Đề án Kiểm toán nội bộ - Công cụ hữu hiệu của hoạt động kiểm soát

hạm có thể xảy ra làm cho các mục tiêu không thực hiện được, hệ thống kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn các sai phạm nhưng không thể đảm bảo chúng không bao giờ xảy ra. 2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ Mặc dù có sự khác biệt về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các đơn vị khác nhau song ở bất kỳ đơn vị nào hệ thống kiểm soát nội bộ cũng được cấu thành bởi các bốn yếu tố cơ bản sau: * Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ kiệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp; bao gồm: Đặc thù về quản lý, Cơ cấu tổ chức, Chính sách nhân lực, Công tác kế hoạch, Ủy ban kiểm soát, Môi trường bên ngoài. Nhưng trên thực tế, tính hiệu quả của các hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại doanh nghiệp đó. Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thhì mọi thành viên trong đơn vị đó sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đề ra. Ngược lại, nếu hoạt đọng kiểm tra, kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị. * Hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kêư toán, hệ tống tài khoản kế toán, hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kíểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Mục đích của hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận diết thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm toán chi tiết: - Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị. - Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý. - Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí. - Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các sổ sách kế toán. - Tíng đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được ghi sổ theo đúng quy định. - Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghhi vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các Báo cáo tài chính của doanh nghiệp.  * Các thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt được mục đích quản lý cụ thể. Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 quy định: “Kiểm toán viên phải hiểu biết các thủ tục kiểm soát của đơn vị để xây dựng kế hoạch và chưong trình kiểm toán”. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm: Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu liên quan đến đơn vị. Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán. Kiểm tra chưong trình ứng dụng và môi trường tin học. Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán. Đối chiếu giữa số liệu nội bộ với bên ngoài. So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán. Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán. Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch. Các thủ tục kiểm soát được thiết lập dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. * Kiểm toán nội bộ: Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được tiến hành trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Theo liên đoàn kế toán Quốc tế IFAC, kiểm toán nội bộ là một hoạt động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ. Là một ttrong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động của doanh nghiệp, chất lượng của hoạt đọng kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát hợp lý và hiệu quả. Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chhỉ phát huy tác dụng nếu: - Về tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó. Đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và bộ phận được kiểm tra. - Về nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với quy định hiện hành. 3. Những hạn chế tiềm tàng của kiểm soát nội bộ Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống, thế nhưng một hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu. Bởi vì ngay cả khi có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc thhì hiệu quả thật sự của nó vẫn phụ thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng dân sự. Do đó hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ giúp hạn chế tối đa các sai phạm mà thôi vì nó cá các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ nguyên nhân sau: - Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn,đãng trí hay ước lượng sai, hiếu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới… - Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị. - Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào cácnghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua. - Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt đọng kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại được tính do sai sót hay gian lận gây ra. - Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng. - Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp… Chính những hạn chế nói trên đây của kiểm soát nội bộ là nguyên nhân khiến cho kiểm soát nội bộ không thể bảo đảm tuyệt đối trong việc đạt được mục tiêu của mình. PHẦN II: KIỂM TOÁN NỘI BỘ-CÔNG CỤ HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT 1. Sự cần thiết của kiểm toán nội bộ Hình thức kiểm toán nội bộ lần đầu tiên xuất hiện tại Mỹ vào những năm 30 của thế kỷ 20 và sau đó lan rộng ra nhiều quốc gia trên thế giới. Tổ chức quốc tế về kiểm toán nội bộ (IIA) đã thành lập năm 1941 tại Mỹ. Tổ chức này đã quy định bản chất, mục tiêu, chức năng và phạm vi họat động của kiểm toán nội bộ. Tổ chức kiểm toán nội bộ là thành viên của IFAC và INTOSAI. Từ những năm 60 cho đến nay, hoạt động kiểm toán nội bộ đã phát triển rộng rãi trên thế giới. Từ quan điểm thuần túy về kế toán, nhằm phát hiện các sai sót và gian lận, kiểm toán nội bộ đã dần dần mở rộng phạm vi hoạt động trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của đơn vị hoặc của doanh nghiệp đồng thời hướng hoạt động kiểm soát nội bộ vào việc cải thiện và nâng cao chất lượng hoạt động, tăng cường sức mạnh cho cơ chế kiểm soát nội bộ. Trong các công ty, tập đoàn kinh tế lớn có nhiều chi nhánh với khối lượng chứng từ, sổ sách kế toán khổng lồ thường có thêm bộ phận kiểm toán nội bộ. Đay chính là bộ phận quan trọng trong công ty, là cánh tay phải của ban giám đốc trong việc quản lý hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Kiểm toán nội bộ là bộ phận chịu trách nhiệm xem xét lại một cách định kỳ các biện pháp mà ban giám đốc và các nhà quản lý ở mọi cấp áp dụng để quản lý và kiểm soát doanh nghiệp đồng thời chịu sự điều hành của ban giám đốc nhưng hoàn toàn độc lập với tất cả các bộ phận khác. Bộ phận này quản lý hoạt động của phòng ban kế toán trong doanh nghiệp, tìm ra các sai phạm trong quản lý tài chính của các bộ phận, phòng ban, chi nhánh, công ty con…để kịp thời phản ánh với ban lãnh đạo công ty. Ở các nước trên thế giới, kiểm toán nội bộ không được quy định bởi pháp luật hoạt động kiểm toán cũng như các nhà chuyên môn trong lĩnh vực kiểm toán nội bộ đều không phải tuân thủ các quy định trừ những người là thành viên của một tổ chức nghề nghiệp. Nói cách khác, không có quy định bắt một công ty hay doanh nghiệp phải có kiểm toán nội bộ. ở những đơn vị có quy mô nhỏ, các hoạt động thường đơn giản hoặc ít phức tạp và rủi ro trong quá trình quản lý cũng ít xảy ra. Khi đó, nhà quản lý của đơn vị sẽ thực hiện việc kiểm tra và đánh giá về những chính sách và các thủ tục kiểm soát trong đơn vị. Nhưng ở các đơn vị có quy mô lớn đến một mức nào đó, quyền hạn và trách nhiệm sẽ phải được phân chia cho nhiều bộ phận. Điều này dẫn đến mối quan hệ giữa những bộ phận chức năng và các nhân viên sẽ trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu nhận thông tin phảm hồi cũng trở nên khó khăn hơn, quá trình truyền đạt và thu nhận thông tin phản hồi cũng trở nên khó khăn hơn; bên cạnh đó tài sản sẽ bị phân tán ở nhiều nơi do được sử dụng cho các hoạt động và mục tiêu khác nhau…và rủi ro gây ra ảnh hưởng nghiêm trọng đến các hoạt động và mục tiêu của đơn vị cúng sẽ tăng lên. Lúc này, các nhà quản lý khó có thể trực tiếp tiến hành việc kiểm tra và đánh giá sự tuân thủ các chính sách và thủ tục kiểm soát. Vì thế, cần phải có một bộ phận chuyên môn để giúp họ thực hiện điều này, đó chính là bộ phận kiểm toán nội bộ. Ở nước ta, khả năng dự báo và phân tích của các doanh nghiệp là rất hạn chế, còn nhiều dáng dấp của thời quản lý bao cấp. Doanh nghiệp quốc doanh vẫn muốn ỷ lại, dựa dẫm vào nhà nước. Doanh nghiệp chưa có hệ thống phân tích chức năng, do đó việc tổ chức một bộ phận kiểm toán nội bộ ở các doanh nghiệp là hết sức đúng đắn. Kiểm toán nội bộ là tai mắt cho doanh nghiệp. Mục đích của kiểm toán nội bộ là tạo ra công cụ để phân tích toàn bọ hoạt động chiến lược, để rút kinh nghiệm trong quản lý, trong điều hành, đòng thời đề ra chiến lược phát triển của riêng doanh nghiệp, đảm bảo chi tiêu có lợi, tiết kiệm, minh bạch về số liệu kế toán. Sau khi Nhà nước ban hành Quyết định 832-TC/QĐ/CĐKT ngày 28 tháng 10 năm 1997 về viẹc ban hành quy chế kiểm toán nội bộ, ởt nhiều Tổng công ty bộ phận kiểm toán nội bộ đã được thành lập và đi vào hoạt động. 2. Bản chất, chức năng của kiểm toán nội bộ 2.1. Bản chất của kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ là nhu cầu cần thiết khách quan cho việc kiểm soát chất lượng hoạt động và bảo đảm chất lượng thông tin kinh tế, tài chính của bản thân doanh nghiệp. Kiểm toán nội bộ có vai trò rất lớn trong việc nâng cao chất lượng hoạt động của doanh nghiệp và không chỉ giới hạn ở phạm vi kiểm toán báo cáo tài chính. ở phạm vi rộng hơn và quan trọng hơn, kiểm toán nội bộ phải kiểm toán hoạt động và kiểm toán tính tuân thủ các quy định, các chế độ hiện hành của Nhà nước và của doanh nghiệp… nhưng nhìn chung, kiểm toán nội bộ là vấn đề khá phức tạp và còn mới mẻ ở nước ta. Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA) đã định nghĩa về kiểm toán nội bộ như sau: “Kiểm toán nội bộ là hoạt động bảo đảm và tư vấn mang tính độc lập, khách quan được thiết lập nhằm tăng thêm giá trị và cải thiện cho các họat động của tổ chức. Kiểm toán nội bộ giúp cho tổ chức hoàn thành mục tiêu thông qua việc đưa ra một cách tiếp cận có hệ thống và kỷ cương nhằm đánh giá và cải thiện tính hữu hiệu trong quản trị rủi ro, kiểm soát và giám sát”. Theo các chuẩn mực hành nghề kiểm toán nội bộ ban hành tháng 5 năm 1978: “Kiểm toán nội bộ là một chức năng thẩm định độc lập được thiết lập bên trong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức đó với tư cách là một sự trợ giúp cho tổ chức đó”. Kiểm toán nội bộ là một bộ máy thực hiện công việc kiểm toán trong tổ chức và do chính nhân viên trong tổ chức tiến hành. Khhi thực hiện công việc, kiểm toán viên nội bộ phải độc lập và khách quan, tức không bị cản trở khi xác định phạm vi công việc trong thực tiễn công việc, trong thực hhiện cong việc và thông báo kết quả của mình. Kiểm toán viên nội bộ phải vô tư, công bằng và không được khoan nhượng về chất lượng cộng việc; đồng thời không để cho sự phán xét trong công việc của mình bị lệ thuộc vào người khác. Ngoài công việc kiểm tra, kiểm toán viên nội bộ có thể tư vấn cho các bộ phận trong đơn vị. Tính chất và phạm vi của hoạt động này tùy theo sự thỏa thuận với bộ phận được tư vấn và dự kiến về việc tăng thêm giá trị và cải thiện hoạt động tổ chức. Thí dụ, các hoạt động tư vấn, trợ giúp, thiết kế quy trình và huấn luyện. Làm tăng thêm giá trị hoặc lợi ích cho các chủ sở hữu,cổ đông, khách hàng… là mục đích của mọi tổ chức. Giá trị có được thôngqua việc phát triển các sản phẩm và dịch vụ và việc sử dụng tối đa các nguồn lực để thúc đẩy sựgia tăng của sản phẩm và dịch vụ. Kiểm toán viên nội bộ thông qua quá trình đánh giá rủi ro và thu thập bằng chứng, sẽ tăng cường sự hiểu biết và cơ hội cải thiện hoạt động, từ đó góp phần làm tăng thêm lợi ích cho tổ chức. Các thông tin hữu ích được kiểm toán viên gửi đến các cấp quản lý thích hợp bằng những văn bản hoặc ý kiến kiến nghị, đề xuất. Kiểm toán viên nội bộ phải luôn cố gắng để ngày càng hoàn thiện phương pháp thực hiện công việc theo đúng những quy định về trách nhiệm nghề nghiệp trong việc nhận định, phân tích, đánh giá, ghi chép và thông báo kết quả; đồng thời kiểm toán viên nội bộ cũng phải tuân thủ những quy định về mặt đạo đức nghề nghiệp. Đánh giá và cải thiện là chức năng chủ yếu của kiểm toán nội bộ, họ phải tìm hiểu, phận tích sự việc để có những đánh giá thích hợp và đưa ra các đề xuất để cải thiện hoạt động của tổ chức. Mục đích của kiểm toán nội bộ là thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát chất lượng hoạt động và chất lượng thông tin kinh tế, tài chính của doanh nghiệp, giúp cho công tác điều hành của chủ sở hữu, nhà điều hành doanh nghiệp trong việc giúp phát hiện và khắc phục khâu yếu, ngăn ngừa sai sót, gian lận trong hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Đồng thời, kết quả kiểm toán nội bộ sẽ góp phần đắc lực và hiệu quả vào việc đảm bảo thông tin kinh tế, tài chính cung cấp cho các đối tựong bên ngoài doanh nghiệp. Mục tiêu của kiểm toán nội bộ : - kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. - đảm bảo việc tuân thủ chủ trương chính sách, pháp luật của Nhà nước, quy chế và quy trình nghiệp vụ của đơn vị, ngăn ngừa những hiện tượng vi phạm hoặc không tuân thủ pháp luật, quy trình nghệp vụ dẫn đến rủi ro trong hoạt động. - đảm bảo hoạt động của từng bộ phận trong đơn vị được triển khai đúng định hướng các biện pháp tổ chức thực hiện nhiệm vụ có hiệu lực và hiệu quả. - xác định, đánh giá tính chính xác, đầy đủ, hợp lý của các thông tin trên báo cáo tài chính và báo cáo nghiệp vụ của đơn vị. - kiến nghị với các cơ quan chủ quản cấp trên trong việc sửa đổi, bổ sung, kiến nghị hoặc ban hành mới các cơ chế, quy chế nhằm tăng cường biện pháp bảo đảm an toàn tài sản, tăng hiệu quả hoạt động. Đối tượng của kiểm toán nội bộ là các hoạt động kinh tế tài chính, kế toán, kinh doanh của đơn vị, của các phòng ban, bộ phận trong tổ chức, doanh nghiệp. Còn đối tượng phục vụ của kiểm toán nội bộ gồm: - ban giám đốc: “ Khách hàng được ưu tiên của kiểm toán viên”. - các bộ phận được kiểm toán với các yêu cầu thường là khác nhau, nhưng kiểm toán viên sẽ không có hiệu quả nếu thiếu hoặc không có sự hợp tác của người được kiểm toán. Phạm vi thực hiện của kiểm toán nội bộ là: - Kiểm toán các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị của doanh nghiệp và các đơn vị thành viên. - Kiểm toán tuân thủ - Kiểm toán hoạt động 2.2. Chức năng của kiểm toán nội bộ. Số liệu, tài liệu kế toán của doanh nghiệp là căn cứ pháp lý để đánh giá tình hình và kết quả họat động sản xuất kinh doanh, tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, với các bên liên quan của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính đầy đủ, trung thực, hợp lý của các số liệu kế toán và các thông tin trong báo cáo tài chính đã được công bố. Chính vì lý do đó, nhà nước yêu cầu các doanh nghiệp phải thường xuyên tổ chức kiểm toán nội bộ nhằm đánh giá về chất lượng và độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính; về bảo vệ an toàn tài sản của doanh nghiệp; về chấp hành luật pháp, chính sách, chế độ của Nhà nước, cũng như các quyết định của hội đồng quản trị, của tổng giám đốc doanh nghiệp đối với hoạt động của doanh nghiệp. Trước đây, chức năng của kiểm toán nội bộ được giới hạn trong việc kiểm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức. Trong những năm gần đây, IIA đã mở rộng chức năng của kiểm toán nội bộ là đánh giá và cải thiện mọi hoạt động của đơn vị. Phạm vi của hai chức năng này luôn gắn liền với những nội dung công việc mà họ phải thực hiện, cụ thể như sau: - Nhận định, phân tích và đánh giá những rủi ro có thể làm cho các thông tin hoạt động trở nên không đáng tin cậy; đề xuất những biện pháp để cải thiện cách thức ghi nhận, đo lường, phân loại và báo cáo về những thông tin này. - Nhận định, phân tích và đánh giá những rủi ro có thể làm cho tài sản của đơn vị bị tham ô, biển thủ…; đề xuất những biện pháp để cải thiện sự hữu hiệu trong phương thức bảo vệ tài sản. - Nhận định, phân tích và đánh giá những vấn đề có thể làm cho các hoạt động của đơn vị không hữu hiệu hoặc thiếu hiệu quả; đề xuất những biện pháp để sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả nguồn lực của đơn vị. - Nhận định, phân tích và đánh giá những rủi ro có thể làm cho luật lệ và các quy định không được tuân thủ, đề xuất những biện pháp cải thiện nhằm xây dựng hệ thống quản lý hữu hiệu hơn. Điều 6-Quy chế kiểm toán nội bộ của Việt Nam quy định kiểm toán nội bộ có ba chức năng là: kiểm tra, xác nhận và đánh giá. - Chức năng kiểm tra bao gồm kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm tra các thông tin kinh tế, tài chính và kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh. Kiểm tra tạo cơ sở cho việc xác nhận và đánh giá. Chức năng kiểm tra gắn với hoạt động bảo đảm của kiểm toán nội bộ theo định nghĩa của IIA. - Chức năng xác nhận chủ yếu nhằm vào các thông tin kinh tế tài chính trên các báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị. Việc xác nhận trong trường hợp này mang lại sự tin cậy vào các báo cáo cho các nhà quản lý của đơn vị trước khi ký duyệt. So sánh với định nghĩa của IIA, chức năng xác nhận cũng thuộc về phạm vi của hoạt động bảo đảm của kiểm toán nội bộ. Tuy nhiên, sự bảo đảm của kiểm toán nội bộ chỉ nhằm phục vụ cho các nhà quản lý của đơn vị chứ không hướng tới đối tượng bên ngoài, vì kiểm toán nội bộ do chính các nhân viên đơn vị thực hiện. - Chức năng đánh giá chủ yếu hướng đến tính phù hợp, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ. Chức năng này cũng thuộc về hoạt động bảo đảm của kiểm toán nội bộ. Đánh giá chính là cơ sở để kiểm toán nội bộ đưa ra các kiến nghị nhằm tăng thêm giá trị và cải thiện hoạt động của đơn vị. Phạm vi kiểm tra, xác nhận và đánh giá của kiểm toán nội bộ bao gồm: - Độ tin cậy của thông tin tài chính kế toán do kế toán tổng hợp xử lý và trình bày. - Tính tuân thủ luật pháp và các quy chế, các quy định của Nhà nước, các quy định của bản thân doanh nghiệp. - Tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ. - Tính hiệu quả của các hoạt động kinh tế và việc sử dụng các nguồn lực, lựa chọn các phương án, các quyết định kinh tế. So sánh giữa những chức năng trong quy chế kiểm toán nội bộ của Việt Nam với các chức năng theo định nghĩa của IIA, ta có thể thấy Quy chế chưa đề cập đến chức năng cải thiện. Nguyên nhân là chức năng này trước đây được ngầm hiểu là gắn chặt với chức năng đánh giá. 2.3. Nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ Để làm đúng và trọn vẹn chức năng của mình, kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ sau: - Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị, trong doanh nghiệp. - Kiểm tra và xác nhận độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính của báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị doanh nghiệp trước khi trình ký duyệt và công bố. - Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động,quản lý kinh doanh, đặc biệt sự tuân thủ luật pháp, chính sách, chế độ tài chính, kế toán, chính sách, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, của Ban giám đốc doanh nghiệp. - Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận, trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành kinh doanh của doanh nghiệp. 3. Các hình thức của kiểm toán nội bộ Hoạt động kiểm toán nội bộ có thể tiến hành dưới nhiều hình thức khác nhau. Mỗi hình thức kiểm toán đem lại những kết quả nhất định và thỏa mãn những yêu cầu khác nhau. Tùy từng điều kiện, hoàn cảnh và trong từng khoảng thời gian, không gian cụ thể, cần và có thể vận dụng các hình thức kiểm toán một cách thật linh hoạt sao cho có hiệu quả. 3.1. Kiểm toán phòng ngừa (tiền kiểm) và kiểm toán sau hoạt động (hậu kiểm) * Kiểm toán phòng ngừa (tiền kiểm) Đây là loại hình kiểm toán bao gồm những biện pháp phòng ngừa được áp dụng trước ngay sau khi một nghiệp vụ kế toán phát sinh, nhằm bảo đảm cho bộ máy kế toán hoạt động chuẩn xác và hợp thức, loại trừ các sai phạm trước hoặc sau khi chúng xuất hiện. * Kiểm toán sau hoạt động (hậu kiểm): Các công việc kế toán đã được thực hiện xong một thời gian khá lâu, các nghiệp vụ kế toán đã được ghi vào sổ kế toán và sổ tổng hợp lên báo cáo tài chính. Trong trường hợp này, cuộc kiểm toán chỉ nhằm xem xét các sổ kế toán có trung thực hợp lý hay không đồng thời phát giác các vi phạm, gian lận (nếu có). 3.2. Kiểm toán toàn diện và kiểm toán đặc biệt Kiểm toán toàn diện nhằm vào hoạt động kinh doanh, hoạt động kế toán với mục đích xem xét sự chính xác của các tài liệu kế toán đồng thời tìm hiểu xem các tài liệu này đã phản ánh trung thực tình hình họat động của cơ quan, tình hình kinh doanh của doanh nghiệp chưa. Trái lại, kiểm toán đặc biệt tập trung vào số nghiệp vụ nhất định, ví dụ như kiểm toán hoạt động bán hàng, kiểm toán ngân quỹ, kiểm toán chi phí, lợi nhuân… 3.3. Kiểm toán thường xuyên và kiểm toán định kỳ Kiểm toán thường xuyên là thực hiện các việc thẩm tra, xem xét liên tục, hàng tuần, hàng tháng, trong suốt năm. Hình thức này tỏ ra khá hữu hiệu vì có thể giúp cho việc phát hiện mau chóng kịp thời các sai sót, nhờ đó có thể hạn chế, ngăn chặn các sai phạm. Nhờ được thực hiện thường xuyên các cuộc kiểm toán này có tác dụng phòng ngừa, ngăn chặn rất hiệu quả. Kiểm toán định kỳ chỉ nhằm theo dõi tình hình qua các báo cáo tài chính kế toán hàng tháng, hàng quý hoặc cả năm nghiên cứu đánh giá bảng cân đối kế toán giữa năm hoặc cuối năm, để đưa ra những nhận xét, kết luận, đánh giá về công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Do khoảng cách về thơì gian kiểm toán khá xa, nên nhiều khi không mang lại kết quả mong muốn về các sai trái, tiêu cực (nếu có) đã gây ra hậu quả khó có thể khắc phục được. 4. Gian lận trong hoạt động kiểm toán nội bộ. Gian lận và sai sót đều là sai phạm. Tuy nhiên về mặt bản chất, gian lận và sai sót có nhiều điểm khác nhau và được biểu hiện thông qua yếu tố ý đồ. Gian lận là hành vi cố ý lừa dối, giấu diếm, xuyên tạc sự thất với mục đích tư lợi; sai sót là lỗi không cố ý, thường được hhiểu là sự nhầm lẫn, bỏ sót hoặc do yếu kém về năng lực gây ra sai phạm. Trong lĩnh vực tài chính kế toán, gian lận có thể là sự trình bày sai lệch có chủ định các thông tin trên báo cáo tài chính xo một hay nhiều người trong ban giám đốc công ty, các nhân viên, hoặc các bên thứ ba thực hiện như làm giả tài liệu, tham ô tài sản, giấu diếm hoặc cố tình bỏ sót các kết quả nghiệp vụ; ghi chép nghiệp vụ không có thật; chủ định áp dụng sai chế độ kế toán tài chính… sai sót có thể là do lỗi số học, bỏ sót hoặc hiểu sai sự việc một cách vô tình; áp dụng sai nguyên tắc, chế độ kế toán tài chính do thiếu năng lực. Do vậy, gian lận và sai sót đều là hành vi sai phạm, đều làm sai lệch thông tin, phản ánh sai thực tế. Hơn nữa, cho dù là bất cứ ai thực hiện hành vi gian lận và sai sót thì trách nhiệm luôn liên quan tới những nhà quản lý tài chính, kế toán nói riêng và nhà quản lý nói chung. Gian lận và sai sót xảy ra và gia tăng có thể do các yếu tố sau: Quản lý mang tính độc đoán, chuyên quyền; Các quyết định quản lý bị độc quýền bởi một cá nhân hoặc một nhóm nhỏ; Thái độ của ban quản lý rất hiếu thắng; Đánh giá kết quả trên phương diện ngắn hạn; Luôn đưa thông tin phản hồi theo dạng chỉ trích hoặc thiếu lạc quan cho cấp dưới gây sự thất vọng, chán nản cho cấp dưới; Môi trường kiểm soát yếu; Môi trường kinh doanh gặp nhiều rủi ro, khó khăn trong ngành nghề hoặc sản phẩm đương thời; Các nghiệp vụ bất thường xảy ra… Bằng việc gian lận trong kế toán các công ty có thể làm cho báo cáo kế toán sai lệch đi một cách trọng yếu như khai tăng doanh thu và tài sản, khai giảm chi phí và công nợ, hoặc đưa ra những thông tin thiếu trung thực, không đầy đủ. Nhìn chung các báo cáo tài chính có chứa gian lận nhằm trình bày tốt hơn tình hình tài chính so với sự thật của nó. Kiểm toán viên cần phải nắm những dấu hiệu để phát hiện ra các hành vi sai phạm của ban quản lý khiến các báo cáo tài chính bị sai lệch. Có rất nhiều hình thức gian lận có thể xảy ra nhưng có thể kể đến một số dạng điển hình như sau: Gian lận tiền bạc và tài sản: Trên thực tế loại gian lận này có thể nói là “thiên hình vạn trạng” nhưng các dạng phổ biến nhất thường là: lén đánh cắp séc do khách hàng trả cho xí nghiệp để lĩnh tiền, đồng thời ngụy tạo một số bút toán để che giấu việc gian lận, lạm dụng một số tiền do doanh nghiệp giao cho đi nộp ngân hàng, mạo danh doanh nghiệp để thu tiền của khách hàng. Đối tượng thực hiện gian lận thường là các nhân viên có trách nhiệm liên quan đến tiền bạc của công ty(thủ quỹ, nhân viên thu ngân, nhân viên bán hàng…). Việc bài trừ tệ nạn này thường đòi hỏi phải có tổ chức kiểm toán nội bộ: kiểm tra thường xuyên quỹ tiền mặt, cách ly nhân viên làm nhiệm vụ kế toán, tài vụ, tổ chức tốt việc bảo quản hàng hóam vật tư xuất, nhập bằng một hệ thống kế toán, vật liệu hữu hiệu (sổ theo dõi tình hhình xuất, nhập kho; thẻ kho, phiếu nhập-xuất). Tạo dựng tình huống: Hình thức gian lận này nhằm đưa ra một tình hình giả tạo khác xa với thực trạng doanh nghiệp. Các hình thức phổ cập là: ngụy tạo tình hình lỗ giả để trốn thuế bằng các phương pháp như giấu doanh thu, khai giảm hàng tồn kho, hạch toán chi phí khống, lập khấu hao và dự phòng quá mức.. Hình thức gian lận này thường do các cấp chỉ huy hoặc lãnh đạo hoặc người có trách nhiệm chủ xướng. Gian lận là mối đe dọa hơn bao giờ hết đối việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực và vì thế sẽ luôn là mối quan tâm chính của bộ máy lãnh đạo cũng như các bên có liên quan thuộc tất cả các tổ chức. Cần phát hiện ra những gian lận hiện đang tồn tại và ngăn chặn trong phạm vi có thể, những gian lận có khả năng xảy ra. Trách nhiệm cơ bản trong lĩnh vực này thuộc về bộ máy lãnh đạo-bao gồm cả đường lối chính sách và các cán bộ kế toán của bộ máy đó. Tuy nhiên, bộ máy lãnh đạo cần sự giúp đỡ và hoàn toàn đúng đắn khi trông đợi vào các kiểm toán viên đặc biệt là các kiểm toán viên nội bộ của họ với mong muốn nhận được tất cả sự trợ giúp có thể. Vì thế vấn đề lúc này là phạm vi trách nhiệm đối với các hành vi gian lận mà kiểm toán viên nội bộ trực tiếp hay gián tiếp phải chịu. Ngăn chặn tất cả các gian lận là điều không thể. Ngay cả khi kiểm toán viên nội bộ thực hiện việc kiểm tra rất chi tiết thì các giao dịch không được vào sổ, việc bỏ quên và sự thông đồng móc ngoặc không bị phát hiện vẫn có khả năng tồn tại. Và cũng sẽ tốn kém nếu vượt quá mức độ hợp lý trong ngăn chặn gian lận. Theo Bản công bố về chuẩn mực kiểm toán số 53 (SAS 53) yêu cầu kiểm toán viên phải nắm bắt được thế nào là gian lận và sai sót; đánh giá được khả năng xảy ra các gian lận và sai sót; đồng thời phải thiết kế các phương pháp kiểm toán phù hợp, lập kế hoạch và giám sát thực hiện công việc kiểm toán một cách thận trọng thích đáng nhằm bảo đảm hợp lý trong việc phát hiện các sai phạm trọng yếu; sau đó báo cáo cho ban quản lý, cho những người sử dụng và cho cơ quan có thẩm quyền liên quan (co những ràng buộc nhất định). Sự cần thiết giúp ban quản trị trong việc ngăn chặn và phát hhiện gian lận là một thách thức thực sự đối với kiểm toán viên nội bộ. Để đáp ứng được nhu cầu, phải có đủ thời gian trong kế hoạch để cung cấp dịch vụ này. Do tầm quan trọng đối với ban quan trị sự ngăn cách và phát hiện gian lận thường đi trước các công việc khác. Vì vậy, lập kế hoạch và đánh giá cẩn thận các vấn đề cần ưu tiên nên được thực hhiện để bảo đảm rằng các nghĩa vụ thực hiện của kiểm toán nội bộ được đáp ứng. Trong ngắn hạn, có thể thực hiện ít các cuộc kiểm toán nghiệp vụ để thực hiện các cuộc điều tra. Cũng có thể cần phải dành một lượng lớn nguồn lực để nghiên cứu rủi ro về gian lận trong công ty và thiết kế các biện pháp ngăn chặn. Tuy nhiên về dài hạn, lượng thời gian dành cho nghiên cứu về gian lận nên giảm đi. Cũng như vậy, kiểm toán viên nội bộ nên phối hợp chặt chẽ với ban quản trị để bảo đảm rằng có đủ thời gian cũng như nguồn lực cho việc thực hiện kiểm toán nghiệp vụ có ý nghĩa. Việc chứng mịnh cho ban quản trị về năng lực và các phát hiện hữu ích trong tất cả các lĩnh vực của kiểm toán viên nội bộ sẽ giúp hoàn thiện mục tiêu này. Do đó việc kiểm toán viên nội bộ và ban quản trị hoạt động cùng nhau để đạt được sự cân đối giữa các mục tiêu đối với gian lận và các nhu cầu dịch vụ khác rộng hơn là điều quan trọng. Sau đó kiểm toán viên nội bộ phải luôn luôn tỉnh táo đối với việc ngăn chặn và phát hiện gian lận. 5. Kiểm toán viên nội bộ 5.1. Quy định đối với kiểm toán viên nội bộ: Công việc kiểm toán được thực hiện bởi các kiểm toán viên, “Kiểm toán viên là các chuyên gia kế toán có kỹ năng nghiệp vụ kiểm toán. Theo IFAC-Liên đoàn kế toán quốc tế thì kiểm toán viên phải là người có kỹ năng và khả năng nghề nghiệp, phải chính trực, khách quan, độc lập và phải tôn trọng bí mật. Đó là những yêu cầu không thể thiếu đối với một kiểm toán viên. Theo quyết định số 832 /TC/QĐ/CĐKT ngày 28/10/1997 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định các tiêu chuẩn đối với người được bổ nhiệm làm kiểm toán viên nội bộ như sau: 1. Có phẩm chất trung thực, khách quan, chưa có tiền án và chưa bị kỷ luật từ mức cảnh cáo trở lên do sai phạm trong quản lý kinh tế, tài chính, kế toán; 2. Đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán, hoặc quản trị kinh doanh; 3. Đã công tác thực tế trong lĩnh vực quản lý tài chính, kế toán từ 5 năm trở lên, trong đó có ít nhất có 3 năm làm việc tại doanh nghiệp nơi được giao nhiệm vụ kiểm toán viên; 4. Đã qua huấn luyện về nghiệp vụ kiểm toán, kiểm toán nội bộ theo nội dung chương trình thống nhất của Bộ Tài chính và được cấp chứng chỉ. Kiểm toán viên nội bộ phải tránh tham gia đánh giá nhứng hoạt động cụ thể mà trước đây do chính kiểm toán viên này đảm nhạn. Như vậy tính khách quan xem như bị phương hại nếu kiểm toán viên cung cấp sự bảo đảm cho một hoạt động mà trước đây họ đã đảm nhận. Nhưng họ lại có thể cung cấp sự tư vấn liên quan đến những hoạt động trước đây do chính họ làm. Ban giám đốc có quyền đánh gía và lựa chọn kiểm toán viên nội bộ cho doanh nghiệp. ở nhiều nước đã hình thành mộtchương trình đào tạo lấy bằng kiểm toán viên nội bộ. Các tiêu chuản để lựa chọn kiểm toán viên nội bộ được căn cứ trên phẩm chất, năng lực chuyên môn lẫn phẩm chất đạo đức của các kiểm toán viên. Về năng lực chuyên môn của kiểm toán viên nội bộ phụ thuộc vào nội dung công việc mà họ làm là kiểm toán báo cáo tài chính hay kiểm toán hoạt động. Nếu là kiểm toán báo cáo tài chính, doanh nghiệp đòi hỏi người phụ trách bộ phận kiểm toán nội bộ phải có: Bằng đại học chuyên ngành kế toán và tài chính; Có chứng chỉ kiểm toán viên Có 4 đến 5 năm kinh nghiệm chuyênmôn với tư cách là trợ lý kiểm toán . Ngoại ngữ (ít nhất 2 ngoại ngữ, bắt buộc phải giỏi tiếng Anh hoặc tiếng Pháp). Nếu là kiểm toán hoạt động, các kiểm toán viên phải hiểu biết rất tốt về kỹ thuật liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Về phẩm chất đạo đức kiểm toán viên nội bộ phải vận dụng những kỹ năng và tính cẩn thận cần phải có của một kiểm toán viên nội bộ, tức phải có đủ năng lực và thận trọng nghề nghiệp đúng mức nhưng khong có nghĩa là không thể có sai lầm. * Trách nhiệm của kiểm toán viên nội bộ trong doanh nghiệp được quy định như sau: 1. Kiểm toán viên nội bộ thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch kiểm toán đã được Tổng Giám đốc, hoặc Giám đốc phê duyệt và chịu trách nhiệm trước (Tổng) Giám đốc về chất lượng, về tính trung thực, hợp lý của báo cáo kiểm toán và về những thông tin tài chính, kế toán đã được kiểm toán. 2. Trong quá trình thực hiện công việc, kiểm toán viên nội bộ phải tuân thủ luật pháp, tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực nghề nghiệp về kiểm toán, các chính sách, chế độ hiện hành của Nhà nước. 3. Kiểm toán viên phải khách quan, đề cao tính độc lập trong hoạt động kiểm toán. Không ngừng nâng cao năng lực chuyên môn, cập nhật kiến thức, giữ gìn đạo đức nghề nghiệp. 4. Tuân thủ nguyên tắc bảo mật các số liệu, tài liệu đã được kiểm toán (loại trừ các trường hợp có yêu cầu của toà án, hoặc các nghĩa vụ liên quan đến tiêu chuẩn nghiệp vụ). * Quyền hạn của kiểm toán viên nội bộ: 1. Được độc lập về chuyên môn nghiệp vụ. Không bị chi phối, hoặc can thiệp khi thực hiện hoạt động kiểm toán và trình bày ý kiến trong báo cáo kiểm toán. 2. Có quyền yêu cầu các bộ phận, cá nhân được kiểm toán và bộ phận có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho công tác kiểm toán. 3. Được ký xác nhận trên báo cáo kiểm toán nội bộ do cá nhân tiến hành, hoặc chịu trách nhiệm thực hiện theo nhiệm vụ kiểm toán được giao. 4. Nêu các ý kiến đề xuất, các giải pháp, kiến nghị, các ý kiến tư vấn cho việc cải tiến, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh; ngăn ngừa các sai sót gian lận, các việc làm sai trái trong doanh nghiệp... 5. Được bảo lưu ý kiến đã trình bày trong báo cáo kiểm toán nội bộ, được quyền đề nghị cơ quan chức năng của Nhà nước xem xét lại quyết định của (Tổng) Giám đốc về bãi nhiệm kiểm toán viên. Kiểm toán viên nội bộ do Tổng Giám đốc, Giám đốc trực tiếp bổ nhiệm và bãi nhiệm. Kiểm toán viên nội bộ đã bị bãi nhiệm do vi phạm kỷ luật không được bổ nhiệm lại. Kiểm toán viên tuyệt đối không được đảm đương trách nhiệm điều hành, hay quản lý kinh doanh ở doanh nghiệp. 5.2. Vai trò, vị trí của kiểm toán viên nội bộ trong doanh nghiệp Kiểm toán viên nội bộ thường là những người được chọn ra từ phòng ban trong doanh nghiệp, chủ yếu từ bộ phận tài chính, kế toán thậm chí từ các phòng vật tư hay phòng nghiệp vụ. Sau khi được bổ nhiệm các kiểm toán viên nội bộ được đào tạo về nghiệp vụ kiểm toán. Cũng có nhiều doanh nghiệp lớn, đặc biệt các doanh nghiệp liên doanh hoặc có vốn đầu tư nước ngoài, kiểm toán viên nội bộ thường được tuyển chọn kỹ lưỡng. Vị trí của bộ phận kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp nên đủ để cho phép thực hiện các trách nhiệm kiểm toán. Bộ phận kiểm toán nội bộ được tổ chức độc lập với các bộ phận quản lý và điều hành kinh doanh trong doanh nghiệp (kể cả phòng kế toán - tài chính); chịu sự chỉ đạo và lãnh đạo trực tiếp của (Tổng) Giám đốc doanh nghiệp. Bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc vào Ban giám đốc vì hai lý do chủ yếu: Bảo đảm được tính độc lập khách quan Có thể thu thập không giới hạn các thông tin của đơn vị. Các kiểm toán viên nội bộ cần có sự hỗ trợ của ban quản lý và Hội đồng quản trị để họ có được sự cộng tác của các đối tượng được kiểm toán và thực hiện công việc một cách tự do không bị can thiệp. Theo yêu cầu của bộ phận kiểm toán nội bộ, (Tổng) Giám đốc có thể cử chuyên gia thuộc các lĩnh vực chuyên môn khác trong doanh nghiệp, hoặc thuê chuyên gia bên ngoài (nếu cần thiết) tham gia một số nội dung hoặc toàn bộ một cuộc kiểm toán. Để đảm bảo cho sự độc lập cho hoạt động của kiểm toán nội bộ, bộ phận kiểm toán nội bộ nên và cần sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc. Tối thiểu kiểm toán viên phải nhất thiết là một người hoàn toàn độc lập với những người chịu trách nhiệm trực tiếp về hoạt động được kiểm toán. Để giữ được tính độc lập, kiểm toán viên không được tham gia bất kỳ một hoạt đọng nào khác của doanh nghiệp. Trong phạm vi trách nhiệm của mình, kiểm toán nội bộ trợ giúp Ban giám đốc kiểm soát hoạt động của đơn vị, Ban giám đốc phải được thông báo một cách nhanh chóng, đúng đắn tất cả các vấn đề. Do vậy, kiểm toán nội bộ phải được thu thập không giới hạn thông tin của đơn vị. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trả lời câu hỏi của Ban giám đốc, chứ không phải là cho các cổ đông hay cho thành viên của Hội đồng quản trị. 6. Quy trình thực hiện một cuộc kiểm toán nội bộ Theo quy định tại điều 10 của quyết định số 832 /TC/QĐ/CĐKT ngày 28/10/1997 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trình tự các bước công việc của một cuộc kiểm toán nội bộ như sau: 1. Lập kế hoạch và lựa chọn phương pháp kiểm toán - Lập chương trình kế hoạch, xác định mục tiêu, nội dung, phạm vi và thời gian tiến hành kiểm toán nội bộ; - Xác định quy mô cuộc kiểm toán; phương pháp, cách thức tiến hành kiểm toán, biện pháp tổ chức thực hiện; tổ chức lực lượng kiểm toán (bao gồm cả kiểm toán viên trong, ngoài doanh nghiệp và các nhân viên chuyên môn cần huy động). Tuỳ theo tính chất của cuộc kiểm toán, kiểm toán viên phải lựa chọn và áp dụng những phương pháp, thủ tục kiểm toán phù hợp với mục tiêu và yêu cầu kiểm toán. Thủ tục và phương pháp kiểm toán được lựa chọn và áp dụng gồm quan sát, kiểm kê thực tế, xác minh, xem xét; đối chiếu văn bản, tài liệu, chế độ, luật lệ; thu thập và đánh giá các bằng chứng; tính toán, so sánh, phân tích, kiểm tra trên máy vi tính; tổng hợp, lựa chọn thông tin, xác định nguyên nhân và mức độ liên quan của từng nguyên nhân; dự đoán, dự báo xu hướng, khả năng; và các bước kiểm tra, đánh giá khác mà kiểm toán viên xét thấy cần thiết phải tiến hành trong từng trường hợp cụ thể. 2. Công tác chuẩn bị kiểm toán - Nghiên cứu các văn bản, tài liệu liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhiệm vụ kế hoạch và các điều kiện, biện pháp, các chính sách, quy định của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh sẽ kiểm toán. Sơ bộ đánh giá những thay đổi về điều kiện và môi trường hoạt động kinh doanh ảnh hưởng đến các mặt hoạt động của doanh nghiệp; - Tìm hiểu chính sách, quy định mới và các chủ trương, biện pháp phát sinh trong kế toán, kiểm toán; - Xem xét các báo cáo, tài liệu, hồ sơ kiểm toán trước đó (nếu có), kể cả các tài liệu bên ngoài doanh nghiệp có liên quan đến cuộc kiểm toán; tóm tắt các thông tin cần phải kiểm tra trong quá trình kiểm toán sắp tới; thu thập và chuẩn bị các mẫu, các chương trình, các chỉ dẫn cho cuộc kiểm toán sẽ được tiến hành. 3. Thực hiện việc kiểm toán - Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên nội bộ phải xem xét, thu thập và đánh giá đủ các bằng chứng cần thiết có liên quan, kể cả các chứng cứ bên ngoài doanh nghiệp...; - Xem xét, đánh giá và việc thực hiện các chính sách, quy định trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp. - Đánh giá khả năng sai sót, nhầm lẫn, gian lận đối với từng loại nghiệp vụ, từng hoạt động kinh tế. Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro của các nghiệp vụ phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp. - Thực hiện phân tích, khảo sát các khoản mục chính, khảo sát bổ sung các chi tiết; xem xét các sự kiện tiếp sau, đánh giá kết quả cuộc kiểm toán. - Các bước tiến hành thực hiện cuộc kiểm toán phải theo đúng quy trình của một cuộc kiểm toán và các bước tiến hành kiểm toán phải được ghi nhận trên tài liệu, hồ sơ kiểm toán. 4. Kết thúc cuộc kiểm toán * Khi kết thúc cuộc kiểm toán Kiểm toán viên nội bộ phải lập báo cáo kiểm toán; Báo cáo kiểm toán phải trình bày đầy đủ các nội dung và kết quả kiểm toán theo mục tiêu, yêu cầu đã đề ra cho từng cuộc kiểm toán; xác nhận tính đầy đủ, hợp lý của báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị hàng năm trước khi trình ký duyệt; đề xuất các kiến nghị và biện pháp xử lý các sai sót, gian lận, các vi phạm, nêu các giải pháp cần thiết để nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý kinh doanh của doanh nghiệp; Báo cáo kiểm toán được gửi cho Chủ tịch Hội đồng quản trị, cho (Tổng) Giám đốc doanh nghiệp. Việc lưu hành và công bố báo cáo kiểm toán nội bộ tuỳ theo tính chất kiểm toán và do Chủ tịch Hội đồng quản trị, (Tổng) Giám đốc quyết định. Riêng báo cáo kiểm toán báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị được đính kèm báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trước khi lưu hành. * Phúc tra kết quả kiểm toán là công việc tiếp sau cuộc kiểm toán nhằm kiểm tra lại việc triển khai thực hiện những kiến nghị, những đề nghị xử lý và những giải pháp đã nêu trong báo cáo kiểm toán ở các bộ phận quản lý, điều hành kinh doanh trong doanh nghiệp. 7.Mối liên hệ giữa kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập Các chuẩn mực về kiểm toán của IFAC cũng đề cập đến sự hợp tác giữa kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập. Cụ thể chuẩn mực số 400 đề cập đến việc sử dụng những tư kiệu của kiểm toán nội bộ cho kiểm toán độc lập vho viêc thực hiện một cố thủ tục kiểm soát, có nghĩa là không coi một kiểm toán viên nội bộ như một thành viên của kiểm toán viên độc lập. * Sự khác nhau về tính chất công việc giữa kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập: Tính chất công việc Kiểm toán nội bộ Kiểm toán độc lập Xác dịnh nhiệm vụ Chủ yếu được xác định bởi ban quản trị doanh nghiệp dựa trên nhu cầu quản lý của các bộ phận cũng như toàn bộ doanh nghiệp. Được xác định bởi hợp đồng giữa đơn vị có nhu cầu kiểm toán và đơn vị cung cấp dịch vụ kiểm toán Đối tượng kiểm toán Đối tượng kiểm toán là hoạt động sản xuất,, kinh doanh của các phòng ban trực thuộc doanh nghiệp Đối tượng kiểm toán đa dạng Mục đích kiểm toán Đựợc xác định bởi lãnh đạo công ty dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp Được quy định bởi luật pháp hiện hành về kiểm toán: đánh giá tính trung thực hợp lý của báo cáo tài chính đồng thời xác nhận tính hợp pháp của số sliệu dựa trên quy định của pháp luật cũng như chuẩn mực kế toán, kiểm toán ban hành Công cụ thực hiện Doanh nghiệp tự chọn Dựa trên chuẩn mực kiểm toán và quy định của pháp luạt hiên hành Hình thức kiểm toán Mang tính chất thừa hành Mang tính chất kinh doanh (thu phí từ hoạt động cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp) Tổ chức công việc Theo yêu cầu của ban lãnh đạo doanh nghiệp Được xác định bởi kiểm toán viên dựa trên chuẩn mực kiểm toán và các quy định khác có liên quan Mức thu nhập của kiểm toán viên Theo thang bảng lương được quy định bởi Ban giám đốc doanh nghiệp Theo tính chất công việc được quy định trong hợp đồng Trách nhiệm của kiểm toán viên Kiểm toán viên chịu trách nhiểm trước lãnh đạo doanh nghiệp về kết quả kiểm toán do mình thực hiện Kiểm toán viên chịu trách nhiệm trước khách hàng cũng như các bên thứ ba Người thực hiện kiểm toán Là thành viên trực thuộc doanh nghiệp Là các chuyên gia độc lập có bằng cấp tương xứng với trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như giấy phép hành nghề được cấp bởi các cơ quan có thẩm quyền. PHẦN III ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ Mục tiêu chủ yếu của các nhà kiểm toán trong doanh nghiệp là nếu mọi thành phần bên trong hay hoạt động của các tổ chức đều phụ thuộc vào việc đánh giá độc lập của ban kiểm toán nội bộ thì điều đó rất có lợi. Hơn nữa việc xem xét độc lập là xem xét và đánh giá do ban chỉ đạo cấp cao hơn tiến hành ngày này qua ngày khác hoặc trong suốt thời gian cấp kinh phí . Việc đánh giá của các tổ chức khác trong doanh nghiệp đối với hoạt động kiểm toán nội bộ được dựa trên thực trạng tổ chức và mức xung đột của các mối quan tâm. Sự đánh giá của các tổ chức độc lập khác thường được ban chỉ đạo cấp trên cấp phép. Sự ra đời của kiểm toán nội bộ lúc ban đầu xuất phát từ nhu cầu đảm bảo sự chính xác của các hồ sơ, số liệu, sự tuân thủ các quy tắc, kiểm soát gian lận và sai sót, trải qua thời gian, kiểm toán nội bộ đã trở thành một công việc có phạm vi ngày càng rộng rãi đối với các tổ chức thuộc tát cả các lĩnh vực. Ngày nay, kiểm toán nội bộ đã được nhìn nhận như một nhiệm vụ không thể thiếu trong lĩnh vực của tổ chức. Sự mở rộng về loại hình hoạt động của kiểm toán nội bộ đã được các đơn vị tư nhân thừa nhận. Sự thừa nhận này bao gồm vị trí cao hơn trong tổ chức, ngân sách hoạt động lớn hơn, sự thừa nhận mục tiêu nghiên cứu rộng hơn và được sử dụng nhiều hơn để phục vụ cho nhiều loại hoạt động khác nhau. Tất cả các hoạt động kiểm toán trên chứng tỏ một điều: công việc của kiểm toán nội bộ đang ngày càng được mở rộng và trở nên độc lập hơn. Một bước phát triển không kém phần qun trọng là quá trình mà qua đó kiểm toán nội bộ đã trở thành một nghề độc lập. mặc dù trước đó đã có một vài hiệp hội kiểm toán nội bộ được thành lập trong một số ngành như ngân hàng, phúc lợi công cộng nhưng tổ chức kiểm toán nội bộ chuyên nghiệp đầu tirn được thành lập vào năm 1941, sau những nơ lực rất lớn, đó là Viện kiểm toán nội bộ. Những bước phát triển trên đã tạo nhiều cơ hội nhưng đồng thời cũng hướng tới nhiều trách nhiệm mới cho kiểm toán nội bộ. các trách nhiệm mới cần phải gánh vác náy có liên quan tới nhiều vấn đề còn tồn tại thuộc nhiều khía cạnh khác nhau. Những vấn đề này chủ yếu đề cập đến tính khả thi của việc thực hiên một cách đúng đắn các trách nhiệm chung mới được giao trong khi tiếp tục đáp ứng một cách đầy đủ nhu cầu của quản lý cho các hoạt động nội bộ có hiệu quả. Những thành tựu của kiểm toán nội bộ chính là một thế mạnh to lớn của kiểm toán nội bộ tạo điều kiện phát triển trong tương lai. Ngoài ra kiểm toán nội bộ còn có một số nguồn lực khác như: nhu cầu qủn lý tổng quát và vị trí tổ chức có lợi của kiểm toán viên nội bộ. - Nhu cầu bảo vệ của doanh nghiệp: các hoạt động của doanh nghiệp không thể tránh khỏi các liên quan tới việc sử dụng nguồn lực, giao dịch với các đối tác bên ngoài, ủy quyền, ủy thác cho cán bộ nhân viên điều phối các mối quan hệ nội bộ. đểcác hoạt động trên được tiến hành theo đúng quy định cần có nhu cầu bảo vệ tồn tại trong cả lĩnh vực hoạt động kiểm soát tài chính cơ bản và các hoạt động nói chung. Cùng với sự phát triển về phạm vi và quy mô hoạt động của doanh nghiệp những nhu cầu bảo vệ ngày càng tăng và càng trở nên quan trọng. - Nhu cầu hoàn thiện của doanh nghiệp: đây là nhu cầu nảy sinh từ sự cần thiết phải tồn tại dưới điều kiện hạn chế của thhị trường bao gồm cả sự cạnh tranh mạnh mẽ dưới mọi hình thức. đồng thời đay cũng là nhu cầu xuất phát từ mục tiêu của các nhà quản lý nhằm đạt được kết quả tốt nhất có thể. - Nhu cầu tổng quát đối với bộ phận kiểm toán nội bộ: Nhu cầu náy luôn tồn tại trong tất cả các doanh nghiệp tức là mọi doanh nghiệp tồn tại trách nhiệm quản llý đều cần có kiểm toán nội bộ. - Những lợi thế về vị trí của kiểm toán nội bộ : bộ phận kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp được dặt trong một vị trí tốt nhất để có theer thực hiện chức năng của mình. Nó hoàn toàn độc lập với các bộ phận khác trong doanh nghiệp sẽ cho phép kiểm toán viên nội bộ có cái nhìn độc lập và đánh giá đúng về các hoạt động của doanh nghiệp. Những nguồn lực của kiểm toán nội bộ, những nhân tố môi trường tác động và các vấn đề cơ bản liên quan tới nguồn lực và những yếu tố môi trường là cơ sở quan trọng để xác định mục tiêu của kiểm toán nội bộ. tất cả các mục tiêu cần phản ánh những mặt cụ thể của tầm quan trọng và quỹ thời gian cho phép hoàn thành. Trong các trường hợp chúng thể hiện sự đánh giá các nguồn lực trong mối quan hệ với các yếu tố môi trường, với các nhiệm vụ khả thi nhưng cũng đày khó khan.và với sự quan tâm tơi chiến lược cuối cùng và chính sách chủ yếu phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp. Các mục tiêu được xác định sẽ lliên quan tới việc xem xét các chiến lược đang được thực hiện như thế nào. Chiến lược ở mức cao nhất cần phải vạch ra con đường mà kiểm toán viên ssẽ tiến hành nhằm cung cấp dịch vụ cho những bộ phận được kiểm toán. ở mức thấp hơn, chiến lược sẽ phải giải quyết những vấn đề cơ bản được đề cập. sự liên kết tất cả các trường hợp trên là cách khai thác tốt nhất nguòn lực của kiểm toán nội bộ sẵn có trước những tác độn cua rcác nhân tố môi trường. Khi các chiến lược đã được hoạch định, yêu cầu cuối cùng là các chương trình hành động cụ thể, qua đó, các chiến lược đã được lựa chọn. hoach địnhvà thực thi luôn gắn bó chặt chẽ với nhau, sẽ là không đầy đủ nếu thiếu một trong hai phần đó. KẾT LUẬN Sự phát triển của kiểm toán nội bộ đã rộng khắp xuất phát từ quá trình hoạt động của các bộ phận kiểm toán ở các doanh nghiệp và ttổ chức Chính phủ. Về cơ bản thành công của kiểm toán nội bộ bắt nguồn từ những kết quả trong hoạt động cụ thể của doanh nghiệp. do đó từng kiểm toán viên sẽ là những nhân tố chủ chốt trong quá trình phát triển và đồng thời cũng là những người đóng vai trò lãnh đạo trong thực tế,đẩy mạnh các nỗ lực nghề nghiệp trong sự phát triển chung của kiểm toán nội bộ. Nhưng xét trên toàn thể sự phát triển của kiểm toán nội bộ còn phụ thuộc vào thành tựu của mọi kiểm toán viên nội bộ. Do đó mục tiêu ở đây là nâng cao chất lượng hoạt động của từng kiểm toán viên nội bộ và mỗi bộ phận kiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp. -----------------------------o0o----------------------------- DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1./ Giáo trình kiểm toán tài chính – Trường Đại học Kinh tế quốc dân. 2./ Giáo trình lý thuyết kiểm toán – Trường Đại học Kinh tế quốc dân. 3./ Giáo trình kiểm toán – Trường Đại học Kinh tế TP HCM. 4./ Kiểm toán nội bộ hiện đại – NXB Tài chính. 5./ Kiểm toán lý thuyết và thực hành – NXB Thống Kê. 6./ Tạp chí Kiểm toán MỤC LỤC