Đề án Kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Việt Nam hiện nay

LỜI MỞ ĐẦU Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào không thể thiếu được của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu có ý nghĩa thiết thực không chỉ phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu mà còn là tiền đề để tính chi phí và giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp. Có thể thấy, yếu tố quyết định giành thắng lợi trong cạnh tranh của sản phẩm tiêu thụ là chất lượng và giá cả. Nhiệm vụ của doanh nghiệp không chỉ là ngày càng sản xuất nhiều sản phẩm với chất lượng cao mà còn phải tìm mọi biện pháp để hạ giá thành sản phẩm. Mà chất lượng sản phẩm lại phụ thuộc chính vào nguyên vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm. Hơn nữa, chi phí nguyên vật liệu lại chiếm phần lớn trong giá thành sản phẩm sản xuất. Do vậy, ta khẳng định nguyên vật liệu là yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp sản xuất. Nhận thức được vấn đề trên đồng thời được sự khuyến khích của cô giáo PGS.TS Nguyễn Thị Đông, em đã chọn đề tài: “Kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Việt Nam hiện nay” Ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấu đề án gồm 2 phần: Phần I: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Việt Nam hiện nay Phần II: Thực trạng và một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp Việt Nam Do trình độ còn hạn chế, đề án không thể tránh khỏi những thiều sót nhất định. Em rất mong được sự góp ý, chỉ bảo của cô để đề án của em được hoàn thiện hơn nữa. Phần I. Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Việt Nam hiện nay I. Nguyên vật liệu và tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 1.1 Khái niệm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến cần thiết trong quá trình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp và được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc… Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. 1.2 Đặc điểm nguyên vật liệu - Nguyên vật liệu có hình thái biểu hiện ở dạng vật hoá - Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định. Khi tham gia vào chu kỳ sản xuất mới dưới dạng tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm - Việc tiến hành sản xuất có thuận lợi hay không là phụ thuộc rất nhiều vào quá trình cung cấp nguyên vật liệu có kịp thời, đầy đủ và đúng tiêu chuẩn chất lượng hay không. Quá trình cung cấp sẽ góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, giúp sản phẩm có thể cạnh tranh trên thị trường. 1.3 Nguyên tắc quản lý nguyên vật liệu - Xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho nguyên vật liệu. Hệ thống danh điểm và số danh điểm của nguyên vật liệu phải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy cách, chủng loại của nguyên vật liệu - Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng hoạt động - Lập dự toán chi phí nguyên vật liệu - Xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm nguyên vật liệu nào đó. Định mức tồn kho của nguyên vật liệu còn là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp - Xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu và thực hiện các nhiệm vụ nhập xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu, kế toán vật tư - Xây dựng quy chế quản lý nguyên vật liệu. 1.4 Sự cần thiết phải hạch toán nguyên vật liệu và nhiệm vụ hạch toán Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm nên yêu cầu quản lý nguyên vật liệu và công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu là hai điều kiện quan trọng luôn đi liền với nhau. Hạch toán kế toán nguyên vật liệu chính xác kịp thời và đầy đủ sẽ giúp cho ban lãnh đạo nắm được tình hình thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, so sánh thực tế với kế hoạch từ đó có những biện pháp thích hợp trong quản lý. Để đáp ứng yêu cầu quản lý, công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Tổ chức hệ thống chứng từ cần tuân thủ các quy định về mẫu của Bộ Tài chính, thời gian lập, trình tự luân chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ. Trình tự luân chuyển phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho những người quản lý nguyên vật liệu, đảm bảo sự an toàn cho chứng từ, cập nhật vào sổ kế toán đầy đủ, kịp thời, tránh sự trùng lặp hoặc luân chuyển chứng từ qua những khâu không cần thiết và phải giảm thời gian luân chuyển chứng từ tới mức thấp nhất. - Hệ thống tài khoản kế toán vận dụng phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất và nguyên tắc thích ứng. Tài khoản tổng hợp của doanh nghiệp xây dựng căn cứ vào chế độ kế toán và thống nhất chung theo chế độ ban hành. Bên cạnh đó các tài khoản chi tiết được xây dựng dựa trên đặc điểm riêng của doanh nghiệp sao cho phù hợp với công tác ké toán của doanh nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác kế toán - Tổ chức hệ thống số sách kế toán NVL cũng cần đảm bảo hai nguyên tắc thống nhất và thích ứng, xây dựng đầy đủ các loại sổ bắt buộc do Bộ Tài chính ban hành đồng thời xây dựng các loại sổ phục vụ cho quản lý NVL, cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời - Các báo cáo về NVL cũng cần được xây dựng theo đúng chế độ kế toán ban hành, đảm bảo lập đúng kỳ và được chuyển đến đúng các bộ phận chức năng quản lý NVL. II. Phân loại, tính giá và tổ chức chứng từ kế toán nguyên vật liệu 2.1 Phân loại nguyên vật liệu (NVL) * Căn cứ vào vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất - kinh doanh. - Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): Là những nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. - Vật liệu phụ (VLP): là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất – kinh doanh, được sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện và nâng cáo tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. - Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như than đá, than củi, xăng, dầu… - Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ - Thiết bị và vật liệu XDCB: Là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, XDCB. - Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi. Cách phân loại này đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL. * Căn cứ vào nơi sử dụng NVL: - NVL dùng ở bộ phận sản xuất . Nguyên vật liệu trực tiếp . Nguyên vật liệu gián tiếp - Vật liệu dùng ở bộ phận bán hàng - Vật liệu dùng ở bộ phận quản lý doanh nghiệp - Vật liệu dùng cho XDCB, SCL TSCĐ - NVL dùng cho các bộ phận khác 2.2 Tính giá nguyên vật liệu Tính giá NVL là một công tác qaun trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL. Tính giá NVL là việc dùng thước đo tiền tệ để biẻu hiện giá trị của NVL theo những nguyên tắc nhất định. Áp dụng điều 04 chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 về hàng tồn kho được ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 Bộ Tài chính: “Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được”. Trong đó: Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính đẻ hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Như vậy phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho trong công tác hạch toán NVL ở các doanh nghiệp, NVL được tính theo giá thực tế 2.2.1 Tính giá NVL nhập vào * Nguyên tắc tính: - Thời điểm tính giá là khi doanh nghiệp đã kiểm nhận NVL nhập kho hoặc đưa vào sử dụng không qua kho. Chỉ tiêu tính giá là giá thực tế Giá thực tế của NVL là loại giá được hình thành trên cơ sở của chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra NVL. Giá thực tế của NVL nhập kho được xác định tùy theo từng nguồn nhập - Tính giá dựa trên cơ sở dồn tích - Kết hợp hài hoà nguyên tắc phù hợp và nguyên tắc trọng yếu khi xử lý chi phí thu mua * Tính giá NVL theo các phương thức hình thành + Tính giá NVL thu mua: Gtt = Ghđ + Tn + Cm – Ck – Th Gtt: giá thực tế NVL nhập vào Ghđ: Giá thanh toán cho người bán (tính theo giá thu tiền 1 lần) Tn: Thuế ngoài giá thanh toán phải nộp trong quá trình mua Cm: Chi phí thu mua Ck: Chiết khấu thơng mại, hoặc giảm giá được hưởng Th: Thuế trong giá thanh toán được hoàn lại * Tính giá NVL hình thành theo các phương thức khác - Đối với NVL gia công chế biến xong nhập kho thì giá thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ... - Đối với NVL nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần thì giá thực tế của NVL là giá trị được các bên tham gia góp vốn thừa nhận - Đối với NVL vay, mượn tạm thời của đơn vị khác, thì giá thực tế nhập kho được tính theo giá thị trường hiện tại của số NVL đó - Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp thì giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị trường. 2.2.2 Tính giá NVL xuất kho * Nguyên tắc tính: - Thời điểm tính giá là khi xuất kho NVL hoặc cuối kỳ hạch toán - Giá NVL xuất kho phải tính theo giá phí - Giá NVL xuất kho phải phù hợp với khối lượng xuất - Phương pháp tính giá NVL phải thích hợp với đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp - Phương pháp tính giá xuất kho phải nhất quán - Các phương pháp tính giá xuất kho thông dụng * Giá thực tế đích danh (tính trực tiếp): - Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho - Khi xuất kho lô nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó - Ưu điểm: công tác tính giá được thực hiện kịp thời và kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL - Nhược điểm: Đòi hỏi công tác sắp xếp, bảo quản phải hết sức tỷ mỷ, tốn công sức * Phương pháp Nhập trước - Xuất trước: - Giá thực tế xuất kho được tính trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập vào kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy, lượng NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. - Ưu điểm: tính giá xuất kho kịp thời - Nhược điểm: phải tính giá theo từng danh điểm và phải hạch toán chi tiết NVL trong kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức, chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường - Điều kiện vận dụng: chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. * Phương pháp Nhập sau - Xuất trước: - NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập vào kho sau sẽ được xuất dùng trước, vì vậy việc tính giá xuất của NVL được làm ngược lại với phương pháp Nhập trước - Xuất trước. - Về cơ bản ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng của phương pháp Nhập sau - Xuất trước cũng giống như phương pháp Nhập trước - Xuất trước, nhưng sử dụng phương pháp Nhập sau - Xuất trước giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường. * Phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ: Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của một đơn vị NVL. Căn cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. - Điều kiện vận dụng: doanh nghiệp có ít danh điểm NVL nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. - Trình tự tính giá: Giá thực tế xuất kho = Giá đơn vị bình quân cả kỳ x Lượng xuất kho Giá đơn vị bình quân cả kỳ = Giá thực tế từng danh điểm NVL tồn đầu kỳ và nhập kho trong kỳ Khối lượng từng danh điểm NVL tồn đầu kỳ và nhập kho trong kỳ - Ưu điểm: giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết NVL và không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng danh điểm NVL - Nhược điểm: dồn công việc vào cuối kỳ và phải tính giá theo từng danh điểm * Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập: - Sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm NVL. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng NVL xuất kho giữa 2 lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế NVL xuất kho. - Ưu điểm: Cho phép kế toán tính giá NVL xuất kho kịp thời. - Nhược điểm: Khối lượng công việc tính toán nhiều và phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm NVL. - Điều kiện áp dụng: Chỉ sử dụng được ở những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL và số lần nhập của mỗi loại không nhiều. * Phương pháp hệ số giá (Phương pháp giá hạch toán): + Điều kiện vận dụng: - Doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL - Nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu diễn ra thường xuyên - Xây dựng được hệ thống giá hạch toán (Ght) - Trình tự tính giá: - Trong kỳ dùng giá hạch toán để theo dõi tình hình nhập, xuất NVL - Cuối kỳ xác định hệ số giá cho từng loại NVL (hệ số giá VLC, VLP) + Ưu điểm: - Giảm nhẹ khối lượng công việc liên quan đến tính giá - Kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết với hạch toán tổng hợp trong công tác tính giá - Đánh giá được tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp NVL + Nhược điểm: Tính giá phải thực hiện vào cuối kỳ * Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ: Gtt NVL tồn kho cuối kỳ = Số lượng tồn kho cuối kỳ * Đơn giá NVL nhập kho lần cuối Gtt NVL xuất kho = Gtt NVL nhập kho + Gtt NVL tồn kho đầu kỳ - Gtt NVL tồn kho cuối kỳ. III. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 3.1 Phương pháp thẻ song song: Theo phương pháp này, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL để ghi “Thẻ kho” (mở theo từng danh điểm trong từng kho). Kế toán NVL cũng dựa trên chứng từ nhập, xuất NVL để ghi số lượng và tính thành tiền NVL nhập, xuất vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” (mở tương ứng với thẻ kho). Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với “Thẻ kho” tương ứng do Thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “Sổ kế toán chi tiết vật liệu, kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu” theo từng danh điểm, từng loại NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu * Trình tự Phiếu nhập Phiếu xuất Thẻ kho Sổ chi tiết vật tư Sổ tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn Sổ báo cáo tổng hợp Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu. + Ưu điểm: đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm kịp thời, chính xác + Nhược điểm: ghi chép trùng lặp, tăng khối lượng công việc kế toán * Điều kiện vận dụng: thích hợp với doanh nghiệp có ít danh điểm NVL 3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển * Trình tự: Phiếu nhập Phiếu xuất Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng hợp Bảng kê nhập Bảng kê xuất Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu. Theo phương pháp này, kế toán chỉ mở “Sổ đối chiếu luân chuyển NVL” theo từng kho, cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh điểm NVL và theo từng kho, kế toán lập “Bảng kê nhập NVL”, “Bảng kê xuất NVL” và dựa vào các bảng kê này để ghi vào “Sổ luân chuyển NVL”. Khi nhận được thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập, xuất của từng thẻ kho với “Sổ luân chuyển NVL”, đồng thời từ “ Sổ đối chiếu luân chuyển NVL” lập “Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho NVL” để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp NVL. + Ưu điểm: giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép của kế toán + Nhược điểm: công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ + Điều kiện vận dụng: - Thích hợp với doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL - Số lượng chứng từ nhập, xuất NVL không nhiều 3.3 Phương pháp sổ số dư * Trình tự: Phiếu nhập Phiếu xuất Thẻ kho Bảng kê luỹ kế Nhập-Xuất-Tồn Kế toán tổng hợp Sổ giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Sổ giao nhận chứng từ xuất * Trình tự Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu. Theo phương pháp này, thủ kho ngoài việc ghi “Thẻ kho” như các phương pháp trên thì cuối kỳ còn phải ghi lượng NVL tồn kho từ “Thẻ kho” vào “Sổ số dư”. Kế toán dựa vào số lượng nhập, xuất của từng danh điểm NVL được tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3, 5 hoặc 10 ngày một lần (kèm theo “Phiếu giao nhận chứng từ”) và giá hạch toán để trị giá thành tiền NVL nhập, xuất theo từng danh điểm, từ đó ghi vào “Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn”(bảng này được mở theo từng kho). Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên “Sổ số dư” do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm NVL trên “Sổ số dư” với tồn kho trên “Bảng lũy kế xuất, nhập, tồn”. Từ “Bảng lũy kế xuất, nhập, tồn”, kế toán lập bảng tổng hợp xuất, nhập, tồn NVL để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về NVL. + Ưu điểm: - Giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép của kế toán - Công việc ghi chép được tiến hành đều đặn trong kỳ + Nhược điểm: Quy trình ghi sổ phức tạp, khó kiểm tra đối chiếu + Điều kiện vận dụng: - Thích hợp với doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL - Số lượng chứng từ nhập, xuất rất nhiều IV. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu 4.1. Phương pháp hạch toán tổng hợp * Kê khai thường xuyên (KKTX) - Là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình xuất, nhập, tồn kho vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán qua các tài khoản hàng tồn kho (151, 152…) - Tính ra giá trị NVL tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho tương ứng - Phương pháp KKTX áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn. * Kiểm kê định kỳ (KKĐK) - Là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật tư đã xuất trong kỳ theo công thức: Trị giá vật tư xuất kho = Tổng trị giá vật tư mua vào trong kỳ + Trị giá vật tư tồn đầu kỳ - Trị giá vật tư tồn cuối kỳ - Không phản ánh các nghiệp vụ nhập, xuất kho qua các tài khoản hàng tồn kho - Sử dụng tài khoản chuyên dùng (611) để phản ánh tình hình mua hàng, tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê cuối kỳ) - Phương pháp KKĐK thường áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và được xuất thường xuyên. - Ưu điểm: giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán. - Nhược điểm: Độ chính xác về vật tư, hàng hóa xuất dùng cho các mục đích khác nhau phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lý tại kho, bến bãi… Hai phương pháp trên chỉ là 2 cách ghi sổ khác nhau, không có điều kiện bắt buộc phải dùng phương pháp này hay phương pháp kia 4.2. Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX a. Tài khoản sử dụng * TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên, vật liệu theo giá thực tế. Bên Nợ: - Giá thực tế NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, được cấp hoặc nhập từ các nguồn khác. - Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: - Giá thực tế NVL xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh - Trị giá NVL được giảm giá hoặc trả lại người bán - Trị giá NVL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê Dư Nợ: Giá thực tế NVL tồn kho * TK 151 “ Hàng mua đang đi đường”: Dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp. Bên Nợ: Giá trị vật tư đang đi đường Bên Có: Giá trị hàng hóa, vật tư đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng hoặc khách hàng. Dư Nợ: Giá trị hàng đi đường chưa về nhập kho. + Chứng từ khi hạch toán thu mua NVL gồm có: - Hoá đơn bán hàng mã số 02 GTTT – 3LL - Biên bản kiểm nghiệm vật tư mã số 05 – VT - Phiếu nhập kho mã số 01 - VT - Biên bản xử lý vật tư thiếu mã số 08 - VT - Hoá đơn mua hàng mã số 06 TMH – 3LL + Chứng từ khi hạch toán xuất kho NVL gồm có: “Phiếu xuất kho” mã số 02 - VT, “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức" b. Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX * Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX: 111, 112, 311, 331 621, 627, 641, 642 152 154 154 Giá mua và chi phí mua NVL đã nhập kho 151 Hàng mua đang đi đường Nhập kho NVL tự chế hoặc gia công Xuất NVL để góp LD Gtt NVL xuất kho sử dụng doanh nghiệp Gtt NVL xuất để gia công chế biến 411 128, 222 338, 711 138, 632 Nhận lại vốn góp LD bằng NVL Nhận vốn góp LD bằng NVL Trị giá NVL thừa khi kiểm kê kho Hàng đi đường về nhập kho 133 VAT đầu vào Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê kho Xuất NVL trả vốn góp LD 412 411 128, 222 4.3 Hạch toán NVL theo phương pháp KKĐK a. Tài khoản sử dụng TK 611 “Mua hàng” TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” - Kết chuyển hàng tồn đầu kỳ - Giá mua và chi phí mua hàng trong kỳ - Kết chuyển hàng tồn cuối kỳ - Chiết khấu, giảm giá hàng mua - Hàng mua trả lại người bán - Kết chuyển hàng mua đã sử dụng trong kỳ SD ĐK: xxx Kết chuyển NVL tồn kho cuối kỳ SD CK: xxx Kết chuyển NVL tồn kho đầu kỳ TK này không có số dư b. Phương pháp hạch toán - Đầu kỳ hạch toán, kế toán tiến hành kết chuyển NVL tồn kho và đang đi đường: Nợ TK 611 Có TK 151, 152 - Giá thực tế NVL mua vào trong kỳ: Nợ TK 611 Nợ TK 133: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 311; 331... Theo giá thanh toán. - Phản ánh giảm giá được hưởng hoặc trả lại NVL cho nhà cung cấp, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 331... Tính trên cơ sở giá thanh toán Có TK 133: giảm thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 611 - Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê NVL tồn kho và đang đi đường, kế toán tính giá và ghi: Nợ TK 151; 152 Có TK 611 * Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK: 611 152 111,112,331… 152 621, 627 K/c NVL đang đi đường và tồn kho đầu kỳ 133 Gtt NVL mua vào trong kỳ K/c NVL đang đi đường và tồn kho cuối kỳ Trả NVL cho người bán hoặc CKTM 133 Gtt NVL đã sử dụng trong kỳ 111, 112, 331 V. Sổ kế toán nguyên vật liệu Tuỳ thuộc vào quy mô, điều kiện thực tế tại mỗi doanh nghiệp mà các doanh nghiệp lựa chọn 1 trong 4 hình thức sổ sau: NKCT, CTGS, NKC, NK – SC theo quy định về chế độ kế toán doanh nghi của quyết đinh số 15/2006/QĐ-BTC 5.1 Tổ chức hạch toán tổng hợp NVL theo hình thức Nhật ký chung Theo hình thức này việc hạch toán NVL được thực hiện trên: sổ NKC, Sổ cái TK 152, Sổ chi tiết NVL, Sổ Nhật ký đặc biệt… Hình thức ghi sổ này có thuận lợi khi đối chiếu, kiểm tra chi tiết theo chứng từ gôc cho việc sử dụng máy tính. Tuy nhiên, có một số nghiệp vụ trùng lặp, do vậy cuối tháng mới ghi vào sổ cái. Phiếu nhập, xuất. Bảng phân bổ vật tư NKC TK 152 Sổ cái TK 152 Bảng cân đối số phát sinh Sổ (thẻ) kế toán chi tiết tuỳ theo phương pháp hạch toán chi tiết Hệ thống báo cáo kế toán Quan hệ đối chiếu Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ 5.2 Tổ chức hạch toán tổng hợp NVL theo hình thức Nhật ký - Sổ cái Tổ chức hạch toán NVL theo hình thức NK – SC được theo dõi trên NK – SC và các sổ chi tiết vật liệu. Hình thức này đơn giản, dễ dàng, dễ kiểm tra, đối chiếu áp dụng thích hợp ở các đơn vị kế toán nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh tuy nhiên nó có nhiều nhược điểm lớn là hệ thống sổ chi tiết tách rời sổ tổng hợp Phiếu nhập, xuất. Bảng phân bổ vật tư NK-SC TK 152 Báo cáo kế toán Sổ (thẻ) kế toán chi tiết tuỳ theo phương pháp hạch toán chi tiết Hệ thống báo cáo kế toán Quan hệ đối chiếu Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ 5.3 Tổ chức hạch toán tổng hợp NVL theo hình thức chứng từ ghi sổ Theo hình thức này, việc hạch toán NVL được thực hiện trên các CTGS, Sổ đăng ký CTGS, Sổ cái TK 152, Sổ chi tiết NVL, bảng tổng hợp chứng từ gốc Với hình thức này ưu điểm là dễ dàng, dễ kiểm tra đối chiếu công việc phân đều trong tháng, dễ phân công chia nhỏ, hình thức này phù hợp với mọi quy mô sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên việc ghi chép thường trùng lặp, làm tăng khối lượng ghi chép chung và dễ nhầm lẫn, nhiều số nên phải làm đồng đều, thường xuyên kiểm tra, nhất là vào thời điểm cuối thàng, nếu có sai sót phải sửa chữa nhiều sổ. Phiếu nhập, xuất. Bảng phân bổ vật tư NKC TK 152 Sổ cái TK 152 Bảng cân đối số phát sinh Sổ (thẻ) kế toán chi tiết tuỳ theo phương pháp hạch toán chi tiết Hệ thống báo cáo kế toán Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Quan hệ đối chiếu Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ 5.4 Tổ chức hạch toán tổng hợp NVL theo hình thức NKCT Theo hình thức này NVL được theo dõi trên các sổ tổng hợp sau: - Bảng phân bổ vật liệu - Bảng kê số 3 – tính giá thành thực tế NVL - Nhật ký chứng từ số 5 (theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp TK 331) - Sổ cái TK 152, 331 - NKCT số 1, 2, 4, 5, 6, 7, 10 - Sổ chi tiết số 2 (TK 331) - Bảng kê số 4 (tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng), số 5 (tập hợp chi phí đầu tư XDCB, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp), số 6 (tập hợp chí trả trước, chi phí phải trả) - NKCT số 7 (tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp) Hình thức này phù hợp với những loại hình kinh doanh phức tạp, quy mô lớn với những đơn vị có trình độ quản lý và kế toán cao, có nhu cầu chuyên môn hoá sâu lao động kế toán thủ công. Tuy nhiên không phù hợp với kế toán bằng máy. Có thể nói mỗi hình thức ghi sổ kế toán đều có những ưu, nhược điểm riêng nhưng trong quá trình thực hiện thì mỗi một doanh nghiệp sẽ có một hình thức thích hợp để quản lý NVL tốt hơn. Hoá đơn, phiếu nhập, xuất bảng phân bổ vật tư Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4, 5, 6 Báo cáo kế toán Sổ (thẻ) kế toán chi tiết tuỳ theo phương pháp hạch toán chi tiết NKCT số 1, 2, 4, 5, 6, 7, 10 NKCT số 7 Sổ chi tiết TK 331 Bảng kê số 3 NKCT số 5 Sổ cái TK 152 Quan hệ đối chiếu Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ VI. Đặc điểm kế toán NVL tại một số nước trên thế giới Tuy công tác kế toán của Việt Nam có nhiều thay đổi để phù hợp với nền kinh tế thị trường, nhưng việc hạch toán kế toán nói chung cũng như việc hạch toán kế toán NVL nói riêng về cơ bản phù hợp với những chuẩn mực quốc tế đưa ra. Do vậy kế toán Việt nam về cơ bản giống với kế toán các nước trên thế giới. Tuy vậy cũng có nhiều sự khác nhau do việc áp dụng chuẩn mực kế toán quốc tế vào hạch toán kế toán ở mối nước còn phụ thuộc vào đặc điểm kinh tế của nước đó 6.1 Kế toán Pháp Theo kế toán Pháp, khi mua NVL: Giá mua được hạch toán là giá thực tế tức là tổng số tiền ghi trên hoá đơn trừ các khoản giảm giá, bớt giá, giá mua không bao gồm các khoản phí phải trả. Đối với các khoản chiết khấu được người bán chấp nhận, dù đã được trừ thẳng trên hoá đơn cũng được góp vào giá mua để hạch toán. Khoản chiết khấu mua hàng này sau đó được ghi như một khoản lợi tức tài chính Các khoản phụ phí khi mua có thể tập hợp trực tiếp vào tài khoản mua hàng liên quan Khác với kế toán Việt Nam, theo kế toán Pháp toàn bộ số tiền mua NVL được tính hết vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Do đó, cuối kỳ cần xác định chênh lệch tồn kho NVL để tính ra chi phí xuất sử dụng thực tế NVL trong kỳ NVL trong kỳ = NVL nhập trong kỳ + Tồn kho NVL đầu kỳ - Tồn kho NVL cuối kỳ Như vậy, nếu số tồn kho NVL đầu kỳ lớn hơn số tồn kho NVL cuối kỳ, thì phải cộng thêm số chênh lệch. Ngược lại, nều số tồn kho NVL đầu kỳ nhỏ hon số tồn kho NVL cuối kỳ thì phải trừ đi số chênh lệch Trong kỳ, khi mua NVL, tuỳ vào phương thức thanh toán, kế toán ghi Nợ TK 601: Giá trị NVL mua vào Nợ TK 4456: Thuế VAT trả hộ Nhà nước Có TK 765: Phần chiết khấu được huởng thực hiện ngay trên hoá đơn báo đòi Có TK 530: Nếu thanh toán bằng tiền mặt Có TK 512: Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng Có TK 401: Nếu chưa thanh toán Cuối kỳ sau khi kiểm kê số tồn cuối kỳ, kế toán phản ánh các bút toán sau BT1: Kế chuyển NVL tồn đầu kỳ Nợ TK 6031 “Chênh lệch tồn kho NVL”: Số tồn đầu kỳ Có TK 31 “Tồn kho NVL” BT2: Kết chuyển số NVL tồn cuối kỳ Nợ TK 31 “Tồn kho NVL”: Số tồn cuối kỳ Nợ TK 6031 “Chênh lệch tồn kho NVL” Trên cơ sở đó, kế toán tính ra số NVL xuất trong kỳ 6.2 Kế toán Mỹ Kế toán Mỹ sử dụng TK “Tồn kho NVL” để theo dõi tình hình biến động của NVL qua kho. Tài khoản này thường có số dư nợ tại thời điểm đầu và cuối kỳ Khi mua NVL, kế toán ghi: Nợ TK “Tồn kho NVL”: Số NVL nhập kho Có TK “Khoản phải trả”: Nếu chưa thanh toán Có TK “Tiền mặt”: Nếu dùng tiền mặt thanh toán Trong kỳ, khi các nhà máy sản xuất có nhu cầu về NVL thì căn cứ vào chứng từ “Nhu cầu NVL”, “thủ kho xuất giao NVL cho sản cuất. Trường hợp xuất NVL trực tiếp cho sản xuất kế toán ghi: Nợ TK “Sản phẩm dở dang”: Số xuất dùng Có TK “Tồn kho NVL” Trường hợp xuất NVL gián tiếp (không trực tiếp sử dụng để chế tạo sản phẩm) kế toán ghi: Nợ TK “Chi phí nhà máy”: Số xuất dùng Có TK “Tồn kho NVL” Qua việc xem xét hai hình thức hạch toán kế toán NVL của Pháp và Mỹ ta có thể thấy rằng việc thực chất, phương pháp KKĐK và KKTX chỉ là hai cách ghi khác nhau của việc hạch toán kế toán NVL. Trong khi kế toán Pháp sử dụng hình thức KKĐK, kế toán Mỹ sử dụng KKTX thì ở Việt Nam áp dụng cả hai hình thức trên trong công tác hạch toán NVL. Điều này giúp cho các doanh nghiệp Việt Nam tránh khỏi những bỡ ngỡ trong quá trình hội nhập với thế giới, tăng cường khả năng thu hút vốn đầu tư của nước ngoài Phần II. Thực trạng và phương hướng hoàn thiện kế toán NVL trong doanh nghiệp Việt Nam hiện nay 1. Thực trạng kế toán NVL trong doanh nghiệp hiện nay Bộ Tài chính luôn có những cải cách và đổi mới hệ thống kế toán doanh nghiệp nhằm hoàn thiện các chính sách quản lý kế toán tài chính, cải cách nền hành chính quốc gia. Đặc biệt sự kiện nổi bật nhất hiện nay là ngày 20/3/2006, Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ký Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước từ năm tài chính 2006, thay thế QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 Với những thay đổi đó công tác hạch toán kế toán NVL trong doanh nghiệp cần phải được củng cố tăng cường hơn nữa nhằm đạt hiệu quả cao. Trong thực tiễn hoạt động, công tác hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp đã thể hiện một số mặt tích cực cũng như hạn chế sau 1.1 Ưu điểm - Về tổ chức chứng từ kế toán NVL Các doanh nghiệp đều căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán trong chế độ kế toán quy định hiện hành để vận dụng vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp. Việc lập chứng từ ở các doanh nghiệp theo đúng mẫu báo cáo tài chính, chứng từ phản ánh đầy đủ thông tin chi tiết NVL (số lượng, đơn giá, thành tiền…) về các bên liên quan. Đồng thời, việc tổ chức chặt chẽ quy trình luân chuyển chứng từ phản ánh tình hình biến động NVL đã tạo điều kiện thuận lợi cho phép ghi chép sổ sách chính xác, kịp thời, đảm bảo phản ánh đầy đủ chính xác về giá trị, hiện vật hàng tồn kho nhờ vậy mà giám sát quy trình hàng tồn kho chặt chẽ thuận tiện hơn. - Về kế toán chi tiết NVL Vật tư của doanh nghiệp đa dạng về chủng loại, nhóm hàng, ngành hàng và phân tán ở nhiều địa điểm khác nhau đồng thời quá trình nhập xuất diễn ra liên tục, thường xuyên, thông tin cho quản lý là luôn luôn bức bách do vậy mà kế toán chi tiết vật tư ngày càng phức tạp. Và đa số doanh nghiệp áp dụng phương pháp thẻ song song để kế toán chứng từ NVL vì dễ làm, dễ hiểu, dễ đối chiếu, kiểm tra thông tin nhập - xuất - tồn vật tư. Đây là phương pháp đã chứng tỏ được tính thích ứng của nó thông qua việc mang lại hiệu quả thiết thực cho công tác kế toán vật liệu nói riêng và kế toán doanh nghiệp nói chung - Về kế toán tổng hợp vật tư Theo chế độ để quản lý vật tư doanh nghiệp có thể áp dụng một trong hai phương pháp kế toán tổng hợp: phương pháp KKTX hoặc KKĐK. Thường các doanh nghiệp sử dụng phương pháp KKTX vì thông tin nhập - xuất - tồn được cung cấp thường xuyên, kịp thời và không phụ thuộc vào kết quả kiểm kê. Trong đó các doanh nghiệp đều mở tài khoản về vật tư TK 152 để theo dõi một cách cụ thể về tình hình biến động tăng giảm vật tư trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Nhờ vậy mà các thông tin về vật tư luôn được cập nhật, tránh sự lãng phí trong việc sử dụng vật tư cũng như tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. 1.2 Mặt hạn chế Có thể thấy công tác hạch toán kế toán NVL bên cạnh những ưu điểm nói trên còn tồn tại một số vấn đề: Thứ nhất, hệ thống chứng từ kế toán ban hành gồm các chứng từ hướng dẫn và các chứng từ bắt buộc. Hầu hết các doanh nghiệp vận dụng chứng từ bắt buộc còn chứng từ hướng dẫn thì ít sử dụng và chưa hiệu quả. Còn có tình trạng một số doanh nghiệp chưa xác định đuợc kế hoạch luân chuyển chứng từ hợp lý ảnh hưởng tới việc xử lý, cung cấp thông tin cũng như việc lập phiếu nhập, xuất kho chỉ là hình thức để nắm bắt tổng giá trị hàng mua, nhập vào bán ra. Thứ hai, hạch toán chi tiết NVL còn mất nhiều thời gian, công sức để đối chiếu tổng hợp số liệu, nhất là những đơn vị có nhiều chủng loại vật tư; do đó số liệu nhiều khi không cập nhật. Cụ thể, nhiều doanh nghiệp công tác kế toán còn mang tính thủ công, thao tác kế toán chưa hiện đại (thực hiện bằng máy tinh) đã gây ra khó khăn cho nhân viên kế toán trong việc ghi chép mà còn làm ảnh hưởng đến việc thu thập thông tin, tư vấn cho Ban giám đốc. Thứ ba, một trong những hạn chế thấy rõ tại các doanh nghiệp là không sử dụng tài khoản 151 theo dõi vật tư đã có hoá đơn nhưng chưa nhập kho đơn vị vào thời điểm cuối kỳ. Dù chưa có hàng về nhập kho nhưng doanh nghiệp vẫn ghi vào TK 152 theo hoá đơn. Việc làm này không phản ánh chính xác giá trị vật tư và cuối kỳ ảnh hưởng tới chỉ tiêu vật tư trên báo cáo tài chính Thứ tư, về nguyên tắc chi phí thu mua vật tư được tính vào giá trị thực tế của vật tư để xác định giá thực tế nhập vật tư nhưng thực tế một số doanh nghiệp lại phản ánh vào TK 641 – “Chi phí bán hàng”; TK 642 – “Chi phí quản lý doanh nghiệp”; vào TK 1562 – “Chi phí thu mua hàng hoá” nhưng cuối kỳ kết chuyển vào TK 641 mà không phẩn bổ cho hàng bán ra; điều đó đã làm sai giá thực tế của vật tư, sai lệch TK 632 ảnh hưởng đến các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính Thứ năm, Về kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhiều doanh nghiệp chưa lập. Thế nên khi giá cả vật tư trên thị trường biến động theo xu hướng giảm thì công tác kế toán vật tư sẽ khó xử lý cũng như quản lý tốt Ngoài những hạn chế nêu trên, một số trường hợp hạch toán NVL dễ gây nhầm lẫn, không trùng khớp giữa các sổ mà ta có thể nhận thấy như sau: - Trường hợp giảm giá NVL kế toán ghi: Nợ TK 111,112, 331… Có TK 152 Cách ghi này chỉ đúng trong trường hợp vật tư giảm giá chưa dùng. Trong thực tế có rất nhiều trường hợp vật tư đưa vào sử dụng rồi mới giảm giá, trong trường hợp này thì bút toán trên là chưa đúng. Lúc đó phần giảm giá chỉ được phản ánh trên sổ tổng hợp mà không phản ánh trên sổ chi tiết NVL, dẫn đến không trùng khớp trên hệ thống sổ kế toán của doanh nghiệp, gây khó khăn cho công tác đối chiếu. - Trường hợp trả lại NVL cho nhà cung cấp, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 331: Theo giá hoá đơn Có TK 133: Phần thuế GTGT được khấu trừ của phẩn vật tư được trả lại Có TK 152: Giá trị phần vật tư trả lại Bút toán dễ nhầm lẫn với bút toán xuất vật tư vì vậy khi xử lý, kế toán cần chú ý tình theo giá hóa đơn và ghi giảm phần nhập, tránh nhầm lẫn ghi theo giá xuất. Như vậy sẽ đảm bảo sự trùng khớp giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp NVL - Trường hợp xử lý NVL thiếu khi kiểm kê, kế toán ghi: Nợ TK 138 Có TK 152: Giá trị phần NVL thiếu khi kiểm kê Trường hợp này, nếu doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, phần giá trị NVL thiếu là giá không thuế, bút toán chưa thể hiện được phần thuế GTGT. Điều này sẽ làm cho công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp không chặt chẽ (trường hợp nhân viên biển thủ) vì vậy cần đưa ra các hình thức xử phạt nặng hơn tức là không bắt đền theo giá hoá đơn mà theo một giá quy định, giá này cao hơn so với giá hoá đơn. 2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL Yêu cầu quản lý đặt ra là ngày càng phải hoàn thiện công tác hạch toán kế toán. Hoàn thiện có nghĩa là thay đổi và bổ sung để công việc được tiến hành hiệu quả hơn. Việc hoàn thiện hạch toán NVL cũng như hạch toán kế toán nói chung là việc hoàn thiện những công việc đã được quy định theo những nguyên tắc nhất định và hướng hoàn thiện hạch toán NVL ở các doanh nghiệp chủ yếu là phải dựa vào các yêu cầu ban hành của Bộ Tài chính về hệ thống các phương pháp thực hiện, các tài khoản, chứng từ và sổ sách sử dụng 2.1 Về phía doanh nghiệp Doanh nghiệp có thể thực hiện: - Tiến hành lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho Vì giá NVL trên thị trường thường xuyên biến động bất thường, chi phí vật liệu lớn nên chỉ cần một sự thay đổi nhỏ về giá trị NVL cũng ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm. Nhưng nhiều doanh nghiệp không tiến hành lập dự phòng, điều này ảnh hưởng không tốt tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh nếu giá cả NVL trên thị trường biến động quá lớn. Do đó các doanh nghiệp nên tiến hành lập dự phòng giảm giá NVL để bù đắp chi phí NVL tăng đột ngột, gây ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh trong kỳ. Việc lập dự phòng phải dựa trên nguyên tắc: chỉ lập dự phòng cho những loại vật liệu tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính, có giá trị thị trường thấp hơn giá trị ghi sổ. Mức dự phòng cần lập cho năm tới = Số vật liệu tồn kho cuối niên độ x Mức giảm giá vật liệu Trong đó: Mức giảm giá vật liệu = Đơn giá ghi sổ - Đơn giá thực tế trên thị trường - Lập hệ thống danh điểm cho vật tư Đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất, để sản xuất sản phẩm doanh nghiệp phải sử dụng một khối lượng lớn NVL gồm nhiều thứ vật liệu, mỗi loại, mỗi thứ có những công dụng, tính chất khác nhau. Để phục vụ tốt công tác quản lý và kế toán, doanh nghiệp cần lập sổ danh điểm vật tư, tạo thuận tiện cho việc tổ chức kiểm tra đối chiếu thẻ kho, sổ chi tiết NVL, sổ kế toán chi tiết, tổng hợp và thuận lợi trong việc thực hiện phần mềm kế toán. Theo sổ này, mỗi loại NVL được quy định một mã riêng, sắp xếp một cách có trật tự, đầy đủ và không bị trùng lắp. Mẫu sổ danh điểm NVL có thể được thiết kế như sau: Sổ danh điểm NVL (ví dụ công ty sản xuất bia) Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú Nhóm NVL Danh điểm NVL 152 Nguyên vật liệu 1521 Nguyên vật liệu chính 1521-H01 Gạo 1521-H01.01 Gạo tẻ 1521-H01.02 Gạo nếp .... .... 1521-H02 Malt 1521-H02.01 Malt Đan Mạch 1521-H02.02 Malt Đức .... .... 1522 Vật liệu phụ 1522-N01 Hóa chất lỏng .... ... theo sổ này, mỗi loại NVL được quy định một mã riêng, sắp xếp một cách có trật tự. Bộ mã NVL ở đây phải được xây dựng một cách chính xác, có trật tự, đầy đủ và không bị trùng lắp. Bộ mã NVL được xây dựng trên cơ sở tài khoản cấp 2 đối với các NVL. - Kế toán xử lý các khoản hao hụt, mất mát của NVL Khi xử lý các khoản hao hụt, mất mát của NVL, phải tùy thuộc vào nguyên nhân: + Đối với các khoản hao hụt, mất mát của NVL mua đã nhập kho hoặc đang còn đang đi trên đường mà nguyên nhân là do bên bán xuất nhầm, có hai cách có thể xử lý sau: Một là, nếu bên bán bù đắp bằng NVL... thì lập phiếu nhập kho và ghi sổ: Nợ TK 152 Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý Hai là, nếu hạch toán giảm khoản phải trả nhà cung cấp, ghi: Nợ TK 331,111,112 Có TK 1381 Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ - Trường hợp đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, NVL mua vào có thuế GTGT + Trường hợp các khoản hao hụt, mất mát của NVL là do nguyên nhân chủ quan, khách quan của doanh nghiệp, căn cứ biên bản xử lý, ghi: Nợ TK 1388, 111, 334...(phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường) Nợ TK 632 – GVHB (các khoản hao hụt, mất mát của NVL (-) phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường) Có TK 1381 - Doanh nghiệp cần tổ chức tốt công tác kiểm kê và xử lý tốt kết quả kiểm kê ví dụ như 6 tháng một lần tiến hành kiểm kê kho thường xuyên, đồng thời đánh giá lại toàn bộ vật tư tồn kho, thường xuyên đối chiếu số liệu giữa kế toán với thủ kho. Bên cạnh đó là các quy định xử phạt các trường hợp mất mát, thiếu hụt NVL phải được tiến hành một cách nghiêm minh. Hạn chế những vật tư tồn đọng lâu năm, nếu có nên tổ chức thanh lý, nhượng bán ngay để giải phóng hệ thống kho tàng và thu hồi vốn lưu động để đầu tư vào những chương trình dự án khác. Hệ thống kho phải đảm bảo cung cấp kịp thời NVL cho sản xuất, việc tổ chức thu mua vật liệu nên do phòng kinh doanh và phòng vật tư đảm nhiệm, với đội ngũ cán bộ năng động trong nghiên cứu, tìm hiểu giá cả và các nguồn vật liệu để đáp ứng tốt yêu cầu NVL cho sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Phải kết hợp hợp lý, hiệu quả hoạt động giữa các phòng ban trong công tác quản lý vật liệu đảm bảo sử dụng hợp lý tiết kiệm chi phí vật liệu trong sản xuất. - Quy trình nhập xuất và lưu trữ chứng từ, phải có các văn bản quy định cho quy trình tổ chức quản lý: + Phân loại vật tư, phân loại kho chứa, các quy định bắt buộc khi nhập xuất và lưu trữ vật tư tại kho (phòng chống cháy nổ, môi trường, hao hụt vật tư...) + Quy định trách nhiệm của những người có liên quan tới các khâu nhập xuất và bảo quản + Quy định sổ sách giấy tờ theo dõi gồm: Sổ sách chứng từ do thủ kho lưu trữ như: lệnh xuất kho, nhập kho có chữ ký phê duyệt của người có thẩm quyền; biên bản bàn giao hàng hóa; phiếu nhập kho, xuất kho; thẻ kho, sổ theo dõi nhập xuất theo từng mặt hàng; báo cáo nhập xuất tồn; báo cáo kiểm kê; biên bản xử lý thừa thiếu. Sổ sách kế toán gồm: chứng từ nhập xuất kho do thủ kho xuất phiếu (lưu trữ song song và tiến hành đối chiếu hàng kỳ; bảng kê nhập xuất vật tư theo chủng loại và theo kho; hóa đơn GTGT của phiếu nhập kho, xuất kho (nếu có); các báo cáo tổng hợp Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập xuất vật tư thực tế phát sinh, thủ kho phải tiến hành thẩm định các chứng từ ban đầu: giấy đề nghị đã được duyệt, lệnh xuất nhập kho, thẩm định tồn chứa khả năng nhập xuất và kế hoạch nhập xuất (có quy chế quản lý kho), thực hiện thu-phát vật tư khi thỏa mãn đầy đủ các điều kiện đó. Đồng thời ghi phiếu nhập xuất vật tư (theo mẫu ban hành). Căn cứ phiếu nhập xuất, thủ kho ghi thẻ kho, mỗi phiếu được ghi một dòng trên thẻ kho, theo thứ tự thời gian và có đánh số phiếu, trường hợp đơn vị chưa có hệ thống quản lý trên máy vi tính thì cần mở thẻ kho theo từng chủng loại vật tư cho dễ theo dõi , như vậy ngoài thẻ kho, thủ kho nên theo dõi việc nhập xuất trên một nhật ký chung trước khi ghi thẻ theo chủng loại - Ngoài ra một trong những yêu cầu của công tác kế toán là những thông tin kế toán đưa ra phải chính xác, đầy đủ, kịp thời. Trong giai đoạn nền kinh tế đang phát triển rất nhanh, kỹ thuật thông tin ngày càng phát triển, tính kịp thời của thông tin là rất quan trọng vì nó có thể đem lại hoặc làm mất cơ hội tốt trong kinh doanh. Việc áp dụng vi tính vào kế toán đã và dang được nhiều doanh nghiệp thực hiện cho việc ghi chép tính toán tổng hợp số liệu, lập bảng biểu nhanh hơn, công việc sẽ giảm bớt đi rất nhiều tuy nhiên việc sử dụng công nghệ thông tin vào kế toán của doanh nghiệp đòi hỏi phải được triển khai một cách mạnh mẽ hơn nữa nhằm đảm bảo doanh nghiệp có thể quản lý tốt NVL. 2.2 Về phía Nhà nước Để các doanh nghiệp có thể hoạt động một cách có hiệu quả, có năng suất thì Nhà nước có thể thể thực hiện: - Về cơ chế chính sách, Nhà nước cần ban hành kịp thời những văn bản quy phạm pháp luật về quy chế hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, các hoạt động quản lý, sản xuất và cung ứng vật tư. Nhanh chóng sửa đổi, bổ sung những quy định pháp luật không còn phù hợp - Xây dựng chính sách ưu tiên cho các doanh nghiệp đầu tư vào nghiên cứu phát triển và đổi mới công nghệ, doanh nghiệp sản xuất sản phẩm xuất khẩu như: cho vay vốn dài hạn, lãi suất ưu đãi, miễn giảm thuế... Như vậy, bằng các quy định về cơ chế, chính sách Nhà nước phải đảm bảo cho doanh nghiệp (đặc biệt là các DNNN) được tự chủ gắn liền với trách nhiệm trong tiếp cận và thu hút các nguồn vốn; xử lý các tài sản dư thừa, vật tư bị ứ đọng. Đồng thời có chính sách tiền lương, tiền thưởng kèm theo chế tài thưởng phạt để tạo động lực đủ mạnh đối với cả cán bộ quản lý và người lao động để họ có thể thực hiện tốt các nhiệm vụ tương ứng với các công việc được giao ( từ đó sử dụng tiết kiệm vật tư, tiết kiệm chi phí sản xuất hạ thấp giá thành sản xuất sản phẩm, tránh lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp nói riêng và nguồn lực của xã hội nói chung ) Kết luận Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp được coi như là những tế bào của xã hội mà sự tồn tại và phát triển của chúng đóng vai trò quan trọng đối với nền kinh tế quốc dân. Đối với các doanh nghiệp thì sự phát triển của mỗi doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào công tác kế toán nguyên vật liệu. Quản lý tốt nguyên vật liệu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn trong hoạt động kinh doanh Mặc dù thời gian nghiên cứu đề án không nhiều nhưng qua đó em đã nhận thấy rõ tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu đối với các doanh nghiệp hiện nay và đã đưa ra một vài ý kiến trong việc hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo PGS.TS Nguyễn Thị Đông đã tận tình chỉ bảo và hướng dẫn em hoàn thành đề án này! Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình kế toán tài chính trong các doanh nghiệp – NXB Thồng kê 2005 Chủ biên PGS.TS Đặng Thị Loan 2. Chế độ kế toán doanh nghiệp – NXB Tài chính 2006 3. Trang web www.webketoan.com, www.tapchiketoan.info www.tapchikiemtoan.com 4. Tạp chí kế toán các tháng năm 2002, 2003 5. Chuẩn mực số 02-Hàng tồn kho Môc lôc