu * Tài khoản sử dụng TK 156: hàng hóa TK 1561: Giá mua TK 1562: Chi phí thu mua TK 151: Hàng mua đang đi đường TK 157: Hàng gửi bán TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ * Chứng từ sử dụng - Hóa đơn - Invoice - Tờ khai hải quan - Biên lai thuế - Hóa đơn, biên lai vận chuyển hàng hóa - Giấy bóa Nợ của Ngân hàng - Hợp đồng ngoại thương. 1.1 Nhập khẩu: Chi nhánh sử dụng nhập khẩu theo giá CIF và thanh toán theo thể thức ”Thư tín dụng”. Thanh toán tiền hàng có thể chọn một trong 3 thể thức: trả trước, trả ngay, trả chậm. Hạch toán nhập khẩu trực tiếp hàng hóa được bắt đầu bằng nghiệp vụ mở thư tín(L/C) theo hợp đồng thương mại đã kí kết. Tiến trình mở thư tín dụng do Ngân hàng mở thư tín dụng thực hiện theo yêu cầu của Chi nhánh. Ngân hàng mở L/C sẽ là người trả tiền cho người bán trên cơ sở kiểm tra mức độ phù hợp của chứng từ và L/C đã mở. Nếu Chi nhánh có ngoại tệ tiền gửi ngân hàng mở(L/C) thì chỉ cần theo dõi chi tiết số tiền gửi ngoại tệ dùng mở L/C-TK1122 chi tiết mở thư tín dụng. Nếu Chi nhánh vay ngân hàng mở L/C, thì phải tiến hành kí quỹ một tỷ lệ nhất định theo trị giá tiền gửi L/C. Số tiền kí quỹ được theo dõi trên tài khoản TK144- Kí quỹ, kí cược, thế chấp ngắn hạn. - Khi kí quỹ số tiền theo % quy định, kế toán ghi: Nợ TK 144-Thế chấp, kí cược, kí quỹ Ngân hàng Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng - Khi ngân hàng báo Có số tiền vay mở L/C, kế toán ghi: Nợ TK 1122 – Tiền gửi ngoại tệ Có TK 311 – Vay ngắn hạn Người xuất khẩu sau khi nhận được thông báo thư tín dụng (L/C) đã mở, thì tiến hành xuất giao hàng cho khách hàng xuống theo phương tiện chuyên chở Trường hợp 1: Trả trước theo L/C Theo thể thức thanh toán trả trước, căn cứ vào sự chấp thuận hợp đồng hoặc đơn đặt hàng của người xuất khẩu sẽ trả trước tiền hàng toàn bộ hay một phần. Thời gian trả trước dài hay ngắn là tùy thuộc mục đích trả trước. Nếu trả trước là hành vi cấp tín dụng ngắn hạn do ngưòi bán thiếu vốn, thì thời gian trả trước dài ngày. Nếu trả trước là một điều khoản ràng buộc trách nhiệm hợp đồng nhập khẩu của người nhập khẩu thì thời gian trả trước thường ngắn hơn. - Khi trả trước tiền hàng nhập khẩu- Kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 112 - Khi hàng nhập khẩu về biên giới tiếp nhận hàng theo quy định, kế toán ghi sổ tài khoản: Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường Có TK 331 Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước Có TK 111, 112 Có (Nợ) TK 413 – Chênh lệch tỷ giá - Căn cứ vào chứng từ kiểm nhận và mua hàng nhập khẩu để kế toán ghi nhận hàng tùy thuộc: Hàng nhập khẩu là hàng hóa, vật tư, nguyên liệu hay TSCĐ để ghi sổ kế toán. + Nếu nhập hàng hóa theo phương thức bán thẳng không qua kho hoặc bán qua kho, kế toán ghi giá mua theo hóa đơn theo bút toán: Nợ TK 157 – Gửi bán thẳng Nợ TK 156 – Nhập kho hàng hóa Có TK 151- Hàng mua đã kiểm nhận + Trường hợp vật tư, nguyên liệu,TSCĐ để dùng tại đơn vị, ghi sổ tài khoản bút toán sau: Nợ TK 152, 153 Nợ TK 211, 213 Có TK 151- Hàng mua đã kiểm nhận + Thuế nhập khẩu đã nộp tại cửa khẩu được ghi: * Số đã nộp Nợ TK 3333 Có TK 111 * Số phải nộp: Nợ TK 157, 156 Có TK3333 Chi nhánh tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi số thuế phải nộp được khấu trừ: Nợ TK 133: Thuế GTGT khấu trừ Có TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu Trường hợp 2: Trả ngay bằng L/C Theo thể thức thanh toán đồng thời bằng L/C người nhập khẩu tiến hành trả toàn bộ tiền hàng ngay sau khi tiếp nhận xong hàng nhập khẩu. + Khi hàng về nơi qui định, kế toán ghi: Nợ TK 151- Ghi theo giá thực tế Có TK 331- Ghi theo tỉ giá hạch toán Có TK 3333- Thuế nhập khẩu Có TK 413- (hoặc Nợ)- Chênh lệch tỷ giá + Ngân hàng đối chiếu bộ chứng từ với điều kiện mở L/C. Nếu phù hợp thì tiến hành trả tiền cho người bán hàng: Nợ TK 331- Phải trả người bán Có TK 1122- Tiền gửi ngoại tệ + Các nghiệp vụ khác ghi tương tự như trường hợp 1 Trường hợp 3: Trả chậm Trong trường hợp này, Chi nhánh nợ tiền nhà cung cấp một khoảng thời gian nhất định sau thời điểm giao nhận hàng nhập khẩu. + Khi hàng về cảng, kế toán ghi hàng chờ kiểm nhận + Kiểm nhận hàng về nơi bán thẳng, kho hàng hóa và về nơi sử dụng theo mục đích nhập khẩu + Thanh toán tiền đến hạn cho người bán Nợ TK 331 Có TK 1122 Khi nhập khẩu hàng hóa và thanh toán tiền hàng nhập khẩu, nếu xảy ra trường hợp thừa, thiếu hàng hóa so với chứng từ, hoặc được chiết khấu thanh toán... kế toán căn cứ chứng từ báo Có bổ sung để ghi giảm trị giá hàng nhập khẩu. - Trường hợp kiểm nhận hàng nhập khẩu rồi phát hiện thiếu, ghi chờ xử lí Nợ TK 138(1381) Có TK 151: Hàng thiếu chờ xử lí - Trường hợp giảm giá: Nợ TK 331-Phải trả người bán Có TK 156, 152, 153...Hàng hóa, vật tư 1.2. Tiêu thụ hàng nhập khẩu Các nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu được theo dõi chi tiết theo từng thương vụ cho các chỉ tiêu: Chỉ tiêu giá vốn hàng bán của từng phương thức: bán thẳng, bán qua kho, bán trực tiếp hoặc gửi bán; chỉ tiêu doanh thu và xác định doanh thu bán hàng thuần, phản ánh các chi phí bán hàng và xác định kết quả bán hàng. * Trường hợp bán thẳng không qua kho - Khi giao hàng trực tiếp cho khách hàng mua tại cửa khẩu nhập hàng, kế toán căn cứ chứng từ bán hàng ghi: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 151- Hàng mua đang đi trên đưòng Có TK 33312- Thuế GTGT - Nếu gửi hàng tới điểm hẹn mua của khách hàng trong nước thì kế toán ghi sổ theo dõi” Hàng gửi bán” TK 157 Nợ TK 157- Hàng gửi bán Có TK 151- Hàng mua đang trên đường Có TK 33312- Thuế GTGT - Khi đã bán được hàng gửi bán, ghi kết chuyển trị giá vốn. Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 157-Hàng gửi bán - Phản ánh doanh thu bán hàng đã thực hiện, do Chi nhánh trực tiếp bán: Nợ TK 111, 112-Doanh thu đã thu Nợ TK 131- Phải thu khách hàng Có TK 511- Doanh thu bán hàng - Thuế GTGT phải nộp được ghi Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 33311 * Trường hợp bán hàng nhập khẩu qua kho: - Khi xuất bán trực tiếp hàng hóa, kế toán ghi giá vốn: Nợ TK 632 Có TK 156(1561) - Doanh thu và thuế GTGT đầu ra thu hộ phải nộp Nhà nước Nợ TK 111, 112 Nợ TK 131 Có TK 5111 Có TK 3331 2.Nhập khẩu ủy thác Sơ đồ nhập khẩu ủy thác TK 331 TK 151, 156 TK 131 TK 111, 112 TK 144 (5) (1) (6) (7) TK 3333 TK 511 (2) (8) (9) TK 3332 TK33311 (3) (10) TK 33312 (4) (1): Nhận hàng của người bán, giá trị thực của lô hàng (2): Thuế nhập khẩu của lô hàng ủy thác nhập khẩu phải nộp (3): Thuế tiêu thụ đặc biệt của lô hàng nhập khẩu ủy thác phải nộp (nếu có) (4): Thuế GTGT hàng nhập khẩu lô hàng nhập khẩu ủy thác phải nộp (5): Xuất trả lô hàng nhập khẩu, thuế nhập khẩu, thuế GTGT nhập khảu (nếu có) và các khoản chi hộ khác ( nếu có) (6): Nhận tiền ứng trước của bên giao ủy thác nhập khẩu (7): Chuyển tiền ký cược, ký quỹ cho lô hàng nhập khẩu (8): Nhận lại tiền ký quỹ, ký cược (9): Doanh thu phí ủy thác nhập khẩu (chưa có thuế GTGT) (10): Thuế GTGT đầu ra 3. Kế toán xuất khẩu trực tiếp * Tài khoản sử dụng - TK 156: Hàng hóa + TK 1561: Giá mua + TK 1562: Chi phí thu mua - TK 157: Hàng gửi bán - TK 632: Giá vốn hàng bán - TK 511: Doanh thu bán hàng * Chứng từ sử dụng Hợp đồng xuất khẩu Hóa đơn GTGT Tờ khai hàng hóa xuất khẩu Giấy chứng nhận bảo hiểm Giấy chứng nhận chất lượng, phiếu đóng gói Hối đoái, Giấy báo Nợ, Giấy báo có, phiếu chi tiền mặt, séc, Giấy yêu cầu thanh toán gửi Ngân hàng Phiếu thanh toán tạm ứng 3.1 Kế toán mua hàng xuất khẩu. Nguồn hàng để xuất khẩu chủ yếu là do thu mua trong nước từ trung ương đến địa phương. Kế toán mua hàng nhập khẩu dựa trên bộ chứng từ do người bán gửi tới và các chứng từ liên quan tới chi tiêu, thanh toán và kiểm nhận hàng trực tiếp lập tại Chi nhánh: * Trường hợp mua hàng trả tiền trước - Khi ứng tiền mua hàng xuất khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 331- phải trả người bán Có TK 111, 112- Tiền mặt, TGNH - Khi kiểm nhận hàng mua theo chứng từ nhận: Nợ TK 157- Gửi xuất khẩu theo điều kiện CIF Nợ TK 156- Nhập kho Có TK 331- Phải trả người bán. - Các phí tổn hàng mua được ghi trực tiếp vào giá vốn hàng hóa theo tài khoản 1562- Phí mua hàng hóa Nợ TK 1562- Phí mua hàng hóa Có TK 111, 112 Có TK 331 Có TK 141- Chi phí bằng tạm ứng - Trường hợp mua hàng đã kiểm nhận nơi mua hàng hoặc hàng mua đang chuyển để xếp giao phương tiện xuất khẩu, kế toán phải tạm thời sử dụng tài khoản 151- Hàng mua đang trên đường để theo dõi ở kì kế toán tiếp theo. Nợ TK 151- Hàng mua đang trên đường Nợ TK 133- Thuế GTGT khấu trừ Có TK 331- Phải trả người bán Khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo bút toán: Nợ TK 1331- Thuế GTGT đầu vào Có TK 331, 111, 112. * Trường hợp mua hàng xuất khẩu trả chậm - Khi kiểm nhận hàng mua, giao thẳng xuống phương tiện chuyên chở xuất khẩu hoặc tạm nhập kho chờ đóng gói, kế toán ghi: Nợ TK 151- Hàng mua đang đi đường Nợ TK 157- Hàng gửi xuất khẩu Nợ TK 156- Tạm nhập kho Có TK 331- Phải trả người bán - Khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo bút toán: Nợ TK 1331- Thuế GTGT đầu vào Có TK 331, 111, 112 - Thanh toán tiền mua hàng xuất khẩu Nợ TK 331- Phải trả người bán Có TK 111, 112-Tiền mặt, TGNH Các phí tổn mua hàng đựơc ghi theo nguyên tắc phản ánh nghiệp vụ tương tự ở trường hợp 1 đã nêu ở trên. Trình tự hạch toán nghiệp vụ thu mua hàng xuất khẩu TK 111, 112, 331 TK 156 Giá trị + Chi phí thu mua của hàng nhập kho TK 151 Trị giá hàng mua Trị giá hàng mua đi đang đi đường cuối kỳ đường kì trước nhập kho kì này TK 133 Thuế GTGT đầu và Thuế GTGT của hàng được khấu trừ trả lại TK 1532 Giá trị bao bì nhập kho TK 157 Trị giá hàng mua chuyên đi xuất khẩu không qua kho Trị giá hàng mua bị trả lại 3.2 Kế toán bán hàng xuất khẩu. Xuất khẩu hàng hóa có thể lựa chọn theo một trong hai thể thức giá: xuất giá FOB hoặc giá CIF. Chi nhánh xuất khẩu theo giá FOB, kế toán ghi sổ như sau: - Khi xuất sản phẩm, hàng hóa xuất khẩu ghi: + Xuất khẩu hàng qua kho: Nợ TK 157 Có TK 156 + Xuất bán thẳng hàng xuất khẩu: Nợ TK 157, 151 Có TK 331 Có TK 111, 112 - Thuế GTGT khấu trừ hàng xuất khẩu mua giao bán thẳng được ghi: Nợ TK 1331- Thuế GTGT đầu vào Có TK 331, 111, 112 - Khi chuyển giao hàng hóa lên phương tiện chuyên chở của nước ngoài, kế toán ghi giá vốn hàng xuất khẩu: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 151- Hàng mua giao xuất khẩu thẳng Có TK 157- Hàng mua gửi đi giao xuất thẳng - Các phí tổn giao nhận hàng xuất khẩu Nợ TK 641- Chi phí bán hàng Có TK 111, 112-Tiền mặt,TGNH Có TK 331- Phải trả phí dịch vụ thuê - Kê khai, nộp thuế xuất khẩu cho hàng xuất, nếu xác nhận phải nộp bằng ngoại tệ, kế toán ghi: Nợ TK 511- Doanh thu bán hàng Có TK 333-Thuế xuất khẩu Có TK 1112, 1122- Tiền ngoại tẹ Có TK 413- Tỷ giá chênh lệch - Nếu nộp bằng tiền Việt Nam đồng, ghi theo tỷ giá xác nhận phải nộp thuế: Nợ TK 511-(Ngoại tệ thuế*Tỷ giá nộp thuế) Có TK 333-(Thuế xuất khẩu*Tỷ giá nộp thuế) Có TK 1111, 1121- Tiền nộp thuế - Phản ánh số doanh thu bán hàng xuất khẩu Nợ TK 1122- Doanh thu bằng tiền Nợ TK 131- Phải thu khách hàng Có TK 511- Doanh thu bán hàng Có(Nợ)TK 413- Chênh lệch tỷ giá 4. Kế toán xuất khẩu ủy thác * Chứng từ sử dụng Hợp đồng xuất khẩu ủy thác Hợp đồng ngoại thương L/C Phiếu chi tiền mặt Tờ khai hải quan Và các chứng từ khác được sử dụng như trong xuất khẩu trực tiếp * Trình tự hạch toán Chi nhánh có thể thực hiện hợp đồng ủy thác xuất khẩu. Trong quan hệ với bên giao ủy thác xuất khẩu, Chi nhánh giữ vai trò là người bán dịch vụ ủy thác, do vậy, kế toán sử dụng tài khoản 138 (1388) để theo dõi quan hệ thanh toán với bên giao ủy thác. Đơn vị nhận ủy thác, tùy mức độ và giá trị hợp đồng xuất khẩu mà được hưởng tỷ lệ hoa hồng dịch vụ ủy thác, ghi nhận như một khoản doanh thu bán hàng - Doanh thu dịch vụ ủy thác xuất khẩu. - Nhận tiền của đơn vị ủy thác để nộp hộ thuế xuất khẩu, làm thủ tục hải quan: Nợ TK 111,112-Tiền nhận nộp thuế và chi phí cho dịch vụ Có TK 1388-Phải thu khác- Chi tiết chủ giao ủy thác - Nộp thuế hộ và chi trả phí tại cửa khẩu xuất hàng; cơ sở để thanh toán với chủ hàng là chứng từ nộp thuế và chi phí khác làm thủ tục hải quan. Nợ TK 1388-Phải thu khác Có TK 111, 112- Chi nộp hộ thuế và thủ tục phí - Khi được báo đã bán xong hàng hóa: Bán (FOB) thì căn cứ thời điểm hoàn thành thủ tục hải quan cho hàng rời cảng; sân bay hàng không, biên giới đường sắt...Kế toán ghi: Nợ TK 112 Nợ TK 131 Có TK 511- Hoa hồng dịch vụ ủy thác Có TK 138- Số tiền bán hàng thực phải trả Có TK 33311- Thuế GTGT của số hoa hồng ủy thác Có(Nợ) TK 413- Chênh lệch tỷ giá của số tiền hoa hồng ủy thác - Hoặc ghi riêng tiền bán hàng, hoa hồng sẽ bù trừ khi quyết toán hợp đồng ủy thác: Nợ TK 112 Nợ TK 131 Có TK 138(1388)- Tổng số tiền phải trả tiền bán hàng xuất khẩu ủy thác - Khi trả tiền xuất khẩu cho người ủy thác, kế toán ghi: Nợ TK 138(1388)- Tổng số tiền bán hàng đã thanh toán Có TK 511-Hoa hồng về dịch vụ bán hàng ủy thác Có TK 112-Tiền thực trả hợp đồng Có(Nợ) TK 413- Chênh lệch tỷ giá số tiền hoa hồng được hưởng. Trình tự hạch toán xuất khẩu ủy thác TK 111, 112 TK 338 TK 331 TK 131 TK 111 (5) (2) (1) (7) TK 138 (3) (6a) TK 511 TK 131 (4) (6b) TK 311 (1): Số tiền hàng ủy thác nhập khẩu phải thu hộ cho ben giao ủy thác xuất khẩu khi đã xuất khẩu hàng hóa (2): Thuế XK, thuế TTĐB phải nộp cho bên ủy thác XK (3): Khi chi hộ cho bên ủy thác XK (phí Ngân hàng, phí giám định kết quả, phí vận chuyển) (4): Doanh thu ủy thác phải thu ở đơn vị ủy thác XK (5): Khi nộp hộ thuế XK, TTĐB cho đơn vị ủy thác XK (6a): Khi đơn vị ủy thác XK thanh toán bù trừ với các khoản chi hộ (6b): Khi đơn vị ủy thác XK thanh toán bù chi phí ủy thác Chương IV: Đánh Giá chung về tình hình hạch toán kế toán tại Chi nhánh và các kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán I-đánh giá chung về công tác quản lý và kế toán XNK hàng hóa của Chi nhánh. Về công tác quản lý Trong những năm gần đây Chi nhánh tuy còn gặp một số khó khăn do thuộc một doanh nghiệp Nhà nước với cơ sở vật chất còn lạc hậu lại hạn chế về vốn nhưng Chi nhánh đã có những bước đột phá đáng kể. Đó là nhờ sự nỗ lực phấn đấu của ban giám đốc và toàn thể cán bộ nhân viên của Chi nhánh. Đến nay Chi nhánh đã trở thành một trong những Chi nhánh phát triển đứng đầu của Công ty cũng như của cả nước. Doanh thu mỗi năm của Chi nhánh ngày càng tăng. Chi nhánh đã tích lũy đầu tư cả về chiều sâu lẫn chiều rộng, bên cạnh đó còn tích cực mở thêm nghành nghề, đa dạng hóa các mặt hàng sản xuất kinh doanh cũng như mở rộng thị trường xuất nhập khẩu sang nhiều nước trên thế giới. Hiện nay Chi nhánh đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường và có tiềm năng phát triển lớn mạnh hơn nữa. Có được kết quả như vậy không chỉ là sự nỗ lực phấn đấu của toàn Chi nhánh mà còn do sự đúng đắn của các giải pháp mà ban lãnh đạo đã lựa chọn và áp dụng một cách đúng đắn vào điều kiện cụ thể của Chi nhánh, đồng thời cũng nhờ sự sắp xếp hợp lý bộ máy tổ chức của Chi nhánh, tùy vào năng lực của từng người mà sắp xếp công việc phù hợp nên đã nâng cao hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, ban giám đốc Chi nhánh cũng quan tâm,lắng nghe ý kiến cán bộ trong Chi nhánh để kịp thời có những biện pháp phù hợp. Do đó hiệu suất làm việc của mọi cán bộ trong Chi nhánh ngày càng nâng cao lên, tạo đà cho Chi nhánh ngày càng phát triển. Một yếu tố cũng có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy quá trình hoạt động kinh doanh đó là thu nhập của nhân viên. Nhìn chung thu nhập của cán bộ công nhân viên Chi nhánh đã được tăng lên qua các năm thể hiện thông qua việc thanh toán lương tại Chi nhánh. Chi nhánh thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên trong đơn vị theo đơn giá thanh toán lương đã được quy định do Bộ Thương mại phê duyệt theo kế hoạch hàng năm. Hàng tháng kế toán căn cứ vào bảng chấm công để hoàn thành bảng thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên trong Chi nhánh. Về công tác kế toán * Những ưu điểm: Chi nhánh có được sự thành công như ngày hôm nay không thể không nói đến sự đóng góp đáng kể của công tác kế toán của Chi nhánh. Bộ máy kế toán của Chi nhánh gọn nhẹ, các thành viên đều có trình độ nghiệp vụ cao nhưng vẫn không ngừng học hỏi. Các công việc kế toán cụ thể đều được giao cho từng cá nhân phù hợp với năng lực chuyên môn của từng người, mỗi người phụ trách một mảng riêng. Qua đó giúp cho công tác kế toán được chuyên môn hóa, tạo điều kiện cho mỗi người có thể đi sâu vào việc nâng cao nghiệp vụ chuyên môn của mình và phát huy thế mạnh của từng người làm cho công tác kế toán đạt hiệu quả hơn. Hệ thống kế toán của Chi nhánh được tổ chức tương đối gọn và hoàn chỉnh, có kế hoạch sắp xếp chỉ đạo từ trên xuống phù hợp với mô hình và đặc điểm kinh doanh của Chi nhánh. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh, quy mô hoạt động kinh doanh, khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán của mình, Chi nhánh đã chọn hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Việc tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình này tạo nhiều thuận lợi trong việc hạch toán và kiểm tra kế toán cũng như phục vụ tốt cho công tác quản lý kinh doanh trong Chi nhánh, đồng thời cũng thuận lợi cho công tác tin học hóa kế toán, tập trung thông tin và giám sát được chính xác, hợp lý, hợp lệ các nghiệp vụ phát sinh. Việc áp dụng các phần mềm kế toán, tự động hóa các công tác kế toán là bước đầu tư quan trọng để bảo đảm công tác quản lý tình hình tài chính kế toán của Chi nhánh. Hệ thống chứng từ kế toán đã được Chi nhánh sử dụng một cách đồng bộ với Công ty đã phản ánh nội dung kinh tế các nghiệp vụ phát sinh. Các chứng từ kế toán được sử dụng đều tuân theo mẫu quy định của Bộ tài chính và được thu thập, lưu trữ và bảo quản tốt nên việc sử dụng chứng từ được nhất quán và đồng bộ trong toàn Chi nhánh. Các chứng từ liên quan tới quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa được sắp xếp thành bộ hoàn chỉnh theo thời gian, theo từng khách hàng tạo thuận lợi cho việc theo dõi kiểm tra. Chi nhánh cũng xây dựng một chu trình luân chuyển chứng từ hợp lý. Chứng từ sau khi lập được chuyển tới bộ phận kế toán để bảo đảm theo dõi và phản ánh kịp thời sự biến động tăng giảm của các khoản mục tài sản, nguồn vốn, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho nghiệp vụ xuất nhập khẩu hàng hóa. Trước khi đưa số liệu vào máy vi tính, các chứng từ được tập hợp, phản ánh vào các sổ, bảng kê có liên quan tới từng nghiệp vụ, sau khi sắp xếp dữ liệu xong, các chứng từ được đóng thành tập theo từng nhóm và sắp xếp theo từng tháng, quý khi cần thiết có thể sử dụng ngay. Chi nhánh sử dụng hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành nên đã đảm bảo bộ máy kế toán của Chi nhánh thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Đặc biệt Chi nhánh còn sử dụng đến tài khoản cấp 3 để phân rõ từng đối tượng khách hàng cũng như từng khoản mục riêng biệt, tránh tình trạng chồng chéo, trùng lắp. Chi nhánh áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ kết hợp với việc đưa máy tính vào công tác quản lý tài chính kế toán đã làm đơn giản hóa công tác kế toán. Do vậy hạn chế được sai sót do việc ghi chép trùng lắp, bởi số liệu chỉ cần vào một lần từ các chứng từ gốc. Đơn vị sử dụng máy tính trong lưu trữ số liệu rất thuận tiện cho công việc kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các số kế toán và lập các bảng biểu tính toán trên các sổ nên giảm được khối lượng công việc tính toán cho các kế toán viên. Do Chi nhánh chọn hình thức tổ chức bộ máy vừa tập trung vừa phân tán nên việc tổng hợp số liệu và nộp báo cáo cho Công ty đầy đủ và kịp thời. Đồng thời Chi nhánh cũng luôn đáp ứng các yêu cầu, nguyên tắc về báo cáo, tuân thủ đúng chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành đó là lập báo cáo tài chính phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh. Việc hạch toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá vật tư hàng hóa theo phương pháp giá thực tế đích danh giúp cung cấp những thông tin đầy đủ, chính xác về lượng hàng tồn kho. Việc hạch toán thẳng chi phí mua của lô hàng nào vào giá trị của lô hàng đó đã giúp cho công tác kế toán đơn giản hơn, các kế toán viên không áp dụng các phương pháp phân bổ chi phí thu mua khi tiến hành kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả tiêu thụ. * Những tồn tại -Trong quá trình thu mua hàng hóa xuất khẩu, khi hóa đơn về trước, hàngvề sau, kế toán Chi nhánh không sử dụng tài khoản 151 ” hàng đang đi đường” để cập nhật thông tin kế toán mà lại không ghi chép gì, đợi hàng về rồi mới ghi vào tài khoản hàng tồn kho và các tài khoản có liên quan. -Do Chi nhánh có quy mô nhỏ nên không có nơi để lưu trữ hàng hóa. Tất cả những mặt hàng Chi nhánh mua để xuất nhập khẩu đều xuất thẳng hoặc nhập thẳng từ địa điểm mua cho bên nhập khẩu hoặc bên xuất khẩu, trong trường hợp hạch toán hàng đang đi trên đường, kế toán không hạch toán vào sổ mà chỉ ghi trên bảng theo dõi lô hàng đó. Khi nhận được thông báo từ người nhập khẩu và tiến hành thanh toán, kế toán mới hạch toán và ghi vào sổ chi tiết và xác định doanh thu tiêu thụ. Tuy nhiên, kế toán vẫn lập phiếu xuất kho và phản ánh các nghiệp vụ bán hàng trên sổ sách như trường hợp xuất kho bán trực tiếp. -Theo phương thức bán thẳng hàng hóa, không nhập kho, kế toán vẫn hạch toán vào tài khoản 156, gây ra sự nhầm lẫn cho rằng số hàng đó đã nhập kho, nhưng thực tế là hàng đã được chuyển thẳng.Với phương thức bán hàng này, Chi nhánh cần sử dụng đúng số hiệu tài khoản khi hạch toán, tránh gây sự hiểu nhầm. - Tại Chi nhánh hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra thường xuyên, liên tục nên lượng tiền hàng bằng ngoại tệ cũng luôn biến động. Tuy nhiên, kế toán Chi nhánh chỉ theo dõi ngoại tệ trên tài khoản 1112, tài khoản 1122 mà không theo dõi riêng ngoại tệ. Cụ thể là không sử dụng tài khoản 007 ” nguyên tệ các loại”. Do đó việc theo dõi ngoại tệ không được phản ánh chi tiết gây khó khăn cho công tác kiểm tra và dễ nhầm lẫn giữa các loại ngoại tệ với nhau. Với cách hạch toán trên không những gây khó khăn cho Chi nhánh trong việc quản lý vốn mà còn vi phạm chế độ kế toán. Vì theo chế độ kế toán thì tất cả các ngoại tệ đều được ghi đơn trên tài khoản 007, chi tiết theo từng loại ngoại tệ. - Một nhược điểm nữa của công tác kế toán đó là: ngày nay khi thị trường hối đoái biến động liên tục, thì Chi nhánh vẫn hạch toán tỷ giá theo giá hạch toán. Điều này đã gây ra một sự chênh lệch khá lớn giữa giá trị thực tế và giá trị ghi sổ. -Chi nhánh nhận ủy thác xuất khẩu hàng hóa mà lại không sử dụng tài khoản 003 ”hàng hóa nhận bán hộ, ký gửi” trong khi nhập kho hàng nhận xuất khẩu ủy thác. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán xuát nhập khẩu hàng hóa tại CHi nhánh XNK tổng hợp 3 Sau nhiều năm xây dựng và phát triển, hiện nay Chi nhánh XNK tổng hợp 3 đã đạt nhiều thành tựu đáng khích lệ cả về quy mô và hiệu quả sản xuất kinh doanh, vươn lên thành một trong những doanh nghiệp dẫn đầu trong cả nước. Để đạt được kết quả như vậy là sự nỗ lực của toàn thể cán bộ nhân viên trong Chi nhánh. Tuy nhiên do hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu luôn luôn biến động và đầy rẫy khó khăn, đòi hỏi Chi nhánh không ngừng đổi mới và hoàn thiện mọi mặt để duy trì sự tồn tại và phát triển của mình. Do đó, đối với công tác kế toán, yêu cầu đặt ra là phải không ngừng hoàn thiện để kế toán thực sự là một công cụ quản lý hữu hiệu của các nhà quản lý. Là một sinh viên thực tập ở Chi nhánh, sau một thời gian tìm hiểu em xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Chi nhánh: ỉKhi tiến hành thu mua hàng hóa để xuất khẩu, khi hóa đơn về trước, hàng về sau, theo nguyên tắc kế toán phải sử dụng TK151 ” hàng đang đi đường” để phản ánh. Nhưng thực tế tại Chi nhánh khi chứng từ về trước kế toán thường lưu chứng từ đợi hàng về mới ghi sổ. Kế toán Chi nhánh nên sử dụng TK151 và hạch toán như sau: + Khi hóa đơn mua hàng và các chứng từ liên quan đã về mà hàng còn chưa về đến thì kế toán ghi: Nợ TK151 Nợ TK133 Có TK liên quan + Khi hàng về, kế toán ghi: Nợ TK 156 Có TK 151 sơ đồ hoàn thiện Tk 111, 112, 331 TK151 TK156 Trị giá hàng mua đang đi đường Hàng về nhập kho TK 133 Thuế GTGT của hàng đang đi đường ỉ Khi mua hàng hóa, nhập kho để xuất khẩu, kế toán Chi nhánh ghi: Nợ TK 156 Nợ TK 133 Nợ TK 331 Khi xuất kho để xuất khẩu Nợ TK 632 Có TK 156 Trong trường hợp này Chi nhánh sử dụng TK156 để hạch toán là đúng. Nhưng bên cạnh đó Chi nhánh vẫn theo dõi những lô hàng chuyển đi xuất khẩu nhưng chưa được tiêu thụ và những lô hàng đã mua nhưng không nhập kho trên tài khoản 156, dẫn đến tình trạng có sự chênh lệch giữa giá trị hàng tồn kho trên thực tế và trên sổ sách. Do đó Chi nhánh nên sử dụng TK 157 ” hàng gửi bán” để theo dõi những lô hàng mua để xuất khẩu thẳng không qua kho. Việc sử dụng tài khoản 157 để hạch toán bên cạnh tài khoản 156 sẽ giảm bớt số lượng các phiếu nhập kho, xuất kho khống, đồng thời đơn giản hóa việc theo dõi chi tiết từng loại hàng hóa ở trong kho và hàng hóa đã gửi đi. Theo quy định của Nhà nước, TK 157 được sử dụng để phản ánh trị giá vốn của lô hàng hóa đã xuất kho nhưng không được xác định là tiêu thụ hoặc trị giá lô hàng mua và gửi bán không qua kho. Việc hạch toán trên TK 157 được tiến hành như sau: + Khi xuất kho hàng hóa để gửi đi xuất khẩu, căn cứ vào phiếu xuất kho ghi: Nợ TK 157 Có TK 156 + Nếu hàng mua được chuyển thẳng từ nơi mua ra cảng mà không nhập kho, căn cứ vào hóa đơn (GTGT) kế toán ghi: Nợ TK 157 Nợ TK 133 Có TK liên quan (111, 112, 331...) + Khi lô hàng được xác định là tiêu thụ, kế toán xác định giá vốn lô hàng. Nợ TK 632 có TK 157 sơ đồ hoàn thiện TK 111, 112, 331 TK157 TK 632 Trị giá hàng mua không qua kho TK 1331 Thuế GTGT của lô hàng mua TK 156 Trị giá vốn của lô hàng xuất kho được Trị giá lô hàng xác định là tiêu thụ xuất kho gửi đi XK ỉ Chi nhánh cần thay đổi phương pháp hạch toán ngoại tệ, nên hạch toán theo tỷ giá thực tế, để tránh gây ra sai số quá lớn. Khi có sự biến động tăng, giảm ngoại tệ của Chi nhánh, ngoài việc hạch toán vào TK 1112, TK 1122, Chi nhánh nên ghi đơn vào TK 007 ” nguyên tệ các loại” để theo dõi từng loại ngoại tệ riêng biệt. TK 007 Nợ Có Số ngoại tệ thu vào Số ngoại tệ xuất ( nguyên tệ) (nguyên tệ) SD: Số ngoại tệ còn lại (nguyên tệ) + Khi ngoại tệ tăng, kế toán bên cạnh việc định khoản các TK1112, TK 1122 thì kế toán cần ghi: Nợ TK 007: số ngoại tệ thu vào theo nguyên tệ + Khi ngoại tệ giảm, thì kế toán ghi: Có TK 007: số ngoại tệ chi ra theo nguyên tệ ỉ Theo quy định trong chế độ kế toán XNK, đơn vị nhận ủy thác chỉ ghi đơn vào TK 003 ” hàng nhận bán hộ” khi xuất theo điều kiện giá CIF còn trong trường hợp xuất theo điều kiện giá FOB thì kế toán không cần theo dõi trên TK 003. Nhưng nếu hàng nhập kho đơn vị nhận ủy thác rồi mới xuất kho gửi đi xuất khẩu thì cần theo dõi trên TK 003. Nhưng tại Chi nhánh kế toán lại không sử dụng TK 003. Nếu cần thiết phải mở thêm TK 003 để theo dõi. TK 003 Nợ Có Trị giá lô hàng xuất Trị giá lô hàng nhận khẩu ủy thác xuất khẩu đã xuất khẩu hoặc trả lại cho chủ hàng SD: Trị giá lô hàng nhận ủy thác xuất khẩu chưa xuất khẩu Khi nhận hàng xuất khẩu ủy thác, căn cứ vào hóa đơn (GTGT) của bên ủy thác, kế toán ghi: Nợ TK 003 Khi lô hàng hoàn thành thủ tục hải quan và được coi là đã xuất, kế toán ghi: Có TK 003 ỉ Chi nhánh áp dụng hình thức “chứng từ-ghi sổ” nhưng trong thực tế khi tiến hành hạch toán và ghi sổ Chi nhánh lại không tiến hành theo trình tự hạch toán của hình thức đó. Do đó theo em khi tiến hành hạch toán các nghiệp vụ xuất nhập khẩu hàng hóa Chi nhánh nên tuân theo thứ tự các bước của hình thức chứng từ- ghi sổ. ỉ Việc theo dõi hiệu quả kinh doanh của từng lô hàng xuất nhập khẩu là rất quan trọng, vì qua đó giúp cho nhà quản lý đưa ra quyết định nên quyết định mở rộng hay chấm dứt kinh doanh mặt hàng hay lô hàng nào, đồng thời đề ra chiến lược phát triển mặt hàng đó. Mặc dù Chi nhánh đã theo dõi kết quả hoạt động xuất nhập khẩu theo từng loại hàng nhưng để phục vụ cho công tác quản trị nội bộ, Chi nhánh có thể mở thêm sổ theo dõi chi tiết kết quả tiêu thụ từng lô hàng. Sổ này được mở để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến toàn bộ quá trình xuất nhập khẩu. Nó sẽ là cơ sở để thực hiện quyết toán phương án kinh doanh vào mỗi kỳ kinh doanh Kết luận Một nền kinh tế chỉ có thể đứng vững và phát triển khi mọi thành phần cấu tạo nên nó đều thực sự lớn mạnh về cả chất lẫn lượng.Trong quá trình hội nhập vào nền kinh tế thế giới, chúng ta phải hoàn thiện nhiều thứ trong đó việc hoàn thiện về công tác quản lý kinh tế mà đặc biệt là quản lý công tác tài chính kế toán đang được đặt lên hàng đầu.Để có thể giao dịch một cách thuận lợi và hiệu quả với các nước trên thế giới, Việt Nam cần phải có một môi trường kinh tế phù hợp với thế giới, mà hệ thống kế toán thống nhất là điều không thể thiếu. Qua đợt thực tập tại Chi nhánh công ty XNK tổng hợp 3 em đã hiểu rõ nhiều vấn đề thực tiễn của công tác kế toán của nước ta hiện nay. Bên cạnh những thành tựu trong công tác kế toán thì vẫn còn nhiều điều cần khắc phục. Tuy nhiên do sự hạn chế về thời gian cũng như về nhận thức, mặc dù đã có nhiều cố gắng trong tìm tòi nghiên cứu nhưng báo cáo của em không thể tránh khỏi những sai sót. Em mong có sự góp ý chân thành của thầy cô và của quý công ty. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nghiêm Văn Lợi cũng như các cán bộ ở Chi nhánh đã giúp đỡ em hoàn thành Báo cáo thực tập này. Danh mục tài liệu tham khảo 1. Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp. Trường Đại học Kinh tế Quốc dân. 2. Giáo trình tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp thương mại. 3. Chuẩn mực Kế toán Việt Nam. 4. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty XNK tổng hợp 3 5. Báo cáo tổng hợp năm 2001, 2002, 2003, 2004 của Chi nhánh. 6. Báo cáo kết quả kinh doanh của Chi nhánh. Mục lục Lời mở đầu 1 Chương I: Khái quát chung về Chi nhánh công ty XNK tổng hợp 3 2 I. Lịch sử hình thành và phát triển của chi nhánh 2 1. Quá trình hình thành và phát triển 2 2. Chức năng và nhiệm vụ của Chi nhánh 4 2.1 Chức năng 4 2.2 Nhiệm vụ 4 II. Đặc điểm kinh doanh của Chi nhánh 5 1. Đặc điểm về môi trường kinh doanh 5 1.1 Môi trường bên ngoài 5 1.1.1 Về nhà cung cấp 5 1.1.2 Về khách hàng 6 1.2 Môi trường bên trong 7 1.2.1 Điều kiện tài chính 7 1.2.2. Nhân sự 7 1.2.3 Lợi thế kinh doanh 8 2. Đặc điểm về mặt hàng 8 2.1 Các mặt hàng nhập khẩu 8 2.2 Các mặt hàng xuất khẩu 10 3. Đặc điểm về thị trường 13 3.1 Thị trường nhập khẩu 13 3.2 Thị trường xuất khẩu 14 4. Đặc điểm về vốn và tài sản 15 chương II: Đặc điểm tổ chức quản lý 17 I. Đặc điểm quy trình kinh doanh 17 1.Xuất khẩu 17 1.1 Chuẩn bị giao dịch 17 1.2. Đàm phán và ký kết hợp đồng 18 1.2.1.Đàm phán 18 1.2.2. Ký kết hợp đồng xuất khẩu 19 1.3. Thực hiện hợp đồng xuất khẩu 19 2. Nhập khẩu 21 II. Tổ chức bộ máy quản lí kinh doanh 22 1. Mô hình tổ chức 22 2 Chức năng từng bộ phận 22 Chương III: đặc điểm Tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty XNK tổng hợp 3 24 I. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 24 II. Chế độ kế toán áp dụng 26 1. Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng 26 2. Trình tự luân chuyển chứng từ 27 2.1 Quy trình luân chuyển chứng từ xuất khẩu 27 2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ nhập khẩu 27 3. Hệ thống tài khoản sử dụng để hạch toán 29 4. Hình thức sổ kế toán 30 III. Trình tự hạch toán một số hoạt động chủ yếu 32 1.Nhập khẩu trực tiếp 32 1.1 Nhập khẩu 33 1.2. Tiêu thụ hàng nhập khẩu 35 2.Nhập khẩu ủy thác 36 3. Kế toán xuất khẩu trực tiếp 37 3.1 Kế toán mua hàng xuất khẩu 38 3.2 Kế toán bán hàng xuất khẩu 40 4. Kế toán xuất khẩu ủy thác 41 Chương IV: Đánh Giá chung về tình hình hạch toán kế toán tại Chi nhánh và các kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán 44 I-đánh giá chung về công tác quản lý và kế toán XNK hàng hóa của Chi nhánh. 44 1. Về công tác quản lý 44 2. Về công tác kế toán 45 II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán xuát nhập khẩu hàng hóa tại CHi nhánh XNK tổng hợp 3 48 Kết luận 52 Danh mục tài liệu tham khảo 53 Sổ theo dõi kết quả tiêu thụ lô hàng Hợp đồng số:............... Ký ngày....................... Ngày kết thúc................ STT Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Số Ngày Diễn giải Doanh thu số Đơn Thành lượng giá tiền Giá vốn hàng xuất khẩu Giá mua Chi phí Số Đơn Thành thu mua tiền lượng giá CP bán hàng CP quản lý DN CP tài chính Lãi (lỗ) Ngưòi lập (Ký, họ tên) Ngày.....tháng.....năm..... Kế toán trưởng (ký, họ tên)