Đề tài Các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội

ụ... Ngoài ra năm 2001 công ty còn xuất thêm một số mặt hàng: cao su, đá xây dựng, hoa quả khô, về hàng nhập cũng sử dụng những ngoại tệ để thanh toán. Khi xuất các mặt hàng đi ngoại tệ thu về công ty chỉ được sử dụng 50% trong tổng ngoại tê còn laị 50% phải gửi lại ngân hàng (theo quyết định 63/CP ngày 17/8/1999 và quyết định 173/TTg ngày 12/9/1998 về việc sử dụng ngoại tệ) đã phần nào làm cho công ty khá bị động trong việc sủ dụng vốn. Để cho hoạt động kinh doanh được diễn ra thường xuyên liên tục thì phỉa làm cho vốn lưu động tăng vòng chu chuyển. Vấn đề tiền mặt rất được chú trọng vì công ty thường xuyên xuất hiện nhu cầu ngắn hạn như tạm nhập tái xuất, nhu cầu chi trả lương... tất cả đều cần tiền mặt. Hơn thế nữa để chủ động trong kinh doanh và đảm bảo an toàn trong thanh toán thì việc duy trì một số dư nhất định nào đó trên tài khoản vốn bằng tiền là hoàn toàn hợp lý. Tuy nhiên trên thực tế tại công ty rất ít khi có tiền mặt tồn đọng trên tài khoản quá lâu vì công ty sẽ chuyển ngay ra để trả nợ ngắn hạn khi nó vượt quá một giới hạn nào đó so với nhu cầu dự tính trong ngắn hạn. Phải nói rằng công tác ngân quỹ được công ty đã và đang rất coi trọng, hàng ngày công ty có kế toán thanh toán chuyên theo dõi tình hình số dư trên tất cả các tài khoản của công ty ở tất cả các ngân hàng và kết hợp đối chiếu với nhu cầu thu chi dự tính để lập trừ ngân quỹ từ đó có thể đưa ra quyết định vay thêm hay trả nợ một cách kịp thời nhất vì mục tiêu an toàn, hợp lý hiệu quả và sinh lời. Như ta đã biết tỉ lệ sinh lời trực tiếp trên tiền mặt là rất thấp thậm chí có thể bằng không. Hơn nữa do sức mua của đồng tiền luôn có xu hướng giảm đi do chịu ảnh hưởng của lạm phát, do đó có thể nói tỉ lệ sinh lời thực của tiền mặt là một số âm. Bởi vậy việc duy trì mức tiền mặt hợp lý nhằm thoả mãn các nhu cầu chi tiêu tiền mặt của doanh nghiệp là một vấn đề rất quan trọng liên quan đến hiệu quả kinh doanh chung của doanh nghiệp. Việc nắm giữ tiền mặt là một động cơ phòng ngừa, tiền mặt được tồn trữ nhằm mục đích duy trì khả năng thanh toán chung của doanh nghiệp ở mọi thời điểm. 2.2. Tình hình các khoản phải thu Phải thu là một bộ phận chiếm tỉ trọng rất lớn trong tổng số vốn lưu động của công ty. Hơn thế nữa nó lại liên quan trực tiếp đến chu kỳ vận động của vốn lưu động và cũng là chu kỳ tạo ra lợi nhuận cho công ty. Do vậy, quản lý các khoản phải thu là một vấn đề đang cần được quan tâm đặc biệt của công ty nhất là trong điều kiện cạnh tranh như hiện nay chính ra quản lý các khoản phải thu đang trở thành một “công cụ” để chiến đấu trong cạnh tranh của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Các khoản phải thu của công ty bao gồm: Phải thu khách hàng phải thu tạm ứng, trả trước người bán, phải thu nội bộ và các khoản phải thu khác. Trong các khoản phải thu thì khoản phải thu của khách hàng luôn chiếm tỉ trọng cao và là trọng taam của công tác quản lý khoản phải thu, để theo dõi chi tiết các khoản phải thu ta có bảng phân tích: Bảng 9: Cơ cấu các khoản phải thu của Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội Đơn vị: 1000 đồng Các chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 So sánh Số tiền TT (%) Số tiền TT (%) Số tiền TT (%) 1. Phải thu khách hàng 11.534.400 85,44 12.476.068 83,09 941.668 8,16 2. Phải trả người bán 816.750 6,05 937.138 6,24 120.388 14,73 3. Tạm ứng 853.200 6,32 805.965 5,37 -46.235 -5,42 4. Phải thu nội bộ 210.600 1,56 598.728 3,98 388.128 184,3 5. Phải thu khác 25.050 0,63 196.219 1,32 111.169 130,71 6. Tổng 13.500.000 100 15.015.108 100 1.515.108 11,22 Qua số liệu trên ta thấy tình hình các khoản phải thu năm 2001 so với năm 2000 là 1.515.168 nghìn đồng với tỉ lệ tăng là 11,22%. Trong đó khoản phải thu từ khách hàng tăng lên từ năm 2000 là 11.534.400 nghìn đồng chiếm tỉ trọng 85,44% đến năm 2001 là 12.476.068 nghìn đồng chiếm tỉ trọng 83,09%. Năm 2001 tăng lên so với năm 2000 là 941.668 nghìn đồng với tốc độ tăng là 8,16% đây là loại tài sản mang lại không ít rủi ro cho công ty. Do vậy việc quản lý khoản phải thu khách hàng hoàn toàn phụ thuộc vào chủ quan của công ty và là một vấn đề thực sự phải quan tâm. Trên thực tế Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội khoản mục này boa gồm 2 bộ phận là phải thu do bán hàng nhập khẩu và phải thu do xuất khẩu. Nhưng ở đây vấn đề cần được quan tâm và cũng là rủi ro lớn nhất cho công ty là khoản phải thu do bán hàng nhập khẩu còn đối với khoản do xuất khẩu thường khá an toàn và thời gian thu nợ rất nhanh. Công ty thường nhận được chấp nhận thanh toán ngay từ phía nhà nhập khẩu thông qua các chi nhánh ngân hàng đại diện của họ tại Việt Nam ngay khi hàng hoá được chứng nhận là đã tới bến. Vả lại với việc áp dụng rộng rãi hình thức thanh toán bằng L/c thì độ an toàn rất cao, do vậy các khoản này công ty thường không theo dõi trong thời gian. Vấn đề khó khăn ở đây là khoản phải thu do bán hàng nhập khẩu, công ty nhập khẩu rất nhiều mặt hàng như: Nhôm, thép, kẽm, máy móc thiết bị, ô tô các loại, máy công cụ, săm lốp ô tô... Do thị trường hoặc do cơ chế thay đổi nên năm 2001 công ty đã bán được hàng nhập khẩu không nhiều và tổng giá trị nhập khẩu thấp hơn năm 2000. Bởi vậy các mặt hàng nhập khẩu thấp hơn năm 2000. Bởi vậy các mặt hàng nhập khẩu bán trên thị trường nội địa có thời gian nhận nợ khá dài và hầu như ít có điều kiện đảm bảo thanh toán, do vậy mà rủi ro vẫn ở mức cao. Để tránh được điều đó công ty phải quản lý khoản này chặt chẽ. Khi bán hàng hoặc mua hàng có đầy đủ các chứng từ hoá đơn cần thiết cho việc thanh toán. Khoản trả trước người bán tăng 120.388 nghìn đồng so với năm 2000 và tỉ lệ tăng 14,73% khoản này là do công ty ứng tiền ra trước để mua các sản phẩm, nguyên vật liệu đầu vào. Đối với khoản tạm ứng năm 2000 với số tiền là 853.200 nghìn đồng chiếm tỉ trọng là 6,32% đến năm 2001 số tiền là 806.965 nghìn đồng chiếm tỉ trọng 5,37%. Như vậy số tiền tạm ứng năm 2001 giảm so với năm 2000 là 46.235 nghìn đồng với tốc độ giảm 5,42%. Khoản này chủ yếu phát sinh là do công nhân viên tạm ứng lương. Năm 2001 khoản thu nội bộ tăng lên với số tiền 388.128 nghìn đồng với tỉ lệ tăng 184,3%, khoản này tăng thêm là do tổng công ty máy và phụ tùng cấp thêm vốn kinh doanh cho công ty và tăng một số khoản phải thu nội bộ khác nhằm tăng quy mô hoạt động của công ty. Các khoản phải thu khác năm 2000 là 85.050 nghìn đồng chiếm tỉ trọng 0,63% và năm 2001 là 196.219 nghìn đồng chiếm tỉ trọng 1,32%. Ta thấy khoản phải thu khác tăng so với năm 2000 là 111.169 nghìn đồng với tốc độ 130,71%. Khoản này tăng chủ yếu là do phát sinh các khoản phải thu tiền phạt do công nhân làm hỏng tài sản của công ty, làm hàng hoá quy cách các khoản phải thu do chi hộ người lao động, thu do thanh lý tài sản. Nhìn chung các khoản phải thu năm 2001 tăng lên so với năm 2000. Để đánh giá chính xác hơn tình hình phải thu của công ty ta xem xét chỉ tiêu sau. Bảng 10: Tình hình các khoản phải thu Đơn vị: 1000đ Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 1. Doanh thu thuần (nđ) 68.520.000 85.000.000 2. Các khoản phải thu (nđ) 13.500.000 15.015.118 3. Hệ số vòng quay (vòng) 5,08 5,66 Tình hình các khoản phải thu phụ thuộc vào chính sách tín dụng của công ty. Chính sách tín dụng có vai trò quan trọng góp phần vào sự tăng trưởng và phát triển của công ty. Chính sách này được coi như là mục tiêu tăng lượng hàng hoá tiêu thụ trong khuôn khổ, việc mở rộng thị trường tiêu thụ làm tăng doanh lợi cho công ty. Để đảm bảo sự an toàn giữa rủi ro và tính lợi ích, công ty cần nghiên cứu kỹ đối với khách hàng, kết hợp với khả năng tài chính của công ty đã xác định một sự an toàn thích hợp. ở đây chúng ta chỉ xét tốc độ thu hồi công nợ của công ty, khả năng này thể hiện qua chỉ tiêu hệ số vòng quay các khâu phải thu. = Qua bảng số phân tích ta có nhận xét: Năm 2001 số vòng quay các khoản phải tu tăng lên so với năm 2000 từ 5,08 vòng lên 5,66 vòng. Điều này chứng tỏ năm 2001 công ty đã đẩy mạnh quá trình thu hồi các khoản công nợ phải thu, công nợ phải trả để tránh tình trạng nợ quá hạn chưa đòi được và công nợ dây dưa không có khả năng thanh toán. Nếu làm tốt công tác này sẽ góp phần làm cho cho vốn lưu động hoạt động hiệu quả hơn. 2.3. Tình hình hàng tồn kho Đối với một doanh nghiệp thương mại với chức năng lưu chuyển hàng hoá là chủ yếu thì hàng tồn kho đóng một vai trò quan trọng trong vốn lưu động của doanh nghiệp. Việc xác định một lượng hàng tồn kho hợp lý là vấn đề cần thiết và luôn thường trực đối với doanh nghiệp. Chúng ta đều biết đối với một số mặt hàng theo thời vụ, đối với những mặt hàng này để đảm bảo nhu cầu bán doanh nghiệp cần phải có kế hoạch thu mua trong mùa và dụ trữ đủ bán khi mặt hàng này là lớn. Nhưng đối với mặt hàng sản xuất quanh năm thì không nhất thiết phải dự trữ nhiều để tránh những khoản phí do dự trữ hàng hoá. Tuy nhiên nếu dự trữ quá ít thì sẽ làm cho hiệu quả kinh doanh giảm. Do vậy việc xác định đúng đắn mức dự trữ hàng hoá là điều rất quan trọng. Như đã phân tích ở trên trong năm qua hàng tồn kho của Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội tăng lên đó là do công ty đang kinh doanh một số mặt hàng mới vì giá thế giới giảm nên chưa xuất khẩu được. Nhưng công ty cũng cần xem xét lượng hàng dự trữ hàng hoá để đáp ứng tốt nhu cầu bán của mình. Để thấy được tốc độ chu chuyển hàng tồn kho của Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội xét bảng sau. Bảng 11: Tình hình hàng tồn kho của Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2000 1. Giá vốn hàng bán 64.965.015 81.093.17 2. Hàng tồn kho bình quân (nđ) 3.126.010 3.880.118 3. Số vòng chu chuyển (vòng) 21,95 21,90 4. Số ngày chu chuyển (ngày) 16,4 16,43 5. Doanh thu thuần 68.620.000 85.000.000 Số vòng chu chuyển hàng tồn kho = Số vòng chu chuyển hàng tồn kho = Bảng trên cho thấy số lần chu chuyển hàng tồn kho năm 2000 là 21,95 vòng sang năm 2001 là 21,90 vòng. Đây là tốc độ chu chuyển trung bình. Số ngày chu chuyển của hai năm cùng là 16,4 ngày cho một vòng chu chuyển. Như vậy tốc độ chu chuyển hàng tồn kho của công ty là không cao và không có xu hướng tăng lên trong năm 2001, từ đó có thể thấy được vốn lưu động ở bộ phận hàng tồn kho của công ty được luân chuyển không nhanh, nó sẽ ảnh hưởng tới tốc độ chu chuyển của vốn lưu động. 3. Hiệu quả sử dụng vốn lưu động của Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội Đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại các doanh nghiệp là một vấn đề quan trọng và được sự quan tâm rất nhiều của nhà quản lý doanh nghiệp. Hiệu quả sử dụng vốn lưu động của doanh nghiệp chỉ có thể đạt được khi doanh nghiệp sử dụng các yếu tố cơ bản của quá trình kinh doanh có hiệu quả. Để đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động người ta dùng hệ thống chỉ tiêu đánh giá một cách toàn diện và cụ thể. Vốn lưu động tham gia vào hoạt động kinh doanh. Các chỉ tiêu này tính bằng con số cụ thể và chính xác, nó phản ánh trình độ tổ chức, quản lý và sử dụng vốn lưu động của doanh nghiệp mà hầu hết các chỉ tiêu này được trình bày ở chương I. Trên thực tế nếu doanh nghiệp đánh giá đúng thực trạng sử dụng vốn lưu động thì sẽ đưa ra được các biện pháp kịp thơì và chính xác nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Bảng 12 ngang ************ Qua bảng số liệu trên ta có những đánh giá về hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty như sau: cứ 1 đồng vốn lưu động bỏ ra công ty thu được 2,63 đồng doanh thu năm 2000 và năm 2001 là 2,04 đồng doanh thu, như vậy so với năm 2000 thì năm 2001 tăng lên 0,41 đồng với tốc độ tăng 15,58%. Trong đó mức doanh thu thuần trên một đồng vốn lưu động năm 2001 tăng với tỉ lệ 16,06% với mức tiền tăng là 0,4 đồng doanh thu thuần. Để xét xem việc sử dụng vốn lưu động có thực sự đạt hiệu quả không chúng ta xét hệ số sinh lời của vốn lưu động. Nhìn vào bảng ta thấy mức lợi nhuận gộp của công ty thu trên một đồng vốn lưu động tăng lên 0,001 đồng có tỉ lệ tăng 0,75% so với năm 2000. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh thực hiện trên một đồng vốn lưu động năm 2000 là 0,108 đồng doanh thu và năm 2001 là 0,10 đồng doanh thu tăng lên 0,001 đồng với tốc độ tăng là 0,925%. Trong năm 2000 cứ một đồng vốn lưu động bỏ ra thì thu được 0,0071 đồng tổng lợi nhuận trước thuế và năm 2001 cũng thu được 0,071 đồng tổng lợi nhuận trước thuế trên một đồng vốn lưu động bỏ ra. Nhìn chung hệ số phục hồi vốn lưu động và hệ số sinh lời vốn lưu động của Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội năm 2001 tốt hơn năm 2000. Việc tăng các hệ số này là do năm 2001 công ty đã kinh doanh một số mặt hàng mới làm cho doanh số bán ra tăng. Tuy nhiên mức tăng của các hệ số này chưa cao là vì hàng tồn kho và giá vốn hàng bán năm 2001 tăng cao làm cho lợi nhuận của công ty tăng không nhiều chính vì vậy làm cho hệ số sinh lời của vốn lưu động tăng không nhiều thậm chí hệ số lợi nhuận trước thuế trên vốn lưu động của công ty chúng ta hãy sử dụng chỉ tiêu tốc độ luân chuyển vốn lưu động. Chỉ tiêu này cho biết trong một chu kỳ kinh doanh vốn lưu động quay trở về trạng thái ban đầu là bao nhiêu lần như vậy chỉ tiêu này càng cao thì hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng cao và ngược lại. Căn cứ vào bảng số liệu ta thấy trong năm 2000 số vòng luân chuyển vốn lưu động là 2,498 vòng sang năm 2001 là 2,89 vòng tăng 9,392 vòng với tốc độ tăng là 15,7%, do vậy năm 2001 công ty sử dụng vốn lưu động hiệu quả hơn năm 2000. Thông qua số ngày luân chuyển của vốn lưu động ta biết được số ngày bình quân cần thiết để vốn lưu động thực hiện một vòng luân chuyển. Chỉ tiêu này càng thấp thì hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng cao và ngược lại. Nếu năm 2000 số ngày cần thiết để vốn lưu động quay được một vòng là 144,11 ngày thì năm 2001 giảm xuống 114,56 ngày 1 vòng so với năm 2000 thì số ngày giảm 19,55 ngày tương đương với tỷ lệ giảm là 13,56%. Như vậy chỉ tiêu này càng cho thấy hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty trong năm qua là tốt hơn năm 2000. Tóm lại số vòng luân chuyển vốn lưu động năm 2001 tăng lên so với năm 2000 đó là do số vòng luân chuyển của các khoản phải thu tăng lên đã làm cho khả năng thu hồi các khoản công nợ nhanh chóng. Mặt khác số vòng luân chuyển hàng tồn kho giảm cũng phần nào ảnh hưởng tới tốc độ chu chuyển vốn lưu động do vậy trong năm tới công ty phải chú ý hơn nữa về việc quản lý hàng tồn kho sao cho có hiệu quả hơn. Như vậy ta có thể đánh giá được năm 2001 công ty sử dụng vốn lưu động hiệu quả hơn năm 2000 mặc dù có nguyên nhân khách quan như tình hình không thuận lợi do tỉ giá biến động, vốn vay khó khăn nhưng công ty đã khắc phục và hoàn thành kế hoạch đề ra. III. Đánh giá chung hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty 1. Các kết quả đạt được Nhìn chung qua số liệu phân tích trên ta thấy công ty sử dụng vốn có hiệu quả hơn năm 2000. Trong nưam qua công ty vẫn sử dụng được quy mô hoạt động nhất là kinh doanh xuất nhập khẩu, tiếp tục củng cố và phát triển các lĩnh vực mới mở mang dần các hoạt động này đi vào nề nếp. Trên lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu đây vẫn là hoạt động chính yếu của công ty trong năm 2001 tuy tổng giá trị kim ngạch có giảm sút so với năm 2000 nhưng sự giảm sút này thuộc về nhập khẩu còn kim ngạch xuất khẩu năm nay tăng 41,65% so với năm 2000. Điều đó cho ta thấy công ty sử dụng vốn hợp lý trong các khâu kinh doanh của mình, biết vận dụng linh hoạt nguồn vốn hiện có tạo đà cho sự phát triển của mình. Nguyên nhân của sự tăng trưởng này là do công ty chỉ đạo sát sao các phòng nghiệp vụ vừa giữ mối quan hệ với bạn hàng cũ, vừa tích cực tìm hiếm mở rộng thị trường tiêu thụ mới tạo mọi điều kiện để làm các mặt hàng có giá trị xuất khẩu như gạo, cao su, cà phê, bao PP... Trong kinh doanh đã có chuyển biến mạnh từ uỷ thác sang tự doanh, đây là kết hợp giữa việc phát huy ưu thế của công ty với yêu cầu khách quan của thị trường, nó cũng đòi hỏi trách nhiệm và trình độ quản lý nghiệp vụ cao hơn. Ngoài ra công ty cũng có thêm các hình thức kinh doanh mới là tham gia dự thầu cung cấp hàng hoá trong nước và nhập khẩu. Hoạt động kinh doanh của công ty đã mang lại tổng lãi năm 2001 cao hơn năm 2000. Công ty đã tiếp tục truyền thống làm ăn có lãi, lành mạnh về tài chính, bảo toàn và phát triển vốn cho nhà nước, đóng góp nghĩa vụ đầy đủ và kịp thời. Trong công tác quản lý về sử dụng vốn lưu động công ty đã đạt được một số thành công sau: Nói chung hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty trong năm 2001 có hiệu quả hơn năm 2000 được thể hiện qua những chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty năm 2001 thường cao hơn năm 2000 tuy rằng mức tăng là không cao nhưng có thể nói rằng đây chính là thành công của công ty. Trong công tác quản lý và sử dụng các khoản phải thu của công ty cũng đạt được một số hiệu quả nhất định. Đây là khoản vốn chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng vốn lưu động của công ty vì vậy sử dụng và quản lý có hiệu quả các khoản phải thu sẽ có tác động rất lớn tới hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty. Trong năm 2001 số vòng qua các khoản phải thu tăng lên so với năm 2000, điều này chứng tỏ năm 2001 đã đẩy mạnh quá trình thu hồi các khoản công nợ phải thu, công nợ phải trả để tránh tình trạng nợ quá hạn chưa đòi được và công nợ dây dưa không có khả năng thanh toán. Đây là sự cố gắng của công ty mặc dù hiệu quả đạt được chưa phải là cao hy vọng rằng trong các năm tiếp theo công ty sẽ thành công hơn nữa trong khâu quản lý và sử dụng khoản vốn này. Cũng trong năm qua công ty đã cố gắng đáp ứng nhu cầu vốn lưu động cho sự tăng trưởng nhanh chóng của hoạt động sản xuất kinh doanh công ty bằng nhiều biện pháp khác nhau đã luôn đảm bảo một lượng vốn lưu động thường xuyên do vậy mà công ty có đủ khả năng để thanh toán các khoản nợ ngắn hạn. Chính sự quản lý và sử dụng có hiệu quả vốn lưu động của công ty không những giúp công ty vượt qua những khó khăn trở ngại mà còn góp phần không nhỏ trong việc phát triển mở rộng hoạt động sản xuất của công ty. + Hạn chế cần khắc phục Qua số liệu phân tích và đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong 2 năm 2000 và 2001 ta thấy công ty có sự phát triển theo chiều hướng chưa tốt sức mua tăng nhưng lợi nhuận đạt chưa cao, điều này thể hiện ở doanh thu năm 2001 tăng rất cao nhưng lợi nhuận tăng rất chậm. Sự phát triển này chưa đạt tới đích so với tiềm lực hiện có của công ty. Điều này có thể do hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty chưa đạt được hiệu quả mong muốn. Tuy rằng năm 2000 nhưng hiệu quả đạt được không cao hơn là mấy có thể là do: Hàng tồn kho (dự trữ) chiếm tỉ trọng cao trong tổng vốn lưu động mà trong năm 2001 lượng hàng tồn kho tăng cao hơn năm 2000. Ngoài ra công tác quản trị hàng tồn kho còn chịu ảnh hưởng lớn bởi nguyên nhân khách quan là các loại hàng dự trữ kém phẩm chất, mất phẩm chất tồn tại từ năm trước góp phần làm tăng lượng hàng hoá tồn kho mà không đem lại hiêụ quả cho công ty. Các chỉ tiêu mức doanh thu trên trị giá vốn hàng bán, và lợi nhuận gộp trên trị giá vốn đều giảm điều này chứng tỏ trong năm 2001 giá vốn hàng bán của công ty tăng nhanh hơn cả tốc độ tăng của doanh thu điều này sẽ làm cho lợi nhuận của công ty đạt được là không cao. Do vậy trong khâu này công ty đã không tìm được nguồn hàng rẻ hơn để nâng cao lợi nhuận trong công ty đây chính là hạn chế của công ty. Vốn bằng tiền của công ty cũng quá lớn nó ảnh hưởng tới hiệu quả sử dụng vốn lưu động do không đưa lượng vốn bằng tiền này vào quá trình lưu thông. Điều này làm cho lợi nhuận của cong ty bị giảm sút vì tiềm mặt cất quỹ không những không sinh lợi nhuận mà còn bị mất giá do lạm phát. Ngoài ra trong cơ chế quản lý nội bộ và điều hành sản xuất kinh doanh công ty đã luôn thể hiện sự chắc chắn cẩn trọng và ý thức tuân thủ pháp luật cao, trong cơ chế phân phối công ty còn duy trì tỉ lệ “bao cấp” khá cao và phổ biến. Đây là một nét truyền thống và riêng biệt được hình thành rõ nét từ nhiều năm hoạt động của công ty. Trước yêu cầu hiện tại của thị trường việc tiếp tục duy trì và phát huy truyền thống này rõ ràng là cần thiết song việc phải giảm liều lượng để có sự mềm dẻo linh hoạt hơn, thích ứng hơn với các chuyển biến nhanh của thị trường cũng rất bức thiết. Ví dụ trong cơ chế phân phối lương thưởng cũng cần có chính sách động viên tốt hơn đối với các cá nhân và tập thể có đóng góp cho công ty dần dần giảm tỉ lệ “bao cấp” để khắc phục tâm lý trong chờ ỷ lại không chịu suy nghĩ đóng góp vào cái chung của một bộ phận CBCNV hiện nay. - Việc áp dụng khoa học kỹ thuật, nhất là tin học trong sản xuất kinh doanh còn dè dặt. - Cần tiếp tục nghiên cứu tìm tòi xây dựng các chương trình, giải pháp cụ thể, định hướng cụ thể để thích ứng với thị trường trong và ngoài nước. 3. Nguyên nhân của những thành tựu và hạn chế. - Công ty đã thực hiện công tác đổi mới quản lý doanh nghiệp: Thực hiện Nghị quyết Hội nghị BCH Trung ương Đảng lần thứ 3, khoá IX và quyết định 183/2001/QG-TTg ngỳ 20/11/2001 của Chính phủ trong năm qua công ty đã có nhiều đổi mới trong công tác quản lý và điều hành: Ban lãnh đạo hoạt động theo đúng quy chế, đã thực hiện giao ban của lãnh đạo tổng công ty với giám đốc công ty theo quý có sơ kết và xác định trách nhiệm từng đơn vị đối với thực hiện kế hoạch, việc kiểm tra, kiểm soát và xét duyệt thực hiện quyết toán được tiến hành nhằm ổn định tài chính, tạo nguồn vốn và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ ngân sách nhà nước. Sự chỉ đạo điều hành được sâu sát, động viên kịp thời các đơn vị vươn lên hoàn thành nhiệm vụ. Trong quản lý đã tạo điều kiện để các đơn vị chủ động, xây dựng nâng cấp các đơn vị cơ sở, mở rộng kinh doanh về mặt hàng và lĩnh vực kinh doanh, ban hành quy chế thưởng xuất khẩu, hoa hồng, tiền lương các đơn vị có thể tăng trưởng về mọi mặt từ sản xuất kinh doanh dịch vụ. Năm 2001 tổ chức mạng lưới kinh doanh đã thực sự phát huy hiệu quả đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh của toàn công ty, trình tự thủ tục thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật của tổng công ty. - Công ty đã tổ chức kiểm tra báo cáo quyết toán tài chính năm 2000 tình hình quản lý và sử dụng vốn, tài sản tại công ty, tình hình thực hiện các quy chế: Quy chế quản lý tài sản cố định và đầu tư xây dựng cơ bản, quy chế về công tác cán bộ và công tác lao động tiền lương. Giải quyết kịp thời khách quan các đơn thư khiếu nại, tố cáo của các cán bộ và đã báo cáo thanh tra Bộ Thương mại. - Phòng Tài chính kế toán của công ty đã có nhiều cố gắng trong việc mở rộng và tạo dựng tốt mối quan hệ với các ngân hàng nên đã đáp ứng kịp thời vốn cho kinh doanh, cho các dự án đầu tư, Tổng công ty đã giới thiệu coi ngân hàng có chế mềm dẻo trong cho vay để Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội tiếp xúc trực tiếp ký các hạn mức tín dụng với các điều kiện ưu đãi. Tổ chức tổng hợp xong quyết toán năm 2001. Đã tổ chức kiểm tra tình hình hoạt động năm 2001 của toàn công ty. Qua kiểm tra đã yêu cầu công ty xử lý hàng hoá tài sản kém mất phẩm chất, đôn đốc giải quyết công nợ, công ty đã áp dụng nhiều biện pháp linh hoạt giải quyết bước đầu đã có kết quả. Bên cạnh đó công ty gặp phải một số hạn chế cần khắc phục là do một số nguyên nhân sau: - Công tác quản trị hàng tồn kho của công ty chịu ảnh hưởng lớn bởi nguyên nhân khách quan đó là các loại hàng hoá dự trữ kém phẩm chất tổn tại từ các năm trước góp phần làm tăng dự trữ kém phẩm chât tồn tại từ các năm trước góp phần làm tăng lượng hàng tồn kho mà không đem lại hiệu quả cho công ty. Chính vì vậy đã làm ảnh hưởng đến việc quản trị hàng tồn kho và từ đó có những ảnh hưởng không tốt tới hiệu quả sử dụng vốn lưu động. - Các khoản phải thu của công ty luôn luôn chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng số vốn lưu động. Điều này biểu hiện việc kém hiệu quả trong công tác quản trị các khoản phải thu. Nguyên nhân là do chưa có chính sách tín dụng hợp lý như các biện pháp hữu hiệu để thu hồi các khoản phải thu làm mất một lượng vốn lưu động cần thiết cho nhu cầu tài chính. Công tác quản lý tiền mặt của công ty cũng chưa tốt đó là nguyên nhân dẫn đến việc làm giảm hiệu quả vốn lưu động do tiền mặt cất quỹ không những không sinh lợi nhuận mà còn lại bị mất giá do lạm phát. Cũng trong năm qua công ty không gặp phải khó khăn trong việc tìm kiếm nguồn hàng, làm cho trị giá vốn hàng bán tăng rất cao. Điều này có thể là do công tác tìm kiếm bạn hàng, những nhà cung cấp của bộ phận cán bộ phụ trách chưa tốt hoặc cũng có thể là do những nguyên nhân khác quan như sự không ổn định của thị trường thế giới hay là sự biến động thất thường của tỉ giá hối đoái trên thị trường ngoại hối. Điều này đã ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả kinh doanh của công ty cũng như hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong khâu này. Ngoài ra cơ thể còn một số nguyên nhân khác của những thành tựu cũng như hạnchế mà công ty đang gặp phải. Thế nhưng phải nói rằng trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt như hiện nay mà công ty kinh doanh vốn có lãi đây là một thành công của Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội. Chương 3 Các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở công ty XNK máy Hà Nội 1. Phương hướng nhiệm vụ của năm 2002. Từ những thành công và hạn chế của năm 2001 công ty đưa ra một số phương hướng nhiệm vụ cho năm tới. Năm 2002 là một năm có ý nghĩa đặc biệt đối với sự phát triển của công ty. Đây cũng là năm thứ 2 kế hoạch 5 năm (2001 - 2005) của Đảng. Bước sang giai đoạn mới này bên cạnh những thuận lợi chung mang tính nguyên tắc là sự lãnh đạo kinh tế ngày càng vững vàng có kinh nghiệm của Đảng và Nhà nước công ty cũng cần chuẩn bị để đón nhận và vượt qua những khó khăn thử thách mới có phần gay gắt hơn năm qua, đó là: - Nền kinh tế trong nước tuy đã lấy được đà tăng trưởng nhưng đồng thời cũng bộc lộ những yếu kém bền vững ngay trong nội tại của nó như khả năng cạnh tranh và hiệu quả đều thấp, việc chuyển đổi cơ cấu chậm lại phải dành vốn để khắc phục hậu quả thiên tai nặng nề liên tục hai năm 1999 - 2000, tỷ lệ đói nghèo trong dân cư còn cao và sức mua xã hội thấp, luôn tiềm tàng nguy cơ giảm phát. Tệ nạn xã hội như thất nghiệp, thiếu việc làm, buôn lậu... vẫn cần tập trung sức lực và tiền của để kiềm chế, tạo điều kiện sản xuất kinh doanh phát triển. - Cơ chế chính sách của Nhà nước và quản lý kinh tế và xuất nhập khẩu tiếp tục thoáng rộng hơn sẽ thu hút nhiều doanh nghiệp tham gia, có cả các doanh nghiệp tư nhân, các công ty có vốn đầu tư nước ngoài... vốn có lợi thế hơn các doanh nghiệp Nhà nước về bộ máy gọn nhẹ và tính linh hoạt cao. Công ty phải chấp nhận cạnh tranh gay gắt hơn trước mọi đối tượng, dù vẫn phải duy trì bộ máy cán bộ công nhân viên đông đảo và tuân thủ cơ chế hạch toán nghiêm ngặt dành cho các doanh nghiệp Nhà nước. Như vậy năm 2002 công ty chúng ta phải chuẩn bị tinh thần để đối đầu và vượt qua các khó khăn thách thức có phần gay gắt hơn năm qua. Để thành công đòi hỏi phải phát huy trí tuệ tập thể của cả công ty, cố gắng củng cố những thành quả đã có đồng thời khai thác mọi cơ hội phát triển mặt hàng mới, cách làm mới và đời sống cán bộ công nhân viên vì sự phát triển lâu dài của công ty. A. Các chỉ tiêu kế hoạch cơ bản năm 2002 - Các khoản nộp ngân sách 8.580 triệu đồng Trong đó: + Thuế GTGT 4500 triệu đồng + Thuế nhập khẩu 3900 triệu đồng + Thuế thu nhập doanh nghiệp 150 triệu đồng + Các khoản nộp khác 30 triệu đồng - Xuất khẩu Kim ngạch xuất khẩu 4.000.000 USD Các mặt hàng chủ yếu gồm + Hàng công nghiệp các loại 10.000 USD + Hàng may mặc 100.000 USD + Hàng nông, lâm sản, mỹ nghệ 3.800.000 USD - Nhập khẩu Kim ngạch nhập khẩu 17.000.000 USD Gồm: + Nhập khẩu uỷ thác 12.000.000 USD + Nhập kinh doanh 5.000.000 USD - Tổng doanh thu 200.000 triệu đồng Gồm: + Doanh thu bán hàng 137.500 triệu đồng + Doanh thu xuất khẩu 60.000 triệu đồng + Doanh thu dịch vụ 3.000 triệu đồng - Tiền lương + Tổng quỹ lương 2.657 triệu đồng + Lương bình quân 1 triệu đồng/người - Lợi nhuận thực hiện 500 triệu đồng - Đầu tư xây dựng XN may xuất khẩu 11.000 triệu đồng - Đầu tư XN sản xuất bao PP xuất khẩu 40.000 triệu đồng B. Công ty đã đề xuất một số biện pháp thực hiện sau: - Phát huy thế mạnh về nhập khẩu uỷ thác, lãnh đạo công ty, các phòng và từng cán bộ công nhân viên phát huy các mối quan hệ sẵn có, đi sâu về các địa phương, các đơn vị đầu tư để làm uỷ thác nhập khẩu các dự án, các thiết bị máy móc, tổ chức thực hiện tốt các hợp đồng đủ ký để bảo đảm uy tín, tín nhiệm để làm ăn lâu dài, kết hợp việc nhập khẩu uỷ thác với việc làm các dịch vụ giao nhận vận chuyển, thuê giám định áp dụng phương thức mềm dẻo, hoa hồng môi giới để tranh thủ việc làm. Nếu có điều kiện chuyển một số dịch vụ nhập khẩu uỷ thác thành nhập khẩu kinh doanh để có doanh số và thu nhập, tăng các khoản nộp ngân sách. - Bám sát nhu cầu trong nước, đặc biệt là các nhà máy sản xuất để nhập khẩu kinh doanh các vật tư, nguyên liệu máy móc thiết bị phục vụ sản xuất đảm bảo kinh doanh thực sự có lãi. Công ty có thể xuất vốn hoặc vay vốn ngân hàng để nhập khẩu kinh doanh nếu có đầu ra đảm bảo chắc chắn khai thác các mặt hàng trong nước để kinh doanh. - Đẩy mạnh công tác xuất khẩu hàng đổi hàng, tìm kiếm các mặt hàng và thị trường tiêu thụ với khối lượng và trị giá lớn như gạo, cao su, cà phê, hoa quả... Từng bước tiến tới tự đầu tư sản xuất hàng xuất khẩu để đảm bảo ổn định lâu dài. Trước mắt năm 2001 đầu tư xây dựng xí nghiệp may xuất khẩu chú trọng khai thác các mặt hàng nông - lâm - hải sản, thủ công mỹ nghệ quý các địa phương xuất khẩu. - Tận dụng khai thác nhà xưởng kho bãi cho thuê để đảm bảo thu nhập thường xuyên, tránh hư hỏng xuống cấp. Làm tốt công tác quản lý kinh doanh cửa hàng ăn uống Ngọc Khánh và phát triển các dịch vụ khác. Đẩy mạnh dịch vụ giao nhận vận chuyển. - Không ngừng cải tiến quy chế quản lý kinh doanh, đảm bảo thông thoát mềm dẻo, nhưng quản lý chặt chẽ theo quy định của Nhà nước. Ban hành quy chế tài chính, thực hiện tốt quy chế tiết kiệm để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Có các biện pháp khuyến khích vật chất thông qua quy chế lương, thưởng để động viên những người tích cực làm việc có hiệu quả, hạn chế bớt những người thiếu trách tích cực, ỷ lại. - Nghiên cứu sắp xếp lại tổ chức các đơn vị kinh doanh theo hướng giảm cán bộ gián tiếp, tăng cán bộ kinh doanh trực tiếp. Các đơn vị kinh doanh giao chỉ tiêu kinh doanh và khoán lương cho từng cán bộ công nhân viên, thành lập thêm một số đơn vị hạch toán phụ thuộc để tăng tinh thần trách nhiệm, doanh số và hiệu quả kinh doanh. - Mạnh dạn bổ nhiệm các cán bộ có năng lực, miễn nhiệm các cán bộ không phát huy được vai trò lãnh đạo ở các đơn vị kinh doanh và quản lý để tăng sức mạnh kinh doanh. Có biện pháp đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn và ngoại ngữ cho cán bộ công nhân viên. Phát huy vai trò năng động của các cán bộ trẻ trong kinh doanh. - Tăng cường vai trò lãnh đạo của tổ chức Đảng, hoạt động của Công đoàn, Đoàn thanh niên, nữ công. Đẩy mạnh phong trào thi đua nhằm hoàn thành vượt mức kế hoạch năm 2002 ngay từ những tháng đầu quý, đầu năm. Toàn thể cán bộ công nhân viên công ty XNK Máy Hà Nội quan tâm phấn đấu hoàn thành vượt mức kế hoạch năm 2002 của Tổng công ty giao cho, nâng cao hiệu quả kinh doanh, đảm bảo thu nhập cao hơn nữa. Qua nghiên cứu, khảo sát về hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại đơn vị, tìm hiểu những thuận lợi và khó khăn, những vấn đề còn tồn tại trong việc quản lý và sử dụng vốn. Tôi đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty XNK Máy Hà Nội. 2. Các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở công ty XNK Máy Hà Nội Trên cơ sở công ty tồn tại những hạn chế cần khắc phục trong việc quản lý và sử dụng vốn lưu động. Tôi mạnh dạn đưa ra một số biện pháp nhằm giúp công ty có thể nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong những năm tới. 2.1. Hoàn thiện công tác kế hoạch và quản lý. Đây là biện pháp chung nhất để tổ chức quản lý sử dụng vốn và là công cụ chủ yếu nhất để tiến hành quản lý kinh tế. Muốn nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động thì phải quản lý việc sử dụng vốn, muốn vậy ta phải: - Phân công cán bộ chuyên theo dõi về sử dụng vốn, các khoản thu chi phát sinh. Ngoài việc theo dõi thường xuyên từng kỳ (quý, tháng) phải tổng hợp được các báo cáo về quá trình sử dụng vốn, phân tích đầy đủ nguyên nhân khách quan, nguyên nhân chủ quan ảnh hưởng đến việc sử dụng vốn, phân tích những hợp lý và bất hợp lý để đưa ra những biện pháp kịp thời khắc phục những tồn tại phát huy những điểm mạnh một cách kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vối lưu động. - Báo cáo kế hoạch vốn, chỉ tiêu thực hiện, lập kế hoạch phải có căn cứ cụ thể rõ ràng, đưa ra tình hình thực tế của công ty và có tính khả thi, việc xem xét duyệt kế hoạch vốn lưu động phải có sự tham gia đầy đủ của các phòng ban: Ban giám đốc, phòng kế toán tài chính, phòng kinh doanh, phòng kế hoạch. - Trong từng thời kỳ phải tổ chức họp tổng kết đánh giá tình hình sử dụng vốn. Các chỉ tiêu cần phân tích: tỷ trọng từng loại vốn trong tỏng số, tỷ lệ phần trăm so với kỳ trước, số vòng quay tỉ suất lợi nhuận. Trong quá trình kinh doanh của công ty có nhiều khâu: thu mua dự trữ, tiêu thụ... mỗi khâu kinh doanh, mỗi nhiệm vụ kinh doanh đòi hỏi một lượng vốn lưu động nhất định và yêu cầu quản lý mỗi loại vốn cũng khác nhau. Do vậy việc kế hoạch hoá trên cơ sở định mức hợp lý và hạch toán theo từng khâu kinh doanh, từng mặt hàng, từng nhóm hàng là một yêu cầu tất yếu và là một biện pháp quan trọng để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn nói chung và hiệu quả sử dụng vốn lưu động nói riêng. * Những yêu cầu quản lý bắt buộc vào sử dụng vốn lưu động - Làm cho mọi người hiểu rõ vốn là phương tiện sống còn của doanh nghiệp. Vốn cộng với con người (biết kinh doanh quản lý) là điều kiện đảm bảo chắc chắn cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. - Phải đặt con người là yếu tố chủ thể quyết định trực tiếp, bảo đảm việc giữ gìn và phát triển tiềm năng của vốn. Từ đó đặt ra những yêu cầu về quản lý và sử dụng vốn với chính chủ thể quản lý và con người. - Tự trang trải đủ chi phí và tự nuôi mình. - Tự hoàn trả vốn và lãi suất tín dụng từ mọi nguồn vốn sử dụng. - Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước và cấp trên. 2.2. Biện pháp quản lý tiền mặt Thực tế lượng tiền mặt trong hai năm 2000 - 2001 đều biến động phức tạp, nên dự trữ lượng tiền mặt như thế nào là hợp lý thì công ty cần dựa vào kinh nghiệm tích luỹ trong kinh doanh nhưng theo tôi công ty chỉ việc giữ lại một lượng tiền mặt dòng để thanh toán các khoản chi phí bằng tiền trong tháng như chi phí điện nước, thuê bao điện thoại còn lại thì nên đầu tư vào chứng khoán ngắn hạn hoặc các khoản đầu tư ngắn hạn khác, đây là những khoản dễ chuyển đổi sang tiền hay nói cách khác tính thành khoản cao khi công ty cần thanh toán các khoản nợ. Còn nếu trong quá trình kinh doanh lượng tiền mặt dư thừa thì nên gửi vào ngân hàng hay để hưởng lãi suất làm như vậy vừa đảm bảo an toàn vừa đảm bảo khả năng sinh lời của lượng tiền đó giúp công ty tạo cho mình được một cách thu chi hợp lý nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Để nâng cao hiệu quả quản lý ngân quỹ công ty cần lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ để theo dõi xác định lượng tiền vào, lượng tiền ra và nhu cầu tài trợ vốn bằng tiền tại từng thời điểm, đồng thời công ty cần lập bảng dự trữ ngân quỹ tháng để xác định được nhu cầu vốn lưu động từ đó có biện pháp xử lý thích ứng, thông thường công ty giữ tiền mặt vì muốn làm thông suốt các giao dịch kinh doanh và cũng nhằm mục đích thanh toán nhanh và tính chủ động trong thanh toán. Nếu mức dự trữ tiền mặt cao thì sẽ hạn chế khả năng sinh lời của tiền. Do vậy việc xác định một lượng tiền dự trữ hợp lý sẽ giúp cho công ty vừa đảm bảo khả năng thanh toán tốt vừa có thể đưa được một lượng tiền nhàn rỗi vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong hai năm qua, lượng tiền dự trữ của công ty là tương đối lớn, nó làm cho công ty tăng được khả năng tự chủ trong kinh doanh nhưng công ty cũng phải xem xét không nên dự trữ quá nhiều tránh tình trạng ứ đọng vốn. 2.3. Biện pháp về quản lý các khoản phải thu Khoản phải thu là một bộ phận của vốn lưu động và có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh. Vì vậy công ty nếu quản lý tốt sẽ làm tăng nhanh chóng vòng quay vốn tạo điều kiện mở quy mô kinh doanh tăng doanh suất, tăng lợi nhuận. Chính việc quản lý các khoản phải thu tốt làm cho tốc độ luân chuyển các khoản phải thu tăng cho thấy việc sử dụng vốn lưu động là tốt. Mục đích quản lý các khoản phải thu. + Xác định thời hạn tín dụng thích hợp trên cơ sở cân đối khả năng tài chính của công ty và khách hàng. + Tăng khối lượng hàng xuất nhập khẩu. + Tạo uy tín và thế đứng vững vàng cho công ty trên cơ sở thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với bạn hàng. + Đẩy mạnh tốc độ luân chuyển với hạn chế tới mức thấp nhất có thể khoản vốn bị chiếm dụng khi đó phải đưa ra biện pháp giải quyết kịp thời những khoản nợ đọng dây dưa khó đòi. Qua thực tế ta thấy các khoản phải thu của công ty là quá lớn. Điều này làm cho công ty bị chiếm dụng nhiều. Vì vậy để đạt được mục đích của mình công ty phải nắm không những khả năng tài chính của mình mà phải nắm vững khả năng tài chính của khách hàng. + Trong cơ chế thị trường hiện nay thì mọi yêu cầu của khách hàng đều buộc công ty phải chú ý đến. Để đáp ứng nhu cầu khách hàng cần chứ không phải những gì mình có. Song, dù có cạnh tranh lành mạnh cho dù có các chiến lược kinh doanh đúng đắn, có nội lực kinh tế đến đâu chăng nữa thì tính bất ổn trong kinh doanh luôn theo suốt quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, doanh lợi và các rủi ro đối với khoản nợ của khách hàng với công ty, nắm vững khả năng tài chính của khách sẽ đưa công ty tới chỗ làm ăn với bạn hàng tin cậy, loại bỏ khách hàng không đủ uy tín và không đáng tin cậy. Nếu khách hàng có khả năng tài chính lớn, khả năng huy động vốn cao thì có thể tin tưởng khả năng tài trợ của họ. Tuy nhiên cũng chính vì khả năng tài chính của họ lớn nên công ty cần khai thác ngay bằng cách thu hẹp thời hạn tín dụng nhằm thu hồi vốn nhanh, tăng tốc độ quay vòng vốn. Ngược lại với những khách hàng có khả năng tài chính hạn hẹp, khả năng huy động vốn thấp thì công ty nên cẩn thận, đánh giá đúng mức độ tin cậy của khách hàng để tạo cho minh một lề an toàn cần thiết, nếu khách hàng đủ độ tin cậy thì công ty sẽ nới rộng điều kiện tín dụng cho họ và cũng để để là thu hút họ mua nhiều hàng hơn. Tóm lại công ty cần phải xem xét và phân đối tượng khách hàng tuỳ theo khả năng của họ mà có điều kiện tín dụng hợp lý làm được điều này công ty phải có cơ sở để cân nhắc giữa rủi ro và tình hình sinh lời trong kinh doanh. + Bên cạnh đó công ty cần có những biện pháp kiên quyết để thu hồi các khoản nợ khó đòi nhằm làm tăng vốn lưu động phục vụ cho sản xuất kinh doanh. + Ngoài ra công ty còn dựa vào khả năng tài chính của chính bản thân công ty để theo dõi xem công ty nên mua bán hàng hoá gì cho phù hợp với thời kỳ và mùa vụ kinh doanh, nghiên cứu thị trường xem khi nào thì có thể xuất được hàng với mức giá có lợi nhất, khi nào thì nhập hàng với mức giá ưu đãi nhất. 2.4. Giảm dự trữ hàng tồn kho Hàng tồn kho là bộ phận quan trọng của vốn lưu động ở công ty. Nó đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra thường xuyên liên tục. Quản lý tốt hàng tồn kho sẽ giúp cho công ty thực hiện tốt mức luân chuyển hàng hoá giảm số hàng tồn kho, tăng tốc độ quay vọng hàng tồn kho từ đó góp phần tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Trên thực tế quản lý hàng tồn kho bao gồm việc lập kế hoạch tổ chức quản lsy các hoạt động nhằm vào luồng hàng hoá đi vào và đi ra khỏi doanh nghiệp. Trong qt hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có rất nhiều quyết định phụ thuộc vào quản lý hàng tồn kho chẳng hạn khi nào là thời điểm tốt nhất để mua hàng hoá? Nên tổ chức việc mua hàng như thế nào? Cách tốt nhất để quản lý hàng tồn kho là gì? Quản lý tốt hàng tồn kho là phải xác định được mức tối ưu, tức là làm tốt các công việc trên và đưa ra được quyết định về khối lượng hàng cần mua vào để dự trữ cũng như thời gian để dự trữ chúng. Tại Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội hàng tồn kho năm 2001 tăng so với năm 2000 điều này cho thấy công tác quản trị hàng tồn kho của công ty qua hai năm chưa đem lại hiệu quả cao. Hàng hoá ứ đọng nhiều, qua đó ta thấy cần thiết xây dựng hệ thống tồn kho sao cho hợp lý. Hiện nay trong bộ phận tồn kho chủ yếu là hàng hoá thuộc hai lĩnh vực khác nhau là bộ phận liên quan đến xuất khẩu và bộ phận liên quan đến nhập khẩu. - Đối với bộ phận liên quan đến nhập khẩu: Đây là lĩnh vực kinh doanh khá đặc biệt nên nó đòi hỏi một số điều cần quan tâm riêng trước khi tiến hành nhập khẩu hàng hoá. + Phải tổ chức triển khai công tác nghiên cứu thị trường trong nước về tất cả các lĩnh vực: nhu cầu, thị hiếu và xu hướng tiêu dùng dựa trên cơ sở tiềm lực tài chính của khách hàng, nhu cầu có khả năng thanh toán, lối sống văn hoá, trào lưu xã hội... từ đó xác định mặt hàng cần nhập về tính chất, đặc điểm, giá cả. + Do hàng nhập khẩu phải đối mặt với hàng sản xuất trong nước nên công ty cần tìm hiểu trước về đặc điểm của hàng hoá sản xuất trong nước như khả năng cung ứng, giá cả, chất lượng cũng như các vấn đề khác có khả năng ảnh hưởng đến sản xuất trong nước như chính sách thương mại quốc tế, thuế, tất cả các yếu tố đều tác động đến khả năng tiêu thụ hàng nhập khẩu. + Xu hướng biến động tỉ giá hối đoái trong thời gian tới, cần phải quan tâm tới vấn đề này vì chính nó là cầu nối trung gian giữa giá mua và giá bán. Nếu dự báo tỷ giá tăng tức giá kỳ vọng tính theo VNĐ sẽ tăng lên không có lợi trong cạnh tranh về mặt giá cả hàng sản xuất trong nước. Trong những trường hợp này công ty nên xem xét lại kế hoạch nhập hàng, còn nếu chúng được dự báo ngược lại thì đó là lợi thế cho công ty. + Thời điểm nhập hàng phải là lúc mà nhu cầu đang trong giai đoạn đầu của thời kỳ phát triển và cung trong nước còn hạn chế, chớ nên nhập hàng trong khi chúng đang trong tình trạng tràn ngập thị trường. + Trong quá trình nhập hàng thì chúng ta được coi là dự trữ do vậy cần phải rút ngắn thời gian vận chuyển, bốc dỡ tránh để chúng phải lưu cảng quá lâu gây ứ đọng vốn và có thể làm giảm giá trị hàng hoá hoặc mất đi cơ hội tiêu thụ vì lý do chậm trễ. + Sau khi đã nhận hàng về kho công ty là người quản lý trực tiếp chúng lúc này biện pháp duy nhất có thể làm là tìm cách đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ tăng cường công tác tham gia hội chợ triển lãm, hội chợ hàng tiêu dùng để mở rộng quan hệ với khách hàng, duy trì tốt các quan hệ cũ. + Đối với hàng tồn kho đã rơi vào tình trạng lỗi thời, khả năng tiêu thụ kém công ty lên mạnh dạn chịu tổn thất phần nào để nhanh chóng giải phóng nguôngười vốn tồn đọng bằng cách hạ giá. Hơn nữa điều này còn giúp công ty tránh được những tổn thất khác có thể xảy ra như chi phí lưu kho, bảo quản, tổn thất do chất lượng hàng hoá giảm, hoặc do mất mát hao hụt. Tóm lại đối với hàng hoá nhập khẩu thì vấn đề được coi trọng không chỉ là công tác quản lý chúng sau khi đã nhập mà quan trọng hơn là lúc đưa ra quyết định nhập: nhập hay không, loại nào bao nhiêu, từ đâu và khi nào đến? - Đối với bộ phận liên quan đến xuất khẩu: Với định hướng đẩy mạnh xuất khẩu trong thời gian tới thì đây là một vấn đề công ty nên quan tâm. Do tính chất mùa vụ trong cả thị trường đầu vào và đầu ra nên dự trữ là điều cần thiết. Tuy nhiên dự trữ thế nào cho hiệu quả mới là câu hỏi cần được trả lời. Trước khi tiến hành thu mua nguyên vật liệu công ty nên quan tâm một số vấn đề sau: + Nghiên cứu thị trường xuất khẩu để quyết định nhập loại mặt hàng nào, cần sản xuất và có khả năng sản xuất, quy mô sản xuất. Từ đó đi đến quyết định tương tự đối với nhu cầu nguyên vật liệu của công ty. + Sau khi đã xác định được loại nguyên vật liệu lại tiếp tục nghiên cứu thị trường nhưng lại với tư cách là người mua để lựa chọn được nguồn cung ứng tốt nhất (giá cả, chất lượng, phương thức thanh toán). Nếu mua nguyên vật liệu mang tính chất mùa vụ cao công ty buộc phải thu mua đủ lượng dự tính cần thiết. Với nguyên vật liệu phục vụ sản xuất hàng xuất khẩu theo đơn đặt hàng thì công ty nên áp dụng phương thức cung ứng kịp thời là phù hợp nhất. + Do tính chất không ổn định sau thị trường đầu ra nên quy mô sản xuất có thể dao động. Vì vậy công ty nên xem loại nào hay gặp tình huống giao động và biên độ giao động của nó để có biện pháp duy trì dự trữ bảo hiểm nhằm duy trì tính liên tục trong sản xuất kinh doanh cũng như tránh bị bỏ lỡ cơ hội trong kinh doanh. Mặt khác nó còn liên quan đến quyết định về vấn đề tìm nguồn tài trọ. Thường xuyên tổ chức công tác kiểm kê, đánh giá lại giá trị nguyên vật liệu để có biện pháp kịp thời nhằm hạn chế tổn thất hao hụt ngoài định mức. Tóm lại để nhanh chóng giảm hàng tồn kho và quản lý hàng tồn kho có hiệu quả hơn trong những năm tới công ty cần thực hiện các bước sau: - Tiến hành xác định một cách chính xác nhu cầu hàng hoá trong kỳ kinh doanh. - Cân đối nhu cầu và khả năng đáp ứng của công ty để đảm bảo có được hệ thống tồn kho có hiệu quả thông qua khả năng huy động vốn... Từ đó xác định khối lượng chính xác hàng nhập nhằm bảo đảm tính liên tục cho quá trình kinh doanh và giảm đến mức tối thiểu các chi phí liên quan đến dự trữ. - Phải xác định nguồn hàng cung ứng và giá cả của hàng hoá nhằm mục tiêu tối thiểu hoá chi phí có liên quan đến dự trữ hàng hoá. - Hạch toán chi phí một cách chính xác, đây là một yếu tố qan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động tồn kho của công ty. Vì vây cần đánh giá chính xác từng khoản chi phí tồn kho, một vấn đề thuộc về nghệ thuật kinh doanh đó là công ty làm sao đẩy dự trữ sang cho phía người bán. Nghĩa là bằng uy tín và mối quan hệ tạo ra được người cung cấp hàng hoá tin cậy để trong mọi trường hợp có khả năng giảm thời gian liên lạc và mua bán hàng hoá đảm bảo đáp ứng cao nhất nhu cầu thị trường bằng cách tạo sự tin câỵ với người bán. Công ty sẽ có điều kiện giảm được vốn dự trữ và các chi phí khác có liên quan trong khâu này. 3. Một số kiến nghị Để thực hiện được điều này không chỉ nhờ vào bản thân sự cố gắng nỗ lực của công ty mà còn cần phải nhờ đến sự giúp đỡ của các cơ quan các ngành các cấp có thẩm quyền. - Đối với nhà nước: Nhà nước cần tạo điều kiện môi trường thuận lợi hơn cho hoạt động kinh doanh XNK ở các doanh nghiệp. Hiện nay các công ty XNK nói chung đang phải đối mặt với cuộc cạnh tranh không cân sức giữa hàng nhập khẩu và hàng nhập lậu, đó là sự chênh lệch khá lớn về giá cả. Sở dĩ có điều này là do tình trạng buôn lậu vẫn đang hoành hành trên phạm vi khó kiểm soát. Mặc dù vấn đề này được quan tâm từ rất lâu song chưa ai có thể khẳng định được là liệu có thể hay là lúc nào có thể chấm dứt được tình trạng đó. Việc tràn lan hàng nhập lậu ở tất cả các chủng loại đã gây không ít khó khăn cho công ty trong việc tiêu thụ hàng hoá trên thị trường nội địa và đó có thể là nguyên nhân trực tiếp làm giảm hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Để giúp cho doanh nghiệp thoát khỏi tình trạng này nhà nước cần tăng cường phối hợp với các ban ngành có liên quan để ngăn chặn một cách triệt để tình trạng buôn lậu càng sơm càng tốt. - Đối với Bộ thương mại: Để việc sử dụng nguồn lực của công ty có hiệu quả hơn không bị đứt quãng, Bộ Thương mại nên xem xét lại cơ chế cấp hạn ngạch xuất khẩu, nhập khẩu cho công ty sao cho phù hợp với khả năng tốt nhất của công ty. Đối với một số mặt hàng nhập khẩu đã rơi vào tình trạng khó tiêu thụ, Bộ Thương mại nên xem xét khấu trừ một phần lỗ cho công ty khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Hơn nữa Bộ nên tăng cường mở rộng mối quan hệ thương mại với các nước khác để tạo điều kiện cho công ty mở rộng thị trường xuất khẩu của mình. Mặt khác, Bộ nên tổ chức các cuộc triển lãm quốc tế hoặc đăng ký tham gia các buổi triển lãm ở các nước trên thế giới nhờ đó công ty có điều kiện giới thiệu về mình cũng như gặp gỡ được các bạn hàng mới. - Đối với ngân hàng Hiện nay ngân hàng cung cấp tín dụng bằng ngoại tệ cho công ty trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá. Vậy tại sao không tài trợ cho nghiệp vụ mua hàng xuất khẩu trên thị trường nội địa. Điều này hoàn toàn có thể thực hiện được, bởi nó là một khoản vay có đảm bảo vì ngay cả công ty xuất khẩu hàng hoá họ sẽ có ngoại tệ để thanh toán. Hơn nữa việc cho vay bằng ngoại tệ không chỉ giúp cho công ty giảm được chi phí huy động (vì lãi suất thấp hơn so với vay bằng ngoại tệ) mà còn giúp ngân hàng giải phóng được phần nào khoản ngoaị tệ vốn đang trong tình trạng khá ứ đọng. Mặt khác hiện nay chính sách tỉ giá hối đoái đã khá linh hoạt do vậy khả năng vay ngoại tệ để thực hiện mục tiêu kinh doanh không phải là dễ. Ngân hàng nên tăng cường vai trò kiểm soát kinh tế thông qua khả năng kiểm soát tài chính của các công ty có tài khoản tại ngân hàng. Nếu làm được điều đó tài chính ngân hàng đã hỗ trợ rất nhiều cho công ty trong quá trình quản lý các khoản phải thu từ khách hàng, giảm được rủi ro gặp phải nợ khó đòi cho công ty. Mặt khác chính nó cũng góp phần làm giảm rủi ro cho ngân hàng. Hệ thống ngân hàng cần đươc hoàn thiện, đa dạng hoá các nghiệp vụ chuẩn bị mọi thứ cần thiết khác để có thể trở thành trung gian tài chính thực sự cho công ty khi thị trường chứng khoán đi vào hoạt động mạnh, điều này sẽ giúp cho việc huy động và sử dụng vốn được dễ dàng và hiệu quả hơn. - Đối với Cục thuế: Cục thuế nên có giải pháp tích cực hơn trong công tác hướng dẫn các đơn vị kinh doanh trong quá trình thi hành luật thuế VAT đặc biệt là quản lý và hoàn thiện hệ thống chứng từ. Bên cạnh đó Cục thuế nên hình thành đội ngũ thanh tra, kiểm tra giám sát việc chấp hành thuế VAT một cách chặt chẽ, nghiêm ngặt song không vì thế mà tạo ra sự quá phiền phức trong qúa trình xét hoàn thuế gây tồn đọng vốn của công ty. Kết luận Sau một thời gian thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú phòng kinh doanh, phòng kế toán tài chính và các cán bộ lãnh đạo trong công ty cộng với kiến thức được trang bị trong 4 năm tôi đã hoàn thành bản luận văn tốt nghiệp của mình. Trong luận văn tôi không có tham vọng đưa ra những giải pháp hoàn toàn đúng để mang lại hiệu quả trực tiếp trong việc quản lý tài chính của công ty, mà chỉ là sự so sánh đối chiếu giữa thực tế với kiến thức đã học để đưa ra nhận xét gợi ý hướng giải quyết hoàn thiện hơn việc quản lý và sử dụng vốn lưu động tại Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội. Hơn nữa vì thời gian có hạn nên luận văn không thể tránh khỏi những sai sót mong được sự giúp đỡ của các thầy cô giáo để luận văn của tôi được hoàn thiện. Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô đặc biệt là thầy giáo là thầy giáo Hoàng Văn Haỉ cùng các cô chú tại Công ty xuất nhập khẩu máy Hà Nội trong suốt quá trình thực tập và hoàn thành luận văn của mình.