Đề tài Bàn về công tác cấp, quản lý và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội tại cơ quan bảo hiểm xã hội Việt nam

), thay đổi về cơ chế chính sách của Nhà nước ( mức lương tối thiểu, tỷ lệ đóng BHXH). 1.3.3- Căn cứ kê khai, thẩm định " Tờ khai cấp sổ BHXH": - Các căn cứ kê khai trên tờ khai cấp sổ BHXH là: Lý lịch gốc của người lao động khai quá trình làm việc trước và từ khi bắt đầu làm việc đến khi kê khai cấp sổ BHXH. Bao gồm hồ sơ xác định nhân thân của người lao động như hộ khẩu, giấy khai sinh, chứng minh thư. Hồ sơ gốc liên quan xác định quá trình làm việc và đóng BHXH như: lý lịch công nhân viên chức, lý lịch Đảng viên, lý lịch quân nhân, các quyết định, hợp đồng lao động, thông báo, biên bản, phân công ra trường, gián đoạn thời gian công tác; tăng giảm lương, phụ cấp v.v - Các căn cư để thẩm định, xác nhận tờ khai cấp sổ BHXH bao gồm hồ sơ, lý lịch gốc như nêu trên còn phải có các danh sách lao động và quỹ tiền lương trích nộp BHXH, danh sách lao động điều chỉnh tăng giảm mức nộp BHXH của người sử dụng lao động, bản đối chiếu thu nộp BHXH giữa cơ quan BHXH với người sử dụng lao động hàng kỳ. 1.3.4- Phương pháp thẩm định, xác nhận " Tờ khai cấp sổ BHXH". - Người sử dụng lao động căn cứ hồ sơ, lý lịch của người lao động, đối chiếu với tờ khai đảm bảo nguyên tắc trùng khớp giữa tờ khai với hồ sơ, lý lịch gốc mà đơn vị đang quản lý. Nếu đúng, ghi xác nhận, thủ trưởng đơn vị ký, ghi rõ họ tên, chức danh , đóng dấu xác nhận lên chỗ quy định trên tờ khai. - Cơ quan BHXH tiến hành thẩm định, đối chiếu giữa các nội dung mà người lao động kê khai trên tờ khai với hồ sơ, lý lịch gốc. Các giai đoạn còn thiếu hồ sơ lý lịch yêu cầu người lao động và người sử dụng lao động bổ sung hoàn chỉnh tờ khai. Chỉ khi kiểm tra, đối chiếu thấy tờ khai đã kê khai đầy đủ nội dung các giai đoạn, ghi tách các thời kỳ theo đúng quy định, cơ quan BHXH mới thực hiện xác nhận quá trình đóng BHXH của người lao động vào chỗ quy định trên tờ khai. 1.4.Kiểm tra, ghi xác nhận trên danh sách lao động đề nghị cấp sổ BHXH và ghi số trên sổ BHXH. - Cơ quan BHXH kiểm tra, đối chiếu "Danh sách lao động động đề nghị cấp sổ BHXH" với "Danh lao động và quỹ tiền lương trích nộp BHXH" và "Danh sách lao động điều chỉnh tăng giảm mức nộp BHXH" của người sử dụng lao động, để xác định chính xác danh sách người lao động thuộc đối tượng được cấp sổ BHXH. - Cơ quan BHXH sau khi đã duyệt được tờ khai, thực hiện đối chiếu giữa tờ khai; ghi thời gian tham gia BHXH, ghi số sổ BHXH và ký duyệt vào nơi quy định trên " Danh sách lao động đề nghị cấp sổ BHXH". - Phương pháp ghi số trên sổ BHXH: Sổ BHXH được mã hiệu hoá nhằm thống nhất trong quá trình sử dụng và thuận tiện cho công tác quản lý, theo dõi, đối chiếu. Số sổ BHXH là số được ghi trên sổ BHXH bao gồm 10 chữ số, trong đó 02 số đầu là mã số của BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, 02 số tiếp theo là 02 số cuối của năm duyệt cấp sổ, 06 số tiếp theo là số thứ tự của người lao động được duyệt cấp sổ BHXH trong năm. Mã số các tỉnh, thành phố do BHXH Việt Nam quy định thực hiện thống nhất trong toàn quốc. Số ghi trên sổ BHXH khi cấp ra không trùng lặp. Mỗi người lao động chỉ có một số trong suốt quá trình tham gia BHXH và hưởng chế độ về BHXH. Nguyên tắc cấp sổ BHXH đảm bảo lần lượt, liên tục theo thời gian, không ngắt quãng, phân đoạn hay chia cụm trong năm phát hành. 1.5.Ghi, xác nhận trên sổ BHXH. 1.5.1- Căn cứ để ghi sổ BHXH: - Tờ khai cấp sổ BHXH đã được duyệt. - Hồ sơ lý lịch gốc của người lao động cho các lần ghi bổ sung. - Danh sách lao động được duyệt cấp sổ. - Danh sách lao động và quỹ tiền lương tham gia BHXH; danh sách lao động điều chỉnh tăng giảm mức nộp BHXH; Bảng đối chiếu nộp BHXH. 1.5.2- Ghi, xác nhận khi cấp sổ BHXH. Việc ghi, xác nhận khi cấp sổ BHXH được thực hiện theo đúng các quy định tại Thông tư số 09/LĐTBXH ngày 26/04/1996 của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội hướng dẫn cấp và ghi sổ BHXH; các quy định tại Quyết định 2352/1999/BHXH ngày 28/09/1999 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành quy định cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH. Ghi sổ BHXH phải ghi đúng, đầy đủ nội dung; đảm bảo tính liên tục về thời gian, không để cách dòng, cách trang. Tiền lương phụ cấp phaỉ ghi theo đúng quyết định, hợp đồng lao động. Các thời gian gián đoạn không tham gia BHXH phải ghi đầy đủ và nêu rõ nguyên nhân, lý do gián đoạn. Sau khi người SDLĐ ghi sổ xong đưa cho người lao động kiểm tra lại, ghi rõ họ tên vào chỗ quy định trên trang 03 của sổ BHXH. Người sử dụng lao động sau khi đối chiếu,kiểm tra lần cuối, ký, đóng dấu xác nhận trên cột 9 ở các trang ghi quá trình làm việc và đóng BHXH của sổ BHXH. Cơ quan BHXH đối chiếu giữa " tờ khai cấp sổ BHXH " với sổ BHXH, đảm bảo khớp đúng, ký xác nhận vào chỗ quy định trên trang 03 và trên cột 10 của các trang kê khai quá trình làm việc và đóng BHXH. Đóng dấu xác nhận trên chữ ký và đóng dấu vào nơi tiếp giáp hai trang cùng gáy (dấu giáp lai) của sổ BHXH. 1.6. Thẩm quyền xác nhận trên sổ BHXH. - Người lao động ký, ghi rõ họ tên vào nơi quy định trên trang 03 của sổ BHXH. Riêng đối với người lao động đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài ( chưa có sổ BHXH) khi nào chấm dứt hợp đồng lao động về nước mới ký sổ BHXH. Người lao động ngừng việc theo Nghị định 42/2002/NĐ-CP ngày 11/04/2002 của Chính phủ được ký trên cột 09 khi tự đóng tiếp BHXH cho thời gian còn thiếu. - Thủ trưởng đơn vị sử dụng lao động ký xác nhận khi cấp sổ BHXH cho người lao động, khi di chuyển, thôi việc chưa hưởng BHXH hoặc khi giải quyết chế độ BHXH. Ký xác nhận các lần ghi sổ tiếp theo là thủ trưởng đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị uỷ quyền bằng văn bản. - Giám đốc BHXH cấp tỉnh, thủ trưởng cơ quan BHXH thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an ký xác nhận khi cấp sổ BHXH, khi cấp lại sổ, người lao động tạm ngừng tham gia BHXH do thôi việc, chưa hưởng BHXH, khi di chuyển địa bàn ngoài tỉnh,ngoài lực lượng vũ trang và khi giải quyết chế độ BHXH cho người lao động ( tại phần các chế độ BHXH đã được hưởng). - Trưởng phòng thu BHXH cấp tỉnh hoặc tương đương, Giám đốc BHXH cấp quận, huyện, thị được ký xác nhận trên sổ BHXH cho các lần ghi sổ tiếp theo, khi giải quyết chế độ BHXH ( cột 10 phần kê khai quá trình làm việc có đóng BHXH) và khi người lao động di chuyển đơn vị làm việc trong địa bàn tỉnh. 2.Các quy định về sử dụng sổ BHXH. 2.1. Trường hợp người lao động di chuyển đơn vị, địa bàn. - Người sử dụng lao động có trách nhiệm đóng đầy đủ BHXH, ghi, xác nhận trên sổ BHXH cho người lao động đến thời điểm di chuyển đơn vị, địa bàn làm việc. - Cơ quan BHXH nơi đi phải kiểm tra, đối chiếu xác nhận vào sổ BHXH cho người lao động theo quy định. Người lao động chuyển từ trong lực lượng vũ trang ra các đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp tổ chức kinh tế ngoài lực lượng vũ trang, sổ BHXH có thủ trưởng cơ quan BHXH thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an xác nhận. Người lao động khi đến nơi làm việc mới có trách nhiệm nộp sổ BHXH và các giấy tờ liên quan cho người sử dụng lao động mới quản lý và đăng ký với cơ quan BHXH. Người lao động di chuyển đơn vị, địa bàn làm việc nhưng không thay đổi về quan hệ thu nộp BHXH thì không phải làm thủ tục xác nhận sổ BHXH để di chuyển. Sổ BHXH được sử dụng trong suốt quá trình người lao động làm việc và tham gia BHXH, do đó khi di chuyển địa bàn đến tỉnh mới không phải đổi sổ BHXH, không cấp lại sổ BHXH. 2.2- Khi giải quyết chế độ BHXH. Khi giải quyết chế độ BHXH phải dùng sổ BHXH đã được duyệt hoàn chỉnh. Người sử dụng lao động thực hiện nộp BHXH cho người lao động đến thời điểm nghỉ hưởng chế độ BHXH theo quyết định và tiến hành ghi, xác nhận trên sổ BHXH. Sau đó mang đến cơ quan BHXH để kiểm tra xác nhận sổ hoàn chỉnh trước khi lập, nộp hồ sơ giải quyết các chế độ BHXH cho người lao động Cơ quan BHXH sau khi xét duyệt giải quyết chế độ BHXH cho người lao động, phải ghi đầy đủ nội dung và ký, đóng dấu xác nhận vào các phần liên quan trên sổ BHXH: Trưởng phòng thu cấp tỉnh, Giám đốc BHXH quận huyện xác nhận trên cột 10 trong các trang ghi thời gian làm việc có đóng BHXH; phòng quản lý chế độ chính sách ghi số, ngày tháng năm, nội dung quyết định nghỉ hưởng chế độ ở mục 3, phần các chế độ BHXH đã được hưởng, Giám đốc BHXH tỉnh ký, ghi rõ họ tên, đong dấu xác nhận tại phận ghi các chế độ BHXH người lao động đã được hưởng. 2.3.- Khi người lao động tạm ngừng tham gia BHXH do thôi việc, chưa hưởng BHXH người lao động được trực tiếp quản lý sổ BHXH, khi có nơi làm việc mới người lao động nộp ngay sổ BHXH và các giấy tờ liên quan cho người sử dụng lao động để quản lý, ghi, xác nhận tiếp. Người lao động tạm ngừng tham gia BHXH do người sử dụng lao động không bố trí được việc làm: Căn cứ quyết đinh cho tạm ngừng việc, người sử dụng lao động ghi sổ BHXH cho người lao động,thực hiện xác nhận và quản lý sổ BHXH cho người lao động theo quy định. Người lao động tạm ngừng tham gia BHXH vì lý do cá nhân như ra nước ngoài thăm thân nhân, đi học, nghỉ việc tự túc chưa hưởng BHXH thì người sử dụng lao động ghi, xác nhận, làm thủ tục, người sử dụng lao động quản lý hoặc trả sổ cho người lao động quản lý ( trong trường hợp người lao động thôi việc). Trong tất cả các trường hợp, người sử dụng lao động có trách nhiệm ghi rõ lý do ngừng việc, xác nhận trên sổ BHXH cho người lao động đến thời điểm ghi trong quyết định. Cơ quan BHXH xác nhận chốt thời gian tham gia BHXH theo quy định. 3. Thực trạng cấp và quản lý sổ BHXH. 3.1. Kết quả cấp sổ BHXH. Ngày 01/07/1996 hệ thống BHXH Việt Nam bắt đầu triển khai việc cấp sổ BHXH cho người lao động theo Quyết định số 1443/LĐ-TBXH ngày 09/10/1995 và Thông tư số 09/LĐ- TBXH-TT ngày 26/04/1996 của Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội. Kết quả cấp sổ BHXH từ 1996 đến 2004 như sau: 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 Số LĐ tham gia 3.221.444 3.559.806 3.755.389 3.959.397 4.242.727 4.475.925 4.844.669 5.387.28 5.803.800 Số LĐ được cấp sổ BHXH 779.000 2.057.000 2.564.000 3.568.000 3.957.000 4.213.000 4.560.000 5.015.000 5.382.000 * So sánh giữa lao động tham gia BHXH với số lao động được cấp sổ BHXH qua các năm ta thấy: tỷ lệ người lao động được cấp sổ BHXH từ khi bắt đầu triển khai theo quy định của Luật lao động và các văn bản của Nhà nước các năm sau đều tăng hơn năm trước. Nếu như năm 1996 năm bắt đầu thực hiện cấp sổ BHXH thì mới đạt được 26,03%, năm 1997 được 52,4%,đến năm 2004 tỷ lệ người lao động tham gia BHXH được cấp sổ BHXH đạt 92,7%. Tiến độ người lao động được cấp sổ BHXH qua các năm có thể thấy rõ qua biểu đồ sau: - Số lao động tham gia BHXH chưa được cấp sổ BHXH chủ yếu do các nguyên nhân mất, thiếu hoặc không đầy đủ hồ sơ lý lịch gốc, lao động mới hợp đồng. Đặc biềt khối cán bộ xã phường từ năm 1998 mới tham gia BHXH theo quy định tại Nghị định 09/1998/ NĐ-CP của Chính phủ, do quá trình trước đây việc quản lý, theo dõi cán bộ xã phường chỉ theo khoá, nhiệm kỳ nên hồ sơ lý lịch cán bộ bị thiếu, thất lạc hoặc không đầy đủ nên việc cấp sổ BHXH cho khu vực này tiến độ cấp rất chậm và còn nhiều khó khăn, vướng mắc, chủ yếu là về cơ chế trong việc quy định các chức danh khác của cán bộ xã phường. N¨m 1998 1999 2000 2001 2002 2003 Số xã phường tham gia BHXH 5.128 10.230 10.431 10.515 11.211 12.001 Cán bộ xã phường tham gia BHXH 115.896 157.633 170.242 178.203 192.562 232.623 Cán bộ xã phường được cấp sổ BHXH 0 28.112 54.376 109.510 129.308 163.711 Biểu đồ thể hiện số xã phường tham gia BHXH, cán bộ xã phường tham gia BHXH và cán bộ xã phường được cấp sổ BHXH: Một số vấn đề ảnh hưởng đến tiến độ cấp sổ BHXH còn tình trạng các đơn vị SDLĐ chưa thực hiện đóng đẩy đủ hoặc còn nợ tiền BHXH lớn, thời gian nợ kéo dài, kê khai nộp BHXH không đúng, không đầy đủ về họ tên hoặc mức tiền lương, phụ cấp theo quyết định, hợp đồng lao động. Có trường hợp như ở tỉnh Hà Tây, cả một lượng lớn lao động hợp đồng ( trên 800 người) của công ty may Vietpacitific người lao động ký hợp đồng đăng ký mang tên, mượn hồ sơ lý lịch người khác để vào làm việc, khi ghi sổ BHXH xong mới phát hiện ra phải làm lại; hoặc tỉnh Đồng Nai cũng có trên 2.000 trường hợp tương tự. - Hồ sơ lý lịch gốc mất, thất lạc, thiếu nhiều, đơn vị SDLĐ và người lao động không quan tâm, nhất là khối cán bộ và y tế xã phường dothời gian trước đây việc quản lý hồ sơ của lực lượng này không được chú ý, không bổ sung ngay làm tiến độ cấp sổ hoàn chỉnh có những tỉnh rất chậm. Ví dụ, tỉnh Tuyên Quang có 28.007 lao động đăng ký cấp sổ, trong 8 năm qua chỉ cấp được sổ BHXH cho 11.912 người lao động; tỉnh Thái Nguyên có hơn 500 cán bộ y tế và cán bộ xã phường chưa cấp được sổ BHXH vì thiếu hồ sơ, thiếu HĐLĐ; Quảng Ngãi còn 1.500 cán bộ xã phường và trên 300 lao độngcó thời gian công tác lâu ( trên 30-40 năm) chưa cấp sổ BHXH do thiếu hồ sơ, lý lịch; tỉnh Hoà Bình còn 1.629 người có thời gian dài chưa cấp sổ BHXH được hoàn chỉnh. - Trong quá trình ghi, xác nhận, quản lý và sử dụng sổ BHXH chưa đảm bảo theo đúng quy định nên xảy ra nhiều trường hợp sổ BHXH bị hỏng, phải cấp lại. Trong quy trình cấp lại sổ BHXH phải có đơn, công văn tờ khai cấp sổ, phải đối chiếu lại quá trình tham gia BHXH của người lao động, kiểm tra thẩm định hồ sơ lý lich gốc nên mất rất nhiều thời gian. Trong những năm qua, cơ quan BHXH các cấp đã xác định được tầm quan trọng của việc cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH đối với người lao động, đã tạo được sự thống nhất trong nhận thức và hành động, đề ra những phương hướng nhiệm vụ, những biện pháp và bước đi cụ thể phù hợp với từng giai đoạn. Thông qua công tác cấp sổ BHXH cho người lao động đã giúp các cấp, các ngành, đơn vị và người lao động thuộc diện tham BHXH nâng cao nhận thức về chính sách BHXH của Đảng và Nhà nước; thấy rõ quyền lợi và trách nhiệm khi tham gia BHXH. - Đối với các cơ quan quản lý Nhà nước: Việc triển khai cấp sổ BHXH đã giúp các cơ quan chức năng của Nhà nước nhìn nhận, đánh giá đầy đủ hơn tình hình quản lý của các ngành, các cấp, các đơn vị và người sử dụng lao động trong việc thực hiện chính sách BHXH. Đồng thời qua việc cấp sổ BHXH cho người lao động đã giúp các cơ quan quản lý nhân sự có điều kiện để củng cố,chấn chỉnh, kiện toàn bộ hồ sơ , lý lịch của người lao động làm cơ sở cho việc giải quyết các chế độ, chính sách, góp phần hạn chế những tiêu cực, giải quyết kịp thời những vướng mắc nảy sinh, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tốt các chế độ BHXH. - Đối với người sử dụng lao động: thông qua cấp sổ BHXH đã nhận thức được trách nhiệm, quyền lợi trong việc đóng BHXH đẩy đủ kịp thời. Người sử dụng lao động rất đồng tình với chủ trương chính sách của Nhà nước về việc cấp sổ BHXH, xem đây là dịp công khai với người lao động về việc thực hiện nghĩa vụ trích nộp BHXH của đơn vị, đồng thời là bước tổng rà soát về mặt quản lý hồ sơ lý lịch của người lao động. - Đối với người lao động: Sổ BHXH để ghi nhận quá trình tham gia BHXH, vừa phù hợp vừa thuận tiện cho họ trong suốt quá trình làm việc dù ở cơ quan đơn vị nào, thuộc thành phần kinh tế nào thì vẫn được đảm bảo quyền lợi về chế độ BHXH theo luật định, mặt khác sổ BHXH giúp người lao động giám sát chặt chẽ kết quả đóng BHXH của người sử dụng lao động và thực hiện giải quyết các chế độ của cơ quan BHXH, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động chuyển đổi nơi làm việc mà quyền lợi của mình vẫn được duy trì, không phụ thuộc vào người sử dụng lao động. - Đối với cơ quan BHXH: sổ BHXH là một trong những công cụ quản lý, theo dõi, giải quyết chế độ BHXH cho người lao động được chặt chẽ, nhanh chóng và thuận lợi, tạo mối quan hệ bình đẳng giữa 3 bên đó là người lao động, người sử dụng lao động và cơ quan BHXH. 3.2. Một số tồn tại vướng mắc. 3.2.1. Về hồ sơ lý lịch: Còn nhiều hồ sơ, lý lịch thiếu các quyết định tiếp nhận, quyết định thuyên chuyển, quyết định về tiền lương, lý lịch cán bộ không có hoặc có nhưng không kê khai bổ sung đầy đủ theo quy định, có những trường hợp mất toàn bộ hồ sơ gốc của giai đoạn từ năm 1990 trở về trước, một số hồ sơ không hợp lý, hợp lệ. Việc kiểm tra, đối chiếu giữa hồ sơ gốc với sổ BHXH đã cấp vẫn còn sai sót so với quy định. Thời gian qua, BHXH Việt Nam tiến hành kiểm tra hồ sơ của 390 cán bộ khối xã, phường của một tỉnh, trong số 226 người đã được cấp sổ BHXH thì 26/226 sổ BHXH ghi sai thời gian công tác so với hồ sơ gốc; 128 người chưa lập tờ khai cấp sổ BHXH hoàn chỉnh. Ngoài ra còn nhiều trường hợp nữa sửa lại hồ sơ, lý lịch; Chữa giấy khai sinh, chữa ngày tháng năm sinh, tên, tên đệm không đồng nhất giữa các loại giấy tờMột số trường hợp kê khai hồ sơ không đúng, thậm chí có trường hợp mượn hồ sơ của người khác để xin vào làm việc tại các nhà máy, xí nghiệp, nhất là các công ty liên doanh nước ngoài như ở Cà Mau, Bạc Liêu, Hà Tây, Hải Dương, Đồng Nai, đã làm ảnh hưởng đến việc thẩm tra, xác minh, xét duyệt thời gian tham gia BHXH của người lao động. Nhiều trường hợp thiếu mất hồ sơ gốc, đơn vị sử dụng lao động không hỗ trợ người lao động trong quá trình hoàn chỉnh hồ sơ, để người lao động tự tìm, tự bổ sung nên cũng có khó khăn không ít trong việc hoàn thiện hồ sơ cấp sổ BHXH đảm bảo tiến độ theo yêu cầu, chương trình đề ra. 3.2.2. Về cấp ghi, xác nhận trên sổ BHXH: - Việc cấp sổ BHXH chưa kịp thời dẫn đến khó khăn cho việc giải quyết các chế độ BHXH cho người lao động. Có tỉnh, thành phố quy định cấp sổ BHXH cho người lao động sau khi người lao động phải tham gia đóng BHXH 6 tháng hoặc 1 năm, không đúng với quy định của BHXH Việt Nam, vấn đề này tạo dư luận, sự phản ứng của đợn vị sử dụng lao động và người lao động cho là phiền hà. Có những trường hợp khi thẩm định tờ khai cấp sổ BHXH giám đốc BHXH huyện, thị xã ký xác nhận trên tờ khai ( Phú Thọ), một số trường hợp đơn vị sử dụng lao động nợ tiền đóng BHXH, cơ quan BHXH không cấp sổ BHXH cho cả một đơn vị (Tuyên Quang)Một số tỉnh, thành phố đến nay chưa giải quyết dứt điểm số sổ BHXH đã cấp còn để trống trang như: Bắc Giang. Bắc Ninh, Bình Dương, Hà Giang, Hưng Yên, Kiên Giang, Hoà Bình, Điện Biên, Lạng Sơn, Lâm Đồng, Long An, Nghệ An, Quảng Ngãi, Quảng Ninh, Tây NinhTổng số sổ BHXH chưa cấp hoàn chỉnh hiện còn khoảng 15.000 quyển, chiếm 0,3% số lao động đã được cấp sổ BHXH. - Ghi sổ BHXH chưa khớp với hồ sơ như ghi sai ngày tháng năm sinh, mức lương, thời gian công tác, ghi tắt, ghi gộp, ghi thiếudo đó sổ BHXH bị hỏng, phải cấp lại tương đối nhiều. Tình trạng khá phổ biến là chưa ghi cụ thể những trường hợp làm việc ở nơi có yếu tố gây bệnh nghề nghiệp hoặc làm công việc nặng nhọc, độc hạiDo vậy, khó khăn cho công tác kiểm tra, đối chiếu và khi giải quyết các chế độ cho người lao động. - Ghi sổ BHXH bổ sung khi người lao động có thay đổi về mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, địa điểm đơn vị làm việc chưa kịp thời, các biệt có những trường hợp từ năm 1996 đến nay chưa ghi bổ sung hoặc chưa đóng đã ghi sổ BHXH ( Phú Thọ) hoặc hợp đồng lao động của người lao động ghi trả lương bằng ngoại tệ, nhưng tiền lương đóng BHXH trên sổ BHXH lại được ghi bằng tiền VNĐ, ghi hàng tháng (Hà Tây). - Việc ký, xác nhận trên sổ BHXH cho người lao động chưa đúng quy định như: ghi, ký xác nhận nằm dọc theo cột 9,10 cho cả trang; xác nhận đầu, cuối hoặc chia đều cho mỗi trang ghi 3 lần. Nhiều trường hợp trên của sổ BHXH chỉ ghi họ tên người lao động, không ghi đầy đủ các chỉ tiêu khác hoặc người lao động không ký sổ BHXH theo quy định. Việc ghi và chốt sổ BHXH, xác nhận khi di chuyển còn nhiều trường hợp không đúng quy định, ghi nội dung chốt sổ BHXH theo ý của địa phương không theo quy định chung. Còn nhiều trường hợp do không hướng dẫn đơn vị sử dụng lao động cụ thể nên khi người lao động di chuyển ra ngoài tỉnh chỉ giao cho Trưởng phòng thu hoặc Giám đốc BHXH quận, huyện ký, xác nhận trên sổ BHXH (Hà Nội, TP Hồ Chí Minh). Một số trường hợp khi xác nhận ghi tiếp sổ BHXH, không kiểm tra, đối chiếu với hồ sơ, tình hình thu, nộp BHXH nên không đúng về thời gian, hoặc mức lương, thậm chí đã xác nhận vượt qua thời điểm thu nộp BHXH của người lao động (Hà Tây). Còn nhiều địa phương chưa ghi đầy đủ vào phần cuối của sổ BHXH (theo quy định) những trường hợp trên người lao động nghỉ thai sản, nghỉ hưởng trợ cấp BHXH 1 lần dẫn đến một số hồ sơ bị lạm dụng để cấp lại sổ BHXH. 3.2.3. Quản lý và sử dụng sổ BHXH - sổ BHXH chuyển đi, đến chưa được quản lý chặt chẽ, có một số trường hợp người lao động chuyển đi nơi khác không thông qua cơ quan BHXH để kiểm tra, đối chiếu, ký, xác nhận; không trình sổ BHXH cho đơn vị và cơ quan BHXH nơi đến nên đã dẫn đến một số người lao động di chuyển đến, đã có sổ BHXH cấp, ghi, xác nhận đầy đủ nhưng cơ quan BHXH vẫn yêu cầu người lao động quay về BHXH nơi đi lấy xác nhận thời gian đóng BHXHVấn đề này đã ảnh hưởng đến công tác quản lý đối tượng tham gia BHXH nói chung, công tác quản lý sổ BHXH nói riêng và gây phiền hà cho người lao động. - Một số trường hợp BHXH tỉnh, thành phố đã cấp sổ BHXH không theo đúng quy trình đã quy định dẫn đến cùng một người lao động đó có 2 số sổ BHXH, 1 số đang dùng và một số không dùngDo vây, số liệu tổng hợp báo cáo chưa đúng, công tác quản lý gặp nhiều khó khăn. - Việc quản lý , bảo quản sổ BHXH ở đơn vị sử dụng lao độngchưa được khoa học, chặt chẽ, chưa được chú trọng dẫn đến tình trạng mất hồ sơ, mất sổ BHXH, mất tờ khai; sổ BHXH ẩm mốc hoặc cập nhật không kịp thờiCó trường hợp đơn vị không quản lý, tự ghi bổ sung những yếu tố thay đổi vào sổ BHXH. Một số người lao động sổ BHXH đã được cấp nhưng bỏ việc không thông báo cho chủ sử dụng lao động biết,không cần giải quyết chế độ BHXH và bỏ sổ BHXH không nhận trợ cấp cũng ảnh hưởng đến quá trình theo dõi, tổng hợp của đơn vị quản lý và cơ quan BHXH. 3.2.4. Chấp hành chế độ thông tin, báo cáo: Trong những năm qua, BHXH một số tỉnh, thành phố chấp hành chế độ thông tin báo cáo chưa thật nghiêm túc, có những tỉnh, thành phố thường xuyên báo cáo chậm, thậm chí phải nhắc nhở nhiều lần mới thực hiện báo cáo; số liệu trong báo cáo còn thiếu thông tin chưa chuẩn xác ( Yên Bái, Cao Bằng, Đắc Lắc. Kom Tum..) đã làm ảnh hưởng đến việc tổng hợp, phân tích số liệu về cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH, hạn chế đến công tác điều hành của cơ quan BHXH Việt Nam. 3.3. Nguyên nhân. 3.3.1. Nguyên nhân chủ quan: - Trong quá trình thực hiện, BHXH các tỉnh, thành phố thực hiện chưa nghiêm túc quy trình cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH, hướng dẫn đơn vị sử dụng lao động và người lao động chưa đầy đủ; đội ngũ cán bộ tổ chức thực hiện công tác này còn bất cập - Trong khi số lượng lao động đăng ký cấp sổ BHXH rất lớn (hàng triệu người), lại phải giải quyết trong thời gian ngắn. 3.3.2. Nguyên nhân khách quan: - Nhiều chế độ BHXH chưa được sửa đổi, bổ sung đã ảnh hưởng đến việc tổ chức thực hiện; một số văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý Nhà nước chưa phù hợp với thực tế, chưa đồng bộ, chưa kịp thời. - Việc quản lý hồ sơ người lao động còn thiếu nhiều bất cập. Đơn vị sử dụng lao động chia, tách, sát nhập, giải thể; người lao động thuyên chuyển qua nhiều cơ quan, đơn vị không được quan tâm, bổ sung hồ sơ chưa được đẩy đủ, thiếu kịp thời hoặc do chiến tranh, việc rà soát, thẩm định hồ sơ, xác định quá trình tham gia BHXH của người lao động hết sức khó khăn và còn nhiều thiếu sótDo ảnh hưởng của thời tiết khí hậu, môi trường, thiên tai, bão lụt hoặc do các phương tiện, điều kiện bảo quản chưa tốt cho nên việc quản lý hồ sơ không đầy đủ, thiếu chính xác hoặc có sự mất mát, thất lạc, mối mọt, ẩm mốcđã gây không ít những khó khăn cho việc xác định thời gian có đóng BHXH của người lao động, dẫn đến tình trạng không đủ điều kiện thẩm định cấp sổ BHXH cho người lao động được kịp thời. - Một số đơn vị sử dụng lao động chưa thực hiện đóng BHXH đẩy đủ hoặc còn nợ tiền BHXH lớn, thời gian kéo dài, kê khai nộp BHXH không đúng, không đẩy đủ về họ tên hoặc mức tiền lương, phụ cấp theo quyết định, hợp đồng lao động hay chức danh nghề nghiệp của người lao động. Một số đơn vị sử dụng lao động thường xuyên thay đổi cán bộ làm công tác BHXH cho nên việc ghi bổ sung cho người lao động không được kịp thời và còn sai sót, không tập trung, tích cực làm thủ tục cấp sổ BHXH cho người lao động. Chương III MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC CẤP VÀ QUẢN LÝ SỔ BHXH. I. Phương hướng cơ bản. 1. Công cụ quản lý. Để đảm bảo cho chính sách xã hội của Đảng và Nhà nước nói chung, chính sách BHXH đối với người lao động nói riêng đi vào cuộc sống và có hiệu quả cần thiết phải có hệ thống công cụ quản lý bao gồm hệ thống luật pháp và hệ thống tổ chức phù hợp. Đối với chính sách về BHXH, như phần trên đã đánh giá, hệ thống công cụ quản lý bằng luật pháp trong đó có những quy định điều chỉnh các mối quan hệ giữa người lao động, người sử dụng lao động và cơ quan BHXH về sổ BHXH giai đoạn vừa quan còn nhiều bất cập. Trước hết chúng ta nhận thấy có quá nhiều băn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước quy định về cấp sổ BHXH, đối tượng được cấp sổ BHXH. Đối với hệ thống BHXH Việt Nam chỉ trong thời gian ngắn đã có hàng chục văn bản hướng dẫn, bổ sung các quy định về cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH; nhưng đến nay vẫn còn nhiều vấn đề cần phải bổ sung sửa đổi mới có thể đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý. Vì vậy, phương hướng hoàn thiện về cơ chế cần tập trung các quy phạm pháp luật điều chỉnh quan hệ cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH vào một văn bản bao trùm nhất ( ví dụ như Luật) không dàn trải ở nhiều văn bản như hiện nay nhằm nâng cao hiệu lực pháp lý và tính thực thi của văn bản. Các văn bản dưới luật như Nghị định , Thông tư chỉ nhằm cụ thể hoá những vấn đề trong luật chưa rõ. Đối với hệ thống BHXH cần thiết phải rà soát lại, xác định quy trình tổng thể mang tính chiến lược trong công tác quản lý từ đó đưa ra một văn bản bao quát được cả quá trình quản lý và giải quyết chế độ BHXH theo hướng mọi đầu mối có thể chỉ thông qua sổ BHXH là đủ. 2. Tiêu chí và nội dung phản ánh. Trong công tác quản lý BHXH về chỉ tiêu các khoản phụ cấp (cột 5) làm căn cứ đóng BHXH của người lao động. Do hiện nay trong chính sách tiền lương có nhiều khoản phụ cấp khác nhau, trong đó có những khoản phụ cấp được tính, có khoản phụ cấp không được tính để hưởng BHXH khi giải quyết chế độ BHXH nhưng khi đóng BHXH vẫn phải tính để nộp ( Ví dụ: phụ cấp khu vực) hoặc đối với khoản phụ cấp độc hại có liên quan đến việc giảm tuổi nghỉ hưu của người lao động. Khi ghi trên sổ chỉ ghi gộp các khoản phụ cấp. Để giải quyết được các chế độ về BHXH, ngoài sổ BHXH người lao động vẫn còn phải kê khai các vấn đề liên quan đến thân nhân như vợ ( hoặc chồng), họ và tên các con và những người phải trực tiếp nuôi dưỡng, các ngành nghề độc hại, nặng nhọc đang làm, thời giam làmDo vậy, sổ BHXH chưa phải là căn cứ đảm bảo đầy đủ các yếu tố khi giải quyết các chế độ về BHXH. Một vấn đề nữa là, thực tế hiện nay khi giải quyết chế độ BHXH ( hưu, tuất) cho người lao động trên sổ BHXH chỉ thể hiện thời gian và mức tham gia BHXH, các tiêu chí đế xác định và xét duyệt mức tiền lương bình quân, tỷ lệ % để tính lương hưu hoặc trợ cấp hàng tháng không có chỗ để thể hiện. Do vậy, để tiện lợi trong quá trình sử dụng, giải quyết chế độ về BHXH cần thiết phải sửa đổi bổ sung các tiêu chí và nội dung ghi trên sổ BHXH cho phù hợp với yêu cầu của công tác quản lý. Các tiêu chí và nội dung phản ánh trên sổ BHXH cần được hoàn thiện theo hướng cơ bản sau: Về hình thức: sổ BHXH cần nhỏ, gọn hơn, kích thước mỗi chiều giảm đi 2cm, bìa của sổ BHXH nên ghi số sổ BHXH để khi tìm và tra soát dễ dàng hơn. Trang 3 của sổ BHXH có chỗ để dán ảnh người lao động và đóng dấu nổi II. Một số đề xuất và kiến nghị. 1. Kiến nghị chung Trên cơ sở nghiên cứu kế thừa những lý luận chung về BHXH, những đánh giá thực trạng chung về quản lý sổ BHXH ở nước ta giai đoạn qua và những quan điểm chính sách đổi mới BHXH của Đảng ta, em xin nêu một số kiến nghị sau: Nhận thức được tầm quan trọng của việc xây dựng và ban hành hệ thông các văn bản quy phạm pháp luật về BHXH đối với sự phát triển kinh tế xã hội ở Việt nam. Nhận thức rõ vai trò thiết yếu của BHXH sau một thời gian thực hiện Nghị định số 12/CP của Chính phủ ngày 26/01/1995, đòi hỏi trong chế độ BHXH mới cần có những quy định về đối tượng áp dụng chế độ BHXH, mở rộng phạm vị cho nhiều đối tượng là người lao động thuộc các thành phần kinh tế tham gia, mở rộng hình thức BHXH tự nguyện cho người lao động,xây dựng một hệ thống chế độ với cơ cấu công bằng và thống nhất đảm bảo cân bằng giữa chế độ trợ cấp đi kèm với điều kiện đóng phí, tỷ lệ đóng và thời gian đóng thích hợp thống nhất với chế độ hưởng tương tự (đặc biệt là đối với chế độ hưởng của các trường hợp liên quan đến nghề nghiệp như mất sức tạm thời hoặc không liên quan đến nghề nghiệp như nghỉ ốm đau, thai sản). Cần có một khung quy định chung về việc tránh hưởng hai lần, tạm ngừng hoặc thôi hưởng chế độ. Quy đinh về bộ máy tổ chức thực thi BHXH, kiểm tra, giám sát BHXH. Có thể nói những bản quy phạm pháp luật dó là công cụ cơ bản nhất để đưa chính sách BHXH của Đàng và Nhà nước vào đời sống xã hội. Trong cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ở nước ta hiện nay, nhu cầu BHXH rất đa dạng, mọi người lao động thuộc các thành phần kinh tế đều có quyền tham gia và hưởng BHXH. Trong thực tế hiện nay các đối tượng tham gia BHXH theo các quy định của Nhà nước mới dừng ở hình thức bắt buộc, người lao động trong các doanh nghiệp ngoài quốc doanh có sử dụng dưới 10 lao động, lao động trong khu vực kinh tế tập thể là Hợp tác xã, lao động tư nhân chưa có hình thức tham gia BHXH phù hợp.Mặc dù trong bộ Luật lao động năm 1995 đã nêu về lao động trong các doanh nghiệp lâm, ngư nghiệp, Luật lao động bổ sung sửa đổi năm 2002 đã nêu doanh nghiệp có sử dụng dưới 10 lao động; Luật hợp tác xã ban hành có hiệu lực từ 1998 đến nay vẫn chưa có những văn bản hướng dẫn thực hiện.Vì vậy, chính sách BHXH cần phaỉ đa dạng, đồng bộ, kịp thời để đáp ứng được các nhu cầu và đảm bảo bình đẳng về quyên lợi giữa những người lao động trong các thành phần kinh tế. Một vấn đề nữa về cơ chế là, trong thời đại ngày nay, khoa học công nghệ phát triển với tốc độ nhanh, việc sử dụng thẻ thông minh ( các điện tử) trong các quan hệ giao dịch, thanh toán và cả trong khâu quản lý được áp dụng rộng rãi tại nhiều quốc gia trên thế giới. Để phù hợp với xu thế chung của thời đại và tạo điều kiện cho công tác quản lý, thuânj tiện cho người lao động sử dụng, cần thiêt phải có những quy định mang tính chiến lược lâu dài. Không nên để các quy định về cấp, quản lý sổ BHXH một cách cứng nhắc như hiện nay mà cần thiết quy định một loại hình công cụ quản lý về BHXH chung phù hợp. 2. Một số đề xuất cụ thể 2.1. Về công tác thu nộp Để thực hiện tốt việc cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH, trước hết cần hoàn thiện công tác về quản lý thu nộp BHXH của người lao động. Đây là đầu vào mang tính quyết định đến khả năng, điều kiện và giải quyết mức hưởng chế độ BHXH cho người lao động. Quy trình thu nộp BHXH hiện nay được biểu diến qua sơ đồ sau: NGƯỜI LAO ĐỘNG Đầu năm đăng ký danh sách lao động đóng BHXH Hàng tháng báo cáo tăng giảm Hàng tháng nộp BHXH 20% Hàng quý đối chiếu về lao động và số tiền nộp BHXH ĐƠN VỊ SDLĐ CƠ QUAN BHXH QUẬN HUYỆN 5% BHXH CẤP TỈNH BHXH VIỆT NAM Với quy trình này người lao động đóng BHXH thông qua người sử dụng lao động và đơn vị SDLĐ ở địa bàn nào nộp BHXH tại địa bàn đó. Khi người lao động di chuyển đơn vị, đơn vị SDLĐ di chuyển địa bàn đều phải làm thủ tục thông qua cơ quan BHXH quản lý trực tiếp. Trong cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng XHCN hiện nay và theo luật lao động thì người lao động được quyền tự do tìm việc làm phù hợp với yêu cầu và khả năng của mình, đơn vị sử dụng lao động có thể di chuyển nhiều địa bàn hoặc đóng trụ sở ở một nơi nhưng đặt các cơ sở sản xuất, kinh doanh ở nhiều địa bàn khác nhau và sử dụng lao động ở nhiều địa phương khác nhau. Với quy trình quản lý như nêu trên, hiện nay cơ quan BHXH chỉ nắm được người lao động và đơn vị SDLĐ (có thể chỉ là chi nhánh, cơ sở) có đăng ký nộp BHXH. Còn việc tổng hợp toàn bộ lao động, toàn bộ số tiền đóng BHXH của một đơn vị SDLĐ chưa thực hiện được, mặt khác người lao động trong cùng một đơn vị SDLĐ khi làm việc ở địa bàn này chuyển sang địa bàn khác (có khi cùng trong một tỉnh, thành phố) lại phải đăng ký, kê khai lại từ đầu. Từ đó dẫn đến việc quản lý, theo dõi quá trình tham gia BHXH của người lao động không tránh khỏi sai sót. Vì vậy, quy trình quản lý thu nộp BHXH cần hoàn thiện theo hướng tập trung đầu mối quản lý đơn vị sử dụng lao động có thể hoạt động sản xuất kinh doanh ở nhiều địa bàn khác nhau, sử dụng lao động ở nhiều địa phương khác nhau nhưng chỉ phải kê khai, đăng ký đóng BHXH ở một nơi. Cơ quan BHXH cấp sổ BHXH cho người lao động thông qua việc quản lý của đơn vị SDLĐ chỉ ở một nơi. Chỉ khi nào người lao động chuyển sang đơn vị SDLĐ khác mới phải làm thủ tục di chuyển sổ BHXH. 2.2. Công tác cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH. Với thực trạng cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH trong giai đoạn vừa qua như đã được phân tích, đánh giá ở phần trên, cần thiết phải có những thay đổi phù hợp với yêu cầu quản lý của Nhà nước, cải cách thủ tục hành chính, tăng cường hiện đại bằng công nghệ tin học, có như vậy mới góp phần thúc đẩy nhanh quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hoá theo chủ trương, đường lối của Đảng đã đề ra. Để đảm bảo yêu cầu quản lý, thuận tiện cho người lao động; đảm bảo sổ BHXH đã được xác nhận hoàn chỉnh sẽ mang đầy đủ tính pháp lý, là căn cứ để giải quyết các chế độ BHXH cho người lao động tham gia BHXH theo quy định của pháp luật, do đó cần thiết phải được hoàn thiện theo hướng: - BHXH các địa phương tiếp tục hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị sử dụng lao động hoàn thiện hồ sơ của người lao động có thời gian công tác trước năm 1995 thất lạc, chưa được cấp sổ BHXH hoặc được cấp sổ chưa hoàn chỉnh và những đơn vị có số lao động mới tuyển dụng đủ điều kiện tiếp tục lập danh sách để được cấp sổ BHXH theo đúng quy định. Thẩm định hồ sơ cấp sổ BHXH phải đảm bảo đúng nguyên tắc, tuân thủ đúng quy trình, quy định trong từng khâu, từng giai đoạn, từng lần xác nhận để làm cơ sở giải quyết các chế độ BHXH sau này không bị vướng và trở ngại. tiến hành rà soát những sổ BHXH đã cấp cho người lao động còn để trống trang, tổng hợp và giải quyết dứt điểm những trường hợp này đến hết quý II/2005, đồng thời thường xuyên thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu thu nộp BHXH với hồ sơ gốc của người lao động để đảm bảo tính chính xác của sổ BHXH. - Phối hợp với các ban, ngành, đoàn thể, các đơn vị sử dụng lao động và người lao động xử lý. giải quyết những tồn tại vướng mắc trong công tác cấp sổ BHXH thuộc phạm vị có thể giải quyết như: tình trạng sửa hồ sơ, lý lịch, ngày tháng năm sinh, tình trạng mượn hồ sơ của người khác vào làm việcViệc xác nhận thời gian công tác đối với những trường hợp thiếu hồ sơ phải có căn cứ pháp lý mới xác nhận và chịu trách nhiệm trước pháp luật về xác nhận đó, không để hiện tượng xác nhận chung, xác nhận không có căn cứ. - Cơ quan BHXH các cấp phải hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị sử dụng lao động ghi, xác nhận sổ kịp thời cho người lao động ngay sau khi có thay đổi về mức tiền lương tham gia BHXH, thay đổi địa điểm làm việc, hướng dẫn ghi sổ BHXH khớp đúng với hồ sơ lý lịch, ghi rõ địa điểm, chức danh nghề nghiệpđể thuận tiện khi giải quyết các chế độ BHXH, nhằm tiến tới sổ BHXH là căn cứ duy nhất giải quyết các chế độ BHXH. - Tăng cường kiểm tra, kiểm soát việc cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH để phát hiện những thiếu xót, tồn tại, xử lý kịp thời đảm bảo chính xác cho sổ BHXH khi giải quyết chế độ BHXH. - BHXH Việt Nam sẽ xem xét sửa đổi, bổ sung một số điều trong Quyết định 2325/1999/QĐ-BHXH ngày 28/09/1999 của BHXH Việt Nam quy định về cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH đảm bảo phù hợp với các chế độ quy định mới, đồng thời sẽ kiến nghị với Bộ Lao động- thương binh và Xã hội sửa đổi, bổ sung một số nội dung có liên quan đến việc cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH nhằm đảm bảo thuận tiện cho người lao động và người sử dụng lao động. 2.3. Giải quyết chế độ BHXH bằng sổ. Theo quy định tại Quyết đinh số 1443/LĐ- TBXH ngày 09/10/1995 của Bộ LĐ- TB&XH thì sổ BHXH để làm căn cứ giải quyết các chế độ BHXH theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, hiện nay trong quy định cũng như trong thực tiễn quá trình giải quyết chế độ BHXH cho người lao động, do nhiều nguyên nhân trong đó có nguyên nhân sổ BHXH cấp cho người lao động hiện nay chưa được hoàn chỉnh, hoặc không chính xác, không đảm bảo độ tin cậynên người lao động và người sử dụng lao động vẫn phải kèm theo nhiều thứ giấy tờ, hồ sơ khi làm thủ tục hưởng chế độ BHXH. Để đảm bảo sổ BHXH mang đầy đủ tính chất và tầm quan trong vốn có của nó. Ngoài những vấn đề hoàn thiện về quy trình quản lý thu nộp BHXH, hoàn thiện cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH nêu trên; thì việc hoàn thiện quy trình giả quyết chế độ BHXH thông qua sổ BHXH mới đảm bảo cho việc cải cách thủ tục hành chính được đầy đủ và thông suốt. Trước hết, chúng ta nhận thức được rằng việc giải quyết hưởng chế độ BHXH cho người lao động là việc thực hiện chính sách của Nhà nước, là quyền lợi của mọi người lao động theo quy định của pháp luật, luôn luôn có sự kiểm tra , giám sát của cả 3 bên liên quan là người lao động,người sử dụng lao động và cơ quan BHXH. Điều đó được thể hiện bằng việc xác nhận của từng bên trên sổ BHXH, từ kê khai, xét duyệt ban đầu, trong quá trình làm việc và tham gia BHXH ở từng giai đoạn, từng thời kỳ,cũng như khi giải quyết các chế độ về BHXH. Điều đó cho thấy sổ BHXH đã đảm bảo đầy đủ điều kiện và căn cứ pháp lý theo yêu cầu của công tác quản lý nói chung, công tác quản lý tài chính noi riêng. Nếu vậy, quy trình giải quyết chế độ BHXH cho người lao động khi nghỉ hưu, tuất, có thể rút gọn lại, chỉ cần ở khâu cuối cùng là các giấy tờ liên quan đến việc nghỉ hưu, tuất như đơn của người lao động, giấy chứng tử, Quyết định cho nghỉ hưu (một lần hoặc dài hạn) của đơn vị SDLĐ, Quyết định hưởng của cơ quan BHXH ( theo phân cấp) và sổ BHXH là đủ. Không cần phải các bản xác nhận quá trình tham gia BHXH, tờ khai hoàn cảnh gia đình như hiện nay. Đồng thời khâu gửi hồ sơ lên BHXH Việt Nam để kiểm tra, thẩm định lại hồ sơ, lý lịch của người lao động cũng không cần thiết. Cơ quan BHXH Việt nam lúc này chỉ kiểm tra việc giải quyết chế độ cho người lao động của BHXH cấp dưới đúng hay sai mà thôi. Với quy trình giải quyết chế độ BHXH như vậy, giảm bớt nhiều về thủ tục giấy tờ: giảm việc người lao động phải kê khai, giảm kê khai xác nhận của đơn vị sử dụng lao động, giảm khâu thẩm định và xét duyệt trên tờ khai của cơ quan BHXH. Về thời gian xét duyệt cũng sẽ rút ngắn hơn không phải gửi hồ sơ, lý lịch về BHXH Việt Nam thẩm định lại, người lao động và người sử dụng lao động không phải chờ đợi lâu ( theo quy định hiện nay là một tháng); đồng thời về mặt tổ chức, nhân sự cũng vì thế mà giảm nhẹ được. 2.4. Điều kiện quản lý sổ BHXH. Hiện nay hệ thống BHXH Việt Nam thực hiện việc quản lý sổ BHXH chưa được hiện đại hoá bằng công nghệ tin học, mà quản lý thủ công là chủ yếu. Tất cả các khâu: mở sổ theo dõi, ghi chép, cập nhật, tra soát đối chiếu giữa thu nộp BHXH với nội dung ghi trên sổ BHXH; đối chiếu để giải quyết chế độ BHXH cho người lao động; thông tin, báo cáo giữa các cấp; đối chiếu giữa các địa phương đều bằng thủ công. Chưa có chương trình quản lý bằng máy vi tính, chưa thực hiện nối mạng khu vực và nối mạng toàn quốc. Điều đó dẫn đến thông tin chậm, số liệu cập nhật không kịp thời và có sai lệch giữa các kỳ báo cáo; việc tra soát, đối chiếu khi các sổ di chuyển giữa các tỉnh không thực hiện được thường xuyên. Số sổ BHXH cấp ra trùng chưa được phát hiện kịp thời, người lao động được cấp 2, 3 sổ không phát hiện được ngay Để tăng cường khâu quản lý sổ BHXH, tránh những sai sót nêu trên, đảm bảo giải quyết chế độ BHXH cho người lao động được đúng, kịp thời. Hệ thống BHXH Việt Nam cần có chương trình quản lý từ khâu thu nộp BHXH, cấp sổ BHXH, theo dõi liên tục quá trình biến động của người lao động trong quá trình tham gia BHXH đến khi giải quyết các chế độ BHXH. Chương trình được lập, cài đặt cho tất cả các máy vi tính và thống nhấy trong toàn quốc,trang bị bổ sung phươngtiện là máy vi tính, máy quét SCANER cho đến tận BHXH cấp quận huyện. Thực hiện nối mạng trong từng tỉnh, nối mạng khu vực và nối mạng toàn quốc. Số liệu được cập nhật kịp thời, đảm bảo thông tin nhanh phục vụ cho việc tra soát, đối chiếu và công tác quản lý, chỉ đạo điều hành của từng tỉnh, khu vực hoặc toàn quốc được kịp thời. Tóm lại, để đạt được các mục tiêu, phương hướng hoàn thiện quản lý sổ BHXH cần thực hiện đồng bộ các giải pháp từ vân đề cơ chế chung về BHXH, cơ chế riêng về cấp, quản lý sổ BHXH; đến việc thực hiện các cơ chế đó bắt đầu từ khi người lao động làm việc có tham gia BHXH đến lúc giải quyết các chế độ BHXH. Đảm bảo sự thống nhất, thông suốt, đơn giản, gọn nhẹ trong quá trình thu nộp BHXH nhưng vẫn đáp ứng được yêu cầu quản lý chung. Có như vậy công tác cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH mới thể hiện được vai trò và tầm quan trọng trong việc thực hiện chế độ BHXH, góp phần làm cho mọi người lao động thuộc các thành phần kinh tế nhận thức đầy đủ hơn sự quan tâm của Đảng và Nhà nước về chính sách Bảo hiểm xã hội. Phần kết luận Bảo hiểm xã hội là một trong những chính sách xã hội lớn của Đảng và Nhà nước ta. Ngay sau khi Cách Mạng tháng 8-1945 thành công và trải qua nhiều giai đoạn cách mạng, mặc dù gặp rất nhiều khó khăn nhưng Đảng và Nhà nước rất quan tâm đến chính sách xã hội trong đó có chính sách Bảo hiểm xã hội. Từ bản Hiến pháp đầu tiên năm 1946 đến các hiến pháp sau này đều khẳng định quyền hưởng BHXH của người lao động. Trên cơ sở đó, Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản pháp luật cụ thể hoá chính sách BHXH và liên tục sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với từng giai đoạn, từng thời kỳ phát triển kinh tế xã hội của đất nước. Trải qua gần 20 năm đổi mới, gần 15 năm thực hiên cương lĩnh xây dựng đất nước trong thời kỳ quá độ lên chủ nghĩa xã hội và chiến lược ổn định và phát triển kinh tế- xã hội với chính sách phát triển nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Đi đôi với đổi mới kinh tế, các chính sách xã hội nói chung, chính sách BHXH nói riêng đã có những thay đổi sâu sắc. Người lao động không chỉ bó hẹp trong khu vực Nhà nước mà làm trong bất cứ thành phần kinh tế nào, ở lĩnh vực nào, trong nước hay lao động có thời hạn ở nước ngoài; làm cho các cơ sở kinh tế của Việt Nam hay cho các ông chủ trong doanh nghiệp liên doanh, đầu tư 100% vốn nước ngoài, ngoài công lập hay khu vực kinh tế tư nhân đều được tham gia và hưởng chế độ BHXH. Nghĩa vụ và quyển lợi của người lao động được phân định rõ ràng hơn, bình đẳng hơn. Đã đem lại một cách nhìn mới, một nhận thức mới cho hàng chục triệu người lao động đang tham gia và sẽ tham gia Bảo hiểm xã hội; góp phần tạo sự công bằng trong chính sách xã hội, thể hiện tính nhân văn sâu sắc của Đảng và Nhà nước. với ý nghĩ đó đòi hỏi công tác quản lý BHXH nói chung và quản lý sổ BHXH nói riêng phải từng bước được đổi mới và hoàn thiện hơn nữa, đáp ứng được yêu cầu cải cách hành chính Nhà nước, phù hợp với sự phát triển kinh tế- xã hội của đất nước trong giai đoạn tới. Với phạm vi hạn hẹp của bài viết, được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ trong cơ quan BHXH Việt Nam và các thầy cô giáo trong chuyên ngành bảo hiểm trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân, em đã cố gắng trình bày những nét chính và cơ bản nhất về công tác cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH .Tuy nhiên, đây mới chỉ là suy nghĩ của một sinh viên bước đầu làm quen với thực tế hoạt động Bảo hiểm xã hội nên chắc chắn những suy nghĩ chưa được sâu sắc và đầy đủ. Song tất cả những gì em trình bày đều xuất phát từ lòng say mê nghề nghiệp đã chọn và sự mong muốn thiết tha có được sự hiểu biết nhiều hơn về hoạt động Bảo hiểm xã hội nói chung và công tác cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH nói riêng. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của thầy cô và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn ! Phụ lục Phụ lục số 1: Sổ BHXH có nội dung cụ thể như sau: CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Mẫu trang 03 SỔ BẢO HIỂM Xà HỘI Số Họ và tên ..nam, nữ.. Sinh ngày.tháng.năm.. Nơi sinh.. Dân tộc.Quốc tịch.. Địa chỉ thường trú Cơ quan, đơn vị làm việc (nơi cấp sổ). Giấy CMND số.Nơi cấp. Ngày.tháng.năm. Người được cấp sổ Giám đốc Bảo hiểm xã hội (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký tên và đóng dấu) Từ trang 4 đến trang 43:Quá trình làm việc và đóng Bảo hiểm xã hội Thời gian Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, đơn vị làm việc, địa điểm đơn vị đóng Mức tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH Tỷ lệ đóng BHXH Tổng số tiền đóng bảo hiểm 1 tháng Xác nhận Từ tháng năm Đến tháng năm Lương cơ bản Các khoản phụ cấp (nếu có) Người sử dụng lao động Người lao động Thu trưởng đơn vị Cơ quan BHXH 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Từ trang 44 đến trang 46: Các chế độ Bảo hiểm xã hội đã được hưởng 1. Thai sản. ........................................................................................................... ........................................................................................................... ........................................................................................................... 2. Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. ........................................................................................................... ........................................................................................................... ........................................................................................................... 3. Trợ cấp BHXH một lần. ........................................................................................................... ........................................................................................................... ........................................................................................................... 4. Chế độ trợ cấp hưu trí hàng tháng. ........................................................................................................... ........................................................................................................... ........................................................................................................... ........................................................................................................... ........................................................................................................... ........................................................................................................... Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Tê khai cÊp sæ B¶o hiÓm x· héi A - Ng­êi lao ®éng kª khai: 1. Họ và tên................................................Nam (1) Nữ (2)........... 2. Ngày tháng năm sinh...................... 3. Nơi sinh.......................................................................................................... 4. Số sổ BHXH (Do cơ quan BHXH ghi 5. Dân tộc...........................................Quốc tịch.................................................. 6. Chức danh, nghề nghiệp, cấp bậc....................................................................... 7. Cơ quan đơn vị làm việc ................................................................................. 8. Địa chỉ thường trú.......................................................................................... 9. CM thư số................ do CA........................ cấp ngày.... tháng... năm.......... I- qu¸ tr×nh lµm viÖc vµ ®ãng B¶o hiÓm x· héi Từ tháng năm Đến tháng năm Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, đơn vị làm việc, địa điểm đơn vị đóng Thời gian tham gia BHXH Căn cứ đóng BHXH Ghi chú Năm tháng lương Phụ cấp 1 2 3 4 5 6 7 8 II- C¸c chÕ ®é BHXH ®· ®­îc h­ëng .......................................................................................................................... ..............., ngày...........tháng..........năm....... Người khai (Ký, ghi rõ họ tên) B - PhÇn xÐt duyÖt I- XÐt duyÖt cña ng­êi sö dông lao ®éng Thời gian đóng BHXH tính đến ngày.....tháng....năm..... là......năm....tháng. Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) II-- XÐt duyÖt cña c¬ quan BHXH Thời gian đóng BHXH tính đến ngày.....tháng....năm..... là......năm....tháng. Ng­êi thÈm ®Þnh Gi¸m ®èc BHXH.......... (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Phụ lục số 2:Tờ khai cấp sổ BHXH (Mẫu số:01/SBH) có nội dung như sau: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Phụ lục số 03 ______________ Số sổ BHXH :....................... Biªn b¶n x¸c nhËn qu¸ tr×nh tham gia BHXH Họ và tên:................................................ Nam (nữ)............. Ngày tháng năm sinh.................................. Chức danh nghê nghiệp, cấp bậc:................ Đơn vị công tác ...................... Trú quán (nơi có hộ khẩu thường trú)...................... Được nghỉ việc theo Quyết định số .........ngày .......tháng ......năm........của......... I- Qu¸ tr×nh lµm viÖc cã ®ãng BHXH Từ tháng năm Đến tháng năm Chức dan nghề nghiệp, cấp bậc, chức vụ, đơn vị nơi làm việc Thời gian đóng BHXH Mức lương đóng BHXH Năm Tháng II- Quan hÖ gia ®×nh: Họ và tên vợ (chồng)........................................... Sinh ngày...........tháng........năm........ Nghề nghiệp .................................... Cơ quan đơn vị công tác (hoặc nơi đăng ký thường trú): ....................... Họ tên các con và những người trực tiếp nuôi dưỡng: Số TT Họ và tên Quan hệ Tháng năm sinh Nơi thường trú 1 2 3 4 ... ............., ngày......tháng.....năm.......... Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, đóng dấu) III- XÐt duyÖt cña BHXH tØnh, thµnh phè 1- Tính mức bình quân tiền lương tháng: 2- Chế độ được hưởng: - Thời gian đóng BHXH tính đến ngày.....tháng...năm....bằng ......năm.....tháng - Mức tiền lương bình quân để tính BHXH:....................... - Tỷ lệ % để tính lương hưu hoặc trợ cấp BHXH hàng tháng bằng.................. - Trợ cấp khác (ghi các khoản trợ cấp cụ thể nếu có)............................ ............., ngày......tháng.........năm........... Tr­ëng phßng qu¶n lý thu BHXH (1) (Ký, ghi rõ họ tên) ............., ngày......tháng.........năm........... Tr­ëng phßng qu¶n lý C§CS BHXH (Ký, ghi rõ họ tên)