Đề án Kế toán thanh toán với khách hàng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI KHOA KINH TẾ ĐỀ ÁN MÔN HỌC Đề tài: Kế toán thanh toán với khách hàng Hà Nội, tháng 01 năm 2010 MỤC LỤC Mở đầu Mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng phản ánh quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ thanh toán. Vì vậy, người quản lý không chỉ quan tâm tới doanh thu, chi phí, lợi nhuận, cái mà họ phải thường thường xuyên nắm bắt chính là tình hình thanh toán,đặc biệt là thanh toán với khách hàng.Nghiệp vụ thanh toán với khách hàng xảy ra ở trong quá trình tiêu thụ, nó có liên quan mật thiết với các nghiệp vụ quỹ và nghiệp vụ tạo vốn. Như vậy, có thể nói các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng có một ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nó góp phần duy trì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Sau quá trình học tập và nghiên cứu ở trường để trang bị các kiến thức cơ bản và đặc biệt là sau quá trình tìm hiểu về công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ EAST-ASIAN, tôi đã chọn đề tài “Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng ở doanh nghiệp”.Trong đề tài này tôi muốn tìm hiểu sâu hơn về các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, so sánh thực tế hạch toán tại công ty với lý thuyết được học, với chế độ tài chính hiện hành ở Việt Nam đồng thời tìm hiểu thêm về hạch toán các nghiệp vụ thanh toán theo chế độ kế toán quốc tế. Tham vọng của tôi đặt ra là thông qua các nghiệp vụ thanh toán để có cái nhìn tổng quát nhất về công tác kế toán tại công ty, điều này xuất phát từ đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty ASIAN. Tuy nhiên do điều kiện không cho phép nên tôi chỉ đi sâu tìm hiểu những vấn đề về thanh toán với khách hàng. Để thực hiện mục tiêu đề ra,bài viết của tôi chia làm ba chương chính: Chương I:cơ sở lí luận về thanh toán với khách hàng trong doanh nghiệp Chương II:Thực trạng kế toán hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng ở công ty EAST-ASIAN. Chương III:Một số y kiến hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng ở công ty EAST-ASIAN. CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP. I. Một số vấn đề chung về nghiệp vụ thanh toán vơi khách hàng 1. Khái niệm Nghiệp vụ thanh toán với khách hàng là nghiệp vụ kế toán có liên quan đến nhiều đối tượng khách hàng khác nhau về thanh toán tiền bán sản phẩm,hàng hóa,BĐS đầu tư,TSCĐS trong quá trình tiêu thụ sản phẩm nhằm thu hồi vốn và đạt doanh thu . 2. Đặc điểm của các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng -         Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng có liên quan đến nhiều đối tượng. -         Các nghiệp vụ này phát sinh nhiều, thường xuyên và yêu cầu phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng thanh toán. -         Việc thanh toán ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của doanh nghiệp nên thường có các quy định rất chặt chẽ trong thanh toán, vì vậy cần có sự giám sát, quản lý thường xuyên để các quy tắc được tôn trọng. -         Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh ở cả quá trình bán hàng(quá trình tiêu thụ) 3. Yêu cầu quản lý hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng -     Nợ phải thu được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ thanh toán với doanh nghiệp về sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, … -     Không phản ánh các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dich vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc, hoặc đã thu qua ngân hàng) -     Hạch toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ : nợ trong hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. 4. Nguyên tắc hạch toán các khoản thanh toán với khách hàng Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả về nguyên tệ trên các tài khoản chi tiết và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam. Cuối  kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế 5. Nhiệm vụ hạch toán -     Ghi chép đầy đủ kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết và tổng hợp của phần hành các khoản nợ phải thu. -         Thực hiện giám sát chế độ thanh toán công nợ và tính chấp hành các kỷ luật thanh toán tài chính, tín dụng. -         Ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác rõ ràng các khoản nợ phải thu theo từng đối tượng phải thu theo từng khoản và thời gian thanh toán. -         Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn và phải thu khó đòi để quản lý tốt công nợ tránh dây dưa công nợ và góp phần nâng cao hiệu quả tài chính của doanh nghiệp. II. Hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng 1. Nội dung Quan hệ thanh toán với khách hàng nảy sinh khi doanh nghiệp bán vật tư, hàng hoá, tài sản, dịch vụ của mình theo phương thức trả trước.. thông thường việc bán hàng theo phương thức nêu trên chỉ xáy ra trong các nghiệp vụ bán buôn hàng hoá hoặc bán hàng của các đại lý của doanh nghiệp. Để theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng về tiền bán sản phẩm,hàng hóa,bất động sản đầu tư,tài sản cố định,cung cấp dịch vụ hay nhận thầu xây dựng cơ bản,kế toán sử dụng tài khoản 131"Phải thu khách hàng".Tài khoản này được theo dõi theo từng khách hàng;trong đó phải phân ra phải thu ngắn hạn,phải thu dài hạn khách hàng.Đồng thời phải phân loại theo khách hàng đúng hạn,khách hàng có vấn đề,…để có căn cứ xác định mức dự phòng cần lập và biện pháp xử lý.Tài khoản 131"Phải thu khách hàng" có kết cấu và nội dung phản ánh như sau: Các chứng từ thường gồm : - Hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn VAT ) do doanh nghiệp lập - Giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do khách hàng lập - Chứng từ thu tiền : phiếu thu, giấy báo Có… 2. Tài khoản sử dụng: TK 131- Phải thu khách hàng. Kết cấu của tài khoản 131 : Bên nợ: - số tiền bán vật tư,sản phẩm,hàng hóa,dịch vụ,TSCD hay xây dựng cơ bản phải thu ở khách hàng. - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. - Điều chỉnh khoản chênh lệch do tỷ giá ngoại tệ tăng với các khoản phải thu người mua có gốc ngoại tệ. Bên có: - Số tiền đã thu ở khách hàng(kể cả tiền đặt trước của khách hàng) - Số chiết khấu thanh toán,chiết khấu thương mại,giảm giá hàng bán và giá bán của hàng bán bị trả lại trừ vào nợ phải thu ở khách hàng. - Các nghiệp vụ khác làm giảm khoản phải thu ở khách hàng(chênh lệch giảm tỷ giá,thanh toán bù trừ,xóa sổ nợ khó đòi không đòi được,…) Tài khoản 131 có thể đồng thời vừa có số dư bên nợ vừa có số dư bên có: Dư nợ:phản ánh số tiền doanh nghiệp còn phải thu ở khách hàng. Dư có:phản ánh số tiền người mua đặt trước hoặc trả thừa cho doanh nghiệp. 3. Phương pháp hạch toán : 3.1 Hạch toán chi tiết Việc hạch toán chi tiết được thực hiện theo sơ đồ sau : Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 131 Bảng tổng hợp chi tiết TK 131 (1) (2) Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán chi tiết tiến hành ghi vào sổ chi tiết cho từng khách hàng. Cuối kỳ, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng, bảng này sẽ dùng để đối chiếu với sổ cái TK 131. 3.2 Hạch toán tổng hợp Trường hợp doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ * Trường hợp bán chịu cho khách hàng : - Khi bán chịu vật tư, hàng hoá cho khách hàng, căn cứ vào hoá đơn VAT , kế toán ghi doanh thu bán chịu phải thu : Nợ TK 131 : số phải thu của khách hàng Có TK 511 : doanh thu bán hàng Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra - Khi bán chịu TSCĐ kế toán ghi : Nợ TK 131 : phải thu khách hàng Có TK 711 : thu nhập bất thường Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra - Khi chấp nhận giảm giá trừ nợ hoặc nhận nợ với khách hàng, kế toán ghi : Nợ TK 532 : giảm giá hàng bán Nợ TK 3331 : VAT của hàng bán ra Có TK 131 : phải thu khách hàng - Khi chấp nhận chiết khấu cho khách hàng, kế toán ghi : Nợ TK 635 : chiết khấu thanh toán cho khách hàng Có TK 131 : phải thu khách hàng - Căn cứ chứng từ thanh toán, kế toán ghi số nợ đã thu : Nợ TK 111, 112 : thu tiền nợ của khách hàng Nợ TK 311 : thu nợ và thanh toán tiền vay ngắn hạn Có TK 131 : ghi giảm số phải thu của khách hàng - Khi chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng và trừ nợ hoặc ghi nhận nợ với khách hàng, kế toán ghi : Nợ TK 531 : doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK 3331: VAT của hàng bán bị trả lại Có TK 131 : ghi giảm số nợ phải thu của khách hàng * Trường hợp khách hàng ứng trước tiền mua hàng - Khi doanh nghiệp nhận tiền ứng trước của khách hàng, kế toán ghi : Nợ TK 111, 112 : số tiền khách hàng ứng trước Có TK 131 : phải thu khách hàng - Khi giao nhận hàng cho khách hàng theo số tiền ứng trước, căn cứ vào hoá đơn bán hàng, kế toán ghi : Nợ TK 131 : tổng số tiền hàng khách hàng phải thanh toán Có TK 511 : doanh thu bán hàng Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra - Chênh lệch giữa số tiền ứng trước và giá trị hàng bán theo thương vụ sẽ được theo dõi thanh quyết toán trên TK 131. * Trường hợp bán hàng trả góp Theo phương thức này, khách hàng thanh toán trước một phần tiền, phần còn lại chưa trả và phải chịu lãi, số lãi đó được coi là thu nhập tài chính. Doanh thu bán hàng được xác định như trong trường hợp bán hàng một lần, kế toán ghi : Nợ TK 111, 112 : số tiền trả ngay Nợ TK 131 : số nợ trả góp Có TK 511 : doanh thu bán hàng Có TK 3331 : VAT của hàng bán (tính trên doanh thu bán hàng) Có TK 3387 : lãi do bán trả góp. * Trường hợp hàng đổi hàng Hàng xuất kho mang đi đổi được coi như tiêu thụ, hàng nhận về do đổi coi như mua. - Khi xuất hàng đem đi đổi : Nợ TK 131 : phải thu khách hàng Có TK 511 : doanh thu bán hàng Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra. - Khi nhận hàng do đổi hàng : Nợ TK 152, 153, 211, 611 Nợ TK 133 : VAT được khấu trừ Có TK 131 : phải thu khách hàng Số tiền thừa, thiếu do đổi hàng được xử lý trên TK 131 * Trường hợp đặc biệt nợ phải thu khó đòi Căn cứ để được ghi nhận là khoản nợ phải thu khó đòi là nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ 2 năm trở lên. Trong trường hợp đặc biệt, tuy thời hạn chưa tới 2 năm, nhưng đơn vị nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc người nợ có dấu hiệu khác như bỏ trốn …cũng được ghi nhận là khoản nợ khó đòi. Phương pháp lập dự phòng phải thu khó đòi : Cuối niên độ kế toán, tính số dự phòng phải thu khó đòi cho năm nay : Nợ TK 642- 6426 Có TK 139 : dự phòng phải thu khó đòi Sang năm sau, tính ra số dự phòng phải lập trong năm và so sánh với số dự phòng năm trước đã lập : + Nếu không thay đổi thì không lập thêm dự phòng + Nếu số số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước thì tiến hành lập thêm theo số chênh lệch. Nợ TK 642- 6426 : số chênh lệch Có TK 139 : dự phòng phải thu khó đòi + Nếu số số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước thì hoàn nhập dự phòng theo số chênh lệch. Nợ TK 139 : số chênh lệch Có TK 642- chi phí quản lý DN Trường hợp có dấu hiệu chắc chắn không đòi được, kế toán ghi : Nợ TK 642- 6426 Có TK 131 : số thực tế mất Đồng thời ghi Nợ TK 004- chi tiết cho từng đối tượng : số nợ đã xoá sổ. Trường hợp số nợ đã xoá sổ nhưng lại đòi thì cho vào thu nhập bất thường : Nợ TK 111, 112… Có TK 711 : thu nhập bất thường Đồng thời ghi đơn bên Có TK 004 Sơ đồ hạch toán thanh toán với khách hàng : Chiết khấu bán hàng TK 6426 TK 111, 112 TK 311 TK3331 TK 811 TK 531 TK 532 TK 131 - Thu tiền của người mua - Người mua đặt trước tiền hàng Thu tiền & trả tiền vay ngắn hạn Giảm giá hàng bán Hàng bán bị trả lại TK 511 TK 3331 Doanh thu bán hàng Doanh thu bán TSCĐ Nợ phải thu đã thu và thất thu thực tế Số thực thu Số nợ thất thu TK 642 TK 642 TK 139 Hoàn nhập dự Phòng đã lập năm trước (theo số chênh lệch) Lập dự phòng cho năm sau (theo số chênh lệch) . * Trường hợp doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp : Các khoản doanh thu, thu nhập, doanh thu hàng bán bị trả lại hay giảm giá hàng bán đều bao gồm cả VAT , VAT của hàng bán ra không được hạch toán riêng. Khi phản ánh các khoản chiết khấu thanh toán chấp thuận cho khách hàng do thanh toán trước hạn được trừ vào số nợ phải thu thi Số giảm giá chấp nhận cho khách hàng trừ vào số nợ phải thu được ghi theo tổng giá thanh toán bằng bút toán: Nợ TK 532:số giảm giá hàng bán khách hàng được hưởng thuộc hoạt động bán hàng,kinh doanh bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ tính theo tổng giá thanh toán. Nợ TK 515: số giảm giá hàng bán thuộc hoạt động đầu tư tài chính tính theo tổng giá thanh toán. Nợ TK 711: số giảm giá hàng bán thuộc hoạt động khác tính theo tổng giá thanh toán. Có TK 131(chi tiết đối tượng): tổng số giảm giá chấp nhận cho người mua trừ vào số tiền phải thu theo tổng giá thanh toán. - Khi phản ánh giá bán của hàng đã tiêu thụ bị trả lại do các nguyên nhân khác nhau,kế toán ghi vào tài khoản 531 theo tổng giá thanh toán: Nợ TK liên quan(531,515,711) Có TK 131(chi tiết đối tượng): tổng số doanh thu hàng đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại trừ vào số tiền phải thu theo tổng giá thanh toán. - Khi phản ánh các khoản chiết khấu thương mại: Nợ TK liên quan(521,515,711): số chiết khấu thương mại Có TK 131(chi tiết đối tượng): tổng số chiết khấu thương mại chấp nhận trừ vào số tiền phải thu theo tổng giá thanh toán. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ ĐÔNG Á(EAST-ASIAN). 1. Đôi nét về công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Đông Á(EAST-ASIAN) Công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ EAST-ASIAN là một loại hình doanh nghiệp tư nhân được thành lập vào ngày 17 tháng 05 năm 2002 theo quyết đinh: 0102000230, trụ sở đặt tại số 2 ngõ 190 Giải Phóng, Hà Nội. Là một công ty tư nhân được thành lập vào những năm đầu của thời kỳ đổi mới ở nước ta, chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN. Công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ EAST-ASIAN là một đơn vị hoạch toán kinh doanh độc lập, có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng tại ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch. Công ty được quyền tự chủ về tài chính và hoạt động kinh doanh theo pháp luật của nhà nước Việt Nam. Công ty có trách nhiệm thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước, với cấp trên và đối với người lao động trong doanh nghiệp. Công ty tổ chức và thực hiện phạm vi quyền hạn của mình đối với các hoạt động: Tư vấn, xây dựng và triển khai các hợp đồng, kế hoạch, dự án… Tư vấn, thiết kế ứng dụng phần mềm. Dịch vụ kỹ thuật trong lĩnh vực Điện tử-Tin học. Huấn luyện, đào tạo, lắp đặt bảo hành bảo trì và các dịch vụ khác Tư vấn, đầu tư liên doanh liên kết trong và ngoài nước Sản xuất , lắp ráp sản phẩm điện tủ tin học 2. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng ở công ty EAST-ASIAN. Công ty ASIAN sử dụng hoá đơn VAT do Tổng cục thuế bán. Các bộ phận bán hàng sẽ ký kết hợp đồng bán hàng và lập đề nghị xuất bán. Kế toán vật tư, hàng hoá sẽ căn cứ vào hồ sơ để lập hoá đơn VAT và phiếu xuất kho. Bộ phận nào bán hàng sẽ chịu trách nhiệm thu hồi công nợ và quản lý tình hình thu hồi công nợ. Kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào hoá đơn VAT , Phiếu Thu, Giấy báo Có của ngân hàng để ghi Sổ chi tiết phải thu khách hàng. Tài khoản sử dụng : TK 131- Phải thu khách hàng. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp hai : TK 1311- Phải thu của khách hàng TK 1312- Khách hàng đặt trước Sổ chi tiết phải thu khách hàng được mở cho tất cả các khách hàng, cả khách hàng thường xuyên và không thường xuyên và được quản lý theo từng bộ phận. Các trường hợp bán chịu, khách hàng ứng trước hay thu tiền ngay đều được hạch toán qua TK 131. Kế toán sử dụng tỷ giá thực tế để ghi sổ. Sổ chi tiết, sổ Cái TK 131 theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi ra VND. Phương pháp xác định nợ phải thu khó đòi : Các khoản nợ quá hạn trên 90 ngày được coi là nợ khó đòi và được xếp vào loại công nợ đặc biệt. Khi một hợp đồng đã quá hạn thanh toán mà khách hàng chưa thanh toán, kế toán tiến hành kiểm tra lại hợp đồng và các điều kiện giao nhận hàng. Có hai trường hợp xẩy ra : - Trường hợp 1 : Lỗi trong giao nhận hàng, chất lượng hàng. . . thuộc về công ty thì kế toán phải căn cứ vào thời gian đáo hạn thực tế (sau khi công ty đã sửa chữa xong các lỗi) để xác định lại thời gian thanh toán cho khách hàng - Trường hợp 2 : Công ty thực hiện đúng các quy định trong hợp đồng khi đó kế toán phải kiểm tra khả năng thanh toán của khách hàng và thúc ép đòi nợ hoặc bán khoản nợ phải thu này cho công ty mua bán nợ. Với các biện pháp quản lý công nợ phải thu và thu hồi nợ như trên, công ty đã quản lý sâu sát công nợ của khách hàng. Công ty đã đưa ra được các phương án thu hồi nợ hợp lý, không để cho các khoản nợ dây dưa quá lâu. Thời gian để các khoản nợ quá hạn được coi là nợ khó đòi là 90 ngày chứ không phải là 2 năm như quy định của Bộ Tài chính. Việc xác định thời gian ngắn như vậy giúp cho công ty áp dụng các biện pháp đòi nợ để thu hồi nợ một cách nhanh chóng và tương đối hiệu quả. Tuy nhiên, không lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi, công ty sẽ không có nguồn tài chính để bù đắp đối với những khoản nợ không thu hồi được và cũng không bán được cho công ty mua bán nợ. VD4 : Ngày 4/10/2004 bộ phận dự án bán hàng cho Trường Đại Học Mở Hà Nội Giá trị hàng bán : 1890 USD, đã bao gồm VAT 5%. Tỷ giá trong ngày : 15. 150 VND/USD. Thời hạn thanh toán : 5/10/2002. Ngày 15/10/2004 Trường Đại Học Dân Lập Thăng Long thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt. Tỷ giá : 15. 200 VND/USD. HOÁ ĐƠN ( VAT ) Mẫu số : 01 GTKT- 3LL Liên 2 : ( Giao khách hàng) KG/01-B Ngày 4 tháng 10 năm 2004 Số 034274 Đơn vị bán hàng : Công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ EAST-ASIAN. Địa chỉ : số 2 ngõ 190 đường Giải Phóng, Hà Nội Số tài khoản : Điện thoại : MS : 0101301010 Họ tên người mua hàng : Đơn vị : Trường Đại Học Mở Hà Nội Địa chỉ : E5 Tạ Quang Bửu, Bách Khoa, Hà Nội Số tài khoản : Hình thức thanh toán : MS : TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Máy tính DNA Bộ 04 450 USD 1800 USD PIII500Ghz/128/30Gb/ 15” Sam sung Cộng tiền hàng 1800 USD Thuế suất VAT 5% Tiền thuế 90 USD Tổng cộng tiền thanh toán 1890 USD Số tiền viết bằng chữ : Hai mươi tư ngàn sáu trăm bẩy mươi năm đô la. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, đóng dấu, họ tên) Biểu số 4 Công ty cổ phần đầu tư và phát triển EAST-ASIAN Bảng kê chứng từ SỔ CHI TIẾT TK : 1311 – PHẢI THU KHÁCH HÀNG Tên Khách hàng : Trường ĐHDL Thăng Long Mã KH : 5700026 Từ ngày 1/12/2002 đến ngày 31/12/2003 Đơn vị tính : VNĐ Sốhiệu CT Ngày Diễn giải TK đối ứng Loại NT Tỷ giá Số ghi nợ Số ghi có NT VNĐ NT VNĐ Số dư đầu kỳ 3.264.720 CY/03-1511 15/06/2003 131 USD 15149 1560 23632440 26897260 DH/03-4253 18/08/2003 131 USD 15148 3500 53018000 48000000 25/08/2003 5018000 … … … … … … … … … … Căn cứ vào hoá đơn VAT và phiếu xuất kho, kế toán ghi vào Sổ chi tiết phải thu khách hàng theo dõi cho Trường Đại Học Dân Lập Thăng Long. Nợ TK 131 : 28.633.500 Có TK 511 : 27.270.000 Có TK 33301- VAT phải nộp : 1.363.500 KG/01-B 034274 4/12/02 Bán hàng bộ phận dự án 11 SD 5.150 1.800 27.270.000 VAT 5% 331 SD 5.150 0 1.363.500 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... C1441 15/12/02 Thu tiền hàng hoá đơn số 034274 11 SD 5200 1.890 28.728.000 Điều chỉnh tỷ giá 13 94.500 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng PS 484.693.500 468.350.000 Số dư cuối kỳ 19.608.220 Ngày 15/12/2002 căn cứ vào số nguyên tệ, tỷ giá kế toán tính ra số tiền bằng VND và ghi sổ chi tiết (Biểu 4 ở trên): Nợ TK 111 : 28.728.000 Có TK 131 : 28.633.500 Có TK 413 : 94.500 Cuối kỳ, kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng. Biểu Số 5 Công ty cổ phần đầu tư và phát triển EAST-ASIAN Bảng Cân đối bộ phận BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TK : 131 – PHẢI THU KHÁCH HÀNG Từ ngày 1/12/2003 đến ngày 31/12/2003 Đơn vị tính : VNĐ Mã NCC Tên Dư đầu kỳ Phát sinh nợ Phát sinh có Dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có 4050048 Viện Dinh Dưỡng 6.784.632 26.784.485 24.996.874 8.572.243 ... ... ... ... ... ... ... ... 3040091 Cty Nguyên Hưng 28.972.630 28.972.630 ... ... ... ... ... ... ... ... 5700026 Trường ĐHDL Thăng Long 3.264.720 484.693.500 468.350.000 19.608.220 ... ... ... ... ... ... ... ... 6400421 Đài Truyền Hình VN 4.876.662 10.972.350 9.984.672 5.864.340 ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 984.720.988 793.987.422 17.075.735.611 13.977.328.420 1.292.496.879 892.349.941 Do kế toán không ghi Nhật ký chung nên số liệu từ Sổ chi tiết sẽ được ghi vào Sổ Cái TK 131- theo dõi cho tất cả các khách hàng ở các bộ phận (Biểu 6) Biểu Số 6 Công ty cổ phần đầu tư và phát triển EAST-ASIAN Bảng kê chứng từ SỔ CÁI TK : 131 – PHẢI THU KHÁCH HÀNG Từ ngày 01/12/2003 đến ngày 31/12/2003 Đơn vị tính : VNĐ Số hiệu Ngày Diến giải TK đối ứng Loại NT Tỷ giá Số ghi nợ Số ghi có NT VNĐ NT VNĐ Số dư đầu kỳ 984.720.988 79.987.422 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... KG/01-B 034274 4/12/02 Bán hàng của bộ phận dự án 511 USD 15.150 1.800 27.270.000 VAT 5% 3331 USD 15.150 90 1.363.500 4/12/02 Hàng bị trả lại 531 USD 15.200 450 6.840.000 VD5 : Ngày 4/12/2002, khách hàng trả lại một chiếc Máy tính DNA, giá bán 450 USD, VAT 5%, tỷ giá khi bán : 15. 460 VND/USD, tỷ giá trong ngày : 15. 454 VND/USD. Bộ phận bán hàng lập biên bản xác nhận hàng bán bị trả lại. Căn cứ vào biên bản, và phiếu nhập kho, kế toán ghi sổ : Nợ TK 531 : 6954300 Nợ TK 3331 : 347715 Nợ TK 413 : 2700 Có TK 131 : 7304715 Cùng ngày kế toán ghi sổ chi tiết phải thu của khách hàng và cuối kỳ lập bản chi tiết (Biểu 5 – trang 59) và sổ cái ghi cùng ngày (biểu 6 ) CHƯƠNG III HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ ĐÔNG Á I. Đánh giá khái quát tình hình hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng tại Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển EAST-ASIAN 1. Ưu điểm Nhìn chung, kế toán thanh toán với khách hàng tại công ty đã cung cấp được những thông tin cần thiết cho công tác quản lý nói chung và công tác quản lý tài chính nói riêng với khách hàng đã đảm bảo theo dõi sâu sát tới từng đối tượng , từng loại mặt hàng, từng bộ phận. Công ty đã áp dụng kịp thời các quy định của bộ tài chính. Cụ thể : - công tác thanh toán với người mua, việc hạch toán phải thu khách hàng được chi tiết cho từng người mua. Công ty sử dụng các chính sách khuyến mại, tặng thưởng cho các khách hàng thường xuyên và việc hạch toán các nghiệp vụ trên theo đúng quy định của Bộ tài chính. Công ty đã tiến hành mã hoá tên các khách hàng, tạo điều kiện cho việc quản lý và ghi chép dễ dàng hơn. Việc thanh toán chủ yếu được thực hiện qua ngân hàng đã góp phần nâng cao công tác quản lý tài chính của công ty. 2. Những tồn tại Bên cạnh những ưu điểm trên, việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng với nhà nước vẫn còn những tồn tại cần được khắc phục : Thứ nhất, hình thức sổ áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chung nhưng kế toán đã bỏ qua công tác ghi nhật ký và ghi thẳng vào Sổ chi tiết và từ đó lên Sổ Cái, một kế toán vừa quản lý Sổ chi tiết, vừa quản lý Sổ Cái. Như vậy sẽ làm mất đi ưu điểm của việc ghi nhật ký là có thể kiểm tra đối chiếu giữa việc ghi sổ tổng hợp và ghi sổ chi tiết. Bên cạnh đó, yêu cầu của việc ghi sổ theo phương pháp Nhật ký chung là phải ghi sổ hàng ngày, tuy nhiên đôi khi kế toán thường tập hợp một số chứng từ cùng loại, khác ngày để ghi sổ một lần giống như phương pháp ghi Chứng từ - ghi sổ. các nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay cũng được hạch toán trên TK 13101 “phải thu khách hàng”. Hạch toán như vậy đã làm tăng khối lượng công việc cho kế toán. Kế toán sẽ phải ghi tăng công nợ cho người bán, khách hàng, ngay sau đó lại ghi giảm công nợ. Đối với trường hợp khách hàng trả ngay, kế toán ghi : a) Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 131 : Tổng tiền bán hàng Có TK511 : doanh thu bán hàng Có TK 33301 : VAT đầu ra b) Phản ánh các khoản tiền khách hàng trả ngay Nợ TK 111, 112 : Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 131 : Số tiền khách thanh toán Thứ hai, công ty không tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi. Các trung tâm tự quản lý các khoản nợ và đưa ra các biện pháp để thu hồi nợ. Với một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại thì việc lập dự phòng là cần thiết và có lợi cho doanh nghiệp. Nó sẽ giảm bớt thiệt hại khi rủi ro xảy ra vì thiệt hại đó một phần đã được tính vào chi phí. Thứ ba, việc hạch toán chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán vẫn theo quy định cũ, mặc dù hiện nay không áp dụng hình thức này nhưng cũng phải quy định lại việc hạch toán chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán cho phù hợp với chế độ tài chính vì có thể trong tương lai công ty sẽ áp dụng. II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển EAST-ASIAN. Trong nền kinh tế thị trường, luôn diễn ra sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp để tồn tại và phát triển. Sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào công tác kế toán,nếu ta tổ chức và hạch toán kế toán tốt thì không những sẽ phát sinh lợi nhuận cho công ty mà còn đảm bảo đúng pháp luật đề ra. Nghiệp vụ thanh toán với khách hàng xảy ra ở cả trong quá trình tiêu thụ, nó có liên quan mật thiết với các nghiệp vụ quỹ và nghiệp vụ tạo vốn. Như vậy, có thể nói các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng có một ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nó góp phần duy trì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Thông qua việc kiểm tra, tính toán, ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bằng hệ thống phương pháp khoa học của kế toán - chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán - có thể biết được thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời về sự vận động của tài sản, nguồn vốn. Ngoài ra các báo cáo tài chính còn cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm về tình hình tài chính, triển vọng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp để có những quyết định đầu tư đúng đắn trong từng thời kỳ. Vì vậy, phải hoàn thiện đổi mới không ngừng công tác kế toán cho thích hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Và đây thật sự là một yêu cầu thiết yếu. Trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, các nghiệp vụ thanh toán đặc biệt là thanh toán với khách hàng càng trở nên có vai trò quan trọng, nó đòi hỏi việc hạch toán phải cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, đồng thời phải tạo ra sự tin tưởng đối với các nhà cung cấp về khả năng tài chính của công ty. Để quản lý một cách có hiệu quả và tốt nhất đối với các hoạt động của doanh nghiệp nói riêng, dù là SX-kinh doanh hay dịch vụ và nền kinh tế quốc dân của 1 nước nói chung đều cần phải sử dụng các công cụ khác quản lý khác nhau trong đó có kế toán. Bên cạnh đó, tổ chức tốt công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán còn góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức kế toán nói chung cũng như góp phần làm lành mạnh hoá công tác tài chính của một doanh nghiệp. Đối với các cơ quan quản lý cấp trên, việc hoàn thiện còn tạo cho họ những thông tin, số liệu chính xác, phản ánh trung thực tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc hoàn thiện công tác kế toán cần phải đáp ứng các yêu cầu sau : - Hoàn thiện về đội ngũ kế toán phải đủ năng lực làm việc - Hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tuân thủ chế độ kế toán. - Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh nhằm mang lại hiệu quả cao nhất. - Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng được yêu cầu cung cấp thêm thông tin kịp thời chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý. - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ công việc nhưng vẫn mang tính khoa học. Trên cơ sở đó, tôi xin đưa ra một vài ý kiến để khắc phục những tồn tại đã nêu ra như sau : Thứ nhất, các chứng từ hạch toán ban đầu của các bộ phận gửi cho phòng tài vụ cần được xử lý và ghi chép vào nhật ký chung bởi hai hoặc ba nhân viên kế toán sau đó các chứng từ này sẽ được gửi tới các kế toán chi tiết để ghi chép vào sổ chi tiết. Nhân viên kế toán ghi chép nhật ký chung có thể là kế toán tổng hợp hoặc kiểm soát viên. Kế toán cần đảm bảo tính cập nhật trong việc ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung. Các chứng từ cần được ghi sổ đúng ngày để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý. Thứ hai, đối với các khoản thanh toán với khách hàng mà thu tiền ngay không cần qua TK 13101 sẽ hạch toán như sau : - Bán hàng thu tiền ngay : Nợ TK 111, 112 Có TK 511 Có TK 33301 Thứ ba, công ty nên áp dụng tỷ giá hạch toán để hạch toán ngoại tệ theo thông tư số 44/TC- TCDN ngày 8/7/1997 của Bộ tài chính hướng dẫn xử lý các khoản chênh lệch tỷ giá trong doanh nghiệp Nhà nước và thông tư số 101/2000/TT- BTC ngày 17/10/2000 sửa đổi bổ xung thông tư số 44/TC- TCDN. Việc hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá hạch toán đối với các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng như sau : Với khách hàng : Trường hợp bán hàng thu bằng ngoại tệ Nếu tỷ giá thực tế > tỷ giá hạch toán : Nợ TK 131 : tỷ giá hạch toán Nợ TK 635 : chênh lệch tỷ giá Có TK 511 : tỷ giá thực tế Có TK 3331 : tỷ giá thực tế Đồng thời ghi đơn bên Nợ TK 007 : nguyên tệ. Nếu tỷ giá thực tế < tỷ giá hạch toán : Nợ TK 131 : tỷ giá hạch toán Có TK 515 : chênh lệch tỷ giá Có TK 511 : tỷ giá thực tế Có TK 3331 : tỷ giá thực tế Đồng thời ghi đơn bên Nợ TK 007 : nguyên tệ Khi thu tiền hàng Nợ TK 1112, 1122 : tỷ giá hạch toán Có TK 131 : tỷ giá hạch toán Điều chỉnh tỷ giá cuối kỳ Cuối kỳ, căn cứ vào tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng, tính ra số chênh lệch tỷ giá : Số chênh lệch tỷ giá = Số nguyên tệ Tỷ giá thực tế cuối kỳ - Tỷ giá đang ghi sổ Xử lý số chênh lệch cuối kỳ : Nếu tỷ giá cuối kỳ > tỷ giá hạch toán, kế toán ghi : Nợ TK 131, 331 : số chênh lệch tăng Có TK 515 : số chênh lệch tăng Nếu tỷ giá cuối kỳ < tỷ giá hạch toán, kế toán ghi : Nợ TK 635 : số chênh lệch giảm Có TK 131, 331 : số chênh lệch giảm Đầu kỳ sau ghi ngược lại để xoá số dư. Thứ tư, công ty nên tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi theo thông tư số 107/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001 về hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giảm giá chứng khoán đầu tư, dự phòng phải thu khó đòi tại doanh nghiệp. Cuối niên độ kế toán, tính số dự phòng phải thu khó đòi cho năm nay : Nợ TK 642- 6426 Có TK 139 : dự phòng phải thu khó đòi Sang năm sau, tính ra số dự phòng phải lập trong năm và so sánh với số dự phòng năm trước đã lập : + Nếu không thay đổi thì không lập thêm dự phòng + Nếu số số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước thì tiến hành lập thêm theo số chênh lệch. Nợ TK 642- 6426 : số chênh lệch Có TK 139 : dự phòng phải thu khó đòi + Nếu số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước thì hoàn nhập dự phòng theo số chênh lệch. Nợ TK 139 : số chênh lệch Có TK 642 : chi phí quản lý doanh nghiệp Trường hợp có dấu hiệu chắc chắn không đòi được, kế toán ghi : Nợ TK 642- 6426 Có TK 131 : số thực tế mất Đồng thời ghi Nợ TK 004- chi tiết cho từng đối tượng : số nợ đã xoá sổ. Trường hợp số nợ đã xoá sổ nhưng lại đòi thì cho vào thu nhập bất thường : Nợ TK 111, 112… Có TK 711 : thu nhập bất thường (Đồng thời ghi đơn bên Có TK 004). Thứ năm, hạch toán chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán. Hạch toán chiết khấu thanh toán : Theo thông tư số 63/1999/TT-BTC ngày 7/6/1999 và thông tư số 120/1999/TT-BTC ngày 7/10/1999 hướng dẫn và sửa đổi chế độ tài chính và sửa đổi bổ xung chế độ kế toán. Chiết khấu thanh toán được hạch toán như sau : Nợ TK 811 : chi phí tài chính Có TK 131 : phải thu khách hàng Hạch toán giảm giá hàng bán : Theo thông tư 122/ 2000/TT-BTC ngày 29/12/2000 của bộ tài chính hướng dẫn thi hành nghị định số 79/2000/NĐ-CP ngày 29/12/2000 của chính phủ quy định chi tiết thi hành luật thuế giá trị gia tăng. Khi chấp nhận giảm giá, trừ nợ hoặc nhận nợ với khách hàng, kế toán ghi : Nợ TK 532 : giảm giá hàng bán Nợ TK 3331 : VAT phải nộp Có TK 131 : phải thu khách hàng III. Kết luận Thực hiện tốt việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng không những làm tăng cường củng cố nề nếp tài chính tránh được những sai sót ,nhầm lẫn , mà còn cung cấp thông tin quan trọng ,xác thực cho công tác quản lý. Với đề tài “Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng tại công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Đông Á” tôi đã nghiên cứu cơ sở lý luận của các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng cũng như thực trạng hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng tại công ty EAST-ASIAN để tìm ra những ưu, nhược điểm và đưa ra một số biện pháp khắc phục những nhược điểm đó. Do điều kiện còn hạn chế, nên tôi không thể trình bày tất cả các nghiệp vụ thanh toán và chưa đi sâu vào phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán với khách hàng của công ty. Tuy nhiên, tôi đã cố gắng nghiên cứu những nghiệp vụ thanh toán với khách hàng cơ bản và quan trọng nhất. Những phân tích đề xuất trên đây với góc nhìn của một sinh viên kế toán liên hệ với một công ty mà hoạt động trao đổi hàng hóa mang tính chất đặc thù giữa kiến thức học đường và thực tiễn còn có một khoảng cách. Do vậy những điều đã nói đã viết trong tập chuyên đề này khó tránh khỏi sự thiếu sót, nhất là những ý kiến đóng góp. Tôi xin chân thành cảm ơn TS Nguyễn Phú Giang là người trực tiếp hướng dẫn tôi cùng các anh chị trong phòng tài vụ của công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Đông Á đã giúp đỡ tôi rất nhiều để tôi có thể làm tốt đề án này. IV. Tài liệu tham khảo 1. KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP THEO CHUẨN MỰC KẾ TOÁN VIỆT NAM Nhà xuất bản tài chính năm 12-2005 2. KẾ TOÁN TÀI CHÍNH TRONG CÁC DOANH NGHIỆP Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân- Khoa Kế toán Chủ Biên : TS Đặng Thị  Loan - Nhà xuất bản giáo dục  3. LÝ THUYẾT VÀ THỰC HÀNH KẾ TOÁN TÀI CHÍNH Nhà xuất bản Đại Học Kinh Tế Quốc Dõn 2006 Chủ biên:PGS.TS Nguyễn Văn Công 4. HỆ THỐNG KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP Nhà xuất bản tài chính Hà  Nội-2005 5. TÀI LIỆU VÀ DỮ LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN EAST-ASIAN