Đánh giá nội bộ hệ thống quản lý môi trường ISO 14001:2004 tại công ty TNHH takako Việt Nam - Nguyễn Thị Xuân Hạnh

ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG ISO 14001:2004 TẠI CÔNG TY TNHH TAKAKO VIỆT NAM Nguyễn Thị Xuân Hạnh(1), Phạm Thị Thùy Trang(3) (1) Trường Đại học Thủ Dầu Một Ngày nhận bài 26/10/2017; Ngày gửi phản biện 26/11/2017; Chấp nhận đăng 20/5/2018 Email: nguyenthixuanhanh@gmail.com Tóm tắt Đánh giá nội bộ là công việc thường niên của một tổ chức trước và sau khi đạt được giấy chứng nhận Hệ thống quản lý môi trường ISO 14001. Hoạt động đánh giá nội bộ với nhiều cách thức khác nhau chủ yếu dựa vào bảng danh mục và kinh nghiệm của người đánh giá. Hoạt động này chưa được nghiên cứu và đưa ra phương thức cụ thể. Hiện tại theo nhóm tác giả tìm hiểu, chưa có đề tài nghiên cứu nào công bố các phương pháp dùng để đánh giá nội bộ. Thông thường một tổ chức độc lập khi tiến hành đánh giá độc lập một tổ chức khác để cấp chứng chỉ, người ta áp dụng tiêu chuẩn ISO 14011:1997 hướng dẫn đánh giá môi trường và ISO 14031:1999 Quản lý môi trường – Hướng dẫn đánh giá kết quả môi trường dùng làm kim chỉ nam trong công tác đánh giá. Còn đánh giá nội bộ thì vẫn chưa có một hướng dẫn và phương pháp cụ thể. Chính vì thế, nhóm tác giả sau khi nghiên cứu tìm hiểu đã lựa chọn và đề xuất một phương pháp dùng để đánh giá nội bộ có kết quả chặt chẽ nhất mà một số tổ chức quốc tế có chức năng đánh giá thỉnh thoảng áp dụng. Đề tài “Đánh giá nội bộ hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004, đề xuất nâng cấp ISO 14001:2015 tại công ty TNHH Takako Việt Nam”. Mong rằng kết quả nghiên cứu của đề tài này sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích cho công ty trong việc chuyển đổi nâng cấp và đạt được chứng nhận ISO 14001:2015. Kết quả nghiên cứu cũng là tài liệu tham khảo đáng tin cậy dùng cho sinh viên ngành môi trường học tập và nghiên cứu. Từ khóa: đánh giá nội bộ, hệ thống quản lý, môi trường Abstract INTERNAL ASSESSMENT OF ENVIRONMENTAL MANAGEMENT SYSTEM ACCORDING TO ISSO 14001:2004 AT TAKAKO VIETNAM CO.Ltd. Internal audit has been considered as an annual work that any organizations need to do before and after obtaining the ISO 14001 Environmental Management System Certificate. Internal assessment activities that have a variety of ways are based primarily on the reviewer's list and experience. This activity has not been researched concretly. Currently, according to the study authors, there is no research topic published the methods used for Internal audit. Normally, when an independent body conducts an independent assessment for another organization to issue a certificate, it applies the ISO 14011: 1997 Environmental Assessment Guideline, and the ISO 14031:1999 Environmental Management - Assessment of environmental performance – Guidance as a guide to its work while there is still no guidance and specific methods for Internal audit. Therefore, the research team selected and proposed a methodology for internal audit with the most stringent results that some international organizations have the function of evaluating from time to time. The subject "Internal assessment of environmental management system according to ISO 14001: 2004, proposed to upgrade ISO 14001: 2015 at Takako Vietnam Ltd.". Hopefully the research results of this topic will be a useful reference for the company to convert and upgrade to achieve ISO 14001: 2015 certification. Research results are also a reliable reference for students in the academic and research environment. 1. Giới thiệu Công ty TNHH Takako Việt Nam là công ty 100% vốn Nhật Bản, lĩnh vực hoạt động của công ty chuyên về sản xuất linh kiện điện tử xuất khẩu sang thị trường châu Âu. Đây là công ty đi đầu trong việc áp dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 14000 để xây dựng hệ thống quản lý môi trường cho công ty. Hiện tại công ty đã có chứng nhận ISO 14001:2004, tuy nhiên theo hướng dẫn của Diễn đàn các tổ chức công nhận quốc tế (IAF), các tổ chức được chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004 có 3 năm kể từ ngày tiêu chuẩn mới được ban hành để chuyển đổi sang tiêu chuẩn ISO 14001:2015. Điều này có nghĩa mọi giấy chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004 sẽ hết hiệu lực sau ngày 14/9/2018. Việc xin cấp lại giấy chứng nhận phải qua nhiều bước, trước hết phải kể đến hoạt động Đánh giá nội bộ để biết công ty có gì thiếu gì so với tiêu chuẩn mới. Một tổ chức khi tiến hành xây dựng hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 14001:2004 thì thường niên công việc đánh giá được diễn ra nhằm kiểm soát việc vận hành hệ thống trước và sau khi nhận được chứng chỉ. Việc đánh giá nội bộ đảm bảo rằng tổ chức ấy luôn đi đúng hướng và đảm bảo các tiêu chuẩn trong hệ thống luôn được kiểm soát trong sự phù hợp. Đánh giá nội bộ là một hoạt động rất quan trọng tồn tại song song với việc vận hành hệ thống quản lý môi trường. Tuy nhiên hiện nay các bài nghiên cứu về đánh giá nội bộ và các phương pháp đánh giá hầu như chưa được chú trọng, các nghiên cứu theo nhóm tác giả về vấn đề này hiện chưa được các trường đại học nghiên cứu và giảng dạy. Trong quá trình nghiên cứu, nhóm tác giả hầu như không tìm được đề tài nghiên cứu nào về vấn đề này, cũng có thể đây là lĩnh vực áp dụng thực tế nên các nghiên cứu còn hạn chế nguyên do đối tượng cần nghiên cứu khó tiếp cận vì nhiều lý do. Vì thế nhóm quyết định nghiên cứu việc đánh giá này trên một công ty cụ thể để cung cấp cách nhìn trực quan hơn về công việc này. Bên cạnh đó việc hết hiệu lực của ISO 14001:2004 của công ty và việc ra đời của ISO 14001:2015 [4] dựa trên sự nâng cấp phát triển của ISO cũ, tiến trình nâng cấp chúng ta buộc phải đánh giá lại hệ thống để hiểu ra hệ thống đang như thế nào? Cần thêm các yêu cầu gì? Các yêu cầu gì đã được cải tiến nâng cấp? Để từ đó đề xuất lộ trình nâng cấp và các bước nâng cấp cho công ty Takako Việt Nam. 2. Phương pháp nghiên cứu 2.1. Khảo sát thực địa: Thực hiện khảo sát thực tế tại công ty. Tìm hiểu về tình hình sản xuất, hiện trạng môi trường và hiện trạng áp dụng HTQLMT theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004 tại công ty. Thông qua những phương pháp cụ thể như quan sát trực tiếp, phỏng vấn cán bộ, công nhân viên tại công ty để đưa ra những nhận xét khách quan (sử dụng bảng hỏi, 3 mẫu / khu vực). Các khu vực thực hiện sử dụng bảng hỏi ứng với các khu vực hoạt động riêng biệt tại công ty. Nội dung bảng hỏi được thiết kế theo khung sườn các điều khoản trong TCVN ISO 14001:2004 gồm có 6 điều khoản. 2.2. Phương pháp 3P: Đây là phương pháp hiệu quả và đáng tin cậy dùng để đánh giá nội bộ HTQLMT nhằm hỗ trợ cho các chính sách, sự kiểm soát của lãnh đạo, cung cấp thông tin để tổ chức có thể thực hiện các hành động cải tiến hoạt động của mình. Phương pháp này giúp tiếp cận đối tượng một cách hoàn chỉnh và đầy đủ nhất. Được vận dụng như một phương pháp đánh giá quốc tế, được sử dụng tại nhiều nơi trên thế giới. Nội dung phương pháp gồm có 3 phần như bảng 1. Bảng 1. Nội dung của phương pháp 3P Phần Tên Nội dung cụ thể P1 Paper Check – Kiểm tra tài liệu Kiểm tra hệ thống tài liệu cần thiết như: các quy trình, hồ sơ, các văn bản được lưu trữ .v.v. liên quan đến đối tượng cần nghiên cứu. P2 People Interview – Phỏng vấn trực tiếp Phỏng vấn những cá nhân đang hoạt động, làm việc và trực tiếp vận hành các quy trình. P3 Practice Observe – Quan sát thực tế Việc quan sát thực tế làm rõ hơn các nội dung được lưu trong hồ sơ. Kiểm tra, thẩm định lại hồ sơ và quá trình thực hiện theo những quy định đã ban hành. (Tổ chức đánh giá và chứng nhận InterConformity (Cộng hòa liên bang Đức) Với mỗi P trên, nếu đạt yêu cầu thì cho là điểm phù hợp (PH), không đạt yêu cầu thì cho là điểm không phù hợp (KPH). Điểm không phù hợp lớn (M): Hệ thống không đề cập đến một yêu cầu bắt buộc nào đó của tiêu chuẩn (sự không phù hợp), không thực hiện một trong các yêu cầu của tiêu chuẩn hay hệ thống. Điểm không phù hợp nhỏ (m): Một vài thiếu sót trong việc thực hiện các yêu cầu. Tuy nhiên, khi có nhiều điểm không phù hợp nhỏ đối với một yêu cầu của tiêu chuẩn hoặc hệ thống thì có thể quy về một điểm không phù hợp lớn. Tùy vào trường hợp và điều kiện tiếp cận đối tượng cần nghiên cứu mà vận dụng các bước trên, có thể loại bỏ các bước khi không có điều kiện tiếp cận. Cách thức thực hiện: Để kiểm tra sự chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng với tình trạng khẩn cấp của mục 4.4.7. Thực hiện và điều hành trong tiêu chuẩn TCVN ISO 14001:2010 (ISO 14001:2004/ Cor.1:2009). Ta tiến hành các bước: (P1): Xem xét hồ sơ, tài liệu của công ty (bước này đã được thực hiện trong phương pháp Đánh giá nội bộ đã nêu ở trên). (P2): Tiến hành phỏng vấn công nhân trong công ty xem có được phổ biến nhiệm vụ của mình khi có sự cố xảy ra hay không? (hỏi công nhân là công ty có hướng dẫn những việc cần làm khi có sự cố khẩn cấp xảy ra cho công nhân biết không? Bảng hướng dẫn PCCC có được dán trong công ty không?). (P3): Tiến hành quan sát xem bảng hướng dẫn PCCC có được dán trong công ty không? Được dán ở những nơi nào trong công ty? 2.3. Phân tích, so sánh: So sánh tiêu chuẩn ISO 14001:2004 và tiêu chuẩn ISO 14001:2015. Từ đó thống kê được những điểm khác nhau, phục vụ cho việc chuyển đổi nâng cấp từ ISO 14001:2004 lên ISO 14001:2015. Để thực hiện phương pháp này chúng ta căn cứ vào bảng chuyển đổi các điều khoản ISO 14001:2004 thành ISO 14001:2015 3. Kết quả 3.1. Kết quả đánh giá nội bộ Qua quá trình đánh giá Hệ thống quản lý môi trường bằng phương pháp 3P, ta kết luận tại công ty có 3 điều khoản có sự không phù hợp là: 4.4.5. Kiểm soát tài liệu, 4.4.7. Sự chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng với tình trạng khẩn cấp, 4.5.4. Kiểm soát hồ sơ. Các điều khoản khác đã được công ty thực hiện đầy đủ và phù hợp. Bảng 2. Liệt kê các điểm không phù hợp trong đánh giá nội bộ Bảng tóm tắt kết quả đánh giá Điều khoản Tổng M m M m 4.4.5 Kiểm soát tài liệu 0 1 0 1 4.4.7 Sự chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó tình trạng khẩn cấp 0 1 0 1 4.5.4 Kiểm soát hồ sơ 0 1 0 1 Tổng 0 3 Nhận xét: Bảng liệt kê các điểm không phù hợp trong đánh giá nội bộ của công ty cho thấy: không có điểm không phù hợp lớn, 3 điểm không phù hợp nhỏ. Trong đó, 1 điểm xuất hiện tại điều khoản “kiểm soát tài liệu”, 1 điểm xuất hiện tại điều khoản “sự chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó tình trạng khẩn cấp”, 1 điểm xuất hiện tại điều khoản “kiểm soát hồ sơ”. Dựa trên các kết quả đánh giá nội bộ và “Bảng liệt kê các điểm không phù hợp trong đánh giá nội bộ” đưa ra được bảng các điều khoản không phù hợp của đánh giá nội bộ. Bảng 3. Các điều khoản không phù hợp của Hệ thống quản lý môi trường. STT Điều khoản Diễn giải điểm không phù hợp 1 4.4.5. Kiểm soát tài liệu Trong kho dầu có sử dụng loại dầu Trim SC 310 nhưng bảng hướng dẫn an toàn các loại dầu lại chưa cập nhật 2 4.4.7. Sự chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó tình trạng khẩn cấp Nhân viên A chưa biết nhiệm vụ của mình khi có sự cố khẩn cấp xảy ra 3 4.5.4. Kiểm soát hồ sơ Bảng kiểm tra rò rỉ nước không có ký xác nhận của người kiểm tra và người xác nhận 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cấp ISO 14001:2015 Sau khi tiến hành đánh giá Hệ thống quản lý môi trường hiện có tại công ty, để tiến hành nâng cấp ISO 14001:2015 công ty cần bổ sung thêm các tài liệu, văn bản đáp ứng các điều khoản tương ứng của tiêu chuẩn mới này như sau: Bảng 4. Bảng đề xuất giải pháp nâng cấp ISO 14001:2015 Điều khoản Yêu cầu của tiêu chuẩn 4.1 Tổ chức phải xác định bối cảnh bên ngoài 4.2 Tổ chức phải xác định nhu cầu của các bên hữu quan 6.1.1 Tổ chức phải duy trì văn bản về: - Quy trình nhận dạng các rủi ro và cơ hội - Quy trình, biện pháp giải quyết các rủi ro và cơ hội 6.1.4 Tổ chức phải xác định kế hoạch hành động để: - Giải quyết các KCMT - Giải quyết nghĩa vụ tuân thủ - Giải quyết rủi ro và cơ hội 7.4.2 Quy định trao đổi thông tin cho công nhân viên trong công ty 7.4.3 Xác định người đại diện cho công ty trao đổi, phát biểu về các vấn đề môi trường của công ty với bên ngoài 9.1.1 Tổ chức phải giữ văn bản phù hợp như làm bằng chứng của việc giám sát, đo lường mức độ tuân thủ Đối với các điều khoản công ty cần bổ sung theo như phân tích và đánh giá của nhóm nghiên cứu thì phần lớn công ty sẽ đáp ứng được một cách nhanh chóng. Các điều khoản này không hoàn toàn mới, phần lớn điều khoản được phân tách chi tiết hơn từ ISO 14001:2004 và nó được làm rõ, được trình bày chi tiết hơn trong tiêu chuẩn ISO 14001:2015. Sau khi bổ sung thêm các tài liệu, văn bản trên, công ty cần lên kế hoạch tổ chức thực hiện, kiểm tra, duy trì và cải tiến liên tục nội dung các loại tài liệu, văn bản này. 4. Kết luận Kết quả nghiên cứu chỉ ra rằng, Công ty Takako đã thực hiện khá đầy đủ yêu cầu của tiêu chuẩn. Duy chỉ có 3 điểm không phù hợp nhỏ còn tồn tại tại công ty ứng với 3 điều khoản của tiêu chuẩn là: (4.4.5.) Kiểm soát tài liệu; (4.4.7.) Sự chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng với tình trạng khẩn cấp; (4.5.4.) Kiểm soát hồ sơ. Nghiên cứu cũng đưa ra một số giải pháp nhằm cung cấp tài liệu tham khảo cho công ty trong việc chuyển đổi, nâng cấp lên ISO 14001:2015 trong thời gian tới (theo yêu cầu nâng cấp hệ thống quản lý môi trường của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế). Cụ thể là công ty cần bổ sung thêm các tài liệu ứng với các điều khoản: 4.1. Xác định bối cảnh bên ngoài; 4.2. Xác định nhu cầu của các bên hữu quan; 6.1.1. Lập và duy trì văn bản về các rủi ro và cơ hội cần được giải quyết trong quy trình sản xuất; 6.1.4. Tổ chức phải xác định kế hoạch hành động để giải quyết KCMT, nghĩa vụ tuân thủ, rủi ro và cơ hội; 7.4.2. Quy định trao đổi thông tin cho công nhân viên trong công ty; 7.4.3. Xác định người đại diện cho công ty trao đổi, phát biểu về các vấn đề môi trường của công ty với bên ngoài; 9.1.1. Tổ chức phải giữ văn bản phù hợp như làm bằng chứng của việc giám sát, đo lường mức độ tuân thủ. Nghiên cứu này công ty có thể dùng để tham khảo và có thể sử dụng kết quả của đề tài làm tài liệu tham khảo kết hợp với những góp ý, tư vấn từ các chuyên gia để sớm có được giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO 14001:2015 đúng thời hạn. TÀI LIỆU THAM KHẢO ISO 14011:1997 Hướng dẫn đánh giá môi trường ISO 14031:1999 Quản lý môi trường – Hướng dẫn đánh giá kết quả môi trường TCVN ISO 14001:2004 Hệ thống quản lý môi trường – Các yêu cầu và hướng dẫn sử dụng. Hà Nội, 2010. TCVN ISO 14001:2015 Hệ thống quản lý môi trường – Các yêu cầu và hướng dẫn sử dụng. Hà Nội, 2015. Báo cáo thống kê (the ISO Survey of Certification 2014) do Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế - ISO công bố. Tổ chức Đánh giá và Chứng nhận Quốc tế Interconformity, Tài liệu phương pháp xác định khía cạnh môi trường, lưu hành nội bộ, (2010) Website Công ty TNHH TAKAKO Việt Nam.