Đề án Quản lý kí túc xá sinh viên tại trường Đại học Kinh tế Quốc Dân

PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài. Ngày nay, ngành công nghệ thông tin đang phát triển vô cùng mạnh mẽ. Nó đã chứng tỏ được sức mạnh của mình trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Nước ta ngành tin học đã và đang khẳng định vai trò, vị trí lớn của mình trong mọi lĩnh vực kinh tế, xã hội. Rất nhiều cơ quan công sở, xí nghiệp, trường học, bệnh viện... đã đưa tin học vào ứng dụng. Trong đó việc quản lý thông tin là một ứng dụng cần thiết và mang lại nhiều lợi ích. Nó giúp cho các công ty, xí nghiệp, trường học tiết kiệm được thời gian, tiền bạc, nhân công và có độ chính xác rất cao. Tại các trường đại học vấn đề quản lý chỗ ở của sinh viên là một trong những vấn đề cần thiết và cấp bách. Một sinh viên muốn đạt được thành quả cao trong hoc tập phải có một môi trường sống và học tập tốt. Thực tế các trường đại học việc quản lý chỗ ở hầu hết cũng chỉ quản lý trên giấy tờ,sổ sách. Vì vậy việc áp dụng tin học, đưa máy tính vào trợ giúp quản lý kí túc xá sinh viên là rất cần thiết, nó giúp cho người quản lý thu hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, xử lý nhanh một khối lượng lớn về thông tin, tra cứu tìm kiếm một cách nhanh chóng với độ chính xác cao, tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức không chỉ đối với người quản lý mà còn đối với cả người thân, bạn bè hay chính bản thân sinh viên. Xuất phát từ nhận thức trên, với mong muốn áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý, dựa trên những hoạt động thực tiễn em xin mạnh dạn xây dựng những bước đầu tiên của phần mềm "Quản lý kí túc xá sinh viên tại trường Đại học Kinh tế Quốc Dân”, với các chức năng lưu trữ, xử lý thông tin về sinh viên và tình hình trong kí túc. Em xin trân trọng cảm ơn ThS Trịnh Hoài Sơn, giảng viên khoa Tin học Kinh tế trường Đại học Kinh tế Quốc Dân người đã tận tình hướng dẫn em trong quá trình thực hiện để hoàn thành đề án này. 2. Mục đích Đề tài được nghiên cứu với 3 mục đính chính: * Nghiên cứu tổng quan về trường Đại học Kinh tế Quốc dân và kí túc xá sinh viên * Nghiên cứu trên cơ sở lý thuyết việc phát triển hệ thống thông tin quản lý kí túc xá sinh viên * Xây dựng hệ thống thông tin quản lý kí túc xá sinh viên 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Quy trình quản lý sinh viên ở kí túc xá mỗi kỳ - Các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý số lượng sinh viên trong kí túc, tình hình an ninh, tra cứu tìm kiếm sinh viên. Từ đó tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu và khai thác dữ liệu phục vụ công tác quản lý. - Theo dõi và báo cáo tình hình cho ban quản lý kí túc, đáp ứng yêu cầu quản lý của trung tâm dịch vụ trong thời điểm hiện tại và phát triển trong tương lai. 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp hệ thống, phương pháp tư duy Phương pháp phân tích, tổng hợp: mục đích để chứng minh từng luận điểm của đề tài có tính thuyết phục hơn Phương pháp tin học hóa bằng công cụ lập trình để giải quyết vấn đề đã được phân tích và xây dựng giải pháp CẤU TRÚC CỦA ĐỀ ÁN Lời nói đầu: Nêu rõ mục đích tại sao chọn đề tài này Chương I: Tổng quan về trường Đại học Kinh tế Quốc dân và bài toán quản lý kí túc xá sinh viên Nhằm giới thiệu tổng quan về trường Đại học Kinh tế Quốc dân và kí túc xá sinh viên, bao gồm: Quy mô, cơ cấu tổ chức, chức năng của từng bộ phận Mô tả hoạt động diễn ra trong kí túc xá Đưa ra bài toán cần tin học hóa. Chương II: Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý kí túc xá sinh viên Đưa ra đặc tả yêu cầu của phần mềm Thiết kế kiến trúc, thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế giao diện, thiết kế logic xử lý Cơ sở lý luận để có được những thiết kế đó Kết luận và phương hướng phát triển: Tổng kết những gì đề án đã làm được và chưa làm được Đưa ra hướng mở của đề án CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VÀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ 1.1 Giới thiệu tổng quan về trường Đại học Kinh tế Quốc Dân và kí túc xá sinh viên Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Địa chỉ: 207 Đường Giải phóng - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội; Ngày thành lập: ngày 25 tháng 1 năm 1956; Website: http:// www.neu.edu.vn; Chức năng nhiệm vụ:           Đào tạo cán bộ quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh bậc đại học và sau đại học. Tư vấn về chính sách vĩ mô cho Đảng và Nhà nước. Tư vấn và trung tâm chuyển giao công nghệ quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh. Hàng năm số lượng tuyển sinh đại học và sau đại học chính quy của trường vào khoảng hơn 5000 sinh viên trong đó phần lớn là sinh viên ngoại tỉnh nên nhu cầu về nhà ở là rất lớn. Như vậy, mỗi năm các cán bộ ký túc phải quản lý hàng nghìn sinh viên. Phương pháp quản lý những sinh viên này được thực hiện theo phương pháp thủ công. Việc quản lý rất phức tạp và khó khăn nên cần được tin học hoá. Hiện tại, trường Đại học Kinh tế Quốc Dân có năm dãy nhà kí túc: Nhà 1, 2, 3, 4, 11 với 330 phòng ở. Các nhà được sử dụng cho sinh viên học hệ chính quy riêng nhà 2 từ tầng 3 dành cho sinh viên TQ. Với phòng bình thường thì 10người/1phòng và giá là 80.000VNĐ/người/tháng. Với phòng tum thì có từ 2 đến 3 người ở: 2 người thì giá là 180.000 VNĐ/người/tháng, 3 người thì giá là 150.000 VNĐ/người/tháng. Nhà 11: 8 người/phòng, giá là 100.000 VNĐ/người/tháng. Riêng phòng dành cho sinh viên Trung Quốc thì không tính giá phòng. Mỗi phòng đều có công tơ điện và công tơ nước riêng. Điện được miễn phí 10 số/người/tháng, nước miễn phí 40m³/tháng. Nếu dùng quá thì trả thêm. Trong mỗi toà nhà đều có chi hội trưởng sinh viên do hội sinh viên cử ra. Họ có trách nhiệm đôn đốc nhắc nhở các bạn thực hiện nội quy của ký túc. 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý kí túc xá Sơ đồ phân nhánh các phòng ban: Chức năng quản lý của từng bộ phận Ban giám đốc: Chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động quản lý kí túc xá Nhà ăn, tổ dịch vụ, tổ xe: phục vụ các mặt đời sống sinh viên về ăn uống, vui chơi, giải trí và nơi trông coi xe của sinh viên trong kí túc Tổ sửa chữa: bảo trì và sửa chữa các tài sản cố định trong kí túc xá như máy bơm nước và các hỏng hóc xảy ra tại các phòng trong kí túc Tổ kế toán: Ghi chép tình hình thu chi và báo cáo tổng kết của trung tâm dịch vụ. Chức năng của bảo vệ KTX nhằm đảm bảo trật tự an ninh trong kí túc Nhóm vệ sinh: Đảm bảo vệ sinh và mỹ quan trong kí túc Giảng đường: Quản lý phòng học và bố trí sắp xếp lịch cho các lớp học ở phòng học trong kí túc Quản lý các nhà 1, 2, 3, 4, 11 Quản lý sinh viên ở ký túc xá, cập nhật phòng trống Thu tiền điện nước của các phòng Đôn đốc nhân công vệ sinh môi trường Đôn đốc nộp tiền phòng Theo dõi và bảo quản tài sản trong nhà quản lý Kiểm tra duy trì khách vào ra Quản lý, đôn đốc sinh viên thực hiện nội quy Quản lý nhà khách Quản lý khách ở ngắn ngày trong kí túc là các đối tượng người thân của sinh viên hay sinh viên hệ tại chức,… 1.3 Chức năng nghiệp vụ quản lý kí túc xá sinh viên Quản lý sinh viên Quản lý cơ sở vật chất Quản lý nhân viên làm việc tại các nhà Quản lý đơn xin vào ký túc Quản lý dãy nhà Quản lý phòng Quản lý tiền phòng và tiền điện, nước 1.4 Bài toán tin học hoá quản lý ký túc xá sinh viên tại trường Kinh tế Quốc Dân Mô tả hoạt động Khi sinh viên có nhu cầu vào ký túc thì phải thực hiện quy trình sau: Sinh viên gửi đơn vào ký túc lên phòng giám đốc quản lý ký túc. Giám đốc xét duyệt và ký đơn, xét nhà cho sinh viên. Nếu sinh viên được vào trong ở trong kí túc tuỳ vào đối tượng đến nộp tiền tại phòng tài vụ hoặc phòng kế toán và nhận giấy biên lai thu tiền tại phòng đó. Gửi biên lai thu tiền cùng đơn đã ký cho nhân viên quản lý nhà được xét. Nhân viên quản lý nhà xếp phòng cho sinh viên Hoạt động trong kỳ: Nếu có sinh viên xin ra thì trả tiền còn lại cho sinh viên và xoá tên trong danh sách( trong kỳ ai đã ra không được vào lại ký túc) Thứ hai mỗi tuần họp giao ban, báo cáo cuối tuần về số sinh viên hiện đang ở trong ký túc, số sinh viên vào, ra trong tuần, số chỗ còn trống, những sinh viên vi phạm kỷ luật. Xét đơn xin vào KT nếu KTX còn chỗ trống. Thu tiền điện nước hàng tháng Quản lý an ninh vào ra trong KT:(Quản lý 24/24) bạn bè, người thân đến chơi phải xuất trình thẻ hoặc CMT, nhà 1, 2, 3, 4 sinh viên học ngoại ngữ phải xuất trình thẻ. Kiểm tra các phòng về vệ sinh và tình hình nhân sự Vệ sinh các nhà hằng ngày. Nhận đơn để báo sửa chữa Cuối kỳ Nhận xét lưu trú cho từng sinh viên trong kỳ. Đánh giá hiện trạng a. Những khó khăn chính Sau khi khảo sát và tìm hiểu ta thấy hệ thống quản lý kí túc xá sinh viên còn rất nhiều bất cập. Trên thực tế hiện nay, kể từ khi sinh viên nhập trường và vào ở ký túc xá cho đến lúc ra trường hoặc xin ra khỏi ký túc xá, mọi quy trình, thủ tục đều được thực hiện trên giấy tờ và sổ sách thủ công. Với cách quản lý đó dẫn đến : Khối lượng giấy tờ sử dụng và lưu trữ nhiều. Thông tin về tình trạng nhà hiện tại của kí túc hay thay đổi thường xuyên, thực hiện thủ công gây lãng phí giấy tờ Thông tin quản lý không đa dạng, khả năng bảo mật thấp Việc tra cứu tìm kiếm thông tin gặp nhiều khó khăn và tốn thời gian Tốn nhiều thời gian cho việc tổng hợp các báo cáo định kỳ Đòi hỏi tốn nhiều nhân lực mà hiệu quả quản lý không cao Tuy nhiên với cách quản lý đó yêu cầu, đòi hỏi trình độ không cao, cách quản lý đơn giản. b. Mục tiêu Để khắc phục những nhược điểm trên thì việc ứng dụng tin học vào lĩnh vực quản lý nơi ở của sinh viên tại ký túc xá của trường sẽ cần thiết nhằm mục tiêu: Rút ngắn thời gian làm việc bàn giấy và giảm bớt công việc bàn giấy Phân phối thông tin về số lượng phòng và thông tin sinh viên nhanh chóng và chính xác Cho phép kiểm soát quản lý cao hơn dựa trên việc cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho báo cáo quản lý, tránh được việc phòng thừa người ở phòng thì thiếu... Yêu cầu của bài toán Cập nhật và lưu trữ được số lượng lớn sinh viên ở trong kí túc Phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm sinh viên nhanh chóng Lên được những báo cáo phục vụ quản lý (Báo cáo về tình hình vào ra của sinh viên trong kí túc, Bản nhận xét lưu trú,...) CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM KÍ TÚC XÁ SINH VIÊN 2.1 Xác định yêu cầu của phần mềm quản lý kí túc xá sinh viên 2.1.1 Yêu cầu của người sử dụng Ban Quản lý KTX cần một phần mềm quản lý sinh viên và một số các thông tin liên quan : Những sinh viên hiện ở trong KTX Những sinh viên vào, ra khỏi ký túc trong kỳ Những sinh viên được khen thưởng, bị kỷ luật Sinh viên đã nộp tiền nhà hay chưa. Lưu trữ dữ liệu về sinh viên nội trú trong 10 năm. Thông tin về nhân viên quản lý tất cả các nhà 2.1.2 Yêu cầu của hệ thống Với mục đích hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kiểm soát được số lượng sinh viên, thông tin sinh viên ở trong phòng của ký túc xá, cho nên hệ thống phải đảm bảo những yêu cầu sau : Hệ thống phải dễ sử dụng, khả năng truy nhập dữ liệu nhanh chóng và chính xác, các thao tác cần đơn giản. Giao diện người và máy được thiết kế một cách khoa học, thân thiện người sử dụng, có tính thống nhất về phương pháp làm việc, cách trình bày. Hệ thống giúp có thể cập nhật được toà nhà và số phòng đã sử dụng hết hay chưa sử dụng. Hệ thống có thể đáp ứng được nhu cầu tìm kiếm đa dạng. Cho biết thông tin về 1 sinh viên bất kỳ, đưa ra được các báo cáo thống kê nhanh chóng, dễ dàng và chính xác. Cung cấp kịp thời các thông tin tổng hợp, báo cáo kết quả chính xác theo yêu cầu. Tự động hóa các công việc như tổng hợp, báo cáo, tra cứu, tìm kiếm các thông tin. Cho phép in báo cáo Báo cáo 2.2 Phân tích HTTT quản lý kí túc xá 2.2.1 Phân tích sơ đồ chức năng của hệ thống Biểu đồ phân cấp chức năng Mô tả các chức năng: ♦ Cập nhật thông tin Cập nhật tòa nhà: cho phép nhập thông tin tòa nhà nào đó Cập nhật phòng ở trong các tòa nhà: cho phép nhập thông tin phòng bất kỳ tại tòa nhà nào đó Cập nhật nhân viên: cho phép nhập thông tin của nhân viên quản lý tại tòa nhà nào đó Cập nhật khoa: cho phép nhập thông tin khoa bất kỳ Cập nhật lớp: cho phép nhập thông tin về lớp bất kỳ Cập nhật khen thưởng kỷ luật: Cho phép nhập mã SV, tên khen thưởng, hình thức ♦Tra cứu, tìm kiếm thông tin : Tìm kiếm hồ sơ đã đăng kí nhưng chưa được vào kí túc Tìm kiếm sinh viên theo nhiều phương thức Tìm kiếm thông tin về chỗ ở trống Tìm kiếm nhân viên làm việc tại các dãy nhà ♦Báo cáo: Báo cáo tình hình vào ra ký túc của sinh viên In ra thông tin về một sinh viên bất kì Báo cáo về tình hình an ninh trật tự trong kỳ Đưa ra được bản nhận xét lưu trú về một sinh viên bất kỳ ♦Quản lý đơn vào kí túc: Cho phép nhập thông tin về hồ sơ, tình trạng nộp tiền của sinh viên, sự thay đổi về tình trạng ở của sinh viên trong kí túc 2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) làm một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá trình xử lý thông tin với các yêu cầu : Sự diễn tả ở mức lôgic nghĩa là nhằm trả lời cho câu hỏi làm gì ? mà bỏ qua câu hỏi làm như thế nào? Chỉ rỏ các các chức năng (con) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần mô tả. Chỉ rõ thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua đó phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng. Biểu đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu(DFD) Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể Tiến trình, kho dữ liệu và dòng thông tin Tên nguồn Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Một số quy tắc và quy ước liên quan tới DFD Mỗi luồng dữ liệu phải có 1 tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu. Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng. nhau thi có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất. Xử lý luôn phải được đánh mã số. Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau Tên cho xử lý phải là một động từ Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu, luồng vào phải khác luồng ra từ một xử lý Đối với việc phân rã DFD Nên chỉ để tối đa 7 xử lý trên 1 trang DFD Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. Xử lý không phản rã tiếp thêm gọi là xử lý nguyên thủy. Mỗi xử lý nguyên thủy phải có một phích xử lý logic trong từ điển hệ thống. Sơ đồ mức ngữ cảnh Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (mức 0) Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (mức 1) 2.2.3 Phân tích hệ thống về dữ liệu Chuẩn hóa dữ liệu Để xây dựng CSDL cần phải thực hiện chuẩn hóa cơ sở dữ liệu. Thông qua bước chuẩn hóa, dữ liệu dư thừa sẽ dần được loại bỏ. Thông qua chuẩn hóa các bảng lớn với nhiều cột dữ liệu sẽ được chia tách thành nhiều bảng nhỏ. Mục đích chính của chuẩn hóa là loại trừ thông tin dư thừa trong các bảng, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu. Quy trình chuẩn hóa được thực hiện qua ba bước. Chuẩn hóa mức 1(1.NF) Chuẩn hóa mức 1( 1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp, nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Gán thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm một thuộc tính đinh danh của danh sách gốc. Chuẩn hóa mức 2(2.NF) Chuẩn hóa mức 2(2.NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phục thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào 1 phần của khóa. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khóa thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. Chuẩn hóa mức 3(3.NF) Chuẩn hóa mức 3(3.NF) quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm và thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng và 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chưa quan hệ Yvới X. Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới. Trên cơ sở chuẩn hóa dữ liêu 3 mức ta xây dựng được cơ sở dữ liệu của hệ thống Quản lý nhân sự và tính lương gồm các bảng sau: Bảng bộ phận, Bảng chức vụ, Bảng nhân viên, Bảng chám công, Bảng dữ liệu lương, Bảng các khoản phụ Xác định các thực thể Dựa vào các hoạt động cụ thể của hệ thống quản lý ký túc xá Đại học Kinh tế Quốc Dân và dựa vào biểu đồ luồng dữ liệu đã phân tích ở trên ta thấy rõ các thực thể (đối tượng cần quan tâm) hệ thống quản lý ký túc xá là : - Nhà - Phòng - Sinh viên - Nhân viên - Hồ sơ - Khen thưởng kỷ luật - Khoa - Lớp Xác định thuộc tính các thực thể Trong một hệ thống thông tin cần lựa chọn một số tính chất đặc trưng để diễn tả một thực thể, các tính chất này được gọi là thuộc tính của thực thể được mô tả và đây chính là các loại thông tin cần quản lý: họ tên, địa chỉ, ngày sinh… Thực thể “ nhà” Mã nhà Tên nhà Điện thoại Thực thể “phòng” Mã phòng Tên phòng Giá phòng Số người đang ở Số người tối đa Thực thể “nhân viên” Mã nhân viên Tên nhân viên Địa chỉ Số điện thoại Ca trực Thực thể “sinh viên” Mã sinh viên Họ tên Khoa Lớp Ngày sinh Giới tính CMND Quê quán Bố hoặc mẹ Thực thể “ Hồ sơ kí túc” Mã hồ sơ Ngày đăng ký Mã sinh viên Ngày vào Ngày kết thúc Mã nhà Mã phòng Thực thể “khen thưởng kỷ luật” Mã khen thưởng Tên khen thưởng Ngày lập Hình thức Thực thể “khoa” Mã khoa Tên khoa Thực thể “lớp” Mã lớp Tên lớp Xác định khoá cho thực thể Khoá của một quan hệ r trên tập thuộc tính R = {a1,a2,…an} là tập con K{a1,a2,…an} thoả mãn các tính chất sau: Với bất kỳ hai bộ t1,t2 r đều tồn tại thuộc tính AK sao cho t1(a) t2(a). Nói cách khác, không tồn tại hai bộ mà giá trị bằng nhau trên mọi thuộc tính của K. Điều này có thể viết t1(k) t2(k), bất kỳ một tập con thực sự K’ K đều có tính chất đó. Tập K là siêu khoá của quan hệ r nếu là khoá của quan hệ r. Khoá đóng vai trò quan trọng vì nhờ nó mà ta có thể dễ dàng tìm kiếm được bản ghi. Phép toán tìm kiếm bản ghi trong file dữ liệu là phép toán quan trọng nhất vì chỉ sau khi tìm kiếm bản ghi đó ta mới có thể xoá bỏ, bổ sung thêm một bản ghi mới vào trước hoặc sau bản ghi mà ta tìm được. Thực thể Khoá Nhà Mã Nhà Phòng Mã Phòng Sinh viên Mã sinh viên Hồ sơ Mã hồ sơ Khen thưởng kỷ luật Mã khen thưởng kỷ luật Khoa Mã Khoa Lớp Mã Lớp Nhân viên Mã Nhân viên Mô hình liên kết các thực thể Các bảng dữ liệu trên sẽ đáp ứng được nhu cầu thông tin của người sử dụng, đặc biệt đối với nhà quản trị. Giữa các bảng có mối liên hệ với nhau, giúp cho nhà quản trị có thể tra cứu thông tin về sinh viên, nhân viên, các báo cáo quản trị dễ dàng hơn. 2.3 Thiết kế HTTT quản lý KTX sinh viên 2.3.1. Thiết kế kiến trúc của chương trình 2.3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu Sau khi xem xét và phân tích từng khía cạnh của công tác “quản lý quản lý ký túc xá”, để giải quyết yêu cầu của bài toán đặt ra một cánh hợp lý và có hiệu quả thì phải tạo một cấu trúc dữ liệu hợp lý cho bài toán. Cấu trúc này phải đảm bảo chứa đầy đủ thông tin cần thiết và đảm bảo khi truy nhập, kết xuất thông tin phải nhanh chóng. Các bảng trong CSDL 1. Bảng sinh viên (Sinhvien) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả 1 MaSV Text 10 Mã sinh viên 2 Hoten Text 25 Họ tên 3 Quequan Text 50 Quê quán 4 Ngaysinh Date/Time 12 Năm sinh 5 Gioitinh Yes/No 12 Giới tính 6 CMND Text 15 Chứng minh thư 7 SoDT Text 10 Số điện thoại sinh viên 8 Malop Text 10 Mã lớp 9 BohoacMe Text 25 Tên Bố hoặc Mẹ 10 Dienthoai Text 10 Số điện thoại liên hệ 11 Doituong Text 10 Đối tượng 12 Nghenghiep Text 30 Nghề nghiệp 2. Bảng phòng (Phong) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả 11 Maphong Text 10 Mã phòng 2 Manha Text 10 Mã nhà 3 Tenphong Text 15 Tên phòng 4 Giaphong Text 25 Giá phòng 5 Songuoidango Number 12 Số lượng người đang ở 6 Songuoitoida Number 12 Số lượng người tối đa 3. Bảng hồ sơ kí túc(HoSoKytuc) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả 1 MaHS AutoNumber 10 Mã hồ sơ 2 MaSV Text 10 Mã sinh viên 3 NgayDK Date/Time 10 Ngày đăng ký 4 Ngayvao Date/Time 20 Ngày vào ở 5 Ngayketthuc Date/Time 20 Ngày kết thúc 6 Maphong Text 10 Mã phòng 7 Manha Text 10 Mã nhà 8 TiennhakyI Yes/No 10 Đã đóng tiền nhà kỳ I 9 TiennhakyII Yes/No 10 Đã đóng tiền nhà kỳ II 4. Bảng nhà (Nha) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả 1 Manha Text 10 Mã nhà 2 Tennha Text 15 Tên nhà 3 Dienthoai Text 10 Số điện thoại 5. Bảng khoa (Khoa) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả 1 Makhoa Text 20 Mã khoa 2 Tenkhoa Text 50 Tên khoa 6. Bảng lớp (Lop) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả 1 Malop Text 20 Mã lớp 2 Tenlop Text 50 Tên lớp 3 Makhoa Text 20 Mã khoa 7. Bảng Khen thưởng kỷ luật (Khenthuongkiluat) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả 1 MaKTKL Text 10 Mã khen thưởng, kỉ luật 2 TenKTKL Text 50 Tên khen thưởng, kỉ luật 3 Ngay Date/Time 10 Ngày khen thưởng, kỉ luật 4 Hinhthuc Text 50 Hình thức khen thưởng, kỉ luật 5 MaSV Text 10 Mã sinh viên 8. Bảng nhân viên(Nhanvien) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả 1 MaHS AutoNumber 10 Mã hồ sơ 2 MaSV Text 10 Mã sinh viên 3 NgayDK Date/Time 10 Ngày đăng ký 4 Ngayvao Date/Time 20 Ngày vào ở 5 Ngayketthuc Date/Time 20 Ngày kết thúc Sơ đồ liên kết dữ liệu 2.3.3. Thiết kế thuật toán/ logic xử lý 1. Thuật toán đăng nhập 2. Thuật toán hồ sơ chờ xét duyệt 3. Thuật toán tra cứu chỗ ở trống 4. Thuật toán tra cứu nhân viên 5. Thuật toán tra cứu sinh viên 2.3.4.Thiết kế giao diện vào/ ra Nguyên tắc thiết kế giao diện: Thiết kế giao diện phải phụ thuộc vào yêu cầu, kinh nghiệm và khả năng của người sử dụng hệ thống. Người thiết kế cũng nên quan tâm đến những giới hạn vật lý và tinh thần của con người và nên nhận ra rằng con người luôn có thể gây ra lỗi. Không phải tất cả các nguyên tắc thiết kế giao diện đều có thể được áp dụng cho tất cả các giao diện. Sau đây là các nguyên tắc thiết kế giao diện: - Sự quen thuộc của người sử dụng: giao diện phải được xây dựng dựa trên các thuật ngữ và các khái niệm mà người sử dụng có thể hiểu được hơn là những khái niệm liên quan đến máy tính. Ví dụ: hệ thống văn phòng nên sử dụng các khái niệm như thư, tài liệu, cặp giấy … mà không nên sử dụng những khái niệm như thư mục, danh mục … - Thống nhất: hệ thống nên hiển thị ở mức thống nhất thích hợp. Ví dụ: các câu lệnh và menu nên có cùng định dạng … - Tối thiểu hoá sự bất ngờ: nếu một yêu cầu được xử lý theo cách đã biết trước thì người sử dụng có thể dự đoán các thao tác của những yêu cầu tương tự - Khả năng phục hồi: hệ thống nên cung cấp một số khả năng phục hồi từ lỗi của người sử dụng và cho phép người sử dụng khôi phục lại từ chỗ bị lỗi. Khả năng này bao gồm cho phép làm lại, hỏi lại những hành động như xoá, huỷ … - Hướng dẫn người sử dụng: như hệ thống trợ giúp, hướng dẫn trực tuyến … - Tính đa dạng: hỗ trợ nhiều loại tương tác cho nhiều loại người sử dung khác nhau. Ví dụ: nên hiển thị phông chữ lớn với những người cận thị. Tương tác giữa người sử dụng và hệ thống được chia thành 5 loại sau: - Vận hành trực tiếp - Lựa chọn menu - Điền vào biểu mẫu (Form) - Ngôn ngữ ra lệnh - Ngôn ngữ tự nhiên 1. Form đăng nhập 2. Form giao diện chính 3. Form cập nhật hồ sơ sinh viên 4. Các form tra cứu tìm kiếm Form tra cứu Hồ sơ chờ xét duyệt Form tra cứu chỗ trống Form tra cứu sinh viên Form tra cứu nhân viên 5. Các form báo cáo Hồ sơ sinh viên bất kỳ Bản nhận xét lưu trú về một sinh viên bất kỳ Báo cáo về tình hình an ninh trong kí túc Khen thưởng Kỉ luật KẾT LUẬN 1. Các kết quả đạt được + Hệ thống đáp ứng, hỗ trợ đựơc phần nào công việc cuả ký túc xá: quản lý đơn của sinh viên, an ninh trong kí túc, nhân viên,..., giảm bớt các hoạt động thủ công. Những công việc có thể dùng được máy tính tra cứu, thống kê, tính toán đã được hoàn thiện và áp dụng hoàn toàn vào trong quản lý tự động, vừa tăng tính hiệu quả nhanh chóng và đem lại các giá trị thông tin ít bị sai lệch. + Hệ thống cho phép cập nhập các thông tin mới, cho phép tự động phân loại và liệt các danh mục có của ký túc xá. Quá trình sửa, xóa thông tin sẽ được thực hiện theo yêu cầu của người dùng. + Hệ thống thiết kế logic nên khi có một sự thay đổi trong thư viện toàn bộ các chức năng liên quan sẽ tự động điều chỉnh một cách phù hợp để duy trì tính liên tục của hệ thống. + Các luồng thông tin lưu chuyển trong hệ thống được kiểm soát chặt chẽ bởi các công cụ được kiểm tra và tìm kiếm. +Dữ liệu được thiết kế trong hệ thống đã được chuẩn hóa nên không gian lưu giữ thông tin trong máy tính được tối ưu và có thể truy xuất dữ liệu được đầy đủ và thuận tiện. + Đối với mọi đối tượng người sử dụng, các thao tác thuận tiện, dễ dàng và có trình bày màn hình hợp với các giao diện chuẩn hiện nay như WINDOWS. 2. Đánh giá Chương trình được xây dựng và thiết kế trên hệ quản trị cơ sở ACCESS và ngôn ngữ lập trình VISUAL BASIC hiện đại và đa năng. Có được những đặc tính, ưu điểm nổi bật sau: Trực quan dễ sử dụng. Đáp ứng được nhu cầu quản lý của người sử dụng Hỗ trợ đắc lực cho người quản lý, hay các nhân viên trong quá trình làm việc. Việc nhập dữ liệu được thực hiện một cách nhanh chóng, dễ dàng nhờ sự tự động kiểm tra dữ liệu vào. Việc tra cứu tài liệu được nhanh chóng và thuận tiện đáp ứng nhu cầu của nhà quản lý, sinh viên Các thống kê báo cáo được kết xuất nhanh chóng kịp thời giúp cho việc quản lý nắm giữ các thông tin về tình hình trong kí túc xá Về mặt cơ bản đề án đã phân tích, thiết kế hầu như đầy đủ cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý thư viện, tuy nhiên một số vấn đề vẫn chưa được đưa vào phân tích. Với sự hạn chế về thời gian cùng với kiến thức và khả năng lập trình của tác giả, chương trình không tránh khỏi những thiếu sót. Cụ thể hạn chế mà tác giả nhận thấy của chương trình là: Hệ thống chương trình đòi hỏi nhân viên quản quản lý phải có trình độ cao, đồng đều để có thể sử dụng và xử lý các thông tin một cách chính xác, hiệu quả. Hệ thống đòi hỏi được cung cấp trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý. Chương trình có tính chuyên nghiệp chưa cao. Chưa giải quyết được hết những vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý. Chương trình chưa chạy được trên mạng. Chưa kiểm nghiệm thực tế với số lượng lớn sinh viên trong kí túc 3. Phương hướng phát triển chương trình Phát triển chương trình chạy trên mạng máy tính, đây là hướng phát triển đầu tiên của chương trình, vì trong thực tế cơ sở dữ liệu trên mạng có ý nghĩa lớn hơn nhiều trên các máy đơn lẻ. Từ đó cung cấp thêm chức năng tra cứu thông tin qua web. Chức năng này cho phép sinh viên tra cứu thông tin dữ liệu từ xa, sử dụng các phần mềm để truy cập vào các trang web của ký túc xá. Đây là một chương trình ứng dụng thực tế lớn và phức tạp, cần có một nhóm các chuyên gia cùng thực hiện. Vì vậy trong khuôn khổ đề án này chỉ có thể đưa ra những chức năng cơ bản, mô phỏng một phần nhỏ yêu cầu của thực tế. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và bạn bè để chương trình được tiếp tục hoàn thiện, đáp ứng một cách tốt nhất cho công tác quản lý ký túc xá sinh viên Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình hệ thống thông tin quản lý Ts Trương Văn Tú – Ts Trần Thị Song Minh – Nhà xuất bản Thống kê Giáo trình cơ sở dữ liệu 1-2 Trần Công Uẩn – Nhà xuất bản Thống kê Bộ môn Công nghệ phần mềm PGS.TS Hàn Viết Thuận Cấu trúc dữ liệu và giải thuật PGS.TS Hàn Viết Thuận – Nhà xuất bản Thống kê Tự học kỹ thuật lập trình Visual Basic trong 21 ngày Nguyễn Tiến – Ngô Quốc Việt – Nhà xuất bản giáo dục Những bài thực hành Visual Basic Nhà xuất bản thống kê MỤC LỤC