Đề tài Các mối quan hệ cơ bản và vấn đề giao tiếp của kiểm toán viên

mình và bị ảnh hưởng bởi ý tưởng của mình. Nhưng đồng thời giao tiếp cũng là nghệ thuật. Chúng ta thường nghe nói: “biết là một chuyện còn làm được lại là một chuyện khác”. Khoa học giao tiếp có những phương cách mà ta phải biết. Nhưng không phải ai đọc vài chục cuốn sách, báo hay dự những lớp dạy giao tiếp rồi tự nhiên trở thành con người giỏi giao tiếp. Từ chỗ hiểu biết khoa học giao tiếp đến chỗ áp dụng nó trong từng trường hợp cụ thể là cả một quãng đường dài khó khăn. Nắm được mật pháp áp dụng đúng và linh hoạt trong mọi trường hợp là nắm được nghệ thuật giao tiếp. Nghệ thuật giao tiếp trước hết dựa trên chân thành, thiện chí. Theo Abraham Lincoln, giả dối không bao giờ chinh phục được ai hết. Có thiện chí, muốn cởi mở, trao đổi ý kiến, kính trọng quyền lợi của kẻ khác thì dù có cư xử sơ sót chút gì người ta cũng quý mến mình. Dựa trên hai căn bản đó, việc giao tiếp được gọi là nghệ thuật khi người ta dùng đúng lúc, đúng nơi, tuỳ người, tuỳ việc mà làm thinh hay nói, mà cương hay nhu, mà rộng lượng hay hẹp hòi. Vì vậy giao tiếp vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật. Kiểm toán viên và vấn đề giao tiếp trong nghề nghiệp: Trong công tác kiểm toán, vấn đề giao tiếp không chỉ là một phạm trù trong ứng xử giao tiếp xã hội nói chung mà còn thực hiện những chức năng cơ bản đó là chức năng trao đổi thông tin của kiểm toán viên với đối tượng kiểm toán, chức năng định hướng và nhận thức điều chỉnh những vấn đề liên quan trong công tác kiểm toán. Chính vì vậy kiểm toán viên mới nắm bắt được những vấn đề nảy sinh trong công việc nhằm lựa chọn những thông tin phù hợp, tập trung, định hướng nghiên cứu một vụ việc, tìm ra nguyên nhân của vấn đề khi xem xét, giải quyết đỡ mất thời gian và công sức, thăm dò tư tưởng, tình cảm của từng đối tượng kiểm toán, nhận thức được hiện tượng tâm lý mới xuất hiện của đối tượng là chức năng chủ yếu trong giao tiếp. Làm tốt chức năng này, kiểm toán viên mới có thể đánh giá vụ việc một cách khách quan và khoa học. Giao tiếp của kiểm toán viên ở đây nhằm mục đích phân tích lý giải để điều chỉnh nhận thức của đối tượng theo những chuẩn mực quy tắc nhất định và biến những nhận thức này thành hoạt động thực tiễn trước những vụ việc nhất định. Sự điều chỉnh nhận thức của các đối tượng là để làm cho nó gắn bó mật thiết với chức năng nhận thức của đời sống con người. Thông qua nhận thức điều chỉnh để con người phân biệt cái đúng, cái sai, cái tốt, cái xấu thể hiện trong từng vụ việc diễn ra trong quan hệ xã hội. Từ những nhận thức trên, chúng tôi sẽ đi sâu vào nghiên cứu những chức năng cần thiết trong giao tiếp kiểm toán: Định hướng nhận thức và điều chỉnh hoạt động kiểm toán : Đây là chức năng thăm dò tư tưởng tình cảm. Nhờ có giao tiếp các kiểm toán viên mới định hướng công việc vào đâu, vào vấn đề nào là chủ yếu để xem xét tìm ra nguyên nhân, kết luận nhanh chóng đỡ tốn công sức, tiền của và thời gian. Trong công tác kiểm toán nhờ có giao tiếp mà kiểm toán viên có thể phán đoán được phần nào những suy nghĩ, khúc mắc của những người làm công tác quản lý tài chính, trên cơ sở đó nắm được sự việc một cách đầy đủ để thu thập bằng chứng giúp cho việc đánh giá kết luận một cách khách quan và đúng đắn. Nhờ có kĩ năng giao tiếp tốt cộng với một trình độ chuyên môn cao mà mới chỉ ở giai đoạn tìm hiểu khách hàng, qua giao tiếp với ban quản lý, bằng kinh nghiệm nghề nghiệp, các kiểm toán viên sẽ xác định được có nên chấp nhận hợp đồng kiểm toán hay không, hoặc khi đã chấp nhận rồi thì những phần nào đáng chú trọng cần được quan tâm nhiều hơn, phần nào có thể chỉ kiểm toán sơ qua hoặc bỏ qua không thực hiện kiểm toán. Từ đó, lập được một kế hoạch kiểm toán từ sơ bộ đến chi tiết, với khối lượng công việc ít nhất, thời gian thực hiện nhanh nhất và đạt được kết quả cao nhất. Để làm rõ thêm điều này, chúng tôi xin đưa ra một ví dụ về việc tìm hiểu, đánh giá bước đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị khách hàng. Khi đánh giá sơ bộ về hệ thống này thì phỏng vấn đóng vai trò quan trọng. Qúa trình phỏng vấn các nhân viên trong đơn vị được kiểm toán về tình hình nhân sự, tổ chức hoạt động, tình hình thu mua hàng hoá, ký duyệt séc chi... giúp cho kiểm toán viên có cái nhìn chung nhất, khái quát nhất, hay là những nhận xét ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Qua đó, các kiểm toán viên có thể tìm ra những điểm yếu trong vai trò của hoạt động kiểm soát đối với một số hoạt động, phần hành cụ thể, ví dụ như phần kí duyệt séc chi, thu mua hàng hoá. Điều này sẽ giúp kiểm toán viên định hướng được những công việc cần tập trung trong khi thực hiện, các thủ tục kiểm toán nào sẽ được áp dụng nhiều hơn, để từ đó đưa ra nhận xét xác đáng về hệ thống kiểm soát nội bộ. Chức năng điều chỉnh hành vi là chức năng ứng xử trong giao tiếp để xây dựng mối quan hệ giữa người với người sao cho đúng tình người, hợp với diễn biến tâm lý của đối tượng nhằm thu thập các thông tin cần thiết. Qua giao tiếp tốt với ban quản lý, kiểm toán viên sẽ được tạo mọi điều kiện thuận lợi để tìm kiếm bằng chứng cần thiết cho cuộc kiểm toán. Kiểm toán viên là chủ thể giao tiếp trong trường hợp phỏng vấn trực tiếp. Kiểm toán viên cần có được kĩ năng điều khiển chủ thể giao tiếp và kĩ năng điều khiển đối tượng giao tiếp, bằng thái độ nhẹ nhàng, thân thiện tìm kiếm thông tin, chứ không được nóng vội, doạ nạt bực tức, không đem lại kết quả gì lại gây khó khăn cho lần phỏng vấn sau. Mục đích của giao tiếp kiểm toán : Như chúng ta đã biết, mục tiêu của kiểm toán là xác minh và bày tỏ ý kiến về đối tượng kiểm toán. Muốn đạt được mục tiêu này thì kiểm toán viên phải thu thập được các bằng chứng đủ về chủng loại số lượng và đảm bảo về chất lượng tức là chính xác, sát thực, có độ tin cậy cao để làm cơ sở cho việc đưa ra kết luận kiểm toán. Có nhiều phương pháp kĩ thuật khác nhau để thu thập bằng chứng kiểm toán. Một trong số đó là kĩ thuật phỏng vấn. Phỏng vấn là quá trình kiểm toán viên thu thập thông tin bằng văn bản hay bằng lời nói qua việc thẩm vấn những người hiểu biết về vấn đề kiểm toán viên quan tâm. Như vậy, phỏng vấn là biểu hiện của giao tiếp kiểm toán viên và cũng có thể nói mục đích của giao tiếp kiểm toán là để thu thập bằng chứng kiểm toán, để giải quyết được mục tiêu của kiểm toán. Phỏng vấn chỉ giúp kiểm toán viên thu thập được các bằng chứng để củng cố cho các bằng chứng khác, thu thập thông tin phản hồi để củng cố luận cứ của kiểm toán viên. Những bằng chứng có được từ phỏng vấn chỉ mang tính chất định hướng, là bằng chứng phụ trợ. Nó có tính tin cậy thấp. Mặc dù vậy, bằng chứng kiểm toán có được do phỏng vấn rất quan trọng, độ tin cậy của nó phụ thuộc vào trình độ giao tiếp của kiểm toán viên trực tiếp phỏng vấn. Nhờ có giao tiếp kiểm toán, kiểm toán viên mới định hướng được công việc vào đâu và vào vấn đề nào là chủ yếu. Do đó, kiểm toán viên thực hiện được nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian, công sức và chi phí, góp phần nâng cao hiệu quả và hiệu năng của cuộc kiểm toán. Vì vậy, tuỳ theo mục đích khác nhau mà trong công việc kiểm toán viên tiến hành gặp ai, trao đổi với ai, xem xét những tài liệu nào. Mỗi cuộc kiểm toán đều có những tính chất riêng biệt khác nhau, để tìm ra những sai phạm, một mặt, kiểm toán viên phải có đầy đủ những kiến thức về công tác tài chính kế toán, chính sách, pháp luật, mặt khác khả năng thu được kết quả cao hay thấp còn tuỳ thuộc vào nghệ thuật trong giao tiếp của mỗi kiểm toán viên. Đồng thời tuỳ theo tính cách của đối tượng mà kiểm toán viên tiếp xúc để lựa chọn phong cách giao tiếp và ngôn ngữ giao tiếp cho phù hợp. Ngoài mục đích quan trọng nhất là phỏng vấn tìm kiếm bằng chứng, giao tiếp kiểm toán còn có một số mục đích khác không kém phần quan trọng. Đó là ban quản trị công ty kiểm toán thuyết phục khách hàng kí kết hợp đồng kiểm toán, ngoài việc kí kết một hợp đồng kiểm toán thông thường. Ví dụ đối với một khách hàng kiểm toán, sau một thời gian tìm hiểu sơ bộ về khách hàng, kiểm toán viên nhận ra rằng vì một số lí do nào đó, chẳng hạn, hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng quá yếu đòi hỏi, nếu thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên phải thực hiện rất nhiều các cuộc thử nghiệm cơ bản ( thử nghiệm chi tiết) như thế sẽ rất tốn thời gian và tiền bạc, đòi hỏi phải tăng chi phí kiểm toán. Nhưng khách hàng không chấp nhận thực hiện kiểm toán với mức giá phí cao như vậy, nhất là điều kiện hiện nay, trong nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, có quá nhiều các công ty kiểm toán độc lập thực hiện dịch vụ kiểm toán, họ cạnh tranh với ta cả về chất lượng dịch vụ cung cấp, cả về giá phí kiểm toán. Chính vì vậy kĩ năng giao tiếp tốt của ban quản lí kiểm toán là rất cần thiết. Các công ty kiểm toán độc lập cũng là các công ty kinh doanh, chuyên cung cấp dịch vụ kiểm toán, do đó đối với họ vấn đề doanh thu, chi phí, lợi nhuận là rất quan trọng. Trong quá trình tiến hành kiểm toán, các kiểm toán viên thường phải xem xét hồ sơ kiểm toán của các kiểm toán viên tiền nhiệm. Nhưng đối với một người làm nghề kiểm toán, hồ sơ kiểm toán được coi là tài sản của kiểm toán viên. Vì vậy, kiểm toán viên tiền nhiệm có quyền không cho chúng ta xem hồ sơ kiểm toán của họ. Nhưng đối với các kiểm toán viên đang thực hiện kiểm toán thì hồ sơ kiểm toán của các kiểm toán viên tiền nhiệm là rất cần thiết và có thể được coi như không thể thiếu. Muốn có được thông tin trong hồ sơ kiểm toán viên tiền nhiệm lại đòi hỏi các kiểm toán viên phải có kĩ năng giao tiếp tốt, thân thiện, tạo niềm tin cho kiểm toán viên tiền nhiệm. Sau khi kết thúc cuộc kiểm toán, kiểm toán viên có thể bị khách hàng hoặc các bên thứ ba liên quan kiện vì một lí do nào đó, dù đúng hay sai, cứ bị kiện là một bất lợi đối với kiểm toán viên. Các kiểm toán viên sẽ thuê các luật sư biện hộ cho mình. Nhưng thế nào đi chăng nữa, dù luật sư có giỏi biện hộ đến đâu, tức là có tài giao tiếp đến đâu thì luật sư cũng không thể hiểu cặn kẽ về chuyên ngành kiểm toán. Trong khi biện hộ sẽ gặp không ít khó khăn. Chính vì vậy, các kiểm toán viên đòi hỏi phải có trình độ giao tiếp, nói năng diễn đạt lưu loát để giải thích cụ thể bảo vệ mình trước tòa. Nếu không sẽ có nhiều điều bất lợi đặt ra buộc kiểm toán viên phải đối đầu, đó là sự mất uy tín, phải bồi thường thiệt hại bằng tiền, và cao hơn nữa có thể sẽ bị cấu thành trách nhiệm hình sự. Kiểm toán viên cần phải có kĩ năng giao tiếp tốt để tự bảo vệ mình. Công cụ giao tiếp chủ yếu của kiểm toán viên : Ngôn ngữ nói và ngôn ngữ biểu cảm là hai công cụ giao tiếp chủ yếu của kiểm toán viên. Ngôn ngữ nói: Tuỳ theo đối tượng và thái độ của đối tượng giao tiếp, và còn tuỳ nơi, tuỳ chỗ mà kiểm toán viên lựa chọn những ngôn từ và giọng điệu cho thích hợp. Nhìn chung kiểm toán viên nên sử dụng những ngôn từ thông dụng, dễ hiểu và lịch thiệp nhưng phải phù hợp với truyền thống và phong tục Việt Nam, dùng các đại từ nhân xưng tương ứng với tuổi tác của từng người để chứng tỏ vừa thân mật, vừa tôn trọng nhân cách của người đang giao tiếp. Kiểm toán viên nên sử dụng các ngôi cho phù hợp để giữ đúng tư thế của mình, nếu giao tiếp trong công việc hay hội họp thì nên xưng tôi vì lúc này kiểm toán viên trên cương vị đại diện cho kiểm toán Nhà nước. Khi giao tiếp không chính thức hay ngoài công việc mà mình đang giải quyết thì tuỳ từng đối tượng mà xưng anh, em, cháu... cho phù hợp lứa tuổi tạo sự gần gũi thân mật. Từ xa xưa ông cha ta đã nói: “ Lời nói chẳng mất tiền mua Lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau. ” Trong bất cứ hình thức giao tiếp nào kiểm toán viên nên bình tĩnh nói nhỏ nhẹ, êm ái, dõng dạc không nên tạo không khí căng thẳng nhất là khi tranh luận vấn đề gây cho đối tượng cảm giác mạnh dẫn đến kết cục không tốt đẹp. Sự ngọt ngào bao giờ cũng làm cho đối tượng phải dịu dọng và làm hài lòng dù cho họ có tức giận đến mấy. Ngọt ngào là liều thuốc an thần cho con người, là ngọn lửa sưởi ấm bầu không khí giao tiếp được êm thấm, thân mật và sẽ mang lại hiệu quả cao. Tuy nhiên không phải lúc nào, ở đâu kiểm toán viên cũng thể hiện như vậy mà có những trường hợp kiểm toán viên cần phải thể hiện sự kiên quyết, cứng rắn để đi đến một kết luận dứt khoát. 3.2. Ngôn ngữ biểu cảm: Ngôn ngữ biểu cảm là sự hỗ trợ cho ngôn ngữ nói, giúp cho kiểm toán viên diễn tả tình cảm đối với đối tượng. Sự biểu cảm tốt, đúng lúc sẽ giúp cho công việc kiểm toán đạt kết quả cao. Từ kinh nghiệm thực tiễn cho thấy kiểm toán viên cũng cần phải biết cách sử dụng ngôn ngữ và biểu cảm trong ứng xử. Lời nói nụ cười biểu lộ niềm vui trong giao tiếp, phải thận trọng thể hiện sự chân thật, tôn nghiêm, thân thiết sao cho đúng chỗ, đúng lúc. Không bao giờ được đùa cợt, khinh thường đối tượng khi giao tiếp, làm sao luôn thể hiện sự khiêm tốn, giữ mức độ thân thiết nhưng không suồng sã để đối phương coi thường; lễ phép nhưng lại không tỏ ra sợ sệt; nghiêm túc nhưng không quá lạnh nhạt. Với người nhiều tuổi và cấp trên bao giờ cũng thể hiện sự tôn kính; với cấp dưới, người ít tuổi, ta đối xử hoà nhã, lịch sự. Tuy vậy, đôi khi cũng cần phải biết nén những xúc cảm, những suy tư để tránh sự lợi dụng hay lạm dụng. Hết sức cảnh giác khi đối tượng có quà cáp, biếu xén và thái độ nịnh bợ, nếu không sẽ dễ bị lợi dụng. Trong bất cứ công việc nào, nếu có sự chuẩn bị kĩ lưỡng thì ta đã nắm chắc được một số phần trăm cơ hội thắng cuộc, chúng ta thực hiện công việc sẽ có hiệu quả hơn. Đối với kiểm toán viên cũng vậy, trong khi giao tiếp với đối tượng, kiểm toán viên cần chuẩn bị sẵn một loạt câu hỏi và lời đối thoại để hướng nội dung vào trọng tâm vấn đề. Có thể coi sự chuẩn bị đó như chiếc chìa khoá mở được cánh cửa lớn cho nguồn thông tin thêm phong phú. Đây là nghệ thuật trong giao tiếp đối với hoạt động kiểm toán; trong công tác có những vụ việc kiểm toán viên phải giao tiếp với một đối tượng nhiều lần, hỏi đi hỏi lại để kiểm tra đối chiếu các thông tin, số liệu đã thu thập được để tìm ra đáp số. Vì vậy, trong giao tiếp kiểm toán viên cần theo dõi sự biểu cảm của đối tượng để luận đoán ra tâm tư và tình cảm của họ, từ đó tìm ra bản chất của sự việc. Phong cách giao tiếp của kiểm toán viên : Trong hoạt động kiểm toán, các kiểm toán viên đều đã được trang bị rất đầy đủ vũ khí để giúp họ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao đó là các chuẩn mực, quy trình, quy định, quy chế ... song vấn đề phong cách giao tiếp thường hay bị xem thường.Trong hoạt động xã hội chung cũng như trong hoạt động kiểm toán, vấn đề phong cách giao tiếp đã và đang diễn ra rất phong phú và đa dạng, nghĩa là ở mỗi kiểm toán viên đều thể hiện những phong cách riêng của mình như phong cách dân chủ, độc đoán và tự do phóng khoáng, vấn đề là ở chỗ sao cho đem lại hiệu quả cao trong công việc. Thực tế trong những năm qua đã bộc lộ rất nhiều những khuyết tật trong vấn đề giao tiếp của kiểm toán viên. Có kiểm toán viên còn ít tuổi nhưng trong giao tiếp luôn thể hiện sự ngạo mạn coi thường người khác dẫn đến gây mất cảm tình, hiệu quả công tác kém, để lại dư luận không tốt... Vì vậy, trong giao tiếp kiểm toán viên phải: Luôn thể hiện sự khiêm tốn và dân chủ làm cho bầu không khí tiếp xúc được thoải mái, tự nhiên gây được nhiều thiện cảm với đối tượng. Phát huy được tự do tư tưởng và bảo đảm sự tôn trọng của nhân cách con người. Thể hiện sự bình đẳng trong quan hệ, gạt đi mọi áp chế và cường quyền. Luôn giữ đúng mức giữa trên dưới, giữa ít tuổi với nhiều tuổi để đảm bảo tính lịch sự, có văn hoá, tránh tự do quá trớn. Ngoài hai công cụ giao tiếp là ngôn ngữ nói và ngôn ngữ biểu cảm, phong cách giao tiếp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả của cuộc kiểm toán. Nếu có phong cách giao tiếp phù hợp thì sẽ thu thập được nhiều thông tin hơn, các thông tin thu thập được cũng chính xác hơn, làm sáng tỏ được các luận cứ, các nghi ngờ của kiểm toán viên. Khi mọi thắc mắc đã được giải đáp thì kết luận kiểm toán đưa ra phản ánh đúng hơn, chính xác hơn về đối tượng được kiểm toán, từ đó nâng cao độ tin cậy của thông tin trên các báo cáo tài chính. 5. Một số nguyên tắc giao tiếp trong kiểm toán : Để công tác kiểm toán đạt hiệu quả cao, các kiểm toán viên nên nghiên cứu, áp dụng một số nguyên tắc giao tiếp sau: 5.1. Tôn trọng nhân cách của mọi đối tượng : Trong công việc kiểm toán viên luôn phải tiếp xúc với nhiều dạng người khác nhau, vì vậy phải luôn giữ đúng tư thế tác phong, với cấp trên và người có quyền thế không tỏ ra sợ sệt, với cấp dưới và người đồng đẳng không tỏ ra coi thường hay thương hại. Hãy biết đối xử với họ một cách hết sức dân chủ, bình đẳng và đúng mực. Kiểm toán viên cũng giống như một “ bác sỹ ” đang đi tìm nguyên căn gây bệnh để tìm một phương thuốc đặc hiệu. Tôn trọng nhân cách của đối tượng chính là ta đang cùng họ sửa chữa những sai lầm thiếu sót trong công tác quản lý tài chính. 5.2. Lắng nghe nhiều hơn nói : Cần phải nghe mọi phía, mọi điều, dù cho đó là lời nói dài dòng ta cũng cần kiên nhẫn nghe và phải biết cách nghe, nghe cả hai tai với thái độ thận trọng, có ghi nhớ, song để nghe cho tốt bản thân cũng phải biết nói sao cho lọt tai mọi người để họ lại nói cho ta nghe. Đó là cả một nghệ thuật khơi gợi tâm tư, tình cảm của con người để họ tin yêu, quý trọng ta, nói cho ta biết mọi điều. Trong công tác kiểm toán đôi khi gặp phải những đối tượng nóng nảy, ta cần hết sức bình tĩnh, ôn hoà để giải quyết, tránh dùng những từ thiếu văn hoá để tranh luận - điều đó chỉ làm giảm uy tín và sức mạnh của kiểm toán viên – “ Kẻ nổi nóng thường là kẻ đuối lý và thiếu sáng suốt ”. 5.3. Bàn bạc, thảo luận dân chủ : Bàn bạc, thảo luận một cách dân chủ, có lý có tình trước một vấn đề là bảo đảm tính dân chủ và biết lấy lý làm trọng, cứ để cho đối tượng nói hết cái lý của họ, sau đó ta đưa pháp lý ra để bác bỏ một cách ôn tồn, chớ dùng cường quyền mà ép buộc thay cho cái lý của mình, cái gì chưa rõ, chưa đủ bằng chứng thì chưa nên quy kết, cái gì đã đủ bằng chứng thì cần cương quyết thuyết phục đối tượng tự trình bày. 5.4. Thông cảm với từng hoàn cảnh của đối tượng : Thông cảm không có nghĩa là cho qua hoặc bao che, mà phải biết đặt địa vị của mình vào vị trí của đối tượng nếu họ chỉ là người thừa hành mới thấy hết được nỗi khổ tâm của họ, như vậy ta mới dễ dàng tìm được ai là thủ phạm của vấn đề. 5.5. Kiên nhẫn chờ đợi trong giao tiếp : Kiểm toán là một công việc rất cần sự kiên trì và tỉ mỉ, có những sự việc giải thích một lần chưa thông, ta giải thích tiếp và chờ đợi cho đến lúc họ tỉnh táo nhận ra vấn đề mới thôi. Đây là chờ đợi đầy đủ để thu nhận được bằng chứng kiểm toán đi đến kết luận chính xác, tức là chờ đợi có nguyên tắc, trên cơ sở pháp lý. Trong công tác kiểm toán có nhiều vấn đề có liên quan đến nhiều người nên để hiểu biết vấn đề tận gốc ta phải khôn khéo, nếu nóng vội dễ dẫn đến thất bại. 5.6. Biết cách chấp nhận trong giao tiếp : Đó là chấp nhận các cá tính của đối tượng: nóng nảy, khinh rẻ, kiêu căng, thô lỗ, hoặc tế nhị, văn hoá, lịch sự, đài các...Kiểm toán vốn là nghề có mối quan hệ rộng rãi, phức tạp, đòi hỏi mỗi kiểm toán viên phải có sự khôn khéo bởi vì con người khi sinh ra chẳng ai hoàn hảo cả, có lúc thế này, lúc thế khác, cuộc sống thay đổi thì tâm hồn cũng thay đổi, con người phải biết chấp nhận cái rủi, cái may của cuộc đời – chấp nhận là biết thích nghi với cuộc sống, với hoàn cảnh khách quan. 5.7. Tạo ra sự hoà nhập và hoà hợp : Sống biết điều là biết thời thế, biết cách thích nghi với từng con người để tạo ra sự hoà nhập và hoà hợp. Trong cuộc sống cũng như trong công việc, mỗi người chúng ta nên biết mình, biết người và biết điểm dừng, nghĩa là sống vừa theo pháp luật, lại vừa theo truyền thống của dân tộc, theo phong tục tập quán của từng địa phương, tuỳ thời thế mà nói năng, ứng xử và giải quyết công việc cho thích hợp mới thành công. Các mối quan hệ cơ bản của kiểm toán viên : Trong quá trình thực hiện công việc kiểm toán, kiểm toán viên có rất nhiều mối quan hệ công tác. Để hoàn thành công việc kiểm toán có chất lượng và hiệu quả, kiểm toán viên phải biết sử dụng thành thục các công cụ giao tiếp, lựa chọn phương thức giao tiếp hợp lý, phù hợp với từng đối tượng giao tiếp để có các mối quan hệ tốt. Sau đây chúng tôi muốn đề cập đến một số mối quan hệ cơ bản của kiểm toán viên: Quan hệ với các trợ lý : Mục tiêu, nguyên nhân nảy sinh mối quan hệ: Tuỳ thuộc vào mục tiêu, đối tượng kiểm toán, tuỳ thuộc vào phạm vi, tính chất phức tạp của cuộc kiểm toán để bố trí người thực hiện hợp lý. Cần phải xác định người phụ trách ( chủ nhiệm kiểm toán ) và số người tham gia cuộc kiểm toán đó. Quy mô của nhóm kiểm toán phụ thuộc vào mục tiêu, phạm vi kiểm toán nói riêng và vị trí, yêu cầu, nội dung và tinh thần của cuộc kiểm toán nói chung. Việc bố trí này phải bảo đảm sao cho người gánh vác trách nhiệm và đội ngũ nhân viên kiểm toán phải có trình độ tương xứng với công việc cần kiểm toán. ở các doanh nghiệp lớn có khối lượng công việc kiểm toán nhiều, khi tiến hành cuộc kiểm toán cần phải bố trí từ hai người trở lên cùng thực hiện, trong đó phải có một người chịu trách nhiệm chính - đó là chủ nhiệm kiểm toán – những người khác còn lại gọi là trợ lý. Yêu cầu về trình độ của các trợ lý là cần có chuyên môn sâu rộng, nhưng không nhất thiết phải có kinh nghiệm thực tế nhiều như kiểm toán viên, có thể là các sinh viên chuyên ngành kiểm toán mới ra trường. Có thể các kiểm toán viên chuyên nghiệp cũng là trợ lý kiểm toán trong trường hợp cuộc kiểm toán rất phức tạp và quy mô lớn. Nguyên tắc quan hệ giữa chủ nhiệm kiểm toán với trợ lý: Chủ nhiệm kiểm toán là người chịu trách nhiệm toàn bộ và đến cùng mọi công việc và là người chịu trách nhiệm bảo đảm kết quả của báo cáo kiểm toán. Các trợ lý được chủ nhiệm kiểm toán phân công nhiệm vụ và chịu trách nhiệm trước chủ nhiệm kiểm toán về các phần việc được giao và phải hoàn thành với chất lượng tốt nhất, đúng thời gian quy định. Chủ nhiệm kiểm toán phải hướng dẫn chu đáo cho các trợ lý về những phần việc được giao. Biểu hiện cụ thể của mối quan hệ: Trong quá trình thực hiện kiểm toán, chủ nhiệm kiểm toán phải luôn giám sát kiểm tra chất lượng và tiến độ các phần việc đã phân công cho trợ lý, phải thẩm định đánh giá xem các công việc của trợ lý có được hoàn hảo không, có đảm bảo về mặt chất lượng không? Vì nếu sử dụng kết quả làm việc của trợ lý mà dẫn đến sai sót nghiêm trọng thì người phải chịu trách nhiệm trước khách hàng, các bên thứ ba, thậm chí trước pháp luật là chủ nhiệm kiểm toán, không phải các trợ lý. Vì vậy, các kiểm toán viên chính có quyền lựa chọn trợ lý cho mình và toàn quyền phân công công việc cho các trợ lý trong một cuộc kiểm toán. Về phía các trợ lý có trách nhiệm phải gắng sức hoàn thành tốt nhất công việc được giao để giữ tín nhiệm với chủ nhiệm kiểm toán. Nhất là đối với các kiểm toán viên tập sự thì điều này càng có ý nghĩa quan trọng, nó giúp cho các kiểm toán viên tập sự tích luỹ được nhiều kinh nghiệm thực tế bổ ích bổ sung vào những kiến thức lí thuyết đã được học trên sách vở để có cơ hội trở thành kiểm toán viên chính. Định hướng phát triển mối quan hệ: Cả về hai phía - kiểm toán viên chính và các trợ lý - đều phải cố gắng tạo ra những cuộc giao tiếp chân thành, cởi mở cả trong và ngoài công việc. Các trợ lý tạo ra cái nhìn thiện cảm trong con mắt kiểm toán viên chính để họ sẵn lòng truyền đạt kinh nghiệm của chính bản thân họ cho mình. Kiểm toán viên chính vừa giao nhiệm vụ một cách cụ thể, cương quyết, không đùa cợt, nhưng cũng không được ngạo mạn, coi thường các trợ lý. Muốn thực hiện tốt được những điều trên, để đạt được mục đích riêng cuả từng bên và mục đích chung của cuộc kiểm toán đồng thời tạo được mối quan hệ tốt đẹp thì kĩ năng giao tiếp là yếu tố quan trọng hàng đầu. 2.Quan hệ với các chuyên gia : Mục tiêu, nguyên nhân nảy sinh mối quan hệ: Trong khi thực hiện một cuộc kiểm toán, cho dù đã lựa chọn được đội ngũ kiểm toán viên đầy đủ năng lực kiểm toán nhưng đến khi phải đối mặt với một vấn đề có tính kĩ thuật, chẳng hạn như về xây dựng, công nghiệp hoá dầu, đánh giá trữ lượng khoáng sản, các loại thiết bị kĩ thuật cao...; và vấn đề có tính nghệ thuật như xem xét một bức hoạ nổi tiếng, đồ cổ, đá quý... trong nhóm kiểm toán viên thực hiện không có ai am hiểu tường tận vấn đề chuyên sâu đó thì phải thuê một chuyên gia về lĩnh vực cần kiểm toán để thực hiện một số công việc thay cho kiểm toán viên. Chuyên gia là những cá nhân hoặc một nhóm người có kỹ năng kiến thức chuyên môn sâu và kinh nghiệm nghề nghiệp, được hành nghề hợp pháp về các lĩnh vực chuyên môn nào đó ngoài lĩnh vực kế toán và kiểm toán. Để có căn cứ chắc chắn cho nhận xét, đánh giá của mình đối với báo cáo tài chính của doanh nghiệp, trong những trường hợp cần có hiểu biết chuyên môn đặc biệt, kiểm toán viên cần phải có ý kiến xác định của chuyên gia về chuyên môn đó. Nguyên tắc quan hệ giữa kiểm toán viên và chuyên gia: Khi đã có ý định sử dụng tư liệu của chuyên gia làm bằng chứng kiểm toán thì kiểm toán viên cần phải có những hiểu biết nhất định đối với chuyên gia đó về các mặt: Bằng cấp chuyên môn, kinh nghiệm và uy tín nghề nghiệp, giấy phép hành nghề. Các sự việc điển hình chuyên gia đã thực hiện hoặc các tư liệu của chuyên gia đã xử lý. Đảm bảo tính độc lập của các chuyên gia về cả hai mặt: độc lập về tình cảm, độc lập về kinh tế. Xem xét mối quan hệ của chuyên gia với đơn vị được kiểm toán từ đó rút ra tính khách quan của các kết luận do chuyên gia cung cấp. Biểu hiện cụ thể của mối quan hệ: Khi lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên có ý định sử dụng tư liệu của chuyên gia thì cần phải thảo luận kĩ và truyền đạt cho chuyên gia các phần việc mà chuyên gia sẽ làm. Trong những điều kiện nhất định, kiểm toán viên yêu cầu bằng chứng kiểm toán về các ý kiến cuả chuyên gia sau khi chuyên gia đã hoàn tất công việc của mình. Thí dụ: Kiểm toán viên yêu cầu chuyên gia thống kê cung cấp các thông tin có nhận định của chuyên gia về quỹ dự phòng lương hưu của doanh nghiệp. Tài liệu này chuyên gia đã hoàn tất và doanh nghiệp đã xác nhận, kiểm toán viên phải khẳng định rằng nội dung ý kiến cuả chuyên gia là thích hợp và được bao gồm trong ý kiến mà kiểm toán viên đã truyền đạt cho chuyên gia. Kiểm toán viên phải cân nhắc xem nguồn tư liệu mà các chuyên gia cung cấp có thích hợp với hoàn cảnh cụ thể không. Các thủ pháp để xem xét là: Hỏi trực tiếp chuyên gia để chuyên gia tự khẳng định xem nguồn tư liệu có đầy đủ, hợp lý và đáng tin cậy không. Kiểm tra lại các tư liệu mà doanh nghiệp đã cung cấp cho chuyên gia để khẳng định những tài liệu đó là xác đáng. Nếu các tư liệu của chuyên gia không chứng minh được các giải trình có liên quan trong các thông tin tài chính thì kiểm toán viên phải khắc phục bằng cách thảo luận trực tiếp với chuyên gia và các nhà quản lý doanh nghiệp để áp dụng các thủ pháp bổ sung, kể cả có thể tìm chuyên gia khác để khắc phục sự chưa nhất quán này. Trường hợp sau khi thực hiện các thủ pháp bổ sung vẫn đi đến kết luận: + Tư liệu của các chuyên gia là thiếu nhất quán với các thông tin trong các báo cáo tài chính hoặc + Tư liệu của các chuyên gia không tạo được bằng chứng kiểm toán đầy đủ và thích hợp. Khi đó kiểm toán viên sẽ lập báo cáo kiểm toán loại chấp nhận từng phần, ý kiến từ bỏ hay ý kiến trái ngược nhau sao cho thích hợp với thực tế. Khi lập báo cáo kiểm toán chấp nhận toàn bộ, kiểm toán viên không nên dẫn chứng các tư liệu của chuyên gia, vì như vậy có thể bị hiểu lầm là kiểm toán viên dè dặt hoặc có ý định đổ trách nhiệm cho chuyên gia, như thế sẽ không có lợi cho kiểm toán viên. Trường hợp lập báo cáo chấp nhận từng phần, kiểm toán viên có thể viện dẫn tư liệu của chuyên gia để giải thích cho lý do không hoàn hảo này. Nhưng cần có sự đồng ý của chuyên gia, nếu chuyên gia từ chối mà kiểm toán viên lại cho là cần thiết thì có thể xin ý kiến các cơ quan tư vấn pháp lý. Trong mọi trường hợp ý kiến kết luận của chuyên gia đều phải ghi thành văn bản và lưu trong hồ sơ kiểm toán. Định hướng phát triển mối quan hệ: Kiểm toán viên trong quá trình kiểm toán thường xuyên có mối quan hệ liên lạc, sử dụng ý kiến của các chuyên gia. Nếu có được mối quan hệ tốt với chuyên gia thì kiểm toán viên có thể định hướng cụ thể những công việc mà chuyên gia cần phải làm. Các chuyên gia cũng là những người làm dịch vụ, kiểm toán viên nên thống nhất cụ thể mức giá phí với chuyên gia, tránh xích mích trong quá trình thực hiện kiểm toán, vì người chịu trách nhiệm cao nhất đối với báo cáo kiểm toán là các kiểm toán viên mà không phải là các chuyên gia. Kiểm toán viên không có nghiệp vụ chuyên môn như chuyên gia nên không can thiệp quá sâu vào các quan niệm và các phương pháp của chuyên gia. Tuy nhiên kiểm toán viên phải hiểu được các quan niệm và phương pháp này để khẳng định rằng các quan niệm và phương pháp đó là hợp lý, nhất quán với hiểu biết của kiểm toán viên về đặc thù sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng như kết quả của các thủ pháp kiểm toán đã được thực thi. Quan hệ với các kiểm toán viên khác : Mục tiêu, nguyên nhân nảy sinh mối quan hệ: Khi một doanh nghiệp lớn, tổng công ty ( công ty mẹ ) còn nhiều đơn vị thành viên, chi nhánh... ( các công ty con ) thì kiểm toán viên làm kiểm toán ở công ty mẹ được coi là kiểm toán viên chính, còn các kiểm toán viên kiểm toán ở các công ty con gọi là các kiểm toán viên khác. Cùng trong một tổng công ty nên các kiểm toán viên chính và các kiểm toán viên khác không thể tránh khỏi quan hệ phụ thuộc vào nhau, chịu ảnh hưởng của nhau. Đối với bản thân tổng công ty, mục đích của kiểm toán viên là nâng cao hiệu năng, hiệu quả của quản lý, do vậy các kiểm toán viên khác phải có trách nhiệm liên lạc, thông báo các kết quả kiểm toán của mình cho kiểm toán viên chính. Đối với mục tiêu của kiểm toán tài chính, các kiểm toán viên khác càng cần có mối quan hệ chặt chẽ với kiểm toán viên chính, thông báo những sai phạm của các công ty thành viên có ảnh hưởng đến tổng công ty... Nguyên tắc quan hệ giữa kiểm toán viên chính và kiểm toán viên khác: Dù các kiểm toán viên làm việc ở các hãng kiểm toán khác nhau, có quốc tịch khác nhau, hoặc chưa hề quen biết nhau nhưng cùng kiểm toán cho một công ty lớn thì cũng phải tuân thủ các mối quan hệ giữa kiểm toán viên với kiểm toán viên khác. Kiểm toán viên chính phải cân nhắc mức độ trọng yếu của công ty con, nếu tài chính của công ty con chiếm trên 10% doanh số lợi nhuận của toàn công ty thì cần phải tính độ tin cậy của báo cáo kiểm toán ở các công ty con do các kiểm toán viên khác kiểm toán. Biểu hiện cụ thể của mối quan hệ: Khi sử dụng tư liệu của kiểm toán viên khác, kiểm toán viên thường thực hiện các việc sau: + Thu thập thông tin về tên tuổi, bằng cấp, trình độ nghiệp vụ, kinh nghiệm, danh tiếng của kiểm toán viên khác. + Thông báo cho kiểm toán viên khác về các yêu cầu độc lập có thể áp dụng cho cả công ty mẹ và công ty con và thu nhận ý kiến chấp nhận của kiểm toán viên khác. + Thông báo cho kiểm toán viên khác về việc sẽ sử dụng tư liệu của họ vào các công việc và báo cáo của mình cũng như các vấn đề khác có liên quan như là: Những việc cần đặc biệt chú ý, các phương pháp xác định mọi nghiệp vụ trong nội bộ công ty, thời gian cần hoàn thành công việc kiểm toán. + Thông báo cho kiểm toán viên khác các yêu cầu báo cáo kiểm toán, kế toán có thể áp dụng và yêu cầu họ cung cấp lời giải trình về sự ưng thuận kèm theo đối với các yêu cầu này. + Yêu cầu các kiểm toán viên khác thông báo cho mình thời gian và chiến lược kiểm toán ở công ty con, những rủi ro, sai sót, gian lận có thể có ở công ty con. + Khi cần thiết, kiểm toán viên chính có thể yêu cầu kiểm toán viên khác kiểm tra, xác minh một tư liệu nào đó hoặc có thể tự mình kiểm tra lại Kiểm toán khác khi biết các tư liệu của mình được kiểm toán viên chính sử dụng cũng phải có sự hợp tác chặt chẽ với kiểm toán viên chính. Như là: thông báo cho kiểm toán viên chính các vấn đề cần đặc biệt lưu ý, các khía cạnh trong việc cần được thực hiện như đã yêu cầu, các phát hiện của mình, những sai sót, gian lận, có khả năng phản ứng dây truyền trong toàn công ty... Các kiểm toán viên chính phải thực hiện các biện pháp để đảm bảo các tư liệu do kiểm toán viên khác cung cấp là phù hợp với mục đích sử dụng của mình. Phải dẫn chứng bằng tài liệu trong ghi chép kiểm toán của mình các phần báo cáo tài chính có sử dụng tư liệu của kiểm toán viên khác; ý nghĩa của các tư liệu này so với tổng thể báo cáo tài chính của doanh nghiệp, tên của kiểm toán viên đã cung cấp tư liệu và mọi kết luận đã có. Kiểm toán viên chính phải xem xét kĩ lưỡng báo cáo kiểm toán do các kiểm toán viên khác lập ở các công ty con và chỉ sử dụng khi có đủ độ tin cậy. Kiểm toán viên chính là người chịu trách nhiệm về bất cứ tư liệu nào mà mình đã sử dụng. Luật lệ ở một số nước cho phép, kiểm toán viên chính hình thành ý kiến của mình bằng cách dựa vào báo cáo kiểm toán của một vài công ty con và phải xác định rõ phần nào do các kiểm toán viên khác kiểm toán. Định hướng phát triển mối quan hệ: Để hoàn thành tốt nhiệm vụ kiểm toán ở cả công ty mẹ nói chung và các công ty con nói riêng, các kiểm toán viên chính và kiểm toán viên khác phải giao tiếp tốt với nhau bằng các kĩ năng giao tiếp của một kiểm toán viên, trước hết để tạo ra được mối quan hệ tốt đẹp cả về tình cảm lẫn công việc. Kiểm toán viên chính là người chịu trách nhiệm chủ yếu nhưng không vì thế mà các kiểm toán viên khác lơ là công việc của mình. Kiểm toán viên khác phải thường xuyên liên lạc với kiểm toán viên chính, chú ý những vấn đề trọng yếu, khả năng của những sai phạm tiềm tàng... Kiểm toán viên chính phải thường xuyên nhắc nhở kiểm toán viên khác báo cáo tình hình cho mình... Quan hệ với khách hàng : Mục tiêu, nguyên nhân nảy sinh mối quan hệ: Quan hệ giữa kiểm toán viên với khách hàng là mối quan hệ cơ bản nhất xuyên suốt cuộc kiểm toán. Khách hàng là người mời kiểm toán, người được phục vụ đồng thời lại là người bị kiểm tra và đôi khi họ phải giải trình hoặc trả lời những vấn đề mà họ không muốn trả lời. Kiểm toán viên là người phục vụ nhưng lại là người được kiểm tra và có quyền xem xét thẩm vấn, kể cả cấp cao nhất của doanh nghiệp khách hàng. Ngay từ lúc nhận làm kiểm toán ( có thư hẹn kiểm toán ), kiểm toán viên đã phải làm rõ mối quan hệ đó. Để ra được kết luận, kiểm toán viên phải thu thập đầy đủ các bằng chứng hợp lý, chính xác và hợp pháp. Bằng chứng kiểm toán bên trong là một nguồn bằng chứng theo phạm vi rất quan trọng đối với kiểm toán viên, cả về số lượng và chất lượng của bằng chứng. Do vậy quá trình tìm kiếm, thu thập bằng chứng tại chính đơn vị được kiểm toán là rất quan trọng, vì thế mối quan hệ giữa kiểm toán viên và khách hàng rất cần được chú trọng phát triển và nâng cao. Nguyên tắc quan hệ giữa kiểm toán viên và khách hàng: Kiểm toán viên cần xác định rõ việc kiểm toán ở doanh nghiệp sẽ được thực hiện theo các văn bản pháp quy hoặc các chuẩn mực về kế toán nào. Yêu cầu các doanh nghiệp phải chuẩn bị và cung cấp các tài liệu, văn bản, các ghi chép có liên quan đến công việc của kế toán, nếu doanh nghiệp không đáp ứng đầy đủ thì kiểm toán viên có quyền từ chối kiểm toán. Khi có những điều chưa rõ ràng, kiểm toán viên có quyền yêu cầu giám đốc doanh nghiệp phải có các giải trình, hoặc được thẩm vấn những người có liên quan. Biểu hiện cụ thể của mối quan hệ: Trong quá trình thực hành kiểm toán nếu doanh nghiệp không đáp ứng những yêu cầu hợp pháp của kiểm toán viên, thí dụ: Yêu cầu kiểm toán kho hàng hoặc giám định chất lượng sản phẩm... thì kiểm toán viên có thể lập báo cáo kiểm toán loại chấp nhận từng phần hoặc loại trái ngược, vì không có đủ cơ sở kết luận. Trách nhiệm về ngăn ngừa và phát hiện gian lận và sai sót thuộc về các nhà quản lý doanh nghiệp. Khi kiểm toán viên chứng minh được rằng đã thi hành mọi chức năng nghiệp vụ cần thiết, thì kiểm toán viên được miễn trách, người chịu trách nhiệm trước pháp luật về những hành vi gian lận, sai sót là các nhà quản lý doanh nghiệp. Nhưng nếu kiểm toán viên không làm hết chức năng của mình thì sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự bất cẩn dẫn đến không hoàn thành chức trách của mình. Định hướng phát triển mối quan hệ: Trong một cuộc kiểm toán, kiểm toán viên là chủ thể, khách hàng là khách thể. Kiểm toán viên phải tạo ra không khí thân mật, luôn thể hiện vai trò chủ động của mình, trực tiếp tác động vào đối tượng giao tiếp là khách hàng để đạt được mục tiêu của cuộc kiểm toán. Cũng như mọi dịch vụ khác, dịch vụ kiểm toán cũng coi khách hàng là thượng đế, là đối tượng phục vụ của mình. Chính vì thế cần thiết phải có một mối quan hệ tốt với tất cả mọi khách hàng trong suốt cuộc kiểm toán, từ giai đoạn lập kế hoạch đến giai đoạn kết thúc kiểm toán, thậm chí cả sau kiểm toán. 5. Quan hệ với kiểm toán viên nội bộ : Mục tiêu, nguyên nhân nảy sinh mối quan hệ: Kiểm toán viên nội bộ là người có trình độ chuyên môn về kế toán và kiểm toán, được ban quản lý doanh nghiệp giao nhiệm vụ soát xét mọi hoạt động nghiệp vụ của bộ phận kế toán và việc thực hiện các quy tắc, quy định, chế độ... Kiểm toán viên nội bộ được hưởng lương của doanh nghiệp. Trong quá trình thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên phải đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách thể nói chung và bộ phận kiểm toán nội bộ nói riêng để xác minh tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, xác định được rủi ro cố hữu và rủi ro kiểm soát, từ đó điều chỉnh mức rủi ro phát hiện để đạt được mức rủi ro kiểm toán như mong muốn. Trong quá trình tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị khách hàng, việc phải liên lạc và quan hệ với kiểm toán viên nội bộ là tất yếu. Nguyên tắc quan hệ giữa kiểm toán viên và kiểm toán viên nội bộ: Kiểm toán nội bộ là một bộ phận của doanh nghiệp nên không thể hoàn toàn độc lập với doanh nghiệp được. Kiểm toán viên nội bộ trực thuộc ban quản lý của doanh nghiệp để tăng tính độc lập tương đối của mình. Kiểm toán viên nội bộ chỉ có trách nhiệm báo cáo với cấp lãnh đạo cao nhất cuả doanh nghiệp và không chịu sự ràng buộc của các bộ phận nghiệp vụ khác. Đặc biệt kiểm toán viên nội bộ không có nghĩa vụ phải báo cáo đầy đủ với kiểm toán viên độc lập. Các báo cáo, tư liệu của kiểm toán viên nội bộ thường là chính xác, nhưng vì quyền lợi của kiểm toán viên nội bộ gắn liền với doanh nghiệp nên tính độc lập của nó bị hạn chế. Do vậy, kiểm toán viên độc lập chỉ sử dụng tài liệu của kiểm toán viên nội bộ khi đã xem xét, thẩm định kĩ lưỡng. Biểu hiện cụ thể của mối quan hệ: Hoạt động của bộ phận kiểm toán viên nội bộ có ảnh hưởng rất lớn đến việc tìm hiểu khách hàng, lập kế hoạch thực hiện cuộc kiểm toán. Nếu sau khi tìm hiểu sơ bộ về khách hàng, kiểm toán viên độc lập nhận thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng quá yếu kém thì kiểm toán viên sẽ trao đổi với bên khách hàng về việc thoả thuận giá phí kiểm toán. Xét thấy nếu kí hợp đồng thì công ty kiểm toán sẽ lỗ vì giá phí kiểm toán thu được nhỏ hơn chi phí ước tính sẽ phải bỏ ra để thực hiện cuộc kiểm toán, như vậy kiểm toán viên sẽ từ chối kí kết hợp đồng kiểm toán. Khi đã chấp nhận thực hiện cuộc kiểm toán, nếu đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả thì kiểm toán viên sẽ tăng cường các thử nghiệm kiểm soát, giảm bớt thử nghiệm chi tiết. Và ngược lại, rủi ro của hệ thống kiểm soát nội bộ cao, tức là nó hoạt động kém hiệu quả hoặc quá yếu thì kiểm toán viên độc lập phải tăng cường thử nghiệm cơ bản, giảm thử nghiệm tuân thủ. Định hướng phát triển mối quan hệ: Kiểm toán viên độc lập chỉ sử dụng các tư liệu của kiểm toán viên nội bộ cung cấp sau khi đã xác minh, đánh giá là có đủ độ tin cậy cần thiết. Trách nhiệm của kiểm toán viên độc lập không được giảm nhẹ khi sử dụng tư liệu của các kiểm toán viên nội bộ. Các cổ đông và luật pháp chỉ tin tưởng vào ý kiến kết luận của kiểm toán viên độc lập, do đó khi sử dụng tư liệu của người khác, kiểm toán viên vẫn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về những tư liệu đó. Vì vậy, kiểm toán viên độc lập không được quá phụ thuộc hay quá tin tưởng vào các tài liệu của kiểm toán viên nội bộ. 6.Quan hệ với bên thứ ba : Nguyên nhân nảy sinh mối quan hệ: Bên thứ ba là cá nhân hoặc các đơn vị có quan hệ đến những thông tin của doanh nghiệp đang được kiểm toán, cụ thể bên thứ ba là những người sử dụng thông tin trên báo cáo tài chính đã được kiểm toán. Bên thứ ba không phải là người của đơn vị được kiểm toán cũng không phải là người của công ty kiểm toán. Hoặc trường hợp bên thứ ba là người cung cấp những bằng chứng kiểm toán cho kiểm toán viên vì bên thứ ba có quan hệ làm ăn, sản xuất kinh doanh với khách thể kiểm toán, chẳng hạn bên thứ ba là nhà cung cấp, khách hàng, ngân hàng... có quan hệ trực tiếp với khách thể đang được kiểm toán. Chính vì vậy, kiểm toán viên phải liên lạc với bên thứ ba khi cần thiết. Biểu hiện cụ thể của mối quan hệ: Trong trường hợp bên thứ ba là những người sử dụng thông tin trên báo cáo tài chính đã được kiểm toán để ra quyết định quản trị của công ty, nếu báo cáo tài chính có những sai phạm trọng yếu mà kiểm toán viên không phát hiện ra và chính những sai phạm này đã dẫn đến việc ra quyết định sai lầm ảnh hưởng lớn đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp, nếu kiểm toán viên đã thực hiện cuộc kiểm toán với đầy đủ những yêu cầu chung của một cuộc kiểm toán mà vẫn không phát hiện ra sai phạm thì kiểm toán viên sẽ liên lạc với các bên thứ ba để giải thích khi cần thiết bằng hồ sơ kiểm toán, hoặc để biện hộ trước toà khi có tranh chấp, kiện tụng xảy ra. Trong quá trình thực hành kiểm toán, nhiều trường hợp kiểm toán viên phải liên hệ trực tiếp hoặc xác nhận bằng văn bản ( thư xác nhận ) với bên thứ ba để xác minh các thông tin tài chính của doanh nghiệp. Vì những bằng chứng thu nhận được từ bên thứ ba thường có độ tin cậy cao hơn những bằng chứng thu thập được ở trong doanh nghiệp. Tuy nhiên cũng không hoàn toàn loại trừ trường hợp bên thứ ba đồng tình, cấu kết với doanh nghiệp để cung cấp thông tin sai. Do đó khi sử dụng những thông tin hoặc tư liệu của bên thứ ba, kiểm toán viên cũng cần có sự kiểm tra đánh giá về tính hợp lý và độ tin cậy của những thông tin đó. Khi lấy ý kiến xác nhận của bên thứ ba, kiểm toán viên cần ghi thành ý kiến xác nhận của người cung cấp hoặc có những chứng từ gốc chứng minh để tiện truy cứu trách nhiệm khi cần thiết. Vấn đề giao tiếp có liên quan trực tiếp tới việc duy trì, phát triển các mối quan hệ của kiểm toán viên. Để hoàn thành tốt công việc kiểm toán, kiểm toán viên phải phát triển các mối quan hệ nhà nghề của mình, để làm được điều đó, kiểm toán viên phải không ngừng học hỏi, hoàn thiện kĩ năng giao tiếp của mình. IV. Phương hướng cải thiện, duy trì, phát triển các mối quan hệ cơ bản và nâng cao kĩ năng giao tiếp của kiểm toán viên: Các mối quan hệ cơ bản của kiểm toán viên luôn tồn tại, gắn liền với quá trình kiểm toán, chúng tác động tới chất lượng, hiệu quả, sự thành công hay thất bại của một cuộc kiểm toán. Chính vì vậy đòi hỏi kiểm toán viên phải biết xử lý đúng đắn các mối quan hệ đó, kết hợp được các mối quan hệ này sao cho có hiệu quả nhất đem lại thành công trong công việc. Để làm được điều đó đòi hỏi kiểm toán viên phải có kĩ năng giao tiếp. Để điều hoà và kết hợp được các mối quan hệ đó quả thực là không dễ, nhất là trong điều kiện nước ta như hiện nay khi mà ngành kiểm toán còn rất non trẻ, mới chỉ ra đời và hoạt động được trên 10 năm, khung pháp lý riêng của kiểm toán còn rất hạn chế và chưa triệt để. Để tạo được các mối quan hệ tốt đẹp, không gì hơn là hiểu rõ về đối tượng trong mối quan hệ của mình. Để làm được điều đó thì phải biết nhìn người, biết suy xét và có đầu óc phán đoán. Kiểm toán viên cần phải hiểu rõ về các trợ lý của mình, chuyên gia mà mình định thuê, kiểm toán viên nội bộ của đơn vị khách hàng và các kiểm toán viên khác. Nếu có các mối quan hệ tốt thì công việc sẽ được thực hiện một cách suôn sẻ, đúng tiến độ, nhịp nhàng, ăn khớp và hiệu quả. Khi đã tìm hiểu kĩ về nhau, có thể tin tưởng được vào nhau thì công việc sẽ tiến triển tốt đẹp và có hiệu quả hơn, các mối quan hệ từ đó cũng được cải thiện và bền chặt hơn. Hiểu rõ được đối tượng trong các mối quan hệ của mình là rất khó nhưng đó là điều kiện đầu tiên, tiên quyết, có tác động lớn và không thể thiếu được. Trong các mối quan hệ đó, việc xác định vai trò, trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ của từng bên liên quan là rất quan trọng. Muốn có được mối quan hệ tốt đẹp phải được xây dựng từ hai phía. Về phía Nhà nước, trong nền kinh tế thị trường hiện nay, cần sớm có những quy định về trách nhiệm pháp lý; quyền hạn và trách nhiệm của kiểm toán viên cần được cụ thể hoá và phổ biến rộng rãi tạo cơ sở đánh giá cũng như tạo niềm tin đối với người sử dụng thông tin. Đồng thời đây cũng là biện pháp để bảo vệ kiểm toán viên trước việc quy kết trách nhiệm vì những lí do không xác đáng. Về phía kiểm toán viên, kiểm toán viên phải khéo léo, nhẹ nhàng trong giao tiếp. Chẳng hạn, nếu kiểm toán viên chỉ dẫn chu đáo cho các trợ lý về công việc được giao, trong quá trình thực hiện kiểm toán viên luôn giám sát chặt chẽ, kiểm tra chất lượng và tiến độ thực hiện với thái độ tận tình, dân chủ tạo cho các trợ lý tâm lý phấn khởi, vui vẻ từ đó gây được hứng thú cho các trợ lý. Ngược lại, với thái độ áp đặt “ ở địa vị anh, tôi sẽ làm thế này, thế kia.” hay thái độ phê phán “ Anh thật là lộn xộn, bừa bãi, chẳng làm được việc gì cả ” thường làm cho người nghe lo lắng, bồn chồn, gây tâm lý hoang mang, không tin tưởng vào khả năng của chính mình. Tránh thái độ nhận xét, đánh gía “ Anh nghĩ như vậy là không đúng, tôi sẽ chỉ cho anh rõ tại sao” có khi làm cho người nghe bực mình, tạo ra tư tưởng chống đối. Lúc đó mục đích của công việc không đạt được mà mối quan hệ trở nên căng thẳng. Trong khi điều tra, phỏng vấn trực tiếp khách thể kiểm toán, cần tránh một số điều sau: ` Câu hỏi dẫn dắt ` Bới lông tìm vết ` Đặt nhiều câu hỏi cùng một lúc ` Câu hỏi không thích hợp ` Gài bẫy ` Buộc lỗi cho cá nhân ` Coi thường, nhạo báng đối tượng, làm mất uy tín của đối tượng ` Dạy đời ` Gây không khí nặng nề ` Kiêu căng Kiểm toán viên khi thực hiện công việc của mình cũng chính là chủ thể giao tiếp, vì vậy kiểm toán viên phải học tập, rèn luyện và thực hiện như một chủ thể điều khiển cuộc giao tiếp xã hội. Một số đức tính mà kiểm toán viên – một chủ thể giao tiếp cần phải có là: ` Vô tư, trung thực ` Lí giải rõ ràng, biết cách trao đổi thông tin ` Thực tế, khách quan; độc lập, tự tin ` Biết phân tích, quyết đoán, biết tự kiềm chế ` Linh hoạt, thích nghi; nhạy bén ` Quan tâm đến người nói ` Hiểu được toàn cục thông qua những nguyên tắc chính ` Cầu thị Để làm tốt công việc của mình, kiểm toán viên không chỉ cần có trình độ chuyên môn sâu rộng mà một điều tất yếu cần phải có để tương thích - đó là kĩ năng giao tiếp. Do đó, cần thiết phải có những trung tâm, cơ sở đào tạo về kĩ năng giao tiếp, văn hoá ứng xử cho các kiểm toán viên bên cạnh việc đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ. Để giải quyết nhanh chóng và triệt để vấn đề này, nên chăng trong việc đào tạo chính quy sinh viên chuyên ngành kiểm toán trong các trường đại học cần có thêm một môn được đưa vào đào tạo chính thức, đó là môn kĩ năng giao tiếp của kiểm toán viên. Bên cạnh việc nghiên cứu các sách báo về chuyên môn nghiệp vụ, các kiểm toán viên nên tìm đọc các sách về tâm lý, về nghệ thuật xử thế... đặc biệt là tự rèn luyện cho mình kĩ năng quan sát cuộc sống, kĩ năng lắng nghe ... để từ đó tạo cho riêng mình một phong cách giao tiếp có hiệu quả nhất. kết luận Kiểm toán ngày nay đang dần phát triển. Công việc nghề kế toán- kiểm toán luôn ảnh hưởng tới sự thịnh vượng của xã hội dưới nhiều cách, những thông tin tài chính được sử dụng nhằm phân bổ và sử dụng các nguồn lực kinh tế trong xã hội là do các chuyên gia kế toán – kiểm toán cung cấp. Bởi vậy với trách nhiệm nghề nghiệp, họ phải cam kết đối với xã hội trong việc loại bỏ những thông tin sai lệch và cung cấp sự bảo đảm hợp lý về tính trung thực của các thông tin do họ cung cấp. Muốn vậy, các kiểm toán viên không chỉ giỏi về chuyên môn nghiệp vụ, mà họ còn phải thành thạo và khéo léo trong việc lựa chọn và sử dụng các công cụ giao tiếp, tìm ra cho mình một phong cách giao tiếp riêng- mà đối với họ- nó là phong cách hợp lý nhất. Có một câu nói mà chúng tôi rất tâm đắc khi đọc mục tiếng nói của kiểm toán viên trên tạp chí kiểm toán :“ Nếu chỉ đơn giản là soi tìm và bắt các đối tượng kiểm toán điều chỉnh báo cáo đúng theo luật thì không cần phải có cơ quan kiểm toán”. Nói như vậy có nghĩa là làm kiểm toán viên ngoài việc nắm vững chuyên môn nghiệp vụ còn phải có sự hiểu biết cần thiết về bối cảnh phát triển chung của xã hội, địa phương và từng cơ quan cụ thể mới có được sự nhạy cảm nghề nghiệp cần thiết, đồng thời xử lý các sai phạm mới thấu tình đạt lý. Kiểm toán viên không chỉ bó buộc mình trong một phạm vi hẹp là cuộc kiểm toán, mà phải giao tiếp với xã hội, căn cứ vào sự phát triển chung của xã hội vào điều kiện cuộc kiểm toán cụ thể. Để điều hoà và phát triển các mối quan hệ cơ bản của kiểm toán viên, các kiểm toán viên phải không ngừng học hỏi, tích luỹ kinh nghiệm thực tế về vấn đề giao tiếp để có thể đạt được tất cả mục tiêu mà cuộc kiểm toán đặt ra. danh mục tài liệu tham khảo Sách: Giáo trình lý thuyết kiểm toán – GS.TS. Nguyễn Quang Quynh Đại học Kinh Tế Quốc Dân Giáo trình kiểm toán – PGS.TS. Vương Đình Huệ Đại học tài chính – kế toán Kiểm toán_ Auditing – Alvin A.Rens Nhà xuất bản thống kê 4. ISO 9000 – 2000 Phó Đức Trù, Phạm Hồng Nhà xuất bản kĩ thuật Nghệ thuật thuyết phục và gây thiện cảm Nhà xuất bản Hà Nội Tạp chí: Tạp chí kiểm toán : Số Xuân Canh Thìn Số Xuân 2001 Tạp chí kế toán: Số 30 tháng 6/01 Tạp chí tâm lý học: Số 10/2002 Mục lục : Trang mở đầu............................................................................................................. 1 nội dung ......................................................................................................... 4 I. Vấn đề giao tiếp trong đời sống xã hội ....................................... 4 II.Kiểm toán viên và vấn đề giao tiếp trong nghề nghiệp ............. 10 III.Các mối quan hệ cơ bản của kiểm toán viên ................................ 20 IV.Phương hướng cải thiện, duy trì, phát triển những mối quan hệ bản và nâng cao kỹ năng giao tiếp của kiểm toán viên ................ 29 kết luận ....................................................................................................... 33 Danh mục tài liệu tham khảo ....................................................... 34