Đề án Thực trạng về quá trình quản lý nguyên vật liệu tại phân xưởng Nhựa của Công ty Vật Liệu Xây Dựng Bưu Điện

t trong doanh nghiệp là quá trình kết hợp hài hoà của ba yếu tố: sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Với tư cách là đối tượng lao động, nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào không thể thiếu của quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu tham gia cấu thành thực thể chính của sản phẩm và chuyển hoá toàn bộ giá trị của nó vào giá trị sản phẩm sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh. b. Phân loại nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu sử dụng trong mỗi công ty thường rất đa dạng về chủng loại và mỗi loại lại có những tính năng tác dụng riêng. Chính vì vậy, để đảm bảo cho việc quản lý, sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả chúng ta phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu Nếu căn cứ vào công dụng trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu là những sản phẩm chưa qua chế biến công nghiệp(như đay ,bông, chè búp) hoặc là sản phẩm của công nghiệp khai thác(như quặng ,gỗ ,đá...) dùng để chế tạo sản xuất trong ngành công nghiệp chế biến. - Vật liệu: là nguên liệu đã được trải qua một hoặc một số bước trong quá trình công nghệ chế tạo công nghiệp(gỗ xẻ là vật liệu ,sợi là vật liệu...) - Nhiên liệu: là những thứ tạo nhiệt năng như than đá ,củi,xăng dầu...Thực chất nhiên liệu là một loại nguyên vật liệu phụ nhưng do vai trò quan trọng của nhiên liệu đối với nền kinh tế quốc dân và do yêu cầu kỹ thuật về bảo quản sử dụng, về đặc tinh slý hoá hoàn toàn khác với các loại nguyên vật liệu phụ khác nên nhiên liệu được tách riêng thành một loại. + Căn cứ vào tính chất sử dụng, nguyên vật liệu được chia thành hai loại: - Nguyên vật liệu thông dụng: là nguyên vật liệu phổ biến cho các ngành như:sắt ,thép gỗ - Nguyên vật liệu chuyên dùng: là những loại nguyên vạt liệu dùng riêng cho từng ngành, từng xí nghiệp như: tinh bột ,hoá chất,bột PVC. + Căn cứ vào nguồn hình thành người ta chia nguyên vật liệu thành: - Nguyên vật liệu mua ngoài. - Nguyên vật liệu tự sản xuất. 2. Vai trò của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cấu thành nên quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu là nhân tố cấu thành nên thực thể sản phẩm, quyết định trực tiếp đến chất lượng sản phẩm do chúng có đặc điểm sử dụng là chỉ dùng một lần và giá trị chuyển hết sang giá trị thành phẩm. Nguyên vật liệu bao gồm cả nguuyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ đều ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình sản xuất. Nếu xét về mặt vật chất thì nguyên vật liệu là yếu tố cấu thành nên thực thể sản phẩm; nếu xét về mặt giá trị thì tỉ trọng của yếu tố nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong cơ cấu giá thành; nếu xét về lĩnh vực vốn thì số tiền bỏ ra mua nguyên vật liệu chiếm một lượng lớn trong tổng số vốn lưu động của doanh nghiệp; nếu xét về chi phí quản lý thì quản lí nguyên vật liệu cần một lượng chi phí tương đối lớn trong tổng chi phí quản lý. B. Những nội dung cơ bản của công tác quản lý nguyên vật liệu: công tác quản lý nguyên vật liệu là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp, nó là thước đo để đánh giá trình độ quản lý doanh nghiệp của các cán bộ quản lý. Nếu công tác quản lý nguyên vật liệu được tổ chức không tốt sẽ không chỉ gây ra sự trì trệ trong sản xuất mà còn tạo ra sự lãng phí rất lớn cho doanh nghiệp và xã hội. Để đảm bảo công tác quản lý nguyên vật liệu của doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau: 1. Xây dựng và thực hiện các kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu: Các doanh nghiệp cần lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu để xác định toàn bộ nguyên vật liệu cần mua trong năm thông qua các chỉ tiêu sau: Lượng nguyên vật liệu cần dùng Lượng nguyên vật liệu cần dự trữ. Lượng nguyên vật liệu cần mua sắm. a. Lượng nguyên vật liệu cần dùng. Lượng nguyên vật liệu cần dùng là lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất ra một khối lượng sản phẩm theo kế hoạch một cách hợp lý và tiết kiệm nhất. Lượng nguyên vật liệu cần dùng phải đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất sản phẩm cả về mặt hiện vật và giá trị, đồng thời doanh nghiệp cũng cần phải tính đến nhu cầu vật liệu để chế thử sản phẩm mới, tự trang, tư chế, sửa chữa máy móc thiết bị. Lượng nguyên vật liệu cần dùng không thể tính chung mà phải tính cho từng loại nguyên vật liệu theo chủng loại, quy cách. Tính toán nguyên vật liệu phải dựa trên cơ sở định mức tiêu dùng nguyên vật liệu của mỗi loại sản phẩm, nhiệm vụ sản xuất, chế thử sản phẩm mới và sửa chữa trong kỳ kế hoạch. Để tính toán lượng nguyên vật liệu cần dùng ta có thể áp dụng công thức tính toán sau: Vcd=S [(SixDvi)+(PixDvi)-Pdi]; trong đó: Vcd:Là lượng nguyên vật liệu cần dùng Si:Là số lượng sản phẩm i kỳ kế hoạch. Dvi:Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm i kỳ kế hoạch. Pi:Số lượng phế phẩm cho phép của sản phẩm i kỳ kế hoạch. Pdi:Lượng phế phẩm dùng lại của sản phẩm i. b. Xác định lượng nguyên vật liệu cần dự trữ Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, đạt hiệu quả kinh tế cao cần phải có một lượng nguyên vật liệu dự trữ hợp lý. Lượng nguyên vật liệu dự trữ hợp lý vừa đảm bảo sự liên tục cho quá trình sản xuất vừa tránh ứ đọng vốn ảnh hưởng đến tốc độ luân chuyển vốn và hiệu quả sử dụng vốn. Dự trữ nguyên vật liệu hợp lý cũng có nghĩa là tiết kiệm chi phí quản lý nguyên vật liệu như chi phí về bảo quản nhà kho, bến bãi; chi phí phát sinh do chất lượng nguyên vật liệu giảm, do giá thị trường giảm. Lượng nguyên vật dự trữ là lượng nguyên vật liệu tồn kho hợp lý được quy định trong kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, bình thường. Căn cứ vao công dụng, tính chất của nguyên vật liệu, nguyên vật liệu dự trữ được chia làm ba loại. *Dự trữ thường xuyên. *Dự trữ bảo hiểm. *Dự trữ theo mùa. c. Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua sắm: Xác định chính xác lượng nguyên vật liệu cần mua sắm giúp cho việc xây dựng kế hoạch vốn lưu động được hợp lý hơn do chi phí về mua sắm nguyên vật liệu chiếm đa phần trong vốn lưu động. Lượng nguyên vật liệu cần mua trong năm phụ thuộc vào các yếu tố sau: * Lượng nguyên vật liệu cần dùng. * Lượng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ. * Lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ. Công thức xác định nguyên vật liệu cần mua sắm như sau: Vc=Vcd+Vd2-Vd1. Trong đó: Vc:Lượng nguyên vật liệu cần mua. Vcd: Lượng nguyên vật liệu cần dùng. Vd1: Lượng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ. Vd2: Lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ. d. Kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu. Sau khi xác định được lượng nguyên vật liệu cần dùng, cần dự trữ và cần mua trong năm, chúng ta phải xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu. Xây dựng kế hoạch này nghĩa là xác định số lượng, chất lượng, thời điểm mua của mỗi lần, xác định số lần mua trong năm. Khi kế hoạch tiến độ mua nguyên vật liệu được xác định hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp không bị ứ đọng vốn, đảm bao dự trữ hợp lý về số lượng, chất lượng, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. 2. Tổ chức mua sắm nguyên vật liệu a. Tìm kiếm nhà cung cấp. Đối với mỗi doanh nghiệp, hạ giá thành sản phẩm luôn là một biện pháp hạ giá thành. Tìm kiếm được một nhà cung cấp tin cậy có thể cung ứng lượng vật tư có chất lượng cao, giá cả phải chăng sẽ giúp cho công ty giảm được chi phí về nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Các công ty nên tìm kiếm nhiều nhà cung cấp điều này không những tránh được độc quyền trong việc cung cấp nguyên vật liệu mà còn làm cho các nhà cung ứng phải cạnh tranh để bán nguyên vật liệu. Như vậy công ty sẽ mua được với giá ưu dãi hơn. b. Ký hợp đồng. Ký hợp đồng là một công việc quan trọng trong công tác mua sắm nguyên vật liệu. Hợp đồng phải được ký kết theo đúng quy định của pháp luật. Phải có đầy đủ các điều khoản, các thoả thuận, nội dung hợp đồng phải rõ ràng, chính xác về số lượng, chủng loại, chất lượngvật tư, phương thức vận chuyển, giao nhận, thanh toán... Hợp đống sau khi đã ký là một văn bản mang tính pháp lý để quy định trách nhiệm khi có phát sinh tranh chấp, do vậy khi ký kết một hợp đồng phải thận trọng, phải có những người có trình độ xem xét và quyết định ký. 3. Tổ chức vận chuyển và tiếp nhận nguyên vật liệu. Sau khi ký hợp đồng mua nguyên vật liệu, cán bộ quản lý vật tư có trách nhiệm tổ chức vận chuyển được ký kết, do bên mua chịu trách nhiệm. Nếu phương tiện là của doanh nghiệp hay đi thuê đều phải khoán chi phí vận chuyển phải kiểm tra về số lượng, chất lượng khi nhận vật tư. Tiếp nhận nguyên vật liệu là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển với bộ phận quản lý nguyên vật liệu trong nội bộ doanh nghiệp, nó còn là cơ sơ để hạch toán chính xác chi phí lưu thông và giá cả nguyên vật liệu. Tổ chức tiếp nhận tốt sẽ giúp cho thủ kho nắm chắc được số lượng, chất lượng và chủng loại nguyên vật liệu, phát hiện kip thời tình trạng của nguyên vật liệu, hạn chế nhầm lẫn tham ô, thất thoát. Tổ chức tiếp nhận phải thực hiện tốt hai nhiệm vụ sau: Tiếp nhận chính xác số lượng, chủng loại và chất lượng nguyên vật liệu theo đúng quy định trong hợp đồng, hoá đơn, phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển và thời gian giao hàng. Đảm bảo chuyển nhanh chóng nguyên vật liệu từ điểm tiếp nhận vào kho tránh hư hỏng, mất mát. Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ đó khi tiếp nhận phải thực hiện đầy đủ các thủ tục sau: Khi nguyên vật liệu tiếp nhận phải có đủ các giấy tờ hợp lệ. Mọi nguyên vật liệu phải qua thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm xác định chính xác số lượng(cân,đong,đo,đếm), chất lượng, chủng loại. Sau khi kiểm tra phải có biên bản xác nhận; khi tiếp nhận thủ kho phải khi rõ số thực nhận theo đúng chủng loại, kích cỡ, chất lượng của từng loạivật tư, cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho và bộ phận kí vào sổ giao chứng từ. 4. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu trong kho. Để đảm bảo toàn vẹn về số lượng, chất lượng nguyên vật liệu ngăn chặn mất mát, hư hỏng cần phải tập trung dự trữ nguyên vật liệu trước khi đi vào sản xuất. Nơi tập trung dự trữ đó là kho. Kho không chỉ là nơi dự chữ bảo quản nguyên vật liệu mà còn là nơi dự trữ thiết bị máy móc trước khi sản xuất, tập trung thành phẩm trước khi tiêu thụ. Chính vì vậy trong doanh nghiệp có nhiều loại kho khác nhau để phù hợp với từng đối tượng dự trữ. Nếu căn cứ vào công dụng của kho chia thành.Kho nguyên vật liệu chính, kho nguyên vật liệu phụ, kho nhiên liệu,kho nửa thành phẩm, kho công cụ dụng cụ... Nếu căn cứ vào địa điểm và phương pháp bảo quản chia thành: kho trong nhà và kho ngoài trời. Bên cạnh đó doanh nghiêp còn có thể có các kho đi thuê ngoài để dự trữ, tập trung vật liệu máy móc... Đối với các kho đi thuê này cần phải kí hợp đồng với người cho thuê về các mặt như giá cả, về việc trông coi, bảo quản... Cần quan tâm đến chất lượng nhà kho sao cho không gây ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu. Người làm công tác quản lý nguyên vật liệu cần quan tâm đến hệ thống kho bãi, xác định vị trí đặt kho hợp lý sao cho chi phí vận chuyển đến nơi sản xuất là tối ưu; đảm bảo hạ thấp chi phí bảo quản toàn vẹn về số lượng, chất lượng nguyên vật liêu, nắm vững lượng nguyên vật liệu trong kho tại mọi thời điểm, sẵn sàng cấp phát kịp thời phục vụ sản xuất , đảm bảo việc xuất, nhập, kiểm kê. Để đảm bảo tốt công tác trên, nội dung chủ yếu của công tác bảo quản là: - Cán bộ quản lý kho phải có hệ thống sổ sách theo dõi rõ ràng, luôn luôn nắm vững số lượng, chất lượng dối với từng loại nguyên vật liệu để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch tiến độ mua. - Bảo quản nguyên vật liệu: nguyên vật liệu sau khi sắp xép phải bảo quản theo đúng quy định. - Xây dựng và thực hiện tốt nội quy bảo quản, mọi quy về nhập xuất nguyên vật liệu, nội quy về an toàn trong bảo quản. 5. Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu: Cấp phát nguyên vật liệu nghĩa là chuyển nguyên vật liệu từ nơi bảo quản, dự trữ hoặc trực tiếp sau khi mua kịp thời cho các bộ phận sản xuất giúp cho bộ phận sản xuất có thể tận dụng triệt để, tận dụng hiệu quả công suất thiết bị và thời gian lao động của công nhân. Cấp phát nguyên vật liệu kịp thời góp phần nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm nguyên vật liệu dẫn đến hạ giá thành sản phẩm. Không chỉ vậy, tổ chức tốt công tác cấp phát nguyên vật liệu còn là điều kiện tốt để thực hiện chế độ trả lương theo sản phẩm và chế độ hạch toán kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp. Có 2 hình thức tổ chức cấp phát nguyên vật liệu như sau: - Cấp phát theo yêu cầu của bộ phận sản xuất: Theo hình thức này các phân xưởng và bộ phận sản xuất gửi yêu cầu về lượng vật tư lên phòng vật tư, đối chiếu theo yêu cầu đó và lượng vật tư trong kho dựa trên hệ thống định mức và nhiệm vụ được giao, phòng vật tư lập phiếu cấp phát cho các bộ phận sản xuất lên kho lĩnh nguyên vật liệu. - Cấp phát theo hạn mức(theo tiến độ kế hoạch): căn cứ vào hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, căn cứ vào số lượng, chủng loại sản phẩm đã xác định trong kế hoạch và tiến độ sản xuất, phòng vật tư lâp phiếu cấp phát hạn mức giao cho các bộ phận sản xuất. 6. Thanh quyết toán nguyên vật liệu. Thanh quyết toán nguyên vật liệu là việc bộ phận quản lý nguyên vật liệu và bộ phận sử dụng đối chiếu, so sánh giữa lượng nguyên vật liệu các đơn vị nhận về với lượng sản phẩm giao nộp để biết được kết quả của việc sử dụng nguyên vật liệu của các đơn vị sản xuất. Dựa vào kết quả của công tác thanh quyết toán nguyên vật liệu, chúng ta thực hiện việc hạch toán và đánh giá tình hình sử dụng nguyên vật liệu, xem xét được tính hợp lý, tiết kiệm việc sử dụng nguyên vật liệu, đảm bảo hạch toán đầy đủ, chính xác vào giá thành; xem xét lại định mức, đánh giá nên giữ lại định mức đó hay thay đổi. Thanh quyết toán nguyên vật liệu phải làm rõ được các vấn đề sau: - Lượng nguyên vật liệu nhận được trong tháng hoặc quý. - Lượng nguyên vật liệu sản xuất ra sản phẩm. - Lượng nguyên vật liệu làm ra sản phẩm hỏng, kém chất lượng. - Lượng nguyên vật liệu còn tồn đọng. - Lượng nguyên vật mất mát hao hụt. - Đánh giá chung tình hình sử dụng nguyên vật liệu. 7. Các nhân tố ảnh hưởng đến quản lý nguyên vật liệu Để nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguyên vật liệu thì việc tính toán các nhân tố ảnh hưởng tới tình hình quản lý nguyên vật liệu là một tất yếu: - Nhân tố về các chính sách của nhà nước: mọi cá nhân và thành phần kinh tế đều có nghĩa vụ tuân thủ pháp luật vì vậy các chính sách của nhà nước luôn là kim chỉ nan cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, nhà nước quản lý vĩ mô mọi hoạt động của nền kinh tế.Chính vì vậy, mọi chính sách có liên quan của nhà nước đều ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp nói chung và việc quản lý nguyên vật liệu nói riêng: ví dụ những mặt hàng, những nguyên vật liệu cấm nhập khẩu thì phải tìm kiếm thị trường trong nước, mức giá trần của một loại sản phẩm do nhà nước quy định sẽ ảnh hưởng đến việc tổ chức quản lý sử dụng nguyên vật liệu... - Nhân tố về tài nguyên thiên nhiên: nguồn tài nguyên thiên nhiên phong phú sẽ tạo điều kiện cho sản xuất phát triển, tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.Vì vậy nguồn nguyên vật liệu xa hay gần, nhiều hay ít đều ảnh hưởng đến việc định vị doanh nghiệp và việc cung ứng nguyên vật liệu cho hoạt động của doanh nghiệp. - Trình độ, đạo đức của cán bộ quản lý nguyên vật liệu: trình độ đạo đức của cán bộ làm công quản lý nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý vật tư ở tất cả mọi khâu; trình độ của cán bộ thu mua kém dẫn đến chất lượng của nguyên vật liệu có thể thấp mà vẫn phải mua với giá cao, đạo đức của thủ kho kém dẫn đến thất thoát nguyên vật liệu... - Các nhân tố về trình độ tay nghề, ý thức kỷ luật của người lao động: con người luôn luôn là chủ thể, là trung tâm của mọi hoạt động, để sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu không chỉ là nhiệm vụ của cán bộ quản lý mà còn chịu ảnh hưởng của trình độ tay nghề, ý thức của người công nhân trực tiếp sản xuất. Chính vì vậy, người làm công tác quản lý cần quan tâm đến việc giáo dục, bồi dưỡng cho người lao động không chỉ về chuyên môn, nghiệp vụ mà còn về ý thức trách nhiệm, kỷ luật lao động. Ngoài những nhân tố chủ yếu trên, tuỳ thuộc vào tính chất sản xuất của mỗi doanh nghiệp mà việc quản lý nguyên vật liệu còn chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố khác như: khí hậu, lạm phát, sự xuất hiện các vật liệu thay thế... C. Tăng cường công tác quản lý nhằm sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu. 1 Thực chất của việc sử dụng hợp lý ,tiết kiệm nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là yếu tố cấu thành chính nên thực thể sản phẩm do vậy sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu thực chất chính là góp phần lớn nhất làm hạ giá thành sản phẩm, nhằm duy trì khả năng cạnh tranh, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả sản xuất xã hội. 2. ý nghĩa của việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu. Lượng nguyên vật liệu sử dụng hàng năm trong các doanh nghiệp rất lớn và ngày càng tăng theo quy mô sản xuất, nếu sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu thì với một lượng nguyên vật liệu như trước chúng ta có thể sản xuất ra một lượng sản phẩm lớn hơn. Như vậy, chúng ta có thể giảm chi phí về vốn dự trữ nguyên vật liệu, vốn nhập khẩu nguyên vật liệu, chi phí lãi vay... Bên cạnh những lợi ích do tiết kiệm và sử dụng hợp lý nguyên vật liệu mà công ty có được, thì việc này còn đem lại hiệu quả lớn cho xã hội. Tiết kiệm nguyên vật liệu là tiết kiệm lao động sống, tiết kiệm chi phí xã hội, góp phần bảo vệ môi trường. 3. Một số biện pháp nhằm sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu. Để có thể khai thác triệt để khả năng sử dụng tiết kiệm và hợp lý nguyên vật liệu thì chúng ta phải dựa trên cơ sở phân tích một cách khoa học tình hình sử dụng nguyên vật liệu để đề ra được những biện pháp cụ thể phù hợp với doanh nghiệp trong từng thời kỳ. - Tăng cường công tác quản lý nhằm xoá bỏ hao hụt, mất mát. Khi trong công ty có hao hụt, mất mát nguyên vật liệu cần điều tra, xem xét rõ ràng nguyên nhân phát sinh. Nếu hao hụt mất mát là do nguyên nhân khách quan như thời tiết, máy móc, thiếtbị... thì cần nhanh chóng tìm biện pháp khắc phục. Nếu là nguyên nhân chủ quan thì doanh nghiệp cần có các biện pháp nhằm giáo dục, nâng cao trách nhiệm của cán bộ công nhân viên chức. Doanh nghiệp cần xây dựng chế độ động viên khen thưởng cả về vật chất lẫn tinh thần cho cá nhân, đơn vị có thành tích, kỷ luật nghiêm những người vô trách nhiệm hoặc có hành vi gian lận bằng các biện pháp hành chính. - Tăng tốc độ luân chuyển nguyên vật liệu: Muốn sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu chúng ta cần quan tâm đến việc luân chuyển nguyên vật liệu ở cả 2 khâu: khâu dự trữ và sản xuất. Để tổ chức tốt việc luân chuyển nguyên vật liệu cán bộ quản lý nguyên vật liệu cần chú ý đến việc tính toán các định mức sản xuất, mức dự trữ; cần chú trọng nâng cao năng suất lao động để có thể đẩy mạnh tốc độ luân chuyển nguyên vật liệu, hạn chế tối đa tình trạng ứ đọng vốn. Phần II Tình hình quản lý nguyên vật liệu tại công ty vật liệu xây dựng bưu điện. A. Giới thiệu về tình hình, đặc điểm của công ty. 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Tiền thân của công ty vật liệu xây dựng bưu điện là xí nghiệp bê tông trực thuộc công ty công trình bưu điện. Được thành lập ngày 13/5/1959 đến nay công ty đã có bề dày truyền thống hơn 40 năm. Trước đây sản phẩm chủ yếu của công ty là vật liệu bê tông trang bị cho đường dây thông tin, cuối những năm 80 để phù hợp với sự đổi mới của cơ chế thị trường sản phẩm của xí nghiệp được mở rộng không chỉ phục vụ cho ngành bưu điện mà còn phục vụ cho các ngánh khác điện lực, cấp thoát nước... chính vì vậy ngày 21/10/1989 xí nghiệp đổi tên thành xí nghiệp vật liệu xây dựng bưu điện. Sản phẩm chính mà danh nghiệp cung cấp cho thị trường trong giai đoạn này là vật liệu xây dựng, tấm lợp nhà penan, gạch lát nền, tấm đan... đồng thời nhận thi công các công trình trong và ngoài ngành bưu điện. Năm 1996 luật doanh nghiệp ra đời, theo đó xí nghiệp vật liệu xây dựng bưu điện được chuyển thành công ty vật liệu xây dựng trực thuộc tổng công ty bưu chính - viễn thông Việt Nam với tên giao dịch quốc tế là: Post and Telecommunication Construction Material Company. Việc xí nghiệp vật liệu xây dựng bưu điện được chuyển thành công ty vật liệu xây dựng bưu điện là nhằm đáp ứng một nhu cầu khách quan đó là để nâng cao khả năng hoạt động của xí nghiệp, nâng cao khả năng cạnh tranh, tính độc lập và trách nhiệm của xí nghiệp, làm cho xí nghiệp có thể đứng vững trước sức cạnh tranh mạnh mẽ của cơ chế thị trường. Qua tài liệu của nhiều công ty nước ngoài, công ty đã mạnh dạn chọn đầu tư dây chuyền sản xuất ống nhựa PVC theo công nghệ DSF. Dây chuyền công nghệ này có nhiều ưu điểm nổi bật: công suất và năng suất cao, ít độc hại với công nhân, được tự động hoá cao có tính vạn năng tốt. Công nghệ mới chính là yếu tố tạo nên sức mạnh cạnh tranh của công ty. Từ sản xuất cột Bê Tông chuyển sang sản xuất vật liệu bằng chất dẻo với công nghệ hiện đại, tự động hoá cao là một bước ngoặt lớn đới với công ty, ý thức được sự khó khăn đó, lãnh đạo công ty rất quan tâm đến trình độ năng lực của công nhân sao cho phù hợp với thiết bị hiện đại. Chính vì vậy bên cạnh việc đầu tư máy móc thiết bị công ty còn tuyển chọn những công nhân mới để đào tạo nhất cử nhất động theo nếp sống công nghiệp, làm việc có kỷ luật nghiêm về chế độ chạy máy theo đúng quy trinh công nghệ. Sau khi đã tạo được nề nếp làm việc có kỷ luật công ty mở rộng quy mô sản xuất thực hiện hoà nhập số công nhân còn lại của công ty. Đội ngũ cán bộ công nhân viên trưởng thành và tiến bộ rõ rệt, 50% tổng số cán bộ công nhân viên được đào tạo chuyển sang làm việc với thiết bị hiện đại, đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật đã mạnh dạn tìm ra nhiều công thức và vật liệu mới đưa vào sản xuất, chế tạo được nhiều loại phụ tùng, khuôn mẫu, máy chuyên dùng thay thế hàng nhập khẩu... Quá trình hình thành phát triển của công ty thể hiện qua một số chỉ tiêu trong những năm gần đây như sau: STT Chỉ tiêu Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000 1 Tổng số cán bộ công nhân viên trong danh sách giá 257 259 259 2 Giá trị tổng sản lượng(theo giá trị cố định) 79655 92690 96710 3 Tổng doanh thu(triệu đồng) 88885 89450 90106 4 Tổng nộp danh sách(triệu đồng) 5642 6541 5306 5 Lợi nhuận thực hiện(triệu đồng) 4288 4012 3753 6 Tỷ suất lợi nhuận/vốn(%) 29 24 26 7 Thu nhập bình quân người/ tháng(1000đ) 1250 1400 1400 2. Đặc điểm của Công ty Để phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo hình thức trực tuyến chức năng bao gồm: Giám đốc, ba phó giám đốc, năm phòng quản lý nghiệp vụ. Sơ đồ tổ chức của công ty giám đốc PGĐ kinh doanh tiếp thị PGĐ Kinh tế PGĐ Kĩ thuật Phòng vật tư phòng kinh doanh tiếp thị phòng khoa kĩ thuật phòng kế toán tài chính phòng tổ chức hành chính XN nhựa bưu điện xn bê tông bưu điện xn bê tông bưu điện đơn vị xây dựng - Tình hình lao động của công ty. Hiện nay lực lượng của công ty có 260 người trong đó có: 42 lao động gián tiếp, 118 lao động trực tiếp. Bên cạnh đó, tuỳ theo tiến độ công việc công ty còn sử dụng một số lao động thuê ngoài theo hợp đồng công nhân. Nhìn chung trình độ lao động chưa cao, đa số là lao động phổ thông chưa qua đào tạo, trình độ cán bộ công nhân viên chưa theo kịp với sự tăng trưởng của công ty. Lãnh đạo công ty nhận thức được một cách sâu sắc rằng lao động là yếu tố quan trọng quyết định tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty và đây là điểm yếu lớn nhất của công ty do vậy rất chú trọng đến việc bồi dưỡng, đào tạo nhằm dần dần năng cao trình độ lao động. Để năng cao trình độ lao động, công ty quy định: Ngoài những lao động đã có trước đây, từ nay chỉ thực hiện hình thức hợp đồng lao động ngắn hạn và lao động được tuyển dụng phải qua các trường đào tạo nghề nghiệp. Riêng về lao động tại phân xưởng nhựa: Từ khi mới đầu tư thiết bị công nghệ mới công ty đã rất quan tâm đến trình độ tác phong công nhân, do đó lao động tại đây rất đoàn kết, ý thức chấp hành kỷ luật lao động, an toàn vệ sinh lao động. - Đặc điểm và tình hình sử dụng vốn. Vốn trong mỗi doanh nghiệp đều có ý nghĩa rất lớn, nó quyết định hiệu quả sản xuất kinh doanh đồng thời ảnh hưởng lớn đến việc cung ứng vật tư của doanh nghiệp. Với mức vốn ban đầu chỉ có 995 triệu( 1996) hiện nay mức vốn kinh doanh của công ty là 17250 triệu. - Đặc điểm và tình hình sử dụng máy móc thiết bị. Trước đây cột Bêtông là sản phẩm chủ yếu của công ty do vậy lao động phần lớn là thủ công là nặng nhọc - các máy móc thiết bị của công ty trang bị chỉ nhằm mục đích chủ yếu là thay thế lao động nặng nhọc như máy trộn Bêtông, máy đầm hồ, máy cắt, máy cán kéo... Từ năm 1990 công ty bắt tay vào việc thực hiện chương trình chuyển hướng sản xuất, các sản phẩm bằng chất dẻo được chú trọng đầu tư vì vậy xí nghiệp nhựa bát đầu được trang bị hiện đại với các công nghệ tiên tiến, công ty đã dầu tư dây chuyền sản xuất tự động hoá DSF, đây là công nghệ mới lần đầu tiên được nước ngoài chuyển giao cho Việt nam. Do đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty nên sản phẩm sản xuất ra hết sức đa dạng về chủng loại:Sản xuất cấu kiện bê tông, xây dựng các công trình Bưu điện và dân dụng, sản xuát kinh doanh các sản phẩm bằng chất dẻo...Mỗi loại sản phẩm lại có quy trình công nghệ sản xuất khác nhau. Xem xét quy trình công nghệ ta thấy có một số đặc điểm sau. - Quy trình sản xuất bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau bởi vậy để đạt hiệu quả tối đa, xí nghiệp phải chia thành từng tổ, mỗi tổ phụ trách một giai đoạn của quá trình sản xuất. - Chu kỳ sản xuất ngắn, quy trình sản xuất hàng loạt lớn, không có bán thành sản phẩm, không có sản phẩm dở dang do đó việc cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư có tính toán trước được. B. Nguyên vật liệu và tình hình quản lý nguyên vật liệu tại Xí nghiệp nhựa của công ty. 1. Đặc điểm và việc phân loại nguyên vật liệu tại xí nghiệp. Từ năm 1997đến nay sản phẩm nhựa là mặt hàng chủ lực của công tyVật liệu Xây dựng Bưu điện.Sản phẩm này không chỉ phục vụ cho ngành bưu điện mà còn phục vụ cho các ngành điện lực, cấp thoát nước...Sản phẩm chủ yếu của công ty là: ống nhựa ba lớp DSF F 110*5.5, ống nhựa ba lớp DSF F 110*5.0, ống nhựa PVC một lớp hai mảnh F 40*5, nút bịt đầu ống110, ống cáp hai nửa, keo dán... Nguyên vật liệu để sản xuất những sản phẩm này có đặc điểm là khó bảo quản, dễ biến chất, hao hụt trong đó có nhiều hoá chất đắt tiền phải nhập từ nước ngoài. Do sản phẩm nhựa của công ty có nhiều chủng loại nên nguyên vật liệu của công ty cũng hết sức phong phú, đa dạng. Để thuận tiện cho công tác bảo quản, quản lý nguyên vật liệu Xí nghiệp nhựa phân loại vật tư như sau: - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, khi tham gia vào quá trình sản xuất, góp phần chủ yếu cấu thành giá thành sản phẩm chủ yếu của Xí nghiệp. Những nguyên vật liệu này bao gồm: các loại bột PVC và hoá chất. - Nguyên vật liệu phụ góp phần nâng cao giá trị sản phẩm, mẫu mã và tính thẩm mỹ của sản phẩm bao gồm các loại:dung môi, bột màu, mực in, nước rửa... - Phế liệu phế phẩm: là những vật liệu, sản phẩm hỏng bị loại ra trong quá trình sản xuất. Do đặc điểm sản xuất sản phẩm nhựa các phế liệu, phế phẩm của xí nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng để tái sản xuất sản phẩm bao gồm: phế liệu hạt thu hồi và các óng nhựa hỏng, dập đầu ống... - Nhìn chung cách phân loại nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Nhựa của công ty như vậy là tương đối hợp lý, chi tiết tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản, cấp phát vật tư. 2. Công tác định mức nguyên vật liệu của Xí nghiệp. Để làm căn cứ tính giá thành sản phẩm, thanh quyết toán và quản lý vật tư trong sản xuất các sản phẩm nhựa Xí nghiệp Nhựa đã tiến hành xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu dựa trên căn cứ sau: Chia cơ cấu nguyên vật liệu tiêu hao thành hai phần. - Phần tiêu dùng thuần tuý: đây là phần tiêu dùng có ích, là phần nguyên vật liệu trực tiếp tạo thành thực thể sản phẩm và là nội dung chủ yếu của định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Để xác định phần tiêu dùng thuần tuý này công ty tiến hành phân tích mẫu sản phẩm bằng cách lấy một mét ống mỗi loại sau đó tiến hành phân tích để xác định tỷ lệ các loại vật tư trên một mét sản phẩm. - Phần tổn thất khác: là phần hao phí cần thiết cho việc sản xuất sản phẩm biểu hiện dưới dạng phế liệu, phế phẩm do điều kiện cụ thể của kỹ thuật sản xuất như: trình độ công nghệ, mất điện, hỏng máy, chất lượng nguyên vật liệu... Do đặc điểm của nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm nhựa là dễ hao hụt, khó bảo quản, khó vận chuyển nên thông qua thống kê kinh nghiệm, xí nghiệp xác định mức tiêu hao trong vận chuyển và bảo quản là 3% định mức tiêu dùng thuần tuý. Sở dĩ phải đưa3% này vào định mức vì đây là tổn thất mang tính khách quan không thể tránh khỏi. 3. Công tác mua sắm nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất tại Xí nghiệp Nhựa. Nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất sản xuất sản phẩm nhựa của công ty chủ yếu được mua ngoài trong đó có nhiều nguyên vật liệu, hoá chất phải nhập từ nước ngoài như Inđônễia, Đức...Chính vì vậy công tác mua sắm nguyên vật liệu không chỉ thuộc về phòng vật tư mà còn có sự tư vấn của tổ tư vấn vật tư thiết bị. Quyết định mua cuối cùng thuộc về ông giám đốc. Công ty xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần mua sắm dựa trên cơ sơ của kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm.Sau khi xác định được nhu cầu vật tư cần mua sắm, xí nghiệp xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm những nguyên vật liệu chính. Kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu của xí nghệp theo các tháng trong năm chỉ mang tính chất bình quân tuy nhiên căn cứ theo kế hoạch sản xuất hàng tháng, hàng quý công ty sẽ tiến hành điều chỉnh việc mua sắm vật tư cho phù hợp. Ngoài các loại nguyên vật liệu trên, những loại nguyên vật liệu phụ có giá trị nhỏ, phòng vật tư sẽ tiến hành mua khi có nhu cầu, công việc này do 2 nhân viên tiếp liệu đảm nhiệm. Sau khi xác định được nhu cầu nguyên vật liệu, công ty tiến hành mua sắm nguyên vật liệu theo các bước sau: - Phòng vật tư tìm kiếm thị trường nhà cung cấp sau đó gửi thông báo chào hàng cạnh tranh đến các công ty. Các nhà cung cấp sau khi nhận được thông báo mời chào hàng xem xét khả năng cung ứng của mình nếu thấy phù hợp gửi đơn xin chào hàng tới công ty. - Sau khi nhận được các đơn xin chào hàng, phòng vật tư lập tờ trình gửi lên giám đốc công ty. Nội dung của tờ trình bao gồm tên các đơn vị chào hàng, vật tư của mỗi đơn vị, giá cả, chất lượng... - Trên cơ sở tờ trình, giám đốc họp tổ tư vấn vật tư- thiết bị để thống nhất ý kiến, đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp. - Sau dó phòng vật tư gửi thông báo đến nhà cung cấp ghi số lượng, chủng loại, giá cả chất lượng nguyên vật liệu nếu nhà cung cấp đáp ứng được các yêu cầu đó sẽ gửi một bản hợp đồng đã thảo sẵn đến phòng vật tư của công ty. Trưởng phòng vật tư xem xét, ký vào hợp đồng nếu thấy phù hợp. -Phòng vật tư gửi bản hợp đồng lên giám đốc, giám đốc xem xét và quyết định ký hợp đồng hoặc không. Sau khi giám đốc ký tên và đóng dấu, hợp đồng mới có hiệu lực pháp lý. Bản hợp đồng và đơn xin chào hàng của nhà cung cấp sẽ là cơ sở để xác định trách nhiệm pháp lý. -Sau khi ký hợp đồng, nhà cung cấp có trách nhiệm giao nguyên vật liệu, công ty có trách nhiệm thanh toán. Sau khi thực hiện nhiệm vụ này công ty cùng với nhà cung cấp sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng theo quy định của nhà nước. Đối với những nguyên vật liệu phải nhập từ nước ngoài, sau khi tìm kiếm được nhà cung cấp, giám đốc công ty phải gửi đơn lên bộ thương mại xin cấp quốc tế cho phép nhập loại nguyên vật liêụ đó. Nếu được phép thì công ty sẽ mở tài khoản tại ngân hàng và thủ tục mọi bước tiến hành nhập nguyên vật liệu theo đúng trình tự của thanh toán tín dụng quốc tế. 4. Công tác quản lý nguyên vật liệu trong nội bộ công ty: a. Cơ cấu tổ chức quản lý nguyên vật liệu. Trải qua hơn 40 năm hình thành và phát triển, công ty vật liệu xây dựng bưu điện đồng thời cũng phải trải qua nhiều khó khăn, sóng gió. Hậu quả của cơ chế tập trung đã ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất của doang nghiệp như: thiếu tinh thần trách nhiệm trong làm việc, không quan tâm đến hiệu quả sản xuất kinh doanh, bớt xén vật tư... Trước tình hình đó, tập thể lãnh đạo đã có nhiều cuộc hội thảo nhằm đưa ra các biện pháp khắc phục. Hàng loạt cơ chế quản lý được ban hành để điều chỉnh, đổi mới quan hệ sản xuất nhằm kích thích sự phát triển lực lượng sản xuất phù hợp với cơ chế thị trường, tiêu biểu như: trả lương khoán sản phẩm tới tận khâu cuối cùng, khoán tiền lương theo doanh thu tổ bán hàng... Với việc đổi cơ chế quản lý như vậy, công ty đã đạt được nhiều thành tích đáng kể, đặc biệt là thành tích chuyển hướng và hiện đại hoá doanh nghiệp. Do phân xưởng nhựa nằm tại trụ sở chính của công ty nên mọi công tác quản lý nguyên vật liệu của phân xưởng đều thuộc phòng vật tư của công ty đảm nhiệm trong mối liên hệ mật thiết với các phòng chức năng như:phòng kế toán tài chính, phòng kế hoạch kỹ thuật... Phòng vật tư của công ty được phân công nhiệm vụ và trách nhiệm như sau: -Trưởng phòng: chịu trách nhiệm trước phó giám đốc về mọi hoạt động của phòng trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và lãnh đạo công ty giao. -Phó phòng: thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của phòng khi trưởng phòng đi vắng. Ngoài ra còn có nhiệm vụ làm nhiệm phụ phân công. - Nhiệm vụ của người cung ứng vật tư: + Cung ứng vật tư chính: có nhiệm vụ cung ứng vật liệu cho công ty đảm bảo sản xuất.Tham mưu cho giám đốc về việc ký các hợp đồng mua sắm vật tư đúng thủ tục, điều khoản, hạng mục trong hợp đồng kinh tế.Hợp đồng mua bán phải rõ ràng, từng loại giá cả nguyên vật liệu cần mua, thực hiện đầy đủ luật hợp đồng kinh tế của nhà nước. Những điều khoản thoả thuận như vận chuyển, bốc xếp, thanh toán, thanh lý hợp đồng đã ký kết phải cụ thể, rõ ràng chặt chẽ. - Thủ kho chính: Hàng ngày xuất nhập tất cả các loại vật tư thiết bị của công ty(khu vực Từ Liêm) theo đúng nguyên tắc của công ty, quy định của nhà nước. Hàng nhập kho phải căn cứ vào số lượng và chủng loại trong hợp đồng đã ký kết, có hoá đơn hàng hoá đúng theo quy định của nhà nước. + Nhập kho những dụng cụ, thiết bị, phụ tùng và các vật thiết rẻ tiền mau hỏng, phải trực tiếp nhập hay xuất theo đùng yêu cầu của đơn vị xin cấp. + Xuất kho phải có phiếu mới được cung cấp. + Cùng kế toán đối chiếu các số liệu xuất, nhập cập nhật sổ sách và kho kịp thời chính xác, thường xuyên nắm được số lượng vật tư hiện có trong kho. + Quản lý kho tàng, vật tư, thiết bị tránh mất mát, hư hỏng. Ngoài ra làm các công việc khác khi phòng và công ty lãnh đạo yêu cầu. - Phụ thủ kho: giúp thủ kho chính suất nhập vật tư. Khi phụ thủ kho chính phải đảm bảo đúng thủ tục xuất nhập khẩu như thủ kho chính. Kiểm tra bảo quản kho tàng trong và ngoài kho phải gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp. Ngoài ra làm các công việc khác khi phòng và giám đốc yêu cầu. b. Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu. Tiếp nhận là bước chuỷên giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển với bộ phận quản lý nguyên vật liệu trong nội bộ công ty.Việc vận chuyển nguyên vật liệu của phân xưởng luôn được tiến hành kịp thời. Công ty không những có một đội xe vận tải riêng để chuyên trở nguyên vật liệu, thành phẩm, và việc ký hợp đồng chuyên chở nguyên vật liệu(nếu thuê ngoài) hết sức chặt chẽ. Trong công tác tiếp nhận thủ kho luôn tuân theo những quy định về xuất nhập kho của công ty và của nhà nước. Căn cứ vào hợp đồng kế hoạch yêu cầu xin cấp vật tư của các đơn vị, thủ kho nhập kho nguyên vật liệu theo đúng, đủ số lượng, chủng loại, chất lượng, phải có hoá đơn mua hàng theo quy định của nhà nước. Phụ tùng, thiết bị của công ty khi nhập phải được phải nghiệm thu. Sau khi nhập, thủ kho vào thẻ kho, sổ theo dõi theo từng loại vật tư. c. Công tác bảo quản nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất sản phẩm nhựa của công ty rất đa dạng bao gồm cả các loại hoá chất vì vậy để đảm bảo cho công tác bảo quản nguyên vật liệu được thuận lợi công ty có hệ thống kho hàng như sau. - Kho nguyên vật liệu: Đây là kho tổng hợp là nơi cung cấp toàn bộ nguyên vật liệu cho các phân xưởng sản xuất trong đó có 1/3kho chứa hoá chất, 1/3kho chứa nguyên vật liệu phụ, 1/3kho chứa bột pvc. Kho do một thủ kho và ba phụ thủ kho phụ trách. Thủ kho chính có trách nhiệm theo dõi việc nhập xuất nguyên vật liệu trên sổ sách, 3phụ thủ kho có nhiệm vụ xuất, nhập vật tư khi có yêu cầu. - Kho thiết bị: là kho chứa toần bộ phụ tùng dùng cho sản xuất của công ty. Kho này cũng do 4 nhân viên trên phụ trách. - Kho thành phẩm: Do đặc điểm thành phẩm của công ty là dễ bảo quản, ít chịu tác động ngoại cảnh và khó thất thoát nên kho thành phẩm là kho hở, không có mái che, chỉ có tường xây kín ba mặt. Tất cả hệ thống kho của xí nghiệp nhựa đều do 4 nhân viên trên phụ trách: Trong đó thủ kho chịu trách nhiệm chung, 3phụ thủ kho làm việc theo ca để đảm bảo việc nhập, xuất vật tư được kịp thời. d. Công tác cấp phát nguyên vật liệu. Cấp phát chỉ là bộ phận trong cả quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm nhưng nó lại là một trong những nghiệp vụ quan trọng, là khâu trực tiếp thực hiện nhiệm vụ phục vụ cho nhu cầu sản xuất.Việc thực hiện đúng đắn chế độ cấp phát có nghĩa to lớn đối với việc quản lý nguyên vật liệu được nhanh chóng, giảm lượng giấy tờ không cần thiết sử dụng nguyên vật liệu được thuận tiện và tiết kiệm. Hiện nay,việc cấp phát nguyên vật liệu tại xí nghiệp nhựa được tiến hành theo hình thức: cấp phát theo yêu cầu của bộ phận sản xuất. Theo hình thức này các phân xưởng và bộ phận sản xuất gửi yêu cầu về lượng vật tư lên phòng vật tư, đối chiếu với yêu cầu đó và lượng vật tư trong kho dựa trên hệ thống định mức và nhiệm vụ được giao, phòng vật tư lập phiếu cấp phát cho các bộ phận sản xuất lên kho lĩnh nguyên vật liệu. e. Công tác thanh quyết toán nguyên vật liệu. Đối với công tác này phòng vật tư của công ty đã đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ quản lý của mình,đã xác định được lượng nguyên vật liệu đã xuất cho các phân xưởng lượng nguyên vật liệu còn phải cung cấp để các phân xưởng hoàn thành nhiệm vụ sản xuất trong năm, lượng nguyên vật liệu thực tế so với mức quy định chênh lệch bao nhiêu... Công ty định lượng nguyên vật liệu tồn kho căn cứ vào số tồn kho ghi trong thẻ kho do phòng kế hoạch vật tư giữ. Để theo dõi quản lý tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại phân xưởng và việc thực hiện định mức nguyên vật liệu thì phòng vật tư căn cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm đối chiếu với lượng vật tư xuất kho; xem xét, so sánh với định mức để xem xét việc sử dụng vật tư có hợp lý hay không. Tổng vật tư thực xuất để sản xuất sản phẩm của công ty tương đối phù hợp với định mức, điều này chứng tỏ ý thức trách nhiệm của công nhân sản xuất cao;một số sản phẩm của công ty có thể tiết kiệm được so với định mức. Sự cân đối vật tư-sản phẩm nhựa còn giúp công ty theo dõi được việc thực hiện định mức để có thể tính toán,xây dựng lại định mức cho mỗi năm sao cho phù hợp f. Chế độ khuyến khích vật chất,trách nhiệm vật chất. Chế độ khuyến khích vật chất, trách nhiệm vật chất là một trong những biện pháp kinh tế có hiệu quả tâm lý cao. Để nâng cao hiệu quả công tác quản lý nguyên vật liệu xí nghiệp nhựa của công ty vật liệu xây dựng Bưu điện áp dụng chế độ tiền thưởng tiết kiệm cho người lao động sản xản xuất trực tiếp khi họ sử dụng tiết kiệm các loại nguyên vật liệu có tác dụng làm giảm giá thành mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm theo yêu cầu. Vật tư chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm nhựa là PVC các loại, hạt nhựa Biên Hoà và PP hạt(89%)do vậy các loại xí nghiệp chon các loại nguyên vật liệu này làm căn cứ để xác định mức thưởng. Hàng tháng trên cơ sở cân đối vật tư-sản phẩm của mỗi tổ sản xuất công ty xác định lượng vật tư tiết kiệm được của mỗi tổ. Nếu tiết kiệm được dưới 10kg tổng các loại nguyên vật liệu trên sẽ được thưởng 50%giá trị tiết kiệm được, nếu tiết kiệm trên 10kg sẽ được thưởng 60% giá trị vật tư. Giá bình quân nguyên vật liệu chính của xí nghiệp là11.500đ/kg, do vậy nếu tiết kiệm được 12kg nguyên vật liệu, người lao động sẽ được thưởng là: 11.500x12x60%=82800đ C. Đánh giá tình hình quản lý nguyên vật liệu tại xí nghiệp nhựa. Quản lý nguyên vật liệu là nội dung quan trọng trong công tác quản trị sản xuất kinh doanh, có ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý nguyên vật liệu, lãnh đạo công ty vật liệu xây dựng Bưu điện đã quan tâm, tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên phòng vật tư thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Trong nhiều năm qua mặc dù phải đối mặt với nhiều khó khăn do mới chuyển hướng sản xuất;sản phẩm nhựa là sản phẩm mới mể với công ty, công nghệ sản xuất mà công ty mua về là công nghệ mới...Nhưng cán bộ phòng vật tư đã khắc phục những trở ngại đó, hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, hạ giá thành giúp cho sản phẩm nhựa trở thành sản phẩm có uy tín trên thị trường trong và ngoài ngành. Sản phẩm nhựa đang là sản phẩm chủ yếu của công ty có vị thế cạnh tranh chiến lược.Việc quản lý nguyên vật liệu tại xí nghiệp nhựa của công tyđã đạt được những tiến bộ đáng kể như: Nhờ nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu nên định mức vật tư được hạ thấp, tiết kiệm chi phí về nguyên vật liệu cho công ty, nâng cao hiệu quả công tác mua sắm nguyên vật liệu... Cng tác xây dựng định mức có nhiều tiến bộ:Định mức tiêu dùng ĐBL, LS-100, P- 800 được hạ thấp. Năm 2001 xí nghiệp sẽ tiết kiệm được cho ống nhựa ba lớpDSF F110x5,5 là 764đ/m;theo kế hoạch sản phẩm naỳ sẽ được sản xuất là 187986m.vì vậy sẽ tiết kiệm được 143621(nghìn đồng) Tuy đạt được một số kết quả như vậy nhưng việc quản lý nguyên vật liệu tại xí nghiệp bưu điện còn có một số hạn chế sau: việc lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu chưa sát với thực tế dẫn đến nguyên vật liệu tồn trong kho làm giảm chất lượng, thấp thoát, làm ứ đọng vốn lưu động. Công tác quản lý nguyên vật liệu trong kho chưa được chú trọng, hệ thống kho bãi kém chất lượng ảnh hưởng nhiều đến việc bảo quản nguyên vật liệu. Phần III Một số biện pháp nhằm tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu A. Phương hướng phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có ảnh hưởng tới công tác quản lý nguyên vật liệu tại xí nghiệp nhựa của công ty vật liệu xây dựng Bưu diện. Để phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh được liên tục và hiệu quả, công ty vật liệu xây dựng Bưu điện đề ra phương hướng sản xuất kinh doanh cho năm 2001 như sau: Giá trị sản lượng đạt:93tỷ đồng. Doanh thu 94 tỷ đồng. Lợi nhuận 8 tỷ đồng. Nghĩa vụ nộp ngân sách 4,5 tỷ đồng. Tiếp tục củng cố, bổ xung bộ máy quản lý và các xí nghiệp thành viên tương xứng với nhiệm vụ được giao Thực hiện tốt các chính sách xã hội, chính sách về tuyển dụng lao động, đào tạo lao động. Nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên bằng nhiều hình thức như cho đi đào tạo ở các trường đại học, chuyên nghiệp. Kết hợp đồng thời việc giảm biên chế với việc tuyển dụng lao động ở bên ngoài trên cơ sở chọn lọc kỹ về chất lượng lao động. Bên cạnh việc nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên thì công ty cần nhanh chóng bố trí, sử dụng đội ngũ cán bộ hiện có đúng với năng lực sơ trường để phát huy năng lực của cán bộ đồng thời phải nhanh chóng bổ sung đội ngũ cán bộ trẻ bên cạng cán bộ cao tuổi để dìu dắt, huấn luyện nhằm nhanh chóng bổ sung đội ngũ kế cận cho những năm tới. Mở rộng thị trường, nghiên cứu chế thử sản phẩm mới phục vụ cho nhiều đối tượng khách hàng đặc biệt là các sản phẩm của xí nghiệp nhựa. Đầu tư hệ thống máy đo, phòng thí nghiệm nhằm mục đích nâng cao và giữ vững ổn định chất lượng sản phẩm, nâng cao uy tín của công ty. Giảm những chi phí không cần thiết để tiết kiệm triệt để, sử dụng hợp lý vật tư nhất là những vật tư đắt tiền phục vụ cho sản xuất sản phẩm nhựa, sử dụng những vật tư có thể thay thế, khuyến khích lao động sáng tạo. B. Một số biện pháp nhằm tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu. 1. Biện pháp một: Tăng cường quản lý nguyên vật liệu tại khâu tiếp nhận và bảo quản. Tiếp nhận nguyên vật liệu tuy không phải là công tác trực tiếp ảnh hưởng tới tiến độ sản xuất nhưng nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, việc mất mát hao hụt nguyên vật liệu...Vì vậy việc quản lý chặt chẽ khâu này cũng là một biện pháp quan trọng để hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Việc tiếp nhận nguyên vật liệu của Xí nghiệp còn nhiều lỏng lẻo, tuy thực hiện đúng các thủ tục quy định của nhà nước: phải có hoá đơn, có chữ ký của thủ kho và kế toán nhưng chất lượng của nguyên vật liệu chưa được quan tâm đúng mức. Khi nhập nguyên vật liệu thủ kho chỉ căn cứ vào hoá đơn và kiểm tra chất lượng bằng mắt thường trong khi nguyên vật liệu của Xí nghiệp rất khó có thể kiểm tra chất lượng. Vì vậy để hoàn thiện công tác tiếp nhận nguyên vật liệu, theo em công ty nên mua sắm thêm một số thiết bị để kiểm tra, kiểm nghiệm, đánh giá chất lượng nguyên vật liệu. Đào tạo thủ kho, phụ thủ kho để sử dụng các thiết bị này. Khi nguyên vật liệu nhập kho, để kiểm tra chất lượng thủ kho có thể kiểm tra theo xác suất một số lô hàng bất kỳ trong tổng số nguyên vật nguyên vật liệu mỗi lần nhập. Công tác quản lý kho của Xí nghiệp cũng cần phải được quan tâm hơn nữa. Chất lượng kho của công ty cần được cải tiến như: nâng nền nhà kho cao thêm, đặt các chất hút ẩm trong kho để bảo quản nguyên vật liệu tránh tác động của môi trường. 2. Biện pháp hai:hoàn thiện công tác mua sắm nguyên vật liệu: Công tác mua sắm nguyên vật liệu bao gồm xây dựng và thực hiện kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu, tổ chức thực hiện mua sắm nguyên vật liệu Tại Xí nghiệp Nhựa của công ty Vật liệu Xây dựng Bưu điện việc tổ chức mua sắm nguyên vật liệu được thực hiện tương đối tốt,chặt chẽ thông qua tổ vật tư -thiết bị. Tuy nhiên việc xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu của công ty cụ thể là việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần mua sắm của Xí nghiệp còn chưa hợp lý. Để xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần mua sắm xí nghiệp xác định theo công thức: Vi=S(Nj*Di) Trong đó: Vi là nhu cầu loại vật tư i Nj là sản lượng sản phẩm loại j của công ty được sản xuất trong kỳ kế hoạch . Di là định mức vật tư loại i cho một đơn vị sản phẩm. Cụ thể tính toán lượng bột PVC cần dùng để sản xuất 1547000m ống DSFF110*5 với định mức 1,474061Kg/m là: 1547000*1,474061=2147706,877(kg) Công thức tính này giúp cho xí nghiệp tiết kiệm được chi phí bảo quản ,lưu kho ,chi phí về vốn ,tránh hao hụt, biến chất...Nhưng chưa tính đến lượng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và dự trữ cuối kỳ như vậy không đảm bảo quá trình sản xuất được tiến hành liên tục.Vì vậy theo em công ty nên áp dụng công thức tính lượng vật tư cần mua sắm là: Vc=Vcd + Vd2 -Vd1 Trong đó: Vc là lượng vật tư cần dùng. Vd2 là lượng vật tư dự trữ cuối kỳ. Vcd là lượng vật cần dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ. Vì công ty không có dự trữ theo mùa nên lượng vật tư cần dự trữ cuối kỳ sẽ là: Vd2=Vn*Tn+Vn*Tb Trong đó: Vn là lượng vật tư cần dùng trong ngày là:5966kg Tn là số ngày dự trữ thường xuyên là:30ngày Tb là số ngày dự trữ bảo hiểm là: 16ngày Vậy lượng vật tư cần dự trữ cuối kỳ là: Vd2=5966*30+5966*16=274436(kg) Phế liệu ,phế phẩm của Xí nghiệp được sử dụng lại 100%nên lượng vật tư cần dùng được tính là: Vcd=S(Nj*Di) Như trên tính là:2147706,877kg. Bột PVC đế sản xuất ống DSFF110*5 tồn đầu năm 2001là:8410kg. Như vậy lượng PVC cần mua sắm trong năm để sản xuất ống DSF F 110 * 5là: Vc=2147706,887 +274436 -8410 =2413732,887 So sánh với cách tính của Xí nghiệp thì lượng vật tưcần mua sắm chênh lệch là: 266026 kg. 266026kg bột PVC này là lượng nguyên vật liệu cần thiết phải dự trữ để đảm bảo cho quá trình sanr xuất tiến hành được liên tục đạt hiệu quả cao 3. Biện pháp hoàn thiện chế độ khuyến khích vật chất trách nhiệm vật chất. Để tiết kiệm nguyên vật trong sản xuất Xí nghiệp Nhựa đã áp dụng hình thức thưởng theo một chỉ tiêu:thưởng tiết kiệm vật tư với mức thưởng là:Nếu tiết kiệm được trên 10 kg vật liệu chính trong một tháng sẽ được thưởng 60% giá trị vật liệu tiết kiệm được, nếu dưới 10kg thì sẽ được thưởng 50% giá trị tiết kiệm được. Hình thức thưởng này đã góp phần tiết kiệm được vật liệu cho Xí nghiệp. Tuy nhiên hình thức thưởng này cũng có nhược điểm là một số công nhân do ý thức kém để được thưởng tiết kiệm đã giảm lượng nguyên vật liệu chính cần thiết để sản xuất sản phẩm mà không quan tâm đến chất lượng sản phẩm. Để tránh tình trạng này theo em công ty nên áp dụng hình thức thưởng theo hai loại chỉ tiêu: nếu tiết kiệm được trên 10kg vật liệu chính mà chất lượng đạt yêu cầu thì đạt mức thưởng 60% giá trị tiết kiệm được, nếu tiết kiệm được dưới 10kg thì hưởng 50% giá trị tiết kiệm được khi chất lượng đạt yêu cầu. Nếu chất lượng sản phẩm không đạt yêu cầu thì sẽ không được thưởng tiết kiệm. Bên cạnh việc thưởng tiết kiệm nguyên vật liệu chính cho công nhân sản xuất trực tiếp nên áp dụng hình thức thưởng khi cán bộ quản lý tìm được nơi cung ứng, ký kết hợp đồng mới với giá rẻ, chất lượng nguyên vật liệu cao hơn trước Kết luận Trong kinh tế thị trường cạnh tranh, hạ giá thành sản phẩm là một trong những biện pháp để tạo ra lợi thế cạnh tranh tương đối cho mỗi doanh nghiệp. Quản lý nguyên vật có hiệu quả là một công tác quan trọng để hạ giá thành sản phẩm. Với mong muấn góp phần nhỏ bé của mình vào việc nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu em đã chọn việc viết đề án là: Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả quá trình quản lý nguyên vật liệu. Nội dung gồm có ba phần chính như sau. Phần I: Nguyên vật liệu và tầm quan trọng của việc tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu. Phần II: Tình hình quản lý nguyên vật liệu tại công ty VLXDBĐ Phần III: Một số biện pháp nhằm tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu. Do thời gian và trình độ có hạn trong khuân khổ bài viết này em chưa thể bao quát tình hình quản lý nguyên vật liệu của công ty cũng như tất cả các biện pháp để nâng cao hiệu quả quản lý. Do vậy em kính mong các thầy, cô giáo xem xét, góp ý. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Đỗ Mạnh Quõn và sự chỉ bảo giúp đỡ của các anh chị tại phòng vật tư của công ty VLXDBĐ. Mục lục Trang trường đại học kinh tế quốc dân khoa quản trị kinh doanh Đề án Đề tài thực trạng về việc quản lý nguyên vật liệu tại công ty xây dựng bưu điện Giáo viên hướng dẫn : ts. Đỗ Mạnh Quân Sinh viên thực hiện : Lê Thị Ngọc Diệp Lớp : Qtkdth 11 Hệ : văn bằng hai hà nội - 2003