Đề tài Bàn về phương pháp chứng từ kế toán trong các doanh nghiệp

Lời nói đầu Từ khi nước ta chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế từ cơ chế kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thi trường có sự quản lý của Nhà nước băng pháp luật cho đến nay đã đạt được nhiều thành tựu to lớn. Quá trình đổi mới và phát triển của cơ chế quản lý đã đặt ra những yêu cầu cấp bách phải đổi mới hệ thống công cụ quản lý mà trong đó kế toán là một công cụ quan trọng. Thực tiễn của công cuộc xây dựng và quản lý kinh tế ở nước ta trong nhiều năm qua đã khẳng định rằng kế toán bao giờ cũng là một công cụ quan trọng để quản lý kinh tế. Nghị định số 175 – CP ngày 28/10/1961 của Hội đồng chính phủ đã chỉ rõ:... “ kế toán có tác dụng rất lớn đối với việc kế hoạch hoá và quản lý nền kinh tế quốc dân; kế toán là công việc rất cần thiết để bảo đảm sự phát triển không ngừng của nền kinh tế tài chính XHCN”. Trong toàn bộ công tác kế toán thì phương pháp kế toán chiếm một vị trí đặc biệt quan trọng. Vì vậy muốn cải tiến công tác kế toán, làm cho kế toán thật sự là một công cụ sắc bén, phục vụ đắc lực cho việc xây dựng và quản lý kinh tế phải không ngừng cải tiến phương pháp kế toán, tiến lên nghiên cứu và vận dụng những phương pháp kế toán tiên tiến . Việc ứng dụng và đổi mới phương pháp kế toán để làm cho công tác kế toán ngày càng có hiệu quả hơn để thich nghi với yêu cầu và nội dung của quá trình đổi mới cơ chế quản lý là một vấn đề thật sự bức xúc và cần thiết hiện nay. Trong khuôn khổ của bài viết, với nôi dung “Bàn về phương pháp chứng từ kế toán trong các doanh nghiệp” em chỉ xin được đề cập đến một nhánh trong hệ thống các phương pháp kế toán, đó là phương pháp chứng từ kế toán. Bài viết này nhằm làm rõ vấn đề về cơ sở lý luận , bản chất của chứng từ kế toán và thực tiễn áp dụng phương pháp chứng từ kế toán ở Việt Nam. Qua đó giúp cho những người quan tâm tới lĩnh vực kế toán hiểu rõ được bản chất của chứng từ kế toán và có thể tìm ra những giải pháp để phát huy thế mạnh của phương pháp chứng từ kế toán trong công tác kế toán và quản lý kinh tế. Kết cấu của bài viết bao gồm các chương như sau : Chương I. Một số vấn đề lý luận cơ bản về phương pháp chứng từ kế toán. Chương II. Thực trạng chế độ chứng từ kế toán hiện hành ở Việt Nam. Chương III. Những kiến nghị nhằm hoàn thiện phương pháp chứng từ kế toán ở nước ta. Do thời gian hạn chế và trong phạm vi của bài viết chắc chắn còn có nhiều sai sót. Em rất mong nhận được những ý kiến chỉ bảo của các thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn./. Chương I. Một số vấn đề lý luận cơ bản về phương pháp chứng từ kế toán. I. Khái niệm và tác dụng của phương pháp chứng từ. 1. Khái niệm. Một trong những vấn đề quan trọng dể tăng cường và cải tiến công tác quản lý kinh tế – tài chính là không ngừng cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán. Cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán bao gồm một nội dung rộng rãi, trong đó cải tiến phương pháp kế toán, tiến tới vận dụng những phương pháp kế toán hiện đại và phù hợp là một khâu trọng yếu. Như chúng ta đã biết, chức năng quan trọng hàng đầu của công tác kế toán là tập hợp và cung cấp kịp thời những thông báo số liệu cần thiết cho công tác quản lý kinh tế – tài chính, đưa ra những quyết định, chính sách, đường lối kinh doanh của doanh nghiệp. Theo tính chất, nội dung và thời gian cung cấp, thông báo số liệu kế toán được chia làm hai loại : thông báo ban đầu và thông báo kết quả. Thông báo kết quả có thể là thông báo trung gian thông qua việc tập hợp số liệu trên các sổ sách để định kỳ báo cáo hoặc là thông báo cuối cùng thông qua việc lập các báo biểu tháng, quý, năm. Số liệu của các thông báo ban đầu được thể hiện trên các chứng từ gốc. Trong hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép và phản ánh trên chứng từ gốc. Đây là giai đoạn đầu của quá trình hạch toán - giai đoạn thu nhận và phản ánh các số liệu ban đầu trên các chứng từ hạch toán, trên thực tế còn được gọi là giai đoạn ghi chép ban đầu. Chúng ta có thể thấy vị trí của phương pháp chứng từ kế toán qua sơ đồ các bước cơ bản của trình tự kế toán ( hình 1 ). Những số liệu của giai đoạn ghi chép ban đầu là những thông báo đầu tiên phản ánh từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách riêng lẻ. Thông báo này có tác dụng giúp bộ bộ máy quản lý tổ chức giám đốc và kiểm tra kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đề phòng và ngăn chặn những nghiệp vụ kinh tế phi pháp, trái với chính sách, chế độ, đồng thời còn làm căn cứ cho việc xây dựng các thông báo kết quả và cho việc thực hiện kiểm tra trong và sau quá trình nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Hình 1. Các bước cơ bản của trình tự kế toán. Chứng từ Sổ chi tiết, Sổ cái,sổ Báo cáo gốc sổ phụ tổng hợp kế toán Như vậy, chứng từ kế toán là một phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ phân loại, tổng hợp kế toán. 2. Tác dụng của chứng từ kế toán. Như đã khái quát ở trên, chúng ta thấy chứng từ có rất nhiều tác dụng trong hoạt dộng sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Trước hết, chứng từ kế toán là phương pháp thích hợp nhất với sự đa dạng và biến động không ngừng của đối tượng hạch toán kế toán nhằm sao chụp nguyên hình tình trạng và sự vận động của các đối tượng này. Chính vì vậy, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được phản ánh một cách nguyên vẹn và trung thực trên chứng từ kế toán. Thứ hai, hệ thống bản chứng từ( yếu tố cơ bản cấu thành phương pháp chứng từ ) hoàn chỉnh gắn liền với quy mô, thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, với trách nhiệm vật chất của cá nhân, các đơn vị về nghiệp vụ đó là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản và xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệ kinh tế pháp lý thuộc đối tượng hạch toán kế toán, kiểm tra và thanh tra hoạt động sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, chứng từ là phương tiện thông tin rất quan trọng cho công tác lãnh đạo nghiệp vụ ở đơn vị hạch toán và phân tích kinh tế. Đồng thời, chứng từ là cơ sở để phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế vào các sổ kế toán theo dõi từng đối tượng hạch toán cụ thể. Với những tác dụng nêu trên, phương pháp chứng từ kế toán phải được sử dụng rộng rãi trong tất cả các đơn ị hạch toán, không phân biệt các ngành sản xuất và các thành phần kinh tế khác nhau. Một đièu đáng chú ý là sử dụng phương pháp chứng từ kế toán sao cho phù hợp, thích ứng và tạo mối liên hệ chặt chẽ về nội dung và hình thức hạch toán. Cơ sở lý luận hình thành phương pháp chứng từ kế toán. Phương pháp chứng từ kế toán được hình thành trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và xuất phát từ những đặc điểm cơ bản của đối tượng hạch toán kế toán . Đối tượng của chứng từ kế toán chính là những nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối tượng này có đặc điểm là rất đa dạng, luôn luôn xuất hiện trong quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp, nó xuất hiện ở nhiều bộ phận và có mối liên hệ mật thiết với nhau và phát triển không ngừng. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh có những đặc điểm riêng nhưng chúng lại có mối quan hệ mật thiết với nhau trong suốt quá trình kinh doanh. Vì thế đòi hỏi việc xây dựng phương pháp chứng từ kế toán phải thật phù hợp với đặc điểm của đối tượng được phản ánh. Triết học duy vật biện chứng nghiên cứu các quy luật về mối liên hệ và sự phát triển của sự vật, hiện tượng về quy luật biến đổi của lượng và chất, về quá trình nhận thức từ trực quan sinh động đến tư duy trừu tượng v.v...Triết học duy vật biện chứng cũng nghiên cứu đến các cặp phạm trù có liên quan trực tiếp đến đối tượng của chứng từ kế toán như : nội dung và hình thức, bản chất và hiện tượng v.v... Xuất phát từ đối tượng của hạch toán kế toán, đó chính là tài sản của đơn vị hạch toán được xem xét trong mối quan hệ qua lại mật thiết giữa hai mặt vốn và nguồn hình thành và quá trình tuần hoàn của những tài sản đó qua các giai đoạn nhất định của quá trình sản xuất,cùng các mối quan hệ kinh tế – pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị. Chúng ta có thể khái quát những đặc điểm cơ bản nhất của đối tượng hạch toán kế toán như sau: Thứ nhất : Luôn có tính hai mặt, độc lập với nhau nhưng cân bằng với nhau về lượng. Thứ hai :Luôn luôn vận động qua các giai đoạn khác nhau, nhưng theo một trật tự xác định và khép kín sau một chu kì nhất định. Thứ ba : Luôn luôn có tính đa dạng trên mỗi nội dung cụ thể. Thứ tư : Mỗi loại đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán đều gắn liền trực tiếp đến lợi ích kinh tế, đến quyền lợi và trách nhiệm của nhiều phía khác nhau. Phương pháp luận duy vật biện chứng và đối tượng của hạch toán kế toán đã tạo cơ sở lý luận cho phương pháp chứng từ kế toán. Do đặc điểm của đối tượng kế toán yêu cầu cần phải có một phương pháp thích hợp để sao chụp lại những nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phương pháp luận duy vật biện chứng đã tạo khả năng cho hạch toán kế toán xây dựng lên phương pháp thích hợp, đó là phương pháp chứng từ kế toán với hai nội dung cơ bản : Một là : Sao chụp được vốn và các quan hệ phát sinh thuộc đối tượng hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm của từng đối tượng và sự vận động của nó. Hai là : Thông tin kịp thời tình trạng của từng đối tượng và sự vận động của nó theo yêu cầu của quản lý nghiệp vụ. Hai nội dung đó của phương pháp chứng từ được biểu hiện dưới hai hình thức : Một là : Hệ thống bản chứng từ để chứng minh tính hợp pháp của việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế thuộc đối tượng hạch toán kế toán và căn cứ ghi sổ. Hai là : Kế hoạch luân chuyển chứng từ nhằm thông tin kịp thời và trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch toán kế toán. II. Hệ thống bản chứng từ kế toán. 1. Các yếu tố của bản chứng từ Bản chứng từ vừa là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. Mỗi bản chứng từ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế đó về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm xảy ra nghiệp vụ kinh tế cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lập bản chứng từ v.v... Chỉ khi đó bản chứng từ mới là căn cứ để ghi sổ, để thông báo tình trạng của vốn và mới có sức thuyết phục trước pháp luật. Các tiêu thức hướng vào mối liên hệ đặc trưng đầy đủ cho những nghiệp vụ kinh tế riêng được nêu ra trong mỗi bản chứng từ được gọi là các yếu tố của bản chứng từ. Do tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế, nên các tiêu thức đặc trưng cho bản chứng từ rất phong phú. Có thể chia các yếu tố của bản chứng từ thành hai nhóm : a. Các yếu tố cơ bản. Các yếu tố cơ bản là những yếu tố bắt buộc phải có trong mỗi bản chứng từ và tạo nên nội dung cơ bản của mỗi bản chứng từ. Qua các yếu tố cơ bản có thể thấy đặc trưng nghiệp vụ kinh tế về số lượng, chất lượng, không gian và thời gian phát sinh v.v... Sự vắng mặt của bất kỳ một yếu tố cơ bản nào đều làm cho bản chứng từ trở nên không đầy đủ và do không đáng tin cậy. Vì vậy, các yếu tố này trở thành nội dung bắt buộc của mỗi bản chứng từ kế toán, không phụ thuộc vào loại nghiệp vụ, tính chất của nghiệp vụ và tình trạng của vốn liên quan đến nghiẹp vụ đó. Các yếu tố cơ bản trong chứng từ thường gồm: Tên gọi chứng từ: Tên gọi chứng từ là sự khái quát hoá nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh (phiếu thu, phiếu chi v.v...). Tên và địa chỉ của đơn vị, cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ phát sinh: Đây là yếu tố quan trọng để xác định trách nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ kinh tế, để chi tiết hoá hay phân loại nghiệp vụ theo dõi đối tượng có liên quan đến nghiệp vụ. Đồng thời là cơ sở xác định, đối chiếu và thanh tra về các nghệp vụ kinh tế. Ngày tháng và số hiệu của chứng từ: Yếu tố này vừa là cơ sở chi tiết hoá nghiệp vụ theo thời gian, vừa là cơ sở thanh tra kinh tế – tài chính. Nội dung của nghiệp vụ kinh tế: Yếu tố này là một trong các yếu tố cơ bản làm rõ ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ và của chứng từ. Nội dung nghiệp vụ kinh tế ghi trên chứng từ cần diễn đạt gọn và rõ ràng. Đồng thời cần sử dụng các tên, các khái niệm và các danh mục song phải đảm bảo tính thông dụng và dễ hiểu. Quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ( hiện vật, giá trị ); Đây là yếu tố phân định ranh giới giữa chứng từ kế toán với các chứng từ khác sử dụng trong thanh tra, trong hành chính. Trong nhiều trường hợp quy mô này được ghi cả bằng số và bằng chữ. Trong các chứng từ thanh toán, quy định này có tính chất bắt buộc. Chữ kí của những người chịu trách nhiệm về thực hiện các nghiệp vụ: Thông thường, mỗi nghiệp vụ kinh tế thường gắn liền với việc thay đổi trách nhiệm vật chất từ người này sang người khác. Vì thế về nguyên tắc, chứng từ kế toán phải có ít nhất hai chữ kí của hai người tham gia vào việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế, kèm theo chữ kí của người xét duyệt chứng từ nhất thiết phải có dấu của đơn vị. b. Các yếu tố bổ sung. Ngoài các yếu tố cơ bản đã nêu, chứng từ còn có các yếu tố bổ sung khác như định khoản nghiệp vụ, quy mô định mức của nghiệp vụ, thời hạn và phương thức thanh toán, địa điểm giao nhận... Bảng 1 dưới đây minh hoạ các yếu tố của chứng từ : Bảng 1. Hoá đơn bán hàng Ngày...tháng...năm Ký hiệu: AA/98 Số : 00001 Đơn vị bán hàng:..................................................... Địa chỉ :............................................................... Điện thoại :...................Mã số :............................... Họ tên người mua hàng :............................................ Đơn vị :................................................................ Địa chỉ :............................................................... Hình thức thanh toán :............................................... SSTT Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1 x 2 Tổng số tiền ( bằng chữ ) :.................................................. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký ghi rõ họ tên) (kí ghi rõ họ tên) (kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Như chúng ta đã biết, trên thực tế các nghiệp vụ kinh tế rất đa dạng. Để đặc trưng đầy đủ về số lượng, chất lượng, thời gian, địa điểm... của nghiệp vụ xảy ra thường đòi hỏi lượng tài liệu ( thông tin ) khá lớn về các khái niệm, từ ngữ và con số. Tuy nhiên không phải mọi đặc trưng ấy đều phản ánh chỉ qua một con đường của hạch toán kế toán. Vì thế việc sử dụng các yếu tố, đặc biệt là các yếu tố bổ sung cần chú ý tránh hiện tượng thừa và trùng lặp các thông tin làm tăng khối lượng công tác kế toán. Tiêu chuẩn để xác định tính đúng đắn trong nội dung này là yêu cầu quản lý và quan hệ giữa hạch toán với các hoạt động khác có liên quan. Về hình thức của bản chứng từ có thể xem xét trên nhiều mặt như : Vật liệu tạo ra bản chứng từ, cách bố trí những cột, dòng trên bản chứng từ, cách biểu hiện các yếu tố của chứng từ... Về vật liệu, tuỳ trình độ văn minh, trình độ kỹ thuật trong sản xuất vật liệu... bản chứng từ có thể làm bằng các chất liệu khác nhau. Thời kỳ cổ đại, chứng từ kế toán được làm bằng vỏ cây, da thú,đá... Ngày nay chứng từ chủ yếu được làm bằng giấy, một loại vật liệu tiện cho việc ghi chép và lưu trữ vì nó gọn. Về kết cấu chủ yếu phải quan tâm đến cách bố trí các cột, và dongfsao cho dễ ghi và dễ đọc. Đồng thời cần chú ý cả trình tự sắp xếp các yếu tố trong mỗi bản chứng từ. Về cách biểu hiện các yếu tố của chứng từ có thể dùng kí hiệu, lời văn, hay những mã số... Dùng cách biểu hiện nào là tuỳ thuộc vào trình độ văn minh, trình độ kỹ thuật và yêu cầu cũng như khả năng quản lý. Yêu cầu có tính nguyên tắc trong việc biểu hiện là phải giải quyết hài hoà giữa hai mặt : gọn ( tiết diện chứng từ nhỏ, dễ lưu trữ, luân chuyển ) và rõ ( diễn đạt rõ ràng, chuẩn xác nội dung nghiệp vụ kinh tế và các bên chịu trách nhiệm liên đới ). Để đáp ứng các yêu cầu về nội dung và hình thức của bản chứng từ thường phải tiến hành hai quá trình đồng thời là tiêu chuẩn hoá và quy cách hoá các bản chứng từ và cuối cùng phải được thể chế hoá thành chế độ ghi chép ban đầu. Tiêu chuẩn hoá chứng từ chính là tạo ra những mẫu chứng từ tiêu chuẩn ( dùng chung cho nhiều ngành, nhiều thành phần kinh tế ) hoặc những mẫu chứng từ chuyên dùng ( cho một hoặc một nhóm ngành hay một thành phần kinh tế riêng ). Gắn chặt với tiêu chuẩn hoá là quy cách hoá bản chứng từ, nhờ đó có thể xác định những quy cách thống nhất chứng từ đã được tiêu chuẩn hoá. Các đơn vị sản xuất và lưu thông hàng hoá có rất nhiều đặc điểm, yêu cầu khác nhau song đều nằm trong hệ thông thông nhất của sản xuất và trao đổi hàng hoá. Do đó để bảo đảm yêu cầu quản lý, nhất là trong các quan hệ về ngoại thương, quan hệ thanh toán với Ngân hàng, với ngân sách, các nghiệp vụ về sản xuất và trao đổi hàng hoá...vẫn rất cần có những bản mẫu chứng từ được tiêu chuẩn hoá và quy cách hoá trong phạm vi cả nước. Bên cạnh đó cần xây dựng tiêu chuẩn làm căn cứ cho việc ban hành các bản mẫu chứng từ chuyên dùng cho từng ngành, từng loại hình đơn vị quản lý và kinh doanh, từng thành phần kinh tế. IV. Luân chuyển chứng từ và ý nghĩa luân chuyển chứng từ. 1. Trình tự luân chyển chứng từ. Chứng từ kế toán thường xuyên vận động. Sự vận động liên tục kế tiếp nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn khác của chứng từ gọi là luân chuyển chứng từ. Luân chuyển chứng từ thường được xác định từ khâu lập ( hoặc tiếp nhận chứng từ bên ngoài ) đến khâu lưu trữ hoặc rộng hơn đến khâu huỷ chứng từ. Do chứng từ có nhiều loại với đặc tính luân chuyển khác nhau nên các giai đoạn ( khâu ) cụ thể của quá trình luân chuyển cũng khác nhau nhưng chung quy lại, luân chuyển chứng từ thường gồm các giai đoạn (khâu ) sau: Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ ( hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài ). Tuỳ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh mà sử dụng chứng từ sao cho thích hợp nhất. Ví dụ : Nghiệp vụ về thu – chi tiền mặt thì sử dụng phiếu thu ( lệnh thu ), phiếu chi ( lệnh chi ) tiền mặt; nghiệp vụ về xuất, nhập kho vật tư thì sử dụng phiếu xuất vật tư, nhập vật tư... Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng loại tài sản mà chứng từ có thể được lập thành một bản ( liên ) hoặc nhiều bản. Chứng từ phải lập theo mẫu do Nhà nước quy định và có đầy đủ chữ kí của những người có liên quan mới được coi là hợp lệ và hợp pháp. Kiểm tra chứng từ: Khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ như : các yếu tố của chứng từ, chữ kí của những người có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Chỉ sau khi chứng từ đã được kiểm tra thì chứng từ mới làm căn cứ để ghi sổ kế toán. Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán: + Cung cấp nhanh những thông tin cần thiết cho lãnh đạo nghiệp vụ. + Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ, theo tính chất của khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi số sách kế toán. + Lập định khoản kế toán và vào các sổ kế toán. Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán. Trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải được bảo quản và có thể sử dụng lại để kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Chuyển chứng từ vào lưu trữ và huỷ. Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ, đồng thời là tài liệu phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinhcủa doanh nghiệp. Vì vậy, sau khi ghi sổ và kết thúc kì hạch toán chứng từ được chuyển sang kưu trữ, bảo đảm an toàn, chứng từ không bị mất khi cần có thể tìm được nhanh chóng. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được đem huỷ. 2. Kế hoạch ( chương trình ) luân chuyển chứng từ Do mỗi loại chứng từ có vị trí khác nhau trong quản lý và có đặc tính vận động khác nhau nên trong kế toán phải xác lập kế hoạch ( chương trình ) luân chuyển chứng từ chứng từ. Kế hoạch luân chuyển chứng là con đường được thiết lập trước cho quá trình vận động của chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ. Nội dung bắt buộc trong một kế hoạch ( chương trình ) luân chuyển chứng từ là phải phản ánh được từng khâu ( từng giai đoạn ) vận động của chứng từ như : lập, kiểm tra, sử dụng, lưu trữ. Trong nhiều trường hợp phải xác định rõ địa chỉ (đối tượng hay tên người chịu trách nhiệm ) trong từng khâu.Trong điều kiện cho phép cần xác định nội dung công việc ở từng khâu và cả thời gian cần thiết cho từng khâu ( giai đoạn ) của quá trình vận động. Để xây dựng được một kế hoạch (chương trình ) luân chuyển chứng từ hợp lý cần xuất phát từ những cơ sở nhất định như : a, Đặc điểm cảu đơn vị hạch toán về quy mô,về tổ chức sản xuất và quản lý... b, Tình hình tổ chức hệ thống thông tin (đặc biệt là thông tin nghiệp vụ ) trong đơn vị. c, Nhu cầu và khả năng cung cấp và sử dụng thông tin trong đơn vị. d, Vị trí và đặc điểm luân chuyển của từng loại chứng từ. Hình thức của các kế hoạch ( chương trình ) luân chuyển chứng từ thường dùng dạng bảng hoặc sơ đồ. Thông thường có hai cách lập kế hoạch (chương trình ) luân chuyển chứng từ : Lập riêng cho từng loại chứng từ hoặc lập chung cho tất cả các loại chứng từ. Trong các đơn vị có quy mô lớn, nhu cầu thông tin cho quản lý nhiều... thường kết hợp cả hai phương pháp trên. Kế hoạch ( chương trình ) luân chuyển lập riêng cho từng loại chứng từ còn gọi là các chương trình luân chuyển cá biệt. Chương trình này thường được lập cho các loại chứng từ có số lượng lớn, phản ánh các loại đối tượng hạch toán có biến động nhiều và cần quản lý chặt chẽ. Với loại chương trình này có thể biểu hiện đầy đủ nội dung bắt buộc và mở rộng hình thức thường ứng dụng là hình thức biểu kết hợp sơ đồ. Với cách trên, đường đi của chứng từ được xác định cụ thể, rõ ràng, tiện cho việc xử lý thông tin, sử dụng thông tin và hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nhưng tốn công và chỉ áp dụng được cho một vài loại chứng từ có nhu cầu lập riêng. Kế hoạch ( chương trình ) luân chuyển chung cho nhiều loại chứng từ có thể thực hiện dưới dạng bảng ( bảng 2 ) Bảng 2. Chương trình luân chuyển chứng từ Tên đơn vị :...................................... Stt Tên của chứng từ Số hiệu chứng từ Người lập chứng từ Số bản Người ký chứng từ Thời hạn chuyển giao Người kiểm tra chứng từ Người nhận và sử dụng chứng từ Thời hạn ghi sổ kế toán Ghi chú Chương II. thực trạng Chế độ chứng từ kế toán hiện hành ở việt nam I. Chế độ (nội quy ) về chứng từ. Để quản lý và sử dụng hợp lý tài sản, tăng cường hạch toán kinh doanh triệt để cần đưa công tác chứng từ kế toán vào nề nếp và duy trì kỷ cương trong việc thực hiện các khâu về chứng từ. Cơ sở để tổ chức khoa học công tác chứng từ kế toán theo yêu cầu trên là phải xây dựng các văn bản có tính pháp lý về chứng từ : Ngoài quy định chung trong pháp lệnh kế toán – thống kê và điều lệ tổ chức kế toán nhà nước, cần xây dựng một chế độ và nội quy về chứng yuwf. Chế độ chứng từ thường do Bộ tài chính kết hợp với các bộ, các ngành chủ quản quy định. Nội dung của chế độ cần quy định những điều khoản chung về chứng từ thống nhất trong một ngành, một thành phần kinh tế hoặc chung cho cả nước như : 1, Biểu mẫu các loại chứng từ tiêu chuẩn ( cho cả nước hoặc từng ngành ) và trình tự chung trong luân chuyển chứng từ. 2, Cách tính các chỉ tiêu trên chứng từ. 3, Thời hạn lập và lưu trữ ( đối với từng loại khác nhau thì phải khác nhau ) 4, Người lập, người kiểm tra, người sử dụng, người lưu trữ. Các chức năng này cần phải được phân công, phân nhiệm một cách chặt chẽ, tránh tình trạng kiêm nhiệm. 5, Trách nhiệm vật chất, hành chính và quyền lợi tương ứng trong việc thực hiện các điều khoản. Nội quy về chứng từ thương do các đơn vị hạch toán xây dựng với hướng dẫn của các ngành, các cấp có liên quan. Nội dung của nội quy có thể bao gồm : 1, Các biểu mẫu chứng từ chuyên dùng của đơn vị (chưa quy định trong chế độ chung ). 2, Cách tính các chỉ tiêu trên chứng từ chuyên dùng. 3, Người chịu trách nhiệm lập, kiểm tra, sử dụng, lưu trữ. 4, Trách nhiệm hành chính, chế độ thưởng phạt...đối với từng người, từng bộ phận trong việc thực hiện nội quy. 5, Xây dựng thêm các chương trình huấn luyện đặc thufkhi thấy cần thiết. Các nguyên tắc chung của chế độ chứng từ kế toán áp dụng ở Việt nam. Điều 1. Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Điều 2. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất – kinh doanh, trong việc sử dụng kinh phí và thu chi ngân sách của mọi đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ. Chứng từ phải lập theo đúng quy định trong chế độ này và ghi chép đầy đủ, kịp thời đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Điều 3. Chế độ chứng từ kế toán bao gồm hai hệ thống: 1, Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc. 2, Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. Hẹ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này, Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách mẫu biểu chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế. Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp. Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm bớt một số chỉ tiêu đặc thù, hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phản ánh nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ. Điều 4. Nội dung của hệ thống chứng từ gồm 5 chỉ tiêu: 1, Chỉ tiêu lao động và tiền lương. 2, Chỉ tiêu hàng tồn kho. 3, Chỉ tiêu bán hàng. 4, Chỉ tiêu tiền mặt. 5, Chỉ tiêu tài sản cố định. Hệ thống chứng từ kế toán mang tính chất đặc thù và chứng từ thuộc chỉ tiêu sản xuất do các Bộ, ngành quy định sau khi cố sự thoả thuận bằng văn banrcuar Bộ Tài chính. Điều 5. Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau: 1, Tên gọi của chứng từ( hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi...) 2, Ngày, tháng, năm lập chứng từ. 3, Số hiệu của chứng từ. 4, Tên gọi và địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ. 5, Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ. 6, Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ. 7, Các chỉ tiêu về lượng và giá trị. 8, Chữ kí của người lập và những người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ kí của người kiểm soát ( kế toán trưởng ) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị ), đóng dấu đơn vị. Đối với những chứng từ liên quan đến việc bán hàng, cung cấp dich vụ thì ngoài những yếu tố đã quy định phải có thêm chỉ tiêu : thuế suất và số thuế phải nộp. Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán. Điều 6. Chứng từ kế toán phải được lập đầy đu số liệu theo quy định. Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống. Không được sửa chữa, tẩy xoá trên chứng từ. Trương hợp viết sai cần huỷ bỏ không xé rời ra khỏi cuống. Điều 7. Thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị tuyệt đối không được ký trên chứng từ trắng, mẫu in sẵn. Chủ tài khoản và kế toán trưởng tuyệt đối không được ký séc trắng. Điều 8. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trưởng đơn vị quy định. Chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: 1, Lập ra chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào chứng từ. 2, Kiểm tra chứng từ. 3, Ghi sổ. 4, Lưu trữ chứng từ. Điều 9 : Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:’ 1, Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ. 2, Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. 3, Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ. 4, Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính của Nhà nước phải rừ chối thực hiện ( xuất quỹ, thanh toán, xuất kho...) đồng thời báo cáo ngay cho cho thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo cáo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ đêr ghi sổ. Điều 10 : Lưu trữ chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán đã sử dụng phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu, kế toán của Nhà nước. Mọi trường hợp mất chứng từ gốc đều phải báo cáo với thủ trưởng và kế toán truwowngr đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trường hợp mất hoá đơn bán hàng, biên lai, séc trắng phải báo cáo cơ quan thuế và cơ quan công an địa phương số lượng hoá đơn mất, hoàn cảnh bị mất để có biện pháp xác minh, xử lý theo pháp luật. Sớm có biện pháp thông báo và vô hiệu hoá chứng từ bị mất. Điều 11 : Quy định về sử dụng và quản lý biểu mẫu chứng từ kế toán. Tất cả các đơn vị, cá nhân thuộc các lĩnh vực, các thành phần kinh tế, đều phải áp dụng chế độ chứng từ kế toán này. Trong quá trình thực hện đối với hệ thông chứng từ kế toán bắt buộc, các đơn vị hoặc các Bộ, sở chủ quản không được thêm bớt, sửa đổi biểu mẫu quy định trong chế độ này. Khi muốn thêm bớt phải có sự thoả thuận bằng văn bản với Bộ Tài chính và phải được Bộ Tài chính chấp thuận trước khi thực hiện. Mẫu in sẵn chứng từ phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng hoặc mục nát. Những chứng từ thuộc chỉ tiêu bán hàng như hoá đơn, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ...được quản lý theo chế độ quản lý sử dụng ấn chỉ. Điều 12 : In và phát hành biểu mẫu chứng từ: 1, Tất cả các đơn vị thuộc các ngành, các cấp khi in niểu mẫu chứng từ thuộc hệ thông chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc (trừ các chứng từ thuộc chỉ tiêu bán hàng ) pahir theo đúng nội dung thiết kế biểu mẫu quy định trong chế độ này. Biểu mẫu chứng từ kế toán thuộc chỉ tiêu bán hàng do Bộ Tài chính thống nhất phát hành. Đơn vị nào có nhu cầu tự in phải được Bộ Tài chính ( Tổng cục thuế ) chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện và phải đăng ký số chứng từ theo sơ-ri của Bộ Tài chính. 2, Một số chứng từ thuộc chỉ tiêu vật tư, bán hàng, tiền tệ được in bằng hai thứ tiếng : Tiếng Việt và tiếng Anh. 3, Các nhà máy in không được tự động thay đổi nội dung các biểu mẫu, không được chấp nhận in các biểu mẫu chứng từ kế toán trái với quy định trong chế độ này. Điều 13 : Xử lý các vi phạm: 1, Mọi hành vi vi phạm trong chế độ này, tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm được xử lý theo đúng quy định của các luật thuế ( luật thuế doanh thu, luật thuế tiêu thụ đặc biệt...), pháp lệnh kế toán thống kê, pháp lệnh về xử phạt hành chính và các văn bản pháp quy khác của Nhà nước. 2, Trường hợp có hành vi lợi dụng mua bán chứng từ, mượn làm chứng từ giả. Chương III. Những kiến nghị nhằm hoàn thiện phương pháp chứng từ kế toán ở nước ta. Mỗi bản chứng từ vừa là phương tiện tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thông qua chứng từ các thông tin và kết quả của mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thẻ hiện một cách rõ ràng nhất. Trên thực tế, phương pháp chứng từ không thể tách rời với các phương pháp khác trong hệ thống hạch toán kế toán mà nó có liên hệ biện chứng với các phương pháp đó. Quy định của Bộ Tài chính là các chứng từ được lập phải đầy đủ nội dung bắt buộc đã quy định. Tuy nhiên các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động đã cố tình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không đúng với quy định dẫn đến làm sai lệch các thông tin trên sổ sách kế toán, ảnh hưởng đén các thông tin trên báo cáo tài chính, phản ánh một cách không trung thực tình hình tài chính của doanh nghiệp. Để hợp lý hoá các thông tin trên chứng từ trong quá trình hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp thường liên kết với nhau để làm sai lệch các thông tin trên mỗi bản chứng từ. Trong quá trình hướng dẫn và áp dụng chế độ chứng từ và sổ sách kế toán vẫn còn những kẽ hở, chứng từ kế toán không chuẩn mực dẫn đến các sai sót khác phát hiện trong quá trình kiểm tra, thanh tra. Một phần do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh rất nhiều, thông tin xử lý cáng cần phải chính xác, bản thân chứng từ kế toán có rất nhiều loại, đôi khi dẫn đến trạng thái trùng lắp thông tin trong quá trình lập và ghi sổ sách kế toán. Trên thực tế, các doanh nghiệp đã lập chứng từ giả mạo để ghi các nghiệp vụ khống để thể hiện tình hình khả quan về tài chính của doanh nghiệp. Với kết cấu mỗi bản chứng từ khi ghi chép phải đầy đủ các thông tin đã quy định theo quy định chung của Bộ Tài chính, đôi khi tạo ra tính không hiệu quả khi các thông tin cần xử lý là nhiều. Trong trường hợp này, chứng từ càng giản đơn về kết cấu và quy định sẽ giảm nhẹ cho việc ghi chép tạo nên tính hiệu quả cao. Theo quy định của Bộ tài chính thì trình tự và thơi gian luân chuyển chứng từ do kế toán trưởng quy định là đúng đắn và hợp lý khi quá trình luân chuyển chứng từ phản ánh được tính kịp thời, đúng đắn của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thực tế các doanh nghiệp đã lợi dụng quy định này để phản ánh sai lệch các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh hoặc chưa phát sinh. Thiết nghĩ, nên quy định khung thời gian chuẩn cho từng quá trình luân chuyển mỗi loại chứng từ Hiện nay, quá trình phát triển của khoa học công nghệ thông tin rất nhanh, các doanh nghiệp đã cơ giới hoá công tác kế toán. Một yêu cầu cơ bản của việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán là phải tổ chức hạch toán thường xuyên nhằm cung cấp được thông tin kinh tế về tiến độ thực hiện kế hoạch một cách kịp thời. Số liệu phản ánh trên các chứng từ cần được hệ thông hoá theo các phân hệ thông tin và quá trình kinh doanh, do vậy chứng từ kế toán phải được xây dựng một cách thông nhất và bảo đảm được yêu cầu cơ bản của việc phân loại thông tin và mã hoá thông tin. Tài liệu tham khảo 1, Tạp chí Ngân háng số 5/94 2, Hướng dẫn thực hành chế độ kế toán mới – NXB Thống kê. 3, Triết học – NXB Chính trị quốc gia. 4, Lý thuyế kiểm toán – NXB Tài chính. 5, Lý thuyết hạch toán kế toán – NXB Thống kê. 6, Kinh tế chính trị học – NXB Chính trị quốc gia. 7, Tạp chí kế toán số 22/2000. 8, Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính – NXB Tài chính/1999.