Đề án Vai trò của Kiểm toán nội bộ trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

h được ghi sổ theo đúng quy định. - Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các Báo cáo tài chính của doanh nghiệp.  * Các thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt được mục đích quản lý cụ thể. Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 quy định: “Kiểm toán viên phải hiểu biết các thủ tục kiểm soát của đơn vị để xây dựng kế hoạch và chưong trình kiểm toán”. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm: Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu liên quan đến đơn vị. Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán. Kiểm tra chưong trình ứng dụng và môi trường tin học. Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán. Đối chiếu giữa số liệu nội bộ với bên ngoài. So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán. Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán. Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch. Các thủ tục kiểm soát được thiết lập dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. 3. Những hạn chế tiềm tàng của kiểm soát nội bộ Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống, thế nhưng một hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu. Bởi vì ngay cả khi có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc thhì hiệu quả thật sự của nó vẫn phụ thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng dân sự. Do đó hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ giúp hạn chế tối đa các sai phạm mà thôi vì nó cá các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ nguyên nhân sau: - Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn,đãng trí hay ước lượng sai, hiếu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới… - Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị. - Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào cácnghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua. - Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt đọng kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại được tính do sai sót hay gian lận gây ra. - Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng. - Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp… Chính những hạn chế nói trên đây của kiểm soát nội bộ là nguyên nhân khiến cho kiểm soát nội bộ không thể bảo đảm tuyệt đối trong việc đạt được mục tiêu của mình. PHẦN II: VAI TRÒ CỦA KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH NGHIỆP 1. Kiểm toán nội bộ và đặc trưng của kiểm toán nội bộ Hình thức kiểm toán nội bộ lần đầu tiên xuất hiện tại Mỹ vào những năm 30 của thế kỷ 20 và sau đó lan rộng ra nhiều quốc gia trên thế giới. Tổ chức quốc tế về kiểm toán nội bộ (IIA) đã thành lập năm 1941 tại Mỹ. Tổ chức này đã quy định bản chất, mục tiêu, chức năng và phạm vi họat động của kiểm toán nội bộ. Tổ chức kiểm toán nội bộ là thành viên của IFAC và INTOSAI. Từ những năm 60 cho đến nay, hoạt động kiểm toán nội bộ đã phát triển rộng rãi trên thế giới. Từ quan điểm thuần túy về kế toán, nhằm phát hiện các sai sót và gian lận, kiểm toán nội bộ đã dần dần mở rộng phạm vi hoạt động trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của đơn vị hoặc của doanh nghiệp đồng thời hướng hoạt động kiểm soát nội bộ vào việc cải thiện và nâng cao chất lượng hoạt động, tăng cường sức mạnh cho cơ chế kiểm soát nội bộ. Trong các công ty, tập đoàn kinh tế lớn có nhiều chi nhánh với khối lượng chứng từ, sổ sách kế toán khổng lồ thường có thêm bộ phận kiểm toán nội bộ. Đay chính là bộ phận quan trọng trong công ty, là cánh tay phải của ban giám đốc trong việc quản lý hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Kiểm toán nội bộ là bộ phận chịu trách nhiệm xem xét lại một cách định kỳ các biện pháp mà ban giám đốc và các nhà quản lý ở mọi cấp áp dụng để quản lý và kiểm soát doanh nghiệp đồng thời chịu sự điều hành của ban giám đốc nhưng hoàn toàn độc lập với tất cả các bộ phận khác. Bộ phận này quản lý hoạt động của phòng ban kế toán trong doanh nghiệp, tìm ra các sai phạm trong quản lý tài chính của các bộ phận, phòng ban, chi nhánh, công ty con…để kịp thời phản ánh với ban lãnh đạo công ty. Ở các nước trên thế giới, kiểm toán nội bộ không được quy định bởi pháp luật hoạt động kiểm toán cũng như các nhà chuyên môn trong lĩnh vực kiểm toán nội bộ đều không phải tuân thủ các quy định trừ những người là thành viên của một tổ chức nghề nghiệp. Nói cách khác, không có quy định bắt một công ty hay doanh nghiệp phải có kiểm toán nội bộ. ở những đơn vị có quy mô nhỏ, các hoạt động thường đơn giản hoặc ít phức tạp và rủi ro trong quá trình quản lý cũng ít xảy ra. Khi đó, nhà quản lý của đơn vị sẽ thực hiện việc kiểm tra và đánh giá về những chính sách và các thủ tục kiểm soát trong đơn vị. Nhưng ở các đơn vị có quy mô lớn đến một mức nào đó, quyền hạn và trách nhiệm sẽ phải được phân chia cho nhiều bộ phận. Điều này dẫn đến mối quan hệ giữa những bộ phận chức năng và các nhân viên sẽ trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu nhận thông tin phảm hồi cũng trở nên khó khăn hơn, quá trình truyền đạt và thu nhận thông tin phản hồi cũng trở nên khó khăn hơn; bên cạnh đó tài sản sẽ bị phân tán ở nhiều nơi do được sử dụng cho các hoạt động và mục tiêu khác nhau…và rủi ro gây ra ảnh hưởng nghiêm trọng đến các hoạt động và mục tiêu của đơn vị cúng sẽ tăng lên. Lúc này, các nhà quản lý khó có thể trực tiếp tiến hành việc kiểm tra và đánh giá sự tuân thủ các chính sách và thủ tục kiểm soát. Vì thế, cần phải có một bộ phận chuyên môn để giúp họ thực hiện điều này, đó chính là bộ phận kiểm toán nội bộ. Ở nước ta, khả năng dự báo và phân tích của các doanh nghiệp là rất hạn chế, còn nhiều dáng dấp của thời quản lý bao cấp. Doanh nghiệp quốc doanh vẫn muốn ỷ lại, dựa dẫm vào nhà nước. Doanh nghiệp chưa có hệ thống phân tích chức năng, do đó việc tổ chức một bộ phận kiểm toán nội bộ ở các doanh nghiệp là hết sức đúng đắn. Kiểm toán nội bộ là tai mắt cho doanh nghiệp. Mục đích của kiểm toán nội bộ là tạo ra công cụ để phân tích toàn bọ hoạt động chiến lược, để rút kinh nghiệm trong quản lý, trong điều hành, đòng thời đề ra chiến lược phát triển của riêng doanh nghiệp, đảm bảo chi tiêu có lợi, tiết kiệm, minh bạch về số liệu kế toán. Sau khi Nhà nước ban hành Quyết định 832-TC/QĐ/CĐKT ngày 28 tháng 10 năm 1997 về việc ban hành quy chế kiểm toán nội bộ, ởt nhiều Tổng công ty bộ phận kiểm toán nội bộ đã được thành lập và đi vào hoạt động. * Quy định đối với kiểm toán viên nội bộ: Công việc kiểm toán được thực hiện bởi các kiểm toán viên, “Kiểm toán viên là các chuyên gia kế toán có kỹ năng nghiệp vụ kiểm toán. Theo IFAC-Liên đoàn kế toán quốc tế thì kiểm toán viên phải là người có kỹ năng và khả năng nghề nghiệp, phải chính trực, khách quan, độc lập và phải tôn trọng bí mật. Đó là những yêu cầu không thể thiếu đối với một kiểm toán viên. Theo quyết định số 832 /TC/QĐ/CĐKT ngày 28/10/1997 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định các tiêu chuẩn đối với người được bổ nhiệm làm kiểm toán viên nội bộ như sau: 1. Có phẩm chất trung thực, khách quan, chưa có tiền án và chưa bị kỷ luật từ mức cảnh cáo trở lên do sai phạm trong quản lý kinh tế, tài chính, kế toán; 2. Đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán, hoặc quản trị kinh doanh; 3. Đã công tác thực tế trong lĩnh vực quản lý tài chính, kế toán từ 5 năm trở lên, trong đó có ít nhất có 3 năm làm việc tại doanh nghiệp nơi được giao nhiệm vụ kiểm toán viên; 4. Đã qua huấn luyện về nghiệp vụ kiểm toán, kiểm toán nội bộ theo nội dung chương trình thống nhất của Bộ Tài chính và được cấp chứng chỉ. Kiểm toán viên nội bộ phải tránh tham gia đánh giá nhứng hoạt động cụ thể mà trước đây do chính kiểm toán viên này đảm nhạn. Như vậy tính khách quan xem như bị phương hại nếu kiểm toán viên cung cấp sự bảo đảm cho một hoạt động mà trước đây họ đã đảm nhận. Nhưng họ lại có thể cung cấp sự tư vấn liên quan đến những hoạt động trước đây do chính họ làm. Ban giám đốc có quyền đánh gía và lựa chọn kiểm toán viên nội bộ cho doanh nghiệp. ở nhiều nước đã hình thành mộtchương trình đào tạo lấy bằng kiểm toán viên nội bộ. Các tiêu chuản để lựa chọn kiểm toán viên nội bộ được căn cứ trên phẩm chất, năng lực chuyên môn lẫn phẩm chất đạo đức của các kiểm toán viên. Về năng lực chuyên môn của kiểm toán viên nội bộ phụ thuộc vào nội dung công việc mà họ làm là kiểm toán báo cáo tài chính hay kiểm toán hoạt động. Nếu là kiểm toán báo cáo tài chính, doanh nghiệp đòi hỏi người phụ trách bộ phận kiểm toán nội bộ phải có: Bằng đại học chuyên ngành kế toán và tài chính; Có chứng chỉ kiểm toán viên Có 4 đến 5 năm kinh nghiệm chuyênmôn với tư cách là trợ lý kiểm toán . Ngoại ngữ (ít nhất 2 ngoại ngữ, bắt buộc phải giỏi tiếng Anh hoặc tiếng Pháp). Nếu là kiểm toán hoạt động, các kiểm toán viên phải hiểu biết rất tốt về kỹ thuật liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Về phẩm chất đạo đức kiểm toán viên nội bộ phải vận dụng những kỹ năng và tính cẩn thận cần phải có của một kiểm toán viên nội bộ, tức phải có đủ năng lực và thận trọng nghề nghiệp đúng mức nhưng khong có nghĩa là không thể có sai lầm. * Trách nhiệm của kiểm toán viên nội bộ trong doanh nghiệp được quy định như sau: 1. Kiểm toán viên nội bộ thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch kiểm toán đã được Tổng Giám đốc, hoặc Giám đốc phê duyệt và chịu trách nhiệm trước (Tổng) Giám đốc về chất lượng, về tính trung thực, hợp lý của báo cáo kiểm toán và về những thông tin tài chính, kế toán đã được kiểm toán. 2. Trong quá trình thực hiện công việc, kiểm toán viên nội bộ phải tuân thủ luật pháp, tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực nghề nghiệp về kiểm toán, các chính sách, chế độ hiện hành của Nhà nước. 3. Kiểm toán viên phải khách quan, đề cao tính độc lập trong hoạt động kiểm toán. Không ngừng nâng cao năng lực chuyên môn, cập nhật kiến thức, giữ gìn đạo đức nghề nghiệp. 4. Tuân thủ nguyên tắc bảo mật các số liệu, tài liệu đã được kiểm toán (loại trừ các trường hợp có yêu cầu của toà án, hoặc các nghĩa vụ liên quan đến tiêu chuẩn nghiệp vụ). * Quyền hạn của kiểm toán viên nội bộ: 1. Được độc lập về chuyên môn nghiệp vụ. Không bị chi phối, hoặc can thiệp khi thực hiện hoạt động kiểm toán và trình bày ý kiến trong báo cáo kiểm toán. 2. Có quyền yêu cầu các bộ phận, cá nhân được kiểm toán và bộ phận có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho công tác kiểm toán. 3. Được ký xác nhận trên báo cáo kiểm toán nội bộ do cá nhân tiến hành, hoặc chịu trách nhiệm thực hiện theo nhiệm vụ kiểm toán được giao. 4. Nêu các ý kiến đề xuất, các giải pháp, kiến nghị, các ý kiến tư vấn cho việc cải tiến, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh; ngăn ngừa các sai sót gian lận, các việc làm sai trái trong doanh nghiệp... 5. Được bảo lưu ý kiến đã trình bày trong báo cáo kiểm toán nội bộ, được quyền đề nghị cơ quan chức năng của Nhà nước xem xét lại quyết định của (Tổng) Giám đốc về bãi nhiệm kiểm toán viên. Kiểm toán viên nội bộ do Tổng Giám đốc, Giám đốc trực tiếp bổ nhiệm và bãi nhiệm. Kiểm toán viên nội bộ đã bị bãi nhiệm do vi phạm kỷ luật không được bổ nhiệm lại. Kiểm toán viên tuyệt đối không được đảm đương trách nhiệm điều hành, hay quản lý kinh doanh ở doanh nghiệp. * Vai trò, vị trí của kiểm toán viên nội bộ trong doanh nghiệp Kiểm toán viên nội bộ thường là những người được chọn ra từ phòng ban trong doanh nghiệp, chủ yếu từ bộ phận tài chính, kế toán thậm chí từ các phòng vật tư hay phòng nghiệp vụ. Sau khi được bổ nhiệm các kiểm toán viên nội bộ được đào tạo về nghiệp vụ kiểm toán. Cũng có nhiều doanh nghiệp lớn, đặc biệt các doanh nghiệp liên doanh hoặc có vốn đầu tư nước ngoài, kiểm toán viên nội bộ thường được tuyển chọn kỹ lưỡng. Vị trí của bộ phận kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp nên đủ để cho phép thực hiện các trách nhiệm kiểm toán. Bộ phận kiểm toán nội bộ được tổ chức độc lập với các bộ phận quản lý và điều hành kinh doanh trong doanh nghiệp (kể cả phòng kế toán - tài chính); chịu sự chỉ đạo và lãnh đạo trực tiếp của (Tổng) Giám đốc doanh nghiệp. Bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc vào Ban giám đốc vì hai lý do chủ yếu: Bảo đảm được tính độc lập khách quan Có thể thu thập không giới hạn các thông tin của đơn vị. Các kiểm toán viên nội bộ cần có sự hỗ trợ của ban quản lý và Hội đồng quản trị để họ có được sự cộng tác của các đối tượng được kiểm toán và thực hiện công việc một cách tự do không bị can thiệp. Theo yêu cầu của bộ phận kiểm toán nội bộ, (Tổng) Giám đốc có thể cử chuyên gia thuộc các lĩnh vực chuyên môn khác trong doanh nghiệp, hoặc thuê chuyên gia bên ngoài (nếu cần thiết) tham gia một số nội dung hoặc toàn bộ một cuộc kiểm toán. Để đảm bảo cho sự độc lập cho hoạt động của kiểm toán nội bộ, bộ phận kiểm toán nội bộ nên và cần sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc. Tối thiểu kiểm toán viên phải nhất thiết là một người hoàn toàn độc lập với những người chịu trách nhiệm trực tiếp về hoạt động được kiểm toán. Để giữ được tính độc lập, kiểm toán viên không được tham gia bất kỳ một hoạt đọng nào khác của doanh nghiệp. Trong phạm vi trách nhiệm của mình, kiểm toán nội bộ trợ giúp Ban giám đốc kiểm soát hoạt động của đơn vị, Ban giám đốc phải được thông báo một cách nhanh chóng, đúng đắn tất cả các vấn đề. Do vậy, kiểm toán nội bộ phải được thu thập không giới hạn thông tin của đơn vị. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trả lời câu hỏi của Ban giám đốc, chứ không phải là cho các cổ đông hay cho thành viên của Hội đồng quản trị. * Quy trình thực hiện một cuộc kiểm toán nội bộ Theo quy định tại điều 10 của quyết định số 832 /TC/QĐ/CĐKT ngày 28/10/1997 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trình tự các bước công việc của một cuộc kiểm toán nội bộ như sau: 1. Lập kế hoạch và lựa chọn phương pháp kiểm toán - Lập chương trình kế hoạch, xác định mục tiêu, nội dung, phạm vi và thời gian tiến hành kiểm toán nội bộ; - Xác định quy mô cuộc kiểm toán; phương pháp, cách thức tiến hành kiểm toán, biện pháp tổ chức thực hiện; tổ chức lực lượng kiểm toán (bao gồm cả kiểm toán viên trong, ngoài doanh nghiệp và các nhân viên chuyên môn cần huy động). Tuỳ theo tính chất của cuộc kiểm toán, kiểm toán viên phải lựa chọn và áp dụng những phương pháp, thủ tục kiểm toán phù hợp với mục tiêu và yêu cầu kiểm toán. Thủ tục và phương pháp kiểm toán được lựa chọn và áp dụng gồm quan sát, kiểm kê thực tế, xác minh, xem xét; đối chiếu văn bản, tài liệu, chế độ, luật lệ; thu thập và đánh giá các bằng chứng; tính toán, so sánh, phân tích, kiểm tra trên máy vi tính; tổng hợp, lựa chọn thông tin, xác định nguyên nhân và mức độ liên quan của từng nguyên nhân; dự đoán, dự báo xu hướng, khả năng; và các bước kiểm tra, đánh giá khác mà kiểm toán viên xét thấy cần thiết phải tiến hành trong từng trường hợp cụ thể. 2. Công tác chuẩn bị kiểm toán - Nghiên cứu các văn bản, tài liệu liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhiệm vụ kế hoạch và các điều kiện, biện pháp, các chính sách, quy định của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh sẽ kiểm toán. Sơ bộ đánh giá những thay đổi về điều kiện và môi trường hoạt động kinh doanh ảnh hưởng đến các mặt hoạt động của doanh nghiệp; - Tìm hiểu chính sách, quy định mới và các chủ trương, biện pháp phát sinh trong kế toán, kiểm toán; - Xem xét các báo cáo, tài liệu, hồ sơ kiểm toán trước đó (nếu có), kể cả các tài liệu bên ngoài doanh nghiệp có liên quan đến cuộc kiểm toán; tóm tắt các thông tin cần phải kiểm tra trong quá trình kiểm toán sắp tới; thu thập và chuẩn bị các mẫu, các chương trình, các chỉ dẫn cho cuộc kiểm toán sẽ được tiến hành. 3. Thực hiện việc kiểm toán - Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên nội bộ phải xem xét, thu thập và đánh giá đủ các bằng chứng cần thiết có liên quan, kể cả các chứng cứ bên ngoài doanh nghiệp...; - Xem xét, đánh giá và việc thực hiện các chính sách, quy định trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp. - Đánh giá khả năng sai sót, nhầm lẫn, gian lận đối với từng loại nghiệp vụ, từng hoạt động kinh tế. Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro của các nghiệp vụ phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp. - Thực hiện phân tích, khảo sát các khoản mục chính, khảo sát bổ sung các chi tiết; xem xét các sự kiện tiếp sau, đánh giá kết quả cuộc kiểm toán. - Các bước tiến hành thực hiện cuộc kiểm toán phải theo đúng quy trình của một cuộc kiểm toán và các bước tiến hành kiểm toán phải được ghi nhận trên tài liệu, hồ sơ kiểm toán. 4. Kết thúc cuộc kiểm toán * Khi kết thúc cuộc kiểm toán Kiểm toán viên nội bộ phải lập báo cáo kiểm toán; Báo cáo kiểm toán phải trình bày đầy đủ các nội dung và kết quả kiểm toán theo mục tiêu, yêu cầu đã đề ra cho từng cuộc kiểm toán; xác nhận tính đầy đủ, hợp lý của báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị hàng năm trước khi trình ký duyệt; đề xuất các kiến nghị và biện pháp xử lý các sai sót, gian lận, các vi phạm, nêu các giải pháp cần thiết để nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý kinh doanh của doanh nghiệp; Báo cáo kiểm toán được gửi cho Chủ tịch Hội đồng quản trị, cho (Tổng) Giám đốc doanh nghiệp. Việc lưu hành và công bố báo cáo kiểm toán nội bộ tuỳ theo tính chất kiểm toán và do Chủ tịch Hội đồng quản trị, (Tổng) Giám đốc quyết định. Riêng báo cáo kiểm toán báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị được đính kèm báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trước khi lưu hành. * Phúc tra kết quả kiểm toán là công việc tiếp sau cuộc kiểm toán nhằm kiểm tra lại việc triển khai thực hiện những kiến nghị, những đề nghị xử lý và những giải pháp đã nêu trong báo cáo kiểm toán ở các bộ phận quản lý, điều hành kinh doanh trong doanh nghiệp. 2. Bản chất của kiểm toán nội bộ *Bản chất của kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ là nhu cầu cần thiết khách quan cho việc kiểm soát chất lượng hoạt động và bảo đảm chất lượng thông tin kinh tế, tài chính của bản thân doanh nghiệp. Kiểm toán nội bộ có vai trò rất lớn trong việc nâng cao chất lượng hoạt động của doanh nghiệp và không chỉ giới hạn ở phạm vi kiểm toán báo cáo tài chính. ở phạm vi rộng hơn và quan trọng hơn, kiểm toán nội bộ phải kiểm toán hoạt động và kiểm toán tính tuân thủ các quy định, các chế độ hiện hành của Nhà nước và của doanh nghiệp… nhưng nhìn chung, kiểm toán nội bộ là vấn đề khá phức tạp và còn mới mẻ ở nước ta. Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA) đã định nghĩa về kiểm toán nội bộ như sau: “Kiểm toán nội bộ là hoạt động bảo đảm và tư vấn mang tính độc lập, khách quan được thiết lập nhằm tăng thêm giá trị và cải thiện cho các họat động của tổ chức. Kiểm toán nội bộ giúp cho tổ chức hoàn thành mục tiêu thông qua việc đưa ra một cách tiếp cận có hệ thống và kỷ cương nhằm đánh giá và cải thiện tính hữu hiệu trong quản trị rủi ro, kiểm soát và giám sát”. Theo các chuẩn mực hành nghề kiểm toán nội bộ ban hành tháng 5 năm 1978: “Kiểm toán nội bộ là một chức năng thẩm định độc lập được thiết lập bên trong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức đó với tư cách là một sự trợ giúp cho tổ chức đó”. Kiểm toán nội bộ là một bộ máy thực hiện công việc kiểm toán trong tổ chức và do chính nhân viên trong tổ chức tiến hành. Khhi thực hiện công việc, kiểm toán viên nội bộ phải độc lập và khách quan, tức không bị cản trở khi xác định phạm vi công việc trong thực tiễn công việc, trong thực hhiện cong việc và thông báo kết quả của mình. Kiểm toán viên nội bộ phải vô tư, công bằng và không được khoan nhượng về chất lượng cộng việc; đồng thời không để cho sự phán xét trong công việc của mình bị lệ thuộc vào người khác. Ngoài công việc kiểm tra, kiểm toán viên nội bộ có thể tư vấn cho các bộ phận trong đơn vị. Tính chất và phạm vi của hoạt động này tùy theo sự thỏa thuận với bộ phận được tư vấn và dự kiến về việc tăng thêm giá trị và cải thiện hoạt động tổ chức. Thí dụ, các hoạt động tư vấn, trợ giúp, thiết kế quy trình và huấn luyện. Làm tăng thêm giá trị hoặc lợi ích cho các chủ sở hữu,cổ đông, khách hàng… là mục đích của mọi tổ chức. Giá trị có được thôngqua việc phát triển các sản phẩm và dịch vụ và việc sử dụng tối đa các nguồn lực để thúc đẩy sựgia tăng của sản phẩm và dịch vụ. Kiểm toán viên nội bộ thông qua quá trình đánh giá rủi ro và thu thập bằng chứng, sẽ tăng cường sự hiểu biết và cơ hội cải thiện hoạt động, từ đó góp phần làm tăng thêm lợi ích cho tổ chức. Các thông tin hữu ích được kiểm toán viên gửi đến các cấp quản lý thích hợp bằng những văn bản hoặc ý kiến kiến nghị, đề xuất. Kiểm toán viên nội bộ phải luôn cố gắng để ngày càng hoàn thiện phương pháp thực hiện công việc theo đúng những quy định về trách nhiệm nghề nghiệp trong việc nhận định, phân tích, đánh giá, ghi chép và thông báo kết quả; đồng thời kiểm toán viên nội bộ cũng phải tuân thủ những quy định về mặt đạo đức nghề nghiệp. Đánh giá và cải thiện là chức năng chủ yếu của kiểm toán nội bộ, họ phải tìm hiểu, phận tích sự việc để có những đánh giá thích hợp và đưa ra các đề xuất để cải thiện hoạt động của tổ chức. Mục đích của kiểm toán nội bộ là thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát chất lượng hoạt động và chất lượng thông tin kinh tế, tài chính của doanh nghiệp, giúp cho công tác điều hành của chủ sở hữu, nhà điều hành doanh nghiệp trong việc giúp phát hiện và khắc phục khâu yếu, ngăn ngừa sai sót, gian lận trong hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Đồng thời, kết quả kiểm toán nội bộ sẽ góp phần đắc lực và hiệu quả vào việc đảm bảo thông tin kinh tế, tài chính cung cấp cho các đối tựong bên ngoài doanh nghiệp. Mục tiêu của kiểm toán nội bộ : - kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. - đảm bảo việc tuân thủ chủ trương chính sách, pháp luật của Nhà nước, quy chế và quy trình nghiệp vụ của đơn vị, ngăn ngừa những hiện tượng vi phạm hoặc không tuân thủ pháp luật, quy trình nghệp vụ dẫn đến rủi ro trong hoạt động. - đảm bảo hoạt động của từng bộ phận trong đơn vị được triển khai đúng định hướng các biện pháp tổ chức thực hiện nhiệm vụ có hiệu lực và hiệu quả. - xác định, đánh giá tính chính xác, đầy đủ, hợp lý của các thông tin trên báo cáo tài chính và báo cáo nghiệp vụ của đơn vị. - kiến nghị với các cơ quan chủ quản cấp trên trong việc sửa đổi, bổ sung, kiến nghị hoặc ban hành mới các cơ chế, quy chế nhằm tăng cường biện pháp bảo đảm an toàn tài sản, tăng hiệu quả hoạt động. Đối tượng của kiểm toán nội bộ là các hoạt động kinh tế tài chính, kế toán, kinh doanh của đơn vị, của các phòng ban, bộ phận trong tổ chức, doanh nghiệp. Còn đối tượng phục vụ của kiểm toán nội bộ gồm: - ban giám đốc: “ Khách hàng được ưu tiên của kiểm toán viên”. - các bộ phận được kiểm toán với các yêu cầu thường là khác nhau, nhưng kiểm toán viên sẽ không có hiệu quả nếu thiếu hoặc không có sự hợp tác của người được kiểm toán. Phạm vi thực hiện của kiểm toán nội bộ là: - Kiểm toán các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị của doanh nghiệp và các đơn vị thành viên. - Kiểm toán tuân thủ - Kiểm toán hoạt động. 3. Các lĩnh vực của kiểm toán nội bộ: 3.1. Kiểm toán hoạt động: Là kiểm toán đánh giá tính hiệu quả, tác dụng của một phương án kinh doanh, một quy trình công nghệ hoặc một loại tài sản cố định muốn đưa vào hoạt động. vì vậy, kiểm toán quá trình hoạt động còn gọi là kiểm toán tính hiệu quả (effiency audit). Kiểm toán loại này bao gồm việc sử dụng các kỹ năng khác nhau: Kế tóan, tài chính, kinh tế, kỹ thuật và khoa học …Kết thúc cuộc kiểm toán thường lập một bản giải trình đánh giá, kết luận các mặt tốt, xấu gửi cho các cơ quan có liên quan. Nội dung công việc của kiểm toán hoạt động gồm: - Kiểm tra việc huy động, phân phối sử dụng một cách tiết kiệm và có hiệu quả các nguồn lực (nhân lực, vật tư, hàng hoá, tài sản, tiền vốn..., lợi thế kinh doanh...)... của doanh nghiệp; - Kiểm tra tính hiệu quả của hoạt động sản xuất, kinh doanh; phân phối và sử dụng thu nhập; kết quả bảo toàn và phát triển vốn. - Kiểm tra và đánh giá tính hiệu quả hoạt động của các bộ phận chức năng trong việc thực hiện các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. 3.2. Kiểm toán tính tuân thủ Thường do cấp trên kiểm tra các đơn vị cấp dưới về việc chấp hành các quy định, quy chế. Kiểm toán tính tuân thủ còn gọi là kiểm toán tính quy tắc (regularity audit). Nội dung công việc của kiểm toán tuân thủ gồm: - Kiểm tra tính tuân thủ luật pháp , chính sách, chế độ tài chính, kế toán; chế độ quản lý của Nhà nước và tình hình chấp hành các chính sách, nghị quyết, quyết định, quy chế của Hội đồng quản trị, của Ban Giám đốc; - Kiểm tra tính tuân thủ các quy định về nguyên tắc, quy trình nghiệp vụ, thủ tục quản lý của toàn bộ cũng như của từng khâu công việc, của từng biện pháp trong hệ thống kiểm soát nội bộ; - Kiểm tra sự chấp hành các nguyên tắc, các chính sách, các chuẩn mực kế toán từ khâu lập chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản, ghi sổ kế toán, tổng hợp thông tin và trình bày báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, đến lưu trữ tài liệu kế toán...; 3.3- Kiểm toán báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị Là việc kiểm tra, xác nhận xem các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị được lập có trung thực và hợp lý không, có phù hợp với các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán hiện hành đã được chấp nhận không…. Nội dung công việc của kiểm toán báo cáo tài chính, báo cacó kế toán quản trị gồm: - Kiểm tra và xác nhận tính kịp thời, đầy đủ, khách quan, tính tin cậy của báo cáo tài chính; báo cáo kế toán quản trị trước khi (Tổng) Giám đốc ký duyệt và công bố; - Kiểm tra và đánh giá các báo cáo tài chính, kế toán quản trị; đưa ra những kiến nghị và tư vấn cần thiết cho hoạt động sản xuất, kinh doanh nhằm đảm bảo sự hợp lý và hiệu quả. 4. Chức năng và nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ. 4.1. Chức năng của kiểm toán nội bộ Số liệu, tài liệu kế toán của doanh nghiệp là căn cứ pháp lý để đánh giá tình hình và kết quả họat động sản xuất kinh doanh, tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, với các bên liên quan của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính đầy đủ, trung thực, hợp lý của các số liệu kế toán và các thông tin trong báo cáo tài chính đã được công bố. Chính vì lý do đó, nhà nước yêu cầu các doanh nghiệp phải thường xuyên tổ chức kiểm toán nội bộ nhằm đánh giá về chất lượng và độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính; về bảo vệ an toàn tài sản của doanh nghiệp; về chấp hành luật pháp, chính sách, chế độ của Nhà nước, cũng như các quyết định của hội đồng quản trị, của tổng giám đốc doanh nghiệp đối với hoạt động của doanh nghiệp. Trước đây, chức năng của kiểm toán nội bộ được giới hạn trong việc kiểm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức. Trong những năm gần đây, IIA đã mở rộng chức năng của kiểm toán nội bộ là đánh giá và cải thiện mọi hoạt động của đơn vị. Phạm vi của hai chức năng này luôn gắn liền với những nội dung công việc mà họ phải thực hiện, cụ thể như sau: - Nhận định, phân tích và đánh giá những rủi ro có thể làm cho các thông tin hoạt động trở nên không đáng tin cậy; đề xuất những biện pháp để cải thiện cách thức ghi nhận, đo lường, phân loại và báo cáo về những thông tin này. - Nhận định, phân tích và đánh giá những rủi ro có thể làm cho tài sản của đơn vị bị tham ô, biển thủ…; đề xuất những biện pháp để cải thiện sự hữu hiệu trong phương thức bảo vệ tài sản. - Nhận định, phân tích và đánh giá những vấn đề có thể làm cho các hoạt động của đơn vị không hữu hiệu hoặc thiếu hiệu quả; đề xuất những biện pháp để sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả nguồn lực của đơn vị. - Nhận định, phân tích và đánh giá những rủi ro có thể làm cho luật lệ và các quy định không được tuân thủ, đề xuất những biện pháp cải thiện nhằm xây dựng hệ thống quản lý hữu hiệu hơn. Điều 6-Quy chế kiểm toán nội bộ của Việt Nam quy định kiểm toán nội bộ có ba chức năng là: kiểm tra, xác nhận và đánh giá. - Chức năng kiểm tra bao gồm kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm tra các thông tin kinh tế, tài chính và kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh. Kiểm tra tạo cơ sở cho việc xác nhận và đánh giá. Chức năng kiểm tra gắn với hoạt động bảo đảm của kiểm toán nội bộ theo định nghĩa của IIA. - Chức năng xác nhận chủ yếu nhằm vào các thông tin kinh tế tài chính trên các báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị. Việc xác nhận trong trường hợp này mang lại sự tin cậy vào các báo cáo cho các nhà quản lý của đơn vị trước khi ký duyệt. So sánh với định nghĩa của IIA, chức năng xác nhận cũng thuộc về phạm vi của hoạt động bảo đảm của kiểm toán nội bộ. Tuy nhiên, sự bảo đảm của kiểm toán nội bộ chỉ nhằm phục vụ cho các nhà quản lý của đơn vị chứ không hướng tới đối tượng bên ngoài, vì kiểm toán nội bộ do chính các nhân viên đơn vị thực hiện. - Chức năng đánh giá chủ yếu hướng đến tính phù hợp, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ. Chức năng này cũng thuộc về hoạt động bảo đảm của kiểm toán nội bộ. Đánh giá chính là cơ sở để kiểm toán nội bộ đưa ra các kiến nghị nhằm tăng thêm giá trị và cải thiện hoạt động của đơn vị. Phạm vi kiểm tra, xác nhận và đánh giá của kiểm toán nội bộ bao gồm: - Độ tin cậy của thông tin tài chính kế toán do kế toán tổng hợp xử lý và trình bày. - Tính tuân thủ luật pháp và các quy chế, các quy định của Nhà nước, các quy định của bản thân doanh nghiệp. - Tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ. - Tính hiệu quả của các hoạt động kinh tế và việc sử dụng các nguồn lực, lựa chọn các phương án, các quyết định kinh tế. So sánh giữa những chức năng trong quy chế kiểm toán nội bộ của Việt Nam với các chức năng theo định nghĩa của IIA, ta có thể thấy Quy chế chưa đề cập đến chức năng cải thiện. Nguyên nhân là chức năng này trước đây được ngầm hiểu là gắn chặt với chức năng đánh giá. 4.2. Nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ Để làm đúng và trọn vẹn chức năng của mình, kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ sau: - Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị, trong doanh nghiệp. - Kiểm tra và xác nhận độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính của báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị doanh nghiệp trước khi trình ký duyệt và công bố. - Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động,quản lý kinh doanh, đặc biệt sự tuân thủ luật pháp, chính sách, chế độ tài chính, kế toán, chính sách, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, của Ban giám đốc doanh nghiệp. - Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận, trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành kinh doanh của doanh nghiệp. 5. Kiểm toán –yếu tố then chốt của hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được tiến hành trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Theo liên đoàn kế toán Quốc tế IFAC, kiểm toán nội bộ là một hoạt động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ. Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động của doanh nghiệp, chất lượng của hoạt đọng kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát hợp lý và hiệu quả. 6. Các yếu tố ảnh hưởng tới tính hiệu quả của hoạt động kiểm toán nội bộ - Tính độc lập của kiểm toán nội bộ : vị trí pháp lý trong tổ chức của bộ phận kiểm toán nội bộ nên đủ để cho phép thực hiện các trách nhiệm kiểm toán; Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó. Đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận được kiểm tra. kiểm toán viên nội bộ phải được tự do tiến hành mọi việc thẩm tra cần thiết cho phép họ đạt được những mục tiêu của mình và khi thực hiện kiểm toán họ nên khách quan duy trì một thái độ độc lập với các bộ phận được kiểm toán. - Chính sách nhân sự: Sự phát triển của mọi doanh nghiệp đều gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trương kiểm soát cũng như chủ thể thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát không cầm thực hiện mà vẫn đảm bảo các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ công nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả. Vì vậy, bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với quy định hiện hành. - Phương thức hoạt động của kiểm toán viên nội bộ: Tuỳ theo tính chất của cuộc kiểm toán, kiểm toán viên phải lựa chọn và áp dụng những phương pháp, thủ tục kiểm toán phù hợp với mục tiêu và yêu cầu kiểm toán. Thủ tục và phương pháp kiểm toán được lựa chọn và áp dụng gồm quan sát, kiểm kê thực tế, xác minh, xem xét; đối chiếu văn bản, tài liệu, chế độ, luật lệ; thu thập và đánh giá các bằng chứng; tính toán, so sánh, phân tích, kiểm tra trên máy vi tính; tổng hợp, lựa chọn thông tin, xác định nguyên nhân và mức độ liên quan của từng nguyên nhân; dự đoán, dự báo xu hướng, khả năng; và các bước kiểm tra, đánh giá khác mà kiểm toán viên xét thấy cần thiết phải tiến hành trong từng trường hợp cụ thể. PHẦN III KIỂM TOÁN NỘI BỘ - NHỮNG VẤN ĐỀ ĐẶT RA 1. Kiểm soát nội bộ trong môi trường thay đổi 1.1. Kiểm soát nội bộ trong môi trường xử lý dữ liệu điện tử Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý đã tạo ra những thay đổi lớn trong nhiều mặt hoạt động của một doanh nghiệp, bao gồm cả hệ thống thông tin kế toán. Trong kiểm toán báo cáo tài chính, trước hết kiểm toán viên phải quan tâm đến những ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Ngoài ra, việc sử dụng các phần mềm trợ giúp công tác kiểm toán cũng đòi hỏi phải xem xét về các kỹ thuật trợ giúp kiểm toán trên máy tính. Không giống như môi trường xử lý thủ công, trong môi trường xử lý dữ liệu điện tử kiểm toán viên phải đối mặt với nhiều vấn đề khác nhau. Những vấn đề ấy có liên quan chặt chẽ tới những đặc tính xử lý thông tin trong môi trường EDP. Họat động kiểm soát trong môi trường EDP bao gồm hai loại là kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng. một quá trình kiểm soát chung liên quan tới tất cả các bộ phận của hệ thống EDP và do đó phải được đánh giá ngay từ đầu của cuộc kiểm toán. Quá trình kiểm soát ứng dụng áp dụng vào một mục đích sử dụng đặc thù của hệ thống như các quá trình xử lý doanh số hoặc các khoản thu tiền mặt, phải được đánh giá đặc thù cho từng lĩnh vực kiểm toán mà khách hàng sử dụng máy tính và kiểm toán viên lập kế hoạch làm giảm mức đánh giá rủi ro kiểm soát. HOÁT ĐỒNG KIỂM SOÁT TRONG HỆ THỐNG MÁY TÍNH Sơ đồ: Kiểm soát trong môi trường xử lý dữ liệu điện tử KIỂM SOÁT ỨNG DỤNG Kiểm soát đầu ra Kiểm soát quá trình xử lý Kiểm soát đầu vào Kiểm soát đảm bảo Kiểm soát tổ chức Kiểm soát phát triển KIỂM SOÁT CHUNG a, Kiểm soát chung Kiểm soát chung là kiểm soát gắn liền với môi trường (trừ kiểm soát ứng dụng), trong đó hệ thống kế toán dựa trên máy tính được xây dựng, duy trì và hoạt động. các mục tiêu của kiểm soát chung là đảm bảo sự phát triển và thực hiện một cách đúng đắn các ứng dụng, sự nguyên vẹn của chương trình, các file dữ liệu và sự hoạt động đúng đắn các ứng dụng,sự nguyên vẹn của chương trình maý tính. Giống như kiểm soát ứng dụng, kiểm soát chung có thể được thực hiện thủ công hoặc được lập trình. Trong kiểm soát chung, chúng ta thấy sự xuất hiện của các hoạt động kiểm soát cụ thể là: kiểm soát phát triển, kiểm soát tổ chức và kiểm soát đảm bảo. * Kiểm soát phát triển là một phần của kiểm soát chung, nhằm đảm bảo sự phát triển của hệ thống phải được thực hiện một cách hiệu quả và đảm bảo rằng các vấn đề có liên quan đều được xem xét một cách đúng đắn bao gồm cả những kiểm soát khi lắp đặt hệ thống ấy. Khác với hệ thống thủ công được vận hành bởi con người, hệ thống máy tính chỉ có thể vận hành theo một cách thức nhất định trên cơ sở chương trình đã viết, đã lập ra từ những tình huống giả thuyết. Như vậy, nếu có tình huống mang tính bất thường hoặc thậm chí là đã được dự đoán trước đi chăng nữa thì khả năng xử lý thông minh, linh hoạt chắc chắn không thể bằng hệ thống thủ công. Điều này lý giải vì sao một chương trình có thể rất hoàn hảo nhưng khả năng phát hiện, sửa chữa sai phạm là có giới hạn vì vậy phải có sự can thiệp thích hợp của con người. Mặc dù chúng ta có thể quan tâm xây dựng một hệ thống EDP lớn nhưng chúng ta không nên bỏ qua hệ thống nhỏ bởi rất nhiều các vấn đề có liên quan tới hệ thống nhỏ ấy như: trách nhiệm của cá nhân liên quan trong quá trình xử lý; vai trò của kiểm toán viên nội bộ trong kiểm soát ở các giai đoạn… * Kiểm soát tổ chức: là hoạt động liên quan tới việc bảo vệ dữ liệu của máy tính. Việc bảo vệ dữ liệu máy tính bao gồm cả dữ liệu phần cứng và phầm mềm có ý nghĩa quan trọng. Quá trình cài đặt máy tính có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khách quan và chủ quan như lụt lội, hỏa hoạn, sai sót hay gian lận vủa con người. Các đơn vị lớn có thể thực hiện những biện pháp khác nhau để đảm bảo sự an toàn của các dữ liệu máy tính như chụp thành nhiều bản tài liệu hoặc in các tài liệu ra giấy, lưu trữ trên các tài liệu lưu trữ bên ngoài. Đối với những đơn vị có quy mô nhỏ, thong thường một thủ tục kiểm soát hữu hiệu để đảm bảo an toàn cho dữ liệu máy tính là hạn chế sự tiếp cận toàn bộ tới phần mềm được cài đặt trên máy tính. Mặt khác, việc bảo vệ dữ liệu phần cứng cũng xó ý nghĩa sống còn tới dữ liệu và thông tin được lưu trong máy tính. Một vấn đề có liên quan tới việc bảo về dữ liệu là kiểm soát dữ liệu. Việc kiểm soát dữ liệu trong môi trường EDP có những điểm khác biệt so với điều kiện thủ công. Thông thường, hoạt động kiểm soát dữ liệu được thể hiện thông qua các nội dung sau: Thiết lập quy định về mức độ truy cập; Lập thư viện file dữ liệu máy tính; Duy trì khả năng tái tạo dữ liệu bị mất. * Kiểm soát đảm bảo: nhiều tổ chức phụ thuộc hoàn toàn vào hệ thống máy tính và họ có thể bị gánh chịu thiệt hại nặng nề khi xảy ra rủi ro ngoài ý muốn. Vì vậy kiểm toán viên phải đảm bảo rằng công ty mua bảo hiểm đầy đủ đối với các tổn thất có thể phát sinh do các hoạt động ngẫu nhiên hoặc có tính toán của các nhân viên khác. Bảo hiểm là một biện pháp giúp cho công ty có thể giảm thiểu những tổn thất ấy. Ở Việt Nam, điều này thường được đảm bảo bầng sự cam kết (về dịch vụ) của công ty phần mềm. b, Kiểm soát ứng dụng Là các công việc liên quan tới những nghiệp vụ và dữ liệu trên hệ thống kế toán bằng máy tính. Chúng có thể là công việc chung nhưng cũng có cụ thể đến từng ứng dụng. Các mục tiêu của kiểm toán ứng dụng có thể bằng thủ công hoặc được lập trình để đảm bảo tính đầy đủ, tính chính xác của số liệu kế toán và tính hợp lệ của các bút toán được thực hiện từ kết quả của cả việc xử lý thủ công và xử lý dữ liệu thường được mô tả bằng sơ đồ đơn giản sau đây: Sơ đồ: Hoạt động xử lý dữ liệu Đầu vào (Inputs) Hoạt động xử lý (processing) Đầu ra (Outputs) Như vậy kiểm soát ứng dụng gồm : kiểm soát đầu vào, kiểm soát xử lý, kiểm soát đầu ra. *Kiểm soát đầu vào: Nguyên tắc cơ bản là dữ liệu cần được khẳng định là phù hợp càng sớm càng tốt. Các sai sót được phát hiện muộn thì việc sửa chữa đối với chúng càng tốn kém, khó khăn hơn và chắc chắn có ảnh hưởng tới thông tin được trình bày, Tuy nhiên chúng ta không chắc chắn là sẽ phát hiện được sai sót trong giai đoạn xử lý (giai đoạn đầu vào). Mục tiêu của kiểm soát đầu vào là đảm bảo rằng dữ liệu nhập vào hệ thống máy tính là đầy đủ, chính xác. Do đó kiểm soát đầu vào có liên quan tới những hoạt động kiểm soát cụ thể hơn như: Kiểm soát đầu vào của bộ phận sử dụng(đòi hổi bộ phận sử dụng phải chịu trách nhiệm về việc kiểm soát dữ liệu nghĩa là bộ phận này phải đảm bảo rằng các đầu vào là kết quả của các nghiệp vụ hợp lệ, các thủ tục phê duyệt thích hợp đều có hiệu lực thi hành, các tài liệu được phân loại hợp lý để nhập vào hệ thống, tài liệu đầu vào được chuẩn bị có thể sử dụng được ngay); kiểm soát đầu vào ở phòng máy tính (gồm kiểm soát xác minh, kiểm soát số thập phân, kiểm soát tính hợp lệ, kiểm soát tổng số, kiểm soát file tài liệu chủ). *Kiểm soát xử lý: Nhiều kiểm soát đối với đầu vào được mô tả ở trên tương tự và có thể sử dụng được như các kiểm soát xử lý. Kiểm soát xử lý có thể vận dụng phương pháp khác như: kiểm soát chạy chương trình, kiểm soát quá trình hoạt động. *Kiểm soát đầu ra: các kiểm soát đầu ra có hai mục đích cụ thể như sau: - Giả sử sự chính xác của đầu vào và kiểm soát xử lý hoạt động là đúng đắn thì đầu ra phải đầy đủ, chính xác và hợp lý. Kiểm soát tổng số đầu ra phải được so sánh với nhật ký kiểm soát của bộ phận kiểm soát dữ liệu và bộ phận sử dụng phải được cân nhắc nhở về những rủi ro tiềm tàng của giả thiết đầu ra là của giả thiết đầu ra từ máy tính là chính xác. - Việc phân bổ đúng đắn và an toàn. Quy luật chung là những nhân viên chỉ nên nhận thông tin mà họ cần biết để tiến hành một cách đúng đắn công việc của họ. Kiểm toán viên phải đảm bảo rằng danh sách phân bổ được chúẩn bị kỹ lưỡng và lý do đối với cá nhân người nhận kết quả phải được chỉ rõ. Bản thân kiểm soát ứng dụng và kiểm soát chung có quan hệ chặt chẽ với nhau. Kiểm soát chung mà không thỏa mãn có thể ảnh hưởng tới các kiểm soát tuân thủ mạnh hoặc làm trầm trọng hơn các kiểm soát tuân thủ không thỏa mãn. 1.2. Nhận thức của các nhà quản lý về công cụ kiểm tra, kiểm soát Trên thực tế tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại doanh nghiệp đó. Bởi vì chính các nhà quản lý này đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, các chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp. Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động của đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đề ra. Ngược lại nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị. 2.Kiểm toán nội bộ và việc nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm soát nội bộ doanh nghiệp Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập được thiết lập trong một tổ chức nhằm kiểm tra và đánh giá các hoạt động như một dịch vụ đối với tổ chức. Mục đích của kiểm toán nội bộ là giúp các thành viên trong tổ chức hoàn thành một cách có hhiệu quả các trách nhiệm của họ. Để đạt được điều này, kiểm toán nội bộ cung cấp cho họ những phân tích, đánh giá, kiến nghị, tư vấn và thông tin liên quan đến các hhoạt động được xem xét. Các kiểm toán viên nội bộ chịu trách nhiệm cung cấp cho họ những thông tin về tính thích đáng và tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ và chất lượng hoạt động khi thực hiện nhhiệm vụ được giao. Các cuộc kiểm toán nội bộ cần được thực hiện với sự thành thạo và thận trọng nghề nghiệp thích đáng. Thành thạo nghề nghiệp là trách nhiệm của bộ phận kiểm toán nội bộ và mỗi kiểm toán viên nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải đảm bảo rằng sự thành thạo về nghiệp vụ và kiến thức cơ bản của các kiểm toán viên nội bộ là tương xứng với cuộc kiểm toán. Bộ phận kiểm toán nội bộ nên thiết lập các tiêu chuẩn thích hợp về giáo dục và kinh nghiệm cho các vị trí kiểm toán nội bộ với sự cân nhắc cẩn thận về phạm vi công việc và mức độ trách nhiệm. Các kiểm toán viên nội bộ phaỉ có kiến thức kỹ năng cần thiết đối với việc thực hành nghề nghiệp trong các tổ chức bao gồm sự thành thạo về trong việc áp dụng các kỹ năng, các thủ tục và các chuẩn mực kiểm toán nội bộ;nên tuân thủ các chuẩn mực thực hành chuyên nghiệp; nên có kỹ năng giao tiếp và truyền đạt tốt; đặc biệt các kiểm toán viên nội bộ nên duy trì năng lực chuyên môn nghiệp vụ thông qua việc đào tạo thường xuyên. Bộ phận kiểm toán nội bộ cần đảm bảo rằng các cuọc kiểm toán được giám sát mọt cách hợp lý tức là các trưởng bộ phận kiểm toán nội bộ chịu trách nhiệm về việc thực hiện giám sát kiểm toán một cách thích hợp. Các mục tiêu cơ bản của hệ thông kiểm soát nội bộ là nhằm bảo đảm: tính đáng tin cậy và tính trọn vẹn của thông tin; tuân thủ với các chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và quy chế; Bảo vệ tài sản; Sử dụng các nguồn lực và mục tiêu đã được xây dựng của các chương trình hay các hoạt động. Để nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ bộ phận kiểm toán nội bộ cần hoạt động làm sao để các mục tiêu trên được đảm bảo tốt nhất. Do đó, kiểm toán viên nội bộ cần xem xét tính đáng tin cậy và tính trọn ven của thông tin hoạt động, tài chính và các phương thức được sử dụng để nhận định đo lường, phân loại và báo cáo các thông tin đó.; Kiểm toán viên nội bộ nên rà soát các hệ thống được thiết lập đểt bảo đảm sự tuân thủ với các chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp, và các quy chế mà chúng có thể tác động đáng kể đến các hoạt động và các báo cáo và đông thời xác định xem tổ chức có luôn tuân thủ hay không; Kiểm toán viên nội bộ nên rà soát các phương thức bảo vệ tài sản và nêu thích hợp, thẩm định sự tồn tại của các tài sản đó; các kiểm toán viên nội bộ nên thẩm định tính kinh tế và tính hiệu quả mà các nguồn lực được sử dụng; các kiểm toán viên nội bộ nên rà soát các hoạt động các chương trình để đảm bảo các kết qủa họat động hay các chương trình để bảo đảm các kết quả là nhất quán với các mụ đích và mục tiêu đã thiết lập và liệu các hoạt động hay chương trình có được thực hiện theo kế hoạch hay không. 4. Bài học kinh nghiệm cho các doanh nghiệp khi xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ Sự ra đời của kiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp hiện nayban đầu xuất phát từ các nhu cầu đảm bảo độ chính xác của các hồ sơ, số liệu, sự tuân thủ các quy tắc, kiểm soát gian lận, sai sót. Qua thời gian, kiểm toán nội bộ đã trở thành một công việc có phạm vi ngày càng rộng lớn đối với các tổ chức thuộc tất cả các lĩnh vực. Kiểm toán nội bộ do đó cũng gặt hái được rất nhiều thành tựu trong nghiên cứu cũng như trong phương pháp tiếp cận. Qua nghiên cứu lý luận và tình hình thực tiễn nói chung, một số bài học kinh nghiệm cho các doanh nghiệp hiện nay khi tiến hành xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ được rut ra như sau: - Với những doanh nghiệp có quy mô tổ chức lớn với nhiều đơn vị thành viên nên thành lập bộ máy kiểm toán nội bộ bao gồm Tổng kiểm toán và các phó tổng kiểm toán giúp việc cho các Tổng kiểm toán, kiểm toán trưởng và các kiểm toán viên. Tỏng kiểm toán điều hành bộ máy kiểm toán nội bộ. Các nhân viên kiểm toán bố trí tại Tổng công ty do Tổng kiểm toán phụ trách, các kiểm toán viên bố trí tại các chi nhánh do Kiểm toán trưởng phụ trách nếu chi nhánh có phòng kiểm toán nội bộ hoặc do tổng kiểm toán phụ trách nếu không có phòng kiểm toán nội bộ. Ở các tập đoàn sản xuất (Tổng công ty, Liên hiệp các xí nghiệp,.. .) phải tổ chức phòng (ban) kiểm toán nội bộ có đủ lực lượng và năng lực để kiểm toán trong đơn vị và các đơn vị thành viên. - các kiểm toán viên nội bộ khi được lựa chọn làm việc phải đáp ứng đày đủ các yêu cầu đối với một kiểm toán viên nội bộ. - Bộ phận kiểm toán nội bộ được tổ chức độc lập với các bộ phận quản lý và điều hành kinh doanh trong doanh nghiệp (kể cả phòng kế toán - tài chính); chịu sự chỉ đạo và lãnh đạo trực tiếp của (Tổng) Giám đốc doanh nghiệp. - Đối với đơn vị thành viên trong Tổng công ty, Liên hiệp các xí nghiệp có tư cách pháp nhân độc lập: Phải tổ chức bộ phận kiểm toán có chức năng độc lập, hoặc bố trí một số nhân viên kiểm toán nội bộ để thực hiện kiểm toán nội bộ. - Đối với doanh nghiệp thành viên trực thuộc hoặc phụ thuộc không có tư cách pháp nhân: Tuỳ theo quy mô kinh doanh, địa bàn hoạt động mà có thể bổ nhiệm kiểm toán viên hoạt động trực tiếp tại các đơn vị trực thuộc, phụ thuộc. Các kiểm toán viên nội bộ hoạt động ở các doanh nghiệp thành viên có tư cách pháp nhân độc lập, hoặc không có tư cách pháp nhân độc lập đều trực thuộc trực tiếp hoặc gián tiếp bộ máy kiểm toán nội bộ của đơn vị cấp trên và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc, hoặc Giám đốc. KẾT LUẬN Sự phát triển của kiểm toán nội bộ đã rộng khắp xuất phát từ quá trình hoạt động của các bộ phận kiểm toán ở các doanh nghiệp và tổ chức Chính phủ. Về cơ bản thành công của kiểm toán nội bộ bắt nguồn từ những kết quả trong hoạt động cụ thể của doanh nghiệp. do đó từng kiểm toán viên sẽ là những nhân tố chủ chốt trong quá trình phát triển và đồng thời cũng là những người đóng vai trò lãnh đạo trong thực tế,đẩy mạnh các nỗ lực nghề nghiệp trong sự phát triển chung của kiểm toán nội bộ. Nhưng xét trên toàn thể sự phát triển của kiểm toán nội bộ còn phụ thuộc vào thành tựu của mọi kiểm toán viên nội bộ. Do đó mục tiêu ở đây là nâng cao chất lượng hoạt động của từng kiểm toán viên nội bộ và mỗi bộ phận kiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp. -----------------------------o0o----------------------------- DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1./ Giáo trình kiểm toán tài chính – Trường Đại học Kinh tế quốc dân. 2./ Giáo trình lý thuyết kiểm toán – Trường Đại học Kinh tế quốc dân. 3./ Giáo trình kiểm toán – Trường Đại học Kinh tế TP HCM. 4./ Kiểm toán nội bộ hiện đại – NXB Tài chính. 5./ Kiểm toán lý thuyết và thực hành – NXB Thống Kê. 6./ Tạp chí Kiểm toán MỤC LỤC