Đề tài Chính sách chất lượng kinh doanh và một số tiêu kinh tế đạt được trong những năm gần đây

át, có liên quan đến tổ chức và hoạt động của Liên Hiệp.Ban kiểm soát do đại hội thành viên trực tiếp bầu ra, gồm 3 người: 1 trưởng ban, 1 phó ban và 1 uỷ viên IV.2.4 Các Phòng Ban Chuyên Môn Các phòng chuyên môn có chức năng tham mưu, giúp việc HĐQT và TGĐ trong quản lý và điều hành công việc + Phòng quản trị hành chính: Quản lý và điều động cán bộ công nhân viên theo sự phân công của cấp trên. Quản lý hệ thống cơ sở vật chất và xây dựng cơ bản của Liên Hiệp nhằm đảm bảo cho hoạt động kinh doanh diễn ra trôi chảy. Thực hiện chế độ bảo hiểm lao động tiền lương. Theo dõi, kiểm tra việc chấp hành quy chế làm việc và nội quy của Liên Hiệp + Phòng nhân sự Phân công trách nhiệm cho từng tổ ngành hang, gồm 4 tổ : Thuỷ sản, nông sản, may mặc - giày dép và công nghệ sành sứ. + Phòng quan hệ xã viên: Theo dõi các HTX thành viên + Ban chất lượng ISO + Phòng nghiên cứu phát triển Hoạch định phân tích và đánh giá các phương án cải tiến và phát triển Liên Hiệp. Hướng dẫn và tổ chức các phương án phát triển Liên Hiệp trên cơ sở phối hợp các phòng ban và các đơn vị cơ sở. Phối hợp các phòng chức năng Liên Hiệp xây dựng và xúc tiến các dự án đầu tư trong và ngoài nước. Phối hợp với HTX Thụy Điển nhằm mở rộng đào tạo cho cán bộ công nhân viên. + Phòng kế toán tài vụ Chịu trách nhiệm về sổ sách kế toán, thực hiện quyết toán kinh doanh trên nguyên tắc tuân thủ các thông tin, chỉ thị do nhà nước ban hành. Thực hiện các dịch vụ ngoại hối và thanh toán cho khách hàng kể cả thanh toán quốc tế Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phó TGĐ thường trực + Phòng kỹ thuật dự án: mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản + Phòng kinh doanh Tổ chức mua hàng hóa từ các đơn vị sản xuất kinh doanh và các nguồn hàng khác trong nước. Tiếp nhận nguồn hàng nhập khẩu của Liên Hiệp Có trách nhiệm theo dõi, phản, quản lý hàng hoá, xây dựng chiến lược giá. Bán lẻ hàng hoá cho các HTX thương mại, các công ty thương nghiệp, các trung tâm thương mại, các chợ, trong thành phố và các tỉnh Tham mưu cho ban giám đốc trong việc quy hoạch mạng lưới bán lẻ + Phòng điện toán: Là trung tâm xử lý dữ kiện vi tính của toàn Liên Hiệp + Phòng xuất nhập khẩu: thực hiện hai chức năng quản lý và kinh doanh Chức năng quản lý - Tiến hành xây dựng các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn về hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, thực hiện xin Quota xuất nhập khẩu. - Lập các báo cáo định kỳ, báo coá thống kê theo quy định của cấp trên và các ngành chức năng. - Soạn thảo các văn kiện liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu - Quản lý và theo dõi các hoạt động kinh doanh cung ứng xuất nhập khẩu để đạt được hiệu quả kinh tế cao. Chức năng kinh doanh - Chuẩn bị đàm phán - Ký kết thực hiện các hợp đồng kinh tế mua bán với nước ngoài. + Phòng marketing Hoạch định chiến lược marketing chung cho hoạt động thương mại của toàn Liên Hiệp. Tổ chức nghiên cứu và thu thập thông tin, phân tích và đánh giá các cơ hội marketing. Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch và chương trình marketing. Phối hợp với các đơn vị cơ sở, các phòng ban của Liên Hiệp trong việc triển khai thực hiện các hoạt động về marketing. Thực hiện các dịch vụ về quảng cáo, hội chợ triển lãm, làm hàng khuyến mãi, nhằm phục vụ cho công tác marketing. Thường xuyên tổ chức đánh giá rút kinh nghiệm việc triển khai thực hiện các chương trình và hoạt động marketing, báo cáo với ban tổ chức giám đốc của Liên Hiệp. Nhân viên trong tất cả các phòng đều chịu sự quản lý trực tiếp của trưởng, phó phòng để có sự phối hợp trong công việc một cách nhịp nhàng, nâng cao năng suất, hiệu quả trong quá trình hoạt động V.TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI LIÊN HIỆP HTX THƯƠNG MẠI TP.HCM SÀI GÒN CO.OP V.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy V.1.1 Sơ đồ bộ máy kế toán Phòng kế toán Liên Hiệp gồm 7 bộ phận hạch toán khác nhau nhưng có mối liên hệ với nhau thông qua việc chứng từ theo sơ đồ sau : Kế toán tổng hợp Kế toán hàng hoá Kế toán tiền mặt Kế toán công nợ Kế toán ngân hàng Kế toán tài sản Thủ quỹ Bộ phận nhập liệu Công nợ phải trả nội địa Công nợ phải thu khách hàng Công nợ phải thu nội bộ Xuất nhập khẩu TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN V.1.3 Chức Năng Nhiệm Vụ Của Các Thành Viên + Trưởng phòng: Là trợ lý đắc lực của ban giám đốc, cung cấp các thông tin chủ yếu về kết quả kinh doanh của Liên Hiệp. + Phó phòng: Là trợ lý của trưởng phòng, thực hiện những công việc trưởng phòng giao, có quyền quyết định những nghiệp vụ trong khả năng khi trưởng phòng vắng. + Kế toán tổng hợp: Có chức năng tổng hợp, kiểm tra, đối chiếu số liệu từ các phần kế toán khác để tiến hành hạch toán, định khoản và lập báo cáo tài chính, tất cả các số liệu được nhập vào máy vi tính cuối tháng in ra sổ sách để theo dõi + Kế toán hàng hoá: Theo dõi và hạch toán quá trình mua, bán hàng của Liên Hiệp, các khoản phải trả khách hàng. Theo dõi tình hình nhập xuất hàng hoá, kiểm kê hàng tồn kho,liên hệ với phòng kinh doanh nội địa trong việc cung cấp thông tin về tình hình thiếu thừa hàng để có quyết định phù hợp, đối chiếu với thủ kho để xử lý chênh lệch. + Kế toán tiền mặt: Chịu trách nhiệm mở sổ quỹ để theo dõi các khoản phải thu, chi bằng tiền mặt và tính số tồn quỹ bằng tiền mặt tại mọi thời điểm. + Kế toán công nợ: Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, thu hồi các khoản phải thu, thanh toán các khoản phải trả.Thường xuyên đối chiếu công nợ để phát hiện những bất hợp lý trong thanh toán, từ đó đề xuất để có biện pháp xử lý kịp thời. + Kế toán ngân hàng: Theo dõi các khoản thanh toán qua ngân hàng. + Kế toán tài sản: Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản, công cụ dụng cụ. + Thủ quỹ: Phụ trách công việc, xuất quỹ tiền mặt tại Liên Hiệp, tiến hành thu, chi tiền mặt căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, tạm ứng. V.2 Công Tác Kế Toán V.2.1 Luân Chuyển Và Xử Lý Chứng Từ Phòng kế toán xử lý và ghi sổ các chứng từ gốc nhận được từ các đơn vị trực thuộc và các phòng chức năng, công việc gồm: - Bộ phận nhập liệu trong phòng kế toán sẽ kéo dữ liệu từ phòng kinh doanh xuống kiểm tra số liệu, tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. - Chứng từ kế toán được luân chuyển qua bộ phận kế toán có liên quan để lế toán viên phản ánh vào sổ sách và lập bản kê. Sau đó chứng từ gốc được sắp xếp theo tên nhà cung cấp theo thứ tự A, B, C và lưu giữ tại phòng kế toán của Liên Hiệp trong vòng 10 năm V.2.2 Tài Khoản Sử Dụng Liên Hiệp HTX Thương Mại TP.HCM sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất do bộ tài chính ban hành ngày 01/01/1996 có sửa đổi bổ sung theo thông tư số 89. Tuy nhiên để tiện lợi trong công tác kế toán Liên Hiệp mở một số tài khoản chi tiết sau: + Tài khoản 156 “hàng hoá” tuỳ theo trường hợp mua bán mà mở các tài khoản chi tiết khác nhau để theo dõi đối tượng cho phù hợp TK 1561KK: mua bán hàng qua kho. TK 1561KD: mua bán hàng qua phòng kinh doanh TK 1561UT: hàng hoá xuất nhập khẩu + Tài khoản 331 “phải trả cho người bán “ TK 331A: phải trả trong nước TK 331B: phải trả nước ngoài Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản 511KD, 551KK, 511UT tương ứng với từng loại hàng Các tài khoản khác: 515, 635, 136M, 338A. V.3 Hình Thức Kế Toán Tại Liên Hiệp V.3.1 Hình Thức Kế Toán Liên Hiệp sử dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung Chứng từ gốc và các bản phân bổ Máy tính Sổ chi tiết Sổ cái Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Bản cân đối tài khoản Sổ nhật ký chung Báo Cáo Tài Chính Chú giải : Ghi vào cuối tháng : Ghi định kỳ, hằng ngày: Đối chiểu, kiểm tra: Liên Hiệp HTX Thương Mại TP.HCM sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán, cụ thể là thông qua phần mềm ASC. Mỗi kế toán viên có một mật khẩu riêng, tuỳ thuộc nội dung công việc được giao sẽ cập nhật dữ liệu từ chứng từ lên máy tính và in ra sổ mình quản lý. V.3.2 Trình Tự Ghi Sổ Do quy mô và mạng lưới kinh doanh của Liên Hiệp khá rộng lớn nên kế toán Liên Hiệp ghi sổ theo hình thức Nhật Ký Chung để tiện theo dõi,tính toán và xử lý các số liệu.Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã xử lý lấy số liệu trực tiếp ghi vào sổ nhật ký hoặc bản kê có liên quan, hoặc các sổ thẻ kế toán chi tiết. Quá trình ghi chép này hoàn toàn được thực hiện bằng máy vi tính thông qua phần mềm kế toán ASC đã được thiết kế sẵn. Công việc chủ yếu của kế toán viên là nhập liệu vào máy, kiểm tra đối chiếu, các phần còn lại như : tổng hợp số liệu, lên bản kê, ghi nhật ký,, lập báo cáo tài chính hoàn toàn do máy tự làm Hệ thống máy tính tại Liên Hiệp được trang bị tốt và được nối mạng với các đơn vị trực thuộc được cập nhật mỗi ngày nhằm giúp quản ký tốt các đơn vị trực thuộc, cuối tháng kiểm tra và in sổ chi tiết, các bảng kê, chứng từ cần thiết liên quan cho các đơn vị trực thuộc. Hằng ngày khi nghiệp kinh tế phát sinh kế toán sẽ nhập liệu lưu trữ trong máy, đến cuối ngày sẽ được lưu trữ vào 2 máy chủ. Cuối tháng hoặc cuối quý sẽ được in ra các loại sổ sách V.3.3 Các Loại Sổ Sách Sử Dụng Sổ cái chi tiết Sổ chi tiết ngoại tệ Sổ nhật ký Sơ đồ chữ T Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết công nợ Bảng tổng hợp công nợ Sổ số dư công nợ theo hạng trả Sổ chi tiết tiền Sổ chi tiết hàng hóa Tổng hợp nhập xuất tồn Báo cáo bán hàng Thuế GTGT đầu vào Thuế GTGT đầu ra V.3.4 Hệ Thống Báo Cáo Tài Chính Hệ thống báo cáo kế toán tại HTX được quy định theo hệ thống báo cáo tài chính doanh nghiệp Việt Nam, gồm 4 mẫu báo cáo sau: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo kưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính Mục đích của việc lập báo cáo tài chính + Tổng hợp và trình bày một cách tổng quát toàn diện tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn và kết quả hoạt động kinh doanh của HTX trong một kỳ kế toán + Cung cấp các thông tin kinh tế tài chính chủ yếu cho việc đánh giá thực trạng tài chính của HTX, đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của HTX trong kỳ hoạt động đã qua và những dự đoán tương lai.Thông tin của báo cáo tài chính là căn cứ quan trọng cho việc đề ra quyết định kinh doanh của HTX V.4 Hình Thức Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán Tại Liên Hiệp HTX Thương Mại TP.HCM áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán V.4.1 Tổ Chức Kế Toán Tập Trung Các đơn vị trực thuộc điều có tổ chức kế toán riêng, theo định sẽ lập và nộp báo cáo tài chính cho Liên Hiệp, họ không trực tiếp nộp thuế mà Liên Hiệp là người đại diện nộp thuế cho họ (họ không đủ tư cách pháp nhân) Tại phòng kế toán của Liên Hiệp kế toán tổng hợp thường xuyên kiểm tra, đối chiếu 2 tài khoản 136 “phải thu nội bộ “ và 336 “phải trả nội bộ”, hạch toán lãi lỗ và báo cáo tài chính cho toàn Liên Hiệp V.4.2 Tổ Chức Kế Toán Phân Tán Liên Hiệp là đơn vị chủ quản nên ngoài việc kinh doanh chính, Liên Hiệp còn có cửa hàng trực thuộc hạch toán theo phương thức báo sổ về phòng kế toán. Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở cửa hàng trực thuộc sẽ do kế toán trực tiếp tại cửa hàng theo dõi, cuối tháng tập hợp báo cáo về phòng kế toán tại Liên Hiệp V.4.3 Tổ Chức Quản Lý Tất cả thông tin mua bán đều được phản ánh kịp thời vào máy tính thông qua nhật ký. Nhật ký được cập nhật chi tiết cho từng khách hàng. Tùy theo nhiệm vụ và chức năng của từng kế toán mà họ có quyền vào nhật ký phù hợp Do Liên Hiệp HTX Thương Mại TP.HCM áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán nên kế toán tại Liên Hiệp chỉ quan tâm đến số liệu tổng hợp trên chứng từ gốc, mọi sai sót giữa chứng từ gốc và phiếu nhập kho (nếu có) sẽ do bộ phận có liên quan trực tiếp chịu trách nhiệm xử lý. VI. CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG KINH DOANH VÀ MỘT SỐ TIÊU KINH TẾ ĐẠT ĐƯỢC TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY VI.1 Chính Sách Chất Lượng Kinh Doanh Với mục đích: “Sài Gòn Co.op luôn thõa mãn khách hàng và hướng tới sự hoàn hảo”, Sài Gòn Co.op công bố chính sách chất lượng như sau: Hệ thống Co.op Mart – nơi mua sắm đáng tin cậy – bạn của mọi nhà, với phương châm: - Hàng hoá phong phú và chất lượng - Giá cả phải chăng - Phục vụ ân cần - Luôn đem lại các giá trị tăng thêm cho khách hàng Sài Gòn Co.op ưu tiên chọn những sản phẩm của nhà sản xuất có chứng chỉ ISO 9000 hoặc một hệ thống quản lý chất lượng tương đương, tối thiểu là nhà sản xuất có hàng Việt Nam chất lượng cao do người tiêu dùng bình chọn 3. Sài Gòn Co.op là máy nhà thân yêu của toàn thể cán bộ nhân viên mọi hoạt động luôn hướng tới cộng đồng xã hội VI.2 Một Số Chỉ Tiêu Kinh Tế Đạt Được Trong Những Năm Gần Đây Kết quả kinh doanh giai đoạn 2002 – 2004: BIỂU ĐỒ DOANH SỐ VÀ THU NHẬP BIỂU ĐỒ ĐÀO TẠO VÀ THU NHẬP CHƯƠNG III: TÌNH HÌNH THỰC TẾ KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG HOÁ TẠI LIÊN HIỆP HTX THƯƠNG MẠI TP.HCM SÀI GÒN CO.OP I. TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG HOÁ TẠI LIÊN HIỆP I.1 Đặc điểm phương thức kinh doanh I.1.1 Đặc điểm - Liên Hiệp HTX Thương Mại Tp.Hcm (Sài Gòn Co.op) hoạt động kinh doanh chủ yếu là mua bán hàng hoá phục vụ nhu cầu của người tiêu dùng trong và ngoài nước, tổ chức kinh doanh hàng hoá đa dạng: Hàng vật tư thiết bị, hàng công nghệ phẩm tiêu dùng, hàng lương thực phẩm - Liên hiệp thực sự là cầu nối quan trọng của nhà sản xuất và người tiêu dùng, cụ thể: Trong nước Liên Hiệp thực hiện mua hàng hóa ở các đơn vị sản xuất kinh doanh và sau đó phân phối hàng hóa xuống cho các siêu thị bán lẻ, hoặc trực tiếp bán cho khách hàng, ngoài nước Liên Hiệp nhập hàng hóa phục vụ nhu cầu tiêu thụ, và xuất khẩu cho khách hàng quốc tế. Liên Hiệp là nơi tiêu thụ hàng hóa quan trọng của nhà sản xuất trong và ngoài nước. Hơn 10 năm hoạt động đã tạo được uy tín và có mối quan hệ hợp tác lâu dài với các nhà cung cấp ngoài nước. Liên hiệp chỉ nhận hàng cung cấp của những đơn vị sản xuất có chứng chỉ ISO 9000 hoặc chứng nhận hàng Việt Nam chất lượng cao do người tiêu dùng bình chọn. - Bên cạnh việc kinh doanh mua bán hàng hoá Liên Hiệp còn kinh doanh ăn uống, giải khát, vui chơi giải trí. Kinh doanh dịch vụ, du lịch, trò chơi điện tử, uốn tóc, đồ cưới, giao nhận hàng xuất nhập khẩu, tư vấn đầu tư, xây dựng công nghiệp dân dụng, sửa chữa nhà trang trì nội thất kinh doanh nhà ở ( xây dựng, sửa chữa để bán). Tổ chức gia công chế biến hàng nông lâm thủy hải sản, nước chấm, nước tương, bánh mức các loại, hàng công nghệ phẩm cho kinh doanh nội địa và xuất khẩu. - Liên Hiệp HTX Thương Mại Tp.Hcm với số lượng hàng hóa rất lớn, nghiệp vụ mua bán phát sinh nhiều khối lượng công việc lớn, nên việc quản lý hàng hóa tại Liên Hiệp rất quan trọng. Vì vậy công tác kế toán hàng hóa có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với toàn bộ công tác kế toán của Liên Hiệp. I.1.2 Phương thức kinh doanh Liên Hiệp kinh doanh với số lượng hàng hóa lớn nhiều chủng loại, hàng hóa sau khi mua được lưu trữ ở kho, hoặc không lưu kho mà được chuyển trực tiếp đến khách hàng và các co.op các đơn vị trực thuộc. Tại các co.op và đơn vị trực thuộc hàng được tiêu thụ dưới hình thức bán lẻ. Việc thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp, với khách hàng được thực hiện tại phòng kế toán của Liên Hiệp. Liên Hiệp là đại diện nộp thuế cho các co.op và đơn vị trực thuộc. I.2 Nhiệm vụ của kế toán hàng hóa - Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời về tình hình lưu chuyển hàng hoá ở doanh nghiệp về mặt giá trị và hiện vật. Tính toán phản ánh đúng đắn trị giá vốn hàng nhập kho, xuất kho và trị giá vốn của hàng tiêu thụ. - Kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về quá trình mua hàng, bán hàng. Xác định đúng đắn kết quả kinh doanh hàng hoá. Đồng thời chấp hành đúng các chế độ tài chính về chứng từ, sổ sách nhập, xuất kho, bán hàng hoá và tính thuế.Cung cấp thông tin tổng hợp và thông tin chi tiết cần thiết về hàng hoá kịp thời phục vụ cho quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Theo dõi chặt tình hình tồn kho hàng hoá, giảm giá hàng hóa, tổ chức kiểm kê hàng hoá đúng quy định, báo cáo kịp thời hàng tồn kho. I.3 Nguyên tắc hạch toán hàng hóa - Hạch toán chi tiết cả về giá trị và hiện vật theo dõi theo thứ tự từng chủng loại quy cách theo từng địa điểm để quản lý và sử dụng. Đảm bảo khớp đúng về giá trị và hiện vật giữa thực tế với số liệu trên kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết - Áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng hóa - Tổ chức kế toán hàng hóa đảm bảo nguyên tắc kiểm tra, chống thất thoát, kế toán hàng hóa và thủ kho là hai cá nhân độc lập I.4 Tính giá hàng hóa + Giá nhập kho: Giá nhập kho hàng hóa được tính bằng trị giá hàng mua ghi trên hóa đơn + Giá xuất kho: Liên Hiệp sử dụng phương pháp FIFO để tính giá xuất kho hàng hóa I.5 Tổ chức quản lý các nghiệp vụ mua bán hàng hóa Quá trình mua bán hàng hóa và thanh toán tại Liên Hiệp diễn ra hàng ngày, hàng hóa nhập xuất diễn ra liên tục, chứng từ hóa đơn tại phòng kế toán tương đối nhiều. Vì vậy Liên Hiệp quản lý quá trình mua bán rất chặt chẽ. Tất cả các số liệu trên chứng từ, hóa đơn đều được nhập vào máy tính thông qua hệ thống phần mềm kế toán ASC SGCOOP được thiết kế riêng theo đặc điểm kế toán của Liên Hiệp. Việc quản lý các nghiệp vụ mua bán hàng hóa bằng máy vi tính giúp thông tin được xử lý một cách kịp thời. Khi có nhu cầu thông tin phần mềm có thể in ra các sổ sách báo cáo tương ứng. Cuối kỳ căn cứ vào báo cáo nhập, xuất, tồn kế toán tính ra giá vốn hàng bán trong kỳ I.6 Phương pháp kế toán và hình thức kế toán + Phương pháp kế toán: Liên Hiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán quá trình mua bán hàng hoá + Hình thức kế toán: Liên Hiệp sử dụng hình thức kế toán nhật ký Chung II. KẾ TOÁN MUA HÀNG HÓA II.1 Các phương thức mua hàng, chứng từ, thủ tục nhập kho II.1.1 Các phương thức mua hàng Có hai phương thức mua hàng chủ yếu là: Mua hàng giao thẳng và mua hàng nhập kho + Mua hàng giao thẳng: Khi các siêu thị hoặc các đơn vị trực thuộc có nhu cầu hàng hóa thì các siêu thị hoặc đơn vị trực thuộc lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp, nhà cung cấp giao hàng thẳng cho siêu thị hoặc đơn vị trực thuộc, hàng không nhập kho của Liên Hiệp, Liên Hiệp tiến hành thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp + Mua hàng nhập kho: khi Liên Hiệp có nhu cầu hàng hoá, phòng kinh doanh lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp, nhà cung cấp giao hàng, Liên Hiệp tiến hành nhập kho và thanh toán tiền hàng + Ngoài hai phương thức mua hàng trên Liên Hiệp còn nhận làm đại lý bán hàng cho nhà cung cấp: Nhà cung cấp gửi hàng bán tại các siêu thị, nhà cung cấp sẽ trả hoa hồng trên doanh số bán II.1.2 Chứng từ, thủ tục nhập kho + Đối với mua hàng giao thẳng Chứng từ gồm: Đơn đặt hàng (ĐĐH), hoá đơn của nhà cung cấp (HĐ), available payment (A/P) Khi siêu thị hoặc các đơn vị trực thuộc lập ĐĐH gửi nhà cung cấp, nhà cung cấp nếu chấp nhận bán hàng sẽ gửi ĐĐH, HĐ, và hàng hóa giao thẳng cho siêu thị, thủ kho và giám sát kho sau khi kiểm tra xem xét sẽ ký vào ĐĐH và HĐ. HĐ và ĐĐH sau đó sẽ được chuyển cho phòng nghiệp vụ mua, phòng nghiệp vụ mua làm căn cứ lập A/P phải trả. A/P phải khớp với ĐĐH và HĐ. Tất cả các chứng từ trên được chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. + Đối với mua hàng qua kho Chứng từ gồm: Đơn đặt hàng (ĐĐH), hoá đơn của nhà cung cấp (HĐ), available payment (A/P) Phòng mua hàng lập ĐĐH gửi nhà cung cấp, nhà cung cấp đồng ý bán hàng sẻ gửi ĐĐH, HĐ và hàng hóa giao đến kho của Liên Hiệp, thủ kho và giám sát kho sau khi kiểm tra xem xét sẽ ký vào ĐĐH và HĐ, tiến hành nhập kho hàng hóa. HĐ và ĐĐH sau đó sẽ được chuyển cho phòng nghiệp vụ mua, phòng nghiệp vụ mua làm căn cứ lập A/P phải trả. A/P phải khớp với ĐĐH và HĐ. Tất cả các chứng từ trên được chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. + Làm đại lý bán hàng Chứng từ gồm: Phiếu xuất kho của nhà cung cấp, hợp đồng hàng gửi đại lý, phiếu xuất trả (inventory transaction), báo cáo doanh số bán, hoá đơn tài chính của nhà cung cấp, A/P phải trả của nhà cung cấp Nhà cung cấp xuất hàng và phiếu xuất kho gửi cho siêu thị, siêu thị nhận hàng, kế toán Theo dõi trên tài khoản ngoại bảng 003 Siêu thị bán được bao nhiêu thì lập báo cáo doanh số bán gửi nhà cung cấp, nhà cung cấp lập hoá đơn tài chính theo số lượng thực tế bán và A/P phải trả. Liên hiệp sẽ trả lại tiền sau khi trừ hoa hồng Nếu trả lại hàng thì lập phiếu xuất trả inventory transaction, phiếu xuất trả chỉ lưu không làm căn cứ nhập liệu. * Ghi Chú: Mẫu một số chứng từ của quá trình mua hàng được trình bày phần phụ lục: A II.2 Kế Toán Các Nghiệp Vụ Mua Hàng II.2.1 Tài khoản sử dụng: Liên Hiệp sử dụng tài khoản theo hệ thống tài khoản quy định của bộ tài chính, tuy nhiên Liên Hiệp thiết kế một số tài khoản để tiện lợi theo dõi Sử dụng tài khoản 1561 chi tiết theo từng phương thức mua hàng TK 1561KD: hàng hóa giao thẳng TK 1561KK: hàng hóa nhập kho TK 133: Thuế GTGT đầu vào TK 331A: Phải trả người bán trong nước TK 151: Hàng mua đang đi đường TK 1360: Phải thu nội bộ Và một số tài khoản khác có liên quan II.2.2 Phương pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Việc hạch toán các nghiệp vụ diễn ra trên phần mềm, ở mỗi màn hình nhập liệu có theo dõi từng nhà cung cấp, từng khách hàng (1)Trong kỳ mua hàng nhập kho, căn cứ hoá đơn ghi: NợÏ TK 1561KK: Hàng hóa nhập kho Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK 111,112,331A (2) Mua hàng chuyển thẳng cho siêu thị không nhập kho ghi: Nợ TK 1561KD: Hàng giao thẳng Nợ TK 133 Có TK 111,112,331A Cuối tháng kết chuyển công nợ nội bộ Nợ TK 1360 (theo từng đơn vị trực thuộc): Phải thu nội bộ Có TK 5121KD: Doanh thu nội bộ Nợ TK 632: giá vốn Có TK 1561KD (3) Mua hàng chuyển thẳng cho khách hàng không nhập kho ghi: Nợ TK 1561KD: Hàng giao thẳng Nợ TK 133 Có TK 111,112,331A Cuối tháng kết chuyển công nợ Nợ TK 131A : Phải thu khách hàng trong nước Có TK 5111KD: Doanh thu bán hàng Có TK 33311: thuế GTGT đầu ra Nợ TK 632: giá vốn Có TK 1561KD (4) Hàng chưa về đến kho, hoá đơn đã về ghi: Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường Nợ TK 133 Có TK 111,112,331A Khi hàng về nhập kho ghi: Nợ TK 1561KK Có TK 151 Hàng chuyển cho siêu thị, các đơn vị trực thuộc ghi: Nợ TK 1561KD Có TK 151 (5) Đối với hàng xuất sơ chế: Liên Hiệp không xuất hàng đi sơ chế, gia công (6) Giảm giá hàng mua: Việc giảm giá hàng mua do Liên Hiệp và nhà cung cấp thoã thuận trong hợp đồng, giảm trên giá trị hàng mua, kế toán không ghi sổ theo dõi (bộ chứng giảm giá hàng mua xem phụ lục A5,A6) (7) Mua hàng được hưởng chiết khấu thương mại: Trường hợp này cũng tương tự như giảm giá hàng mua, hai bên thoã thuận trong hợp đồng, giảm trị giá hàng mua, kế toán không theo dõi (bộ chứng từ xem phụ lục A5,A7) (8) Trả lại hàng mua: Việc trả lại hàng được thực hiện khi hàng không đảm bảo quy cách, chất lượng mẫu mã hay do hàng bán chậm không tiêu thụ được. Chứng từ và thủ tục trả lại hàng được thực hiện theo thông thư 122/BTC. Các siêu thị không trực tiếp trả lại hàng cho nhà cung cấp, việc trả lại hàng do Liên Hiệp chịu trách nhiệm Căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho từ siêu thị, tại Liên Hiệp phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho trả lại hàng, sau đó lập hoá đơn trả hàng gửi nhà cung cấp (ghi rỏ nội dung lý do trả hàng), ( mẫu bộ chứng từ xem phụ lục A8, A9) + Siêu thị trả hàng cho nhà cung cấp Nợ TK 531 Có TK 1360 (theo từng siêu thị) Nợ TK 1561KD Có TK 632 Liên Hiệp trả nhà cung cấp Nợ TK 331A Có TK 1561KD Có TK 133 + Siêu thị trả về kho Nợ TK 531 Có TK 1360 (theo từng siêu thị) Nợ TK 1561KK Có TK 632 Nợ TK331A Có TK 1561KK Có TK 133 (9) Trường hợp mua hàng thiếu: Trường hợp mua hàng thiếu, Liên Hiệp không chấp nhận, không hạch toán (10) Mua hàng thừa: Cũng tương tự như mua hàng thiếu, không chấp nhận không hạch toán (11) Liên Hiệp mua hàng của nhà cung cấp không nộp thuế GTGT đầu ra(các đơn vị nộp thuế khoán) Nợ TK 1561KD(KK) Có TK 111,112,131A (12) Mua hàng được khuyến mãi: Kế toán không hạch toán , chỉ nhập kho theo dõi số lượng Sơ Đồ Kế Toán Mua hàng trong nước 111,112,131 1561KK(KD) Trị giá hàng mua 1331 Thuế GTGT khấu trừ Trả lại hàng mua 1360 531KD(KK) 632 1561KD(KK) 331A siêu thị trả hàng giảm giá vốn LH trả NCC 1331 Thuế GTGT II.3 Một số ví dụ nghiệp vụ mua hàng (1)Mua hàng của cơ sở chế biến thực phẩm gia vị Bảo Long theo hoá đơn số 0024584 ngày 29/03/2006 gia vị gồm: Bò kho: số lượng 144 (gói), đơn giá: 2100đ Phở : số lượng144(gói), đơn giá:2100đ Bún bò huế: số lượng 144(gói), đơn giá :2100đ Các mặt hàng trên có thuế GTGT 10% Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán ghi vào phần mềm Nợ TK 1561KK: 907200 Nợ TK 1331: 90720 Có TK 331A:997920 Trên màn hình nhập liệu có theo dõi mã nhà cung cấp Bảo Long (2) Mua hàng của Công Ty Cổ Phần Thực Phẩm Kinh Đô theo hoá đơn số 0045773 ngày 28/03/2006 Liên Hiệp chuyển cho co.op Mart thắng lợi. Bánh mì sandwich phô mai , số lượng 60 cái đơn giá 5795đ thuế GTGT 10% Căn cứ hoá đơn, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ghi: Nợ TK 1561(KD): 147700 Nợ TK 1331: 14770 Có TK 331A: 162470 Cuối tháng kết chuyển công nợ nội bộ Nợ TK 1360(STTHANGLOI): 147700 Có TK 5121(KD): 147700 Nợ TK 632: 147700 Có TK 1561(KD): 147700 (3) Ngày 27/03/2006 Co.op Mart Cống Quỳnh trả lại hàng hoá đơn hàng trả lại số 00248167 ngày 27/03/2006 5 đôi giày tương ứng với hoá đơn mua hàng số 00189730 ngày 20/02/2006 đơn giá 185500đ cho công ty giày da Thiên Hưng Nợ TK 531: 927500 Có TK: 1360(189CQUYNH): 927500 Nợ TK 1561(KD): 927500 Có TK 632: 927500 Nợ TK 331A: 10202500 Có TK 1561(KD): 927500 Có TK 1331: 92750 (4)Ngày 18/03/2006 Co.op Mart Trần Hưng Đạo trả hàng về kho. Liên Hiệp lập hoá đơn trả lại hàng cho Công Ty May Thời Trang Hạnh 50 áo sơ mi đơn giá 76500đ, hoá đơn mua hàng số 00156171 ngày 21/02/2006 Nợ TK 531: 3825000 Có TK: 1360(ST727): 3825000 Nợ TK 1561(KK): 3825000 Có TK 632: 3825000 Nợ TK 331A: 4207500 Có TK 1561(KK): 3825000 Có TK 1331: 3825000 II.4. Sổ Sách Báo Cáo Liên Hiệp sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung Các loại sổ sách báo cáo sử dụng trong nghiệp vụ mua hàng Sổ nhật ký TK1561KD Sổ nhật ký TK 1561KK Sổ cái chi tiết Sổ chi tiết hàng hoá Sổ chi tiết công nợ Báo cáo thuế GTGT đầu vào Tổng hợp nhập xuất tồn Tổng hợp nhập xuất tồn mở rộng Sổ cái tổng hợp Các sổ sách báo cáo trên được in ra từ phần mềm ASC SGCOOP *Ghi chú: Mẫu một số sổ sách của quá trình mua hàng được trình bày phần phụ lục: B III. KẾ TOÁN BÁN HÀNG III.1 Các phương thức bán hàng, chứng từ kế toán III.1.1 Các phương thức bán hàng a) Bán buôn + Bán hàng giao thẳng Đối với đơn vị trực thuộc: khi các đơn vị trực thuộc, siêu thị có nhu cầu hàng hoá, lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp, Liên Hiệp trả tiền hàng, và chuyển hàng hóa thẳng xuống cho các đơn vị trực thuộc các siêu thị, Liên Hiệp ghi nhận khoản phải thu nội bộ (TK 1360) về trị giá hàng chuyển, hàng bán có giá bằng giá hàng mua, không ghi nhận thuế GTGT đầu ra. Đối với khách hàng bên ngoài: sau khi nhận đơn đặt hàng của khách hàng, Liên Hiệp mua hàng của nhà cung cấp sau đó chuyển bán thẳng cho khách hàng mà không nhập kho, hàng bán có thuế GTGT đầu ra + Bán hàng qua kho Đối với đơn vị trực thuộc: Khi các đơn vị trực thuộc hoặc siêu thị cần hàng, gửi đơn đặt hàng cho Liên Hiệp, phòng bán hàng xét duyệt, sau đó xuất hàng bán, hàng được bán với giá bằng với giá hàng mua, không ghi nhận thuế GTGT đầu ra Đối với khách hàng bên ngoài: Khi khách hàng có nhu cầu hàng, gửi đơn đặt hàng cho phòng kinh doanh của Liên Hiệp, phòng kinh doanh xét duyệt, xuất hàng ra bán cho khách hàng + Ngoài hai hình thức bán hàng như trên, tại Liên Hiệp còn diễn ra quá trình điều chỉnh hàng hóa giữa các đơn vị trực thuộc, giữa các siêu thị, giữa các siêu thị và các đơn vị bên ngoài (trường hợp này hiếm khi xảy ra): Khi hàng hoá ở siêu thị không bán được hoặc bán không hết, nhưng chất lượng vẫn đảm bảo thì siêu thị xuất hàng trả lại Liên Hiệp, Liên Hiệp không nhập kho mà chuyển hàng qua các siêu thị khác b) Bán lẻ: Liên Hiệp không tiến hành bán lẻ, việc bán lẻ chỉ diễn ra ở các siêu thị, ở tại các siêu thị có kế toán theo dõi riêng, và có chính sách bán hàng riêng III.1.2 Chứng Từ Kế Toán + Bán hàng giao thẳng - Đối với đơn vị trực thuộc: Sau khi phòng kinh doanh làm bộ chứng từ nhận hàng mua thì cũng đồng thời cũng làm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đúng với số lượng và giá cả ghi trên hóa đơn mua hàng. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội được chuyển đến các đơn vị trực thuộc ký xác nhận sau đó được chuyển về phòng kế toán hạch toán quản lý - Đối với đơn vị bên ngoài: Sau khi phòng kinh doanh làm bộ chứng từ nhận thì đồng thời lập phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT, hoá đơn GTGT liên 1 giao cho khách hàng, liên 2 cùng với phiếu xuất kho được chuyển cho phòng kế toán để hạch toán quản lý. + Bán hàng qua kho Sau khi có đơn đặt hàng của các đơn vị trực thuộc hoặc bên ngoài, bộ phận kho trung tâm làm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nếu bán cho đơn vị trực thuộc, hoặc phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT nếu bán cho bên ngoài. Các chứng từ này sau khi được xét duyệt của phòng kinh doanh được chuyển về kho trung tâm để kiểm tra và lập danh sách theo thứ tự số sê ri và được chuyển về phòng kế toán để hạch toán quản lý. + Điều chuyển hàng hóa giữa các đơn vị trực thuộc, giữa siêu thị, giữa các siêu thị và bên ngoài: Khi hàng được trả về Liên hiệp lập phiếu nhập kho, khi hàng được chuyển đến đơn vị khác phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho. Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho sau đó được chuyển về phòng kế toán. Kế toán điều chỉnh công nợ đối với từng đơn vị. * Việc xuất kho hàng bán đôi khi xuất kho, kế toán ghi nhằm mã hàng, do đó xảy ra trường hợp hàng không còn tồn vẫn ghi đã xuất, nên khi kiểm kê cuối kỳ số lượng hàng tồn của mặt hàng xuất nhằm bị âm trên báo cáo nhập xuất tồn , kế toán căn cứ vào báo cáo nhập xuất tồn điều chỉnh lại sổ sách cho phù hợp *Ghi chú: Mẫu một số chứng từ của quá trình bán hàng được trình bày phần phụ lục C III.2 Kế toán các nghiệp vụ bán hàng III.2.1 Tài khoản sử dụng: Liên Hiệp sử dụng tài khoản theo hệ thống tài khoản quy định của bộ tài chính, tuy nhiên Liên Hiệp thiết kế một số tài khoản để tiện lợi theo dõi TK 1561KD: Hàng hóa giao thẳng TK 1561KK: Hàng hóa qua kho TK 5111KD: Doanh thu bán hàng giao thẳng cho các đơn vị bên ngoài TK 5111KK: Doanh thu bán hàng qua kho cho các đơn vị bên ngoài TK 5121KD: Doanh thu bán hàng giao thẳng cho các đơn vị trực thuộc TK 5121KK: Doanh thu bán hàng qua kho cho các đơn vị trực thuộc TK 531KD: Hàng bán giao thẳng bị trả lại TK 531KK: Hàng bán giao thẳng bị trả lại TK 1360: Phải thu nội bộ, chi tiết theo từng đơn vị trực thuộc TK 131A: Phải thu khách hàng trong nước TK 33311: Thuế GTGT đầu ra TK 632: Giá vốn hàng bán Và một số tài khoản khác có liên quan III.2.2 Phương pháp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh + Bán hàng giao thẳng (1) Bán cho đơn vị trực thuộc Nợ TK 1360 (Mã từng đơn vị trực thuộc) Có TK 5121KD Cuối tháng kết chuyển giá vốn Nợ TK 632 Có TK 1561KD (2) Bán cho bên ngoài Nợ TK 131A Có TK 5111KD Có TK 33311 Cuối tháng kết chuyển giá vốn Nợ TK 632 Có TK 1561KD + Bán hàng qua kho (3) Bán cho đơn vị trực thuộc Nợ TK 1360(Mã từng đơn vị trực thuộc) Có TK 5121KK Cuối tháng kết chuyển giá vốn Nợ TK 632 Có TK 1561KK (4)Bán cho bên ngoài Nợ TK 131A Có TK 5111KK Có TK 33311 Cuối tháng kết chuyển giá vốn Nợ TK 632 Có TK 1561KK (5)Hàng bán bị trả lại + Đối với hàng bán giao thẳng Các siêu thị trả hàng Nợ TK 1561KD Có TK 632 Nợ TK 531KD Có TK 1360(Mã từng đơn vị trực thuộc) Cuối tháng kết chuyển giảm doanh thu Nợ TK 5121KD Có TK 531KD Các đơn vị bên ngoài trả hàng Nợ TK 1561KD Có TK 632 Nợ TK 531KD Nợ TK 33311 Có TK131A Cuối tháng kết chuyển giảm doanh thu Nợ TK 5111KD Có TK 531KD + Đối với hàng bán qua kho Các siêu thị trả hàng Nợ TK 1561KK Có TK 632 Nợ TK 531KK Có TK 1360(Mã từng đơn vị trực thuộc) Cuối tháng kết chuyển giảm doanh thu Nợ TK 5121KK Có TK 531KK Các đơn vị bên ngoài trả hàng Nợ TK 1561KK Có TK 632 Nợ TK 531KK Nợ TK 33311 Có TK131A Cuối tháng kết chuyển giảm doanh thu Nợ TK 5111KK Có TK 531KK (6) Bán hàng khuyến mãi: không hạch toán, kho chỉ theo dõi số lượng xuất, cuối tháng tính vào giá vốn dựa trên báo cáo nhập xuất tồn(hàng nằm trong chương trình khuyến mãi) (7) Điều chuyển hàng hóa giữa các đơn vị + Đối với hàng bán giao thẳng Nhận trả lại Căn cứ phiếu nhập kho ghi: Nợ TK 1561KD Có TK 632 Nợ TK 531KD Có TK 1360(Mã từng đơn vị trực thuộc) Hoặc Nợ TK 531KD Nợ TK 33311 Có TK 131A Chuyển cho đơn vị khác căn cứ phiếu xuất ghi: Nợ TK 1360(Mã từng đơn vị trực thuộc) Có 5121KD Hoặc: Nợ TK 131A Nợ TK 5111KD Có TK 33311 + Đối với hàng bán qua kho Nhận trả lại căn cứ phiếu nhập kho ghi: Nợ TK 1561KK Có TK 632 Nợ TK 531KK Có TK 1360(Mã từng đơn vị trực thuộc) Hoặc Nợ TK 531KK Nợ TK 33311 Có TK 131A Chuyển cho đơn vị khác căn cứ phiếu xuất ghi: Nợ TK 1360(Mã từng đơn vị trực thuộc) Có 5121KK Hoặc: Nợ TK 131A Nợ TK 5111KK Có TK 33311 (8) Bán hàng trao đổi vật tư hàng hóa: Liên Hiệp không bán hàng trao đổi (9) Bán hàng có phát sinh thừa, thiếu: Rất ít xảy, nếu có phát sinh thừa hoặc thiếu thì nhận lại hoặc giao thêm, khi hai bên chấp nhận hạch toán như bán hàng bình thường (10) Bán hàng có chiết khấu thương mại: Hai bên thoã thuận trong hợp đồng trừ vào giá hàng bán, không phản ánh chiết khấu thương mại vào TK 521 (11) Giảm giá hàng bán: Khoản giảm giá hàng bán được hai bên thõa thuận trừ vào tổng trị giá bán ghi trên hóa đơn. (12) Chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng Nợ TK 641 Nợ TK 1331 Có TK 111,112 Sơ Đồ Kế Toán bán hàng 5121KD(KK) 1360 5111KD(KK) 131A Ghi dt nội bộ Ghi dt bán hàng Thuế GTGT 33311 Bán hàng cho đơn vị trực thuộc Bán hàng cho đơn vị bên ngoài ä Kết chuyển giá vốn cuối tháng 1561KD(KK) 632 III.2.3 Một số ví dụ về nghiệp vụ bán hàng (1)Ngày 11/03/2006 xuất bán 700 áo thun (mã hàng 61321427) đơn giá 36000đ và 400 áo lo day (mã hàng 61311718) đơn giá 20000đ thuế suất GTGT 10% dớn đơn số 024051 cho Công Ty TNHH TMDV Sài Gòn Bình Định Nợ TK 131A: 36520000 Có TK: 5111KK:33200000 Có TK 33311:3320000 (2) Ngày 21/03/2006 xuất hóa đơn số 024457 khuyến mãi cho công ty TNHH TMDV Sài Gòn Bình Định: Miến Phú Hưng thịt heo( mã hàng 01460841) 55g số lượng 36 gói đơn giá 3250đ, mì Hảo Hảo tôm chua cay( mã hàng 01460772) 75g đơn giá 1000đ Hàng khuyến mãi kế toán không ghi nhận doanh thu (3)Ngày 12/03/2006 lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ số 0158100 bán 100 đôi giày( mã hàng 01677352) cho Co.op Đinh Tiên Hoàng đơn giá 185000đ thuế suất GTGT 10% Nợ TK 1360(STGIADINH1): 18500000 Có TK 5121KK:18500000 (4) Ngày 15/03/2006 bán hàng chuyển thẳng cho Co.op Nguyễn Kiệm theo phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ số 0158221 lô hàng quần JEAN( mã hàng 11656213) số lượng 60 cái đơn giá 87000đ và quần KAKI( mã hang1671356) số lượng 50 cái Đơn giaˆ85500đ Nợ TK 1360(STNKIEM): 9495000 Có TK 5121KD: 9495000 (5) Ngày 21/03/2006 bán hàng chuyển thẳng cho công ty TNHH Thương Mại Sài Gòn Cần Thơ hoá đơn số 023728: Mì Mivimex 70g loc15 số lượng 120 loc 15 gói đơn giá 12500đ, Mì Topa 5 loai loc 14 gói số lượng 120 loc đơn giá 12500đ, chuối sấy Duc Thanh 250g số lượng 120 gói đơn giá 17500đ thuế suất GTGT 10% Nợ TK 131A: 5610000 Có TK 5111KD: 5100000 Có TK 33311: 510000 III.4 Sổ sách báo cáo Quá trình bán hàng Liên Hiệp sử dụng các loại sổ sách báo cáo sau: Sổ nhật ký TK1561KD Sổ nhật ký TK 1561KK Sổ cái chi tiết TK5121KD Sổ cái chi tiết TK5121KK Sổ cái chi tiết TK5111KD Sổ cái chi tiết TK5111KK Sổ chi tiết công nợ Sổ chi tiết hàng hoá Báo cáo thuế GTGT đầu ra Tổng hợp nhập xuất tồn Tổng hợp nhập xuất tồn mở rộng Báo cáo bán hàng Sồ cái tổng hợp Các sổ sách báo cáo trên được in ra từ phần mềm ASC SGCOOP * Ghi chú: Mẫu một số sổ sách của quá trình bán hàng được trình bày phần phụ lục D IV. KẾ TOÁN CHI PHÍ MUA HÀNG Khi Liên Hiệp hoặc các siêu thị đặt hàng nhà cung cấp giao hàng đến siêu thị hoặc đến kho của Liên Hiệp do đó khoản chi phí vận chuyển hàng hàng hóa không phát sinh, Liên Hiệp chỉ chịu trách nhiệm về hàng hoá và chi phí khi hàng đã nhập kho, các khoản bảo hiểm, hao hụt trong quá trình mua Liên Hiệp không phải chịu. Nếu có khoản chi phí nào phát sinh trong mua hàng thì tính vào trị giá hàng mua (TK1561), do đó Liên hiệp không theo dõi khoản chi phí mua hàng (TK1562). Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình lưu trữ hàng như: mất mát hao hụt, cuối kỳ dựa trên báo cáo nhập xuất tồn tính vào giá vốn (TK632). V. KẾ TOÁN DỰ TRỮ HÀNG HÓA V.1 Phạm vi dự trữ hàng Hàng hóa dự trữ của Liên Hiệp ở các trạng thái: - Hàng dự trữ tại kho - Hàng mua đang trên đường - Hàng trả lại nhờ giữ hộ - Hàng chờ kiểm nghiệm - Hàng gửi tại các siêu thị V.2 Hạch toán hàng tồn kho V.2.1 Tại Kho Thủ kho tiến hành theo dõi hàng theo từng lô hàng Hằng ngày căn cứ vào phiếu nhập và phiếu xuất nhập liệu vào máy tính Định kỳ thủ kho sẽ lập báo cáo kho V.2.2 Tại Phòng Kế Toán Kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên theo dõi số biến động và hiện có trên tài khoản 15 Sử dụng phương pháp thẻ song song để theo dõi chi tiết hàng hóa CHƯƠNG IV. NHẬN XÉT KIẾN NGHỊ I NHẬN XÉT I.1 Nhận Xét Chung Tình Hình Đơn Vị a) Thuận Lợi Sau hơn 10 năm thành lập và hoạt động Liên Hiệp đã đạt được mhững thành tựu quan trọng: Đội ngũ nhân viên được đào nâng cao trình độ nămg lực kinh nghiệm đủ đáp ứng được nhu cầu thực tế, thương hiệu Sài Gòn Co.op thực sự gần gũi và tin cậy của người tiêu dùng, sản phẩm của Co.op Mart đảm bảo uy tín chất lượng, là nơi mua bán tin cậy của các nhà cung cấp rong và ngoài nước. Lợi nhuận Liên Hiệp không ngừng tăng lên qua các năm, thu nhập của cán bộ nhân viên ngày càng cao. Quy mô hoạt động của Liên Hiệp ngày được mở rộng, không chỉ có người dân Thành Phố mà quy mô Liên Hiệp đã lan rộng ra các tỉnh miền trung, các tỉnh miền tây, đều này là một thuận lợi hết sức quan trọng cho sự phát triển bền vững, nó thể hiện sự thành công và sự lựa chọn hướng đi đúng đắn của Liên Hiệp. Những năm gần đây kinh tế đất nước đang phát triển mạnh mẽ, thương mại ngày càng thể hiện vai trò chủ đạo trong nền kinh tế, thu nhập người dân cang cao, nhu cầu sản phẩm càng cao, người tiêu dùng có xu hướng thích mua hàng ở các siêu thị hơn mua hàng ở các chợ chất lượng không được đảm bảo, với quy mô hoạt động rộng lớn thì đây cũng là cơ hội thuận lợi cho Liên Hiệp b) Khó khăn: Bên cạnh những thành tựu đạt được và những thuận lợi Liên Hiệp cũng gặp một số khó khăn Sự cạnh tranh mạnh mẽ của các tổ chức thương mại khác với nhiều hình thức kinh doanh mua bán đa dạng phong phú thu hút khách hàng. Kinh tế thị trường hàng hóa rất đang dạng phong phú trong và ngoài nước, hàng giả, hàng nháy rất nhiều, mẫu mã đẹp giá rẻ người tiêu dùng rất thích. Điều này cũng gay khó khăn cho các Co.op. Đời sống vật chất và tinh thần được nâng cao, nhu cầu cũng tăng theo, do đó chính sách bán hàng kinh doanh cũng cần được đổi mới cho phù hợp với nhu cầu người tiêu dùng. Xã hội ngày một đổi mới, suy nghĩ tư duy làm việc cũng cần được cập nhật đổi mới, cán bộ nhân viên cần phải cập nhật kiến thức thông tin cho phù hợp với thời đại. I.2 Nhận xét về bộ máy kế toán a) Về cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán hoàn chỉnh thích hợp đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận, đồng thời đảm bảo sự phân công rỏ ràng về quyền hạn và trách nhiệm. Mỗi một bộ phận có công việc cũng như quyền nghĩa vụ độc lập, tuy nhiên cũng có mối quan hệ chặt chẽ, hổ trợ nhau trong quá trình xử lý các nghiệp vụ kế toán phát sinh b) Hệ thống sổ sách, báo cáo: Hệ thống sổ sách báo cáo được thiết kế đầy đủ về tổng hợp và chi tiết, đảm bảo thông tin được cung cấp đầy đủ khi có nhu cầu, sổ sách báo cáo được in ra từ phần mềm ASC, do đó có thể cung cấp thông tin kịp thời c) Thông tin kế toán và lưu trữ chứng từ Mỗi một bộ phận kế toán điều được phân quyền sử dụng phần mềm riêng biệt, đảm bảo tính độc lập của mỗi bộ phận Chứng từ kế toán được sử dụng đầy đủ, thiết kế theo đúng quy định của bộ tài chính, chứng từ được kiểm tra xét duyệt đầy đủ đúng với chức năng của từng bộ phận, trình tự lưu chuyển chứng từ hợp lý, không bỏ sót Chứng từ lưu trữ: Sau khi chứng từ được nhập liệu xong sẽ được kiểm tra phân loại đánh dấu và lưu trữ tại phòng kế toán, khi cần có thể tìm kiếm sử dụng. Chứng từ được lưu trữ tại phòng kế toán 1 thời gian sau đó được chuyển về phòng lưu trữ riêng. Tuy nhiên chứng từ khi lưu phòng kế toán, nhân viên nhiều, khách hàng ra vào nhiều có thể xảy ra mất mát chứng từ. d) Hạch toán hàng hóa: Việc hạch toán hàng hóa được thực hiện tốt theo đúng với quy định của bộ tài chính, hàng hóa được theo dõi tổng hợp và chi tiết, theo doi chi tiết từng nhà cung cấp, từng khách hàng, thuế GTGT.Tuy nhiên có một số khoản mục như: chi phí mua hàng chưa được hạch toán theo dõi, tuy các khoản này ít phát sinh và giá trị nhỏ nhưng cũng có ảnh hưởng đến trị giá thực tế hàng hóa, các khoản chiết khấu thương mại khi bán hàng, giảm giá hàng bán cần được bổ sung. II. KIẾN NGHỊ Qua thời gian thực tập tại phòng kế toán Liên Hiệp em có một số kiến nghị như sau II.1 Về việc lưu trữ chứng từ Để tránh việc mất mát chứng từ lưu trữ tại phòng kế toán nên hạn chế tiếp xúc, và sau khi xử lý xong, nên chuyển về kho lưu trữ. II.2 Về hạch toán + Đối với chi phí mua hàng ít phát sinh, khi có phát sinh ví dụ như phí công tác mua phí uỷ thác nhập khẩu thì kế toán tính vào trị giá hàng mua để giảm bớt khối lượng ghi chép, tuy nhiên nhằm xác định đúng đắn trị giá hàng mua, giá vốn hàng tồn kho kế toán nên mở tài khoản theo dõi Tài khoản sử dụng 1562: Chi phí mua hàng Phương pháp hạch toán (1) Phản ánh chi phí mua hàng phát sinh ghi: Nợ TK1562 Nợ TK 133 Có TK 111,112,141,331 (2) Cuối kỳ tính toán phân bổ chi phí mua hàng để tính trị giá vốn hàng xuất bán trong kỳ, ghi: Nợ TK 632 Có TK1562 + Đối với khoản chiết khấu thương mại khi bán hàng: Liên Hiệp bán buôn hàng hóa được bán với số lượng lớn, hoặc người mua mua hàng nhiều lần nên khoản chiết khấu thương mại dành cho người mua là giá bán được phản ánh trên hóa đơn đã trừ khoản chiết khấu thương mại hoặc hóa đơn bán hàng lần cuối cùng là hoàn toàn hợp lý. Nhưng khi khách hàng không tiếp tục mua hàng hoặc khi số chiết khấu thương mại người mua được hưởng lớn hơn số tiền bán hàng được ghi trên hóa đơn lần cuối, trường hợp này có thể xảy ra tại Liên Hiệp, vì vậy theo quy định thì phải chi tiền chiết khấu thương mại cho người mua. Khoản chiết khấu này Liên Hiệp nên mở tài khoản theo dõi Tài khoản sử dụng 521: “chiết khấu thương mại hàng hoá” Kết cấu Bên nợ: số chiết khấu thương mại chấp nhận thanh toán cho khách hàng Bên có: kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại sang tài khoản doanh thu bán hàng để xác định doanh thu thuần Tài khoản này không có số dư cuối kỳ Phương pháp hạch toán Phản ánh số chiết thương mại thực tế phát sinh trong kỳ ghi: Nợ TK 5211 Nợ TK 33311 Có TK 111, 112, Có TK 131A (2) Cuối kỳ kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp nhận cho người mua sang tài khoản doanh thu ghi: Nợ TK 511 Có TK 5211 + Đối với giảm giá hàng bán: Việc giảm giá hàng bán xảy ra tại Liên Hiệp, thì thõa thuận với người mua giá bán ghi trên hóa đơn đã trừ khoản giảm giá đều này hoàn toàn hợp lý đúng với quy định. Tuy nhiên trong quá trình có thể xảy ra trường hợp người mua yêu cầu khoản giảm giá ngoài hoá đơn, nếu chấp thuận giảm giá thì theo quy định kế toán phải mở tài khoản theo dõi. Tài khoản sử dụng: 532 “ giảm giá hàng bán” Kết cấu Bên nợ: các khoản giảm giá chấp thuận cho người mua Bên có: kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán sang tài khoản doanh thu bán hàng Phương pháp hạch toán (1) Căn cứ vào chứng từ chấp nhận giảm giá, ghi: Nợ TK 532 Có TK 111,112: Số tiền trả lại cho khách hàng nếu lúc mua khách hàng đã trả tiền Có TK 131: Ghi giảm khoản phải thu khách hàng nếu lúc mua khách hàng chưa thanh toán (2)Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ khoản giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ sang TK 511 để xác định doanh thu thuần Nợ TK 511 Có TK 532