Đề tài Cải tạo Nhà hội trường thành Nhà sử dụng chính số 2 – Công suất 500 m3 ôxy/giờ – Công ty Cổ phần Khí công nghiệp

y đủ, chính xácthống kê, kế toán và hạch toán toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh,nghiên cứu khoa học và dịch vụ kỹ thuật của công ty và các tổ chức trực thuộc công ty. Hướng dẫn nghiệp vụ và giám sát việc thực hiện kế toán tài chính của các đơn vịthành viên. Lập kế hoạch thu chi tài chính, bảo đảm đúng chế độ Nhà nước và công ty quy định. Thực hiện đầy đủ, nghiêm túc, kịp thời đối với các nguồn thu của công ty.kịp thời và chủ động việc đóng góp đầy đủ các loại thuế và nghĩa vụ với Nhà nước. Tổ chức phâ tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, đề xuất phương hướng, biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất, tăng doanh thu, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh. Tham gia kiẻm kê định kỳ hàng năm hoặc đột xuất khi có yêu cầu. Định kỳ lập báo cáo về hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty và các tổ chức trực thuộc công ty. _Phòng Tổ chức- lao động: Chức năng chủ yếu là nghiên cứu xác lập cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc công ty, xếp chức danh toàn công ty trình Giám đốc. Lập các văn bản quyết định về công tác tổ chức cán bộ theo sự phân cấp quản lý. Quản lý hồ sơ lý lịch của cán bộ công nhân viên, theo dõi tình hình biến động về nhân sự, nghiên cứu, đề xuất kịp thời lên Giám đốc những biện pháp giải quyết. Thực hiện công tác tuyển dụng người vào cơ quan. Thực hiện các chế độ chích sách của Nhà nước. Chịu trách nhiệm về công tác bảo vệ, các thủ tục đối ngoại như thủ tục nhập cảnh cho chuyên gia nước ngoài vào cơ quan công tác. _Phòng Công nghệ- lắp đặt: Tính toán và lựa chọn công nghệ, thiết bị, lập dây chuyền công nghệ sản xuất, lập các dự án quy hoạch tổng thể của nhà máy, tham gia lập các dự án đầu tư...Biên soạn các quy trình vận hành,quy trình chạy thử, quy trình an toàn.Đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, hưỡng dẫn thiết kế cho các kỹ sư mới và sinh viên thực tập khi có yêu cầu. _Phòng Điện đo lường: Thiết kế cung cấp điện động lực và chiếu sáng cho các công trình sản xuất, công trình phụ trợ và phúc lợi xí nghiệp. Giám sát thi công, nghiệm thu chạy thử và lập bản vẽ hoàn công các phần thuộc thiết kế của phòng. Lập dự toán các phần thuộc trách nhiệm của phòng. _Phòng Thiết bị: Thiết kế, gia công chế tạo, cung ứng thiết bị và phụ tùng để phục vụ công nghiệp hoá chất và liên quan. Nghiên cứu cải tiến ứng dụng tiến bộ khoa học kx thuật sử dụng vật liệu mới trong thiết kế, gia công thiết bị và phụ tùng. Tính toán, lựa chọn kết cấu thích hợp và thiết kế các thiết bị công nghệ hoá học, các loại lò công nghiệp, các loại máy sấy. buồng đốt...Nghiên cứu xử lý chống ăn mòn hoá chất cho máy và thiết bị. _Phòng xây dựng: Thiết kế kiến trúc và kết cấu các công trình. Thiết kế tổng mặt bằng và kỹ thuật hạ tầng toàn nhà máy. Giám sát thi công phần xây dựng, xử lý, điều chỉnh thiết kế tại hiện trường cho phù hợp với tình hình thi công, lập bản vẽ hoàn công các phần thuộc thiết kế của phòng. Biên soạn tài liệu kỹ thuật, tiêu chuẩn, thiết kế mẫu phục vụ cho công tác thiết kế. Lập dự toán các phần thuộc trách nhiệm thiết kế của phòng. Chủ trì lập hồ sơ thiết kế các công trình dân dụng. _Trung tâm kỹ thuật môi trường: Là đơn vị nghiên cứu thực nghiệm khoa học, tư vấn và triển khai kỹ thuật bảo vệ môi trường và công nghiệp hoá chất. Nhiệm vụ của trung tâm là nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng kỹ thuật và biện pháp bảo vệ môi trường, thực hiện đánh giá tác động môi trường cho các nhà máy đang hoạt động và và các công trình sẽ xây dựng thuộc ngành công nghiệp hoá chất. _Trung tâm chống ăn mòn và kiểm định chất lượng công trình: Khảo sát và thiết kế chất lượng công trình hoặc hạng mục công trình làm việc trong môi trường hoá chất. Khảo sát và thiết kế xử lý chống ăn mòn và gia cố công trình hoặc hạng mục công trình đang bị xuống cấp do tác động của môi trường hoá chất và có thể nhận thầu thi công các công trình đó. Đánh giá tình trạng chất lượng công trình hoạt động trong môi trường hoá chất giúp cho công tác giám sát giá trị và thanh lý công trình. _Văn phòng đại diện và chi nhánh công ty tại thành phố Hồ Chí Minh: Đại diện cho công ty để giám sát tại thi công và thiết kế bổ sung hoặc thiết kế sửa đổi những hạng mục công trình do công ty thiết kế ở các tỉnh phía Nam. Khảo sát, thu thập tài liệu, lấy kiểu thiết bị để phục vụ việc làm phương án kinh tế kỹ thuật, thiết kế sơ bộ , thiết kế thi công cho công ty. Tham gia các đề án kinh tế kkỹ thuật các công trình do công ty thiết kế. Sản xuất thử và sản xuất với số lượng nhỏ các sản phẩm công nghiệp hoá chất và liên quan theo nhu cầu thị trường. ậ Đặc điểm hoạt động và sản phẩm kinh doanh của Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất: Sản phẩm của Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất là các đề án thiết kế, nó chỉ được nhà đầu tư chấp nhận khi có tính khả thi. Do vậy khi hoàn thành hợp đồng bàn giao cho bên A, sản phẩm sẽ phải kiểm duyệt ở rất nhiều công đoạn. Điều này dẫn đến trường hợp có những công trình đã hoàn thành khảo sát thiết kế nhưng vẫn không ký được hợp đồng với bên A hoặc chỉ ký được hợp đồng ở từng phần của công trình. Mặt khác, do sản phẩm đơn chiếc, thời gian thực hiện kéo dài nên thành tích kinh doanh của đơn vị ở thời kỳ này lại được phản ánh ở kỳ sau và ngược lại. Do đó, kết quả sản xuất kinh doanh được xác định trên cơ sở quyết toán chỉ là ước tính. Đặc điểm của sản phẩm khảo sát thiết kế cũng quy định tính chất trong việc thanh quyết toán các công trình. Việc thanh toán với bên A thường chậm do phải kiểm nghiệm hồ sơ dẫn đến việc bất lợi cho công ty trong việc quay vòng vốn. Điều này khiến cho Công ty phải xúc tiến việc thanh toán để đảm bảo cho nhu cầu vốn của đơn vị. Những vấn đề nêu ở trên đã và đang trực tiếp ảnh hưởng đến công tác quản lý và hạch toán của Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất. Với sự thay đổi của nền kinh tế trong và ngoài nước, Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất đang ngày càng nỗ lực đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao lĩnh vực hoạt động của Công ty. ậ Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất của Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất: đặc thù của Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất là doanh nghiệp khảo sát thiết kế chuyên khảo sát thiết kế các công trình hoá học phục vụ công nghiệp, nên sản phẩm có tính đơn chiếc, giá trị hợp đồng lớn, thời gian sử dụng tương đối dài... Căn cứ vào nhiệm vụ do Tổng công ty Hoá chất giao (đối với các công trình do Nhà nước cấp vốn và giao chỉ tiêu pháp lệnh) hoặc căn cứ vào nguồn nhu cầu thị trường (đối với các công trình mà công ty đấu thầu được), công ty lập đề cương sơ bộ về nội dung, khối lượng công việc cần thực hiện cùng dự toán chi phí sơ lược để thảo luận và ký kết hợp đồng kinh tế với cơ quan chủ đầu tư. Sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết, Công ty phải xây dựng đề cương chi tiết về yêu cầu, nội dung, khối lượng, tiến độ các công việc cần thực hiện và các chi phí tương ứng để trình chủ đầu tư (Bên A) phê duyệt làm cơ sở lập kế hoạch triển khai công việc và thanh toán sau khi đã thực hiện xong các công việc. Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:(trang bên) Sơ đồ 10: Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất. Hợp đồng ký nhận Khảo sát sơ bộ Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi Báo cáo nghiên cứu khả thi Khảo sát thiết kế kỹ thuật Đề án bản vẽ thi công Giám sát thi công Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất: Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất: Trong công tác kế toán, do công ty có hai đơn vị kinh tế phụ thuộc hạch toán không đầy đủ ( chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh và xí nghiệp hoá chất Văn Điển) nên các số liệu trên báo cáo tài chính phải được tổng hợp từ hai đơn vị này và tại Phòng kế toán – tài chính của Công ty. Mặt khác, trong quá trình thực hiện các hợp đồng kinh tế, bên cạnh các hợp đồng được thực hiện bởi sự phối hợp giữa các phòng ban thì các trung tâm cũng tiến hành tìm kiếm hợp đồng. Các chi phí phát sinh được tập hợp ở các trung tâm và gửi lên Phòng kế toán – tài chính để tổng hợp số liệu. Chính vì thế, các chi phí khảo sát thiết kế phát sinh ở nhiều địa điểm khác nhau và rải rác nên công tác kế toán gặp rất nhiều khó khăn trong việc tập hợp đúng và đủ chi phí. Mô hình tổ chức kế toán của công ty là mô hình hỗn hợp vừa tâp trung vừa phân tán vì công ty là đơn vị hạch toán độc lập nhưng sau khi quyết toán, công ty phải gửi các báo cáo kế toán lên cấp trên là Tổng công ty Hoá chất. Phòng kế toán - tài chính chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác tài chính kế toán theo kế hoạch sản xuất và các khoản khác được phân phối. Chức năng của phòng kế toán: _Lập kế hoạch thu chi tài chính và các báo cáo về hoạt động tài chính của công ty. _Hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm soát việc thực hiện các quy định về kế toán, thống kê, hạch toán nội bộ các đơn vị trực thuộc. _Thực hiện thanh quyết toán nội bộ cũng như thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế với các đối tác bên ngoài. _Thực hiện kiểm kê, đánh giá tài sản của công ty theo định kỳ hoặc đột xuất. _Thực hiện kiểm toán nội bộ, phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và tình hình hoạt động tài chính của công ty, đề xuất các biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất, tăng doanh thu, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh của công ty. _Đảm bảo việc thu chi tài chính đúng chế độ hiện hành của Nhà nước và các quy định nội bộ của công ty, đảm bảo trích nộp đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định về thuế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các nghĩa vụ khác đối với Nhà nước. S đồ 11: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán các khoản tiền gửi và thanh toán Kế toán Trung tâm môi trường và công nghiệp hoá chất Thủ quỹ Phòng kế toán tài chính có năm người, đảm bảo các phần hành kế toán như sau: ĩ Một kế toán trưởng: Có nhiệm vụ điều hành chung các công việc trong phòng; duyệt quyết toán các đơn vị nội bộ cũng như quyết toán chung toàn công ty; lập kế hoạch tài chính tổng hợp, tổ chức huy động vốn; thanh toán với khách hàng; chỉ đạo và chịu trách nhiệm về các báo cáo kế toán của đơn vị, tổ chức và kiểm tra công tác kế toán. ĩ Một kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ ghi sổ cái và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các chứng từ ghi sổ; theo dõi việc tính khấu hao tài sản cố định, tình hình tăng giảm tài sản cố định của công ty, cuối kỳ lập bảng kê tăng tài sản cố định và bảng tổng hợp khấu hao tài sản cố định trong năm; theo dõi các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn; tính thuế phải nộp và theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. ĩ Một kế toán các khoản tiền gửi và thanh toán: là người phụ trách theo dõi các khoản tiền gửi tại ngân hàng nội tệ và ngoại tệ, theo dõi số tiền gửi ngân hàng trên sổ phụ, định kỳ năm ngày lập một bảng kê tổng hợp theo đối tượng để ghi vào sổ tổng hợp; ngoài ra còn phụ trách phần thanh toán nội bộ, khoản thanh toán các công trình, các khoản mua ngoài như điện, nước...., xử lý số liệu trên máy tính để lập báo cáo thường kỳ. ĩ Một kế toán trung tâm môi trường và công nghiệp hoá chất: Theo dõi về tất cả các khoản thu chi theo công trình, tính toán chi phí sản xuất; theo dõi tài khoản tiền gửi ngân hàng, phải thu, phải trả nội bộ..... ở đơn vị phụ thuộc; lập các báo cáo tài chính hàng quý, hàng năm về tình hình sản xuất ở các trung tâm và gửi lên phòng tài chính kế toán của công ty. ĩ Một thủ quỹ: Theo dõi các khoản thu chi tiền mặt tại quỹ của công ty, lập chứng từ ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quỹ, ghi sổ quỹ; kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào hàng tháng. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán: Tại Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất hình thức kế toán áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ. Sổ sách kế toán của Công ty bao gồm: _Sổ quỹ. _Sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng và sổ chi tiết theo dõi thanh toán. _Sổ chi tiết các tài khoản công nợ. _Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. _Sổ cái. Căn cứ vào chứng từ gốc như phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được đưa vào sổ chi tiết cho từng tài khoản, vào chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, từ đó vào Sổ cái theo mẫu quy định. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp vào sổ cái lập báo cáo kế toán. Niên độ kế toán của Công ty theo năm, bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Các báo cáo của công ty gồm bốn mẫu báo cáo theo quy định: _Bảng cân đối kế toán. _Báo cáo kết quả kinh doanh. _Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp. _Thuyết minh báo cáo tài chính. Việc áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ là rất phù hợp với đặc điểm của Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất vì nó có ưu điểm là đơn giản, dễ ghi chép, phù hợp với việc vào số liệu trên máy tính, giảm bớt số lượng sổ sách. Đặc biệt là ở đơn vị nhỏ và có lượng nghiệp vụ phát sinh không nhiều, sử dụng nhiều tờ rơi dễ phân công công việc, dễ tổng hợp số liệu và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, hình thức Chứng từ ghi sổ vẫn còn một số nhược điểm là: việc ghi chép dồn vào cuối năm, cuối tháng dẫn đến việc lập báo cáo tài chính thường chậm. Khối lượng ghi chép nhiều, trùng lắp làm hiệu suất công việc thấp. Phòng kế toán – tài chính của công ty được trang bị ba máy tính và có sử dụng phần mềm kế toán. Sơ đồ: hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo hình thức Chứng từ ghi sổ của Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất. Các chứng từ gốc: (Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại) Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội Bảng thanh toán tiền thưởng Bảng thanh toán các khoản trợ cấp Các phiếu chi tiền mặt ...... Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ kế toán chi tiết thanh toán tiền lương, bảo hiểm xã hội... với công nhân viên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái tài khoản tổng hợp Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Báo cáo kế toán Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị về tiền lương, bảo hiểm xã hội (3) Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (1) (2) (4) (6) (5) (5) (4) (7) (3) (7) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Tình hình hoạt động của công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất từ 2001 - 2003: Biểu 1: Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu 2001 2002 2003 Tổng TSCĐ 12.568.000.000 14.241.000.000 16.654.000.000 Tổng TSLĐ 12.529.000.000 12.600.000.000 14.935.000.000 Tổng doanh thu 15.233.449.703 16.634.927.076 19.498.815.620 TN bq đầu người (đ/ng/tháng) 1.365.000 1.600.000 1.900.000 Tổng số lao động bình quân tháng 158 145 146 Tổng số lao động nữ bình quân tháng 60 50 54 ĩ Tổng tài sản cố định của Công ty năm 2002 (14.241.000.000 đồng) tăng 1.673.000.000 đồng so với 2001(12.568.000.000 đồng) hay tỷ lệ tăng là 13,31% và năm 2003 (16.654.000.000 đồng) tăng 2.413.000.000 đồng so với 2002 hay tăng 16,94%. Ta nhận thấy rằng doanh nghiệp vẫn tiếp tục chú ý đầu tư, mở rộng quy mô TSCĐ, cụ thể là các trang thiết bị, máy móc phục vụ cho các công trình, hạng mục công trình mà công ty đã ký hợp đồng. ĩ Tổng tài sản lưu động năm 2002 (12.600.000.000 đồng) tăng 71.000.000 đồng (tỷ lệ tăng là 0,57%) so với năm 2001 (12.529.000.000 đồng); năm 2003 (14.935.000.000 đồng) tăng 2.335.000.000 đồng (tỷ lệ tăng là 18,53%) so với năm 2002. Mức tăng và tỷ lệ tăng của chỉ tiêu này không đều, doanh nghiệp đang có xu hướng mở rộng quy mô TSLĐ. Sản phẩm của doanh nghiệp là các công trình và hạng mục công trình với giá trị hợp đồng lớn nên doanh nghiệp thường sử dụng tài khoản 154 để tập hợp chi phí tính gía thành của từng công trình và hạng mục công trình đó. Vốn bằng tiền khác chiếm tỷ lệ lớn trong tổng TSLĐ, còn vốn bằng tiền chỉ chiếm rất ít. ĩTổng doanh thu tăng đều qua các năm góp phần làm cho thu nhập bình quân đầu người tăng lên, từ đó ta có thể thấy mức sống của cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện và nâng cao chất lượng cuộc sống. Điều đó phần nào cho thấy được sự phát triển vững mạnh của Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất. ĩThông qua cách tính và trả lương, kế toán tiến hành phân tích, quản lý lao động.Tổng số lao động bình quân qua các năm có sự thay đổi là do nhiều nguyên nhân, số lao động giảm có thể do giảm biên chế, nghỉ hưu, mất sức, thôi việc, chuyển công tác....; số lao động tăng có thể do tăng mới. Số lao động nữ thường ít hơn số lao động nam, chiếm khoảng 35% đến 40% tổng số lao động. Hình thức trả lương cho người lao động và tổng quỹ lương: Hình thức trả lương cho người lao động: Tính đến tháng 3 năm 2004 thì tổng số lao động của công ty là 150 người trong đó có 60 nữ. Cùng với công tác phân công lao động quản lý điều hành thì việc trả lương cho người lao động là một điều kiện khuyến khích người lao động làm việc tăng năng suất chất lượng sản phẩm, là điều kiện để duy trì và phát triển công ty. Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất áp dụng hai hình thức trả lương cho người lao động. Theo quy định của công ty, khối nghiệp vụ được hưởng theo tiền lương của khối thiết kế nghĩa là quỹ tiền lương của khối nghiẹp vụ bằng 15% quỹ tiền lương của khối thiết kế. Đồng thời, thu nhập của các cán bộ quản lý (khối nghiệp vụ ) sẽ bằng 80% thu nhập của cán bộ khối thiết kế. Quy định này rất phù hợp đối với công ty và có ý nghĩa quan trọng trong việc khuyến khích sản xuất. Đối với người lao động trực tiếp, thuộc bộ phận thiết kế (khối thiết kế), Công ty trả lương khoán theo từng công trình, hạng mục công trình được tính dựa trên số công tham gia, phân theo bản vẽ thiết kế hoặc phân theo giá trị dự toán chi phí các phần việc mà cá nhân tham gia. Thời gian làm việc của những người thuộc bộ phận này là tám tiếng một ngày, hai mươi sáu ngày trong một tháng, nghỉ làm ngày chủ nhật hàng tuần. Đối với người lao động gián tiếp, thuộc bộ phận quản lý (khối nghiệp vụ), Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất trả lương theo thời gian, dựa trên thang bảng lương của nhà nước, tuỳ thuộc bậc lương của mỗi cá nhân và năng lực làm việc của từng người cũng như tính chất công việc. Thêm vào đó, căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh của công ty mà trả mức lương cho từng người. Khoản tiền lương của bộ phận quản lý (bộ phận gián tiếp sản xuất) bằng 80% tiền lương của bộ phận thiết kế ( bộ phận trực tiếp sản xuất). Thời gian làm việc của những người thuộc bộ phận nay là tám tiếng một ngày, hai mươi hai ngày trong một tháng, nghỉ làm ngày thứ bảy và chủ nhật hàng tuần. Định kỳ hàng tháng, người lao động trong toàn công ty sẽ lĩnh lương vào hai kỳ: Tạm ứng lương kỳ thứ nhất vào ngày thứ 20 hàng tháng. Và lĩnh tiền lương còn lại vào ngày thứ 10 của tháng sau. Tổng quỹ tiền lương: Quỹ tiền lương của doanh nghiệp bao gồm: Tiền lương tính theo thời gian Tiền lương tính theo sản phẩm Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan Tiên lương trả cho người lao động trong thời gian đi công tác, đi học hoặc nghỉ phép theo chế độ quy định Tiền lương có tính chất thường xuyên Phụ cấp làm thêm giờ Phụ cấp lưu động Phụ cấp thâm niên ngành nghề Phụ cấp trách nhiệm Phụ cấp thôi việc Tiền ăn giữa ca của người lao động và bảo hiểm xã hội trả thay lương Tại Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất, chi phí nhân công chiếm tỷ lệ rất lớn trong giá thành sản phẩm khảo sát thiết kế, khoảng 50% tổng chi phí, nên việc hạch toán đúng và đủ chi phí nhân công có ý nghĩa quan trọng vì tiền lương vừa là chi phí sản xuất kinh doanh của công ty vừa là thu nhập của người lao động. Xuất phát từ đặc điểm của Công ty, nội dung khoản mục chi phí nhân công trực tiếp bao gồm: lương khảo sát - thiết kế, lương cho bộ máy quản lý của doanh nghiệp, lương ngoài sản phẩm theo chế độ như hội họp, nghỉ phép năm, lương thợ thuê ngoài.... Trong chi phí nhân công đã tính đến các khoản phụ cấp làm thêm giờ, tiền ăn giữa ca của người lao động, bảo hiểm xã hội trả thay lương.... Hạch toán chi phí lao động là một bộ phận công việc phức tạp trong việc hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh bởi cách trả thù lao lao động thường không thống nhất giữa các bộ phận, các thời kỳ..... Việc hạch toán chính xác chi phí về lao động có vị trí quan trọng, là cơ sở để xây dựng giá thành sản phẩm. Xuất phát từ đặc điểm của Công ty, nội dung khoản mục chi phí nhân công trực tiếp bao gồm: lương khảo sát - thiết kế, lương cho bộ máy quản lý của doanh nghiệp, lương ngoài sản phẩm theo chế độ như hội họp, nghỉ phép năm, lương thợ thuê ngoài.... Trong chi phí nhân công đã tính đến các khoản phụ cấp làm thêm giờ, tiền ăn giữa ca của người lao động, bảo hiểm xã hội trả thay lương.... Theo quy định, quỹ tiền lương của cán bộ công nhân viên trong đơn vị trực thuộc Tổng Công ty như Công ty Thiết ké Công nghiệp Hoá chất sẽ được xác định theo đơn giá tiền lương. Hàng năm, dựa tên khối lượng sản phẩm hoàn thành, tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất của Công ty và dự toán tình hình thực hiện trong năm tới, Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam sẽ giao một đơn giá tiền lương theo doanh thu cho Công ty (mẫu số 07). Đơn giá này có thể thay đổi cho phù hợp với hiệu quả và khả năng sản xuất của Công ty. Biểu 2: (Đơn vị tính: Đồng) STT Tên sản phẩm, công việc Doanh thu khách hàng Đơn giá tiền lương (% doanh thu) Ghi chú 01 Tư vấn, thiết kế 8.000.000 52% 02 Dịch vụ môi trường 540.000 37% 03 Dịch vụ khác 3.460.000 5,8% Tổng cộng 12.000.000 Hạch toán chi phí lao động là một bộ phận công việc phức tạp trong việc hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh bởi cách trả thù lao lao động thường không thống nhất giữa các bộ phận, các thời kỳ..... Việc hạch toán chính xác chi phí về lao động có vị trí quan trọng, là cơ sở để xây dựng giá thành sản phẩm. Căn cứ vào đơn giá tiền lương ở trên và các hợ đồng ký kết, kế toán lập bảng kê tính quỹ tiền lương cho các công trình. Biểu 3: Bảng kê tính quỹ lương năm 2003 stt sinh hoạt-hđkt Tên hđkt doanh thu không có vat doanh thu chia thầu doanh thu còn lại tỷ lệ đơn giá tiền lương tổng quỹ tiền lương được hưởng 1 HĐ 17.91 Đại tu thiết bị khử muối cho nhà máy điện Phả Lại 21.197.718 21.197.718 5,8% 1.229.468 2 HĐ 20.36 Lập phần bổ xung dự án nghiên cứu khả thi cải tạo kỹ thuật nhà máy phân đạm Hà Bắc 98.716.190 20.000.000 78.716.190 52% 40.932.419 3 HĐ 97.39 Khảo sát thiết kế cải tạo và nâng cấp xưởng trường đào tạo nghề hoá chất Bắc Giang 130.713.636 130.713.636 5,2% 67.917.091 Tổng cộng 8182648000 117456150 8065191850 4236705000 Sau đó, trên cơ sở tổng quỹ lương được hưởng, công ty sẽ thực hiện việc khoán chi phí lao động cho các phòng ban và các trung tâm theo các phiếu giao việc. Chi phí khoán thường nhỏ hơn 52% tổng doanh thu (khoảng 32%) phần còn lại (khoảng 20%) công ty đẻ điều tiết giữa các phòng ban, các công trình và chi lương quản lý do có thể xảy ra trường hợp chi phí nhân công tăng đột biến do các điều kiện khách quan. Công thức tính lương và cách hạch toán tiền lương: Tổng quỹ tiền lương = Tổng lương bộ phận quản lý + Tổng lương bộ phận thiết kế - Các khoản khấu trừ theo quyết định của Nhà nước Quỹ tiền lương được có thể được xây dựng dựa trên những yếu tố như sau: Kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng, quý, năm. Định mức đơn giá tiền lương hiện hành (hiện nay là 290.000). Số lượng lao động thực tế tháng, quý, năm. Số lượng tiền lương thực tế của kỳ báo cáo lập kế hoạch cho kỳ tiếp theo. Tình hình phát triển thực tế của công ty. Phương pháp 1: Lương theo sản phẩm:căn cứ vào việc giao khoán và đơn giá giao khoán. Phương pháp này được áp dụng tính trả lương cho khối thiết kế. Lương sản phẩm = Công quy đổi x Tiền lương một công quy đổi Như vậy: Tổng lương bình quân một người = Lương thời gian + Lương sản phẩm Phương pháp 2: Tiền lương theo thời gian Lương theo thời gian = Mức lương cơ bản x Hệ số lương + Phụ cấp x Số ngày làm việc thực tế trong tháng Số ngày làm việc theo chế độ (22 ngày) Tiền lương thực tế bình quân 1 LĐ/tháng = Tổng quỹ tiền lương tháng Số lao động thực tế trong tháng Tiền lương thực tế bình quân 1 ngày lao động = 290.000 x Hệ số bình quân x Số ngày lao động thực tế trong tháng 22 ngày (hoặc 26 ngày) Đơn giá tiền lương bình quân 1 giờ lao động = Tiền lương thực tế bình quân 1 ngày lao động Số lượng giờ lao động của 1 công nhân/ngày Mức lương tháng = 290000 ( Hệ số lương + Tổng hệ số các khoản phụ cấp ) Mức lương ngày = Mức lương tháng 22 ngày (hoặc 26 ngày) Phiếu giao việc và Bảng chấm công là chứng từ để tính lương theo sản phẩm. Biểu 02: là một mẫu phiếu giao việc Công ty thiết kế công nghiệp hoá chất ............................. Số: 03.60/PGV – KHKD Hà Nội, ngày 12 tháng 11 năm 2003 Phiếu giao việc Tên công trình: Cải tạo Nhà hội trường thành Nhà sử dụng chính số 2 – Công suất 500 m3 ôxy/giờ – Công ty Cổ phần Khí công nghiệp -Thực hiện theo Hợp đồng kinh tế số 03.28/HĐ-KHKD ký ngày 10/11/2003 giữa Công ty CP Khí công nghiệp và Công ty Thiết kế CNHC, về việc: Thiết kế cải tạo Nhà hội trường thành nhà sản xuất chính số 2-công suất 500 m3 ôxy/giờ tại công ty cổ phần khí công nghiệp. 2.Đơn vị, người nhận việc: CNĐA,Phòng Xây dựng. 3-Nội dung công việc: a/Khảo sát hiện trạng công trình, thu thập số liệu để phục vụ thiết kế công trình. b/Thiết kế KTTC và lập dự toán chi tiết công trình với nội dung sau: Lập dự toán phá dỡ Nhà hội trường để thiết kế cải tậothnhf Nhà sản xuất chính số 2 công suất 500 m3 ôxy/giờ. Quy hoạch tổng mặt bằngkhu vực sản xuất dây chuyền số 2 Phần kiến trúc xây dựng Nhà sản xuất chính và sân bãi. Móng máy các thiết bị công nghệ trong và ngoài nhà. c/ Giám sát tác giả. 4-Thời gian hoàn thành: Ngày 15/ 12/ 2003 5-Sản phẩm: Hồ sơ thiết kế KTTCvà dự toán chi tiết công trình được Chủ đầu tư xhấp thuận. 6-Chi phí: Tạm giao khoán chi phí thực hiện hợp đồng như sau: 1/Chi phí lương thực hiện HĐKT : 10.689.000 đồng 2/Phụ cấp CNĐA : 382.000 đồng 3/Chi phí dịch vụ hoa hồng môi giới: 763.500 đồng 4/Chi phí giao dịch , đối thoại , tiếp khách, ký hợp đồng, nghiệm thu và bàn giao sản phẩm, thanh quyết toán hợp đồng:1.272.500 đồng Tổng cộng (1+2+3+4) = 13.107.000 đồng 7/Các ghi chú khác: CNĐA và Phòng Xây dựng chủ động liên hệ với Chủ đầu tư để triển khai theo đúng tiến độ, chất lượng công việc được giao. Chi phí tiền lương thực hiện công việc trên là tạm giao, khi nào có thanh quyết toán Hợp đồng giữa A&B chính thức, công ty sẽ có thông báo điều chỉnh sau. Khi thanh quyết toán công trình với công ty CNĐA và Phòng xây dựng phải nộp đầy đủ chứng từ tài chính hợp lệ. Phòng KHKD Đơn vị, người nhận việc Giám đốc công ty CNĐA Bảng chấm công và hệ số cấp bậc lương là căn cứ để tính lương theo thời gian. Biểu 4: Công ty TKCNHC Bộ phận: công nghệ lắp đặt Bảng chấm công Tháng 12 năm 2003 Mẫu số: 01-SKT Stt Họ và tên Cấp bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ Số ngày trong tháng Quy ra công 1 2 ... 31 Số công hưởng lương sản phẩm Số công hưởng lương thời gian Số công nghỉ việ hưởng 100% lương Số công nghỉ việ hưởng 0% lương Số công hưởng BHXH 1 Nguyễn Chí Tiến Tp 20,5 1,5 Đỗ thị kim thư Ks 22.5 Lưu văn giang Ks 22 Trần văn thắng Ks 22 0,5 Nguyễn minh hương Nv 22 Nguyễn hồng hạnh a Ks 23 0,5 0,5 Vũ quang hùng Pp 17,5 1,5 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 366,5 12 1,0 Để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, kế toán tại công ty không mở tài khoản 622 tiền lương hàng tháng của công ty được tập hợp ở tài khoản 334, sau ba tháng (một quý) mới kết chuyển sang tài khoản 154 - chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, tiền lương công trình nào sẽ được ghi sổ chi tiết công trình, hạng mục công trình ấy. Chi phí lao động trực tiếp bao gồm cả các khoản phải trả cho người lao động thuộc quản lý của doanh nghiệp và cho lao động thuê ngoài theo từng loại công việc. Tại Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất, thông thường chủ nhiệm đề án công trình ký hợp đồng giao khoán cho các Phòng thi công khảo sát thiết kế khối lượng công việc có định mức hao phí nhân công.Trong từng Phòng, trưởng phòng hay người được trưởng phòng phân công sẽ quản lý nhân công làm việc và có Bảng chấm công (Bảng chấm công phải có một danh sách ổn định). Hàng ngày, theo dõi thời gian lao động, khối lượng công việc hoàn thành của từng cán bộ khảo sát thiết kế và chấm công cho từng người trong ngày. Cuối tháng, căn cứ vào quỹ tiền lương được giao khoán cho Phòng, căn cứ vào công việc của từng người, vào khối lượng bản vẽ và các Bảng chấm công cá nhân, trưởng phòng lập ra bảng chấm công tổng hợp, tính ra lương cụ thể cho từng người trong phòng. Ta xét cách kế toán tính lương ở ví dụ sau: Tính lương cho ông Nguyễn Chí Tiến - trưởng phòng Thiết kế công nghệ - lắp đặt (bộ phận thiết kế hưởng lương theo sản phẩm), ta có các thông số về người lao động này như sau: Hệ số lương : 2,98 Hệ số phụ cấp: Trưởng phòng - 0,4 Căn cứ vào Bảng chấm công ta tính ra công và tiền lương cho ông Nguyễn Chí Tiến như sau: Lương bình quân ngày = 290.000 x 2.98 = 39.281 (Đồng/ngày) 22 ngày Lương nghỉ phép = Số ngày nghỉ phép X Lương bình quân ngày = 1.5 X 39.281 = 58.921 (Đồng) Lương sản phẩm: là tổng số lương mà ông Nguyễn Chí Tiến đã thực hiện các công trình trong tháng, mỗi công trình có một định mức đơn giá tiền lương khác nhau, cụ thể là: Tên công trình Công trong giờ Công ngoài giờ Hệ số Tiền (đồng) Đề án xây dựng nhà máy sản xuất PS 60.000 T/n: 2,0 0 1,5 117.845 Nhà máy sản xuất DAP Hải Phòng: 9,0 0 1,5 883.841 Chào giá dây chuyền Mỡ Hải Phòng: 1,0 0 1,5 58.923 Dây chuyền sản xuất SA Lâm Thao 2,0 0 1,5 117.845 BCNCKT Đạm từ than hiệu chỉnh 1,0 0 1,5 78.564 Bao bì PP Lâm Thao TKKTTC 6,5 0 1,5 621.673 .... ... ... ... ... Cộng 28 0 42 2.139.283 Lương thời gian = Tổng số công thời gian x Lương bình quân ngày = 0 x 39.281đồng = 0 (đồng) Phụ cấp trách nhiệm = 290.000 X 0,4 = 116.000 (Đồng) Tổng lương phải trả cho ông Nguyễn Chí Tiến là: Lương tháng = Lương ngoài sản phẩm và thời gian + Lương sản phẩm + Lương thời gian + Phụ cấp trách nhiệm Lương tháng = 58.921đồng + 2.139.283đồng + 0đồng + 116.000đồng = 2.314.204 (đồng). Tương tự ta tính lương phải trả trong tháng cho các cán bộ công nhân viên trong công ty và lập Bảng thanh toán lương và phụ cấp cho từng phòng trong tháng như sau: Biểu 6: Bảng thanh toán lương và phụ cấp Tháng 12 năm 2003 Cuối tháng, toàn bộ các chứng từ như Phiếu giao việc, Bảng chấm công... được gửi lên Phòng tổ chức kiểm tra xét duyệt sau đó chuyển sang Phòng tài chính- kế toán để tổng hợp và lập Bảng tổng hợp lương tháng của các phòng (mẫu số 09). Biểu 7: bảng tổng hợp lương Tháng 12 năm 2003 Trên cơ sở bảng tổng hợp lương tháng 12 năm 2003, kế toán lập bảng tạm ứng lương kỳ 1 vào ngày 20 tháng 12 năm 2003 cho từng phòng dựa trên bảng tạm ứng lương tổng hợp, ví dụ như lập bảng tạm ứng lương cho phòng Công nghệ lắp đặt dưới đây. Biểu 8: Trên cơ sở bảng tổng hợp lương tháng 12 năm 2003, kế toán lập phiếu chi lương kỳ 1 cho toàn doanh nghiệp như sau: Biểu 9: công ty thiết kế công nghiệp hoá chất Mẫu số: 01 - TT 21A Cát Linh Ban hành theo QĐ số 1141 TC-CĐKT .............o0o................ Ngày 01-11-1995 của Bộ Tài chính Stt TKNO TKCO tiền vnd 1 334 1111 42.200.000 Tổng 42.200.000 phiếu chi số: 208 Ngày 10 tháng 12 năm 2004 TK Nợ: 334 TK Có: 1111 Họ tên người nhận tiền: Bùi Thị Thanh Thuỷ Địa chỉ: Phòng kế toán tài chính Lý do chi: Chi lương kỳ 1 tháng 12 năm 2003 Số tiền: 42.200.000 đồng (Bằng chữ): Bốn mươi hai triệu hai trăm nghìn đồng chẵn. Kèm theo: Chứng từ gốc Ngày 10 tháng 12 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập biểu Thủ quỹ Người nhận tiền (ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên) Đến kỳ trả lương thứ 2, kế toán lập phiếu chi lương, dựa trên bảng tổng hợp lương tháng. Biểu 10: công ty thiết kế công nghiệp hoá chất Mẫu số: 01 - TT 21A Cát Linh Ban hành theo QĐ số 1141 TC-CĐKT .............o0o................ Ngày 01-11-1995 của Bộ Tài chính Stt TKNO TKCO tiền vnd 1 334 1111 189253326 Tổng 189253326 phiếu chi số: 208 Ngày 20 tháng 12 năm 2003 TK Nợ: 334 TK Có: 1111 Họ tên người nhận tiền: Bùi Thị Thanh Thuỷ Địa chỉ: Phòng kế toán tài chính Lý do chi: Chi lương kỳ 2 tháng 12 năm 2003 Số tiền: 189.253.326 đồng (Bằng chữ): Một trăm tám mươi chín triệu, hai trăm năm mươi ba ngàn, ba trăm hai mươi sáu VND. Kèm theo: chứng từ gốc Ngày 12 tháng 1 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập biểu Thủ quỹ Người nhận tiền (ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên) Cuối quý, từ các Bảng tổng hợp lương tháng mẫu số 09, kế toán lập Bảng tổng hợp lương quý được chi tiết theo từng công trình (mẫu số 10). Biểu 11: Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất Bảng tổng hợp lương Quý 4 năm 2003 Công trình: Cải tạo nhà hội trường Mẫu số: 01-SKT (Đơn vị tính: Đồng) STT Phòng ban Tháng Tổng 10 11 12 1 Phòng xây dựng 9.761.235 10.264.159 9.127.148 29.152.542 2 Phòng thiết bị 8.156.200 12.314.027 11.153.159 31.623.386 3 Phòng điện đo lường 4.112.367 5.971.394 7.195.565 17.279.326 4 Phòng công nghệ lắp đặt 5.356.241 7.238.952 6.152.235 18.747.428 5 Phòng cấp thoát nước 7.917.161 9.245.156 11.159.484 28.321.801 6 Phòng xuất bản 5.748.120 8.324.462 8.006.665 22.079.248 ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 41.051.324 53.358.150 52.794.256 217.203.730 Trưỏng phòng TC-KT Trưởng phòng TC-LĐ Giám đốc Công ty (ký và ghi rõ họ, tên) (ký và ghi rõ họ, tên) (ký và ghi rõ họ, tên) Căn cứ vào Bảng tổng hợp lương quý 4/2003 mẫu số 10, kế toán lập Chứng từ ghi sổ (mẫu số 11). Biểu 12: Công ty TKCNHC Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Kèm theo .... chứng từ gốc Mẫu số: 01-SKT Số chứng từ: 30 (Đơn vị tính: Đồng) Số hiệu chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Bảng tổng hợp lương quý 4/2003 Chi phí NCTT quý 4/2003 công trình cải tạo nhà hội trường 154 334 147.203.730 Tổng cộng 147.203.730 Người lập bảng: Kế toán trưởng: (ký và ghi rõ họ, tên) (ký và ghi rõ họ, tên) Sau khi lập Chứng từ ghi sổ, kế toán vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ(mẫu số 06), nhằm ghi chép việc đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ và để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh. Biểu 13: Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ngày 30 tháng 4 năm 2004 Mẫu số: 01-SKT (Đơn vị tính: Đồng) Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu Ngày, tháng 16 30/4 549.000 19 30/4 97.000 17 30/4 256.000 20 30/4 102.000 18 30/4 120.000 21 30/4 81.000 Người lập bảng: Kế toán trưởng: (ký và ghi rõ họ, tên) (ký và ghi rõ họ, tên) Đồng thời cùng với Bảng tổng hợp lương quý 4/2003 mẫu số 09 của công trình cải tạo nhà hội trường, cuối quý, kế toán lập thêm Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương thợ thuê ngoài (mẫu số 10). Biểu 14: Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương thợ thuê ngoài Quý 4 năm 2003 Công trình: Cải tạo nhà hội trường (Đơn vị tính: Đồng) STT Chứng từ Nội dung Ghi Nợ TK 154, Ghi Có TK 334 Ký nhận SH NT 1 PC 54 8/10 Thanh toán tiền công cho ông Đặng văn Tiến 150.000 2 PC 62 26/10 Thanh toán tiền công cho ông Lê mạnh Hùng 360.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 20 PC 135 28/12 Thanh toán tiền công cho bà Chu thị Hoa 740.000 Tổng cộng 27.968.700 Người lập bảng: Kế toán trưởng: (ký và ghi rõ họ, tên) (ký và ghi rõ họ, tên) Căn cứ vào hợp đồng làm khoán, bảng chấm công hàng tháng... của lao động thuê ngoài. Đối với khoản thanh toán này thì khi đến kỳ hạn thanh toán, kế toán lập phiếu chi và bảng thanh toán tiền lương cho số lao động thuê ngoài đó. Biểu 15: công ty thiết kế công nghiệp hoá chất Mẫu số: 01 - TT 21A Cát Linh Ban hành theo QĐ số 1141 TC-CĐKT .............o0o................ Ngày 01-11-1995 của Bộ Tài chính stt TKNO TKCO tiền vnd 1 334 1111 27.968.700 tổng 27.968.700 phiếu chi số: 212 Ngày 31 tháng 12 năm 2003 TK Nợ: 334 TK Có: 1111 Họ tên người nhận tiền: Bùi Thị Thanh Thuỷ Địa chỉ: Phòng kế toán tài chính Lý do chi: Chi lương cho lao động thuê ngoài Số tiền: 27.968.700đồng (Bằng chữ): Hai mươi bảy triệu chín trăm sáu mươi tám nghìn bảy trăm đồng chẵn. Kèm theo: Chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập biểu Thủ quỹ Người nhận tiền (ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên)  Sau khi lập Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương thợ thuê ngoài mẫu số 12, kế toán lập Chứng từ ghi sổ (mẫu số 13). Biểu 16: Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Kèm theo .... chứng từ gốc Mẫu số: 01-SKT Số chứng từ: 31 (Đơn vị tính: Đồng) Số hiệu chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương thợ thuê ngoài quý 4/2003 CPNC thuê ngoài KSTK công trình: Cải tạo nhà hội trường 154 334 27.968.700 Tổng cộng 27.968.700 Người lập bảng: Kế toán trưởng: (ký và ghi rõ họ, tên) (ký và ghi rõ họ, tên) Cuối quý, căn cứ vào Chứng từ ghi sổ mẫu số 12 và Chứng từ ghi sổ mẫu số 13, kế toán vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (mẫu số 14). Biểu 17: Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Mẫu số: 01-SKT (Đơn vị tính: Đồng) Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu Ngày, tháng 30 31/12 147.203.730 31 31/12 27.968.700 Người lập bảng: Kế toán trưởng: (ký và ghi rõ họ, tên) (ký và ghi rõ họ, tên)  Hạch toán về các khoản trích theo lương (BHXH,BHYT, KPCĐ): Quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn: Theo quy định của Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam, các đơn vị trực thuộc như Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất, trích 25% BHXH, BHYT, KPCĐ. Cụ thể như sau: Quỹ bảo hiểm xã hội được hình thành từ hai nguồn: _Công ty đóng 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. _Người lao động đóng 5%. Quỹ bảo hiểm xã hội được trích lập để làm nguồn tài trợ cho công nhân viên chức có đóng bảo hiểm xã hội khi ốm đau, nghỉ trông con ốm, thai sản, tai nạn lao động, mất sức, nghỉ hưu,... Quỹ bảo hiểm y tế cũng được hình thành từ hai nguồn: _Công ty đóng 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. _Người lao động đóng 1%. Quỹ bảo hiểm y tế được sử dụng nhằm phục vụ và chăm sóc sức khoẻ của cán bộ công nhân viên chức như khám chữa bệnh. Quỹ kinh phí công đoàn được trích lập 2% tính trên tổng số lương thực tế của người lao động kể cả thưởng và phụ cấp, sau đó trích một nửa (tức là 1%) nộp cho các cơ quan công đoàn cấp trên và 1 % còn lại dành cho chi tiêu công đoàn của công ty. Sau khi tính ra tổng số BHXH, BHYT, KPCĐ phải trích, kế toán tại Công ty tiến hành phân bổ cho bộ phận quản lý và bộ phận khảo sát thiết kế. Tỷ lệ phân bổ tại Công ty là: các khoản trích theo lương của khối nghiệp vụ bằng 15% các khoản trích theo lương của khối thiết kế. Dựa trên cơ sở tổng các khoản trích theo lương của khối thiết kế, kế toán sẽ phân bổ cho từng công trình theo doanh thu của mỗi công trình. Công thức tính và hạch toán các khoản trích theo lương: Kế toán tập hợp các phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội của tất cả các bộ phận, phòng ban trong toàn công ty để làm phiếu thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội, sau đó tiến hành lập bảng tổng hợp thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội. Như vậy phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội là chứng từ để kế toán lập phiếu thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội cho công nhân viên. Phần thanh toán của phiếu thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội là do kế toán thực hiện khi phiếu được gửi kèm theo bảng chấm công, giấy khám bệnh hoặc các chứng từ liên quan khác......của phòng ban có người nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội đó. Chế độ trợ cấp cho người lao động có nhiều loại như: loại chế độ bản thân ốm, loại chế độ con ốm, loại chế độ thai sản,... với mỗi loại có cách tính khác nhau. Lương nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội: Kế toán căn cứ vào số ngày nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội của công nhân viên và mức trợ cấp một ngày là 75%, công thức như sau: Mức trợ cấp 1 ngày = 290.000 X Hệ số lương X Số ngày nghỉ X 75% 22 ngày (hoặc 26 ngày) Việc trả lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên của công ty được chia làm 2 kỳ: kỳ 1 vào ngày 20 hàng tháng và kỳ 2 vào ngày 10 của tháng sau, sau khi duyệt quyết toán thực hiện trả nốt lương còn lại sau khi trừ đi các khoản 5% Bảo hiểm xã hội và 1% Bảo hiểm y tế. Công thức tính lương còn lĩnh kỳ 2 như sau: Lương còn lĩnh kỳ 2 = Tổng lương phải trả - Lương tạm ứng kỳ 1 - Bảo hiểm cá nhân (6%) Ví dụ về chế độ nghỉ thai sản: Trong quý 4/2003, chị Đinh Thị Hạnh được nghỉ thai sản theo chế độ nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, căn cứ vào các chứng từ bao gồm: Bảng chấm công của bộ phận chị Đinh Thị Hạnh làm việc, Phiếu mổ, bản sao giấy khai sinh của con, giấy ra viện......kế toán lập phiếu thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội. Biểu 18: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Phiếu thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội (Nghỉ thai sản) Họ và tên: Đinh Thị Hạnh Tuổi: 26 Nghề nghiệp, chức vụ: Kinh tế viên Đơn vị công tác: Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất Họ và tên con: Ngô Đức Anh Con thứ: nhất Ngày tháng năm sinh: 17/9/2003 Tiền lương đóng BHXH của tháng trước khi nghỉ: 516.200 Thời gian nghỉ: 4 tháng Trợ cấp: _ Trợ cấp khi nghỉ việc sinh con Hoặc nuôi con: 516.200đồng x 4 tháng = 2.064.800 đồng _Trợ cấp 1 lần khi sinh con: 516.200 đồng _ Trợ cấp nghỉ việc đi khám thai, sảy thai: ......x........ngày = .........đồng Cộng: 2.581.000đồng Bằng chữ: Hai triệu năm trăm tám mốt nghìn đồng chẵn ./. Ghi chú: Ngày 10 tháng 11 năm 2003 Người lĩnh tiền Kế toán Ban chấp hành Thủ trưởng đơn vị công đoàn cơ sở (ký tên và đóng dấu) (ký tên và đóng dấu) (ký tên và đóng dấu) (ký tên và đóng dấu) Đã thanh toán Tất cả chứng từ liên quan đến chị Đinh Thị Hạnh nêu trên đều được đóng dấu đỏ đã thanh toán và lưu ở phòng kế toán. Ví dụ về chế độ bản thân ốm: Trong quý 4/2003, ông Vũ Xuân Huynh xin nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, với các chứng từ: giấy ra viện, biên lai thu tiền viện phí, biên lai thu tiền... kế toán lập phiếu thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Phiếu thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội (nghỉ ốm, trông con ốm, thực hiện kế hoạch hoá) Họ và tên: Vũ Xuân Huynh Tuổi: 50 Nghề nghiệp, chức vụ: Nhân viên bảo vệ xưởng Cầu Diễn Đơn vị công tác: Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất Thời gian đóng BHXH của tháng trước khi nghỉ: 678.6000 Số ngày được nghỉ: 50 ngày Trợ cấp: _Mức 75%: 19.575 x 50ngày = 978.750đồng _Mức 70% hoặc 65%: .......x.......ngày = ...........đồng Cộng: 978.750đồng Bằng chữ: Chín trăm bảy tám nghìn, bảy trăm năm mươi đồng ./. Ghi chú: Ngày 10 tháng 11 năm 2003 Người lĩnh tiền Kế toán Ban chấp hành Thủ trưởng đơn vị công đoàn cơ sở (ký tên và đóng dấu) (ký tên và đóng dấu) (ký tên và đóng dấu) (ký tên và đóng dấu) đã thanh toán Ví dụ về loại chế độ nghỉ con ốm Trong quý 4/2003, chị Nguyễn Thị Vân Anh xin được nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội với những chứng từ như giấy khám bệnh, giấy ra viện..... giấy này được kế toán ghi trên hai mặt, mặt trước ghi lý do và các chi tiết khác liên quan do phụ trách đơn vị ghi, mặt sau là phần bảo hiểm xã hội, phần thanh toán, do kế toán phụ trách BHXH ghi: Mặt trước: Tên cơ sở y tế Ban hành theo mẫu tại CV .............. số 93 TC/CĐKT ngày 20/7/1999 của BTC Giấy chứng nhận Quyển số:............ nghỉ ốm hưởng BHXH Số: 001 Họ và tên: Nguyễn Thị Vân Anh Đơn vị công tác: Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất Lý do nghỉ việc: Con ốm Số ngày cho nghỉ: (Từ ngày 31/8/2003 đến hết ngày 12/9/2003) Xác nhận của phụ trách đơn vị Ngày 12 tháng 9 năm 2003 Số ngày thực nghỉ:........ngày Y Bác sĩ KCB (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) Trừ ngày 2/9 Số KB/BA Mặt sau: Phần bhxh Số sổ bhxh:........................ Số ngày thực nghỉ được hưởng BHXH: 11 ngày Luý kế ngày nghỉ cùng chế độ: ngày Lương tháng đóng BHXH: 672.800 đồng Lương bình quân ngày: 25.876 đồng Tỷ lệ hưởng BHXH: 75% Số tiền hưởng BHXH: 213.477 đồng Ngày 10 tháng 11 năm 2003 Cán bộ cơ quan bhxh phụ trách (Ký ghi rõ họ tên) bhxh của đơn vị (Ký ghi rõ họ tên) Ghi chú: Phần mặt sau, căn cứ ghi là giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH hoặc giấy ra viện. Cuối quý, kế toán tổng hợp lại và lập báo cáo chi trợ cấp ốm đau thai sản quý 4/2003 nộp cho BHXH quận duyệt chi đính kèm theo bảng Danh sách người lao động hưởng trợ cấp theo từng loại chế độ: Biểu 20: Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội Bảo hiểm xã hội quận Đống Đa Mẫu số: C04 – BH (Ban hành kèm theo..... Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH ngắn hạn Đợt....Quý IV/2003 Loại chế độ: Bản thân ốm Stt Họ và tên Tiền lương đóng BHXH Thời gian đóng BHXH Đơn vị đề nghị Cơ quan BHXH duyệt Số ngày nghỉ trong kỳ Số tiền trợ cấp Số ngày nghỉ trong kỳ Số tiền trợ cấp 146 Vũ Xuân Huynh 678.600 32 50 978.750 50 978.750 107 Hoàng Hưng 655.400 8 3 56.715 3 56.715 22 Đỗ Kim Thư 936.700 28 1 27.019 1 27.019 16 Hồ Thị Tỷ 777.200 30 2 44.838 2 44.838 85 Ngô Thị Đức 77.200 31 2 44.838 2 44.838 185 Trần Hữu Thuần 438.770 1 3 37.968 3 37.968 ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 109 2.423.332 60 1.426.193 Kèm theo 20 chứng từ gốc Cơ quan BHXH duyệt Số người: 8 Số ngày: 69 Số tiền: 1.426.193 (bằng chữ: Một triệu bốn trăm hai sáu nghìn một trăm chín ba đồng ./. Cán bộ thu Cán bộ chi Phụ trách KT 12/02/2004 Giám đốc BHXH Kế toán đơn vị 15/01/2004 Thủ trưởng đơn vị Tương tự như vậy, kế toán lập các bảng tiếp theo cho các loại chế độ nghỉ con ốm, thai sản... và từ các bảng này, kế toán lập ra bảng tổng hợp báo cáo. Biểu 21: Đơn vị cấp trên: Tổng công ty HCVN Đơn vị cấp dưới: Công ty TKCNHC 21A Cát Linh-Đống Đa-Hà Nội SĐT: 8434510, Fax: Số tài khoản: 710A-00015 Tại Ngân hàng, KBNN: Công thương Đống Đa Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập-Tự do-Hạnh phúc .......................... Biểu 2-CBH Stt Nội dung ghi Số ngày Số người Số tiền Cơ quan BHXH duyệt Trong kỳ Luỹ kế từ đầu năm 1 Trợ cấp ốm đau 2.636.809 5.055.895 1.620.269 _Bản thân ốm 109 9 2.423.332 4.482.418 1.426.193 _Nghỉ trông con ốm 11 1 213.477 213.477 194.076 _KHH dân số 2 Trợ cấp thai sản 2.581.000 9.646.790 2.581.000 _Khám thai, sảy thai 163.790 _Nghỉ sinh con, nuôi con nuôi 104 1 2.064.800 7.586.400 2.064.800 _Trợ cấp 1 lần khi sinh 516.200 1.896.600 516.200 Cộng 0 0 5.217.809 14.702.685 4.201.269 Tổng số lao động: 146 Trong đó nữ: 54 Quỹ tiền lương đóng BHXH quý 4/2003: 326.909.460 Tỷ lệ % trợ cấp ốm đau, thai sản với tổng quỹ tiền lương nộp BHXH trong quý: Nhận xét và kiến nghị: Ngày 12 tháng 2 năm 2004 Cơ quan BHXH Ngày 15 tháng 1 năm 2004 Phụ trách kế toán Giám đốc Phụ trách kế toán đơn vị CT công đoàn Thủ trưởng đơn vị Cuối quý, kế toán lập Bảng tổng hợp các khoản trích theo lương (mẫu số 15) cho từng công trình. Biểu 22: Công ty TKCNHC bảng tổng hợp các khoản trích theo lương Quý 4/2003 (Đơn vị tính: Đồng) STT Nội dung SHTK Số tiền Nợ Có 01 Trích BHXH 20% trên tổng lương thực tế 154 3383 65.381.892 02 Trích BHYT 3% trên tổng lương thực tế 154 3384 9.807.284 03 Trích PCĐ 2% trên tổng lương thực tế 154 3382 6.538.189 Tổng cộng 150.378.352 Người lập bảng: Kế toán trưởng: (ký và ghi rõ họ, tên) (ký và ghi rõ họ, tên) Từ Bảng tổng hợp về các khoản trích theo lương (mẫu số 15), kế toán lập Chứng từ ghi sổ (mẫu số 16). Biểu 23: Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Kèm theo .... chứng từ gốc Mẫu số: 01-SKT Số chứng từ: 47 (Đơn vị tính: Đồng) Số hiệu chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Bảng tổng hợp các khoản trích theo lương quý 4/2003 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ công trình cải tạo nhà hội trường 154 338 36.800.932 ... ... ... ... ... Tổng cộng 150.378.352 Người lập bảng: Kế toán trưởng: (ký và ghi rõ họ, tên) (ký và ghi rõ họ, tên) Dựa vào Chứng từ ghi sổ (mẫu số 16), kế toán lập Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (mẫu số 17) Biểu 24: Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Mẫu số: 01-SKT (Đơn vị tính: Đồng) Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu Ngày, tháng ... ... ... ... ... ... 47 31/12 150.378.352 ... ... ... Người lập bảng: Kế toán trưởng: (ký và ghi rõ họ, tên) (ký và ghi rõ họ, tên) Biểu 25: Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất Sổ chi tiết Tài khoản Tài khoản: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Số hiệu: 334 Quý 4/2003 Công trình: Cải tạo nhà hội trường thành nhà sản xuất chính số 2 công suất 500 m3 ôxy/giờ (Đơn vị tính: Đồng) Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 BTH 31/12 Chi phí nhân công trực tiếp quý 4/2003 154 175.172.430 Cộng phát sinh Số dư cuối kỳ 0 Người lập bảng: Kế toán trưởng: (ký và ghi rõ họ, tên) (ký và ghi rõ họ, tên) Biểu 26: Công ty Thiết kế Công nghiệp Hoá chất Sổ cái Tài khoản 334 Năm 2003 Tên TK: Phải trả công nhân viên (Đơn vị tính:Đồng) Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ BTH 31/12 Chi phí nhân công trực tiếp quý 4/2003 154 175.172.430 0 Cộng phát sinh Số dư cuối kỳ Sơ đồ kế toán tổng hợp tiền lương tại công ty Thiết kế công nghiệp hoá chất TK 334 TK 154 TK 141,338,138 TK 3338 Các khoản khấu trừ vào lương và thu nhập của người lao động Trích tiền lương và các khoản phụ cấp, tiền ăn ca tính vào sản phẩm sản xuất kinh doanh, chi phí đầu tư xây dựng, kết chuyển sau 3 tháng Tính tiền thuế thu nhập cá nhân phải nộp hộ vào ngân sách Nhà nước cho người lao động TK 111, 112 Thực thanh toán tiền lương, tiền công cho người lao động Tính tiền thưởng phải trả cho công nhân viên TK 431 Xác định khoản bảo hiểm xã hội phải trả thay lương (ốm đau, thai sản, tai nạn...) TK 338 SD có: Các khoản tiền lương tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội trả thay lương còn phải trả cho công nhân viên