Đề án Tổ chức quá trình hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp

Lêi më ®Çu S¶n xuÊt kinh doanh lµ ho¹t ®éng ®ßi hái ph¶i cã sù tÝnh to¸n vµ tæ chøc mét c¸ch phï hîp c¸c yÕu tè ®Çu vµo ®Ó cã ®­îc ®Çu ra hîp lý nh»m thu lîi nhuËn tèi ­u nhÊt, ®iÒu nµy ®Æc biÖt quan träng trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt, x©y dùng... C¬ chÕ thÞ tr­êng ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i th­êng xuyªn quan t©m tíi c¸c yÕu tè ®Çu vµo. VËt liÖu lµ mét trong nh÷ng yÕu tè ®Çu vµo c¬ b¶n cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, kinh doanh. Gi¸ trÞ cña vËt liÖu tiªu hao cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh ®­îc chuyÓn toµn bé vµo gi¸ trÞ s¶n phÈm, vµ mét phÇn d­íi d¹ng s¶n phÈm dë dang, do vËy nã lµ mét bé phËn cÊu thµnh s¶n phÈm, dÞch vô. Tæ chøc hîp lÝ qu¸ tr×nh h¹ch to¸n vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp lµ rÊt cÇn thiÕt vµ quan träng kh«ng chØ trong lÜnh vùc kinh tÕ mµ c¶ trong lÜnh vùc qu¶n lÝ kinh tÕ . ViÖc xem xÐt sè vÊn ®Ò tæ chøc qu¸ tr×nh h¹ch to¸n vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp kh«ng chØ gióp em hoµn thµnh m«n häc chuyªn ngµnh hiÖn t¹i, mµ trong t­¬ng lai, khi ra tr­êng cã thÓ ®­îc lµm viÖc trong c¸c doanh nghiÖp cã liªn quan ®Õn vËt liÖu nh­ doanh nghiÖp s¶n xuÊt , x©y dùng... th× nh÷ng kiÕn thøc vÒ vÊn ®Ò nµy sÏ gióp em kh«ng nhá trong c«ng viÖc. MÆt kh¸c, xÐt vÒ môc tiªu tr­íc m¾t th× ®©y lµ b­íc ®i ban ®Çu, lµ tiÒn ®Ò cho viÖc ®Þnh h­íng n¬i thùc tËp vµ viÕt chuyªn ®Ò thùc tËp s¾p tíi. §Ò ¸n gåm cã 3 phÇn: PhÇn I: §Æc ®iÓm, ph©n lo¹i, yªu cÇu qu¶n lÝ vµ sù cÇn thiÕt ph¶i tæ chøc hîp lý qu¸ tr×nh h¹ch to¸n vËt liÖu. PhÇn II: Tæ chøc qu¸ tr×nh h¹ch to¸n vËt liÖu PhÇn III: Mét sè suy nghÜ vÒ h¹ch to¸n vËt liÖu hiÖn nay trong c¸c doanh nghiÖp . §©y lµ bµi viÕt ®Çu tiªn cã l­îng kiÕn thøc chuyªn ngµnh nhiÒu vµ yªu cÇu cao, do ®ã kh«ng thÓ tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt. RÊt mong ®­îc thÇy gi¸o cã ý kiÕn nhËn xÐt ®Ó em rót kinh nghiÖm vµ thùc hiÖn tèt h¬n khi viÕt chuyªn ®Ò thùc tËp sau nµy. PhÇn I c¬ së lý luËn cña viÖc tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n nguyªn liÖu - vËt liÖu 1. Sù cÇn thiÕt cña tæ chøc h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu Nguyªn vËt liÖu còng gièng nh­ tµi s¶n cè ®Þnh lµ nh÷ng yÕu tè c¬ b¶n cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Nh­ng nÕu nh­ tµi s¶n cè ®Þnh tham gia vµo nhiÒu chu kú s¶n xuÊt, trÞ gi¸ sÏ chuyÓn dÇn vµo gi¸ trÞ s¶n phÈm vµ gi÷ nguyªn h×nh th¸i cho ®Õn khi hÕt sö dông th× nguyªn liÖu - vËt liÖu chØ tham gia vµo mét chu kú s¶n xuÊt, gi¸ trÞ chuyÓn hoµn toµn vµo gi¸ trÞ s¶n phÈm vµ h×nh th¸i vËt chÊt sÏ bÞ biÕn ®æi hoµn toµn. Do ®ã, c¸ch tæ chøc h¹ch to¸n, kÕ to¸n nguyªn , vËt liÖu còng sÏ kh¸c c¸ch h¹ch to¸n cña tµi s¶n cè ®Þnh. Tuy cã sù kh¸c nhau vÒ gi¸ trÞ, c¸ch thøc sö dông nh­ng c¶ nguyªn - vËt liÖu vµ tµi s¶n cè ®Þnh ®Òu lµ nh÷ng tµi s¶n cña doanh nghiÖp, lµ nh÷ng yÕu tè tiªn quyÕt cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ cÊu thµnh nªn gi¸ trÞ cña s¶n phÈm. Gi¸ trÞ cña nguyªn, vËt liÖu chiÕm phÇn lín trong gi¸ trÞ cña s¶n phÈm . Do ®ã, ®Ó ®¹t ®­îc lîi nhuËn nh­ mong muèn th× doanh nghiÖp cÇn quan t©m tíi nhiÒu chiÕn l­îc. Sö dông nguyªn liÖu, vËt liÖu cã hiÖu qu¶ sÏ mét trong nhiÒu chiÕn l­îc ®ã. Muèn sö dông nguyªn vËt liÖu cã hiÖu qu¶ th× ph¶i tæ chøc tèt c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n ph¶i ®¶m b¶o tèt mäi kh©u tõ mua s¾m, dù tr÷ , vËn chuyÓn vµ b¶o qu¶n, sö dông nguyªn vËt liÖu . Mua s¾m , dù tr÷ kÞp thêi sÏ gióp cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ®­îc liªn tôc; vËn chuyÓn vµ b¶o qu¶n tèt sÏ gi¶m bít chi phÝ h­ háng, mÊt phÈm chÊt. Sö dông nguyªn liÖu - vËt liÖu hîp lý sÏ t¹o ra ®­îc nhiÒu s¶n phÈm h¬n, gi¸ thµnh sÏ h¹ h¬n. TÊt c¶ nh÷ng ®iÒu ®ã lµ kÕt qu¶ cña viÖc tæ chøc qu¶n lý vµ h¹ch to¸n kÕ to¸n nguyªn liÖu - vËt liÖu. 2. §Æc ®iÓm, ph©n lo¹i vËt liÖu. §èi t­îng lao ®éng lµ mét ®iÒu kiÖn kh«ng thÓ thiÐu ®Ó tiÕn hµnh s¶n xuÊt . VËt liÖu lµ nh÷ng ®èi t­îng lao ®éng ®­îc thÓ hiÖn d­íi d¹ng vËt ho¸, kh¸c víi t­ liÖu lao ®éng, vËt liÖu chØ tham gia vµo mét chu kú s¶n xuÊt kinh doanh, d­íi t¸c ®éng cña lao ®éng chóng bÞ tiªu hao toµn bé hoÆc bÞ thay ®æi h×nh th¸i vËt chÊt ban ®Çu ®Ó t¹o ra h×nh th¸i vËt chÊt cña s¶n phÈm. Khi tham gia vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, gi¸ trÞ cña vËt liÖu chuyÓn dÞch mét lÇn toµn bé gi¸ trÞ cña chóng vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh trong kú, nã lµ mét bé phËn cÊu thµnh gi¸ trÞ s¶n phÈm dÞch vô. Bëi vËy, vËt liÖu lµ mét trong nh÷ng tµi s¶n l­u ®éng cña doanh nghiÖp , gi¸ trÞ vËt liÖu thuéc vèn l­u ®éng dù tr÷ cña doanh nghiÖp. TØ träng cña vËt liÖu trong gi¸ trÞ s¶n phÈm, dÞch vô tuú thuéc vµo lo¹i h×nh doanh nghiÖp . §èi víi c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt, x©y dùng... gi¸ trÞ cña vËt liÖu th­êng chiÕm tØ träng lín vµ chñ yÕu trong gi¸ trÞ s¶n phÈm . VËt liÖu sö dông trong c¸c doanh nghiÖp cã rÊt nhiÒu lo¹i, nhiÒu thø cã vai trß c«ng dông kh¸c nhau trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, nªn ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc qu¶n lý vµ h¹ch to¸n , cÇn thiÕt ph¶i ph©n lo¹i vËt liÖu. C¨n cø vµo vai trß vµ t¸c dông cña vËt liÖu trong s¶n xuÊt , vËt liÖu ®­îc chia thµnh c¸c lo¹i sau: Nguyªn liÖu, vËt liÖu chÝnh: lµ nh÷ng nguyªn , vËt liÖu sau qu¸ tr×nh gia c«ng, chÕ biÕn sÏ cÊu thµnh thùc thÓ vËt chÊt chñ yÕu cña s¶n phÈm (b«ng trong nhµ m¸y dÖt, thÐp trong nhµ m¸y c¬ khÝ chÕ t¹o...) Kh¸i niÖm nguyªn liÖu dïng ®Ó chØ ®èi t­îng lao ®éng ch­a qua chÕ biÕn c«ng nghiÖp. VËt liÖu phô: lµ nh÷ng vËt liÖu cã t¸c dông phô trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt , ®­îc sö dông kÕt hîp víi vËt liÖu chÝnh ®Ó hoµn thiÖn vµ n©ng cao tÝnh n¨ng chÊt l­îng cña s¶n phÈm ho¹c ®­îc sö dông ®Ó lµm cho c«ng cô lao ®éng ho¹t ®éng b×nh th­êng ( dÇu nhên, thuèc chèng rØ...) , hoÆc dïng ®Ó phôc vô cho nhu cÇu kü thuËt, qu¶n lý vµ b¶o qu¶n (thuèc nhuém, thuèc tÈy, hå , keo, h­¬ng liÖu, giÎ lau...). Nhiªn liÖu: lµ nh÷ng thø dïng ®Ó t¹o ra nhiÖt n¨ng nh­ than ®¸, than bïn, cñi ( nhiªn liÖu r¾n), x¨ng, dÇu ( nhiªn liÖu láng). §©y thùc chÊt lµ mét lo¹i vËt liÖu phô nh­ng nã ®­îc t¸ch ra thµnh mét lo¹i riªng v× tØ träng s¶n xuÊt vµ tiªu dïng nhiªn liÖu lín, mÆt kh¸c nã cã yªu cÇu vµ kü thuËt qu¶n lÝ hoµn toµn kh¸c víi c¸c lo¹i vËt liÖu phô th«ng th­êng. Phô tïng thay thÕ: lµ lo¹i vËt t­ ®­îc sö dông cho ho¹t ®éng söa ch÷a, b¶o d­ìng vµ thay thÕ cho m¸y mãc thiÕt bÞ, ph­¬ng tiÖn vËn t¶i... Trong c¸c doanh nghiÖp ®Ó b¶o qu¶n, b¶o d­ìng söa ch÷a kh«i phôc n¨ng lùc ho¹t ®éng cña tµi s¶n cè ®Þnh ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i mua s¾m, dù tr÷ c¸c lo¹i phô tïng thay thÕ. VËt liÖu vµ thiÕt bÞ x©y dùng c¬ b¶n: lµ c¸c lo¹i vËt liÖu vµ thiÕt bÞ(cÇn l¾p, kh«ng cÇn l¾p, vËt kÕt cÊu, c«ng cô khÝ cô...) phôc vô cho ho¹t ®éng x©y dùng c¬ b¶n t¸i t¹o tµi s¶n cè ®Þnh. PhÕ liÖu thu håi: Lµ nh÷ng lo¹i vËt liÖu thu håi tõ qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh ®Ó sö dông l¹i hoÆc b¸n ra ngoµi. VËt liÖu kh¸c: bao gåm c¸c lo¹i vËt liÖu cßn l¹i ngoµi c¸c thø ch­a kÓ trªn nh­ bao b×, vËt ®ãng gãi, c¸c lo¹i vËt t­ ®Æc chñng... H¹ch to¸n theo c¸ch ph©n lo¹i nãi trªn ®¸p øng ®­îc yªu cÇu ph¶n ¸nh tæng qu¸t vÒ mÆt gi¸ trÞ ®èi víi mçi lo¹i vËt liÖu. 3. Yªu cÊu qu¶n lý vËt liÖu: Tõ ®Æc ®iÓm vµ c¸ch ph©n lo¹i vËt liÖu cho thÊy vËt liÖu lµ mét trong nh÷ng tµi s¶n l­u ®éng cña doanh nghiÖp , nã bao gåm nhiÒu lo¹i víi vai trß vµ c«ng dông hÕt søc kh¸c nhau trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. Do vËy, tÊt yÕu ph¶i cã yªu cÇu vÒ qu¶n lý vËt liÖu. VÒ mÆt hiÖn vËt, ®Ó tæ chøc tèt c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu th× ®iÒu kiÖn quan träng ®Çu tiªn lµ c¸c doanh nghiÖp ph¶i cã ®Çy ®ñ kho tµng ®Ó b¶o qu¶n vËt liÖu, kho ph¶i ®­îc trang bÞ c¸c ph­¬ng tiÖn b¶o qu¶n vµ c©n, ®o , ®ong ®Õm cÇn thiÕt, ph¶i bè trÝ thñ kho vµ nh©n viªn b¶o qu¶n cã nghiÖp vô thÝch hîp, th«ng th¹o c¸c lo¹i vËt liÖu. ViÖc bè trÝ s¾p xÕp vËt liÖu trong kho ph¶i theo ®óng yªu cÇu vµ kü thuËt b¶o qu¶n, thuËn tiÖn cho viÖc nhËp, xuÊt vµ theo dâi, kiÓm tra. Tuy nhiªn, qu¶n lÝ vËt liÖu vÒ mÆt hiÖn vËt ch­a ph¶n ¸nh ®­îc l­îng vËt liÖu thùc tÕ tiªu hao vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, ch­a ®¸p øng ®­îc yªu cÇu h¹ch to¸n vËt liÖu. V× vËy ph¶i qu¶n lÝ vµ h¹ch to¸n vËt liÖu c¶ vÒ mÆt gi¸ trÞ. VÒ mÆt gi¸ trÞ, khi tham gia vµo s¶n xuÊt , vËt liÖu chuyÓn dÞch mét lÇn toµn bé gi¸ trÞ cña chóng vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh trong kú. ViÖc qu¶n lý vÒ mÆt gi¸ trÞ vËt liÖu ph¶i ®¹t ®­îc c¸c yªu cÇu sau: §Ó thùc hiÖn qu¶n lý vËt liÖu vÒ mÆt gi¸ trÞ ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc gi¸ trÞ cña vËt liÖu. Trong c«ng t¸c h¹ch to¸n vËt liÖu ®­îc tÝnh gi¸ theo hai c¸ch: theo gi¸ thùc tÕ vµ theo gi¸ h¹ch to¸n (vÊn ®Ò nµy sÏ ®­îc xem xÐt ë phÇn II). X¸c ®Þnh hîp lý gi¸ trÞ vËt liÖu tån, nhËp, xuÊt theo c¸c ph­¬ng ph¸p ®¸nh gi¸ lµ ®iÒu kiÖn quan träng chñ yÕu ®Ó qu¶n lÝ vËt liÖu vÒ mÆt gi¸ trÞ. Tæ chøc h¹ch to¸n vËt liÖu hîp lÝ. §Ó ®¶m b¶o thuËn tiÖn cho c«ng t¸c qu¶n lÝ vµ h¹ch to¸n vÒ sè l­îng vµ gi¸ trÞ ®èi víi tõng thø vËt liÖu, trªn c¬ së ph©n lo¹i vËt liÖu doanh nghiÖp ph¶i x©y dùng "sæ danh ®iÓm vËt liÖu, x¸c ®Þnh thèng nhÊt tªn gäi cña tõng thø vËt liÖu, ký m· hiÖu, sè hiÖu cña mçi thø vËt liÖu, ®¬n vÞ tÝnh vµ gi¸ h¹ch to¸n cña vËt liÖu. §èi víi tõng thø vËt liÖu ph¶i x©y dùng ®Þnh møc dù trò, x¸c ®Þnh râ giíi h¹n dù trò tèi thiÓu, tèi ®a ®Ó cã c¨n cø phßng ngõa c¸c tr­êng hîp thiÕu vËt t­ phôc vô s¶n xuÊt hoÆc dù tr÷ vËt t­ qu¸ nhiÒu g©y ø ®äng vèn. Cïng víi viÖc x©y dùng ®Þnh møc dù trò, viÖc x©y dùng ®Þnh møc tiªu hao vËt liÖu lµ ®iÒu quan träng ®Ó tæ chøc qu¶n lý vËt liÖu, kh«ng nh÷ng ph¶i cã ®Çy ®ñ cho tõng chi tiÕt, tõng bé s¶n phÈm mµ cßn kh«ng ngõng ®­îc c¶i tiÕn vµ hoµn thiÖn ®Ó ®¹t tíi c¸c ®Þnh møc tiªn tiÕn. Víi nh÷ng ®Æc ®iÓm vµ yªu cÇu qu¶n lý nh­ trªn, vËt liÖu ®ãng vai trß hÕt søc quan träng trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. Yªu cÇu vÒ tæ chøc h¹ch to¸n vËt liÖu ®Æt ra ®ßi hái tÝnh hîp lý vµ hiÖu qu¶. 4. Sù cÇn thiÕt ph¶i tæ chøc hîp lý qu¸ tr×nh h¹ch to¸n vËt liÖu 4.1. NhiÖm vô cña h¹ch to¸n vËt liÖu §Ó thùc hiÖn yªu cÇu qu¶n lý vËt liÖu, viÖc tæ chøc tèt qu¸ tr×nh h¹ch to¸n vËt liÖu thóc ®Èy viÖc cung cÊp ®Çy ®ñ, kÞp thêi, ®ång bé nh÷ng vËt liÖu cÇn thiÕt cho s¶n xuÊt , dù tr÷ vµ sö dông vËt liÖu hîp lý, tiÕt kiÖm, ng¨n ngõa c¸c hiÖn t­îng nh­ h­ hao, mÊt m¸t vµ l·ng phÝ vËt liÖu trong tÊt c¶ c¸c kh©u cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. Tæ chøc tèt qu¸ tr×nh h¹ch to¸n nh»m: TÝnh to¸n vµ ph¶n ¸nh hîp lý, trung thùc vµ kÞp thêi sè l­îng, chÊt l­îng vµ gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu nhËp kho. §©y lµ c¬ së ®Ó bé phËn qu¶n lý x¸c ®Þnh ®­îc sè vËt liÖu nhËp kho c¶ vÒ mÆt hiÖn vËt lÉn gi¸ trÞ, tõ ®ã tiÕn hµnh ®¸nh gi¸ vËt liÖu xuÊt kho mét c¸ch hîp lý. TËp hîp vµ ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c sè l­îng vµ gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt kho, kiÓm tra t×nh h×nh chÊp hµnh c¸c ®Þnh møc tiªu hao vËt liÖu. Gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt kho lµ c¨n cø ®Ó ph©n bæ gi¸ trÞ vËt liÖu sö dông ®Ó tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm dÞch vô. Trong qu¸ tr×nh b¶o qu¶n vµ sö dông vËt liÖu th× tuú mçi lo¹i vËt liÖu cã nh÷ng møc hao hôt do nh÷ng nguyªn nh©n kh¸ch quan nh­ hao hôt trong qu¸ tr×nh vËn chuyÓn, do thêi tiÕt... Do vËy x©y dùng ®Þnh møc tiªu hao cho tõng lo¹i vËt liÖu lµ ®iÒu kiÖn quan träng ®Ó tæ chøc qu¶n lý vËt liÖu, ph¶i th­êng xuyªn kiÓm tra t×nh h×nh chÊp hµnh c¸c ®Þnh møc tiªu hao vËt liÖu ®· x©y dùng. Ph©n bæ hîp lý gi¸ vËt liÖu sö dông vµo c¸c ®èi t­îng tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh. Gi¸ trÞ cña vËt liÖu tiªu hao cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh lµ mét bé phËn cÊu thµnh gi¸ trÞ s¶n phÈm, dÞch vô, do vËy cÇn ph¶i x¸c ®Þnh râ gi¸ trÞ vËt liÖu ®· sö dông ®­îc ph©n bæ vµo gi¸ trÞ s¶n phÈm dë dang lµ bao nhiªu, cho s¶n phÈm hoµn thµnh lµ bao nhiªu ®Ó x¸c ®Þnh ®­îc gi¸ trÞ vËt liÖu thùc tÕ ®· hoµn thµnh mét qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn. TÝnh to¸n vµ ph¶n ¸nh chÝnh x¸c s¶n l­îng vµ gi¸ trÞ vËt liÖu tån kho, ph¸t hiÖn kÞp thêi vËt liÖu thiÕu, thõa, ø ®äng, kÐm phÈm chÊt ®Ó doanh nghiÖp cã biÖn ph¸p xö lý kÞp thêi, h¹n chÕ ®Õn møc tèi ®a thiÖt h¹i cã thÓ x¶y ra. §©y chÝnh lµ môc tiªu nh»m cung cÊp th«ng tin cho qu¶n lý ®Ó cã nh÷ng kÕ ho¹ch qu¶n lý vËt liÖu, hoµn thµnh söa ch÷a hÖ thèng kho b·i, lùa chän ®èi t¸c ®Ó mua vËt liÖu... Tõ nh÷ng nhiÖm vô trªn vµ nh÷ng th«ng tin cña nã phôc vô cho qu¶n lý vËt liÖu, cã thÓ nãi r»ng viÖc tæ chøc tèt c«ng t¸c h¹ch to¸n vËt liÖu lµ ®iÒu quan träng kh«ng thÓ thiÕu ®­îc ®Ó qu¶n lý vËt liÖu. 4.2. Qu¸ tr×nh h¹ch to¸n vËt liÖu vµ vai trß cña nã trong viÖc kiÓm so¸t tµi s¶n chi phÝ, gi¸ thµnh s¶n phÈm , dÞch vô còng nh­ ®¸p øng cã hiÖu qu¶ c¸c yªu cÇu qu¶n lý VËt liÖu lµ tµi s¶n l­u ®éng, ®ång thêi lµ mét yÕu tè chi phÝ cña doanh nghiÖp . Do vËy, viÖc tæ chøc h¹ch to¸n vËt liÖu mét c¸ch khoa häc, hîp lý cã ý nghÜa rÊt quan träng trong viÖc kiÓm so¸t tµi s¶n chi phÝ, gi¸ thµnh s¶n phÈm, vµ ®¸p øng cã hiÖu qu¶ c¸c yªu cÇu qu¶n lý. 4.2.1. §èi víi viÖc kiÓm so¸t tµi s¶n chi phÝ. B¶o qu¶n vèn kinh doanh, nhÊt lµ vèn l­u ®éng, c¶ vÒ mÆt hiÖn vËt lÉn gi¸ trÞ lµ mèi quan t©m cña c¸c doanh nghiÖp . VËt liÖu víi t­ c¸ch lµ tµi s¶n l­u ®éng, th­êng chiÕm tØ träng lín vµ chñ yÕu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, nªn nã lµ ®èi t­îng tÊt yÕu cña viÖc kiÓm so¸t tµi s¶n chi phÝ cña doanh nghiÖp . Qu¸ tr×nh vËt liÖu tham gia vµo s¶n xuÊt kinh doanhcho tíi khi rót khái qóa tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh chuÈn bÞ cho qu¸ tr×nh kinh doanh tiÕp theo, cã thÓ biÓu diÔn qua s¬ ®å sau: Sö dông ngay XuÊt theo yªu cÇu Tiªu thô s¶n phÈm S¶n phÈm dÞch vô NhËp kho VËt liÖu mua vÒ T¸i s¶n xuÊt §©y lµ s¬ ®å ®¬n gi¶n ph¶n ¸nh trÞ gi¸ vËt liÖu sö dông cho s¶n xuÊt kinh doanh vµ tiªu hao toµn bé vµo s¶n phÈm , dÞch vô. Qua ®ã cho thÊy ®Ó kiÓm so¸t sù xuÊt hiÖn vµ tham gia vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña vËt liÖu vÒ mÆt gi¸ trÞ ph¶i cã mét qu¸ tr×nh h¹ch to¸n vËt liÖu hîp lý. ViÖc ®¸nh gi¸ ®óng gi¸ trÞ thùc cña vËt liÖu tån, nhËp, xuÊt lµ ®iÒu kiÖn quan träng ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ trÞ ®Ých thùc cña vËt liÖu tiªu hao cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, tõ ®ã cã c¬ së x¸c ®Þnh lîi nhuËn ®· ®¹t ®­îc. MÆt kh¸c, vËt liÖu th­êng cã nhiÒu chñng lo¹i kh¸c nhau, mçi lo¹i cã c«ng dông kh¸c nhau, nÕu thiÕu mét lo¹i nµo ®ã cã thÓ g©y ngõng s¶n xuÊt . Trong khi ®ã, viÖc nhËp xuÊt vËt liÖu th­êng xuyªn diÔn ra. Do ®ã chØ cã h¹ch to¸n vËt liÖu mét c¸ch hîp lý míi ®¶m b¶o theo dâi ®­îc t×nh h×nh biÕn ®éng cña tõng lo¹i vËt liÖu. §ã lµ c¬ së cho viÖc theo dâi, kiÓm so¸t vËt liÖu. 4.2.2. §èi víi gi¸ thµnh s¶n phÈm dÞch vô: Gi¸ thµnh lµ chi phÝ s¶n xuÊt tÝnh cho khèi l­îng hoÆc ®¬n vÞ s¶n phÈm (c«ng viÖc, lao vô) do doanh nghiÖp ®· s¶n xuÊt hoµn thµnh. C¨n cø c¬ së ®Ó tÝnh gi¸ thµnh cña s¶n phÈm, c«ng viÖc, lao vô ®· hoµn thµnh lµ c¸c chi phÝ s¶n xuÊt trong kú. Cïng víi chi phÝ nh©n c«ng vµ chi phÝ s¶n xuÊt chung, chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp lµ c¨n cø quan träng ®Ó ®¸nh gi¸ thµnh s¶n phÈm. §Ó tÝnh to¸n vµ tËp hîp chÝnh x¸c chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp, kÕ to¸n cÇn ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc trÞ gi¸ nguyªn vËt liÖu s¶n xuÊt ®­a vµo sö dông, ®ång thêi ph¶i chó ý kiÓm tra x¸c ®Þnh sè nguyªn vËt liÖu ®· lÜnh nh­ng cuèi kú ch­a sö dông hÕt vµ gi¸ trÞ cña phÕ liÖu thu håi nÕu cã, ®Ó lo¹i ra khái chi phÝ nguyªn liÖu, vËt liÖu trùc tiÕp trong kú: Chi phÝ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp trong kú = TrÞ gi¸ nguyªn vËt liÖu s¶n xuÊt ®­a vµo sö dông - TrÞ gi¸ phÕ liÖu thu håi Trong sö dông, nguyªn vËt liÖu c¸c lo¹i, víi t­ c¸ch lµ nh÷ng ®èi t­îng lao ®éng, sÏ ®­îc tiªu hao hoµn toµn ®Ó cÊu t¹o nªn h×nh th¸i vËt chÊt cña s¶n phÈm, t¨ng thªm chÊt l­îng, mµu s¾c gi¸ trÞ sö dông, gi¸ trÞ th­¬ng m¹i cña s¶n phÈm hoÆc phôc vô gi¸n tiÕp cho qu¸ tr×nh s¸ng t¹o khèi l­îng s¶n phÈm míi ®ã. Bëi vËy gi¸ trÞ cña vËt liÖu ®· tiªu dïng ®­îc chu chuyÓn mét lÇn hoµn toµn vµo gi¸ phÝ cña s¶n phÈm míi. §Ó cho s¶n xuÊt liªn tôc víi môc tiªu s¶n l­îng hµng ho¸ , kinh doanh, dÞch vô ®­îc hoµn thµnh doanh nghiÖp ph¶i ®¶m b¶o tèt vÊn ®Ò cung øng ®èi t­îng lao ®éng cho nã, mµ trong ®ã vËt liÖu lµ mét ®èi t­îng c¬ b¶n, v× qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanhlµ qu¸ tr×nh tiªu hao mét khèi l­îng vËt liÖu vµ c¸c ®èi t­îng lao ®éng kh¸c ®Ó t¹o ra mét khèi l­îng vËt liÖu vµ c¸c ®èi t­îng lao ®éng kh¸c ®Ó t¹o ra mét khèi l­îng vËt chÊt h÷u Ých kh¸c cho tiªu dïng x· héi. §Ó tæ chøc tèt c¸c yªu cÇu trªn th× tæ chøc qu¸ tr×nh h¹ch to¸n vËt liÖu mét c¸ch khoa häc, phï hîp lµ c¨n cø, c¬ së h¹ch to¸n tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm, dÞch vô. 4.2.3. §èi víi viÖc ®¸p øng cã hiÖu qu¶ c¸c yªu cÇu qu¶n lý: Qu¶n lý nguyªn vËt liÖu trong doanh nghiÖp lµ yªu cÇu quan träng v× doanh nghiÖp ph¶i cÇn cã sè l­îng th«ng tin vÒ: Møc tån kho thùc tÕ vÒ nguyªn vËt liÖu, chªnh lÖch cña mçi lo¹i vËt liÖu tån kho so víi ®Þnh møc dù tr÷ an toµn cña kinh doanh vµ ®Þnh møc tèi thiÓu, tèi ®a. Møc nguyªn vËt liÖu nhËp vµo trong kú cho môc ®Ých s¶n xuÊt kinh doanh. T×nh h×nh tiªu dïng vËt liÖu c¸c lo¹i cho s¶n xuÊt vµ sö dông hiÖu qu¶ sè vËt liÖu ®ã. MÆt kh¸c, nhiÖm vô cña h¹ch to¸n vËt liÖu nh­ ®· ph©n tÝch ë phÇn I3.1 cho thÊy c¸c th«ng tin nµy ®Òu ®­îc lÊy tõ kÕt qu¶ cña qu¸ tr×nh h¹ch to¸n vËt liÖu. Do ®ã, tæ chøc hîp lý qu¸ tr×nh h¹ch to¸n vËt liÖu sÏ cã ®­îc nh÷ng sè liÖu chÝnh x¸c ®¸p øng ®­îc yªu cÇu qu¶n lý cña doanh nghiÖp vÒ vËt liÖu. Tõ tÊt c¶ nh÷ng ®iÒu ®· ph©n tÝch trong phÇn I nµy, cã thÓ nãi r»ng: VËt liÖu lµ mét trong nh÷ng tµi s¶n l­u ®éng, ®ång thêi lµ mét yÕu tè chi phÝ cña doanh nghiÖp. Do vËy, viÖc tæ chøc h¹ch to¸n vËt liÖu mét c¸ch khoa häc, hîp lý cã ý nghÜa rÊt quan träng trong viÖc kiÓm so¸t tµi s¶n chi phÝ , gi¸ thµnh s¶n phÈm, dÞch vô còng nh­ ®¸p øng cã hiÖu qu¶ c¸c nhu cÇu qu¶n lý. Víi tÇm quan träng vµ sù cÇn thiÕt ph¶i tæ chøc qu¸ tr×nh h¹ch to¸n vËt liÖu hîp lý th× vÊn ®Ò ®Æt ra lµ tæ chøc qu¸ tr×nh nµy nh­ thÕ nµo ®Ó phï hîp víi quy m«, tÝnh chÊt kinh doanh cña mçi lo¹i h×nh doanh nghiÖp. PhÇn II Tæ chøc qu¸ tr×nh h¹ch to¸n vËt liÖu §Ó cã thÓ ®¸p øng c¸c yªu cÇu vÒ kiÓm so¸t vËt liÖu, tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm , qu¶n lÝ cã hiÖu qu¶ th× doanh nghiÖp cÇn thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô sau: Tæ chøc ph©n lo¹i vËt liÖu theo tiªu thøc qu¶n lý cña doanh nghiÖp , s¾p xÕp vµ t¹o thµnh danh môc vËt liÖu doanh nghiÖp qu¶n lý, ®¶m b¶o tÝnh thèng nhÊt gi÷a c¸c bé phËn: kÕ to¸n, vËt t­, kÕ ho¹ch... Tæ chøc h¹ch to¸n ban ®Çu vËt liÖu, x¸c ®Þnh chøng tõ vÒ vËt liÖu sö dông ë doanh nghiÖp. Quy ®Þnh vµ ph©n c«ng bé phËn lËp chøng tõ, vËt t­, tæ chøc lu©n chuyÓn chøng tõ ®Õn c¸c bé phËn cã liªn quan. Tæ chøc lùa chän c¸ch ®¸nh gi¸ (c¸ch sö dông gi¸) ®Ó kÕ to¸n vËt liÖu phï hîp víi ®iÒu kiÖn cña doanh nghiÖp vµ thuËn tiÖn cho c«ng viÖc ghi sæ kÕ to¸n, tÝnh to¸n vµ qu¶n lý vËt t­... Tæ chøc hÖ thèng sæ kÕ to¸n tæng hîp (kÕ to¸n tµi chÝnh), sæ kÕ to¸n chi tiÕt vÒ vËt liÖu. Lùa chän ph­¬ng ph¸p kÕ to¸nvËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn hay kiÓm kª ®Þnh kú, tõ ®ã quy ®Þnh ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n vµ ghi sæ kÕ to¸n cho phï hîp víi ®iÒu kiÖn cña doanh nghiÖp . Lùa chän ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ vËt liÖu xuÊt dïng cho ®¬n gi¶n, tiÖn lîi, phï hîp víi cô thÓ. X¸c ®Þnh nh÷ng b¸o c¸o qu¶n trÞ vÒ vËt liÖu cÇn lËp, thiÕt lËp c¸c b¸o c¸o vËt liÖu cÇn thiÕt. Tæ chøc lËp b¸o c¸o vÒ vËt liÖu vµ ph©n tÝch b¸o c¸o vËt t­. KiÓm tra viÖc b¶o qu¶n vµ sö dông c¸c lo¹i vËt liÖu ë c¸c bé phËn vµ ®èi t­îng liªn quan. KiÓm tra, gi¸m s¸t chÕ ®é kiÓm kª vËt t­, ®¸nh gi¸ tµi s¶n... Víi c¸c nhiÖm vô nµy, doanh nghiÖp ph¶i tiÕn hµnh tæ chøc qu¸ tr×nh h¹ch to¸n vËt liÖu. 1. Tæ chøc lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ: Muèn thùc hiÖn cung cÊp th«ng tin cho tæ chøc h¹ch to¸n vËt liÖu th× yªu cÇu quan träng lµ tæ ch­cs viÖc lËp chøng tõ vµ lu©n chuyÓn chøng tõ. Néi dung vµ biÓu mÉu chøng tõ ban ®Çu ®Ó h¹ch to¸n vËt liÖu do nhµ n­íc quy ®Þnh. Tuy nhiªn, c¨n cø vµo ®iÒu kiÖn s¶n xuÊt cô thÓ, nguån vËt liÖu cung øng cho doanh nghiÖp, doanh nghiÖp sÏ quyÕt ®Þnh lo¹i chøng tõ cô thÓ ¸p dông cho doanh nghiÖp. Trong tæ chøc h¹ch to¸n vËt liÖu cÇn ph¶i lËp kÕ ho¹ch lu«n chuyÓn chøng tõ, trong ®ã ghi râ chøng tõ do ai lËp, vµo thêi gian nµo. Cã hai nguån chñ yÕu cung cÊp vËt liÖu cho doanh nghiÖp , ®ã lµ vËt liÖu mua ngoµi vµ vËt liÖu tù s¶n xuÊt. Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ mua vËt liÖu ph¶n ¸nh qua s¬ ®å sau: §¬n ®Æt hµng Ng­êi b¸n Bé phËn mua hµng (2) (1) (3) (6) KÕ to¸n thanh to¸n víi ng­êi b¸n Bé phËn nhËn hµng Nhu cÇu mua hµng (4) (5) Kho KÕ to¸n vËt t­ Trong ®ã: 1. Bé phËn s¶n xuÊt hoÆc thñ kho ®Ò nghÞ mua hµng. 2. Bé phËn mua hµng duyÖt, quyÕt mua hµng vµ lËp ®¬n ®Æt hµng: hai b¶n giao cho ng­êi b¸n, nÕu ®­îc chÊp thuËn th× giao l¹i cho bé phËn mua hµng ®Ó theo dâi viÖc mua hµng. B¶n sao giao cho bé phËn nhËn hµng vµ mét b¶n sao n÷a giao cho bé phËn kÕ to¸n. 3. Bé phËn nhËn hµng cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra hµng nhËn vµ lµm c¸c thñ tôc nhËp kho, chuyÓn ho¸ ®¬n mua hµng ®· ®­îc chÊp nhËn thanh to¸n cho bé phËn kÕ to¸n ®Ó thanh to¸n. 4. Thñ kho tiÕn hµnh nhËp kho vµ ghi thÎ kho, chuyÓn phiÕu nhËp kho cho kÕ to¸n vËt t­. 5. KÕ to¸n vËt t­ ghi sæ chi tiÕt vµ chuyÓn phiÕu nhËp kho cho kÕ to¸n thanh to¸n. 6. Dùa vµo ho¸ ®¬n, ®¬n ®Æt hµng, phiÕu nhËp kho, kÕ to¸n thanh to¸n ghi chi tiÕt vµo tµi kho¶n thanh to¸n víi ng­êi b¸n. §èi víi tr­êng hîp vËt liÖu do doanh nghiÖp tù s¶n xuÊt th× s¬ ®å chu chuyÓn chøng tõ cã thÓ tiÕn hµnh theo c¸c b­íc sau: (2) (1) Kho thµnh phÈm Bé phËn kiÓm tra (STK) Bé phËn s¶n xuÊt (3) (4) KÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu KÕ to¸n thanh to¸n l­¬ng (1): Bé phËn s¶n xuÊt lËp phiÕu giao nhËn s¶n phÈm (ë ®©y lµ vËt liÖu) (2): Bé phËn nghiÖm thu lËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm, phiÕu nhËp kho vµ thÎ ghi kho. (3): ChuyÓn phiÕu nhËp kho ®Ó ghi sæ chi tiÕt. (4): ChuyÓn cho bé phËn kÕ to¸n tÝnh l­¬ng cho c«ng nh©n s¶n xuÊt vËt liÖu. 2. TÝnh gi¸ vËt liÖu Thùc tÕ, gi¸ vËt liÖu ë doanh nghiÖp biÕn ®éng th­êng xuyªn vµ trong nhiÒu tr­êng hîp, gi¸ mua thùc tÕ kh«ng ®­îc cung cÊp kÞp thêi. §Ó gi¶i quyÕt vÊn ®Ò nµy tuú theo ®iÒu kiÖn cô thÓ cña doanh nghiÖp , ng­êi ta cã thÓ sö dông mét trong hai ph­¬ng ph¸p ®¸nh gi¸ vËt liÖu ®ã lµ: ®¸nh gi¸ theo gi¸ h¹ch to¸n hay theo gi¸ thùc tÕ. 2.1. Sö dông gi¸ h¹ch to¸n ®Ó h¹ch to¸n vËt liÖu Gi¸ h¹ch to¸n lµ gi¸ do doanh nghiÖp tù quy ®Þnh, cã tÝnh chÊt æn ®Þnh, chØ dïng ®Ó ghi sæ kÕ ho¹ch vËt liÖu hµng ngµy. Gi¸ h¹ch to¸n kh«ng cã ý nghÜa trong viÖc thanh to¸n hay tÝnh gi¸ c¸c ®èi t­îng tÝnh gi¸. Doanh nghiÖp cã thÓ lÊy gi¸ kÕ ho¹ch hoÆc bÊt kú gi¸ nµo ®ã vµ nã quy ®Þnh cô thÓ cho tõng thø vËt liÖu. Gi¸ h¹ch to¸n ph¶i quy ®Þnh thèng nhÊt Ýt nhÊt trong mét kú h¹ch to¸n. Khi ¸p dông ph­¬ng ph¸p nµy, toµn bé vËt liÖu biÕn ®éng trong kú ®­îc tÝnh theo gi¸ h¹ch to¸n (theo tõng lo¹i hoÆc nhãm). TrÞ gi¸ h¹ch to¸n vËt liÖu i (nhËp, xuÊt) = Sè l­îng vËt liÖu i (nhËp, xuÊt) x §¬n gi¸ h¹ch to¸n §Õn cuèi kú h¹ch to¸n, kÕ to¸n tiÕn hµnh ®iÒu chØnh tõ gi¸ h¹ch to¸n sang gi¸ thùc tÕ ®Ó tÝnh gi¸ trÞ gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt dïng trong kú (theo tõng lo¹i hoÆc nhãm vËt liÖu). TrÞ gi¸ thùc tÕ vËt liÖu i xuÊt dïng = TrÞ gi¸ h¹ch to¸n vËt liÖu i xuÊt dïng trong kú x Hi Trong ®ã: Hi: HÖ sè ®iÒu chØnh gi¸ cña vËt t­ i ( HÖ sè gi¸ ) TrÞ gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån + TrÞ gi¸ thùc tÕ vËt liÖu ®Çu kú nhËp trong kú Hi = TrÞ gi¸ h¹ch to¸n vËt liÖu + TrÞ gi¸ h¹ch to¸n vËt liÖu tån ®Çu kú nhËp trong kú. 2.2. Sö dông gi¸ thùc tÕ ®Ó h¹ch to¸n vËt liÖu Khi sö dông ph­¬ng ph¸p nµy, hµng ngµy kÕ to¸n dïng gi¸ mua thùc tÕ ®Ó ph¶n ¸nh t×nh h×nh biÕn ®éng vËt liÖu. Do gi¸ thùc tÕ cña mçi lo¹i vËt liÖu th­êng kh«ng nhÊt qu¸n gi÷a c¸c lÇn nhËp kho, v× vËy trong tr­êng hîp nµy, doanh nghiÖp cã thÓ lùa chän mét trong sè c¸c ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ vËt liÖu thùc tÕ xuÊt dïng nh­ sau: Ph­¬ng ph¸p tÝnh theo gi¸ ®Ých danh Ph­¬ng ph¸p nµy dùa trªn c¬ së vËt liÖu ®­îc x¸c ®Þnh gi¸ trÞ theo ®¬n chiÕc hay tõng l« vµ gi÷ nguyªn tõ lóc nhËp vµo cho ®Õn lóc xuÊt dïng (trõ tr­êng hîp ®iÒu chØnh kh¸ch quan). Khi xuÊt vËt liÖu nµo sÏ tÝnh theo gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu ®ã. Ph­¬ng ph¸p nµy thÝch hîp víi nh÷ng doanh nghiÖp cã ®iÒu kiÖn b¶o qu¶n riªng tõng l« vËt liÖu nhËp kho. Ph­¬ng ph¸p tÝnh theo ®¬n gi¸ b×nh qu©n TrÞ gi¸ thùc tÕ vËt liÖu + TrÞ gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån ®Çu kú nhËp trong kú §¬n gi¸ = b×nh qu©n Sè l­îng vËt liÖu tån + Sè l­îng vËt liÖu nhËp ®Çu kú trong kú x = TrÞ gi¸ thùc tÕ vËt liÖu Sè l­îng vËt liÖu §¬n gi¸ xuÊt dïng trong kú xuÊt dïng trong kú b×nh qu©n Tuú theo thêi ®iÓm tÝnh ®¬n gi¸ b×nh qu©n, cã thÓ x¸c ®Þnh: - §¬n gi¸ b×nh qu©n tr­íc mçi lÇn xuÊt (cßn gäi lµ tÝnh gi¸ vËt liÖu xuÊt theo gi¸ thùc tÕ b×nh quaan liªn hoµn) - §¬n gi¸ b×nh qu©n tÝnh cuèi kú (b×nh qu©n gia quyÒn) Ph­¬ng ph¸p nhËp tr­íc - xuÊt tr­íc (FIFO). Theo ph­¬ng ph¸p nµy th× sè liÖu nµo nhËp tr­íc th× xuÊt tr­íc, xuÊt hÕt sè nhËp tr­íc míi ®Õn sè nhËp sau theo ®óng thø tù chóng ®­îc nhËp vµo. ph­¬ng ph¸p nµy thÝch hîp víi nh÷ng vËt liÖu quy ®Þnh thêi h¹n b¶o qu¶n. Nh­ vËy, vËt liÖu tån kho ®Çu kú sÏ ®­îc xuÊt tr­íc tiªn vµ sè tån kho cuèi kú bao gåm nh÷ng vËt t­ nhËp vµo sau cïng. Ph­¬ng ph¸p nhËp sau - xuÊt tr­íc (LIFO) Ng­îc l¹i víi ph­¬ng ph¸p FIFO, ph­¬ng ph¸p nµy gi¶ thiÕt r»ng sè vËt liÖu nhËp sau th× xuÊt tr­íc , xuÊt hÕt sè nhËp sau th× míi ®Õn sè nhËp tr­íc ®ã, ng­îc víi thø tù chóng ®­îc nhËp vµo. Theo ph­¬ng ph¸p nµy, vËt t­ xuÊt ra trong kú lµ sè ®­îc nhËp vµo míi nhÊt vµ sè tån kho cuèi kú bao gåm nh÷ng vËt liªô nhËp tr­íc nhÊt. L­u ý r»ng c¶ hai ph­¬ng ph¸p FIFO vµ LIFO ®Òu mang tÝnh quy ­íc nghÜa lµ thùc tÕ cã thÓ xuÊt kho kh«ng theo thø tù nh­ gi¶ thiÕt. Ph­¬ng ph¸p tÝnh theo ®¬n gi¸ nhËp lÇn cuèi §©y lµ ph­¬ng ph¸p th­êng ®­îc ¸p dông víi nh÷ng doanh nghiÖp cã nhiÒu chñng lo¹i vËt liÖu víi nh÷ng quy c¸ch mÉu m· kh¸c nhau, trÞ gi¸ thÊp vµ ®­îc xuÊt dïng th­êng xuyªn, c¸c doanh nghiÖp nµy kh«ng cã ®iÒu kiÖn ®Ó kiÓm kª tõng nghiÖp vô xuÊt kho nªn th­êng vËn dông h¹ch to¸n vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú. Theo ph­¬ng ph¸p nµy, ®Õn cuèi kú h¹ch to¸n tiÕn hµnh kiÓm kª sè l­îng vËt liÖu tån kho, sau ®ã tÝnh trÞ thùc tÕ cña chóng theo ®¬n gi¸ nhËp lÇn cuèi cïng trong kú ®ã: x = TrÞ gi¸ thùc tÕ cña vËt Sè l­îng vËt liÖu §¬n gi¸ vËt liÖu liÖu tån kho cuèi kú tån kho cuèi kú nhËp lÇn cuèi Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt dïng trong kú = Gi¸ thùc tÕ VL tån ®Çu kú + Gi¸ thùc tÕ VL mua vµo trong kú - Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån cuèi kú §ã lµ nh÷ng ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt dïng. ViÖc vËn dông ph­¬ng ph¸p tÝnh trÞ gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt dïng tuú thuéc ®iÒu kiÖn cô thÓ cña tõng doanh nghiÖp . Tuy nhiªn, ¸p dông ph­¬ng ph¸p nµo còng ph¶i b¶o ®¶m nguyªn t¾c c«ng khai vµ nhÊt qu¸n. 3. Tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu VËt liÖu tiªu hao cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh lµ mét bé phËn cÊu thµnh gi¸ trÞ s¶n phÈm, dÞch vô, th­êng cã nhiÒu chñng lo¹i kh¸c nhau vµ tû träng cña nã th­êng lín h¬n trong gi¸ trÞ s¶n phÈm dÞch vô. Do vËy, nÕu thiÕu mét lo¹i nµo ®ã cã thÓ g©y ngõng s¶n xuÊt . §iÒu ®ã yªu cÇu h¹ch to¸n vËt liÖu ph¶i ®¶m b¶o theo dâi ®­îc t×nh h×nh biÕn ®éng cña tõng lo¹i vËt liÖu. Thùc tÕ c«ng t¸c kÕ to¸n hiÖn nay ë n­íc ta ®ang ¸p dông ba ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu lµ : ph­¬ng ph¸p thÎ song song, ph­¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn, vµ ph­¬ng ph¸p sè d­. Ph­¬ng ph¸p thÎ song song Theo ph­¬ng ph¸p nµy, ®Ó h¹ch to¸n nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu, ë kho ph¶i më thÎ kho ®Ó ghi chÐp vÒ mÆt sè l­îng vµ ë phßng kÕ to¸n ph¶i më thÎ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu ®Ó ghi chÐp vÒ mÆt sè l­îng vµ gi¸ trÞ. ThÎ kho do kÕ to¸n lËp theo mÉu sè 06 VT, quy ®Þnh thèng nhÊt cho tõng danh ®iÓm vËt liÖu vµ ph¸t ho thñ kho sau khi ®· ®¨ng ký vµo sæ ®¨ng ký thÎ kho. Hµng ngµy, c¨n cø vµo c¸c ch­ngý tõ nhËp kho xuÊt kho thÎ kho ghi sè l­îng thùc nhËp, thùc xuÊt vµo c¸c thÎ kho liªn quan vµ sau mçi nghiÖp vô xuÊt, nhËp hoÆc cuèi mçi ngµy tÝnh ra sè tån kho trªn thÎ kho. ThÎ kho ph¶i th­êng xuyªn ®èi chiÕu sè tån kho ghi trªn thÎ kho víi sè vËt liÖu thùc tÕ cßn l¹i ë kho ®Ó ®¶m b¶o sæ s¸ch vµ hiÖn vËt lu«n lu«n khíp nhau. Hµng ngµy hoÆc ®Þnh kú 3,5 ngµy mét lÇn, sau khi ghi thÎ kho, thñ kho ph¶i chuyÓn toµn bé chøng tõ nhËp xuÊt kho vÒ phßng kÕ to¸n. T¹i phßng kÕ to¸n ph¶i më thÎ chi tiÕt cho tõng danh ®iÓm vËt liÖu t­¬ng øng víi thÎ kho më ë kho: ThÎ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu Sè thÎ ............ Sè tê.............. Tªn vËt t­: Sè danh ®iÓm: §¬n gi¸: §¬n vÞ tÝnh : Kho: Chøng tõ TrÝch yÕu NhËp XuÊt Tån Ghi chó SH NT SL TT SL TT SL TT Khi kÕ to¸n nhËn ®­îc c¸c chøng tõ nhËp xuÊt kho do thñ kho chuyÓn ®Õn th× ph¶i kiÓm tra chøng tõ, ®èi chiÕu c¸c chøng tõ nµy víi c¸c chøng tõ liªn quan (phiÕu mua hµng, ho¸ ®¬n mua hµng...), ghi ®¬n gi¸ h¹ch to¸n vµo phiÕu vµ tÝnh thµnh tiÒn tõng chøng tõ nhËp xuÊt. C¨n cø vµo ®ã kÕ to¸n lÇn l­ît ghi c¸c nghiÖp vô nhËp xuÊt kho vµo thÎ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu liªn quan. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n tiÕn hµnh céng thÎ tÝnh ra tæng sè nhËp, tæng sè suÊt vµ sè tån kho cña tõng danh ®iÓm vËt liÖu, sè l­îng vËt liÖu tån kho trªn thÎ chi tiÕt ph¶i khíp víi sè tån kho ghi trªn thÎ kho t­¬ng øng . NÕu cã sai sãt ph¶i ®­îc x¸c minh vµ chØnh lý kÞp thêi theo ®óng sù thùc. §Ó thùc hiÖn kiÓm tra ®èi chiÕu gi÷a kÕ to¸n chi tiÕt víi kÕ to¸n tæng hîp, kÕ to¸n lËp b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt vµ tån kho vËt liÖu c¨n cø vµo thÎ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu. B¶ng tæng hîp nhËp - xuÊt - tån kho vËt liÖu Th¸ng ........ n¨m ................... Sè danh ®iÓm Tªn vËt liÖu Tån ®Çu th¸ng NhËp trongth¸ng XuÊt trong th¸ng Tån cuèi th¸ng Sè liÖu cña b¶ng nµy ®­îc ®èi chiÕu víi sè liÖu cña kÕ to¸n tæng hîp ph¶n ¸nh trªn b¶ng tÝnh gi¸ vËt liÖu. Ph­¬ng ph¸p thÎ song song lµ ph­¬ng ph¸p ®¬n gi¶n, dÔ lµm nh­ng trong ®iÒu kiÖn s¶n xuÊt lín, ¸p dông ph­¬ng ph¸p nµy mÊt nhiÒu c«ng søc do ghi chÐp trïng lÆp. Quy tr×nh h¹ch to¸n chi tiÕt theo ph­¬ng ph¸p ®­îc tãm t¾t qua s¬ ®å: (1) ThÎ kho (kho vËt t­) C¨n cø chøng tõ - NhËp - XuÊt (4) (4) (3) (2) Sæ tæng Tæng hîp chi tiÕt Sè chi tiÕt thÎ song Ph­¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn Ph­¬ng ph¸p nµy h×nh thµnh trªn c¬ së c¶i tiÕn mét b­íc ph­¬ng ph¸p thÎ song song. §Ó h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu, t¹i kho vÉn më thÎ kho nh­ ph­¬ng ph¸p thÎ song song nh­ng ë phßng kÕ to¸n kh«ng më thÎ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu mµ thay vµo ®ã chØ më mét quyÓn “sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn” ®Ó h¹ch to¸n sè l­îng vµ gi¸ trÞ cña tõng danh ®iÓm vËt liÖu trong tõng kho: Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn Sè danh Tªn vËt §¬n vÞ §¬n gi¸ Sè d­ ®Çu th¸ng 1 Lu©n chuyÓn th¸ng 1 Sè d­ ®Çu th¸ng 2 ®iÓm liÖu tÝnh NhËp XuÊt l SL TT SL ST SL ST SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Sè nµy kh«ng ghi theo tõng chøng tõ nhËp kho mµ chØ ghi mét lÇn vµo cuèi th¸ng trªn c¬ së nhËp xuÊt kho ph¸t sinh trong th¸ng cña tõng doanh ®iÓm vËt liÖu. Mçi danh ®iÓm vËt liÖu chØ ®­îc ghi mét dßng trªn sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn. Cuèi th¸ng ®èi chiÕu sè l­îng vËt liÖu trªn “sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn” víi thÎ kho cña thñ kho vµ lÊy sè tiÒn cña tõng lo¹i vËt liÖu trªn sæ nµy ®Ó ®èi chiÕu víi kÕ to¸n tæng hîp. ¸p dông ph­¬ng ph¸p nµy th× c«ng viÖc ghi chÐp kÕ to¸n chi tiÕt theo tõng danh ®iÓm vËt liÖu ®­îc gi¶m nhÑ nh­ng toµn bé c«ng viÖc ghi chÐp tÝnh to¸n, kiÓm tra ®Òu ph¶i dån hÕt vµo ngµy cuèi th¸ng, cho nªn c«ng viÖc Ýt vµ lËp b¸o c¸o th­êng bÞ chËm trÔ. Qu¸ tr×nh nµy ®­îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å sau: (2) Chøng tõ nhËp B¶ng lòy kÕ nhËp (tiÒn) ThÎ (sæ) kho (1) Sæ sè d­ Sæ sè d­ B¶ng lòy kÕ xuÊt b»ng (tiÒn) (1) (4) (2) Chøng tõ xuÊt Ph­¬ng ph¸p sè d­ §©y lµ b­íc c¶i tiÕn c¨n b¶n trong viÖc tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu. Ph­¬ng ph¸p nµy kÕt hîp chÆt chÏ viÖc h¹ch to¸n nghiÖp vô cña thñ kho víi viÖc ghi chÐp cña phßng kÕ to¸n: ë kho chØ h¹ch to¸n vÒ mÆt sè l­îng vµ ë phßng kÕ to¸n chØ h¹ch to¸n vÒ mÆt gi¸ trÞ, nªn xãa bá ®­îc nh÷ng ghi chÐp trïng lÆp, t¹o ®iÒu kiÖn thùc hiÖn kiÓm tra th­êng xuyªn vµ cã hÖ thèng cña kÕ to¸n ®èi víi thñ kho, ®¶m b¶o sè l­îng kÕ to¸n chÝnh x¸c, kÞp thêi. T¹i kho, h¹ch to¸n vËt liÖu x©y dùng thñ kho thùc hiÖn trªn c¸c thÎ kho nh­ c¸c ph­¬ng ph¸p trªn. Sau khi ghi thÎ kho xong, thñ kho ph¶i tËp hîp toµn bé c¸c chøng tõ nhËp xuÊt kho ph¸t sinh trong ngµy (hoÆc ®Þnh kú) theo tõng nhãm vËt liÖu quy ®Þnh. C¨n cø vµo kÕt qu¶ ph©n lo¹i chøng tõ lËp phiÕu giao nhËn chøng tõ: PhiÕu giao nhËn chøng tõ Tõ ngµy ....... ®Õn ngµy ...... th¸ng ..... n¨m ......... Nhãm vËt liÖu Sè l­îng chøng tõ Sè hiÖu chøng tõ Sè tiÒn Ng­êi nhËn Ng­êi giao PhiÕu nµy ph¶i lËp riªng cho phiÕu nhËp kho mét b¶n, phiÕu xuÊt kho mét b¶n vµ sau khi lËp xong ®­îc ®Ýnh kÌm víi c¸c tËp phiÕu nhËp kho hoÆc phiÕu xuÊt kho cho kÕ to¸n. Cuèi th¸ng thñ kho c¨n cø vµo c¸c thÎ kho ®· ®­îc kÕ to¸n kiÓm tra, ghi sè l­îng vËt liÖu tång kho cuèi th¸ng cña tõng danh ®iÓm vËt liÖu vµo sæ sè d­: Sæ sè d­ N¨m: ........ Kho: ......... Sè Tªn §¬n §¬n §Þnh Sè d­ ®Çu n¨m Sè d­ cuèi th¸ng Ghi danh ®iÓm vËt liÖu vÞ tÝnh gi¸ møc dù tr÷ SL TT SL TT Sæ sè d­ do kÕ to¸n më cho tõng kho, dïng cho c¶ n¨m vµ giao cho thñ kho tr­íc ngµy cuèi th¸ng. Ghi sæ sè d­ xong thñ kho chuyÓn giao cho phßng kÕ to¸n ®Ó kiÓm tra vµ tÝnh thµnh tiÒn. Nh©n viªn kÕ to¸n vËt liÖu phô tr¸ch theo dâi kho nµo ph¶i th­êng xuyªn xuèng kho ®Ó h­íng dÉn vµ kiÓm tra viÖc ghi chÐp thÎ kho cña thñ kho vµ thu nhËn chøng tõ cïng víi thñ kho ký tªn vµo phiÕu giao nhËn chøng tõ. T¹i phßng kÕ to¸n, nhËn ®­îc c¸c chøng tõ nhËp xuÊt vµ phiÕu giao nhËn chøng tõ, kÕ to¸n tiÕn hµnh kiÓm tra ®èi chiÕu víi c¸c chøng tõ cã liªn quan. Sau ®ã tÝnh gi¸ c¸c chøng tõ theo gi¸ h¹ch to¸n tæng céng sè tiÒn cña c¸c chøng tõ nhËp xuÊt kho theo tõng nhãm vËt liÖu vµ ghi vµo cét sè tiÒn trªn phiÕu giao nhËn chøng tõ. C¨n cø vµo phiÕu giao nhËn chøng tõ ®· ®­îc tÝnh gi¸ kÕ to¸n ghi b¶ng lòy kÕ nhËp xuÊt tån kho vËt liÖu, më cho tõng kho, sè cét trong c¸c phÇn nhËp xuÊt phô thuéc vµo sè lÇn kÕ to¸n xuèng kho nhËn chøng tõ. B¶ng lòy kÕ nhËp xuÊt tån kho vËt liÖu. Th¸ng ...... n¨m .......... Kho ........... Nhãm Tån kho NhËp XuÊt Tån kho vËt liÖu ®Çu th¸ng Tõ ngµy... §Õn ngµy... Tõ ngµy... §Õn ngµy... Tõ ngµy... §Õn ngµy... Tõ ngµy... §Õn ngµy... cuèi th¸ng Sè tån kho cuèi th¸ng cña tõng nhãm vËt liÖu trªn b¶ng lòy kÕ ®­îc sö dông ®Ó ®èi chiÕu víi sè d­ b»ng tiÒn trªn sæ sè d­ vµ víi b¶ng kª tÝnh gi¸ vËt liÖu cña kÕ to¸n tæng hîp. S¬ ®å h¹ch to¸n chi tiÕt: BK nhËp (nÕu cã) Chøng tõ nhËp Sæ kÕ to¸n tæng hîp Sè (thÎ) kho Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn BK xuÊt (nÕu cã) Chøng tõ xuÊt 4. Tæ chøc h¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu VËt liÖu th­êng ®­îc nhËp xuÊt kho th­êng xuyªn, tïy theo ®Æc ®iÓm vËt liÖu cña tõng doanh nghiÖp mµ c¸c doanh nghiÖp cã c¸c ph­¬ng thøc kiÓm kª kh¸c nhau vÒ vËt liÖu: kiÓm kª theo tõng nghiÖp vô nhËp xuÊt kho hay chØ kiÓm kª mét lÇn vµo thêi ®iÓm cuèi kú b»ng c¸ch c©n, ®o, ®ong, ®Õm, ­íc l­îng vËt liÖu tån cuèi kú. T­¬ng øng víi hai ph­¬ng thøc kiÓm kª trªn, c¸c doanh nghiÖp chØ ®­îc ¸p dông mét trong hai ph­¬ng thøc h¹ch to¸n hµng tån kho: ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn vµ ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú. 4.1. H¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn Ph­¬ng ph¸p nµy ®­îc ¸p dông trong c¸c doanh nghiÖp cã quy m« lín, th­êng tiÕn hµnh tõ hai ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh trë lªn hay s¶n xuÊt nhiÒu lo¹i s¶n phÈm kh¸c nhau víi sè l­îng lín, gi¸ trÞ cao. §©y lµ ph­¬ng ph¸p theo dâi t×nh h×nh hiÖn cã vµ biÕn ®éng cña vËt liÖu mét c¸ch th­êng xuyªn, liªn tôc sau mçi lÇn nhËp, xuÊt,... x¶y ra. §Ó tæ chøc h¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p nµy, doanh nghiÖp sö dông c¸c tµi kho¶n sau: Tµi kho¶n 152: “Nguyªn liÖu, vËt liÖu” (chi tiÕt theo yªu cÇu qu¶n lý). Bªn nî: Ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh lµm t¨ng nguyªn vËt liÖu trong kú: - Gi¸ thùc tÕ nguyªn liÖu xuÊt kho - TrÞ gi¸ nguyªn liÖu thõa ph¸t hiÖn khi kiÓm kª Bªn cã: Ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh lµm gi¶m vËt liÖu trong kú - TrÞ gi¸ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu xuÊt kho - ChiÕt khÊu mua hµng ®­îc h­ëng - TrÞ gi¸ nguyªn vËt liÖu thiÕu hôt, h­ háng ph¸t hiÖn khi kiÓm kª D­ nî: TrÞ gi¸ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu tån kho - Tµi kho¶n 151: “Hµng mua ®ang ®i trªn ®­êng” Bªn nî: Gi¸ trÞ hµng hãa, vËt t­ ®ang ®i ®­êng cuèi kú Bªn cã: Gi¸ trÞ hµng hãa, vËt t­ mua ë c¸c kú tr­íc nhËp kho hoÆc chuyÓn giao th¼ng cho kh¸ch hµng. D­ nî: Gi¸ trÞ hµng hãa, vËt t­ ®ang ®i ®­êng cuèi kú C¸c nghiÖp vô ph¸t sinh lµm t¨ng vËt liÖu NghiÖp vô thu mua vµ nhËp kho vËt liÖu cña doanh nghiÖp ph¶i cã hai lo¹i chøng tõ b¾t buéc lµ hãa ®¬n b¸n hµng (hoÆc hãa ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho) vµ phiÕu nhËp kho. Hãa ®¬n b¸n hµng hoÆc hãa ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho do ng­êi b¸n hµng lËp, cã ghi sè l­îng tõng lo¹i vËt liÖu, ®¬n gi¸ vµ sè tiÒn doanh nghiÖp ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n. Trong tr­êng hîp doanh nghiÖp thu mua vËt liÖu mµ kh«ng cã hãa ®¬n b¸n hµng (ch¼ng h¹n thu mua tõ thÞ tr­êng tù do) th× doanh nghiÖp ph¶i lËp phiÕu mua hµng ®Ó thay thÕ. Hãa ®¬n b¸n hµng hoÆc hãa ®¬n kiªm phiÕu xuÊt, hoÆc phiÕu thu mua hµng lµ chøng tõ minh chøng cho nghiÖp vô mua hµng vµ lµ c¨n cø ®Ó lËp c¸c chøng tõ thanh to¸n tiÒn hµng. PhiÕu nhËp kho do bé phËn mua hµng lËp vµ ghi sè l­îng theo hãa ®¬n hoÆc phiÕu mua hµng, thñ kho thùc hiÖn nghiÖp vô nhËp kho vµ ghi sæ thùc nhËp vµo phiÕu nhËp kho. §©y lµ chøng tõ ph¶n ¸nh nghiÖp vô nhËp kho ®· hoµn thµnh. C¨n cø vµo hãa ®¬n mua hµng vµ phiÕu nhËp kho, kÕ to¸n tiÕn hµnh ghi vµo tµi kho¶n nghiÖp vô nhËp kho vËt liÖu. Tr­êng hîp hµng ch­a mua vÒ th× kÕ to¸n ph¶n ¸nh vµo tµi kho¶n 151 ®Ó ®Õn cuèi kú (nÕu hµng vÒ) hoÆc sang kú sau (nÕu cuèi kú hµng ch­a vÒ) kÕt chuyÓn vµo tµi kho¶n 152. Tr­êng hîp kiÓm kª ph¸t hiÖn vËt liÖu thõa, doanh nghiÖp ph¶i x¸c ®Þnh sè liÖu thõa lµ cña m×nh hay tr¶ cho ®¬n vÞ c¸ nh©n kh¸c vµ tiÕn hµnh ph¶n ¸nh nghiÖp vô nµy vµo tµi kho¶n. C¸c nghiÖp vô ph¸t sinh lµm gi¶m vËt liÖu Khi xuÊt kho vËt liÖu, doanh nghiÖp ph¶i lËp phiÕu xuÊt kho hoÆc phiÕu xuÊt vËt t­ theo h¹n møc,... phiÕu xuÊt kho do phßng cung øng hoÆc bé phËn xin lÜnh lËp, sau khi xuÊt kho thñ kho ghi sè l­îng thùc xuÊt vµ cïng víi ng­êi ký vµo phiÕu xuÊt kho. PhiÕu xuÊt vËt t­ theo h¹n møc do phô tr¸ch bé phËn qu¶n lý vËt t­ lËp trong ®ã ghi ®Þnh møc sö dông vËt t­ ®­îc duyÖt trong th¸ng cho tõng bé phËn sö dông, sè l­îng thùc xuÊt trong th¸ng do thñ kho ghi. C¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho hoÆc phiÕu nhËp kho vËt t­ theo h¹n møc...., tïy theo ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ vËt liÖu xuÊt, kÕ to¸n tÝnh ra trÞ gi¸ vËt liÖu xuÊt, ®ång thêi c¨n cø vµo n¬i sö dông sè vËt liÖu ®· xuÊt ®Ó ghi vµo tµi kho¶n ph¶n ¸nh nghiÖp vô nµy. Tr­êng hîp kiÓm kª ph¸t hiÖn vËt liÖu thiÕu hôt hoÆc kÐm phÈm chÊt, doanh nghiÖp ph¶i truy t×m nguyªn nh©n ®Ó cã biÖn ph¸p xö lý kÞp thêi. Tïy theo nguyªn nh©n cô thÓ hoÆc quyÕt ®Þnh xö lý cña cÊp cã thÈm quyÒn, kÕ to¸n tiÕn hµnh ghi sæ. Toµn bé t×nh h×nh biÕn ®éng vËt liÖu ®­îc ph¶n ¸nh trªn s¬ ®å sau: (trang bªn) S¬ ®å h¹ch to¸n t×nh h×nh nhËp - xuÊt vËt liÖu (theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn) XuÊt kho nguyªn liÖu, vËt liÖu dïng cho SXKD vµ XDCB Nguyªn vËt liÖu mua ngoµi nhËp kho TK 111, 112, 141, 331... TK 152 TK 621, 627, 641, 642, 241 Nguyªn liÖu, vËt liÖu xuÊt kho thuª ngoµi gia c«ng NhËp kho nguyªn vËt liÖu ®i ®­êng kú tr­íc TK 151 TK 154 Nguyªn vËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn nhËp kho ChiÕt khÊu mua hµng ®­îc h­ëng, gi¶m gi¸ hµng mua TK 154 TK 331 Nguyªn vËt liÖu thiÕu khi kiÓm kª ThuÕ nhËp khÈu tÝnh vµo gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu nhËp khÈu TK 333 TK 138, 334, 821 XuÊt gãp vèn liªn doanh NhËn cÊp ph¸t, tÆng th­ëng. Gãp vèn liªn doanh TK 411 TK 128, 222 §¸nh gi¸ gi¶m nguyªn liÖu vËt liÖu Nguyªn vËt liÖu thõa khi kiÓm kª TK 338 TK 412 §¸nh gi¸ t¨ng nguyªn liÖu vËt liÖu TK 412 4.2. H¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú Ph­¬ng ph¸p nµy kh«ng theo dâi th­êng xuyªn, liªn tôc vÒ t×nh h×nh biÕn ®éng cña c¸c lo¹i vËt liÖu mµ chØ ph¶n ¸nh gi¸ trÞ tån kho ®Çu kú vµ cuèi kú cña chóng trªn c¬ së kiÓm kª cuèi kú. Ph­¬ng ph¸p nµy chØ ¸p dông víi c¸c ®¬n vÞ kh«ng tiÕn hµnh ®ång thêi hai ho¹t ®éng kinh doanh trë lªn, quy m« kh«ng lín. §Ó h¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p nµy, kÕ to¸n sö dông: TK 611: “Mua hµng” (tµi kho¶n 6111): “Mua nguyªn liÖu, vËt liÖu” Bªn nî: - Ph¶n ¸nh gi¸ thùc tÕ nguyªn, vËt liÖu ... tån ®Çu kú. - Gi¸ thùc tÕ nguyªn, vËt liÖu mua vµo trong kú Bªn cã: - Gi¸ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu ... tån cuèi kú - ChiÕt khÊu mua nguyªn vËt liÖu ®­îc h­ëng - TrÞ gi¸ vËt liÖu tr¶ l¹i cho ng­êi b¸n hoÆc ®­îc gi¶m gi¸ - Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt trong kú Qu¸ tr×nh h¹ch to¸n biÕn ®éng nguyªn vËt liÖu ®­îc ph¶n ¸nh nh­ sau: (theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú) TK 151 TK 611 (6111) TK 151, 152 TrÞ gi¸ vËt liÖu tån kho vµ ®ang ®i ®­êng c¨n cø vµo kÕt qu¶ kiÓm kª cuèi kú KÕt chuyÓn vËt liÖu tån kho ®Çu kú ChiÕt khÊu gi¶m gi¸ ®­îc h­ëng hoÆc tr¶ l¹i vËt liÖu KÕt chuyÓn vËt liÖu ®ang ®i ®­êng ®Çu kú TK 152 TK 111, 112, 138, 331 TK 111, 112, 141, 331, 311 TK 621, 627, 641, 642 Gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt dïng (do kÕ to¸n tÝnh khi ®· ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ c¸c bót to¸n trªn) TrÞ gi¸ thùc tÕ vËt liÖu mua vµo trong kú 4.3. HÖ thèng sæ h¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu Nguyªn t¾c tæ chøc hÖ thèng sæ lµ doanh nghiÖp ph¶i thùc hiÖn theo ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n tæng hîp (kª khai th­êng xuyªn hay kiÓm kª ®Þnh kú) vµ ph¶i theo h×nh thøc sæ kÕ to¸n mµ ®¬n vÞ chän ®Ó dïng. Tõ ®ã x¸c ®Þnh ®­îc khèi l­îng c«ng t¸c kÕ to¸n tæng hîp. NÕu sö dông h×nh thøc sæ nhËt ký chung ®Ó h¹ch to¸n vËt liÖu th× lo¹i sæ cÇn më lµ sæ nhËt ký chung, sæ nhËt ký ®Æc biÖt (nÕu cã), sæ c¸i cho tµi kho¶n 152, c¸c sæ chi tiÕt vÒ nguyªn vËt liÖu. Quy tr×nh h¹ch to¸n theo ph­¬ng ph¸p nµy (hay lµ quan hÖ ghi sæ tæng hîp): (2) (1) NhËt ký ®Æc biÖt (NÕu cã) Chøng tõ nhËp xuÊt Sæ c¸i TK 152 (2) (1) (1) NhËt ký chung (3) (4) (4) (4) Sæ chi tiÕt (Ph­¬ng ph¸p HTCT) B¶ng c©n ®èi TK 152 B¸o c¸o NVL NÕu sö dông h×nh thøc chøng tõ ghi sæ: doanh nghiÖp ph¶i x¸c ®Þnh h­íng më CT-GS cho c¸c nghiÖp vô nhËp, xuÊt, ®Þnh kú lËp chøng tõ ghi sæ, ®Ó tõ ®ã vµo sæ c¸i Quy tr×nh h¹ch to¸n: (6) (3) (h­íng më sæ ®Þnh kú lËp CT-GS) LËp CT-GS (2) (2) LËp b¶ng C§TK 152 Sæ c¸i tµi kho¶n 152 Chøng tõ kÕ to¸n (5) Sæ ®¨ng ký CT-GS Sæ chi tiÕt B¸o c¸o NÕu sö dông h×nh thøc nhËt ký - chøng tõ: doanh nghiÖp ph¶i më c¸c sæ vÒ nghiÖp vô nhËp (sæ chi tiÕt - nhµ cung cÊp; nhËt ký - nhµ cung cÊp; b¶ng kª tÝnh gi¸ - b¶ng kª sè 3; nhËt ký 6 - tµi ko¶n 151) vµ xuÊt (B¶ng ph©n bæ vËt liÖu: B¶ng kª sè 4,5,6, nhËt ký 7) Quy tr×nh h¹ch to¸n: Chøng tõ nhËp, xuÊt (1) (1) B¶ng ph©n bæ sè 2 (152) Sæ chi tiÕt nhµ cung cÊp NhËt ký liªn quan (1,2,4) (2) (5) NhËt ký-CT 5,6 (331,151) B¶ng kª 4,5,6 (3) (3) (7) (6) B¶ng kª sè 3 TÝnh gi¸ vËt liÖu NhËt ký 7 (7) Sæ c¸i tµi kho¶n 152 (8) (7) (8) B¶ng c©n ®èi TK 152 => B¸o c¸o VL Trªn ®©y lµ toµn bé qu¸ tr×nh tæ chøc h¹ch to¸n vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp. Tïy vµo ®iÒu kiÖn, kh¶ n¨ng mçi doanh nghiÖp mµ cã qu¸ tr×nh tæ chøc h¹ch to¸n vËt liÖu phï hîp víi tõng doanh nghiÖp. Tæ chøc qu¸ tr×nh h¹ch to¸n vËt liÖu hîp lý, ®Çy ®ñ, kÞp thêi lµ ®iÒu kiÖn ®Ó doanh nghiÖp kiÓm so¸t vËt liÖu, tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm, còng nh­ ®¸p øng cã hiÖu qu¶ yªu cÇu qu¶n lý. Do ®ã doanh nghiÖp ph¶i kh«ng ngõng n©ng cao chÊt l­îng qu¸ tr×nh tæ chøc h¹ch to¸n vËt liÖu, th­êng xuyªn c¶i tiÕn, tæ chøc hÖ thèng sæ hîp lý, ®¹t hiÖu qu¶ cao vµ tiÕt kiÖm lao ®éng kÕ to¸n. PhÇn III Mét sè suy nghÜ vÒ h¹ch to¸n vËt liÖu hiÖn nay trong c¸c doanh nghiÖp 1. VÒ yªu cÇu “chÝnh x¸c” cña th«ng tin kÕ to¸n vÒ vËt liÖu §· tõ l©u, “chÝnh x¸c” ®­îc xem nh­ mét yªu cÇu hµng ®Çu cña th«ng tin kÕ to¸n. Tuy nhiªn, ®øng ë nhiÒu gãc ®é, yªu cÇu nµy khã thùc hiÖn trong thùc tiÔn cña ho¹t ®éng kÕ to¸n. Cô thÓ lµ vÒ vÊn ®Ò vËt liÖu nãi riªng vµ hµng tån kho nãi chung. §Ó cã thÓ tæng hîp tµi s¶n vµ x¸c ®Þnh lîi nhuËn, kÕ to¸n ph¶i quy tÊt c¶ c¸c ®èi t­îng thµnh mét th­íc ®o duy nhËp lµ gi¸ trÞ. Vµ khã kh¨n duy nhÊt mµ kÕ to¸n ph¶i v­ît qua lµ x¸c ®Þnh ph­¬ng ph¸p ®¸nh gi¸ ®Ó quy ®æi ra chØ tiªu gi¸ trÞ c¸c ®èi t­îng cña kÕ to¸n. Thø nhÊt, qua xem xÐt c¸c ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ vËt liÖu ®· nãi tíi trong bµi viÕt nµy dÔ thÊy r»ng kh«ng cã mét ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ nµo lµ hoµn toµn “chÝnh x¸c” tuyÖt ®èi, mçi ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ chØ thÝch hîp víi mét sè tr­êng hîp hoÆc yªu cÇu nhÊt ®Þnh. Ch¼ng h¹n ®¸nh gi¸ vËt liÖu tån kho, c¸c ph­¬ng ph¸p nhËp tr­íc xuÊt tr­íc, nhËp s©u xuÊt tr­íc hay b×nh qu©n gia quyÒn ®Òu cã c¬ së cña nã nh­ng kh«ng cã ph­¬ng ph¸p nµo ph¶n ¸nh chÝnh x¸c trÞ gi¸ vËt liÖu tån kho mµ chØ x¸c ®Þnh gi¸ trÞ nµy mét c¸ch hîp lý trong nh÷ng tr­êng hîp nhÊt ®Þnh. Thø hai, cã nh÷ng ph­¬ng ph¸p cã thÓ cho kÕt qu¶ thùc tÕ h¬n nh­ng bÞ c¶n trë bëi tÝnh kh¸ch quan cña nã. ThÝ dô gi¸ hiÖn hµnh vËt liÖu ph¶n ¸nh gi¸ trÞ vËt liÖu hîp lý t¹i thêi ®iÓm mua vËt liÖu. Tuy nhiªn gi¸ mua vÉn gi÷ vai trß quan träng trong viÖc ph¶n ¸nh vËt liÖu, bëi gi¸ hiÖn hµnh khã cã thÓ x¸c ®Þnh mét c¸ch kh¸ch quan vµ cã thÓ kiÓm chøng ®­îc. Thø ba, cã nh÷ng ph­¬ng ph¸p cã thÓ cho biÕt kÕt qu¶ cã møc chÝnh x¸c cao h¬n c¸c ph­¬ng ph¸p kh¸c, nh­ ph­¬ng ph¸p gi¸ thùc tÕ ®Ých danh ®­îc coi lµ cè g¾ng nhÊt ®Ó ph¶n ¸nh chÝnh x¸c gi¸ trÞ vËt liÖu tån kho (hµng tån kho nãi chung), nh­ng ®ßi hái chi phÝ v­ît khái lîi Ých mµ nã mang l¹i. Thø t­, cuèi cïng vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n: MÆc dï hiÖn nay ®· ¸p dông m¸y vi tÝnh vµo c«ng t¸c kÕ to¸n nh­ng ch­a sö dông ë mäi phÇn hµnh. C«ng t¸c kÕ to¸n thñ c«ng vÉn cßn chiÕm phÇn lín trong c«ng t¸c kÕ to¸n ë ®¬n vÞ. C«ng ty nªn cã kÕ ho¹ch ph¸t triÓn viÖc sö dông m¸y vi tÝnh vµo c«ng t¸c kh«ng chØ ë mét vµi phÇn hµnh mµ nªn më réng ra nhiÒu lÜnh vùc. Sù ph©n c«ng kÕ to¸n còng cÇn s¾p xÕp l¹i sao cho phï hîp víi c«ng viÖc ®Ó kh«ng cã sù chång chÐo lÉn nhau. C«ng t¸c ghi sæ kÕ to¸n còng nªn tiÕn hµnh th­êng xuyªn ch¼ng h¹n nh­ viÖc vµo b¶ng kª, sæ, thÎ chi tiÕt, chøng tõ ghi sæ nªn lËp hµng ngµy. Do nh÷ng trë ng¹i nªu trªn dÉn ®Õn viÖc yªu cÇu chÝnh x¸c cña kÕ to¸n vËt liÖu lµ mét ®iÒu kiÖn khã thùc hiÖn. Bëi vËy, nªn thay yªu cÇu “chÝnh x¸c” b»ng c¸c yªu cÇu cô thÓ vµ thÝch hîp h¬n. MÆt kh¸c, yªu cÇu “chÝnh x¸c” nªn ®­îc dïng theo mét nghÜa hÑp h¬n, nghÜa lµ sau khi lo¹i bá c¸c phøc t¹p n¶y sinh tõ c¸c ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n vËt liÖu, nªn hiÓu “chÝnh x¸c” nh­ lµ yªu cÇu chØ vÒ mÆt t×nh to¸n vµ ghi chÐp. TÝnh to¸n gi¸ trÞ vËt liÖu chÝnh x¸c theo nghÜa sè häc, ®iÒu nµy hoµn toµn cã thÓ thùc hiÖn ®­îc trong thùc tÕ. Ghi chÐp chÝnh x¸c, tøc lµ qu¸ tr×nh ghi chÐp tõ c¸c chøng tõ sæ s¸ch vµ sù chÝnh x¸c nµy còng hoµn toµn cã kh¶ n¨ng thùc hiÖn trong thùc tÕ. 2. VÒ hai ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu Sö dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®Ó h¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu th× tån kho vËt liÖu trªn sæ kÕ to¸n cã thÓ ®­îc x¸c ®Þnh ë bÊt kú thêi ®iÓm nµo trong kú kÕ to¸n. Tuy nhiªn viÖc kiÓm kª kho vËt liÖu l¹i kh«ng ®­îc thùc hiÖn th­êng xuyªn, mµ theo ®Þnh kú hoÆc ®ét xuÊt doanh nghiÖp cã thÓ lËp ban kiÓm kª tµi s¶n ®Ó kiÓm kª vËt liÖu, x¸c ®Þnh sè tån kho thùc tÕ sau ®ã so s¸nh víi sè tån kho trªn sæ kÕ to¸n, ®Ó nÕu cã chªnh lÖch th× ph¶i xö lý kÞp thêi. Bëi vËy nÕu doanh nghiÖp thùc hiÖn ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn mµ ®Þnh kú kiÓm kª kho vËt liÖu còng vµo cuèi kú th× so víi ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú trong tr­êng hîp nµy th× chØ kh¸c nhau vÒ tµi kho¶n sö dông; ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn sö dông tµi kho¶n 152 ®Ó h¹ch to¸n vËt liÖu cßn ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú sö dông mét tµi kho¶n trung gian ®ª h¹ch to¸n vËt liÖu lµ tµi kho¶n 5111 “mua vËt liÖu”. Hai tµi kho¶n nµy nÕu xÐt ë mét khÝa c¹nh nhÊt ®Þnh th× thùc ra chóng chØ lµ mét. Bëi vËy, doanh nghiÖp ¸p dông ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú ®Ó h¹ch to¸n vËt liÖu, viÖc h¹ch to¸n sÏ rÊt ®¬n gi¶n, gi¶m nhÑ khèi l­îng c«ng viÖc h¹ch to¸n. MÆt kh¸c, nÕu doanh nghiÖp cã hÖ thèng kho, bÕn b·i, qu¶n lý b¶o qu¶n t­¬ng ®èi tèt th× sÏ kh¸c phôc ®­îc nh­îc ®iÓm cña ph­¬ng ph¸p nµy lµ ®¸nh gi¸ vËt liÖu xuÊt cßn bÞ ¶nh h­ëng bëi hÖ thèng trªn. ¸p dông ph­¬ng ph¸p nµy th­êng cã ­u thÕ h¬n ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn, nÕu so s¸nh víi mét sè n­íc ph¸t triÓn, nh­ n­íc Ph¸p, th× hä h¹ch to¸n vËt liÖu t­¬ng tù nh­ ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú ë n­íc ta, tøc lµ còng chØ x¸c ®Þnh ®­îc sè vËt liÖu tån kho th«ng qua kiÓm kª kho cuèi kú. KÕt luËn Sù nghiÖp c«ng nghiÖp hãa, hiÖn ®¹i hãa ®Êt n­íc ®ang ®­îc tiÕn hµnh trong c¬ chÕ thÞ tr­êng, trong ®ã kÕ to¸n lµ c«ng cô quan träng phôc vô cho viÖc qu¶n lý nÒn kinh tÕ c¶ vÒ mÆt vÜ m« vµ vi m«. H¹ch to¸n vËt liÖu lµ mét trong nh÷ng c«ng t¸c träng t©m cña kÕ to¸n c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt. Nã liªn quan ®Õn viÖc tÝnh chÝnh x¸c lîi nhuËn cña doanh nghiÖp ®· ®¹t ®­îc trong kú s¶n xuÊt, kinh doanh cña doanh nghiÖp. Tõ ngµy 01-01-1996, chÕ ®é kÕ to¸n míi ®· ®­îc ban hµnh vµ ¸p dông thèng nhÊt trong c¶ n­íc. Tæ chøc h¹ch to¸n vËt liÖu phï hîp víi chÕ ®é kÕ to¸n míi vµ yªu cÇu qu¶n lý cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng theo ®Þnh h­íng x· héi chñ nghÜa, ®ang trë thµnh mèi quan t©m ®èi víi tÊt c¶ c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt, x©y dùng. Do tr×nh ®é cã h¹n, bµi viÕt nµy cßn nhiÒu sai sãt trong c¸ch hiÓu vÊn ®Ò vµ c¸ch bè trÝ kÕt cÊu. Tuy nhiªn khi thùc hiÖn ®Ò ¸n nµy ®· gióp em cã nh÷ng hiÓu biÕt s©u s¾c vÒ h¹ch to¸n vËt liÖu, ®ång thêi ®óc rót ®­îc nh÷ng kinh nghiÖm ®Ó chuÈn bÞ tèt cho qu¸ tr×nh thùc hiÖn chuyªn ®Ò s¾p tíi.