Đề tài Cơ sở lý luận và thực tiễn trong phương pháp chứng từ kế toán

Lời nói đầu Quản lý Nhà nước về kinh tế là một trong những nhân tố cơ bản quyết định sự thắng lợi trong công cuộc xây dựng và phát triển kinh tế của mỗi quốc gia trong thời đại ngày này. Nhà nước và thị trường như “hai bàn tay” phối hợp nhịp nhàng để bảo đảm thực hiện những mục tiêu về kinh tế, xã hội theo định hướng phát triển. Thực tiễn của công cuộc xây dựng và quản lý kinh tế ở nước ta trong nhiều năm qua đã cho thấy vai trò to lớn của kế toán trong việc quản lý kinh tế. Trong toàn bộ công tác kế toán thì phương pháp kế toán chiếm một vị trí đặc biệt quan trọng. Vì vậy muốn cải tiến công tác kế toán, làm cho kế toán thật sự là một công cụ sắc bén, phục vụ đắc lực cho việc xây dựng và quản lý kinh tế phải không ngừng cải tiến và vận dụng phương pháp kế toán phù hợp thực tiễn.. Với mong muốn nghiên cứu các phương pháp kế toán và vận dụng công tác kế toán ngày càng có hiệu quả hơn, thích nghi với yêu cầu và nội dung của quá trình đổi mới cơ chế quản lý tôi đã lựa chọn đề tài “ Cơ sở lý luận và thực tiễn trong phương pháp chứng từ kế toán”. Bài viết sẽ làm rõ nguyên tắc thống nhất giữa lý luận và thực tiễn, cơ sở lý luận và thực tiễn áp dụng phương pháp chứng từ kế toán ở Việt Nam. Qua đó, hiểu rõ được bản chất của chứng từ kế toán và tìm ra những giải pháp để phát huy thế mạnh của phương pháp chứng từ kế toán trong công tác kế toán và quản lý kinh tế. Kết cấu của bài viết bao gồm: Chương I: Một số vấn đề về nguyên tắc thống nhất giữa lý luận và thực tiễn. Chương II: Phương pháp chứng từ kế toán và thực tiễn ở Việt Nam Chương IV: Kiến nghị, đề xuất. CHƯƠNG I: một số vấn đề vơ bản về nguyên tắc thống nhất giữa lý luận và thực tiễn I. Phạm trù lý luận  Hệ thống những tri thức đã được khái quát, tạo ra một quan niệm hoàn chỉnh về các quy luật và về mối liên hệ cơ bản của hiện thực. Lý luận là sự phản ánh và tái hiện cái hiện thực khách quan. Mọi lý luận đều bị quy định bởi hoàn cảnh lịch sử trong đó nó nảy sinh, bởi trình độ cụ thể của lịch sử sản xuất, kĩ thuật và thực nghiệm. Theo nghĩa rộng, lý luận là một dạng hoạt động của con người nhằm thu nhận tri thức về hiện thực tự nhiên và xã hội, và cùng với thực tiễn, nó tạo thành hoạt động tổng thể của xã hội. Thuật ngữ lý luận đồng nghĩa với các hình thức có tổ chức cao và phát triển nhất của ý thức xã hội. Với tư cách là sản phẩm cao nhất của tư duy có tổ chức, lý luận biểu hiện quan hệ gián tiếp của con người đối với hiện thực và là điều kiện cho sự cải biến thực sự có ý thức hiện thực. Theo nghĩa hẹp, lý luận là một dạng tri thức khoa học đáng tin cậy về một tổng thể các khách thể nào đó. Nó là hệ thống các luận điểm gắn bó chặt chẽ với nhau về mặt lôgic và phản ánh bản chất, các quy luật hoạt động, phát triển của khách thể để nghiên cứu. Về mặt kết cấu, lý luận bao gồm nhiều yếu tố khác nhau, trong đó các yếu tố quan trọng nhất là: Các sự kiện khoa học đã được tích luỹ, kể cả các kết quả nghiên cứu thực nghiệm. Những sự kiện này là căn cứ thực nghiệm của lý luận. Tập hợp các quy tắc suy lý lôgic và chứng minh được chấp nhận trong khuôn khổ của lý luận Tập hợp các khái niệm, các nguyên lý cơ bản cùng các quy luật, các định lý, các hệ quả được suy ra từ căn cứ thực nghiệm và các từ khái niệm, các nguyên lý cơ bản ấy bằng con đường suy lý lôgic và chứng minh tương ứng. Trong lịch sử triết học, khái niệm lý luận được sử dụng một thời gian dài theo nghĩa rộng. Việc thảo luận những vấn đề của lý luận theo nghĩa hẹp bắt đầu từ thế kỉ 18 và có tính chất căng thẳng từ cuối thế kỉ 19 nhân sự xuất hiện các phương tiện phân tích lôgic hiện đại. Hiện nay, các khía cạnh khác nhau của bản chất và chức năng của lý luận được triết học, lôgic học, sử học và các ngành khoa học khác nghiên cứu. II. Phạm trù thực tiễn Thực tiễn là một trong những phạm trù nền tảng, cơ bản của triết học Mác- Lênin nói chung và của cơ sở nhận thức mác xít nói riêng. Theo C.Mác và Ph.Ăngghen, thực tiễn là toàn bộ hoạt động vật chất có mục đích, mang tính lịch sử xã hội của loài người nhằm cải tạo thế giới xung quanh. Khác với hoạt động tư duy, hoạt động thực tiễn là hoạt động mà con người sử dụng những công cụ vật chất tác động vào những đối tượng vật chất làm biến đổi chúng theo những mục đích của mình. Những hoạt động ấy là những hoạt động đặc trưng và bản chất của con người. Nó được thực hiện một cách tất yếu khách quan và không ngừng được phát triển bởi con người qua các thời kì lịch sử. Thực tiễn biểu hiện rất đa dạng với nhiều hình thức ngày càng phong phú, song có ba hình thức cơ bản là hoạt động sản xuất vật chất, hoạt động chính trị xã hội và hoạt động thực nghiệm khoa học. Mỗi hình thức hoạt động cơ bản của thực tiễn có một chức năng quan trọng khác nhau, không thể thay thế được cho nhau song giữa chúng lại có mối quan hệ chặt chẽ, tác động qua lại lẫn nhau. Do đó sự phân biệt giữa các hình thức hoạt động thực tiễn mang tính tương đối. Họa độgn sản xuất vật chất không thể không có vai trò thực nghiệm khoa học. Mặc dù hoạt động chính trị xã hội trực tiếp tác động Chính sự tác động qua lại lẫn nhau này làm cho thực tiễn vận động, phát triển không ngừng và ngày càng có vai trò quan trọng đối với lý luận, nhận thức. III. Nguyên tắc thống nhất giữa lý luận và thực tiễn Những phạm trù triết học nói lên mặt tinh thần và mặt vật chất của một quá trình lịch sử xã hội thống nhất giữa nhận thức và thực tiễn cải tạo tự nhiên và xã hội. Lý luận là kinh nghiệm trong hoạt động thực tiễn đã được khái quát hoá trong ý thức của con người, là những tri thức về thế giới khách quan, là hệ thống các tri thức tái hiện lôgic khách quan của các sự vật trong lôgic của các khái niệm. Thực tiễn là toàn bộ hoạt động vật chất có tính chất xã hội - lịch sử - xã hội của loài người nhằm cải tạo thế giới xung quanh. Vì vậy, giữa lý luận và thực tiễn có mối quan hệ thống nhất. Thực tiễn là cơ sở động lực và mục đích của lý luận. Thực tiễn là thước đo giá trị của những tri thức đã đạt được trong lý luận. Ngược lại, lý luận cũng là cơ sở để áp dụng vào thực tiễn. Thực tiễn là sự tương tác giữa chủ thể và khách thể. Chính trong quá trình tương tác đó, khách thể buộc phải bộc lộ ra các thuộc tính của mình, nhờ vậy, chủ thể mới có được những hiểu biết về khách thể, trên cơ sở đó, xây dựng được lý luận về khách thể ấy. Mặt khác, chính nhu cầu của hoạt động thực tiễn thúc đẩy con người đi tìm hiểu sự vật, tiến tới xây dựng lý luận về nó. Như vậy, thực tiễn là điểm xuất phát, là cơ sở, đồng thời là động lực cho sự phát triển của lý luận. Thực tiễn không phải là bản thân thực tại khách quan, khách thể, cũng không phải là con người, chủ thể, mà là sự tác động qua lại giữa chủ thể và khách thể. Chính trong quá trình tác động qua lại giữa chủ thể và khách thể mà khách thể buộc phải bộc lộ các thuộc tính của mình, nhờ vậy, chủ thể mới có thể nhận thức được khách thể. Mặt khác, chỉ có do nhu cầu của hoạt động thực tiễn, con người mới buộc phải đi tìm hiểu sự vật. Nếu không có nhu cầu tính số lượng đàn gia súc, đo đạc diện tích của thửa ruộng thì chắc chắn các bộ môn toán học như số học, hình học... không thể ra đời ngay từ thời cổ đại. Như vậy thực tiễn là điểm xuất phát, là cơ sở, đồng thời là động lực của nhận thức. Hơn nữa, tính đúng đắn hay sai lầm của nhận thức chỉ có thể kiểm tra trong hoạt động thực tiễn, bởi vì chỉ có hiệu quả của hoạt động thực tiễn mới chứng minh được sự phù hợp hay không phù hợp, tức là sự đúng đắn hay không đúng đắn của tri thức về khách thể với bản chất khách quan của khách thể đó. Vì vậy, thực tiễn không chỉ đóng vai trò là cơ sở, động lực của nhận thức mà còn là tiêu chuẩn của chân lý. Tuy nhiên, như Lênin đã chỉ rõ: "Không nên quên rằng tiêu chuẩn thực tiễn, xét về thực chất, không bao giờ có thể xác nhận hoặc bác bỏ một cách hoàn toàn một biểu tượng nào đó của con người, dù biểu tượng ấy như thế nào chăng nữa. Tiêu chuẩn đó cũng khá "không xác định" để không cho phép những hiểu biết của con người trở thành một cái tuyệt đối; đồng thời nó cũng khá xác định để có thể tiến hành đấu tranh quyết liệt chống tất cả các thứ chủ nghĩa duy tâm và bất khả tri". Vấn đề vai trò của thực tiễn đã được các nhà duy vật thế kỉ 17 - 18 và đặc biệt là Foiơbăc (L. Feurbach) bàn tới. Nhưng thực tiễn, theo họ, chỉ là những thực nghiệm khoa học, chứ không phải là thực tiễn sản xuất, Thực tiễn cải tạo xã hội. Hêghen (F. Hegel) đã đặt vấn đề thực tiễn với tư cách là một khâu trong quá trình nhận thức, nhưng lại là trên một cơ sở duy tâm. Triết học Mac - Lênin đã tiếp thu cách đặt vấn đề đó của Hêghen và đặt lại nó trên cơ sở duy vật.  Sau khi xuất hiện trên cơ sở của hoạt động thực tiễn, lý luận quay trở lại chỉ đạo hoạt động thực tiễn, và là cơ sở lý luận cho hoạt động thực tiễn đó. Lý luận mà không có thực tiễn là lý luận suông, ngược lại, thực tiễn mà không có lý luận là thực tiễn mù. Dĩ nhiên, lý luận đóng vai trò tích cực phải là lý luận đúng đắn. Ngược lại, nếu lý luận sai lầm thì nó sẽ dẫn đến những sai lầm trong hoạt động của con người. Tính đúng đắn hay sai lầm của lý luận chỉ có thể kiểm tra trong hoạt động thực tiễn, bởi vì chỉ có hiệu quả của hoạt động thực tiễn mới chứng minh được sự phù hợp hay không phù hợp của lý luận với bản chất và quy luật phát triển khách quan của khách thể. Như vậy, thực tiễn không chỉ đóng vai trò là cơ sở, là động lực phát triển của lý luận, mà còn là tiêu chuẩn của lý luận của chân lý. Tuy nhiên, xét về thực chất, tiêu chuẩn thực tiễn vừa có tính tuyệt đối, vừa có tính tương đối. Một mặt, tiêu chuẩn đó là cái "không xác định" để cho các hiểu biết của con người không trở thành một cái "tuyệt đối"; mặt khác, nó lại là cái xác định để có thể tiến hành cuộc đấu tranh quyết liệt chống lại mọi loại chủ nghĩa duy tâm và thuyết không thể biết. Vì vậy, khi nghiên cứu lý luận phải liên hệ với thực tiễn, học đi đôi với hành. Tránh sa vào việc xa rời thực tiễn dẫn đến sai lầm của bệnh chủ quan, duy ý chí, giáo điều, máy móc, quan liêu. Ngược lại, tuyệt đối hóa vai trò của thực tiễn sẽ rơi vào chủ nghĩa thực dụng, kinh nghiệm chủ nghĩa. Chương II: phương pháp chứng từ kế toán và thực tiễn ở việt nam I. Khái niệm và tác dụng của phương pháp chứng từ. 1.1 Khái niệm Chức năng quan trọng hàng đầu của công tác kế toán là tập hợp và cung cấp kịp thời những thông báo số liệu cần thiết cho công tác quản lý kinh tế – tài chính, đưa ra những quyết định, chính sách, đường lối kinh doanh của doanh nghiệp. Theo tính chất, nội dung và thời gian cung cấp, thông báo số liệu kế toán được chia làm hai loại : thông báo ban đầu và thông báo kết quả. Thông báo kết quả có thể là thông báo trung gian thông qua việc tập hợp số liệu trên các sổ sách để định kỳ báo cáo hoặc là thông báo cuối cùng thông qua việc lập các báo biểu tháng, quý, năm. Số liệu của các thông báo ban đầu được thể hiện trên các chứng từ gốc. Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép và phản ánh trên chứng từ gốc. Đây là giai đoạn đầu của quá trình hạch toán, giai đoạn thu nhận và phản ánh các số liệu ban đầu trên các chứng từ hạch toán, trên thực tế còn được gọi là giai đoạn ghi chép ban đầu. Chúng ta có thể thấy vị trí của phương pháp chứng từ kế toán qua sơ đồ các bước cơ bản của trình tự kế toán ( hình 1 ). Những số liệu của giai đoạn ghi chép ban đầu là những thông báo đầu tiên phản ánh từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách riêng lẻ. Thông báo này có tác dụng giúp bộ bộ máy quản lý tổ chức giám đốc và kiểm tra kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đề phòng và ngăn chặn những nghiệp vụ kinh tế phi pháp, trái với chính sách, chế độ, đồng thời còn làm căn cứ cho việc xây dựng các thông báo kết quả và cho việc thực hiện kiểm tra trong và sau quá trình nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Các bước cơ bản của trình tự kế toán cụ thể như sau: Báo cáo kế toán Sổ cái, sổ tổng hợp Chứng từ gốc Sổ chi tiết, số phụ Như vậy, chứng từ kế toán là một phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ phân loại, tổng hợp kế toán. 1.2 Tác dụng của chứng từ kế toán. Chứng từ có rất nhiều tác dụng trong hoạt dộng sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Trước hết, chứng từ kế toán là phương pháp thích hợp nhất với sự đa dạng và biến động không ngừng của đối tượng hạch toán kế toán nhằm sao chụp nguyên hình tình trạng và sự vận động của các đối tượng này. Chính vì vậy, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được phản ánh một cách nguyên vẹn và trung thực trên chứng từ kế toán. Thứ hai, hệ thống bản chứng từ( yếu tố cơ bản cấu thành phương pháp chứng từ ) hoàn chỉnh gắn liền với quy mô, thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, với trách nhiệm vật chất của cá nhân, các đơn vị về nghiệp vụ đó là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản và xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệ kinh tế pháp lý thuộc đối tượng hạch toán kế toán, kiểm tra và thanh tra hoạt động sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, chứng từ là phương tiện thông tin rất quan trọng cho công tác lãnh đạo nghiệp vụ ở đơn vị hạch toán và phân tích kinh tế. Đồng thời, chứng từ là cơ sở để phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế vào các sổ kế toán theo dõi từng đối tượng hạch toán cụ thể. Với những tác dụng nêu trên, phương pháp chứng từ kế toán phải được sử dụng rộng rãi trong tất cả các đơn vị hạch toán, không phân biệt các ngành sản xuất và các thành phần kinh tế khác nhau. Một đièu đáng chú ý là sử dụng phương pháp chứng từ kế toán sao cho phù hợp, thích ứng và tạo mối liên hệ chặt chẽ về nội dung và hình thức hạch toán. Phương pháp chứng từ kế toán được hình thành trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và xuất phát từ những đặc điểm cơ bản của đối tượng hạch toán kế toán . Đối tượng của chứng từ kế toán chính là những nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối tượng này có đặc điểm là rất đa dạng, luôn luôn xuất hiện trong quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp, nó xuất hiện ở nhiều bộ phận và có mối liên hệ mật thiết với nhau và phát triển không ngừng. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh có những đặc điểm riêng nhưng chúng lại có mối quan hệ mật thiết với nhau trong suốt quá trình kinh doanh. Vì thế đòi hỏi việc xây dựng phương pháp chứng từ kế toán phải thật phù hợp với đặc điểm của đối tượng được phản ánh. Triết học duy vật biện chứng nghiên cứu các quy luật về mối liên hệ và sự phát triển của sự vật, hiện tượng về quy luật biến đổi của lượng và chất, về quá trình nhận thức từ trực quan sinh động đến tư duy trừu tượng v.v...Triết học duy vật biện chứng cũng nghiên cứu đến các cặp phạm trù có liên quan trực tiếp đến đối tượng của chứng từ kế toán như : nội dung và hình thức, bản chất và hiện tượng v.v... Xuất phát từ đối tượng của hạch toán kế toán, đó chính là tài sản của đơn vị hạch toán được xem xét trong mối quan hệ qua lại mật thiết giữa hai mặt vốn và nguồn hình thành và quá trình tuần hoàn của những tài sản đó qua các giai đoạn nhất định của quá trình sản xuất,cùng các mối quan hệ kinh tế – pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị. Phương pháp luận duy vật biện chứng và đối tượng của hạch toán kế toán đã tạo cơ sở lý luận cho phương pháp chứng từ kế toán. Do đặc điểm của đối tượng kế toán yêu cầu cần phải có một phương pháp thích hợp để sao chụp lại những nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phương pháp luận duy vật biện chứng đã tạo khả năng cho hạch toán kế toán xây dựng lên phương pháp thích hợp, đó là phương pháp chứng từ kế toán với hai nội dung cơ bản : Thứ nhất: Ghi chép được các quan hệ phát sinh thuộc đối tượng hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm của từng đối tượng và sự vận động của nó. Thứ hai: Thông tin kịp thời tình trạng của từng đối tượng và sự vận động của nó theo yêu cầu của quản lý nghiệp vụ. Hai nội dung đó của phương pháp chứng từ được biểu hiện dưới hai hình thức : Một là: Hệ thống bản chứng từ để chứng minh tính hợp pháp của việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế thuộc đối tượng hạch toán kế toán và căn cứ ghi sổ. Hai là: Kế hoạch luân chuyển chứng từ nhằm thông tin kịp thời và trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch toán kế toán. II. Luân chuyển chứng từ 2.1 Trình tự luân chyển chứng từ Chứng từ kế toán thường xuyên vận động. Sự vận động liên tục kế tiếp nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn khác của chứng từ gọi là luân chuyển chứng từ. Luân chuyển chứng từ thường được xác định từ khâu lập ( hoặc tiếp nhận chứng từ bên ngoài ) đến khâu lưu trữ hoặc rộng hơn đến khâu huỷ chứng từ. Do chứng từ có nhiều loại với đặc tính luân chuyển khác nhau nên các giai đoạn ( khâu ) cụ thể của quá trình luân chuyển cũng khác nhau nhưng chung quy lại, luân chuyển chứng từ thường gồm các giai đoạn (khâu ) sau: Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ ( hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài ). Tuỳ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh mà sử dụng chứng từ sao cho thích hợp nhất. Ví dụ : Nghiệp vụ về thu – chi tiền mặt thì sử dụng phiếu thu ( lệnh thu ), phiếu chi ( lệnh chi ) tiền mặt; nghiệp vụ về xuất, nhập kho vật tư thì sử dụng phiếu xuất vật tư, nhập vật tư... Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng loại tài sản mà chứng từ có thể được lập thành một bản ( liên ) hoặc nhiều bản. Chứng từ phải lập theo mẫu do Nhà nước quy định và có đầy đủ chữ kí của những người có liên quan mới được coi là hợp lệ và hợp pháp. Kiểm tra chứng từ: Khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ như : các yếu tố của chứng từ, chữ kí của những người có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Chỉ sau khi chứng từ đã được kiểm tra thì chứng từ mới làm căn cứ để ghi sổ kế toán. Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán với mục đích cung cấp nhanh những thông tin cần thiết cho lãnh đạo nghiệp vụ. Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ, theo tính chất của khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi số sách kế toán. Lập định khoản kế toán và vào các sổ kế toán. Trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải được bảo quản và có thể sử dụng lại để kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Chuyển chứng từ vào lưu trữ và huỷ. Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ, đồng thời là tài liệu phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinhcủa doanh nghiệp. Vì vậy, sau khi ghi sổ và kết thúc kì hạch toán chứng từ được chuyển sang kưu trữ, bảo đảm an toàn, chứng từ không bị mất khi cần có thể tìm được nhanh chóng. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được đem huỷ. 2.2 Chương trình luân chuyển chứng từ Do mỗi loại chứng từ có vị trí khác nhau trong quản lý và có đặc tính vận động khác nhau nên trong kế toán phải xác lập kế hoạch ( chương trình ) luân chuyển chứng từ chứng từ. Kế hoạch luân chuyển chứng là con đường được thiết lập trước cho quá trình vận động của chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ. Nội dung bắt buộc trong một kế hoạch ( chương trình ) luân chuyển chứng từ là phải phản ánh được từng khâu ( từng giai đoạn ) vận động của chứng từ như : lập, kiểm tra, sử dụng, lưu trữ. Trong nhiều trường hợp phải xác định rõ địa chỉ (đối tượng hay tên người chịu trách nhiệm ) trong từng khâu.Trong điều kiện cho phép cần xác định nội dung công việc ở từng khâu và cả thời gian cần thiết cho từng khâu ( giai đoạn ) của quá trình vận động. Để xây dựng được một kế hoạch (chương trình ) luân chuyển chứng từ hợp lý cần xuất phát từ những cơ sở nhất định như : Thứ nhất: Đặc điểm của đơn vị hạch toán về quy mô,về tổ chức sản xuất và quản lý... Thứ hai: Tình hình tổ chức hệ thống thông tin (đặc biệt là thông tin nghiệp vụ ) trong đơn vị. Thứ ba: Nhu cầu và khả năng cung cấp và sử dụng thông tin trong đơn vị. Thứ tư: Vị trí và đặc điểm luân chuyển của từng loại chứng từ. Hình thức của các chương trình luân chuyển chứng từ thường dùng dạng bảng hoặc sơ đồ. Thông thường có hai cách lập chương trìnhluân chuyển chứng từ : Lập riêng cho từng loại chứng từ hoặc lập chung cho tất cả các loại chứng từ. Trong các đơn vị có quy mô lýn, nhu cầu thông tin cho quản lý nhiều... thường kết hợp cả hai phương pháp trên. Chương trình luân chuyển lập riêng cho từng loại chứng từ còn gọi là các chương trình luân chuyển cá biệt. Chương trình này thường được lập cho các loại chứng từ có số lượng lýn, phản ánh các loại đối tượng hạch toán có biến động nhiều và cần quản lý chặt chẽ. Với loại chương trình này có thể biểu hiện đầy đủ nội dung bắt buộc và mở rộng hình thức thường ứng dụng là hình thức biểu kết hợp sơ đồ. Với cách trên, đường đi của chứng từ được xác định cụ thể, rõ ràng, tiện cho việc xử lý thông tin, sử dụng thông tin và hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nhưng tốn công và chỉ áp dụng được cho một vài loại chứng từ có nhu cầu lập riêng. Chương trình luân chuyển chung cho nhiều loại chứng từ có thể thực hiện dưới dạng bảng : STT Tên của chứng từ Số hiệu chứng từ Người lập chứng từ Số bản Người ký chứng từ Thời hạn chuyển giao Người kiểm tra chứng từ Người nhận và sử dụng chứng từ Thời hạn ghi sổ kế toán Ghi chú III. Chế độ chứng từ kế toán ở Việt Nam Để quản lý và sử dụng hợp lý tài sản, tăng cường hạch toán kinh doanh triệt để cần đưa công tác chứng từ kế toán vào nề nếp và duy trì kỷ cương trong việc thực hiện các khâu về chứng từ. Cơ sở để tổ chức khoa học công tác chứng từ kế toán theo yêu cầu trên là phải xây dựng các văn bản có tính pháp lý về chứng từ : Ngoài quy định chung trong pháp lệnh kế toán – thống kê và điều lệ tổ chức kế toán nhà nước, cần xây dựng một chế độ và nội quy về chứng yuwf. Chế độ chứng từ thường do Bộ tài chính kết hợp với các bộ, các ngành chủ quản quy định. Nội dung của chế độ cần quy định những điều khoản chung về chứng từ thống nhất trong một ngành, một thành phần kinh tế hoặc chung cho cả nước như : 1. Biểu mẫu các loại chứng từ tiêu chuẩn (cho cả nước hoặc từng ngành) và trình tự chung trong luân chuyển chứng từ. 2. Cách tính các chỉ tiêu trên chứng từ. 3. Thời hạn lập và lưu trữ (đối với từng loại khác nhau thì phải khác nhau) 4. Người lập, người kiểm tra, người sử dụng, người lưu trữ. Các chức năng này cần phải được phân công, phân nhiệm một cách chặt chẽ, tránh tình trạng kiêm nhiệm. 5. Trách nhiệm vật chất, hành chính và quyền lợi tương ứng trong việc thực hiện các điều khoản. Nội quy về chứng từ thương do các đơn vị hạch toán xây dựng với hướng dẫn của các ngành, các cấp có liên quan. Nội dung của nội quy có thể bao gồm : 1. Các biểu mẫu chứng từ chuyên dùng của đơn vị (chưa quy định trong chế độ chung). 2. Cách tính các chỉ tiêu trên chứng từ chuyên dùng. 3. Người chịu trách nhiệm lập, kiểm tra, sử dụng, lưu trữ. 4. Trách nhiệm hành chính, chế độ thưởng phạt...đối với từng người, từng bộ phận trong việc thực hiện nội quy. 5. Xây dựng thêm các chương trình huấn luyện đặc thufkhi thấy cần thiết. Các nguyên tắc chung của chế độ chứng từ kế toán áp dụng ở Việt nam. Điều 1: Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Điều 2: Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất – kinh doanh, trong việc sử dụng kinh phí và thu chi ngân sách của mọi đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ. Chứng từ phải lập theo đúng quy định trong chế độ này và ghi chép đầy đủ, kịp thời đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Điều 3: Chế độ chứng từ kế toán bao gồm hai hệ thống: 1, Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc. 2, Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này, Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách mẫu biểu chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế. Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp. Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm bớt một số chỉ tiêu đặc thù, hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phản ánh nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ. Điều 4: Nội dung của hệ thống chứng từ gồm 5 chỉ tiêu: 1, Chỉ tiêu lao động và tiền lương. 2, Chỉ tiêu hàng tồn kho. 3, Chỉ tiêu bán hàng. 4, Chỉ tiêu tiền mặt. 5, Chỉ tiêu tài sản cố định. Hệ thống chứng từ kế toán mang tính chất đặc thù và chứng từ thuộc chỉ tiêu sản xuất do các Bộ, ngành quy định sau khi cố sự thoả thuận bằng văn banrcuar Bộ Tài chính. Điều 5: Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau: 1, Tên gọi của chứng từ( hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi...) 2, Ngày, tháng, năm lập chứng từ. 3, Số hiệu của chứng từ. 4, Tên gọi và địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ. 5, Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ. 6, Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ. 7, Các chỉ tiêu về lượng và giá trị. 8, Chữ kí của người lập và những người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ kí của người kiểm soát ( kế toán trưởng ) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị ), đóng dấu đơn vị. Đối với những chứng từ liên quan đến việc bán hàng, cung cấp dich vụ thì ngoài những yếu tố đã quy định phải có thêm chỉ tiêu : thuế suất và số thuế phải nộp. Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán. Điều 6: Chứng từ kế toán phải được lập đầy đu số liệu theo quy định. Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống. Không được sửa chữa, tẩy xoá trên chứng từ. Trương hợp viết sai cần huỷ bỏ không xé rời ra khỏi cuống. Điều 7: Thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị tuyệt đối không được ký trên chứng từ trắng, mẫu in sẵn. Chủ tài khoản và kế toán trưởng tuyệt đối không được ký séc trắng. Điều 8: Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trưởng đơn vị quy định. Chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: 1, Lập ra chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào chứng từ. 2, Kiểm tra chứng từ. 3, Ghi sổ. 4, Lưu trữ chứng từ. Điều 9: Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:’ 1, Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ. 2, Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. 3, Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ. 4, Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính của Nhà nước phải rừ chối thực hiện ( xuất quỹ, thanh toán, xuất kho...) đồng thời báo cáo ngay cho cho thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo cáo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ đêr ghi sổ. Điều 10 : Lưu trữ chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán đã sử dụng phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu, kế toán của Nhà nước. Mọi trường hợp mất chứng từ gốc đều phải báo cáo với thủ trưởng và kế toán truwowngr đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trường hợp mất hoá đơn bán hàng, biên lai, séc trắng phải báo cáo cơ quan thuế và cơ quan công an địa phương số lượng hoá đơn mất, hoàn cảnh bị mất để có biện pháp xác minh, xử lý theo pháp luật. Sớm có biện pháp thông báo và vô hiệu hoá chứng từ bị mất. Điều 11: Quy định về sử dụng và quản lý biểu mẫu chứng từ kế toán. Tất cả các đơn vị, cá nhân thuộc các lĩnh vực, các thành phần kinh tế, đều phải áp dụng chế độ chứng từ kế toán này. Trong quá trình thực hện đối với hệ thông chứng từ kế toán bắt buộc, các đơn vị hoặc các Bộ, sở chủ quản không được thêm bớt, sửa đổi biểu mẫu quy định trong chế độ này. Khi muốn thêm bớt phải có sự thoả thuận bằng văn bản với Bộ Tài chính và phải được Bộ Tài chính chấp thuận trước khi thực hiện. Mẫu in sẵn chứng từ phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng hoặc mục nát. Những chứng từ thuộc chỉ tiêu bán hàng như hoá đơn, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ...được quản lý theo chế độ quản lý sử dụng ấn chỉ. Điều 12: In và phát hành biểu mẫu chứng từ: 1, Tất cả các đơn vị thuộc các ngành, các cấp khi in niểu mẫu chứng từ thuộc hệ thông chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc (trừ các chứng từ thuộc chỉ tiêu bán hàng ) pahir theo đúng nội dung thiết kế biểu mẫu quy định trong chế độ này. Biểu mẫu chứng từ kế toán thuộc chỉ tiêu bán hàng do Bộ Tài chính thống nhất phát hành. Đơn vị nào có nhu cầu tự in phải được Bộ Tài chính ( Tổng cục thuế ) chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện và phải đăng ký số chứng từ theo sơ-ri của Bộ Tài chính. 2, Một số chứng từ thuộc chỉ tiêu vật tư, bán hàng, tiền tệ được in bằng hai thứ tiếng : Tiếng Việt và tiếng Anh. 3, Các nhà máy in không được tự động thay đổi nội dung các biểu mẫu, không được chấp nhận in các biểu mẫu chứng từ kế toán trái với quy định trong chế độ này. Điều 13: Xử lý các vi phạm: 1, Mọi hành vi vi phạm trong chế độ này, tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm được xử lý theo đúng quy định của các luật thuế ( luật thuế doanh thu, luật thuế tiêu thụ đặc biệt...), pháp lệnh kế toán thống kê, pháp lệnh về xử phạt hành chính và các văn bản pháp quy khác của Nhà nước. 2, Trường hợp có hành vi lợi dụng mua bán chứng từ, mượn làm chứng từ giả. Chương III: Kiến nghị, đề xuất 3.1 Thực hiện tuân thủ các nguyên tắc hạch toán kế toán Mỗi bản chứng từ vừa là phương tiện tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thông qua chứng từ các thông tin và kết quả của mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thẻ hiện một cách rõ ràng nhất. Trên thực tế, phương pháp chứng từ không thể tách rời với các phương pháp khác trong hệ thống hạch toán kế toán mà nó có liên hệ biện chứng với các phương pháp đó. Quy định của Bộ Tài chính là các chứng từ được lập phải đầy đủ nội dung bắt buộc đã quy định. Tuy nhiên các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động đã cố tình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không đúng với quy định dẫn đến làm sai lệch các thông tin trên sổ sách kế toán, ảnh hưởng đén các thông tin trên báo cáo tài chính, phản ánh một cách không trung thực tình hình tài chính của doanh nghiệp. Để hợp lý hoá các thông tin trên chứng từ trong quá trình hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp thường liên kết với nhau để làm sai lệch các thông tin trên mỗi bản chứng từ. Trong quá trình hướng dẫn và áp dụng chế độ chứng từ và sổ sách kế toán vẫn còn những kẽ hở, chứng từ kế toán không chuẩn mực dẫn đến các sai sót khác phát hiện trong quá trình kiểm tra, thanh tra. Một phần do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh rất nhiều, thông tin xử lý cáng cần phải chính xác, bản thân chứng từ kế toán có rất nhiều loại, đôi khi dẫn đến trạng thái trùng lắp thông tin trong quá trình lập và ghi sổ sách kế toán. Trên thực tế, các doanh nghiệp đã lập chứng từ giả mạo để ghi các nghiệp vụ khống để thể hiện tình hình khả quan về tài chính của doanh nghiệp. 3.2 Thực hiện tuân thủ quy trình luân chuyển và lưu chứng tư Trong giai đoạn vi tính hóa và sử dụng kế toán máy hiện nay, các nghiệp vụ kế toán được phản ánh và ghi chép đầy đủ trên hệ thống phần mềm kế toán của từng đơn vị. Tuy nhiên, để đảm bảo kiểm tra đối chiếu thông tin và sử dụng trong việc quản lý luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận các chứng từ kế toán ngoài việc lưu tại các file cơ sở dữ liệu, các đơn vị thực hiện luân chuyển và lưu trữ các chứng từ giấy. Quy trình luân chuyển chứng từ phải được quán triệt và thường xuyên kiểm tra, giám sát của các cơ quan chức năng của từng đơn vị. Việc luân chuyển chứng từ phải được xác nhận để có cơ sở đối chiếu và kiểm soát các cá nhân hạch toán lẫn nhau. Một số trường hợp, do quy trình luân chuyển chứng từ bị bỏ qua các khâu kiểm soát dẫn đến những rủi ro cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp,đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính. 3.3 Thực hiện mã hóa nội dung các chứng từ, phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động của doanh nghiêp Với kết cấu mỗi bản chứng từ khi ghi chép phải đầy đủ các thông tin đã quy định theo quy định chung của Bộ Tài chính, đôi khi tạo ra tính không hiệu quả khi các thông tin cần xử lý là nhiều. Trong trường hợp này, chứng từ càng giản đơn về kết cấu và quy định sẽ giảm nhẹ cho việc ghi chép tạo nên tính hiệu quả cao. Theo quy định của Bộ tài chính thì trình tự và thơi gian luân chuyển chứng từ do kế toán trưởng quy định là đúng đắn và hợp lý khi quá trình luân chuyển chứng từ phản ánh được tính kịp thời, đúng đắn của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thực tế các doanh nghiệp đã lợi dụng quy định này để phản ánh sai lệch các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh hoặc chưa phát sinh. Thiết nghĩ, nên quy định khung thời gian chuẩn cho từng quá trình luân chuyển mỗi loại chứng từ Hiện nay, quá trình phát triển của khoa học công nghệ thông tin rất nhanh, các doanh nghiệp đã cơ giới hoá công tác kế toán. Một yêu cầu cơ bản của việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán là phải tổ chức hạch toán thường xuyên nhằm cung cấp được thông tin kinh tế về tiến độ thực hiện kế hoạch một cách kịp thời. Số liệu phản ánh trên các chứng từ cần được hệ thông hoá theo các phân hệ thông tin và quá trình kinh doanh, do vậy chứng từ kế toán phải được xây dựng một cách thông nhất và bảo đảm được yêu cầu cơ bản của việc phân loại thông tin và mã hoá thông tin. Việc mã hóa thông tin sẽ hạn chế được thời gian xử lý thông tin trên chứng từ kế toán. Kết luận Trong giai đoạn hiện nay, Đảng ta chủ trương đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa xây dựng nền kinh tế độc lập tự chủ đưa nước ta trở thành nước công nghiệp theo hướng hiện đại. Trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa nói chung và công tác quản lý nhà nước về kinh tế nói riêng thì việc vận dụng nguyên tắc thống nhất giữa lý luận và thực tiễn có ý nghĩa to lớn. Kế toán là một bộ phận quan trọng trong mỗi doanh nghiệp và có vai trò ghi chép và tổng hợp các vấn đề phát sinh liên quan đến nguồn tiền của doanh nghiệp. Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp cơ bản trong nghiệp vụ kế toán. Do đó, để bảo đảm hoạt động kế toán phản ánh đúng các vấn đề thực tế đang diễn ra tại doanh nghiệp và toàn bộ nền kinh tế thì cần nghiên cứu cơ sở lý luận của phương pháp áp dụng phù hợp với thực tiễn nền kinh tế Việt Nam. Hoạt động thực tiễn phải lẫy lý luận chỉ đạo, quá trình vận dụng lý luận phải phù hợp phải điều kiện cụ thể trong từng thời ký. Đặc biệt, trong thời kỳ hiện nay cần vận dụng sáng tạo các tri thức khoa học, tiến bộ công nghệ để bảo đảm hoàn thiện cơ sở quản lý kinh tế, xây dựng hệ thống thông tin quản lý kinh tế hiệu quả. Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình Triết học (dùng cho học viên cao học và nghiên cứu sinh không thuộc chuyên nghành triết học) - NXB Lý luận chính trị. 2. Giáo trình Triết học (dùng cho chương trình đào tạo Thạc sỹ kinh tế tài chính theo phương thức từ xa) – Trường Đại học Kinh tế quốc dân – Nhà xuất bản Thống kê 2002. 3. Giáo trình Triết học Mác-Lênin - NXB Chính trị quốc gia. 4. Lý thuyết kiểm toán – NXB Tài chính. 5. Lý thuyết hạch toán kế toán – NXB Thống kê. 6. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính – NXB Tài chính. 7. Website của Kiểm toán Việt Nam: www.kiemtoan.vn 8. Website của trường Học viện Ngân hàng: www.hvnh.edu.vn 9. Website của Bộ Tài chính: www.mof.gov.vn Mục lục