Đề án Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại

iám sát thường xuyên, yếu tố văn hoá ảnh hưởng nhiều - Cơ chế kiểm soát trong cơ cấu tổ chức và trong phân công phân nhiệm. Các cơ chế phải được áp dụng triệt để trong cơ cấu tổ chức và phân công phân nhiệm cho từng cá nhân : Thủ tục bất kiêm nhiệm, thủ tục đối chiếu, thủ tục kiểm tra và theo dõi, thủ tục bảo vệ tài sản, thủ tục khác. 4.1.4. Tái phân công phân nhiệm cho từng nhân viên - Trên cơ sở giải quyết các vấn đề về: Quyền hạn : Chủ thể được làm gì, được quyết định gì? Trách nhiệm : Để được trao quyền hạn trên, thì chủ thể phải chịu trách nhiệm trước ai và về cái gì Quyền lợi : Chủ thể được hưởng cái gì (vật chất và tinh thần) (được hưởng cái mà DN trao cho hay cái mà chủ thể tự cảm nhận) Nghĩa vụ : Để được hưởng những quyền lợi trên, thì cụ thể phải làm gì và cần làm gì (không được làm gì). 4.1.5. Ban hành các quy chế bộ phận - Những quy định cụ thể cho từng bộ phận, quy định về nhiệm vụ, trách nhiệm, cách thức làm việc,…tại mỗi bộ phận. Đây là “Quy chế tổ chức và hoạt động” cho từng bộ phận. 4.1.6. Ban hành các quy chế các nhân - Những quy định chung cho các cá nhân thực hiện như quy định về nhiệm vụ, trách nhiệm, cách thức làm việc,…Hay còn gọi là “Bảng mô tả công việc”cho từng cá nhân. * Ma trận kiểm soát theo chiều dọc – các bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp kiểm soát theo chiều ngang các quy trình nghiệp vụ các cơ chế, thủ tục kiểm soát sẽ liên kết với nhau trong ma trận kiểm soát. 4.2. Ma trận kiểm soát – hệ thống kiểm soát nội bộ theo chiều ngang * Đây là các quy trình kiểm soát với từng loại nghiệp vụ và quy trình thực hiện nghiệp vụ khác nhau bao gồm: - Kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng - Kiểm soát nội bộ trong quy trình mua hàng - Kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương - Kiểm soát nội bộ trong quy trình kế toán - Kiểm soát nội bộ trong quy trình chi tiêu - Kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất - Kiểm soát nội bộ trong quy trình tồn kho - Kiểm soát nội bộ trong quy trình khác Mô hình ma trận kiểm soát 5. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ - Muốn hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, nó phải có đủ năm thành phần và từng thành phần phải hoạt động hiệu quả: 5.1. Môi trường kiểm soát * Đây là môi trường mà trong đó toàn bộ hoạt động kiểm soát nội bộ được triển khai. Môi trường này chỉ tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo: - Doanh nghiệp đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa ban lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể cả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm. Doanh nghiệp đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên, đã yêu cầu tất cả nhân viên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập. - Doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả, có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực của kiềm toán Nhà nước và kiểm toán quốc tế. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có khả năng hoạt động hữu hiệu do được trực tiếp báo cáo độc lập, cởi mở với cơ quan kiểm toán cấp trên hoặc với các lãnh đạo cao cấp của tổ chức. - Doanh nghiệp có các văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể trong hoạt động quản lý tổng thể và trong các hoạt động chuyển ngân, có hệ thống văn bản thống nhát quy định chi tiết việc tuyển dụng. đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả,… 5.2. Đánh giá rủi ro * Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu: - Ban lãnh đạo đã quan tâm, khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. - Doanh nghiệp đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc doanh nghiệp đã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận. 5.3. Hoạt động kiểm soát * Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu đảm bảo: - Doanh nghiệp đã đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động phù hợp với mục tiêu đề ra. - Doanh nghiệp đã tổng hợp và thông báo kết quả đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời. - Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: Cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính, Kế toán và Thủ kho được phân định độc lập rõ ràng. - Doanh nghiệp đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền hoặc được uỷ quyên phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó. Doanh nghiệp đã lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản tạo điều kiện phân định rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xác định cá nhân có tránh nhiệm về các sai phạm xảy ra - Doanh nghiệp đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc sử dụng sai đúng mục đích. - Doanh nghiệp đã có biện pháp cấm, ngăn ngừa các lãnh đạo cao cấp của mình sử dụng kinh phí và tài sản doanh nghiệp vào các mục đích riêng. 5.4. Hệ thống thông tin và truyền thông * Chất lượng hệ thống là tốt khi các nội dung sau được đảm bảo: - Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền. - Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền. - Doanh nghiệp có các kênh thông tin nóng cho phép nhân viên báo cáo các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp. - Doanh nghiệp đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa và kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu. 5.5. Hệ thống giám sát và thẩm định * Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiếm soát nội bộ để đảm bảo việc này được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục : - Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch đã định. - Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ được phát hiện bởi kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụ trách cao hơn, kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc. - Doanh nghiệp đã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của doanh nghiệp cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín doanh nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế. II. Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại 1. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại Việt Nam. Ngân hàng thương mại và những trung gian tài chính, nói chung cũng giống như những doanh nghiệp khác trong nền kinh tế thị trường: chúng được tổ chức ra để kinh doanh kiếm lợi cho mình và cho chủ nợ. Để hoạt động kinh doanh các ngân hàng thương mại phải có vốn và phải bảo toàn, phát triển vốn của mình. Tuy nhiên khác với các doanh nghiệp bình thường, ngân hàng thương mại hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ tín dụng thanh toán, liên quan đến toàn bộ nền kinh tế. Hoạt động ngân hàng dựa trên cơ sở thu hút tiền của khách hàng (dưới hình thức nhận tiền gửi, huy động bằng trái phiếu, kỳ phiếu, và đi vay,…) với trách nhiệm hoàn trả và sử dụng số tiền đó để cho vay, đầu tư,…Như vậy, ngân hàng thương mại tiến hành các hoạt động nghiệp vụ của mình thông qua việc sử dụng không chỉ nguồn vốn tự có mà chủ yếu bằng nguồn vốn huy động của khách hàng. Nếu ngân hàng thương mại không thu hồi được số nợ vay thì không những họ bị mất nguồn vốn tự có của bản thân, mà còn có nguy cơ không thể hoàn trả được số tiền đã huy động của khách hàng. Việc đảm bảo an toàn vốn tiền gửi của khách hàng và đảm bảo an toàn vốn đầu tư không những được các nhà kinh doanh tiền tệ quan tâm đặc biệt mà còn là mối quan tâm của toàn xã hội. Nước ta đang trong giai đoạn chuyển sang nền kinh tế thị trường, trong điều kiện nhiều vấn đề chưa được giải quyết đồng bộ, như các yếu tố về luật pháp, luật định, quy chế,…Do đó việc điều hành quản trị hoạt động ngân hàng ít nhiều bị ảnh hưởng. Thực tế xảy ra nhiều ngân hàng có những biểu hiện không đồng bộ không thống nhất, các vụ việc vi phạm quy chế, nghiệp vụ vẫn lặp đi lặp lại, chưa được giải quyết triệt để. Muốn phát hiện và chỉnh sửa sai sót kịp thời nhằm nâng cao chất lượng kinh doanh ngân hàng, ngoài các biện pháp thanh tra, kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý nhà nước, trước hết đòi hỏi ngân hàng thương mại phải có những biện pháp hữu hiệu, mà biện pháp quan trọng nhất là ngân hàng thương mại phải thiết lập được hệ thống kiểm toán nội bộ. Với các ngân hàng có quy mô hoạt động nhỏ chưa có bộ phận kiểm toán riêng, thường kết hợp giữa bộ phận kế toán và bộ phận kiểm toán, điều này trái với nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” và không đúng với tính chất nội dung của kiểm toán nội bộ; và khá nhiều các ngân hàng hiện nay đã có bộ phận kiểm toán nội bộ nhưng hoạt động còn yếu kém lỏng lẻo chỉ mang tính chất hình thức, nên tác dụng giám định và kiểm tra yếu kém. Một phần do bản thân kiểm toán viên chưa được đào tạo đầy đủ về chuyên môn kiểm toán, thiếu kinh nghiệm trong kiểm toán. Mặt khác kiểm toán viên cũng chưa đựơc giao đầy đủ “quyền hạn, trách nhiệm”. Vì vâỵ công tác kiểm toán đôi khi mất tính khách quan. Chỉ kiểm toán và đưa ra những kết luận tốt những mặt ưu điểm còn sai sót thì bỏ qua. Vì thế có một số ngân hàng hoàn thành kế hoạch báo cáo các kết quả đều tốt nhưng khi có đoàn thanh tra đến làm việc thì mọi khuyết điểm, yếu kém thực sự sẽ được đưa ra. Do vậy, điều thiết yếu ở đây là phải thiết lập được hệ thống kiểm toán nội bộ một cách đầy đủ và có hiệu quả. Qua thực trạng công tác kiểm toán nội bộ tại các ngân hàng thương mại Việt Nam, rõ ràng còn nhiều hạn chế tồn tại và khó khăn. Vì thế, việc hình thành và hoàn thiện công tác này là một điều rất cần thiết không những cho riêng bản thân các ngân hàng mà còn cho toàn bộ nền kinh tế. 2. Tiền đề cho sự hình thành hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại ở Việt Nam * Sự ra đời của các loại hình kiểm toán: Hoà nhập vào nền kinh tế thị trường quốc tế, Việt Nam hiện nay đã hình thành một số công ty kiểm toán độc lập, trong đó có công ty liên doanh cũng như công ty kiểm toán, hoạt động bằng 100% vốn nước ngoài. Ngoài ra hệ thống kiểm toán nhà nước cũng được thành lập sau hệ thống kiểm toán độc lập và đến nay đã đi vào hoạt động với phạm vi rộng rãi, thu nhiều kết qủa tốt. Sự ra đời và phát triển ngày càng mạnh mẽ hai hệ thống kiểm toán trên là tiền đề vững chắc và quan trọng để kiểm toán nội bộ ra đời và phát triển. * Về nhân sự: Mặc dù kiểm toán nói chung và kiểm toán nội bộ nói riêng là hoạt động còn mới mẻ đối với tình hình hoạt động kinh tế Việt Nam, tuy nhiên đội ngũ các bộ làm công tác kiểm toán đã được trang bị hoặc tự mình trang bị kiến thức chuyên môn mọi mặt để từng bước hoàn thiện công tác kiểm toán. Ngoài ra còn một bộ phận không nhỏ các chuyên gia, nhân viên người nước ngoài đang làm công tác kiểm toán nội bộ cho các ngân hàng tại Việt Nam, bộ phận này với kinh nghiệm của họ cũng giúp cho cán bộ kiểm toán Việt Nam học tập, trao đổi nâng cao nghiệp vụ kiểm toán. * Môi trường pháp lý: Tháng 1/1994- Chính phủ ban hành các quy chế về kiểm toán độc lập trong nền kinh tế quốc dân. Trong lĩnh vực hoạt động ngân hàng, hoạt động kiểm toán nội bộ đã được luật hoá bằng luật ngân hàng nhà nước và luật tài chính tín dụng. Nghị định 49/CP của Chính phủ và đã được các ngân hàng triển khai. Các chuẩn mực kiểm toán được chấp nhận tại Mỹ, các chuẩn mực kiểm toán quốc gia, các chuẩn mực kiểm toán quốc tế cũng được phổ biến rộng rãi. Dù hành lang pháp lý của Việt Nam chưa đầy đủ nhưng đây sẽ là tiền cho sự ra đời các chuẩn mực kiểm toán nội bộ của ngân hàng Việt Nam. 3. Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại - Từ khi luật các tài chính tín dụng ra đời thì cụm từ “kiểm toán nội bộ” ngân hàng ở Việt Nam mới được sử dụng chính thức khi nói về hoạt động kiểm tra nội bộ của các tổ chức tín dụng. Thực ra, hoạt động kiểm toán nội bộ trong ngân hàng đã được thực hiện từ lâu, nhưng dưới các hình thức như thanh tra nội bộ, kiểm soát, kiểm tra nội bộ, kiểm soát nghiệp vụ,…Ngày nay, kiểm toán nội bộ còn đánh giá tính hiệu quả hoạt động của đơn vị và đưa ra những kiến nghị cần thiểt để hoàn thiện hoạt động và hạn chế rủi ro cho tổ chức tài chính. - Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm hai bộ phận: Hệ thống cơ chế kiểm tra nội bộ là một hình thức kiểm tra được cài đặt ngay trong quy trình nghiệp vụ được thực hiện bởi những nhân viên nghiệp vụ tại các đơn vị giao dịch trực tiếp với khách hàng và tất cả những ai tham gia vào quá trình xử lý nghiệp vụ, được thực hiện bởi các lãnh đạo cao cấp. Và kiểm toán nội bộ là hình thức kiểm tra nằm ngoài quy trình nghiệp vụ, được thực hiện bởi những người độc lập với quy trình nghiệp vụ và không chịu trách nhiệm về quy trình nghiệp vụ đó, đó là những kiểm toán viên nội bộ. - Mục đích của kiểm soát nội bộ nhằm: Sử dụng các nguồn lực và quản lý hoạt động kinh doanh của ngân hàng một cách hiệu quả; đảm bảo chắc chắn các quyết định và chế độ quản lý đã được ngân hàng và các cơ quan quản lý có thẩm quyền ban hành được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức độ hiệu quả cũng như tính hợp lý của các chế độ đó; phát hiện kịp thời những vướng mắc trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó; ngăn chặn, phát hiện các sai phạm trong hoạt động kinh doanh của ngân hang; đảm bảo việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức các giao dịch phát sinh của ngân hang; đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan; đảm bảo tài sản và thông tin không bị lạm dụng hoặc sử dụng sai mục đích. * Các yếu tố cấu thành cơ chế kiểm soát nội bộ gồm môi trường kiểm soát chung, hệ thống kế toán, các loại kiểm soát và thủ tục kiểm soát: - Môi trường kiểm soát chung được hiểu là các nhân tố xung quanh tác động đến việc thiết kế, hoạt động và sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tục kiểm soát của ngân hàng như đặc thù về cơ chế quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, các quy định của pháp luật,… - Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các giao dịch phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho các cấp quản lý ra quyết định mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của ngân hàng. Chính vì thế, hệ thống kế toán là một mắt xích quan trọng của cơ chế kiểm soát nội bộ. - Thủ tục hay quy trình kiểm soát là trình tự và nội dung của các bước công việc mà bộ phận kiểm soát nội bộ có thẩm quyền phải thực hiện để hoàn thành trách nhiệm được giao. Tuỳ từng lĩnh vực hoạt động của ngân hàng mà quy trình và thủ tục kiểm soát được tiến hành khác nhau. Tuy nhiên, dù thủ tục kiểm soát có khác nhau thì vẫn phải đảm bảo một số nguyên tắc cơ bản như nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. * Hoạt động kiểm soát của ngân hàng, do đó được phân loại như sau: - Kiểm soát quản lý là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ của ngân hàng, do nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động đó tiến hành. Kiểm soát quản lý diễn ra thường xuyên và là hoạt động quan trọng nhất trong cơ chế kiểm soát nội bộ của ngân hàng. - Kiểm soát xử lý được đặt ra để kiểm tra việc xử lý các giao dịch, tức là kiểm tra lại những công việc mà nhân viên ngân hàng đã thực hiện và đã được công nhận, cho phép, phân loại, tính toán, ghi chép và tổng hợp trong báo cáo. - Kiểm soát để bảo vệ tài sản là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảm bảo sự an toàn của tài sản và thông tin trong ngân hàng. - Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với tất cả các hoat động và giao dịch diễn ra trong ngân hàng. * Kiểm toán nội bộ ngân hàng thương mại có ba chức năng cơ bản: - Kiểm toán hoạt động nhằm đánh giá tính hữu hiệu và tính hiệu quả trong hoạt động của đơn vị. - Kiểm toán tuân thủ nhằm giám sát việc tuân thủ pháp luật và các quy định nội bộ của tổ chức tín dụng ở các quy định nội bộ của tổ chức tín dụng ở các đối tượng chịu sự kiểm toán. - Kiểm toán hoạt động tài chính nhằm xác nhận tính trung thực, hợp lý, hợp pháp của các báo cáo tài chính của tài chính tín dụng. Nếu như hoạt động trọng tâm của kiểm toán độc lập là kiểm toán nhằm xác nhận tính trung thực, hợp pháp, hợp lý của các báo cáo tài chính thì trọng tâm của kiểm toán nội bộ là kiểm tra nhằm đánh giá tính hiệu quả trong hoạt động của đơn vị và tính tuân thủ các quy định vủa pháp luật và quy định nội bộ. Ngoài ba chức năng trên, kiểm toán nội bộ còn có chức năng tư vấn trong nội bộ tài chính tín dụng, đưa ra các kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của cơ cấu tổ chức cũng như quy trình vận hành của tài chính tín dụng. * Nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ: là thực hiện kiểm toán đối với tất cả các quá trình hoạt động và kinh doanh của tài chính tín dụng, tất cả các đơn vị tổ chức trong tài chính tín dụng. Cụ thể là kiểm toán nội bộ phải kiểm tra đánh giá về: Khả năng hoạt động, tính hiệu quả, tính kinh tế và sự hợp lý của cơ chế kiểm tra nội bộ; việc áp dụng, khả năng hoạt động, tính hiệu quả và sự hợp lý của cơ chế quản lý và điều hành rủi ro; kiểm tra chế độ thông tin báo các, hệ thống thông tin và chế độ tài chính kế toán; việc tuân thủ các quy định của pháp luật và các quy định nội bộ, việc chấp hành các quy chế, chế độ và quy tắc của đơn vị cũng như tính nghiêm túc đúng đắn của tất cả các quá trình hoạt động kinh doanh và các quy định là biện pháp nhằm bảo vệ tài sản của đơn vị. - Trên cơ sở kết quả kiểm tra, kiểm toán nội bộ xác định mức độ phù hợp với luật trong việc ban hành những quy định nội bộ, xác định chất lượng thực hiện công việc của ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên, đưa ra những kiến nghị cần thiết nhằm sửa chữa hoặc cải thiện hoạt động của đơn vị. Xét dưới giác độ an toàn, kiểm toán nội bộ tham gia tư vấn trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức, quy trình hoạt động cũng như khi kinh doanh sản phẩm mới, kinh doanh trên thị trường mới với tư cách là phòng ngừa rủi ro. - Đối với mỗi ngân hàng thương mại, một trong những yêu cầu quan trọng nhất là phải đảm bảo tính an toàn và lành mạnh trong hoạt động kinh doanh của mình. Chính vì vậy, các ngân hàng luôn hướng tới việc phải xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu để thực hiện chức năng giám sát toàn bộ các hoạt động quản lý, điều hành và tác nghiệp trong ngân hàng với mục tiêu phát hiện và kiểm soát các rủi ro có thể phát sinh, đảm bảo tính tuân thủ với các quy định của pháp luật và các chiến lược, chính sách, quy định, quy trình và quyết định của bản thân ngân hàng, từ đó góp phần quan trọng để đảm bảo tính an toàn và hiệu quả của ngân hàng. III. Thực trạng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ của các ngân hàng thương mại ở Việt Nam - Kiểm toán nội bộ là một bộ phận cấu thành của bộ máy giám sát nội bộ của ngân hàng, bao gồm tất cả các bộ phận tham gia thực hiện chức năng giám sát chuyên trách (trong điều kiện hiện nay của các ngân hàng thương mại Nhà nước là Ban kiểm soát Hội đồng quản trị và phòng (ban) kiểm tra-kiểm toán hoạt động kiểm toán nội bộ tại các ngân hàng thương mại Nhà nước được gắn liền với các hoạt động kiểm tra nội bộ theo quy đinh của Nghị định 49/2000/NĐ-CP ngày 12/9/02 của Chính phủ về tổ chức hoạt động của ngân hàng thương mại và quy chế mẫu về hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ trong các tài chính( ban hành kèm theo QĐ 03/1998/QĐ-NHNN 3 ngày 03/01/1998 của hệ Thống đốc Ngân hàng nhà nước) Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức hệ thống giám sát nội bộ hiện nay tại các ngân hàng thương mại nhà nước: Hội đồng quản trị Ban điều hành Sở giao dịch,chi nhánh cấp1, văn phòng đại diên Phòng tổ kiểm tra-kiểm toán nội bộ chi nhánh Phòng(ban) kiểm tra-kiểm toán nội bộ Hội sở chính Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Chi nhánh cấp2,các phòng giao dịch,quỹ tiết kiệm Chú thích: - Quan hệ quản lý báo cáo trực tiếp: - Quan hệ quản lý, báo cáo gián tiếp: - Quan hệ kiểm tra, giám sát : 1. Những thành tựu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại Việt Nam: - Trước hết, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc các ngân hàng thương mại đã chú trọng tới việc tạo ra một trường kiểm soát mạnh, trong đó khuyến khích các chuẩn mực cao về đạo đức, làm cho các nhân viên ở tất cả các cấp hiểu rõ về tầm quan trọng của kiểm tra nội bộ, hiểu về vai trò của mình trong cơ chế kiểm tra nội bộ. - Thứ hai, cùng với sự chỉ đạo của Ngân hàng nhà nước, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc ngân hàng thương mại đã thường xuyên rà soát cơ chế nghiệp vụ của những lĩnh vực hoạt động quan trọng như nghiệp vụ tín dụng, thanh toán quôc tế(đặc biệt việc mở L/C thanh toán hàng nhập), kinh doanh ngoại tệ,… phát hiện những điểm yếu của quy trình nghiệp vụ hoặc những rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát chưa được nhận biết trên cơ sở đó bổ sung biện pháp nghiệp vụ, xây dựng quá trình mới hoàn thiện hơn. - Thứ ba, Hội đồng quản tri và Ban giám đốc bước đầu đã nhận thức được sự cần thiết của việc thường xuyên có sự kiểm tra đánh giá một cách độc lập, khách quan đối với cơ chế kiểm tra nội bộ. Do đó, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc đã quan tâm xây dựng và tạo điều kiện hoạt động cho bộ phận kiểm tra, kiểm toán nội bộ, chuyên trách của ngân hàng. Bộ máy tổ chức của bộ phận kiểm tra, kiểm toán nội bô chuyên trách liên tục được hoàn thiện củng cố số lượng và chuyên môn nghiệp vụ. Trong những năm qua, hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ góp phần bảo đảm an toàn, hoạt động của tài sản của ngân hang, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh góp phần quan trọng vào sự phát triển của các ngân hàng thương mại. Cụ thể, bộ phận kiểm tra, kiểm toán nội bộ kịp thời phát hiện những sai sót, sơ hở trong quản lý, những chỗ bất hợp lý trong cơ chế điều hành và hoạt động những hoạt động vi phạm chế độ. Trên cơ sở đó, kiểm toán nội bộ tư vấn đóng góp ý kiến với Ban giám đốc và bộ phận nghiệp vụ hoặc có biện pháp xử lý thích hợp với những sai phạm như vậy đã ngăn ngừa được rủi ro tổn thất có thể xảy ra, đồng thời cũng có tác dụng tốt đến ý thức, trách nhiệm hay nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ nhân viên ngân hàng. Tại ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam, riêng trong năm 2000, bộ phận kiêm tra, kiểm toán nội bộ đã tổ chức được 4411 cuộc kiểm tra, trong đó có 2044 lượt kiểm tra về tín dụng, 1462 lượt kiểm tra về kế toán và 905 lượt kiểm tra khác. Số vụ việc phát hiện qua kiểm tra là 29 vụ, 73 cán bộ vi phạm với số tiền vi phạm 6093 triệu đồng. 2. Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ các ngân hàng thương mại Việt Nam hiện nay - Qua thực tiễn về những rủi ro, tổn thất mà các ngân hàng thương mại gặp phải trong những năm gần đây, chúng ta nhận thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của các ngân hàng nhìn chung còn bộc lộ nhiều yếu kém, hoạt động chưa thật hiệu quả. 2.1. Về phía Ngân hàng thương mại của Nhà nước (cụ thể với Ngân hàng BIDV) * Một là, môi trường kiểm soát còn nhiều yếu tố không thuận lợi cho công tác kiểm soát nội bộ. Mặc dù được tổ chức theo mô hình tổng công ty nhưng mức độ độc lập của các chi nhánh và công ty trực thuộc của BIDV còn tương đối hạn chế. Sự phân cấp, phân quyền giữa Hội đồng quản trị với Tổng giám đốc, giữa các giám đốc Ban ở Hội sở chính với giám đốc các đơn vị thành viên chưa rõ ràng và chưa gắn với trách nhiệm cụ thể. Sự chồng chéo trong điều hành và tác nghiệp giữa các bộ phận diễn ra thường xuyên, cơ chế tập thể quyết định vẫn tồn tại phổ biến. Vì thế, trong nhiều trường hợp quyền hạn đã phân cấp không được sử dụng hết hoặc bị lạm dụng. - Hội đồng quản trị là đại diện sở hữu của Nhà nước tại BIDV nhưng xét về thực chất chưa được trao quyền tương ứng. Đa số các vấn đề phát sinh của ngân hàng đều phải báo cáo và xin phép Chính phủ, Ngân hàng Nhà nước, Bộ tài chính. Điều này gây khó khăn cho công tác kiểm soát nội bộ, đặc biệt là kiểm soát quản lý bởi trách nhiệm quyết định không thuộc phạm vi nội bộ của ngân hàng. - Ban kiểm soát trực thuộc Hội đồng quản trị được trao trách nhiệm thực hiện toàn diện hoạt động kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, Ban kiểm soát về thực chất vẫn chưa có được sự độc lập tương đối với bộ phận được kiểm tra, đặc biệt là Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc. - Ban kiểm tra nội bộ thuộc Tổng giám đốc được tổ chức thống nhất từ Hội sở chính đến các đơn vị thành viên. Tuy vậy, kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động cũng chưa được triển khai thực hiện, tính độc lập của các cuộc kiểm tra không cao, chưa đạt được mục tiêu đảm bảo an toàn trong hoạt động của ngân hàng. Điều này có nguy cơ dẫn đến rủi ro kiểm soát - tức là báo cáo kiểm toán hoặc không đủ, không đúng, không kịp thời hoặc không đưa ra được biện pháp ngăn chặn và giải quyết phù hợp. * Hai là, hệ thống kế toán - bộ phận cấu thành quan trọng của cơ chế kiểm soát nội bộ của BIDV vẫn đang ở trong quá trình chuyển đổi. Hoạt động kinh doanh trong một lĩnh vực đặc thù, BIDV áp dụng một hệ thống kế toán tương đối khác biệt so với các doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiên, hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam đã ban hành chưa tính đến những yếu tố đặc thù này và vẫn có sự khác biệt so với chuẩn mực kế toán quốc tế. Mặc dù tổ chức hoạt động theo mô hình tổng công ty nhưng hệ thống kế toán chưa lập được các báo cáo bộ phận và báo cáo tổng thể bằng cách sử dụng phương pháp kế toán hợp nhất. Vì vậy, vai trò kiểm soát nội bộ của hệ thống kế toán còn rất hạn chế. * Ba là, cơ chế kiểm soát nội bộ của BIDV mới chỉ chú trọng đến công tác kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ tài sản mà chưa chú ý đến công tác kiểm soát quản lý cũng như kiểm soát tổng quát. Nói cách khác, kiểm soát nội bộ chưa làm tốt chức năng ngăn chặn và giám sát mà mới chỉ thực hiện chức năng kiểm tra, phát hiện và xử lý các vấn đề đã phát sinh. Cơ chế kiểm soát quá tập trung vào các cuộc kiểm tra, kiểm toán đột xuất, trong khi đáng ra cơ chế kiểm soát thường xuyên cần được xây dựng và thực hiện. 2.2. Với những ngân hàng thương mại Với ngân hàng thương mại nói chung, ngoài những bất cập nêu trên còn có một số các hạn chế khác: * Một là, những vi phạm (vi phạm đạo đức hành nghề- thoái hoá biến chất, trình độ nghiệp cụ yếu kém - bị khách hàng lừa đảo, sự câu kết thông đồng...)của một số cán bộ, nhân viên ngân hàng không được hệ thống kiểm soát nội bộ phát hiện kịp thời, hoặc đã phát hiện nhưng không được Ban lãnh đạo ngân hàng xử lý kịp thời, có những trường hợp vi phạm được phát hiện sau khi kiểm toán (do các cơ quan kiểm toán bên ngoài thực hiện) đã khuyến cáo cho Ban lãnh đạo ngân hàng biết nhưng cũng không được xử lý kịp thời dẫn đến thất thoát hàng nghìn tỷ đồng gây thiệt hại không nhỏ cho ngành ngân hang, thậm chí làm phá sản ngân hàng. - Nguyên nhân của tồn tại này do: Hội đồng quản trị và Ban lãnh đạo các ngân hàng thương mại chưa làm hết trách nhiệm chưa nhận biết được rủi ro và mức độ tác động của những rủi ro đó, nên không có biện pháp xử lý kịp thời, thích hợp; công tác tổ chức cán bộ làm chưa tốt, trong phân công lao động chưa quán triệt các nguyên tắc kiểm soát như phân tách chức năng, bất kiêm nhiệm, phê chuẩn và uỷ quyền; đặc biệt, thiếu vắng hoặc không có chất lượng trong công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ nằm ngoài quy trình nghiệp vụ (hoặc gắn với quá trình hoạt động của một đơn vị, bộ phận nào đó). - Một thực tế hết sức nguy hại cho các ngân hàng thường mại hiện nay là các nhân viên thuộc bô phận này nhiều trường hợp là các nhân viên không đủ năng lực, trình độ chuyên môn đạo đức của các bộ phận khác chuyển sang (có thể có cả những nhân viên bị kỷ luật, thành phần tiêu cực...) * Hai là, cơ chế kiểm tra, kiểm soát gắn với quy trình nghiệp vụ của ngân hàng thương mại chưa mạnh còn sơ hở, chưa đủ đảm bảo hệ thống hoạt động an toàn, có hiệu quả. Lấy ví dụ điển hình về Quy chế nghiệp vụ cho vay hiện nay ở các ngân hang còn có những điểm yếu sau: - Chưa thực hiện phân tách chức năng hoàn toàn: cán bộ tín dụng tiếp nhận hồ sơ xin vay vốn của khách hàng là cán bộ ngân hàng đầu tiên thẩm định hồ sơ xin vay vốn, và cũng chính là cán bộ kiểm tra quá trình sử dụng vốn vay của khách hàng sau khi giải ngân; là cán bộ tiếp nhận, quản lý mọi thông tin về khách hàng. Với quy trình nghiệp vụ này, trường hợp một khoản cho vay sai do trình độ nghiệp vụ yếu kém, do thông đồng giữa cán bộ tín dụng và cán bộ lãnh đạo ngân hàng duyệt khoản vay sẽ không được ngăn ngừa, không sớm được phát hiện và không được sửa sai kịp thời. Điều này đã làm giảm tính độc lập, khách quan của kiêm tra, kiểm toán nội bộ. D đó, kiểm toán nội bô không thể thực hiện chức năng kiểm toán tổng thể hoạt động, trong đó bao gồm cả việc xem xét hiệu quả hoạt động của Ban điều hành hay Ban giám đốc các chi nhánh một cách khách quan và hiệu quả. - Để khắc phục điểm yếu trong quy trình nghiệp vụ cho vay, ngân hàng thương mại cần tổ chức riêng một bộ phận thu nhận, quản lý thông tin khách hàng, theo dõi và đánh giá mọi quan hệ kinh tế giữa đơn vị ngân hàng với khách hàng. Bộ phận này cũng có quyền nhận báo cáo kiểm tra sử dụng vốn vay sau khi giải ngân của cán bộ tín dụng. Bộ phận thu nhận, quản lý thông tin khách hàng cần do một giám đốc phụ trách, không phải là phó giám đốc phụ trách hoạt động tín dụng để thực hiện phân tách chức năng trong hoạt động từ cấp cơ sở đến cấp lãnh đạo cao nhất. - Hiện nay, còn nhiều quy trình nghiệp vụ quan trọng vẫn chưa được ban hành hoặc đã có nhưng chưa đầy đủ và bao quát hết được các bước thực hiện của từng nghiệp vụ cụ thể. Điều này đã gây khó khăn cho Ban kiểm soát và các phòng (ban) kiểm toán nội bộ, các bộ phận này không có cơ sở chính thức để đánh giá hiệu quả của nhiều hoạt động, nghiệp vụ trong ngân hàng thương mại Nhà nước. Hơn nữa, công tác kiểm toán chủ yếu là sử dụng phương pháp kiểm toán tuân thủ và kiểm toán chi tiết, với các công cụ và phương tiện thủ công, lại chỉ chú trọng vào các sự việc, các kết quả đã xảy ra, chứ không tiếp cận một cách hệ thống và tổng thể trên cơ sở định hướng rủi ro nhằm phát hiện các rủi ro tiềm ẩn hay những điểm yếu trong quy trình để có những để xuất, kiến nghị sửa đổi, khắc phục. Đồng thời, nếu chỉ đi vào chi tiết thì khi khối lượng công việc tăng nhanh, bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ bị quá tải không thể đảm đương được nhiệm vụ của mình. - Như trong điều kiện kinh tế thị trường có nhiều thành phần kinh tế, có những nhóm khách hàng mà giữa họ có những mối quan hệ rất đặc biệt chi phối về quan hệ gia đình thân thiết của các thành viên ban lãnh đạo, chi phối về thị trường... Do những mối quan hệ đặc biệt như vậy, rủi ro trong quá trình hoạt động có thể xảy ra đồng lọat, hoặc dây truyền ở tất cả các khách hàng trong nhóm. Vì vậy, trong hoạt động tín dụng, ngân hàng thương mại cần nghiên cứu và quy định những trường hợp cụ thể điển hình mà ở đó một nhóm khách hàng cần phải quy về một đối tượng khách hàng, đồng thời quy định hạn mức tín dụng tối đa cho đối tượng khách hàng này nhằm hạn chế rủi ro tín dụng có thể xảy ra. Hiện nay, trong quy chế nghiệp vụ cho vay của ngân hàng thương mại mới đưa ra giới hạn tối đa cho vay một khách hàng là 15% vốn tự có. Nếu giả thiết có một nhóm 5 doanh nghiệp cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn có quan hệ về vốn điều lệ( trên 50%) chi phối lẫn nhau. Rủi ro trong hoạt động có thể xảy ra dây chuyền ở tất cả 5 doanh nghiệp trong nhóm, trong khi đó tổng dư nợ tín dụng mà một ngân hàng thương mại có thể quan hệ với nhóm khách hàng này là 75% vốn tự có của ngân hàng. Như vậy, tiềm ẩn rủi ro tín dụng đối với ngân hàng là rất lớn. * Ba là, chưa có sự cộng tác tốt giữa các cơ quan giám sát ngân hàng, thanh tra ngân hàng, Bảo hiểm tiền gửi kiểm toán từ bên ngoài và kiểm toán nội bộ ngân hàng thương mại, dẫn tới công tác thanh tra, kiểm tra chồng chéo gây phiền nhiễu cho các ngân hàng thương mại, lãng phí thời gian, công sức, tiền của. Trong khi đó, nhiều lĩnh vực hoạt động, bộ phận của ngân hàng thương mại vẫn bị bỏ trống không được kiểm tra, đánh giá một cách độc lập khách quan. Trong những năm vừa qua, có thể thấy hiện tượng sau: tại một thời điểm, tại một ngân hàng thương mại quốc doanh, thậm chí tại một chi nhánh ngân hàng thương mại quốc doanh vừa có sự kiểm tra của thanh tra ngân hàng nhà nước, vừa có kiểm toán của kiểm toán nhà nước và theo Luật các tài chính tín dụng, hàng năm, báo cáo quyết toán của đơn vị ngân hàng thương mại còn phải được kiểm toán bởi một công ty kiểm toán độc lập. Mỗi đơn vị này có chương trình và nội dung kiểm tra riêng đòi hỏi ngân hàng thương mại phải đáp ứng. - Có thể kết luận rằng hoạt động công tác kiểm tra nội bộ và kiểm toán nội bộ tại các ngân hàng thương mại tuy đã đạt được những kết quả bước đầu, nhưng vẫn còn nhiều điểm bất hợp lý, thiếu khoa học dẫn đến hiệu lực và hiệu quả hoạt động còn thấp, chưa đáp ứng được nhu cầu giám sát và tư vấn quản lý ngân hàng trong điều kiện các ngân hàng thương mại đang đứng trước thử thách khắc nghiệt của tiến trình hội nhập với khu vực và thế giới. IV. Một số giải pháp nâng cao hiệu qủa hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại ở Việt Nam - Do đặc điểm hoạt động ngân hàng, hơn bất cứ một loại hình doanh nghiệp nào khác, các ngân hàng thương mại cần phải kiện toàn hệ thống kiểm soát nội bộ. Đây là công cụ quản lý cơ bản để Hội đồng quản trị và Ban giám đốc điều hành ngân hàng một cách chắc chắn, an toàn và hiệu quả. Để nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ các ngân hàng thương mại Việt Nam hiện nay, cần phải có một hệ thống các giải pháp từ phía các cơ quan quản lý nhà nước, từ ngân hàng nhà nước và từ bản thân các ngân hàng thương mại. Đề xuất mô hình và giải pháp Sơ đồ 2: Đề xuất mô hình tổ chức bộ máy giám sát nội bộ tại các ngân hàng thương mại nhà nước : Chi nhánh cấp2, phòng giao dịch, quỹ tiết kiệm Hội đồng quản trị Các phòng kiểm toán nội bộ khu vực Sở giao dịch, công ty trực thuộc, chi nhánh cấp1, văn phòng đại diện Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Ban điều hành Phòng tổ kiểm tra nội bộ chi nhánh Phòng kiểm tra nội bộ trụ sở chính Chú thích: - Quan hệ quản lý, điều hành, báo cáo trực tiếp: - Quan hệ giám sát, kiểm toán : - Quan hệ chỉ đạo, báo cáo gián tiếp : * Thứ nhất, các cơ quan quản lý nhà nước các cấp, ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Bộ tài chính,... nên sử dụng thuật ngữ có nội dung thống nhất khi đề cập đến kiểm toán nội bộ, hệ thống kiểm soát nội bộ để loại trừ sự nhầm lẫn, nhận thức không đúng. Hiện nay, theo các Điều 41,42,43 trong Luật các TCTD- có hiệu lực từ ngày 12/9/2000 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của ngân hàng thương mại, Quyết định số 122/2001/QĐ-NHNN ngày 20/02/01 đều quy định về việc ngân hàng thương mại phải lập hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội bộ chuyên trách thuộc bộ máy điều hành của Tổng giám đốc (Giám đốc). Hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội bộ chuyên trách có từ trụ sở chính đến các sở giao dịch, chi nhánh, văn phòng đại diện, công ty trực thuộc để giúp Tổng giám đốc( Giám đốc) điều hành thông suốt, an toàn và đúng pháp luật mọi hoạt động của ngân hàng. Qui định nói trên trong luật văn bản dưới luật đã ảnh hưởng tới mô hình tổ chức của ngân hàng thương mại. Như việc thiết lập hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội bộ chuyên trách của các ngân hàng thương mại có xu hướng chia làm 2 bộ phận nhỏ bộ phận kiểm tra và bộ phận kiểm toán nội bộ. Bộ phận kiểm tra thông thường kiểm tra về các hoạt động liên quan đến tài sản Có như nghiệp vụ tín dụng, bảo lãnh,...Bộ phận kiểm toán thông thường kiểm tra hoạt động tài chính. Nhìn chung, việc phân chia chức năng nhiệm vụ của 2 bộ phận thường không phân định rõ ràng, chồng chéo, trong khi đó một số lĩnh vực hoạt động và kinh doanh của ngân hàng bị bỏ trống không được kiểm tra, đánh giá. - Hiện nay, ở Việt Nam, một số quan điểm cho rằng kiểm toán là chỉ đơn thuần là kiểm toán báo cáo tài chính, chứ không bao giờ kiểm toán hoạt động và kiểm toán tuân thủ. Một số người lại nhầm lẫn giữa cơ chế kiểm tra kiểm soát nội bộ được gắn với quá trình hoạt động và kinh doanh do chính cán bộ nghiệp vụ thực hiện với kiểm toán nội bộ. Họ không nhận thức được rằng: kiểm toán nội bộ thực hiện cả ba chức năng: Kiểm tra, đánh giá và tư vấn. Đồng thời, kiểm toán nội bộ thực hiện cả 3 loại kiểm toán: kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán hoạt động và kiểm toán tuân thủ, trong đó chủ yếu hoạt động ở hai lĩnh vực là kiểm toán hoạt động va kiểm toán tuân thủ. Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm kiểm tra tính hiệu lực, tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ như kiểm tra cơ cấu tổ chức và quy trình vận hành của ngân hàng, kiểm tra việc tổ chức hoạt động nghiệp vụ ngân hàng, kiểm tra ban điều hành các bộ phận nghiệp vụ, kiểm tra tính hiệu quả của các quy trình hoạt động nghiệp vụ ngân hàng và đưa ra các kiến nghị chấn chỉnh để làm tăng hiệu quả các qui trình hoạt động và các cơ chế kiểm tra trong ngân hàng. Mục đích của kiểm toán nội bộ là bảo vệ ngân hàng trước những mất mát tài sản. - Mục đích, vai trò và vị trí của bộ phận kiểm toán nội bộ trong cơ cấu quản lý doanh nghiệp như trên đã được trình bày rõ trong Quyết định số 832/tài chính/QĐ/CĐKT ngày 28/10/97 về quy chế kiểm toán nội bộ, trong Thông tư số 52/1998/NHTM-BTC ngày 16/4/1998- hướng dẫn tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ tại doanh nghiệp nhà nước ( hướng dẫn thực hiện Nghị định số 59/CP ngày 03/10/96 của Chính phủ). Từ sự phân tích ở trên theo tôi, đánh giá một cách độc lập, khách quan về hệ thống thông tin quản lý của ngân hàng là đủ. * Thứ hai, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc các ngân hàng thương mại cần quan tâm và có trách nhiệm cao trong việc xây dựng môi trường kiểm soát tốt thông qua một số các biện pháp cụ thể như sau: - Khuyến khích các chuẩn mực cao về đạo đức, tính tuân thủ các nguyên tắc kiểm toán nội bộ của cán bộ, không khen thưởng và đề bạt những cán bộ lãnh đạo đã nhất thời kinh doanh thu được nhiều lợí nhuận nhưng không đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc kiểm toán nội bộ, hoặc không kịp thời sửa chữa những sai phạm mà bộ phận kiểm toán nội bộ đã chỉ ra. - Có thái độ ủng hộ bằng lời nói, thái độ, đặc biệt là những tiêu chí về tiền lương và cơ hội để bạt đối với những cán bộ công tác tại bộ phận kiểm toán nội bộ. Tổ chức cơ cấu hoạt động của ngân hàng một cách khoa học trong đó sự phân công phân nhiệm cho các đơn vị, bộ phận, cán bộ được quy định rõ ràng. - Tăng cường ứng dụng tin học trong công tác quản trị điều hành, đặc biệt là quản lý tài chính, quản lý giao dịch và quản lý tài sản, tin học hoá hoàn toàn hệ thống kế toán của ngân hàng và các đơn vị thành viên. Điều này cho phép xây dựng một cơ chế giám sát tự động, thường xuyên và liên tục, hoạt động thống nhất tại Hội sở chính, có khả năng phát hiện và ngăn chặn kịp thời những sai sót phát sinh. * Thứ ba, Ban giám đốc cần phân tích từng lĩnh vực kinh doanh để nhận biết và đánh giá rủi ro một cách đầy đủ, đặc biệt khi ngân hàng hoạt động ở lĩnh vực mới, kinh doanh một loại sản phẩm mới hoặc môi trường kinh doanh có sự phát triển. Trên cơ sở đó, xây dựng cơ chế kiểm tra, kiểm soát gắn với quy trình nghiệp vụ đầy đủ, hiệu quả. Trong đó, tài sản cố định cần chú trọng thiết lập hệ thống quản lý rủi ro để thường xuyên nhận biết, đánh giá, điều tiết, giám sát rủi ro. * Thứ tư, xây dựng và củng cố bộ phận kiểm toán nội bộ để nó hoạt động có chất lượng và hiệu quả. Muốn vậy, Ban giám đốc cần giải quyết một loạt các vấn đề sau: (1) Về mô hình, tổ chức của bộ phận kiểm toán nội bộ . Việc tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ như thế nào tuỳ thuộc vào quy mô, lĩnh vực kinh doanh, địa bàn hoạt động, cơ cấu tổ chức của ngân hàng. Mỗi ngân hàng cần cân nhắc xem họ cần tổ chức theo mô hình nào là hợp lý nhất. Theo chúng tôi, đối với các ngân hàng thương mại có từ 2 cấp trở lên, hoạt động quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng rãi khắp trên cả nước thì bộ phận kiểm toán nội bộ nên tổ chức làm 2 cấp: - Cấp trụ sở chính, có ban kiểm toán nội bộ, đứng đầu là Trưỏng ban kiểm toán nội bộ là người chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về việc điều hành hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ chuyên ngành như: bộ phận kiểm toán tín dụng bộ phận kiểm toán kinh doanh ngoại hối, bộ phận kiểm toán đầu tư xây dựng cơ bản và tài sản cố định, bộ phận kiểm toán hoạt động kế toán tài chính và hoạt động kinh doanh khác, bộ phận kiểm toán điện toán. Ban kiểm toán có nhiệm vụ điều hành hoạt động chung của hệ thống kiểm toán nội bộ, chỉ đạo về mặt kỹ thuật nghiệp vụ, xây dựng các kế hoạch chiến lược về kiểm toán nội bộ cho cả hệ thống và kế hoạch chi tiết cho hoạt động kiểm toán của ban kiểm toán nội bộ. Thực hiện các cuộc kiểm toán theo kế hoạch đề ra tại trụ sở chính và tổ chức, cũng như là trực tiếp tham gia các cuộc kiểm toán tại các chi nhánh. - Cấp chi nhánh (hoặc cấp tỉnh, thành phố): có phòng kiểm toán nội bộ. Phòng kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch chiến lược về kiểm toán trong chi nhánh mình và kế hoạch chi tiết để đảm bảo tất cả các bộ phận, các hoạt động nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc sau một thời gian tổi thiểu phải được kiểm toán. Thực hiện kiểm toán theo kế hoạch đề ra. Đồng thời, tham gia các cuộc kiểm toán do ban kiểm toán tại trụ sở chính tổ chức để kiểm toán chéo chi nhánh bạn. (2) Về bố trí nhân sự và đào tạo cán bộ cho bộ phận kiểm toán nội bộ. - Ban giám đốc cần bố trí nhân sự và cơ sở vật chất cho bộ phận kiểm toán nội bộ về mặt số lượng cũng như chất lượng phải tương xứng với hình thức và quy mô công việc của họ. Cần phải đảm bảo kiểm toán viên nội bộ luôn có một trình độ nghiệp vụ phù hợp với bước phát triển mới nhất trong quá trình hoạt động và kinh doanh được kiểm toán. Họ phải có kiến thức chuyên môn được cập nhật về kiểm toán và hiểu biết toàn diện về lĩnh vực được kiểm toán. Như vậy, họ mới có thể thực hiện được công tác kiểm toán nội bộ một cách đúng đắn và hiệu quả. - Cần phải hình thành một mô hình đào tạo thường xuyên và kiểm tra chất lượng đội ngũ kiểm toán viên nội bộ. Công tác đào tạo kiểm toán viên nội bộ được tiến hành trên các lĩnh vực: Kiến thức chung về nghiệp vụ ngân hàng, kiến thức về pháp luật, kiến thức về kinh tế, kiến thức chuyên môn về lĩnh vực kiểm toán, kiến thức về tin học ngoại ngữ; kỹ năng kiểm toán; kỹ năng giao tiếp. (3) Đảm bảo tính độc lập của kiểm toán viên. - Kiểm tóan nội bộ thực hiện nhiệm vụ của mình một cách tự chủ và độc lập. Kiểm tóan nội bộ không chịu bất cứ một sự chỉ đạo nào trong việc lập báo cáo kiểm tra và đánh giá kết quả của kiểm toán. - Các kiểm toán viên làm việc thường xuyên tại các chi nhánh, hưởng lương tại chi nhánh vẫn chịu sự quản lý và điều hành của Ban Kiểm tóan nội bộ toàn hệ thống ngân hàng, do Ban tổng giám đốc quyết định về tiền lương hay đề bạt thuyên chuyển công tác mà không chịu sự can thiệp về tiền lương, đề bạt của giám đốc chi nhánh. Kiểm tóan viên nội bộ không kiểm toán tại những bộ phận, đơn vị có người thân của mình công tác. - Đảm bảo sự phân tách chức năng: không được giao nhiệm vụ kiểm toán nội bộ thực hiện những nhiệm vụ không nằm trong phạm trù kinh tế như tham gia trực tiếp vào quy trình hoạt động nghiệp vụ, kiểm tóan nội bộ phải có một vị trí phù hợp trong nội bộ ngân hàng và thực thi nhiệm vụ của mình một cách độc lập và khách quan. (4) Vị thế của kiểm toán nội bộ trong ngân hàng. - Bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc trực tiếp Ban tổng Giám đốc ngân hàng chịu sự chỉ đạo của ban Tổng giám đốc chức năng chứ không phải từ bất cứ một cấp nào khác. Ban kiểm toán trong những trường hợp phát hiện sai phạm của thành viên Ban Tổng giám đốc có quyền báo cáo cho hội đồng quản trị. Bộ phận kiểm toán nội bộ tại chi nhánh có quyền báo cáo trực tiếp cho ban kiểm toán, không cần sự chấp thuận của giám đốc chi nhánh. Bộ phận kiểm toán nội bộ có quyền được nhận thông tin về những nghị quyết của ban giám đốc đối với hoạt động kinh doanh. Bộ phân kiểm toán nội bộ được quyền tiếp cận không hạn chế các hồ sơ, thông tin tại các bộ phận được kiểm toán. Các quy chế về tổ chức, hoạt động trước khi công bố được gửi cho bộ phận kiểm toán nội bộ để xin ý kiến. (5) Xây dựng kế hoạch kiểm toán và thực hiện kiểm toán cần định hướng theo rủi ro. - Hoạt động kiểm toán của kiểm toán nội bộ phải bao trùm lên mọi quy trình hoạt động kinh doanh của ngân hàng, có lưu ý đến quy mô và mức độ rủi ro của các hoạt động kinh doanh. - Kiểm toán nội bộ cần xây dựng kế hoạch kiểm toán dài hạn và kế hoạch ngắn hạn. Việc lập kế hoạch kiểm toán phải định hướng theo mức độ rủi ro. Đối với kế hoạch dài hạn cần đảm bảo mọi quy trình hoạt động và kinh doanh cũng như các bộ phận đóng ngoài trụ sở chính phải được kiểm tra sau một khoảng thời gian thích hợp. Đối với hoạt động nhiều rủi ro, những lĩnh vực trọng yếu phải được kiểm toán hàng năm, còn lại phải được kiểm toán ít nhất 3 năm một lần. Kế hoạch kiểm toán phải được ban giám đốc phê duyệt và được ghi chép đầy đủ bằng văn bản. Những điều chỉnh cơ bản trong kế hoạch kiểm toán phải được sự phê duyệt của ban giám đốc. - Phải thường xuyên rà soát lại và không ngừng hoàn thiện công tác lập kế hoạch, phương pháp kiểm toán và chất lượng kiểm toán. Chu kỳ kiểm toán không đều đặn để các đơn vị kiểm toán không thể đối phó với kế hoạch kiểm toán. Ngoài ra, cần phải đảm bảo sao cho bất cứ lúc nào cũng có thể tiến hành kiểm toán đặc biệt ngoài kế hoạch (nếu cần thiết) khi các sai phạm đã trở lên rõ ràng hoặc có khi yêu cầu về thông tin nhất định. (6) Thay đổi phương pháp kiểm toán - Lựa chọn phương pháp kiểm toán phù hợp tuỳ theo mục đích yêu cầu của cuộc kiểm toán. Phương pháp kiểm toán chung nên theo hướng chuyển dịch trọng tâm kiểm tra từ kiểm toán từng trường hợp riêng lẻ sang kiểm toán hệ thống và kiểm toán chức năng như: kiểm toán tổ chức quy trình hoạt động, kiểm toán việc quản lý và điều tiết rủi ro, cũng như tính hiệu quả và hiệu lực của cơ chế điều tra nội bộ cài đặt trong các quy trình hoạt động và kinh doanh của ngân hàng. Cần phải xác định các bảng mẫu câu hỏi để sử dụng trong kiểm toán giúp kiểm toán viên nhanh chóng xác định điềm yếu của lĩnh vực kiểm toán. * Thứ năm, cần tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện mô hình tổ chức và chức năng của Ban kiểm soát thuộc Hội đồng quản trị và Ban kiểm tra nội bộ thuộc Tổng giám đốc đảm bảo sự phối hợp hài hoà, tránh chồng chéo để hạn chế tối đa rủi ro kiểm soát. Về lâu dài, các ngân hàng có thể tiến hành cổ phần hoá, xây dựng Ban kiểm soát độc lập với Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc, do Đại hội cổ đông trực tiếp bầu ra để đảm bảo tính khách quan và hiệu quả của cơ chế giám sát. * Thứ sáu, cần có sự cộng tác tốt hơn giữa các cơ quan giám sát ngân hàng, với kiểm toán từ bên ngoài, với kiểm toán nội bộ. Ví dụ, thanh tra ngân hàng cần thay đổi phương pháp công tác của mình: tăng cường thanh tra thông qua phương pháp giám sát từ xa; thanh tra ngân hàng nên định kỳ trao đổi với kiểm toán nội bộ của ngân hàng để có thể bàn bạc về các lĩnh vực rủi ro đã được xác định và về biện pháp hạn chế rủi ro thanh tra ngân hàng có thể yêu cầu các tài chính tín dùng khi ký hợp đồng kiểm toán báo cáo quyết năm vơí công ty kiểm toán độc lập: yêu cầu công ty kiểm toán độc lập phải phát hành “ Thư quản lý”, trong đó đề cập những điểm yếu kém liên quan đến hệ thống kế toán cũng như hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị, làm rõ những sai phạm nghiêm trọng trong năm hoạt động. “ Thư quản lý” của công ty kiểm toán độc lập cùng với báo cáo kiểm toán quyết toán năm không chỉ nộp cho đơn vị ngân hàng thương mại được kiểm toán mà còn phải nộp cho thanh tra ngân hàng. Kết thúc cuộc kiểm toán, thanh tra ngân hàng có thể thảo luận, yêu cầu kiểm toán từ bên ngoài cho biết sự đánh giá của họ về hệ thống kiểm soát nội bộ về kiểm toán nội bộ của ngân hàng thương mại được kiểm toán, cũng như báo cáo về những rủi ro, sai sót nghiêm trọng được phát hiện qua kiểm toán mà ngân hàng thương mại cần có biện pháp khắc phục ngay. Trong trường hợp đột xuất, cần thiết: Ví dụ: nếu có biểu hiện sai phạm nghiêm trọng, trong khi đó kiểm toán nội bộ của ngân hàng thương mại yếu kém, thanh tra ngân hàng mới nên thực hiện thanh tra tại chỗ. Đồng thời, khi thanh tra tại chỗ, cán bộ thanh tra ngân hàng nhà nước cần phải là những chuyên gia về chuyên môn nghiệp vụ ngân hàng, có kỹ năng kiểm tra, thanh tra để phát hiện nhanh bản chất vấn đề sai phạm, tránh gây phiền hà cho đơn vị ngân hàng. * Chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm toán nội bộ nói chung, của bộ phận kiểm toán nội bộ nói riêng là yếu tố cơ bản ảnh hưởng lớn đến hiệu quả, an toàn hoạt động của đơn vị ngân hàng thương mại. Để hoạt động này ngày càng tốt, hoàn thiện thì bản thân từng ngân hàng thương mại, và các cơ quan giám sát ngân hàng phải giải quyết nhiều vấn đề toàn diện hơn. C. KẾT LUẬN Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại Việt Nam là một vấn đề đã được đặt ra từ nhiều năm nay. Điều này lại càng trở nên quan trọng khi Việt Nam ra nhập WTO. Những thách thức đặt ra không chỉ đòi hỏi các ngân hàng mà toàn bộ các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân phải xây dựng cho mình một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh, hoạt dộng với hiệu quả cao. Hệ thống này sẽ giúp cho các doanh nghiệp và hệ thống ngân hàng hạn chế được những rủi ro trong kinh doanh, rủi ro trong hoạt động,…Đề án “Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại Việt Nam” trình bày trên là những hiểu biết cơ bản và một phần chuyên sâu về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại Việt Nam nói riêng; thực trạng và giải pháp cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại. Với những nghiên cứu này về hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại, em mong sẽ góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát hơn nữa. Em xin chân thành cảm ơn Th.S.Nguyễn Thị Hồng Thúy đã giúp đỡ em hoàn thành đề án này. DANH SÁCH TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Giáo trình kiểm toán tài chính –NXB ĐH Kinh tế quốc dân 2.Giáo trình Ngân hàng thương mại–NXB ĐH Kinh tế quốc dân 3.Tài liệu trên internet 4.Kiểm toán nội bộ hiên đại 5.Các tài liệu tham khảo khác