Đề tài Chi phí lưu thông và những biện pháp giảm chi phí lưu thông

lời nói đầu Trong cơ chế thị trường hiện nay lưu thông hàng hoá nằm trong bốn khâu của quá trình kinh doanh bao gồm sản xuất, phân phối, trao đổi, tiêu dùng. Trong 4 khâu đó đối với doanh nghiệp thương mại thì lưu thông hàng hoá là khâu vận động tất yếu khách quan của quá trình tái sản xuất xã hội. Vì vậy làm thế nào để đạt được hiệu quả kinh doanh? Câu hỏi này luôn là vấn đề đặt ra cho các nhà quản lý, nhà kinh doanh nói chung và các nhà quản lý, các nhà kinh doanh. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay lưu thông hàng hoá giữa các khu vực càng ngày càng thuận tiện và nhanh chóng các thông tin mà các chủ doanh nghiệp cũng như người tiêu dùng có thể nắm bắt được có ở nhiều phương tiện khác nhau và rất nhanh chóng, chuẩn xác. Do vậy chi phí lưu thông lâu nay đã trở thành trung tâm thu hút của các doanh nghiệp. Chi phí lưu thông là chỉ tiêu chất lượng quan trọng phản ánh tương đối đầy đủ chất lượng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, muốn giảm được chí phí lưu thông đạt kết quả tốt đòi hỏi doanh nghiệp phải hiểu rõ bản chất của chi phí lưu thông, những vấn đề liên quan đến chí phí lưu thông những tác động có lợi và bất lợi của nó trong hoạt động kinh doanh. Cho nên cần biết phân tích và vận dụng chúng một cách có khoa học và có hiệu quả. Tên đề tài: Chi phí lưu thông và những biện pháp giảm chi phí lưu thông Phần 1 Lý luận cơ bản về chí phí lưu thông trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp I-/ Khái niệm và phân loại chi phí lưu thông. 1-/ Khái niệm: Phí lưu thông thực chất là chi phí lao động xã hội cần thiết bằng tiền trong lĩnh vực lưu thông hàng hoá từ nơi mua (nguồn hàng) đến nơi bán. Chi phí lưu thông là giá của việc lưu thông hàng hoá. Những chi phí này là giá phát sinh trong quá trình lưu thông, là một tồn tại khách quan như bản thân quá trình lưu thông và vì quá trình lưu thông. 2-/ Phân loại. Chi phí lưu thông hàng hoá gắn liền với quá trình mua bán và vận động của hàng hoá từ nơi mua hàng (nguồn hàng, nơi nhận) đến nơi bán hàng. Điều này chỉ rõ phí lưu thông là nhằm để đảm bảo các chí phí để thực hiện việc chuyển đưa hàng hoá từ nơi mua đến nơi bán. Không có chi phí lưu thông, sẽ không thể thực hiện việc lưu thông hàng hoá. Đó là chi phí cần thiết khách quan. Tuy nhiên mức phí cao hay thấp phụ thuộc rất nhiều vào trình độ tổ chức quản lý kinh doanh thương mại , sự tính toán hợp lý và các nhân tố chủ quan của người quản trị điều hành kinh doanh. Vì vậy, tuy là khách quan nhưng nó gắn chặt với hoạt động chủ quan của các doanh nghiệp thương mại. Do vậy, chi phí lưu thông là một trong những chỉ tiêu quan trọng để đánh giá trình độ tổ chức quản lý kinh doanh của doanh nghiệp thương mại cho nên phân loại phí lưu thông là vô cùng cần thiết và quan trọng: Một là: Phân loại theo nội dung kinh tế: Phí lưu thông được chia thành phí lưu thông thuần tuý và phí lưu thông bổ sung. + Phí lưu thông thuần tuý: là những khoản chí phí gắn liền với việc mua, bán hàng hoá, hạch toán hàng hoá và lưu thông tiền tệ. Đó là những khoản chi chỉ nhằm chuyển hoá một cách đơn thuần giá trị của hàng hoá (T - H, H - T’). Chi phí này không làm tăng thêm giá trị của sản phẩm hàng hoá. + Phí lưu thông bổ sung: là những khoản chi phí nhằm tiếp tục và hoàn thành quá trình sản xuất nhưng bị hình thái lưu thông che dấu đi. Nhìn chung phí lưu thông bổ sung không làm tăng thêm giá trị sử dụng của hàng hoá, nhưng nó làm tăng thêm giá trị của hàng hoá. Thuộc loại phí lưu thông bổ sung gồm các loại chi phí: phí vận tải, phí bốc dỡ hàng hoá, phí phân loại chọn lọc, đóng gói hàng hoá, phí bảo quản hàng hoá,... Hai là: Phân loại theo sự phụ thuộc vào tổng mức lưu chuyển thì phí lưu thông được chia thành phí lưu thông khả biến và phí lưu thống bất biến. + Phí lưu thông khả biến: là những chi phí phụ thuộc vào sự thay đổi của tổng mức lưu chuyển hàng hoá. Khi tổng mức lưu chuyển hàng hoá tăng lên hay giảm xuống thì các khoản chi phí này cũng tăng lên hay giảm đi. Phí lưu thông khả biến bao gồm phí thu mua, phí vận tải, bốc dỡ hàng hoá, phí bảo quản hàng hoá,... sự phụ thuộc đến mức nào tuỳ thuộc vào tính chất của các chỉ tiêu. + Phí lưu thông bất biến là những khoản chi phí không thay đổi hoặc ít có liên quan đến sự thay đổi của tổng mức lưu chuyển hàng hoá. Phí lưu thông bất biến bao gồm: chi phí quản lý hành chính, khấu hao tài sản cố định. Ba là: Theo các khâu của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Người ta còn phân phí lưu thông theo các khâu của hoạt động kinh doanh và quản lý kinh doanh: ở cấp Tổng công ty, ở cấp công ty. Ngay trong doanh nghiệp cũng chia ra: cấp doanh nghiệp (công ty) cấp kho, trạm, cửa hàng, quầy hàng, các đại lý (tổng đại lý, đại lý nhánh). Để minh hoạ sự phân loại trên có thể minh hoạ bằng bảng danh mục chi phí lưu thông: Danh mục phí lưu thông là bảng liệt kê các khoản mục phí lưu thông trong quá trình kinh doanh hàng hoá. Các khoản mục trong bảng danh mục phí lưu thông được xây dựng theo nguyên tắc này, các doanh nghiệp thương mại dễ dàng hạch toán các chi phí phát sinh ở từng khâu trong hoạt động kinh doanh theo cách xây dựng trên, bảng danh mục phí lưu thông hàng hoá được chia thành 4 khoản mục lớn. * Khoản mục phí vận tải, bốc dỡ hàng hoá. * Khoản mục phí bảo quản, thu mua, tiêu thụ. * Khoản mục phí hao hụt hàng hoá. * Khoản mục phí quản lý hành chính. Bảng danh mục phí lưu thông I. Phí vận tải, bốc dỡ hàng hoá 1. Tiền cước vận tải. 2. Tiền khuân vác bốc dỡ hàng hoá. 3. Tạp phí vận tải. II. Phí bảo quản, thu mua, tiêu thụ 4. Tiền lương (tiền công) trực tiếp kinh doanh. 5. Tiền thuê nhà và công cụ. 6. Tiền khấu hao nhà cửa, công cụ. 7. Phí phân loại, chọn lọc, đóng gói, bao bì. 8. Phí bảo quản. 9. Chi phí sửa chữa nhỏ, nhà cửa, công cụ. 10. Chi phí nhiên liệu, điện lực. 11. Chi phí trả lãi vay ngân hàng. 12. Chi phí vệ sinh kho tàng, cửa hàng. 13. Chi phí tuyên truyền quảng cáo. 14. Chi phí đào tạo, huấn luyện. 15. Chi phí khác. III. Chi phí hao hụt hàng hoá. 16. Chi phí hao hụt hàng hoá trong định mức. 17. Chi phí hao hụt ngoài định mức. IV. Chi phí quản lý hành chính. 18. Tiền lương bộ máy quản trị kinh doanh. 19. Khấu hao tài sản cố định. 20. Chi phí nhiên liệu động lực. 21. Chi phí nộp lên cấp trên. 22. Chi phí tiếp khách. 23. Chi phí hành chính khác. II-/ Những nhân tố ảnh hưởng đến phí lưu thông. Chi phí lưu thông chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố, vì vậy việc xác định được các nhân tố ảnh hưởng tới chi phí lưu thông sẽ giúp cho các doanh nghiệp có biện pháp và phương hướng đúng đắn để giảm chi phí lưu thông. Dưới đây là các nhân tố chủ yếu tác động đến phí lưu thông. 1-/ Nhân tố bên ngoài: a. Cơ chế quản lý kinh tế của Nhà nước như các văn bản, chính sách quy phạm pháp luật, các quy chế, chế tài do Nhà nước ban hành như: chính sách thuế, chính sách giá cả, quy định về giao thông vận tải, dịch vụ vận tải, bốc dỡ, điều kiện nguồn hàng, nguồn hàng sản xuất trong nước hay nhập khẩu, tập trung hay phân tán. Sự phát triển của cơ sở hạ tầng: hệ thống đường xá giao thông phương tiện chuyên chở, bến cảng, kho bãi. Sự phát triển của khoa học - kỹ thuật - công nghệ mới và điều kiện tự nhiên, địa hình, không gian và thời gian, thời tiết, khí hậu, vùng. Như chúng ta đã biết nhân tố bên ngoài có ảnh hưởng trực tiếp cũng như gián tiếp đến phí lưu thông. Lấy ví dụ như: + Giá cả các mặt hàng kinh doanh, các loại dịch vụ có liên quan đến việc kinh doanh của các doanh nghiệp. Nếu giá cao sẽ dẫn đến phí lưu thông tăng lên và ngược lại: giá dịch vụ vận tải bốc xếp, điện, nước, dịch vụ thuê nhà, thuê kho bãi. + Các nguồn hàng trong nước hoặc nước ngoài từ đầu mối nhập khẩu. Điều kiện về nguồn hàng có tác động rất quan trọng tới phí lưu thông, nếu nguồn hàng ở xa không tập trung hoặc nguồn hàng khan hiếm thì các loại chi phí cho việc vận chuyển từ nguồn tới khi tiêu thụ sẽ tăng và ngược lại nếu như các nguồn hàng ở gần, tập trung, sẵn có. + Điều kiện về đơn vị tiêu dùng: đơn vị tiêu dùng có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến phí lưu thông, nếu như địa điểm rộng lớn tận dụng hết diện tích kho bãi sẽ làm đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển dẫn đến phí lưu thông giảm và ngược lại. + Sự phát triển của ngành vận tải và những hình thức tiến bộ được áp dụng cho ngành vận tải thông qua sự phát triển của khoa học - kỹ thuật - công nghệ mới. Như ta đã biết chi phí vận tải là một khoản chi phí chiếm 80% trong chi phí lưu thông phụ thuộc nhiều vào chí phí vận tải, giá cước vận tải, tốc độ phương tiện vận tải liên tục và tính linh hoạt của phương tiện vận tải. + Sự phát triển của tiến bộ khoa học - kỹ thuật - công nghệ mới trong việc bảo quản, cân đong, đo hàng. Nhân tố này ảnh hưởng tới sự tăng giảm các khoản phí như phí qua cầu, phí bảo quản, đóng gói. Nếu cân đong đo hàng chính xác, nhanh gọn sẽ làm giảm các khoản phí có liên quan. 2-/ Nhân tố bên trong. Chi phí lưu thông cao hay thấp còn chịu sự chi phối của bản thân doanh nghiệp cho nên có rất nhiều nhân tố tác động đến chí phí lưu thông bao gồm: a. Mức lưu chuyển hàng hoá và cơ cấu của mức lưu chuyển hàng hoá: Khi mức lưu chuyển hàng hoá tăng lên thì doanh nghiệp có thể hạ tương đối mức của chi phí lưu thông. Bởi vì khi mức lưu chuyển hàng hoá tăng lên thì số tiền tuyệt đối của khoản chi phí này cũng tăng lên song có thể không tăng bằng mức tăng của lưu chuyển hàng hoá. Bởi lẽ khi lưu chuyển hàng hoá được mở rộng sẽ có điều kiện vận chuyển hợp lý hơn, năng suất lao động có điều kiện nâng cao hơn. Mặt khác trong khi chí phí lưu thông còn có những khoản bất biến như khấu hao tài sản cố định, chí phí quản lý hành chính, thuế vốn. Như vậy khi mức lưu chuyển hàng hoá tăng lên thì số tiền tuyệt đối của chí phí lưu thông có thể tăng lên nhưng mức tăng nhỏ hơn so với mức tăng lưu chuyển hàng hoá. Điều đó làm cho tỷ suất phí lưu thông giảm xuống. Mặt khác cơ cấu của mức lưu chuyển hàng hoá cũng ảnh hưởng đến phí lưu thông. Nếu cơ cấu của mức lưu chuyển hàng hoá gồm những loại hàng hợp với nhu cầu thì sẽ bán nhanh giảm được phần nào chi phí bảo quản, hao hụt, lãi vay vốn. Do vậy mức tương đối phí lưu thông hạ thấp, ngược lại sẽ làm mức phí lưu thông tăng lên. b. Nhân tố sản xuất: Khi sản xuất hàng hoá phát triển thì kinh doanh hàng hoá cũng phát triển theo, các mặt hàng tăng lên, chất lượng được nâng lên từ đó sẽ mở rộng mức lưu chuyển hàng hoá, do vậy tỷ suất phí lưu thông được hạ thấp. Mặt khác nếu tổ chức sản xuất hợp lý sẽ tạo điều kiện cho việc tổ chức lưu chuyển hàng hoá được hợp lý hơn. Điều này cũng có thể giúp cho việc tiết kiệm được phí lưu thông. c. Tổ chức vận chuyển hàng hoá: Khi sử dụng hợp lý phương tiện vận chuyển, kết hợp một cách khoa học các nguồn hàng, mạng lưới bán hàng, kho hàng sao cho chọn được quãng đường vận chuyển tối ưu nhất cùng với việc cải tiến kỹ thuật, nâng cao năng suất lao động, xếp dỡ sẽ giảm được chi phí vận chuyển hao hụt, tăng tốc độ lưu chuyển từ mức phí được hạ thấp. d. Nhân tố về năng suất lao động: Khi năng suất lao động trong lĩnh vực lưu thông tăng thì tiết kiệm được lao động sử dụng, tiết kiệm được chí phí lưu thông. Tăng năng suất lao động sẽ tăng được tiền lương bình quân cho công nhân, tổng tiền lương cũng có thể tăng. Tuy nhiên khi tốc độ tăng năng suất lao động cao hơn tốc độ tăng của tiền lương bình quân thì tỷ suất phí lưu thông sẽ được hạ thấp. e. Giá cả: Nếu giá cả của các vật liệu dụng cụ mua sắm nhằm phục vụ kinh doanh, cước phí vận chuyển xếp dỡ mà cao thì sẽ làm cho phí lưu thông tăng lên. Do đó khi tính toán vận dụng các mức giá của các vật liệu, dịch vụ có liên quan mà hợp lý sẽ tiết kiệm được phí lưu thông mà vẫn hoàn thành được nhiệm vụ. g. Nhân tố tổ chức bộ máy và cơ sở vật chất của doanh nghiệp: Trình độ tổ chức mạng lưới của doanh nghiệp và trình độ tiên tiến của cơ sở vật chất kỹ thuật mà doanh nghiệp hiện đang sử dụng cũng ảnh hưởng lớn tới phí lưu thông của doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy và mạng lưới kinh doanh hợp lý sẽ giảm được những khâu trung gian không cần thiết, loại trừ được những khoản chi phí bất hợp lý. Thêm vào đó, cơ sở vật chất kỹ thuật đạt trình độ tiên tiến bao nhiêu sẽ làm tăng năng suất lao động mở rộng lưu chuyển hàng hoá từ đó góp phần giảm được chí phí lưu thông. h. Khối lượng cơ cấu hàng hoá dự trữ của doanh nghiệp trong từng giai đoạn. Vì dự trữ là cần thiết nhưng phải tính toán lượng dự trữ và cơ cấu dự trữ cho phù hợp bởi vì dự trữ càng nhiều thì chí phí bảo quản hàng hoá, hao hụt càng cao. i. Đó là việc tổ chức thanh toán, vay trả giữa doanh nghiệp và khách hàng, doanh nghiệp với ngân hàng, với các tổ chức tín dụng và người góp vốn. III-/ Tầm quan trọng của giảm chí phí lưu thông. Hoạt động kinh doanh trong cơ chế thị trường là phải chấp nhận cạnh tranh và phải biết cạnh tranh. Với cơ chế quản lý mới Nhà nước giao quyền tự chủ cho các doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm cao trước mọi hoạt động và kết quả kinh doanh của mình. Cơ chế thị trường cũng đòi hỏi doanh nghiệp cần thực hiện hạch toán kinh doanh đầy đủ, chính xác và khách quan. Cho nên phí lưu thông là một chỉ tiêu chất lượng tổng hợp để đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Hiệu quả kinh doanh được đánh giá bằng chỉ tiêu lợi nhuận. Mà lợi nhuận là phần giá trị dôi ra của doanh thu so với chí phí, vì vậy giảm chí phí là một biện pháp quan trọng để làm tăng lợi nhuận tức là làm tăng kết quả kinh doanh. Trong kinh doanh thương mại phí lưu thông là khoản chi phí chủ yếu sau chi phí mua hàng do đó đánh giá hiệu quả kinh doanh người ta dùng chỉ tiêu phí lưu thông. Phí lưu thông cũng còn là chỉ tiêu để căn cứ đánh giá trình độ quản lý kinh doanh, tình hình sử dụng lao động vật tư, tiền vốn. Trong cơ chế thị trường hiện nay có rất nhiều cách khoán phí trong đó có cách khoán tương đối khoa học mà các chủ doanh nghiệp thường áp dụng là cách khoán phí lưu thông qua khoán mức lãi trên tổng số vốn. Trong thời đại thông tin như hiện nay thì thông tin có rất nhiều chiều và cực kỳ nhanh chóng cho nên nó đã trở nên rất thuận lợi cho doanh nghiệp xác định được chính xác. Vì vậy vấn đề nhập hàng hoá vật tư rẻ bán đắt là ít gặp. Do đó muốn có lãi và có lãi cao thì không còn cách nào khác mà các doanh nghiệp phải chú ý đến những yếu tố có liên quan. Trong đó yếu tố quan trọng nhất là giảm phí lưu thông. Đối với các doanh nghiệp thương mại phí lưu thông là loại chí phí chiếm tỷ trọng chủ yếu vì vậy tiết kiệm phí lưu thông trong các doanh nghiệp thương mại là cực kỳ quan trọng. Nếu chúng ta tiết kiệm được phí lưu thông thì sẽ hạ thấp được giá bán vật tư hàng hoá góp phần nâng cao sức mua, nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Nó có ý nghĩa rất lớn đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp nhất là đối với doanh nghiệp thương mại. Mặt khác tiết kiệm được phí lưu thông sẽ làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp, đảm bảo tăng tích luỹ vốn cho tái sản xuất, tạo điều kiện khuyến khích người sản xuất, người quản lý nâng cao năng suất lao động để giảm chí phí, tự giác thực hiện tốt các biện pháp tiết kiệm chí phí, quản lý sử dụng các khoản chí phí có hiệu quả. Tuy nhiên trong việc cố gắng tiết kiệm chí phí lưu thông cần lưu ý tiết kiệm một cách hợp lý. Tránh khuynh hướng giảm chi phí một cách máy móc, thiếu khoa học, việc đáng chi lại không chi việc không đáng chi lại chi một cách dập khuôn máy móc theo kế hoạch (bởi vì nhiều khi kế hoạch chưa được chính xác, sát với yêu cầu thực tế). Như ta biết phí lưu thông thực chất là những khoản chi rất linh hoạt, phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của người kinh doanh bởi vậy nếu biết sử dụng hợp lý, tiết kiệm một cách khoa học phí lưu thông thì người kinh doanh sẽ đạt được mục đích kinh doanh của mình là lợi nhuận. Từ khi hoàn toàn thống nhất đất nước chúng ta đã trải qua hai thời kỳ kinh tế khác nhau, đó là nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung và nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung mọi hoạt động kinh tế đều theo kế hoạch, kế hoạch từ trên dội xuống, bộ máy kinh tế vận động theo guồng kế hoạch chỉ tiêu từ trên giao xuống vì vậy xảy ra tình trạng “lãi giả lỗ thật” ở các doanh nghiệp. Trong cơ chế bao cấp, các doanh nghiệp kinh doanh vật tư cũng có kế hoạch chí phí lưu thông. Kế hoạch phí lưu thông được xây dựng vào kế hoạch lưu chuyển vật tư hàng hoá. Mức lưu chuyển vật tư hàng hoá là do cấp trên quy định theo kế hoạch. Thực chất của việc tiết kiệm phí lưu thông ở thời kỳ đó là làm sao giảm được các khoản mục chí phí so với kế hoạch. Do vậy việc tiết kiệm này nhiều khi không thực tế và không đem lại hiệu quả, nhiều khoản cần chí phí thì tiết kiệm ngược lại nhiều khoản có thể tiết kiệm lại không tiết kiệm. Khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải tự hạch toán kinh doanh. Do đó kế hoạch phí lưu thông của các doanh nghiệp chỉ mang tính định hướng. Mặt khác phí lưu thông là những khoản chi rất linh hoạt phụ thuộc rất nhiều vào ý kiến chủ quan của người kinh doanh. Để tăng được lợi nhuận mục tiêu số một của các doanh nghiệp thương mại, các doanh nghiệp thương mại cần phải cố gắng tiết kiệm chí phí lưu thông. Vì chí phí lưu thông trong các doanh nghiệp thương mại chiếm một khoảng rất lớn khoảng 80% trong tổng chi phí. Thực chất của việc tiết kiệm phí lưu thông trong cơ chế thị trường khác với tiết kiệm phí lưu thông trong cơ chế bao cấp. Trong cơ chế thị trường tiết kiệm phí lưu thông có nghĩa là cứ giảm được tối đa các khoản chi phí là tiết kiệm được phí lưu thông mà tiết kiệm phí lưu thông ở đây là có nghĩa biết tiết kiệm phí lưu thông một cách tiết kiệm và khoa học, khoản nào đáng tiết kiệm thì tiết kiệm, khoản nào không đáng tiết kiệm mặc dù khoản chi rất lớn thì vẫn chi sao cho đạt được mục đích kinh doanh của mình và có hiệu quả cao nhất. Khi tốc độ giảm phí lưu thông đạt được nhỏ hơn hoặc bằng tốc độ tăng lợi nhuận khi đó việc tiết kiệm là hiệu quả. IV-/ Những chỉ tiêu cơ bản đánh giá phân tích phí lưu thông. Dựa vào cách phân loại phí lưu thông và bảng danh mục phí lưu thông ta có các chỉ tiêu phí lưu thông và phương pháp xác định. Thứ 1: Tổng số tiền chi phí lưu thông là tổng cộng số tiền chi phí lưu thông của bốn khoản mục. Tổng số tiền chí phí lưu thông là chỉ tiêu số tuyệt đối. Đơn vị tính là (đồng) hoặc ngàn đồng. Nó cũng được xác định bằng công thức sau: = x Thứ 2: Tỷ lệ chí phí lưu thông là tỷ lệ phần trăm giữa tổng số tiền chí phí lưu thông so với tổng doanh số bán ra (giá bán). = x 100% Tỷ lệ phí lưu thông của từng khoảng mục là tỷ lệ phần trăm giữa tổng số tiền chi phí lưu thông của từng khoản mục so với tổng doanh số bán ra (giá bán). Thứ 3: Tỷ trọng của từng khoản mục chi phí lưu thông là tỷ lệ phần trăm của từng khoản mục phí chiếm trong tổng số phí. Tỷ trọng của tất cả các khoản mục chi phí lưu thông phản ánh cấu thành chi phí lưu thông. Tỷ trọng của từng khoản mục chi phí lưu thông được xác định bằng công thức: = x 100% Thứ 4: Mức độ hoàn thành kế hoạch chí phí lưu thông là tỷ lệ phần trăm của tổng số tiền CPLT thực hiện so với tổng số tiền CPLT kế hoạch. Nó được xác định bằng công thức. = x 100% Thứ 5: Mức tiết kiệm chí phí lưu thông hay vượt chi và phạm vi hạ thấp hay nâng cao tỷ lệ CPLT. + Mức tiết kiệm chi phí lưu thông hay vượt chi là số tiền chênh lệch giữa tổng số tiền CPLT thực hiện và tổng số tiền CPLT kế hoạch. = - Nếu hiệu số nhỏ hơn không (0), đó là mức vượt chi CPLT. + Phạm vi hạ thấp hay nâng cao tỷ lệ CPLT là hiệu số của tỷ lệ chi phí lưu thông và tỷ lệ chi phí lưu thông kế hoạch: = - Nếu hiệu số này nhỏ hơn không (0) là phạm vi nâng cao. Dùng chỉ tiêu trên, ta có thể xác định mức tiết kiệm chí phí lưu thông hoặc vượt chi tương đối bằng công thức. = Thứ 6: Tốc độ hạ thấp hay nâng cao tỷ lệ CPLT là tỷ lệ phần trăm của phạm vi hạ thấp hay nâng cao tỷ lệ CPLT thực tế so với tỷ lệ CPLT kế hoạch. Nó được xác định bằng công thức sau: = x 100% Ngoài các công thức ở trên chí phí lưu thông còn bao gồm chí phí: A. Chi phí vận tải, bốc dỡ hàng hoá: là toàn bộ các khoản chí phí về vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá trong quá trình mua bán, xuất nhập hàng hoá. Chi phí vận tải bốc dỡ hàng hoá gồm có: 1. Tiền cước phí vận chuyển: là những khoản tiền chí phí về cước phí vận tải các loại phương tiện như tầu hoả, ô tô, tàu thuỷ, xà lan hoặc các phương tiện thô sơ như xe bò, xe lam, xích lô, xe ngựa. Để xác định tiền cước phí vận chuyển cần phải xác định được trọng lượng, khối lượng hàng hoá cần vận chuyển theo từng loại phương tiện, độ đường dài bình quân (cự ly hay khoảng cách vận chuyển bình quân) của từng loại phương tiện về giá cước 1 tấn/km theo từng loại phương tiện. Trọng lượng hàng hoá cần vận chuyển được xác định theo công thức sau: TVC = x Hb x HC ở đây: TVC = trọng lượng hàng hoá cần vận chuyển (tấn) MV = giá trị hàng hoá mua vào và bán ra trong kỳ cần phải vận chuyển (đồng). GM = giá mua bình quân 1 tấn hàng (đồng) Hb = Hệ số hàng cả bì Hb = HC = hệ số trọng lượng hàng tính cước (bậc hàng tính cước) Đoạn đường vận chuyển bình quân (cự ly, khoảng cách) được xác định bằng công thức sau đây: Sbq = = ở đây: Sbq = cự ly vận chuyển bình quân (km) S1 , S2 ... Sn = cự ly thực tế của từng quãng đường (km) Q1 , Q2 ... Qn = trọng lượng hàng hoá cần vận chuyển trên quãng đường tương ứng (tấn). Giá cước tấn/km (theo từng loại phương tiện) căn cứ vào giá thị trường hiện hành và thương lượng với cơ quan dịch vụ vận tải có hợp đồng ký kết. Sau khi xác định được ba yếu tố trên, ta có thể xác định tiền cước vận chuyển theo công thức sau: CVC = TVC * Sbq x GVC CVC = tiền cước phí vận chuyển (đồng) Sbq = đoạn đường dài bình quân (km) TVC = trọng lượng hàng hoá vận chuyển (tấn) GVC = giá cước vận chuyển 1tấn/km (đồng) 2. Tiền bốc dỡ khuân vác: là những khoản tiền để thuê mướn nhân công và phương tiện bốc dỡ hàng hoá trong quá trình, mua, bán, xuất nhập hàng hoá. Nếu gọi CV là chi phí bốc dỡ khuân vác, ta có: CBV = TBV x Dt x GBV (đồng) ở đây: TBV = trọng lượng hàng hoá cần bốc dỡ, khuân vác TBV = QM + B x HBV (tấn) QM + B = tổng khối lượng hàng hoá mua vào và bán ra trong kỳ (tấn) HBV = tỷ lệ hàng cần phải bốc dỡ khuân vác (%) Dt = số lần bốc dỡ khuân vác (còn gọi là số động tác bốc dỡ, khuân vác) được tính bình quân, căn cứ vào điều kiện vận chuyển và kinh nghiệm của các kỳ trước đối với từng loại phương tiện. GBV = Giá bốc lên hoặc dỡ xuống 1 tấn/động tác. 3. Tạp phí vận tải: bao gồm những khoản chí phí nhỏ phát sinh trong quá trình vận tải, bốc dỡ hàng hoá như: - Tiền thuê bến, bãi, kho tạm thời trên đường vận chuyển trong trường hợp phải thay đổi phương tiện. - Các khoản chi để bảo quản hàng hoá trong khi vận chuyển do điều kiện tự nhiên đòi hỏi (mưa, bão). - Các thủ tục phí vận tải (niêm phong, cặp chì) và tiền sửa chữa cầu đường cho một chuyến vận tải để giảm nhẹ bốc dỡ, khuân vác. - Công tác phí cho nhân viên đi áp tải thường xuyên và bảo hộ lao động cho áp tải viên chuyên trách. - Lệ phí bến bãi, cước đường nhánh xe hoả. Để lập các khoản phí này, người ta dùng bảng kê dựa vào kinh nghiệm của kỳ báo cáo và ước lượng sự biến động của kỳ kế hoạch. B. Chi phí bảo quản, thu mua, tiêu thụ. Là những khoản chí phí phục vụ cho quá trình bảo quản, thu mua, tiêu thụ hàng hoá ở các doanh nghiệp thương mại. Trong khoản mục này có rất nhiều tiểu khoản mục nhỏ. Chúng ta sẽ xem xét một số tiểu khoản mục điển hình. 1. Tiền lương (tiền công) trực tiếp kinh doanh: là các khoản chi về tiền lương (tiền công) để trả cho số cán bộ công nhân viên trực tiếp làm nhiệm vụ bảo quản, thu mua, tiêu thụ. = x 2. Chi phí bảo quản hàng hoá: là những khoản chi phí nhằm giữ gìn số lượng và chất lượng hàng hoá dự trữ trong kho. Những khoản chi phí này gồm có: chi phí về nguyên vật liệu dùng để bảo quản hàng hoá như dầu, mỡ, sơn, bàn chải, giẻ lau. 3. Chi phí trả lãi tiền vay ngân hàng: là số tiền chênh lệch giữa số lãi phải trả cho ngân hàng về các hình thức vay và số tiền lãi của tiền gửi vào ngân hàng. Để xác định chi phí trả lãi tiền vay ngân hàng, trước tiên phải xác định được tổng số tiền cần thiết phải vay của ngân hàng theo các hình thức vay trong năm kế hoạch và thời hạn vay. Dựa vào tỷ suất lợi tức tiền vay của từng hình thức vay, có thể xác định số lãi phải trả cho ngân hàng theo công thức sau: CVNH = Trong đó: CVNH = chí phí tiền lãi phải trả cho ngân hàng theo từng hình thức vay (đồng). Sv = số tiền vay của ngân hàng theo từng hình thức vay (đồng) B = tỷ suất lợi tức tiền vay ngân hàng %/tháng (năm) t = thời hạn vay ngân hàng (tính theo ngày hoặc tháng) T = thời gian của tháng (hoặc năm) tính bằng ngày. Thứ 2: phải xác định được tổng số các khoản tiền gửi vào ngân hàng và số tiền lãi, tỷ suất lợi tức của tiền gửi để tính ra số lãi của tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp thương mại. Thứ 3: số tiền chênh lệch giữa số lãi phải trả về các khoản tiền vay và số tiền lãi của tiền gửi chính là số tiền chi phí trả lãi tiền vay ngân hàng. 4. Chi phí nhiên liệu, điện lực: là khoản tiền chi về nhiên liệu, điện lực dùng trong kinh doanh như: nhiên liệu dùng chạy máy thắp sáng kho tàng, cửa hàng, chi phí điện lực để chạy máy bơm, thắp sáng... phải trả cho cơ quan quản lý phân phối điện. Đối với khoản này người ta dùng phương pháp thống kê kinh nghiệm và tính toán theo mức độ để dự kiến số chi kỳ kế hoạch. 5. Chi phí về vệ sinh kho tàng, cửa hàng: là khoản chí phí dùng vào vệ sinh kho tàng, cửa hàng như xà phòng, bồ tạt, thuốc sát trùng, chổi quét nhà, tiền trả công cho công ty vệ sinh thu để rác. Khi tính các khoản này thường dùng phương pháp bản kê và dựa vào kinh nghiệm kỳ trước. C. Chi phí hao hụt hàng hoá. 1. Hao hụt trong định mức: là hao hụt tự nhiên phụ thuộc vào tính chất vật lý hoá học của hàng hoá trong quá trình vận chuyển, giao nhận, bốc dỡ, bảo quản. Sự hao hụt trên là tất yếu như xăng dầu bay hơi, than vỡ vụn, phân đạm rơi vãi (đạm rời) xi măng vỡ bao,... người ta thường quy định thành định mức hao hụt. Định mức hao hụt là tỷ lệ hao hụt cho phép tối đa đối với hàng hoá trong điều kiện nhất định về kỹ thuật và quản lý kinh doanh của thời kỳ kế hoạch cho từng loại hàng và từng khâu. Dựa vào định mức hao hụt người ta có thể tính được lượng hàng hó cho phép hao hụt (tự nhiên). Hao hụt trong định mức được tính vào phí lưu thông. Nếu tiết kiệm được định mức hao hụt được tính vào lãi. 2. Hao hụt ngoài định mức: là hao hụt do chủ quan của con người gây ra. Ví dụ làm rò rỉ, chảy vỡ, quên khoá van, đóng nắp,... hao hụt nhiều hơn so với định mức cho phép. Ngoài ra do hàng loạt nguyên nhân khác: hàng hoá bị hao hụt, mất giá, giảm chất lượng,... đâylà khoản bội chi phải trừ vào lợi nhuận. D. Chi phí quản lý hành chính. 1. Tiền lương gián tiếp kinh doanh: là toàn bộ khoản tiền lương (tiền công) cho giám đốc, các trưởng phó phòng ban, các bộ phận cửa hàng, trung tâm, xí nghiệp,... Đây là chi phí tiền lương (tiền công) cho bộ máy quản trị doanh nghiệp. Căn cứ vào kế hoạch lao động tiền lương, căn cứ vào thang bậc và hợp đồng đã ký với người làm thuê quản lý, có thể xác định được tổng quỹ lương trong từng đơn vị thời gian của bộ máy quản lý hành chính. 2. Khấu hao tài sản cố định dùng trong quản lý hành chính: là số tiền trích khấu hao nhà cửa, công cụ dùng trong quản lý kinh doanh. 3. Chi phí nhiên liệu, điện lực: dùng trong quản lý hành chính như: nhiên liệu xe con, điện dùng thắp sáng và máy móc làm việc hành chính phải trả cho cơ quan phân phối điện. 4. Các khoản chi phí khác: chi phí trang trí, tiếp khách, chi phí hội nghị tổng kết. V-/ Nội dụng của giảm phí lưu thông. 1-/ Những biện pháp giảm chí phí vận tải bốc dỡ: Rút ngắn quãng đường vận tải bình quân và lựa chọn đúng đắn phương tiện vận tải hàng hoá, kết hợp chặt chẽ mua và bán, chủ động tiến hành các hoạt động dịch vụ, phân bố hợp lý mạng lưới kinh doanh tạo cho hàng hoá có con đường vận động hợp lý và ngắn nhất, chuẩn bị tốt chào hàng, chuẩn bị tốt đóng gói hàng hoá và bao bì phù hợp, tổ chức tốt công tác bốc dỡ hàng hoá ở hai đầu tuyến vận chuyển và hợp tác chặt chẽ với cơ quan vận chuyển, sử dụng phương thức vận chuyển tiên tiến. 2-/ Các biện pháp giảm chí phí bảo quản, thu mua, tiêu thụ. Tổ chức bộ máy kinh doanh và mạng lưới kinh doanh có quy mô phù hợp với khối lượng hàng hoá luân chuyển, tăng cường quản lý và sử dụng tốt tài sản dùng trong kinh doanh thực hiện đúng kỷ luật tài chính tín dụng, áp dụng tiến bộ khoa học, công nghệ mới trng bảo quản hàng hoá, tăng cường bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ thuật, nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên công tác kho. 3-/ Các biện pháp giảm chí phí hao hụt hàng hoá: Hao hụt hàng hoá có liên quan đến nhiều khâu, nhiều yếu tố, đặc biệt phải quan tâm đến điều kiện kỹ thuật. Để giảm hao hụt có thể áp dụng các biện pháp sau: kiểm tra chặt chẽ số lượng, chất lượng hàng hoá nhập kho. Có sự phân loại hàng hoá và biện pháp bảo quản thích hợp ngay từ đầu. Cải tiến kỹ thuật bảo quản hàng hóa ở kho, trạm, cửa hàng. Củng cố và hoàn thiện kho tàng, vật liệu che đậy, kê lót các trang thiết bị của kho xây dựng các định mức hao hụt và quản lý chặt chẽ các khâu, các yếu tố có liên quan đến hao hụt tự nhiên. Tăng cường bồi dưỡng kỹ thuật bảo quản và tinh thần trách nhiệm của công nhân bảo quản, bảo vệ hàng hoá. 4-/ Các biện pháp giảm chí phí quản lý hành chính. Tinh giản bộ máy quản lý hành chính và cải tiến bộ máy quản lý phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp. Giảm bớt các thủ tục hành chính không cần thiết, giảm bớt các khoản chi tiêu có tính chất hình thức, phô trương. áp dụng các tiến bộ khoa học trong quản lý hành chính đảm bảo thông tin trong suốt, chính xác. Phần 2 một số giải pháp giảm chí phí lưu thông 1-/ Các biện pháp giảm chí phí vận tải, bốc xếp. Như chúng ta đã biết việc giảm chí phí lưu thông không có nghĩa là tổng chí phí lưu thông giảm xuống càng ít là càng tốt. Mà phải tính đến hiệu quả của đồng vốn mà mình đã bỏ ra kinh doanh hay nói cách khác là việc chí phí đó có phù hợp, có khoa học đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Có những khoản chí phí vẫn phải chi nhưng những khoản không cần thiết thì phải phấn đấu giảm xuống tới mức có thể. Trong chí phí lưu thông chí phí vận tải là khoản chi chiếm tỷ trọng lớn do đó việc tiết kiệm chí phí vận tải là rất cần thiết: - Phải luôn tính toán, phân tích lựa chọn các phương án vận chuyển tối ưu. Muốn vậy mỗi phòng và mỗi trạm phải có ít nhất một cán bộ có năng lực trình độ chuyên môn để lập và lựa chọn phương án. - Lên kế hoạch mua, bán chuyên chở hàng hoá phải hợp lý: thể hiện sự ăn khớp hàng hoá mua và bán kể cả về thời gian, khối lượng, phương tiện chuyên chở. Từ các kế hoạch mua, bán tổ chức thực hiện chuyên chở tới từng địa bàn, từng địa điểm hợp lý khoa học. Giảm tới mức thấp nhất lượng hàng hoá qua kho và chí phí vận chuyển trong việc lựa chọn phương án vận chuyển cần phải chú ý tới phương tiện, con đường vận chuyển, để lựa chọn có hiệu quả. Muốn vậy: + Có kế hoạch mua hàng, giao hàng rõ ràng. Người lập phương án vận chuyển cần phải nắm vững các kế hoạch tránh tình trạng thời gian quá cấp kíp mà không sử dụng được các phương tiện rẻ tiền kinh tế nhất. + Phải nắm vững giá cước, hành trình đi lại của phương tiện trên mỗi tuyến. + Như tính toán chí phí phải tính đủ, tính đúng từng chi phí hao hụt, bốc dỡ, bảo quản,... không được bỏ qua các chi phí phát sinh và thêm những khoản chí phí bất hợp lý trong quá trình chuyển giao phương tiện. + So sánh các phương án vận chuyển đề ra về chí phí, thời gian, sự thuận tiện, an toàn để chọn phương án có hiệu quả nhất. - áp dụng việc vận chuyển hai chiều để giảm chi phí khấu hao, vận chuyển xuống. - Nên quan hệ chặt chẽ với các đơn vị vận chuyển lâu dài. - Phấn đấu tăng tốc độ chu chuyển vốn bằng các biện pháp tăng doanh số bán, thanh lý các phương tiện vận tải bốc xếp đã cũ tiêu thụ nhiều nhiên liệu. 2-/ Các biện pháp thu mua, bảo quản, tiêu thụ. - Luôn theo dõi hàng nhập, xuất, tồn mỗi trạm, cửa hàng trong toàn doanh nghiệp bằng cách thực hiện khai báo hàng kỳ, hàng ngày. - Phân tích nguồn hàng nhập, dự đoán nhu cầu trên cơ sở thực tế. Từ đó cân đối nhập, xuất để giảm bớt tồn kho không cần thiết và đáp ứng tốt nhu cầu thị trường. - Sắp xếp bố trí lại lao động hợp lý hơn, tiếp tục tinh giảm những cán bộ công nhân viên không có năng lực. Mở rộng nhu cầu, phạm vi kinh doanh cho doanh nghiệp. - Cần chú trọng đảm bảo chất lượng hàng mua vào. Tạo nguồn đảm bảo cơ cấu hợp lý, phù hợp với nhu cầu người tiêu dùng. Đặc biệt doanh nghiệp cần chú trọng công tác tạo nguồn muốn vậy doanh nghiệp cần phải tổ chức mạng lưới thu mua hợp lý để có thể thu mua được đầy đủ kịp thời, đúng số lượng, chất lượng, thời gian,... đó là tổ chức thực hiện thu mua trực tiếp đến tận những nơi tập trung nguồn hàng, những thị trường nguồn hàng chính như là Hòn Gai, Cẩm Phả, Núi Hồng để vừa tập trung nguồn hàng vừa hạ thấp được chi phí thu mua. Mặt khác để khuyến khích hoạt động tạo nguồn hàng và thu mua hàng hoá theo đúng yêu cầu về số lượng, chất lượng, giá cả, hạ chi phí hao hụt, đúng thời gian,... doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp kinh tế để khuyến khích bộ phận thu mua bằng các hình thức như khoán theo doanh số mua hàng, bán nhanh có thưởng, và phân bố lại lợi nhuận hợp lý giữa doanh nghiệp và các bạn hàng, phân công rõ ràng trách nhiệm cho từng người. Từng kỳ chỉ để một lượng dự trữ nhất định, với cơ cấu hợp lý và phải thường xuyên thay đổi. Luôn quy hoạch lại kho bãi vừa đảm bảo chất lượng, chống hao hụt, tăng nhanh hệ số quay kho của hàng hoá, giảm bớt hàng hoá ứ đọng lâu ngày chậm tiêu thụ, kém phẩm chất. Các kho bãi không sử dụng đến doanh nghiệp nên mở dịch vụ cho thuê văn phòng hoặc cho các đơn vị khác sử dụng với mục đích riêng của mình nhằm giảm bớt các khoản khấu hao, chuyên tu sửa chữa hàng năm. - Cần quản lý chặtc hẽ hơn trong công tác bảo quản, nhập, xuất nhằm giảm bớt các chí phí tiêu cực. Để làm được điều này doanh nghiệp cần phải tuyển chọn các cán bộ có năng lực chuyên môn hơn hoặc đào tạo thêm nhằm bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý cho CBCNV. - Cần quan tâm hơn nữa để phấn đấu giảm các khoản lãi vay ngân hàng. Muốn vậy doanh nghiệp cần phải tiến hành tổng hợp nhiều biện pháp trong đó có biện pháp quan trọng nhất là tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động bằng tăng năng suất lao động, làm cho khối lượng vốn nằm trong lưu thông ngày càng ít đi. Luôn chấp hành tốt kỷ luật thanh toán, đặc biệt là thanh toán công nợ trong quá trình mua bán, tránh tình trạng công nợ dây dưa gây tình trạng doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn kinh doanh. Muốn làm được như vậy kế toán phải theo dõi, kiểm tra thường xuyên tình hình công nợ, tiền mặt tồn quỹ để kịp thời đề xuất với ban lãnh đạo có hướng giải quyết. - Chú trọng chi phí xúc tiến bán hàng, để khải thác các nguồn hàng và mở rộng phạm vi kinh doanh tăng doanh số bán hàng. Phân định rõ ràng hơn nữa chức năng nhiệm vụ của các trạm, phòng ban và từng cán bộ trong doanh nghiệp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý tạo tính chủ động sáng tạo trong công việc cho cán bộ công nhân viên. 3-/ Các biện pháp giảm chí phí hao hụt: Muốn giảm được tỷ lệ hao hụt thì doanh nghiệp nên: - Cải tiến kỹ thuật bảo quản, củng cố kho tàng bến bãi về các vật liệu che đậy, thiết bị bảo quản. - Tăng cường bồi dưỡng nghiệp vụ kỹ thuật bảo quản kho bãi cho các thủ kho, nhân viên kho, nhân viên bảo quản. - Kiểm tra chặt chẽ số lượng, chất lượng, vật tư từ khi nhập kho đến khi bốc xếp lên phương tiện. - Có kế hoạch phòng chống bão lụt trước mùa mưa bão xảy ra, tránh tình trạng bị bất ngờ. 4-/ Các biện pháp giảm chí phí quản lý hành chính. Giảm các thủ tục phiền hà cho khách hàng, các thông tin khách hàng phải được cập nhật hàng ngày. Giảm tối đa các khoản tiêu cực phí trong quản lý, tiết kiệm đúng mức trong việc thực hiện các cuộc họp, hội nghị chi phí điện nước. Giảm biên chế khối gián tiếp đặc biệt là tại văn phòng doanh nghiệp và lựa chọn các cán bộ có năng lực trình độ thường xuyên nâng cao bồi dưỡng trình độ quản lý, chuyên môn cho cán bộ bằng cách thanh lý kịp thời các tài sản đã khấu hao hết, hoặc sử dụng kém hiệu quả thay bằng các thiết bị máy móc mới, giảm bới khối lượng nhân viên văn phòng kế toán vì thực tế cho thấy phòng kế toán của doanh nghiệp có 8 người trong khi công việc chỉ cần đến 3 người, phòng kế hoạch kinh doanh còn thiếu nhiều cán bộ có trình độ nghiệp vụ chuyên môn, nhanh nhẹn sáng tạo do vậy hiệu quả mà phòng kế hoạch kinh doanh đem lại kém hiệu quả, chi phí nhiều. - áp dụng các tiến bộ khoa học mới vào việc quản lý nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Kết luận Trong nền kinh tế thị trường đối với bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào, thuộc mọi thành phần kinh tế muốn tồn tại được thì phải kinh doanh có hiệu quả mà chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh đó là lợi nhuận. Muốn đạt được lợi nhuận cao thì việc giảm chí phí đóng vai trò quyết định. Hiện nay chi phí lưu thông chiếm một tỷ trọng tương đối lớn đặc biệt trong các doanh nghiệp thương mại. Trong bài viết này tôi mạnh dạn đưa ra một số biện pháp giảm chi phí lưu thông bằng kiến thức được học trên ghế nhà trường cùng với sự hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình của thầy cô giáo, tuy nhiên do năng lực trình độ có hạn nên không tránh khỏi thiếu xót và hạn chế cần khắc phục. Em mong nhận được ý kiến đóng góp cho đề tài này để hoàn thiện hơn.