Đề tài Chi phí kinh doanh và các biện pháp hạ thấp chi phí kinh doanh tại Công ty vận chuyển khách 16A Nguyễn Công Trứ – Hà Nội

xe chạy an toàn. Lương thu nhập: Bao gồm lương chính và các khoản thu nhập của lái xe trực tiếp lao động sản xuất trên xe mình được giao. Các khoản bảo hiểm xã hội , bảo hiểm y tế , kinh phí công đoàn được trích theo tỷ lệ 25% trên số tiền lương nói trên, trong đó 19 % tính vào giá thành, 6% trừ vào lương công nhân ( !9% tính vào giá thành gồm 15% bảo hiểm xã hội, 2% bảo hiểm y tế, 2% kinh phí công đoàn còn 6% trừ vào lương gồm bảo hiểm xã hội 5% , 1% bảo hiểm y tế ) . Chi phí quản lý : Bao gồm tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của ban giám đốc nhân viên quản lý ở các phòng ban của Công ty, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý, chi phí khấu hao tài sản cố định của Công ty ( Nhà làm việc cuả phòng ban, máy móc thiết bị quản lý dùng cho văn phòng ), chi phí về thuế lệ phí khác như tiền điện, nước, điện thoại, chi phí giao dịch tiếp khách của Công ty... Chi phí hoa hồng : Là khoản chi mà Doanh nghiệp phải trả cho cá nhân hay tập thể dẫn khách đến thuê xe của Công ty. Khoản chi này cao nhất là 3% trị giá của hợp đồng thuê xe. Chi phí khác : Là những khoản chi phí ngoài chi phí nói trên như: Chi phí cầu đường, bến bãi chi phí bảo hiểm xe, chi phí về tai nạn xe. 2.Lập kế hoạch chi phí kinh doanh: Đây là công tác tương đối quan trọng để quản lý tốt chi phí. Dựa trên tình hình thực hiện chi phí kinh doanh của năm báo cáo và các năm trước công ty tính toán được mọi chi phí cho sản xuất kinh doanh của kỳ kế hoạch. Nhiệm vụ chủ yếu của việc lập kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh là phát triển và động viên moị khả năng tiềm tàng trong đơn vị để không ngừng giảm bớt chi phí kinh doanh, tăng lợi nhuận, đáp ứng nhu cầu tái sản xuất mở rộng và cải thiện điều kiện sống của công nhân viên chức trong doanh nghiệp. Nhiệm vụ này yêu cầu người quản lý phải tính đúng, tính đủ các chi phí sản xuất kinh doanh để xác định chỉ tiêu kế hoạch đồng thời theo dõi động viên từng bộ phận trong đơn vị phấn đấu thực hiện. Để xác định số chi phí sản xuất kinh doanh phải bỏ ra trong kỳ, Công ty tiến hành lập dự toán chi phí sản xuất dựa trên cơ sở sau: Phạm vi các yếu tố chi phí đã được xác định bằng cách quy những khoản mục chi phí thành yếu tố chi phí. Số liệu xác định từng yếu tố chi phí được căn cứ vào các kế hoạch liên quan khác như kế hoạch lao động tiền lương, kế hoạch nhu cầu vật tư, kế hoạch khấu hao tài sản cố định đồng thời căn cứ vào hệ thống các định mức kinh tế kỹ thuật hợp lý, hợp lệ do nhà nước quy định. 3. Thường xuyên tiến hành kiểm tra, giám đốc tài chính một số khoản chi phí chủ yếu, chiếm tỷ trọng lớn. Các căn cứ để kiểm tra, giám dốc tài chính là: dự toán chi phí, số liệu thực tế, chứng từ hoá đơn, những thông tin chính xác, chính sách của nhà nước và các quy định của Công ty. Tại Công ty vận chuyển khách du lịch các chi phí chủ yếu chiếm tỷ trọng lớn là chi phí niên liệu, vật liệu phụ tùng, chi phí lương và chi phí sửa chữa thường xuyên. Ngoài ra, chi phí về quản lý được phân bổ cho đội xe là rất lớn, ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của đội xe. Công tác thường xuyên tiến hành kiểm tra, giám đốc tài chính các khoản chi phí này có ý nghĩa quan trọng tới việc tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh, tăng lợi nhuận, đáp ứng nhu cầu mở rộng sản xuất và cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên. 3.1.Kiểm tra, giám đốc tài chính đối với các khoản chi phí nhiên liệu, vật liệu, phụ tùng. Tại Công ty vận chuyển khách du lịch, hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu là vận chuyển khách đi tham quan du lịch, do đó, chi phí về nhiên liệu, vật liệu, phụ tùng thay thế chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh của Công ty. Chi phí nhiên liệu ở đây chủ yếu là xăng, dầu. Chi phí vật liệu phụ tùng là săm, lốp, bình điện ắc quy… là những chi phí cần thiết để hoạt động của xe được liên tục và an toàn. Để quản lý tốt các khoản chi phí trên Công ty phải căn cứ vào hai yếu tố: lượng nhiên liệu, vật liệu, phụ tùng tiêu hao và giá cả nhiên liệu, vật liệu, phụ tùng. Ngoài ra, Công ty phải quản lý chặt chẽ quá trình mua, xuất và sử dụng nhiên liệu, vật liệu, phụ tùng, tránh tình trạng lãng phí, hư hao, mất mát nhiên liệu, vật liệu, phụ tùng trong quá trình hoạt động. Đối với yếu tố lượng nhiên liệu, vật liệu, phụ tùng tiêu hao, công ty đã xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu là xăng, dầu cho từng loại xe dựa trên cơ sở định mức chung của ngành vận tải ô tô và qua những lần khảo sát thực tế của Công ty như sau: Định mức về dầu: Việc thay dầu áp dụng cho tất cả các loại xe. Xe chạy 3000 km phải thay dầu để đảm bảo quy trình kỹ thuật, giữ cho xe tăng hiệu quả sử dụng.. Số lượng cụ thể quy định cho từng loại xe như sau: Xe TOYOTA(CROWN,CROLLA), NISSAN loại 4 chỗ ngồi: 3,5 lít. Xe TOYOTA LANDCRUSER loại 6 chỗ ngồi: 7 lít. Xe TOYOTA.HIACER loại 15 chỗ ngồi: 5 lít Xe TOYOTA.COASTER loại 24 chỗ ngồi: 4 lít. Xe NISSAN loại 26 chỗ ngồi: 4 lít. Xe TOYOTA HIACER loại 12 chỗ ngồi: 5 lít. Xe TOYOTA COASTER loại 30 chỗ ngồi: 8 lít Xe PAZ 672 loại 32 chỗ ngồi: 9 lít Việc thực hiện thay dầu tại Gara khi xe về thay dầu: Kỹ thuật đội có trách nhiệm theo dõi km xe chạy đến thời kỳ thay dầu, viết phiếu đề nghị xưởng sửa chữa để cấp dầu và thay tại chỗ. Xưởng sửa chữa thu dầu phế thải để bán thanh lý, thu tiền nộp về phòng tài chính – kế toán . Định mức xăng cho từng loại xe: Loại xe Định mức xăng(lít/100km) > 80.000km < 80.000km CROWN 4 chỗ 11.5 12 CROLLA,NISSAN 4 chỗ 9 9.5 COASTER 24 chỗ 23 24 TOYOTA HIACER 15 chỗ 14.5 15 TOYOTA 12chỗ ( chạy dầu Diezen) 12 12.5 COASTER 30 chỗ 20 20.5 NISSAN 26 chỗ 26 27 PAZ 672 32 chỗ 29 31 VONGA 12 12.5 Ngoài việc xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu, vật liệu, phụ tùng Công ty cũng đưa ra các biện pháp kiểm tra, theo dõi, phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp bội chi so với dịnh mức . Xây dựng các chế độ thưởng phạt hợp lý , kịp thời các trường hợp bội chi so với định mức. Xây dựng các chế độ thưởng phạt hợp lý, kịp thời nhằm khuyến khích người lao động sử dụng tiết kiệm nhiên liệu, vật liệu, phụ tùng. Bên cạnh đó, Công ty còn có những quy định chung với các phòng ban về việc theo dõi thực hiện định mức như: Phòng kế hoạch – Kỹ thuật có trách nhiệm theo dõi định mức, những trường hợp cần phải điều chỉnh định mức phòng sẽ đề xuất, báo cáo giám đốc. Đội xe có trách nhiệm hướng dẫn cho lái xe thực hiện các định mức trên đồng thời thanh toán mức tiền thưởng, phạt theo định mức có sự giám sát của phòng kế hoạch – kỹ thuật. Để đảm bảo việc thực hiện các định mức nghiêm túc, khi vật tư đã mua về trước lúc nhập kho ( săm lốp, bình điệndầu ) phải có sự giám sát về giá thành, chất lượng, chủng loại của đội kỹ thuật, đội xe và xưởng sửa chữa mới được nhập kho. Xưởng sửa chữa là người chịu trách nhiệm về việc mua vật tư phải đảm bảo chất lượng, chủng loại và giá thành. Nếu không đảm bảo chất lượng, chủng loại thì xưởng trưởng phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về lô hàng kém chất lượng đó. Hàng tháng, hàng quý đội xe có trách nhiệm báo cáo việc thực hiện định mức về công ty, phòng kế hoạch – kỹ thuật theo dõi, tổng hợp và báo cáo giám đốc về tình hình thực hiện định mức và chế độ thưởng phạt cho công bằng. 3.2.Kiểm tra , giám đốc tài chính đối với khoản chi phí tiền lương : Là một đơn vị kinh doanh vận chuyển khách, sử dụng nhiều nhân công do đó khoản chi phí tiền lương là chi phí cơ bản chiếm tỷ trọng lớn thứ hai trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của đơn vị. Tính đến đầu năm 2001, toàn công ty có 196 lao động, trong đó số lao động trong lĩnh vực vận tải là 107 người bao gồm: Lái xe 92 người, thợ sửa chữa 10 người và lao động mua sắm bảo quản vật tư là 5 người. Việc kiểm tra tài chính đối với chi phí tiền lương của công ty. Việc quản lý tiền lương tại công ty không có nghĩa là cắt xén thu nhập của người lao động mà là góp phần phấn đấu giảm chi phí tiền lương trong đơn vị bằng cách phân công sử dụng lao đông một cách hợp lý, khuyến khích việc phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, tăng năng suất lao động, đảm bảo phân phối công bằng, hợp lý, phát huy tác dụng kích thích của tiền lương, tiền thưởng, kết hợp giải quyết hài hoà giữa việc tăng tích luỹ cho đơn vị với việc tăng thu nhập cho người lao động một cách hợp lý. Để thực hiện mục đích trên công ty rất chú trọng xem xét các yếu tố định mức lao động, hình thức trả lương cùng với đơn giá tiền lương. Lao động của công ty được sắp xếp, bố trí sao cho phù hợp với tổ chức sản xuất. Về hình thức trả lương công ty áp dụng hình thức trả lương dàn đều bình quân. Theo hình thức này, thu nhập của người lao động phụ thuộc vào hệ số lương và số ngày lao động trong tháng của cán bộ công nhân viên. Căn cứ vào nghị định CP/28 của chính phủ đã quy định và các thông tư hướng dẫn 13,14 của Bộ lao động thương binh và xã hội, Công ty vận chuyển khách du lịch xây dựng đơn giá tiền lương như sau: Xác định tổng quỹ lương năm kế hoạch để xây dung đơn giá tiền lương. Quỹ tiền lương tính theo công thức quy định : Trong đó: Ldb :Lao động định biên . TLmindn :Định mức lương tối thiểu của côgnt y lựa chọn trong khung quy định Hcb : Hệ số lương cấp bậc trung bình Hpc :Hệ số các khoản phụ cấp lương bình quân được tính trong đơn giá tiền lương. Phương pháp xây dựng đơn giá tiền lương : Công ty áp dụng cách trả lương theo tháng, tiền lương của công nhân ăn theo hệ số cấp bậc lương. Đơn giá tiền lương = Lương cấp bậc Số ngày lao động theo thời gian Lương theo thời = Đơn giá ´ Số ngày làm gian từng người tiền lương việc thực tế Với phương pháp tính lương dàn đều bình quân như vậy công ty chưa phát huy hết năng lực của ngươì lao động, gây lãng phí lớn và tạo ra năng suất lao động chưa cao. Đơn giá tiền lương này làm cơ sở để xác lập quỹ lương được phép chi. 3.3.Giám đốc , kiểm tra chi phí sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên: Trước những năm 1997, công ty làm ăn có hiệu quả, có lợi nhuận cao và có một lượng khách đông đảo ổn định, năng suất hoạt động của xe là rất cao nên việc sửa chữa lớn các xe được diễn ra một cách định kỳ. Trong một vài năm trở lại đây, do lượng khách thuê xe không ổn định nên năng suát của xe không cao. Mặt khác, với những xe quá cũ, công ty đã thanh lý chúng nên việc sửa chữa lớn ít hơn. Khi có sửa chữa lớn công ty luôn giám đốc chặt chẽ khoản chi này góp phần tiết kiệm chi phí cho công ty. Chi phí sửa chữa cao hay thấp phụ thuộc vào số lần sửa chữa và chi phí cho mỗi lần sửa chữa. Căn cứ vào chế độ bảo dưỡng xe là từ 6 tháng đến 1 năm. Công ty lại cho xe đi bảo dưỡng, sửa chữa lớn . Việc sửa chữa thường xuyên là sửa chữa những hư hỏng xảy ra bất thường trong quá trình hoạt động của xe. Người quản lý tài chính công ty cần nắm chắc thời gian sử dụng và định ngạch các cấp bảo dưỡng để xác định đúng số tiền sửa chữa đối với từng xe, tránh cắt xén hoặc tăng số lần sửa chữa so với quy định để ảnh hưởng đến chất lượng của xe. Mặt khác, phải đảm bảo vốn để dự trữ vật liệu, phụ tùng ở mức cần thiết nhằm hạn chế đến mức thấp nhất số ngày xe phải nằm chờ để sửa chữa do thiếu vật liệu , phụ tùng gây ra. Sửa chữa thường xuyên có thể do thuê ngoài hoặc do đội sửa chữa của đội xe đảm nhiệm. Công ty tiến hành định mức chi phí, lập dự toán chi phí và kiểm tra việc chấp hành định mức dự toán đó, đảm bảo đủ, kịp thời điều kiện vật chất cần thiết và thúc đẩy công tác sửa chữa đúng chế độ bảo dưỡng với chất lượng tốt. III Tình hình thực hiện chỉ tiêu chi phí kinh doanh tại công ty qua hai năm 2000-2001. 1.Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch chi phí kinh doanh tại Công ty (chi phí về dịch vụ xe) năm 2001. Ngay sau khi bắt đầu bước vào năm 2001 Công ty đã khẩn trương xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của dịch vụ xe năm 2001. Đồng thời với kế hoạch về doanh thu và lợi nhuận là kế hoạch về chi phí sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở các số liệu thực hiện năm trước, căn cứ vào văn bản hướng dẫn của Nhà nước và qua việc khảo sát nghiên cứu thị trường cùng với đặc điểm quy mô kinh doanh của Công ty, kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh cho năm 2001 của Công ty được xây dựng theo các yếu tố chi phí như sau: (Bảng 2). Tổng chi phí kinh doanh thực hiện năm 2001 là 2.724.368.596 đồng, so với kế hoạch đã giảm đi 52.631.404 đồng với tỷ lệ giảm là 1.89%. Xét sự tăng lên của chi phí kinh doanh trong mối quan hệ với tổng doanh thu ta thấy kế hoạch doanh thu là 3.200.000.000 đồng và thực hiện doanh thu là 3.038.119.521 đồng. Như vậy so với kế hoạch đặt ra, tổng doanh thu của đơn vị đã giảm đi 402.522.182 đồng với tỷ lệ giảm là 16,1%. Như vậy, tỷ lệ giảm của doanh thu lớn hơn tỷ lệ giảm của chi phí. Sự giảm đi như vậy là chưa tốt, điều này thể hiện qua việc thực hiện lợi nhuận năm 2001. Năm 2001, Doanh nghiệp kinh doanh không có lợi nhuận và còn bị lỗ 81.091.810 đồng. Đây là một sự xuống dốc của đơn vị, đơn vị cần kiểm tra chặt chẽ các khoản chi phí trong qúa trình hoạt động kinh doanh và đưa ra các biện pháp để tiết kiệm tối đa chi phí. Từ các yếu tố chi phí ở biểu 2 ta nhận thấy chi phí năm 2001 giảm so với kế hoạch do hầu hết các chi phí giảm. Đi sâu vào cụ thể các khoản chi phí ta thấy như sau: Chi phí khấu hao tài sản cố định: Đây là khoản chi phí chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong toàn bộ tổng chi phí kinh doanh của đơn vị. Phần khấu hao tài sản ở đây bao gồm cả khấu hao nhà xưởng và khấu hao của xe. Mặt khác, từ năm 1998 trở về trước, đơn vị kinh doanh rất có hiệu quả và đã mạnh dạn xin Nhà nước cho phép tính khấu hao nhanh lên đã kéo chi phí khấu hao tài sản cố định tăng lên 15.369.055 đồng với tỷ lệ tăng là 1.07%. Sự gia tăng của chi phí này là không tốt đối với đơn vị mặc dù trong năm 2001 có rất ít khoản chi phí tăng. Chi phí khấu hao bình điện săm lốp: Công ty đã xây dựng các định mức về săm lốp, bình điện trên cơ sở định mức chung của nghành vận tải ô tô. Định mức về bình điện, săm lốp thường quá một năm đến hai năm mới được thay thế, do vậy Công ty vẫn phải tính khấu hao của chúng trong vòng một năm. Về định mức bình điện chung cho các loại xe: Bình điện sản xuất tại Việt Nam là 17 tháng/bình; Bình điện sản xuất tại các nước là 20 tháng/bình. Thực hiện khấu hao bình điện, săm lốp là 80.000.000 đồng, giảm đi 353.670 đồng so với kế hoạch, tương ứng với tỷ lệ giảm 4%. Khoản giảm đi của chi phí khấu hao bình điện, săm lốp nguyên nhân là do Công ty đã thanh lý 2 xe ô tô 15 chỗ ngồi cho các cá nhân và đơn vị khác. Chi phí lương, thu nhập và bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn: Chi phí tiền lương là một khoản chi phí chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Nhìn vào biều 2 ta thấy theo kế hoạch chi phí tiền lương là 957.000.000 đồng, chiếm 35.12%. So với kế hoạch thì năm 2001 chi phí tiền lương giảm 114.484 đồng với tỷ lệ giảm 0.012%. Như vậy so với kế hoạch thì Công ty không chi hết tiền lương, đây là vấn đề tế nhị ở chỗ xét về yếu tố cải thiện đời sống thì Công ty chưa tận dụng hết chỉ tiêu tiền lương nhưng xét về tổng thể tài chính thì việc tiết kiệm lương là do đơn vị phải chi quá nhiều ở các khoản khác. Các khoản bảo hiểm xã hội: Chi phí này được tính theo tỷ lệ 25% trên tổng số tiền lương trong đó Công ty chịu 19%, còn lại công nhân chịu 6%. Kế hoạch là 182.900.000 đồng và thực hiện là 181.768.592 đồng. Sự giảm này tương ứng với sự giảm đi của chi phí tiền lương. Chi phí nhiên liệu, xăng dầu: Đây là khoản chi phí cần thiết và chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong từng chi phí kinh doanh của Công ty. Đối với xăng dầu, Công ty không mua về nhập kho vì như vậy chi phí sẽ rất lớn mà Công ty sẽ mua mệnh giá xăng dầu và theo nhu cầu của lái xe Công ty sẽ phát mệnh giá theo số lít xăng dầu lái xe yêu cầu để lái xe đến cây xăng đổ. Theo kế hoạch, chi phí xăng dầu là 355.000.000 đồng, thực hiện năm 2001 là 353.994.180 đồng, giảm 1.005.820 đồng và tỷ lệ giảm là 0.21%. Khoản giảm đi của loại chi phí này không phải là do giá xăng dầu tên thị trường giảm mà do số km thực hiện trên đường của các loại xe giảm làm cho lượng tiêu hao của xăng dầu giảm tương ứng. Mặc dù đây là sự giảm đi của chi phí nhưng lại là sự giảm đi của chi phí xăng dầu nên hoàn toàn không tốt với đơn vị. Công tác phí: Đây là khoản chi phí chi cho anh em lái xe khi đi công tác đường dài hoặc đi với số lượng cây số lớn. Khoản chi này bao gồm: tiền ăn, ngủ cho lái xe và khoản tiền bồi dưỡng(nếu có). Nhìn vào biểu 2 ta thấy công tác phí thực hiện(97.153.400đồng) đã giảm đi 22.846.600 đồng so với kế hoạch . (120.000.000đồng). Doanh thu của đơn vị giảm rất lớn do khách thuê xe ít dẫn đến khoản chi phí công tác phí giảm là điều đương nhiên. Chi phí bảo hiểm ô tô, trang phục: chi phí bảo hiểm ô tô, trang phục là khoản chi phí Doanh nghiệp bỏ ra để mua các loại bảo hiểm cho xe và chi bồi thường tai nạn do ô tô gây ra và may trang phục cho lái xe. Chi phí này chỉ chiếm một tỷ trọng nhỏ trong tổng chi phí kinh doanh của Doanh nghiệp (85.000.000 đồng). Chi hoa hồng: Là khoản chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra để trả cho người dẫn khách đến thuê xe của Doanh nghiệp. Khoản chi này thường do hai bên thoả thuận mức giá ở phòng ký kết hợp đồng của Công ty và thường bằng 3% doanh thu.Theo So sánh T.T(%) 0 1.07 0.04 0.66 0.05 0.21 -0.75 -0.09 0.28 1.05 -0.64 -1.88 Tỷ lệ -1.89 2.08 -0.44 -0.012 -1.16 -0.28 -19.03 -4.65 75.37 93.42 -17.54 -49.94 -5.06 Số Tiền -52631404 15369055 -353670 -114484 -2118222 -1.00582 -22846600 -3954000 7537894 28028901 -19880650 -53293808 -161880479 -21340885 T.T(%) 100 27.65 2.92 35.12 6.6 12.99 3.57 2.97 0.64 2.13 3.43 1.98 Thực hiện Số Tiền 2.724.368.596 753.369.055 79.646.330 956.885.516 149.881.778 181768592 97.153.400 81.046.000 17.537.894 58.028.901 93.419.350 53.406.192 3.038.119.521 232.659.115 81.091.810 Kế hoạch T.T(%) 100 26.58 2.88 34.46 6.55 12.78 4.32 3.06 0.36 1.08 4.07 3.86 Số tiền 2777.000.000 738.000.000 80.000.000 957.000.000 182.000.000 355.000.000 120.000.000 85.000.000 10.000.000 30.000.000 113.300.000 106700000 3.200.000.000 254.000.000 169.000.000 Chỉ tiêu Tổng CPKD trong đó: Khấu hao TSCĐ Khấu hao bình điện săm lốp Lơng cơ bản BHXH + BHYT Xăng,dầu Cô ng tác phí Bảo hiểm ô tô, trang phục Chi hoa hồng Điện nớc Sửa chữa thờng xuyên Chi phí khác Tổng doanh thu Thuế VAT LãI(lỗ) STT I 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 II III kế hoạch, chi phí hoa hồng là 10.000.000 đồng và thực hiện là 17.537.894 đồng, tăng 7.537.894 đồng với tỷ lệ tăng 75.37%. Chi phí sửa chữa thường xuyên và vật liệu phụ tùng: Là khoản chi phí ding để sửa chữa những hư hỏng xảy ra bất thường của xe. Theo kế hoạch, khoản chi phí này là 113.300.000 đồng, chiếm tỷ trọng 64%, song thực tế do trong năm 2001 số xe hoạt động ít hơn năm 2000 nên hư hỏng thường xuyên ít hơn do đó chi phí sửa chữa thường xuyên chỉ là 93.419.350 đồng, giảm so với kế hoạch là 19.880.650 đồng. Chi phí khác: Đây là các khoản chi phí về bến bãi, vé tàu xe, mua sắm vật liệu rẻ tiền, bảo hộ, văn phòng phẩm. Theo kế hoạch, khoản chi phí này là 106.700.000 đồng, thực hiện là 53.406.192 đồng, giảm 49,94%. Từ đó ta có thể thấy rằng, trong năm 2001 Công ty đã kiểm tra sát sao khoản này để tránh tình trạng lãng phí tiền chi vào những khoản không cần thiết và Công ty đã tiết kiệm được một khoản chi phí. Công ty cần phải phát huy để giảm chi phí. Qua phân tích trên ta thấy chi phí khấu hao tài sản cố định của đơn vị chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí chung của đơn vị là do công ty đã chọn cách tính khấu hao nhanh trong năm có lãi mà không xem xét phán đoán được khả năng kinh doanh những năm tới của đơn vị. Mặt khác, Công ty cần quản lý tốt các khoản chi phí, đưa ra các biện pháp để khống chế các khoản chi phí đến mức thấp nhất góp phần giảm chi phí sản xuát kinh doanh cho đơn vị. 2.Tình hình thực hiện chi phí kinh doanh tại đơn vị qua hai năm 2000-2001 theo các chỉ tiêu cơ bản của chi phí kinh doanh. Để chi tiết hơn ta xem biểu 3 “Tình hình thực hiện các chỉ tiêu chi phí kinh doanh qua hai năm 2000-2001. Tình hình thực hiện các chỉ tiêu chi phí kinh doanh qua hai năm 2000-2001. Đơn vị: Đồng. Qua số liệu trên ta thấy tổng doanh thu của đơn vị năm 2001 là 2.097.477.818 đồng trong khi doanh thu giảm như vậy thì tổng chi phí kinh doanh lại tăng, năm 2001 là 2.161.484.291 đồng, tăng hơn so với năm 2000 là 87.020.937 đồng. Chi phí kinh doanh tăng trong khi doanh thu của đơn vị giảm khiến cho tỷ suất chiphí kinh doanh năm 2001 tăng hơn so với năm 2000 là 12,14%; Tốc độ tăng của tỷ suất chiphí năm 2001 so với năm 2000 là 13,35%. Do vậy năm 2001 công ty đã vượt chi 254.63.807 đồng. Từ những con số trên đơn vị cần phải đánh giá và có những biện pháp kịp thời xử lý. Trong năm 2001 đơn vị vượt chi 254.633.807 đồng đơn vị cần phải xem xét và phải có sự so sánh việc thực hiện chi phí giữa hai năm 2000-2001 để tìm ra nguyên nhân của việc lãng phí và có biện pháp khắc phục. Mặt khác, đơn vị cũng đồng thời tìm mọi biện pháp để tăng doanh thu cho đơn vị bằng cách tìm bạn hàng mới, duy trì số lượng bạn hàng cũ. Khách thuê xe truyền thống của đơn vị là: Hội Nhà báo Việt Nam, cục điện ảnh Việt Nam và các cơ quan Nhà nước lớn khi có hội nghị lớn… Ngoài ra, đơn vị cũng có khách thuê xe cố định như Công ty kinh doanh sứ Việt Nam thuê cố định hai xe… Đây là những khách hàng truyền thống của đơn vị và ngày càng có triển vọng hơn nhưng đơn vị vẫn còn phải khai thác thêm những khu vực còn bỏ ngỏ như: Khách thuê xe đám cưới, đám lễ, khách đi tham quan du lịch… Đơn vị cũng nên mở rộng giao dịch với các bạn hàng, đơn vị sản xuất để có lượng khách thuê xe cố định tạo công ăn việc là ổn định cho bộ phận công nhân lái xe. Như vậy, qua khảo sát tình hình thực hiện quy hoạch chi phí kinh doanh của đơn vị năm 2001; tình hình thực hiện chi phí kinh doanh qua hai năm 2000-2001 tại đơn vị ta thấy một vấn đề nổi lên là chi phí kinh doanh và mối quan hệ giữa chi phí kinh doanh với doanh thu Năm 2001 chi phí kinh doanh thực hiện so với kế hoạch giảm đi 51.515.709 đồng với tỷ lệ giảm là 2,32% trong đó doanh thu thực hiện lại giảm so với kế hoạch là 16,1%. So với năm 2000, chi phí kinh doanh năm 2001 tăng 87.020.937 đồng trong khi doanh thu thực hiện lại giảm đi 184.351.877 đồng. Xét sự giảm đi của chi phí kinh doanh thực hiện so với kế hoạch với tỷ lệ giảm đi của doanh thu như vậy cho thấy đơn vị chưa hoàn thành tốt kế hoạch mà công ty giao cho. Qua phân tích trên ta thấy chi phí kinh doanh của công ty có chiều hướng gia tăng, sự tăng lên như vậy là do sự tăng lên của một số khoản chi phí chủ yếu là chi phí khấu hao tài sản cố định, khấu hao săm lốp ắc quy, lương và các chi phí khác. Từ đó, vấn đề đặt ra với đơn vị là cùng với sự tăng lên của chi phí thì doanh thu cũng phải tăng lên và tỷ lệ tăng của chi phí phải thấp hơn tỷ lệ tăng của doanh thu. Để thực hiện được điều này đòi hỏi đơn vị phải đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời nhằm tiết kiệm đến mức thấp nhất chi phí kinh doanh, tăng được doanh thu và dần khôi phục lại lợi nhuận cho đơn vị. Điều này không những củng cố lại vị thế của đơn vị mà còn khẳng định được vị trí của công ty trên thị trường. Chương III Một số giải pháp chủ yếu nhằm hạ thấp chi phí kinh doanh tại công ty xe khách 16A nguyễn công trứ-hà nội I.Đánh giá chung về tình hình quản lý và thực hiện chi phí kinh doanh của Công ty: Công ty vận chuyển khách du lịch là một đơn vị thành lập từ rất sớm nên cũng có những khó khăn và những thuận lợi nhất định. Với sự cố gắng nỗ lực của ban lãnh đạo và tập thể nhân viên trong công ty, quán triệt sâu sắc chế độ hạch toán kinh doanh, nhận thức rõ tầm quan trọng của việc nâng cao hiệu quả kinh doanh trong nền kinh tế thị trường, một loạt các vấn đề được đưa ra trong đó có vấn đề quản lý và sử dụng chi phí sản xuất kinh doanh. Trong vài năm trở lại đây, dưới tác động của cơ chế thị trường khiến cho thị trường vận tải có nhiều biến động, giá cước vận tải trong nước giảm mạnh. Thị trường cạnh tranh lại càng đòi hỏi sự năng động và nhạy bén trong kinh doanh…Công ty đã xác định được vị trí kinh doanh của mình, ý thức được những khó khăn sẽ gặp phải khi hoạt động trong nền kinh tế thị trường đặc biệt khi công ty là một doanh nghiệp Nhà nước nên ít nhiều vẫn mang thói quen bao cấp, chưa thể tự chủ trong vấn đề tài chính. Bên cạnh những khó khăn chung kể trên của các doanh nghiệp kinh doanh vận tải thì nội bộ doanh nghiệp cũng có những khó khăn nhất định: Nhân viên công ty có độ tuổi trung bình cao, thiếu năng động trong nền kinh tế thị trường; Hạ tầng cơ sở vật chất của đơn vị yếu kém,không theo kịp xu thế chung của thời đại: ( phòng ký kết hợp đồng đã cũ và nằm tận trong ngõ, gây khó khăn cho khách khi đến giao dịch với đơn vị); Trụ sở làm việc của đơn vị cách bãi đỗ xe 9km nên rất khó khăn trong việc điều hành.Ngoài ra, Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty quá cồng kềnh, bộ phận gián tiếp tuy giảm so với những năm trước nhưng vẫn còn đông, hiệu quả công việc chưa cao. Đây là những khó khăn mang tính chất thời cuộc bởi cách làm ăn theo kiểu bao cấp vẫn còn đeo đẳng, chưa thể dễ dàng khác phục ngay được. Thuận lợi của đơn vị là đội ngũ cán bộ và nhân viên trong công ty có kinh nghiệm trong công tác quản lý và điều hành ô tô du lịch. Đội ngũ lái xe được đào tạo chính quy, có khả năng phục vụ mọi đối tượng khách trong và ngoài nước. Ngoài ra, đơn vị còn có đội ngũ kỹ thuật và thợ sửa chữa tay nghề thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng và tu bổ xe, đảm bảo cho xe luôn hoạt động tốt và an toàn khi khởi hành. Bên cạnh những khó khăn và thuận lợi trên thì Công ty vận chuyển khách du lịch còn có những tồn tại, vướng mắc sau cần được khắc phục nhanh chóng: Vấn đề kế hoạch hoá chi phí kinh doanh: Khi xây dựng kế hoạch kinh doanh, công ty chưa đi sâu vào nghiên cứu thị trường, theo dõi và lượng hoá các nhân tố ảnh hưởng tới chỉ tiêu chi phí kinh doanh. Do đó việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện chi phí kinh doanh chưa chính xác. Vấn đề quản lý chi phí kinh doanh: Thực tế thì công tác quản lý chi phí kinh doanh đã được đặt ra trong quá trình kinh doanh song chưa được tiến hành thường xuyên đều đặn, chỉ đến cuối năm công ty mới phân tích, đánh giá dẫn đến việc theo dõi chi phí kinh doanh không sát sao, không gắn liền với sự biến động của thị trường nên không có các biện pháp xử lý kịp thời những bất hợp lý trong việc thực hiện chỉ tiêu chi phí kinh doanh. Vấn đề hạch toán chi phí kinh doanh: Theo dõi chi phí kinh doanh được thực hiện thông qua các chứng từ ban đầu, sổ đăng ký chứng từ, bản kê để tiến tới lập báo cáo tổng hợp chi phí cho cả năm. Tuy nhiên, việc ghi chép chứng từ, sổ sách còn chưa kịp thời. Các chi phí phát sinh kế toán không tiến hành ghi sổ ngay mà vài ngày sau mới ghi, do vậy không theo dõi sự phát sinh chi phí một cách kịp thời để đưa ra biện pháp xử lý ngay. Mặt khác, cán bộ làm công tác kế toán không xem xét tính hợp lý, hợp lệ của các chi phí phát sinh mà vẫn tiến hành duyệt khiến cho chi phí kinh doanh của đơn vị tăng lên một cách giả tạo. Ngoài ra công ty còn có một số những tồn tại khác như: Trong việc ký kết hợp đồng đến việc thực hiện hợp đồng còn phải qua trung gian là trung tâm lữ hành gây lãng phí lớn về nhân sự, dần đến chi phí kinh doanh tăng lên. Mặt khác vẫn còn biểu hiện chưa tiết kiệm ở một số phòng ban như: trong việc sửa chữa xe, chi phí quản lý trên công ty (điện thoại, tiếp khách…) làm cho chi phí quản lý tăng. II.Những biện pháp hạ thấp chi phí kinh doanh tại công ty: Công ty vận chuyển khách du lịch có hoạt động chính là kinh doanh vận tải khách du lịch trong và ngoài nước. Bên cạnh những khó khăn của bản thân doanh nghiệp, công ty còn có những khó khăn bên ngoài tác động vào đó là sự cạnh tranh hàng giờ, hàng ngày của các thành phần kinh tế khác trong lĩnh vực vận chuyển khách như: tư nhân, tập thể…Họ dễ dàng trốn lậu thuế và ký kết hợp đồng thuê xe rất nhanh chóng, không tốn nhiều thời gian nên giá thành thường rẻ hơn, dễ dàng thu hút khách. Mặt khác, công ty còn chịu sức ép do thị trường vận tải nhiều biến động, giá cước vận chuyển giảm, giá nhiên liệu cao, các chi phí bến bãi, sửa chữa tăng. Tất cả những khó khăn đó yêu cầu công ty cần phải từng bước giải quyết và tháo gỡ kịp thời. Qua khảo sát thực tế tôi xin trình bày một số biện pháp chủ yếu để hạ thấp chi phí kinh doanh tại công ty vận chuyển khách du lịch như sau: Vấn đề đầu tiên công ty đề cập tới trong khi đưa ra các biện pháp hạ thấp chi phí là phải xác định được những khoản chi phí nào có thể hạ thấp được và những khoản chi phí nào không thể hạ thấp được, còn phải tăng lên. Đây là vấn đề có ý nghĩa quan trọng hàng đầu bởi nó ảnh hưởng đến chiều sâu của hoạt động sản xuất kinh doanh, ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh của công ty. Căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tình hình thực tế của công ty ta xác định những khoản chi phí cần tăng trong kỳ đó là: chi phí về bình điện săm lốp, chi phí sửa chữa thường xuyên và chi phí nhiên liệu như xăng, dầu… Khoản chi phí khấu hao bình điện săm lốp, chi phí sửa chữa thường xuyên là những khoản chi phí có tính chất tái sản xuất hoạt động của xe cộ do đó các khoản chi phí này cần phải được chi đầy đủ đảm bảo cho xe hoạt động liên tục và kéo dài tuổi thọ. Do đó công ty phải tăng cường sửa chữa thường xuyên cho xe để đến kỳ sửa chữa lớn thì chi phí này ít đi. Thực chất thì chi phí sửa chữa lớn của công ty là rất ít bởi lượng xe ở gara nhiều nên đến kỳ sửa chữa lớn thì cho để lại gara và xe khác thay thế. Đầu tư cho chi phí thường xuyên tốt sẽ làm cho xe hoạt động tốt, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.Mặt khác, chi phí về nhiên liệu như xăng, dầu cũng cần phải tăng vì giá xăng dầu là tương đối ổn định nên nếu tăng được chi phí này có nghĩa là tăng được số km chạy của xe dẫn đến tăng doanh thu của đơn vị. Với các khoản chi phí trả lãi vay dài hạn và trả lãi vay ngắn hạn là các khoản chi phí có tính chất cố định mà công ty không thể hạ thấp được. Vì thế để hạ thấp chi phí kinh doanh công ty nên đưa ra phương hướng tiết kiệm hoặc giảm bớt đối với các khoản chi phí còn lại. Cụ thể là: Với các khoản chi phí khấu hao tài sản cố định: Doanh nghiệp cần xem xét cách tính khấu hao như thế nào cho phù hợp để đăng ký lại với nhà nước, làm sao cho mức khấu hao hợp lý, như vậy sẽ không đội chi phí lên cao ( do tính khấu hao cao) khiến cho doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả. Với chi phí vận liệu phụ tùng: Chi phí vật liệu phụ tùng chiếm một tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí kinh doanh của công ty, do vậy cần có biện pháp tiết kiệm khoản chi phí này như sau: Bảo quản và sử dung máy móc đứng quy trình để kéo dài thời gian sử dụng đồng thời khai thác hết công suất máy móc. Tìm mua các loại máy móc, phụ tùng thiết bị ở nơi có giá rẻ. Sử dụng vật liệu thay thế, tận dụng phế liệu. Với chi phí tiền lương, thu nhập: Để đánh giá đúng hiệu quả công việc của người lao động, từ quý II năm 2000, công ty đã áp dụng quy chế trả lương mới( trả lương theo năng suất lao động) có nghĩa là tính định mức km xe chạy được để tính lương cho công nhân trực tiếp còn khối văn phòng và công nhân gián tiếp sẽ tính lương theo tỷ lệ phần trăm. Hiện nay, toàn công ty có số lao động gián tiếp chiếm tỷ lệ tương đối cao do đó để tiết kiệm được quỹ lương công ty cần phải xem xét đến số lượng lao động gián tiếp này. Đối với chi phí quản lý: Theo quy định của Nhà nước thì chi phí quản lý chỉ chiếm 5-10% tổng doanh thu. Ngoài việc thực hiện quy định của Nhà nước công ty cần cố gắng hạ thấp những khoản chi phí không cần thiết như chi phí tiếp khách, giao dịch, hội nghị, hạn chế sử dụng điện thoại và những khoản chi phí mang tính chất chung khác. Đối với công cụ, đồ dùng văn phòng phầm, tuy giá trị không cao nhưng cũng cần sử dụng chúng hiệu quả tối ưu, tránh lãng phí. Chi phí khác: Ngoài các khoản chi phí trên , các chi phí còn lại cũng góp phần làm tăng chi phí chung của công ty. Để tiết kiệm các khoản chi phí ngoài những khoản chi phí phải chi theo quy định như chi phí về bến bãi, bảo hiểm… Công ty chủ yếu tập trung vào tiết kiệm các khoản chi phí như: mua sắm vật liệu rẻ tiền, bảo hộ… Trên đây là các biện pháp tiết kiệm các khoản chi phí, một phương hướng trong việc hạ thấp chi phí kinh doanh. Song song với công tác này, công ty cần tiến hành hoàn thiện công tác quản lý chi phí kinh doanh như: khoán chi phí kinh doanh cho từng phòng nghiệp vụ, theo từng hoạt động của xe; Có hình thức bồi hoàn hoặc phạt đối với bộ phận được giao thực hiện mà làm vượt chi so với dự toán mà không có lý do chính đáng; Quản lý chặt chẽ việc mua bán vật tư, thiết bị hàng hoá và các tài sản cố định khác qua biện pháp chào mời 2,3 nơi, chống tình trạng hạ giá bán, nâng giá mua. Các chứng từ mua bán phải đảm bảo nguyên tắc có hoá đơn tài chính theo quy định của Nhà nước (Phiếu xuất nhập phải có chữ ký, phải có sổ sách theo dõi đầy đủ); Cân đối lao động, các biện pháp tính lương hợp lý sao cho phát huy được hết khả năng của người lao động… III.Một số ý kiến đề xuất: Trong nền kinh tế thị trường với sự hoạt động của nhiều thành phần kinh tế , các doanh nghiệp chủ động trong hoạt động kinh doanh, điều này đã làm sống lại những tiềm năng còn tiềm ẩn, những khả năng còn chưa có dịp khai thác. Đồng thời nó cũng tạo ra cơ hội kinh doanh, mở ra các thị trường trong và ngoài nước, các điều kiện kinh tế, chính trị để các doanh nghiệp tự do phát triển hoạt động. Tuy nhiên, việc tự do cạnh tranh cũng tạo ra nhiều ràng buộc, hạn chế kinh doanh đối với doanh nghiệp như vấn đề cung cầu hàng hoá, vốn kinh doanh, sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt của các doanh nghiệp khác trên thị trường. Trong môi trường hoạt động như vậy, thời gian qua nhiều thành phần kinh tế cũng tham gia phát triển sản xuất kinh doanh vận tải, bên cạnh đó, chính sách mở cửa đã khơi dậy những tiềm năng trong nước. Thị trường trong nước đã tiếp cận với thị trường thế giới làm cho thị trường vận tải ngày càng mỏ rộng. Cơ chế thị trường có sự cạnh tranh diễn ra sôi nổi và gay gắt giữa các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp đã thật sự vận dụng hết khả năng của mình cả về vận động trí tuệ và cả những nhân tố khác để phấn đấu với mục đích kinh doanh thu nhiều lợi nhuận. Trong tình hình chung như vậy đã có không ít các đơn vị kinh tế bị lâm vào tình trạng làm ăn kém hiệu quả, thua lỗ trong đó có công ty vận chuyển khách du lịch. Như vậy, một trong những bức thiết nhất hiện nay được đặt ra với doanh nghiệp là vấn đề “ hiệu quả”. Đã kinh doanh trên thị trường thì doanh nghiệp không thể không tính đến hiệu quả bởi nó là mục tiêu cuối cùng của bất kỳ một tổ chức kinh doanh nào. Đạt được “lợi nhuận tối đa” là niềm mơ ước của bất cứ doanh nghiệp nào trong cơ chế thị trường hiện nay. Có nhiều nhân tố ảnh hưởng đến lợi nhuận của đơn vị, song nhân tố cơ bản tác động trực tiếp tới nó là tăng doanh thu và giảm chi phí kinh doanh. Do vậy, giảm chi phí kinh doanh sẽ là biện pháp trực tiếp tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Từ nhận thức đúng đắn và sâu sắc vấn đề hiệu quả trong kinh doanh đồng thời nhận thức rõ tầm quan trọng của việc hạ thấp chi phí kinh doanh trong các doanh nghiệp dịch vụ trong điều kiện kinh tế thị trường, kết hợp giữa lý luận thực tiễn tại công ty vận chuyển khách du lịch, tôi xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đống góp nhỏ sau đây: Hoàn thiện công tác lập kế hoạch chi phí kinh doanh : Kế hoạch chi phí kinh doanh là một bộ phận cấu thành trong hệ thống kế hoạch sản xuất kỹ thuật – tài chính của doanh nghiệp dịch vụ. Doanh nghiệp không nên và không thể hoạt động không theo kế hoạch. ý nghĩa của kế hoạch là ở chỗ phản ánh sự quan tâm của doanh nghiệp với công tác chi phí, là cơ sở cho phân tích tình hình kinh doanh, tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra các biện pháp khắc phục. Qua khảo sát thực tế thấy rằng ngay khi mới thành lập và đi vào hoạt động, công ty đã tiến hành lập kế hoạch chi phí kinh doanh một cách đều đặn. Song do hoạt động kinh doanh của công ty là hoạt động kinh doanh vận tải trải ra trên phạm vi rộng lớn, do nhiều bộ phận, nhiều đơn vị cùng phối hợp với nhà hoạt động. Mặt khác, những điều này dẫn đến việc lập kế hoạch kinh doanh là khó khăn, trong đó có việc lập kế hoạch chi phí kinh doanh của công ty và trong điều kiện thị trường không ổn định . Thứ nhất : Để theo dõi kế hoạch một cách toàn diện và tổng hợp, việc lập kế hoạch ở công ty có thể chia làm hai khâu: Lập kế hoạch chi phí ở các đơn vị trực thuộc và lập kế hoạch trên phạm vi tổng cục. Đến thời hạn lập kế hoạch chi phí, các đơn vị trực thuộc sẽ cân đối các mặt hoạt động của mình và căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất được giao về khối lượng công tác và hệ thống các tiêu chuẩn định mức chi phí và tiến hành lập kế hoạch chi phí theo các yếu tố của đơn vị mình. Sau khi nhận được kế hoạch chi phí do các đơn vị trực thuộc gửi lên, công ty tiến hành tập hợp chi phí và lập kế hoạch chi phí cho toàn công ty qua biện pháp xây dựng định mức chi phí cho 1000 đồng / doanh thu đối với từng khoản mục và giao cho đơn vị sử dụng. Việc tập hợp chi phí được tiến hành theo từng yếu tố chi phí. Đây là cơ sở để công ty tiến hành cấp phát chi phí xuống các đơn vị trực thuộc có tính đến tiến độ hoàn thành các nhiệm vụ kế hoạch của các đơn vị trong kỳ . Thứ hai : Để công tác quản lý chi phí kinh doanh được sát sao và cụ thể hơn, công ty nên tiến hành lập kế hoạch chi phí cho hàng tháng, hàng quý, từ đó là cơ sở để công ty tính kế hoạch chi phí cho năm. Việc lập kế hoạch chi phí cho hàng tháng, hàng quý là có cơ sở khoa học hơn vì nó gắn với thị trường và tình hình kinh doanh khi có sự biến động . Hoàn thiện công tác hạch toán chi phí : Chi phí kinh doanh là chỉ tiêu chất lượng quan trọng trong các đơn vị kinh doanh phục vụ, do vậy tổ chức hạch toán đúng đắn trong cơ chế hạch toán kinh doanh là một yêu cầu quan trọng và có tính chất cấp bách. Kế toán chi phí kinh doanh phải hợp lý phù hợp với kế toán hiện hành, với chức năng đặc đểm kinh doanh của công ty. Muốn vậy, hạch toán chi phí kinh doanh phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Phản ánh và giám đốc kịp thời thường xuyên tình hình thực hiện dự toán chi phí kinh doanh. với những ghi chép hàng ngày , kế toán phản ánh chính xác tình hình chi phí của công ty, sau đó phân loại tổng hợp giám sát được tình hình thực hiện dự toán chi phí, ngăn ngừa hiện tượng tiêu cực, làm cơ sở cho việc phân tích hoạt động kinh doanh. - Cung cấp tài liệu để kiểm tra chặt chẽ và có hệ thống chi phí phát sinh nhằm đảm bảo tính hợp pháp của các khoản chi phí, ngăn ngừa những hành vi tham ô lãng phí . - Tính toán và phân bổ chính xác chi phí cho từng đối tượng tập hợp chi phí . Qua khảo sát thực tế thấy rằng đối với một loại xe (4 hay15 chỗ ngồi) chẳng hạn, kế toán công ty mở sổ hạch toán chi tiết chi phí sản xuất, mỗi sổ mở cho một loại xe, các chi phí phát sinh trong tháng có liên quan tới loại xe nào thì được kế toán ở đơn vị ghi sổ chi tiết cho loại xe đó. Cuối quý, kế toán tiến hành tổng hợp chi phí phát sinh theo từng loại xe và toàn công ty từ các chứng từ phân bổ trong năm. Việc phân bổ chi phí như vậy là hợp lý vì phản ánh đúng đắn kết quả cũng như hiệu quả kinh doanh của từng loại xe trong một kỳ hoạt động . - Kiểm tra việc thực hiện các định mức tiêu hao vật tư, kỹ thuật, dự toán chi phí nhằm thúc đẩy việc sử dụng tiết kiệm, hợp lý mọi chi phí cho quá trình sản xuất kinh doanh phục vụ yêu cầu hạch toán kinh tế của doanh nghiệp. - Xác định kết quả hạch toán kinh tế ở từng bộ phận và ở toàn doanh nghiệp . Hoàn thiện công tác quản lý chi phí : Trong công tác quản lý doanh nghiệp, công tác chi phí kinh doanh là một việc làm thường xuyên và có vai trò quan trọng. Quản lý chi phí gắn liền với nguyên tắc tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận nhằm đáp ứng nhu cầu tái sản xuất mở rộng và cải thiện điều kiện sống của công nhân viên chức trong đơn vị. ở công ty, việc quản lý chi phí trở lên có ý nghĩa quan trọng nhất là trong tình hình hiện nay, công ty đang gặp khó khăn về tài chính và làm ăn kém hiệu quả thì cần thiết phải tiết kiệm trong việc chi tiêu nhằm hạn chế lãng phí, dành nguồn để trả nợ gốc và lãi vay hoạt động sản xuất kinh doanh . Mặc dù công ty đã quy định chế độ trách nhiệm quản lý tài sản, vật tư thiết bị song sau khi xem xét vẫn còn có một số biểu hiện chưa tiết kiệm tại các đơn vị cơ sở như chi phí về điện nước , trang phục , tiếp khách … Để quản lý tốt chi phí, ngoài các biện pháp tiết kiệm chi phí mà công ty đã thực hiện (ở phần trên ) theo tôi công ty lên tiến hành cụ thể theo một số biện pháp sau : 3.1. Đối với các dự án đầu tư (Kể cả lớn hoặc nhỏ): Những dự án đầu tư ngay từ khi lập phương án và duyệt các dự án khả thi (duyệt dự án) công ty nên có hội đồng xem xét kỹ lưỡng, cắt bỏ những khoản chi phí không cần thiết. Khi thực hiện phải đảm bảo không tràn lan, đúng tiến độ, chất lượng và tiết kiệm, có hình thức bồi hoàn hoặc phạt đối với bộ phận được giao thực hiện mà làm vượt chi so với dự toán không có lý do chính đáng. Mức bồi hoàn hay phạt này phải do một hội đồng kiểm tra, thanh tra đề nghị giám đốc duyệt và quyết định . 3.2. Đối với sản xuất kinh doanh : Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là vận chuyển khách du lịch trong và ngoài nước , do đó chi phí cho hoạt động này rất lớn. Để hoạt động có hiệu quả thì công ty phải không ngừng tăng doanh thu và giảm chi phí tới mức thấp nhất. Tiết kiệm chi phí kinh doanh là con đường để tăng lợi nhuận cho công ty và hạ thấp giá thành cước vận chuyển mà vẫn đảm bảo mức lãi thoả đáng để công ty có thể đứng vững trong cạnh tranh . Mặc dù công ty có những biện pháp tiết kiệm chi phí nhất là trong tình trạng hiện nay công ty đang làm ăn kém hiệu quả, gặp khó khăn về tài chính song trên việc hạ thấp chi phí kinh doanh của công ty còn nhiều kẽ hở. Do vậy, tôi xin đề xuất một số phương hướng và biện pháp cụ thể để công tác quản lý chi phí được hoàn thiện hơn: Quản lý chặt chẽ việc mua bán vật tư , thiết bị hàng hoá và các tài sản cố định khác qua biện pháp chào bán hàng ở nhiều nơi, chống tình trạng hạ giá bán, nâng giá mua. Các chứng từ mua bán phải đảm bảo nguyên tắc có hoá đơn tài chính theo quy định của nhà nước (Phiếu nhập xuất có chữ ký , phải có sổ sách theo dõi đầy đủ) . Đối với công tác lao động tièn lương công ty nên chú trọng ngay việc cân đối lao động, các biện pháp tính lương hợp lý sao cho phát huy hết khả năng người lao động, làm cho người lao động làm việc có năng suất hơn. Đây cũng là biện pháp tiết kiệm chi phí . Đối với chi phí quản lý : Đây là khoản chi chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong tổng chi phí chung của toàn công ty. Để hạ thấp khoản chi phí này theo tôi công ty nên tiết kiệm chi trong tất cả các công việc cụ thể sau : Chỉ giải quyết mua sắm trang bị văn phòng thật cần thiết, giảm chi phí tiếp khách hội nghị, tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm, báo chí, công tác phí từ 5á15% . Chỉ chi phí tiếp khách trong và ngoài nước khi cần thiết và tiết kiệm : Mức chi phí phải báo cáo lãnh đạo duyệt trước . Hạn chế tiếp khách bằng thuốc lá , bia , rượu ngoại đắt tiền, chỉ sử dụng trong trường hợp cần thiết . Tiết kiệm điện thoại đường dài ra nước ngoài, chỉ gọi khi cần thiết. Khi gọi điện thoại nên tiết kiệm thời gian nói chuyện, tăng cường sử dụng Fax thay điện thoại, công ty nên nghiêm cấm sử dụng điện thoại cơ quan để nói chuyện ra nước ngoài phục vụ cho cá nhân, nếu có phải báo cho văn phòng và thanh toán đầy đủ cước đã gọi. Quản lý chặt chẽ việc sử dụng ôtô con đi công tác . Bố trí xe con khi có ít nhất 3 người trở lên hoặc trong những trường hợp cần thiết khác như: chở tiền, công tác khẩn cấp, đi theo yêu cầu đối ngoại. Văn phòng giám đốc cùng bộ phận kỹ thuật định mức tiêu thụ xăng cho từng chiếc sát với thực tế, tránh lãng phí. Không nên giải quyết xe con đi đón cán bộ tại nhà đi công tác, trừ lãnh đạo công ty và các trường hợp tiện đường đi qua hoặc các trường hợp đặc biệt khác . Công ty nên chú ý kiểm tra nhắc nhở mọi người tiết kiệm trong việc sử dụng điện nước sinh hoạt . Đối với các khoản chi phí như hoa hồng môi giới, giảm giá, chiết khấu … công ty nên thực hiện đúng quy chế được duyệt và quy chế này được công bố công khai để toàn bộ cán bộ công nhân viên thực hiện . Để thực hiện tốt việc tiết kiệm, chống lãng phí, công ty nên yêu cầu các bộ phận, đơn vị, cá nhân tăng cường trách nhiệm quản lý tài sản bằng việc tăng cường công tác đối chiếu kiểm tra, mở sổ theo dõi tài sản chặt chẽ hơn. Thực hiện nghiêm chỉnh quy định làm hỏng, làm mất phải bồi thường theo chế độ trách nhiệm. -ý kiến khác: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2000 không tốt biểu hiện là tổng chi hí kinh doanh tăng lên còn doanh thu lại giảm đi. Như vậy, công ty cần có biện pháp tăng doanh thu và mức tăng doanh thu cố gắng phải lớn hơn tỷ lệ tăng cuả chi phí. Đó cũng là biện pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh. Trong trường hợp này, công ty nên đào tạo đội ngũ tiếp thị Marketing để khách hàng biết đến công ty, tránh tình trạng số xe lưu lại Gara nhiều và tạo ra doanh số cho đơn vị. Hiện nay, tiết kiệm chi phí là biện pháp rất cần thiết với công ty, nhưng về chiến lược lâu dài thì công ty không thể không có phòng Marketing. Bởi nếu hoạt động có hiệu quả thì nó sẽ giúp công ty tháo gỡ khó khăn, kinh doanh không bị thua lỗ và dần dần có lãi. Kết luận Trong cơ chế quản lý tài chính mới của Nhà nước, các doanh nghiệp được quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh, thực hiện hạchtoán kinhdoanh theo nguyên tắc lấy thu bù chi và có lãi. Do đó, để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp phải kinh doanh có hiệu quả. Hạ thấp chi phí kinh doanh là con đường cơ bản để tăng hiệu quả kinh doanh, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Lý luận về chi phí kinh doanh đã được nhiều tác giả đề cập đến nhưng việc vận dụng vào thực tế lại phụ thuộc vào đặc điểm của tong doanh nghiệp. Trên cơ sở lý luận về chi phí kinh doanh kết hợp với khảo sát thực tế tại công ty Vận chuyển khách du lịch, được sự giúp đỡ của các cô chú trong công ty và đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hướng dẫn tôi đã hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp” Chi phí kinh doanh và các biện pháp hạ thấp chi phí kinh doanh tại công ty vận chuyển khách 16A-Nguyễn Công Trứ-Hà Nội”. Do thời gian nghiên cứu có hạn, phạm vi nghiên cứu rộng và trình độ lý luận, thực tế của bản thân còn hạn chế nên chuyên đề thực tập tốt nghiệp này chắc chắn sẽ không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định về bố cuạc cũng như về nội dung. Rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô và bạn đọc. Tôi xin chân thành cảm ơn! Mục lục Lời giới thiệu Bài Mở đầu Chương I : những vấn đề chung về chi phí kinh doanh các giảI pháp hạ thấp chi phí kinh doanh trong nền kinh tế thị Trường 3 I. Khái niệm , phạm vi của chi phí kinh doanh dịch vụ . 1. Khái niệm chi phí kinh doanh dịch vụ . 3 2. Phạm vi chi phí kinh doanh dịch vụ 4 II. Phân loại chi phí kinh doanh dịch vụ . 5 1. Phân loại theo nội dung kinh tế . 5 1.1. Chi phí nguyên vật liệu . 5 1.2. Chi phí nhân công . 6 1.3. Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) . 7 1.4. Chi phí dịch vụ mua ngoài . 8 2. Phân loại theo sự biến đổi của chi phí với khối lượng dịch vụ 9 3. Phân loại theo các khâu kinh doanh . 10 3.1. Chi phí sản xuất . 10 3.2. Chi phí tiêu thụ sản phẩm 11 3.3 Chi phí quản lý . 11 III. Các chỉ tiêu kinh tế cơ bản của chi phí kinh doanh dịch vụ . 13 Tổng chi phí kinh doanh dịch vụ (F) . 13 Tỷ suất chi phí kinh doanh dịch vụ . 13 Mức độ giảm hoặc (tăng) tỷ suet chi phí kinh doanh dịch vụ (DF’). 14 Tốc độ giảm hoặc tăng tỷ suất chi phí kinh doanh dịch vụ (TF’). 14 Mức tiết kiệm (hay vượt chi) chi phí kinh doanh dịch vụ (DF). 15 Lợi nhuận / chi phí kinh doanh . 15 IV.Một số biện pháp chủ yếu hạ thấp chi phí kinh doanh . 15 1. Các nhân tố ảnh hưởng tới chi phí kinh doanh . 15 1.1. Nhân tố khách quan . 15 1.2. Nhân tố chủ quan . 17 2. Các biện pháp nhằm hạ thấp chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp . 18 3. ý nghĩa việc hạ thấp chi phí . 20 Chương II : Chi phí kinh doanh và tình hình chi phí kinh doanh tại công ty vận chuyển khách du lịch. 21 I. Một số nét về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty . 21 1. Quá trình hình thành và phát triển công ty. 21 2. Chức năng, nhiệm vụ và hoạt động kinh doanh của công ty. 21 2.1. Chức năng, nhiệm vụ của công ty . 22 2.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty . 22 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán của công ty . 22 3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý . 22 3.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán của công ty . 23 4. những thành tích đã đạt được và những mặt còn tồn tại của toàn công ty qua một số chỉ tiêu phản ánh kết quả kinh doanh của công ty . 24 II. Nội dung công tác quản lý chi phí kinh doanh của công ty . 26 Xác định phạm vi chi phí kinh doanh . 27 Lập kế hoạch chi phí kinh doanh . 28 Thường xuyên tiến hành kiểm tra , giám đốc tài chính một số khoản chi phí chủ yếu, chiếm tỷ trọng lớn . 28 Kiểm tra, giám đốc tài chính đối với các khoản chi phí nhiên liệu, vật liệu, phụ tùng . 28 Kiểm tra giám đốc tài chính đối với khoản chi phí tiền lương . 30 Giám đốc, kiểm tra, chi phí sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên . 31 III.Tình hình thực hiện chỉ tiêu chi phí kinh doanh tại công ty qua hai năm 2000-2001. 32 1. Phân tích tình hìh thực hiện kế hoạch chi phí kinh doanh tại công ty ( chi phí về dịch vụ xe ) năm 2001 . 32 2. Tình hình thực hiện chi phí kinh doanh tại đơn vị qua hai năm 2000 – 2001 theo các chỉ tiêu cơ bản của chi phí kinh doanh . 35 CHƯƠNG III: Một số giải pháp chủ yếu nhằm hạ thấp chi phí kinh doanh tại công ty xe khách 16A Nguyễn công trứ – Hà nội 37 Đánh giá chung về tình hình quản lý và thực hiện chi phí kinh doanh của công ty . 37 Những biện pháp hạ thấp chi phí kinh doanh tại công ty . 38 Một số ý kiến đề xuất 40 Kết luận . 45 Tài liệu tham khảo 1.Giáo trình tài chính DNTM – trường ĐHTCKT 2. Giáo trình kế toán DNTM và dịch vụ – trường ĐHTM 3. G iáo trình tài chính doanh nghiệp XBP – Nguyễn Sỹ Khoát 4. Phân tích hoạt động kinh tế DNTM dịch vụ – trường ĐHTM 5. Chế độ mới về quản lý tài chính và cổ phần hoá DNNN . 6. Kế toán trưởng trong cơ chế quản lý mới – Ngô thế chỉ . 7. Hệ thống văn bản về kế toán doanh nghiệp 8. giáo trình quản trị DNTM – trường ĐHTM 9. Các báo , tạp chí năm 2000- 2001