Đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm phần mềm kế toán Fast Accounting tại công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp (Fast)

quả sản xuất kinh doanh. Các phần mềm phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh gồm có: - Phần mềm quản lý nội bộ e-TeamWork (quản lý khách hàng, hợp đồng, dự án, bảo hành, nhật ký công việc… - Phần mềm kế toán Fast Business - Phần mềm chấm công - Diễn đàn nội bộ của công ty: www.fast.com.vn/forum Công nghệ: Vì đặc điểm sản phẩm của công ty là sản phẩm phần mềm, do đó công nghệ mà công ty sử dụng là công nghệ lập trình. Hiện tại công ty đang sử dụng hai nền công nghệ lập trình đó là: Công nghệ lập trình Foxpro, cơ sở dữ liệu Foxpro: Đặc điểm của công nghệ này là thời gian triển khai nhanh, đơn giản, gọn nhẹ, chi phí thấp. Công nghệ lập trình Visual Basic.NET, cơ sở dữ liệu MS SQL Server: Đặc điểm là công nghệ lập trình mạnh, tính bảo mật cao với cơ sở dữ liệu trung gian MS SQL Server, thiết kế giao diện đẹp và nhiều tính năng mạnh. Sản phẩm phần mềm kế toán Fast accounting được lập trình trên nền công nghệ Visual Foxpro và cơ sở dữ liệu Foxpro. Đặc điểm của ngôn ngữ này là dễ lập trình, dễ triển khai và chi phí bảo trì thấp. Dẫn đến thời gian triển khai nhanh, trong vòng 1 tuần đến 1 tháng là có thể kết thúc việc triển khai. Còn đối với các dự án lớn nhiều điểm cài đặt hoặc nhiều yêu cầu chỉnh sửa đặc thù thì cho là 1 dự án và thời gian triển khai thường <3 tháng. 5. Đặc điểm về Marketing Phòng Marketing của công ty mới đựơc thành lập năm 2008, do còn mới mẻ nên nhìn chung hoạt động Marketing của công ty chưa thực sự mạnh. Công ty đang xây dựng một chiến lược tiếp thị thích hợp để chiếm lĩnh và mở rộng thị trường và quy mô hoạt động, đồng thời vẫn quan tâm chăm sóc các khách hàng truyền thống Chính sách thị trường của Công ty là: Áp dụng linh hoạt các nguyên lý marketing hiện đại, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng, thường xuyên liên hệ với khách hàng nhằm thu thập các thông tin phản hồi để kịp thời hiệu chỉnh chính sách phù hợp với sự phát triển của thị trường. Kênh tìm kiếm khách hàng Qua mối quan hệ cá nhân: gia đình, bạn bè, người thân … Qua kênh Internet: các trang web báo điện tử, trang danh bạ, các tổ chức hiệp hội, các trang tuyển dụng … Qua kênh báo in: với các thông tin cần cập nhật như Bố cáo thành lập doanh nghiệp, Hoạt động đầu tư, Khởi công nhà máy … Qua truyền hình, đài phát thanh … Qua các danh bạ trang vàng, trang trắng của ngành bưu điện. Qua kênh khác: gặp trên đường đi làm, đi công tác, người lạ quan tâm … Hệ thống các phương tiện trợ giúp: Hệ thống công cụ và phương tiện hỗ trợ của công ty đó là: Điện thoại (văn phòng, cá nhân), thư tín (chuyển phát nhánh, báo, tạp chí…). Internet (Website, forum, email…), máy tính cá nhân (Máy bàn, máy xách tay), máy chiếu (phục vụ trình chiếu, hội thảo), phương tiện đi lại (điều xe trong các chuyến công tác xa) Các tài liệu tiếp thị hiện tại của công ty được chia làm hai mảng sản phẩm là FA và FB. Nội dung các bản tài liệu đều giới thiệu khái quát về công ty, các dịch vụ cung cấp, các mảng sản phẩm phát triển và giới thiệu tổng hợp các thông tin cơ bản về các tính năng, sự chuyên biệt và điểm mạnh của sản phẩm, phần cuối giới thiệu năng lực về khách hàng và các giải thưởng về sản phẩm mà công ty nhận được. Về nội dung và hình thức của tài liệu đều đảm bảo về tính thẩm mỹ và nội dung của các thông tin đăng tải cung cấp cho khách hàng một cách dầy đủ và chi tiết về sản phẩm mà khách hàng đang quan tâm. Điều đó tạo nên một phong cách chuyên nghiệp cũng như tạo một ấn tượng ngay từ buổi làm việc ban đầu với khách hàng. Với một hệ thống các công cụ và phương tiện được hỗ trợ từ phía công ty, đã tạo điều kiện rất lớn cho toàn thể nhân viên trong quá trình làm việc và giao dịch với khách hàng, đảm bảo hiệu quả trong công việc 6. Đặc điểm về quy trình kinh doanh Sơ đồ 2.1. Sơ đồ trình tự các bước bán hàng. Khách hàng - Tập hợp thông tin KH - Gọi điện, lấy thông tin. - Lên lịch hẹn - Lên kế hoạch làm việc, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu. - Lập phiếu YC hỗ trợ gửi FA/FB - Xin duyệt kế hoạch và YC hỗ trợ KH từ chối KH đồng ý - Làm việc trực tiếp KH. - Lấy thông tin yêu cầu từ KH. Đề xuất giải pháp. - Demo cho KH trên SP hoặc tài liệu. - Xử lý thông tin và các yêu cầu của KH. - Kết hợp bộ phận liên quan, lên Báo giá cho KH. - Lập HĐ thương thảo (căn cứ mẫu) - Lập HĐ chính thức (trình ký) - Cập nhật hồ sơ KH. KH từ chối - Chuyển hồ sơ KH cho Phòng Triển khai - Bộ phận Marketing tập hợp thông tin phân tích. - Hồ sơ KH chuyển bộ phận lưu trữ - Kết thúc bán hàng KH đồng ý (Nguồn : Sổ tay nhân viên 2009) Các bước tiếp xúc với khách hàng: Bước 1: Phân mảng khác hàng, thu thập thông tin về khách hàng Bước 2: Gọi điện cho khách hàng, lấy các thông tin bổ sung của KH từ người liên hệ. Tư vấn về sản phẩm. Lên lịch hẹn gặp. Bước 3: Gặp mặt KH. Lên kế hoạch làm việc, chuẩn bị tài liệu hồ sơ phục vụ cho buổi gặp và Demo sản phẩm. Xin sự hỗ trợ nếu có. Tiếp xúc trực tiếp: Lấy các thông tin liên quan đến phần mềm từ phía KH, tập hợp thông tin để phục vụ cho báo giá và chỉnh sửa phần mềm. Bước 4: Báo giá và làm dự thảo hợp đồng (Nếu KH chấp nhận giá). Ký hợp đồng chính thức. Tập hợp hồ sơ chuyển bộ phận liên quan Theo dõi hồ sơ KH, chăm sóc KH. Đối với các dự án, hợp đồng lớn. Công ty tổ chức ra một tổ dự án bao gồm : Giám đốc dự án, trưởng dự án, nhân viên tư vấn ứng dụng, trưởng nhóm lập trình ứng dụng, nhân viên lập trình ứng dụng, nhân viên kinh doanh, thư ký dự án, cố vấn dự án. Các dự án lớn nhiều điểm cài đặt hoặc nhiều yêu cầu chỉnh sửa đặc thù nên gian triển khai thường <3 tháng. Các bước thực hiện một dự án/hợp đồng lớn : Bảng 2.4. Quy trình thực hiện dự án Stt Công việc Kết quả Nhân sự Khảo sát trước ký kết hợp đồng Tài liệu mô tả yêu cầu của khách hàng làm cơ sở cho phụ lục hợp đồng Tư vấn ứng dụng Nhân viên kinh doanh kiêm nhiệm Ký kết hợp đồng và phụ lục hợp đồng Hợp đồng và phụ lục hợp đồng Nhân viên kinh doanh Thành lập tổ dự án phía công ty Quyết định thành lập tổ dự án Trưởng dự án Giám đốc dự án Thành lập tổ dự án phía khách hàng Thông báo về thành phần tổ dự án từ khách hàng Khách hàng Kế hoạch triển khai tổng thể Bản kế hoạch triển khai tổng thể Trưởng dự án Kế hoạch cài đặt và đào tạo cho những người dùng chính Tư vấn triển khai Đào tạo cho những người dùng chính Tư vấn triển khai Kế hoạch khảo sát Bản kế hoạch khảo sát Trưởng dự án/Tư vấn ứng dụng Yêu cầu cung cấp tài liệu bước đầu Bản yêu cầu tài liệu bước đầu Tư vấn nghiệp vụ Chuẩn bị câu hỏi khảo sát Bảng câu hỏi khảo sát Tư vấn nghiệp vụ Thực hiện khảo sát Tài liệu khảo mô tả yêu cầu của khách hàng Tư vấn ứng dụng Phân tích bài toán và thiết kế thiết lập hệ thống Tài liệu phân tích, phương án/giải pháp giải quyết trên cơ sở phần mềm có sẵn hoặc các sửa đổi cần thiết Tư vấn ứng dụng Giới thiệu chương trình và phương án giải quyết cho khách hàng Phương án thiết lập hệ thống Tư vấn triển khai hoặc Mời 1 nhân viên giỏi về chương trình trình bày cho khách hàng Thiết lập hệ thống Tài liệu thiết lập hệ thống Tư vấn triển khai Khách hàng Thiết kế lập trình Tài liệu thiết kế lập trình Lập trình Lập trình và test, tài liệu HDSD Lập trình Test giao nhận chương trình nội bộ Chương trình đóng gói, đĩa cài đặt Tư vấn triển khai Convert số liệu Tư vấn triển khai Lập trình Kế hoạch cài đặt và đào tạo Tư vấn triển khai Cài đặt chương trình Tư vấn triển khai Đào tạo Tư vấn triển khai Thi kiểm tra Tư vấn triển khai Hỗ trợ sử dụng Tư vấn triển khai Nghiệm thu Tư vấn triển khai (Nguồn: Phòng nhân sự) 7. Đặc điểm về tổ chức bộ máy a) Các bộ phận, phòng ban chức năng của công ty Các bộ phận, phòng ban chức năng của công ty gồm có: Ban giám đốc Phòng tổng hợp (thư ký và trợ lý cho ban giám đốc) Trung tâm nghiên cứu và phát triển sản phẩm (FRD) Các đơn vị kinh doanh: Hà Nội, Sài Gòn và Đà Nẵng (FHN, FSG, FĐN). Sơ đồ 2.2. Mô hình tổ chức bộ máy của công ty Hội đồng quản trị Ban giám đốc Phòng tổng hợp Trung tâm nghiên cứu và phát triển sản phẩm Văn phòng Sài Gòn (FSG) Văn phòng (FHO) Văn phòng Đà Nẵng (FĐN) Phòng phát triển Fast accounting Phòng phát triển ERP Văn phòng Hà Nội (FHN) (Nguồn : Sổ tay nhân viên 2009) b) Mô hình tổ chức theo dự án Các đặc điểm của mô hình tổ chức theo dự án: - Các nhân viên trong phòng (trung tâm) được tổ chức làm việc theo dự án - Mỗi dự án có trưởng dự án chịu trách nhiệm quản lý và điều phối công việc cho tất cả các thành viên trong dự án - Một nhân viên cùng lúc có thể tham gia nhiều dự án với nhiều vai trò khác nhau - Thời gian của trưởng dự án được quy định như với trưởng nhóm của mô hình tổ chức theo nhóm c) Các đơn vị kinh doanh FAST Hà Nội (FHN), FAST Sài Gòn (FSG), FAST Đà Nẵng (FĐN) Công ty có các đơn vị kinh doanh - chi nhánh sau: - FHN - Văn phòng Hà Nội - FSG - Chi nhánh tại TP HCM - Chi nhánh tại TP Đà Nẵng FĐN Chức năng nhiệm vụ: Các đơn vị kinh doanh có chức năng nhiệm vụ kinh doanh thông qua việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho các khách hàng tại khu vực địa bàn quản lý. Sơ đồ tổ chức của mỗi đơn vị kinh doanh thường mềm dẻo, thay đổi tùy từng thời điểm cho phù hợp với tình hình thực tế. Mỗi đơn vị kinh doanh thường có các phòng bản sau: Sơ đồ 2.3. Mô hình tổ chức chi nhánh Giám đốc chi nhánh Phòng BH và chăm sóc KH Phòng tư vấn ứng dụng Phòng Mar-keting Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng hành chính nhân sự Phòng lập trình ứng dụng (Nguồn : Sổ tay nhân viên 2009) 8. Đặc điểm về tài chính Bảng 2.5. Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình quản lý và sử dụng vốn Đơnvị:VNĐ Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Tổng tài sản 7.317.954.427 10.619.974.924 22.926.167.322 17.410.242.112 Tài sản ngắn hạn 6.083.965.464 9.646.589.397 20.825.522.083 12.411.051.375 Tài sản dài hạn 1.233.988.963 973.385.527 2.100.645.239 4.999.190.737 Tổng nguồn vốn 7.317.954.427 10.619.974.924 22.926.167.322 17.410.242.112 Nợ phải trả 4.753.365.220 7.021.731.912 8.769.824.306 8.743.981.911 Vốn chủ sở hữu 2.564.589.207 3.598.243.012 14.156.343.016 8.666.260.201 ( Nguồn: Báo cáo tài chính 2005, 2006, 2007, 2008 - Phòng kế toán) Vốn của doanh nghiệp tăng từ năm 2005 đến năm 2007 tuy nhiên sang năm 2008 thì vốn của doanh nghiệp lại giảm chỉ bằng 76% so với năm 2007. Xét về phần tài sản, Là một doanh nghiệp sản xuất phần mềm, vì tính đặc thù riêng của ngành nghề nên tài sản dài hạn của doanh nghiệp mà đặc biệt là tài sản cố định không quá lớn, trong khi đó tài sản lưu động của doanh nghiệp thường chiếm tỷ lệ lớn trong tổng giá trị tài sản. Qua các năm tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp không ngừng tăng lên và cũng có thể thấy được doanh thu kèm theo đó cũng tăng nên có thể đưa ra kết luận nhân tố chính tạo ra thay đổi cho doanh nghiệp chính là tài sản lưu động. Xét trên góc độ nguồn vốn, vốn để hình thành ban đầu của công ty không quá lớn, vào năm 2005 con số này hơn 2 tỷ và năm 2006 là 3.5 tỷ nhưng đến 2007 nó đã tăng lên 14 tỷ nhưng năm 2008 con số này chỉ còn hơn 8 tỷ. Nguồn vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp tăng lên chủ yếu là do lợi nhuận của doanh nghiệp tăng thêm được giữ lại để tiến hành hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó nợ phải trả của doanh nghiệp cũng tăng qua các năm nhưng tốc độ tăng không cao như tốc độ tăng của vốn chủ sở hữu. Các chỉ tiêu như ROA: 2005: 22.9%, 2006: 7.5%, năm 2007: 34.5% ; ROE 2005: 22%, 2006: 21.9%, 2007: 60%. Nhận xét : Nhìn tổng quan hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tương đối thuận lợi và đặc biệt khởi sắc trong giai đoạn 2005-2007 . Đến năm 2008 thì có phần chững lại có thể là do tình hình kinh tế gặp nhiều khó khăn, chịu tác động của lạm phát, suy giảm kinh tế. Do đó mà doanh nghiệp đã hạn chế đầu tư và chờ đợi thời cơ. II. TÌNH HÌNH TIÊU THỤ SẢN PHẨM PHẦN MỀM KẾ TOÁN FAST ACCOUNTING CỦA CÔNG TY MỘT SỐ NĂM GẦN ĐÂY 1. Kết quả tiêu thụ một số năm gần đây Bảng 2.6. Tình hình tiêu thụ sản phẩm Fast accounting của công ty một số năm gần đây Năm 2005 2006 2007 2008 Tốc độ tăng trưởng Tốc độ tăng trưởng bq 2006/2005 2007/2006 2008/2007 Số lượng hợp đồng 244 342 538 592 140.16% 157% 110% 135.72% Giá trị kí kết ( tỷ đồng 6,581,801,106 9,532,263,672 13,640,124,614 16,852,296,684 145% 143.09% 123.55% 137.2% (Nguồn : Phòng kinh doanh) Qua bảng số liệu trên ta thấy doanh thu tiêu thụ sản phẩm phần mềm kế toán Fast accounting liên tục tăng qua các năm với tốc độ tăng trưởng bình quân là 135,7% về số lượng hợp đồng được kí kết. Tốc độ tăng trưởng doanh thu bình quân là 137,2%. Trong đó tốc độ tăng trưởng về số lượng hợp đồng, và giá trị kí kết của năm 2006 so với năm 2005 lần lượt là 140,16% và 145%, năm 2007 so với năm 2006 là 157%, và 143.09%. Sang năm 2008 thì tốc độ này chỉ tương ứng bằng 110% và 123,55%, điều này có thể là do nền kinh tế năm 2008 có nhiều biến động, do lạm phát, suy thoái khiến cho tốc độ tăng trưởng, các doanh nghiệp gặp khó khăn trong kinh doanh khiến cho họ hạn chế đầu tư, đổi mới công nghệ, từ đó làm cho việc tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp cũng gặp khó khăn hơn. Tuy nhiên đây cũng là con số rất đáng khen ngợi vì trong xu thế khó khăn chung, công ty vẫn duy trì được mức tăng trưởng. Bảng 2.7. Tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm Fast accounting của công ty Chỉ tiêu 2005 2006 2007 2008 SLHĐ Giá trị (VNĐ) SLHĐ Giá trị (VNĐ) SLHĐ Giá trị (VNĐ) SLHĐ Giá trị (VNĐ) Kế hoạch 210 5,723,305,310 350 8,726,799,665 400 9,742,946,153 510 15,320,269,713 Thực tế 244 6,581,801,106 380 9,532,263,672 538 13,640,124,614 592 16,852,296,684 Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch tiêu thụ (%) 116 115 108 109 134 140 116 110% (Nguồn : Phòng kinh doanh) Nhìn chung, công ty đã hoàn thành tương đối tốt kế hoạch đề ra. Số lượng hợp đồng và giá trị ký kết luôn vượt kế hoạch đề ra. Đặc biệt là năm 2007 số lượng hợp đồng ký kết thực tế đã vượt kế hoạch 34% tương ứng với đó là giá trị ký kết vượt kế hoạch 40%. Đây thực sự là con số rất ấn tượng thể hiện công ty làm rất tốt công tác quản lý, từ khâu lập kế hoạch tới tổ chức thực hiện trên thực tế. Tình hình tiêu thụ theo khách hàng Bảng 2.8. Tình hình tiêu thụ theo khách hàng giai đoạn 2006 – 2008 Đơn vị: VNĐ Năm 2006 2007 2008 Loại hình Số lượng Giá trị (VNĐ) Giá trị TB/hợp đồng (VNĐ) Số lượng Giá trị (VNĐ) Giá trị TB/hợp đồng (VNĐ) Số lượng Giá trị (VNĐ) Giá trị TB/hợp đồng(VNĐ) Cổ phần 228 5,017,783,597 22,007,823 293 7,005,568,002 23,909,788 323 7,924,204,257 24,533,140 TNHH 116 1,954,114,053 16,860,346 190 2,695,288,624 14,185,730 215 5,018,674,346 23,342,671 Nhà nước 19 320,284,059 16,857,056 24 488,316,461 20,346,519 23 677462327 29,454,884 Nước ngoài, LD 17 2,240,081,963 130,998,945 31 3,450,951,527 111,321,017 30 3232270504 107,742,350 Tổng 380 9,532,263,672 25084904.4 538 13,640,124,614 25,353,391 592 16,852,296,684 28,466,717 (Nguồn : Phòng kinh doanh) Bảng 2.9. Cơ cấu tiêu thụ theo khách hàng giai đoạn 2006 - 2008 Năm 2006 2007 2008 Loại hình % SLHĐ % Giá trị % SLHĐ % Giá trị % SLHĐ % Giá trị Cổ phần 60 52.64 54.38 51.36 54.52 47.02 TNHH 30.5 20.5 35.28 19.76 36.30 29.78 Nhà nước 5 3.36 4.51 3.58 3.92 4.02 Nước ngoài, LD 4.5 23.5 5.84 25.30 5.27 19.18 Tổng 100 100 100 100 100 100 (Nguồn: Phòng kinh doanh) Ta thấy khách hàng thuộc loại hình doanh nghiệp cổ phần là đối tượng khách hàng chiếm đa số các hợp đồng của công ty. Bởi vì do xu hướng cổ phần hóa các doanh nghiệp nên số lượng doanh nghiệp loại hình cổ phần là khá đông. Đồng thời quy mô của những doanh nghiệp này thường là vừa và lớn nên trong thời gian tới đối tượng này sẽ vẫn là đối tượng khách hàng chính của công ty. Nhìn vào bảng số liệu ta có thể thấy được loại hình doanh nghiệp nước ngoài và liên doanh năm 2007 chỉ chiếm 5.84% số lượng hợp đồng của doanh nghiệp nhưng lại chiếm tới 25.30% doanh thu. Tương tự năm 2008 số lượng hợp đồng được kí kết với các doanh nghiệp nước ngoài và liên doanh là 5.27% nhưng cũng chiếm tới 19,18% doanh thu của sản phẩm Fast accounting. Sở dĩ có được điều này là do các công ty nước ngoài và các công ty liên doanh có quy mô lớn. Do đó mỗi hợp đồng kí được thường có giá trị lớn, trung bình 111,321,017 /hợp đồng (năm 2007) và 107,742,350/hợp đồng (2008). Tuy nhiên số lượng hợp đồng kí kết với loại hình này còn tương đối ít trong cơ cấu tiêu thụ của doanh nghiệp. Nguyên nhân là do: Thứ nhất, các doanh nghiệp này quen dùng các sản phẩm phần mềm kế toán của nước ngoài do đó việc doanh nghiệp tiếp cận với loại hình doanh nghiệp này còn tương đối khó. Thứ hai, như chúng ta biết quy trình bán sản phẩm phải trải qua các quy trình bắt đầu từ : thu thập thông tin về doanh nghiệp, sản phẩm Þ tiếp xúc, gặp gỡ giới thiệu sản phẩm Þ …kí kết hợp đồng và lắp đặt. Tuy nhiên, một điểm yếu của công ty đó là trình độ tiếng anh của nhân viên tương đối kém, số lượng nhân viên có khả năng đọc và dịch các tài liệu tiếng anh chỉ chiếm khoảng (1%). Đây là một con số rất nhỏ. Trong khi các tài liệu về kỹ thuật và nghiệp vụ chủ yếu là bằng tiếng Anh, mà tiếng Anh của rất nhiều nhân viên ở FAST còn quá kém, không đủ sức để đọc tài liệu. Việc này cản trở rất lớn cho việc học tập và đào tạo, thậm chí ngay khi cả có thời gian và kinh phí. Từ đó dẫn đến việc đọc, dịch tài liệu cập nhật kiến thức về sản phẩm và thị trường còn hạn chế và tiếp xúc khách hàng đạt hiệu quả chưa cao. Doanh nghiệp cần phải khắc phục tình trạng này 3. Tình hình tiêu thụ sản phẩm theo khu vực địa lý Bảng 2.10. Tổng hợp tình hình tiêu thụ sản phẩm Fast accounting theo khu vực địa lí năm 2008 Năm 2006 2007 2008 Doanh thu (VNĐ) tỷ lệ Doanh thu (VNĐ) tỷ lệ Doanh thu (VNĐ) Tỷ lệ % Miền Bắc 4,766,131,836 50% 6,683,661,061 49% 8,931,717,243 53% Miền Trung 476,613,184 5% 954,808,723 7% 1,516,706,702 9% Miền Nam 4,289,518,652 45% 5,728,852,338 42% 6,403,872,739 38% Tổng 9,532,263,672 100 13,640,124,614 100 16,852,296,684 100 (Nguồn : Phòng kinh doanh) Ta thấy doanh thu của khu vực miền Bắc và miền Nam qua các năm luôn cao, miền Trung chỉ chiềm một tỷ lệ nhỏ trong 3 miền tuy nhiên doanh thu của miền Trung trong cơ cấu doanh thu 3 miền có xu hướng tăng lên qua các năm. Điều này là hợp lý bởi vì như trên đã trình bày, thị trường chính của công ty là Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Đồng thời ta thấy doanh thu miền Bắc luôn cao nhất trong tổng doanh thu cả 3 miền (chiếm 50%). Điều này là hoàn toàn hợp lý bởi vì quy mô chi nhánh miền Bắc lớn nhất, dựa vào biểu đồ phân bố nhân viên tại các chi nhánh năm 2008 (biểu 2.4) ta thấy Miền Bắc có số lượng nhân viên lớn nhất 48%, tiếp theo là Miền Nam 28%, và Miền Trung 12%. Sở dĩ có sự phân bố như trên là do thời gian qua công ty xác định miền Bắc là thị trường lớn nhất của công ty, đồng thời Miền Bắc cũng là nơi đặt trụ sở chính, cơ quan đầu não của công ty, do đó được đầu tư khá nhiều cả về số lượng tài sản lẫn số lượng nhân viên. Tổng tài sản của thị trường miền Bắc năm 2008 chiếm 58% tổng tài sản cả 3 miền (Biểu 2.8). Biểu 2.8. Cơ cấu tài sản 3 miền năm 2008 Đơn vị: % (Nguồn: Phòng kế toán) Tuy nhiên nếu để ý kỹ hơn thì ta có thể thấy mặc dù số lượng nhân viên của miền Bắc chiếm tới gần 50% lượng nhân viên toàn công ty (Biểu 2.4), miền Bắc cũng là nơi đặt trụ sở chính của công ty và các cơ quan đầu não với số lượng nhân viên chiếm tới 12% tổng số nhân sự . Là nơi phát triển sớm nhất trong cả 3 miền nhưng doanh thu của miền Bắc lại mới chỉ trên dưới 50%. Trong khi lượng nhân viên của miền Nam chỉ chiếm 28% tổng số nhân viên của công ty và tài sản của chi nhánh miền Nam chiếm 36% tổng tài sản toàn công ty nhưng lại mang lại doanh thu lên tới hơn 40%. Điều này cho thấy hoạt động tiêu thụ trong thị trường miền Nam được tiến hành tốt hơn so với miền Bắc. III. ĐÁNH GIÁ 1. Thành công và nguyên nhân Bằng sự nỗ lực của toàn thể đội ngũ cán bộ nhân viên trong công ty với những chính sách hợp lý và hiệu quả đã làm cho doanh thu tiêu thụ sản phẩm Phần mềm kế toán Fast Accounting (FA) không ngừng tăng qua các năm với tốc độ tăng trưởng bình quân 137.2% một năm. Công ty luôn thực hiện đạt và vượt kế hoạch tiêu thụ sản phẩm đã đề ra, đặc biệt trong năm 2007 ghi nhận những lỗ lực vượt bậc của công ty khi đã hoàn thành vượt 40% so với kế hoạch đã đề ra. Với việc chiếm 60% trong cơ cấu doanh thu của toàn doanh nghiệp, sự tăng trưởng mạnh mẽ này kết hợp với sự tiết giảm chi phí một cách hợp lý đã góp phần lớn làm cho lợi nhuận của toàn công ty năm 2007 tăng lên hơn 800% so với năm 2006 (bảng 1.1) Điều này thể hiện công ty đang làm rất tốt công tác quản lý của mình, từ việc lập kế hoạch tới việc thực hiện kế hoạch, đánh giá, kiểm tra kết quả làm việc. Quy mô của công ty không ngừng mở rộng qua các năm: thể hiện qua việc số lượng nhân viên cũng như tài sản của công ty tăng liên tục qua các năm. Đồng thời tốc độ tăng của doanh thu luôn lớn hơn tốc độ tăng của lượng nhân viên (Trong khi tốc độ tăng trưởng của số lượng nhân viên qua các năm vào khoảng 120% một năm thì tốc độ tăng trưởng doanh thu sản phẩm FA là 137% một năm). Đây là một kết quả rất đáng khen ngợi. Nguyên nhân của thực trạng trên là do công ty đã làm tốt công tác quản lý nói chung cũng như quản lý nhân sự nói riêng. Việc công ty quan tâm đúng mực đến chính sách tuyển dụng (chỉ tuyển những người tốt nghiệp Đại học, cao đẳng trở lên chuyên ngành kinh tế và tin học), chính sách đào tạo nhân sự cũng được đầu tư khá mạnh, với phương trâm xây dựng công ty trở thành một tổ chức luôn học tập – learning orgarnization do đó công ty rất coi trọng công tác đào tạo nhân viên, khuyến khích các nhân viên học tập, nâng cao trình độ, từ đó làm cho trình độ và năng suất của đội ngũ nhân viên không ngừng tăng lên. Sau hơn 10 năm đi vào hoạt động hiện Fast được đánh giá là công ty hàng đầu về phần mềm kế toán doanh nghiệp. Sản phẩm Phần mềm kế toán Fast Accounting được khách hàng đánh giá cao nhất trong tổng số các phần mềm kế toán hiện có trên thị trường (chiếm khoảng 30% theo bình chọn của www.kiemtoan.com.vn năm 2008 – (Biểu 2.1). Có thể nói đây là một thành công rất lớn của Fast. Thể hiện sự nỗ lực, phấn đấu của toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty. Đồng thời đó sẽ là yếu tố quan trọng góp phần đưa doanh nghiệp trở thành doanh nghiệp số một Việt Nam trong lĩnh vực phát triển và triển khai ứng dụng phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp (ERP) và tài chính kế toán cho các doanh nghiệp trong thời gian tới. Có được thành tích trên là do công tác nghiên cứu phát triển sản phẩm được công ty đầu tư rất lớn. Việc xác định sản phẩm, công nghệ không ngừng thay đổi mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải không ngừng đổi mới, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, nhận thức được vấn đề trên công ty đã đầu tư rất nhiều vào công tác nghiên cứu, phát triển sản phẩm. Chính nhờ sự đầu tư đúng mức mà sản phẩm của công ty có chất lượng rất tốt và được khách hàng bình chọn là sản phẩm phần mềm kế toán được đánh giá cao nhất trên thị trường hiện nay. Cùng với việc tăng doanh thu tiêu thụ là việc mở rộng không ngừng mạng lưới bán hàng của công ty. Với số lượng khách hàng đông đảo (hơn 3500 khách hàng gồm hầu hết các công ty cổ phần và tổng công ty có quy mô vừa và lớn) sẽ là một lợi thế cho Fast trong việc đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ sản phẩm. Bởi vì việc có được một lượng khách hàng lớn sẽ góp phần làm cho sản phẩm của doanh nghiệp được nhiều người biết đến. Do đặc thù của lĩnh vực kinh doanh phần mềm là tốc độ thay đổi và cải tiến rất nhanh, do đó mỗi khi có phiên bản mới, nâng cấp chất lượng cao hơn, các doanh nghiệp đã là khách hàng của công ty khi có nhu cầu nâng cấp, đổi mới sẽ lại tiếp tục tìm đến công ty. Công tác chăm sóc khách hàng cũng được công ty hết sức coi trọng thông qua việc thường xuyên gọi điện, tư vấn cho những khách hàng đã sử dụng sản phẩm của công ty. Những khách hàng sau khi đã sử dụng sản phẩm của công ty đều được lên danh sách chi tiết, hàng tháng vẫn có những nhân viên phụ trách liên lạc, tư vấn, đôi khi là hỏi thăm, chăm sóc khách hàng. Do đó mà uy tín của công ty ngày càng tăng lên. Trình độ của đội ngũ nhân viên trong công ty cũng rất cao, tỷ lệ nhân viên có trình độ Đại Học, cao đẳng chiếm khoảng 90%, trình độ của nhân viên cao có ảnh hưởng rất tốt đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Có được điều này là do công ty đã có sự quan tâm từ công tác tuyển dụng: trong quá trình tuyển dụng công ty đặt ra tiêu chí đó là những ứng viên phải có trình độ Đại học, Cao đẳng các chuyên ngành kinh tế, công nghệ thông tin. Đồng thời công ty đã có sự quan tâm tới công tác đào tạo nhân viên thông qua việc tổ chức các buổi học cho nhân viên, hỗ trợ kinh phí cho nhân viên đi học thêm nâng cao trình độ.( đóng hoàn toàn học phí để nhân viên học tập nâng cao nghiệp vụ kế toán, mỗi năm dành 3 suất học phí cho những ai chưa tốt nghiệp đại học có nhu cầu học tiếp lên đại học và 1 suất học phí cho những ai có nhu cầu học cao học). Công tác tiêu thụ trong thị trường miền Nam khá tốt. Nguyên nhân có thể là do số lượng doanh nghiệp trong thị trường miền Nam là khá nhiều. Đồng thời miền Nam được đánh giá là thị trường khá năng động, hoạt động kinh doanh thuận lợi hơn. Dẫn đến thời giá bán của sản phẩm của công ty tại thị trường này là khá và việc ký kết hợp đồng được đánh giá là thuận lợi hơn. 2. Hạn chế và nguyên nhân Thứ nhất, hoạt động Marketing của công ty được đánh giá là còn yếu, hiệu quả chưa cao. Nguyên nhân của tình trạng này là do khâu Marketing của công ty từ trước không được đầu tư thoả đáng, thời gian gần đây công ty đã quan tâm hơn đến công tác Marketing cụ thể là việc thành lập phòng Marketing năm 2008, tuy nhiên phòng Marketing của công ty mới được thành lập do đó hoạt động còn nhiều hạn chế. Thứ hai, nhóm khách hàng là Doanh nghiệp nước ngoài, liên doanh chiếm khoảng 25% doanh thu tiêu thụ sản phẩm FA, tuy nhiên tỷ lệ của nhóm khách hàng này trong cơ cấu khách hàng của công ty còn khá thấp (khoảng 5%). Đặc điểm của nhóm khách hàng này là có quy mô lớn nên giá trị của mỗi hợp đồng kí kết là rất lớn (trên 100 triệu/ hợp đồng) trong khi giá trị trung bình của một hợp đồng kí kết với nhóm khách hàng là Công ty cổ phần vào khoảng hơn 20 triệu/hợp đồng. Sở dĩ nhóm khách hàng này còn chiếm tỷ lệ nhỏ là do: - Sự khác biệt trong cách quản lý điều hành: khách hàng là doanh nghiệp nước ngoài quen sử dụng các phần mềm kế toán nước ngoài, do đó đã gây khó khăn cho các doanh nghiệp Việt Nam trong việc tiếp cận và triển khai sản phẩm. - Quy mô của các công ty này là khá lớn, mỗi hợp đồng có giá trị lớn nên khách hàng thường hết sức cẩn thận khi kí kết, khách hàng đòi hỏi khá cao về sản phẩm, dịch vụ đi kèm do đó đòi hỏi nhân viên phải thực sự có trình độ và hiểu biết sản phẩm mới có thể thuyết phục khách hàng, dẫn đến việc ký kết gặp nhiều khó khăn. - Do trình độ tiếng anh của nhân viên rất kém, khả năng đọc dịch tài liệu bằng tiếng nước ngoài, tìm hiểu các kiến thức về sản phẩm cũng như thị trường của nhân viên còn kém. Trong khi phần lớn các tài liệu liên quan đến công việc lại được viết bằng tiếng nước ngoài. (ví dụ như các tài liệu chuyên ngành, các tài liệu về khách hàng). Đồng thời sự giao tiếp với khách hàng là người nước ngoài cũng gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là trong khâu giới thiệu sản phẩm, thuyết phục khách hàng, không truyền tải được hết những nội dung cần thiết. Dẫn tới khả năng triển khai, tiếp xúc khách hàng đạt hiệu quả không cao. - Mặc dù doanh thu liên tục tăng qua các năm nhưng doanh thu của thị trường miền Bắc còn chưa tương xứng với sự đầu tư, trong khi số lượng nhân viên của chi nhánh miền Bắc chiếm trên 60% (bao gồm cả đội ngũ quản lý toàn công ty), đồng thời tài sản của miền Bắc cũng chiếm gần 60% toàn bộ tài sản của doanh nghiệp song doanh thu của miền Bắc mới chỉ vào khoảng 50% tổng doanh thu của cả 3 miền. CHUƠNG III. GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ SẢN PHẨM PHẦN MỀM KẾ TOÁN FAST ACCOUTING TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST I. CƠ HỘI VÀ THÁCH THỨC 1. Cơ hội Nền kinh tế Việt nam đang trên đà tăng trưởng cao và ổn định. Từ đó, dẫn tới việc các doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô sản xuất, khi quy mô sản xuất mở rộng thì rất khó quản lý bằng phương pháp thủ công mà đòi hỏi các doanh nghiệp phải dùng đến phần mềm quản lý chuyên dụng. Bên cạnh đó ngày càng có nhiều các doanh nghiệp được thành lập, cùng hàng chục ngàn doanh nghiệp chưa ứng dụng CNTT vào trong quản lý và do đó mỗi doanh nghiệp đó lại là một khách hàng tiềm năng của FAST. Đây là một tiền đề thuận lợi để Công ty phát huy thế mạnh của mình trong hoạt động kinh doanh. Thế kỉ 21 với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, đã dẫn đến việc các doanh nghiệp quan tâm ứng dụng các phần mềm tin học vào quản lý doanh nghiệp nhằm đem lại năng suất cao. Đây là cơ hội cho Fast phát triển thị trường. Đồng thời công nghệ thông tin phát triển cũng góp phần giúp cho các sản phẩm và dịch vụ từ người sản xuất đến người tiêu dùng được dễ dàng hơn thông qua các phương tiện thông tin đại chúng. Đây là cơ hội cho các doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm và dịch vụ có thể phát triển. Nguồn nhân lực được đào tạo về công nghệ thông tin sớm, ngay trong trường học các học sinh, sinh viên đã được tiếp xúc với công nghệ thông tin và các ứng dụng của nó. Vì vậy sau khi đi làm các sinh viên đã có kiến thức và việc tiếp cận với các sản phẩm và dịch vụ của công ty sẽ dễ dàng hơn. Ví dụ: các sinh viên chuyên ngành tài chính kế toán được học về kế toán máy ngay trong trường học. Vì vậy sau khi các sinh viên này ra trường họ đã có những hiểu biết nhất định về sử dụng kế toán máy, có kiến thức về các phần mềm kế toán trên thị trường do đó họ tiếp cận tới sản phẩm của công ty dễ dàng hơn. Việt Nam gia nhập WTO mở ra những cơ hội và thách thức cho các doanh nghiệp, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải đầu tư một cách hợp lý và chuyên nghiệp trong đó việc hoàn thiện hệ thống quản lý là một yêu cầu không thể thiếu được, do đó các doanh nghiệp sẽ ngày càng quan tâm hơn tới việc ứng dụng các sản phẩm và dịch vụ công nghệ thông tin nhằm làm tăng năng suất và hiệu quả làm việc để có thể cạnh tranh và đứng vững đựơc trên thị trường. 2. Thách thức Mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt khi ngày càng có nhiều công ty trong và ngoài nước tham gia vào lĩnh vực kinh doanh phần mềm quản lý doanh nghiệp thị phần hiện tại và phát triển thị trường. Năm 2008 có thể nói là năm lên ngôi của các phần mềm kế toán ngoại được Việt hoá theo các tiêu chuẩn Kế toán ở Việt Nam; điều đó cho thấy một nguy cơ rất lớn đối với các công ty sản xuất phần mềm nội địa nói chung và Fast nói riêng đến từ nước ngoài. Trong những năm tới dự báo có nhiều công ty phần mềm nước ngoài tung sản phẩm vào Việt Nam. Vì thế đặt ra thách thức đối với công ty trong việc giữ vững thị phần hiện tại và với việc mở rộng thị phần. Đồng thời các doanh nghiệp khác cũng có những chiến lược kinh doanh nhằm phát triển thị trường của họ và có ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược kinh doanh của Fast. Khách hàng ngày càng yêu cầu cao hơn về các sản phẩm và dịch vụ trên thị trường dẫn đến áp lực phải liên tục thay đổi, phát triển để có thể thích ứng và đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của khách hàng. II. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY NHỮNG NĂM TỚI 1. Mục tiêu Mục tiêu của Fast là trở thành công ty số 1 tại Việt Nam về phát triển và triển khai ứng dụng phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp (ERP) và tài chính kế toán cho các doanh nghiệp, luôn hoàn thiện và phát triển các phần mềm ứng dụng mới trên nền tảng các cơ sở dữ liệu và công nghệ tiên tiến trên thế giới, mở rộng thêm tính năng và giải quyết nhiều bài toán nghiệp vụ mới để sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu phát sinh của khách hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. 2. Phương hướng phát triển của công ty Chiến lược xây dựng và phát triển FAST: Xây dựng để trường tồn và phát triển bền vững. Chiến lược này được triển khai theo các hướng: Xây dựng nền móng công ty vững chắc trên cơ sở làm rõ và theo đuổi sứ mệnh của mình (năng lực thế mạnh, công việc đam mê), trên cơ sở những giá trị cốt lõi mà chúng ta đề cao, niềm tin mà chúng ta tin tưởng. Nhân viên - Khách hàng - Cổ đông - Đối tác - Cộng đồng hài lòng.Quản trị theo mục tiêu “Tốt – Nhanh – Nhiều - Rẻ - Khách hàng nội bộ hài lòng”. Xây dựng tổ chức luôn luôn học tập, cải tiến, đổi mới và phát triển. III. KIẾN NGHỊ NHẰM ĐẨY MẠNH CÔNG TÁC TIÊU THỤ SẢN PHẨM PHẦN MỀM KẾ TOÁN FAST ACCOUNTING TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST 1. Kiến nghị ở tầm vi mô a) Đẩy mạnh hoạt động quảng bá sản phẩm Hoạt động quảng bá sản phẩm sẽ giúp cho khách hàng biết tới sản phẩm và dịch vụ của công ty, biết đến chất lượng và thương hiệu của sản phẩm từ đó sẽ thúc đẩy hoạt động tiêu thụ. Đặc biệt như trên đã nhận xét: Miền Nam được đánh giá là thị trường rất tiềm năng để phát triển do đó sẽ đẩy mạnh hơn nữa hoạt động tiêu thụ tại thị trường miền Nam: thông qua việc tiếp tục tăng quy mô chi nhánh miền Nam, đầu tư cho công tác Marketing cho thị trường này. Tăng cường hoạt động quảng cáo trên các đài truyền hình khu vực (truyền hình Thành phố Hồ Chí Minh). Bên cạnh các giải pháp trên thì như đã phân tích ở trên mặc dù có quy mô lớn hơn các chi nhánh khác nhưng doanh số tiêu thụ của chi nhánh miền Bắc lại chưa đạt hiệu quả cao, cần xem xét điều chỉnh lại công tác Marketing tại thị trường này. Để thực hiện được điều đó công ty cần thông qua các biện pháp cụ thể như sau: + Thứ nhất: Liên kết với các trường Đại học trên địa bàn Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh kết hợp giảng dạy kế toán máy Fast Accounting tại các trung tâm đào tạo kế toán của các trường. Việc phát triển hình thức này tại các trường Đại học, cao đẳng sẽ góp phần làm cho các sinh viên sớm được tiếp xúc với phần mềm kế toán của công ty. (hoạt động này công ty đã làm khá tốt khi liên kết với trung tâm tin học của trường Đại học kinh tế Quốc dân, Đại học thương mại Hà Nội trong việc kết hợp với các trung tâm dạy kế toán tổng hợp của các trường, mở lớp giảng dạy kế toán máy Fast accounting …). Nội dung tiến hành: Năm tới sẽ triển khai tới Học viện ngân hàng, Học viện tài chính, Đại học ngoại thương, Đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh. Việc kết hợp đào tạo kế toán máy với trung tâm tin học sẽ không phải mất chi phí trả cho người giảng dạy bởi họ sẽ chính là các giảng viên dạy kế toán của trường và được trả thù lao trực tiếp từ học phí của sinh viên. Các chi phí liên quan đến hoạt động này bao gồm: Nhân sự gồm cán bộ phòng Marketing, phòng nhân sự: 3 người - Chi phí đào tạo cho cán bộ giảng viên về phần mềm kế toán Fast Accounting : 20 triệu. - Chi phí cung cấp phần mềm phục vụ giảng dạy: 2 triệu/trường x 4 trường = 8 triệu. - Chi phí tài liệu liên quan để phục vụ công tác giảng dạy : 4 triệu Tổng chi phí để triển khai tới 3 trường đại học trên là: 20.000.000 + 8.000.000 + 4.000.000 = 32.000.000 (đ) (1) + Thứ hai: Kết hợp quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng như tivi, trên các diễn đàn, các trang web. Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh là 2 thị trường chính của doanh nghiệp, để đẩy mạnh hơn nữa hoạt động tiêu thụ tại 2 thị trường này ngoài việc quảng cáo trên VTV1 (phát sóng cả nước) thì kết hợp Quảng cáo trên truyền hình Hà Nội và truyền hình Thành phố Hồ Chí Minh. Nội dung tiến hành: - Quảng cáo trên các kênh VTV1, Truyền hình Hà Nội và Truyền hình thành phố Hồ Chí Minh. Dự tính chi phí Quảng cáo trên truyền hình và trên báo như sau: Bảng 3.1. Chi phí cho việc quảng cáo trên truyền hình Kênh phát sóng Chương trình Thời gian 1 lần (giây) Số lần Chi phí 1 lần quảng cáo (đồng) Tổng chi phí (đồng) VTV1 Chào buổi sáng 15 10 4.200.000 42.000.000 Truyền hình Hà Nội 12h00 - 12h55 10 5 6.000.000 30.000.000 Truyền hình thành phố Hồ Chí Minh (HTV) 14g20 – 15g00 15 5 5.000.000 25.000.000 Tổng 97.000.000 - Đăng quảng cáo trên Thời báo kinh tế Việt Nam, cụ thể như sau : Bảng 3.2. Chi phí quảng cáo trên Thời báo kinh tế Việt Nam Tên báo Kích thước Số lần Chi phí 1 lần quảng cáo (đồng) Tổng chi phí (đồng) Thời báo kinh tế Việt Nam 1/4 Trang (Cao 185mm x Ngang 120mm) - đen trắng 5 3.600.000 18.400.000 Tổng chi phí quảng cáo trên truyền hình và trên Báo: 97.000.000 + 18.400.000 = 115.400.000 (đ). (2) + Thứ 3: Thường xuyên mở các hội nghị khách hàng, trao đổi kinh nghiệm, tư vấn giải đáp những thắc mắc cho khách hàng thông qua đó quảng bá cho sản phẩm và công ty. Đồng thời trong khi diễn ra hội nghị khách hàng công ty có thể kết hợp làm mẫu phiếu điều tra ý kiến phản ánh của khách hàng về chất lượng sản phẩm, cũng như các dịch vụ đi kèm của công ty, khả năng của nhân viên công ty … để từ đó tổng hợp phân tích và đưa ra giải pháp nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ phục vụ khách hàng Nội dung tiến hành: Một năm tiến hành mở hội nghị khách hàng 2 lần vào giữa năm và cuối năm. Nhân sự phục vụ cho việc tổ chức sự kiện thuộc phòng nhân sự và đội ngũ cán bộ quản lý của công ty : 20 người. Công ty sẽ tiến hành thuê địa điểm phù hợp để tổ chức sự kiện, các chi phí 1 lần tổ chức hội nghị khách hàng như sau: - Chi phí tổ chức (bao gồm chi phí nhân sự, thiết kế, đạo diễn, tiền thuê địa điểm…) : 30 triệu - Chi phí mời và quà biếu cho khách hàng: 20 triệu - Chi phí liên quan đến việc thiết kế, in ấn mẫu phiếu điều tra thăm dò, tổng hợp và phân tích kết quả mẫu phiếu thăm dò của khách hàng: 20 triệu Suy ra tổng chi phí cho 1 lần tổ chức là: 70 Triệu. Một năm công ty sẽ tiến hành tổ chức hội nghị khách hàng 2 lần thì tổng chi phí sẽ là 140 triệu. (3) Kết quả dự kiến: Với việc thự hiện tất cả các giải pháp trên, công ty hy vọng sẽ quảng bá được hình ảnh và thương hiệu của mình đến với khách hàng. Giúp khách hàng biết đến công ty, biết đến chất lượng của những sản phẩm và dịch vụ mà công ty cung cấp từ đó giúp cho quá trình bán hàng đạt hiệu quả cao hơn. Dự kiến sau khi áp dụng tổng hợp các biện pháp Marketting trên thì doanh thu sẽ tăng 20%. Vậy doanh thu tăng lên do áp dụng các biện pháp trên là: 20% x 16.852.296.684 = 3.370.459.336 (đ) Tổng chi phí thực hiện các biện pháp trên = (1) + (2) + (3) = 32.000.000 + 115.400.000 + 140.000.000 = 287.400.000 (đ) Chi phí giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng phát sinh do việc tăng doanh thu trên: 63% x 3.370.459.336 = 2.123.389.382 (đ) Vậy lợi nhuận tăng thêm nhờ áp dụng biên pháp trên là: 3.370.459.336 – 287.400.000 – 2.123.389.382 = 959.669.954 (đ) b) Đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu, phát triển sản phẩm Trước tình trạng cạnh tranh trên thị trường, số lượng công ty kinh doanh trong lĩnh vực này không ngừng gia tăng đồng thời các sản phẩm cũng không ngừng được đổi mới thì hoạt động nghiên cứu phát triển sản phẩm càng phải được coi trọng và đầu tư hơn nữa. Nội dung tiến hành: Đầu tư cho công tác nghiên cứu thị trường, nắm bắt nhu cầu của khách hàng để từ đó tổng hợp, thiết kế sản phẩm phù hợp hơn với doanh nghiệp. Nghiên cứu những thay đổi liên quan đến thị trường, sản phẩm, những công nghệ mới xuất hiện cho năng suất cao. Nghiên cứu đổi mới mẫu mã mà cụ thể ở đây là hình thức giao diện của sản phẩm phần mềm kế toán Fast Accounting, tăng cường phát triển các tính năng mới ưu việt hơn cho sản phẩm. Đồng thời để có thể chiếm ưu thế trong cạnh tranh, công ty cần không ngừng tăng các dịch vụ tư vấn cho khách hàng, hướng dẫn để khách hàng có thể dễ dàng trong việc lựa chọn sản phẩm. Nhân sự thực hiện : lập ra một nhóm gồm 10 người thực hiện các công việc trên, gồm trưởng nhóm, phó trưởng nhóm, thư kí, cán bộ thu thập số liệu, cán bộ phân tích số liệu. Nhân sự của nhóm được lấy từ nhân viên phòng Marketing, nhân viên phòng nhân sự, cán bộ quản lý và có thể thuê thêm chuyên gia phân tích bên ngoài. Việc nghiên cứu thị trường được thực hiện bằng cách thiết kế các phiếu điều tra rồi tiến hành tới các doanh nghiệp lấy ý kiến. - Chi phí cho nhân viên thiết kế phiếu điều tra, nhân viên đi điều tra và phân tích kết quả thu thập được : 70 triệu. - Chi phí cho việc in ấn mẫu phiếu điều tra: 1 triệu. - Chi phí thu thập các tài liệu, liên quan: 5 triệu. Tổng chi phí liên quan đến thu thập, phân tích ý kiến của khách hàng là: 76 triệu Kết quả dự kiến: Với việc đầu tư mạnh cho công tác nghiên cứu, phát triển sản phẩm. Công ty hy vọng sẽ đưa ra thị trường những sản phẩm có chất lượng tốt hơn, phù hợp hơn với nhu cầu của khách hàng. Doanh thu dự kiến sau khi áp dụng biện pháp này sẽ tăng : 10% Vậy doanh thu tăng lên là: 10% x 16.852.296.684 = 1.685.229.668 (đ) - Chi phí liên quan đến công tác là : 76 triệu - Chi phí giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng cần thiết để tăng tương ứng phần doanh thu trên là: 63% x 1.685.229.668 = 1.061.694.691 (đ) Vậy Lợi nhuận tăng thêm do triển khai công tác trên là: 842.614.834 – 76.000.000 = 766.614.834 (đ). c) Nâng cao trình độ tiếng Anh cho nhân viên : Như trên đã phân tích việc nhân viên có trình độ tiếng Anh kém làm ảnh hưởng tiêu cực tới việc tiêu thụ sản phẩm phần mềm kế toán Fast accounting do đó nâng cao trình độ tiếng anh cho nhân viên phải được coi là một trong những nhiệm vụ trọng tâm nhằm làm tăng doanh thu tiêu thụ sản phẩm FA. Việc nâng cao trình độ tiếng anh của nhân viên sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác phát triển mảng thị trường là các doanh nghiệp nước ngoài, liên doanh. Song song với các biện pháp quảng cáo như trên công ty tin rằng nhóm khách hàng là công ty nước ngoài và liên doanh sẽ tăng lên. Các biện pháp kiến nghị : - Trong khâu tuyển dụng, xác định ưu tiên những ứng viên có trình độ ngoại ngữ tốt. Đưa tiếng Anh làm một trong những môn kiểm tra trong quá trình tuyển dụng. Khâu tuyển dụng có ý nghĩa hết sức quan trọng bởi vì để có thể sử dụng tốt tiếng Anh đòi hỏi một quá trình dài, do đó nếu ngay từ đầu vào đã tuyển được những nhân viên có trình độ tiếng Anh tốt sẽ giúp cho công ty tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí cho việc đào tạo sau này mà hiệu quả làm việc sẽ cao hơn. - Đối với các nhân viên cũ của công ty : Phát động phong trào học tập tiếng Anh mà quan trọng nhất là khuyến khích nhân viên tự học thông qua việc hỗ trợ kinh phí cho nhân viên tham gia các khóa học thêm tiếng Anh. Đồng thời với đó để nâng cao hiệu quả của công tác này thì trong khi xét nâng bậc lương, tiến hành kết hợp thi khả năng tiếng Anh làm yếu tố tính điểm để nâng bậc lương. - Thường xuyên tổ chức các buổi giao lưu ngoài giờ làm việc, trao đổi thảo luận sử dụng tiếng Anh. Đối với những nhân viên có khả năng tiếng Anh tốt sẽ có chế độ thưởng. Phát động phong trào học tiếng Anh trên các forum, diễn đàn của công ty. Dần đưa tiếng anh vào các hoạt động này : Ví dụ như đưa các câu chuyện vui, những đoạn thơ bằng tiếng Anh lên diễn đàn để toàn thể nhân viên công ty cùng nhau thảo luận. Nội dung thực hiện: Về nhân lực thực hiện: - Nhân sự thực hiện bao gồm cán bộ phòng nhân sự và các cán bộ quản lý cấp trên. Ngoài ra cần thuê thêm các chuyên gia tiếng Anh bên ngoài. Công tác tuyển dụng, thi nâng bậc lương luôn được lập kế hoạch trước và được thực hiện trong mức tuyển dụng đã được phê duyệt. Do đó trong kế hoạch kinh doanh của công ty ban lãnh đạo sẽ xác định trước chi phí và nhân sự cho tuyển dụng, và đánh giá cán bộ, ở đây chỉ bổ sung thêm chi phí cần thiết để đưa tiếng Anh vào làm môn thi trong khâu tuyển dụng, đồng thời đưa tiếng anh làm môn thi nâng lương, chi phí cho học thêm tiếng anh, chi phí cho phát động phong trào tiếng anh. Do đội ngũ nhân viên của công ty trình độ tiếng anh còn kém nên không thể trực tiếp soạn thảo đề thi tiếng Anh mà chỉ có thể hỗ trợ trong quá trình soạn thảo đề thi: do đó công ty cần thuê những người có trình độ tiếng anh tốt (giảng viên tiếng anh, …). - Thành lập một bộ phận phụ trách ra đề, chấm thi gồm: 3 người, những người này sẽ được quán triệt về mục đích tuyển dụng, đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty, được cán bộ phụ trách nhân sự cung cấp các tài liệu liên quan, hỗ trợ cho bộ phận này để có thể ra đề phù hợp với lĩnh vực kinh doanh, đặc điểm của công ty. Ngoài việc ra đề, chấm thi, ban này còn có nhiệm vụ hỗ trợ phát triển phong trào tiếng anh của công ty. - Chi phí để thuê 3 cán bộ ra đề và chấm thi mỗi năm: 50 triệu đồng. - Chi phí của cán bộ phòng nhân sự hỗ trợ cho việc ra đề, chấm thi đã được tính vào lương của cán bộ do đó không tính vào đây. - Chi phí về tài liệu, giấy tờ: dựa vào biểu đồ tăng trưởng nhân sự ta thấy: mỗi năm công ty có xu hướng trung bình tuyển dụng khoảng 30 nhân viên, trong đó số lượng ứng viên thường gấp 3 đến 4 lần tức là vào khoảng 120 ứng viên. Một đề thi trung bình khoảng 50 câu, dài khoảng 4 trang, chi phí in 1 trang là 500 (đ). Do đó chi phí in ấn 1 đề thi là 500 x 4 = 2000 (đ). Vậy tổng chi phí in ấn đề thi tuyển dụng là: 120 x 2000 = 240.000 (đ ) Mỗi năm công ty thi lên lương 4 lần (4 quý, mỗi quý 1 lần), số lượng nhân viên của công ty là 260 người : chi phí in ấn đề thi vào khoảng : 260 x 2000đ = 520.000đ Mỗi tuần sẽ tổ chức các cuộc giao lưu tiếng anh, ai có thành tích tốt sẽ được thưởng một phần quà trị giá khoảng 200.000 (đ). Một năm công ty tổ chức khoảng 40 tuần (đã trừ những tuần nghỉ lễ, tết). Suy ra chi phí quà tặng cho nhân viên 1 năm là: 40 x 200.000 = 8.000.000 đồng. Chi phí tổ chức mỗi tuần là: 500.000. Vậy chi phí tổ chức 1 năm là: 500.000 x 40 = 20.000.000 (đ). Chi phí hỗ trợ học phí cho nhân viên học thêm tiếng anh 1 năm khoảng: 150.0000.000 (đ). Tổng chi phí: 50.000.000 + 240.000 + 520.000 + 8.000.000 + 20.000.000 + 150.000.000 = 228.760.000 đồng Kết quả dự kiến: Với việc đẩy mạnh phong trào học tập nâng cao trình độ tiếng anh, đồng thời tuyển dụng những nhân viên có trình độ tiếng anh tốt. Sẽ làm cho khả năng đọc, dịch tài liệu chuyên ngành của nhân viên tăng lên. Nhân viên sẽ nâng cao được kiến thức về sản phẩm, dịch vụ. Đồng thời công tác tiếp xúc với khách hàng là đối tác nước ngoài sẽ đạt hiệu quả cao hơn. Dự kiến doanh thu của công ty sẽ tăng lên khoảng 5%. Doanh thu sản phẩm Fast Accounting năm 2008 là: 16.852.296.684 (đ )vậy doanh thu tăng lên do triển khai giải pháp là: 16.852.296.684 x 9% = 1.516.706.701 (đ). - Chi phí triển khai giải pháp là: 228.760.000 (đ) Giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý để tăng được thêm 9% doanh thu là: 63% x 1.516.706.701 = 955.525.221 (đ) Lợi nhuận từ triển khai giải pháp là: 1.516.706.701 – 228.760.000 – 955.525.221 = 332.421.480 (đ) 2. Kiến nghị ở tầm vĩ mô a) Đẩy mạnh phong trào ứng dụng tin học vào hoạt động quản lý doanh nghiệp Việc phát động phong trào ứng dụng tin học vào hoạt động quản lý doanh nghiệp sẽ làm các doanh nghiệp quan tâm hơn tới việc sử dụng phần mềm kế toán máy để thay thế thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo phương pháp thủ công. Từ đó sẽ mở ra thị trường cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực phần mềm quản lý nói chung và cho Fast nói riêng. Ví dụ : - Tổ chức các sự kiện, lễ hội công nghệ thông tin nhằm tôn vinh những doanh nghiệp có thành tích tốt trong lĩnh vực công nghệ thông tin ( giải thưởng sao khuê nhằm tôn vinh các doanh nghiệp công nghệ thông tin…). b) Duy trì chính sách hỗ trợ trong thời gian tới Thông qua chính sách ưu đãi về thuế cho các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực phần mềm. Hiện tại chính sách của nhà nước đối với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực phần mềm là: Theo thông tư số 123/2004/TT-BTC - Doanh nghiệp phần mềm mới thành lập được hưởng thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp 10% trong 15 năm, kể từ khi doanh nghiệp phần mềm mới thành lập bắt đầu hoạt động kinh doanh. - Doanh nghiệp phần mềm mới thành lập được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp 04 năm, kể từ khi có thu nhập chịu thuế và được giảm 50% số thuế phải nộp trong 09 năm tiếp theo. - Đối với doanh nghiệp phần mềm có sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ khác như: sản xuất lắp ráp máy vi tính, thiết bị điện tử, kinh doanh máy móc thiết bị..., doanh nghiệp phải tổ chức hạch toán riêng doanh thu, chi phí và thu nhập của hoạt động sản xuất sản phẩm và dịch vụ phần mềm để xác định số thuế thu nhập doanh nghiệp được hưởng ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp không hạch toán riêng được thì thu nhập từ hoạt động sản xuất sản phẩm và dịch vụ phần mềm được xác định theo tỷ lệ giữa doanh thu hoạt động sản xuất sản phẩm và dịch vụ phần mềm so với tổng doanh thu của doanh nghiệp. - Sản phẩm phần mềm và dịch vụ phần mềm tiêu dùng tại Việt nam thuộc diện không chịu thuế giá trị gia tăng; doanh nghiệp phần mềm khi cung cấp sản phẩm, dịch vụ nêu trên cho các đối tượng để tiêu dùng tại Việt Nam thì không phải tính và nộp thuế giá trị gia tăng ... Đây là một chính sách hết sức hợp lý bởi lẽ chủ trương của Nhà nước là coi công nghiệp phần mềm là ngành mũi nhọn. KẾT LUẬN Trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường số lượng các đối thủ cạnh tranh ngày càng nhiều thì, công tác tiêu thụ ngày càng có vai trò quan trọng. Để có thể thành công đòi hỏi doanh nghiệp phải có một kế hoạch tiêu thụ hợp lý. Với đề tài : “Đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm phần mềm kế toán Fast accounting tại công ty Cổ phần phần mêm quản lý doanh nghiệp (Fast)” nhằm mục đích trình bày, phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động tiêu thụ sản phẩm Fast accounting của công ty. Qua đó đánh giá những điều đạt được và những tồn tại của công ty và đưa ra một số kiến nghị để công ty xem xét áp dụng nhằm đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm phần mềm kế toán Fast accounting. Một lần nữa xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Nguyễn Thị Hoài Dung, cảm ơn các anh chị tại công ty đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi hoàn thành bài viết này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Hồ sơ năng lực – Phòng nhân sự Sổ tay nhân viên – Phòng nhân sự Báo cáo tài chính công ty FAST năm 2005, 2006, 2007, 2008 – Phòng kế toán Một số tài liệu khác do Phòng kinh doanh cung cấp Website: www.fast.com.vn Cơ sở dữ liệu tri thức www.fast.com.vn/wiki Thi trắc nghiệm trực tuyến: www.fast.com.vn/e-learning Giáo trình Quản trị chiến lược – NXB Thống kê – Chủ biên: PGS.TS. LÊ VĂN TÂM Và một số báo điện tử khác  NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN Ngày … tháng … năm 2009 GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN