Đề tài Các giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thoát nước số 2-Công ty TNHH NN Một Thành Viên Thoát Nước Hà Nội

yêu cầu cơ bản đối với người quản lý vật tư đòi hỏi phải theo dõi phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu theo từng thứ, chủng loại vật liệu về số lượng, chất lượng và giá trị Kế toán chi tiết thực hiện theo phương pháp ghi thẻ “song song”. Theo phương pháp này nhiệm vụ từng bộ phận kế toán như sau: Tại kho: Căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho thủ kho mở thẻ kho theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu chỉ về mặt số lượng, định kỳ (nửa tháng một lần), sau khi đã ghi chép vào thẻ kho đầy đủ, thủ kho chuyển chứng từ nhập, xuất cho kế toán vật liệu. Tại phòng kế toán: Sau khi nhận được các chứng từ do thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu sẽ tiến hành ghi chép vào các sổ, thẻ chi tiết hàng ngày, lập bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chung, sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp vào sổ cái, bảng cân đối số phát sinh và làm báo cáo tài chính. Do đặc điểm ngành nghề xây dựng cơ bản nên vật liệu phát sinh chi phí ở nhiều địa điểm khác nhau vì vậy việc nhập xuất diễn ra ngay từ công trình. Mặt khác, tất cả vật liệu mua ngoài chủ yếu là số lượng, chất lượng, quy cách đã có trong dự toán công trình. Vì vậy khi xí nghiệp có nhu cầu về vật tư nào đó cần làm hợp đồng giao nhận thầu xây lắp với bên bán về sản lượng, quy cách, phẩm chất. Vật liệu thu mua phải được đảm bảo thời gian sử dụng và chất lượng sử dụng. Căn cứ vào hợp đồng nhận thầu đã ký kết, dự toán kinh phí để phục vụ thi công công trình. Từ đó có thể căn cứ để quyết toán công trình. Đơn cử bảng tóm tắt nội dung hợp đồng nhận thầu công trình cấp nước Hạ Đình như sau: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hà nội, ngày 20 tháng 09 năm 2009 HỢP ĐỒNG KINH TẾ VỀ GIAO NHẬN THẦU XÂY LẮP Gói thầu: Xây lắp công trình cấp nước Hạ Đình 1.Đại diện chủ đầu tư (Bên A) Tên đơn vị: Ban quản lý công trình công nghiệp và dân dụng Địa chỉ: Hạ đình – Thanh Xuân – Hà Nội 2.Đại diện nhà thầu (Bên B) Tên đơn vị: nhánh Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội Địa chỉ: 107 Đường Láng- Đống Đa- Hà nội A.Nội dung hợp đồng 1.Bên A đồng ý giao và bên B đồng ý nhận thầu Gói thầu: xây lắp công trình cấp nước Hạ Đình Địa điểm xây dựng: Hạ Đình – Thanh Xuân – Hà Nội 2.Tiến độ thi công: Khởi công ngày 25 tháng 09 năm 2009 Hoàn thành ngày 10 tháng 01 năm 2010 Tổng thời gian : 105 ngày 3. Yêu cầu kỹ thuật và chất lượng công trình Thi công theo đúng đồ án, thiết kế được duyệt, đảm bảo chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật theo đúng quy định của nhà nước. Thực hiện quản lý chất lượng theo quyết định số 17/ 2001/ GĐ - BXD của Bộ Xây Dựng ban hành ngày 02/ 08/ 2001. 4.Quy trình về nghiệm thu và bàn giao công trình. Trong quá trình thi công hai bên A - B tổ chức nghiệm thu khối lượng hoàn thành theo điểm dừng kỹ thuật được hai bên xác nhận trên cơ sở hồ sơ thiết kế được duyệt, tiến độ thi công đã thống nhất, các tiêu chuẩn quy phạm hiện hành và được lập thành phụ lục kèm theo hợp đồng kinh tế này để làm cơ sở thanh toán khối lượng xây dựng và thanh toán sau này. 5. Quy định bảo hành công trình Thời gian bảo hành 12 tháng kể từ ngày bàn giao công trình, giá thị bảo hành bằng 5% giá trị quyết toán công trình được duyệt. B.Giá trị hợp đồng Giá trị bên B được hưởng (Theo dự toán) (Một tỷ một trăm mười tám triệu ba trăm linh sáu ngàn một trăm ba bảy đồng chẵn). Đại diện bên A Đại diện bên B Giám đốc Giám đốc BẢNG TỔNG HỢP KINH PHÍ DỰ TOÁN Gói thầu: Xây lắp công trình cấp nước Hạ Đình (Đơn vị: đồng) I. Chi phí trực tiếp 1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 750.050.000,00 2. Chi phí nhân công 296.529.350,00 3. Chi phí máy thi công 1.009.529.350,00 II. Chi phí sản xuất chung 55.524.114,25 Cộng sau chi phí sản xuất chung 1.065.053.464,00 III. Thu nhập chịu thuế tính trước(5%) 53.252.673,21 Cộng sau thuế 1.118.306.137,00 Phòng kế hoạch dự toán dựa vào dự toán các phương tiện thi công công trình cùng tiến độ thi công để lập nên kế hoạch cung ứng vật tư, đồng thời giao nhiệm vụ sản xuất thi công để tính toán lượng vật tư cần phục vụ cho việc thi công. Khi có nhu cầu thi công thì các đội hoặc các tổ lập tờ yêu cầu cung ứng vật tư, có xác nhận của đội trưởng công trình và kỹ thuật viên gửi lên phòng kế hoạch dự toán. Phòng kế hoạch xem xét xác nhận sau đó chuyển sang phòng kế toán xin tạm ứng tiền để mua vật tư. Sau khi hoàn thành các thủ tục xem xét xác nhận của kỹ thuật viên, kế toán trưởng và giám đốc viết phiếu cho tạm ứng tiền, cung ứng vật tư công trình phục vụ sản xuất thi công. Thủ tục nhập kho được tiến hành tùy thuộc vào từng hình thức thanh toán cụ thể. Căn cứ vào hoá đơn số 055100 tiến hành kiểm nghiệm và lập biên bản nghiệm thu vật tư. Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật tư bộ phận thu mua lập phiếu nhập kho vật liệu. Phiếu nhập kho được chia làm 2 liên: 1 liên lưu tại phòng vật tư,1 liên giao cho thủ kho vào thẻ sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết (sổ nhập vật liệu, các sổ nhật ký đặc biệt). Thông thường mỗi loại vật liệu sẽ được lập một phiếu nhập kho, nhưng cũng có thể lập một phiếu nhập kho cho nhiều vật liệu. Ở đây sau khi vật liệu được kiểm nghiệm phòng vật tư lập phiếu nhập kho. (Xem biểu 2) Biểu 2: Đơn vị: Xí nghiệp thoát nước số 2 PHIẾU NHẬP KHO số 162: Mẫu số C11H Ngày 05 tháng 12 năm 2009 QĐ 999 TC/ QĐ/ CĐKT 2/ 11/ 96 của BTC Nợ:.............................. Có:............................... Họ và tên giao hàng: Nguyễn Văn Hùng Theo số hoá đơn : 055100 của công ty TNHH Cúc Phương Nhập tại kho : Kho tại công trình Đơn vị : đồng Số TT Tên nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư , sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 ống gang D100 m 55 55 120.000 6.600.000 Cộng 6.600.000 Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn. Thủtrưởng Kế toán Phụ trách Người giao Thủ kho trưởng cung tiêu hàng Căn cứ vào số lượng nhập kho và giá đơn vị để tính ra số tiền thanh toán cho người bán (bao gồm các khoản khác như: vận chuyển, bốc dỡ ...). Các loại thuế nếu có, tuỳ theo yêu cầu của người bán mà thủ quỹ thanh toán theo các hình thức khác nhau và vào sổ chi tiết, các nhật ký tương ứng. Trong trường hợp doanh nghiệp thanh toán theo hình thức tiền gửi ngân hàng thủ quỹ sẽ uỷ nhiệm chi gửi ngân hàng nơi xí nghiệp đã mở tài khoản. Sau khi nhận được giấy báo nợ ngân hàng gửi về thủ quỹ tiến hành vào sổ Nhật ký chung rồi giao chứng từ có liên quan cho kế toán vật liệu để vào sổ chi tiết nguyên vật liệu trong kỳ. Trường hợp thanh toán bằng tạm ứng thì thủ tục được tiến hành như sau: Trước hết phòng vật tư sẽ viết giấy đề nghị tạm ứng gửi cho kế toán nguyên vật liệu. Khi nhận được giấy đề nghị, kế toán vật liệu viết phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ để xuất tiền. Sau khi mua được hàng kế toán vật liệu căn cứ vào hoá đơn tính số tiền chi mua vật liệu đã tạm ứng, nếu thừa thì thu lại, thiếu thì bổ xung thêm. Thủ tục nhập lại kho cần đổi chủng loại hoặc do sử dụng không hết nhập lại kho: Thông thường đối với trường hợp này trước hết phải căn cứ vào “Biên bản kiểm kê vật tư” hoặc “Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” do đội lập ra và trình lên phòng vật tư, nếu được sự đồng ý của bộ phận cung ứng vật tư thì viết phiếu nhập kho. Nhưng ở Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội không sử dụng “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” hay “Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” mà chỉ căn cứ vào “Báo cáo tình hình sử dụng vật tư trong kỳ” và viết phiếu nhập kho cho những nguyên vật liệu thường hoặc không sử dụng đến. Phiếu nhập kho được viết thành hai liên một liên lưu tại phòng vật tư, một liên giao xuống kho. Thủ tục nhập phế liệu thu hồi. Xí nghiệp không làm thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi mà sau những công trình xây dựng phế liệu được lấy ra từ các đội xây dựng nhập thẳng vào kho phế liệu, không qua một hình thức cân đong đo đếm nào. Nghĩa là ở xí nghiệp không có giấy tờ sổ sách nào phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi. 2.3.2.2 Thủ tục xuất kho vật tư: Hiện tại xí nghiệp có 9 tổ đội, mỗi tổ đội trong một thời gian nhất định có nhu cầu về mỗi loại vật liệu khác nhau nên đặc điểm nguyên vật liệu của xí nghiệp đã đa dạng lại càng phức tạp hơn với kế toán thực hiện hạch toán xuất kho vật liệu. Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho theo hạn mức (nếu có) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT nếu có) Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do phòng cung ứng vật tư nhập. Thủ kho chỉ xuất vật liệu khi có đủ chữ ký của các thành phần có liên quan như: Phụ trách vật tư, người giao, thủ kho và người lập phiếu. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. Một liên lưu tại Phòng vật tư Một liên do thủ kho giữ để làm căn cứ xuất vật liệu và ghi vào thẻ kho. Một liên giao cho kế toán vật tư để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Nguyên vật liệu của Xí nghiệp được quản lý theo kho, ở từng kho căn cứ vào mục đích sử dụng và đặc điểm của từng loại nguyên vật liệu xuất ra mà hạch toán vào từng tài khoản: Xuất xi măng, sắt, thép để trực tiếp xây dựng đưa vào tài khoản 621- chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Còn những loại nguyên vật liệu phụ như : đay cuốn ống, măng xông, thì đưa vào tài khoản 627- chi phí sản xuất chung. Phiếu xuất kho được lập cho từng lần xuất theo nhu cầu của từng tổ, đội được ghi theo giá thực tế. (Xem biểu 3) Biểu3: Đơn vị: Xí nghiệp thoát nước số 2 PHIẾU XUẤT KHO Số 173- mẫu số 02 – VT Công trình: Cấp nước Hạ Đình QĐ1141 TC/ QĐ/ CĐKT Ngày 6/ 12 / 2009 1/ 11/ 1995 của BTC Nợ:............................. Có:............................. Họ và tên người nhận: Trần Nam Khánh Lý do xuất kho: Phục vụ thi công công trình cấp nước Hạ Đình Xuất tại kho: Kho công trình Đơn vị: đồng Số TT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư , sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 ống gang D100 m 110 110 120.000 13.200.000 Cộng 13.200.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Mười ba triệu hai trăm nghìn đồng chẵn. Thủ trưởng Kế toán Phụ trách bộ Phụ trách Người nhận Thủ kho đơn vị trưởng phận sử dụng cung tiêu 2.3.3 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: 2.3.3.1 Kế toán chi tiết nhập vật liệu. Tại kho: Căn cứ vào phiếu nhập kho hợp lệ do phòng vật tư chuyển xuống, thủ kho tiến hành ghi thẻ kho. Thẻ kho được ghi theo từng loại nguyên vật liệu cho cả quý. Mỗi loại nguyên vật liệu được ghi vào một tờ thẻ hoặc một số thẻ liên tiếp, cuối tháng tính ra số vật liệu tồn kho để tiện theo dõi và quản lý. Tại phòng kế toán: Khi nhận được phiếu nhập kho kế toán vật liệu cũng tiến hành ghi thẻ kho, sau đó tiến hành ghi chép phản ánh vào các sổ chi tiết, ở đây căn cứ vào phiếu nhập kho số 162, 171, 184 và một số phiếu khác kế toán ghi “Sổ chi tiết nhập vật liệu” phục vụ thi công công trình cấp nước Hạ Đình. (Xem biểu 5) 2.3.3.2 Kế toán chi tiết xuất vật liệu Đây là một công việc hết sức phức tạp bởi số lượng vật liệu lớn, lại để ở nhiều kho, số lần xuất ra nhiều với những số lượng khác nhau, để thuận tiện và giảm bớt khối lượng ghi chép trùng lặp, kế toán vật liệu đã hạch toán cụ thể như sau: Tại kho cũng như ở phòng kế toán, khi nhận được phiếu xuất kho công việc trước hết là phải ghi vào cột số lượng xuất của thẻ kho, kết hợp với số lượng nhập trong kỳ và tồn đầu kỳ tính ra số lượng vật liệu tồn cuối kỳ. Sau khi vào thẻ kho căn cứ vào chứng từ gốc về xuất kho vật liệu kế toán vật tư vào sổ chi tiết xuất vật liệu với giá thực tế và tổng hợp số liệu.(Xem biểu 6) Căn cứ vào phiếu xuất kho số 173 thủ kho ghi vào thẻ kho theo dõi nguyên vật liệu ống gang D100 như sau: Biểu 4: Đơn vị: Xí nghiệp thoát nước số 2 Tên kho: THẺ KHO Mẫu số: 06 – VT Ngày lập thẻ: 1/ 10/ 2009 Ban hành theo quyết định số 1141 Công trình: Cấp nước Hạ Đình TC/ CĐKT Ngày 1/11/ 95 của BTC - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: ống gang D100 - Đơn vị tính: m - Mã số:................................. Đơn vị: đồng TT Chứng từ Trích yếu Ngày NX Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Tồn đầu quý 67 162 5/12 Mua của công ty TNHH Cúc Phương 55 173 6/12 Phục vụ thi công công trình cấp nước Hạ Đình 110 Tồn cuối quý 12 Những chủng loại vật liệu khác khách lập thẻ kho tương tự. Biểu 5: SỔ CHI TIẾT NHẬP VẬT LIỆU Công trình: cấp nước Hạ đình Quý IV/2009 Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải ĐV T S.L Đơn giá Thành tiền Người bán TK Đư Số Ngày A B C D 1 2 3 4 5 ... ... ... ... ... ... ... ... ... 162 5/12 - ống gang D100 - ống thép f 159 - ống thép f 114 - ống mã kẽm f 32 - ống mã kẽm f 15 m m m m m 55 12 6 100 150 120.000 170.000 101.000 17.000 6.800 6.600.000 2.040.000 606.000 1.700.000 1.020.000 11.966.000 Công ty TNHH Cúc phương -353 Trường Chinh Hà Nội 112 ... ... ... ... ... ... ... ... ... 171 12/12 - Van đồng 50 - Van đồng 32 - Van 2 chiều ĐL- 150 - Van 2 chiều ĐL- 100 - Van 2 chiều ĐL- 80 cái cái cái cái cái 2 18 2 7 1 75.000 45.000 2.500.000 1.400.000 400.000 150.000 810.000 5.000.000 9.800.000 400.000 16.160.000 Công ty TNHH thương mại Đại- Việt Thanh Xuân Hà Nội 141 ... ... ... ... ... ... ... ... ... 184 21/12 - Tê 50 - Tê 32 - Cút 32 - Cút 15 - Bích rỗng 100 - Bích đặc 100 cái cái cái cái cái cái 26 229 10 270 9 5 11.000 6.000 4.000 1.500 35.000 35.000 286.000 1.374.000 40.000 405.000 315.000 175.000 2.595.000 Cửa hàng vật liệu Bách Sơn Tùng 331 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 724.667.160 Biểu 6: SỔ CHI TIẾT XUẤT KHO VẬT LIỆU Công trình: cấp nước Hạ đình Quý IV/2009 Đơn vị: đồng TT Chứng từ Diễn giải ĐVT S.L Đơn giá Thành tiền Ghi chú Số Ngày 173 6/12 - ống gang D100 - ống thép f 159 - ống thép f 114 - ống mã kẽm f 32 - ống mã kẽm f 15 m m m m m 110 64 30 120 210 120.000 170.000 101.000 17.000 6.800 13.200.000 10.880.000 3.030.000 2.040.000 1.428.000 30.578.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... 175 15/12 -Van đồng 50 -Van đồng 32 -Van 2 chiều ĐL-150 -Van 2 chiều ĐL- 100 -Van 2 chiều ĐL- 80 cái cái cái cái cái 8 18 2 7 3 75.000 45.000 2.500.000 1.400.000 400.000 600.000 810.000 5.000.000 9.800.000 1.200.000 17.410.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... 187 21/12 - Tê 50 - Tê 32 - Cút 32 - Cút 15 - Bích rỗng 100 - Bích đặc 100 cái cái cái cái cái cái 50 229 457 270 9 32 11.000 6.000 4.000 1.500 35.000 35.000 550.000 1.374.000 1.828.000 405.000 315.000 1.120.000 5.592.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 794.007.267 “Sổ chi tiết xuất kho vật liệu” được mở cho từng quý và ghi chép theo từng chứng từ xuất kho cụ thể. Ở mỗi kho hoặc mỗi công trình có một sổ chi tiết xuất kho vật liệu riêng. Cuối quý kế toán tổng hợp số liệu (theo chỉ tiêu giá trị) trên cơ sở số liệu của từng tháng, theo từng kho để làm căn cứ lập bảng phân bổ nguyên vật liệu. Như vậy, sau khi thực hiện vào các sổ nhập - xuất vật tư căn cứ vào thẻ kho quý IV/ 2009 của từng loại nguyên vật liệu, lấy số lượng tồn kho đầu quý, nhập và xuất trong quý, trên cơ sở đó kế toán vật tư lập bảng nhập - xuất - tồn. Tổng nguyên vật liệu xuất kho phục vụ thi công của toàn xí nghiệp: 3.450.796. 000 (đồng) Vật liệu tồn đầu là: 341..221. 000 (đồng) Vật liệu nhập trong quý: 3..235..254. 000 (đồng) Vật liệu tồn cuối quý : 125.679. 000 (đồng) Ở đây đơn cử bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn quý IV năm 2009 “Công trình cấp nước Hạ Đình” như sau: Biểu 7: BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN CÔNG TRÌNH: CẤP NƯỚC HẠ ĐÌNH QUÝ IV/2009 Đơn vị tính: đồng TT Tên Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Dư cuối kỳ SL Đg TT SL Đg TT SL Đg TT SL Đg TT A NVL chính 72.466.716 507.267.102 543.500.370 36.233.448 1 - Gang 100 15 120.000 1.800.000 100 120.000 12.000.000 110 120.000 13.200.000 5 120.000 600.000 2 - Thép f 159 6 170.000 1.020.000 60 170.000 10.200.000 64 170.000 10.880.000 2 170.000 340.000 3 - Van đồng 50 1 75.000 75.000 7 75.000 525.000 8 75.000 600.000 0 0 0 4 - Van đồng ĐL 150 0 2.500.000 0 5 2.500.000 12.500.000 5 2.500.000 12.500.000 0 0 0 ... ........ ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... B NVL phụ 45.250.000 217.400.058 250.506.897 12.143.161 1 Tê 50 5 11.000 55.000 50 11.000 550.000 54 11.000 594.000 1 11.000 11.000 2 Cút 32 10 6.000 120.000 450 6.000 2.700.000 475 6.000 2.742.000 13 6.000 78.000 3 Bích dặc 100 4 35.000 140.000 30 35.000 1.050.000 32 35.000 1.120.000 1 35.000 70.000 ...... ...... ....... ..... ....... Cộng 117.716.716 724.667.160 794.007.267 48.376.609 Căn cứ vào số liệu tổng hợp trên bảng “Nhập - xuất - tồn” kế toán vật tư lập bảng phân bổ vật liệu như sau:(Xem biểu 8) Biểu 8: BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Công trình: Cấp nước Hạ Đình Quý IV – 2009 Đơn vị: đồng STT Ghi có TK Ghi nợ TK TK152 01 TK 621 – chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Hạng mục tuến ống nước sạch - Hạng mục trạm bản tăng áp - Hạng mục bể chứa 1000 m3 - Hạng mục san nền 543.500.370 108.700.074 81.525.055,5 135.875.092,5 54.350.037 ... ... 02 TK 627 – chi phí sản xuất chung - Hạng mục tuyến ống nước sạch - Hạng mục trạm bản tăng áp - Hạng mục bể chứa 1000 m3 - Hạng mục san nền 150.304.138,2 30.060.827,64 22.545.620,73 37.576.034,55 15.030.413,82 ... ... 03 TK 138 – Phải thu khác 25.050.689,7 04 TK 241 – Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ 75.152.069,1 Cộng 794.007.267 Biểu 9: BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Xí nghiệp Quý IV – 2009 Đơn vị: đồng STT Ghi có TK Ghi nợ TK TK152 01 TK 621 – chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Công trình nhà máy nước Hưng Yên - Công trình cấp nước Hạ Đình - Công trình nhà máy nước bắc Ninh - Công trình nhà máy nước Quảng Yên 2.415.557.200 561.617.049 543.500.370 842.425.573.5 468.014.207.5 02 TK 627 – chi phí sản xuất chung - Công trình nhà máy nước Hưng Yên - Công trình cấp nước Hạ Đình - Công trình nhà nước Bắc Ninh - Công trình nhà nước Quảng Yên 690.159.200 161.956.518.5 150.304.138.2 242.934.777.8 134.963.765.5 03 TK 138 – Phải thu khác 103.523.880 04 TK 241 – Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ 241.555.720 Cộng 3.450.796.000 Sau khi đã lập tổng hợp “nhập - xuất - tồn” và bảng phân bổ nguyên vật liệu, kế toán vật tư chuyển toàn bộ sổ sách cho kế toán tổng hợp để vào sổ “Nhật ký chung” và “Sổ cái TK 152, 331”. Sau đó kế toán tổng hợp sẽ lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính. 2.4 TỔ CHỨC KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội 2.4.1 Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu. Song song với việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ (thẻ) chi tiết, kế toán vật tư tiến hành đi vào sổ nhật ký chung làm căn cứ ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết và sổ cái. Biểu 10: BẢNG TRÍCH: NHẬT KÝ CHUNG (Xí nghiệp – Quý IV/ 2009) Đơn vị: đồng Ngày ghi sổ Ngày chứng từ Số chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền phát sinh N C 02/12 02/12 126 Thanh toán vật tư 331 111 9.178.000 05/12 05/12 HĐ 055100 Mua vật liệu về nhập kho 152 112 11.966.000 05/12 05/12 HĐ 055100 Thuế GTGT được khấu trừ 133 112 598.300 06/12 06/12 173 Xuất vật liệu ống phục vụ thi công công trình Hạ Đình 621 152 30.578.000 12/12 12/12 HĐ 006619 Mua vật liệu van về nhập kho 152 141 16.160.000 12/12 12/12 HĐ 006619 Thuế GTGT được khấu trừ 133 141 808.000 13/12 13/12 Thu tiền tạm ứng mua vật liệu 111 141 1.032.000 15/12 15/12 175 Xuất vật liệu van thi công công trình Hạ Đình 621 152 18.010.000 21/12 21/12 HĐ 004015 Mua vật liệu phụ về nhập kho 152 331 2.595.000 21/12 21/12 HĐ 004015 Thuế GTGT được khấu trừ 133 331 129.750 21/12 21/12 177 Xuất vật liệu phụ thi công công trình Hạ Đình 627 152 5.592.000 ... ... ... ... ... ... ... Ngoài ra còn một số trường hợp tăng vật liệu khác như vật liệu nhập lại kho... Kế toán vật tư cũng làm thủ tục nhập kho và ghi vào sổ sách kế toán tương tự. Đối với những nguyên vật liệu còn liên quan đến những khoản thuế GTGT được khấu trừ (thuế VAT đầu vào), khoản thuế này xí nghiệp không tính vào giá nguyên vật liệu nhập kho và được hạch toán riêng vào tài khoản 133 – thuế GTGT được khấu trừ. Tương tự với hình thức thanh toán, kế toán sẽ ghi số thuế được khấu trừ vào “Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào”.(Xem biểu 11) Biểu 11: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO Công trình: Cấp nước Hạ Đình Quý IV / 2009 Tên cơ sở kinh doanh: Xí nghiệp thoát nước số 2 Địa chỉ: Số 56 – ngõ I – Hạ Đình – Thanh Xuân – Hà Nội Mã số: Đơn vị : đồng HĐ Ngày Tên đơn vị bán Giá mua vào chưa thuế Thuế GTGT ... ... ... ... ... 046080 04/12 Công ty TNHH Cúc Phương 54.000.000 2.700.000 055100 05/12 Công ty TNHH Cúc Phương 11.966.000 598.300 006619 12/12 Công ty TNHH thương mại Đại Việt 16.160.000 808.000 004015 21/12 Cửa hàng VL Bách Sơn Tùng 2.595.000 129.750 076142 22/12 Cửa hàng VL Bách Sơn Tùng 20.811.248 1.040.062 ... ... ... ... ... cộng 724.667.160 36.233.358 Đối với các hình thức thanh toán khác nhau như thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, tạm ứng, trả trước hoặc trả chậm... kế toán cũng lập bảng kê hoá đơn chứng từ và hàng hoá dịch vụ mua vào tạm ứng như vậy. Cuối tháng hoặc cuối quý kế toán tổng hợp số liệu và vào “ Bảng kê tổng hợp hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào”. Biểu 12: BẢNG KÊ TỔNG HỢP HOÁ ĐƠN CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ,DỊCH VỤ MUA VÀO Xí nghiệp Quý IV/ 2009 Đơn vị : đồng HĐ Ngày Tên đơn vị bán Giá mua vào chưa thuế Thuế GTGT ... ... ... ... ... 055100 05/12 Công ty TNHH Cúc Phương 11.966.000 598.300 006619 12/12 Công ty TNHH thương mại Đại Việt 16.160.000 808.000 008819 18/12 Công ty xi măng Bút Sơn 33.863.650 1.693.182,5 004015 21/12 Cửa hàng VL Bách Sơn Tùng 2.595.000 129.750 076142 22/12 Cửa hàng VL Bách Sơn Tùng 20.811.248 1.040.562,4 ... ... ... ... ... cộng 3.235.254.000 161.762.700 Cuối quý sau khi đã tổng hợp số liệu trên “Bảng kê tổng hợp hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào” của toàn xí nghiệp, kế toán sẽ lập sổ cái TK 133 “thuế GTGT được khấu trừ”. Biểu 13: SỔ CÁI Tên tài khoản: Thuế GTGT đầu vào – số hiệu TK 133 Quý IV/ 2009 – Tại Xí Nghiệp Đơn vị: đồng Ngày Diễn giải TK Phát sinh nợ Phát sinh có Số dư 01/ 10 Số dư đầu quý 35.779.400 Thuế GTGT đầu vào 111 112 141 331 333 32.352.540 48.528.810 24.264.405 40.440.675 16.176.270 Khấu trừ thuế GTGT Quý IV 197.542.100 Cộng phát sinh Quý IV 161.762.700 197.542.100 Số dư cuối quý 0 2.4.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. 2.4.2.1 TK sử dụng: Xí nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nhập, xuất kho nguyên vật liệu và xí nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Để kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, xí nghiệp sử dụng chủ yếu các tài khoản sau: TK 152 Nguyên vật liệu (TK 1521 Nguyên vật liệu chính): Dùng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu theo giá thực tế. TK 331 Phải trả người bán: Phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp. TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (TK 1331 : Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ): Phản ánh thuế GTGT được khấu trừ khi mua hàng, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : Phản ánh chi phí nguyên liệu, vật liệu sử dụng cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm. Ngoài ra, kế toán vật tư còn sử dụng một số tài khoản khác như: TK 138 Phải thu khác; TK 623 Chi phí nguyên vật liệu phục vụ máy thi công; TK624 Chi phí quản lý doanh nghiệp... 2.4.2.2 Phương pháp hạch toán Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Đối với vật liệu về nhập kho xí nghiệp từ nguồn mua ngoài Mỗi khi xí nghiệp có nhu cầu mua vật tư, đơn vị bán sẽ gửi phiếu báo giá đến trước. Căn cứ vào phiếu báo giá này xí nghiệp chuẩn bị tiền để có thể chuyển trả trước tùy thuộc vào khả năng xí nghiệp. Nếu trả sau hoặc đồng thời thì căn cứ vào hoá đơn đo đơn vị bán cùng lúc hàng về nhập kho. Như vậy là không có trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về hoặc ngược lại. Kế toán ghi sổ một trường hợp duy nhất là hàng và hoá đơn cùng về. Do đó công tác ghi sổ kế toán có đơn giản hơn. Để theo dõi quan hệ thanh toán với những người bán, xí nghiệp sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán - từ tài khoản 331 “ Phải trả cho người bán”. Đây là sổ dùng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập vật liệu và quá trình thanh toán với từng người bán của xí nghiệp. Căn cứ vào các chứng từ gốc nhập vật liệu ở phần kế toán chi tiết và các chứng từ gốc, kế toán tiến hành định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh trong quá trình nhập kho vật liệu và quá trình thanh toán với người bán. Ví dụ: Ngày 07/12/2009 xí nghiệp nhập kho vật liệu chính (van 2 chiều ĐL 150) của công ty TNHH Đại việt theo phiếu nhập kho số 345 ngày 07/12/2009 trị giá 9.800.000đ kèm theo hoá đơn 006619 ngày 07/12/2009 số tiền 10.290.000 (thuế VAT5%). Căn cứ 2 chứng từ trên kế toán ghi vào nhật ký chung và sổ cái TK 152 theo định khoản. Nợ TK 152 9.800.000 Nợ TK 133 490.000 Có TK 331 10.290.000 Trường hợp căn cứ vào phiếu báo giá xí nghiệp ứng trước tiền để thanh toán cho người bán. Theo chứng từ số 126 ngày 02/12/2009 trên nhật ký chung và sổ chi tiết thanh toán với người bán có định khoản: Nợ TK 331 9.178.000 Có TK 111 9.178.000 Ngày 15/12/2009 xí nghiệp nhận giấy báo nợ của ngân hàng ngày 14/12/2009 báo đã chuyển séc trả tiền ngân hàng cho Công ty TNHH Đại Việt số tiền 10.290.000đ. Căn cứ vào giấy báo nợ ngân hàng kế toán ghi nhật ký chung theo định khoản: Nợ TK 331 10.290.000 Có TK 112 10.290.000 Cuối tháng kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết tài khoản 331 theo từng người bán, số liệu ở sổ chi tiết là cơ sở để ghi vào sổ nhật ký chung tháng 12/2009.  Biểu 14: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tháng 12/2009 Tài khoản: 331 “Phải trả cho người bán” Đối tượng: Công ty TNHH thương mại Đại Việt Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số PS Số dư SH NT Nợ Có Dư đầu quý 20.000.000 02/12 Thanh toán tiền vật tư 111 9.178.000 006619 07/12 Nhập van 2 chiều ĐL 100 152, 133 9.800.000 490.000 15/12 Thanh toán tiền van 112 10.290.000 Cộng 19.468.000 10.290.000 Tồn cuối quý 10.822.000 Biểu 15: SỔ CÁI TK 331 TK: 331 - Phải trả cho người bán QúyIV/ 2009 Đơn vị: đồng Ngày số ch.từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền phát sinh Số dư Nợ Có 2/12 3/12 7/12 8/12 15/12 28/12 Số dư đầu quý Thanh toán vật tư cty TM Đại Việt Thanh toán vật tư cửa hàng vật liệu Bách Sơn Tùng Nhập van 2 chiều ĐL 100 Xí nghiệp chuyển tiền mua vật tư Thanh toán tiền van Chi phí máy 4 tháng cuối năm ... 111 111 152 133 336 112 6231 .... 9.178.000 30.000.000 45.000.000 10.290.000 .... 9.800.000 490.000 16.051.000 .... 2.349.879.589 Cộng phát sinh 1.132.338.900 649.800.000 31/12 Số dư cuối quý 1.867.340.689 Tuỳ theo mục đích sử dụng kế toán vật liệu hàng ngày căn cứ vào các chứng từ xuất kho để ghi vào nhật ký chung làm căn cứ để ghi vào sổ cái. Đối với các trường hợp xuất vật liệu dùng không hết trả lại kho, kế toán không sử dụng “Phiếu trả vật tư” mà chỉ căn cứ vào số lượng lập phiếu nhập kho vật tư, xác định giá trị thực tế của vật liệu và ghi sổ tăng vật liệu, giảm chi phí. Toàn bộ các nghiệp vụ tăng, giảm vật liệu Quý IV năm 2009 tại xí nghiệp có thể mô tả qua sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tổng hợp tình hình biến động nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội TK 152 TK 111,112 NVL mua bằng tiền mặt , TGNH TK 133.1 Thuế GTGT đầu vào TK 141 NVL mua = tiền tạm ứng TK 133.1 Thuế GTGT đầu vào TK 331 NVL mua chưa thanh toán TK 133.1 Thuế GTGT đầu vào TK 621 Xuất cho SX trực tiếp TK 627 Xuất NVL dùng cho QLSX TK 138.1 NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê TK 241 chi phí sửa chữa lớn TSCĐ BẢNG TỔNG HỢP TK 152 XÍ NGHIỆP Quý IV/2009 Đơn vị: Đồng Tên công trình Dư đầu Quý Ghi nợ TK 152 – Ghi có TK khác Ghi có TK 152 - Ghi nợ TK khác Dư cuối quý 111 112 141 331 Cộng 621 627 138 241 Cộng Công trình Hưng Yên 18.226.499,4 17.571.108,8 263.611.618,2 131.805.859,1 307.546.887,7 878.705.394 650.913.239,6 139.481.408,5 46.493.802,83 92.987.606,66 929.876.056,6 27.055.836,85 Công trình Hạ Đình 117.716.716 144.933.432 217.400.148 108.700.074 253.633.506 724.667.160 555.805.086.9 119,101.090,1 39.700.363,35 79.400.726,7 794.007.267 48.376.609 Công trình Bắc Ninh 55.876.071 125.492.942 188.294.013 94.147.006,5 219.676.343,5 627.646.710 464.938.028.3 99.629.577,5 33.209.589,17 66.419.718,33 664.197.183,3 19.325.597,75 Công trình Quảng yên 89.401.713,6 200.846.947,2 301.270.420,8 150.635.210,4 351.482.157,6 1.004.234.736 743.900.845,1 159.407.324 53.135.744,65 106.271.549,3 1.062.715.493 30.920.956,4 Tổng cộng 341.221.000 647.050.800 970.576.200 485.288.100 1.132.338.900 3.235.254.000 2.415.557.200 517.619.400 172.539.800 345.079.600 3.450.796.000 125.679.000 Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 152” được mở cho cả quý ghi có TK 152 ghi nợ TK khác, thể hiện số liệu tổng hợp của các nghiệp vụ phát sinh tăng nguyên vật liệu trong Quý IV/ 2009 của toàn xí nghiệp. Phần ghi có TK 152, ghi nợ TK khác được thể hiện số liệu tổng hợp của các nghiệp vụ giảm (xuất) nguyên vật liệu trong quý. Cuối kỳ kế toán tổng hợp cộng số liệu của tất cả các kho hoặc các công trình đối với từng tài khoản cụ thể làm căn cứ ghi sổ cái TK 152. SỔ CÁI TK 152 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Quý IV/ 2009 – Tại Xí Nghiệp Đơn vị: đồng Ngày Diễn giải TK Phát sinh nợ Phát sinh có Số dư 1/ 10 Số dư đầu quý 341.221.000 Nhập nguyên vật liệu Nhập nguyên vật liệu Mua nguyên vật liệu Mua nguyên vật liệu Phải thu khác Xuất dùng cho xây dựng Xuất dùng cho quản lý Xuất sửa chữa lớn TSCĐ 111 112 141 331 138 621 627 241 647.050.800 970.576.200 485.288.100 1.132.338.900 172.539.800 2.415.557.200 517.619.400 345.079.600 Cộng phát sinh Quý IV 3.235.254.000 3.450.796.000 31/12 Số dư cuối kỳ 25.679.000 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội 3.1 ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội 3.1.1 Ưu điểm: 3.1.1.1 Về việc cung cấp nguyên vật liệu tới công trình: Hiện nay, tại xí nghiệp, nguyên vật liệu sẵn bán trên thị trường như xi măng, cát, sỏi, sắt, thép có đường kính nhỏ.....sử dụng cho thi công công trình chủ yếu là do các đội thi công mua và chuyển tới tận công trình không qua kho xí nghiệp. Theo cách này, xí nghiệp có thể giảm chi phí vật tư phục vụ thi công vì hầu hết các công trình do xí nghiệp thực hiện đều ở xa xí nghiệp. Ngoài ra, với các nguyên vật liệu đặc biệt như ống thép Nam Triều Tiên, ống thép đen... thì xí nghiệp xuất từ kho để đảm bảo chất lượng công trình. 3.1.1.2 Về phương pháp hạch toán nguyên vật liệu: Qua tiếp xúc thực tế và tìm hiểu tình hình hạch toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội, em nhận thấy: Nhìn chung công tác hạch toán nguyên vật liệu được tiến hành có nề nếp, chấp hành đúng các quy định, chế độ kế toán của bộ tài chính ban hành. Các phòng ban, tổ đội cũng phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm boả công tác hạch toán nguyên vật liệu diễn ra đều đặn nhịp nhàng, phù hợp với điều kiện của xí nghiệp và đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý, thực hiện tốt phần dự trữ. Đối với hạch toán chi tiết: Xí nghiệp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song đã đảm bảo được tính thống nhất về phạm vi phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận liên quan. Số liệu ghi chép rõ ràng, phản ánh chính xác tình hình hiện có tăng, giảm và tồn kho nguyên vật liệu. Mặt khác kế toán vật liệu đã sử dụng các tài khoản kế toán thích hợp theo dõi sự biến động của vật liệu, thực hiện việc cân đối giữa các chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin chính xác về tình hình biến động của vật liệu. Đối với hạch toán tổng hợp: Xí nghiệp hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, phù hợp với yêu cầu về công tác quản lý nguyên vật liệu cũng như phù hợp với trình độ kế toán tại xí nghiệp. 3.1.1.3 Về phương pháp tính giá: Đối với nguyên vật liệu xuất qua kho, chi nhánh cho các công trình thì giá xuất kho được sử dụng là giá thực tế đích danh. Điều này rất phù hợp với đặc điểm của xí nghiệp vì hầu hết nguyên vật liệu sử dụng thi công công trình đều do các đội mua thẳng tới công trình, ít qua kho của xí nghiệp. Kế toán xí nghiệp có thể kiểm tra lượng và giá trị nguyên vật liệu một cách chính xác vì thường có rất ít vật tư được nhập kho. 3.1.2 Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm đó, công tác nguyên vật liệu tại xí nghiệp vẫn còn một số nhược điểm sau: 3.1.2.1 Về việc phân loại nguyên vật liệu: Mặc dù xí nghiệp có rất nhiều chủng loại nguyên vật liệu như xi măng, sắt, thép, ống gang, van xả khí... Nhưng xí nghiệp chưa phân loại nguyên vật liệu một cách rõ ràng nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ hoặc phân loại theo nguồn nhập trong xí nghiệp sử dụng máy vi tính. Điều này không được thuận tiện trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp. 3.1.2.2 Về việc mua nguyên vật liệu: Trong giá thành sản phẩm xây lắp của xí nghiệp, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nên việc tiết kiệm nguyên vật liệu là một trong những hướng chính để hạ giá thành sản phẩm. Việc khoán sản phẩm đi đôi với việc khoán nguyên vật liệu, giờ công và các chi phí khác phân bổ theo định mức là khá hiệu quả. Tuy nhiên, lại có sự hạn chế về chi phí nguyên vật liệu do các đội tự đảm nhiệm. Theo tiến độ thi công công trình, xí nghiệp mua nguyên vật liệu thì phải chấp nhận sự biến động giá cả trên thị trường, giá cả lúc lên lúc xuống nên có thể nguyên vật liệu làm cho giá thành sản phẩm có phần cao hơn so với việc lĩnh tại kho hoặc chất lượng không đảm bảo. 3.1.2.3 Về việc sử dụng tài khoản kế toán: Theo như quy định của Bộ tài chính ban hành về hệ thống tài khoản kế toán nói chung với từng phần hành kế toán nói riêng để phản ánh tình hình vật tư đã mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho hoặc đã về nhưng đang làm thủ tục nhập kho, trong tường hợp như vậy kế toán sẽ tiến hành hạch toán vào TK 151 “Hàng mua đang đi đường”. Song ở Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội kế toán vật tư không sử dụng tài khoản này. Đây là một vấn đề cần phải được khắc phục để tránh trường hợp phải lưu chứng từ sang tháng sau mới hạch toán, dễ xảy ra trường hợp nhầm lẫn, số liệu không chính xác. Ngoài ra xí nghiệp nên xem xét và đề ra biện pháp cụ thể để phù hợp với đặc điểm riêng của mình. Bên cạnh đó xí nghiệp chưa sử dụng tài khoản cấp hai của TK 152. Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế....xí nghiệp đều hạch toán vào TK 152. Mà không qua các tài khoản cấp hai của TK 152. Do đó, khi hoàn thành công trình thì xí nghiệp không hạch toán được nguyên vật liệu chính chiếm chính xác bao nhiêu phần trăm trong giá thành. 3.1.2.4 Về việc lập sổ danh điểm vật liệu: Xí nghiệp đã mở sổ chi tiết vật liệu để theo dõi tên, qui cách, chủng loại nguyên vật liệu đang sử dụng thi công công trình cũng như giá cả trên thị trường khi mua nguyên vật liệu. Nhìn vào sổ chi tiết vật liệu, nguyên vật liệu chưa được chi tiết tỷ mỉ vì vật liệu chưa được chia thành loại, nhóm, thứ cụ thể. Do đó, công tác quản lý vật liệu chưa được thuận tiện nhiều trong xí nghiệp. 3.2 PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội 3.2.1 Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện: Như chúng ta đã biết, hạch toán nguyên vật liệu là một phần hành kế toán không thể thiếu được trong các doanh nghiệp xây lắp bởi vì ở những doanh nghiệp này, nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do đó, việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là một vấn đề mà các doanh nghiệp rất quan tâm và chú trọng đến. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu giúp cho việc hạch toán nguyên vật liệu được chính xác, kịp thời, ngăn ngừa được rủi ro do sự giảm giá nguyên vật liệu trên thị trường mang lại. Đồng thời, nó cũng góp phần làm cho việc tính giá thành sản phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được chính xác hơn. Không những thế, việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu còn góp phần thúc đẩy công tác kế toán ở doanh nghiệp hòa nhập với xu hướng tiến bộ chung của thế giới nhằm hiện đại hoá công tác kế toán nguyên vật liệu, đảm bảo công tác thông tin một cách chính xác, kịp thời, phục vụ đắc lực cho chỉ đạo sản xuất. 3.2.2 Nội dung và biện pháp hoàn thiện: Qua quá trình nghiên cứu, tìm hiểu thực tế công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại xí nghiệp xây lắp cấp thoát nước số 101, em nhận thấy bên cạnh những ưu điểm mà xí nghiệp đã đạt được về công tác kế toán nguyên vật liệu thì vẫn còn có một số nhược điểm nhất định. Vậy em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến riêng của mình với mong muốn góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội .Ý KIẾN 1: Về việc phân loại nguyên vật liệu Tại xí nghiệp, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ với nội dung khác nhau. Do vậy, để quản lý chặt chẽ, xí nghiệp nên phân loại nguyên vật liệu theo các tiêu thức nhất định. Thực tế, nguyên vật liệu tại xí nghiệp có thể phân loại như sau: Căn cứ vào vai trò và yêu cầu quản lý, nguyên vật liệu được chia thành các loại: Nguyên liệu, vật liệu chính: Khi tham gia vào quá trình xây lắp thì nguyên liệu, vật liệu chính sẽ cấu thành nên thực tế vật chất như: Gạch, cát, đá, sỏi, xi măng, sắt, thép... để đổ vào các bể lắng, bể lọc, xây dựng các giàn mưa, các trạm bơm, ống gang, ống thép có đường kính lớn từ 800-1000mm, van, tê, cút để xây dựng, lắp đặt các đường ống nước. Vật liệu phụ như nhựa đường, đất sét, dây đay, gỗ ván, đà giáo, ván... Nhiên liệu như xăng, dầu để vận hành máy móc... Phụ tùng thay thế như săm, lốp ô tô... Vật liệu thiết bị xây dựng cơ bản như thiết bị vệ sinh, các bình nóng lạnh, điều hòa để lắp đặt các công trình xây dựng, dây điện, đèn trang trí nhà ở... Phế liệu như sắt vụn, thép vụn, mạt sắt, gỗ không đúng phẩm chất, quy cách... Căn cứ vào nguồn nhập nguyên vật liệu ta có thể chia thành các loại như sau: Nguyên vật liệu mua ngoài: Đây là nguồn nhập chủ yếu của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu mua ngoài có thể nhập khẩu như nhập khẩu tê, cút, ống gang dẻo từ Hàn Quốc để phục vụ thi công công trình hoặc có thể bán cho các đơn vị khác có nhu cầu. Nguyên vật liệu tự gia công chế biến : Với các lỗ khoan khai thác nước có đường kính nhỏ dùng làm ống lọc ở giếng, các tấm thép khoan đục lỗ làm giàn mưa, doanh nghiệp tự gia công chế biến phục vụ cho quá trình thi công. Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Với những mũi khoan lớn như mũi khoan có đường kính từ 20mm, đường ống dài từ 800 - 1000mm doanh nghiệp thuê gia công chế biến ở những đơn vị chuyên nghiệp. Ý KIẾN 2: Về việc sử dụng TK 152 Như chúng ta đã biết, xí nghiệp xây lắp cấp thoát nước số 101 có rất nhiều chủng loại nguyên vật liệu. Bên cạnh việc phân loại nguyên vật liệu thành nguyên vật liệu chính, phụ thì theo em xí nghiệp nên sử dụng các tài khoản cấp hai của TK 152 để có thể quản lý một cách chặt chẽ hơn tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu trong xí nghiệp. Cụ thể, xí nghiệp có thể sử dụng: TK 1521: Nguyên vật liệu chính ( xi măng, sắt, thép, ống...) TK 1522: Vật liệu phụ (đà giáo, ván, khuôn...) TK 1523: Nhiên liệu ( xăng, dầu, mỡ...) TK 1524: Phụ tùng thay thế ( xăm, lốp ô tô, bạc biên...) TK 1526: Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản (thiết bị vệ sinh, đèn trang trí, điều hoà...) TK 1528: Phế liệu ( mạt sắt, sắt vụn...) Mặt khác vật liệu tại xí nghiệp được quản lý theo từng kho, do đó cần lập bộ mã vật liệu thống nhất để quản lý vật liệu theo từng kho. Chẳng hạn như: TK152.1.01 Nguyên vật liệu chính ở kho A TK 152.1.02 Nguyên vật liệu chính ở kho B .... TK 152.2.01 Nguyên vật liệu phụ ở kho A TK 152.2.02 Nguyên vật liệu phụ ở kho B Việc phân loại một cách cụ thể, tỉ mỉ nguyên vật liệu như trên có thể cung cấp thông tin một cách đầy đủ và rõ ràng cho ban giám đốc cũng như các bộ phận có liên quan. Đồng thời, khi phân loại nguyên vật liệu như vậy thì khi xác định kết quả và tính giá thành của công trình rất rõ ràng, cụ thể. Ý KIẾN 3: Về việc lập sổ danh điểm vật liệu Sau khi phân loại và sử dụng tài khoản cấp hai của TK 152, theo em Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội nên tiến hành xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu nhằm thống nhất tên gọi, quy cách, kí mã hiệu của từng nguyên vật liệu trong xí nghiệp. Danh điểm của nguyên vật liệu sẽ được sử dụng để được ghi vào Thẻ kho và các Sổ chi tiết nguyên vật liệu. Việc lập Sổ danh điểm nguyên vật liệu như vậy sẽ giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu được tốt, kế toán nguyên vật liệu sẽ chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc vi tính hoá kế toán nguyên vật liệu, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình biến động của nguyên vật liệu phục vụ yêu cầu quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Việc lập Sổ danh diểm nguyên vật liệu ở xí nghiệp có thể được thực hiện như sau: Đơn vị... sổ danh điểm vật tư. TT Danh điểm Tên vật tư ĐVT Đơn giá HT Ghi chú Nhóm Danh điểm 152.1.01 NVL ở kho A 152.1.01.1 ống vật liệu: - ống thép f159 - ống thép f 114 m m 170.000 101.000 ... ... ... ... ... ... ... 152.1.02 NVL ở kho B 152.1.02.1 Xi mang Bỉm Sơn: - Lô 386 - Lô 412 Tấn Tấn 704.550 704.550 ... ... ... ... ... ... ...  Ý KIẾN 4: Thay đổi phương pháp hạch toán nguyên vật liệu Như trên đã trình bày, công tác hạch toán chi tiết quá trình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu tại xí nghiệp áp dụng phương pháp ghi thẻ song song. Tuy nhiên nó chỉ phù hợp với những doanh nhiệp có ít chủng loại vật tư, nhưng trong mấy năm gần đây, quá trình hoạt động kinh doanh của xí nghiệp liên tục được mở rộng, chủng loại vật tư phong phú, mức độ nhập xuất cao. Nếu tiếp tục phương pháp này sẽ xảy ra sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, khối lượng công việc cồng kềnh phức tạp. Do đó cần có biện pháp cụ thể để khắc phục tình trạng này. Để khắc phục nhược điểm khi áp dụng phương pháp thẻ song song, trên cơ sở những đặc điểm của hiện vật hiện có trong xí nghiệp, theo em kế toán vật tư nên áp dụng hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư. Phương pháp này tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số lượng chính xác, kịp thời. Theo phương pháp này, ở kho thực hiện việc ghi chép tương tự như phương pháp thẻ song song, chỉ khác ở chỗ là cuối tháng trên cơ sở số liệu của thẻ kho, thủ kho lập số dư do kế toán chuyển đến. Trên phòng kế toán, kế toán vật liệu chỉ theo dõi sự biến động nhập - xuất - tồn vật liệu về mặt giá trị trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho. Số liệu giữa bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn phải phù hợp với số liệu ghi trên sổ số dư. Trình tự ghi sổ theo phương pháp này được mô tả ở phần thứ nhất. Ở đây xin đưa ra một số mẫu sổ mà kế toán sử dụng theo phương pháp này. SỔ SỐ DƯ Kho C – Quý II/ 2009 TT Danh điểm ĐVT Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 SL TT SL TT SL TT 1 152.1.02.1 152.1.02.2 ... Tấn Tấn .... 30 20 ... 21.136.500 14.091.000 ... 50 15 ... 35.277.500 10.568.250 ... 0 30 ... 0 21.136.500 Cộng Khi áp dụng phương pháp này đòi hỏi kế toán vật liệu phải có trình độ và tinh thần trách nhiệm cao, thủ kho phải tháo vát trong công việc và phải có trách nhiệm đén cùng số liệu đưa lên phòng kế toán. Thực hiện ghi chép thường xuyên vào các sổ kế toán liên quan. Ý KIẾN 5: Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hiện nay giá cả của bất kỳ loại hàng hoá nào cũng như vật liệu các loại thường xuyên không ổn định có thể tháng này vật liệu lên cao hơn tháng trước và ngược lại đã ảnh hưởng đến việc tính chính xác thực tế vật liệu mua vào và càng khó hơn cho việc hạch toán kết quả kinh doanh vì vậy để đảm bảo ổn định giá trị vật liệu tránh được cú sốc của thị trường thì chúng ta nên lập dự phòng. Các doanh nghiệp tiến hành tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại thời điểm cuối niên độ kế toán. Trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn năm trước số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên đọ kế toán năm trước, thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, ghi:  Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước, thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, ghi: Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 - Giá vốn hàng bán Chỉ trích dự phòng đối với nhiều mặt hàng tồn kho mà giá thị trường giảm xuống so với giá gốc. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính riêng cho từng mặt hàng không lấy phần tăng của mặt hàng này để bù phần giảm giá của mặt hàng khác. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ được tính theo khối lượng hàng tồn kho thực tế tại thời điểm tính dự phòng. Mức tính dự phòng = số lượng hàng tồn kho bị giảm giá x Giá trị hàng tồn kho trên sổ - Giá trị hàng tồn kho trên thị trường TK sử dụng: TK159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng Bên có: Trích lập dự phòng Dư có: dự phòng đã trích chưa hoàn nhập Ý kiến 6: Trang bị và sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán nguyên vật liệu Với một khối lượng tương đối nhiều trong công việc sản xuất kinh doanh như hiện nay của xí nghiệp việc vi tính hoá công tác kế toán là một trong những công việc rất cần thiết cho phòng kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng vì thế để giúp các nhân viên kế toán nhanh chóng thích nghi với sử dụng trên máy vi tính xí nghiệp định kỳ cho các nhân viên đi dự lớp bồi dưỡng kiến thức về sử dụng máy vi tính và các phần mềm kế toán để nhân viên kế toán sẽ hoàn chỉnh theo hình thức nhật ký chung, theo đó mọi nghiệp vụ phát sinh về nghiệp vụ nguyên vật liệu từ lập và luân chuyển chứng từ cho đến khâu tổ chức và xử lý chứng từ đều được thực hiện trên máy vì vậy đề nghị xí nghiệp cung cấp cho phòng kế toán một bộ máy vi tính để tạo điều kiện đưa công tác kế toán lên một trình độ cao, có hiệu quả hơn thông qua việc áp dụng vi tính vào công tác kế toán của doanh nghiệp. Tóm lại: Trong từng giai đoạn phát triển để phù hợp với quá trình hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý hạch toán đúng chế độ kế toán quy định. Xí nghiệp nên nhìn nhận, đánh giá một cách chính xác và có biện pháp cụ thể để giải quyết những tồn tại của đơn vị mình. Trên đây là một số ý kiến đóng góp về việc kế toán nguyên vật liệu mà theo em có thể áp dụng được nhằm nâng cao hiệu quả quá trình hoạt động xây dựng kinh doanh và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp. Tuy chưa phải là tất cả song đây cũng là những tư liệu hiểu biết mà em đã thu thập được trong thời gian thực tập tại xí nghiệp. Hơn nữa do sự hạn hẹp về thời gian và tầm hiểu biết nên việc phân tích đánh giá của luận văn chưa thật sâu sắc. Song khi viết ra đây bản thân em hy vọng rằng sẽ phần nào giúp ích cho xí nghiệp trong thời gian tới. KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội em nhận thấy tầm quan trọng của việc quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Việc kế toán nguyên vật liệu khá phức tạp, do phải theo dõi từng loại vật liệu khác nhau cũng như tình hình nhập xuất của từng loại. Nhìn chung công tác kế toán nguyên vật liệu của doanh nghiệp đã tương đối có nề nếp, đã đáp ứng được yêu cầu cần thiết trong công tác quản lý. Tuy nhiên vẫn còn những hạn chế nhất định nếu tiếp tục hoàn thiện hơn nữa thì vai trò của kế toán nguyên vật liệu sẽ có hiệu quả hơn. Công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu là một công tác quan trọng do điều kiện thời gian và trình độ hiểu biết còn hạn chế nên bài luận văn này mới chỉ nghiên cứu được một số vấn đề, em đã cố gắng phản ánh đầy đủ, trung thực những ưu khuyết điểm và những cố gắng của Xí nghiệp, đồng thời nêu nên một số biện pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu. Qua đây em cũng thấy rằng giữa lý thuyết và thực tế có một khoảng cách, do đó trên góc độ là sinh viên kế toán em thấy rằng cần phải nhận thức đầy đủ cả về lý luận lẫn thực tiễn sao cho phù hợp với đơn vị mình nhưng phải đảm bảo phương pháp, nguyên tắc nội dung kế toán. Tuy nhiên do trình độ và thời gian có hạn, mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng việc nghiên cứu và tìm hiểu về công tác kế toán nguyên vật liệu từ lý luận đến thực tế không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các cô chú, các anh chị trong phòng kế toán để bài luận văn này được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của Thầy PGS.TS Nghiêm Văn Lợi cùng toàn thể cán bộ phòng kế toán của Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội đã giúp đỡ em hoàn thành bài luận văn này.