Đề tài Công tác hậu cần vật tư ở Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc

6 kg 41 Thép Ø10 kg 16.3 16.3 42 Thép ống kg 153 153 43 Thép V40x4 kg 14 14 44 Thép 6 kg 1164.9 1164.9 45 Thép Ø50 kg 5 5 46 Tôn lắp trục đứng kg 135 135 47 Dây buộc kg 13 13 48 Thép 8 kg 38.5 38.5 49 Phụ tùng máy bơm hơi cái 1 1 50 Bản mã 14 – 16 kg 28.5 28.5 51 Thép tấm kg 129 129 53 Thép 16 kg 354 354 54 Thép Ø20 kg 2345 2345 55 Thép Ø18 kg 1 1 Qua bảng số liệu trên ta thấy nhu cầu vật tư chính của Xí nghiệp năm 2008 giữa sổ sách và thực tế là như nhau. Do hoạt động sản xuất của Xí nghiệp nhỏ, việc sản xuất của Xí nghiệp chủ yếu dựa vào các đơn đặt hàng của khách hàng, còn sản xuất sản phẩm bán ra ngoài thị trường ít nên Xí nghiệp dựa vào các đơn hàng để nhập vật tư chính, chính vì vậy lượng vật tư chính được sử dụng hết không có sự tồn kho, các loại vật tư phụ được Xí nghiệp nhập về và có dự trữ. b - Định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản phẩm. Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm để hoàn thành một công việc nào đó trong những điều kiện tổ chức và kỹ thuật nhất định của thời kỳ kế hoạch, vì vậy mà công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư ở xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc rất được chú trọng. Để đảm bảo vật tư một cách tốt nhất cho sản xuất thì không thể không coi trọng việc nâng cao chất lượng của công tác định mức. Mỗi số liệu định mức là đặc trưng cho tiêu hao vật tư cảu một chi tiết, sản phẩm cơ khí. Những mức tiêu hao vật tư chính được tính oán trên cơ sở bản vẽ thiết kế và đã tính lượng hao hụt do gia công cơ khí, còn hao hụt do vận chuyển cân đong sai chưa được tính. Mỗi sản phẩm cơ khí đều được chia ra làm hai phần: - Vật liệu chính: Là vật tư cần thiết để cấu thành lên sản phẩm trong vật liệu chính được chia làm ba loại: + Khối lượng tính: Là khối lượng cần thiết cấu thành nên sản phẩm và được xác định từ bản vẽ thiết kế. + Khối lượng thô: Là khối lượng của toàn bộ vật tư dùng để gia công sản phẩm. Khối lượng thô bằng tổng khối lượng tinh và khối lượng cuả lượng dư cắt gọt, đầu thừa cắt phẳng, đầu đã gọt, mặt cắt... + Khối lượng chì: Là khối lượng vật tư dùng để tạo ra phôi đưa lên máy cắt gọt, khối lượng chì bằng tổng khối lượng thô cộng với tỷ lệ hao hụt do cháy khi rèn hoặc đúc. - Vật liệu phụ: Là những vật tư phù trợ cần thiết cùng với vật liệu chính cấu thành nên sản phẩm. Vật liệu phụ quy định trong định mức này là chủ quan về chất lượng vật tư và đã được cộng thêm các thành phần hao hụt như: Khâu gia công, vận chuyển, bảo quản...trong quá trình sản xuất. Căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu xí nghiệp xác định được khối lượng vật tư tương đối chính xác cần cho nhu cầu ssản xuất kinh doanh và lập được kế hoạch mua sắm vật tư từ đầu năm. Dưới đây là định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một số sản phẩm: Bảng 2. ĐỊNH MỨC VẬT TƯ CHO MỘT SỐ SẢN PHẨM Tên sản phẩm TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Bánh răng côn xoắn chủ động Benla 1 Thép 18xTT kg 42 2 Thép rèn ngoài kg 42 3 Dầu nhiệt luyện kg/sp 33.6 4 Chất thấm kg/sp 33.6 Trục các loại 1 Thép C45 kg 7.04 2 Thép 20X kg 15.15 3 Than rèn kg 1.11 4 Dầu nhiệt luyện kgsp 12.12 5 Chất thấm kgsp 12.12 Các loại bánh xích 1 Thép C45 kg 7.37 2 Thép 20x kg 0.9 3 Than rèn kg 3.685 4 Diều nhiệt luyện kgsp 0.72 5 Chất thấm kgsp 0.72 CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN VÀ XÂY DỰNG - VIỆT NAM CN.CTY CP CĐIỆN VÀ XD TẠI VĨNH PHÚC ĐỊNH MỨC TIỀN LƯƠNG GIA CÔNG CHẾ TẠO – DẦM NGANG(BAILAY) STT Các nguyên công SL Đ.giá(đ) T.Tiền Ghi chú 1 Vệ sinh làm sạch, hàn vá đắp I240 1 23.000 23.000 2 Lấy dấu cắt hàn nối I240 theo kích thứpc. 1 8.000 8.000 3 Lấy dấu khoan lỗ Ø38. 6 4.000 24.000 4 Lấy dấu khoan lỗ Ø33. L=78mm 2 2.000 4.000 5 Lấy dấu khoan lỗ chốt Ø25 2 2.000 4.000 6 Lấy dấu cắt gá lắp, hàn tăng cứng(220x55x8) 8 2.000 16.000 7 Lấy dấu cắt gá lắp, hàn bản táp(3750x105x8) 2 9.000 18.000 8 Lấy dấu cắt gá lắp, hàn U100 10 1.000 10.000 9 Lấy dấu cắt gá lắp, hàn L45x30 4 1.000 4.000 10 Lấy dấu cắt gá lắp, hàn vấu giữ (78x70x35) 2 2.000 4.000 11 Gá lắp hàn chốt Ø25 2 1.000 2.000 12 Vệ sinh làm sạch đánh bóng I240 1 25.000 25.000 13 Sơn chống rỉ, sơn ghi I240 1 8.000 8.000 Cộng tiền nhân công cho 01 dầm ngang 150.000 14 Tiên, cắt trục Ø25: L=80mm 2 2.000 4.000 Cộng tiền nhân công cho 01 dầm ngang 4.000 Ngày...tháng...năm 200... Người lập biêu Kiểm tra Giám đốc CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN VÀ XÂY DỰNG - VIỆT NAM CN.CTY CP CĐIỆN VÀ XD TẠI VĨNH PHÚC ĐỊNH MỨC VẬT TƯ QUE HÀN GIA CÔNG CHẾ TẠO - DẦM NGANG(BAILAY) STT Các nguyên công Chiều dài chi tiết(mm) Số mối hàn Σchiều dài mối hàn(m) Σtrọng lượng (kg) Ghi chú 1 Hàn bản táp(3575x105x8)mm vào I240 7.550 2 15.100 49.455 2 Hàn gân tăng cứng(220x55x8)mm vào I240 660 8 5.280 6.079 3 Hàn U100x45 vào I240 380 10 3.800 3.700 4 Hàn vấu giữ(78x70x30)mm vào I240 216 2 432 2.120 5 Hàn L45x30 vào I240 70 4 280 0.330 6 Hàn chốt Ø25 vào I240 157 4 628 0.585 7 Hàn nối dầm I240(Bản mã: 310x200x5) 1.000 1 1.000 4.867 Tổng số mối hàn 01 dầm ngang 26.520 Que hàn Ø=8.5 kg/01 dầm ngang Ma tit: 0.6kg/01 dầm Sơn chống rỉ: 0.64kg/01dầm Sơn ghi: 0.95kg/01dầm Ngày...tháng....năm 200... Người lập biêu Kiểm tra Giám đốc CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN VÀ XÂY DỰNG - VIỆT NAM CN.CTY CP CĐIỆN VÀ XD TẠI VĨNH PHÚC ĐỊNH MỨC TIỀN CÔNG GIA CÔNG GẦM XE CẢI TIẾN (TÍNH CHO 01 BỘ).(SL=50BỘ) STT Các nguyên công ĐVT Định mức tiền công (1bộ gầm xe cải tiến) Ghi chú SL KL(kg) T.Tiền(đ) 1 Cắt tiện moay ơ Ø=70x100 bộ 01 7.000 2 Cắt tiện, trục Ø=32x644&894 c 01 4.1 6.000 3 Cắt tiện renM27x1.5, L=28 c 01 2.500 4 Tiện vành chắn bụi bộ 02 2.000 5 Rèn phôi làm Êcu.M=27x1.5 bộ 01 1.200 6 Cắt tiện Êcu.M=27x1.5 bộ 01 5.000 7 Khoan lỗ Ø=592đầu trục) c 01 1.000 8 Cắt gia công chốt trẻ bộ 01 300 9 Nắn, hàn, mài vành bộ 01 3.6 2.400 10 Cắt sắt Ø=10hàn vào vành, mài bộ 01 12.000 11 Làm sạch, sơn rỉ, sơn ghi bộ 01 1.500 12 Lắp săm lốp vào vành bộ 01 3.000 13 Cắt trục Ø=32 từ thép cây c 01 300 14 Dập lắp chắn bụi bộ 02 800 Cộng 45.000 Ủ phôi Ø73x320(52cãi500đ=39.000đ) Cắt điện phôi đạt kích thước Ø=70x100mm(52x2.500đ=130.000đ) Người lập biểu Kiểm tra Giám đốc CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN VÀ XÂY DỰNG - VIỆT NAM CN.CTY CP CĐIỆN VÀ XD TẠI VĨNH PHÚC ĐỊNH MỨC VẬT TƯ XE CẢI TIẾN (TÍNH CHO 01 BỘ) STT Tên vật tư ĐVT SL KL(kg) Ghi chú 1 Vành xe c 02 2 Trục xe Ø=32. Ø=32;L=650mm Ø=32;L=899mm c 01 4.1 5.64 3 Moay ơ Ø=70x100 bộ 02 3.05 4 Nan hoa Ø=10;L=180mm bộ 28 2.93 (2.52mm) 5 Nắp chắn bụi Ø=65x2mm bộ 04 0.27 6 Êcu M=27x1.5,L=25 bộ 02 0.44 7 Chốt; Ø=4mm;L=50 bộ 02 0.01 8 Lốp(2-50-17) Săm bộ 02 02 9 Que hàn kh 01 10 Vòng bi 6206 bộ 04 Công 7.44 Người lập biểu Kiểm tra Giám đốc – Công tác tạo nguồn. Mặc dù quy mô sản xuất của Xí nghiệp nhỏ vật tư sử dụng với số lượng không nhiều xong công tác tạo nguồn được Xí nghiệp rất quan tâm vì nguồn hàng ảnh hưởng rất lớn đến chất lương sản phẩm và quá trình sản xuất sản phẩm của Xí nghiệp. Dựa trên kế hoạch nhu cầu vật tư đã xác định, công ty tổ chức khá tốt công tác tạo nguồn và tìm được những nguồn hàng chủ yếu sau: - Nguồn đi mua của các đơn vị sản xuất hoặc tổ chức kinh doanh vật tư. Thông qua các đơn đặt hàng hoặc các hợp đồng kinh tế. Đây là nguồn cung cấp vật tư chính là nguồn lâu dài và khá ổn định, nó đáp ứng hầu hết cho các loại nhu cầu về các loại vật tư của công ty. - Nguồn vật tư ứ đọng chậm luân chuyển, nguồn này phát sinh do yếu tố chủ quan của công ty và do biến động giá trên thị trường, xác định nhu cầu về khối lượng chủng loại và cơ cấu không chính xác, cụ thể là khi lập kế hoạch cung ứng và ký các hợp đồng mua bán chưa tính đến nhu cầu cung ứng đồng bộ, do dự trữ và do nhiều nhân tố khác gây ra như các định mức tiêu hao nguuyên vật liệu cho các sản phẩm mới, những sản phẩm pphức tạp và công tác tổ chức quản lý kém. - Nguồn vật tư do Xí nghiệp tự sản xuất, nguồn này đã góp phần làm cho Xí nghiệp chủ động về vật tư, tạo thêm nhiều việc làm và thu nhập cho người lao động. - Ngoài các nguồn hàng trên xí nghiệp còn tìm kiếm các nguồn hàng khác có sẵn trên thị trường như các loại vật tư giá cả ổn định ít biến động mà lại không khan hiếm, nguồn vật tư nhập khẩu và nguồn vật tư tồn kho. 2 - Tố chức thu mua, vận chuyển và bảo quản vật tư. Cũng như các doanh nghiệp cơ khí khác, vật tư dùng cho sản xuất sản phẩm của Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc có những đặc điểm riêng khác với các doanh nghiệp sản xuất các loại mặt hàng khác như quần áo, giày dép, bánh kẹovật tư dùng cho sản xuất của Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc rất đa dạng. Chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố trong đó chất lượng vật tư đóng vai trò quan trọng. Tổ chức thu mau, vận chuyển và bảo quản có ảnh hưởng không nhỏ đến chi phí vật tư, chất lượng vật tư từ đó ảnh hưởng sâu sắc tới chất lượng và giá thành sản phẩm. Ở Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc hàng năm cùng với việc lập kế hoạch sản xuất thì kế hoạch thu mau vật tư được lập trên cơ sở kế hoạch sản xuất để xác định ra nhu cầu về vật tư, từ đó tiến hành cân đối giữa nhu cầu với khả năng để xây dựng nên kế hoạch thu mau vật tư. Tại Xí nghiệp chủng loại vật tư đa dạng nếu công tác bảo quản không tốt sẽ dẫn đến hư hỏng, han gỉ, kém chất lượng như các loại sắt thép, gang, đồng, chìrất dễ bị ỗi hoá nếu không được bảo quản kịp thời, các loại xăng, dầu, hoá chất dễ bị cháy nổ nếu khônmg được bảo quản và đặt đúng chỗ. Chính vì vậy, việc bảo quản các loại vật tư này là rất quan trọng và cần thiết. Ngay sau khi nhập kho các laọi vật tư sẽ được lau chùi, bôi dầu mỡ, đóng gói vật tư. Đặc biệt là các loại vật tư chính dùng cho sản xuất sản phẩm, mỗi loại có đặc điểm riêng và dùng cho việc chế tạo những sản phẩm có dặc tính khác nhau. Như thép18XTT chỉ dùng để sản xuất các loại bánh răng, thép X12M chỉ dùng để sản xuất các loại dụng cụ cắt dập nguội. Mà các sản phẩm này đều đòi hỏi chất lượng sản phẩm phải cao, phải đạt được hệ thống chỉ tiêu chất lượngnên vật tư dùng để sản xuất các sản phẩm này cũng phải đạt được các yêu cầu về chất lượng. Chính vì vậy việc bảo quản vật tư là rất quan trọng và cần thiết. Hiện tại ở Xí nghiệp việc phân định cho cán bộ thu mua từng loại vật tư chưa rõ ràng, tác động không nhỏ tới tâm lý cán bộ thu mau, chưa phù hợp với khả năng và mối quan hệ của từng cán bộ. Thực tế xảy ra do một số cán bộ chưa quen với công việc nên dẫn tới tình trạng mua vật tư với giá cao, gây ảnh hưởng không nhỏ tới chi phí vật tư trong giá thành sản phẩm. Trong thời gian tới Xí nghiệp sẽ chuyên môn hoá gắn từng người với công việc cụ thể nhất định, tăng thêm trách nhiệm của cán bộ thu mua làm cho họ nắm chắc các nguồn hàng cung cấp, nắm chắc các chủng loại vật tư, phụ trách về số liệu tồn kho, số liệu cần dùng, số cần mua trong dự trữ tối đa, tối thiểu và yêu cầu bảo quản của từng loại vật tư cũng như giá cả của chúng. Giá trị thu mua là vấn đề Xí nghiệp quan tâm làm sao để chi phí bỏ ra ít nhất mà mua được khối lượng vật tư nhiều nhất, tốt nhất, hạn chế tới mức thấp nhất các khoản chi ở đầu vào. Nếu khâu thu mua có ảnh hưởng lớn đến chi phí vật tư thì khâu tổ chức vận chuyển và bảo quản cũng có ý nghĩa không kém phần quan trọng trong công tác quản lý vật tư của xí nghiệp. Nếu tổ chức vận chuyển bảo quản không khoa học sẽ dẫn đến vật tư bị hao hụt mất mát, kém phẩm chất gây ảnh hưởng không tốt đến lượng sản phẩm, gây thiệt hại cho Xí nghiệp. Bên cạnh việc theo dõi số lượng tồn kho, thời hạn sử dụng và của một số vật liệu dễ hỏng như các loại hoá chất, sơncũng đóng một vai trò quan trọng. Căn cứ vào số lượng tồn kho mà xác định số lượng vật tư mua vào, đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời cho nhu cầu sản xuất nhưng phải tránh tình trạng ứ đọng vật tư. Để thực hiện điều này phòng kỹ thuật thường xuyên kiểm tra chất lượng của vật tư nhất là vật tư có thời hạn sử dụng ngắn, dễ hỏng để có kế hoạch sử dụng ngay vật liệu trong thời hạn, trách thiệt hại về vật liệu cho xí nghiệp. Hơn nữa cần bố trí sắp xếp kho vật tư cho hợp lý, kiểm tra vận chuyển được dễ dàng tạo điều kiện cho sản xuất. 3. Tổ chức cấp phát cho vật tư sản xuất. Hàng hoá sản xuất ở Xí nghiệp chủ yếu là sản xuất theo đơn hàng còn sản phẩm sản xuất để bán ra thị trường ít, cộng thêm vào đó các đơn hàng thường nhỏ lẻ nên công tác cấp phát vật tư tại Xí nghiệp cũng đơn giản. Công tác tổ chức cấp phát vật tư ở xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc được tiến hành theo hạn mức. Theo hình thức này căn cứ vào nhu cầu vật tư của từng phân xưởng, xí nghiệp lên biểu tổng hợp nhu cầu vật tư và tiến hành cấp phát cho các phân xưởng theo lịch đã định. Hình thức cấp phát theo định mức của xí nghiệp không những quy định cả về số lượng mà còn cả về thời gian cấp phát nhằm đảm bảo chủ động cho bộ phận sử dụng cũng như bộ phận cấp phát. Hạn mức cấp phát vật tư là lượng tối đa quy định cấp cho phân xưởng trong thời hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ sản xuất được giao. Hạn mức cấp phát vật tư được tính theo công thức: H = Msx + Mdd + D – O H: Hạn mức cấp phát vật tư. Mdd: Nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang. Msx: Nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm. D: Nhu cầu vật tư cho dự trữ phân xưởng. O: Tồn kho thực tế đầu kỳ. Để cấp phát vật tư cho sản xuất sản phẩm, cán bộ vật tư cuả phân xưởng dùng hoá đơn đã đựơc ký nhận trực tiếp xuống kho để lĩnh vật tư. Thủ kho có trách nhiệm cấp vật tư theo đúng số lượng chất lượng, quy cách đã ghi trong hoá đơn. Thông thường, trong từng kỳ sản xuất, ngoài kế hoạch sản xuất đã được lập từ đầu kỳ xí nghiệp, ngoài kế hoạch sản xuất bổ sung, dựa vào các hoạt động phát sinh của khách hàng, khi đó giám đốc ký lệnh sản xuất, thông qua lẹnh sản xuất, vật tư sẽ được bổ sung cho các phân xưởng rôid chuyển xuống cho các quản đốc phân xưởng. Các phân xưởng thực hiện các thủ tục lĩnh vật tư tại kho theo đúng quy định rồi tiến hành sản xuất theo đúng tiến độ sản xuất đã đề ra. 4 - Kiểm tra sử dụng và thanh quyết toán. Việc kiểm tra đánh giá, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch vật tư của Xí nghiệp chưa được quan tâm đúng mức dẫn đến tình trạng thừa vật tư cho hoạt động sản xuất, nhiều loại vật tư khi mua về phục vụ cho nhu cầu sản xuất các sản phẩm mới do khách hàng đặt sử dụng không hết lại không được tận dụng cho các hoạt động sản xuất khác gây lãng phí vật tư làm tăng giá thành sản phẩm. * Về công tác hạch toán vật tư: Hạch toán chi tiết vật tư là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đíchtheo dõi chặt chẽ tình hình biến động của vật tư. Tại Xí nghiệp vật tư sử dụng đa dạng nhiệm vụ nhập, xuất diễn ra hàng ngày do đó nhiệm vụ của phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết vật tư. Để tổ chức tốt công tác kế toán này, Xí nghiệp đã sử dụng phương pháp chứng từ để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất vật tư. Những chứng từ kế toán này là cơ sở pháơ lý để ghi sổ kế toán. Thực tế ở công ty chứng từ kế toán được sử dụng trong phần kế toán chi tiết vật tư bao gồm: - Phiếu nhập kho vật tư. - Phiếu xuất kho vật tư. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Biên bản kiểm kê vật tư hàng hoá. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. - Hoá đơn cước phí vận chuyển. Xí nghiệp áp dụng sổ số dư là hợp lý, phương pháp này phù hợp với điều kiện thực tế ở Xí nghiệp: Chủng loại vật tư đa dạng số lương các nghiệp vụ nhập xuất nhiều. Tại kho: Hàng ngày thủ kho tập hợp các phiếu nhập kho xuất kho sau đó tiến hành ghi vào thẻ kho. Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn kho của từng loại vật tư tại phòng kế toán, công tác kiểm kê ở Xí nghiệp được thực hiện 6 tháng một lần. Thẻ kho được kế toán giao cho thủ kho lập sau đó kiểm tra lại và trình kế toán trưởng ký. Thẻ kho được mở cho tường loại vật tư, mỗi loại có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ phát sinh * Công tác quyết toán vật tư: Công tác này phản ánh các nguồn vật tư của Xí nghiệp. Song chỉ nói chung chung các nguồn vật tư chứ chưa đưa ra được con số cụ thể và khả năng của các nguồn, giá cả vật tư, chất lượng vật tư, phương thức mua bán và thanh toán. Nó chỉ phản ánh tổng số vật tư đã sử dụng, số sản phẩm hoàn thành, số vật tư còn lại sau kỳ sản xuất, mà chưa phản ánh được số vật tư đã tiết kiệm hay bội chi. Việc xác định số vật tư đã sử dụng chỉ căn cứ vào số liệu cấp phát chứ chưa căn cứ vào mức tiêu dùng vật tư và khối lượng công việc đã hoàn thành. Các bước tiến hành xác định lượng vật tư hao phí thực tế tỷ lệ hao phí vật tư thực tế, lượng vật tư tiết kiệm hay bội chi chưa được thực hiện, vì vậy ciệc đề ra phương pháp tiết kiệm vật tư chỉ còn đơn thuần là công nhận số vật tư đã hao phí và số lượng công việc đã hoàn thành từ số vật tư đó. Do vậy, chưa có cơ sở để tính hiệu quả kinh tế của việc sử dụng vật tư. III - Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc. Trong những năm qua xí nghiệp luân đảm bảo được việc làm cho người lao động với mức thu nhập ngày càng tăng. Điều này thể hiện rõ qua bảng báo cáo kết quả kinh doanh của Xí nghiệp. Bảng 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH NĂM 2008 ĐVT: Triệu đồng. Chỉ tiêu 2005 2006 2007 2008 1. Doanh thu 1.450 948 1.705,5 1.513,5 2. Chi phí 1.484,4 939,1 1.699,1 1.505,3 3. Lợi nhuận trước thuế - 344 8,9 6,2 7,2 4. Thuế thu nhập doanh nghiệp - 2,9 2,0 2,3 5. Lợi nhuận sau thuế - 6,0 4.2 4,9 Nhìn vào bảng báo cáo kết quả kinh doanh của xí nghiệp có thể thấy năm 2005 XÍ nghiệp làm ăn kém hiệu quả mặc dù chỉ tiêu trên doanh thu đạt rất cao, Xí nghiệp bị lỗ 34,4 triệu đồng, sang năm 2006 doanh thu giảm so với năm 2005 là 34,6% nhưng Xí nghiệp làm ăn có lãi và lợi nhuận trước thuế đạt được là 8,9 triệu đồng. Năm 2007 doanh thu đạt 1.705,5 triệu đồng tăng 79,9% so với năm 2006, nhưng lợi nhuận trước thuế lại giảm. Năm 2008 doanh thu đạt được là 1.513,5 triệu đồng giảm 11,25% so với năm 2007 nhưg lợi nhuận sau thuế tăng 16,13% so với năm 2007. Để đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động của Xí nghiệp, chúng ta sẽ so sánh tốc độ tăng doanh thu và tốc độ tăng chi phí qua các năm. Bảng 4. TỐC ĐỘ TĂNG DOANH THU VÀ CHI PHÍ CỦA XÍ NGHIỆP ĐVT: Triệu đồng. Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Số tiền Tốc độ Số tiền Tốc độ Số tiền Tốc độ Số tiền Tốc độ Doanh thu 1.450 22,9% 948 -34,6% 1.705,5 79,9% 1.513,5 -11,3% Chi phí 1.484,4 11,8% 939,1 -36,7% 1699,3 80,9% 1.506,3 11,4% Ta thấy tốc độ tăng chi phí các năm tăng nhanh hơn tốc độ tăng doanh thu, năm 2008 tốc độ tăng doanh thu giảm 11,3%, nhưng tốc độ tăng chi phí lại tăng 11,4%. Điều này thể hiện là hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp gặp khó khăn. Tuy nhiên với kết quả sản xuất kinh doanh như trên của Xí nghiệp trong 3 năm gần đây mang lại lợi nhuận. Điều này đã chứng tỏ việc Xí nghiệp đang cố gắng phát huy khả năng của mình để đạt được những chỉ tiêu đề ra. IV – Đánh giá ưu, nhược điểm về công tác hậu cần vật tư cho sản xuất ở Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc. 1 - Những ưu điểm. Như ta đã biết đảm bảo tốt vật tư cho sản xuất là đáp ứng các yêu cầu về số lương, chất lượng, đúng quy cách, đúng chủng loại kịp về tời gian và đồng bộ. Điều này ảnh hưởng đến năng suất của xí nghiệp đến chất lượng sản phẩm. Do sự năng động sáng tạo, biết phát huy những thuận lợi, khắc phục khó khăn nên trong thời gian qua xí nghiệp Cơ điện Vĩnh Phúc đã có nhiều ưu điểm trong cống hậu cần vật tư đảm bảo cho sản xuất và đã đạt được một số kết quả - Về công tác lập và thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư: Xí nghiệp đã xây dựng các kế hoạch về cung ứng vật tư cho các phân xưởng sản xuất đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục và đạt hiệu quả cao. Xí nghiệp chủ động tìm các nguồn cung ứng vật tư phù hợp với yêu vcầu trong kế hoạch mua sắm trong kỳ sao cho chi phí thấp nhất mà đảm bảo được các tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm. Xí nghiệp đã đảm bảo được lượng dự trữ tối thiểu cần thiết và lượng dự trữ bảo hiểm hợp lý để sản xuất được tiến hành liên tục và ổn định trong mọi điều kiện khó khăn bất lợi nhất. - Về công tác thu mua vận chuyển bảo quản vật tư: Công tác thu mua được chú trọng đảm bảo tốt cho quá trình sản xuất và giảm các chi phí đầu vào một cách tối thiểu. Đối với công tác bảo quản vật tư ở xí nghiệp hệ thống kho tàng đã đạt được những yêu cầu nhất định về kỹ thuật cũng như về kinh tế, giúp cho công tác tiếp nhận cũng như công tác cấp phát vật tư diễn ra thuận tiện và nhanh chóng, trách tình trạng sản xuất bị ngắt quãng vì thiếu vật tư. - Về công tác cấp phát vật tư: Công tác cấp phát vật tư được thực hiện theo hạn mức tiêu dùng luôn kịp thời và phù hợp với tình hình sản xuất nên đảm bảo cho sản xuất không vì thiếu vật tư mà bị ngưng trệ 2. Nhược điểm. Bất kỳ một sự vật hiện tượng nào cũng có tính hai mặt của nó trong một doanh nghiệp, bên cạnh những mặt tốt thì cũng luôn tồn tại những nhược điểm, những tồn tại cần phải hạn chế. Tại xí nghiệp Cơ điện Vĩnh Phúc trong công tác dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất, bên cạnh những kết quả đạt được xí nghiệp còn có những yếu điểm cần khắc phục. Tại xia nghiệp Cơ điện Vĩnh Phúc trong công tác dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất, bên cạnh những kết quả đạt được xí nghiệp còn có một số điểm yếu cần khắc phục. - Về công tác lập và thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư: Xí nghiệp nằm trên địa bàn tương đối thuận lợi về mặt giao thông xong các loại vật tư phục vụ sản xuất sản phẩm của xí nghiệp tương đối ít nên việc mua sắm cho vật tư cho sản xuất cũng gặp đôi chút khó khăn. - Trong công tác thu mua, vận chuyển chưa sử dụng linh hoạt các hình thức thu mua, chưa quan tâm đúng mức tới việc giảm chi phí thu mua nhất là chi phí vận chuyển - Trong công tác cấp phát vật tư còn chưa xác định được hạn mức cấp phát chưa kiểm tra được việc sử dụng vật tư ở các bộ phận - Công tác hạch toán vật tư chưa được đồng bộ thống nhất - Trong quyết toán vật tư chưa tính được lượng vật tư hao phí để sản xuất các sản phẩm và chưa tính được lượng vật tư tiết kiệm hay bội chi ở mỗi sản phẩm. - Công tác tổ chức và quản lý dự trữ vật tư chưa được quan tâm đúng mức, việc xác định mức dự trữ không dựa vào các căn cứ khoa học và thực tế. Việc tổ chức quản lý còn lỏng lẻo, chưa lập được kế hoạch sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư dự trữ. - Ngoài ra còn một số nguyên nhân khác: Trình độ máy móc thiết bị cũng như trình độ quản lý của cán bộ vật tư cũng là một trong những nguyên nhân gây ra những yếu kém trong công tác hậu cần vật tư. Máy móc thiết bị của xí nghiệp đã lạc hâu, ít được cải tiến nên năng suất lao động cũng như hiệu quả sử dụng vật tư còn thấp. Trình độ quản lý của cán bộ vật tư còn hạn chế, thêm vào đó công nhân chưa ý thức được tầm quan trọng của việc sử dụng vật tư tiết kiệm và có hiệu quả nên chưa có những biện pháp thích hợp để giảm mức tiêu dùng vật tư. CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC DỊCH VỤ HẬU CẦN VẬT TƯ PHỤC VỤ SẢN XUẤT Ở XÍ NGHIỆP CƠ ĐIỆN VĨNH PHÚC. I - Phương hướng phát triển của xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc trong thời gian tới. 1 - Phương hướng phát triển của Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc trong thời gian tới. Xí nghiệp cơ điện Vĩnh phúc có nhiệm vụ chính là sản xuất một số phụ tùng thay thế máy công nghiệp, ôtô, máy kéo và kết cấu thép. Để đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của thị trường về sản phẩm hàng hoá, Xí nghiệp đã đề ra phương hướng phát triển lâu dài với các hình thức sau: - Đầu tư xây dựng hệ thống trang thiết bị mới phục vụ cho nhu cầu sản xuất các mặt hàng mới(các công trình kết cấu thép). - Tổ chức sắp xếp lại các phòng ban cho hợp lý với thực tế, bổ túc nâng cao nghiệp vụ và tay nghề cho đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp. - Phát triển mở rộng mạng lưới tiêu thụ sản phẩm, mở rộng thị trường. - Cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm. Bước vào thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh năm 2009, Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc xác định đây là năm có nhiều khó khăn lớn chịu ảnh hưởng mạnh của nền kinh tế thị trường, kinh tế tự do khu vực. Để thực hiện được những mục tiêu phương hướng mới, Xí nghiệp đã và đang có những thời cơ thuận lợi để bước vào thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh năm 2009 và những năm tới sẽ tiếp tục đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, khai thác tối đa kết quả đạt được, đồng thời nghiên cứu chiến lược đạt được, đồng thời nghiên cứu chiến lược đầu tư phát triển sản phẩm và mở rộng thị trường. Xí nghiệp dự kiến mục tiêu sản xuất kinh doanh trong thời gian tới như sau: BẢNG 5. CHỈ TIÊU CHỦ YẾU ĐỊNH HƯỚNG NHU CẦU PHỤC VỤ SẢN XUẤT KINH DOANH TT Chỉ tiêu ĐVT Kế hoạch qua các năm Ghi chú 2009 2010 2011 A Về máy móc thiết bị 1 Nhóm máy tiện - Số lương Cái 5 6 8 - Tổng công suất thiết kế 33 40 50 - Mức độ hoạt động % 70 75 75 2 Nhóm máy phay, bào, mài - Số lượng Cái 2 2 2 - Tổng công suất thiết kế 15 15 15 - Mức độ hoạt động 55 55 55 B Về vật tư phụ tùng hàng hoá Tr.đồng 2.150 2.280 2.400 C Về kho tàng bến bãi cửa hàng 1 Kho kín (có mái che) - Số lượng c 7 7 7 - Diện tích m2 560 560 560 2 Kho hở(bến bãi) - Số lượng c 2 2 2 - Diện tích m2 6.000 6.000 6.000 3 Cửa hàng - Số lượng c 2 2 2 - Diện tích m2 300 300 300 D Phương tiện vận tải xếp dỡ 1 Phương tiện xếp - Số lượng Chiếc 3 3 3 - Tổng khối lượng Tấn 12 12 12 E Năng lực trình độ chuyên môn CBCNV 1 Trình độ trên đại học Người x x x 2 Trình độ đại học Người 5 5 6 - Kỹ thuật 3 3 3 - Quản lý kinh tế 2 2 3 3 Trình độ cao đẳng Người x x 1 4 Trình độ trung cấp Người 5 6 7 - Kỹ thuật 2 3 4 - Quản lý kinh tế 3 3 3 5 Công nhân kỹ thuật Người 40 47 52 (Nguồn: Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc) Bảng 6. CHỈ TIÊU CHỦ YẾU ĐỊNH HƯỚNG KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH NĂM 2009-2011 TT Chỉ tiêu ĐVT Kế hoạch qua các năm Ghi chú 2009 2010 2011 A Kết quả sản xuất kinh doanh I Giá trị sản xuất kinh doanh Tr.đồng 4.350 4.785 5.311 II Sản phẩm chủ yếu 1 Thiết bị máy móc Tấn 33 36 39 2 Sửa chữa và sản phẩm khác Tr.đồng 3.805 4.191 4.667 B Về xây dựng cơ bản I Vốn ngân sách Tr.đồng 1.000 1.000 II Vốn tín dụng Tr.đồng 200 200 300 C Về tài chính I Vốn kinh doanh Tr.đồng 2.055 3.055 3.061,9 - Vốn ngân sách Tr.đồng 1.561,9 2.561,9 2.361,9 - Vốn tự tích luỹ Tr.đồng 493,1 493,1 500 II Vốn huy động Tr.đồng 300 350 400 - Vay ngắn hạn Tr.đồng 300 350 400 - Vay dài hạn Tr.đồng x x x III Tổng doanh thu Tr.đồng 4.500 5.000 5.500 Trong đó - Doanh thu công nghiệp Tr.đồng 3.600 4.000 4.300 - Doanh thu khác Tr.đồng 900 1.000 1.200 IV Kết quả sản xuất kinh doanh - Lãi Tr.đồng 143 148 155 - Lỗ Tr.đồng x x x V Tổng các khoản nộp Tr.đồng 85 93 95 - Nộp ngân sách Tr.đồng 75 78 80 - Nộp kinh phí Tr.đồng 10 15 15 D Lao động tiền lương 1 Tổng số lao động bình quân Người 50 58 65 2 Tổng quỹ tiền lương Tr.đồng 432 576,3 748,8 3 Thu nhập bình quân/người/tháng 1.000đ 720 828 960 (Nguồn: Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc) 2 – Các biện pháp và phương pháp quản lý nhằm bảo đảm việc thực hiện tốt công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất. a – Các biện pháp. - Các loại vật tư thường dùng nhưng với khối lượng ít, giá trị nhỏ (rẻ tiền) thì mua tập trung một lần và xuất dần nhằm tiết kiệm thời gian và nhân lực. - Các loại vật tư ít dùng nhưng không phải loại vật tư quý hiếm mà giá trị nhỏ thì dùng khi nào mua khi đó. - Các loại vật tư quý hiếm khó tìm trên thị trường, các loại có khả năng tăng giá thì khi có kế hoạch sản xuất thì tiến hành tìm nguồn hàng và có điều kiện thì mua ngay mua trước đó. - Mỗi loại hàng chủng loại hàng phải nắm được càng nhiều nguồn hàng càng tốt, ít nhất phải có hai nguồn để đề phòng khó khăn xảy ra là có vật tư để sử dụng ngay, mặt khác để so sánh về chất lượng, giá thành tạo ra sự cạnh tranh giữa ngườu bán với nhau, cho phép tính toán hiệu quả kkinh tế khi mua hàng. Trong những nguồn hàng vẫn chọn những bạn hàng có mối quan hệ lâu dài và các nguồn khác mang tính chất phụ bổ sung khi nhu cầu cấp thoát và đột xuất quá mà nguồn chính không đáp ứng kịp. b – Các phương pháp quản lý. Quản lý chất lượng và giá cả: Trước khi ký kết mua bán bất cứ một loại vật tư nào phải xem xét chất lượng có đạt tiêu chuẩn quy định cho một loại vật tư nào đó và yêu cầu của sản xuất. Giá cả phải căn cứ vào giá cả thị trường đồng thời thấp hơn hoặc bằng giá đưa vào sản xuất để đảm bảo có lãi, phải nắm bắt được nguồn này nắm bắt được giá cả vật tư, mỗi khi thị trường biến động. Tiếp nhận những thông tin quảng cáo chào hàng hoặc các cộng tác viên, áp dụng biện pháp mua tận gốc không thông qua các khâu trung gian nhằm không ngừng tạo ra lợi nhuận cao. Quản lý số lượng và vốn thanh toán: Sau khi quyết định mua một số loại vật tư nào đó, tiến hành ký kết hợp đồng xong. Công việc sẽ được giao cho người thu mua thực hiện, người cán bộ đó sẽ chịu trách nhiệm đến cuối công việc, nếu hợp đồng quy định phải chuyển tiền trước khi nhận hàng người cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm làm thủ tục nhận tiền chuyển thanh toán cho đơn vị bán hàng, lấy hoá đơn có dấu đã thanh toán của kế toán trưởng và thủ trưởng của bên bán ký tên. Sau đó tiến hành thuê phương tiện vận chuyển để tiếp nhận vật tư về Doanh nghiệp. II - Những giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác hậu cần vật tư cho sản xuất. 1 – Tăng cường quản lý khâu xác định nhu cầu vật tư một cách chính xác. Việc xác định nhu cầu vật tư của Xí nghiệp đợc dựa trên căn cứ nhu cầu do phân xưởng đưa lên và theo đơn hàng của khách hàng. Chính vì vậy Xí nghiệp cần quan tâm đến mức độ hoạt động sản xuất hàng ngày và những báo cáo để xác định nhu cầu vật tư đợc chính xác. Việc xá định nhu cầu vật tư cho sản phẩm chính của Xí nghiệp được tính theo sản lượng sản phẩm. - Phương pháp tính theo sản lượng sản phẩm: Tính nhu cầu vật tư theo phương pháp này phải căn cứ vào định mức sử dụng vật tư cho một đơn vị sản phẩm và sản lượng sản phẩm. Nsx = ∑Qsp msp Trong đó: Nsx : Là nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm. Qsp : Là sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch. msp : Là mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản xuất. ∑ : Ký hiệu tổng số. Tính nhu cầu vật tư theo phương pháp này cần nghiên cứu tình hình thực tế sản xuất và sử dụng vật tư trong năm bá cáo, phương án sản xuất kỳ kế hoạch, phân tích các yếu tố tiết kiệmm vật tư từ đó xác định hệ số sử dụng vật tư kỳ kế hoạch so với kỳ báo cáo. 2 - Chủ động khai thác tạo nguồn vật tư kịp thời cho sản xuất. Để Doanh nghiệp có thể sử dụng khai thác tạo nguồn vật tư kịp thời cho sản xuất, điều kiện cần thiết là Doanh nghiệp phải cụ thể hoá các biện pháp, chính sách nhằm đạt được mục đìch đề ra. Theo tôi đi đúng hướng theo đều kiện hiện nay cần phải đổi mới theo những hướng sau: - Cần áp dụng các biện pháp thu mua đa dạng khả năng đáp ứng yêu cầu của từng trường hợp cụ htể một cách tốt nhất. Việc cứng nhắc trong hình thức mua sẽ không nắm được hàng hoặc ít ra cũng không tận dụng nắm thời cơ tốt nhất, khi đó giá cả sẽ không phù hợp, không thuận lợi. - Để chủ động khai thác tạo nguồn vật tư một cách linh hoạt Doanh nghiệp có thể thực hiện các hình thức mua sau: Mua gom bằng tiền mặt hoặc tổng thể bằng một số hình thức nào đó để kết hợp. Mua gom bằng tiền mặt không cần ký kết các hợp đồng kinh tế từ tất cả các nguồn sản xuất, các đối tượng có hàng hoá. Mua bằng hình thức ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị sản xuất các tư thương có nguồn hàng được phép kinh doanh và được phép thực hiện thanh toán qua uy tín hàng. - Doanh nghiệp cần thống nhất khâu mua và khâu bán bằng cách chuyên môn hoá hoặc hàng kinh doanh cho các bộ phụ trách, khi chuyên môn hoá sẽ tạo điều kiện và đảm bảo cho cán bộ am hiểu một cách kỹ lưỡng về các loại vật tư, thị trường vật tư cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh. - Khai thác triệt để các nguồn vật tư đã tìm được, phải luân luân tìm thêm các nguồn mới có lượng vật tư phong phú, có chất lượng cao và ổn định. - Nguồn liên doanh liên kết với các đơn vị sản xuất các chỉ tiêu cần thiết cho sản phẩm. Doanh nghiệp có thể góp vốn cùng với các đơn vị sản xuất này, sau quá trình sản xuất góp vốn liên doanh được chia bằng sản phẩm hoặc Doanh nghiệp có thể bao tiêu thụ toàn bộ số vật tư cho một số cơ sở sản xuất ra. - Nguồn trao đổi vật tư thừa lấy vật tư thiếu do quá trình xác định nhu cầu vật tư trong kế hoạch không chính xác hoặc do sự thay đổi nhu cầu vật tư thực tế, có loại vật tư thừa nhiều so với yêu cầu song có loại lại thiếu Doanh nghiệp có thể đổi những vật tư thừa này cho các đơn vị khác lấy vật tư thiếu theo tỉ lệ do hai bên thoả thuận. Việc troa đổi này rất nhiều ý nghĩa, một mặt nó góp phần bảo đảm đầy đủ nhu cầu vật tư của Doanh nghiệp, mặt khác nó tránh tình trạng đọng vốn, gây thiệt hại đến hiệu quả kinh tế của Doanh nghiệp. 3 - Đảm bảo cung ứng đồng bộ vật tư cho sản xuất. Để sản xuất ra một loại sản phẩm cần nhiều loại vật tư khác nhau theo một tỉ lệ nhất định, hơn nữa loại vật tư này không thể thay thế cho loại vật tư khác. Ta nói vật tư được tiêu dùng đồng bộ khi xây dựng kế hoạch hậu cần vật tư phải đảm bảo tính đồng bộ của nó, trong quá trình thực hiện kế hoạch nếu có loại vật tư nào đó không đảm bảo yêu cầu thì các vật tư khác hoặc không thể sử dụng được hoặc là sử dụng một phần yêu cầu tương xứng với tỉ lệ loại vật tư nhập không đảm bảo yêu cầu với tỉ lệ thấp nhất. 4 – Hoàn thiện bộ máy đảm nhiệm công tác hậu cần vật tư. Bất cứ một công việc nào khi thực hiện đều phải dựa vào yếu tố con người, công tác hậu cần vật tư cũng thế. Đó là những cán bộ của phòng vật tư và bộ máy thực thi công tác hậu cần vật tư có được tổ chức hợp lý hay không, có làm việc khoa học hay không và có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận hay không. Nhận thức được sự cần thiết của những người làm công tác hậu cần vật tư, Doanh nghiệp trong thời gian qua đã tổ chức và thực hiện công tác hậu cần vật tư khá tốt, tuy nhiên vẫn còn có những phần cần thay đổi, đặc biệt là cần tổ chức và sắp xếp hợp lý hơn bộ máy là công tác hậu cần vật tư theo hướng sau: + Bộ phận lập kế hoạch vật tư: Cán bộ làm công tác này cần phải có sự phối hợp chặt chẽ với nhau, phòng kế toán và phòng điều hành sản xuất để làm sao xây dựng được kế hoạch bảo đảm vật tư đạt được yêu cầu như vật tư phải được cung ứng đủ về số lượng, đúng chất lượng, kịp về thời gian và phải đảm bảo được tính đồng bộ. + Bộ phận mua sắm vật tư: Các cán bộ làm công viêcj này cần phải có kiến thức về kỹ thuật để có thể chọn được những loại vật tư đảm bảo được những yêu cầu đề ra, đồng thời cần phải có kỹ năng giao tiếp, giao dịch và đàm phán để hoàn thành tốt các bản hợp đồng. Chính vì những đòi hỏi trên, Doanh nghiệp cần phải có những tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ làm trong bộ phận mua sắm vật tư, để nâng cao nghiệp vụ của mình và hoàn thành tốt công việc được giao. + Bộ phận đảm nhận công tác tiếp nhậ và tổ chức cấp phát vật tư cho các đơn vị: Đây là công việc đòi hỏi phải có sự cẩn thận và độ chính xác cao, do vậy những người làm công việc này đòi hỏi phải có sự kiên trì, cẩn thận và nhất là có kinh nghiệp làm nghiệp vụ kho. Nghiệp vụ này đòi hỏi phải có độ chính xác cao, vì thế hàng hoá khi nhập vào hay xuất ra đều phải có giấy tờ đầy đủ, rõ ràng hợp lệ, phải được kiểm nhận chính xác chủng loại, chất lượng số lượng, và có biên bản xác nhận việc tiếp nhận, biên bản này phải ghi chép rõ ràng đầy đủ và phải có chứng từ kèm theo. Nhất là việc sắp xếp vật tư sao cho việc lấy vật tư ra dễ dàng và việc nhập thêm vào cũng dễ dàng, và làm sao cho tiết kiệm được diện tích kho bãi nhất. 5 – Huy động và sử dụng vốn có hiệu quả công tác đảm bảo vật tư. Vốn trong sản xuất cũng như vốn trong công tác hậu cần vật tư là điều kiện tiên quyết để tiến hành sản xuất kinh doanh. Vì vậy, việc huy động và sử dụng vốn là một trong những nội dung của viẹc nâng cao hiệu quả công tác đảm bảo vật tư tại Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc. Để sử dụng vốn có hiệu qủ thì Xí nghiệp cần phải thực hiện một số biện pháp ssau: Một là: Thay đổi cơ cấu vốn, tăng tỷ trọng vốn lưu thông trong cơ cấu vốn của Doanh nghiệp. Hai là: Trước khi tiến hành ký kết hợp đồng cần tìm hiểu kỹ về đối tác để tránh rủi ro, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Ba là: Huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau. Bốn là: Đơn giản hoá các thủ tục thanh toán, giao nhận vật tư chi các đơn vị sản xuất nhằm tăng số vòng quay của vốn, giảm thiểu thời gian vốn bị đọng, hạn chế những chi phí phát sinh. Tóm lại, Doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch sử dụng vốn lưu động một cách hợp lý, cụ thể trong từng giai đoạn, thời điểm nhất định tránh tình trạng ứ đọng vốn gây ách tắc cho hoạt động cung ứng vật tư. Tranh thủ huy động vốn từ các nguồn khác nhau với chi phí thấp nhất và có biện pháp nhằm sử dụng có hiệu quả nhất những đồng vốn vay được. 6 - Sử dụng một cách có hiệu quả nhất nguồn vật tư cho sản xuất. Nguồn vật tư dùng để sản xuất một lượng sản phẩm luôn là một số hữu hạn, trong số hữu hạn ấy số htành phẩm càng nhiều thì hiệu quả sử dụng vật tư càng cao. Công tác này không chỉ là việc tiêu hao vật tư hợp lý mà còn là sự hỗ trợ của những quá trình sau như tổ chức quá trình sản xuất, quá trình tiêu thụ của doanh nghiệp. Nội dung của công tác này là: - Xây dựng định mức tiêu hao vật tư hợp lý, duy trì định mức tiêu hao cho tất cả các loại sản phẩm, làm căn cứ cho việc xây dựng đơn hàng và tạo điều kiện cho công tác quản lý, cấp phát vật tư. Trên thực tế tình trạng sử dụng lãng phí, thất thoát vật tư vẫn còn xảy ra nhiều ở các doanh nghiệp, đặc biệt là ở các doanh nghiệp Nhà nước. Vật tư không được kiểm soát chặt chẽ, bộ phận sử dụng trực tiếp sẽ không có ý thức tiết kiệm, không đặt ra những biện pháp cụ thể để sử dụng có hiệu quả. Phân công công việc không rõ ràng, khi giá thành bị đẩy lên, chất lượng không đảm bảo lợi nhuận giảm doanh nghiệp không biết quy trách nhiệm cho bộ phận nào để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời. - Tổ chức phân tích tình hình sử dụng vật tư định kỳ. Sau mỗi kỳ thực hiện doanh nghiệp tổ chức đánh giá toàn bộ quá trình cấp phát vật tư. Đơn vị thời gian có thể tính theo thời gian hoàn tất một đơn hàng tuỳ theo mức độ biến động và sự cần thiết sau mỗi quá trình. Nội dung đánh giá bao gồm từ khâu tiếp nhận vật tư, tổ chức cấp phát, các thủ tục chứng từ đảm bảo tính pháp lý đến công tác bảo quản dự trữ, tình hình dự trữ tồn kho. Đánh giá phải làm rõ tình hình, nêu được mặt tốt, mặt khiếm khuyết và phương hướng trong thời gian tới, cũng như những kiến nghị để rút ra kinh nghiệm và đưa ra những biện pháp cải tạo kịp thời. - Phát động chính sách tiết kiệm vật tư tới từng khâu, từng cán bộ công nhân viên. Chính sách tiết kiệm không thể thực hiện đơn thuần bằng cách kêu gọi người lao động không gây lãng phí nguyên vật liệu mà phải trang bị cho họ những kiến thức để thực hành tiết kiệm, kiến thức đó chính là trình độ tay nghề của người lao động. Có được đội ngũ công nhân thành thạo tay nghề, doanh nghiệp phải biết nâng cao ý thức lao động của họ, làm cho mọi người phải thấy được rằng khi lãng phí một nguyên vật liệu họ đã làm mất đi bao nhiêu đồng vốn và sự lớn mạnh của doanh nghiệp gắn liền với sự đóng góp và quyền lợi của mỗi người. III - Tạo lập môi trường và điều kiện để thực hiện các giải pháp. 1 - Tạo lập môi trường. Các yếu tố thuộc môi trường sản xuất kinh doanh là các yếu tố khách quan mà các doanh nghiệp không thể kiểm soát được. Nghiên cứu các yếu tố này không nhằm để điều khiển nó theo ý muốn của doanh nghiệp mà nhằm tạo ra khả năng thích ứng một cách tốt nhất với xu hướng vận động của nó. Môi trường sản xuất kinh doanh tác độngliên tục đến hoạt động của doanh nghiệp theo những xu hướng khác nhau, vừa tạo ra cơ hội vừa hạn chế khhả năng thực hiện mục tiêu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ảnh hưởng của môi trường kinh doanh có thể ở các thứ bậc khác nhau: Vi mô – vĩ mô; mạnh - yếu; trực tiếp – gián tiếp...nhưng về nguyên tắc cần phản ánh được sự tác động của nó trong chiến lược phát triển sản xuất của doanh nghiệp. Vì vậy để quá trình sản xuất được diễn ra liên tục doanh nghiệp phải chủ động xây dựng cho mình một môi trường làm việc phù hợp. Ở Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc để hoạt động sản xuất được diễn ra liên tục, cũng như tạo được những điều kiện tốt để thực hiện các giải pháp về công tác hậu cần vật tư sản xuất, Xí nghiệp phải tạo cho mình một môi trường sản xuất riêng phù hợp. Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc là Xí nghiệp sản xuất quy mô nhỏ, xong bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần xây dựng cho mình môi trường hoạt động sản xuất môi trường hoạt động sản xuất ở Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúcđược xây dựng chủ yếu về các mặt: - Xí nghiệp quan tâm đến yếu tố trình độ khoa học công nghệ: Hiện nay công nghệ mới liên tục ra đời có những tính năng tác dụng tốt hơn công nghệ cũ, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Vì thế cần chú ý đến việc áp dụng những tiến bộ khoa học công nghệ mới tới việc đổi mới công nghệ để sản phẩm có sự cạnh tranh cao, Xí nghiệp hiện đang sử dụng các loại máy móc thiết bị còn lạc hậu xong lãnh đạo công ty đang cố gắng thay đổi và áp dụng các loại máy móc, trang thiết bị hiện đại. - Yếu tố về tài chính: Muốn hoạt động sản xuất được tiến hành thì yếu tố đầu tiên là phải có chi phí để sản xuất. Tài chính của Xí nghiệp sẽ quyết định tới mọi công tác của Xí nghiệp trong đó có công tác hậu cần vật tư. Xí nghiệp cần xây dựng kế hoạch sử dụng nguồn tài chính một cách cụ thể hợp lý. - Yếu tố về con người: Đây là yếu tố quyết định quan trọng trong mọi công việc nói chung và công tác hậu cần nói riêng. Xí nghiệp thường xuyên tổ chức cho cán bộ công nhân viên đi học nhằm nâng cao trình độ, năng lực để áp dụng vào thực tế sản xuất. Ngoài những yếu tố chính để tạo lập môi trường hoạt động của Xí nghiệp, bên cạnh đó kết hợp với những quan điểm, chính sách phát triển ngành như: Chính sách về thị trường, chính sách tạo vốn cho ngành cơ khí, chính sách thuế, chính sách đầu tư cho nghiên cứu và phát triển, chính sách đào tạo nguồn nhân lực. Những chính sách này là điều kiện tốt để hoạt động sản xuất của các doanh nghiệp đạt hiệu quả cao. Thông qua những chính sách này Xí nghiệp có thể áp dụng xây dựng thêm vào môi trường hoạt động của mình để có được môi trường hoạt động tốt hơn, phù hợp với thực tế sản xuất của mình. Ngoài sự tác động của ngành cơ khí tới hoạt động của Xí nghiệp thì yếu tố quan trọng nữa là sự quan tâm, giúp đỡ của chính quyền địa phương cho hoạt động sản xuất của Xí nghiệp, tạo điều kiện tốt để Xí nghiệp ổn định xây dựng cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động sản xuất và để tạo cho Xí nghiệp có môi trường hoạt động ổn định và thoải mái. Tóm lại: Đây là các yếu tố chủ yếu để tạo môi trường sản xuất của Xí nghiệp được diễn ra liên tục. Ngoài ra còn các yếu tố khác tác động bổ trợ tạo cho Xí nghiệp có một môi trường sản xuất tốt. Đây cũng là điều kiện quan trọng cho hoạt động sản xuất của xí nghiệp. 2 - Điều kiện để thực hiện các giải pháp. Công tác hậu cần sản xuất vật tư có ý nghĩa quan trọng với quá trình sản xuất của xí nghiệp nó là đầu vào cho quá trình sản xuất. Chính vì vậy xí nghiệp rất quan tâm đến công tác này và tạo mọi điều kiện tốt để thực hiện các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hậu cần vật tư sản xuất. Điều kiện để thực hiện các giải pháp đó là: - Thực hiện tốt công tác kiểm kê, có báo cáo chính xác về thực tế sản xuất của các phân xưởng cũng như nhu cầu sử dụng vật tư của phân xưởng, để từ đó xác định nhu cầu vật tư một cách chính xác . - Phải thường xuyên tổ chức công tác tìm hiểu thị trường về nguồn hàng, xác định được nguồn hàng một cách chính xác giúp cho công tác thu mua tạo nguồn được đảm bảo kịp thời. - Nắm vững các loại sản phẩm sản xuất và vật tư cần để sản xuất các loại sản phẩm đó, định mức sử dụng các loại vật tư cho một sản phẩm để từ đó có kế hoạch cung ứng đồng bộ vật tư đảm bảo cho sản xuất được diễn ra liên tục. - Công tác hậu cần vật tư ở Xí nghiệp diễn ra liên tục. Do đó, để thực hiện tốt công tác này Xí nghiệp phải tổ chức xây dựng bộ máy đảm nhiệm công tác hậu cần vật tư thật tốt, cán bộ phần vật tư phải làm việc một cách khoa học, tổ chức hợp lý, có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận. - Để công tác hậu cần vật tư được diễn ra liên tục đảm bảo cho sản xuất thì ngoài yếu tố con người thực hiện làm công tác đó thì vấn đề vốn cũng rất quan trọng vì đây là điều kiện tiên quyết để tiến hành sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy Xí nghiệp cần phải lập kế hoạch sử dụng vốn một cách hợp lý. Tranh thủ huy động vốn từ các nguồn khác nhau với chi phí thấp, có biện pháp nhằm sử dụng có hiệu quả nguồn vốn đi vay. - Nguồn vật tư để sản xuất một lượng sản phẩm luôn là một số hữu hạn chính vì vậy để sử dụng một cách hiệu quả nhất nguồn vật tư này thì điều kiện ở đây là: + Nâng cao ý thức trách nhiệm bảo quản, tiết kiệm vật tư trong đội ngũ cán bộ công nhân viên. + Thường xuyên kiểm tra giám sát hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu nhằm hoàn chỉnh hơn nữa và bổ sung điều chỉnh kịp thời những bất hợp lý. Phải có một môi trường sản xuất tốt để thực hiện các giải pháp. Tóm lại: Xí nghiệp tạo mọi điều kiện tốt nhất để các phòng ban có thể thực hiện các giải pháp một cách suôn sẻ. KẾT LUẬN Qua thời gian nghiên cứu thực tập tại Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc, em đã tìm hiểu về thực trạng công tác hậu cần vật tư của Doanh nghiệp. Thông qua đó trau dồi kiến thức thực tế để vận dụng vào trong công việc sau này, đồng thời mạnh dạn đưa ra một số giải pháp với hy vọng đóng góp một phần nhỏ bé của mình vào việc hoàn thiện hơn trong công tác hậu cần vật tư ở doanh nghiệp. Đề tài đã phân tích đánh giá thực tế công tác hậu cần vật tư của Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc. Trong đó các vấn đề được đề cập: Tính xác định nhu cầu và lập kế hoạch hậu cần vật tư, tình hình mua vật tư, tình hình sử dụng vật tư, tình hình dự trữ bảo quản vật tư. Đề tài cũng nêu ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hậu cần vật tư ở Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc. Sau một thời gian thực tập ở Xí nghiệp, em được làm quen với thực tế công tác hậu cần vật tư của Xí nghiệp. Nhưng do kinh nghiệp thực tế của em còn hạn chế nên bài viết còn nhiều thiếu xót về nội dung cũng như phạm vi yêu cầu. Em rất mong các thầy cô giáo và ban lãnh đạo của Xí nghiệp giúp đỡ đóng góp để em có thể hoàn thiện kiến thức của mình hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy cô trong khoa Thương mại và kinh tế quốc tế đã giúp đỡ em trong thời gian học tập tại trường, đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn đến thầy GS.TS Đặng Đình Đào và toàn thể ban lãnh đạo Xí nghiệp đã giúp đỡ và hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề thực tập trong đợt thực tập này. Em xin chân thành cảm ơn.! MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I 2 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ DỊCH VỤ HẬU CẦN VẬT TƯ PHỤC VỤ SẢN XUẤT 2 I. Dịch vụ hậu cần vật tư phục vụ sản xuất ở các doanh nghiệp. 2 1. Vật tư. 2 2. Hậu cần vật tư. 4 3. Vai trò của công tác hậu cần vật tư. 4 4. Sự tác động qua lại của việc đảm bảo vật tư và quá trình sản xuất. 5 II. Nội dung của công tác dịch vụ hậu cần vật tư phục vụ sản xuất. 6 1. Nghiên cứu thị trường và lập kế hoạch mua sắm vật tư cho sản xuất. 6 1.1. Vị trí và đặc điểm của kế hoạch mua sắm vật tư cho sản xuất. 7 1.2. Nội dung và trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư. 8 2. Tổ chức mua sắm vật tư. 11 2.1. Dự báo nhu cầu vật tư. 12 2.2. Các nguồn hàng và đặc điểm. 13 2.3. Các hình thức thu mua tạo nguồn hàng. 15 2.4. Tổ chức ký hợp đồng mua bán vật tư phục vụ sản xuất. 18 3. Tổ chức tiếp nhận vận chuyển và bảo quản vật tư. 19 3.1 Tổ chức tiếp nhận. 19 3.2. Tổ chức chuyển vật tư về kho. 21 3.3. Tổ chức bảo quản vật tư. 21 4. Tổ chức cấp phát vật tư cho sản xuất. 22 5. Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư và thanh quyết toán. 25 5.1. Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư. 25 5.2. Các phương pháp quyết toán. 27 III. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác dịch vụ hậu cần vật tư sản xuất 29 1. Yếu tố khách quan. 29 2. Yếu tố chủ quan. 30 CHƯƠNG II 32 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC DỊCH VỤ HẬU CẦN VẬT TƯ PHỤC VỤ SẢN XUẤT Ở XÍ NGHIỆP CƠ ĐIỆN VĨNH PHÚC 32 I. Khái quát về xí nghiệp cơ điện vĩnh phúc và đặc điểm vật tư sử dụng. 32 1. Vài nét về xí nghiệp cơ điện vĩnh phúc. 32 2. Cơ cấu tổ chức của xí nghiệp cơ điện vĩnh phúc. 34 2.1. Giám đốc Xí nghiệp. 36 2.2. Phó giám đốc Xí nghiệp. 36 2.3. Phòng tổ chức hành chính bảo vệ. 36 2.4. Phòng kinh tế kỹ thuật. 37 2.5. Phòng tài chính kế toán. 38 2.6. Các phân xưởng. 38 3. Đặc điểm vật tư sử dụng. 38 II. Phân tích tình hình thực hiện công tác dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất ở xí nghiệp cơ điện vĩnh phúc. 39 1. Xí nghiệp lập và thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư. 39 1.1. Công tác xác định nhu cầu vật tư. 39 1.2. Công tác tạo nguồn. 49 2. Tố chức thu mua, vận chuyển và bảo quản vật tư. 49 3. Tổ chức cấp phát cho vật tư sản xuất. 51 4. Kiểm tra sử dụng và thanh quyết toán. 52 III. Kết quả hoạt động SXKD của Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc. 54 IV. Đánh giá ưu, nhược điểm về công tác hậu cần vật tư cho sản xuất ở Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc. 56 1. Những ưu điểm. 56 2. Nhược điểm. 57 CHƯƠNG III 59 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC DỊCH VỤ HẬU CẦN VẬT TƯ PHỤC VỤ SẢN XUẤT Ở XÍ NGHIỆP CƠ ĐIỆN VĨNH PHÚC. 59 I. Phương hướng phát triển của xí nghiệp cơ điện vĩnh Phúc trong thời gian tới. 59 1. Phương hướng phát triển của Xí nghiệp cơ điện Vĩnh Phúc trong thời gian tới. 59 2. Các biện pháp và phương pháp quản lý nhằm bảo đảm việc thực hiện tốt công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất. 62 II. Những giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác hậu cần vật tư cho sản xuất. 63 1. Tăng cường xác định nhu cầu vật tư một cách chính xác. 63 2. Chủ động khai thác tạo nguồn vật tư kịp thời cho sản xuất. 64 3. Đảm bảo cung ứng đồng bộ vật tư cho sản xuất. 66 4. Hoàn thiện bộ máy đảm nhiệm công tác hậu cần vật tư. 66 5. Huy động và sử dụng vốn có hiệu quả công tác đảm bảo vật tư. 67 6. Sử dụng một cách có hiệu quả nhất nguồn vật tư cho sản xuất. 68 III. Tạo lập môi trường và điều kiện để thực hiện các giải pháp. 69 1. Tạo lập môi trường. 69 2. Điều kiện để thực hiện các giải pháp. 71 KẾT LUẬN 74