Đề án Yêu cầu thông tin kế toán quản trị trong quyết định ngắn hạn

iÒn tÖ lµ quan träng nhÊt, v× nÕu thiÕu tiÒn do kh«ng ®­îc dù trï doanh nghiÖp sÏ kh«ng cã kh¶ n¨ng t¹o ra lîi nhuËn theo kÕ ho¹ch, dï kÕ ho¹ch x©y dùng rÊt hîp lý. Do ®ã, ®Ó chøc n¨ng lËp kÕ ho¹ch vµ dù to¸n cã tÝnh hiÖu lùc vµ kh¶ thi cao th× chóng ph¶i dùa trªn nh÷ng th«ng tin kÕ to¸n hîp lý vµ cã c¬ së. b. Cung cÊp th«ng tin cho qu¸ tr×nh tæ chøc thùc hiÖn. - Víi chøc n¨ng thùc hiÖn, nhµ qu¶n trÞ ph¶i biÕt c¸ch liªn kÕt tèt c¸c yÕu tè gi÷a tæ chøc, con ng­êi víi nguån lùc l¹i víi nhau sao cho kÕ ho¹ch mét c¸ch hiÖu qu¶ nhÊt. §Ó thùc hiÖn tèt chøc n¨ng nµy nhµ qu¶n lý còng cÇn cã nhu cÇu rÊt lín ®èi víi th«ng tin kÕ to¸n, nhÊt lµ th«ng tin KTQT. Nhê cã th«ng tin do KTQT cung cÊp mµ nhµ qu¶n trÞ míi cã thÓ ®Ò ra quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n trong qu¸ tr×nh l·nh ®¹o ho¹t ®éng hµng ngµy, phï hîp víi môc tiªu chung. c. Cung cÊp th«ng tin cho qu¸ tr×nh kiÓm tra ®¸nh gi¸. -Nhµ qu¶n trÞ sau khi lËp kÕ ho¹ch ®Çy ®ñ vµ hîp lý, tæ chøc thùc hiÖn kÕ ho¹ch ®ßi hái ph¶i kiÓm tra vµ ®¸nh gi¸ thùc hiÖn nã. Ph­¬ng ph¸p th­êng dïng lµ so s¸nh sè liÖu kÕ ho¹ch hoÆc dù to¸n víi sè liÖu thùc hiÖn, ®Ó tõ ®ã nhËn diÖn c¸c sai lÖch gi÷a kÕt qu¶ ®¹t ®­îc víi môc tiªu ®· ®Ò ra. §Ó lµm ®­îc ®iÒu nµy nhµ qu¶n trÞ cÇn ®­îc cung cÊp c¸c b¸o c¸o thùc hiÖn, cã t¸c dông nh­ mét b­íc ph¶n håi gióp nhµ qu¶n trÞ cã thÓ nhËn diÖn nh÷ng vÊn ®Ò cÇn ph¶i ®iÒu chØnh cho hîp lý. d. Cung cÊp th«ng tin cho qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh. - Ra quyÕt ®Þnh kh«ng ph¶i lµ mét chøc n¨ng riªng biÖt mµ lµ sù kÕt hîp c¶ ba chøc n¨ng lËp kÕ ho¹ch, tæ chøc thùc hiÖn, kiÓm tra vµ ®¸nh gi¸, tÊt c¶ ®Òu ®ßi hái ph¶i cã quyÕt ®Þnh. PhÇn lín nh÷ng th«ng tin do KTQT cung cÊp nh»m phôc vô chøc n¨ng ra quyÕt ®Þnh. - §Ó cã th«ng tin thÝch hîp, ®¸p øng cho nhu cÇu thÝch hîp cña qu¶n lý, KTQT sÏ thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô ph©n tÝch chuyªn m«n v× nh÷ng th«ng tin nµy th­êng kh«ng cã s½n. KTQT sÏ chän läc nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt, thÝch hîp råi tæng hîp, tr×nh bµy chóng theo mét tr×nh tù dÔ hiÓu nhÊt, vµ gi¶i thÝch qu¸ tr×nh ph©n tÝch ®ã cho c¸c nhµ qu¶n trÞ. - KTQT kh«ng chØ gióp c¸c nhµ qu¶n trÞ trong qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh kh«ng chØ b»ng c¸ch cung cÊp th«ng tin thÝch hîp mµ cßn b»ng c¸ch vËn dông c¸c kü thuËt ph©n tÝch vµo nh÷ng t×nh huèng kh¸c nhau, ®Ó tõ ®ã nhµ qu¶n trÞ lùa chän, ra quyÕt ®Þnh thÝch hîp nhÊt. e. Gãp phÇn ®æi míi c¶i tiÕn c«ng t¸c qu¶n lý cña DN. - Nguån lùc cña doanh nghiÖp ®­îc kÕ to¸n ®o l­êng, ®Þnh l­îng thµnh c¸c chØ tiªu kinh tÕ, biÓu hiÖn d­íi h×nh thøc gi¸ trÞ nh»m cung cÊp th«ng tin cã gi¸ trÞ cho chøc n¨ng kiÓm tra vµ ®¸nh gi¸. - Qu¸ tr×nh kiÓm tra ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh lµ nh»m nhËn biÕt tiÕn ®é thùc hiÖn vµ ph¸t hiÖn nh÷ng nguyªn nh©n sai lÖch gi÷a kÕt qu¶ ®¹t ®­îc so víi môc tiªu ®Æt ra. Ngoµi ra qu¸ tr×nh nµy cßn gióp doanh nghiÖp ph¸t hiÖn nh÷ng thay ®æi sÏ x¶y ra. NÕu kÕt qu¶ kiÓm tra ®¸nh gi¸ ®óng sÏ cã t¸c dông tèt cho doanh nghiÖp trong viÖc ®iÒu chØnh kÕ ho¹ch, lµ c¬ së ®Ó ®Ò ra c¸c gi¶i ph¸p thùc hiÖn trong t­¬ng lai. - Còng th«ng qua qu¸ tr×nh kiÓm tra ®¸nh gi¸ cßn gióp cho doanh nghiÖp ph¸t hiÖn nh÷ng tiÒm n¨ng, thÕ m¹nh cÇn ®­îc khai th¸c vµ khai th¸c b»ng c¸ch nµo sÏ cã hiÖu qu¶ nhÊt ®ång thêi ph¸t hiÖn nh÷ng yÕu kÐm cÇn ®­îc ®iÒu chØnh. II. QuyÕt ®Þnh qu¶n trÞ vµ th«ng tin kÕ to¸n ®¸p øng nhu cÇu qu¶n trÞ ng¾n h¹n. 1. QuyÕt ®Þnh qu¶n trÞ. 1.1. Kh¸i niÖm: - QuyÕt ®Þnh lµ s¶n phÈm quan träng nhÊt cña qu¶n trÞ vµ lµ kh©u chñ yÕu cña qu¸ tr×nh qu¶n lý, trong tæ chøc nã quyÕt ®Þnh tÝnh chÊt ®óng ®¾n hoÆc kh«ng ®óng ®¾n cña mét tæ chøc. - QuyÕt ®Þnh lµ s¶n phÈm s¸ng t¹o cña nhµ qu¶n trÞ nh»m ®Þnh ra ch­¬ng tr×nh vµ tÝnh chÊt ho¹t ®éng cña tæ chøc, ®Ó gi¶i quyÕt mét vÊn ®Ò ®· chÝn muåi trªn c¬ së hiÓu biÕt c¸c quy luËt vËn ®éng liªn quan vµ ph©n tÝch c¸c th«ng tin vÒ hiÖn tr¹ng cña tæ chøc. - Nh­ vËy quyÕt ®Þnh qu¶n trÞ trùc tiÕp h­íng vµo ho¹t ®éng cña 1 tæ chøc cã liªn quan mËt thiÕt víi vai trß l·nh ®¹o vµ quyÒn h¹n cña ng­êi l·nh ®¹o, cña bé phËn qu¶n trÞ vµ hiÖu lùc cña hÖ thèng tæ chøc trong viÖc thùc hiÖn quyÕt ®Þnh ®ã. 1.2. Vai trß cña quyÕt ®Þnh qu¶n trÞ. Vai trß cña quyÕt ®Þnh qu¶n trÞ ®­îc thÓ hiÖn qua viÖc thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n trÞ: - QuyÕt ®Þnh qu¶n trÞ thùc hiÖn vai trß ®Þnh h­íng c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc khi nã quy ®Þnh ph­¬ng h­íng vËn ®éng vµ ph¸t triÓn, kh¾c phôc m©u thuÉn trªn c¬ së nghiªn cøu c¸c lîi Ých cã tÝnh ®Õn nh÷ng yªu cÇu, ®ßi hái cña quy luËt kh¸ch quan. - QuyÕt ®Þnh qu¶n trÞ ®¶m b¶o ®iÒu kiÖn cÇn thiÕt cho ho¹t ®éng cña tæ chøc khi nã x¸c ®Þnh c¸c nguån lùc vËt chÊt cÇn thiÕt cho viÖc thùc hiÖn môc tiªu cña tæ chøc. Ngµy nay khi quyÒn h¹n cña nhµ qu¶n trÞ trong doanh nghiÖp ®­îc më réng, th× tr¸ch nhiÖm trong viÖc ra quyÕt ®Þnh cña qu¶n lý sÏ t¨ng lªn ®iÒu ®ã ®ái hái cÇn ph¶i cã nh÷ng yªu cÇu ®Æt ra cho quyÕt ®Þnh qu¶n trÞ vµ ng­êi ra quyÕt ®Þnh, còng nh­ ph¶i x©y dùng ®­îc nh÷ng nguyªn t¾c vµ ph­¬ng ph¸p luËn chung cho viÖc ®Ò ra c¸c quyÕt ®Þnh. 1.3. Ph©n lo¹i quyÕt ®Þnh qu¶n trÞ. Do tÝnh chÊt phøc t¹p cña qu¸ tr×nh qu¶n trÞ, c¸c quyÕt ®Þnh ®­a ra còng rÊt ®a d¹ng cã thÓ ph©n lo¹i theo c¸c tiªu thøc sau: a. C¨n cø vµo tÝnh chÊt quyÕt ®Þnh. QuyÕt ®Þnh qu¶n trÞ gåm: - QuyÕt ®Þnh chiÕn l­îc. - QuyÕt ®Þnh chiÕn thuËt. - QuyÕt ®Þnh t¸c nghiÖp. + QuyÕt ®Þnh chiÕn l­îc: Lµ c¸c quyÕt ®Þnh ®Þnh h­íng ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp trong mét thêi kú nhÊt ®Þnh liªn quan ®Õn tÊt c¶ c¸c bé phËn, c¸c cÊp trong doanh nghiÖp. + QuyÕt ®Þnh chiÕn thuËt: Lµ c¸c quyÕt ®Þnh mang tÝnh chÊt th­êng xuyªn h¬n, ®ã lµ nh÷ng quyÕt ®Þnh nh»m ®¹t ®­îc nh÷ng môc tiªu ng¾n h¹n, mang tÝnh chÊt côc bé cã t¸c dông lµm thay ®æi h­íng ph¸t triÓn cña hÖ thèng qu¶n trÞ trong tæ chøc. + QuyÕt ®Þnh t¸c nghiÖp: Lµ nh÷ng quyÕt ®Þnh ra hµng ngµy, cã tÝnh chÊt ®iÒu chØnh chØ ®¹o trong qu¸ t×nh thùc hiÖn nhiÖm vô vµ môc tiªu cña doanh nghiÖp. b. C¨n cø vµo thêi gian thùc hiÖn quyÕt ®Þnh. QuyÕt ®Þnh qu¶n trÞ bao gåm: - QuyÕt ®Þnh dµi h¹n. - QuyÕt ®Þnh trung h¹n. - QuyÕt ®Þnh ng¾n h¹n. c. C¨n cø vµo ph­¬ng ph¸p ra quyÕt ®Þnh QuyÕt ®Þnh qu¶n trÞ bao gåm: - QuyÕt ®Þnh trùc gi¸c. - QuyÕt ®Þnh cã lý gi¶i. + QuyÕt ®Þnh trùc gi¸c: Th­êng xuÊt ph¸t t­ trùc gi¸c cña nhµ qu¶n trÞ mµ kh«ng cÇn tíi sù ph©n tÝch th«ng tin hay lý trÝ ®Ó ra quyÕt ®Þnh. C¸c quyÕt ®Þnh nµy th­êng dùa trªn c¬ së kinh nghiÖm vµ c¶m gi¸c trùc tiÕp cña ng­êi ra quyÕt ®Þnh. + QuyÕt ®Þnh cã lý gi¶i: L¹i lµ c¸c quyÕt ®Þnh dùa trªn c¬ së nghiªn cøu vµ ph©n tÝch th«ng tin mét c¸ch cã hÖ thèng. C¸c quyÕt ®Þnh nµy th­êng ®­îc c©n nh¾c, so s¸nh, ®¶m b¶o tÝnh hîp lý vµ hiÖu qu¶, gi¶m bít ®­îc nhÇm lÉn trong quyÕt ®Þnh. d. C¨n cø theo ph¹m vi ¸p dông th× cã: - QuyÕt ®Þnh chung. - QuyÕt ®Þnh bé phËn. - QuyÕt ®Þnh lÜnh vùc. QuyÕt ®Þnh lÜnh vùc chØ liªn quan ®Õn mét sè vÊn ®Ò vÒ chøc n¨ng qu¶n trÞ nhÊt ®Þnh trong doanh nghiÖp . 2. QuyÕt ®Þnh ng¾n h¹n. 2.1. Kh¸i niÖm. - QuyÕt ®Þnh ng¾n h¹n lµ nh÷ng quyÕt ®Þnh liªn quan ®Õn viÖc s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp trong mét thêi gian ng¾n, th­êng lµ mét n¨m. VD: nh­ cã tham ra thÞ tr­êng hay kh«ng, cã nªn thùc hiÖn chiÕn l­îc khuyÕn m¹i qu¶ng c¸o s¶n phÈm hay kh«ng, nªn tù s¶n xuÊt hay mua ngoµi mét chi tiÕt m¸y. XÐt vÒ nguån vèn ®Çu t­ cho quyÕt ®Þnh ng¾n th­êng kh«ng ®ßi hái nguån vèn ®Çu t­ lín. 2.2. §Æc ®iÓm. - QuyÕt ®Þnh ng¾n h¹n lµ mét quyÕt ®Þnh ¶nh h­ëng chñ yÕu ®Õn thu nhËp trong mét thêi gian ng¾n. Cho nªn ph­¬ng ¸n lùa chän cho quyÕt ®Þnh ng¾n h¹n lµ lîi nhuËn vµ doanh thu mµ doanh nghiÖp thu ®­îc trong n¨m nay hoÆc n¨m tíi lµ cao h¬n c¸c ph­¬ng ¸n kh¸c. - XÐt vÒ vÊn ®Ò sö dông n¨ng lùc s¶n xuÊt hiÖn têi cña doanh nghiÖp th× quyÕt ®Þnh ng¾n h¹n kh«ng cÇn thiÕt ph¶i mua s¾m hoÆc trang bÞ thªm tµi s¶n cè ®Þnh ®Ó t¨ng thªm n¨ng lùc ho¹t ®éng. 2.3. Néi dung quyÕt ®Þnh ng¾n h¹n. C¸c quyÕt ®Þnh ng¾n h¹n cña doanh nghiÖp (cña nhµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp) th­êng bao gåm néi dung sau: - ChÊp nhËn hay tõ chèi mét ®¬n ®Æt hµng ®Æc biÖt (víi gi¸ gi¶m). - Tù s¶n xuÊt hay mua ngoµi mét chi tiÕt s¶n phÈm tõ bªn ngoµi. - Ngõng hay tiÕp tôc s¶n xuÊt mét mÆt hµng nµo ®ã. - Nªn b¸n ngay d­íi d¹ng b¸n thµnh phÈm hay tiÕp tôc chÕ biÕn ra thµnh phÈm råi míi b¸n? - QuyÕt ®Þnh s¶n xuÊt trong ®iÒu kiÖn n¨ng lùc giíi h¹n... 2.4. Yªu cÇu ®èi víi quyÕt ®Þnh ng¾n h¹n. §Ó quyÕt ®Þnh ng¾n h¹n mang l¹i hiÖu qu¶ tèt phôc vô môc tiªu kÕ ho¹ch ®Æt ra cña doanh nghiÖp th× quyÕt ®Þnh ng¾n h¹n cÇn ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu sau: a. §¶m b¶o tÝnh khoa häc. Tøc lµ quyÕt ®Þnh ph¶i dùa tªn c¨n c­, c¬ së th«ng tin cô thÓ ®Æc biÖt lµ th«ng tin vÒ chi phÝ - gi¸ c¶ - khèi l­îng do KTQT cung cÊp ®ång thêi dùa trªn nhËn thøc vµ kinh nghiÖm cña nhµ qu¶n trÞ trong viÖc ra quyÕt ®Þnh. b. §¶m b¶o tÝnh ph¸p lý. §ßi hái c¸c quyÕt ®Þnh ®­a ra ph¶i phï hîp víi ph¸p luËt, luËt kÕ to¸n vµ chuÈn mùc kÕ to¸n hiÖn hµnh, ®ång thêi nã ph¶i ®­îc ®­a ra ®óng thÈm quyÒn cña nhµ qu¶n trÞ còng nh­ thùc hiÖn nghiªm chØnh c¸c quyÕt ®Þnh. d. §¶m b¶o tÝnh tèi ­u. Muèn nãi ®Õn mèi quan hÖ gi÷a nguån lùc hiÖn cã, chi phÝ vµ lîi nhuËn, nghÜa lµ c¸c quyÕt ®Þnh ng¾n h¹n cÇn ph¶i dùa tªn sù c©n nh¾c so s¸nh gi÷a c¸c ph­¬ng ¸n kh¸c nhau. Ph­¬ng ¸n ®­îc lùa chän ®èi víi quyÕt ®Þnh ng¾n h¹n lµ ph­¬ng ¸n cã sù kÕt hîp gi÷a ba yÕu tè nguån lùc - chi phÝ - lîi nhuËn mét c¸ch hîp lý vµ hiÖu qu¶ nhÊt. e. TÝnh cô thÓ cña quyÕt ®Þnh §Ó qu¸ t×nh thùc hiÖn quyÕt ®Þnh thuËn lîi th× c¸c quyÕt ®Þnh ®­a ra ph¶i ®­îc cô thÓ ho¸ thµnh nh÷ng kÕ ho¹ch, dù ¸n vµ quy ®Þnh thêi gian thùc hiÖn. f. TÝnh linh ho¹t. Trong ®iÒu kiÖn c¹nh tranh thÞ tr­êng lu«n ch­a ®øng nh÷ng yÕu tè bÊt ngê vµ rñi ro nªn quyÕt ®Þnh qu¶n trÞ cµng dÔ ®iÒu chØnh th× khi cãn biÕn ®éng, thay ®åi th× nã vÉn dÔ dµng thùc hiÖn ®­îc. Nh÷ng quyÕt ®Þnh qu¸ cøng nh¾c sÏ khã thùc hiÖn khi x¶y ra thay ®æi ®iÒu chØnh. 3. Th«ng tin KTQT ®¸p øng nhu cÇu quyÕt ®Þnh ng¾n h¹n. 3.1. §iÒu kiÖn cña th«ng tin KTQT. C¸c th«ng tin kÕ to¸n cung cÊp ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn quyÕt ®Þnh cña nhµ qu¶n trÞ, do ®ã ®Ó ®¶m b¶o chÊt l­îng th«ng tin kÕ to¸n mang l¹i hiÖu qu¶ tèt nhÊt th× cÇn ph¶i ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu sau: a. TÝnh trung thùc cña th«ng tin kÕ to¸n. - C¸c th«ng tin vÒ mèi quan hÖ gi÷a khèi l­îng, chi phÝ vµ lîi nhuËn lu«n lµ nh÷ng th«ng tin ®ßi hái tÝnh trung thùc rÊt cao. Nã ®¶m b¶o quyÕt ®Þnh qu¶n trÞ kh«ng bÞ chÖch h­íng, gióp nhµ qu¶n trÞ cã thÓ lùa chän d©y chuyÒn s¶n xuÊt, ®Þnh gi¸ s¶n phÈm, x¸c ®Þnh chiÕn l­îc tiªu thô s¶n phÈm, x¸c ®Þnh tr×nh ®é sö dông n¨ng lùc s¶n xuÊt... b. TÝnh phï hîp hiÖu qu¶ cña th«ng tin kÕ to¸n. Yªu cÇu nµy ®ßi hái c¸c th«ng tin mµ KTQT thu thËp vµ xö lý ph¶i liªn quan ®Õn môc tiªu vµ kÕ ho¹ch mµ doanh nghiÖp ®Æt ra. Th«ng tin kÕ to¸n thÝch hîp ®ãi víi quyÕt ®Þnh ng¾n h¹n gåm: - Th«ng tin vÒ chi phÝ, thu nhËp: §©y lµ th«ng tin rÊt quan träng ®èi víi viÖc ra quyÕt ®Þnh. Tuy nhiªn, trong doanh nghiÖp th× chi phÝ gåm cã rÊt nhiÒu lo¹i cã lo¹i phï hîp víi qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh, nh­ng cã cã lo¹i kh«ng phï hîp víi viÖc ra quyÕt ®Þnh. Th«ng tin vÒ chi phÝ vµ thu nhËp thÝch hîp lµ nh÷ng th«ng tin ph¶i ®¹t hai tiªu chuÈn c¬ b¶n: + Th«ng tin ®ã ph¶i liªn quan ®Õn t­¬ng lai. + Th«ng tin ®ã ph¶i cã sù kh¸c biÖt gi÷a c¸c ph­¬ng ¸n xem xÐt vµ lùa chän. - Th«ng tin vÒ c¸c nguån lùc: C¸c yÕu tè cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kh«ng bao giê lµ v« h¹n mµ th­êng cã giíi h¹n trong nh÷ng ®iÒu kiÖn nhÊt ®Þnh. Do ®ã trong ®iÒu kiÖn c¸c nguån lùc bÞ giíi h¹n th× nhµ qu¶n trÞ cÇn thiÕt lËp c¸c ph­¬ng tr×nh tuyÕn tÝnh thÓ hiÖn mèi quan hÖ gi÷a lîi nhuËn hoÆc chi phÝ víi c¸c yÕu tè nguån lùc cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, t×m ph­¬ng ¸n tèi ­u ®Ó tèi ®a ho¸ lîi nhuËn hoÆc tèi thiÓu ho¸ chi phÝ. - Th«ng tin vÒ c«ng nghÖ kÕt hîp c¸c yÕu tè ®Çu vµo: c«ng nghÖ kÕt hîp c¸c yÕu tè ®Çu vµo lµ mèi quan hÖ vËt chÊt thÓ hiÖn c¸ch thøc chuyÓn ®æi c¸c ®Çu vµo (nh­ lao ®éng, t­ liÖu lao ®éng) thµnh c¸c s¶n phÈm ®Çu ra. Trong s¶n xuÊt kinh doanh cã nhiÒu ph­¬ng ¸n kÕt hîp c¸c yÕu tè ®Çu vµo kh¸c nhau. Mçi ph­¬ng ¸n kÕt hîp mang l¹i hiÖu qu¶ kinh doanh nhÊt ®Þnh v× vËy ®Ó cã quyÕt ®Þnh phï hîp kh«ng thÓ xem nhÑ nh÷ng lo¹i th«ng tin nµy. - §Ó th«ng tin kÕ to¸n mang l¹i hiÖu qu¶ cho quyÕt ®Þnh th× nã ph¶i ®­îc thu thËp trªn c¬ së hiÓu biÕt, nhËn thøc vÊn ®Ò mét c¸ch tæng hîp. Khi th«ng tin ®­a ra mang tÝnh chÊt tæng hîp gióp nhµ qu¶n trÞ khai th¸c cã hiÖu qu¶ nhÊt mäi kh¶ n¨ng hiÖn cã còng nh­ kh¶ n¨ng tiÒm tµng cña doanh nghiÖp. - Th«ng tin kÕ to¸n còng ph¶i kÞp thêi; dï th«ng tin kÕ to¸n cã ®Çy ®ñ, tæng hîp ®Õn ®©u ®i ch¨ng n÷a mµ kh«ng ®óng lóc th× viÖc ra quyÕt ®Þnh còng kh«ng cã gi¸ trÞ. d.TÝnh hîp ph¸p vµ Ýt tèn kÐm trong thu thËp th«ng tin kÕ to¸n. - Cã nhiÒu nguån th«ng tin kh¸c nhau c¶ ë ngoµi doanh nghiÖp vµ trong néi bé doanh nghiÖp KTQT ph¶i c©n nh¾c khi lùa chän th«ng tin ®Ó tæ chøc xö lý thµnh th«ng tin h÷u Ých cho qu¶n lý víi chi phÝ bá ra lµ thÊp nhÊt hoÆc cã thÓ chÊp nhËn ®­îc. NÕu kh«ng cã thÓ dÉn ®Õn t×nh tr¹ng thu thËp ®­îc th«ng tin cÇn thiÕt nh­ng chi phÝ bá ra qu¸ lín. 3.2. Tæ chøc thu thËp th«ng tin kÕ to¸n phôc vô cho viÖc ra quyÕt ®Þnh. Nh÷ng th«ng tin mµ KTQT cÇn tæ chøc vµ thu nhËn lµ th«ng tin qu¸ khø vµ th«ng tin t­¬ng lai. Nh÷ng th«ng tin ®ã cã thÓ cã th«ng tin ®­îc thu thËp lÇn ®Çu cho mét môc ®Ých cô thÓ nµo ®ã hoÆc lµ nh÷ng th«ng tin ®· cã tõ tr­íc ®ã ®­îc sö dông cho môc ®Ých kh¸c (th«ng tin thø cÊp). 3.2.1. Tæ chøc thu thËp th«ng tin qu¸ khø. * Th«ng tin qu¸ khø (th«ng tin thùc hiÖn) lµ th«ng tin vÒ hiÖn t­îng vµ sù kiÖn x¶y ra, ®· ph¸t sinh. * Th«ng tin qu¸ khø mµ KTQT thu thËp vµ cung cÊp cho thÊy t×nh h×nh ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp trong thêi kú ®· qua. §iÒu ®ã gióp c¸c nhµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp ®¸nh gi¸ ®­îc hiÖu qu¶ cña viÖc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh, ®¸nh gi¸ møc ®é kiÓm so¸t c¸c ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp cña chÝnh nhµ qu¶n trÞ, lµm c¬ së tiÒn ®Ò ®Ó ho¹ch ®Þnh c¸c chÝnh s¸ch trong thêi kú tiÕp theo. * Thu thËp th«ng tin qu¸ khø cã thÓ thùc hiÖn theo quy tr×nh sau ®©y: B¸o c¸o theo yªu cÇu qu¶n lý Ph©n tÝch ¶nh h­ëng h¹ch to¸n, ghi sæ XÕp lo¹i vµ tæng hîp Sù kiÖn kinh tÕ - Theo quy tr×nh trªn tÊt c¶ c¸c sù kiÖn kinh tÕ ph¸t sinh trong néi bé doanh nghiÖp hay ph¸t sinh trong mèi liªn hÖ víi bªn ngoµi ®Òu ®­îc KTQT ph©n tÝch ¶nh h­ëng tíi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. Trªn c¬ së ph©n tÝch ¶nh h­ëng ®ã mµ tæ chøc h¹ch to¸n vµ ghi ¶nh h­ëng cña c¸c hiÖn t­îng nµy sau ®ã s¾p xÕp vµ tæng hîp c¸c th«ng tin ®· ®­îcghi râ. Cuèi cïng tuú theo yªu cÇu cña nhµ qu¶n trÞ mµ cung cÊp th«ng tin d­íi d¹ng phï hîp víi c¸c nhµ qu¶n trÞ cho viÖc ra quyÕt ®Þnh. - §Ó thu thËp th«ng tin nµy KTQT cã thÓ sö dông c¸c ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n: ph­¬ng ph¸p chøng tõ kÕ to¸n, ph­¬ng ph¸p tµi kho¶n kÕ to¸n, ph­¬ng ph¸p tæng hîp c©n ®èi... th«ng qua viÖc tæ chøc h¹ch to¸n ban ®Çu, tæ chøc vËn dông tµi kho¶n, thiÕt kÕ hÖ thèng sæ kÕ to¸n, hÖ thèng b¸o c¸o kÕ to¸n theo yªu cÇu qu¶n lý vµ môc ®Ých ra quyÕt ®Þnh. a. Tæ chøc h¹ch to¸n ban ®Çu. - §©y lµ kh©u ®Çu tiªn khi thu thËp th«ng tin qu¸ khø. H¹ch to¸n ban ®Çu ®­îc thùc hiÖn th«ng qua viÖc lËp c¸c chøng tõ kÕ to¸n. LËp vµ ghi chÐp ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c c¸c sù kiÖn kinh tÕ ph¸t sinh sÏ gióp cho c¸c kh©u tiÕp theo tiÕn hµnh thuËn lîi, ®¶m b¶o cung cÊp th«ng tin ®­îc nhanh chãng, ®¸p øng yªu cÇu phï hîp, h÷u Ých vµ kÞp thêi. - Phôc vô cho c¸c t×nh huèng ra quyÕt ®Þnh KTQT kh«ng chØ sö dông hÖ thèng chøng tõ b¾t buéc mµ cÇn sö dông réng r·i c¸c chøng tõ h­íng dÉn ®Ó thu nhËn th«ng tin qu¸ khø chi tiÕt theo tõng môc tiªu qu¶n lý vµ ra quyÕt ®Þnh. Doanh nghiÖp cÇn cô thÓ ho¸ hÖ thèng chøng tõ h­íng dÉn, chän läc bæ sung, söa dæi c¸c chØ tiªu trªn chøng tõ cho phï hîp víi néi dung cña KTQT, thiÕt kÕ thªm c¸c chøng tõ kÕ to¸n cÇn sö dông ®Ó ph¶n ¸nh néi dung th«ng tin thÝch hîp theo yªu cµu vµ môc ®Ých cña c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n trÞ doanh nghiÖp . b. Tæ chøc tµi kho¶n kÕ to¸n. - ViÖc tæ chøc tµi kho¶n kÕ to¸n ®Ó thu thËp th«ng tin qu¸ khø phôc vô cho viÖc ra quyÕt ®Þnh cÇn ®­îc tiÕn hµnh mét c¸ch cã hÖ thèng vµ khoa häc võa ®¶m b¶o cung cÊp th«ng tin chi tiÕt theo yªu cÇu qu¶n trÞ, võa ®¶m b¶o kh¶ n¨ng ®èi chiÕu gi÷a th«ng tin chi tiÕt víi th«ng tin tæng hîp liªn quan cña c¸c ®èi t­îng kÕ to¸n cô thÓ. - §Ó ®¸p øng môc tiªu trªn KTQT cÇn c¨n cø vµo hÖ thèng tµi kho¶n cña Nhµ n­íc ban hµnh, trªn c¬ së môc ®Ých vµ yªu cÇu cña qu¶n lý chi tiÕt ®èi víi tõng ®èi t­îng ®Ó më c¸c tµi kho¶n chi tiÕt theo dâi tõng ®èi t­îng. c. Sö dông hÖ thèng sæ kÕ to¸n. - Sæ kÕ to¸n lµ h×nh thøc ®Æc biÖt quan träng ®­îc sö dông trong KTQT ®Ó theo dâi, thu thËp th«ng tin c¶ trong qu¸ khø vµ t­¬ng lai. HÖ thèng sæ kÕ to¸n ®Æc biÖt lµ c¸c sæ chi tiÕt ®­îc sö dông ®Ó ph¶n ¸nh vµ thu nhËn th«ng tin h÷u Ých mét c¸ch chi tiÕt vÒ tõng ®èi t­îng kÕ to¸n. Tõ ®ã cã thÓ cung cÊp c¸c th«ng tin h÷u Ých trªn c¸c B¸o c¸o qu¶n trÞ ®Æc thï ®Ó cã thÓ tæng hîp theo nhiÒu yªu cÇu kh¸c nhau. - HÖ thèng sæ KTQT cÇn ®­îc thiÕt kÕ cô thÓ mÉu sæ víi sè l­îng c¸c chØ tiªu trªn cô thÓ ®­îc s¾p xÕp theo tr×nh tù hîp lý vµ khoa häc theo nhu cÇu qu¶n lý còng nh­ sù tiÖn lîi cña viÖc tr×nh bµy, tæng hîp b¸o c¸o sö dông th«ng tin. Khi thiÕt kÕ mÉu sæ cÇn xem xÐt tr×nh ®é trang bÞ c«ng nghÖ xö lý th«ng tin ë doanh nghiÖp, qu¸ tr×nh vËn ®éng cña tõng ®èi t­îng vµ kh¶ n¨ng xö lý th«ng tin trong tõng t×nh huèng ra quyÕt ®Þnh. d. LËp b¸o c¸o KTQT. -Trªn c¬ së toµn bé th«ng tin ®· tËp hîp, KTQT thiÕt kËp hÖ thèng b¸o c¸o bao gåm: c¸c b¸o c¸o th­êng xuyªn, b¸o c¸o ®Þnh kú vµ b¸o c¸o nhanh, b¸o c¸o ®ét xuÊt... - H×nh thøc kÕt cÊu cña b¸o c¸o cÇn ®a d¹ng, linh ho¹t tuú thuéc vµo tiªu chuÈn ®¸nh gi¸ th«ng tin trong mçi b¸o c¸o phôc vô cho tõng t×nh huèng cô thÓ. B¸o c¸o cÇn ®­îc thiÕt kÕ d­íi d¹ng so s¸nh ®­îc, phï hîp víi nh÷ng t×nh huèng kh¸c nhau. * Quy tr×nh thu nhËp th«ng tin vÒ chi phÝ Träng t©m cña kÕ to¸n qu¶n trÞ lµ ph¶n ¸nh qu¸ tr×nh chi phÝ trong doanh nghiÖp nªn thu nhËn vµ xö lý th«ng tin nµy lµ quan träng vµ kh«ng thÓ thiÕu víi bÊt kú mét doanh nghiÖp nµo. Qu¸ tr×nh thu nhËp th«ng tin vÒ chi phÝ cã thÓ ®­îc tiÕn hµnh nh­ sau: Th«ng tin chi phÝ ban ®Çu Qu¸ tr×nh xö lý th«ng tin LËp vµ ph©n tÝch b¸o c¸o qu¶n trÞ Ra quyÕt ®Þnh Ph©n lo¹i chi phÝ X©y dùng ®Þnh møc vµ c¸c tiªu ph©n bæ chi phÝ Ph©n tÝch: chi phÝ- khèi l­îng- lîi nhuËn LËp dù to¸n vµ x¸c ®Þnh tæng chi chi phÝ s¶n xuÊt - Th«ng tin chi phÝ s¶n xuÊt KÕ to¸n tµi chÝnh vµ kÕ to¸n qu¶n trÞ ®Òu cã chung mét kiÓu xuÊt ph¸t lµ cïng sö dông mét nguån th«ng tin ®Çu vµo cña kÕ to¸n. Do ®ã, th«ng tin chi phÝ ban ®Çu cã thÓ ®­îc thu nhËn tõ hÖ thèng chøng tõ, sæ s¸ch kÕ to¸n cña ®¬n vÞ hoÆc còng cã thÓ thu nhËn tõ c¸c b¸o c¸o ®­îc lËp tr­íc, c¸c th«ng tin nµy ®­îc cung cÊp cho kÕ to¸n qu¶n trÞ tiÕn hµnh xö lý. - Qu¸ tr×nh xö lý th«ng tin §Ó cã ®­îc c¸c th«ng tin t­ vÊn h÷u Ých cho doanh nghiÖp th× kÕ to¸n qu¶n trÞ thùc hiÖn qu¸ tr×nh xö lý th«ng tin theo c¸c b­íc sau: + Ph©n lo¹i chi phÝ: Toµn bé chi phÝ trong doanh nghiÖp ®­îc chia thanh hai lo¹i lµ chi phÝ biÕn ®æi (biÕn phÝ) vµ chi phÝ cè ®Þnh (®Þnh phÝ). Chi phÝ biÕn ®æi lµ c¸c chi phÝ thay ®æi vÒ tæng sè khi cã sù thay ®æi vÒ møc ®é ho¹t ®éng. Chi phÝ biÕn ®æi cho mét ®¬n vÞ s¶n phÈm th× kh«ng thay ®æi khi cã sù thay ®æi vÒ møc ®é ho¹t ®éng. Chi phÝ biÕn ®æi bao gåm c¸c kho¶n chi phÝ sau: Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp Chi phÝ nh©n c«ng trùc tiÕp Chi phÝ bao b× ®ãng gãi Chi phÝ b¸n hµng ……. Chi phÝ cè ®Þnh lµ c¸c chi phÝ mµ tæng sè kh«ng thay ®æi khi cã sù thay ®æi vÒ møc ®é ho¹t ®éng, cßn chi phÝ cè ®Þnh cho mét ®¬n vÞ s¶n phÈm thay ®æi khi cã møc ®é ho¹t ®éng thay ®æi. C¸c chi phÝ cè ®Þnh gåm c¸c kho¶n nh­: Chi phÝ thuª nhµ x­ëng Chi phÝ khÊu hao nhµ x­ëng, m¸y mãc thiÕt bÞ sö dông trong ph©n x­ëng. L­¬ng nh©n viªn ph©n x­ëng Chi phÝ b¶o hiÓm chèng trém vµ chèng ch¸y. ViÖc ph©n lo¹i trªn ®­îc thùc hiÖn dùa vµo mèi quan hÖ gi÷a chi phÝ vµ khèi l­îng s¶n phÈm tiªu thô. HÇu hÕt tÊt c¶ c¸c chi phÝ cña doanh nghiÖp ®Òu ®­îc ph©n lo¹i thµnh mét trong hai lo¹i chi phÝ trªn, cã nh÷ng lo¹i lµ chi phÝ hçn hîp bao gåm c¶ ®Þnh phÝ vµ biÕn phÝ nh­: Chi phÝ thuª bao ®iÖn tho¹i, chi phÝ ®iÖn n¨ng tiªu thô, l­¬ng nh©n viªn gi¸m s¸t, chi phÝ thuª ph­¬ng tiÖn vËn t¶i, hîp ®ång thuª víi tiÒn thuª tr¶ theo doanh sè, chi phÝ b¸n hµng……th× ®Òu ®­îc kÕ to¸n l­îng ho¸, t¸ch riªng thµnh yÕu tè chi phÝ cè ®Þnh vµ yÕu tè chi phÝ biÕn ®æi, chi phÝ cè ®Þnh sÏ ®­îc ®Ó nguyªn ë d¹ng tæng sè, chi phÝ biÕn ®æi lu«n ®­îc tÝnh cho tõng ®¬n vÞ s¶n phÈm. Sì dÜ ph©n lo¹i chi phÝ thµnh biÕn phÝ vµ ®Þnh phÝ lµ do qu¸ tr×nh tËp hîp chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm cña kÕ to¸n qu¶n trÞ d­íi gãc ®é kiÓm so¸t vµ dù to¸n chi phÝ nh»m t×m ra c¸c biÖn ph¸p qu¶n lý chi phÝ cã hiÖu qu¶ nhÊt. + X©y dùng ®Þnh møc vµ c¸c tiªu thøc ph©n bæ chi phÝ X©y dùng ®Þnh møc chi phÝ: lµ vÊn ®Ò sö dông c¸c ph­¬ng ph¸p kü thuËt tÝnh to¸n ®Þnh l­îng c¸c chØ tiªu nguyªn liÖu, vËt liÖu, lao ®éng trùc tiÕp cho mét ®¬n vÞ s¶n phÈm. C¾n cø vµo ®Þnh møc ®· x¸c ®Þnh víi gi¸ cña tõng ®¬n vÞ ta x¸c ®Þnh ®­îc chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp vµ chi phÝ nh©n c«ng trùc tiÕp (®©y lµ hai kho¶n môc biÕn ®éng theo khèi l­îng s¶n phÈm hoµn thµnh). §Þnh møc chi phÝ lµ tiªu chuÈn quan träng ®Ó lËp kÕ ho¹ch, kiÓm so¸t vµ ®¸nh gi¸ c¸c kho¶n chi phÝ gióp nhµ qu¶n trÞ nhËn ®­îc th«ng tin ph¶n ¸nh hiÖu qu¶ qu¸ tr×nh ho¹t ®éng vµ hiÖu n¨ng cña bé m¸y qu¶n lý. X©y dùng c¸c tiªu thøc ph©n bæ chi phÝ: c¸c biÕn phÝ còng nh­ chi phÝ trùc tiÕp lµ lo¹i chi phÝ cã thÓ kiÓm so¸t ®­îc v× chóng trùc tiÕp ph¸t sinh cïng víi møc ®é ho¹t ®éng cña tõng bé phËn. Tuy nhiªn c¸c chi phÝ gi¸n tiÕp ph¸t sinh lµ nh»m phôc vô cho nhiÒu bé phËn kh¸c nhau trong doanh nghiÖp. Do ®ã, doanh nghiÖp ph¶i lùa chän c¸c tiªu thøc ph©n bæ chi phÝ gi¸n tiÕp nµy sao cho hîp lý nhÊt. C¨n cø ph©n bæ chi phÝ gi¸n tiÕp rÊt ®a d¹ng phô thuéc vµo lo¹i h×nh doanh nghiÖp, tÝnh chÊt vµ ®Æc ®iÓm doanh nghiÖp, th«ng th­êng c¨n cø ®­îc sö dông ®Ó ph©n bæ lµ møc ®é hoÆc møc sö dông dÞch vô ®­îc cung cÊp. C¨n cø ph©n bæ tèt nhÊt lµ ho¹t ®éng g©y ra chi phÝ, ho¹t ®éng ph¶n n¸h mèi quan hÖ nguyªn nh©n cña viÖc sö dông víi chi phÝ. + Ph©n tÝch chi phÝ- khèi l­îng- lîi nhuËn Sau khi ph©n lo¹i chi phÝ thµnh biÕn phÝ vµ ®Þnh phÝ th× kÕ to¸n qu¶n trÞ sö dông kh¸i niÖm sè d­ ®¶m phÝ (SD§P) ®Ó ph©n tÝch chi phÝ- khèi l­îng- lîi nhuËn. Sè d­ ®¶m phÝ la phÇn chªnh lÖch gi÷a doanh thu vµ beÝen phÝ, b»ng c¸ch ph©n tÝch nµy cho c¸c nhµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp thÊy trong kho¶ng thêi gian ng¾n h¹n, doanh nghiÖp muèn tèi ®a ho¸ lîi nhuËn th× ph¶i tèi ®a ho¸ sè d­ ®¶m phÝ, hay biÕt d­îc ®é lín cña ®ßn bÈy kinh doanh, kÕt cÊu chi phÝ gi÷a biÕn phÝ vµ ®Þnh phÝ nh­ thÕ nµo lµ hîp lý nhÊt.. Trong qu¸ tr×nh ph©n tÝch mèi quan hÖ chi phÝ- khèi l­îng- lîi nhuËn ta sö dông c¸c khai niÖm c¬ b¶n sau; - Sè d­ ®¶m phÝ ®¬n vÞ s¶n phÈm (SD§P ®vsp)= Gi¸ b¸n ®vsp- biÕn phÝ ®vsp å SD§P = å doanh thudoanh thu - å chi phÝ biÕn ®æi (1) = SD§P ®vsp x sè l­îng s¶n phÈm tiªu thô (2) = chi phÝ cè ®Þnh + lîi nhuËn (3) = å doanh thu x tû lÖ sè d­ ®¶m phÝ (4) Víi: Tû lÖ sè d­ ®¶m phÝ ®vsp = SD§P ®vsp Gi¸ b¸n ®vsp Tû lÖ sè d­ ®¶m phÝ = å SD§P å doanh thu Tõ ®ã ta cã ph­¬ng tr×nh: å Lîi nhuËn = å SD§P - å Chi phÝ cè ®Þnh (I) = å doanh thu x tû lÖ SD§P - å Chi phÝ cè ®Þnh (II) Dùa vµo c¸c ph­¬ng tr×nh trªn ta thÊy mèi quan hÖ gi÷a SD§P, SD§P ®vsp, tû lÖ SD§P, tû lÖ SD §P ®vsp, lîi nhuËn, doanh thu, chi phÝ cè ®Þnh tõ ®ã ph©n tÝch c¸c ph­¬ng ¸n kinh doanh. Tuú theo c¸c th«ng tin ®­îc cung cÊp mµ cã thÓ dïng ph­¬ng tr×nh (I) hoÆc ph­¬ng tr×nh (II) ®Ó khai th¸c quyÕt ®Þnh ph­¬ng ¸n kinh doanh sao cho phï hîp. NÕu th«ng tin cho phÐp tiÕp cËn víi SD §P ®vsp, sè l­îng s¶n phÈm th× ta sö dông ph­¬ng tr×nh (I) ®Ó ph©n tÝch. NÕu yÕu tè cung cÊp th«ng tin lµ doanh thu vµ tû lÖ SD §P th× ta sö dông ph­¬ng tr×nh (II). Dùa vµo ph­¬ng tr×nh (I) vµ (II) th× muèn tèi ®a ho¸ lîi nhuËn cÇn tèi ®a ho¸ SD§P. KÕt qu¶ cña tõng ph­¬ng ¸n sÏ ®­îc x¸c ®Þnh theo c¸c tr­êng hîp sau: Tr­êng hîp chi phÝ cè ®Þnh kh«ng thay ®æi. å SD §P t¨ng (hoÆc gi¶m) bao nhiªu th× loÞ nhuËn sÏ t¨ng (gi¶m) bÊy nhiªu. Tr­êng hîp chi phÝ cè ®Þnh thay ®æi th× phÇn chªnh lÖch thay ®æi gi÷a å SD §P víi phÇn thay ®æi cña chi phÝ cè ®Þnh sÏ cho kÕt qu¶ lîi nhuËn lµ t¨ng hay gi¶m: D Lîi nhuËn = D Sè d­ ®¶m phÝ - D chi phÝ cè ®Þnh ViÖc x¸c ®Þnh thay ®æi cña chÝ phÝ cè ®Þnh th­êng kh«ng khã kh¨n, chØ cÇn dùa vµo kÕt qu¶ ph©n lo¹i chi phÝ theo ph­¬ng ¸n kinh doanh ®Ó x¸c ®Þnh phÇn chªnh lÖch gi÷a c¸c ph­¬ng ¸n kh¸c nhau vµ viÖc x¸c ®Þnh phÇn thay ®æi cña sè d­ ®¶m phÝ cã thÓ chia thµnh hai tr­êng hîp sau: Tr­êng hîp 1: C¸c sè liÖu cña ph­¬ng ¸n chØ ¶nh h­ëng ®Õn mét trong hai yÕu tè cña SD §P, theo ph­¬ng tr×nh (I) lµ sè l­îng s¶n phÈm hoÆc SD §P ®vsp, theo ph­¬ng tr×nh (II) lµ doanh thu hoÆc tû lÖ SD §P ®Ó tõ ®ã x¸c ®Þnh phÇn thay ®æi cña SD §P trùc tiÕp b»ng c¸ch lÊy phÇn thay ®æi (t¨ng hoÆc gi¶m) cña yÕu tè thay ®æi ®ã nh©n víi yÕu tè kh«ng thay ®æi. Tr­êng hîp 2: C¸c sè liÖu cña ph­¬ng ¸n ¶nh h­ëng ®Õn c¶ 2 yÕu tè cña SD §P, ®Ó x¸c ®Þnh phÇn thay ®æi cña SD §P tr­íc hÕt cÇn x¸c ®Þnh tæng SD §P cò sÏ cho phÇn chªnh lÖch cña hai ph­¬ng ¸n kinh doanh. Sau khi x¸c ®Þnh ®­îc phÇn thay ®æi cña SD §P vµ chi phÝ cè ®Þnh th× sÏ x¸c ®Þnh ®­îc phÇn thay ®æi cña lîi nhuËn ph­¬ng ¸n ®ang xem xÐt. + LËp dù to¸n vµ x¸c ®Þnh tæng chi phÝ s¶n xuÊt. Môc ®Ých cña lËp dù to¸n lµ: Cung cÊp ph­¬ng tiÖn th«ng tin mét c¸ch cã hÖ thèng toµn bé kÕ ho¹ch cña doanh nghiÖp. Lµm c¨n cø ®¸nh gi¸ thùc hiÖn. Ph¸t hiÖn c¸c mÆt h¹n chÕ tån t¹i trong s¶n xuÊt kinh doanh ®Ó cã biÖn ph¸p kh¾c phôc. Bªn c¹nh c¸c dù to¸n vÒ chi phÝ kÕ to¸n cßn ph¶i lËp c¶ c¸c dù to¸n kh¸c liªn quan nh­: dù to¸n tiªu thô, dù to¸n tiÒn mÆt, dù to¸n kÕt qu¶ thu nhËp vµ dù to¸n b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. - LËp vµ ph©n tÝch c¸c b¸o c¸o qu¶n trÞ §©y lµ kh©u cuèi cïng trong viÖc cung cÊp th«ng tin cho nhµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp nã cho ta biÕt kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp còng nh­ c¸c bé phËn, kÕ to¸n qu¶n trÞ sau khi lËp c¸c b¸o c¸o th× tiÕn hµnh ph©n tÝch b¸o c¸o ®Ó ®­a ra ®­îc nh÷ng th«ng tin h÷u Ých cho c¸c nhµ qu¶n trÞ. C¸c th«ng tin mµ kÕ to¸n qu¶n trÞ cÇn ph©n tÝch trªn b¸o c¸o gåm c¸c lo¹i sau: + Th«ng tin vÒ c¸c b¸o c¸o bé phËn, so s¸nh gi÷a c¸c bé phËn. + Ph©n tÝch kÕt cÊu chi phÝ s¶n xuÊt cña doanh nghiÖp theo tiªu thøc ph©n lo¹i: Chi phÝ biÕn ®æi, chi phÝ cè ®Þnh. + Ph©n tÝch møc h¹ vµ tû lÖ h¹ gi¸ thµnh cña nh÷ng s¶n phÈm so s¸nh ®­îc. + Ph©n tÝch chi phÝ theo kho¶n môc gi¸ thµnh trong doanh nghiÖp. - Ra quyÕt ®Þnh: C¨n cø vµo c¸c th«ng tin kÕ to¸n ®­îc cung cÊp trªn c¸c b¸o c¸o qu¶n trÞ kÕt hîp víi c¸c môc tiªu kÕ ho¹ch mµ doanh nghiÖp ®Æt ra trong tõng thêi kú cô thÓ mµ nhµ qu¶n trÞ ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh kinh doanh ng¾n h¹n phï hîp víi sù ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp. 3.2.2. Tæ chøc thu thËp th«ng tin t­¬ng lai. * Th«ng tin t­¬ng lai lµ nh÷ng th«ng tin vÒ c¸c hiÖn t­îng vµ sù kiÖn ch­a x¶y ra. §Ó ra ®­îc quyÕt ®Þnh nhµ qu¶n trÞ cÇn rÊt nhiÒu th«ng tin liªn quan ®Õn nhiÒu lÜnh vùc kh¸c nhau, ®ång thêi còng ®­îc thu thËp theo nhiÒu c¸ch kh¸c nhau. * Nguån th«ng tin nµy kÕ to¸n cã thÓ tæ chøc thu thËp theo quy tr×nh sau: B¸o c¸o vµt­ vÊn quyÕt ®Þnh Ph©n tÝch th«ng tin Lùa chän nguån th«ng tin Thu thËp th«ng tin Ho¹ch ®Þnh môc tiªu - Theo quy tr×nh nµy, giai ®o¹n ®Çu tiªn KTQT ph¶i quan t©m lµ ho¹ch ®Þnh môc tiªu: nhµ qu¶n trÞ muèn cã th«ng tin ®em l¹i lîi Ých th× th«ng tin ®ã ph¶i cã quan hÖ trùc tiÕp ®Õn vÊn ®Ò ®Æt ra cña doanh nghiÖp vµ ®ßi hái ph¶i gi¶i quyÕt. ViÖc thu thËp th«ng tin sÏ rÊt tèn kÐm nÕu ho¹ch ®Þnh môc tiªu kh«ng râ rµng hay sai lÖch. - Lùa chän nguån th«ng tin: ®©y lµ giai ®o¹n thø hai KTQT thùc hiÖn ®Ó thu thËp th«ng tin t­¬ng lai. Trong giai ®o¹n nµy KTQT ph¶i x¸c ®Þnh lo¹i th«ng tin mµ qu¶n trÞ quan t©m vµ ph­¬ng ph¸p thu thËp th«ng tin cã hiÖu qu¶ nhÊt. Tuú theo ®ã lµ th«ng tin s¬ cÊp hay thø cÊp hoÆc c¶ hai mµ kÕ to¸n thu thËp, ghi chÐp vµ tr×nh bµy phï hîp. + Thu thËp th«ng tin, sè liÖu thø cÊp: th«ng tin sè liÖu thø cÊp lµ th«ng tin ®· cã ë ®©u ®ã vµ tr­íc ®©y ®· thu thËp cho môc tiªu kh¸c, th«ng tin nµy kÕ to¸n cã thÓ thu thËp tõ c¸c b¸o c¸o qu¶n trÞ néi bé, b¸o c¸o tµi chÝnh, còng cã thÓ thu thËp tõ bªn ngoµi (nh­ Ên phÈm cña c¬ quan Nhµ n­íc, t¹p chÝ, s¸ch, dÞch vô t­ vÊn...). Thu thËp th«ng tin thø cÊp cã ­u ®iÓm lµ chi phÝ thÊp vµ dÔ t×m kiÕm song kh«ng ph¶i lóc nµo còng cã ®­îc c¸c th«ng tin mµ nhµ qu¶n trÞ cÇn vµ còng cã khi th«ng tin, sè liÖu kh«ng ®Çy ®ñ vµ l¹c hËu kh«ng ®¸ng tin cËy cho viÖc ra Q§. Trong tr­êng hîp ®ã KTQT sÏ ph¶i ph©n bæ thªm chi phÝ vµ tèn thêi gian ®Ó thu thËp th«ng tin tõ ®Çu, c¸c sè liÖu gèc vµ ®iÒu ®ã sÏ cËp nhËt vµ chÝnh x¸c h¬n. + Thu thËp th«ng tin sè liÖu s¬ cÊp: RÊt nhiÒu th«ng tin t­¬ng lai ®­îc thu thËp tõ ®Çu mµ ch­a cã ë bÊt cø ®©u. §Ó thu thËp th«ng tin s¬ cÊp ph¶i cã kÕ ho¹ch thu thËp, nghiªn cøu. KÕ ho¹ch nµy ph¶i thÓ hiÖn nh÷ng néi dung cô thÓ nh­: ph­¬ng ph¸p thu thËp, c«ng cô thu thËp, mÉu thu thËp, c¸ch thøc liªn hÖ... Tuú theo näi dung cÇn thu thËp, KTQT sö dông c¸c ph­¬ng ph¸p thu thËp vµ tr×nh bµy kh¸c nhau. C¸c ph­¬ng ph¸p thu thËp th«ng tin ban ®Çu lµ: quan s¸t, thùc nghiÖm, th¨m dß d­ luËn.... C¸c kü thuËt ®­îc sö dông khi thu thËp lµ: ph©n tÝch, chän mÉu, tæng hîp vµ ­íc tÝnh. - Xö lý ph©n tÝch th«ng tin: Sau khi thu thËp th«ng tin KTQT tiÕn hµnh xö lý th«ng tin ®ã thµnh nh÷ng th«ng tin kÕ to¸n h÷u Ých cho môc tiªu vµ quyÕt ®Þnh cña nhµ qu¶n trÞ. §Ó xö lý c¸c th«ng tin nµy KTQT ¸p dông c¸c ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n chung nh­: ph­¬ng ph¸p chøng tõ, tÝnh gi¸, ®èi øng tµi kho¶n, tæng hîp c©n ®èi ®ång thêi kÕt hîp víi c¸c ph­¬ng ph¸p riªng cña KTQT nh­: So s¸nh, ®èi chiÕu thµnh c¸c biÓu ®å, ®å thÞ hay ch­¬ng tr×nh... - Sau khi xö lý kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp b¸o c¸o qu¶n trÞ d­íi nhiÒu h×nh thøc kh¸c nhau vµ ®­a ra nh÷ng lêi t­ vÊn cho quyÕt ®Þnh cña nhµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp. III. Thùc tr¹ng vµ hoµn thiÖn hÖ thèng th«ng tin KTQT phôc vô cho quyÕt ®Þnh qu¶n trÞ ng¾n h¹n. 1. Thùc tr¹ng chung. * Trong t×nh h×nh thùc tÕ hiÖn nay, c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam míi tiÕp cËn vµ b­íc vµo c¬ chÕ ho¹t ®éng theo nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng nªn sù nhËn thøc còng nh­ hiÓu biÕt vÒ KTQT ®ang cßn giíi h¹n ë mét møc ®é nhÊt ®Þnh. PhÇn hµnh KTQT ch­a cã mét vÞ trÝ ®éc lËp trong doanh nghiÖp ,còng cã thÓ cã mét vµi doanh nghiÖp cã bé phËn KTQT ®éc lËp víi kÕ to¸n tµi chÝnh nh­ng sè nµy ®ang cßn ë møc ®é khiªm tèn. Cßn nãi chung tæ chøc c«ng t¸c KTQT ®­îc kÕt hîp víi kÕ to¸n tµi chÝnh. §Æc ®iÓm nµy ¶nh h­ëng rÊt lín tíi viÖc c¸c nhµ qu¶n trÞ trong viÖc chñ ®éng tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh theo c¬ chÕ míi vµ viÖc sö dông hÖ thèng th«ng tin KTQT ®Ó ®­a ra lêi t­ vÊn quyÕt ®Þnh còng nh­ kiÓm so¸t vµ qu¶n lý doanh nghiÖp . * Th«ng tin kÕ to¸n trong doanh nghiÖp chñ yÕu lµ do hÖ thèng th«ng tin cña kÕ to¸n tµi chÝnh cung cÊp. Nh­ng xÐt vÒ mÆt b¶n chÊt th× th«ng tin do KTTC cung cÊp chñ yÕu lµ phôc vô cho ®èi t­îng bªn ngoµi doanh nghiÖp, cßn th«ng tin phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý néi bé nh­: LËp kÕ ho¹ch, tæ chøc thùc hiÖn, kiÓm tra ®¸nh gi¸ vµ ra quyÕt ®Þnh lµ KTQT cung cÊp. MÆc dï nhu cÇu, ®ßi hái cña c«ng t¸c qu¶n lý lu«n ®Æt ra nh÷ng viÖc h×nh thµnh hÖ thèng th«ng tin KTQT trong doanh nghiÖp lµ ch­a cã hoÆc cã ®Ò cËp tíi nh­ng míi chØ dõng l¹i ë møc ®é ghi nhËn sù kiÖn chø ch­a trë thµnh mét hÖ thèng ®éc lËp trong doanh nghiÖp, ngoµi ra nh÷ng th«ng tin mang tÝnh chÊt tµi chÝnh ®Ó phôc vô yªu cÇu lËp kÕ ho¹ch th× hÇu nh­ ch­a thùc hiÖn. * Nguyªn nh©n cña thùc tr¹ng trªn lµ do: + Míi chuyÓn sang vËn hµnh theo c¬ chÕ kinh tÕ míi nªn kiÕn thøc vÒ tæ chøc vµ qu¶n lý theo c¬ chÕ thÞ tr­êng cña c¸c doanh nghiÖp cßn h¹n chÕ, ch­a nhiÒu vµ ch­a ®Çy ®ñ, trong khi ®ã thãi quen ®iÒu hµnh qu¶n lý kinh doanh thêi tËp trung bao cÊp ch­a lo¹i bá ®­îc nªn t¹o khã kh¨n cho viÖc qu¶n lý theo c¬ chÕ míi. §iÒu nµy ¶nh h­ëng ®Õn t©m lý trong viÖc tæ chøc bé m¸y KTQT trong c¸c DN. + M« h×nh tæ chøc bé m¸y KTQT ¸p dông t¹i ViÖt Nam lµ m« h×nh kÕt hîp tu©n theo chÕ ®é h­íng dÉn cña Nhµ n­íc, cña Bé Tµi chÝnh còng chØ míi chó träng ®Õn hÖ thèng TTC, cßn vÊn ®Ò h­íng dÉn vÒ néi dung KTQT, tæ chøc c«ng t¸c qu¶n lý ë c¸c doanh nghiÖp th× ch­a cã nh÷ng h­íng dÉn cô thÓ. Do ®ã phÇn hµnh KTTC vÉn ®¶m nhiÖm chøc n¨ng cung cÊp th«ng tin s¸t thùc tÕ kinh doanh cña doanh nghiÖp ®Ó ra quyÕt ®Þnh qu¶n trÞ. 2. Tæ chøc kªnh th«ng tin KTQT phôc vô quyÕt ®Þnh ng¾n h¹n. XuÊt ph¸t tõ thùc tr¹ng chung cña tæ chøc th«ng tin KTQT trong thùc tÕ cho thÊy: hÖ thèng th«ng tin KTQT lµ ch­a cã, do vËy ®Ó dÇn dµn h×nh thµnh, ph¸t triÓn vµ hoµn thiÖn hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n nµy cÇn ph¶i thùc hiÖn qua nhiÒu giai ®o¹n tõng b­íc kh¸c nhau. ë møc ®é thÊp cña kinh tÕ th«ng tin kÕ to¸n ®ã lµ tæ chøc c¸c kªnh th«ng tin kÕ to¸n nh»m ®¸p øng nhu cÇu cña nhµ qu¶n trÞ DN. Tuú vµo lo¹i h×nh kinh doanh, quy m« ph¹m vi ho¹t ®éng, ®Æc ®iÓm quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt còng nh­ ®Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt vµ tÝnh chÊt s¶n xuÊt, yªu cÇu tr×nh ®é qu¶n lý DN cã thÓ tæ chøc c¸c kªnh th«ng tin kÕ to¸n d­íi c¸c h×nh thøc kh¸c nhau. Sau ®©y lµ mét sè h×nh thøc tæ chøc kªnh th«ng tin KTQT trong doanh nghiÖp. 2.1. Kªnh th«ng tin ®éc lËp. KTQT T2KTQT Qu¶n trÞ T2KTTC KTTC Bé phËn KTQT Th«ng tin KTQT Th«ng tin KTTC Bé phËn KTTC KTTC QuyÕt ®Þnh qu¶n trÞ - Theo c¸ch tæ chøc nµy th× th«ng tin kÕ to¸n trong DN ®­îc tæ chøc thµnh hai hÖ thèng ®éc lËp nhau, nhµ qu¶n trÞ dùa trªn hai hÖ thèng b¸o c¸o cña 2 bé phËn nµy tõ ®ã ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ vµ ra Q§. - ¦u ®iÓm: Kªnh th«ng tin nµy sÏ cung cÊp cho qu¶n trÞ nh÷ng th«ng tin chÝnh x¸c vµ trung thùc nhÊt. Bëi v× do ®· ph©n thµnh hai bé phËn th× nhiÖm vô chøc n¨ng cña mçi bé phËn lµ râ rµng do ®ã khi tæ chøc thu thËp vµ xö lý th«ng tin sÏ kh«ng bÞ ¶nh h­ëng vµ t¸c ®éng lÉn nhau ® th«ng tin do kÕ to¸n cung cÊp sÏ kh¸ch quan h¬n vµ mang l¹i ®Æc thï h¬n. - Nh­îc ®iÓm: chi phÝ cho c«ng t¸c tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n sÏ tèn kÐm h¬n: do ph¶i tæ chøc lao ®éng, c¬ së vËt chÊt trang bÞ kü thuËt còng nh­ tr×nh ®é qu¶n lý yªu cÇu cao h¬n.. - Trong thùc tÕ, c¸ch tæ chøc kªnh th«ng tin nµy míi chØ ¸p dông ë c¸c DN cã quy m« lín, yªu cÇu vµ tr×nh ®é qu¶n lý cao. 2.2. Kªnh th«ng tin trùc tiÕp. Qu¶n trÞ C¸c ph©n hÖ kÕ to¸n - Theo c¸ch tæ chøc kªnh th«ng tin kÕ to¸n nµy th× doanh nghiÖp kh«ng tæ chøc thµnh bé phËn kÕ to¸n tµi chÝnh hay KTQT ®éc lËp mµ tæ chøc d­íi d¹ng c¸c ph©n hÖ kinh tÕ ®¬n vÞ (nhá) kh¸c nhau trong doanh nghiÖp, mçi bé phËn cung cÊp mét lo¹i th«ng tin nhÊt ®Þnh cho qu¶n trÞ doanh nghiÖp vµ gi÷a c¸c ph©n hÖ trªn vÉn cã sù liªn hÖ víi nhau, trao ®æi víi nhau. C¸c ph©n hÖ nµy bao gåm: + Ph©n hÖ kÕ to¸n tæng hîp. + Ph©n hÖ kÕ to¸n c«ng nî ph¶i thu, ph¶i tr¶. + Ph©n hÖ kÕ to¸n tËp hîp chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh. + Ph©n hÖ kÕ to¸n TSC§. + Ph©n hÖ kÕ to¸n hµng tån kho. + Ph©n hÖ kÕ to¸n mua hµng. + Ph©n hÖ kÕ to¸n b¸n hµng + Ph©n hÖ kÕ to¸n tiÒn l­¬ng. - ¦u ®iÓm: theo c¸ch tæ chøc nµy th«ng tin kÕ to¸n cung cÊp th«ng tin mét c¸ch trùc tiÕp vµ nhanh nhÊt cho nhµ qu¶n trÞ, do c¸c nhiÖm vô thu thËp tæ chøc xö lý th«ng tin ®· ®­îc chia nhá thµnh nhiÒu ph©n hÖ víi chøc n¨ng vµ nhiÖm vô kh¸c nhau nªn th«ng tin do kÕ to¸n cung cÊp ®­îc chuyªn m«n ho¸ h¬n. - Nh­îc ®iÓm: §ßi hái nhµ qu¶n trÞ ph¶i ph©n tÝch ®¸nh gi¸ nhiÒu nguån th«ng tin h¬n ® n¨ng lùc qu¶n lý, kinh nghiÖm vµ nhËn thøc tæ chøc chuyªn s©u h¬n. §«i khi nÕu gi÷a c¸c ph©n hÖ kÕ to¸n kh«ng cã sù liªn hÖ víi nhau hoÆc liªn hÖ mét c¸ch chÆt chÏ th× th­êng lµm cho qu¶n trÞ viªn ®øng tr­íc t×nh tr¹ng qu¸ t¶i th«ng tin. Do ®ã c¸c quyÕt ®Þnh ®Æc biÖt lµ quyÕt ®Þnh ng¾n h¹n sÏ kh«ng cã hiÖu qu¶. qu¶n trÞ DN KTTC KTQT 2.3 Kªnh th«ng tin kÕt hîp. - Theo c¸ch tæ chøc kªnh th«ng tin kÕ to¸n nµy th× bé phËn KTQT vµ kÕ to¸n tµi chÝnh ®­îc kÕt hîp víi nhau trong tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n víi nhau. Th«ng tin kÕ to¸n ®­îc cung cÊp lµ sù tæng hîp cña c¶ kÕ to¸n tµi chÝnh vµ KTQT. - ¦u ®iÓm: + Ýt tèn kÐm trong chi phÝ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n. + Th«ng tin mang tÝnh tæng hîp do ®ã trong tõng tr­êng hîp ph¶i ra c¸c quyÕt ®Þnh ng¾n h¹n th× nã gióp cho c¸c nhµ qu¶n trÞ ra quyÕt ®Þnh nhanh chãng. + ViÖc tæ chøc h¹ch to¸n d­ phÝ gi¸ thµnh rÊt linh ho¹t ®Ó cung cÊp th«ng tin theo yªu cÇu qu¶n lý, theo tõng lÜnh vùc quan t©m. + ViÖc sö dông sè liÖu vµo cuèi kú ®­îc thùc hiÖn ®¬n gian trªn c¬ së t«n träng nguyªn t¾c träng yÕu, tr¸nh ®­îc bót to¸n r­êm rµ kh«ng cÇn thiÕt trong tr­êng hîp sö dông chi phÝ ®Þnh møc. + Nã cung cÊp cho nhµ qu¶n trÞ nh÷ng th«ng tin tæng hîp do ®ã qu¸ tr×nh quyÕt ®Þnh cña nhµ qu¶n trÞ sÏ nhanh chãng, phï hîp víi viÖc ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh ng¾n h¹n. Víi ®Æc ®iÓm cña doanh nghiÖp ViÖt Nam hiÖn nay khi mµ nhËn thøc vÒ KTQT cßn ch­a ®Çy ®ñ th× ®©y lµ c¸ch tæ chøc th«ng tin hîp lý nhÊt. - Nh­îc ®iÓm: Do th«ng tin cung cÊp lµ sù kÕt hîp tæng hîp cña c¶ kÕ to¸n tµi chÝnh vµ KTQT nªn trong tr­êng hîp nhµ qu¶n trÞ muèn biÕt th«ng tin chi tiÕt vÒ tõng lÜnh vùc lµ khã cã thÓ r¹ch rßi cô thÓ. H¬n n÷a gi÷a kÕ to¸n tµi chÝnh vµ KTQT còng cã nh÷ng nguyªn t¾c tæ chøc riªng nªn trong qu¸ tr×nh kÕt hîp th«ng tin cã thÓ x¶y ra nh÷ng m©u thuÉn ¶nh h­ëng ®Õn quyÕt ®Þnh cña qu¶n trÞ doanh nghiÖp . 3. Néi dung th«ng tin KTQT ®¸p øng nhu cÇu quyÕt ®Þnh ng¾n h¹n. §Ó ®¶m b¶o quyÕt ®Þnh ng¾n h¹n ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ tèt nhÊt vµ ®¸p øng ®­îc nhu cÇu, môc tiªu qu¶n lý ®Ò ra th× cho dï th«ng tin KTQT cã ®­îc tæ chøc ë nh÷ng d¹ng kªnh th«ng tin nµo ®i n÷a th× néi dung cña nã còng ph¶i ®¶m b¶o nh÷ng ®iÒu kiÖn nhÊt ®Þnh. Nh÷ng ®iÒu kiÖn ®ã ®­îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å sau: Th«ng tin kÕ to¸n ban ®Çu Nguån th«ng tin s¬ cÊp Nguån th«ng tin thø cÊp Tæ chøc xö lý th«ng tin Th«ng tin kÕ to¸n h÷u Ých øng dông th«ng tin thÝch hîp Ra quyÕt ®Þnh Th«ng tin kÕ to¸n mang tÝnh chÊt tµi chÝnh Chi phÝ chªnh lÖch vµ chi phÝ c¬ héi Chi phÝ, lîi nhuËn Thùc tr¹ng tµi chÝnh Rñi ro thùc hiÖn B¶n chÊt ph­¬ng ¸n Hoµn c¶nh thùc hiÖn Th«ng tin kÕ to¸n phi tµi chÝnh * Theo s¬ ®å trªn th«ng tin kÕ to¸n ®­îc ph©n thµnh hai nhãm th«ng tin lµ th«ng tin kÕ to¸n mang tÝnh chÊt tµi chÝnh vµ phi tµi chÝnh. - Néi dung th«ng tin kÕ to¸n mang tÝnh chÊt tµi chÝnh: + Chi phÝ vµ thu nhËp Th«ng tin vÒ mèi quan hÖ tû lÖ gi÷a chi phÝ vµ lîi nhuËn C¸c lo¹i chi phÝ vµ møc ph©n bæ chi phÝ Th«ng tin vÒ c¸c lo¹i chi phÝ + Chi phÝ chªnh lÖch vµ chi phÝ c¬ héi ® Chi phÝ chªnh lÖch: Tr­íc khi ra quyÕt ®Þnh c¸c nhµ qu¶n trÞ th­êng ph¶i so s¸nh nhiÒu ph­¬ng ¸n kh¸c nhau vµ mçi ph­¬ng ¸n l¹i cã c¸c lo¹i chi phÝ riªng, kh¸c nhau c¶ vÒ l­îng vµ lo¹i chi phÝ. Mçi ph­¬ng ¸n sÏ cã c¸c lo¹i chi phÝ liªn quan vµ chóng ®­îc ®em so s¸nh víi chi phÝ cña c¸c ph­¬ng ¸n kh¸c. Mét sè chi phÝ cã ë ph­¬ng ¸n nµy nh­ng l¹i chØ cã mét phÇn hoÆc kh«ng cã ë c¸c ph­¬ng ¸n kh¸c, c¸c lo¹i chi phÝ nµy ®­îc gäi lµ chi phÝ chªnh lÖch. Chi phÝ chªnh lÖch cßn ®­îc xem lµ chi phÝ t¨ng thªm , mÆc dï sè t¨ng nµy chØ cã do chªnh lÖch chi phÝ mét lo¹i nµo ®ã ë ph­¬ng ¸n nµy lín h¬n chi phÝ cïng lo¹i ë ph­¬ng ¸n kh¸c. Ng­îc l¹i nÕu chªnh lÖch gi¶m th× chi phÝ gi¶m ®i. Chi phÝ chªnh lÖch cã thÓ lµ chi phÝ kh¶ biÕn hoÆc lµ bÊt biÕn. ® Chi phÝ c¬ héi: Trong kinh doanh mäi chi phÝ ®Òu ®­îc ph¶n ¸nh vµ theo dâi trªn sæ s¸ch kÕ to¸n. Tuy nhiªn cã mét lo¹i chi phÝ hoµn toµn kh«ng ®­îc ph¶n ¸nh trªn sæ s¸ch kÕ to¸n nh­ng l¹i rÊt quan träng, cÇn ph¶i ®­îc xem xÐt c©n nh¾c mçi khi doanh nghiÖp cÇn lùa chän ph­¬ng ¸n kinh doanh - ®ã lµ chi phÝ c¬ héi. Chi phÝ c¬ héi lµ lîi nhuËn tiÒm n¨ng bÞ mÊt ®i khi lùa chän ph­¬ng ¸n hµnh ®éng nµy ®Ó thay thÕ mét ph­¬ng ¸n hµnh ®éng kh¸c. Hµnh ®éng kh¸c ë ®©y lµ ph­¬ng ¸n tèi ­u nhÊt s½n cã so víi ph­¬ng ¸n ®­îc lùa chän. Nh­ vËy ngoµi nh÷ng chi phÝ kinh doanh ®· ®­îc tËp hîp ph¶n ¸nh trªn sæ s¸ch kÕ to¸n tr­íc khi ra quyÕt ®Þnh c¸c nhµ qu¶n lý cßn ph¶i xem xÐt chi phÝ c¬ héi ph¸t sinh cho nh÷ng yÕu tè kinh doanh cã thÓ ®­îc sö dông theo c¸ch kh¸c, mµ nh÷ng c¸ch nµy còng mang l¹i lîi nhuËn. Thùc ®ã cã bao nhiªu ph­¬ng ¸n kh¸c nhau ®Ó lùa chän th× cã bÊy nhiªu kh¶ n¨ng thu lîi nhuËn ë nh÷ng møc ®é kh¸c nhau. Nh­ng khi ®· chän mét ph­¬ng ¸n th× ph¶i bá lì c¬ héi thùc hiÖn ph­¬ng ¸n kh¸c, do ®ã doanh nghi Öp ph¶i coi møc lîi nhuËn cao nhÊt cña ph­¬ng ¸n lùa chän ®Ó ra quyÕt ®Þnh. C¨n cø vµo môc tiªu kÕ ho¹ch ng¾n h¹n mµ doanh nghiÖp ®Æt ra lµ g× mµ ph­¬ng ¸n thùc hiÖn sÏ cã b¶n chÊt kh¸c nhau. Khi n¾m râ ®­îc b¶n chÊt cña ph­¬ng ¸n kinh doanh th× nhµ qu¶n trÞ cã thÓ kÕt hîp c¸c yÕu tè th«ng tin kh¸c ®Ó ®­a ra quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n vµ hîp lý nhÊt. + Thùc tr¹ng tµi chÝnh Nguån vèn ®Ó thùc hiÖn (tù cã - vay) Møc ph©n bæ vèn cho ph­¬ng ¸n lùa chän - Néi dung th«ng tin kÕ to¸n phi tµi chÝnh + B¶n chÊt ph­¬ng ¸n Lµ t¨ng lîi nhuËn, hay T¨ng doanh thu, hay T¨ng tû träng thÞ phÇn + Rñi ro: Dï lµ ph­¬ng ¸n nµo th× doanh nghiÖp khi quyÕt ®Þnh còng ph¶i biÕt ®­îc møc ®é rñi ro khi thùc hiÖn lµ bao nhiªu ®Ó lùa chän do ®ã th«ng tin vÒ møc ®é rñi ro (tiÒm tµng hay dù kiÕn) còng cÇn thiÕt. §Ó tõ ®ã nhµ qu¶n trÞ cã biÖn ph¸p kh¾c phôc hoÆc h¹n chÕm øc thÊp nhÊt nh÷ng rñi ro cã thÓ x¶y ra. + Hoµn c¶nh thùc hiÖn T×nh h×nh thÞ tr­êng nh­ thÕ nµo. Nguån lùc. Xu h­íng ph¸t biÓu chung Tuy kh«ng ph¶i lµ nh©n tè quan träng nh­ng ®Ó quyÕt ®Þnh phï hîp th× th«ng tin nµy còng rÊt cÇn thiÕt. Do lµ nh÷ng nh©n tè bªn ngoµi t¸c ®éng lªn qu¸ tr×nh tæ chøc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh nªn khi cã thªm nguån th«ng tin nµy th× nã gióp cho c¸c quyÕt ®Þnh ng¾n h¹n trë nªn linh ho¹t h¬n víi m«i tr­êng bªn ngoµi. §Æc biÖt lµ trong ®iÒu kiÖn thÞ tr­êng dÔ cã nhiÒu biÕn ®éng vµ thay ®æi. ® §Ó ra quyÕt ®Þnh ng¾n h¹n th× kh«ng thÓ vËn dông tÊt c¶ c¸c th«ng tin trªn mµ cÇn sö dông nh÷ng lo¹i th«ng tin thÝch hîp ®Ó quyÕt ®Þnh. 4, Hoµn thiÖn tæ chøc th«ng tin KTQT trong doanh nghiÖp QuyÕt ®Þnh kinh doanh hiÖu qu¶ phô thuéc vµo sè l­îng, chÊt l­îng vµ lo¹i th«ng tin KTQT, ®Ó n©ng cao yÕu tè nµy khi tæ chøc th«ng tin KTQT cÇn chó ý c¸c vÊn ®Ò sau: 4.1 ThiÕt lËp kªnh th«ng tin râ rµng vµ phï hîp víi ®iÒu kiÖn doanh nghiÖp. * HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n trong doanh nghiÖp bao gåm c¶ KTTC vµ KTQT, ®Ó th«ng tin cung cÊp ®óng chøc n¨ng lÜnh vùc cña ng­êi quan t©m th× viÖc x¸c lËp kªnh th«ng tin râ rµng trong doanh nghiÖp lµ ®iÒu cÇn thiÕt vµ quan träng. §èi víi bé phËn kÕ to¸n qu¶n trÞ th× bé phËn kÕ to¸n chi phÝ vµ gi¸ thµnh lµ bé phËn träng t©m, x©y dùng ®­îc bé phËn kÕ to¸n qu¶n trÞ chi phÝ gi¸ thµnh ph©n biÖt víi kÕ to¸n tµi chÝnh sÏ ®¶m b¶o cho kªnh th«ng tin kÕ to¸n gi÷a hai bé phËn kÕ to¸n tµi chÝnh vµ kÕ to¸n qu¶n trÞ sÏ kh«ng bÞ lÉn lén trong doanh nghiÖp. * C¶ kÕ to¸n tµi chÝnh vµ kÕ to¸n qu¶n trÞ ®Òu sö dông mét nguån th«ng tin kÕ to¸n chi phÝ ®Çu vaß nh­ng viÖc ph©n lo¹i vµ xö lý th«ng tin chi phÝ gi÷a kÕ to¸n tµi chÝnh vµ kÕ to¸n qu¶n trÞ lµ hoµn toµn kh¸c nhau: nÕu nh­ theo c¸ch ph©n lo¹i cña KTTC th× chi phÝ ph¶n n¸h lµ lÉn lén gi÷a chi phÝ biÕn ®æi vµ chi phÝ cè ®Þnh th× theo c¸ch ph©n lo¹i cña kÕ to¸n qu¶n trÞ ®­îc ph©n thµnh chi phÝ biÕn ®æi vµ chi phÝ cè ®Þnh. C¸ch ph©n lo¹i chi phÝ cña kÕ to¸n qu¶n trÞ nµy sÏ øng dông ®­îc th«ng tin vÒ mèi quan hÖ gi÷a chi phÝ- khèi l­îng- lîi nhuËn, ®Ó t­ vÊn c¸c t×nh huèng quyÕt ®Þnh mµ ®Æc biÖt lµ c¸c quyÕt ®Þnh ng¾n h¹n. * §Ó theo dâi vµ ph¶n ¸nh chi phÝ biÕn ®æi vµ chi phÝ cè ®Þnh hîp lý, chÆt chÏ th× doanh nghiÖp cÇn quan t©m tíi c¸c vÊn ®Ò: - Hoµn thiÖn hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n: sö dông nh÷ng chøng tõ ®· ®­îc quy ®Þnh cña Nhµ n­íc trong kÕ to¸n tµi chÝnh ®ång thêi kÕt hîp thiÕt kÕ mét sè chøng tõ kÕ to¸n cÇn thiÕt ®Ó ph¶n ¸nh c¸c néi dung th«ng tin thÝch hîp yªu cÇu vµ môc ®Ých cña qu¶n trÞ néi bé nh­ c¸c chøng tõ trung gian ®Ó tæng hîp ®Þnh møc c¸c chi phÝ vËt liÖu, nh©n c«ng vµ s¶n xuÊt chung ®Ó tËp hîp chi phÝ theo tõng ®èi t­îng. - ThiÕt kÕ hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n chi tiÕt phôc vô cho c«ng t¸c kÕ to¸n chi phÝ: Trªn c¬ së hÖ thèng tµi kho¶n cña kÕ to¸n tµi chÝnh cÇn x©y d­ng mét hÖ thèng tµi kho¶n chi tiÕt ®Ó tËp hîp, xö lý vµ cung cÊp th«ng tin phôc vô cho qu¶n trÞ néi bé mét c¸ch khoa häc. - C¶i tiÕn vµ hoµn thiÖn ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh vµ ph©n bæ chi phÝ: tr­íc hÕt ph¶i tæ chøc x©y dùng hoµn chØnh hÖ thèng c¸c ®Þnh møc chi phÝ mang tÝnh tiªn tiÕn ®Ó phôc vô cho viÖc lËp kÕ ho¹ch, kiÓm tra vµ ®¸nh gi¸ qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. Khi cã ®Þnh møc chi phÝ cÇn ph¶i lËp dù to¸n chi phÝ s¶n xuÊt nh­: dù t¸on chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp, dù to¸n chi phÝ nh©n c«ng trùc tiÕp, dù to¸n chi phÝ s¶n xuÊt chung. Lùa chän vµ hoµn thiÖn c¸c tiªu chuÈn ph©n bæ chi phÝ cho phï hîp víi néi dung cña tõng yÕu tè chi phÝ cÇn ph©n bæ. Bëi v× lùa chän tiªu chuÈn ph©n bæ thÝch hîp vµ khoa häc sÏ lµm cho gi¸ thµnh, gi¸ vèn vµ kÕt qu¶ kinh doanh trung thùc vµ hîp lý. - Hoµn thiÖn viÖc ®¸nh gi¸ s¶n phÈm dë dang cuèi kú: ®¸nh gi¸ hµng tån kho phï hîp víi ®½c ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt, tæ chøc qu¶n lý t¹o ®iÒu kiÖn cho c«ng t¸c tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm ®­îc chÝnh x¸c tõ ®ã ®­a c«ng t¸c ®Þnh gi¸ b¸n s¶n pah¶m trong tõng kh©u b¸n hµng vµ c¸c gi¸ thµnh qu¶n lý . - Hoµn thiÖn m« h×nh øng dông quan hÖ chi phÝ- khèi l­îng- lîi nhuËn: øng dông ®iÓm hoµ vèn, øng dông th«ng tin thÝch hîp… 4.2- T¨ng c­êng sù ph¶n håi gi÷a c¸c th«ng tin kÕ to¸n - Tr­íc tiªn, bé m¸y qu¶n lý kinh doanh cña doanh nghiÖp cÇn ph¶i ph©n thµnh c¸c bé phËn, c¸c phßng ban vµ néi dung tæ chøc th«ng tin kÕ to¸n qu¶n trÞ còng ph¶i ®­îc ph©n chia ë nhiÒu bé phËn trong doanh nghiÖp nh­: phßng thÞ tr­êng, phßng kÕ ho¹ch, phßng kÕ to¸n, phßng tæ chøc nh©n sù….gi÷a c¸c bé phËn ph¶i cã sù phèi hîp trong mèi liªn hÖ cung cÊp th«ng tin liªn quan ®Õn kÕ to¸n qu¶n trÞ. - X©y dùng mèi liªn kÕt chÆt chÏ víi kÕ to¸n tµi chÝnh trong qu¸ tr×nh xö lý th«ng tin t¹o thµnh mét hÖ thèng th«ng tin linh ho¹t vµ cËp nhËt gi÷a c¸c bé phËn trong doanh nghiÖp dùa trªn nguyªn t¾c t«n träng, kh«ng ph¸ vì c¬ cÊu tæ chøc hay lµm x¸o trén qu¸ nhiÒu vÒ c¬ cÊu tæ chøc cña doanh nghiÖp. 4.3- Sö dông h×nh thøc thÓ hiÖn ®¬n gi¶n, hiÖu qña vµ dÔ sö dông S¶n phÈm cuèi cïng cña ho¹t ®éng kÕ to¸n lµ hÖ thèng b¸o c¸o kÕ to¸n cña doanh nghiÖp. Bëi vËy th«ng tin kÕ to¸n biÓu hiÖn tr­íc hÕt lµ trªn c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n. B¸o c¸o kÕ to¸n qu¶n trÞ lµ lo¹i b¸o c¸o ph¶n ¸nh mét c¸ch chi tiÕt, cô thÓ t×nh h×nh sö dông tµi s¶n, nguån vèn, doanh thu, chi phÝ vµ kÕt qu¶ kinh doanh cña doanh nghiÖp trong mét thêi kú nhÊt ®Þnh. Nh÷ng th«ng tin nµy gióp nhµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp ®¸nh gi¸, ph©n tÝch vµ dù ®o¸n t×nh h×nh tµi chÝnh, kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh vµ h­íng ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp tõ ®ã ®Ò ra c¸c quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n trong qu¶n lý s¶n xuÊt vµ kinh doanh cña doanh nghiÖp. ChÝnh v× vËy cÇn thiÕt kÕ x©y dùng c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n cã tÝnh ®Æc thï cña kÕ to¸n qu¶n trÞ, chi tiÕt vÒ néi dungvµ ®a d¹ng vÒ h×nh thøuc nh»m phï hîp víi yªu cÇu cña nhµ qu¶n lý. Khi thiÕt kÕ c¸c b¸o c¸o qu¶n trÞ cÇn quan t©m ®Õn c¸c yªu cÇu nh­: vÒ mÉu b¸o c¸o, néi dung b¸o c¸o, chØ tiªu trong b¸o c¸o, c¸ch thøc bè trÝ sao cho t­¬ng xøng phï hîp ®ång thêi cung cÊp ®­îc nhiÒu th«ng tin cÇn thiÕt. 4.4 - §¶m b¶o th«ng tin kÕ to¸n kÞp thêi §©y lµ ®ßi hái khi thu thËp th«ng tin kÕ to¸n qu¶n trÞ cÇn ph¶i quy ®Þnh thêi gian cô thÓ, râ rµng ®Ó nh»m h¹n chÕ tr­êng hîp khi nhµ qu¶n trÞ cÇn th«ng tin ®Ò ra quyÕt ®Þnh th× ch­a cã th«ng tin hoÆc ®· cã nh÷ng ch­a ®Çy ®ñ víi yªu cÇu cña nhµ qu¶n trÞ , ®ång thêi n©ng cao kh¶ n¨ng tæ chøc ho¹t ®éng còng nh­ tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cña nh©n viªn kÕ to¸n trong viÖc tæ chøc thèng tin kÕ to¸n qu¶n trÞ. 4.5- T¨ng c­êng ¸p dông c«ng nghÖ m¸y tÝnh trong thu thËp vµ xö lý th«ng tin Trong ®iÒu kiÖn c«ng nghÖ th«ng tin ngµy cµng ph¸t triÓn th× viÖc ¸p dông c«ng nghÖ th«ng tin lµ ®iÒu cÇn thiÕt vµ quan träng lµm gi¶m nhÑ c«ng viÖc kÕ to¸n, thêi gian cung cÊp th«ng tin nhanh chãng tiÖn lîi. §èi víi doanh nghiÖp ë nh÷ng kh©u nµo cã thÓ ¸p dông ®­îc c«ng nghÖ m¸y tÝnh, cã c¸c phÇn mÒm kÕ to¸n phï hîp th× doanh nghiÖp nªn ¸p dông, dÇn dÇn hiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c kÕ to¸n còng nh­ tæ chøc qu¶n lý doanh nghiÖp. 4.6- Cã biÖn ph¸p h¹n chÕ sù qu¸ t¶i cña th«ng tin. Khi tæ chøc th«ng tin kÕ to¸n cÇn ph¶i c¨n cø vµo môc tiªu cña doanh nghiÖp, c¸c kÕ ho¹ch, dù to¸n bé phËn vµ yªu cÇu qu¶n lý ®Ó x¸c ®Þnh râ nguån th«ng tin, lo¹i th«ng tin vµ l­îng th«ng tin mµ c¸c nhµ qu¶n trÞ yªu cÇu. Trªn c¬ së hiÓu râ vÊn ®Ò vµ nhËn thøc tæ chøc th«ng tin kÕ to¸n qu¶n trÞ ®iÒu nµy sÏ gióp cho nhµ qu¶n trÞ tr¸nh ®­îc t×nh huèng cã qu¸ nhiÒu th«ng tin ®Ó ®¸nh gi¸, ph©n tÝch vµ do ®ã sÏ ®¹t ®­îc nh÷ng quyÕt ®Þnh chÝnh x¸c vµ hîp lý. CÇn quy ®Þnh nhiÖm vô chøc n¨ng râ rµng cho tõng bé phËn, cho nhiÒu ®èi t­îng kh¸c nhau cã tr¸ch nhiÖm thu thËp vµ tæ chøc ph©n tÝch nh÷ng khÝa c¹nh hoÆc nh÷ng vÊn ®Ò, lÜnh vùc nhÊt ®Þnh cña th«ng tin ®ång thêi kÕt hîp thu nhËn gi÷a th«ng tin kÕ to¸n tµi chÝnh vµ kÕ to¸n qu¶n trÞ ®¶m b¶o tiÕt kiÖm tr¸nh chèng chÐo khi tæ chøc hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n. C- KÕt luËn Bªn c¹nh c¸c th«ng tin kh¸i qu¸t, tæng hîp vÒ t×nh tr¹ng vµ sù biÕn ®æi cña tµi s¶n, nguån vèn, kÕ qu¶n ho¹t ®éng kinh doanh ®· ®­îc kÕ to¸n tµi chÝnh cung cÊp, c¸c nhµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp cÇn tæ chøc tèt c«ng t¸c qu¶n lý nh»m x©y dùng dù to¸n, thu thËp vµ xö lý c¸c th«ng tin vÒ chi phÝ, gi¸ thµnh, thu nhËp vµ kÕt qu¶... cña tõng nhãm s¶n phÈm, tøc lµ h×nh thµnh mét hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n qu¶n trÞ ®éc lËp trong doanh nghiÖp. Tõ ®ã tiÕn hµnh ph©n tÝch kÞp thêi c¸c yªu cÇu ®ßi hái cña th«ng tin lµm c¬ së cho viÖc ®Ò ra nh÷ng gi¶i ph¸p, nh÷ng quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n ®Ó ®èi phã kÞp thêi víi nh÷ng diÔn biÕn cña thÞ tr­êng, sö dông cã hiÖu qu¶ nguån lùc cña doanh nghiÖp. ChÝnh v× vËy kÕ to¸n qu¶n trÞ vµ viÖc h×nh thµnh hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n qu¶n trÞ trë thµnh nhu cÇu cÇn thiÕt ®èi víi c¸c doanh nghiÖp trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng. Trong ®iÒu kiÖn thùc tÕ ViÖt Nam ®ang dÇn dÇn ®­a KTQT tõ lý luËn ®Õn thùc tiÔn th× viÖc x¸c ®Þnh ®­îc yªu cÇu th«ng tin KTQT trong tõng doanh nghiÖp lµ hoµn toµn kh¸c nhau. ViÖc coi träng yªu cÇu nµy hoÆc yªu cÇu kia phô thuéc vµo tÝnh chÊt vµ ®Æc ®iÓm cña lo¹i h×nh doanh nghiÖp, ®iÒu nµy ¶nh h­ëng ®Õn viÖc tæ chøc th«ng tin vµ néi dung th«ng tin mµ KTQT cung cÊp cho nhµ qu¶n trÞ trong viÖc ra quyÕt ®Þnh ng¾n h¹n. Néi dung mµ ®Ò ¸n nµy ®Ò cËp ch¾c ch¾n cßn nhiÒu ®iÒu cÇn ph¶i bæ sung vµ hoµn thiÖn nhiÒu ®Ó trë thµnh mét tµi liÖu h÷u Ých. Mét lÇn n÷a em xin c¶m ¬n thÇy gi¸o NguyÔn Ngäc Quang ®· gióp em thùc hiÖn ®Ò ¸n nµy còng nh­ c¸c thÇy c« gi¸o vµ b¹n bÌ.  D- Danh môc tµi liÖu tham kh¶o 1- Gi¸o tr×nh - KÕ to¸n qu¶n trÞ. - KÕ to¸n qu¶n trÞ vµ ph©n tÝch kinh doanh. 2- LuËt kÕ to¸n, chuÈn mùc kÕ to¸n. 3- T¹p chÝ KÕ to¸n sè 31/2003, sè 36/2003, sè 37/2003 vµ sè 41/2003 4- T¹p chÝ Nghiªn cøu tµi chÝnh - kÕ to¸n sè 1/2003, sè 5/2002 sè 7/2002, sè 44,45/2003, sè 33/2001 5- T¹p chÝ Tµi chÝnh sè 3/2003, sè 24/2000 6- T¹p chÝ kiÓm to¸n sè 2/2003, sè 31/2001, sè 33/2001 7- T¹p chÝ Ph¸t triÓn kinh tÕ sè 155/2003