Đề tài Cơ cấu tổ chức "chức năng" - Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng

Lời nói đầu Doanh nghiệp là một tổ chức sống có một chu trình sống: Nó sinh ra do ý chí của các nhà sáng lập, phát triển và tiến tới tốc độ trưởng thành, rồi khi hoạt động nó có thể bị sa sút dẫn đến tiêu vong hoặc bị một doanh nghiệp khác thôn tính. Cuộc sống của doanh nghiệp phụ thuộc lớn vào chất lượng của người tạo ra nó, duy trì và phát triển. Để có được điều này doanh nghiệp phải có được một cơ cấu tổ chức hợp lý mới cho phép sử dụng tốt các nguồn lực giúp cho việc đưa ra các quyết định đúng đắn và tổ chức thực hiện có hiệu quả các quyết định điều hoà phối hợp các hoạt động. Như vậy, cơ cấu tổ chức là một trong những điều kiện cơ bản của sự sống còn của doanh nghiệp. Xã hội càng văn minh nền kinh tế và quản lý càng phát triển, càng tạo điều kiện và yêu cầu cần thiết tối ưu hoá cơ cấu tổ chức quản lý Doanh nghiệp ở tất cả các cấp, các khâu. Bài tiểu luận này em phân tích đề tài " Cơ cấu tổ chức "chức năng" - ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng". Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý là phương tiện để nâng cao hiệu quả kinh tế xã hội. Nội dung của bài tiểu luận được chia ra các chương sau: Chương I: Cơ cấu tổ chức quản lý Chương II: Cơ cấu tổ chức chức năng Chương III: Mô hình bộ máy tổ chức quản lý trung tâm phát triển dự án và tư vấn đầu tư xây dựng Hà Nội. Trong tiểu luận này em không tránh khỏi thiếu sót, kiến thức của em còn hạn chế . Kính mong thầy cô góp ý, bổ sung để những bài viết của em được tốt hơn trong các lần sau. Nội dung chương I cơ cấu tổ chức quản lý 1. Khái niệm cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện những hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định. Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối liên hệ hoạt động chính thức bao gồm nhiều công việc riêng lẻ, cũng như những công việc tập thể. Sự phân chia công việc thành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai sẽ làm công việc gì và sự kết hợp nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi người thấy họ cũng phải cùng nhau làm việc như thế nào. Cơ cấu của tổ chức giúp cho nhân viên cùng làm việc với nhau một cách có hiệu quả bởi: - Phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng công việc cụ thể - Xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thồng phân cấp quyền hạn trong tổ chức. - Làm cho nhân viên hiểu những kỳ vọng của tổ chức đối với họ thông qua các quy tắc, quy trình làm việc và những tiêu chuẩn về thành tích mỗi công việc. Xác định quy chế thu thập, xử lý thông tin để ra quyết định và quyết các vấn đề của tổ chức. 2. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý 2.1 Tính tối ưu: Số lượng các cấp, các khâu được xác định vừa đủ phù hợp với chức năng quản lý và các công đoạn trong chu trình kinh doanh. Theo nguyên tắc: bảo đảm quán xuyến hết khối lượng công việc và có thể quản lý kiểm tra được, nhờ đó cơ cấu tổ chức quản lý sẽ mang tính năng động cao, luôn luôn đi sát và phục vụ mục đích đề ra của hệ thống. 2.2 Tính linh hoạt: cơ cấu tổ chức quản lý phải có tính uyển chuyển nhất định, có khả năng điều chỉnh thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài môi trường, trừ trường hợp bất khả kháng phải tổ chức lại hoàn toàn. 2.3 Tính ổn định tương đối: sự vững bền của cơ cấu tổ chức bảo đảm cho hiệu lực quản lý-điều hành trong tình huống bình thường. Nó được thể hiện trên việc lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp với chức năng chính của doanh nghiệp (khả năng thực hiện lâu dài), thận trọng khi quyết định điều chỉnh. 2.4 Tính tin cậy: Sự điều hành, phối hợp và kiểm tra mọi hoạt động trong doanh nghiệp đòi hỏi thông tin phải được cung cấp chính xác, kịp thời. Mỗi bộ phận đều hiểu rõ và làm đúng chức năng của mình, sử dụng đúng quyền hạn và có khả năng chịu trách nhiệm. 2.5 Tính kinh tế: Thể hiện ở sự tinh gọn của bộ máy (theo nguyên tắc “vừa đủ”) và hiệu suất làm việc của nó. Đồng thời tính hiệu quả của bộ máy, thể hiện qua sự tương quan giữa chi phí bỏ ra với kết quả thu về. 3. Những nguyên tắc tổ chức Nguyên tắc 1: Từ mục tiêu hoạt động mà định ra chức năng của tổ chức; Từ chức năng mà thiết lập bộ máy phù hợp; Từ bộ máy mà bố chí con người đáp ứng yêu cầu. Nguyên tắc 2 Nội dung chức năng của mỗi tổ chức cần được phân chia thành các phần việc rõ ràng và phân công hơpj lý, rành mạch cho mỗi bộ phận, mỗi cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện. Nguyên tắc 3 Nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn phải tương xứng. Nguyên tắc 4 Cần xác lập và xử lý đúng các mối quan hệ chức năng, chế độ công tác và lề lối làm việc.  Nguyên tắc 5 Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao. Nguyên tắc 6 Có sự kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực hiện mọi nghĩa vụ; Qua đó xử lý các vấn đề phát sinh, thúc đẩy tiến bộ và đúc kết kinh nghiệm. Nguyên tắc 7 Tạo sự hợp tác gắn bó giữa các thành viên trong tổ chức, giữa người điều hành với tập thể lao động, hướng vào mục tiêu chung. Nguyên tắc 8 Tuyển trọn chặt chẽ và bố trí sử dụng đúng cán bộ, nhân viên; Tạo điều kiện cho mọi người phát huy cao khả năng và không ngừng phát triển về năng lực và phẩm chất. 4 Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Trình độ xã hội hoá sản xuất càng cao là nguyên nhân làm tăng thêm vai trò của quan hệ tổ chức. Có thể quy thành hai nhóm nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp: 4.1 Nhóm các nhân tố thuộc đối tượng quản lý Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất của doanh nghiệp. (Quá trình thử thách, đào tạo con người và kinh nghiệm tích luỹ của hệ thống...) Tính chất và đặc điểm của mục tiêu của hệ thống (Đem lại lợi ích cho ai và gây khó khăn trở ngại cho ai...) 4.2 Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý Quan hệ lợi ích tồn tại giữa các cá nhân trong doanh nghiệp. Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản trị. Trình độ cơ giới hoá và tự động hoá các hoạt động quản lý, trình độ kiến thức tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động,uy tín của họ... Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra của người lãnh đạo đối với hoạt động của những người cấp dưới. Chính sách sử dụng, đãi ngộ của doanh nghiệp đối với đội ngũ cán bộ quản lý … chương II cơ cấu tổ chức chức năng Đặc điểm cơ cấu chức năng 1.1 Nằm ở hàng ngang thuộc mỗi cấp quản lý (làm chức năng thăm mưu cho thủ trưởng mỗi cấp Sự phát triển quy mô doanh nghiệp đòi hỏi có sự mở rộng cơ cấu theo chiều ngang, trong đó mỗi cấp quản lý phải thực hiện chức năng của khâu quản lý vói nhiều việc phức tạp đòi hỏi kiến thức chuyên sâu mà người quản lý dựa vào đó mới nắm chắc đưọc tình hình và quyết định được đúng đắn. Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc marketing Phó tổng giám đốc sản xuất Phó tổng giám đốc tài chính Phó tổng giám đốc nhân sự Phòng Năng lượng Phòng Công nghệ Phòng Vật tư Phòng Kế hoạch Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu chức năng cho một hãng sản xuất Tổ chức theo chức năng là hình thức phân chia bộ phận trong đó các cá nhân chuyên trách về những lĩnh vực chức năng khác nhau như marketing, nghiên cứu và phát triển, sản xuất, tài chính, quản lý nguồn nhân lực…, được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu. 1.2. Mỗi bộ phận có chức năng về từng lĩnh vực quản lý. Khái niệm về tuyến chức năng của F. Taylo, là kết quả của việc có sự tham gia của các chuyên gia - những người được giao một phần quyền lực. Nó đặc trưng cho việc phân chia quyền hạn theo chức năng bắt nguồn từ nguyên tắc " Một người 1 vị trí, mỗi vị trí cho một người" Mỗi Phó giám đốc chỉ huy các phòng theo dõi những vấn đề thuộc thẩm quyền của mình: Các cơ quan chức năng chỉ là công cụ quản lý của người đứng đầu mỗi cấp làm nhiệm vụ chuẩn bị các quy định và theo dõi tình hình của từng lĩnh vực như: Kế hoạch, tài chính, vật tư… không có quyền chỉ đạo cấp dưới mà chỉ hướng dẫn, do đó không mâu thuẫn với chế độ thủ trưởng. Các cán bộ chức năng gồm những chuyên gia và nhân viên chuyên sâu về kinh tế, kỹ thuật, nghiệp vụ và nắm vững các thể chế hiện hành liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp và họ cũng có kinh nghiệm xử lý các tình huống cụ thể để giúp giám đốc quyết định đúng đắn. 2. Ưu điểm 2.1. Sử dụng được các chuyên gia để đáp ứng được sự phức tạ của vấn đề quản lý : Quản lý là một hoạt động thiết yếu bảo đảm phối hợp những nỗ lực cá nhân nhằm đạt được mục đích của nhóm như các nhóm: + Marketing: Đó chính hoạt động thương mại, tiếp thịm phục vụ tìm hiểu khách hàng. + Sản xuất: Liên quan đến các hoạt động để tạo ra sản phẩm của doanh nghiệp + Tài chính: Tạo nguồn và quản lý vốn... + Nhân sự: Quản lý con người... Mỗi cấp, mỗi khối đều có được mục tiêu của riêng mình, tuỳ theo mục tiêu đặt ra mà mỗi khối mỗi nhóm có cách sử dụng các chuyên gia lập kế hoạch, thực hiện để đạtđược kết quả. Hệ thống chức năng là việc chỉ đạo công việc được chuyên môn hoá, được giao cho những người đã nghiên cứu một cách cẩn thận về từng mặt của công việc do đó mà chỉ đạo sẽ đúng đắn, chính xác hơn, khoa học hơn, đơn giản hơn. 2.2. Tập trung năng lực trong các hoạt động chuyên sâu Với mô hình cơ cấu trực tuyến người lãnh đạo cần phải biết có kiến thức đầy đủ về một loạt các chuyên môn khác nhau thì cơ cấu chức năng người lãnh đạo chỉ nghiên cứu chuyên về một việc và chỉ lãnh đạo công việc theo chuyên môn của mình. Kiểu cơ cấu chức năng này thu hút và phát triển tốt năng lực chuyên môn của các chuyên gia đồng thời giải quyết các vấn đề chuyên môn nhanh chóng và thành thạo hơn. Bên cạnh 2 ưu điểm nổi bật đó còn có các ưu điểm Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiêm vụ có tính lặp đi lặp lại hàng ngày. Phát huy đầy đủ hơn những ưu thế của chuyên môn hoá ngành nghề. Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu. Đơn giản hóa việc đào tạo. Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên. Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất. 3. Nhược điểm 3.1. Nhiều chỉ huy ( nguồn gốc của sự mâu thuẫn) Cơ cấu chức năng làm cho bộ máy quản lý công kềnh, cách bức, giám đốc dễ quan liêu.Mỗi nhân viên có quá nhiều thủ trưởng: trưởng phòng vật tư, công nghệ, kế hoạch. Điều đó gây khó khăn cho việc thực hiện một chế độ trách nhiệm và việc thiết lập một chế độ kỷ luật đúng đắn. Nhiều thủ trưởng không những không đưa ra những mệnh lệnh giống nhau mà có khi còn đưa ra những lệnh trái ngược nhau, nhân viên không biết phải thực hiện theo ai. 3.2. Thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng. Như ta đã biết, để doanh nghiệp được vững mạnh, mỗi phòng ban chức năng đều có những chiến lược, kế hoạch hoạt động giúp doanh nghiệp phát triển. Điều đó dễ dẫn đến việc mạnh ai người ấy làm cản trở sự phối hợp trong mỗi cấp, khâu quản lý. 3.3. Phân tán trách nhiệm Đối với những chuyên gia hay mỗi người lãnh đạo thiếu phẩm chất, ý thức trách nhiệm công việc thì họ dễ dàng " nhường" việc của mình cho người khác, cấp dưới đổ trách nhiệm, vấn đề thực hiện mục tiêu chung cho cấp lãnh đạo cao nhất. 3.4. Làm yếu tính năng động của cá nhân ( Thăng chức thay đổi vị trí công tác). chương III Mô hình bộ máy tổ chức quản lý trung tâm phát triển dự án và đầu tư Phân tích bộ máy tổ chức Dựa vào sơ đồ tổ chức quản lý của trung tâm ta thấy: Giám đốc trung tâm là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trung về các hoạt động đối nội, đối ngoại của trung tâm. Quan hệ của giám đốc với các phó giám đốc và các phòng là quan hệ điều khiển phục tùng. Hai phó giám đốc quản lý dự ánvà quản lý tổ chức nhân sự ở cùng một cấp và ngang hàng nhau đều có chức năng tham mưu về hai lĩnh vực này cho giám đốc, đồng thời chịu trách nhiệm về hai lĩnh vực chuyên sâu đó. Quan hệ của hai phó giám đốc là quan hệ phối hợp cộng tác,với các phòng ban là quan hệ điều khiển phục tùng . Các phòng: chịu trách nhiệm về từng lĩnh vực, chức năng hoạt động, phát triển của trung tâm. Các trưởng phòng chịu sự chỉ đạo trực từ giám đốc và phó giám đốc đồng thời là người điều khiển lãnh đạo các nhân viên trong phòng. Giám đốc Trung tâm PGĐ quản lý dự án PGĐ quản lý tổ chức nhân sự Phòng hanh chính Phòng kế hoạch Phòng tổ chức-LĐTL Phòng kế toán Phòng thiết kế kỹ thuật Phòng dự án Nhân viên 2.Ưu điểm: Bộ máy tổ chức chặt chẽ giữa các cấp lãnh đạo và các phòng ban. Số lượng các phòng ban tương đối hợp lý, đầy đủ, phù hợp với công việc. Từng bộ phận tập trung được nhân lực để hoạt động chuyên sâu, chú trọng đến tiêu chuẩn nghề nghiệp. 3 Nhược điểm: Thiếu sự phối hợp hành động giưa các phòng ban chức năng. Chuyên môn hoá quá mức và tạo ra cách nhìn quá hạn hẹp ở các cán bộ quản lý. Hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung.Đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất. Kết luận Thực chất tổ chức bộ máy cơ cấu của doanh nghiệp chính là việc quản lý nhân sự của doanh nghiệp đó, đòi hỏi chức năng của bộ máy là bố trí sử dụng con người hợp lý để đạt được mục tiêu, kế hoạch của doanh ngiệp. Trên thực tế, doanh nghiệp không chỉ sử dụng một mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến hay chức năng mà tuỳ theo tuừng lĩnh vực nhỏ trong hệ thống để áp dụng sao cho doanh nghiệp đạt kết quả quản lý ở mức cao nhất. Mô hình tổ chức của trung tâm phát triển dự án và đầu tư là mô hình kết hợp,đã phát huy được ưu điểm nổi bật của cơ cấu tổ chức quản lý song bên cạnh vẫn tồn tại những nhược điểm cần khắc phục Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình: Tổ chức quản lý – Trường đại học Quản lý- Kinh doanh Hà Nội 2. GS .TS. Đỗ Hoàng Toàn – Giáo trình: lý thuyết quản lý kinh tế- Khoa khoa học quản lý- Nhà xuất bản giáo dục- 1999 3. Nguyễn Hải Sản – Quản trị học – Nhà xuất bản thống kê - 1998 4. D.Chalvin – Các phong cách quản lý, NXB khoa học và kỹ thuật, Hà Nội. Mục lục Lời nói đầu 1 Nội dung 2 Chương I: Cơ cấu tổ chức quản lý 2 1. Khái niệm cơ cấu tổ chức 2 2. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý 2 3. Những nguyên tắc tổ chức 3 4. Những nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức 4 Chương II: Cơ cấu tổ chức "chức năng" 5 1. Đặc điểm cơ cấu chức năng 5 2. Ưu điểm 6 3. Nhược điểm 7 Chương III: Mô hình bộ máy tổ chức quản lý Trung tâm phát triển dự án và đầu tư 8 1. Phân tích bộ máy tổ chức 8 2. Ưu điểm 9 3. Nhược điểm 9 Kết luận 10