Đề tài Cải thiện phương pháp hoạch định ngân sách tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng

quản lý chi phí sản xuất không tốt, chưa sử dụng hiệu quả các nguồn lực hiện tại. Nhận thấy những điểm sai sót này là cơ sở để đề ra các chính sách nâng cao hiệu quả sản xuất. Ngoài so sánh giá vốn, tiếp theo ta cũng cần xem xét năng lực sản xuất hiện tại có đáp ứng được nhu cầu hiện tại không, công ty có giao hàng trễ hạn, bỏ qua các đơn đặt hàng do thừa năng lực sản xuất. Từ đó đề ra chính sách để nâng cao hay hạ thấp năng lực sản xuất bằng biện pháp mở rộng hay thu hẹp các cơ sở sản suất. Đánh giá các yếu tố cơ hội đe dọa từ môi trường ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất trong tương lai của công ty. Kết luận ra sao? Kết luận về hiệu quả hiện tại của hoạt động sản xuất của công ty, các tác động từ môi trường lên hoạt động sản xuất trong tương lai. - Đánh giá các hoạt động khác Hoạt động bán hàng và hoạt động sản xuất là hoạt động quan trọng của công ty, ngoài ra công ty còn các hoạt động khác như như hoạt động mua sắm, hoạt động quản lý doanh nghiệp, hoạt động quản lý chất lượng, hoạt động Maketing, mỗi hoạt động được phụ trách bở các bộ phận khác nhau. Chủ tịch ủy ban hoạch định ngân sách đưa quyết định xuống các phòng ban, yêu cầu các phòng ban đánh giá hoạt động của bộ phận mình. Quyết định đánh giá giá cần nêu rõ mục tiêu của việc đánh giá là nhằm xác định hiệu quả các hoạt động hiện tại của công ty là chênh lệch như thế nào so vơi kỳ vọng trong tương lai để lập ngân sách điều chỉnh, cũng như so sánh hiệu quả của hoạt động với các đối cạnh tranh và tác động của môi trường lên hoạt động, công việc của chuyên gia tài chính trong ủy ban là diễn giả quy trình đánh giá:đánh giá cái gì?, lý do đánh giá?, ai đánh giá?, đánh giá như thế nào?, kết luận ra sao? Cho các bộ phận hiểu và làm theo để thực hiện được hết các mục tiêu của việc đánh giá. II.3.1.1.2. Xác định chiến lược kinh doanh Hoạch định ngân sách là việc cân bằng sự chênh lệch giữa trạng thái hiện tại với kỳ vọng trong tương lai. Ta đã xác định tình hình kinh doanh hiện tại công ty, tiếp theo là ta xác định kỳ vọng trong tương lai tức mục tiêu chiến lược của công ty. Các chiến lược kinh doanh dài hạn đã được trình bày rõ ràng văn bản trình bày về chiến lược chung của công ty. Vấn đề ở đây là xác định các mục tiêu ngắn hạn trong năm tài chính tiếp theo. Trên cơ sở chiến lược dài hạn, vị trí hiện tại của công ty so với mục tiêu dài hạn mà các nhà quản trị cấp cao của công ty cùng đại diện các bộ phận (các thành viên trong ủy ban hoạch định ngân sách) đề ra mục tiêu cho năm tài chính sắp đến. Chiến lược chức năng Ta xác định chức năng chiến lược của công ty là chức năng tạo ra lợi thế để công ty cạnh tranh với đối thủ, đó là hiệu quả sản xuất cao, chất lượng vượt trội, đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng hay là luôn cải tiến và đổi mới nhanh hiệu quả. Việc xác định chức năng chiến lược giúp công ty có phương hướng tập trung vào chức năng nào để nâng cao tối đa lợi thế cạnh tranh. Bởi mỗi công ty có một số thế mạnh riêng mà đối thủ không có, nhận ra và phát triển thế mạnh này tạo ra hướng đi và sự khác biệt so với đối thủ là khôn ngoan hơn là bắt chước những gì đối thủ làm. Tại Vinatex, công ty đang tập trung vào chức năng sản xuất với nhiều chính sách nâng cao năng xuất, công xuất, chất lượng, tiết kiệm chi phí cho bộ phận sản xuất. Điển hình công ty hiện tại có 4 cơ sở sản xuất: 2 cơ sở ở Đà Nẵng, 2 cơ sở ở Dung Quất – Quảng Ngãi và Phù Mỹ - Bình Định, nhằm đạt được hiệu quả kịnh tế theo địa điểm. Ngoài ra công ty có bộ phận QA kiểm tra chất lượng sản phẩm toàn diện từ đầu vào, sản xuất đến đầu ra, hiệu quả và khoa học hơn hệ thống kiểm tra lỗi đầu ra KCS mà nhiều công ty hiệ tại đang sử dụng. Chiến lược kinh doanh (theo giáo trình quản trị chiến lược của đại học kinh tế Đà Nẵng) Chiến lược kinh doanh có 4 loại chiến lược chủ yếu đó là: chiến lược tạo sự khác biệt, chiến dẫn đạo chi phí, chiến lược tập trung, và chiến lược kết hợp giữa chi phí thấp và tạo sự khác biệt. Hiện tại công ty đang theo đuổi chiến lược nào Chiến lược tạo sự khác biệt là để đạt được lợi thế cạnh tranh của công ty bằng cách tạo ra các sản phẩm (hàng hoá hay dịch vụ) mà được khách hàng nhận thấy là độc đáo về một vài đặc tính quan trọng. Sự khác biệt hóa về sản phẩm có thể đạt được bằng ba cách: chất lượng, sự cải tiến và đáp ứng khách hàng. Chiến lược dẫn đạo chi phí là tổng thể các hành động nhằm cung cấp các sản phẩm hay dịch vụ có các đặc tính được khách hàng chấp nhận với chi phí thấp nhất trong mối quan hệ với tất cả các đối thủ cạnh tranh.1 Nói cách khác, chiến lược dẫn đạo chi phí dựa trên khả năng của doanh nghiệp cung cấp sản phẩm hay dịch vụ với mức chi phí thấp hơn đối thủ cạnh tranh. Chiến lược tập trung là chiến lược cạnh tranh chung thứ ba. Sự khác biệt chủ yếu với hai chiến lược trên là nó hướng trực tiếp vào phục vụ nhu cầu của nhóm hay phân đoạn khách hàng hạn chế. Một chiến lược tập trung sẽ hướng vào khe hở thị trường cụ thể mà có thể xác định về phương diện địa lý, loại khách hàng, hay bởi phân đoạn của tuyến sản phẩm. Hiện tại công ty đang theo đuổi chiến lược chi phí thấp kết hợp với chiến lược tạo sự khác biệt dựa trên chất lượng sản phẩm. Thị trường chính của công ty là Mỹ, một thị trường khó tính đòi hỏi cao về các tiêu chuẩn chất lượng. Thêm vào đó sản phẩm dệt may Việt Nam có lợi thế cạnh tranh trên thị trường thế giới chủ yếu nhờ giá rẽ. Để đáp ứng hai yêu cầu của thị trường này thì việc công ty theo đuổi chiến lược chi phí thấp kêt hợp với chiến lược tạo sự khác biệt là tất yếu. Chiến lược công ty Hiện tại Vinatex đang có chiến lược tập trung vào một lĩnh vực kinh doanh đơn lẻ đó là sản xuất và gia công xuât khẩu hàng dệt may. Công ty đang có các chính sách duy trì các mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp và khách hàng nhăm tạo ra tính ổn định trong kinh doanh của công ty. II.3.1.1.3. Xác định mục tiêu kinh doanh Xác định mục tiêu kinh doanh là xác định các mục tiêu trung hạn trong giai đoạn kinh doanh hiện tại của công ty, đây là các mục tiêu nhất thiết phải đạt được để tiến đến mục tiêu chung của tổ chức. Các mục tiêu cần xác định gồm có: - Mục tiêu vê thị trường: mục tiêu về thị phần kinh doanh, mục tiêu mở rộng thị phần, mục tiêu thâm nhập thị trường mới, - Mục tiêu sản suất: mục tiêu về công xuất, mục tiêu về chi phí NVL và chi phí nhân công.. - Mục tiêu bán hàng: mục tiêu về doanh thu, mục tiêu về chi phí bán hàng II.3.1.1.4. Xác định mục tiêu tài chính Hoạch định tài chính là công tác lập và giám sát các kế hoạch ngân sách nhằm hỗ trợ hướng dẫn việc đạt được các mục tiêu ngắn hạn của tổ chức. Các mục tiêu ngắn hạn này chính là các mục tiêu tài chính. Đây là cấp độ nhỏ nhất của các loại mục tiêu của tổ chức, thường là mục tiêu hàng năm. Mỗi công ty đều có một chiến lựợc để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Mục tiêu cao nhất của công ty là viễn cảnh, thấp hơn là sứ mệnh, kế đến là các mục tiêu kinh doanh trung hạn, và thấp nhất là các mục tiêu tài chính hàng năm. Tất cả các mục tiêu đều thống nhất với nhau, các mục tiêu nhỏ hơn là các bước nhỏ để tiến đến mục tiêu lớn hơn. Do vậy, dùng mục tiêu tài chính hàng năm để lập kế hoạch ngân sách đảm bảo được gắn kết giữa ngân sách và chiến lược kinh doanh của công ty. Và mục tiêu tài chính mỗi năm có sự khác nhau, sự khác nhau đó do tác động bởi các yếu tố bên trong và môi trường bên ngoài của tổ chức. Vì vậy hằng năm ta phải tiến hành thu thập thông tin để thiết lập mục tiêu tài chính trong năm. Đây là một phần trong tiến trình thu thập thông tin hoạch định ngân sách. II.3.1.2. Chuẩn hoá hoạch định ngân sách II.3.1.2.1. Thành lập uỷ ban hoạch định ngân sách Mỗi tổ chức phải có một người chịu trách nhiệm trong việc định hướng và kết hợp toàn bộ hoạt động lập ngân sách. Nhà quản lý ngân sách này thường là kế toán trưởng hoặc là người chuyên báo cáo cho kế toán trưởng. Nhà quản lý ngân sách, làm việc dưới sự quản lý của ủy ban ngân sách. Ủy ban ngân sách có trách nhiệm xem lại ngân sách, đưa ra các định hướng về chính sách, các mục tiêu ngân sách và giám sát hiệu quả thực tế của tổ chức. Ủy ban ngân sách cũng có trách nhiệm đảm bảo cho ngân sách được kết nối với kế hoạch chiến lược của tổ chức. Giám đốc sẽ lựa chọn các thành viên của ủy ban và họ thường là giám đốc, phó giám đốc tài chính, kế toán trưởng. Nhằm tạo sự thống nhất trong quá trình hoạch định ngân sách, trước tiên công ty phải Thành lập uỷ ban hoạch định ngân sách. Mỗi thành viên trong ủy ban đóng một vai trò nhất đinh trong công tác hoạch định, tất cả họ ngôi gần nhau họp bàn tạo ra sự thống nhất trong quá trình hoạch định ngân sách. Uỷ ban này bao gồm: Những thành viên của uỷ ban hoạch định ngân sách gồm có: - Giám đốc làm chủ tịch ủy ban. - Hai phó giám đốc phụ trách sản xuất. - Kế toán trưởng, và lãnh đạo của tất cả các phòng ban tại trụ sở chính. Kế toán là cố vấn kỹ thuật của uỷ ban là người chịu trách nhiệm trong việc định hướng và kết hợp toàn bộ hoạt động lập ngân sách, chủ tịch điều khiển và dự đoán, trưởng phòng thay mặt cho bộ phận của mình. II.3.1.2.2. Lập sổ tay hoạch định ngân sách Sổ tay là một cuốn sổ lưu trữ toàn bộ các tài liệu được sử dụng và các hướng dẫn cụ thể trong quá trình lập ngân sách. Sổ tay này được lập ra khi việc hoạch định ngân sách bắt đầu và các tài liệu và hướng dẫn được cập nhật thường xuyên trong xuốt quá trình. Tác dụng của sổ tay này là tạo sự chuẩn hoá thống nhất trong hoạt động hoạch định ngân sách, bởi trong toàn bộ quá trình chỉ có môt sổ tay duy nhất và có thể được cất giữ bởi người trực tiếp chịu trách nhiệm lập các ngân sách. Một sổ tay ngân sách hiệu quả cần bao gồm những thứ sau: + Lời giới thiệu về tầm quan trọng của dự thảo ngân sách. + Khung thời gian cho thấy thời gian ngân sách chính sẽ được chuẩn bị từ tất cả những ngân sách khác. + Những hướng dẫn về những giả định chủ yếu để nhà quản lý đưa ra trong ngân sách. Với những vấn đề bên ngoài: Thể hiện những giả định tiêu chuẩn về những vấn đề bên ngoài ảnh hưởng đến sự chuẩn bị ngân sách như dự đoán tỷ lệ tăng trưởng thị phần, doanh số. Đưa ra ước tính của tổ chức về giá cả thị trường có khả năng diễn ra. Chỉ ra những mục phi thương mại như : thuế, tỷ giá, lãi suất và tỷ lệ lạm phát. Với những vấn đề nội bộ Cung cấp những chi tiết dự đoán về những vấn đề nội bộ ảnh hưởng đến ngân sách. Trình bày những vấn đề cơ cấu, như những thay đổi về số nhân viên và thanh toán lương. Đưa ra những tiêu chuẩn thống nhất để làm việc với khách hàng và những nhà cung cấp. + Các biểu mẫu cần điền, kể cả những giải thích về quá trình biên doạn chúng. + Một sơ đồ tổ chức với tên của những người chịu trách nhiệm về từng ngân sách. + Mã số tài khoản của bộ phận và những người liên hệ khi cần giúp sỡ về những vấn để hoạch định ngân sách. Một sổ tay ngân sách chỉ cần vài trang giấy, liệt kê những dữ kiện quan trọng để đảm bảo rằng những người thực hiện thống nhất được những con số cơ bản. II.3.1.2.3. Chuẩn hóa các biểu mẫu thu thập thông tin Để thu thập thông tin ta cần có các biểu mẫu để ghi lại các số liệu thu thập được, thông tin trên biểu mẫu là kết quả của toàn bộ quá trình thu thập thông tin và những thông tin này sẽ phục vụ cho việc hoạch định. Để thuận tiện cho thu thập thông tin và sử dụng thông tin ta cần thiết kế các mẫu thu thập thông tin chuẩn hóa để tránh tính trạng các thông tin thu thập được không ăn khớp, thiếu thông tin và mỗi nguời sẽ thu thập thông tin theo những kiểu khác nhau. II.3.1.2.4. Chuẩn hóa quy trình hoạch định ngân sách Để tạo sự chuẩn hóa cần lập ra một quy trình để tất cả cùng tuân thủ. Lưu ý tất cả các tài liệu liên quan đến quá trình lập ngân sách đều phải lưu vào sổ tay hạch định ngân sách. Việc lưu này nhằm: tạo sự thống nhất các tài liệu và làm cơ sở đối chiếu trong quá trình lập ngân sách, và sổ tay này sẽ là tài liệu quan trọng cho lần lập ngân sách tiếp theo trong năm tới. Quy trình hoạch định ngân sách chuẩn hóa được thực hiện qua ba bước: chuẩn bị hoạch định, soạn thảo ngân sách và giám sát ngân sách. Thể hiện theo sơ đồ sau: Lập ủy ban hoạch định ngân sách Họp ủy ban HĐNS lần I - Bao gồm những ai? - Quyền hạn và trách nhiệm của mỗi người. - Lập sổ tay hoạch định ngân sách - Nêu lý do hoạch định ngân sách - Phổ biến kiến thức cơ bản về hoạch định ngân sách - Phân chia QHạn&TNhiệm mỗi thành viên - Phổ biến công việc tiếp theo & nội dung họp lần II Làm rõ mục tiêu - Đánh giá thực trạng kinh doanh - Xác định chiến lươc & mục tiêu năm tới - Nộp tất cả kết quả đánh giá cho nhân viên kế toán - Lập báo cáo tổng hợp (đánh giá chênh lệch thực trạng&mục tiêu) gởi đến các thành viên trong ủy ban Họp ủy ban HĐNS lần II - Trình bày báo cáo tổng hợp&đánh giá chênh lệch - Đánh giá tính khả thi & điều chỉnh mục tiêu - Cách thức thực hiện mục tiêu - NV kế toán đề xuất ngân sách tổng thể và mẫu Nsách - Phổ biến công việc tiếp theo & nội dung họp lần III Thu thập thông tin lập ngân sách - Dự báo doanh thu - Xác định các hoạt động cần lập ngân sách - Thu thập thông tin chi phí cho tất cả các hoạt động - Nộp tất cả thông tin cho nhân viên kế toán - Đối chiếu thông tin với ghi chép kế toán & mục tiêu - NV kế toán phản hồi thiếu xót - Lập báo cáo tổng hợp gởi đến các thành viên Họp ủy ban HĐNS lần III - Trình bày báo cáo tổng hợp - Đánh giá các thông tin đã thu thập - Điều chỉnh thông tin lần cuối - Điều chỉnh ngân sách tổng thể và mẫu ngân sách - Phổ biến công việc tiếp theo & nội dung họp lần IV Lập ngân sách hoạt động - NV kế toán lập ngân sách hoạt động theo thông tin đã có - Các thành viên ủy ban hổ trợ NV kế toán - NV kế toán gởi ngân sách đã lập đến các thành viên CHUẨN BỊ Họp ủy ban HĐNS lần IV - Thảo luận về ngân sách hoạt động đã lập - Điều chỉnh ngân sách hoạt động - Phổ biến công việc tiếp theo & nội dung họp lần V Lập ngân sách tài chính - NV kế toán lập ngân sách tài chính - Các thành viên ủy ban hổ trợ NV kế toán - NV kế toán gởi ngân sách đã lập đến các thành viên Họp ủy ban HĐNS lần V - Thảo luận về ngân sách tài chính đã lập - Tiến hành điều chỉnh ngân sách tài chính - Hoàn thiện toàn bộ ngân sách tổng thể Giám sát ngân sách - Lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh sau mỗi quý - Đánh giá chênh lệch so với kế hoạch - Tiến hành điều chỉnh và rút kinh nghiệm VIẾT GIÁM SÁT HìnhC.3 :Quy trình hoạch định ngân sách chi tiêt II.3.1.3. Đánh giá hệ thống Khi thực hiện xong tất cả mọi sự chuẩn bị cho ngân sách, bạn đã sẵn sàng bắt đầu lập ngân sách và phác thảo số liệu. Trước khi làm như vậy, hãy đánh giá lại hệ thống một lần nữa để đảm bảo rằng ngân sách của bạn sẽ cung cấp thông tin chính xác và phù hợp. II.3.2. Bước II:Soạn thảo ngân sách Thu thập thông tin Lập ngân sách hoạt động Lập ngân sách tài chính Hoàn thiện ngân sách Hình C.4 Viết ngân sách II.3.2.1. Thu thập thông tin để hoạch định ngân sách II.3.2.1.1. Xác định các hoạt động lập ngân sách Để có thể tạo nên một ngân sách tổng thể thực tế và chính xác ta cần lập đầy đủ mọi ngân sách hoạt động của công ty, và các ngân sách hoạt động này phải phản ánh toàn bộ các chi phí trong công ty. Mỗi công ty có một hệ thống hoạt động và có cấu chi phí không giống nhau. Do vậy ta phải xác định đầy đủ các hoạt động hiện tại và dự kiến trong tương lai tại Vinatex và tất cả chi phí cần thiết cho các hoạt động này. Mỗi bộ phận tại Vinatex thực hiện một hay nhiều hoạt động của công ty, để xác định đầy đủ các hoạt động thì chủ tịch ủy ban hoạch định ngân sách giao cho các trưởng bộ phận xác định các hoạt động của bộ phận mình. Để xác định đúng các hoạt động ta cần hiểu rõ hoạt động là gì?: Định nghĩa hoạt động: Một hoạt động là một tổ hợp nhiều công việc liên quan với nhau nhằm đạt đến mục tiêu nhất định. Hoạt đông có các đặc điểm sau: - Phải có mục đích nhất định. - Phải độc lập về chi phí Theo tìm hiểu tại Vinatex hiện tại Vinatex có các hoạt động sau: Hoạt động thu mua Hoạt động bán hàng Hoạt động sản xuất Hoạt động tồn kho Hoạt động Maketing Hoạt động hành chính Hoạt động quản lý chất lượng Hoạt động quản lý doanh nghiệp Hoạt động tài chính Hoạt động R&D Hoạt động thương mại Sau khi nhân báo cáo các bộ phận về hoạt động hiện có của bộ phận mình, ủy ban hoạch định ngân sách tiên hành so sánh với thông tin ghi chép trong sổ kế toán, và tiến hành họp bàn và đưa ra quyết định cuối cùng về hệ thống các hoạt động của công ty. II.3.2.1.2. Xác định chi phí các hoạt động Sau khi đã có hệ thống các hoạt động của công ty thì ta tiếp tục đi xác định các chi phí của các hoạt động này. Để chính xác, hoạt động của bộ phận nào thì chính bộ phận đó xác định chi phí cho hoạt động. Các bộ phận cần kiểm tra nhiều lần xem đã tổng hợp đủ các loại chi phí chưa, trong mỗi loại chi phí phải đảm bảo xác định chi tiết các chi phí cấu thành, và mối liên quan của các loại chi phí với nhau. Việc xác định các loại chi phí nên lưu ý, ta sẽ lập dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh điều chỉnh, nghĩa là chi phí khấu hao được tách ra khỏi giá vốn. Do đó chi phí các hoạt động không tính đên chi phí khấu hao. Việc xác định chi phí cho các hoạt động cần xác định các vấn đề sau: Tên các loại chi phí Giá trị của mỗi loại chi phí trong quá khứ Các yếu tổ làm thay đổi chi phí Chi phí phát sinh vào thời điểm nào trong năm Chi phí này có định mức không, nếu có thì định mức ra sao? Giá trị chi phí phụ thuộc vào yếu tố nào. Dự đoán sự biến đổi của chi phí trong năm tới. Cần có lưu ý gì khác với loại chi phí này. Cần lưu ý một loại chi phí vô cùng phức tạp đó là chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sản xuât chung phục vụ cho hoạt động sản xuất. Nguyên nhân là do tính phức tạp và không đồng nhất giữa các loại sản phẩm. Để thuận lợi cho việc lập ngân sách sau này cần định mức các loại chi phí sản xuất cho các sản phẩm của công ty. Chi phí mỗi sản phẩm trong một dòng sản phẩm ta quy về một tỷ lệ so với sản chuẩn trong dòng, việc quy đổi này tạo thuận lợi cho việc tính chi phí sản xuất theo doanh thu dự báo. II.3.2.1.3. Dự đoán doanh thu Để dự đoán doanh thu trong năm tới thì trước tiên ta phải phân loại doanh thu. Vinatex là doanh nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu là chủ yếu. Với chương trình hoạch định ngân sách hện tại thì Vintex đang phân loại doanh thu theo loại hình doanh thu bao gồm: thương mại dịch vụ, doanh thu xuất khẩu, doanh thu khác. Cách phân loại này dễ dự đoán do đó là những con số dự đoán chung tổng quát dự trên số lượng cũ, tuy nhiên cách phân loại này có yếu điểm là tạo ra những con số dự đoán thiếu tính củ thể, không cung cấp đủ thông tin để hổ trợ cho việc lập các ngân sách khác. Để khác phục điểm yếu này tôi sẽ phân loại lại doanh thu của Vinatex theo sản phẩm kết hợp với theo loại hình doanh thu. Phân loại doanh thu + Doanh thu hàng xuất khẩu trực tiếp (FOB): Đươc tiếp tục phân ra theo các sản phẩm như: áo sơ mi, Jacket, quần, bộ đồ thể thao, váy, vest + Doanh thu gia công hàng xuất khẩu: Đươc tiếp tục phân ra theo các sản phẩm như: áo sơ mi, Jacket, quần, bộ đồ thể thao, váy, vest + Doanh thu thương mại và khác Về phương pháp dự đoán doanh thu, ta sẽ dự đoán doanh số theo cả cách tiếp cận bên trong và cách tiếp cận bên ngoài: + Cách tiếp cận bên trong: bộ phận phụ trách bán hàng sẽ chịu trách nhiệm dự đoán doanh số theo cách tiếp cận này, đó chính là Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Phòng kinh doanh tiến hành dự đoán xem trong năm tới sẽ dự đoán trong mỗi loại hình doanh thu sẽ có những loại sản phẩm nào được tiêu thụ. Hiện tại Vinatex sản xuất trên 10 loại sản phẩm và các sản phẩm chủ đạo mang lại doanh thu cao gồm: quần, áo sơ mi, Jacket. Sau khi dự đoán các loại sản phẩm được tiêu thu trong năm, ta tiến hành dự đoán về số lượng, giá bán, doanh thu theo tường quý trong năm. Để giảm bớt sự chủ quan trong dự đoán, mẫu kế hoạch doanh thu sẽ được phát cho tất cả các nhân viên phụ trách bán hàng của phòng kinh doanh, nhằm lấy ý kiến riêng theo kinh nghiệm cá nhân của mỗi người. Họ dự đoán về các loại sản phẩm sẽ được tiêu thụ trong năm, số lượng, doanh thu, giá của từng loại sản phẩm qua các quý trong măm tới. Con số dự đoán cuối cùng là tổng hợp trung bình tất cả các con số dự đoán. Riêng doanh thu thương mai dịch vụ sẽ do quản lý các cửa hàng dự đoán, đây là khoản doanh thu chiếm tỷ trọng nhỏ, nên ta chỉ cần con số dự đoán chung để cho đơn giản. Với cách tiếp cận bên trong thiên về yếu tố chủ quan, bỏ qua các yếu tố môi trương bên ngoài. Để tăng thêm độ chính xác trong dự báo doanh số ta kết hợp them dự báo theo cách tiếp cận bên ngoài. Người phụ trách dự báo theo cách tiếp cận bên ngoài là ủy bạn hoạch định ngân sách. Dựa trên cơ sở thông tin sẽ được thu thập bởi phòng kế hoạch thị trường như: - Tác động của điều kiện cạnh tranh lên giá bán, chi phí và sản lượng trong quá khứ và trong suốt thời kỳ lập kế hoạch. - Các nhân tố kinh tế bên ngoài có thể ảnh hưởng đến doanh thu của sản phẩm hay của ngành, chẳng hạn như lạm phát, sự thay đổi về tình hình nhân khẩu học, tình hình chính trị quốc gia, khu vực hay địa phương và tỷ lệ thất nghiệp. - Các nhân tố bên trong như chiến lược tăng trưởng trên các thị trường, chu kỳ sống của sản phẩm, các chính sách định giá và phân phối của ban giám đốc. - Các chi phí dự kiến cho quảng cáo, xúc tiến bán và tác động của dự đoán lên doanh thu. Người lập kế hoạch nên hợp tác với phòng marketing để tiến hành dự đoán. Các thông tin này được đưa ra ủy bạn hoạch định để cùng họp bàn, thảo luận, và cuối cùng là đưa ra con số doanh thu dự báo cho năm tơi. Kết quả dự báo theo cách tiếp cận bên ngoài dung để điều chỉnh kết quả dự báo theo cách tiếp cận bên trong. VIệc điều chỉnh này sẽ được thực hiệ bởi các thàmh viên trong ủy ban hoạch định ngân sách. Nếu hai kết quả dự báo chênh lệch nhau quá lớn thì ta cần phải xem xết lại quá trình dự đoán doanh số. II.3.2.2. Lập các ngân sách hoạt động Sau khi thu thập đầy đủ thông tin, có mẫu ngân sách tổng thể thì việc lập ngân sách hoạt động trở nên dễ dàng đối với nhân viên kế toán. Dưới đây là ví dụ ngân sách tổng thể bao gồm các hoạt động phổ biến tại các doanh nghiệp được lấy từ cuốn sách Finance For Managers của đại học Harvard. Mẫu các ngân sách tổng thể được tham khảo trong giáo trình quản trị tài chính của đại học kinh tế Đà Nẵng. Việc lập ngân sách dưới đây chỉ là một ví dụ để tham khảo, do thời gian thực tập có hạn nên tôi chưa có thể tìm hiểu đầy đủ các hoạt động tại Vinatex nên không thể lập ngân sách chính xác cho Vinatex. Lập ngân sách hoạt động là việc lên kế hoạch chi phí cho tất cả các hoạt động của tổ chức cho năm tới. Dựa trên doanh thu dự báo và thông tin về chi phí thu thập được ta tiến hành tính toán chi cho năm tới (đa số các loại chi phí phụ thuộc vào doanh số nhưng một số còn lại phụ thuộc vào các yếu tố khác, nên mỗi chi phí có cách tính toán khác nhau). Ngân sách doanh thu Ngân sách sản xuất Ngân sách chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Ngân sách chi phí lao động sản xuất trực tiếp Ngân sách chi phí sản xuất chung Ngân sách chi phí bán hàng Ngân sách chi phí tiếp thị Ngân sách chi phí R&D/thiết kế Ngân sách chi phí phân phối Ngân sách chi phí dịch vụ khách hàng Ngân sách chi phí hành chính Báo cáo thu nhập hoạt động đã lập ngân sách Ngân sách vốn Ngân sách ngân quỹ Dự toán bảng cân đối kế toán Dự toán bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ Ngân sách hoạt động Ngân sách tài chính HÌNH C.5: SƠ ĐỒ NGÂN SÁCH TỔNG THỂ II.3.2.2.1. Lập ngân sách doanh thu Dựa trên số liệu doanh thu dự báo ta tiến hàng lập ngân sách sản lượng, doanh thu được dự báo theo ba loại doanh thu đó là doanh thu hàng xuất khẩu trực tiếp (FOB), doanh thu hàng gia công xuất khẩu , và doanh thu thương mại. Doanh thu FOB và doanh thu gia công được dự báo theo từng loại sản phẩm, riêng doanh thu thương mại chiếm tỷ trọng nhỏ dược dự báo theo một số tổng chung. Tất cả doanh thu được dự báo theo các quý, có tính đến sự tác động của yếu tố thời vụ. Doanh thu sau dự báo được tổng hợp vào mẫu ngân sách doanh thu dưới đây, đây là mẫu ngân sách dự kiến Bảng C.1 NGÂN SÁCH DOANH THU KẾ HOẠCH SẢN LƯỢNG Quý I Quý II Quý III Quý IV Doanh thu FOB Tên sản phẩm Sản lượng Giá bán Doanh thu Tên sản phẩm Sản lượng Giá bán Doanh thu Tổng doanh thu Doanh thu hàng gia công Tên sản phẩm Sản lượng Giá bán Doanh thu Tên sản phẩm Sản lượng Giá bán Doanh thu Tổng doanh thu Doanh thu thương mai và dịch vụ Tổng doanh thu trong năm II.3.2.2.2. Ngân sách sản xuất Theo kết quả dự báo doanh số trong năm, ta có được thông tin dự đoán về các sản phẩm được tiêu thụ trong năm, bây giờ ta tiến hành xác định định mức về chi phí chi phí sản xuất trực tiếp. Định mức nguyên vật liệu sẽ không thay đổi nếu giá nhân công và nguyên vật liệu không đổi, để xây dựng định mức nguyên vật liệu trong năm tới ta dựa trên bảng định mức chi phí sản xuất trực tiếp trong năm trước. Sau đó phòng kế hoạch thị trường tiến hành xem xét trong năm tới giá NVL và giá nhân công có thay đổi không, và thay đổi bao nhiêu, và xây dựng định mức chi phí sản xuất trực tiếp với giá mới theo mẫu. Lưu ý, do công ty có quan hệ lâu dài với nhà cung cấp nên giá NVL trong năm là ổn định, Và giá NVL có thể không thay đổi trong vài năm. Lưu ý về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, là chi phí vô cùng phức tạp với nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau trên một loại sản phẩm. Việc tính chi tiết chi phí theo từng loại nguyên vật liệu là vô cùng phức tạp nhưng không làm tăng nhiều hiệu quả cho hoạch định ngấn sách. Để đơn giản, chi phí nguyên vật liệu được định mức theo tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiêp sản xuất một sản phẩm, định mức chi phí NVL của các sản phẩm trong dòng được quy đổi theo một tỷ lệ với sản phẩm chuẩn trong dòng. Tương tự đối với chi phí nhân công trực tiếp, ta cũng tính chi phí nhân công định mức cho một sản phẩm chuẩn trong dòng, và các sản phẩm khác cũng quy đổi về sản phẩm chuẩn. Cột NVL trực tiếp phản ánh giá trị nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm, chi phí nhân công = giá mỗi giờ lao động*giờ lao động định mức. Bảng C.2: Định mức chi phí sản xuất trực tiếp Định mức chi phí sản xuất trực tiếp/1 sản phẩm HÀNG FOB Tên sản phẩm NVL trực tiếp (VNĐ) Nhân công trực tiếp Giờ LĐ định mức (giờ) Chi phí nhân công (VNĐ) HÀNG GIA CÔNG Tên sản phẩm Nhân công trực tiếp Giờ LĐ định mức (giờ) Chi phí nhân công (VNĐ) Ngoài chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp, tất cả các chi phí còn lại phục vụ cho toàn bộ quá trình sản xuất được gọi là chi phí sản xuất chung. Với tất cả thông tin về chi phí sản xuất đã thu thập được thi sau khi đã trừ ra chi phí NVL và chi phí nhân công trực tiếp thì các chi phí còn lại là chi phí sản xuất chung. Tất cả các chi phí sản xuất chung đuơc tổng hợp theo mẫu ngân sách chi phí sản xuất chung dưới đây: Bảng C.3: Kế hoạch chi phí sản xuất chung CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG Quý I Quý II Quý III Quý IV Lương quản lý sản xuất Công cụ, nguyên vật liệu phụ sản xuất chung. Chi phí sửa chữa bảo trì trong sản xuất Chi phí sản xuất chung khác Tổng chi phí Dựa trên kết quả dự báo doanh thu và số liệu hàng tồn kho cuối kỳ trước ta tính toán được sản lượng sản xuất trong kỳ Sản lượng sản xuât= sản lượng+ tồn kho cuối kỳ - tồn đầu kỳ Với sản lượng sản xuất đã tính toán được ta tiếp tục tính chi phí sản xuất theo định mức chi phí sản xuất trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Chi phí NVL trực tiếp=sản lượng sản xuất*định mức NVL trực tiếp Giờ lao động trực tiếp= giờ lao động định mức*sản lượng sản xuất, Chi phí nhân công trực tiếp= Định mức chi phí NC trực tiếp*sản lượng sản xuất Bảng C.4: NGÂN SÁCH SẢN XUẤT HÀNG FOB NGÂN SÁCH SẢN XUẤT HÀNG FOB Mặt hàng Chỉ tiêu Quý I Quý II Quý III Quý IV Tên mặt hàng Hàng tồn kho cuối kỳ Sản lượng sản xuất Định mức chi phí NVL trực tiếp Chi phí NVL trực tiếp Giờ lao động trực tiếp Định mức chi phí NC trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Tổng sản lượng sản xuất Tổng chi phí NVL trực tiếp Tổng số giờ lao động trực tiếp Tổng chi phí nhân công trực tiếp Chi phí sản xuất chung Tổng chi phí sản xuất Bảng C.5: Ngân sách sản xuất hàng gia công NGÂN SÁCH SẢN XUẤT HÀNG GIA CÔNG Mặt hàng Chỉ tiêu Quý I Quý II Quý III Quý IV Tên mặt hàng Sản lượng sản xuất Giờ lao động trực tiếp Định mức chi phí NC trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Tên mặt hàng Sản lượng sản xuất Giờ lao động trực tiếp Định mức chi phí NC trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Tổng sản lượng sản xuất Tổng số giờ lao động trực tiếp Tổng chi phí nhân công trực tiếp II.3.2.2.3. Ngân sách chi phí bán hàng Ngân sách chi phí bán hàng là ngân sách tổng hợp toàn bộ chi phí bán hàng trong năm đên theo doanh thu dự báo của công ty. Bảng C.6: Ngân sách chi phí bán hàng CHI PHÍ BÁN HÀNG Quý I Quý II Quý III Quý IV Lương cố định Luơng theo doanh số Tổng lương bán hàng Chi phí vận chuyển Chi phí bảo hiểm Tổng chi phí bán hàng II.3.2.2.4. Lập ngân sách quản lý Ngân sách quản lý là kế hoạch toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp trong năm đến. Bảng C.7: NGÂN SÁCH QUẢN LÝ NGÂN SÁCH QUẢN LÝ Quý I Quý II Quý III Quý IV Thuê văn phòng Lượng quản lý doanh nghiệp Chi phí luật pháp Chi phí kiểm toán Tổng cộng II.3.2.2.4. Lập các ngân sách hoạt động khác Tương tự như các ngân sách ở trên, ta tiến hành lập kế hoạch ngân sách cho tất cả các hoạt động còn lại. Các ngân sách phải đảm bảo tổng hợp đầy đủ tất cả các chi phí dự kiến trong năm tới. II.3.2.3. Lập ngân sách tài chính II.3.2.3.1. Lập ngân sách ngân quỹ Ngân sách ngân quỹ có hai phần, phần thu và phần chi. Phần thu phẩn ánh toàn bộ các khoản tiền mặt thu vào trong năm của công ty theo các quý và phần chi phản ánh toàn bộ các khoản tiền chi ra. Ngân sách ngân quỹ chỉ phản ảnh các khoản thu chi bằng tiền mặt, không bao gồm các khoản không phải tiền. Khoản thu Doanh số là tổng doanh số dự đoán trong năm, bao gồm cả 3 loại hình doanh thu, thời hạn tín dung hiện tại là 15 ngày, tức là sau khi bán hàng 15 thì công ty thu được tiền. Do kỳ hoạch định ngân sách là theo quý, để đơn giản ta cho 2/3 doanh thu được thu ngay trong quý phát sinh doanh thu, và 1/3 còn lại thu trong quý sau. Tiền ngay(quýn)= 2/3doanh số(quýn) Doanh thu bán tín dụng=doanh số-tiền ngay Thu sau 1 quý(quý I)=phải thu khách hàng Thu sau 1 quý =bán tín dụng quý trước Ngoài doanh thu là khoản thu chính của công ty, theo thông tin thu thập và dự báo cho năm tiếp theo, nếu công ty có các khoản thu tiền mặt từ thanh lý tài sản, vay vốn, doanh thu tài chính bao nhiêu vào tời điểm nào sẽ được ghi nhận hết vào phần thu này. Phần chi Về thanh toán cho nhà cung cấp, công ty thanh toán cho nhà cung cấp sau 15 ngày nhận được hàng, cũng giống như doanh thu thì trong tổng số nợ phải trả cho nhà cung cấp thì 2/3 trả ngay trong quý phát sinh, 1/3 còn lại trả vào quý sau. Về tiền lương, lương nhân viên trong tháng này nhận vào 15 tháng sau. Do vậy về việc thanh toán lương cho nhân viên thì 2/3 thanh toná trong quý phát sinh, còn 1/3 thanh toán sau 1 quý. Ngoài các khoản chi thanh toán cho nhà cung cấp và trả lương cho nhân viên, các khoản chi tiền mặt khác được dự báo trong năm sẽ phản ảnh tất cả vào phần chi của ngân sách ngân quỹ. Cân đối thu chi bằng tổng thu trừ cho tổng chi. Số dư chưa tài trợ: Số dư chưa tài trợ quý I=sô dư tiền mặt cuối năm trước+cân đối thu chi quý I Số dư chưa tài trợ quý II=cân đối thu chi quý I+cân đối thu chi quý II Số dư chưa tài trợ quý III=cân đối thu chi quý II+cân đối thu chi quý III Số dư chưa tài trợ quý IV=cân đối thu chi quý III+cân đối thu chi quý IV Bảng C.8: NGÂN SÁCH NGÂN QUỸ NGÂN SÁCH NGÂN QUỸ Quý I Quý II Quý III Quý IV Doanh số Tiền ngay Doanh thu bán tín dụng Thu sau 1 quý (doanh thu tín dụng) Thu ròng từ kinh doanh Doanh thu tài chính Thanh lý tài sản Vay dài hạn Tổng thu Chi Mua sắm Thanh toán ngay Thanh toán sau 1 quý Tổng thanh toán cho nhà CC Tiền lương Thanh toán trong quý Thanh toán sau 1 quý Tổng thanh toán lương Thanh toan thuê VP Chi phí đầu tư tài chính Đầu tư Trả nợ ngân hàng Thanh toán lãi Thanh toán cổ tức Thanh toán thuế Thuế trả trước Tổng chi Cân đối thu chi Số dư chưa tài trợ Về kế hoạch tài trợ Nhu cầu tài trợ=lề an toàn- số dư chưa tài trợ Vay vào thời điểm nhu cầu tài trợ lớn hơn 0, và số tiền vay là nhu cầu tài trợ lớn nhât trong năm. Số dư cuối kỳ= vay trong kỳ+số dư chưa tài trợ Nếu số dư cuối kỳ > lề an toàn + vay trong kỳ thi ta tiên hành trả vốn vay. Bảng C.9: KẾ HOẠCH TÀI TRỢ KẾ HOẠCH TÀI TRỢ Quý I Quý II Quý III Quý IV Số dư chưa tài trợ Lề an toàn Nhu cầu tài trợ Vay Trả gốc và lãi Số dư cuối kỳ II.3.2.3.2. Dự toán báo cáo kếtquả hoạt động kinh doanh Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: chiết khấu thương mai, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế VAT (10% doanh thu thương mại, hàng xuất khẩu không đánh thuế VAT) Giá vốn hàng bán= chi phí NVL trực tiếp sản xuất hàng FOB+chi phí nhân công trực tiếp sx hàng FOB+chi phí nhân công gia công trực tiếp+Chi phí trực tiếp tạo doanh thu TMDV Các khoản mục còn lại đã có sẵn ở các ngân sách, các thông tin được thu thập ở trên. Ta chỉ cần điền vào mẫu dự báo kết quả hoạt động kinh doanh ở dưới. Bảng C.10: Dự toán báo cáo kếtquả hoạt động kinh doanh Dự toán báo cáo kếtquả hoạt động kinh doanh Chỉ tiêu 200X Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ Giá vốn hàng bán Lợi nhuận gộp Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp Khấu hao Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh Thu nhập khác Chi phí khác Lợi nhuận khác Lợi nhuận kế toán trước thuế và lãi Doanh thu từ hoạt động tài chính Chi phí tiền lãi Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế Thuế TNDN Lợi nhuận sau thuê thu nhập doanh nghiệp Thanh toán cố tức Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối II.3.2.3.3. Lập dự toán bảng cân đối kế toán Xác định các thay đổi tài chính để lập báo cáo nguồn sử dụn và dự toán bảng cân đối kế toán Bảng C.11: Xác định các thay đổi tài chính Khoản mục Chênh lệch Nguồn Sử dụng Phải thu khách hàng Doanh thu tín dụng-thu từ bán tín dung - + Tài sản ngắn hạn khác Chi trả trước-nhận lại - + Tài sản cố định Đầu tư-thanh lý - + Đầu tư dài hạn khác Đầu tư-bán lại - + Các khoản phải trả Tổng chi phí phải trả trong kỳ-thanh toán trong kỳ + - Nợ ngắn hạn Vay trong kỳ-trả nợ trong kỳ + - Nợ dài hạn Vay trong kỳ-trả nợ trong kỳ + - Vốn chủ Phát hành-mua lại + - Khấu hao Từ kết quả hoạt động kinh doanh + Lợi nhuận sau thuế Từ kết quả hoạt động kinh doanh Trả cổ tức + Dựa trên các giá trị chênh lệch trong dự toán báo cáo nguồn sử dụng ở trên ta dễ dàng xây dựng dựng dự toán bảng cân đối kế toán cuối năm. Số dư tiền mặt trên dự toán cân đối kế toán bằng số dư cuối kỳ trên kế hoạch tài trợ. Bảng C.12: dự toán bảng cân đối kế toán BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 31/12/năm cũ 31/12/năm kế hoạch Tiền mặt Phải thu khách hàng Hàng tồn kho Thuế và các khoản phải thu Nhà Nước Tổng tài sản ngắn hạn Nguyên giá tài sản cố định Giá trị hao mòn lũy kế TSCĐ ròng Đầu tư tài sản dài hạn khác Tổng tài sản Phải trả người bán Phải trả người lao động Phải trả phải nộp nhà nước Vay và nợ ngăn hạn Tổng nợ ngắn hạn Vay dài hạn Vốn đầu tư của chủ sở hữu Thặng dư vốn cố phần Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối Tổng cộng nguồn vốn II.3.2.4.. Hoàn thiện ngân sách Sau khi lập tất cả các ngân sách, các ngân sách và các thông tin đã dự doán thu thập được đưa ra ủy ban hoạch định để họp bàn đánh giá lại một lần nữa về độ chính xác của các số liệu. Lấy ý kiến mỗi bộ phận về các ngân sách đã lập, vì các ngân sách này giám sát hoạt động của các bộ phận, ảnh hưởng trực tiếp đến các bộ phận trong công ty. Do vậy việc lấy ý kiến này là rất quan trọng góp phần giảm thiểu sai sót và hoàn thiện ngân sách. Chuyên gia kế toán của ủy ban sẽ thu thập tất cả các kết quả thảo luận trong cuộc họp hoàn thiện ngân sách này và tiến hành điều chỉnh lại các ngân sách đã lập. II.3.3. Bước III: Giám sát ngân sách Sau khi viết xong ngân sách, bạn cần phải hoàn thành doanh thu và giám sát để chi tiêu không vượt quá ngân sách. Để kiểm tra vấn đề này, bạn nên đánh giá ngân sách của bạn liên tục và điều chỉnh khi cần thiết. II.3.3.1. Phân tích những khác biệt giữa kết quả thực tế và kế hoạch ngân sách Kết quả hoạt động kinh doanh sẽ được tổng hợp sau mỗi quý, sẽ luôn có những khoản chênh lệch giữa ngân sách và kết quả hoạt động thực thế.Điều vô cùng quan trọng là phải hiểu rõ tại sao lại có sự chênh lệch giữa ngân sách và hoạt động thực tế, dù cho sự chênh lệch đó không đáng kể. Những chênh lệch dường như không quan trọng đối với bạn và bộ phận của bạn nhưng có thể rất quan trọng đối với toàn bộ tổ chức, đặc biệt nếu những phòng ban khác cũng không đáp ứng được ngân sách của họ. Bằng cách đánh giá tại sao lại xảy ra sự chênh lệch bạn có khả năng giảm thiểu những cơ hội dẫn đến sự chênh lệch, và dự kiến hiệu quả hơn những chênh lệch trong tương lai. II.3.3.2. Thực hiện các điều chỉnh và rút ra kinh nghiệm Sau khi đã đánh giá những khác biệt về ngân sách, bạn đã có thể thay đổi ngân sách để đầy đủ thông tin hơn. Quá trình so sánh số liêu thực tế với ngân sách là một quá trình không ngừng. Bạn nên liên tục điều chỉnh ngân sách. Dự báo lại ngân sách Khi những thay đổi diễn ra đối với các yếu tố nội bộ hay bên ngoài, kết quả thực tế bắt đầu khác biệt với ngân sách. Nó có thể làm thất vọng những nhà quản lý các bộ phận, khi hoạt động được báo cáo so sánh với ngân sách trở nên ngày càng xa rời, ít phù hợp với việc quản lý kinh doanh hàng ngày trên thực tế. Bởi vậy bạn cần dự báo lại ngan sách theo định kỳ (thường là hàng quý, hoặc ít nhất sáu tháng một lần) để phản ánh bất cứ hoàn cảnh thay đổi thực tế nào. Điều chỉnh ngân sách Hãy thật cẩn thận khi bạn sửa đổi một ngân sách bằng cách sử dụng phương pháp dự thảo ngân sách linh hoạt; nó cũng cần được kiểm soát và cơ cấu tôt như ngân sách ban đầu. Thông thường, chính việc định thời gian cho một số nhân tố chính trong ngân sách của bạn bạn đã gây nên việc điều chỉnh ngân sách. Ví dụ như thay đổi thời gian của doanh thu bán hàng, trì hoãn việc giới tiệu sản phẩm mới, biến đổi lớn về tỷ giá tiền tệ, đầu tư vốn mới tăng lương ngoài dự kiến. Cố gắng dự đoán trước và ghi nhận những thay đổi về thời gian và để bạn có thể đánh giá ảnh hưởng của chúng đối với ngân sách, và bạn có thể xem xét đến chúng trong các ngân sách tương lai. Ngân sách liên tục Trong ngân sách hàng năm thông thường, sẽ có lúc ngân sách chỉ dành cho một hoặc hai tháng sắp tới. Bởi vậy một số nơi sử dụng ngân sach liên tục, liên tục cập nhật ngân sách mỗi lần kết quả thực sự được thông báo, bằng cách cộng thêm một khoảng thời gian xa hơn cho hoạt động hoạch định ngân sách. Thực tế, việc này có thể là cộng thêm một tháng hay một quý vào cuối ngân sách hiện tại, trong khi bỏ ra một quý vừa hoàn thành. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng chất lượng của loại hình dự thảo ngân sách này thường không giống như một ngân sách hàng năm truyền thống, bởi vì thiếu nguồn lực và thời gian. Cải thiện quá trình hoạch định ngân sách Thỉnh thoảng sau khi bạn đã thiết lập và giám sât ngân sâch, bạn nên nhìn lại toàn bộ hoạt động hoạch định ngân sách để hoạc hỏi kinh nghiệm. Bạn nên làm việc này sau ba tháng đầu trong thời kỳ ngân sách và đều đặn liên tục sau đó. II.4. Lưu ý khi thực hiện giải pháp Giải pháp áp dụng quy trình hoạch định ngân sách mới sử dụng phương pháp hoạch định từ dưới lên khi áp dụng vào thực tế tại công ty cổ phần Vinatex gặp các khó khăn như: - Giải pháp bị bác bỏ bởi các nhà quản trị của công ty. - Công ty không đủ nhân lực có kiến thức chuyên sâu về hoạch định tài chính. - Lần đầu tiên áp dụng quy trình do chưa có kinh nghiệm dẫn đến nhiều gặp nhiều vấn đề khó khăn trong hoạch định. Chính những khó khăn này gây nãn chí các nhà quản trị. Những khó khăn dự kiến như trên có thể khắc phục được. Do thời gian nghiên cứu và thực hiện luận văn chưa đủ để lập ra một quy trình chi tiết và bài bản có thể áp dụng ngay vào công ty. Muốn áp dụng được thì cần một thơi gian đủ để tìm hiểu mọi hoạt động của công ty, tìm hiểu rõ về các loại chi phí, nghiên cứu kỹ hơn về lý thuyết. Quan trọng hơn là tiến hành một đợt hoạch định thử nghiệm để xem sự tương tác của quy trình với các điều kiện thực tế. Việc nghiên cứu kỹ lưỡng này làm tăng tính thuyết phục của giải pháp, giảm thiểu được các sai xót trong quá trình thực hiện thực tế. KẾT LUẬN PHẦN C ™&˜ Với mô hình hoạch định ngân sách đề xuất ở trên đã giải quyết được 6 vấn đề mà Vinatex đang gặp phải trong hoạch định ngân sách: Vấn đề 1: Hoạch định ngân sách không được chú trọng Với quy trình hoạch định ngân sách mới cho ra sản phẩm một hệ thống các ngân sách tài chính và ngân sách hoạt động với đủ khả năng hướng dẫn các hoạt động kinh doanh của công ty, có khả năng giám sát hiệu quả tài chính của công ty. Vấn đề 2: Không có sự phối hợp giữa các bộ phận trong hoạch định Quy trình hoạch định ngân sách mới với sự tham gia của đại diện tất cả các bộ phận trong tổ chức, và các kế hoạch ngân sách hiện tại xuất phát từ nhu cầu thực tế mà các bộ phận của công ty góp ý Vấn đề 3: Thiếu tính thực tế Quy trình hoạch định ngân sách mới xuất phát từ nhu cầu thực tế của các bộ phận, quá trình thu thập thông tin hoạch định có thu thập những thông tin từ môi trường thực tế. Và với phương pháp hoạch định từ dưới lên nang tính thực tế cao do nó quy nạp những nhu cầu thực tế vào trong kế hoạch Vấn đề 4 : Không định hướng tương lai Quy trình hoạch định ngân sách mới định hướng tương lai do nó dựa trên chiến lược kinh doanh của công ty, là kế hoạch đạt được các mục tiêu ngắn hạn để đạt dược cac mục tiêu chiến lược trong tương lai. Vấn đề 5: Ngân sách không phát huy hết vai trò trong công ty Ngân sách là thể hiện các mục tiêu cần đạt được của tổ chức và cách thức để đạt được các mục tiêu này. Các kế hoạch ngân sách mới có khả hướng dẫn, theo dõi các hoạt động sản xuất, thu chi tài chính, sử dụng lao động. Vấn đề 6: Ngân sách của công ty không xuất phát từ mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty Ngân sách mới của công ty xuất phát từ mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty Tóm lại quy trình hoạch định ngân sách hiên tại của công ty đang gặp nhiều vấn đề, để giải quyết các vấn đề này ta cần có một quy trình hoạch định mới, trên cơ sở lý thuyết quy trình hoạch định ngân sách mới mà tôi đề xuất giải quyết được các vấn đề đang tồn tại. Do khả năng có hạn nên trong quá trình thực hiện đề tài không tránh khỏi sai xót, rất mong nhận được nhiều sự góp ý để hoàn thiện thêm đề tài. Tài liệu tham khảo Giáo trình quản trị tài chính đại học kinh tế Đà Nẵng Sách Managing Budgets của Stephen Brookson Budgeting for Better Performance (xuất bản năm 2003) Giáo trình lý thuyết thiết kế va tổ chức của đại học kinh tế Đà Nẵng Giáo trình quản trị chiến lược của đại học kinh tế Đà Nẵng Sách Finance For Managerment của đại học Harvard PHỤ LỤC Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh điều chỉnh năm 2008 của Vinatex ™&˜ Chỉ tiêu 2007 2008 Doanh thu thuần về bán hàng và CC dịch vụ 537.825.202.989 532.849.158.740 Giá vốn hàng bán 479.807.641.097 451.877.036.712 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp 58.017.561.892 80.972.122.028 Khấu hao 12.153.809.650 12.153.809.650 Chi phí bán hàng 10.146.034.576 20.269.924.915 Chi phí quản lý doanh nghiệp 18.756.418.922 26.964.833.001 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 16.961.298.744 21.583.554.462 Thu nhập khác 320.288.133 2.166.873.103 Chi phí khác 5.019.738 2.532.676 Lợi nhuân khác 315.268.395 2.166.250.427 Lợi nhuận kế toán trước thuế và lãi 17.276.567.139 23.749.804.889 Doanh thu hoạt động tài chính 1.678.532.569 5.970.739.080 Chi phí hoạt động tài chính 14.404.243.783 26.511.612.241 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 4.550.855.925 3.208.931.728 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành 1.241.787.932 1.208.692.169 Lợi nhuận sau thuế 3.309.067.993 2.000.239.559 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh điều chỉnh năm 2008 của Hoà Thọ Chỉ tiêu Kỳ báo cáo Năm 2008 Doanh thu thuần về bán hàng và CC dịch vụ 929.193.145.316 Giá vốn hàng bán 804.962.557.019 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 124.230.588.297 Chi phí bán hàng 25.352.540.580 Chi phí quản lý doanh nghiệp 39.818.514.504 Khấu hao 29.150.859.185 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 29.908.674.028 Thu nhập khác 1.522.332.355 Chi phí khác 2.810.884.442 Lợi nhuận khác (1.288.552.087) Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế và lãi 28.620.121.941 Doanh thu hoạt động tài chính 15.529.126.323 Chi phí hoạt động tài chính 36.646.050.376 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 7.503.197.888 Chi phí thuế TNDN hiện hành Được miễn Lợi nhuận sau thuế TNDN 7.503.197.888 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh điều chỉnh năm 2008 của Việt Thắng CHỈ TIÊU 2008 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 515,697,895,855 Giá vốn hàng bán 421,917,201,031 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 93,780,694,824 Khấu hao 26,655,897,446 Chi phí bán hàng 2,147,253,738 Chi phí quản lý doanh nghiệp 16,799,051,153 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 48,178,492,487 Thu nhập khác 5,640,860,431 Chi phí khác 2,090,505,556 Lợi nhuận khác (40 = 31 - 32) 3,550,354,875 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế và lãi 51,728,847,362 Doanh thu hoạt động tài chính 8,934,945,067 Chi phí tài chính 17,282,956,225 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 43,380,836,204 Chi phí thuế TNDN hiện hành Chi phí thuế TNDN hoãn lại Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 43,380,836,204 Bảng cân đối kế toán của Vinatex Tại ngày 31 tháng 12 năm 2007 và 2008 Đơn vị tính : VNĐ TT Tài sản 2007 2008 A Tài sản ngắn hạn 155.441.488.239 155.742.566.561 I Tiền và các khoản tương đương tiền 3.481.549.521 4.524.418.865 1 Tiền 3.481.549.521 4.524.418.865 2 Các khoản tương đương tiền 0 0 II Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 0 0 1 Đầu tư ngắn hạn 0 0 2 Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn 0 0 III Các khoản phải thu ngắn hạn 7.128.387.577 53.534.937.647 1 Phải thu của khách hàng 60.805.997.807 51.055.214.471 2 Trả trước cho người bán 10.590.921.590 2.714.327.926 3 Phải thu nội vộ ngắn hạn 0 0 4 Phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng 0 0 5 Các khoản phải thu khác 5.975.622.373 476.046.803 6 Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi(*) (712.154.553) (710.654.553) IV Hàng tồn kho 74.800.033.981 53.871.579.984 1 Hàng tồn kho 75.219.076.339 54.340.445.561 2 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho(*) (419.042.358) (468.865.577) V Tài sản ngắn hạn khác 5.877.517.160 3.811.630.065 1 Chi phí trả trước ngắn hạn 362.478.470 445.806.293 2 Thuế GTGT được khẩu trừ 2.353.835.335 2.029.330.443 3 Thuế và các khoản phải thu Nhà Nước 88.935.274 118.694.564 4 Tài sản ngắn hạn khác 3.072.568.081 1.217.798.765 B Tài sản dài hạn 74.911.929.941 78.390.578.435 I Các khoản phải thu dài hạn 0 0 1 Phải thu dài hạn của khách hàng 0 0 2 Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc 0 0 3 Phải thu dài hạn nội bộ 0 0 4 Phải thu dài hạn khác 0 0 5 Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi(*) 0 0 II Tài sản cố định 69.212.497.414 75.851.455.284 1 Tài sản cố định hữu hình 64.870.086.954 63.161.442.538 Nguyên giá 116.827.226.774 127.078.414.048 Giá trị hao mòn luỹ kế(*) (51.957.139.820) (63.916.971.510) 2 Tài sản cố định thuê tài chính 517.268.617 323.290.657 Nguyên giá 969.883.857 969.883.857 Giá trị hao mòn luỹ kế(*) (452.615.240) (646.593.200) 3 Tài sản cố định vô hình 0 2.254.737.283 Nguyên giá 0 2.254.737.283 Giá trị hao mòn luỹ kế(*) 0 0 4 Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 3.825.141.843 10.111.984.806 III Bât động sản đầu tư 0 0 Nguyên giá 0 0 Giá trị hao mòn luỹ kế(*) 0 0 IV Các tài sản đầu tư tài chính dài hạn 603.000.000 603.000.000 1 Đầu tư vào các công ty con 0 0 2 Đầu tư vào công ty liên kết, liên doanh 0 0 3 Đầu tư dài hạn khác 603.000.000 603.000.000 4 Dự phòng giảm giá chứng khoán đầu tư dài hạn(*) 0 0 V Tài sản dài hạn khác 5.096.432.517 1.936.123.151 1 Chi phí trả trước dài hạn 4.096.432.517 1.936.123.151 2 Tài sản thuế thu nhập hoãn lại 0 0 3 Tài sản dài hạn khác 1.000.000.000 0 Tổng tài sản 230.353.418.180 194.133.144.996 TT  Nguồn vốn 2007 2008 A  Nợ phải trả 202.677.462.635 168.653.322.668 I  Nợ ngắn hạn 153.589.472.548 115.753.742.242 1  Vay và nợ ngắn hạn 133.222.428.825 96.668.406.700 2  Phải trả cho người bán 12.138.916.610 10.870.584.075 3  Người mua trả tiền trước 223.194.027 276.599.058 4  Thuế và các khoản phải nôp Nhà Nước 408.110.362 1.152.434.494 5  Phải trả người lao động 101.464.832 167.488.442 6  Chi phí phải trả 2.353.410.259 134.552.997 7 Phải trả nội bộ 0 0 8  Phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp động XD 0 0 9  Các khoản phải trả, phả nộp ngắn hạn khác 5.141.947.633 6.483.736.476 10  Dự phòng phải trả ngắn hạn 0 0 II  Nợ dài hạn 49.087.990.087 52.899.580.426 1  Phải trả dài hạn người bán 15.324.104.764 28.675.986.456 2  Phải trả dài hạn nội bộ 0 0 3  Phải trả dài hạn khác 10.000.000 10.000.000 4  Vay và nợ dài hạn 33.744.300.290 24.213.593.970 5  Thuế thu nhập hoãn lại phải trả 0 0 6  Dự phòng trợ cấp mất việc làm 9.585.033 0 7  Dự phòng phải trả dài hạn 0 0 B  Vốn chủ sở hữu 27.675.955.545 25.479.822.328 I  Vốn chủ sở hữu 27.373.262.411 25.313.982.802 1  Vốn đầu tư của chủ sở hữu 20.000.000.000 20.000.000.000 2  Thặng dư vốn cổ phần 1.600.000.000 1.600.000.000 3  Vốn khác của chủ sở hữu 0 0 4  Cổ phiếu ngân quỹ(*) (182.700.000) (182.700.000) 5  Chênh lệch đánh giá lại tài sản 0 0 6  Chênh lệch tỷ giá hối đoái 0 0 7  Quỹ đầu tư phát triển 2.602.850.393 3.739.429.383 8  Quỹ dự phòng tài chính 44.044.025 144.834.860 9  Quỹ khác thuộc nguồn vốn chủ sở hữu 0 0 10  Lợi nhuận chưa phân phối 3.309.047.993 12.419.559 11  Nguồn vốn đầu tư ban đầu tư xây dựng cơ bản 0 0 II  Nguồn kinh phí và quỹ khác 302.693.134 165.839.526 1  Quỹ khen thưởng, phúc lợi 281.451.885 144.598.277 2  Nguồn kinh phí 21.241.249 21.241.249 3  Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 0 0 Tổng nguồn vốn 230.353.418.180 194.133.144.996