Đề án Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp

h quan ®ã lµ sù t¸c ®éng cña qu¶n lý nhµ n­íc. Trong khu«n khæ cña ®Ò ¸n m«n häc em xin nghiªn cøu yÕu tè chñ quan ®ã lµ “ KiÓm so¸t chi phÝ trong doanh nghiÖp “, mét chøc n¨ng trong qu¸ tr×nh qu¶n lý, víi môc tiªu lµ sö dông hiÖu qu¶ nhÊt c¸c kho¶n chi phÝ bá ra. Víi tÝnh chÊt néi dung ®Ò tµi em chØ xin ®­a ra nh÷ng néi dung mang tÝnh lý luËn, tÝnh thùc tÕ cña vÊn ®Ò nghiªn cøu trong nÒn kinh tÕ hçn hîp mµ n­íc ta ®ang h­íng tíi hiÖn nay chØ ë møc dé m« pháng. NhËn thøc râ vÞ trÝ, vai trß cña chøc n¨ng kiÓm so¸t chi phÝ trong doanh nghiÖp, céng víi nhËn thøc t×nh h×nh thùc tÕ c¸c doanh nghiÖp n­íc ta hiÖn nay em ®· chän ®Ò tµi: “KiÓm so¸t chi phÝ trong doanh nghiÖp”. Néi dung cña ®Ò ¸n ®­îc thÓ hiÖn qua ba phÇn: Ch­¬ng I: Lý luËn vÒ kiÓm so¸t chi phÝ Ch­¬ng II: Néi dung kiÓm so¸t chi phÝ Ch­¬ng III: C¸c gi¶i ph¸p chung cña kiÓm so¸t chi phÝ Do nhËn thøc vµ thêi gian nghiªn cøu kh¶o s¸t thùc tÕ cã h¹n, ®èi t­îng nghiªn cøu l¹i rÊt réng vµ phøc t¹p, do vËy bµi viÕt cña em kh«ng thÓ tr¸nh khái nh÷ng sai sãt vµ h¹n chÕ nhÊt ®Þnh. Em rÊt mong nhËn ®­îc ý kiÕn ®ãng gãp cña c¸c thÇy c« ®Ó bµi viÕt cña em ®­îc ®Çy ®ñ vµ hoµn chØnh h¬n. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n Th¹c sÜ §ç ThÞ H¶i Hµ ®· h­íng dÉn em hoµn thµnh ®Ò ¸n nµy. Hµ Néi, ngµy 20 th¸ng 10 n¨m2003 Ch­¬ng I Lý luËn vÒ kiÓm so¸t chi phÝ I. Kh¸i niÖm vµ néi dung chi phÝ 1. Kh¸i niÖm: Tr­íc hÕt chóng ta thÊy r»ng chi phÝ lµ mét ph¹m trï kinh tÕ hÕt søc tr×u t­îng vµ phøc t¹p. Mét doanh nghiÖp muèn tiÕn hµnh s¶n xuÊt, kinh doanh hµng ho¸ ph¶i hao phÝ mét sè lao ®éng nhÊt ®Þnh, bao gåm lao ®éng vËt ho¸ biÓu hiÖn d­íi h×nh th¸i gi¸ trÞ gäi lµ t­ b¶n bÊt biÕn vµ lao ®éng sèng biÓu hiÖn d­íi h×nh th¸i gi¸ trÞ lµ t­ b¶n kh¶ biÕn. §ã lµ hai lo¹i chi phÝ ®­îc gäi chung lµ hao phÝ lao ®éng thùc tÕ cña x· héi ®Ó t¹o ra gi¸ trÞ cña hµng ho¸. Trong cuèn gi¸o tr×nh “ Kinh tÕ chÝnh trÞ M¸c- Lªnin” tËp I cña tr­êng §¹i häc Kinh tÕ quèc d©n, chi phÝ ®­îc ®Þnh nghÜa lµ “ Mét bé phËn cña gi¸ trÞ hµng ho¸, lµ sè t­ b¶n ®· hao phÝ ®Ó s¶n xuÊt ra hµng ho¸ Êy”. Tuy nhiªn, ®Ó cã sù nh×n nhËn toµn diÖn vµ s¸t thùc vÒ chi phÝ, chóng ta sÏ sö dông kh¸i niÖm vÒ chi phÝ ®­îc sö dông réng r·i trong lÜnh vùc kÕ to¸n, kiÓm to¸n, “ Chi phÝ cña doanh nghiÖp lµ biÓu hiÖn b»ng tiÒn cña hao phÝ lao ®éng sèng, hao phÝ lao ®éng vËt ho¸ vµ chi phÝ cÇn thiÕt kh¸c mµ doanh nghiÖp ®· bá ra ®Ó tiÕn hµnh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh trong mét thêi kú nhÊt ®Þnh”. Qua kh¸i niÖm nµy chóng ta thÊy r»ng chi phÝ kh¸c víi chi tiªu. Chi tiªu ®ã lµ ho¹t ®éng hµng ngµy víi nh÷ng thêi ®iÓm cô thÓ, trong khi chi phÝ chóng ta xÐt trong mét thêi kú, g¾n víi môc tiªu nhÊt ®Þnh. Nh­ vËy chi phÝ gåm rÊt nhiÒu ho¹t ®éng chi tiªu kh¸c nhau, chi mua nguyªn vËt liÖu, thuª lao ®éng... 2. Ph©n lo¹i chi phÝ. Thùc tÕ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cho thÊy tæng chi phÝ cña mét doanh nghiÖp bao gåm nhiÒu kho¶n chi phÝ nh­: chi phÝ mua nguyªn vËt liÖu, chi tiÒn l­¬ng, tiÒn th­ëng, chi tiÒn ®iÖn, n­íc vµ c¸c nhiªn liÖu kh¸c, chi phÝ mua c¸c dÞch vô; tõ dÞch vô vËn chuyÓn ®Õn vÖ sinh, chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ bao b× qu¶ng c¸o, chi phÝ qu¶n lý nh­ khÊu hao c¸c thiÕt bÞ v¨n phßng hay chi phÝ cho nh©n viªn v¨n phßng.... C¸c kho¶n chi phÝ hÕt søc ®a d¹ng, phøc t¹p. Muèn sö dông chóng cã hiÖu qu¶ chóng ta cÇn kiÓm so¸t, muèn kiÓm so¸t chóng ta cÇn nhËn biÕt vµ hiÓu néi dung c¸c chi phÝ, v× vËy cÇn ph©n lo¹i chi phÝ. Cã nhiÒu tiªu chÝ ph©n lo¹i kh¸c nhau vµ mét kho¶n môc chi phÝ cã thÓ ®­îc liÖt kª vµo nhiÒu lo¹i chi phÝ kh¸c nhau, nh­ng ®Ó dÔ kiÓm so¸t chóng ta chØ xem nh÷ng tiªu chÝ ph©n lo¹i mµ ë ®ã nhµ qu¶n lý dÔ nhËn biÕt vµ kiÓm so¸t. 2.1. Theo ®èi t­îng chi phÝ. XÐt theo ®èi t­îng chi phÝ ®ã lµ chóng ta quan t©m ®Õn c¸c kho¶n chi ®ã lµ chi phÝ cho c¸i g×, vµ nh­ vËy ta cã thÓ chia thµnh ba lo¹i c¬ b¶n: chi phÝ lao ®éng, chi phÝ nguyªn vËt liÖu, chi phÝ chung. 2.1.1. Chi phÝ lao ®éng §ã lµ tæng c¸c kho¶n tiÒn liªn quan ®Õn c«ng nh©n viªn. Ch¼ng h¹n nh­ c¸c kho¶n tiÒn th­ëng, phô cÊp, phóc lîi x· héi...Nh­ng lao ®éng th× l¹i cã lao ®éng v©t ho¸, lao ®éng sèng, cã thÓ biÕn ®æi hoÆc kh«ng biÕn ®æi theo khèi l­îng s¶n phÈm hµng ho¸ s¶n xuÊt ra, v× vËy còng cã thÓ ph©n lo¹i chi phÝ. Chi phÝ lao ®éng trùc tiÕp. Chi phÝ lao ®éng trùc tiÕp bao gåm tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n tÝnh theo l­¬ng ph¶i tr¶ cho c«ng nh©n viªn trùc tiÕp s¶n xuÊt s¶n phÈm. Nã cã thÓ ph©n bæ cho toµn bé mét ®¬n vÞ s¶n phÈm cô thÓ. Cã thÓ nªu mét vµi vÝ dô vÒ lao ®éng trùc tiÕp nh­: S¬n mét s¶n phÈm ®å gç, söa ch÷a mét chi tiÕt m¸y, giao dÞch víi kh¸ch hµng... Vµ chi phÝ cho c¸c lao ®éng thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc ®ã ®­îc coi lµ chi phÝ lao ®éng trùc tiÕp. Chi phÝ lao ®éng gi¸n tiÕp. Bao gåm tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng, c¸c kho¶n trÝch kh¸c cã liªn quan ®Õn nh©n viªn mµ kh«ng thÓ ph©n bæ cho mét ®¬n vÞ s¶n phÈm cô thÓ. Sau ®©y lµ mét sè vÝ dô vÒ lao ®éng gi¸n tiÕp: chi phÝ b¶o d­ìng m¸y mãc, chi phÝ ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña bé phËn tiÕp thÞ, chi phÝ vÖ sinh n¬i lµm viÖc... chóng ta thÊy r»ng kh«ng thÓ ph©n bæ c¸c kho¶n chi phÝ lao ®éng trªn mét ®¬n vÞ s¶n phÈm mét c¸ch trùc tiÕp, mÆc dï chóng rÊt cÇn thiÕt cho toµn bé ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. ë ®Çy kh¸i niÖm trùc tiÕp vµ gi¸n tiÕp kh«ng cã nghÜa lµ trùc tiÕp vµ gi¸n tiÕp tham gia vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Mµ trùc tiÕp vµ gi¸n tiÕp ë ®©y liªn quan ®Õn viÖc tÝnh chi phÝ. Do ®ã tiÒn l­¬ng cña mét c«ng nh©n cã thÓ lµ chi phÝ gi¸n tiÕp nÕu doanh nghiÖp tr¶ l­¬ng theo th¸ng vµ anh ta tham gia vµo nhiÒu qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ra c¸c s¶n phÈm kh¸c nhau. §Ó hiÓu râ h¬n lao ®éng trùc tiÕp vµ lao ®éng gi¸n tiÕp chóng ta sÏ xem xÐt qua vÝ dô vÒ b¶ng thêi gian thùc hiÖn c«ng viÖc ®­îc ¸p dông ë hÇu hÕt c¸c doanh nghiÖp võa vµ nhá. Bé phËn ph©n x­ëng A C«ng viÖc ®· hoµn thµnh Nguyªn vËt liÖu ®· dïng Thêi gian b¾t ®Çu Thêi gian kÕt thóc Tæng sè thêi gian Thø 2 VËn hµnh m¸y 8 Thø 3 VÖ sinh 8 Thø 4 VËn hµnh m¸y 8 Thø 5 VËn hµnh m¸y 8 Thø 6 B¶o d­ìng 8 Thø 7 VËn hµnh m¸y 8 Chñ nhËt Ta thÊy r»ng 32 giê ®· ®­îc sö dông ®Ó vËn hµnh m¸y mãc s¶n xuÊt. §©y lµ nh÷ng giê lao ®éng trùc tiÕp v× chóng cã thÓ ®­îc ph©n bæ trùc tiÕp cho s¶n phÈm s¶n xuÊt ra. Ngoµi 8 giê ®­îc sö dông ®Ó lµm vÖ sinh, 8 giê ®­îc sö dông ®Ó b¶o d­ìng. §©y lµ nh÷ng giê lao ®éng gi¸n tiÕp do chóng kh«ng thÓ ph©n bæ trùc tiÕp cho tõng ®¬n vÞ s¶n phÈm. Muèn cho c«ng viÖc qu¶n lý theo ®óng kÕ ho¹ch, ®iÒu rÊt quan träng lµ x©y dùng ®­îc b¶ng theo dâi thêi gian thùc hiÖn c«ng viÖc hoÆc c¸c c«ng cô theo dâi kh¸c nh»m kiÓm so¸t khèi l­îng c«ng viÖc cña nh©n viªn ph¶i ®­îc hoµn thµnh mét c¸ch tû mû vµ chÝnh x¸c nh»m ph©n biÖt thêi gian lao ®éng gi¸n tiÕp vµ thêi gian lao ®éng trùc tiÕp. 2.1.2. Chi phÝ nguyªn vËt liÖu. Nguyªn vËt liÖu lµ mét ®Çu vµo quan träng ®èi víi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña mçi doanh nghiÖp. Ë c¸c doanh nghiÖp kh¸c nhau, lÜnh vùc ho¹t ®éng kh¸c nhau th× møc ®é quan träng, quyÕt ®Þnh dÕn gi¸ thµnh còng kh¸c nhau. Trong c¸c ngµnh c«ng nghiÖp nÆng nh­: s¶n xuÊt vËt liÖu x©y dùng, c¬ khÝ, s¾t thÐp... th× chi phÝ nguyªn vËt liÖu chiÕm phÇn lín tæng gi¸ thµnh cña thµnh phÈm. Ng­îc l¹i, ë c¸c ngµnh c«ng nghiÖp nhÑ nh­: da giÇy, chÕ biÕn thùc phÈm, c¸c ngµnh dÞch vô kh¸ch s¹n, nhµ hµng, gi¶i trÝ, chi phÝ nguyªn vËt liÖu chiÕm tû träng nhá, kho¶ng 10% gi¸ thµnh. ChÝnh v× sù phøc t¹p ®ã chóng ta cÇn ph¶i ph©n lo¹i chi phÝ nguyªn vËt liÖu ®Ó cã mét “c«ng nghÖ”x¸c ®Þnh chi phÝ cho c¸c doanh nghiÖp kh¸c nhau. Chóng ta ®· biÕt r»ng chi phÝ lao ®éng cã thÓ ®­îc ph©n chia thµnh chi phÝ lao ®éng trùc tiÕp vµ chi phÝ lao ®éng gi¸n tiÕp. Còng t­¬ng tù nh­ vËy chi phÝ nguyªn vËt liÖu còng cã thÓ ®­îc ph©n chia thµnh: Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp. Lµ c¸c chi phÝ cña c¸c nguyªn vËt liÖu ®­îc sö dông ®Ó cÊu thµnh nªn s¶n phÈm vµ cã thÓ ®­îc ph©n bæ trùc tiÕp vµ toµn bé vµo mét ®¬n vÞ s¶n phÈm ®­îc s¶n xuÊt ra. §Ó hiÓu râ h¬n ta xem xÐt vÝ dô sau: Mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt ®å gç néi thÊt, trong ®ã cã mÆt hµng cöa gç phun s¬n. GÇn ®©y doanh nghiÖp ph¶i söa sang l¹i nhµ m¸y vµ dïng s¬n lµm cöa gç ®Ó s¬n l¹i cöa nhµ m¸y. Ban ®Çu chØ lµ phßng lµm viÖc nh­ng khi dïng cho c¶ nhµ m¸y th× chi phÝ sÏ ®¸ng kÓ. Ta thÊy r»ng chØ s¬n dïng ®Ó s¬n s¶n phÈm cöa gç lµ sö dông trùc tiÕp cho thµnh phÈm v× thÕ ®ã lµ chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp. Chi phÝ nguyªn vËt liÖu gi¸n tiÕp. Còng tõ vÝ dô trªn ta thÊy: chi phÝ s¬n dïng s¬n l¹i cöa trong nhµ m¸y lµ chi phÝ nguyªn vËt liÖu gi¸n tiÕp v× l­îng s¬n nµy kh«ng ®­îc sö dông trùc tiÕp vµo viÖc s¶n xuÊt cöa gç. Nh­ vËy ta cã thÓ ®i ®Õn kÕt luËn: chi phÝ nguyªn vËt liÖu gi¸n tiÕp lµ chi phÝ cña c¸c nguyªn vËt liÖu mµ kh«ng thÓ ph©n bæ trùc tiÕp vµ toµn bé vµo mét ®¬n vÞ s¶n phÈm ®­îc s¶n xuÊt ra. Tuy nhiªn mét nguyªn vËt liÖu ®­îc sö dông cho nhiÒu c«ng viÖc kh¸c nhau, th× chóng kh«ng thÓ ph©n bæ tÊt c¶ chi phÝ cho nguyªn vËt liÖu nµy thµnh chi phÝ trùc tiÕp hay chi phÝ gi¸n tiÕp. Chi phÝ tån tr÷ nguyªn vËt liÖu. Kh«ng ph¶i nguyªn vËt liÖu nµo mua vÒ còng ®­a vµo s¶n xuÊt ngay mµ phÇn lín lµ nhËp kho dù tr÷. V× thÕ chóng ta còng ph¶i tÝnh ®Õn chi phÝ tån tr÷ nguyªn vËt liÖu, vÝ dô: chi phÝ b¶o qu¶n, chi phÝ thuª mÆt b»ng, tiÒn l·i ®i vay ®Ó mua nguyªn vËt liÖu... Muèn kiÓm so¸t ®­îc chi phÝ dù tr÷, nhµ qu¶n lý cã thÓ ®Æt ra møc tån kho tèi ®a cho tÊt c¶ c¸c mÆt hµng dù tr÷. Khi ®ã cã thÓ ­íc tÝnh chi phÝ tån tr÷ tèi ®a vµo bÊt kú thêi ®iÓm nµo. Møc tån tr÷ tèi ®a cña mét s¶n phÈm hay nguyªn vËt liÖu nµo ®ã mµ b¹n muèn tÝch tr÷ trong kho. 2.1.3. Chi phÝ chung. Cã c¸c kho¶n chi phÝ ph¸t sinh nh­ng kh«ng dÔ dµng ph©n bæ cho mét ®¬n vÞ s¶n phÈm, mét qu¸ tr×nh s¶n xuÊt cô thÓ. Nh÷ng chi phÝ nh­ vËy ®­îc gäi lµ chi phÝ chung. C¸c chi phÝ nguyªn vËt liÖu gi¸n tiÕp th­êng lµ c¸c chi phÝ chung, vÝ dô nh­: chi phÝ cho quÇn ¸o b¶o hé lao ®éng vµ trang thiÕt bÞ vÖ sinh, chi phÝ ®iÖn n­íc, chi phÝ thuª mÆt b»ng s¶n xuÊt, tiÒn l­¬ng tr¶ cho nh©n viªn kh«ng trùc tiÕp tham gia vµo quy tr×nh s¶n xuÊt hoÆc kh«ng trùc tiÕp cung cÊp dÞch vô nh­: nh©n viªn b¶o vÖ, thî b¶o d­ìng, th­ ký vµ nh©n viªn lÔ t©n. 2.2. Ph©n lo¹i theo møc ®é biÕn ®éng chi phÝ. Ta thÊy r»ng nh÷ng chi phÝ mµ tæng cña chóng thay ®æi cïng víi møc s¶n l­îng th× ®­îc gäi lµ chi phÝ biÕn ®æi. Cßn nh÷ng chi phÝ mµ tæng cña chóng kh«ng thay ®æi cïng víi møc s¶n l­îng th× ®­îc gäi lµ chi phÝ cè ®Þnh. 2.2.1. Chi phÝ cè ®Þnh. Tõ sù ph©n tÝch trªn ta thÊy chi phÝ cè ®Þnh kh«ng bÞ ¶nh h­ëng bëi l­îng hµng s¶n xuÊt ra. VÝ dô nh­ chi phÝ thuª cöa hµng cña doanh nghiÖp s¶n xuÊt b¸nh ngät, nã còng cã thÓ thay ®æi nh­ng lµ do tho¶ thuËn víi bªn cho thuª vµ chÞu ¶nh h­ëng cña gi¸ thuª mÆt b»ng chø kh«ng ph¶i bëi l­îng b¸nh ngät s¶n xuÊt ra. 2.2.2. Chi phÝ biÕn ®æi. Còng xÐt trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt b¸nh ngät ë vÝ dô trªn, th× nh÷ng bao b×, vá bäc b¸nh ngät biÕn ®æi theo l­îng b¸nh ngät vµ ®ã lµ chi phÝ biÕn ®æi. Theo nguyªn t¾c chung, c¸c chi phÝ biÕn ®æi sÏ dÔ kiÓm so¸t h¬n so víi chi phÝ cè ®Þnh v× ®Þnh phÝ th­êng lµ nh÷ng chi phÝ ®· tr¶ tr­íc, nay ®­îc khÊu hao l¹i hay nh÷ng chi phÝ ®· ®­îc tho¶ thuËn trong c¸c hîp ®ång ®· ký. Cßn c¸c kho¶n biÕn phÝ cã thÓ gi¶m xuèng nÕu doanh nghiÖp cè g¾ng kiÓm so¸t chóng. 3. §Þnh møc chi phÝ. Khi kiÓm so¸t chi phÝ th× ®iÒu quan träng lµ ph¶i lµm thÕ nµo ®Ó biÕt ®­îc doanh nghiÖp ®ang qu¶n lý nh÷ng kho¶n chi ®óng vµ cÇn ph¶i gi¶m bao nhiªu lµ hîp lý?V× vËy, cÇn ph¶i ®Þnh møc chi phÝ, nh»m h­íng c¸c kho¶n chi trong thùc tÕ tíi chi phÝ môc tiªu hay chi phÝ dù kiÕn. Còng tõ ®ã chóng ta nhËn biÕt ®­îc sù t¨ng gi¶m cña chi phÝ vµ t×m hiÓu nguyªn nh©n ®Ó xö lý. Ta cã thÓ ®i ®Õn kÕt luËn “ §Þnh møc chi phÝ lµ kho¶n chi ®­îc ®Þnh tr­íc b»ng c¸ch lËp ra nh÷ng tiªu chuÈn g¾n víi tõng tr­êng hîp hay tõng ®iÒu kiÖn lµm viÖc cô thÓ”(2). §Þnh møc chi phÝ kh«ng nh÷ng chØ ra ®­îc mét kho¶n chi dù kiÕn lµ bao nhiªu mµ cßn x¸c ®Þnh nªn chi tiªu trong tr­êng hîp nµo, ®iÒu kiÖn nµo. §Þnh møc chi phÝ cã hai néi dung chÝnh sau: §Þnh møc gi¸: §­îc x¸c ®Þnh b»ng c¸ch céng tæng c¸c kho¶n chi l¹i. §Þnh møc l­îng: lµ ®Þnh møc kü thuËt liªn quan tíi sè l­îng thµnh phÇn nguyªn vËt liÖu ®Ó s¶n xuÊt s¶n phÈm, sè l­îng vµ lo¹i lao ®éng s¶n xuÊt, lµm viÖc trong doanh nghiÖp. Chi phÝ lu«ng biÕn ®æi phøc t¹p v× thÕ c¸c ®Þnh møc chi phÝ ph¶i ®­îc xem xÐt l¹i th­êng xuyªn ®Ó ®¶m b¶o tÝnh hîp lý cña chóng. II. KiÓm so¸t chi phÝ. 1. kh¸i niÖm: Chi phÝ lµ mét néi dung quan träng trong ho¹t ®éng tµi chÝnh cña mçi doanh nghiÖp. KiÓm so¸t chi phÝ lµ mét chøc n¨ng qu¶n lý cã ý thøc vµ rÊt quan träng trong qu¸ tr×nh qu¶n lý cña doanh nghiÖp. §ã lµ sù t¸c ®éng cña chñ thÓ qu¶n lý nh»m nhËn biÕt, hiÓu biÕt c¸c néi dung chi phÝ nh»m sö dông hiÖu qu¶ nhÊt c¸c kho¶n chi phÝ mµ doanh nghiÖp ®· bá ra. §Ó lµm tèt chøc n¨ng nµy nhµ qu¶n lý cÇn tr¶ lêi c¸c c©u hái: Doanh nghiÖp cã nh÷ng kho¶n môc chi phÝ nµo?; tiªu chuÈn, ®Þnh møc chi phÝ lµ bao nhiªu?; chi phÝ nµo ch­a hîp lý? Nguyªn nh©n v× sao?, biÖn ph¸p gi¶i quyÕt? . §Ó tiÕn hµnh kiÓm so¸t chi phÝ c¸c nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp cÇn ph¶i ®­a ra c¸c tiªu chuÈn, néi dung vµ môc tiªu kiÓm so¸t chi phÝ, dùa trªn c¸c nguyªn t¾c thèng nhÊt. Tõ ®ã x©y dùng hÖ thèng kiÓm so¸t chi phÝ trong doanh nghiÖp víi nh÷ng h×nh thøc kiÓm so¸t thÝch hîp, cïng chi phÝ kiÓm so¸t, ph­¬ng tiÖn c«ng cô ®­îc sö dông cho ho¹t ®éng kiÓm so¸t nµy vµ cuèi cïng ®i tíi c¸c gi¶i ph¸p ®iÒu chØnh. Nh÷ng b­íc c«ng viÖc ®ã cã thÓ ®­îc cô thÓ qua s¬ ®å sau: kiÓm so¸t chi phÝ - TS.NguyÔn §¹i Th¾ng - NXB TrÎ - 2003 S¬ ®å qu¸ tr×nh kiÓm so¸t chi phÝ Ph­¬ng tiÖn, c«ng cô C¸c tiªu chuÈn ®Þnh møc Nguyªn t¾c kiÓm so¸t chi phÝ Néi dung kiÓm so¸t chi phÝ H×nh thøc kiÓm so¸t chi phÝ Chi phÝ cho ho¹t ®éng kiÓm so¸t HÖ thèng kiÓm so¸t chi phÝ §iÒu chØnh cô thÓ Môc tiªu kiÓm so¸t chi phÝ Qu¸ tr×nh kiÓm so¸t chi phÝ 2. TÝnh tÊt yÕu cña viÖc kiÓm so¸t chi phÝ. Cã nhiÒu nguyªn nh©n lµm cho kiÓm so¸t chi phÝ trë thµnh chøc n¨ng tÊt yÕu cña qu¶n lý. Trong kinh doanh, kiÓm so¸t chi phÝ lµ kiÓm chøng xem c¸c kho¶n chi cã ®­îc thùc hiÖn theo ®óng kÕ ho¹ch hay kh«ng, vµ ph¶i t×m ra nh÷ng nguyªn nh©n sai sãt ®Ó ®iÒu chØnh. KiÓm so¸t chi phÝ lµ nhu cÇu c¬ b¶n nh»m hoµn thiÖn c¸c quyÕt ®Þnh trong qu¶n lý trong lÜnh vùc tµi chÝnh. ThÈm ®Þnh tÝnh ®óng sai, hiÖu qu¶ cña c¸c kho¶n chi phÝ. §ång thêi kiÓm so¸t ®­îc nh÷ng yÕu tè ¶nh h­ëng ®Õn tÝnh hîp lý vµ khi kiÓm so¸t chi phÝ ®­îc më réng ®èi t­îng tham gia trong toµn doanh nghiÖp sÏ t¨ng kh¶ n¨ng hîp t¸c hiÖu qu¶ gi÷a c¸c ban ngµnh, c¸c bé phËn, c¸c c¸ nh©n më réng d©n chñ, khuyÕn khÝch uû quyÒn, mét xu h­íng trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng. §ã ph¶i lµ ho¹t ®éng liªn tôc víi nh÷ng sù ®æi míi kh«ng ngõng. 3. Vai trß cña kiÓm so¸t chi phÝ trong doanh nghiÖp Suy cho cïng doanh nghiÖp nµo còng h­íng tíi môc tiªu lîi nhuËn. Mµ chóng ta biÕt r»ng lîi nhuËn ®­îc x¸c ®Þnh bëi c«ng thøc ®¬n gi¶n sau: Lîi nhuËn= Doanh thu- chi phÝ Nh­ vËy ®Ó thu ®­îc nhiÒu lîi nhuËn chóng ta chØ cã hai c¸ch: Mét lµ t¨ng doanh thu, ®iÒu nµy ®ång nghÜa víi viÖc t¨ng gi¸ b¸n khi mµ sè l­îng hµng ho¸ s¶n xuÊt ra kh«ng ®æi. Nh­ng th­êng th× chóng ta nhËn ®­îc kÕt qu¶ l¹i khi mµ trªn thÞ tr­êng ®Çy nh÷ng ®èi thñ c¹nh tranh, hµng ho¸ thay thÕ vµ hµng ho¸ bæ sung. Nh­ vËy gi¶i ph¸p nµy rÊt thiÕu tÝnh kh¶ thi. C¸ch thø hai lµ gi¶m chi phÝ b»ng ho¹t ®éng kiÓm so¸t cña doanh nghiÖp. §ã lµ nh÷ng kho¶n chi mµ doanh nghiÖp cã thÓ chñ ®éng gi¶m, sö dông cã hiÖu qu¶. Vµ khi mµ doanh nghiÖp tÝnh gi¸ b¸n hµng b»ng c¸ch céng gi¸ thµnh víi lîi nhuËn mong muèn th× viÖc gi¶m chi phÝ sÏ lµm gi¶m gi¸ thµnh, ®ã lµ lîi thÕ c¹nh tranh rÊt lín trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng g¾n víi xu thÕ héi nhËp hiÖn nay. Râ rµng lµ kiÓm so¸t chi phÝ cã vai trß rÊt quan träng trong ho¹t ®éng qu¶n lý doanh nghiÖp, mét néi dung cÇn tËp trung nghiªn cøu, chñ ®éng tiÕn hµnh liªn tôc, triÖt ®Ó. 4. C¸c nh©n tè ¶nh h­ëng tíi kiÓm so¸t chi phÝ trong doanh nghiÖp. KiÓm so¸t chi phÝ bÞ ¶nh h­ëng bëi nhiÒu nh©n tè, c¶ bªn trong vµ bªn ngoµi doanh nghiÖp. Nh­ng tËp trung l¹i cã nh÷ng nh©n tè c¬ b¶n sau: Th«ng tin thùc tÕ c¸c kho¶n chi phÝ trong doanh nghiÖp. §ã lµ ®iÒu kiÖn tiªn quyÕt ®Ó c¸c chñ thÓ qu¶n lý thùc hiÖn chøc n¨ng kiÓm so¸t, chØ khi nhËn biÕt vµ hiÓu thùc tÕ chi phÝ trong doanh nghiÖp th× míi cã thÓ x¸c ®Þnh ®­îc nh÷ng kho¶n chi phÝ cÇn ®iÒu chØnh còng nh­ nh÷ng kinh nghiÖm tèt tõ nh÷ng kho¶n chi hiÖu qu¶. Nh©n tè thø hai ®ã lµ hÖ thèng tiªu chuÈn ®Þnh møc mµ doanh nghiÖp x©y dùng. §ã lµ nh÷ng môc tiªu ®· ®­îc sè ho¸ trªn nh÷ng kÕ ho¹ch, ch­¬ng tr×nh môc tiªu cña doanh nghiÖp, trªn c¬ së tõ nh÷ng kÕt qu¶ ph©n tÝch kinh tÕ vi m« vµ môc tiªu cña doanh nghiÖp. Quan hÖ cung cÇu trªn thÞ tr­êng ®©ï vµo còng lµ nh©n tè ¶nh h­ëng lín tíi kÕt qu¶ chi phÝ. Sù biÕn ®éng quan hÖ cung cÇu ®Çu vµo biÓu hiÖn qua gi¸ c¶, khi gi¸ t¨ng chi phÝ sÏ t¨ng vµ gi¸ gi¶m doanh nghiÖp sÏ gi¶m ®­îc gi¸ thµnh s¶n phÈm. §©y lµ nh©n tè thuéc m«i tr­êng bªn ngoµi doanh nghiÖp, do ®ã doanh nghiÖp chØ cã thÓ chÊp nhËn, thÝch øng theo xu h­íng biÕn ®éng ®ã. Cuèi cïng kiÓm so¸t chi phÝ chÞu t¸c ®éng tõ chÝnh nh÷ng hÖ thèng gi¶i ph¸p, c«ng cô mµ doanh nghiÖp ®­a ra. Trªn c¬ së nh÷ng th«ng tin cã ®­îc, nh÷ng gi¶i ph¸p ®Ó sö dông chi phÝ mét c¸ch cã hiÖu qu¶ sÏ ®­îc ®­a ra vµ kÕt qu¶ ®¹t ®­îc ®Õn ®©u phô thuéc vµo tÝnh ®óng ®¾n cña nh÷ng biÖn ph¸p ®ã. Ch­¬ng II Néi dung kiÓm so¸t chi phÝ I. Nguyªn t¾c chung. 1. Lu«n gi¸m s¸t chi phÝ thuéc kh¶ n¨ng kiÓm so¸t. Thùc chÊt cña nguyªn t¾c nµy lµ sù kÕt hîp cña hai nguyªn lý: kiÓm so¸t cã träng ®iÓm vµ nguyªn lý®é ®a d¹ng thÝch hîp. Së dÜ nh­ vËy lµ v× trong doanh nghiÖp c¸c kho¶n môc chi phÝ rÊt ®a d¹ng, phøc t¹p mµ kh«ng ph¶i chi phÝ nµo chóng ta còng cã thÓ thay ®æi theo mong muèn v× cã nh÷ng kho¶n chi phÝ cè ®Þnh theo c¸c hîp ®ång.V× vËy doanh nghiÖp nªn tËp trung vµo nh÷ng kho¶n chi mang tÝnh biÕn ®éng lín mµ b»ng sù tÝch cùc cña m×nh doanh nghiÖp cã thÓ ®­a ra nh÷ng gi¶i ph¸p nh»m sö dông hiÖu qu¶ tiÕt kiÖm. Còng theo nguyªn t¾c nµyc¸c nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp cÇn ph¶i x¸c ®Þnh râ tÇm kiÓm so¸t cña m×nh ®Ó cã thÓ x©y dùng kÕ ho¹ch lµm viÖc phï hîp víi chøc n¨ng, quyÒn h¹n c¸c bé phËn c¸ nh©n lµm sao ®¶m b¶o tÝnh hÖ thèng vµ ph¸t huy sù s¸ng t¹o cña mäi ng­êi. Cã nh­ vËy trong ph¹m vi tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n, quyÒn lîi cña m×nh th× tõng c¸ nh©n sÏ thùc hiÖn hiÖu qu¶. 2. CÇn khai th¸c hiÖu qu¶ tèi ®a nh÷ng chi phÝ mµ doanh nghiÖp kh«ng thÓ thay ®æi. Th«ng th­êng nh÷ng chi phÝ mµ ®­îc x¸c ®Þnh qua c¸c hîp ®ång lao ®éng, thuª mÆt b»ng, khÊu hao... lµ cè ®Þnh trong tõng thêi kú vµ doanh nghiÖp kh«ng thÓ thay ®æi. Nh­ng víi môc tiªu lµ sö dông hiÖu qu¶ c¸c kho¶n chi phÝ, doanh nghiÖp cÇn ®­a ra c¸c gi¶i ph¸p tèi ®a ho¸ hiÖu qu¶, mµ suy cho cïng lµ lµm t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng. VÝ dô nh­ cÇn th¾t chÆt kû luËt hoÆc th­ëng ph¹t hîp lý ®Ó ng­êi lao ®éng lµm viÖc xøng ®¸ng víi tiÒn c«ng mµ doanh nghiÖp tr¶ cho hä. HoÆc cÇn ph¶i cho m¸y mãc ch¹y ®óng c«ng suÊt ®Ó khÊu hao ®­îc hiÖu qu¶...cã nh­ vËy nh÷ng chi phÝ cè ®Þnh ®ã sÏ ph¸t huy hiÖu qu¶ cho dï doanh nghiÖp ho¹t ®éng ë bÊt kú lÜnh vùc nµo vµ h×nh thøc nµo. 3. LËp b¸o c¸o liªn tôc cho c¸c kho¶n chi phÝ cña doanh nghiÖp. C¸c nhµ qu¶n trÞ cÇn ph¶i cã th«ng tin kÞp thêi, chÝnh x¸c vµ s¸t thùc, ®ã lµ ®iÒu kiÖn quan träng cho hä cã nh÷ng quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n. Th«ng tin lµ ®Çu vµo cña quyÕt ®Þnh v× thÕ ®Ó cã th«ng tin hä cÇn ®­îc b¸o c¸o ®Çy ®ñ, kÞp thêi qua c¸c B¸o c¸o tµi chÝnh, mµ trong ®ã b¸o c¸o chi phÝ lµ bé phËn quan träng lµ mét vÕ cña b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. Muèn cã ®­îc c¸c b¸o c¸o chi phÝ liªn tôc th× hÖ thèng kiÓm so¸t trong doanh nghiÖp ph¶i liªn th«ng vµ quan träng ph¶i cã sù tham gia ®Çy ®ñ cña mäi ng­êi. C¸c phßng ban, c¸c c¸ nh©n ®Òu cã thÓ tham gia, ph¶n ¸nh khi cã vÊn ®Ò vÒ chi phÝ cã nh­ vËy vÊn ®Ò chi phÝ sÏ ®­îc ph¸t hiÖn kÞp thêi vµ chÝnh x¸c tõ ®ã ®­a ra gi¶i ph¸p thÝch hîp. 4. Nguyªn t¾c kh¸ch quan. §©y lµ mét nguyªn t¾c chung cho chøc n¨ng kiÓm so¸t trong bÊt kú lo¹i h×nh tæ chøc nµo. Nh­ng nã ®Æc biÖt quan träng víi c¸c doanh nghiÖp vµ víi chøc n¨ng kiÓm so¸t chi phÝ. V× chi phÝ nh­ ®· ph©n tÝch ngay tõ ban ®Çu lµ ph¹m trï kinh tÕ phøc t¹p, liªn quan ®Õn nhiÒu ng­êi vµ bÞ chi phèi bëi vÊn ®Ò lîi Ých. V× vËy kiÓm so¸t chi phÝ muèn hiÖu qu¶. Râ rµng kiÓm so¸t chi phÝ mµ kh«ng kh¸ch quan sÏ dÔ ®­a ra quyÕt ®Þnh tuú tiÖn theo chñ kiÕn cña m×nh vµ khi kh«ng ®óng thùc tÕ sÏ g©y ra nh÷ng th«ng tin ph¶n håi thÊt thiÖt cho c¸c nhµ qu¶n lý vµ rÊt dÔ g©y ra kÕt qu¶ lµ sù ly t¸n, t©m lý nghi ngê trong doanh nghiÖp, t¹o ®iÒu kiÖn lµm h­ háng cho nh÷ng c¸ nh©n lµm nhiÖm vô kiÓm so¸t. 5. Nguyªn t¾c cã chuÈn mùc. NhiÖm vô cña kiÓm so¸t chi phÝ lµ ®em l¹i hiÖu qu¶ sö dông chi phÝ cho doanh nghiÖp, ®ã lµ dÊu mèc mµ nhê ®ã ho¹t ®éng kiÓm so¸t chi phÝ cã c¬ së ®Ó so s¸nh ®¸nh gi¸. HÖ thèng chuÈn mùc ë ®©y cô thÓ lµ nh÷ng ®Þnh møc ®· ®­îc x©y dùng trong kÕ ho¹ch ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. VÒ thêi h¹n, sè l­îng, gi¸ c¶, c¸c mèi quan hÖ víi gi¸ thµnh vµ víi tæng nguån vèn cña doanh nghiÖp. 6. Nguyªn t¨c kinh tÕ. §Ó chøc n¨ng kiÓm so¸t chi phÝ ®­îc tiÕn hµnh, doanh nghiÖp cÇn ®Õn con ng­êi, c«ng cô v× thÕ cÇn ph¶i tèn chi phÝ. Nguyªn t¾c kinh tÕ ®ßi hái kiÓm so¸t chi phÝ ph¶i thu ®­îc hiÖu qu¶ tøc lµ nh÷ng lîi Ých thu ®­îc ph¶i lín h¬n chi phÝ doanh nghiÖp bá ra ®Ó thùc hiÖn chøc n¨ng kiÓm so¸t mét kho¶n chi phÝ nµo ®ã, hoÆc tæng thÓ chi phÝ cña doanh nghiÖp. Tr¸nh l·ng phÝ cho nh÷ng c«ng viÖc kh«ng cÇn thiÕt mµ ®i ng­îc l¹i môc tiÒu ®Ò ra. II. X©y dùng c¸c ®Þnh møc hiÖu qu¶ chi phÝ. Trong viÖc kiÓm so¸t chi phÝ b­íc ®Çu tiªn lµ x¸c ®Þnh kho¶n nµo cÇn chi råi h­íng c¸c kho¶n chi ®ã tíi chi phÝ mong muèn. Trong ch­¬ng I em ®· tr×nh bµy kh¸i niÖm ®Þnh møc chi phÝ. Trong phÇn nµy chóng ta sÏ t×m hiÓu nh÷ng ®Þnh møc chi phÝ kh¸c nhau vµ lµm thÕ nµo ®Ó ¸p dôngvµo viÖc kiÓm so¸t chi phÝ cña doanh nghiÖp. Néi dung nµy sÏ ®­îc g¾n víi nhiÒu vÝ dô kh¸c nhau. 1. X©y dùng ®Þnh møc. §©y lµ c«ng viÖc rÊt khã kh¨n ®ßi hái møc ®é l­îng ho¸ cao ®Ó doanh nghiÖp cã c¨n cø ph©n tÝch ®¸nh gi¸ c¸c kho¶n chi phÝ. CÇn ph¶i x©y dùng hai lo¹i ®Þnh møc c¬ b¶n lµ ®Þnh møc gi¸ vµ ®Þnh møc l­¬ng. 1.1. §Þnh møc gi¸ §­îc x¸c ®Þnh b»ng c¸ch c«ng tæng c¸c chi phÝ liªn quan l¹i.Khi cÇn x©y dùng ®Þnh møc gi¸ vÒ nguyªn vËt liÖu chóng ta sÏ céng c¸c chi phÝ liªn quan ®Õn mua nguyªn vËt liÖu vµ xem xÐt mèi quan hÖ víi nguån vèn cña chóng ta, vèn s¶n phÈm. Trong mét thÞ tr­êng mµ cã nhiÒu nhµ cung cÊp chóng ta sÏ x¸c ®Þnh gi¸ nguyªn vËt liÖu nµo hîp lý nhÊt. VÝ dô nh­ mét qu¸n c¬m cung cÊp c¸c s¶n phÈm lµ c¸c mãn ¨n theo suÊt tõ 5000®ång- 12000 ®ång. Th× trong ®ã gi¸ g¹o vµ gÝa thøc ¨n chØ ®­îc phÐp tõ 4000 ®ång- 10000 ®ång vµ theo ®ã sÏ x¸c ®Þnh gi¸ g¹o nµo lµ hîp lý... Th«ng th­êng ®Þnh møc gi¸ phô thuéc vµo thÞ tr­êng vµ Ýt ¶nh h­ëng cña nhµ qu¶n lý. Còng nh­ vËy víi tiÒn l­¬ng còng cã gi¸ trÞ cô thÓ v× thÕ cÇn cã ®Þnh møc l­¬ng. TiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n chi l­¬ng liªn quan tíi lao ®éng ®­îc céng l¹i h×nh thµnh ®Þnh møc l­¬ng. CÇn ph¶i xem xÐt c«ng ®o¹n s¶n xuÊt cô thÓ, s¶n phÈm cô thÓ th× cÇn lo¹i lao ®éng øng víi møc l­¬ng nµo. VÝ dô mét cöa hµng Internet cÇn thuª mét nh©n viªn tr«ng phßng m¸y. Víi møc ®é c«ng viÖc kh«ng mÊy khã kh¨n nh­ vËy cöa hµng chØ cÇn nh÷ng ng­êi cã tr×nh ®é tin häc ë møc ®é trung b×nh víi møc l­¬ng kho¶ng 700000 ®ång/th¸ng ®Õn 800000 ®ång/th¸ng thay v× nh÷ng kü s­ c«ng nghÖ th«ng tin víi møc l­¬ng vµi triÖu ®ång. §©y lµ nh÷ng ®Þnh møc mang tÝnh thùc tÕ, v× chóng cho phÐp sai lÖch ë møc ®é chÊp nhËn ®­îc khi thùc hiÖn. NÕu nh­ doanh nghiÖp cã ®éi ngò c«ng nh©n ®­îc qu¶n lý tèt vµ s½n sµng hîp t¸c th× doanh nghiÖp sÏ dÔ dµng ®¹t ®­îc nh÷ng ®Þnh møc nµy. 1.2. §Þnh møc l­îng §ã lµ viÖc x¸c ®Þnh cô thÓ nh÷ng sè l­îng cô thÓ vÒ nguyªn vËt liÖu, thêi gian hao phÝ lao ®éng x· héi cÇn thiÕt mµ doanh nghiÖp sö dông. §Ó x¸c ®Þnh ®Þnh møc l­îng th× doanh nghiÖp cÇn ®Õn c¸c chuyªn gia h¹ch to¸n kinh tÕ vµ c¶ nh÷ng kü s­. VÝ dô khi doanh nghiÖp s¶n xuÊt ®å gç gia dông. CÇn x©y dùng ®Þnh møc l­¬ng víi s¶n phÈm bµn ghÕ salon. Khi ®ã cÇn x¸c ®Þnh l­îng gç hao tèn lµ bao nhiªu m3? Thêi gian hoµn thµnh lµ bao nhiªu giê lao ®éng? §Þnh møc l­îng phô thuéc nhiÒu vµo sù chñ ®éng cña doanh nghiÖp thay v× c¸c yÕu tè thÞ tr­êng. Ta ®Æc biÖt thÊy râ ®iÒu nµy ë c¸c doanh nghiÖp ho¹t ®éng trong lÜnh vùc n«ng nghiÖp n¬i mµ vÊn ®Ò b¶o qu¶n n«ng s¶n ®ãng vai trß quan träng.§ång thêi viÖc th¾t chÆt kû luËt lµm viÖc vµ h¹n chÕ thêi gian nhµn rçi ngoµi dù kiÕn do c¸c nguyªn nh©n kh¸c nhau (mÊt ®iÖn, thiÕu nguyªn vËt liÖu) doanh nghiÖp cã thÓ t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng vµ gi¶m thêi gian lao ®éng/1®vsp. V× vËy doanh nghiÖp cÇn chñ ®éng x©y dùng hÖ thèng ®Þnh møc hiÖu qu¶, chÝnh x¸c vµ gi¸m s¸t thùc hiÖn theo ®Þnh møc ®ã. 2. Ph©n tÝch biÕn ®éng chi phÝ xung quanh ®Þnh møc hiÖu qu¶. XuÊt ph¸t tõ sù biÕn ®éng cña lîi nhuËn doanh nghiÖp, nhµ qu¶n lý sÏ nhËn thÊy sù biÕn ®éng cña chi phÝ. BiÕn ®éng cã thÓ lµ bÊt lîi nÕu chi phÝ thùc sù lín h¬n chi phÝ ®Þnh møc vµ sÏ cã lîi nÕu chi phÝ thùc nhá h¬n chi phÝ ®Þnh møc. Nh­ng dï lµ cã lîi hay bÊt lîi th× ®iÒu quan träng víi nhµ qu¶n lý lµ ph¶i hiÓu sù biÕn ®éng ®ã, xem xÐt nguyªn nh©n s©u xa cña sù biÕn ®éng ®Ó cã nh÷ng quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n tiÕp theo. Muèn lµm ®iÒu ®ã nhµ qu¶n lý cÇn ph¶i ph©n tÝch sù biÕn ®éng chi phÝ. §Æt gi¶ thiÕt r»ng trong kú kinh doanh võa qua lîi nhuËn cña doanh nghiÖp gi¶m. Sau khi xem xÐt kü c¸c sè liÖu kÕ to¸n thÊy r»ng chi phÝ nguyªn vËt liÖu t¨ng lªn qu¸ nhiÒu. Nhµ qu¶n lý cÇn ph¶i tr¶ lêi c©u hái t¹i sao chi phÝ l¹i t¨ng lªn? Do yÕu tè kh¸ch quan - gi¸ c¶ nguyªn vËt liÖu t¨ng lªn do yÕu tè chñ quan - l­îng phÕ liÖu qu¸ nhiÒu. §ã lµ mét vÝ dô ph©n tÝch biÕn ®éng chi phÝ, nh­ng khi chi phÝ biÕn ®æi th× cã thÓ do mét hoÆc tËp hîp c¸c lo¹i chi phÝ kh¸c nhau nh­ chi phÝ lao ®éng, chi phÝ nguyªn vËt liÖu, chi phÝ chung. Vµ ®Ó ph©n tÝch sù biÕn ®éng mét c¸ch chi tiÕt theo mét ph­¬ng ph¸p ®óng chóng ta cã thÓ sö dông “BiÓu ®å biÕn ®éng chi phÝ”(3 TS.NguyÔn §¹i Th¾ng, KiÓm so¸t chi phÝ, NXB TrÎ, trang 34 ) BiÕn ®éng lîi nhuËn BiÕn ®éng doanh thu BiÕn ®éng chi phÝ BiÕn ®éng l­îng b¸n BiÕn ®éng gi¸ b¸n S¬ ®å 1: M« h×nh biÕn ®éng lîi nhuËn Vµ biÕn ®éng chi phÝ ®­îc cô thÓ, chi tiÕt ho¸ nh­ sau: BiÕn ®éng chi phÝ BiÕn ®éng biÕn phÝ s¶n xuÊt BiÕn ®éng chi phÝ BHvµ QL BiÕn ®éng ®Þnh phÝ s¶n xuÊt BiÕn ®éng CPNVL BiÕn ®éng c¸c biÕn phÝ s¶n xuÊt kh¸c BiÕn ®éng CPNCTT BiÕn ®éng gi¸ BiÕn ®éng l­¬ng sö dông BiÕn ®éng n¨ng suÊt BiÕn ®éng thêi gian dçi BiÕn ®éng l­¬ng S¬ ®å 2: M« h×nh biÕn ®éng chi phÝ ViÖc tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm theo ®Þnh møc tõng chi phÝ sÏ gióp ta thÊy ®­îc c¸c biÕn ®éng chi phÝ. Nh­ vËy ta sÏ biÕt cô thÓ chi phÝ nµo biÕn ®éng vµ do nguyªn nh©n nµo, biÕn ®éng chi phÝ nguyªn vËt liÖu cã thÓ do gi¸ t¨ng hoÆc sö dông nguyªn vËt liÖu kh«ng hiÖu qu¶ t¹o ra nhiÒu phÕ liÖu, còng nh­ vËy chi phÝ lao ®éng trùc tiÕp t¨ng cã thÓ do l­¬ng t¨ng v× khÊu hao lao ®éng hoÆc do n¨ng suÊt lao ®éng gi¶m còng cã thÓ v× biÕn ®éng thêi gian nhµn dçi t¨ng lªn khi mÊt ®iÖn, thiÕu nguyªn liÖu.... Tõ ®ã chóng ta sÏ cã nh÷ng gi¶i ph¸p thay ®æi chø kh«ng ph¶i quy tr¸ch nhiÖm cho ai ®ã. Tuy nhiªn c¸c biÕn ®éng th­êng cã quan hÖ t­¬ng t¸c víi nhau. Ch¼ng h¹n khi ta gi¶i quyÕt biÕn ®éng gi¸ b»ng c¸ch sö dông nguyªn vËt liÖu gi¸ rÎ, ®iÒu nµy th­êng dÉn tíi viÖc t¹o ra nhiÒu phÕ liÖu h¬n vµ biÕn ®éng l­îng sö dông sÏ t¨ng. V× vËy cÇn xem xÐt kü nh÷ng hËu qu¶ kÌm theo nh÷ng gi¶i ph¸p. III. VÊn ®Ò kiÓm so¸t chi phÝ ë c¸c doanh nghiÖp n­íc ta. 1. VÒ nhËn thøc, lý lô©n. VÊn ®Ò nhËn thøc vµ lý luËn kiÓm so¸t chi phÝ ë c¸c doanh nghiÖp n­íc ta cßn rÊt non kÐm. DÉu r»ng bÊt kú doanh nghiÖp nµo khi ho¹t ®éng còng muèn kiÓm so¸t chi phÝ theo mong muèn. Nh­ng ®Ó cã ®­îc lîi nhuËn c¸c doanh nghiÖp thay v× kiÓm so¸t chi phÝ cña m×nh th× hä l¹i th­êng xuyªn lo ch¹y trät, t×m kiÕm nh÷ng hîp ®ång mèi lµm ¨n thiÕu tÝnh c¹nh tranh. C¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam v× thÕ ch­a thÓ c¹nh tranh b»ng lîi thÕ vÒ gi¸ c¶. VÊn ®Ò kiÓm so¸t chi phÝ ch­a ®­îc nhËn thøc s©u s¾c v× thÕ ch­a cã mét c«ng nghÖ, khoa häc cho vÊn ®Ò nµy ë ViÖt Nam. Thùc tÕ lµ cã rÊt Ýt cuèn s¸ch cña ViÖt Nam viÕt vÒ kiÓm so¸t chi phÝ. Cho ®Õn n¨m 2002 vÊn ®Ò nµy míi ®­îc ph¸t triÓn mµ ®iÓn h×nh lµ Ch­¬ng tr×nh tËp huÊn “kiÓm so¸t chi phÝ” ®­îc tæ chøc trªn toµn quèc do “Ch­¬ng tr×nh ph¸t triÓn dù ¸n S«ng Mª K«ng” (MPDF) b¶o trî. Trong thêi ®iÓm nµy nhËn thøc vµ lý luËn cña c¸c nhµ qu¶n lý vÒ kiÓm so¸t chi phÝ cÇn ph¶i thÊu ®¸o, s©u s¾c ®Ó cã thÓ triÓn khai s¸ng t¹o theo nh÷ng ®Æc tr­ng cña doanh nghiÖp m×nh nh»m h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm. Cã nh­ vËy c¸c doanh nghiÖp míi hy väng tù do c¹nh tranh trong thêi gian tíi khi mµ nÒn kinh tÕ cña n­íc ta héi nhËp m¹nh vµo AFTA. 2. Thùc tr¹ng kiÓm so¸t chi phÝ - h¹ gi¸ thµnh. XuÊt ph¸t tõ sù yÕu kÐm vÒ nhËn thøc, lý luËn chøc n¨ng kiÓm so¸t chi phÝ mµ n­íc ta c¸c doanh nghiÖp phÇn lín kh«ng kiÓm so¸t ®­îc chi phÝ cña m×nh dÉn tíi gi¸ thµnh s¶n phÈm rÊt cao, l·ng phÝ nguyªn vËt liÖu nhiÒu, n¨ng suÊt lao ®éng thÊp. Ngµy nay, sè s¶n phÈm C«ng nghiÖp cña ViÖt Nam ®· cã uy tÝn vµ vÞ trÝ trªn thÞ tr­êng. Nh­ng nhiÒu s¶n phÈm trong sè ®ã tån t¹i ®­îc lµ nhê sù b¶o hé cña nhµ n­íc th«ng qua c¸c biÖn ph¸p thuÕ quan vµ phi thuÕ quan. “Theo nhËn xÐt cña Bé tµi chÝnh, so víi thÞ tr­êng khu vùc vµ thÕ giíi, møc gi¸ ®Çu vµo ë ViÖt Nam cã sù chªnh lÖch rÊt lín, còng cã nghÜa lµ chi phÝ ®Çu vµo cña c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam rÊt cao”(4 Phan Thanh Phè, Gi¶m chi phÝ - vÊn ®Ò nan gi¶i, T¹p ChÝ C«ng nghiÖp ViÖt Nam sè 20/2002 ). Tuy r»ng kiÓm so¸t chi phÝ vµ gi¶m chi phÝ lµ kh«ng ®ång nhÊt nh­ng ®Òu h­íng tíi gi¶i quyÕt vÊn ®Ò gi¶m chi phÝ s¶n xuÊt mµ ®©y lµ vÊn ®Ò nan gi¶i ë n­íc ta. Thêi h¹n ViÖt Nam cam kÕt c¾t gi¶m thuÕ quan theo CEPT/AFTA ®ang tíi gÇn. Do vËy, ®Ó tån t¹i c¸c doanh nghiÖp buéc ph¶i n©ng cao tÝnh c¹nh tranh, trong ®ã nh©n tè quan träng lµ gi¶m chi phÝ. Muèn gi¶m chi phÝ l¹i phô thuéc vµo nhiÒu nh©n tè. Ngoµi yÕu tè chñ quan cßn c¸c nh©n tè kh¸ch quan nh­ c¬ chÕ, chÝnh s¸ch cña nhµ n­íc. VÒ phÇn c¸c doanh nghiÖp hä ®· tËp trung vµo vÊn ®Ò gi¶m chi phÝ, ®Æc biÖt ë c¸c tæng c«ng ty lín. ë tæng c«ng ty Ho¸ chÊt ViÖt Nam 9 th¸ng ®Çu n¨m 2002, tèc ®é t¨ng tr­ëng s¶n xuÊt c«ng nghiÖp ®¹t 16,6% t¨ng 2,6% víi môc tiªu ®Ò ra nh­ng lîi nhuËn l¹i kh«ng t¨ng thËm chÝ tiÒn l­¬ng cña mét sè doanh nghiÖp l¹i gi¶m, trung b×nh tõ 2,1triÖu/ng­êi/th¸ng xuèng cßn 1,8triÖu/ng­êi/th¸ng. Qua ph©n tÝch nguyªn nh©n v× gi¸ nguyªn liÖu cao su vµ l­u huúnh t¨ng gÊp 2 lÇn so víi n¨m 2001 trong khi gi¸ thµnh s¶n phÈm kh«ng ®æi, tiÒn ®iÖn s¶n xuÊt còng t¨ng gi¸... Vµ vÊn ®Ò kiÓm so¸t chi phÝ doanh nghiÖp ®· cho s¶n xuÊt ban ®ªm ®Ó h­ëng gi¸ ®iÖn ­u ®·i, nghiªn cøu nguyªn liÖu thay thÕ. Râ rµng chøc n¨ng kiÓm so¸t chi phÝ ®· ®­îc quan t©m vµ cã hiÖu qu¶ khi ®­a ra c¸c gi¶i ph¸p gi¶i quyÕt. Víi tæng c«ng ty ThÐp ViÖt Nam hä còng ®· cã rÊt nhiÒu biÖn ph¸p gi¶m chi phÝ. 6 th¸ng ®Çu n¨m 2003 ngµnh thÐp ®¹t gÇn 1,5 triÖu tÊn, t¨ng 26% so víi cïng kú n¨m 2002. Theo «ng NguyÔn H÷u Th¬ tr¶ lêi trªn t¹p chÝ C«ng nghiÖp ViÖt Nam sè 20/2002 th× do c«ng ty c©n nh¾c khi chän mua c¸c nguyªn liÖu hîp lý, phÊn ®Êu møc tiªu hao Ýt, qu¶n lý vËn hµnh lo an toµn kh«ng x¶y ra sù cè ngõng s¶n xuÊt... Còng trong tiÕn tr×nh h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm Tæng c«ng ty Than ViÖt Nam ®· cã nh÷ng biÖn ph¸p vÒ kiÓm so¸t chi phÝ rÊt hiÖu qu¶ nh­: Kho¸n chi phÝ s¶nxuÊt vµ gi¸ thµnh, th­êng xuyªn kiÓm so¸t khèng chÕ gi¸ thµnh, t¨ng c­êng tËn thu than.... Coi ®ã lµ biÖn ph¸p sèng cßn ®èi víi mçi doanh nghiÖp. Qua ®ã chóng ta thÊy ë c¶ ba Tæng c«ng ty nh÷ng biÖn ph¸p kiÓm so¸t chi phÝ vµ h¹ gi¸ thµnh ®· ph¸t huy hiÖu qu¶ vµ minh chøng vai trß cña kiÓm so¸t chi phÝ trong hÖ thèng kiÓm so¸t cña c¸c doanh nghiÖp. Nh­ng nh×n chung nhËn thøc vµ thùc tÕ triÓn khai chøc n¨ng kiÓm so¸t chi phÝ ë c¸c doanh nghiÖp n­íc ta ch­a ®¹t hiÖu qu¶ cao, ch­a ®óng tÇm. Nh­ PGS.TS Phan Thµnh Phè ®· nhËn xÐt trªn “T¹p chÝ C«ng nghiÖp ViÖt Nam” sè 20/2002 nh­ sau: “NhËn thøc tÇm quan träng cã ý nghÜa chiÕn l­îc sèng cßn cña doanh nghiÖp ®èi víi viÖc h¹ gi¸ thµnh cßn ch­a ®óng tÇm cña nã”(1) Cßn vÒ thùc tÕ th× “ ViÖc lùa chän gi¶i ph¸p h¹ gi¸ thµnh vµ n©ng cao søc c¹nh tranh ch­a c¬ b¶n, ch­a mang tÝnh ®ét ph¸, ch­a ®ñ m¹nh hoÆc lùa chän ®óng nh÷ng triÓn khai ch­a kiªn quyÕt, thiÕu triÖt ®Ó, nªn viÖc lµm cßn mang tÝnh nhÊt thêi nªn hiÖu qu¶ ch­a cao”(2). Nh­ vËy cÇn ph¶i n©ng cao h¬n n÷a nhËn thøc, lý luËn víi vÊn ®Ò kiÓm so¸t chi phÝ, h¹ gi¸ thµnh. Còng nh­ thùc hiÖn triÖt ®Ó, s¸ng t¹o h¬n n÷a nh÷ng gi¶i ph¸p cho vÊn ®Ò nµy. Ch­¬ng III C¸c gi¶i ph¸p chung cho kiÓm so¸t chi phÝ I. Doanh nghiÖp ph¶i n¾m b¾t th«ng tin vÒ chi phÝ khi ra quyÕt ®Þnh. XÐt trong qu¸ tr×nh qu¶n lý th× th«ng tin lµ ®Çu vµo quan träng cña viÖc ra quyÕt ®Þnh, v× vËy mét quyÕt ®Þnh ®­îc coi lµ hîp lý khi mµ doanh nghiÖp cã th«ng tin ®Çy ®ñ, kÞp thêi, chÝnh x¸c. V× lÏ ®ã muèn kiÓm so¸t ®­îc chi phÝ, doanh nghiÖp ph¶i lµm c«ng viÖc ®Çu tiªn lµ thu thËp th«ng tin chi phÝ. C«ng viÖc nµy cÇn ®­îc cô thÓ ho¸ qua nh÷ng c«ng ®o¹n kh¸c nhau. 1. Th«ng tin chi phÝ trùc tiÕp liªn quan tõng ®¬n vÞ s¶n phÈm. §©y lµ c«ng viÖc mµ bÊt kú doanh nghiÖp nµo còng ph¶i thùc hiÖn. Khi s¶n phÈm s¶n xuÊt ra cÇn ph¶i tÝnh to¸n ®­îc chi phÝ trùc tiÕp trªn mét ®¬n vÞ s¶n phÈm lµ bao nhiªu ®Ó tõ ®ã cã c¬ së ®Ó ra quyÕt ®Þnh vÒ gi¸ b¸n. Th«ng th­êng c«ng viÖc nµy ®­îc thùc hiÖn tr­íc khi kÕ ho¹ch s¶n xuÊt ®­îc thùc hiÖn v× ®ã lµ c¬ së tÝnh lç l·i trong kÕ ho¹ch s¶n xuÊt. Nh­ng sau khi s¶n xuÊt cÇn ph¶i thùc hiÖn kü l­ìng vµ cÈn thËn h¬n trªn c¬ së nh÷ng sè liÖu thùc tÕ. Cµng cô thÓ bao nhiªu, cµng kü l­ìng, cµng chÝnh x¸c, doanh nghiÖp cµng biÕt nhiÒu vÒ chi phÝ sÏ dÔ tr¶ lêi nh÷ng c©u hái khã kh¨n vµ kiÓm so¸t chi phÝ. Tõ th«ng tin chi phÝ ®Õn tõng ®¬n vÞ s¶n phÈm doanh nghiÖp sÏ cã c¬ së ra c¸c quyÕt ®Þnh kh¸c nhau, ®ã cã thÓ lµ quyÕt ®Þnh vÒ gi¸ b¸n, quyÕt ®Þnh thay ®æi dÞch vô, nhµ cung cÊp, quyÕt ®Þnh ngõng s¶n xuÊt hoÆc chuyÓn ®æi... NÕu kh«ng thu thËp th«ng tin vÒ chi phÝ, c¸c doanh nghiÖp thËm chÝ kh«ng biÕt m×nh ®ang lµm ¨n nh­ thÕ nµo, vµ nªn ra quyÕt ®Þnh ra sao. VËy lµm thÕ nµo ®Ó cã th«ng tin vÒ chi phÝ víi tõng ®¬n vÞ s¶n phÈm? Doanh nghiÖp cÇn ph¶i x©y dùng b¶ng kª chi phÝ vµ ®¬n vÞ tÝnh phÝ. B¶ng kª chi phÝ th­êng dïng ®Ó diÔn gi¶i cô thÓ c¸c kho¶n chi phÝ ®Ó dùa vµo ®ã ph©n tÝch gi¸ thµnh mét s¶n phÈm hoÆc dÞch vô. Trong lÜnh vùc s¶n xuÊt c¸c doanh nghiÖp cÇn x¸c ®Þnh tæng chi phÝ s¶n xuÊt. Chi phÝ nµy sÏ bao gåm chi phÝ trùc tiÕp ph¸t sinh. Víi chi phÝ trùc tiÕp cÇn x¸c ®Þnh bÊt kú lo¹i nguyªn liÖu chÝnh nµo, tiÒn l­¬ng tr¶ cho tÊt c¶ nh÷ng ng­êi trùc tiÕp tham gia qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Tãm l¹i cÇn x¸c ®Þnh cô thÓ nguån gèc c¸c chi phÝ vµ ph©n bæ nã. Sau ®©y lµ mét vÝ dô vÒ b¶ng kª chi phÝ s¶n xuÊt mét bé bµn ghÕ: B¶ng kª chi phÝ mét bé bµn ghÕ Chi phÝ diÔn gi¶i chi phÝ Nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp Lao ®éng trùc tiÕp Chi phÝ c¬ b¶n Chi phÝ s¶n xuÊt chung ®­îc ph©n bæ Tæng chi phÝ s¶n xuÊt Chi phÝ b¸n hµng, ph©n phèi Chi phÝ ®iÒu hµnh Tæng chi phÝ Lîi nhuËn Gi¸ b¸n 1000 500 1500 1000 2500 1500 1000 5000 1000 6000 ................... ................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... .................... Qua vÝ dô trªn ta thÊy c¸c kho¶n chi liªn quan ®Õn viÖc s¶n xuÊt bé bµn ghÕ ®­îc x¸c ®Þnh. PhÇn diÔn gi¶i chi phÝ sÏ ®­îc cô thÓ ho¸ h¬n n÷a c¸c danh môc chi phÝ cã nguån gèc tõ nh÷ng kho¶n chi nµo. TiÕp theo doanh nghiÖp cÇn x©y dùng ®¬n vÞ tÝnh phÝ. §ã lµ tÝnh phÝ trªn ®¬n vÞ g×? Th­êng víi c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt th× ®¬n vÞ tÝnh phÝ cô thÓ nhÊt lµ thµnh phÈm. Víi c¸c doanh nghiÖp cung cÊp dÞch vô th× phøc t¹p h¬n. Tuú theo dÞch vô m×nh cung cÊp. Mét nhµ hµng cã thÓ lùa chän ®¬n vÞ tÝnh phÝ lµ mçi mãn ¨n, mét phßng kh¸m bÖnh cã thÓ lùa chän mçi l­ît kh¸m bÖnh ®Ó tÝnh phÝ... Tãm l¹i x¸c ®Þnh doanh nghiÖp sÏ tÝnh phÝ trªn ®¬n vÞ nµo cßn ®¬n vÞ cña chi phÝ dÜ nhiªn sÏ ®o b»ng tiÒn. 2. X©y dùng hÖ thèng m· chi phÝ ®Ó theo dâi tõng kho¶n chi phÝ trong doanh nghiÖp . Qua sù ph©n tÝch tõ ®Çu ®Õn nay chóng ta ®· thÊy ®­îc sù phøc t¹p, ®a d¹ng cña c¸c kho¶n chi phÝ. NÕu chØ ®¬n thuÇn lµ ghi chÐp l¹i chóng ta sÏ cã mét hÖ thèng ghi chÐp rèi r¾m vµ khã theo dâi. Chóng ta cÇn ph¶i cã c«ng cô ®Ó ghi chÐp c¸c kho¶n chi phÝ nhanh h¬n mµ vÉn chÝnh x¸c, cÇn ph­¬ng ph¸p ghi t¾t mét c¸ch khoa häc v× thÕ cÇn x©y dùng m· chi phÝ. Th«ng th­êng chóng ta sÏ ph¶i cã hai lo¹i m· chi phÝ. Thø nhÊt lµ m· ®Æc biÖt cho mçi bé phËn, ®Ó x¸c ®Þnh chi phÝ nµo ®· ph¸t sinh t¹i bé phËn ®ã. Sau ®ã cÇn lo¹i m· ®Æc biÖt cho mçi lo¹i chi phÝ dï cho chóng ph¸t sinh ë bÊt kú n¬i nµo trong doanh nghiÖp, ch¼ng h¹n nh­ v¨n phßng phÈm sÏ cã m· chi phÝ duy nhÊt cho dï nã ph¸t sinh ë phßng gi¸m ®èc hay lµ phßng b¶o vÖ. B»ng c¸ch kÕt hîp m· chi phÝ cña tõng bé phËn vµ m· sè cña tõng lo¹i chi phÝ doanh nghiÖp sÏ x¸c ®Þnh ®­îc ®· chi hÕt bao nhiªu cho mét kho¶n môc chi phÝ cô thÓ nµo ®ã t¹i mét bé phËn bÊt kú vµ cø nh­ vËy sÏ kiÓm so¸t ®­îc toµn bé chi phÝ ph¸t sinh trong doanh nghiÖp. Tuy nhiªn mét hÖ thèng m· chi phÝ chØ cã ý nghÜa khi mäi ng­êi trong doanh nghiÖp ®Òu m« t¶ gièng nhau vÒ mçi lo¹i chi phÝ ph¸t sinh. Nh÷ng th«ng tin vÒ chi phÝ cÇn ®¬n gi¶n vµ ph©n tÝch dÔ dµng. §ã lµ c¬ së ®Ó doanh nghiÖp quyÕt ®Þnh c¸ch sö dông tèt nhÊt nguån lùc cña doanh nghiÖp. 3. X©y dùng trung t©m qu¶n lý chi phÝ cho c¸c bé phËn trong doanh nghiÖp. Tr­íc hÕt chóng ta cÇn hiÓu r»ng trung t©m qu¶n lý chi phÝ lµ ®iÓm tËp hîp c¸c chi phÝ. N¬i mµ chóng ta x¸c ®Þnh, tËp hîp chi phÝ vµ sau ®ã g¾n víi mét ®¬n vÞ tÝnh phÝ “§iÓm” ë ®©y cã thÓ lµ mét phßng ban, mét n¬i lµm viÖc, mét d©y chuyÒn m¸y, thËm chÝ mét ng­êi ch¼ng h¹n nh­ nh©n viªn b¸n hµng... ViÖc ph©n chia chi phÝ ra nhiÒu trung t©m qu¶n lý sÏ cã nh÷ng thuËn lîi nhÊt ®Þnh; cho phÐp thu thËp th«ng tin vÒ chi phÝ dÔ dµng h¬n; cung cÊp th«ng tin vÒ chi phÝ ph¸t sinh ë nhiÒu bé phËn kh¸c nhau cña doanh nghiÖp. Vµ ng­êi qu¶n lý trung t©m qu¶n lý chi phÝ sÏ ®­îc cung cÊp mét kho¶n ng©n s¸ch, th«ng qua ®ã hä sÏ kiÓm so¸t ®­îc chi phÝ. Tõ viÖc x¸c ®Þnh chi phÝ nh­ trªn sÏ gióp nhµ qu¶n lý x¸c ®Þnh ®­îc hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn kh¸c nhau trong doanh nghiÖp còng nh­ kiÓm so¸t chi tiªu tõng phßng ban, tæ, nhãm. ViÖc thµnh lËp trung t©m qu¶n lý chi phÝ kh«ng cã nghÜa lµ doanh nghiÖp ph¶i lÊy toµn bé c¸c bé phËn lµm trung t©m, mµ chØ khi nµo muèn tÝnh vµ kiÓm so¸t chi phÝ ho¹t ®éng ë mét “ §iÓm” nµo ®ã trong doanh nghiÖp th× nhµ qu¶n lý míi nªn thµnh lËp trung t©m qu¶n lý chi phÝ, vµ ng­êi chiÑu tr¸ch nhiÖm cuèi cïng vÉn lµ nh÷ng nhµ qu¶n lý, chñ doanh nghiÖp. VÝ dô muèn kiÓm so¸t chi phÝ mua nguyªn vËt liÖu th«ng qua bé phËn nhËn hµng, th× bé phËn nµy sÏ trë thµnh trung t©m qu¶n lý chi phÝ. Tuú theo môc ®Ých qu¶n lý chi phÝ mµ doanh nghiÖp cã thÓ lùa chän nh÷ng bé phËn liªn quan vµ quan träng nhÊt lµm trung t©m qu¶n lý chi phÝ. Do ®ã, tr­íc khi thµnh lËp trung t©m qu¶n lý chi phÝ, c¸c nhµ qu¶n lý cÇn hiÓu râ vai trß tõng bé phËn trong doanh nghiÖp. 4. Ph©n bæ chi phÝ cho tõng c«ng viÖc cô thÓ. Doanh nghiÖp ®· cã nh÷ng trung t©m qu¶n lý chi phÝ ®­îc m· ho¸, c¸c kho¶n chi ®­îc theo dâi. Nh­ng víi nguån lùc h÷u h¹n cña m×nh doanh nghiÖp kh«ng thÓ ®Ó yªn cho c¸c kho¶n chi phÝ biÕn ®éng, nh­ thÕ chøc n¨ng kiÓm so¸t chi phÝ ch¼ng cßn ý nghÜa. Khi ®· cã th«ng tin ®Çy ®ñ vÒ nh÷ng kho¶n chi, cã ®Þnh møc chi phÝ doanh nghiÖp ph¶i lµm b­íc tiÕp theo ®ã lµ ph©n bæ chi phÝ theo tõng c«ng viÖc cô thÓ. §ã ®­¬ng nhiªn sÏ lµ nh÷ng c¬ së ®¸nh gi¸ tÝnh hiÖu qu¶ cña c«ng viÖc vµ còng lµ tiªu chuÈn cho c¸c ®èi t­îng qu¶n lý lµm theo. ViÖc ph©n bæ nµy ph¶i ®­îc tÝnh to¸n kü l­ìng chÝnh x¸c vµ c©n ®èi c¸c môc tiªu. Nã thÓ hiÖn sù chñ ®éng, s¸ng t¹o cña doanh nghiÖp khi thùc hiÖn chøc n¨ng kiÓm so¸t chi phÝ. II. X©y dùng ý thøc tiÕt kiÖm chi phÝ cho c¸c c¸ nh©n. Sau khi ®· cã nh÷ng th«ng tin vÒ chi phÝ vµ doanh nghiÖp ®· ®Ò ra mét sè gi¶i ph¸p. Nh÷ng biÖn ph¸p triÓn khai ®ã cã triÓn khai ®­îc kh«ng? Vµ triÓn khai cã hiÖu qu¶ kh«ng th× l¹i phô thuéc vµo yÕu tè kh¸c. §iÓm mÊu chèt cho sù thµnh c«ng cña doanh nghiÖp trong kiÓm so¸t chi phÝ lµ ý thøc tiÕt kiÖm chi phÝ chø kh«ng ph¶i th«ng qua nh÷ng thao t¸c kÕ to¸n. Quan t©m tíi chi phÝ kh«ng ph¶i lµ th¸i ®é mµ nã ph¶i lµ mét hµnh vi, mµ ®Çu tiªn lµ xuÊt ph¸t tõ nh÷ng nhµ qu¶n lý, tõ chñ doanh nghiÖp. Trªn c­¬ng vÞ qu¶n lý hä sÏ ph¶i ®èi mÆt víi rÊt nhiÒu vÊn ®Ò ®ßi hái nç lùc kh«ng ngõng. Lu«n ph¶i theo dâi ®Ó tr¸nh n¨ng suÊt lao ®éng bÞ gi¶m, nguyªn vËt liÖu ®­îc sö dông kh«ng ®óng quy ®Þnh, c«ng viÖc bÞ gi¸n ®o¹n, c¸ch lµm viÖc thiÕu kû luËt....Mét ®iÒu râ rµng lµ chÝnh nh÷ng nhµ qu¶n lý cÇn ph¶i gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò ®ã. Tuy nhiªn, hä cÇn sù hç trî tõ ®éi ngò nh©n viªn ®Ó duy tr× vµ t×m ra c¸c c¸ch thøc gi¶m chi phÝ, lËp b¸o c¸o vÒ nh÷ng g× thùc tÕ ®· x¶y ra trong doanh nghiÖp. VÝ dô nh­ hiÖu tr­ëng mét tr­êng §¹i häc cè g¾ng gi¶m chi phÝ ®iÖn b»ng c¸ch ®Òu ®Æn t¾t c¸c thiÕt bÞ ®iÖn mçi khi kÕt thóc buæi lµm viÖc, nh­ng hiÖu qu¶ sÏ ch¼ng lµ bao khi mµ hµng chôc v¨n phßng khoa vµ hµng tr¨m phßng häc ®Òu vÉn bËt s¸ng, qu¹t quay c¶ ngµy vµ ®iÒu hoµ më suèt ®ªm... Nh­ vËy vÊn ®Ò tiÕt kiÖm chØ thùc sù hiÖu qu¶ khi mµ thuyÕt phôc ®­îc ®éi ngò nh©n viªn cïng thùc hiÖn. Trong phÇn nµy em xin ®Ò cËp nh÷ng c¸ch thøc trùc tiÕp hoÆc gi¸n tiÕp t¸c ®éng vµ n©ng cao ý thøc cña nh©n viªn vÒ tÇm quan träng cña chi phÝ vµ kiÓm so¸t chi phÝ t¹i doanh nghiÖp. 1. X©y dùng mèi liªn hÖ gi÷a nhµ qu¶n lý víi nh©n viªn. Môc ®Ých cña c«ng viÖc nµy lµ ®¹t ®­îc sù thèng nhÊt gi÷a nhµ qu¶n lý víi nh©n viªn vÒ nh÷ng vÊn ®Ò liªn quan tíi kiÓm so¸t chi phÝ. ChØ khi ®éi ngò nh©n viªn cã nhËn thøc râ rµng th× míi mong cã sù biÕn ®æi thùc sù trong hµnh ®éng. Muèn lµm ®iÒu ®ã cã thÓ th«ng qua c¸c c«ng cô kh¸c nhau, nh­ mèi liªn hÖ gi¸n tiÕp tõ nh÷ng v¨n b¶n hoÆc nh÷ng cuéc nãi chuyÖn trao ®æi trùc tiÕp. Lµm viÖc víi con ng­êi lµ khã kh¨n, phøc t¹p nhÊt, th«ng th­êng c¸c v¨n b¶n kh«ng dÔ hiÓu vµ dÔ n¶n lßng do ®ã c¸c cuéc gÆp mÆt sÏ hiÖu qu¶ h¬n ë ®ã c¸c nhµ qu¶n lý sÏ thùc hiÖn ®­îc mét qu¸ tr×nh: tham gia, trao ®æi, ph¶n håi, ba ®iÓm mÊu chèt cÇn cã trong x©y dùng c¸c mèi quan hÖ. Nh÷ng th«ng tin mµ c¶ nhµ qu¶n lý vµ nh©n viªn thu ®­îc sÏ thùc tÕ h¬n, ®¸ng tin cËy vµ thùc dông h¬n. C¸c nh©n viªn cÇn ph¶i nhËn thøc ®­îc mét ®iÒu lµ: quan t©m tíi chi phÝ ®ång nghÜa víi coi ®ã nh­ tiÒn cña m×nh ph¶i bá ra tr¶ cho nh÷ng chi phÝ, ®ã lµ mét thùc tÕ nh­ng khã thõa nhËn. X©y dùng c¸c mèi quan hÖ còng kh«ng cã nghÜa lµ t¹o nªn råi ngõng l¹i mµ ph¶i th­êng xuyªn, liªn tôc vµ quan träng h¬n lµ ph¶i ch©n thËt tÊt nhiªn c¸c kho¶n chi phÝ th× ®­îc l­îng ho¸ nh­ng c¸c ý t­ëng ®Ò xuÊt, nh÷ng ph¶n håi ch­a ®­îc lµm s¸ng tá th× cÇn tíi nhiÖt t×nh vµ ch©n thµnh. Vµ mèi quan hÖ nµy sÏ hiÖu qu¶ h¬n nÕu th­êng xuyªn cã sù gi¸m s¸t lÉn nhau. 2. KiÓm tra, gi¸m s¸t c¸c ho¹t ®éng chi phÝ. KiÓm tra, gi¸m s¸t nh»m ®¹t môc ®Ých ®Çu tiªn lµ h­íng c¸c ho¹t ®éng chi phÝ thùc hiÖn ®óng kÕ hoÆch sau ®ã lµ xem xÐt liÖu doanh nghiÖp cã thÓ thùc hiÖn tèt hay kh«ng? Trªn c¬ së hÖ thèng tiªu chuÈn ®Þnh møc nhµ qu¶n lý sÏ so s¸nh, ®¸nh gi¸ tÝnh hiÖu qu¶ c¸c kho¶n chi theo tõng danh môc kiÓm tra. §Çu tiªn lµ danh môc kiÓm tra víi ®éi ngò c«ng nh©n viªn. ë ®ã nhµ qu¶n lý cÇn ®Æt ra vµ tr¶ lêi c¸c c©u hái liªn quan tíi ý thøc lµm viÖc cña tõng nh©n viªn xem cã hiÖu qu¶ kh«ng. Khi ph¸t hiÖn mét nh©n viªn lµm viÖc kh«ng hiÖu qu¶ chóng ta kh«ng thÓ gi¶m chi phÝ tiÒn l­¬ng cña hä v× ®iÒu ®ã ®· ®­îc ghi trong hîp ®ång, nhµ qu¶n lý kh«ng thÓ vi ph¹m, nh­ng cã thÓ b»ng c¸ch xiÕt chÆt kû luËt, th­ëng ph¹t nghiªm minh sÏ khiÕn nh©n viªn lµm viÖc hiÖu qu¶ xøng ®¸ng víi tiÒn l­¬ng cña hä. Doanh nghiÖp còng cÇn cã danh môc kiÓm tra nguyªn vËt liÖu. Xem xÐt nh÷ng chñng lo¹i nguyªn vËt liÖu nµo, sè l­îng bao nhiªu, nguyªn vËt liÖucã ®­îc sö dông ®óng ®Þnh møc kh«ng, l­îng phÕ liÖu th¶i bao nhiªu... Gi¶i ®¸p chÝnh x¸c nh÷ng c©u hái nµy doanh nghiÖp sÏ ®¸nh gi¸, kiÓm so¸t ®­îc hiÖu qu¶ chi phÝ ngyªn vËt liÖu. Mét danh môc kiÓm tra chi phÝ n÷a lµ kiÓm tra m¸y mãc thiÕt bÞ. CÇn kiÓm tra c«ng suÊt sö dông, møc khÊu hao, mèi quan hÖ c«ng nghÖ víi s¶n phÈm hay tÝnh hiÖn ®¹i cña chóng, kiÓm tra thêi gian sö dông ®Ó xem xÐt tÝnh hîp lý cña trang thiÕt bÞ.... Qua ®ã sÏ xem xÐt c«ng nghÖ, trang thiÕt bÞ sö dông cã hiÖu qu¶ kh«ng vµ cã hiÖu qu¶ h¬n ®­îc kh«ng. Râ rµng ®Ó kiÓm tra gi¸m s¸t ®­îc theo ba danh môc trªn nhµ qu¶n lý cÇn ph¶i cã sù tham gia cña ®éi ngò c«ng nh©n viªn t¹o nªn mèi quan hÖ däc vµ ngang trong kiÓm tra gi¸m s¸t. 3. KhuyÕn khÝch c«ng nh©n viªn tham gia qu¶n lý chi phÝ. MÆc dï c¸c c«ng nh©n viªn kh«ng ph¶i lµ nguyªn nh©n g©y ra chi phÝ nh­ng hä lµm chñ hµnh ®éng ph¸t sinh chi phÝ. Do vËy b¶n th©n hä quan t©m, tham gia qu¶n lý chi phÝ lµ cÇn thiÕt. Mét nguyªn t¾c trong qu¶n lý ®ã lµ “ Tham gia lµ bÞ giµng buéc” v× vËy khuyÕn khÝch nh©n viªn tham gia nghÜa lµ t¹o ra sù giµng buéc gi÷a c¸c nh©n viªn víi kiÓm so¸t chi phÝ cña doanh nghiÖp. Tr­íc hÕt lµ khuyÕn khÝch hä tham gia vµ trao ®æi th«ng tin vÒ chi phÝ. Nh÷ng th«ng tin nµy tr­íc hÕt lµ ë b¶n th©n hä, bé phËn c¸c nh©n viªn lµm viÖc, hoÆc nh÷ng th«ng tin ë bé phËn kh¸c nh­ vËy t¹o ra sù tù gi¸m s¸t vµ gi¸m s¸t lÉn nhau. Còng cÇn khuyÕn khÝch hä ®­a ra c¸c ®Ò xuÊt, s¸ng kiÕn gi¶m chi phÝ. C¸c nhµ qu¶n lý kh«ng chØ kiÓm tra gi¸m s¸t nh©n viªn lµm viÖc mµ cßn khuyÕn khÝch sù s¸ng t¹o vµ t«n träng nh÷ng ®Ò xuÊt cña nh©n viªn. CÇn cã chÕ ®é khen th­ëng tho¶ ®¸ng víi nh÷ng ®Ò xuÊt hiÖu qu¶, vµ ngay c¶ nh÷ng ®Ò xuÊt thiÕu tÝnh hiÖu qu¶ nhµ qu¶n lý còng cÇn cã th«ng tin ph¶n håi ®Ó nh©n viªn thÊy r»ng ý kiÕn cña hä ®­îc quan t©m, t«n träng. C¸c th«ng tin vÒ chi phÝ, nh÷ng biÕn ®éng vÒ chi phÝ sÏ ®­îc c«ng khai ho¸ trªn toµn doanh nghiÖp. §¶m b¶o tÝnh minh b¹ch cña th«ng tin vµ nguyªn t¾c kh¸ch quan trong kiÓm so¸t chi phÝ. Nh­ vËy c¸c th«ng tin ®­îc c«ng bè sÏ ®¸ng tin cËy, mÆt kh¸c c¸c nh©n viªn còng cã thÓ dùa vµo nh÷ng th«ng tin nµy ®Ó kiÓm so¸t cÊp trªn cña minh, kiÓm so¸t c¸c bé phËn kh¸c. §Ó cã ®­îc mét hÖ thèng th«ng tin hiÖu qu¶ cã thÓ khuyÕn khÝch ®­îc nh©n viªn tham gia vµo qu¶n lý chi phÝ chóng ta sÏ chuyÓn sang phÇn tiÕp theo. 4. X©y dùng hÖ thèng th«ng tin vÒ chi phÝ ®¬n gi¶n, th­êng xuyªn vµ ë mäi n¬i chi phÝ ph¸t sinh. MÊu chèt ®Ó nh÷ng gi¶i ph¸p trªn ®­îc th­c hiÖn liªn th«ng nhÞp nhµng hiÖu qu¶ ®ã lµ ph¶i cã kªnh truyÒn th«ng gi÷a nhµ qu¶n lý víi nh©n viªn, nh©n viªn víi nh©n viªn trong toµn doanh nghiÖp. Nh÷ng bé phËn ®­îc coi lµ cã vÊn ®Ò vÒ chi phÝ sÏ ®­îc c«ng bè, kÌm theo lµ th«ng tin cô thÓ, chÝnh x¸c cïng nh÷ng khuyÕn c¸o kÌm theo. Nh©n viªn sÏ ®­îc cung cÊp nh÷ng th«ng tin kÞp thêi, chÝnh x¸c vµ ®Çy ®ñ nhÊt vµ ng­îc l¹i hä sÏ lµm ®iÒu ®ã víi c¸c nhµ qu¶n lý. §Ó cã ®­îc mét hÖ thèng th«ng tin nh­ vËy cÇn cã mèi liªn hÖ gi÷a c¸c trung t©m qu¶n lý chi phÝ víi nhau vµ víi nh÷ng nhµ qu¶n lý cÊp trªn. Vµ c¸c th«ng tin tr­íc khi ®­îc c«ng khai cÇn ®­îc kiÓm ®Þnh ®Ó ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ vµ ®­îc xö lý nhanh ®Ó ®¶m b¶o tÝnh kÞp thêi. Cã sù quan t©m cña tÊt c¶ nh©n viªn trong doanh nghiÖp tíi vÊn ®Ò kiÓm so¸t chi phÝ ®· lµ ®iÒu thµnh c«ng, chóng ta kh«ng véi hy väng chi phÝ sÏ gi¶m xuèng nh­ng chÝ Ýt chóng còng ®­îc sö dông cã hiÖu qu¶ h¬n. KÕt luËn Qua qu¸ tr×nh ph©n tÝch trªn ta thÊy r»ng vÊn ®Ò kiÓm so¸t chi phÝ lµ thùc sù cÇn thiÕt ®èi víi bÊt kú doanh nghiÖp nµo. §ã lµ mét chøc n¨ng cña qu¶n lý vµ thùc hiÖn tèt, tøc lµ ®· sö dông hiÖu qu¶ c¸c kho¶n chi phÝ bá ra. Trªn thùc tÕ ®©y lµ mét viÖc rÊt khã ®èi víi c¸c doanh nghiÖp vµ ®ã còng lµ hiÖn thùc khã kh¨n cña c¸c doanh nghiÖp n­íc ta, ®iÒu ®ã ®­îc biÓu hiÖn qua gi¸ thµnh s¶n phÈm rÊt cao. V× vËy nh÷ng nghiªn cøu cña em vÒ vÊn ®Ò nµy hy väng sÏ ®­a ra ®­îc nh÷ng kiÕn nghÞ, gi¶i ph¸p chung cho c¸c doanh nghiÖp. Bµi viÕt mang nhiÒu tÝnh lý luËn, dùa trªn nÒn t¶ng chuyªn ®Ò “kiÓm so¸t chi phÝ” ®­îc ch­¬ng tr×nh ph¸t triÓn hîp t¸c S«ng MªK«ng b¶o trî vµ triÓn khai n¨m 2003. Tuy nhiªn, ý kiÕn cña em chØ mang tÝnh c¸ nh©n vµ chñ quan v× vËy mong ®­îc sù gãp ý h¬n n÷a cña c¸c thÇy c«. Mét lÇn n÷a em xin ch©n thµnh c¶m ¬n Th¹c SÜ §ç ThÞ H¶i Hµ ®· h­íng dÉn em hoµn thiÖn ®Ò ¸n nµy! Môc lôc Lêi më ®Çu 1 Ch­¬ng I: Lý luËn vÒ kiÓm so¸t chi phÝ 3 I. Kh¸i niÖm vµ néi dung chi phÝ 3 1. Kh¸i niÖm 3 2.Ph©n lo¹i chi phÝ 3 2.1 Theo ®èi t­îng 4 2.1.1 Chi phÝ lao ®éng 4 2.1.2 Chi phÝ nguyªn vËt liÖu 6 2.1.3 Chi phÝ chung 7 2.2 Ph©n lo¹i theo møc ®é biÕn ®éng chi phÝ 7 2.2.1 Chi phÝ cè ®Þnh 7 2.2.2. Chi phÝ biÕn ®æi 8 3. §Þnh møc chi phÝ 8 II. KiÓm so¸t chi phÝ 9 1. Kh¸i niÖm 9 2. TÝnh tÊt yÕu cña kiÓm so¸t chi phÝ 10 3. Vai trß cña kiÓm so¸t chi phÝ trong doanh nghiÖp 10 4. C¸c nh©n tè ¶nh h­ëng tíi kiÓm so¸t chi phÝ trong doanh nghiÖp 11 Ch­¬ng II: Néi dung kiÓm so¸t chi phÝ 13 I. Nguyªn t¾c chung 13 1. Lu«n gi¸m s¸t chi phÝ thuéc kh¶ n¨ng kiÓm so¸t 13 2. CÇn khai th¸c hiÖu qu¶ tèi ®a nh÷ng chi phÝ mµ doanh nghiÖp cã thÓ thay ®æi 13 3. LËp b¸o c¸o liªn tôc cho c¸c kho¶n chi phÝ cña doanh nghiÖp 14 4. Nguyªn t¾c kh¸ch quan 14 5. Nguyªn t¾c cã chuÈn mùc 14 6. Nguyªn t¾c kinh tÕ 15 II. X©y dùng c¸c ®Þnh møc hiÖu qu¶ chi phÝ 15 1. X©y dùng ®Þnh møc 15 1.1 §Þnh møc gi¸ 15 1.2 §Þnh møc l­îng 16 2. Ph©n tÝch biÕn ®éng chi phÝ xung quanh ®Þnh møc hiÖu qu¶ 16 III. VÊn ®Ò kiÓm so¸t chi phÝ ë c¸c doanh nghiÖp 19 1. VÒ nhËn thøc, lý luËn 19 2. Thùc tr¹ng kiÓm so¸t chi phÝ vµ h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm 19 Ch­¬ng III. C¸c gi¶i ph¸p chung cho kiÓm so¸t chi phÝ 22 I. Doanh nghiÖp ph¶i n¾m b¾t th«ng tin vÒ kiÓm so¸t chi phÝ khi ra quyÕt ®Þnh 22 1. Th«ng tin vÒ chi phÝ trùc tiÕp liªn quan tõng ®¬n vÞ s¶n phÈm 22 2. X©y dùng hÖ thèng m· chi phÝ ®Ó theo dâi tõng kho¶n chi phÝ trong doanh nghiÖp 23 3. X©y dùng trung t©m qu¶n lý chi phÝ cho c¸c bé phËn trong doanh nghiÖp 24 4. Ph©n bæ chi phÝ cho tõng c«ng viÖc cô thÓ 25 II. X©y dùng ý thøc tiÕt kiÖm chi phÝ cho c¸c c¸ nh©n 25 1. X©y dùng mèi liªn hÖ gi÷a nhµ qu¶n lý víi nh©n viªn 26 2. KiÓm tra, gi¸m s¸t c¸c ho¹t ®éng chi phÝ 26 3. KhuyÕn khÝch c«ng nh©n viªn tham gia qu¶n lý chi phÝ 27 4. X©y dùng hÖ thèng th«ng tin vÒ chi phÝ ®¬n gi¶n, th­êng xuyªn vµ ë mäi n¬i chi phÝ ph¸t sinh 28 KÕt luËn 29 Tµi liÖu tham kh¶o 1. LªNin toµn tËp, bµn vÒ kiÓm kª kiÓm so¸t. 2. Gi¸o tr×nh qu¶n lý kinh tÕ Quèc d©n, tËp 1-2 Khoa khoa häc qu¶n lý tr­êng §¹i häc kinh tÕ Quèc d©n. 3. Gi¸o tr×nh chÝnh s¸ch trong qu¶n lý kinh tÕ x· héi, Khoa khoa häc qu¶n lý tr­êng §¹i häc kinh tÕ Quèc d©n 4.Gi¸o tr×nh kinh tÕ ChÝnh trÞ M¸c-LªNin, tËp1 tr­êng §¹i häc kinh tÕ Quèc d©n. 5. T¹p chÝ C«ng nghiÖp ViÖt Nam sè 16 - 24/2002. 6. Chuyªn ®Ò kiÓm so¸t chi phÝ, NXB trÎ 2003