Đề tài Bộ máy quan liêu - Nguồn gốc, đặc điểm và tương lai phát triển

Bộ máy quan liêu - nguồn gốc, đặc điểm và tương lai phát triển 1. Mở đầu Mỗi cá nhân tồn tại trong xã hội không thể đứng riêng rẽ, tách rời khỏi các mối quan hệ xã hội và các cá nhân, các nhóm xã hội. Mỗi cá nhân ít nhất thuộc về một nhóm xã hội nào đó. Hầu hết chúng ta sử dụng từ “nhóm” để chỉ bất kì một tập hợp cá nhân nào cho dù đó là những người không quen nhau đang đi chung một cầu thang hay hàng trăm người đang tham dự một buổi biểu diễn nhạc Rock. Tuy nhiên trong xã hội học tìm hiểu nhóm như là một cộng đồng những tương tác, của những vị thế và cơ cấu xã hội trong mối liên hệ với các nhóm khác, cũng như với toàn thể xã hội. Nhóm là bất kỳ khối lượng người nào có chung chuẩn mực, giá trị, kì vọng, tương tác với nhau một cách đều đặn. Điều quan trọng là các thành viên ý thức rõ rằng mình thuộc về nhóm. Đặc trưng này phân biệt nhóm với tập hợp người thuần túy hay tập hợp người có chung đặc trưng nào đó nhưng lại không có hoạt động chung nào. Căn cứ vào tính thân thiết, liên kết và hợp tác của nhóm, nhóm xã hội được phân thành 2 loại: nhóm sơ cấp (là những nhóm nhỏ có đặc trưng là tính thân thiết, liên kết và hợp tác theo kiểu mặt đối mặt với nhau như các thành viên trong gia đình, nhóm băng đảng…), nhóm thứ cấp (là nhóm chính thức, không có sự riêng tư, có ít sự thân thiết xã hội hay hiểu biết lẫn nhau). Tổ chức xã hội là một dạng nhóm thứ cấp (nhóm chính thức) khá phổ biến. Khái niệm tổ chức xã hội là một thành tố của cơ cấu xã hội, là hệ thống các quan hệ, tập hợp liên kết cá nhân để đạt được một mục đích nhất định. Giữa tập hợp các cá nhân không có những quan hệ xã hội thì họ chưa thể được coi là thành viên của tổ chức xã hội nào đó. Chính những quan hệ này sẽ liên kết các cá nhân vào một nhóm để họ cùng thực hiện một hoạt động chung nào đó nhằm đạt được những lợi ích nhất định.Trong xã hội chúng ta, các tổ chức chính thức càng ngày càng chi phối mạnh cuộc sống của con người, nó đáp ứng đủ loại nhu cầu cá nhân, xã hội và định hình cuộc sống của mỗi chúng ta. Một tổ chức chính thức được lập ra nhằm vào mục đích chuyên biệt và được cấu trúc để có hiệu năng tối đa. Các tổ chức rất khác nhau về quy mô, tính chuyên biệt của mục tiêu, mức độ hiệu qủa nhưng tát cả đều được kết hợp để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý những sự vận hành quy mô lớn. Tổ chức xã hội được phân thành 4 loại hình: 1. các nhóm quyền uy, 2. tổ chức khu biệt, 3. hiệp hội tự nguyện, 4. tổ chức quan liêu. Khi các tổ chức xã hội còn ở quy mô nhỏ, chúng có thể vận hành hợp lý dựa trên tương tác trực tiếp, mặt đối mặt nhưng nếu tổ chức lớn hơn muốn đạt được mục tiêu thì sẽ phải thiết lập cách thức vận hành và quy trình quản lý chính thức. Bằng cách tiêu chuẩn hoá và thủ tục hoá các hoạt động làm cho các tổ chức hoạt động hiệu quả. Tổ chức quan liêu là một thành phần của tổ chức chính thức mà việc sử dụng các quy tắc cũng như sự phân cấp thứ bậc để đạt được hiệu quả. Cuộc đời chúng ta là một chuỗi dịch chuyển từ tổ chức quan liêu này đến tổ chức quan liêu khác: được sinh ra trong một bệnh viện, học trong một tổ chức chính thức, đi làm trong một công ty đa quốc gia và thậm chí được tổ chức đám tang trong một nhà tang lễ. Các yếu tố của bộ máy quan liêu gần như ăn sâu vào hầu hểt mọi ngành nghề trong xã hội công nghiệp của chúng ta. Chúng ta sẽ lí giải hiện tượng này như thế nào? 2. Nguồn gốc khái niệm “bộ máy quan liêu” Thuật ngữ bộ máy quan liêu (bureaucracy) bắt nguồn từ từ “bureau”, được sử dụng từ đầu thế kỉ XVIII ở phương Tây chỉ cái bàn viết, văn phòng có nghĩa là nơi làm việc, theo nghĩa gốc của tiếng Pháp “bureau” là tấm vải len tuyết dài phủ lên bàn và thêm hậu tố “kratia” hoặc “kratos” có nghĩa là quyền lực (power) hoặc luật lệ (rule). Thuật ngữ bộ máy quan liêu (bureaucracy) không bao lâu được sử dụng từ trước Cách mạng Pháp 1789 và từ đó nhanh chóng được sử dụng ở nhiều nước khác nhau. Như thế bộ máy quan liêu cơ bản có nghĩa là quyền lực công sở, luật lệ công sở hay là luật lệ của các cơ quan. Trong một lá thư viết ngày 1/7/1764, ông Baron de Grimm viết: “Chúng ta bị ám ảnh bởi các ý niệm về các quy tắc, luật lệ. Master of Requests không tán thành quan niệm này và ông cho rằng có vô vàn những ngoại lệ trong cuộc sống phức tạp mà chính phủ tự nó không cần quan tâm đến”.Jean Claude Maire Vincent de Gournay đã có vài lần nói:“Ở nước Pháp chúng ta có một căn bệnh - đặt giá trước cho một phiên chợ để các thành viên tham gia đến đó và chỉ việc thực hiện theo chúng, căn bệnh đó được gọi là bệnh quan liêu (bureamania). Trong một lá thư khác Baron Grimm (15/7/1765) cũng viết: “tinh thần thực sự của luật pháp nước pháp là nạn quan liêu mà cố ngài Gournay đã lên án mạnh mẽ;việc bổ nhiệm các văn phòng, thư ký, nhân viên cao cấp, thanh tra và các quản đốc không phải để mang lại lợi ích chung, thay vào đó, nhờ việc thiết lập các lợi ích chung mà các công sở có thể tồn tại.” Những trích dẫn trên cho thấy những tranh luận truyền thống về bộ máy quan liêu, cụ thể là cách hiểu sai về điều kiện và mục đích của nó, điều kiện lại tụ nó trở thành mục đích hoạt động, và đánh mất đi rất nhiều những lợi ích vĩ đại hơn, như một hệ quả tất yếu những lợi ích bè phái sẽ thay thế cho lợi ích chung. Một ý kiến được đề ra ở đây là sự không thể kiểm soát đúng hướng bộ máy quan liêu sẽ trở thành tự phục vụ cho chính nó hơn là phục vụ cho xã hội và nó sẽ bị thoái hoá (corrpt). Những quan niệm tiêu cực về bộ máy quan liêu vẫn còn tồn tại đến ngày nay. Phần lớn chúng ta gắn quan liêu với tính thiếu hiệu quả, tệ nạn hành chính quan liêu ở công sở, sự thất bại và lãng phí. Vậy thực chất bộ máy quan liêu là gì? Đặc trưng cơ bản của nó như thế nào? 3. Khái niệm Bộ máy quan liêu (bureaucracy) là một khái niệm trong xã hội học và khoa học chính trị chỉ cách thức tổ chức hành chính và việc bắt buộc tuân theocác luật lệ hợp pháp. Tổ chức công sở này được mô tả bằng các phương thức đã được tiêu chuẩn hoá, sự phân chia rõ ràng các công việc, hệ thống cấp bậc và các mối quan hệ khách quan. Ví dụ: chính phủ, lực lượng vũ trang, công ty, bệnh viện, toà án, các bộ và trường học.. - Trong cuốn “xã hội học” (Phạm Tất Dong chủ biên): định nghĩa bộ máy quan liêu là tổ chức mà hoạt động của nó được phân thành các vai trò, các vai trò này được xác định bởi những quy tắc, thủ tục và được sắp xếp vào một thứ bậc quyền lực. - Theo cuốn “xã hội học” (John Macionis): Bộ máy quan liêu được định nghĩa như một mô hình tổ chức thiết kế hợp lí để thực hiện những nhiệm vụ phức tạp có hiệu quả. - Theo cuốn “hành vi tổ chức”: quan liêu là một dạng tổ chức cơ giới. Các quan liêu cao độ đều có một tổ chức cơ giới. Để hiểu rõ về bộ máy quan liêu chúng ta cần phân tích nguồn gốc, sự ra đời, vận hành và phát triển, các đặc trưng cơ bản, ưu nhược điểm của nó. 4. Nguồn gốc, sự ra đời, vận hành và phát triển của bộ máy quan liêu 4.1. Karl Marx và nguồn gốc của bộ máy quan liêu Theo quan điểm duy vật lịch sử của Marx, nguồn gốc lịch sử của bộ máy quan liêu được tìm thấy trong bốn lĩnh vực: 1.tôn giáo, 2.sự hình thành Nhà nước, 3.thương mại, 4.công nghệ. Theo đó bộ máy quan liêu sớm nhất bao gồm các tầng lớp trên được hưởng đặc quyền gồm giới mục sư, công chức và các vị tư tế điều khiển các nghi lễ khác nhau. Những người này được uỷ quyền một cách rõ ràng để duy trì trật tự. Trong quá trình biến đổi lịch sử từ cộng đồng công xã nguyên thuỷ sang xã hội công dân diễn ra cách đây khoảng 10 000 năm, xã hội đã phân chia thành các giai cấp và đẳng cấp khác nhau; quyền lực nhanh chóng được tập trung và bị nắm giữ bởi cơ cấu bộ máy Nhà nước - tồn tại trên cơ sở tách ra từ xã hội. Nhà nước đề ra, áp đặt và nắm giữ pháp luật; thu thuế giao cho giới công chức thực hiện những chức năng này. Quan trọng nhất là quyền được sử dụng vũ khí của mọi công dân nhanh chóng bị cấm và việc ép buộc những người khác phải làm một việc gì đó đã nhanh chóng trở thành quyền mà chỉ Nhà nước mới có. Nhưng sự phát triển của thương mại đã tạo ra một khía cạnh nổi bật mới của bộ máy quan liêu tới mức mà nó cần phải giữ lại sổ sách kế toán và quá trình ghi chép của các tài liệu cũng tốt như việc thi hành pháp luật để quản lí thương mại. Nếu các nguồn lực nhanh chóng bị phân chia bởi giá cả thị trường thì nó cần tới một hệ thống khổng lồ và phức tạp để ghi chép, lưu giữ, quản lí và tính toán, tuân thủ các tiêu chuẩn hợp pháp. Thậm chí điều đó có nghĩa là tổng khối lượng công việc trong quản lí thương mại còn nhiều hơn tổng khối lượng công việc trong quản lí chính quyền. Trong xã hội tư bản hiện đại, bộ máy quan liêu trong khu vực tư nhân còn lớn hơn bộ máy quan liêu chính phủ nếu tính bằng số nhân viên quản lí trong phân công lao động như một tổng thể. Ngày nay một số tập đoàn có doanh thu cao hơn thu nhập quốc dân của cả nước, với đông đảo các nhà quản lí giám sát hoạt động. Nguồn gốc thứ tư của bộ máy quan liêu vốn có sẵn trong công nghệ sản xuất hàng loạt. Để thực hiện được công nghệ này chúng ta cần tiêu chuẩn hoá các công việc hằng ngày và tuân thủ để thực hiện. Thậm chí nếu công nghiệp hoá thay thế sức người bằng máy móc, thì vẫn cần con người để thiết kế, kiểm soát, giám sát, điều khiển máy móc. Công nghệ được chọn không phải là cái tốt nhất cho tất cả mọi người nhưng nó tạo ra thu nhập cho một tầng lớp xã hội đặc thù hoặc duy trì quyền lực của họ. Loại bộ máy quan liêu này ngày nay được gọi là chế độ kĩ trị mà quyền lực của nó kiểm soát cả tri thức kĩ thuật chuyên môn hoá. 4.2. Sự ra đời Bộ máy quan liêu không phải chỉ có ở xã hội hiện đại. Nó đã tồn tại thậm chí ngay ở trong xã hội Ai Cập, Trung Quốc, đế quốc La Mã cổ đại…. Chẳng hạn, hãy xem xét việc xây dựng kim tự tháp Pharaon ở Ai Cập 2500 năm TCN. Nhiệm vu xây dựng các công trình vĩ đại này – cho đến nay vẫn được coi là kỳ quan của thế giới – đòi hỏi phải có hàng ngàn công nhân tham gia vào nhiều hoạt động khác nhau với các công đoạn khác nhau. Nếu chỉ có một vài cá nhân riêng lẻ, thì không thể giám sát và quản lý số lượng người khổng lồ như thế mà cần có một bộ máy quan liêu rõ ràng. Nhưng trong nhiều thế kỉ qua việc đổi mới tổ chức tiến hành còn chậm chạp. Yếu tố chính ngăn cản sự phát triển của các tổ chức chính thức là đặc điểm truyền thống của các xã hội tiền công nghiệp, có nghĩa là giá trị và niềm tin hình thành từ lâu đời đặt nặng tầm quan trọng vào “ý Chúa”, hay ý thức bất chợt của vị vua hơn, là tính hiệu quả của tổ chức. Đặc biệt, trong vài thế kỷ gần đây, có sự thay đổi rõ rệt về mặt tổ chức ở các xã hội phương Tây. Cùng với cuộc cách mạng công nghiệp, các bộ máy quan liêu mọc lên mạnh mẽ ở các nước phương Tây. Tóm lại, một vài dạng bộ máy quan liêu đã tồn tại trong xã hội nguyên thuỷ, chủ yếu là bộ máy quân sự, nhưng chỉ trong xã hội hiện đại, bộ máy quan liêu mới được phát triển đầy đủ và xâm nhập vào hầu hết lĩnh vực của cuộc sống. 4.3. Sự vận hành và phát triển Marshall Meyer và các đồng nghiệp đã khẳng định khuynh hướng phát triển trong các bộ máy quan liêu công cộng. Meyer chỉ ra rằng, sự phát triển của bộ máy quan liên là kết quả của “vòng tròn luẩn quẩn” Bộ máy quan liêu được tạo ra để giải quyết các vấn đề, cách thức mà nó sử dụng để giải quyết các vấn đề lại hướng tới làm phát sinh các vấn đề mới: và vấn đề này được giải quyết bằng cách mở rộng bộ máy quan liêu. Và quan liêu lại đẻ ra quan liêu thể hiện thành xu hướng tách những nhiệm vụ lớn thành những nhiệm vụ nhỏ hơn. Ban đầu các tổ chức còn nhỏ, càng về sau càng lớn dần lên, và có xu hướng trở thành tổ chức độc quyền nhất là trong kinh tế. Các hang công ty nhỏ không thể cạnh tranh được với các tổ chức quan liêu đó. Để tạo môi trường cạnh tranh tự do lành mạnh, chính phủ phải lập ra một cơ quan điều phối. Vì thế dẫn đến hình thành bộ máy quan liêu mới. Như vậy chúng ta thấy rằng quan liêu là hiện tượng của nhiều tổ chức trong nhiều chế độ khác nhau. Nó gắn bó chặt chẽ với xu hướng hợp lý hoá hoạt động của con người. 5. Max Weber và đặc trưng của bộ máy quan liêu Có thể nói Max Weber là một trong những người có những phân tích về bộ máy quan liêu có ảnh hưởng lớn nhất trong khoa hoc xã hội. Ông nổi tiếng với những nghiên cứu về bộ máy quan liêu của xã hội, nhiều khía cạnh quản lí hành chính,… Weber xây dựng một điển hình lý tưởng về bộ máy quan liêu. Ông quan tâm đến bộ máy quan liêu như là một cấu trúc của một tổ chức hợp lý và hiệu quả hơn là những sự loại cấu trúc mà ông đã mô tả trước đó như sự thống trị bằng sức lôi cuốn kỳ diệu (charismatic domination) và sự thống trị truyền thống (traditional domination). Theo hệ thống thuật ngữ của ông thì bộ máy quan liêu là một phần của sự thống trị hợp pháp (legal domination). Mặc dù vậy ông cũng nhấn mạnh rằng bộ máy quan liêu sẽ không có hiệu quả khi việc giải quyết các công việc không có tính khách quan mà lại có tính đến hoàn cảnh riêng của mỗi cá nhân. Theo Max Weber những thuộc tính của bộ máy quan liêu hiện đại bao gồm: tính khách quan, sự tập trung của sự quản lý trung gian, xóa bỏ những hiệu ứng gây bất hoà giữa kinh tế và xã hội, hiệu qủa của hệ thống quyền lực luôn tồn tại trong thực tế. Max Weber đã chỉ ra 7 đặc trưng của bộ máy quan liêu: Nhiệm vụ của mỗi thành viên trong tổ chức được thực hiện thường xuyên, liên tục. Nhiệm vụ của mỗi thành viên phải được thực hiện, giám sát tuân thủ theo hệ thống quy định, luật lệ một cách nghiêm ngặt. Trách nhiệm và quyền hạn của mỗi chức vụ, thành viên là 1 phần của hệ thống quyền lực theo chiều dọc. Mỗi thành viên không làm chủ nguồn lực trong quá trình thực hiện chuyên môn hoá chức năng mà chỉ có thể sử dụng chúng. Tách bạch rõ ràng giữa công việc và cuộc sống chung. Chức vụ trong tổ chức không thể có được nhờ những người đang giữ chức vụ đó bằng thừa kế hoặc mua bán… Thông tin liên lạc và tư liệu bằng văn bản. 1. Nhiệm vụ của mỗi thành viên trong tổ chức được thực hiện thường xuyên, liên tục: Để một tổ chức hoạt động hiệu qủa đòi hỏi trước hết tổ chức đó phải ổn định, phải được vận hành thường xuyên, liên tục. 2. Các tổ chức hoạt động hợp lí theo những nguyên tắc sau: - Các tổ chức hoạt động phải theo những tiêu chuẩn khách quan: Trong bộ máy quan liêu, tuyển dụng dựa trên khả năng kỹ thuật (được thể hiện qua các kỳ thi, bằng cấp hoặc các tiêu chuẩn khác) hơn là sự thiên vị, và chất lượng công việc được đo bằng những tiêu chuẩn riêng biệt.Điều này khiến cho các công chức không thể tùy tiện tuyển dụng.Sự thăng cấp tùy thuộc vào khả năng hoặc mức độ thâm niên của các cá nhân. Mỗi vị trí có thể có một mức lương cố định và cá nhân được kỳ vọng sẽ lập nghiệp trong một tổ chức cố định mà nhiều người đã dành phần lớn thời gian làm việc trong một tổ chức. Tính phi cá nhân: Mỗi viên chức đều duy trì khoảng cách xã hội trọng quan hệ vói cấp dưới và khách hàng và thường điều hành công việc của phòng mình theo phong cách khách quan và chính thức. Ở đó không tồn tại sự ưu tiên xuất phát từ các mối quan hệ cá nhân hoặc các hoạt động làm vừa lòng người khác.Trong khi bộ máy quan liêu hoạt động tương đối hiêu quả, sự hiệu quả ấy lại có cái giá của nó. Con người trong bộ máy quan liêu dường như bi tan biến.Họ tham gia vào một cỗ máy tạp đến nỗi nhiều khi không hiểu rõ nó được vận hành như thế nào. Chuẩn mực của bộ máy quan liêu đòi hỏi phải đối xử với con người như những “trường hợp” chứ không phải như những con người với những nhu cầu, mong muốn và hoàn cảnh cá nhân. Vấn đề này cũng có 2 mặt: một mặt nó cho phép chúng ta chối bỏ trách nhiệm về hậu quả của hành động chừng nào chúng ta tuân thủ nghiêm ngặt những quy định; mặt khác chúng ta bị tách khỏi ra những người khác và có cảm giác là chúng ta giống cái máy hơn là con người. Trong bộ máy quan liêu,cá nhân rất dễ bị thay thế bởi vì không giống như những tổ chức phi chính thức, bộ máy quan liêu không dựa trên sự tồn tại của những cá nhân cụ thể. Trong khi gia đình là một nhóm gồm cá nhân.bộ máy quan liêu là tập hợp các địa vị xã hội mà những mối quan hệ được cấu trúc không phải để đem lại lợi ích cho cá nhân mà đạt một mục tiêu chung. Bộ máy quan liêu lý tưởng thể hiện sự hòa tan cá nhân trong một tổ chức xã hội. - Phân công lao động dựa trên chuyên môn hóa chức năng: Tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành các mục tiêu của tổ chức được chia thành các công việc chuyên môn hóa cao độ. Việc chuyên môn hóa như vậy khiến cho người làm việc trở thành chuyên gia trong công việc và chịu trách nhiệm đối với hiệu quả công việc của họ. Weber lập luận rằng chỉ có thể vận hành khi tất cả các vị trí quản lý ở các cấp độ được bổ nhiệm bằng những người được đào tạo để làm những công việc của chíng vị trí đó. Mặc dù sự phân công lao động rõ ràng có ích cho sự vânh hành của nhiều bộ máy quan liêu phức tạp, trong một vài trường hợp nó có thể dẫn đến sự hạn chế khả năng. Công nhân trở nên quá chuyên môn hóa đến nỗi họ không quan tâm đến những gì xảy ra sau đó trong dây truyền sản xuất.Các nhà quan sát cho rằng trong quá trình này, công nhân sẽ càng ngày càng làm việc ít năng xuất.Sự hạn chế khả năng không chỉ có ảnh hưởng tiêu cực đến sự vân hành trơn tru của một tổ chức mà với một người bị sa thải có thể là một bi kịch. Một người làm thuê mất nhiều năm để thành thạo một kỹ thuật nào đấy và hoàn toàn không có khả năng cho một vị trí khác, kể cả những việc liên quan mậy thiết tới công việc trước kia của họ. - Một hệ thống các quy tắc quy định về quyền và nghĩa vụ của các nhân viên: Mỗi nhiệm vụ được thực hiên theo một hệ thống nhất quán các quy tắc trừu tượng để đảm bảo tính thống nhất và ăn khớp với các nhiệm vụ khác, thông qua một hệ thống các quy định được xác định rõ ràng, các viên chức có thể giảm thiểu bất kỳ những gì không ổn định do sụ khác nhau giữa các cá nhân gây ra trong khi thực hiện nhiệm vụ của họ Thật là tuyệt vời nếu một nhân viên ngân hàng trả tờ 100$ của bạn bằng 6 tờ tiền mặt 20$ và nói “ Bạn có nụ cười thật dề thương nên tôi tặng thêm 20$ nữa”. Đó chắc chắn là một bất ngờ thú vị nhưng trái với luật định Qui tắc và luật định là đặc trưng quan trọng của bộ máy quan liêu. qua thủ tuc bộ máy quan liêu đảm bảo sự vận hành đồng bộ giữa các công đoạn.nó không cho phép chúng ta cho thêm 20$ từ ngân hàng nhưng nó cũng đảm bảo rằng chúng ta được đối xử như mọi khách hàng khác. Những quy tắc luật định cung cấp cho nhân viên tiêu chuẩn rõ ràng về cái gì được làm và không được làm. Ngoài ra, các thủ tục này còn có ý nghĩa quan trọng cho sự tiếp nối công việc trong bất kỳ bộ máy quan liêu nào. Chẳng hạn bạn được bổ nhiệm làm người quản lý mới cho một hiệu sách, bạn không phải bắt đầu từ con số không, bạn có thể nghiên cưú các thông tin lưu trữ. Chức năng của những quy định trong bộ máy quan liêu: Những ông chủ, thủ trưởng cơ quan để tránh phiền hà cho cá nhân và tổ chức khi họ điều hành trực tiếp các nhân viên thường bỏ qua các cấp trung gian, có thể thi hành quyền lực của mình thông qua quy định luật lệ. Thông thường, một tổ chức càng nhiều luật lệ, quy tắc xác định rõ ràng, càn ít phải ra lệnh, ví dụ một công ty quy định ngày làm bắt đầu từ 8 giờ thì giám đốc không cần phải nhắc nhở nhân viên hàng ngày đến làm vào lúc mấy giờ. 3. Trách nhiệm và quyền hạn của mỗi chức vụ, thành viên là 1 phần của hệ thống thứ bậc quyền lưc thẳng đứng (theo chiều dọc): Một khi quy trình này được thao tác hóa thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, các hoạt động phải phối hợp nhip nhàng với nhau. Nếu không, một bộ phận sản xuât chai có thể thiết kế chai rộng hơn vài cm so với vỏ chai. Một giải pháp cho vấn đề này lạ hệ thống thứ bậc quyền lực. Mỗi người sẽ chịu trách nhiệm với người đứng ngay trên mình trong cấp bậc quyền lực. Mỗi vị trí sẽ có quyền lợi và nghĩa vụ nhất định. Mỗi bộ máy quan liêu giống như một kim tự tháp với vị trí quyền lực cao nhất ở đỉnh. “Một chuỗi mệnh lệnh” được truyền từ trên xuống dưới.Vị trí cao hơn điều hành và quản lý vị trí thấp hơn trong hệ thống quyền lực.Lấy ví dụ về nguồn quản lý nhân lực trong một trường học: từ hiệu trưởng xuống nhân viên kế toán,có một hệ thống thứ bậc của vị trí quản lý. Người nào càng ở vị trí cao trong hệ thông quản lý càng có quyền lớn hơn trong việc đưa ra quyết định. 4. Mỗi thành viên không làm chủ nguồn lực trong quá trình thực hiện chuyên môn hoá chức năng mà chỉ có thể sử dụng chúng: Trong tổ chức quan liêu mỗi thành viên khi tham gia vào thực hiện nhiêm vụ của mình được sử dụng những công cụ, phương tiện nhưng họ không có quyền sở hữu chúng. Việc sử dung chúng phải chịu sự giám sát, quản lí theo những quy định, luật lệ nghiêm ngặt của tổ chức và các nguồn lực đó không thuộc về cá nhân họ mà hoàn toàn là của tổ chức. 5. Tách bạch rõ ràng giữa công việc và cuộc sống chung: Có sự tách biệt giữa nhiệm vụ tại nơi làm việc với các tổ chức khác và cuộc sống bên ngoài. Cuộc sống riêng tư cua một nhân viên rất khác với các hoạt động ở nơi làm việc và đó là hai chuyện riêng biệt.Với một giáo viên nữ, việc dạy học và nội trợ là hai việc khác biệt. Điều này khác với bối cảnh lao động trong xã hội tềin công nghiệp. Ví dụ, trong trang trại nông nghiệp, nơi làm việc cũng la nơi sinh sống của gia đình, công việc để kiếm thu nhập và việc nhà gắn bó mật thiết với nhau. 6. Chức vụ trong tổ chức không thể có được bằng thừa kế hoặc mua bán…: Nếu như trong nhóm quyền uy việc thăng chức phụ thuộc rất nhiều vào mối quan hệ thân thiết với thủ lĩnh, hay trong hiệp hội tự nguyện lại hoàn toàn theo tinh thần tư nguyện, còn trong tổ chức quan liêu chức vụ mà mỗi thành viên có được là do năng lực, thâm niên nghề nghiệp chứ không thể có được bằng thừa kế theo kiểu “cha truyền con nối”, hoặc mua bán trao đổi. 7. Thông tin liên lạc và tư liệu bằng văn bản: Tất cả các đạo luật, quyết định và quy định hành chính đều được lưu giữ bằng văn bản. Bởi vì tất cả các cuộc thảo luân bàn bạc bằng miệng không thể lưu giữ được, nên tất cả quyết định, phản ánh, và các đạo luật hành chính đều được viết lại và đưa vao lưu trữ. Viêc ghi lại đó trở thành một sự ghi nhớ tổ chức, và các văn bản sẽ tạo điều kiện cho sự tiếp nối theo thời gian . 6. Ưu điểm, nhược điểm và bệnh lý tổ chức 6.1. Ưu điểm Bộ máy quan liêu đã tồn tại được và thậm chí phát triển mạnh là vì nó có nhiều ưu điểm hơn nhược điểm. Các ưư điểm của một tổ chức quan liêu là nó rất logic với những đặc điểm lí tưởng của nó. Trong trường hợp tốt nhất, một tổ chức quan liêu là một tổ chức hoạt động xuôi chèo mát mái, trong đó các quyết định và các hoạt động được tiến hành rất hiệu quả và tất cả các thành viên của tổ chức đều được đối xử bình đẳng. Bộ máy quan liêu có 7 ưu điểm cơ bản sau: 6.1.1. Tính hiệu quả kĩ thuật Theo Weber, đây là ưu điểm cơ bản trong bộ máy quan liêu, nhờ sự phân công lao động rõ rang, con người được đào tạo chuyên môn để làm việc. Họ sẽ có kỹ năng, trình độ và khả năng tiến hành công việc tốt hơn, thậm chí còn phân chia chúng theo các thứ bậc như các bộ phận, phòng ban, hay mỗi cá nhân và phối hợp chúng theo 1 hệ thống các quy tắc, thủ tục được thiết lập một cách kỹ lưỡng. Chính vì mỗi nhân viên bộ phận đều hiểu rõ những công việc, nhiệm vụ của mình và hoạt động trong một hệ thống chặt chẽ của những quy tắc, quy định cụ thể, nên hiệu quả năng suất lao động cao. Chính vì vậy, tính hiệu quả kỹ thuật tạo ra cho bộ máy quan liêu ưu thế nổi trội hơn so với những tổ chức xã hội khác. 6.1.2. Loại bỏ sự thiên vị Bộ máy quan liêu là tập hợp các địa vị xã hội mà những mối quan hệ được cấu trúc không phải đem lại lợi ích cho cá nhân mà là đạt được một mục tiêu chung. Các mối quan hệ trong tổ chức quan liêu đều là khách quan được quản lý và vận hành 1 cách vô tư theo những quy tắc, luật địch, thủ tục chính xác được ghi dưới dạng văn bản rõ ràng mà mọi người đều có thể tiếp thu học hỏi, và tuân theo 1 cách rõ ràng. Không ai được đối xử với những ưu ái đặc biệt vì bất kì mối quan hệ thân thiết hay các hành động lấy long nào. Các quy định và thủ tục được thực thi một cách nghiêm minh, bất kể các yếu tố gia đình, tài sản hoặc địa vị. Chính việc thực thi và đối xử như vậy đã đem lại sự đối xử bình đẳng và công minh, tạo tâm lý làm việc thoải mái cho cả các viên chức và khách hàng, đồng thời nhất quán với các lý tưởng của một tổ chức quan liêu là lên án chủ nghĩa gia đình trị, sự thiên vị và những phát xét thất thường. 6.1.3. Tính toán trước được trong hoạt động của tổ chức Sự tuân thủ nghiêm ngặt những quy định và hoạt động được đề ra giúp cho tổ chức đó có thể tính toán được trước các hành vi của tổ chức. Tức là cả khách hàng và nhân viên đều nắm được đầu ra của quyết định như thế nào. Ví dụ: Nếu chính sách nghỉ phép quy định nhân viên sau năm năm công tác sẽ được đài thọ nghỉ phép trong ba tuần thì tất cả các nhân viên có ít nhất năm năm công tác sẽ có thể đợi đến lượt mình có kì nghỉ như vậy. Từ những tính toán trước này mà tổ chức có thể đưa ra phương thức, công cụ thực hiện khách quan, phù hợp nhằm đạt được kết quả, hoặc tránh hậu quả không mong muốn của hành động, ưu điểm này tạo điều kiện cho các cá nhân điều chỉnh những hành vi, hành động của mình. 6.1.4. Bảo đảm việc làm Bằng cách làm theo các quy định và tuân thủ thực hiện mọi chỉ dẫn của những thủ tục, các cá nhân sẽ tránh được những sai lầm đáng tiếc, nghĩa là họ chắc chắn sẽ không bao giờ hoặc rất ít cơ hội bị sa thải. Họ có xu hướng xem công việc mình làm trong tổ chức là được đảm bảo suốt đời. Nhận thức như vậy làm giảm đi khả năng thay đổi nhân sự, tăng tính bền vững của cơ cấu tổ chức và là nguyên nhân đem đến sự tận tuỵ và long trung thành cao độ của họ. Ngoài ra, với những nhân viên như vậy, tổ chức sẽ hoạt động lâu dài và hiệu qủa hơn. 6.1.5. Năng lực chuyên môn của viên chức đảm bảo Việc làm trong một tổ chức quan liêu được tuyển lựa trên cơ sở tiêu chuẩn về năng lực kỹ thuật ( năng lực chuyên môn ), các nhân viên được đảm bảo để tránh bị sa thảu tuỳ tiện. Tương tự, việc thăng quan tiến chức cũng được dựa trên thâm niên, năng lực và thành tích làm việc. Nghĩa là một công việc hay một chức vụ trong bộ máy quan liêu được xem xét khách quan trên cơ sở năng lực chứ không phải trên cơ sở sự quen biết hay sự ưu ái nào đó. Do vậy, những viên chức được tuyển chọn hay thăng cấp thường là những người được đào tạo tốt và là người thực sự có năng lực, khả năng. 6.1.6. Giảm thiểu nhu cầu chỉ đạo trực tiếp Một tổ chức quan liêu là một bộ máy đã được tổ chức hợp lý bao gồm các viên chức là những chuyên gia được đào tạo nghiêm chỉnh, có năng lực tốt - những người đươc coi là có thể đáp ứng được tốt các tiêu chuẩn và các thủ tục hoạt động chuẩn - dựa trên một hệ thống các quy tắc, quy định nghiêm ngặt nên chỉ cần rất ít những chỉ đạo trực tiếp hàng ngày để duy trì sự hoạt động của tổ chức. Chỉ cần đưa ra mục tiêu có thể kèm theo một chút chỉ đạo hoặc hướng dẫn là các nhân viên có thể đưa ra những phương thức thực hiện hiệu quả. Cũng giống như một cái máy được thiết kế cẩn thận có thể hoạt động suôn sẻ sau khi khởi động. Vì thế tính duy lý cao trong hoạt động của những nhân viên có năng lực cao trong bộ máy quan liêu sẽ giúp tiết kiêm thời gian, giảm chi phí và sự phức tạp của những chỉ dẫn mà vẫn đảm bảo các hoạt động tổ chức được tiến hành trôi chảy. 6.1.7. Tránh được những quyết định hấp tấp Một tổ chức quan liêu hoạt động theo các thủ tục hoạt động chuẩn mực thông qua các văn bản, giấy tờ hành chính, hơn nữa có sự chuyên môn hoá công việc cao độ, hệ thống thứ bậc quyền lực rõ ràng, tính cá nhân thấp, tuyển dụng và thăng tiến dựa trên năng lực cá nhân…nên sẽ không có khả năng xảy ra các công việc hấp tấp do một viên chức gây ra lập tức làm phá hoá toàn bộ tổ chức được. Sự phân công dự trên chuyên môn hoá công việc khiến cho mỗi cá nhân, bộ phận chỉ đảm trách một phần công việc hay một giai đoạn của cả quy trình. Để thực hiện một công việc hoàn chỉnh, cần có sự phối hợp hợp lí giữa các viên chức, bộ phận chuyên trách, đồng thời có văn bản giấy tờ kèm theo. Từ đó giảm khả năng xảy ra các quyết định hay các hoạt động bột phát. Nó là một ưu điểm nhưng nó cũng có thể là nhược điểm khi tổ chức cần thay đổi. Điều này giải thích tại sao các tổ chức quan liêu thường có thủ tục phiền hà và chống lại sự đổi mới. Vấn đề này sẽ được giải quyết ở phần sau. Như vậy, với những ưu điểm đó mà bộ máy quan liêu đã và đang tồn tại phổ biến trong xã hội và đóng vai trò quan trọng trong cơ cấu xã hội. 6.2. Nhược điểm Mặc dù Weber xây dựng mô hình bộ máy quan liêu như một tổ chức lí tưởng và hi vọng nó sẽ là mô hình lí tưởng cho mọi tổ chức xã hội, nhưng nó không phải là không có những hạn chế. Theo Weber bộ máy quan liêu thực sự sẽ không có hiệu quả bằng mô hình điển hình lí tưởng của ông. 7 nguyên tắc của bộ máy quan liêu (đã nêu ở mục5) có thể bị làm sai đi. Những nhược điểm của bộ máy quan liêu không phải do nó hoạt động không hiệu quả mà do sự áp dụng quá nghiêm ngặt hoặc làm sai các nguyên tắc của nó. Cụ thể: 6.2.1. Sự cứng nhắc trong hành vi Trong một tổ chức quan liêu, các viên chức cần phải nắm rõ các quy định và thủ tục, phải làm theo một cách chính xác. Tổ chức quan liêu có thể đạt được sự kiểm soát lớn hơn đối với các hành vi cá nhân bằng cách tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc. Chính vì bộ máy quan liêu vận hành theo một hệ thống quy tắc và luật định văn bản, nó mang tính phi cá nhân và theo thứ bấc quyền lưc, nên dẫn đến sự cứng nhắc, áp đặt trong hành vi, không giải quyết triệt để những trường hợp ngoại lệ hoặc cá nhân riêng lẻ nào. Có những trường hợp mà những nguyên tắc, quy định chỉ hợp trên “giấy tờ” mà không phù hợp với những hoàn cảnh cụ thể của thực tế vốn phức tạp. Trong những trường hợp ngoại lệ cũng cần có sự linh hoạt trong khi thực hiên các quy định, nguyên tắc. Nếu không linh hoạt sẽ dẫn đến những mâu thuẫn, xung đột giữa các bộ phận của tổ chức hoặc với khách hàng. Nếu những nhân viên trong tổ chức thông minh, linh hoạt sẽ biết được khi nào có thể đi chệch ra ngoài quy định mà không ảnh hưởng đến công việc, họ giám chịu trách nhiệm về những hành động của họ. Những nhân viên nguyên tắc hay sợ sệt hoặc bị đe doạ thường tìm sự yên ổn, an phận cho mình bằng cách làm đúng quy định. Bất chấp những ngoại lệ dù là đúng, bởi một nhân viên mẫu mực của tổ chức quan liêu là phải luôn tuân thủ một cách nghiêm ngặt quy định đén mức cứng nhắc. Và thật dễ hiểu là hành vi này sẽ gây khó khăn cho người khác. Đến khi mức xung đột tăng lên thì những hậu quả phản chức năng càng bộc lộ rõ. Thay vì trả lời những phàn nàn của khách hàng và đáp ững những yêu cầu về đối xử cá nhân, những người làm việc trong tổ chức quan liêu đã đáp lại bbằng cách tuân thủ các quy định chặt chẽ hơn nữa. Hơn thế, Weber cũng lo ngại rằng bộ máy quan liêu sẽ làm xã hội mất nhân cách, làm con người xa lánh nhau và biến con người thành “một bánh răng nhỏ trong guồng máy chuyển động không ngừng”. Khi đó thì không còn làbộ máy quan liêu phục vụ con người nữa mà là con người phục vụ bộ máy quan liêu. Trường hợp khác, khi các nhân viên tuân thủ quá cứng nhắc, đến mức “mù quáng” những quiy định, thủ tục giấy tờ của tổ chức, thậm chí họ có thể phá hỏng mục tiêu công việc của tổ chức đó. Thay vào đó là “tính quan liêu hình thức”. Họ tuân thủ mọi quy trình từ kê khai đến xin dấu, chữ kí….mà không quan tâm tới việc liệu những việc làm, thủ tục đó, loại giấy tờ đó có thực sự cần thiết cho công việc hay không hay chỉ mang lại phiền toái, rắc rối, mất thời gian. Hay chính những quy định đó đã tự chấm dứt chức năng và nhiệm vụ của mình. 6.2.2. Phong cách quan liêu Các nhân viên làm việc lâu năm trong tổ chức quan liêu thường phát triển một số mẫu hình tính cách đặc biệt, Ngoài những tính cách tích cực như tính làm việc có nguyên tắc, tổ chức kế hoạch…thì một vài trong số đó bị coi là không lành mạnh. Thay vì cho phép các nhân viên được theo đuổi những giá trị và niềm tin mới. Các viên chức lại tin tưởng rằng một chuẩn mực sai hay đúng về đạo đức được xác định bởi các quan chức cao cấp và bởi quy định mà họ buộc phải tuân theo. Điều này dập tắt tính sáng tạo và trí tưởng tượng của nhân viên trong tổ chức, ngăn cản sự thay đổi cho phép hoạt động hiệu qủa hơn trong tình huống mới. Tức là khi công việc và nhiệm vụ của mỗi người đang làm thì họ cứ thế mà làm, làm cho xong nghĩa vụ rồi hết giờ là về chứ họ không nghĩ đến là phải nỗ lức phấn đấu để pháp triển tổ chức của mình. Khi hoàn cảnh thay đổi mà họ vẫn giữ phong cách làm việc như vậy thì rõ ràng công việc sẽ không đạt hiệu quả cao, gây ra sự trì trệ, ỉ lại và kĩm hàm sự phát triển của tổ chức. Một áp dụng triệt để các cấu trúc quan liêu có xu hướng làm cho các cá nhân tạo thêm nhiều quy định khi đối phó với các vấn đề. Vấn đề này hay xảy ra ở các nhà quản lí phải giám sát các chuyên gia trong khi họ lại không hoàn toàn hiểu về những công việc đó. Do cái xu thế quan liêu của mình họ áp đặt sự thiếu an toàn bằng cách đặt ra thêm các quy định và thủ tục. Các quyết định và thủ tục này không cải thiện được chức năng của tổ chứcmà chúng chỉ giúp nhà quản lí cảm thấy yên tâm hơn mà thôi. 6.2.3. Sự không phù hợp giữa phương tiện và mục đích Theo Weber những người tham gia vào bộ máy quan liêu cần phải hiểu rõ mục đích của nóvà theo đuổi mục đích đó bằng cách thức hợp lí. Nghĩa là phải ý thức rõ ràng mục đích hoạt động và biết chính xác những phương tiên phù hợp, đáng tin cậy để thực hiện nó. Theo Thomson, trên thực tế mục đích của tổ chức và phương tiện để đạt được nó đều có thể thiếu ổn định, không chắc chắn và không rõ ràng. Vì vậy ông cho rằng các nhược điểm cơ bản của tổ chức xã hội bắt nguồn từ sự vi phạm các nguyên tắc kết hợp đúng đắn phương tiện với mục đích. - Mục đích rõ ràng, phương tiện không chắc chắn: Khi tổ chức ý thức rõ được mục đích nhưng lại không tìm ra được phương tiện chắcchắn - Mục đích không rõ ràng, phương tiện chắc chắn: Khi tổ chức không lựa chọn được cho mình mục đích hành động, không biết mục đích nào quan trọng hơn. Nhưng với mục đích cụ thể lại tìm ra được phương tiện chắc chắn đảm bảo để thực hiện được. - Mục đích không rõ ràng, phương tiên không chắc chắn: Khi tổ chức không biết chắc chắn phải ưu tiên cho cái gì, tức là không thể lựa chọn được một mục đích nào trong những mục đích xung đột lẫn nhau. Đồng thời nó cũng không đưa ra đựoc những phương tiện cách thức để đạt được những mục đích đó. - Sự đảo lộn giữa phương tiện và mục đích: Sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và luật lệ thường gây ra một tình huống là việc tuân thủ đôi khi lại trở nên quan trọng hơn so với việc đạt tới các mục tiêu của tổ chức hoặc xem nhẹ mục đích của tổng thể khi hoạt động như thế. Vì vậy, phương tiện lại trở nên quan trọng hơn mục đích mặc dù ban đầu các quy định được đặt ra là nhằm mang lại thành công hơn cho tổ chức nhưng mỗi viên chức lại nhìn nhận các quy định và luật lệ của tổ chức như là mục đích cuối cùng. 6.2.4. Tính ngại thay đổi Do bộ máy quan liêu được thiết kế một cách có chủ đích để chống lại sự thay đổi nhanh chóng, giảm bớt khả năng xảy ra các quyết định hay các hoạt động bột phát, cũng chính vì thế mà một trong những nhược điểm của nó chính là tính ngại thay đổi tức là nó hạn chế sự thay đổi nhanh chóng. Như Weber đã ghi nhận rằng: “một khi hình thành đầy đủ, bộ máy quan liêu nằm trong số các cấu trúc xã hội vốn khó phá huỷ nhất”. Điều này được tạo ra bởi một số mặt của bộ máy này: Các nhân viên thường có xu hướng lẩn tránh trách nhiệm khi họ phải đối mặt với những quyết định họ không muốn làm bằng việc nói “không phải phân sự của tôi”. Những người làm trong tổ chức quan liêu thường có xu hướng khép mình trước những phản ứng, đánh giá bên ngoài. Các tổ chức quan liêu thường có xu hướng tập trung vào các hoạt động chức năng bên trong tổ chức mà lờ đi các phản hồi từ bên ngoài. Từ đó cản trở những quyết định mang tính chất sửa chữa, khắc phục. Điều này có thể làm cho các tổ chức quan liêu “dậm chân tại chỗ” với những khuyết điểm của nó rồi dần dần suy thoái. Các tổ chức quan liêu không được thiết kế để thúc đẩy việc đề ra và hoàn thành các mục tiêu. Các quy định và luật lệ tập trung nỗ lực của các không phải vào ác kết quả. Các cơ hội để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ mới thông thường bị bỏ qua bởi người ta quá bận tâm đến các thủ tục quan liêu, nhiều khi mang tính hình thức mà không hề có ích cho bất cứ điều gì. Các tổ chức quan liêu thường qua chậm trễ, rườm rà trong việc đưa ra các quyết định lớn mang tính tổng hợp. Đầu tiên cần cónhững đề xuất, sau đó lại cần có một số lượng lớn người để thông qua, một trình tự xét duyệt từ thấp lên cao theo cơ cấu quyền lực cùng với nó là những giấy tờ, con dấu, chữ kí…Sau đó lại thông qua, lại có thêm sự chậm trễ nữa do phải tạo thêm các quy định và thủ tục cho mỗi viên chức. 6.2.5. Nguyên tắc Peter Nguyên tắc Peter nói rằng: trong một trật tự quan liêu, mỗi nhân viên đều thăng tiến đến một mức công việc mà họ không có khả năng thể hiện biên ngoài. Chính vì vậy nên các cá nhân có năng lực nhất ở một mức được thăng chức lên một mức cao hơn. Tuy nhiên, có năng lực ở cấp thấp không thể đảm bảo được rằng họ có năng lực ở cấp tiếp theo. Tay nghề và năng lực đòi hỏimột vị trí ở cấp dưới thường rất khác, nhiều khi cao hơn tay nghề, năng lực đòi hỏi ở cấp tiếp theo. Chính vì vậy, các cá nhân ở cấp dưới được đề bạt lên cấp khác cho tới khi họ tiến đến cấp mà họ không có khả năng và ở đó họ không được đề bạt nữa. Ví dụ như: một cô giáo tiểu học xuất sắc không có nghĩa là sẽ có thể trở thành hiệu trưởng của trường một cách xuất sắc. Do đó công việc có hiệu qủa trong các tổ chức quan liêu chỉ được thực hiện khi các cá nhân chưa được thăng tiến đến mmức độ mà họ thiếu năng lực. 6.3. Bệnh lý của tổ chức Một số nhược điểm của tổ chức có những dấu hiệu được các nhà xã hội học gọi là bệnh lý tổ chức : 6.3.1. Phục tùng mù quáng, lạm dụng quyền lực và lộng quyền tổ chức Một bệnh lí nôỉ bật của các tổ chức đó là sự phục tùng mù quáng, lạm dụng quyền lực và lộng quyền làm hạn chế tính năng động của các thành viên trong tổ chức và kìm hãm sự phát triển lành mạnh của cả tổ chức. Trong bộ máy quan liêu thì cơ cấu quyền lực, những quy định, tính chất tập thể của các tổ chức quan liêu đã tạo ra một sức ép khiến các thành viên phải tuân lệnh, thậm chí tuân theo một cách mù quáng đối với quyền lực. Nó có nguồn gốc từ đặc trưng hệ thống quyền lực của bộ máy quan liêu giống như một kim tự tháp với vị trí quyền lực cao nhất ở đỉnh và người ở vị trí cao sẽ có quyền chỉ đạo các cấp thấy hơn. Nghiên cứu của nhà khoa học Mĩ Stanley Milgram (1965) đã chỉ ra quyền lưcj mà gây nên sự tuân lệnh mù quáng là quyền lực quan liêu mà yếu tố then chốt là sự phi cá nhân trong tổ chức. Trong khi bệnh phục tùng mù quángcó thể giảm dần trong xã hội hiện đại thì bệnh lộng quyền và lạm dụng chức vụ, quyền lực gây tổn thất cho tổ chức lại không giảm đi. Một số người quản lí đã ra sức lợi dụng yếu tố phi cá nhân để nắm giữ quyền lực và khống chế tổ chức. Ví dụ: Người lãnh đạo cố tình tạo ra hố ngăn cách với các nhân viên bằng hệ thống các văn bản, giấy tờ, quyết định hình thức rắc rối hay các tiểu tiết quản lí máy móc để che đậy yếu kém về mặt chuyên môn của mình và siết chặt chế độ quản lí. Các thành viên của tổ chức thường bị giới hạn bởi những nhiệm vụ chuyên môn hoặc bởi những hệ thống quy tắc và quy định, những điều này có thể dẫn tới sự cứng nhắc trong hành vi và thiếu sự đổi mới hoặc sự chậm trễ trong công việc … Số lượng của bộ máy quan liêu có xu hướng tăng dần. Điều này xảy ra vì mỗi người luôn muốn tăng số lượng người ủng hộ mình và muốn hạn chế bớt đối thủ trong tổ chức. Cách phổ biến nhất là tuyển thêm người dẫn đến tổ chức này ngày càng lớn thêm và phức tạp mà không có sự gia tăng nào của các hoạt động. Điều này làm cho bộ may quan liêu trở nên rắc rối, cồng kềnh không cần thiêt và cũng là nguyên nhân dẫn đến sự xung đột trong tổ chức. Cách thứ hai là giao những nhiệm vụ phi chuyên môn cho những người có trình độ chuyên môn và đánh giá năng lực của họ căn cứ vào những tiêu chí hình thức vì vậy trong tổ chức càng ngày càng nhiều các công việc vô ích và năng suất lao động ngày càng thấp. Việc cán bộ quản lí không có chuyên môn, học vấn hay tri thức mà lại nắm giữ các chức vụ điều hành tổ chức, nhân sự và phân bổ các nguồn lực trong một cơ quan chuyên môn là nguyên nhân của nhiều căn bệnh tổ chức do nguyên tắc Peter. Các căn bệnh đó nhiều khi khó quan sát được vì nguỵ trang bởi sự yên lặng của các thành viên hoặc sự nhộn nhịp của các hoạt động phi chuyên môn mà người quản lí đó hướng tới. Hậu quả căn bệnh tổ chức này là sự trì trệ và kém hiệu quả của cả tổ chức và của đa số các thành viên trong tổ chức đó. 6.3.2. Xung đột trong tổ chức Xung đột là hiện tượng phổ biến trong các tổ chức xã hội. Nguyên nhân chính của nó nằm trong nhân cách cá nhân và cơ cấu của tổ chức. Trong bộ máy quan liêu xung đột có nguồn gốc chính từ cơ cấu quyền lực, những hệ thống quy tắc, luật định. Và nó phát triển hơn khi có sự lạm dụng quyên lực trong tổ chức. Xung đột trong tổ chức được chia thành 2 loại: xung đột phi lý (có nguồn gốc từ tính cách của cá nhân) và xung đột hợp lý (có nguồn gốc là bản thân các vấn đề của tổ chức) Xung đột phi lý: Khi các thành viên của tổ chức có những đặc điểm nhân cách như hấp tấp, nóng nảy, tham lam, ích ky, gia trưởng,…Họ hoà trộn những đặc điểm này với các vai trò của họ trong tổ chức. Ví dụ: nghiên cứu của Saford (1964) tìm thấy rằng những người đàn ông độc đoán có thể rất khó mà chịu sự phục tùng quyền lực của người khác. Khi gặp phải người lãnh đạo mạnh mẽ thì họ cam chịu một cách thụ động nhưng trong lòng họ nung nấu sự tức giận và thù địch được nén lại, chỉ chờ những điều kiện thuận lợi sẽ trở thành một xung đột thực tế. Xung đột hợp lý: Đó là xung đột vì những vấn đề của tổ chức nhưng không bị những đặc điểm của nhân cách chi phối. Ví dụ: xung đột giữa 1 người quản lí có kinh nghiệm tổ chức, quản lí nhưng lại yếu kém về chuyên môn so với các thành viên có trình độ của tổ chức. Theo Katz, 1964, xung đột hợp lí có thể chia thành 3 loại: Xung đột giữa các bộ phận cạnh tranh không trực triếp: là những xung đột căng thẳng giữa các bộ phận lao động trực tiếp và gián tiếp giữa các phòng ban. Dạng xung đột này có thể có lợi cho tổ chức do nó tạo ra động lực để thúc đẩy các tổ chức phấn đấu hoàn thành công việc. Ví dụ: xung đột giữa phòng kinh doanh và phòng kĩ thuật do phòng kinh doanh có thể phê phán chất lượng của sản phẩm kém hay không bán chạy. Xung đột giữa các bộ phận cạnh tranh trực tiếp: là những xung đột trong một phòng ban, trong cùng một nghành nghề. Xung đột này trực tiếp và có cường độ mạnh hơn xung đột dạng trên và có thể làm cho các thành viên xung đột bị thiệt hại. Xung đột trong thứ bậc quyền lực vì lợi ích của tổ chức. Khi xung đột, căng thẳng xảy ra giữa các nhóm nắm 2 nấc thang quyền lực khác nhau của tổ chức, những xung đột này thường là về cách thức, biện pháp thực hiện cái đó như thế nào. Ví dụ: trong trường đại học không ai tranh cãi việc đào tạo phải có chất lượng nhưng khi bàn về các biện pháp cụ thể thì giữa khoa và phòng đào tạo hay cấp cao hơn không phải đã có sự thống nhất. Công cụ cơ bản để giải quyết xung đột là sự thu nạp, tức là việc thu nhận một số người đối lập vào quá trình ra quyết định. Biện pháp giải quyết xung đột mạnh mẽ hơn là việc thay đổi cơ cấu tổ chức, tức là một bộ phận nào đó sẽ bị giải tán và thay thế bằng những biện pháp thích hợp hơn với cách thức và mối quan hệ của nhà quản lí. Đặc biệt là thay thế người quản lí “có kinh nghiệm” nhưng yếu chuyên môn bằng người có trình độ chuyên môn và kĩ năng nghề nghiệp, vì đây là xu hướng phát triển của xã hội hiện đại. 7. Tương lai của bộ máy quan liêu Weber viết về bộ máy quan liêu vào đầu thế kỉ XXI, khi chủ nghĩa tư bản đang bị đe doạ bởi phong trào xã hội chủ nghĩa ở một số nơi trên thế giới. Phong trào này đấu tranh đòi quyền sở hữu nhà nước về tư liệu sản xuất và điều hành sản xuất. Weber đã rất băn khoăn, liệu mọi thứ có thay đổi dưới thời xã hội chủ nghĩa nhưng Weber tin tưởng mạnh mẽ vào sự tồn tại của quyền lực trong bộ máy quan liêu và bị thuyết phục rằng bộ máy này sẽ tự chế ngự lâu dài trong thế giới hiện đại. Ông từng viết “theo thời gian, chủ nghĩa xã hội sẽ mang lại nhiều thứ hơn nhưng không cắt giảm đi những bộ máy quan liêu”. Sự tiên đoán của Weber là hoàn toàn đúng đắn. Tổ chức quan liêu đã trở nên rất phổ biến ở Liên Xô, Trung Quốc và những nước xã hội chủ nghĩa khác. Xã hội chủ nghĩa cũng là mảnh đất màu mỡ của những bộ máy quan liêu như xã hội tư bản. Nhưng ở những xã hội tư bản tự nó liên tục tạo ra những tổ chức quan liêu mới và lớn hơn. Như chung ta đã chứng kiến sự hợp nhất của những công ty đa quốc gia khổng lồ cũng như sự phát triển của các cơ quan chính phủ, những trường đại học đa ngành hoặc sự hợp tác trong sản xuất nông nghiệp…hơn nữa, khi bộ máy quan liêu của những tổ chức này bị mất tác dụng, chúng ta lại tao ra một bộ máy quan liêu khác để thay thế và điều hành. Ngay cả trong những tình huống suy thoái kinh tế hoặc giảm sút ngân sách, hình thức tổ chức quan liêu vẫn không thể bị thay thế. Khi một bộ may quan liêu phải cắt giảm ngân quỹ, nó sẵn sàng trả lương hậu hĩnh để thuê những ngừời quản lí tài năng có thể đưa ra cách thức giả chi tiêu hợp lí. Nghĩa là không bao giờ có sự kết thúc? Liệu xã hội có trở nên quá phụ thuộc vào bộ máy quan liêu đến mức những bộ máy này không thể cáng đáng được? Liệu xã hội có trở nên quá phức tạp đến mức cần phải phá bỏ hoàn toàn hình thức tổ chức quan liêu thay vì tạo thêm những bộ may quan liêu mới lớn hơn để giải quyết vấn đề. Câu trả lời đó là chưa thể có sự kết thúc. Trong tương lai, chúng ta vẫn phải tiếp tục cố gắng để quản lí một xã hội ngày càng phức tạp bằng những công cụ mà chúng ta đã và đang sử dụng. Cùng lúc đó, chúng ta vẫn có thái độ phân vân trước tính phi cá nhân, sự vô tác dụng hay xâm phạm tới cuộc sống con người của bộ máy quan liêu. Nhưng mối quan hệ của xã hội hiện đại và bộ máy quan liêu như một cuôc hôn nhân mà chúng ta vẫn phải phụ thuộc hoàn toàn vào nó đến mức không thể tự mình nghĩ đến sự li hôn. MỤC LỤC