Đề tài Cải tiến công tác hoạt động văn phòng theo hướng hiện đại hoá của văn phòng tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8

àng ngày chăm sóc tưới cây, tỉa cành cây cảnh. Lau chùi cửa kính cửa chớp toàn bộ tầng hai, quét dọn hành lang tầng hai; - Đưa báo chí đến các phòng làm việc của tổng công ty và lãnh đạo tổng công ty. *Công nhân lái xe con (8 người): - Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật về thao tác vận hành điều khiển lái xe ô tô con, sử dụng thành thạo các trang thiết bị, máy móc, dụng cụ trang thiết bị ô tô để thực hiện công tác được giao; - Quản lý sử dụng tốt xe ô tô được giao như: Tăng cường kiểm tra theo dõi, bảo dưỡng sửa chữa vặt đảm bảo cho hoạt động của xe ô tô con được thường xuyên liên tục. - Giữ gìn bảo quản xe tốt sạch sẽ, tiết kiệm trong việc sử dụng xăng dầu, xăm lốp, phụ tùng; - Mua sắm xăng dầu, quản lý sử dụng xăng dầu và báo cáo hoạt động của xe, quyết toán xăng dầu hàng tháng; - Lái xe an toàn tuyệt đối, phục vụ đúng giờ theo sự điều động phân công của lãnh đạo văn phòng. 2. Công nghệ thông tin Trong thực tế cuộc sống hàng ngày, để giải quyết một vấn đề có thể có nhiều phương án khác nhau. Yêu cầu đặt ra là phải chọn lấy một phương án tốt nhất (phương án tối ưu). Về mặt lý thuyết, với mỗi bài toán có thể chọn được ít nhất một phương án tối ưu. Tuy nhiên, trên thực tế, đôi khi cần chấp nhận phương án “ gần tối ưu” nếu việc quyết định còn phụ thuộc vào những hạn chế khác như khả năng thu thập dữ liệu thời gian tính toán… Ở đây, việc thu thập xử lý thông tin có một vai trò quan trọng. Từ lâu, con người đã vốn có khả năng dự đoán và dự báo nhiều hiện tượng tự nhiên và xã hội. Có những hiện tượng được dự báo một cách chính xác tuyệt đối, có hiện tượng chỉ đạt mức tương đối, và có những hiện tượng chưa thể lý giải, dự báo, dự đoán nổi. Bên cạnh những hạn chế về phương pháp luận, một nguyên nhân nữa là khả năng tính toán và xử lý thông tin vẫn chưa được như mong muốn của con người. Tuy nhiên, trong vài thập kỷ vừa qua, sự phát triển của khoa học và kỹ thuật đã giúp con người tiến được một bước dài trong lĩnh vực này. Trước khi nói đến tin học và công nghệ thông tin, chúng ta cần đề cập đến một khái niệm hết sức cơ bản là thông tin. Có nhiều định nghĩa khác nhau về thông tin. Ở đây, thông tin được hiểu là tất cả những gì có thể cung cấp cho con người hiểu biết về đối tượng được quan tâm trong tự nhiên và xã hội, diễn ra trong không gian và thời gian, về những vấn đề chủ quan và khách quan… nhằm giúp con người có được cơ sở đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời có hiệu quả và ý nghĩa. Có nhiều loại thông tin khác nhau và mỗi loại có cách biểu hiện riêng, đều mang những đặc thù riêng và yêu cầu riêng về phạm vi, hiệu quả cũng như có vai trò, tác dụng nhất định trong thực tiễn. Thông tin có ở khắp mọi nơi và vị trí của nó ngày càng trở nên quan trọng. Nhu cầu khai thác, xử lý và truyền thông tin ngày càng trở nên cấp thiết. Việc nghiên cứu và ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả và hiệu lực quản lý của tổng công ty ngày càng có ý nghĩa quyết định đối với sự nghiệp phát triển. Tin học là ngành khoa học chuyên nghiên cứu việc thu thập thông tin, quản lý và xử lý thông tin theo cách nào đó nhằm đạt đựơc ở mức độ tốt nhất mục tiêu đặt ra từ trước của con người. Đặc biệt hơn các ngành khoa học khác, tin học ngày càng có khả năng thu thập và len lỏi vào mọi ngõ ngách của cuộc sống nhờ những thiết bị thông tin hiện đại và những sản phẩm phần mềm tiện lợi, cho phép con người khai thác triệt để khả năng lao động tư duy, thông qua các phương tiện hỗ trợ đắc lực. Lĩnh vực hoạt động quan trọng nhất của tin học trong thực tiến là quản lý các hoạt động kinh tế của xã hội. Các sản phẩm của nó đa số phục vụ cho mọi nhu cầu khác nhau trong quản lý và vai trò của tin học ngày càng trở nên cần thiết trong công tác này. Là một cơ quan thực hiện vai trò quản lý và lãnh đạo, Tổng công ty rất cần tới hệ thống thông tin và các sản phẩm công nghệ thông tin. Nó sẽ cho phép thực hiện tự động các quy trình xử lý thông tin theo yêu cầu của hệ thống quản lý với hiệu quả cao về tốc độ, độ chính xác, khả năng truyền dẫn, tìm kiếm, chọn lọc, phân tích và lưu trữ. Nó có thể tạo ra một hệ thống liên hoàn, đồng bộ, chính xác, tạo ra mối liên kết, sự phối hợp nhịp nhàng giữa văn phòng Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc với hiệu quả rõ rệt. Hệ thống thông tin tự động phục vụ quản lý sẽ tạo ra một bộ máy tổ chức hoạt động khoa học, gọn nhẹ và hữu hiệu. Trong lĩnh vực văn bản, một nhu cầu nổi bật trong các hệ thống quản lý ngày nay - một công cụ hoàn hảo để tạo ra chất lượng cao - Đó là khả năng về mẫu mã, về chất lượng và khả năng truyền dẫn, khai thác và sử dụng đúng nhu cầu. Như vậy, ta không thể phủ nhận vai trò quan trọng và hết sức to lớn của công nghệ thông tin trong hoạt động của văn phòng Tổng công ty. Tuy nhiên, việc sử dụng những tiến bộ khoa học của ngành công nghệ thông tin và truyền thông vào thực tiễn không chỉ ở Tổng công ty mà ở nước ta còn rất rộng so với thế giới. Số lượng máy vi tính tại các cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp... ngày càng tăng nhưng hiệu quả sử dụng, khai thác các tính năng và thế mạnh của thiết bị so với yêu cầu thực tế còn thấp. Hiện nay, trong cơ quan văn phòng Tổng công ty chưa trang bị máy vi tính đủ cho mỗi phòng một chiếc. Các phòng có máy vi tính thì đều sử dụng như một máy chữ cao cấp. Hơn nữa, thế hệ máy của cơ quan đang trở nên lạc hậu so với tình hình phát triển của khoa học công nghệ hiện nay. Điều này đòi hỏi cơ quan cần có sự cân nhắc trong việc đưa ứng dụng tin học vào hoạt động. Các máy tính này chưa được nối mạng với nhau hay tham gia vào các mạng thông tin trong và ngoài nước. Điều này khiến cho việc liên lạc, trao đổi với nhau về công việc giữa các bộ phận trong cơ quan gặp nhiều khó khăn, công tác quản lý của cơ quan không được thuận lợi. Không tham gia vào các mạng thông tin toàn cầu, cơ quan sẽ bỏ lỡ việc khai thác rất nhiều thông tin hữu ích trên mạng. Đồng thời các máy tính trên cơ quan không kết nối với nhau gây ra một số khó khăn mà thực tế văn phòng cơ quan đã gặp phải trong việc lưu trữ thông tin. Việc kết nối với một máy chủ là cơ quan đầu não của hệ thống máy tính trong cơ quan mà trong đó ta có thể cài đặt các thông tin về mọi lĩnh vực sẽ tạo ra những thuận lợi trong công việc giữa các phòng ban. Các máy tính trực thuộc trong nội bộ cơ quan có thế vào mạng, trao đổi thông tin và khai thác thông tin trên máy chủ. Hiện nay có rất nhiều loại virus phá hoại mà nếu không kịp xử lý, thông tin lưu trữ sẽ bị phá huỷ. Việc hình thành máy chủ sẽ giải quyết tốt vấn đề này mà máy chủ là nơi lưu trữ, tổng hợp mọi thông tin về máy con. Tuy vậy, một yếu tố khá quan trọng bên cạnh cơ sở vật chất trong hệ thống thông tin đó là những người trực tiếp điều hành, sử dụng. Mặc dù các cán bộ nhân viên trong văn phòng tổng công ty đều có trình độ đại học, cao đẳng nhưng kiến thức về sử dụng máy tính vấn còn nhiều hạn chế. Việc sử dụng máy tính ở đây chỉ đơn giản là nhận thông tin, lưu trữ thông tin và cao hơn là soạn thảo văn bản. Điều này nói lên là trình độ sử dụng tin học của cơ quan vẫn chưa được trang bị tốt, phần lớn chỉ dừng lại ở mức sơ khởi, chưa có khả năng khai thác triệt để những lợi ích của máy tính. Ngoài ra, nguyên nhân từ yếu tố con người còn có thể do nhận thức chưa đúng và chưa đầy đủ về vai trò và ứng dụng của tin học trong công tác quản lý của những người quản lý. Các cán bộ vẫn chưa sẵn sàng tiếp nhận kiến thức mới về lĩnh vực khoa học này. Tuy nhiên, trở lại vấn đề con người, để tận dụng triệt để những lợi ích của máy tính thì con người cần có những am hiểu thật tốt về kỹ thuật. Bên cạnh đó là trình độ ngoại ngữ. Trên thực tế đã có một số trường hợp trục trặc về máy tính gây ùn tắc công việc tại cơ quan. Yêu cầu đặt ra đòi hỏi phải có những am hiểu thật tốt để có thể xử lý được những trục trặc kỹ thuật rất thường xuyên xảy ra đối với máy tính. Trong bối cảnh hiện nay của đất nước ta, ngành công nghệ thông tin chỉ là một ngành mới phát triển nên ta vẫn chưa có một hệ thống tiếng việt cài đặt cho máy. các hoạt động, hệ thống chỉ dẫn trong máy tính đều sử dụng tiếng Anh, hơn nữa, các thông tin có thể khai thác được trên mạng Internet cũng sử dụng tiếng Anh. Do đó việc đào tạo trình độ ngoại ngữ cho CBCNV cũng là một yêu cầu cấp thiết. Đó là cơ sở để chúng ta có thể khai thác tối đa những ứng dụng của tin học trong hoạt động của Tổng công ty. 3. Công tác văn thư lưu trữ Bao gồm các công việc về tổ chức, quản lý các loại văn bản đi và đến. - Tổ chức quản lý các tài liệu hồ sơ. Tổ chức quản lý công văn mật. - Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. Quy trình tổ chức quản lý công văn đến cũng như tất cả các cơ quan khác, nó thuộc về nguyên tắc. Khi công văn được chuyển qua bộ phận văn thư thì người làm công tác văn thư phải kiểm tra xem công văn gửi có đúng địa chỉ không? nếu không đúng thì gửi lại.còn nếu đúng địa chỉ thì tiến hành phân loại công văn, mở bao thư lấy nội dung ra, đóng dấu công văn đến, đọc và ghi chú nội dung. Sau đó trình thủ trưởng có ý kiến giải quyết rồi mới đăng ký vào sổ công văn đến.Có 3 loại sổ công văn đi và đến : Sổ đăng ký công văn thường, sổ đăng ký công văn mật, sổ đăng ký các loại đơn thư khiếu nại.Bước cuối cùng mới phân phối chuyển giao công văn đến cho các đơn vị phòng ban có liên quan. Quy trình xử lý công văn đi bao gồm các bước sau: - Trước khi bỏ công văn đi vào phong bì nhân viên văn thư phải kiểm tra các yếu tố sau: + Công văn đã đề ngày tháng chưa? + Địa chỉ bên trong và bên ngoài có khớp nhau không ? + Đóng dấu vào công văn có đúng quy cách không ? Chữ ký có hợp lệ chưa? - Văn thư ghi số công văn, đề ngày... tháng..., trích yếu công văn vào sổ công văn đi, theo mẫu quy định chung. -Công văn gửi đi phải lưu lại ở cơ quan 2 bản (một bản do văn thư lưu trữ giữ, một bản do đơn vị thảo ra văn bản đó lưu. Các công văn giấy tờ, hồ sơ được giao cho nhân viên làm công tác lưu trữ bảo quản. Hàng năm các phòng, ban nộp hồ sơ tài liệu cho nhân viên lưu trữ để khi cần thiết có thể khai thác những tài liệu đó. Trước khi lưu trữ các loại hồ sơ, văn thư phân loại hồ sơ ra làm bốn loại: hồ sơ cần thiết, hồ sơ quan trọng, hồ sơ thường sử dụng và hồ sơ không cần sử dụng và phân loại theo thời gian ngắn hạn, lâu dài, vĩnh viễn. Hiện nay công tác văn thư lưu trữ của Tổng công ty được thực hiện rất tốt. Tài liệu được phân loại và được xếp theo trình tự thời gian. Các công văn giấy tờ lâu năm không còn giá trị lưu hành được nhân viên lưu trữ tiến hành kiểm tra xác định lại giá trị, sau đó đề xuất với hội đồng huỷ bỏ tài liệu đó. 4. Công tác hậu cần Công tác hậu cần có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của bất kỳ một đơn vị, tổ chức nào. Chức năng hậu cần là một trong hai chức năng cơ bản của văn phòng, nhằm tạo cơ sở vật chất cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt các chương trình kế hoạch đã đề ra. Nó là nhiệm vụ hỗ trợ các phương tiện và dụng cụ, những điều kiện cần thiết để cán bộ, nhân viên có thể nâng cao được hiệu quả công tác và năng suất lao động. Làm tốt công tác hậu cần sẽ góp phần tiết kiệm tiền của, thời gian tạo lập được diện mạo của cơ quan được đàng hoàng, bề thế. Góp phần xây dựng cơ quan ngày càng hiện đại theo xu hướng phát triển chung và phương hướng chủ trương cải cách nền hành chính hiện nay. Nói đến công tác hậu cần, chúng ta cần phải nói đến bộ phận kế toán tài vụ của Tổng công ty. Bộ phận này chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ vấn đề tài chính của cơ quan để từ đó lập các kế hoạch về chi tiêu. Để nâng cao được tính tiết kiệm và hiệu quả trong hoạt động, Tổng công ty đã có quy định chặt chẽ về việc quản lý công tác kế toán tài vụ. Trong đó, văn phòng có trách nhiệm giúp lãnh đạo cơ quan quản lý toàn bộ việc thu chi, thanh quyết toán của cơ quan đúng pháp luật và đúng quy định quản lý tài chính của Nhà nước. Văn phòng sẽ chịu trách nhiệm về các hoạt động thu chi của bộ phận kế toán tài vụ trên các lĩnh vực thu chi thanh quyết toán, lưu giữ chứng từ, quản lý tài chính... Mọi khoản chi từ khoản của Tổng công ty đều phải đảm bảo đúng nguyên tắc, đúng mục đích và phải có chuẩn chi. Ngoài công tác tài chính, các vấn đề khác của công tác hậu cần tại tổng công ty đang dần được hoàn thiện để công tác này thật sự đem lại hiệu quả do hoạt động chung của cơ quan. Để phục vụ cho hoạt động của cơ quan, các kho đồ dùng, dụng cụ đã được xây dựng và tổ chức khá tốt, chu cấp kịp thời các nhu cầu sử dụng. Đặc biệt là công việc của cơ quan luôn liên quan đến giấy tờ, sổ sách và các vật phẩm văn phòng như giấy, bút, mực, kéo, hồ...luôn được đảm bảo đầy đủ. Hoạt động Tổng công ty mang tính chất động khá nhiều, cán bộ thường xuyên phải đi xuống các cơ sở, đi công tác. Nhu cầu đi lại trong Tổng công ty là rất lớn. Vai trò của công tác hậu cần được thể hiện qua việc tổ chức nơi làm việc trong cơ quan và đảm bảo cho các hoạt động được thuận lợi. Việc bố trí các phòng làm việc tại Tổng công ty ở một số bộ phận chưa tạo ra được một dây chuyền đường thẳng, một số phòng liên quan có cùng chức năng giống nhau lại nằm khá xa nhau. Đối với vấn đề hội trường, hội trường của cơ quan nhỏ, không đáp ứng được hội nghị lớn. Vấn đề này gây khó khăn cho việc tổ chức phiền hà, tốn kém trong khi vấn đề chi tiêu của cơ quan còn nhiều hạn chế. Trong việc phục vụ cho đời sống cán bộ, nhân viên về vật chất và tinh thần, về công tác và sinh hoạt hàng ngày, cơ quan đã có rất nhiều cố gắng. Để phục vụ cho công việc, cơ quan đã có đầu tư trang thiết bị khá tốt. Đời sống cán bộ, nhân viên đã có sự quan tâm. Trong hoạt động của công tác hậu cần, vai trò của người làm công tác này rất lớn. Ngoài năng lực chuyên môn, năng lực tổ chức, quản lý, tính sáng tạo, nó đòi hỏi người làm công tác hậu cần phải có nhận thức, ý chí và tình cảm đúng đắn. Như vậy, cơ quan cần có sự quan tâm, phát huy những mặt tích cực, khắc phục những khiếm khuyết đồng thời có chế độ bồi dưỡng nghiệp vụ về chính trị cho cán bộ làm công tác hậu cần để công tác này thực sự phát huy vai trò của mình trong hoạt động của cơ quan. 5. Môi trường làm việc của văn phòng Các phòng làm việc được đặt trong một diện tích nhỏ hẹp, thiếu sự thoáng mát và thiếu ánh sáng tự nhiên, cách sắp xếp nơi làm việc còn chưa hợp lý gây nên sự mệt mỏi cho nhân viên khi làm việc. Chính vì vậy Tổng công ty cần phải nghiên cứu cách sắp xếp phòng ban sao cho khoa học, tạo môi trường làm việc tốt. Có như vậy mới tăng năng suất lao động và chất lượng của công việc ngày một nâng cao hơn. 6. Bố trí và trang thiết bị văn phòng Trụ sở cơ quan là nơi làm việc của cơ quan. Hàng ngày diễn ra các hoạt động quản lý của cơ quan bao gồm các hoạt động bên trong và các hoạt động giao tiếp với các cơ quan khác với nội dung bên ngoài. Trong đó có các công chức thực thi nhiệm vụ của mình để hoàn thành mục tiêu, chức năng nhiệm vụ của cơ quan. Trụ sở làm việc của cơ quan phải thể hiện đựơc bộ mặt của cơ quan, phải phù hợp với nhiệm vụ của cơ quan, không phô trương hình thức và cũng không quá mức. Là một cơ quan văn phòng, tổng công ty thực hiện vai trò quản lý – lãnh đạo, trong việc bố trí trụ sở tổng công ty đã thể hiện được sự uy nghiêm, việc tổ chức bố trí đang có sự nghiên cứu để phù hợp với quy mô và tính chất hoạt động của cơ quan. Việc bố trí các phòng ban để đảm bảo được sự khoa học, hiện đại cần luôn luôn tuân theo một số nguyên tắc nhất định. Những nguyên tắc này thể hiện tính liên kết, gắn bó, tạo sự thuận lợi trong phối kết hợp công việc, tránh những chồng chéo hay phiền hà cho công chức và khách đến làm việc tuy nhiên, để thực hiện tốt những nguyên tắc này không phải là một điều đơn giản, bởi ngoài sự điều hành tổ chức, việc bố trí các phòng ban còn phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện cơ sở vật chất. Bản thân tổng công ty vẫn còn tồn tại một số điểm không thuận lợi trong việc bố trí mà cơ quan đang nghiên cứu để tìm ra những phương án hợp lý hơn. Hoạt động của các Phòng ban trong cơ quan chủ yếu diễn ra trong các phòng làm việc. Phòng làm việc của công chức đó là những khoảng không gian nhất định được trang bị và bố trí những điều kiện cần thiết để công chức thực hiện và hoàn thành tốt công việc thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của mình. Việc bố trí trang thiết bị trong phòng làm việc có một ý nghĩa khá quan trọng đối với tinh thần, thái độ của công chức. Nó phải đảm bảo tính khoa học, hiện đại và hợp lý nhất từ vị trí ngồi cho đến sự phù hợp của trang thiết bị của từng người, và với công việc. Đồng thời, việc bố trí trang thiết bị cũng cần tính đến điều kiện diện tích nơi làm việc cho công chức để đảm bảo đạt được hiệu quả cao nhất. Diện tích cho mỗi phòng làm việc cần phải tuỳ thuộc vào chức năng nhiệm vụ của mỗi công chức và khả năng của mỗi cơ quan. Phòng làm việc có thể bố trí nhiều hay ít người và với mỗi cách bố trí sẽ có những ưu, nhược điểm riêng. Xu thế hiện nay trên thế giới thường sử dụng phương án phòng nhiều người với ưu điểm là đảm bảo được luồng công việc, khả năng giám sát lẫn nhau. Hơn nữa còn nhiều người thì những chi phí cho trang thiết bị cũng sẽ giảm. Trong việc bố trí trang thiết bị phục vụ làm việc, cơ quan đã có nghiên cứu để tận dụng được không gian sát tường. Bàn ghế, tủ đựng… đều được trang bị khá đồng bộ và hiện đại. Cơ quan sử dụng loại ghế xoay có thể điều chỉnh cho phù hợp vơi mỗi người, bàn có ngăn kéo bên khá thuận lợi cho việc cất giữ tài liệu, vật dụng. Tuy nhiên, việc bố trí chưa được thuận tiện, các tủ đựng thường cách xa bàn làm việc, gây mất thời gian mỗi khi có nhu cầu sử dụng. Trong việc bố trí trang thiết bị, ta cần chú ý nhiều đến vấn đề tâm sinh lý của con người để tạo ra hưng phấn của mỗi người đối vơí công việc. Các yếu tố về môi trường như nhiệt độ, độ ẩm, tiếng ồn, màu sắc… có những tác động rất lớn đối với trạng thái tinh thần của con người. Nhiệt độ, độ ẩm lớn hay thấp quá đều không tốt tới sức khoẻ con người, làm cho các cử động trở nên kém linh hoạt, mau mệt mỏi và ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng công việc. Tiếng ồn có tác động rất xấu đối với hệ thần kinh. Nó gây ra sự phân tán, thậm chí rối loạn thần kinh nếu tiếng ồn quá lớn và kéo dài. Đối với màu sắc, nó không chỉ tạo nên hình dáng tổng thể bên ngoài của cơ quan, vẻ đẹp trong từng văn phòng mà với những màu sắc thích hợp sẽ tạo ra được một tinh thần thoải maí, trạng thái hưng phấn cho con người, gam nóng hay gam lạnh đều có ưu nhược điểm riêng. Vấn đề đặt ra là cần có sự sử dụng màu sắc sao cho hài hoà và phù hợp với sở thích tâm sinh lý từng người. Một yếu tố quan trọng nữa là ánh sáng đây là một yếu tố không thể thiếu trong hoạt động văn phòng. Ánh sáng cần được sử dụng với cường độ thích hợp, đủ mà không quá chói. Điều tốt nhất là kết hợp ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo, tận dụng được ánh sáng tự nhiên một cách tối đa. Với sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan, việc bố trí trang thiết bị văn phòng đã đảm bảo khá tốt các yếu tố trên. Hệ thống quạt và máy điều hoà đã đảm bảo cho các phòng có một nhiệt độ lý tưởng để làm việc. Vệ sinh môi trường tại cơ quan được khá coi trọng và chú ý thường xuyên để đảm bảo sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên. Cơ quan cũng có khu vệ sinh tại mỗi tầng nhà rất thuận tiện, bố trí sách báo để cán bộ nhân viên theo dõi giải lao. Nhưng cơ quan có không thuận lợi là đóng trụ sở tại một địa điểm gần khu dân cư đông đúc. Xu hướng hiện nay trên thế giới là ngày càng áp dụng cơ khí hoá và hiện đại hoá vào hoạt động văn phòng. Nó xuất phát từ yêu cầu thực tế cũng như khả năng phát triển trong tương lai. Sử dụng các phương tiện cơ khí hoá, tự động hoá sẽ cho phép nâng cao chất lượng lao động lên nhiều lần, giảm nhẹ được sức lao động. Trong việc áp dụng các phương tiện này cần lưu ý đến tương quan giữa nhu cầu thực tế và việc trang bị các phương tiện đó. Phải dựa trên cơ sở khối lượng công việc cụ thể để bố trí trong toàn cơ quan hay cho từng bộ phận. Đồng thời xem xét nhu cầu và khả năng trang bị phương tiện kỹ thuật đồng bộ nhằm nâng cao hiệu qủa việc sử dụng chúng. Hiện nay có rất nhiều sản phẩm kỹ thuật được ứng dụng trong hoạt động văn phòng. Chẳng hạn như trong lĩnh vực văn thư lưu trữ, đối với việc soạn thảo văn bản, ghi chép ta có máy chữ, máy chụp, máy ghi âm, máy vi tính, máy in, máy microphim, máy chữ điện và tự động… trong việc nhận và gửi công văn có máy bóc và dán phong bì, máy huỷ phong bì, đăng ký công văn, đánh số… Việc chuyển công văn có thể dùng băng chuyền tự động nhưng cũng phải nhìn nhận rằng đó là một điều kiện chưa thể làm được trong điều kiện nước ta nói chung và trong tổng công ty XDCTGT8 nói riêng. Tuy nhiên, chúng ta cần phải hiểu rằng việc áp dụng phương tiện kỹ thuật là việc cần thiết xuất phát từ nhu cầu và phù hợp với chiến lược phát triển khoa học chung của cả nước. Tuỳ theo khối lượng công việc, khả năng và phương hướng phát triển của mình, cơ quan có thể dần trang bị từ quy mô nhỏ đến lớn một cách đồng bộ. 7. Các mối quan hệ công tác Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty đạt hiệu quả cao, Văn phòng luôn duy trì các mối quan hệ ngang - dọc, trên dưới, trong nội bộ cơ quan và cả các tổ chức bên ngoài. Văn phòng Tổng công ty Xây dựng Công trình giao thông 8 có mối quan hệ với các công ty, đơn vị trực thuộc, các phòng chức năng nghiệp vụ, các tổ chức đoàn thể, quần chúng khác để nắm vững tình hình sản xuất kinh doanh, tính chất công tác của từng bộ phận và từ đó giải quyết tốt phần việc của mình như sau: - Có mối quan hệ thường xuyên với các công ty, đơn vị hàng tuần để nắm được tình hình sản xuất kinh doanh và mọi hoạt động của công ty, đơn vị báo cáo nhanh với lãnh đạo xử lý, giải quyết những vấn đề yêu cầu nêu lên. - Có quan hệ thường xuyên với phòng kế hoạch, tiếp thị để lập các dự toán kinh phí kế hoạch sửa chữa, cải tạo nơi làm việc, các kế hạch sử dụng điện năng, đất đai phục vụ cho làm việc và những công việc có tính chất dài hạn hoặc ngắn hạn trong phạm vi cơ quan Tổng công ty. - Quan hệ thường xuyên với phòng tài chính kế toán để xin cấp phát kinh phí sủa chữa và mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, chi tiêu tiếp khách, hội họp trong cơ quan theo kế hoạch dự toán đã được duyệt; thanh quyết toán công nợ dứt điểm; phối hợp cùng phòng tài chính kế toán quản lý sử dụng tốt tài sản của cơ quan Tổng công ty. - Quan hệ với phòng tổ chức cán bộ lao động để trao đổi bàn việc bố trí sắp xếp cán bộ công nhân viên chức trong văn phòng, cùng xem xét nghiên cứu giải quyết các chế độ chính sách, các quyền lợi của cán bộ công nhân viên chức để có biện pháp giải quyết tốt đúng với chế độ chính sách của Nhà nước. - Quan hệ với phòng vật tư thiết bị để nghiên cứu thay đổi mua sắm thiết bị phương tiện ô tô đáp ứng phục vụ công tác tốt, cùng xem xét giải quyết sửa chữa lớn, thường xuyên, đột xuất của các xe ô tô con của văn phòng, xây dựng các định mức cho ô tô con để có cơ sở thanh quyết toán nhiên liệu, phụ tùng, xăm lốp... - Quan hệ với phòng dự án công nghệ để cùng phối hợp xây dựng các kế hoạch chi phí cho đấu thầu, ký kết hợp đồng, bố trí sắp xếp phương tiện đi thị sát thực địa các tuyến đường. Thông tin quảng cáo và Marketing cho Tổng công ty. - Quan hệ với Trung tâm đào tạo nghiệp vụ để có kế hoạch đào tạo nâng cao tay nghề, nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong văn phòng (kể cả đào tạo lại). Cùng xây dựng các phương án đào tạo dài hạn và ngắn hạn từ đó nghiên cứu bố trí cho cán bộ công nhân viên đi học, đảm bảo đáp ứng công tác được giao. - Quan hệ với các cơ quan đoàn thể như Đảng uỷ Tổng công ty, công đoàn, đoàn thanh niên của Tổng công ty để nắm được kế hoạch sắp xếp bố trí nơi làm việc, mua sắm phương tiện bàn ghế dụng cụ phục vụ cho làm việc. - Thực hiện tốt mối quan hệ với các công ty, đơn vị và các phòng nghiệp vụ chức năng, các đoàn thể quần chúng chính là giúp cho Văn phòng làm tốt tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty, hoàn thành nhiệm vụ và giải quyết tốt công tác được giao. 8. Nội quy và quy chế làm việc Tổng công ty đã xây dựng quy chế làm việc trong đó quy định cụ thể nhiệm vụ của từng cá nhân, quy định mỗi cán bộ công nhân viên phải làm tròn nghĩa vụ với tinh thần làm chủ và chấp hành đầy đủ, nghiêm chỉnh kỷ luật lao động và các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước đặt ra. 9. Chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên Tổng công ty đặc biệt quan tâm tới đời sống của cán bộ công nhân viên, coi đó là một trong những công tác hàng đầu của đơn vị. Hàng năm thực hiện đầu đủ chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên, giải quyết chế độ hưu trí, nghỉ mất sức, đặc biệt quan tâm tới các gia đình gặp khó khăn, gia đình chính sách. Mặc dù còn rất nhiều khó khăn trong thời kỳ chuyển dịch nền kinh tế. Tổng công ty vẫn luôn chú ý chăm cho cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên đảm bảo mức lương bình quân là: Năm 1999 thu nhập bình quân 1người/1tháng là:960.000đồng. Năm 2000 thu nhập bình quân 1người/1tháng là:1100.000 đồng. Qua đó ta thấy sự nỗ lực của Tổng công ty trong việc nâng cao mức sống cho cán bộ công nhân viên, đó là một vấn đề bức xúc của doanh nghiệp hiện nay. SƠ ĐỒ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 8 Văn phòng tổng công ty hiện được tổ chức gồm 9 bộ phận với 22 cán bộ công nhân viên, trực tiếp lãnh đạo là một Chánh văn phòng và một phó văn phòng giúp việc. Tổ chức văn phòng tổng công ty xây dựng giao thông 8 được khái quát theo sơ đồ sau: CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ VĂN PHÒNG Tổng hợp Văn thư lưu trữ Thông tin liên lạc. Quản trị Tổ bảo vệ thường trực Tổ xe Tiếp khách Tạp công Quay camera và photocopy CHƯƠNG IV NHẬN XÉT CHUNG I. NHẬN XÉT CHUNG HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 8 VỀ CÁC MẶT ƯU, NHƯỢC ĐIỂM. Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 là một doanh nhgiệp trực thuộc Bộ GTVT. Trong một thời gian ngắn thực tập tại đây tôi nhận thấy rằng trong thời gian qua, mặc dù gặp rất nhiều khó khăn do sử chuyển đổi cơ cấu nền kinh tế nhưng Tổng công ty đã không ngừng phấn đấu vươn lên thành một doanh nghiệp vững mạnh.Thực tế cho thấy trong những năm đầu tiếp cận với cơ chế mới TC.TY đã sớm nắm bắt đỗi mới công tác quản lý.Phát triển TC.TY theo chiều hướng đi lên tiếp tục thực hiện tốt những nhiệm vụ được cấp trên giao và hoàn thành những chỉ tiêu ké hoạch đã đề ra hàng năm. Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có 16 đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập. Trong đợt xếp hạng doanh nghiệp có 4 doanh nghiệp đạt hạng I và 12 doanh nghiệp đạt hạng II. Tổng công ty đã luôn quan tâm đến việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên. Tổng công ty có nguồn ngân sách, nguồn vốn tự có được tăng lên nhiều so với những năm trước đây. Công tác quản lý kinh tế và các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh...được nâng cao và được cụ thể hoá, quy định bằng nhiều điều lệ, quy chế hoạt động rõ ràng để định hướng cho việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và các mặt công tác khác của đơn vị. Bên cạnh đó Tổng công ty đã chú trọng đầu tư máy móc, trang thiết bị hiện đại phục vụ cho thi công các công trình trọng điểm (giá trị tài sản hàng năm tăng hàng trăm tỷ đồng ). Năng lực, trình độ quản lý và sản xuất kinh doanh của Tổng công ty ngày càng phát triển vững mạnh và là một trong những Tổng công ty mạnh của ngành Giao thông vận tải. Trong sự trưởng thành chung của Tổng công ty có nhiều đơn vị đạt hiệu quả kinh tế cao, nhưng bên cạnh đó còn có một số đơn vị hoạt động kém hiệu quả. Mặc dù theo đánh giá xếp hạng doanh nghiệp đạt kết quả như nêu ỏ trên, về thực trạng trong Tổng công ty vẫn còn những đơn vị đang còn tồn tại mà tổng công ty cần khẩn trương điều chỉnh khắc phục - Một số đơn vị được tập trung vốn đầu tư chiều sâu lớn nhưng đơn vị chưa thực sự năng động trong việc bố trí nhân lực và công nhân lành nghề để phát huy được hết hiệu quả máy móc thiết bị, mức tăng trưởng chậm, tình hình tài chính bị mất cân đối nghiêm trọng, đơn vị gặp nhiều khó khăn.- Có đơn vị chưa thực sự năng động trong công tác tiếp thị, không tìm kiếm và mở rộng được thị trường hoạt động nên sản xuất kinh doanh không phát triển theo nhịp độ phát triển chung của Tổng công ty. - Có đơn vị hoạt động cầm chừng, manh mún, chưa mạnh dạn đầu tư thiết bị, nhân lực, chưa đủ năng lực để đi vào thực hiện các dự án quốc tế lớn, chưa đáp ứng được yêu cầu chung của Tổng công ty. II. NHẬN XÉT VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 8 Trong công tác văn phòng,TC.TY đã bước đầu nhận thức rõ được tầm quan trọng của hoạt động văn phòng, các nghiệp vụ hành chính không còn bị phân tán như trước mà đã tập trung,các trang thiết bị phục vụ cho nghiệp vụ hành chính cũng được đổi mới hơn. Công tác văn phòng của Tổng công ty xây dựng giao thông 8 đã phát huy hầu hết chức năng, nhiệm vụ của mình (với định biên 22 cán bộ công nhân viên được bố trí ở 9 bộ phận), là bộ phận tham mưu giúp cho lãnh đạo giải quyết tốt nhưng công việc điều hành trong cơ quan cũng như công tác đối nội và đối ngoại góp phần cho sự phát triển và vững mạnh của Tổng công ty. Văn phòng tạo điều kiện cho các phòng ban và cơ quan đoàn thể hoàn thành công tác của lãnh đạo giao. Đặc biệt, ở các bộ phận của văn phòng đều hoạt động với tinh thần và ý thức trách nhiệm cao dưới sự lãnh đạo, điều hành của chánh, phó văn phòng. Ngoài ra, trong công tác chuyên môn mà văn phòng đã đạt được hiệu quả tốt, công tác chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các đơn vị cơ sở luôn được phòng quan tâm. Cán bộ, công nhân viên của văn phòng luôn được cử đến trung tâm đào tạo bồi dưỡng kỹ thuật nghiệp vụ để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Tuy nhiên, với nhịp độ phát triển kinh tế và sức cạnh tranh ngày càng gay gắt của nền kinh tế thị trường như hiện nay thì văn phòng của TC.TY còn một số mặt cần khắc phục như: 1. Về cơ cấu quản lý Cơ cấu tổ chức củaTC.TY hiện nay chưa đáp ứng được nhu cầu và khối lượng công việc cần giải quyết,nguyên nhân chủ yếu là văn phòng nhận quá nhiều công việc mà số lượng nhân sự trong văn phòng lại quá ít, được định biên 22 người. Diện tích văn phòng nhỏ nên các phòng bị thu hẹp. Có sự chồng chéo khi thực hiện chức năng nhiệm vụ giữa các phòng ban chức năng và văn phòng: + Bộ phận thi đua khen thưởng, báo chí tuyên truyền thuộc chức năng nhiệm vụ của tổ chức cán bộ lại giao cho. Đảng uỷ của tổng công ty thực hiện. + Công tác tổng hợp báo cáo 6 tháng, hàng năm là chức năng nhiệm vụ của văn phòng thì được bố trí cho phòng Kinh tế - kế hoạch. + Trong công tác văn thư - lưu trữ, giấy tờ, công văn đến đều được chuyển đến cho Tổng giám đốc xét duyệt mà lẽ ra phải qua Chánh văn phòng xem xét trước rồi mới chuyển đến Tổng giám đốc. Như vậy sẽ giúp cho Tổng giám đốc đỡ phần giải quyết những công việc sự vụ, tránh lãng phí thời gian cho Tổng giám đốc. Hơn nữa, nhiều khi Tổng giám đốc đi vắng, công văn giấy tờ đến nhiều mà phải chờ Tổng giám đốc xét duyệt, điều này sẽ dẫn đến hậu quả: ách tắc trong quá trình giải quyết công vụ, đôi khi không đưa ra những quyết định được nhanh chóng, kịp thời, hợp lý trong điều kiện kinh tế - xã hội hiện nay. 2. Về nhân sự Lực lượng cán bộ công nhân viên trong Tổng công ty hiện nay đang thiếu những cán bộ năng động trong chuyên môn và quản lý giỏi, thiếu đội ngũ nhân viên lành nghề có trình độ để đáp ứng với cơ chế mới. Đối với nhân viên văn phòng: Số nhân viên còn quá ít so với khối lượng công việc, thường một nhân viên phải kiêm nhiệm các công việc khác không thuộc chức năng và nghiệp vụ chuyên môn của họ. Bên cạnh đó trình độ chuyên môn còn thấp, các thao tác nghiệp vụ còn kém nhạy bén. Trong đó công việc ngày càng đòi hỏi sự sáng tạo và năng động. 3. Về trang thiết bị Cơ chế mới đòi hỏi có sự cạnh trang gay gắt trong xu thế chung đó vai trò của văn phòng ngày càng được khẳng định. Trong đó yếu tố trang thiết bị có tính chất quyết định sự đứng vững của mỗi doanh nghiệp trong nền kinh tế.TC.TY mặc dù đã đã nắm bắt được nhu cầu mới song vẫn chưa mạnh dạn đầu tư trang thiết bị phục vụ cho hoạt động kinh doanh,hệ thống trang thiết bị vẫn chưa hiện đại cho nên năng suất lao động còn bị hạn chế. 4. Môi trường làm việc TC.TY vẫn chưa tạo được môi trường làm việc thuận tiện để thúc đẩy sự hăng say làm việc của mỗi nhân viên. 5. Công tác thông tin tổng hợp Công tác thông tin tổng hợp đã có nhiều cố gắng song vẫn còn tồn tại một vài nhược điểm sau : - Trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác thông tin chưa được đầu tư đầy đủ nên việc khai thác và xử lý thông tin còn bị hạn chế. - Nguồn thông tin còn chưa đảm bảo chính xác và trung thực. Nói tóm lại, TC.TY không ngừng phấn đấu vươn lên.Trong năm tới TC.TY phát huy hơn nữa ưu điểm vốn có, khắc phục nhược điểm còn tồn tại để tiếp tục xây dựng phương hướng và mục tiêu phát triển theo kịp xu hướng phát triển của nghành GTVT nói riêng và của đất nước nói chung. CHƯƠNG V MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM KHẮC PHỤC NHỮNG MẶT TỒN TẠI VÀ CẢI TIẾN CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 8 Cải tiến và xây dựng văn phòng Tổng công ty theo hướng hiện đại, có đủ năng lực và trình độ nhằm theo kịp xu hướng phát triển sản xuất kinh doanh của đất nước.Tổng công ty cần có những giải pháp cần khắc phục những nhược điểm cần tồn tại, tiếp tục phát huy những khả năng còn tiềm tàng để xây dựng Tổng công ty đủ sức cạnh tranh, phát triển trong nền kinh tế Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ đặc biệt với thành tựu về tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thông và sự mở rộng quan hệ kinh tế. ở các doanh nghiệp lớn, mô hình văn phòng hiện đại dần dần được đổi mới và áp dụng khá phổ biến. Điểm yếu nhất của văn phòng nước ta hiện nay là hoạt động văn phòng mang tính thụ động, bị động rất cao. Chức năng phục vụ hậu cần và công việc giấy tờ, sự vụ lấn át, chức năng thụ động xử lý thông tin. Do vậy yêu cầu xây dựng để đổi mới văn phòng theo hướng hiện đại là rất cấp bách. Hiện nay hiện đại hoá văn phòng cũng không tốn kém lắm, điều kiện để trạng bị cơ sở vật chất cũng không khó lắm, cái quan trọng là phải đào tạo con người thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó, với phong cách làm việc mới, hiện đại. Trước hết phải hiện đại chính tri thức con người làm việc ở văn phòng sau đó mới hiện đại hoá trang thiết bị. Vậy việc tổ chức hoạt động của bộ máy quản lý ở văn phòng của Tổng công ty XDCTGT 8 qua tìm hiểu và phân tích ngoài những mặt mạnh còn những hạn chế. Do nhận thức về vai trò văn phòng chưa rộng rãi nên việc đầu tư trang thiết bị vào còn ít. Qua tìm hiểu và nghiên cứu thực tế. Tôi xin mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những mặt còn tồn tại trong văn phòng tại Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8. 1. Đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý Văn phòng với vai trò là bộ máy điều hành tổng hợp – một khâu then chốt tạo ra sự năng động của doanh nghiệp trong thời đại ngày nay. Do đó, văn phòng nhất thiết phải được đổi mới. Đổi mới phải khoa học, có hệ thống thống nhất là trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, phải hiện đại hoá bộ máy điều hành, đưa tiến bộ kỹ thuật khoa học vào trong văn phòng. Vậy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản lý. Một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó lại tác động tích cực trở lại sự phát triển sản xuất. Muốn đổi mới tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo các nguyên tắc. +Tính tối ưu: Giữa các khâu, các cấp quản lý phải được tổ chức mối liên hệ hợp lý để đảm bảo các cấp quản lý, mang tính năng động và đi sâu vào phục vụ cho hoạt động công tác. +Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải thích ứng linh hoạt với mọi tình huống trong và ngoài hệ thống. +Tính kinh tế: Gọn nhẹ, sử dụng kinh phí ít nhất và mang lại hiệu quả cao nhất. Muốn xây dựng được một bộ máy quản lý của doanh nghiệp gọn nhẹ, có hiệu lực, khắc phục bệnh quan liêu, thiếu kỷ cương, thiếu khoa học, tham nhũng. Chúng ta không thể bằng lòng với cách làm thủ công như hiện nay. Nên thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ và hiệu quả kinh tế một vấn đề phức tạp chưa giải quyết được trong thời gian ngắn. Trong thời gian sắp tới còn phải từng bước cơ giới hoá các tác nghiệp như sau: +Tác nghiệp văn thư: Sử dụng máy bóc phong bì thay tay và bán tự động, máy đăng ký công văn, máy đánh số, máy in địa chỉ, máy đóng tem, máy phân loại công văn. +Tác nghiệp sao in: Sử dụng máy đánh chữ, máy đánh chữ tự động, máy photocopy, máy sao chụp điện. +Chuyển giao văn bản: Sử dụng hệ thống băng chuyền hơi nén, băng chuyền tự động, Telex, fax… Tổng công ty XDCTGT 8 là một tổng công ty do Bộ giao thông quản lý, tổng công ty chịu trách nhiệm chung về quản lý và điều hành các đơn vị thành viên. Do vậy công việc của người chánh văn phòng còn nhiều khó khăn và bộn bề, nên bố trí một thư ký giúp việc cho chánh văn phòng thực hiện công việc thu thập, ghi chép thông tin, tài liệu và một số công việc khác khi cần thiết. 2. Những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng lao động trong văn phòng của Tổng công ty XDCTGT 8. Lao động là vốn quý nhất, là yếu tố năng động linh hoạt trong sản xuất, thực hiện tốt quản lý lao động trong sản xuất sẽ đến thành công. Muốn vậy phải có biện pháp quản lý con người trong văn phòng. Nhân viên làm việc trong văn phòng phải là người có năng lực chuyên môn, có trình độ đào tạo cơ bản, có kiến thức về mọi mặt kinh tế xã hội. Bên cạnh đó họ phải là người có phẩm chất tốt, có sự nhiệt tình say mê với công việc. Một trong những biện pháp chủ yếu đó là kích thích tinh thần làm việc, không ngừng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho nhân viên. Tinh thần làm việc của nhân viên có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công tác. Vì thế cần quan tâm đầy đủ đến quyền và lợi ích của họ. Con người trong văn phòng tổng công ty là yếu tố cần thiết cho mọi hoạt động. Nhân tố môi trường luôn gắn với môi trường xung quanh, cụ thể con người làm việc ở đây là liên tục. Do đó phải đảm bảo trật tự theo nguyên tắc tôn trọng lẫn nhau. Công việc của văn phòng tưởng như đơn giản nhưng phức tạp, nên công tác quản lý phải hợp lý để có phương pháp xử dụng lao động được tốt. Trong công cuộc đổi mới, việc sắp xếp lại lao động, hầu hết tất cả các cơ quan trong doanh nghiệp đều có tình trạng thừa, thiếu lao động. Thiếu là thiếu lao động có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ,có năng lực, có tính sáng tạo…, thừa những lao động trình độ thấp, thiếu năng động. Chính vì thế đòi hỏi các đơn vị phải giải quyết sự thừa thiếu đó để nâng của hiệu quả sử dụng lao động. a. Sắp xếp và bố trí cán bộ nhân viên trong văn phòng hợp lý: Để tiến hành công việc này có hiệu quả cần phải: - Đánh giá lại lao động về các mặt lao động như: trình độ chuyên môn, năng lực, tuổi đời… - Tổ chức phân tích, đánh giá từng công việc về mức độ phức tạp và số lượng. - Xem xét thực tế công việc mà từng cá nhân, bộ phận đã phù hợp hay chưa, nếu chưa phù hợp thì tổ chức cho họ học tập để đảm bảo trình độ mà công việc đó yêu cầuhoặc bố trí công việc khác phù hợp hơn. Do vậy, để biết chính xác về năng lực làm việc của từng người và giao công việc cho đúng người, phù hợp với năng lực. Từ đó, tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên trong văn phòng say mê với công việc của mình và họ phấn khởi làm việc. Chú ý giúp đỡ họ thường xuyên nâng cao về mặt chuyên môn khoa học kỹ thuật trong quá trình làm việc của họ. Tạo điều kiện thuận lợi, tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, chú ý cải tiến công tác. Nếu bố trí nhân sự sao cho linh hoạt để không tạo ra khoảng trống trong quá trình làm việc và đảm bảo phát triển về quy mô cũng như trong điều kiện cần thiết bố trí quá trình hoạt động của văn phòng phải có tính liên tục, căn cứ vào bố trí người. Giao việc rõ ràng cho từng nhân viên để gắn trách nhiệm với công việc. Vậy việc bố trí nhân sự phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận để bố trí nhân viên cho thích hợp. b. Quản lý lao động trong văn phòng: Cán bộ lãnh đạo các bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lý cán bộ công nhân viên chặt chẽ. Thông qua việc kiểm tra đôn đốc nhân viên trong quá trình công tác, áp dụng nghiêm túc, thường xuyên các hình thức khen thưởng khi họ hoàn thành nhiệm vụ, nhằm khuyến khích nhân viên phát huy năng lực của mình cho sự phát triển của đơn vị. Đồng thời sử dụng các hình thức cảnh cáo, kỷ luật khi họ vi phạm nội quy, quy chế chung và riêng, đảm bảo tính nghiêm minh trong văn phòng. Bổ sung, hoàn thiện các nội quy, quy định và lề lối làm việc trong cơ quan, chỉ đạo việc thực hiện các nội quy, quy định một cách có nghiêm túc và đồng bộ. c. Công tác đào tạo và tuyển dụng lao động trong văn phòng: Về công tác đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ trên cơ sở phân loại lao động theo trình độ, tuổi đời đồng thời xem xét về điều kiện gia đình, bản thân và thời gian để còn có thể công tác ở đơn vị, từ đó xây dựng quy định kế hoạch đào tạo cán bộ cho phù hợp. Hiện nay hầu hết các bộ phận trong văn phòng đều được trang bị máy điện thoại, cần trang bị thêm máy vi tính, vì vấn đề hiện nay đòi hỏi nhiều thông tin cần thiết và kịp thời cho nên cơ quan cần phải có chính sách khuyến khích họ học thêm để nâng cao trình độ tin học văn phòng. Học tập nâng cao kỹ năng tác nghiệp văn phòng bằng nhiều hình thức. Về công tác tuyển dụng: Công tác này có ảnh hưởng lớn đến chất lượng lao động để có được một đội ngũ cán bộ công nhân viên có đủ năng lực trình độ thì việc tuyển dụng lao động ở văn phòng cần được quan tâm đúng mức. Cụ thể: phải xây dựng các tiêu chuẩn tuyển chọn. Phải đảm bảo việc thực hiện đúng nội quy, quy định của Nhà nước về công tác tổ chức thi tuyển, hợp đồng thử việc… đối với lao động được tuyển dụng. Phải có ý thức tốt trong việc chấp hành những quy định riêng của cơ quan, đơn vị. Có đủ trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức tốt cũng như phẩm chất chính trị. 3. Đổi mới cơ chế hoạt động hành chính văn phòng. - Chuyển dần chế độ cũ sang chế độ làm việc trực tiếp, thực hiện chế độ thủ trưởng, giảm cấp phó (tránh nhiều cấp trung gian) để đảm bảo mỗi công việc điều có người phụ trách. - Xuất phát từ cơ chế mới của quản lý nhà nước và chức năng nhiệm vụ của cơ quan mà xây dựng một hệ thống quy chế, nội quy mới đáp ứng yêu cầu của giai đoạn mơí. - Cải tiến quy trình soạn thảo văn bản, thực hiện nguyên tắc pháp chế ban hành văn bản và quản lý văn bản nhà nước. -Khoa học hoá và tiêu chuẩn hoá các mẫu giấy tờ, hành chính, các thủ tục hành chính nhằm vừa đảm bảo tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện cho việc thi hành của cơ quan, đơn giản hoá công việc công văn giấy tờ, cải tiến các thủ tục hành chính, các tác nghiệp trong hoạt động văn phòng. -Nghiên cứu,từng bước áp dụng chế độ khoán chi hành chính. -Thực hiện quy chế dân chủ doanh nghiệp do nhà nước ban hành. 4. Đổi mới cơ cấu kinh tế. Như đã đánh giá ở trên, Tổng công ty còn một số tồn tại về cơ cấu quản lý. Hiện nay hoạt động của phòng nghiệp vụ tham mưu cho Tổng giám đốc còn chồng chéo.Để phù hợp với thực tế Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 nên đổi tên và thay đổi chức năng của 3 phòng như sau : -Phòng kế hoạch –tiếp thị đổi tên thành phòng khoa học –dự án -Phòng dự án công nghệ đổi thành phòng kỹ thuật công nghệ -Phòng vật tư thiết bị đổi tên thành phòng thiết bị Bên cạnh đó, thông qua các phòng, ban chức năng thường xuyên đôn đốc, kiểm tra để có thể cân đối điều chỉnh, phân tích công việc, lập kế hoạch sản xuất nhằm đánh giá khả năng và triển vọng phát triển trong những năm tới. 5. Đổi mới tổ chức nhân sự. Một số cán bộ công nhân viên của Tổng công ty vẫn còn bị ảnh hưởng của lề lối làm việc cũ. Họ thực hiện mệnh lệnh, chỉ thị thực hiện công việc một cách thụ động. Khi chuyển sang cơ chế mới, họ không tránh khỏi lúng túng, làm việc kém hiệu quả trong khi khối lượng công việc ngày càng nhiều đòi hỏi có sự sáng tạo, năng động. Vì vậy Tổng công ty cần có giải pháp cần khắc phục như tổ chức thi tuyển, kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn đối với từng nhân viên để sắp xếp lại vị trí cho phù hợp với năng lực và nhiệm vụ của từng người. Thường xuyên tạo điều kiện cho những nhân viên có năng lực phát huy sáng tạo của họ. Cần tuyển dụng thêm những nhân viên có trình độ học vấn và chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm với công việc nhằm thay thế những người đến tuổi nghỉ hưu, nghỉ chế độ hoặc không đủ trình độ, năng lực để đảm nhận công việc được giao. Tạo môi trường làm việc thuận tiện, thoải mái cho cán bộ công nhân viên. Thường xuyên chăm lo đến đời sống, điều kiện vật chất và tinh thần cho họ. Bên cạnh đó thường xuyên thăm hỏi gia đình chính sách, gia đình khó khăn thể hiện sự quan tâm của nhà nước đối với họ. 6. Đầu tư trang thiết bị. Trang thiết bị là công cụ đắc lực hỗ trợ cho văn phòng. Hiện nay doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường thì việc đầu tư mua sắm trang thiết bị là cần thiết. Với khả năng và kinh tế như hiện nay, Tổng công ty nên trang bị thêm máy vi tính, lắp đặt hệ thống máy văn phòng, thiết bị văn phòng(điều hoà, điện thoại, bình nước điện, hoà mạng máy tính nội bộ ) đảm bảo cho mỗi phòng một máy để hỗ trợ thêm cho công việc. Nói chung trong khả năng của mình, Tổng công ty nên cân đối lại để có sự đầu tư đúng đắn về trang bị nhằm đáp ứng đủ nhu cầu của công việc và không bị lãng phí mà vẫn đạt mục tiêu đề ra. 7. Quan tâm tới vấn đề môi trường làm việc. Tổng công ty nên tổ chức bố trí các phòng ban hợp lý và khoa học, sử dụng tốt đa khoảng trống, xây dựng các vách ngăn các bàn làm việc của nhân viên. Cách sắp xếp này vừa linh hoạt vừa tiết kiệm diện tích và chi phí,lại vừa thuận tiện trong công việc trao đổi giữa các nhân viên với nhau, như vậy giảm được thời gian di chuyển tạo ra không khí làm việc cũng như mối quan hệ gần gũi. Bên cạnh đó, cần chú ý đến các yếu tố làm ảnh hưởng tới con người như nhiệt độ, không khí, ánh sáng, tiếng ồn, tiện nghi sinh hoạt...để tạo cảm giác thoải mái khi làm việc. 8. Cải tiến công tác thông tin tổng hợp. Công tác thông tin tổng hợp đóng vai trò quan trọng, trong quá trình quản lý công tác này vẫn còn tồn tại một vài nhược điểm. Để khắc phục tình trạng đó Tổng công ty cần xây dựng quy chế về chế độ báo cáo thông tin trong Tổng công ty tăng cường cơ sở vật chất, kỹ thuật, đầu tư trang thiết bị như máy vi tính, điện thoại di động để thông tin được truyền một cách nhanh và thuận lợi nhất, từ đó các bộ phận kịp thời xử lý. Như vậy để đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ của văn phòng, để nâng cao chất lượng và năng suất lao động,tăng lợi nhuận và nâng cao mức sống cho các thành viên,Tổng công ty cần có các giải pháp đúng đắn, khắc phục những để bất,tồn tại, củng cố, cải tiến công tác tổ chức văn phòng kịp xu hướng phát triển chung cũng như tự kiểm định sự đứng vững trong nền kinh tế sôi động hiện nay. Để khắc phục những nhược điểm còn tồn tại trong văn phòng của Tổng công ty XDCTGT 8, tôi xin mạnh dạn đưa ra những ý kiến trên mong góp phần vào việc cải tiến hơn nữa công tác văn phòng của Tổng công ty XDCTGT 8 theo hướng hiện đại hoá. KẾT LUẬN Trong công cuộc xây dựng đất nước hiện nay, Nhà nước ta đang chủ chương đổi mới về các mặt kinh tế - văn hoá - xã hội -hành chính... Đây là một chủ chương đúng đắn được hình thành từ sự phân tích khách quan toàn diện về tình hình kinh tế – văn hoá - xã hội – hành chính của nước ta cũng như của nước khác trên thế giới. Xuất phát từ yêu cầu đổi mới của Nhà nước và tình hình kinh tế – xã hội hiện nay, các tổ chức, cơ quan phải mạnh về mọi mặt mới có thể tạo được sự chuyển biết tích cực nhằm thực hiện nhiệm vụ của cơ quan mình góp phần thúc đẩy cho nền kinh tế phát triển. Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 là một trong những Tổng công ty mạnh của ngành giao thông vận tải, trong những năm gần đây, Tổng công ty hoạt động có nhiều đổi mới, ngày càng phát huy mạnh mẽ vai trò và hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ được giao trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tổng công ty đã mạnh dạn cải tiến hoạt động về chuyên môn nghiệp vụ và cả về mặt quản lý hành chính, trước hết là về tổ chức bộ máy và phương pháp quản lí. Văn phòng tổng công ty là bộ phận thường trực, có chức năng tổng hợp, tham mưu, hậu cần giúp tổng công ty trong việc lãnh đạo, đề xuất các ý kiến, đảm bảo cho quá trình làm việc của tổng công ty được xuyên suốt thống nhất. Với vị trí quan trọng như vậy, văn phòng đã củng cố, tăng cường sắp xếp cơ cấu tổ chức nhân sự giúp cho hoạt động của tổng công ty ngày càng hiệu quả. Tuy nhiên để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn đổi mới hiện nay, việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của văn phòng tổng công ty cũng cần có sự đổi mới, hoàn thiện cao hơn. Tôi xin trân trọng cảm ơn sự quan tâm và giúp đỡ của TS. Võ Văn Tuyển và các cán bộ Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 đã giúp đỡ tôi hoàn thành bản Luận văn này. NHỮNG CHỮ KÝ HIỆU VIẾT TẮT ĐƯỢC DÙNG TRONG BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ Tặ CHỉC.TY: Tổng công ty CBCNV: Cán bộ công nhân viên KHCN: Khoa học công nghệ XHCN: Xã hội chủ nghĩa Cơ QUAN QUảN Lí NHà NưÍC: Cơ quan SXKD: Sản xuất kinh doanh DN: Doanh nghiệp KHKT: Khoa học kỹ thuật HĐBT: Hội đồng Bộ trưởng CTXDCTGT8: Công ty xây dựng công trình giao thông 8 HĐQT: Hội đồng quản trị TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Phạm Hưng – Văn phòng hiện đại và nghiệp vụ hành chính văn phòng – 1996 NXB Thành phố Hồ Chí Minh. 2. Nguyễn Hữu Thân – Quản trị hành chính văn phòng 1998 – NXB Thống kê. 3. Nguyễn Hữu Tri – Võ Văn Tuyển – Những vấn đề cơ bản về Văn bản học – NXB Thống Kê - Hà nội 1999. 4. Học viện hành chính quốc gia – Giáo trình về quản lý hành chính Nhà nước Tập 2- in lần thứ 8 – Hà nội 1999. 5. Những văn bản pháp luật về dân chủ và quy định đảm bảo thực hiện – NXB Lao Động –1999. 6. Nghiệp vụ văn phòng – Trường Đại học dân lập Phương Đông – Hà nội 2000. 7. Báo cáo tổng kết năm 1998 của TCTXDCTGT8 8. Báo cáo tổng kết năm 1999 của TCTXDCTGT8 9. Báo cáo tổng kết năm 2000 của TCTXDCTGT8 10. Chức năng và nhiệm vụ của TCTXDCTGT8 11. Quy chế và điều lệ của TCTXDCTGT8 LỜI CẢM ƠN ****** Qua luận văn tốt nghiệp này cho phép tôi được bày tỏ lời cảm ơn sâu xắc tới toàn thể các thầy cô trong Khoa Quản trị kinh doanh –Ngành Quản trị văn phòng, đặc biệt là TS. Võ Văn Tuyển cùng tập thể cán bộ công nhân viên trong Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8. LỜI CAM ĐOAN ****** “Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Số liệu và tài liệu nêu trong luận văn là trung thực, các kết quả nghiên cứu do chính tôi thực hiện theo sự hướng dẫn của TS. Võ Văn Tuyển cùng sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ công nhân viên trong Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8” MỤC LỤC