Đề án Phát triển hệ thống thông tin nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty Bao bì Nam Tiến

Lêi nãi ®Çu Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y, hÖ thèng th«ng tin tin häc ph¸t triÓn rÊt nhanh, ®ã lµ xu h­íng tÊt yÕu cña thêi ®¹i míi-kû nguyªn c«ng nghÖ th«ng tin. ViÖc øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo tæ chøc lµ mét nhu cÇu cÊp thiÕt, lµ ®éng lùc cña sù ph¸t triÓn, lµ sù sèng cßn cña mçi tæ choc trong thêi k× c¹nh tranh gay g¾t vµ khèc liÖt nµy ®Æc biÖt lµ víi c¸c doanh nghiÖp. Mçi doanh nghiÖp cÇn ph¶i x©y dùng cho riªng m×nh mét hÖ thèng th«ng tin tin häc ®Ó qu¶n lý, ®iÒu hµnh vµ n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp m×nh. Còng trong xu h­íng ph¸t triÓn ®ã, c«ng ty Bao b× Nam TiÕn cÇn thiÕt ph¶i x©y dung cho m×nh mét hÖ thèng th«ng tin tin häc ®Ó øng dông tin häc vµ lÜnh vùc s¶n xuÊt kinh doanh cña cong ty. Qua mét thêi gian kh¶o s¸t, thu thËp th«ng tin cÇn thiÕt t¹i c«ng ty, nay xin ®­îc tr×nh bµy “§Ò ¸n ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty Bao b× Nam TiÕn ”. §©y lµ ®Ò ¸n chuyªn ngµnh tin häc kinh tÕ nh»m ®­a kiÕn thøc ®· ®­îc häc tËp vµo nghiªn cøu vµ gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò tin häc trong thùc tiÔn. Nh­ng do kiÕn thøc cßn h¹n chÕ cïng víi thêi gian thùc hiÖn ®Ò ¸n cã h¹n nªn khã tr¸nh khái nh÷ng thiÕu xãt rÊt mong ®­îc sù chØ dÉn vµ ®ãng gãp ý kiÕn cña c¸c thÇy c« gi¸o vµ c¸c b¹n sinh viªn. PhÇn I: PhÇn më ®Çu Qua nghiªn cøu, kh¶o s¸t vµ t×m hiÓu lÜnh vùc ho¹t ®éng cña c«ng ty Bao b× Nam TiÕn thÊy r»ng hiÖn nay khèi l­îng c«ng viÖc cña c«ng ty t¨ng lªn kh¸ nhiÒu do c«ng ty ®ang trong giai ®o¹n më réng thÞ tr­êng tiªu thô. Víi hÖ thèng th«ng tin cò ®ang ho¹t ®éng cña c«ng ty ®· kh«ng ®¸p øng ®­îc nh÷ng yªu cÇu cña kh¸ch hµng ®Æc biÖt trong viÖc dÞch vô kh¸ch hµng. Do vËy cÇn ph¶i nghiªn cøu x©y dùng vµ ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin míi nh»m ®¸p øng nh÷ng yªu cÇu ®Æt ra. “Dù ¸n ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty Bao b× Nam TiÕn” ®· ®­îc ®Ò xuÊt nh»m c¶i thiÖn t×nh h×nh trªn cña c«ng ty. C¸c môc ®Ých cña dù ¸n cÇn ®¹t ®­îc lµ: Ph¶i kh¾c phôc ®­îc nh÷ng tån t¹i, nh÷ng khã kh¨n trong viÖc dÞch vô kh¸ch hµng do khèi l­îng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty ngµy mét t¨ng. Tøc lµ hÖ thèng nµy ph¶i ®¸p øng nhu cÇu cña kh¸ch hµng mét c¸ch nhanh nhÊt, ®Çy ®ñ nhÊt vµ chÝnh x¸c nhÊt. Nh»m øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty theo xu h­íng ph¸t triÓn chung cña x· héi. Do tính kinh tế và hiệu quả của việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý và kinh doanh của công ty, khi triển khai một HTTT, công ty sẽ thu được những lợi thế sau: + C¸c c¸n bé qu¶n lý sÏ lu«n lu«n ®­îc cËp nhËt, kiÓm so¸t mét c¸ch nhanh chãng, chÝnh x¸c vµ chÆt chÏ nh÷ng th«ng tin míi nhÊt vÒ t×nh h×nh ho¹t ®éng cña c«ng ty nh­ sè l­îng nh©n viªn, hµng ho¸ tån kho, doanh sè b¸n trong ngµy, doanh thu, lîi nhuËn,…TÊt c¶ nh÷ng th«ng tin nµy ®­îc thùc hiÖn vµ tÝnh to¸n mét c¸ch nhanh chong, tù ®éng vµ chÝnh x¸c th«ng qua hÖ thèng th«ng tin tin häc cña c«ng ty. §iÒu nµy sÏ giópgi¶m bít rÊt nhiÒu thêi gian vµ c«ng søc cña c¸c c¸n bé qu¶n lý, ®ång thêi c¸c c¸n bé qu¶n lý còng sÏ ®­a ra ®­îc nh÷ng quyÕt ®Þnh hîp lý, kÞp thêi vÒ c¸c lÜnh vùc s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. + Nhờ có c«ng nghÖ th«ng tin, công ty sẽ tận dụng được những ưu thế tuyệt đối của viÖc øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo lÜnh vùc s¶n xuÊt kinh doanh so với lao động thủ công: Đó là tốc độ nhanh, chính xác, tiện lợi. Với việc sử dụng mạng Internet và mạng LAN, công ty có thể tiến hành nh÷ng giao dịch với khách hàng ngay tại công ty, thông qua mạng Internet ( Thương mại điện tử). + Khi ứng dụng c«ng nghÖ th«ng tin vào việc quản lý vµ điều hành công ty, các công việc như Kế toán, Tài chính sẽ nhẹ nhàng hơn tr­íc rất nhiều, các nhân viên sẽ không cần phải tính toán, thống kê thñ c«ng như trước nữa, mà có thể sử dụng một phần mềm bảng tính như Excel để máy tính thực hiện các thao tác tính toán một cách nhanh chóng và chính xác. + Nhờ có hÖ thèng th«ng tin, các cán bộ quản lý luôn gặp thuận lợi và dễ dàng hơn trong việc khai thác, tổ chức, chọn lọc và lưu trữ, tìm kiếm thông tin. Chúng ta có thể dễ dàng nhận ra nh÷ng lợi thế mà những cán bộ sử dụng c«ng nghÖ th«ng tin có được so với những người chỉ thuần tuý quản lý b»ng các phương tiện thủ công, khi họ không cần phải trực tiếp đến gặp nhân viên để ra quyết định, đồng thời nhân viên cũng không cần phải trực tiếp báo cáo với họ, do đó việc trao ®ổi thông tin giữa các thành viên trong công ty sẽ được tiến hành một cách nhanh chóng và thường xuyên nhờ c«ng nghÖ th«ng tin như: Email, mạng nội bộ(LAN) của công ty. Ngoài ra, việc khai thác thông tin thị trường thông qua mạng Internet sẽ gióp cho công ty cã nh÷ng thuËn lîi so với các đối thủ cạnh tranh. + HÖ thèng th«ng tin sẽ khiến cho việc lưu trữ, bảo mật, cập nhật dữ liệu trở nên đơn giản, dễ dàng hơn rất nhiều. Thông tin về công ty sẽ được lưu trữ một cách gän nhẹ hơn, an toàn hơn, khi hàng nhập về hay xuất b¸n th× bé phËn qu¶n lý kho vµ b¸n hµng chỉ cần nhập số lượng hàng, đơn giá,… vào máy tính, sau đó máy sẽ thực hiện công việc tính toán, và có thể tiến hành thanh toán trên mạng. Do thêi gian thùc hiÖn ®Ò ¸n tõ viÖc thu thËp th«ng tin ®Õn viÖc ph©n tÝch, thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin cã h¹n nªn trong ®Ò ¸n nµy xin ®­îc ®Ò xuÊt vµ tr×nh bµy nh÷ng néi dung sau: Ch­¬ng I: Nghiªn cøu hÖ thèng th«ng tin hiÖn t¹i Trong ch­¬ng nµysÏ xem xÐt c¬ cÊu tæ chøc, lÜnh vùc ho¹t ®éng vµ hÖ thèng th«ng tin hiÖn cã cña c«ng ty. Ch­¬ng II: X©y dùng vµ ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin míi Ch­¬ng nµy sÏ ®Ò xuÊt nh÷ng ph­¬ng ¸n vµ gi¶i ph¸p, nh©n lùc thùc hiÖn dù ¸n vµ ®¸nh gi¸ tÝnh kh¶ thi thùc hiÖn dù ¸n. Ch­¬ng III: ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu Ch­¬ng nµy sÏ tr×nh bµy kh¸i qu¸t vÒ lý thuyÕt c¬ së d÷ liÖu, thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu qu¶n lý kho vµ ho¸ ®¬n b¸n hµng. ViÖc nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin t¹i c«ng ty ®· gióp cho ng­êi thùc hiÖn dù ¸n ¸p dông nh÷ng kiÕn thøc häc vµo viÖc ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin thùc tÕ. Tõ ®ã cã c¸i nh×n tæng quan thùc tiÔn c«ng viÖc, häc hái, rót kinh nghiÖm vµ t¨ng kh¶ n¨ng lµm viÖc ®¸p øng yªu cÇu thùc tÕ ®ßi hái. Thêi gian thùc hiÖn dù ¸n nµy dù kiÕn hoµn thµnh trong th¸ng 11/2003. PhÇn II: PhÇn néi dung Ch­¬ng I: Nghiªn cøu hÖ thèng th«ng tin hiÖn t¹i I M« t¶ l¹i tæ chøc Kh¸i qu¸t vÒ m«i tr­êng cña c«ng ty M«i tr­êng s¶n xuÊt kinh doanh HiÖn nay, c«ng ty Bao b× Nam TiÕn ®ang s¶n xuÊt kinh doanh c¸c lo¹i bao b×, c¸c hép c¸c t«ng, c¶ míi lÉn ®· dïng. Mét sè lo¹i hép, bao b× ®­îc s¶n xuÊt theo nh÷ng quy chuÈn riªn cña c«ng ty, theo ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch hµng, mét sè lo¹i míi kh¸c ®­îc mua tõ c¸c doanh nghiÖp kh¸c, hoÆc nhËp tõ n­íc ngoµi. Kh¸ch hµng cña c«ng ty bao gåmc¶ nh÷ng c¸ nh©n, nh÷ng nhµ s¶n xuÊt, nhµ ph©n phèi,…kinh doanh c¸c lo¹i bao b× vµ c¸c hép c¸c t«ng. Nh÷ng nhµ s¶n xuÊt hay ph©n phèi nµy th­êng mua hµng víi sè l­îng lín c¸c lo¹i hép c¸c t«ng vµ c¸c lo¹i bao b×. hä th­êng ®Æt hµng qua ®iÖn tho¹i, ®«i khi hä còng ®Õn trùc tiÕp c«ng ty ®Ó ®Æt hµng. Nh÷ng ng­êi mua lÎ th­êng ®Õn trùc tiÕp quÇy hµng ®Ó tr×nh bµy yªu cÇu cña hä vµ sÏ ®­îc ®¸p øng theo yªu cÇu vÒ hµng ho¸ hä ®ang cÇn. Kh¸ch hµng lo¹i nµy nhËn hµng vµ thanh to¸n trùc tiÕp t¹i quÇy. 1.1 Quy tr×nh nhËp hµng ho¸ C«ng ty võa cã thÓ s¶n xuÊt c¸c lo¹i bao b×, c¸c lo¹i hép c¸c t«ng, ®ång thêi còng nhËp c¸c lo¹i hµng ho¸ nµy tõ c¸c nguån kh¸c. c«ng ty nhËp hµng theo l«, cã nh÷ng ngµy cao ®iÓm sè lÇn nhËp hµng lªn tíi 4 lÇn/ngµy. Sau khi tiÕp nhËn hµng ho¸, nh©n viªn cña bé phËn qu¶n lý kho sÏ vËn chuyÓn hµng hãa vµo kho theo chñng lo¹i hµng. NhËn yªu cÇu mua hµng Nh©n viªn t¹i phßng kinh doanh sÏ tiÕp nhËn c¸c yªu cÇu, còng nh­ c¸c ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch hµng. Nh÷ng yªu cÇu nµy cã thÓ d­îc tiÕp nhËn qua ®iÖn tho¹i hoÆc trùc tiÕp t¹i quÇy hµng. C«ng ty ®ang dïng hai sè ®iÖn tho¹i ®Ó tiÕp nhËn yªu cÇu cu¶ kh¸ch hµng. Cã khi cïng mét lóc cã hai kh¸ch hµng gäi ®iÖn tho¹i vµ mét sè kh¸c ®îi ®­îc phôc vô t¹i quÇy. Khi cã mét kh¸ch hµng yªu cÇu mét lo¹i hµng ho¸ th× cã 4 kh¶ n¨ng x¶y ra: - C«ng ty biÕt cã s¶n phÈm vµ biÕt ®Ých x¸c nã n»m ë ®©u - C«ng ty biÕt cã s¶n phÈm trong kho nh­ng kh«ng biÕt ®Ých x¸c nã n»m ë ®©u. - Kh«ng biÕt râ s¶n phÈm mµ kh¸ch hµng yªu cÇu cã hay kh«ng. - BiÕt râ kh«ng cã s¶n phÈm yªu cÇu vµ nh­ vËy trong tr­êng hîp nµy c«ng ty th«ng b¸o ngay cho kh¸ch hµng. §èi víi viÖc ®Æt hµng qua ®iÖn tho¹i, nÕu nÕu ng­êi nhËn yªu cÇu biÕt râ c«ng ty cã s¶n phÈm nh­ vËy trong tay vµ biÕt nã n»m ë ®©u th× ghi râ mét ho¸ ®¬n cã chØ n¬i chøa s¶n phÈm. §èi víi kh¸ch hµng t¹i quÇy th× Marc vµ Guy sÏ t×m trong kho mét lo¹t c¸c hép tho¶ m·n yªu cÇu cña kh¸ch hµng.Kh¸ch hµng mua víi sè l­îng lín sÏ ®­îc vËn chuyÓn b»ng « t«. C«ng ty cã thÓ ph¶i nhËn tíi 60 ®¬n ®Æt hµng mçi ngµy qua ®iÖn tho¹i ch­a kÓ sè kh¸ch hµng ®Õn quÇy. NhiÒu khi yªu cÇu cña kh¸ch hµng ph¶i ®Ó tíi ngµy h«m sau míi míi tr¶ lêi vµ míi cã thÓ ®¸p øng ®­îc. Kh¸i qu¸t vÒ c«ng ty 2.1. LÞch sö h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty C«ng ty Bao b× Nam TiÕn lµ mét c«ng ty t­ nh©n, ®­îc thµnh lËp n¨m 1995, lÜnh vùc ho¹t ®éng cña c«ng ty lµ s¶n xuÊt vµ kinh doanh c¸c lo¹i bao b×, c¸c hép c¸c t«ng. HiÖn nay, c«ng ty cã 30 c¸n bé vµ c«ng nh©n viªn, s¶n xuÊt vµ kinh doanh nhiÒu lo¹i bao b×, hép c¸c t«ng víi h­n 1200 chñng lo¹i. 2.2. S¬ ®å tæ chøc c«ng ty Ban Gi¸m ®èc P. Kinh doanh Bé phËn kinh doanh QuÇy b¸n hµng Bé phËn s¶n xuÊt P. Hµnh chÝnh tæng hîp Bé phËn QL kho 2.3. S¬ ®å c¸c phßng ban QuÇy hµng Nhµ s¶n xuÊt Bé phËn QL kho P. Kinh doanh Bé phËn s¶n xuÊt Ban gi¸m ®çc Phßng hµnh chÝnh tæng hîp Kho hµng II. HÖ thèng th«ng tin hiÖn t¹i 1. C¸c vÊn ®Ò cña hÖ thèng th«ng tin hiÖn t¹i 1.1. C¸c vÊn ®Ò HÖ thèng th«ng tin hiÖn cã kh«ng ®¸p øng ®­îc nhu cÇu cña kh¸ch hµng bëi sè l­îng kh¸ch hµng cña c«ng ty ngµy mét ®«ng do c«ng ty ®ang cã chiÕn l­îc më réng s¶n xuÊt kinh doanh, më réng s¶n xuÊt. Sè l­îng c«ng viÖc lín vµ hÖ thèng th«ng tin ph¶i xö lý qu¸ nhiÒu c«ng viÖc trong cïng mét thêi ®iÓm nªn gÆp khã kh¨n trong viÖc dÞch vô kh¸ch hµng. Hµng ho¸ cña c«ng ty võa b¸n bu«n võa b¸n lÎ mµ c«ng ty l¹i kh«ng cã bé phËn chuyªn tr¸ch nh­ bé phËn b¸n lÎ t¹i quÇy hµng, bé phËn chuyªn tr¸ch b¸n bu«n theo hîp ®ång víi sè l­îng lín cho kh¸ch hµng. 1.2. Nguyªn nh©n Tr­íc ®©y do khèi l­îng c«ng viÖc t­¬ng ®èi Ýt, kh¸ch hµng vµ thÞ tr­êng cña c«ng ty khong lín nªn cã thÓ dÔ dang ®¸p øng c¸c yªu cÇu cña kh¸ch hµng. Ngµy nay do khèi l­îng ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh t¨ng lªn ®¸ng kÓ, kh¸ch hµng cña c«ng ty ngµy mét ®«ng, thÞ tr­êng ngµy cµng ®a d¹ng vµ ®­îc më réng nªn cong ty b¾t ®Çu gÆp khã kh¨n trong viÖc dÞch vô kh¸ch hµng. ViÖc thuª thªm nh©n viªn còng kh«ng thÓ gi¶m nhÑ khèi l­îng c«ng viÖc vµ gi¶i quyÕt ®­îc vÊn ®Ò. MÆt kh¸c, qu¸ trinhg xö lýyªu cÇu cña kh¸ch hµng còng nh­ kh¶ n¨ng ®¸p øng nhu cÇu cña kh¸ch hµng cßn chËm. PhÝch vÊn ®Ò VÊn ®Ò Ph©n tÝch Khã kh¨n trong viÖc x¸c ®Þnh sù tån t¹i cña s¶n phÈm vµ vÞ trÝ cña s¶n phÈm. Khèi l­îng c«ng viÖc lín vµ HTTT hiÖn cã kh«ng ®¸p øng ®­îc yeu cÇu cña kh¸ch hµng. Pháng vÊn vµ quan s¸t nh©n viªn ë bé phËn kinh doanh, quÇy hµng vµ bé phËn qu¶n lý kho hµng. Nguyªn nh©n Nguån Do cã qu¸ nhiÒu lo¹i s¶n phÈm nªn kh«ng biÕt cã sù tån t¹i cña mét sè s¶n phÈm hay kh«ng vµ vÞ trÝ cña nã ë ®©u. Do khèi l­îng c«ng viÖc hiÖn t¹i qu¸ lín. Quy tr×nh tiÕp nhËn s¶n phÈm vµ s¾p xÕp hµng trong kho ch­a hîp lý. Quy tr×nh ®¸p øngyªu cÇu cña kh¸ch hµng ch­a ®¹t ®­îc hiÖu qu¶. 1.3. Môc tiªu Ph¶i lµm thÕ nµo ®Ó cã thÓ ®¸p øng nhanh chãng, kÞp thêi vµ chÝnh x¹cmäi yªu cÇu cña kh¸ch hµng kÓ c¶ kh¸ch hµng ®Æt hµng qua ®iÖn tho¹i, kh¸ch hµng hîp ®ång t¹i c«ng ty vµ kh¸ch hµng mua hµng t¹i quÇy hµng. 1.4. Gi¶i ph¸p Nªn øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty, cô thÓ lµ gi¶i ph¸p tin häc ho¸ hÖ thèng th«ng tin phôc vu ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh t¹i c«ng ty. X©y dung hÖ thèng m¹ng m¸y tÝnh côc bé(m¹ng LAN), kÕt nèi Internet ®Ó cã thÓ tiÕp nhËn c¸c ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch hµng, qu¶n lý hµng trong kho, thanh to¸n tù ®éng trªn m¸y vi tÝnh,… 2.0 Xö lý yªu cÇu Kho hµng Kh¸ch hµng Nhµ cung cÊp 1.0 NhËn yªu cÇu tõ kh¸ch hµng 3.0 Xö lý phiÕu nhËp hµng 4.0 Ghi sæ vµ Thanh to¸n Ban gi¸m ®èc Ho¸ ®¬n b¸n hµng Ho¸ ®¬n thanh to¸n Kh¸ch hµng Thanh to¸n ho¸ ®¬n B¸o c¸o §¬n ®Æt hµng Göi yªu cÇu cña kh¸ch hµng §¸p øng yªu cÇu B¸n hµng 2. S¬ ®å DFD cña hÖ thèng th«ng tin hiÖn t¹i Thanh to¸n cho nhµ cung cÊp Ch­¬ng II: X©y dùng vµ ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin míi I. Ph­¬ng ¸n vµ gi¶i ph¸p Theo yªu cÇu cña ban gi¸m ®èc c«ng ty lµ ph¶i lµm thÕ nµo ®Ó cã thÓ øng dông tin häc vµo qu¶n lý ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng, n©ng cao n¨ng suÊt, n©ng cao chÊt l­îng phôc vô kh¸ch hµng, chóng t«i ®· ®Ò xuÊt ph­¬ng ¸n vµ gi¶i ph¸p tin häc ho¸ cho hÖ thèng th«ng tin míi cña c«ng ty nh­ sau: 1.S¬ ®å DFD cho hÖ thèng th«ng tin míi 1.0 NhËn ®¬n ®Æt hµng 2.0 Xö lý trªn m¸y tÝnh 3.0 Cung cÊp hµng ho¸ 4.0 Thanh to¸n tù ®éng vµ ghi sæ 5.0 Xö lý phiÕu nhËp hµng 6.0 Ph©n lo¹i hµng ho¸ Kh¸ch hµng Nhµ cung cÊp Ban gi¸m ®èc Kho hµng Ho¸ ®¬n b¸n hµng Ho¸ ®¬n thanh to¸n B¸o c¸o Thanh to¸n ho¸ ®¬n Thanh to¸n PhiÕu giao hµng §¬n ®Æt hµng §¬n ®· nhËn §¬n ®· xö lý §¸p øng yªu cÇu cña kh¸ch hµng Hµng ®· nhËn PhiÕu ®· duyÖt 2. PhÇn tin häc ho¸ §Ó hç trî cho hÖ thèng th«ng tin míi ho¹t ®éng hiÖu qu¶ nh»m n©ng cao n¨ng lùc kinh doanh th× cÇn øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo qu¶n lý c¸c ho¹t ®éng cña c«ng ty, trong ®ã cã phÇn tin häc ho¸. Xin ®­îc ®Ò xuÊt ph­¬ng ¸n nh­ sau: X©y dùng hÖ thèng m¹ng m¸y tÝnh côc bé cña c«ng ty vµ m¹ng m¸y tÝnh nµy ®­îc kÕt nèi m¹ng Internet toµn cÇu. Mäi giao dÞch víi kh¸ch hµng ®Òu ®­îc thùc hiÖn trªn m¹ng m¸y tÝnh: Tõ viÖc tiÕp nhËn c¸c ®¬n ®Æt hµng, tr¶ lêi c¸c yªu cÇu cña kh¸ch hµng, thanh to¸n víi kh¸ch hµng vµ nhµ cung cÊp còng nh­ qu¶n lý hµng ho¸ trong kho th«ng qua c¬ së d÷ liÖu. C¬ së d÷ liÖu qu¶n lý hµng ho¸ trong kho lµ mét phÇn mÒm chuyªn dông nã cã thÓ chøa c¸c th«ng tin vÒ sè l­îng bao b×, hép c¸c t«ng hiÖn cã trong kho, chñng lo¹i, sè l­îng mçi lo¹i, kÝch th­íc, mÉu m· bao b×, c¸c hép, ®¬n gi¸,...Khi kh¸ch hµng yªu cÇu th× chØ cÇn nhËp sè l­îng hép c¸c t«ng mçi lo¹i. Khi ®ã, phiÕu ho¸ ®¬n tù ®éng hiÖn ®¬n gi¸ cña mçi lo¹i vµ in ra ho¸ ®¬n thanh to¸n tíi kh¸ch hµng mét c¸ch thuËn lîi, nhanh chãng vµ chÝnh x¸c. Nãi tãm l¹i, khi øng dông phÇn tin häc ho¸ mµ cô thÓ lµ x©y dùng hÖ thèng m¹ng m¸y tÝnh cña c«ng ty sÏ tù ®éng ho¸ mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. Qu¸ tr×nh ®ã lµm cho ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty nhÞp nhµng, hiÖu qu¶. Mäi giao dÞch víi kh¸ch hµng diÔn ra thuËn tiÖn, tho¶ m·n mäi yªu cÇucña kh¸ch hµng. Cho dï sè l­îng kh¸ch hµng cã ®«ng vµ khèi l­îng hµng ho¸ giao dÞch lín th× kh¶ n¨ng ®¸p øng yªu cÇu sÏ vÉn ®­îc ®¶m b¶o. SÏ kh«ng cßn t×nh tr¹ng nhiÒu yªu cÇu mua hµng ph¶i ®îi ®Õn ngµy h«m sau. Bé phËn tiÕp nhËn yªu cÇu cña kh¸ch hµng sÏ kh«ng ph¶i th­êng xuyªn xuèng kho x¸c nhËn sù cã mÆt cña hµng ho¸ vµ n¬i chøa chóng ®Ó th«ng bao cho kh¸ch hµng vµ chuÈn bÞ ho¸ ®¬n nh­ tr­íc n÷a. Ph­¬ng ¸n phÇn cøng cho hÖ thèng th«ng tin Tr­íc ®©y, hÖ thèng th«ng tin cña c«ng ty hoµn toµn lµ thñ c«ng v× vËy hÖ thèng th«ng tin cò kh«ng ®Ò cËp ®Õn nh÷ng thiÕt bÞ phÇn cøng(m¸y mãc, thiÕt bÞ) phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý, kinh doanh cña c«ng ty. Khi x©y dung ph­¬ng ¸n vµ gi¶i ph¸p cho hÖ thèng th«ng tin míi nµy, ph­¬ng ¸n phÇn cøng míi ®­îc ®Ò cËp tíi. Do ®ã nh÷ng thiÕt bÞ phÇn cøng phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý cña c«ng ty lµ míi hoµn toµn, bao gåm nh÷ng thiÕt bÞ sau: - 01 Server - 07 m¸y tÝnh c¸ nh©n - 01 m¸y in - C¸c thiÕt bÞ nèi m¹ng LAN h×nh sao(router, hub, d©y c¸p m¹ng,…) - Card m¹ng ®Ó nèi Internet S¬ ®å vËt lý hÖ thèng m¹ng m¸y tÝnh cña c«ng ty. P. Kinh doanh Internet ········ ········ Router Bé phËn b¸n hµng Bé phËn qu¶n lý kho Server qu¶n trÞ m¹ng M¸y in Bé phËn s¶n xuÊt Ban gi¸m ®èc P. Hµnh chÝnh tæn hîp 4. Ph­¬ng ¸n phÇn mÒm - PhÇn mÒm hÖ thèng: + 01 Bé ®Üa cµi ®Æt hÖ ®iÒu hµnh Windows 2000 server cho m¸y chñ. + 01 Bé ®Üa cµi ®Æt hÖ ®iÒu hµnh Windows Me cho c¸c m¸y tr¹m. + C¸c ch­¬ng tr×nh dÞch, c¸c ng«n ng÷ lËp tr×nh. - PhÇn mÒm øng dông: + 01 Bé ®Üa cµi ®Æt Office 2000. + 01 Bé ®Üa cµi ®Æt Lotus1,2,3. + PhÇn mÒm kÕ to¸n. + PhÇn mÒm qu¶n lý b¸n hµng. + PhÇn mÒm qu¶n lý kho + PhÇn mÒm tù ®éng ho¸ v¨n phßng: qu¶n lý l­¬ng, th­ tÝn ®iÖn tö, theo dâi kh¸ch hµng,… C¸c thiÕt bÞ vµ phÇn mÒm phôc vô ph­¬ng ¸n phÇn cøng vµ phÇn mÒm sÏ ®­îc mua trªn thÞ tr­êng theo gi¸ hiÖn hµnh. Tuy nhiªn, mét sè phÇn mÒm chuyªn dông cã thÓ tù viÕt b»ng c¸c hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu: Microsoft Access, Foxpro,…hoÆc b»ng c¸c ng«n ng÷ lËp tr×nh c¬ së d÷ liÖu Visual Foxpro, Visual Basic,… 5. C¬ së d÷ liÖu HÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu th­êng dïng phæ biÕn hiÖn nay lµ Microsoft Access, Foxpro, SQL server 2000,…c¸c ng«n ng÷ lËp tr×nh c¬ së d÷ liÖu phæ biÕn lµ Visual Foxpro, Visual Basic,…dïng c¸c c«ng cô nµy ®Ó viÕt c¸c phÇn mÒm qu¶n lý b¸n hµng, qu¶n lý kho, qu¶n lý hãa ®¬n, qu¶n lý nh©n sù,… Së dÜ ph¶i tù viÕt c¸c phÇn mÒm nµy lµ ®Ó phôc vô tèt cho c«ng t¸c qu¶n lý cña c«ng ty, phï hîp víi t×nh h×nh thùc tÕ cña c«ng ty. Trong ®Ò ¸n nµy sÏ tr×nh bµy ph­¬ng ¸n viÕt phÇn mÒm qu¶n lý kho vµ qu¶n lý b¸n hµng. PhÇn c¬ së d÷ liÖu nµy sÏ ®­îc tr×nh bµy kü ë ch­¬ng III. Nh©n lùc Để việc triển khai, sử dụng hÖ thèng th«ng tin đạt được hiệu suất cao nhất và tiết kiệm nhất, công ty sẽ cần phải bổ sung một vài vị trí nhân sự mới, đồng thời t¨ng nhu cầu đào tạo nh©n lùc của công ty, vì tẩt cả các thành viên của công ty sẽ phải được đào tạo về những kĩ năng, kiến thức cần thiết phù hợp với chức danh của mỗi người sao cho mỗi vị trí trong công ty có thể khai thác, sử dụng hÖ thèng th«ng tin trong một cách có hiệu quả nhất, nhằm đem lại hiÖu suất cao nhất. Để làm được điều đó, cần phải tiến hành đưa đi đào tạo c¸c c¸n bộ qu¶n lý, các nh©n viên của công ty, để họ có thể khai thác và sử dụng được máy tính điện tử, các phần mềm quản lý, kế toán, biết thao tác với hệ thống mạng máy tính, cũng như các giao dịch điện tử một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất. Chính vì vậy, công ty sẽ cần tới một số chức danh sau: 1.Cán bộ quản lý cao cấp(Ban gi¸m ®èc c«ng ty): Nhiệm vụ: Quản lý, điều hành doanh nghiệp thông qua HTTT. Sử dụng, khai thác các lợi thế của CNTT trong việc ra các quyết định kinh doanh,liên lạc với các nhân viên của mình, đồng thời tiếp nhận các báo cáo của họ trong quá trình làm việc. Ngoài ra, có thể trực tiếp tiến hành các giao dịch với khách hàng, với các đối tác thông qua mạng Internet. Yêu cầu trình độ: Do đặc thù công việc là phải làm công tác quản lý nên các cán bộ này không nhất thiết phải là những người giỏi nhất về c«ng nghÖ th«ng tin. Tuy nhiên, cán bộ quản lý cũng cần phải biết tới một số kiến thức nhất định về Tin học để họ có thể trực tiếp tiến hành giao dịch điện tử với khách hàng khi cần, và để có thể điều hành doanh nghiệp một cách tốt nhất thông qua hÖ thèng th«ng tin. Những yêu cầu cụ thể đối với họ là: + Biết khai thác tốt thông tin trên Internet và sử dụng máy Fax, biết cách gửi nhận Email và tiến hành giao dịch trực tuyến một cách thành thạo. + Biết sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý để có thể xem các báo cáo của cấp dưới và gửi các quyết định kinh doanh tới họ một cách nhanh chóng. Nhu cầu đào tạo: Để có thể nắm bắt được các kiến thức trên trong thời gian ngắn nhất mà vẫn có thể quản lý công ty th× c¸c c¸n bé qu¶n lý có thể đi học thêm về Tin học cơ bản tại Trung tâm đào tạo về c«ng nghÖ th«ng tin, bằng các khoá học ngắn hạn. Thời gian đào tạo có thể tối đa là 6 tháng. 2. C¸n bé qu¶n trÞ m¹ng. Nhiệm vụ: Đây là vị trí rất quan trọng trong toµn bộ hÖ thèng th«ng tin của doanh nghiệp, có trách nhiệm tổ chức, triển khai và bảo trì hÖ thèng th«ng tin của công ty, đòi hỏi phải là người có trình độ chuyên môn rất cao về c«ng nghÖ th«ng tin, do đó, công ty nên thuê một cán bộ Tin học quản lý bên ngoài, nhằm đạt được hiệu suất cao nhất về kinh tế. Yêu cầu trình độ: Người ®ược phân công trách nhiệm Quản trị m¹ng và hÖ thèng th«ng tin của công ty cần phải có trình độ từ Đại học trở lên về chuyên ngành c«ng nghÖ th«ng tin có ít nhất là 2 năm kinh nghiệm về Quản trị thông tin, ngoài ra họ còn phải có những kiến thức, hiểu biết nhất định về Thống kê, Kế toán, Tài chính, Quản trị Kinh doanh, Kế hoạch ... để có thể nâng cao năng suất lao động, chất lượng dịch vụ của công ty. Những yêu cầu cụ thể về Tin học bao gồm: + Giỏi về Cơ sở dữ liệu, có kinh nghiệm về phân tích, thiết kế hÖ thèng th«ng tin . + Sö dông thµnh th¹o c¸c hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu : Microsoft Access, Foxpro, SQL server, Oracle,…vµ mét vµi ng«n ng÷ lËp tr×nh c¬ së d÷ liÖu Visual FoxPro, Visual Basic,… ®Ó x©y dùng vµ b¶o tr× c¸c ch­¬ng tr×nh qu¶n lý, b¶o mËt th«ng tin. + HiÓu biÕt vÒ phÇn cøng vµ kü thuËt qu¶n trÞ m¹ng ®Ó ph©n quyÒn truy nhËp d÷ liÖu, ph©n quyÒn sö dông tµi nguyªn m¹ng. 3. Cán bộ c¸c phßng ban Yêu cầu chuyên môn: c¸c c¸n bé trong c¸c phßng ban còng cã nhiÖm vụ rất quan trọng trong hÖ thèng th«ng tin của công ty, Cán bộ c¸c phßng ban chỉ đứng sau các cán bộ quản lý cấp cao và người quản trị thông tin trong việc s¶n xuÊt kinh doanh cña công ty. Chính vì vậy, nó đòi hỏi Cán bộ c¸c phßng ban cần phải có một số hiểu biết nhất định về tin học, cụ thể như sau: + Sử dụng tốt Word, Excel để soạn thảo văn bản, lập những báo cáo ®Ó cã thÓ tr×nh lên cấp trên. + Sử dụng thành thạo Internet, Email, Fax để có thể tiến hành giao dịch với khách hàng và các đối tác qua mạng. + Biết sử dụng các phần mềm quản lý để nhập dữ liệu và xem thông tin. Nhu cầu đào tạo: Có thể đưa Cán bộ c¸c phßng ban đi học bổ túc cấp tốc về c«ng nghÖ th«ng tin trong khoảng thời gian tối đa là 3 tháng để không làm ảnh hưởng đến công việc. Ngoài ra, toàn bộ các nhân viên khác của công ty cũng nên được đưa đi đào tạo cấp tốc về c«ng nghÖ th«ng tin trong khoảng thời gian từ 1-2 tháng sao cho họ có thể sử dụng, thao tác được tốt với hệ thống máy tính của công ty theo đúng chức năng và quyền hạn của họ. Một điều cần chú ý là: Để việc triển khai hÖ thèng th«ng tin vào doanh nghiệp đạt được hiệu suất cao nhất, và việc đưa các cán bộ, nhân viên trong công ty đi đào tạo về tin học trong thời gian ngắn nhất có thể. Tuy vËy, không gây ảnh hưởng đến công việc chung của công ty, thì ban lãnh đạo nên thực hiện chính sách luân phiên, tức là đưa đi đào tạo lần lượt, xong người này lại đến người khác, nhằm đáp ứng được yêu cầu về c«ng nghÖ th«ng tin, đồng thời không làm ảnh hưởng đến năng suất lao động, khối lượng công việc rất lớn của công ty. III. §¸nh gi¸ vÒ mÆt kh¶ thi 1.Chi phÝ-lîi Ých 1.1.B¶ng chi phÝ §¬n vÞ tÝnh: USD TT Kho¶n môc chi phÝ Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn 1 Chi phÝ ph©n tÝch, thiÕt kÕ 5000 2 Chi phi x©y dùng(thi c«ng, l¾p ®Æt) 500 3 Chi phÝ m¸y mãc thiÕt bÞ: -Server -M¸y PC -M¸y in -Card m¹ng -ThiÕt bÞ nèi m¹ng 1 7 1 1 1200 400 500 50 1200 2800 500 50 200 4 Chi phÝ phÇn mÒm: -§Üa CDROM Windows2000 -§Üa CDROM Office 2000 -PhÇn mÒm qu¶n lý nh©n sù -PhÇn mÒm qu¶n lý b¸n hµng -PhÇn mÒm qu¶n lý kho 1 1 1 1 1 100 100 1000 1000 1000 100 100 1000 1000 1000 5 Chi phÝ ®µo t¹o 1500 6 Chi phÝ thiÕt bÞ v¨n phßng 500 7 Chi phÝ kh¸c 200 8 Chi phÝ qu¶n lý 100 Tæng: 15750 1.2. ¦íc l­îng lîi Ých -HÖ thèng th«ng tin mang l¹i 2 lo¹i lîi Ých: Trùc tiÕp vµ lîi Ých gi¸n tiÕp. +Lîi Ých trùc tiÕp: HÖ thèng th«ng tin sÏ mang l¹i lîi Ých chiÕm kho¶ng 15% kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña c«ng ty. Theo tÝnh to¸n, hÖ thèng th«ng tin nµy sÏ ho¹t ®éng trong kho¶ng 5 n¨m, lîi Ých trùc tiÕp ®em l¹i cho c«ng ty theo tÝnh to¸n ban ®Çu lµ 4750 $/ n¨m. + Lîi Ých gi¸n tiÕp: Sau khi hÖ thèng th«ng tin ®i vµo ho¹t ®éng, theo ­íc tÝnh cña c¸c chyªn gia th× sè l­îng kh¸ch hµng cña c«ng ty sÏ t¨ng 10% / n¨m, uy tÝn cña c«ng ty ®­îc n©ng lªn do cã thÓ tho¶ m·n hÇu hÕt c¸c nhu cÇu cña kh¸ch hµng. §©y chÝnh lµ lîi Ých l©u dµi mµ c«ng ty cã thÓ nhËn ®­îc. Theo tham kh¶o ý kiÕn cña c¸c chuyªn gia vÒ hÖ thèng th«ng tin míi cña c«ng ty th× hä ®Òu ®¸nh gi¸ tÝnh kh¶ thi cña dù ¸n vµ ­íc l­îng ®­îc lîi Ých gi¸n tiÕp cña hÖ thèng th«ng tin mang l¹i b×nh qu©n lµ 1255 $/n¨m. Nh­ vËy, th«ng qua ­íc l­îng lîi Ých s¬ bé cña hÖ thèng th«ng tin míi cña c«ng ty, ta ®· thÊy râ hiÖu qu¶ kinh tÕ cña hÖ thèng th«ng tin nµy ®em l¹i cho ho¹t ®éng cña c«ng ty. Kho¶n ¦íc l­îng Chi phÝ 15750 $ Lîi Ých 30025 $ Chªnh lÖch (Lîi Ých vµ chi phÝ) 14275$ 1.3. Lý gi¶i vÒ thùc hiÖn chi phÝ - Tr­íc hÕt lµ chi phÝ cho viÖc ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin: + Nh©n lùc: 2 ph©n tÝch viªn t­¬ng ®èi cã kinh nghiÖm trong viÖc ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin. + Chi phÝ cho viÖc thuª 2 ph©n tÝch viªn nh­ trªn theo gi¸ hiÖn hµnh lµ 2500 $/ng­êi. + Thêi gian tiÕn hµnh cho giai ®o¹n ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ lµ 25 ngµy. - Chi phÝ cho viÖc ®µo t¹o: + Kho¸ ®Ço t¹o do 1 phan tÝch viªn trùc tiÕp gi¶ng d¹y vµ h­íng dÉn. Chi phÝ cho c«ng viÖc nµy lµ 1500 $. + C¸c nh©n viªn vµ ban gi¸m ®èc ®Òu tham gia kho¸ häc nµy. Thêi gian buæi häc lµ c¸c ngµy nghØ cuèi tuÇn. C«ng ty kh«ng ph¶i mÊt thªm kho¶n chi phÝ nµo cho nh©n viªn. - C¸c kho¶n chi phÝ kh¸c theo ®óng nh­ ®· diÔn gi¶i trong b¶ng tæng chi phÝ. 2. Thêi gian thùc hiÖn dù ¸n Qu¸ tr×nh thùc hiÖn dù ¸n tõ ph©n tÝch, thiÕt kÕ, thi c«ng vµ cµi ®Æt hÖ thèng th«ng tin còng nh­ ®­a hÖ thèng th«ng tin míi vµo ho¹t ®éng lµ 25 ngµy, c¸c c«ng viÖc ®­îc thùc hiÖn xen kÏ nhau, hai c¸n bé lµm viÖc liªn tôc, tæng sè ngµy c«ng lµ 45 c«ng. Tr×nh tù thêi gian thùc hiÖn ®­îc cho ë b¶ng tiÕn ®é sau: t (ngµy) 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Tªn c«ng viÖc 5 10 15 20 25 Lý gi¶i thêi gian thùc hiÖn: Thêi gian Tªn c«ng viÖc Sè ngµy 1.Kh¶o s¸t cöa hµng 2.M« h×nh ho¸ s¬ l­îc HTTT 3.Thu thËp th«ng tin 4.Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ 5.Tæ chøc thi c«ng 6.Mua vµ l¾p ®Æt phÇn cøng 7.Mua vµ l¾p ®Æt phÇn mÒm 8.§¸nh gi¸ tÝnh kh¶ thi 9.ViÕt b¸o c¸o 10.Tr×nh bµy b¸o c¸o 11.Giíi thiÖu HTTT cho l·nh ®¹o 12.Ch¹y thö nghiÖm 13.H­íng dÉn nh©n viªn sö dông HTTT míi 14.NghiÖm thu dù ¸n 5 2 3 6 7 6 2 1 2 1 1 3 4 2 3. Lý gi¶i thùc thi kü thuËt - Mua 01 server, cÊu h×nh Pentium IV, 2 GHz, RAM 256 Mb, HDD 40 Gb, CD Write, FDD, … - Mua 07 m¸y tÝnh PC víi cÊu h×nh mçi m¸y nh­ sau: + Bé xö lý: Pentium III, 933 GHz + RAM: 128 Mb + Card sound + Card mµn h×nh: 16 Mb + æ ®Üa cøng: 20 Gb + Mµn h×nh: 15”, chuét, bµn phÝm - 01 m¸y in: M¸y in laser, nh·n hiÖu Canon - C¸c thiÕt bÞ nèi m¹ng: + 01 Hub ®Ó nèi c¸c m¸y tÝnh thµnh m¹ng LAN h×nh sao + 01 card ®Ó nèi 1 m¸y víi m¹ng Internet + D©y c¸p vµ c¸c thiÕt bÞ nèi m¹ng kh¸c - C¸c phÇn mÒm hÖ thèng còng nh­ phÇn mÒm øng dông ®· liÖt kª trong b¶ng danh môc chi phÝ. Víi nh÷ng thiÕt bÞ nh­ trªn th× viÖc thùc thi kü thuËt, tøc lµ tõ viÖc mua s¾m, l¾p ®Æt hoµn toµn cã thÓ thùc hiÖn ®­îc. Chi phÝ cho c¸c thiÕt bÞ kÓ c¶ phÇn cøng lÉn phÇn mÒm ®Òu ®­îc liÖt kª trong b¶ng danh môc chi phÝ lµ c¨n cø gi¸ c¶ mÆt hµng ®ã trªn thÞ tr­êng. 4. Tæ chøc vµ nh©n lùc Khi triÓn khai hÖ thèng th«ng tin míi th× s¬ ®å tæ chøc cña c«ng ty cã mét sè thay ®æi, cô thÓ nh­ sau: Ban Gi¸m ®èc P. Kinh doanh Bé phËn kinh doanh QuÇy b¸n hµng Bé phËn s¶n xuÊt P. Hµnh chÝnh tæng hîp Bé phËn QL kho C¸n bé qu¶n trÞ m¹ng Nh©n lùc: c«ng ty tiÕp nhËn 1 c¸n bé qu¶n trÞ m¹ng cã nhiÖm vô gi¸m s¸t ho¹t ®éng cña hÖ thèng th«ng tin, lµm viÖc trùc tiÕp víi m¸y tÝnh kÕt nèi Internet ®Ó cã thÓ tiÕp nhËn c¸c ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch hµng qua email. Sau ®ã göi c¸c th«ng b¸o cho c¸c bé phËn cã liªn quan, tr¶ lêi c¸c yªu cÇu cña kh¸ch hµng, b¸o c¸o th­êng xuyªn víi ban gi¸m ®èc vÒ t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty th«ng qua m¹ng. C¸c nh©n viªn cña c«ng ty vÉn ho¹t ®éng theo c¬ cÊu tæ chøc cò nh­ng ®· ®­îc hÖ thèng th«ng tin míi trî gióp nhiÒu nªn c«ng viÖc cña hä sÏ diÔn ra nhÞp nhµng, hiÖu qu¶ h¬n. Ch­¬ng III: thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu I. lý thuyÕt c¬ së d÷ liÖu 1. Nh÷ng kh¸i niÖm liªn quan ®Õn c¬ së d÷ liÖu Kh«ng cã mét øng dông tin häc nµo mµ kh«ng liªn quan ®Õn viÖc tæ chøc l­u tr÷ vµ khai th¸c d÷ liÖu. V× vËy viÖc tæ chøc c¬ së d÷ liÖu tèt cã nhiÒu ­u ®iÓm râ rÖt: gi¶m ®­îc d­ thõa d÷ liÖu trong d÷ liÖu l­u tr÷, tr¸nh ®­îc sù kh«ng nhÊt qu¸n cña d÷ liÖu, d÷ liÖu cã thÓ ®­îc chia cho nhiÒu ng­êi dïng, b¶o ®¶m sù tu©n thñ c¸c tiªu chuÈn thèng nhÊt trong biÓu diÔn d÷ liÖu. Trong lËp tr×nh qu¶n lý m« h×nh quan hÖ th­êng ®­îc sö dông, nã cho phÐp t¹o mèi quan hÖ gi÷a c¸c thùc thÓ th«ng qua c¸c kho¸ liªn kÕt gióp cho viÖc truy xuÊt th«ng tin ®­îc nhanh vµ kh«ng tèn kh«ng gian l­u tr÷. CSDL ®­îc x©y dùng dùa trªn m« h×nh quan hÖ ®­îc gäi lµ CSDL quan hÖ. 1.1.C¸c kh¸i niÖm vÒ c¬ së d÷ liÖu(CSDL): C¬ së d÷ liªu: CSDL lµ mét tËp hîp d÷ liÖu cña mét tæ chøc, ®­îc l­u tr÷ trong m¸y tÝnh, ®­îc nhiÌu ng­êi sö dông vµ viÖc thùc hiÖn nã ®­îc chi phèi b¨ng mét m« h×nh d÷ liÖu. HÖ qu¶n trÞ CSDL: Mét hÖ qu¶n trÞ CSDL lµ mét phÇn mÒm cho phÐp khai th¸c mét c¸ch hîp lý mét CSDL, nãi c¸ch kh¸c phÇn mÒm nµy cho phÐp m« t¶, l­u gi÷, thao t¸c xö lý c¸c tËp hîp d÷ liÖu t¹o nªn CSDL, ®ång thêi nã b¶o ®¶m sù an toµn vµ bÝ mËt cña c¸c d÷ liÖu trong m«i tr­êng cã nhiÒu ng­êi sö dông. Thùc thÓ (Entity): Thùc thÓ lµ mét h×nh ¶nh t­îng tr­ng cho mét ®èi t­îng cô thÓ hay mét kh¸i niÖm trõu t­îng nh­ng cã mÆt trong thÕ giíi thùc. Mèi quan hÖ (RelationShip): ChØ c¸c quan hÖ h×nh thµnh gi÷a c¸c thùc thÓ kh¸c nhau. NÕu hai thùc thÓ tham gai vµo quan hÖ th× cã thÓ cã c¸c lo¹i quan hÖ sau: Quan hÖ 1- 1: ký hiÖu Quan hÖ 1-m: ký hiÖu Quan hÖ n-1: ký hiÖu Quan hÖ n – m: ký hiÖu NÕu trong mét CSDL mèi quan hÖ gi÷a c¸c thùc thÓ cã d¹ng lµ 1-1 hoÆc 1- m hoÆc n- 1 th× ta kh«ng cÇn chuÈn ho¸ cßn tr­êng hîp cã Mèi quan hÖ gi÷a hai thùc thÓ lµ n- m th× ta phai chuÈn ho¸. B»ng c¸ch t¹o thªm mét thùc thÓ míi cã c¸c thuéc tÝnh lµ c¸c kho¸ chÝnh cña hai thùc thÓ ®ã. 1.2. C¸c kh¸i niÖm vÒ c¬ së d÷ liÖu quan hÖ - Thuéc tÝnh : Mét thuéc tÝnh biÓu thÞ mét ®¬n vÞ th«ng tin nhá nhÊt, cã thÓ ®­îc sö mét c¸ch tù do vµ cã ý nghÜa ®éc lËp víi c¸c ®¬n vÞ th«ng tin kh¸c trong mäi m« h×nh thuéc tÝnh ®¹i diÖn cho mét phÇn tö c¬ së cña hÖ thèng th«ng tin Mét thuéc tÝnh ®­îc x¸c ®Þnh b»ng mét cÆp {Tªn thuéc tÝnh, MiÒn gi¸ trÞ}. - Tªn thuéc tÝnh: §Ó x¸c ®Þnh mét thuéc tÝnh, ng­êi ta ®Æt cho nã mét c¸i tªn, tªn nµy ®­îc gäi lµ tªn thuéc tÝnh. Tªn thuéc tÝnh lµ duy nhÊt cho mçi thuéc tÝnh - MiÒn gi¸ trÞ: Mçi thuéc tÝnh ®Òu ph¶i thuéc mét kiÓu d÷ liÖu, kiÓu d÷ liÖu cã thÓ lµ v« h­íng hoÆc cã cÊu tróc. KiÓu d÷ liÖu cã cÊu tróc ®­îc ®Þnh nghÜa dùa trªn c¸c kiÓu d÷ liÖu v« h­íng. Mét tËp hîp c¸c phÇn tö mµ mét thuéc tÝnh cã thÓ lÊy gi¸ trÞ gäi lµ miÒn gi¸ trÞ, nãi c¸ch kh¸c, miÒn gi¸ trÞ lµ tËp hîp c¸c gi¸ trÞ cïng lo¹i cã thÓ cã cña thuéc tÝnh. - Mçi b¶ng(table) nh­ b¶ng thèng kª, kÕ to¸n, b¶ng l­¬ng, b¶ng danh s¸ch c¸n bé,…ghi chÐp nh÷ng d÷ liÖu vÒ vÒ mét nhãm phÇn tö nµo ®ã. - Mçi b¶ng cã nh÷ng dßng(row). Mçi dßng cßn ®­îc gäi lµ mét b¶n ghi(record) bëi v× nã ghi chÐp d÷ liÖu vÒ mét c¸ thÓ, tøc lµ mét biÓu hiÖn riªng biÖt cña thùc thÓ. - Mçi b¶ng cã nh÷ng cét(column). Mçi cét cßn ®­îc gäi lµ mét tr­êng(field). Giao gi÷a mét dßng vµ mét cét lµ mét « chøa mÈu d÷ liÖu ghi chÐp mét thuéc tÝnh cña c¸ thÓ trªn dßng ®ã. 1.3. ChuÈn ho¸ c¸c quan hÖ vµ s¬ ®å quan hÖ - ChuÈn hãa: lµ qu¸ tr×nh c¶i tiÕn mét b¶n thiÕt kÕ CSDL tåi sao cho nã kh¾c phôc nh÷ng ®iÒu bÊt th­êng khi ®æi míi d÷ liÖu vµ tr¸nh ®­îc hiÖn t­îng kh«ng nhÊt qu¸n vÒ d÷ liÖu. ViÖc chuÈn ho¸ c¸c quan hÖ vµ s¬ ®å quan hÖ ®èng vai trß cùc kú quan träng trong viÖc thiÕt kÕ c¸c CSDL, hÖ qu¶n trÞ CSDL trªn CSDL quan hÖ. Nhê viÖc chuÈn ho¸ c¸c quan hÖ vµ c¸c s¬ ®å quan hÖ mµ chóng ta tr¸nh ®­îc viÖc d­ thõa d÷ liÖu, lo¹i bá ®­îc c¸c dÞ th­êng d÷ liÖu, gi¶m dung l­îng l­u tr÷ vµ t¨ng tèc ®é cña c¸c thao t¸c trªn d÷ liÖu. - Sù phô thuéc hµm: lµ mét mèi quan hÖ gi÷a c¸c thuéc tÝnh trong mét thùc thÓ. Nã chØ ®¬n thuÇn cã nghÜa lµ mét hay mét sè thuéc tÜnh¸c ®Þnh gi¸ trÞ cña thuéc tÝnh kh¸c. - C¸c d¹ng chuÈn ho¸ d÷ liÖu: Quan hÖ ë d¹ng chuÈn mét (First Normal Form –1NF) Mét quan hÖ ®­îc gäi lµ ë d¹ng chuÈn mét nÕu mçi miÒn gi¸ trÞ cña mäi thuéc tÝnh chØ chøa nh÷ng gi¸ trÞ nguyªn tè (atomic), tøc lµ kh«ng chia nhá h¬n ®­îc n÷a(tÊt c¶ c¸c dßng cña b¶ng ®Òu cã cïng sè cét vµ t¹i mçi cét trªn mçi dßng chØ cã chøa mét gi¸ trÞ duy nhÊt). Quan hÖ ë d¹ng chuÈn hai (Second Normal Form – 2NF) Mét quan hÖ ®­îc gäi lµ ë d¹ng chuÈn hai nÕu: - Nã ®· ë d¹ng chuÈn mét - Mäi thuéc tÝnh thø cÊp phô thuéc hµm ®Çy ®ñ vµo kho¸ chÝnh. Quan hÖ ë dang chuÈn ba (Third Normal Form – 3NF) Mét quan hÖ ®­îc gäi lµ ë d¹ng chuÈn ba nÕu: - Nã ®· ë d¹ng chuÈn hai - Mäi thuéc tÝnh thø cÊp kh«ng phô thuéc hµm b¾c cÇu vµo kho¸ chÝnh. Nãi c¸ch kh¸c, tÊt c¶ c¸c phô thuéc hµm gi÷a kho¸ chÝnh vµ c¸c thuéc tÝnh kh¸c cña nã ®Òu trùc tiÕp. Ngoµi ba chuÈn trªn cßn cã c¸c chuÈn 4NF, 5NF nh­ng trong thùc tÕ ng­êi ta chØ ¸p dông viÖc chuÈn ho¸ quan hÖ vÒ d¹ng chuÈn ba lµ chñ yÕu. 1NF 2NF 3NF Ta cã thÓ h×nh dung c¸c vÞ trÝ c¸c d¹ng chuÈn nh­ h×nh sau: - Liªn kÕt c¸c quan hÖ : XÐt mét hÖ thèng th«ng tin, do qu¸ tr×nh thiÕt kÕ CSDL, ch¼ng h¹n tõ mét quan hÖ ban ®Çu ta cã thÓ ph©n r· thµnh nhiÒu quan hÖ khi tiÕn hµnh chuÈn ho¸. Nh­ng ®Ó cËp nhËt truy xuÊt th«ng tin ta ph¶i liªn kÕt c¸c quan hÖ cã liªn quan ®Õn nhau. Th­êng cã ba lo¹i liªn kÕt: Liªn kÕt 1 - 1, Liªn kÕt 1 - n, Liªn kÕt mãc xÝch; trong ®ã liªn kÕt 1 - 1 lµ liªn kÕt c¬ b¶n cßn hai liªn kÕt cßn l¹i thùc chÊt lµ tæ hîp c¸c liªn kÕt 1 - 1. §Ó cã thÓ liªn kÕt ®­îc hai quan hÖ víi nhau, ®èi víi mçi quan hÖ ta ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc kho¸ liªn kÕt. Kho¸ liªn kÕt lµ tæ hîp thuéc tÝnh cña mçi quan hÖ, mµ nhê cã tæ hîp nµy ta cã thÓ liªn kÕt quan hÖ nµy víi quan hÖ kia b»ng c¸ch so s¸nh gi¸ trÞ cña tæ hîp nµy ®èi víi c¸c bé cña mçi quan hÖ, nÕu mçi quan hÖ cã Ýt nhÊt mét bé gi¸ trÞ b»ng nhau th× hai bé nµy ®Æt t­¬ng øng víi nhau. Trong liªn kiÕt 1-1 ta ph¶i x¸c ®Þnh quan hÖ nµo lµ chÝnh, quan hÖ cßn l¹i sÏ lµ phô. Kho¸ liªn kÕt ë quan hÖ chÝnh ®­îc gäi lµ kho¸ ngo¹i (Foriengn key), cßn kho¸ liªn kÕt ë quan hÖ phô lµ kho¸ chÝnh ë quan hÖ phô. 2. Quy tr×nh thiÕt kÕ CSDL dùa trªn th«ng tin ®Çu ra. ThiÕt kÕ CSDL dùa trªn th«ng tin ®Çu ra tu©n theo quy tr×nh chung gåm nh÷ng b­íc sau: 2.1. X¸c ®Þnh c¸c ®Çu ra. LiÖt kª c¸c môc d÷ liÖu cã trªn ®Çu ra T×m hiÓu néi dung, tÇn xuÊt, n¬i nhËn c¸c ®Çu ra,… 2.2. X¸c ®Þnh c¸c quan hÖ/tÖp cÇn thiÕt ®Ó l­u tr÷ c¸c môc d÷ liÖu ®ñ ®Ó cung cÊp c¸c th«ng tin ®Çu ra ®· ®Þnh. - KiÓm tra danh s¸ch c¸c môc d÷ liÖu ®· liÖt kª ë b­íc 1. + X¸c ®Þh c¸c thuéc tÝnh lÆp(R). + X¸c ®Þnh c¸c thuéc tÝnh thø sinh(S), lµ nh÷ng thuéc tÝnh ®­îc sinh ra tõ nh÷ng thuéc tÝnh kh¸c. + G¹ch ch©n c¸c thuéc tÝnh kho¸(PK). - Lo¹i bá khái danh s¸ch c¸c thuéc tÝnh thø sinh. - Bæ sung c¸c thuéc tÝnh kho¸ ®Ó nhËn diªn c¸cthuéc tÝnh (nÕu cÇn). 2.3. TiÕn hµnh chuÈn ho¸ B­íc thø ba nµy lµ tiÕn hµnh chuÈn ho¸ d÷ liÖu trªn c¸c quy t¾c chuÈn ho¸ ®· ®­îc tr×nh bµy ë trªn, bao gåm chuÈn ho¸ 1NF, 2NF, 3NF. 2.4. TÝch hîp c¸c quan hÖ - b¶ng thµnh CSDL duy nhÊt. 2.5 X¸c ®Þnh mèi liªn kÕt gi÷a c¸c quan hÖ – b¶ng d÷ liÖu vµ vÏ s¬ ®å cÊu tróc d÷ liÖu(DSD). II. ThiÕt kÕ CSDL Dùa tªn lý thuyÕt CSDL vµ c¸c th«ng tin ®Çu ra( ho¸ ®¬n b¸n hµng, phiÕu xuÊt, nhËp kho, c¸c b¸o c¸o vÒ hµng ho¸,…), còng nh­ theo yªu cÇu cña c«ng ty, chóng t«i xin ®­îc tr×nh bµy ph­¬ng ¸n thiÕt kÕ CSDL qu¶n lý ho¸ ®¬n b¸n hµng cña c«ng ty nh­ sau: S¬ ®å DSD Kh¸ch hµng M· kh¸ch hµng Tªn kh¸ch hµng §Þa chØ Sè ®iÖn tho¹i Tµi kho¶n Ho¸ ®¬n b¸n hµng Sè ho¸ ®¬n M· kh¸ch hµng Ph­¬ng thøc thanh to¸n Ngµy b¸n Ng­êi b¸n Hµng mua Sè ho¸ ®¬n M· hµng ho¸ Sè l­îng Hµng ho¸ M· hµng ho¸ Tªn hµng hãa §¬n vÞ tÝnh §¬n gi¸ 2. Ph­¬ng ¸n x©y dùng giao diÖn ch­¬ng tr×nh. C¸c Form nhËp liÖu + Form Danh môc kh¸ch hµng: trong form nµy, c«ng ty cã thÓ qu¶n lý c¸c th«ng tin vÒ kh¸ch hµng nh­: Tªn kh¸ch hµng, ®Þa chØ, sè ®iÖn tho¹i, tµi kho¶n : + Form Danh môc hµng ho¸: form nµy chøa c¸c th«ng tin vÒ hµng hãa: m· hµng, tªn hµng, ®¬n vÞ tÝnh, ®¬n gi¸ b¸n. C¸c th«ng tin nµy cã thÓ ®­îc cËp nhËt mçi khi nhËp hµng hoÆc khi gi¸ c¶ hµng ho¸ thay ®æi: + Form nhËp ho¸ ®¬n b¸n hµng: form nµy chøa c¸c th«ng tin vÒ c¸c ho¸ ®¬n b¸n hµng mµ kh¸ch hµng mua Tõ form nµy sau khi nhËp c¸c th«ng tin theo yªu cÇu cña mét ho¸ ®¬n b¸n hµng xong, sau ®ã nhÊp nót Chi tiÕt H§, mét form chi tiÕt vÒ mét ho¸ ®¬n sÏ hiÖn ra vµ nh©n viªn b¸n hµng sÏ nhËp c¸c th«ng tin vÒ c¸c mÆt hµng mµ kh¸ch hµng yªu cÇu: Sau khi nhËp c¸c th«ng tin vÒ c¸c mÆt hµng mµ kh¸ch hµng mua, nh©n viªn b¸n hµng cã thÓ xem vµ in ho¸ ®¬n b¸n hµng khi nhÊn nót In ho¸ ®¬n. Khi muèn xem toµn bé c¸c ho¸ ®¬n cña c¸c kh¸ch hµng, th× cã thÓ xem form Xem ho¸ ®¬n b¸n hµng. Mét kh¸ch hµng cã thÓ cã mét hoÆc nhiÒu hãa ®¬n vµ mét ho¸ ®¬n cã thÓ cã nhiÒu mÆt hµng: 2.2. Form xem b¸o c¸o + B¸o c¸o vÒ doanh sè b¸n hµng cña tõng nh©n viªn: + B¸o c¸o vÒ toµn bé c¸c ho¸ ®¬n b¸n hµng: + B¸o c¸o chi tiÕt vÒ c¸c ho¸ ®¬n cña tõng kh¸ch hµng: + B¸o c¸o tæng hîp vÒ tõng lo¹i hµng ho¸: mÆt hµng nµo ®· ®­îc b¸n vµ sè l­îng b¸n lµ bao nhiªu, b¸n ë nh÷ng ho¸ ®¬n nµo, tæng doanh sè b¸n cña mÆt hµng ®ã: PhÇn iii: phÇn kÕt luËn Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y, c«ng nghÖ th«ng tin ®· ph¸t triÓn m¹nh mÏ kÐo theo hµng lo¹t nh÷ng t¸c ®éng tÝch cùc tíi tÊt c¶ c¸c ngµnh, c¸c lÜnh vùc, c¸c vÊn ®Ò cña ®êi sèng kinh tÕ-x· héi. ViÖc øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c¸c doanh nghiÖp còng ®ang ph¸t triÓn rÊt nhanh, ®Æc biÖt víi sù ph¸t triÓn cña Internet vµ sù ra ®êi cña th­¬ng m¹i ®iÖn tö ®· buéc c¸c doanh nghiÖp ph¶i tin häc ho¸ c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc m×nh. C¸c doanh nghiÖp còng ph¶i tù x©y dùng cho riªng m×nh mét HTTT hç trî c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. “Dù ¸n ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty Bao b× Nam TiÕn” còng ®­îc x©y dùng theo xu h­íng ®ã. Trong dù ¸n nµy ®· gi¶i quyÕt ®­îc mét sè vÊn ®Ò nh­ kh¾c phôc ®­îc sù kh«ng kÞp thêi trong viÖc xö lý vµ cung cÊp c¸c mÆt hµng theo yªu cÇu cña kh¸ch hµng, ho¸ ®¬n b¸n hµng ®­îc cËp nhËt vµ lµm ngay trªn m¸y tÝnh t¹i quÇy hµng, viÖc b¸o c¸o hoÆc tæng hîp vÒ c¸c th«ng tin liªn quan nh­: hµng ho¸, doanh sè b¸n cña nh©n viªn, ho¸ ®¬n b¸n hµng, th«ng tin vÒ kh¸ch hµng,…®­îc xö lý tù ®éng, nhanh chãng vµ chÝnh x¸c. Ngoµi ra, HTTT nµy ®· gi¶i quyÕt ®­îc hÇu hÕt c¸c môc tiªu cña dù ¸n cÇn ®¹t ®­îc ®· ®­îc nªu trong phÇn I. Tuy vËy, HTTT nµy vÉn cßn mét sè tån t¹i cÇn kh¾c phôc nh­ viÖc tù ®éng ho¸ c«ng t¸c qu¶n lý ch­a cao, mét sè giao dÞch cßn ph¶i xö lý thñ c«ng, viÖc giao hµng cho kh¸ch hµng ë xa ®«i khi ch­a kÞp thêi. Ngoµi ra HTTT cßn ch­a cã c¸c phÇn mÒm hç trî c«ng t¸c qu¶n lý, ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh nh­: phÇn mÒm qu¶n lý nh©n sù, qu¶n lý l­¬ng, qu¶n lý hµng tån kho,…§ã còng chÝnh lµ h­íng ph¸t triÓn vµ hoµn thiÖn dù ¸n. §Ó kh¾c phôc ®­îc nh÷ng h¹n chÕ trªn cÇn ph¶i cã nh÷ng c¸n bé lµm dù ¸n chuyªn nghiÖp, am hiÓu vÒ hÖ thèng vµ cÇn ph¶i cã mét c¸n bé chuyªn tr¸ch ®Ó vËn hµnh vµ söa ch÷a khi cã sai xãt. V× vËy, l·nh ®¹o c«ng ty cÇn thiÕt ph¶i thuª thªm nh÷ng chuyªn gia tin häc, am hiÓu hÖ thèng th«ng tin, mét sè ng«n ng÷ lËp tr×nh. CÇn ph¶i cã thêi gian ®Ó võa vËn hµnh hÖ thèng, võa kiÓm tra ®Ó ph¸t hiÖn vµ t×m nh÷ng lçi mµ hÖ thèng gÆp ph¶i tõ ®ã kh¾c phôc vµ hoµn thiÖn hÖ thèng. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n sù gióp ®ì tËn t×nh cña c¸c thÇy c« trong Khoa Tin häc Kinh tÕ, ®Æc biÖt lµ thÇy gi¸o TS. Cao §×nh Thi ®· trùc tiÕp h­ìng dÉn vµ chØ b¶o trong suèt qu¸ tr×nh lµm ®Ò tµi nµy. Tµi liÖu tham kh¶o Gi¸o tr×nh HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý TS. Tr­¬ng V¨n Tó-TS. TrÇn ThÞ Song Minh, NXB Thèng kª 2000 Gi¸o tr×nh C¬ së d÷ liÖu SQL, Access TrÇn C«ng UÈn, NXB Thèng kª, 2000 Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin NguyÔn V¨n Ba, NXB §H Quèc gia Hµ néi, 2003 4. Mét sè ®Ò ¸n chuyªn ngµnh Tin häc kinh tÕ cña c¸c sinh viªn kho¸ tr­íc vµ mét sè tµi liÖu kh¸c.