Đề tài Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty CP xuất nhập khẩu Tiến Phát

chứng từ kế toán: Một trong những đặc trưng của hạch toán kế toán là ghi nhận thông tin phải có căn cứ chứng từ. Chứng từ kế toán là bằng chứng xác minh nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Công ty đã sử dụng các loại chứng từ kế toán theo đúng quy định hiện hành như các loại phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn bán hàngCách ghi chép và luân chuyển chứng từ hợp lý, thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu đồng thời đáp ứng được nhu cầu của công tác quản lý. ¨ Hình thức sổ sách công ty đang áp dụng: Để phù hợp với quy mô cũng như điều kiện thực tế, Công ty đang áp dụng hình thức hạch toán Nhật ký chung và các loại sổ của hình thức này theo Quyết định 15 ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính, gồm: Các sổ, thẻ chi tiết ( sổ chi tiết theo dõi công nợ, chi tiết bán hàng, sổ chi tiết tiền vay..), sổ nhật ký đặc biệt; Sổ kế toán tổng hợp (Sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản). Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi chép số liệu trên các sổ kế toán đều được máy thực hiện tự động theo trình tự chương trình đã được cài đặt sẵn theo sơ đồ sau SƠ ĐỒ 03: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC SỔ KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ hàng ngày Nhật Ký Chung Sổ, thẻ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Ghi chú: Hàngngày Đối chiếu: Bảng Cân Đối Tài Khoản Ghi c. tháng Báo Cáo Tài Chính · Cách luân chuyển chứng từ theo hình thức tổ chức Nhật ký chung: Các chứng từ gốc sau khi được phản ánh vào sổ kế toán thích hợp sẽ được tổ chức lưu trữ vào các cặp tài liệu theo sự phân loại của công ty, để dễ kiểm tra, đối chiếu khi cấn thiết. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết và sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Sau đó căn cứ vào sổ Nhật ky chung lấy số liệu vào Sổ Cái các tài khoản. Cuối kỳ, từ sổ, thẻ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết và từ Sổ Cái lập bảng cân đối tài khoản. Sau khi đối chiếu số liệu từ bảng tổng hợp chi tiết với bảng cân đối tài khoản và sổ cái tài khoản, kế toán tiến hành lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác. PHẦN II. THỰC TẾ CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK TIẾN PHÁT 2.1. Khái quát về nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Với mục tiêu đẩy nhanh khối lượng hàng hoá bán ra, khách hàng đến với Công ty được đảm bảo về chất lượng hàng hoá, giá cả phù hợp và có thể lựa chọn hình thức thanh toán thích hợp. Công ty chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng hoá nếu như hàng hoá kém phẩm chất, sai về quy cách. . . Do vậy, Công ty luôn chú trọng các mặt sau: Về chất lượng: Hàng hoá trước khi bán được kiểm tra kỹ lưỡng về chất lượng, chủng loại, quy cách,. . . Về giá bán: Được xác định trên giá mua thực tế cộng chi phí thu mua, bảo quản và gắn liền với sự vận động của giá cả thị trường. Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương thức bán hàng chủ yếu là bán hàng trực tiếp. Hàng hoá được Công ty thu mua hoặc nhập khẩu nhập về kho Công ty, sau đó xuất bán theo hợp đồng mua bán đã ký kết với khách hàng. Khách hàng của Công ty chủ yếu là khách hàng cũ, quen thuộc nên ngoài hình thức thanh toán ngay thì thường là thanh toán sau (cho khách hàng chịu). Phương thức thanh toán đa dạng nhưng chủ yếu là thanh toán bằng tiền mặt, séc, tiền gửi ngân hàng. Là một doanh nghiệp kinh doanh XNK nên nghiệp vụ bán hàng trong Công ty luôn được chú trọng. Các hình thức bán hàng trong Công ty bao gồm: Bán hàng nhập khẩu. Bán hàng nội địa. 2.2.Tổ chức công tác kế toán doanh thu bán hàng 2.2.1. Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán sử dụng Chứng từ kế toán: Tuy hoạt động trong lĩnh vực XNK nhưng Công ty XNK Tiến Phát chủ yếu là nhập khẩu hàng tiêu dùng, vật tư, máy móc thiết bị phục vụ nhu cầu tiêu dùng và sản xuất trong nước. Công ty thường nhập khẩu hàng hoá, vật tư, máy móc theo đơn đặt hàng của một hay một số đơn vị kinh doanh thương mại trong nước (bán buôn hay bán lẻ). Tuy nhiên, giá trị mỗi lần xuất hàng để bán thường rất lớn nên các nhân viên phòng kinh doanh phải lập hóa đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT) cho hàng bán ra. Hoá đơn bán hàng có giá trị như lệnh xuất kho, đồng thời là cơ sở để kế toán theo dõi, ghi chép, phản ánh doanh thu bán hàng, theo dõi công nợ cũng như việc xuất- tồn kho trên thẻ kho kế toán. như vậychứng từ ban đầu làm căn cứ ghi sổ của kế toán doanh thu bán hàng là hoá đơn bán hàng Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ vì vậy hoá đơn bán hàng Công ty đang sử dụng là Hoá đơn GTGT mẫu 01- GTKT- 3LL. Hoá đơn được lập làm 3 liên: Liên 1: Lưu Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Dùng để thanh toán. Trên mỗi hoá đơn được ghi đầy đủ, đúng các yếu tố: Giá bán chưa có thuế, thuế GTGT, tổng giá thanh toán (Xem biểu mẫu số 1). Ngoài ra, còn sử dụng các chứng từ như: Giấy báo Có Ngân hàng, Phiếu nhập kho,. . . Tài khoản kế toán: Doanh thu bán hàng của Công ty bao gồm: Doanh thu bán hàng nhập khẩu. Doanh thu bán hàng nội địa. Do đặc điểm kinh doanh của Công ty, để theo dõi kết quả bán hàng của hàng hoá có nguồn gốc khác nhau, Công ty đã sử dụng TK 511- Doanh thu bán hàng, và mở chi tiết 2 TK cấp hai: TK 5111- Doanh thu bán hàng nhập khẩu. TK 5112- Doanh thu bán hàng nội địa. Ngoài ra, kế toán bán hàng còn sử dụng các TK liên quan khác như: TK 131, TK 3331, TK 111,. . . Kế toán không sử dụng TK 521, TK 531, TK 532 để phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu. Sổ kế toán, cơ sở, phương pháp ghi sổ: Công ty sử dụng các sổ, thẻ kế toán chi tíêt: Sổ bán hàng, thẻ kho kế toán, sổ chi tiết phải thu của khách hàng. Các sổ Cái tài khoản: TK 131, TK 511, TK 3331. Các bảng kê chứng từ, Nhật ký Chung. + Sổ bán hàng: Thực chất là sổ chi tiết bán hàng, kế toán sử dụng để theo dõi tình hình bán hàng đối với từng loại hàng hoá theo nguồn gốc hàng bán ra (hàng nhập khẩu hay hàng nội địa), đồng thời theo dõi giá vốn hàng bán theo từng mặt hàng, từng lô hàng. + Sổ chi tiết phải thu của khách hàng Để theo dõi việc thanh toán công nợ của từng khách hàng. Cơ sở ghi sổ là: Hoá đơn bán hàng, Thẻ kho kế toán, Phiếu thu tiền, Giấy báo Có Ngân hàng. + Thẻ kho kế toán: Để theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn kho của hàng hoá theo từng mặt hàng về cả số lượng và giá trị của hàng hoá. Thẻ kho kế toán chính là căn cứ để kế toán bán hàng theo dõi và xác định giá vốn hàng bán. Ngoài ra, thẻ kho kế toán còn được mở để theo dõi doanh thu và thuế GTGT đầu ra của lô hàng. Cơ sở ghi sổ: Phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng (thay phiếu xuất kho). Sơ đồ trình tự lên số liệu sổ kế toán doanh thu bán hàng như sau: (Sơ đồ số 10) Chứng từ gốc (Hoá đơn, giấy báo Có,) Nhật ký Chung Sổ Cái TK 511, Sổ Cái TK 131 Sổ chi tiết DTBH, PTKH Bảng tổng hợp chi tiêt DTBH,... Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Biểu mẫu số 1: Hoá đơn GTGT HOÁ ĐƠN (GTGT) Ngày 10 tháng 10 năm 2007 Mẫu số: 01. GTKT- 3LL GU/ 2003B No: 029922 Đơn vị bán hàng: Công ty XNK Tiến Phát Địa chỉ: 78 Nguyễn lương Bằng- Đống Đa- Hà nội. Số Tài khoản: 710B- 00790 điện thoại: Mã số: 0100514947 Người mua hàng: Công ty DVXD Thương mại An Phương. Đơn vị: HĐ: 206 Địa chỉ: Hình thức thanh toán: TM Mã số: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvị SL đơn giá Thành tiền 1 2 Quạt Tgió Vege 630 Quạt Tgió Vege 500 Chiếc Chiếc 2 2 18.455.600 23.428.400 Thuế suất GTGT: 10% Cộng tiền hàng: 41.884.000 Tiền thuế GTGT: 4.188.400 Tổng cộng tiền thanh toán: 46.072.400 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi sáu triệu không trăm bảy mươi hai nghìn bốn trăm đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi họ tên) 2.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu bán hàng nhập khẩu: - Để kế toán doanh thu bán hàng nhập khẩu, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT và sử dụng TK 5111- Doanh thu bán hàng nhập khẩu; TK 3331- Thuế GTGT đầu ra phải nộp. Sổ kế toán sử dụng: Sổ bán hàng nhập khẩu, thẻ kho kế toán hàng nhập khẩu, Sổ Cái TK 131, Sổ Cái TK 511, Sổ Cái TK 3331, Bảng kê chứng từ bán hàng, Nhật ký Chung. Phương pháp kế toán: Khi nhận được hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT) do phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán căn cứ vào tổng số tiền khách hàng chấp nhận thanh toán để hạch toán doanh thu và các khoản phải thu của khách hàng. Kế toán doanh thu bán hàng ghi vào Nhật ký Chung theo bút toán sau: Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán. Có TK 5111: Doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT. Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp. Khi nhận được Phiếu thu tiền mặt hoặc giấy báo Có của Ngân hàng thông báo khách hàng đã trả tiền hàng, kế toán mới thực hiện bút toán ghi giảm các khoản phải thu của khách hàng. Đồng thời, căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi vào Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết công nợ, Thẻ kho kế toán hàng nhập khẩu. Chẳng hạn như: Trong kỳ, phòng kinh doanh của Công ty bán quạt thông gió cho Công ty Thiết kế và DVXD Thương mại. Căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 029922 ngày 10/05/2007 và phiếu xuất kho có đầy đủ các yếu tố đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ do phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán vào Bảng tổng hợp chứng từ bán hàng (Hàng nhập khẩu) (xem bảng số 1). (Bảng số 1) BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ BÁN HÀNG (HÀNG NHẬP KHẨU) THÁNG 10/2007 Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi Nợ các TK Số HĐ Ngày Doanh số Thuế GTGT 111 112 131 . . . Tống số 029918 10/10 Phin-Cty Vlang 37.421.619 1.871.381 39.293.000 39.293.000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 029920 19/10 Phin-Cty CoMin 95.420.954 4.771.048 100.192.002 100.192.002 029921 19/10 Phin-Cty CoMin 93.333.331 4.666.667 97.999.998 97.999.998 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 029922 21/10 Quạt TG-Cty TK & DVXD TM 41.884.000 4.188.400 46.072.400 46.072.400 029923 22/10 Van- Cty TK&DVXD TM 84.018.183 4.200.909 88.219.092 88.219.092 029925 29/10 Chất thử ga-Cty CoMIN 412.160 20.608 432.768 432.768 Chất thử dầu-Cty CoMin 2.637.840 131.892 2.769.732 2.769.732 Tổng cộng: 433.988.092 25.893.076 459.881.168 459.881.168 Các chứng từ gốc có liên quan đến hàng nhập khẩu, là căn cứ để kế toán ghi vào Sổ chi tiết bán hàng nhập khẩu (Bảng số 3), Thẻ kho kế toán (Bảng số 4). Đồng thời, kế toán bán hàng tổng cộng số phát sinh trong kỳ đã tập hợp được trên Sổ chi tiết bán hàng để lập Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh chuyển cho kế toán tổng hợp (Bảng số 5). Cuối kỳ, căn cứ vào Bảng kê chứng từ hàng hoá bán ra (Hàng nhập khẩu) Nhật ký Chung dòng 4 trang 4 ( bảng số 6), ( trích doanh thu quạt thông gió) Sau khi Nhật ký Chung được lập (Bảng số 6), kế toán làm căn cứ để kế toán tổng hợp ghi Sổ Cái TK 511 (Bảng số 7). (Bảng số3) SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG NHẬP KHẨU Hàng hoá: Quạt Thông gió Chứng từ Nội dung Số lượng Số tiền Trong đó Số Ngày Doanh số Thuế GTGT Tiền vốn phí Tồn đầu kỳ: Tháng 10/2007 029922 10/10 Bán cho Cty DVXD Thương Mại An Phương 4 41.884.000 4.188.400 39.684.160 Cộng phát sinh: 41.884.000 4.188.400 39.684.160 Dư cuối kỳ: Bảng số 4 THẺ KHO KẾ TOÁN Số: 11942 Hàng hoá: Quạt thông gió Đơn vị: Chiếc. Mã: Chứng từ Nội dung Nhập kho Xuất kho Tồn kho Số Ngày SL T.tiền SL T. vốn Doanh số Thuế GTGT SL T.tiền Dư Tháng 9sang: Tháng 10/2007 019425 8/10 -Nhập quạt Vege 630 2 17.155.600 -Nhập quạt Vege 500 2 15.931.200 -Thuế Nkhẩu 6.597.360 029922 10/10 -Bán quạt 39.684.160 Vege 630 2 18.455.600 1.845.560 -Bán quạt Vege 500 2 23.428.400 2.342.840 Cộng PS: 39.684.160 39.684.160 41.884.000 4.188.400 Dư cuối kỳ: (Bảng số 5) BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁN HÀNG NHẬP KHẨU Tháng 10 năm 2007 STT Tên hàng hoá, dịch vụ bán ra Doanh số 1 Phin lọc không khí 266.175.904 2 Quạt thông gió 41.884.000 3 Máy hút buị 84.018.183 4 Chất thử dầu 2.637.840 5 Chất kiểm tra nồng độ ga 412.160 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tổng số 433.988.092 Bảng 6 NHẬT KÝ CHUNG Tháng 10 /2007 Trang số: 04 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu TK Số tiền Ngày Sổ Nợ Có Số trang trước chuyển sang 1 45,189,000 45,189,000 . . . . . . . . 10/10 Bán cho Cty DVXD Thương Mại An Phương 4 632 39.684.160 156 39.684.160 131 46.072.400 511 41.884.000 3331 4.188.400 .... .... .... .... .... .... .... .... .... Cộng chuyển trang sau 459.881.168 459.881.168 Bảng 7 Số cái Tháng 10năm 2007 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng Số hiệu: TK 511 NT GS Chứng từ Diễn giải Nhật Ký Chung TKĐƯ Số tiền SH Ngày Trang STT dòng Nợ Có Dư đầu năm 10 31/10 DT bán hàng NK 131NK 433.988.092 15 31/10 DT bán hàng NĐ 131NĐ 129.322.129 14 31/10 K/c DTT xđ kquả 31 8 911 563.310.221 Cộng PS Tháng: 563.310.221 563.310.221 Số dư cuối Tháng: Luỹ kế từ đầu năm Bên cạnh việc theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm thì việc theo dõi công nợ đối với khách hàng là rất quan trọng, bởi vì việc đẩy mạnh được hàng hoá tiêu thụ sẽ trở lên vô nghĩa khi hàng hoá bán ra mà Công ty lại không thu được nợ hoặc nếu bị khách hàng chiếm dụng vốn quá nhiều thì sẽ làm giảm hiệu quả kinh doanh. Vì thế, để có thể theo dõi được công nợ của khách hàng một cách chính xác, đáp ứng được yêu cầu quản trị thì song song với việc kế toán ghi chép, phản ánh doanh thu hàng nhập khẩu là thực hiện ghi chép phản ánh các khoản phải thu của khách hàng mua hàng nhập khẩu. - Để tiện cho việc theo dõi công nợ của khách hàng, kế toán Công ty sử dụng các Sổ kế toán sau: + Sổ theo dõi thanh toán với khách hàng: Dùng để theo dõi tình hình khách hàng thanh toán tiền hàng cho Công ty. Sổ này theo dõi cho các đối tượng khách hàng và được lập căn cứ vào các Phiếu thu, giấy báo Có Ngân hàng, Hoá đơn GTGT cùng với bảng kê thu tiền mặt, tiền gửi.(Xem bảng số 8) + Sổ chi tiết TK 131- Phải thu của khách hàng: Theo dõi tình hình công nợ của từng khách hàng. Sổ này được lập căn cứ vào Hóa đơn GTGT, Sổ theo dõi thanh toán của khách hàng. (Bảng số 9) +Sổ Cái TK 131: Phản ánh tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TK 131. (Bảng số 10) Trình tự ghi sổ: Khi bán hàng, căn cứ vào Hoá đơn bán hàng (GTGT), kế toán ghi vào Sổ chi tiết Phải thu của khách hàng. đồng thời, ghi vào Bảng tổng hợp chứng từ bán hàng (Hàng nhập khẩu) để theo dõi khoản tiền khách hàng trả ngay (tiền mặt , tiền gửi ngân hàng), khoản tiền khách hàng chịu ở cột ghi Nợ các tài khoản. Đối với những khách hàng trả tiền ngay thì kế toán lập Phiếu thu tiền mặt để thủ quỹ thu tiền hàng. Từ Phiếu thu tiền mặt, hàng ngày kế toán ghi số liệu vào cột TK 111 trên sổ quỹ tiền mặt. Trên Sổ quỹ, tuỳ theo nghiệp vụ phát sinh mà kế toán ghi TK đối ứng với TK 111 là khác nhau. Đối với những khách hàng nợ tiền hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111,112: Khoản tiền khách hàng trả ngay. Nợ TK 131: Khoản tiền khách hàng chịu. Có TK 5111: Doanh thu bán hàng (Hàng nhập khẩu) Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp. Trong kỳ, nếu khách hàng trả tiền khoản đã chịu tiền hàng thì căn cứ vào Phiếu thu tiền mặt, giấy báo Có Ngân hàng, kế toán ghi vào Sổ theo dõi thanh toán với khách hàng.. Đồng thời, kế toán cộng tổng số phát sinh trong kỳ đã tập hợp được trên sổ chi tiết phải thu của khách hàng để lập Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh, chuyển cho kế toán tổng hợp và chuyển Nhật ký Chung và ghi vào Sổ Cái TK 131. Trên cơ sở số liệu trên Sổ tổng hợp công nợ của khách hàng, kế toán đối chiếu với số liệu trên Sổ Cái TK 131; đối chiếu Số liệu trên Sổ tổng hợp chi tiết bán hàng với Sổ Cái TK 511. (Bảng số 7) SỔ THEO DÕI THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG Tháng 10/2007 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ TK 131 (NK) Số Ngày Nợ Có PT 01 15/10 Cty CoMin trả nợT11/2003 112 198.192.000 PT 02 19/10 Cty HBC ứng tiền hàng NK 112 200.000.000 PT 03 21/10 Cty CP Hà Anh ứng T.hàng 112 16.665.934 Tổng cộng: 414.857.934 (Bảng số 8) SỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG Số hiệu: TK 131 Tên khách hàng: Cty DVXD Thương mại An Phương Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có 1.Số dư đầu kỳ: 20.321.200 2.Số phát sinh: 029922 10/10 Mua 4 quạt Tgió VEGE 5111 41.884.000 3331 4.188.400 3. Cộng số phát sinh: 46.072.400 4. Số dư cuối kỳ: 66.393.600 (Bảng số 9) Số cái Tháng 10 năm 2007 Tên tài khoản: Phải thu của khách hàng Số hiệu: TK 131 NT GS Chứng từ Diễn giải Nhật Ký Chung TK ĐƯ Số tiền SH Ngày Trang Dòng Nợ Có Dư đầu kỳ: 50.956.000 10 31/10 PTCKH mua hàng NK 5111 433.988.092 3331 25.893.076 13 31/10 K.hàng NKtrả nợ 112 414.857.934 15 31/10 PTCKH mua hàng NĐ 5112 129.322.129 3331 12.932.129 18 31/10 K.hàng NĐ trả nợ 111 80..820.000 Cộng PS Tháng: 602.135.426 495.677.934 Số dư cuối Tháng: 157.413.492 Doanh thu bán hàng nội địa: Thực chất thì giữa hàng bán nội địa và hàng bán nhập khẩu chỉ khác nhau về nguồn gốc mua vào. Công ty tách riêng hình thức kinh doanh này chủ yếu là để tiện cho công tác quản trị, nhằm xác định chiến lược kinh doanh mặt hàng trong nước hay mặt hàng nhập khẩu của nước ngoài, sao cho đạt kết quả tốt nhất trong kinh doanh. Do đó công tác kế toán doanh thu hàng kinh doanh nội địa cũng được tổ chức và tiến hành như bình thường (Tương tự như kế toán doanh thu bán hàng nhập khẩu). +Căn cứ ghi sổ: Hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT). +TK sử dụng: TK 5112- Doanh thu bán hàng (Hàng nội địa). +Sổ kế toán sử dụng: Sổ bán hàng nội địa, Sổ theo dõi thanh toán với khách hàng mua hàng nội địa, Thẻ kho kế toán (Hàng nội địa) và Sổ Cái các TK 511, TK 131. Phương pháp kế toán: Tương tự hình thức bán hàng nhập khẩu. Căn cứ vào Hoá đơn bán hàng (GTGT), kế toán vào Bảng tổng hợp chứng từ bán hàng (Hàng nội địa). Sau khi các chứng từ gốc được sử dụng để lập Nhật ký Chung thì làm căn cứ để kế toán tiếp tục lên các sổ, thẻ chi tiết như : Thẻ kho (Hàng nội địa), Sổ chi tiết phải thu của khách hàng (khách mua hàng nội địa), Sổ bán hàng (Hàng nội địa). Đồng thời, cuối kỳ kế toán bán hàng tính tổng chi tiết số phát sinh từ các Sổ chi tiết bán hàng (Hàng nội địa) ; phải thu của khách hàng mua hàng nội địa để gửi cho kế toán tổng hợp để lên Sổ Cái TK 511, Sổ Cái TK 131. (Xem bảng số 7,số 9). Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu: Các mặt hàng của Công ty đều không phải thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, mặt khác, trong kỳ lại không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu (mà nếu có phát sinh khoản giảm trừ doanh thu thì Công ty thực hiện bút toán đỏ ngay trên TK 511). Bởi vậy, doanh thu thuần trong kỳ được xác định chính là doanh thu bán hàng thu được. Là một Công ty Thương mại thì việc ghi giảm doanh thu là không thể tránh khỏi. Trong trường hợp như vậy thì Công ty cũng không sử dụng các TK 531, TK 532 mà ghi bằng bút toán đỏ trên TK 511. 2.3. TÌNH HÌNH THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY XNK TIẾN PHÁT Việc thực hiện xác định kết quả bán hàng ở Công ty XNK Tiến Phát được thực hiện vào cuối mỗi kỳ kế toán (cuối mỗi Tháng). Kết quả bán hàng của Công ty được xác định như sau: Kết quả bán hàng = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng, chi phí QLDN Như vậy, để xác định kết quả bán hàng của Công ty, kế toán tổng hợp của công ty phải có được số liệu tổng hợp của doanh thu bán hàng thuần, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Do Công ty không sử dụng các tài khoản phản ánh giảm trừ doanh thu mà thực hiện bút toán đỏ ngay trên TK 511 khi có các nghiệp vụ làm giảm trừ doanh thu. Vì thế, doanh thu thuần của Công ty được xác định bằng (=) tổng doanh thu bán hàng và bằng (=) tổng cộng số phát sinh bên Có của TK 511. 2.3.1. Kế toán giá vốn hàng bán Phương pháp xác định giá vốn hàng bán. Hàng hoá kinh doanh của Công ty chủ yếu là hàng hoá tiêu dùng, hàng hoá vật tư, máy móc thiết bị,. . ..có thể là hàng nhập khẩu về bán ra hoặc cũng có thể là hàng mua lại của các Công ty kinh doanh sản xuất trong nước bán ra để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng, sản xuất trong nước. Do xuất xứ của mỗi mặt hàng khác nhau nên mỗi mặt hàng sẽ có cách xác định trị giá vốn khác nhau. Trị giá vốn của hàng xuất kho: Công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Do chủng loại hàng hoá không đồng nhất, nhập về theo từng lô nên việc quản lý giá thực tế hàng xuất kho được kế toán dùng phương pháp giá thực tế đích danh: Trị giá thực tế của lô hàng nhập. Khi đó, trị giá vốn thực tế của lô hàng xuất kho chính là trị giá vốn thực tế của lô hàng đó tại thời điểm nhập kho. Điều này được thể hiện rõ trên thẻ kho kế toán phản ánh tình hình nhập -xuất mặt hàng quạt thông gió (Trích số liệu trên thẻ kho ở Bảng số 4) như sau: Ngày Nội dung SL Thành tiền Dư Tháng 9 chuyển sang: 0 Nhập kho trong Tháng 10: 8/10 Quạt Tgió Vege 630 2 17.155.600 Quạt Tgió Vege 500 2 15.931.200 Thuế nhập khẩu 6.597.360 Xuất kho trong Tháng 10: 10/10 Quạt Tgió Vege 630 2 39.684.160 Quạt Tgió Vege 500 2 Như vậy, theo cách đánh giá theo trị giá vốn thực tế của lô hàng nhập kho sẽ là căn cứ để xác định giá bán hợp lý, đủ bù đắp chi phí và có lãi. Theo cách đánh giá này thì kế toán tập hợp trực tiếp các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng như chi phí vận chuyển, chi phí giao nhận, thuế nhập khẩu. . . vào giá trị lô hàng đó. Trị giá vốn của hàng mua nhập kho = Trị giá mua thực tế của hàng mua về + Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng Do xuất sứ của mỗi mặt hàng khác nhau nên mỗi mặt hàng lại có cách xác định trị giá vốn thực tế không giống nhau. +Đối với hàng nhập khẩu thì tùy theo sự thoả thuận của hai bên mua và bán trên hợp đồng ngoại thương mà giá mua hàng nhập khẩu được tính theo giá FOB hoặc giá CIF. Giá FOB là giá bán tại cảng của nước bán. Người mua phải chịu chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm và mọi rủi ro tổn thất trong quá trình vận chuyển. Hàng hoá thuộc về người mua hàng khi hàng bắt đầu lên tàu. Giá CIF là giá bao gồm giá FOB cộng chi phí bảo hiểm và cước vận tải quốc tế, người bán hàng giao hàng tại cảng của người mua. Người mua chịu trách nhiệm nhận hàng hoá nhập khẩu và chịu chi phí bốc dỡ hàng hoá tại cảng. Khi đó: Trị giá vốn thực tế của hàng NK mua về nhập kho = Giá CIF (FOB) + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm, thuế NK +Đối với hàng hoá mua trong nước thì giá vốn thực tế của hàng hoá mua về nhập kho là giá trên hoá đơn không bao gồm thuế GTGT cộng với các khoản phát sinh trong quá trình mua hàng. Giá vốn thực tế của hàng bán: Trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ bao gồm trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho để bán cộng với chi phí bảo quản, phân loại, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã tiêu thụ. Theo nguyên tắc phù hợp của Kế toán tài chính, để xác định chính xác kết quả kinh doanh sau một kỳ hoạt động của đơn vị, kế toán phải xác định phần chi phí tương ứng với doanh thu thực hiện. Như vậy, để xác định kết quả bán hàng một cách chính xác hơn thì khi xác định giá vốn hàng bán, ta phải phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho số hàng đã bán ra trong kỳ. Tuy nhiên, do hoạt động kinh doanh của Công ty khá ổn định, tốc độ luân chuyển hàng hoá không có biến động lớn, hàng hoá tồn kho không nhiều, việc nhập xuất hàng hoá của Công ty chủ yếu thực hiện theo hợp đồng và đã có đầu ra, đầu vào tương đối chắc chắn nên để xác định giá vốn thực tế của hàng tiêu thụ, Kế toán có công thức tính như sau: Trị giá vốn thực tế của hàng đã bán = Trị giá vốn thực tế của hàng xuất bán + Tổng chi phí bán hàng, chi phí QLDN Với cách xác định giá vốn hàng bán như trên, Kế toán giá vốn hàng bán vẫn đảm bảo đánh giá tương đối chính xác kết quả bán hàng, đồng thời làm đơn giản hoá sự phức tạp không cần thiết cho công tác kế toán của công ty. Tuy nhiên, do đặc điểm của ngành thương mại, hoạt động kinh doanh không phải lúc nào cũng ổn định, nên, cách xác định giá vốn hàng bán của Công ty như hiện nay sẽ ảnh hưởng đến tính chính xác của kết quả kinh doanh trong kỳ mà hoạt động kinh doanh có biến động lớn. Kế toán giá vốn hàng bán. Chứng từ ban đầu: Để phản ánh giá vốn hàng bán, Kế toán yêu cầu phòng kinh doanh cung cấp Hồ sơ hàng hoá (đối với hàng nhập khẩu), phiếu nhập kho, Hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT có giá trị như lệnh xuất kho). Khi nhận được đủ chứng từ này, kế toán hàng hoá làm căn cứ nhập kho, đồng thời xác định giá vốn của lô hàng xuất bán. Do hàng hoá của Công ty thường được giao hàng tay ba nên kế toán sử dụng thẻ kho để tiện cho việc theo dõi tình hình luân chuyển hàng hoá của Công ty trong kỳ. Tài khoản kế toán sử dụng: Để phản ánh giá vốn của hàng bán, Kế toán Công ty sử dụng TK 632- Giá vốn hàng bán. TK 632 phản ánh trị giá vốn của hàng hoá đã bán và kết chuyển trị giá vốn hàng bán sang TK 911- Xác định kết quả kinh doanh , để tính kết quả bán hàng. Để theo dõi chi tiết tình hình kinh doanh, kế toán mở TK cấp hai cho TK 632: +TK 6321- Giá vốn hàng nhập khẩu. +TK 6322- Giá vốn hàng nội địa. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng TK 156- Hàng hoá, để phản ánh tình hình nhập xuất hàng hoá. Do Công ty áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên khi hàng mua về nhập kho kế toán hạch toán vào TK 156 cũng như khi xuất hàng bán, kế toán kết chuyển ngay giá vốn hàng bán từ TK 156 sang TK 632. Phương pháp kế toán giá vốn hàng bán: Khi nhận được đầy đủ những chứng từ đảm bảo số hàng đã được bán, căn cứ vào Hoá đơn bán hàng, Phiếu nhập kho, sau khi kế toán phản ánh doanh thu bán hàng vào Sổ bán hàng, kế toán phải phản ánh giá vốn hàng bán do đó kế toán xác định giá vốn hàng bán để ghi vào cột Tiền vốn của lô hàng đã bán đó vào Sổ bán hàng cũng như vào cột xuất của Thẻ kho kế toán. Để có thể hình dung ra công tác kế toán giá vốn hàng bán ở Công ty XNK Tiến Phát, ta đi vào xem xét ví dụ cụ thể sau: Nhằm tiện cho việc theo dõi và dễ hình dung, ta tiếp tục xem xét việc phản ánh giá vốn của hàng bán ra là Quạt thông gió (Xem mẫu biểu số 1: Hoá đơn GTGT số 029922 ngày 10/10). Cùng với việc phản ánh doanh thu của lô hàng đã bán là 41.884.000, thì kế toán phải xác định giá vốn hàng bán (là 39.684.160) để ghi vào Sổ chi tiết bán hàng (Xem bảng số 3), Thẻ kho kế toán (Bảng số 4). Đồng thời, kế toán vào Nhật ký Chung (Bảng số 7) theo định khoản làm căn cứ để cuối kỳ ghi Sổ Cái TK 156, Sổ Cái TK 632. Cuối kỳ, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển doanh thu từ TK 511 sang bên Có TK 911, đồng thời kết chuyển giá vốn hàng bán từ TK 632 sang bên Nợ TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Sau đó, kế toán tổng hợp căn cứ số liệu tổng hợp trên để ghi vào Sổ Cái TK 632 (Bảng số 11) TK 911(Xem kế toán xác định kết quả kinh doanh). (Bảng số 11) Số cái Tháng 10 năm 2007 NTGS Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TKĐƯ Số tiền SH Ngày Trang Dòng Nợ Có Số dư đầu năm 11 3110 Giá vốn hàng bán (NK) 156NK 315.673.584 12 31/10 Giá vốn hàng bán (NĐ) 156NĐ 73.164.532 17 31/10 K/c giá vốn để xđ kquả 911 388.838.116 Cộng PS Tháng: 388.838.116 388.838.116 Số dư cuối Tháng: Luỹ kế từ đầu năm Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán Số hiệu: TK 632 2.3.2. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Trong quá trình kinh doanh, Công ty muốn thực hiện được công tác tiêu thụ sản phẩm thì phải chi ra khoản tiền như: Chi trả lương cho các công nhân viên, chi tiền điện, nước, giao dịch, ký kết,. . .Để tiến hành xác định kết quả thì Công ty phải tính những khoản chi đó, hạch toán vào chi phí. Tuy nhiên, chi phí đó bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán chi phí bán hàng: -Nội dung các khoản chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá. Kế toán tập hợp các khoản chi phí bán hàng để phân bổ cho số hàng đã tiêu thụ trong kỳ phục vụ cho việc xác định kết quả bán hàng. Chi phí bán hàng bao gồm: +Chi phí nhân viên bán hàng: Lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. +Chi phí vận chuyển, bốc vác, lưu kho, giao nhận. . . +Chi phí về : Tiền điện nước, điện thoại, VPP, tiếp khách, xe, công tác phí. +Chi phí bằng tiền khác. +Hải quan, giám định, bảo hiểm. Khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng, phòng kinh doanh cần tập hợp đầy đủ chứng từ chứng minh các khoản chi đó là có thực, hợp lý để kế toán có căn cứ tập hợp chi phí bán hàng. Chứng từ ban đầu: Để kế toán chi phí bán hàng, cần căn cứ trên Phiếu chi tiền mặt, giấy báo Nợ của ngân hàng, Bảng kê chi tiền mặt, Chứng từ vận chuyển, Hoá đơn thanh toán của các dịch vụ mua ngoài, Bảng tính lương và BHXH, BHYT, KPCĐ,. . . Tài khoản sử dụng: Kế toán chi phí bán hàng của Công ty sử dụng TK 641- Chi phí bán hàng, để phản ánh toàn bộ khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá. Tuy nhiên, kế toán CPBH của Công ty không sử dụng tài cấp hai cho TK 641. Phương pháp ghi sổ: Tại Công ty, kế toán không sử dụng Sổ chi tiết TK 641 để theo dõi các khoản chi phí bán hàng phát sinh hàng ngày. Căn cứ vào chứng từ gốc phản ánh các khoản chi phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng: Phiếu chi, Giấy báo nợ ngân hàng, Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, Kế toán lập bảng kê chi tiền mặt, Bảng kê chi tiền gửi Ngân hàng, Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương do phòng kinh doanh chuyển sang làm cơ sở để cuối kỳ Kế toán ghi vào Nhật ký Chung và Sổ Cái Để có thể hình dung một cách cụ thể, ta đi vào xem xét ví dụ sau: Trong Tháng 10/2007, Công ty có chi khoản tiền mặt nhằm phục vụ cho công tác bán hàng (Tiền thuê vận chuyển hàng bán ). Kế toán viết phiếu chi để thanh toán. (Biểu mẫu số 2) BIỂU MẪU SỐ 2 PHIẾU CHI Ngáy 22 tháng 10 năm 2007 Quyến số . .. . . Số: 02 Mẫu số 02- TT QĐ số 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Nợ: TK 641 Có: TK 111 Họ tên người nhận tiền: Địa chỉ: Lý do chi: Trịnh Hoài Nam. Cty Vigeba Vận chuyển Phin bán cho Cty CoMin Số tiền: 2.500.000 đ Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu năm trăm nghìn đồng chẵn. Ngày 22 tháng 05 năm 2007 Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi họ tên) Căn cứ vào phiếu chi, định kỳ 20 ngày 1 lần kế toán lập Bảng kê chi tiền mặt (Bảng số 15A). Và căn cứ vào giấy báo Nợ ngân hàng kế toán lập Bảng kê chi tiền gửi Ngân hàng (Bảng số 15B). Cuối kỳ, căn cứ vào Bảng kê chi tiền mặt, Bảng kê chi tiền gửi Ngân hàng, Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương (Bảng số 15C) để kế toán lập Bảng tổng hợp các khoản chi phí. (Bảng số 16). Đồng thời kế toán căn cứ vào đó để lập Nhật ký Chung, để làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái TK 641 (Bảng số 18). (Bảng số 15 A) BẢNG KÊ CHI TIỀN MẶT Số: 01 Từ ngày 20/10/2007 Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 111 Ghi Nợ các TK SH Ngày 641 642 133 . . . PC02 22/10 V/c Phin bán 2.500.000 2.500.000 . . .. . . ... . . .. . .. . . . . .. . .. . .. PC05 28/10 Hội nghị khách hàng 3.963.800 3.963.800 PC08 28/10 Chi mua xăng đi công tác 2.355.808 2.355.808 . . ... . . ... . . .. . .. . . .. . ... PC10 02/11 Trả tiền điện thoại 6.288.040 5.716.400 517.640 . . .. . . ... . . .. . .. . .. . . . . .. . . PC32 09/11 Chi mua văn phòng phẩm 1.325.698 1.325.698 . . ... . . .. . . . . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . . .. . .. . .. . .. Cộng: 31.569.231 13.268.593 10.932.650 . . .. . .. . . .. . ... (Bảng số 15B) BẢNG KÊ CHI TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Số: 21 Từ ngày 01/10/2007 Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK112 Ghi Nợ các TK SH Ngày 641 642 133 . . . 05/10 Trả tiền điện thoại 7.012.940 6.375.400 637.540 08/10 Chi tiền vận chuyển, bốc vác 3.500.000 3.500.000 . . .. . .. . . .. . .. . .. . .. . .. . .. . . .. . ... 15/10 VPP điện nước 2.500.000 2.500.000 . . .. . . . . .. . .. . .. . . . . .. . .. . ... Cộng: 20.530.158 8.561.350 9.231.581 . . .. . ... . . .. . ... (Bảng số 15C) TRÍCH BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Tháng 10 năm 2007 STT Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 334 TK 338 TK 335 Tổng Lương Phụ cấp Khoản khác Cộng Có TK 334 TK 3382 (2%) TK 3383 (15%) TK 3384 (2%) Cộng Có TK 338 . . ... . . .. . .. . ... . . .. . ... . . .. . ... . . .. . ... . . .. . .. . . . . .. . ... . . .. . .. . . .. . ... . . .. . . . . .. . . . . .. . . 3. TK 641 6.500.000 130.000 975.000 130.000 1.235.000 7.735.000 4. TK 642 8.500.000 170.000 1.275.000 170.000 1.615.000 10.115.000 Cộng: . . .. . .. . . .. . .. . . .. . . . . .. . .. . . .. . . . . .. . ... . . .. . .. . . .. . .. . . .. . . . . .. . .. Bảng số 16 TRÍCH BẢNG TỔNG HỢP CÁC KHOẢN CHI PHÍ Tháng 10 năm 2007 Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Ghi Nợ các TK chi phí 641 642 133 . . .. . . 1.Chi TMặt 111 . . .. . .. . .. . . . . .. . .. . .. . .. . ... . . .. . .. . .. . .. . . .. . ... Bảng kê chi TM số 01 13.268.593 10.932.650 . . ... . . .. . .. . .. . .. . . .. . .. . . . . .. . .. . . Tổng cộng chi TM: 34.402.560 32.562.180 2. Chi tiền gửi Ngân hàng 112 . . .. . .. . ... . . .. . .. . . . . .. . .. . . . . .. . .. Bảng kê chi tiền gửi số 21 8.561.350 9.231.584 . . .. . .. . . . . .. . .. . .. . .. . . .. . .. . ... . . .. . . Tổng cộng chi Tgửi: 22.562.160 25.132.621 3. Chi lương CNV 334 Chi lương CNV tháng 10 6.500.000 8.500.000 . . .. . .. . . .. . . . . .. . .. Tổng cộng chi tiền lương: 20.500.000 23.135.000 4. Các khoản trích theo lương 338 Khoản trích tháng 10 1.235.000 1.615.000 . . .. . .. . . . . .. . .. . . .. . ... Tổng cộng khoản trích: 3.895.000 4.395.650 Tổng chi: 81.359.720 85.225.451 Bảng 17 NHẬT KÝ CHUNG Tháng 10/2007 Trang số: 31 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số trang trước chuyển sang 456.125.723 456.125.723 31/10 K/c doanh thu thuần 8 511 911 563,310,221 563,310,221 31/10 K/c giá vốn hang bán 9 911 632 388,838,116 388,838,116 31/10 K/c Chi phí bán hàng 10 911 641 81,359,720 81,359,720 31/10 K/c Chi phí QLDN 11 911 642 85,225,451 85,225,451 31/10 K/c lãi 12 911 421 7,886,934 7,886,934 Cộng chuyển sang trang sau 2.165.789.200 2.165.789.200 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí phục vụ cho quá trình quản lý liên quan đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Cũng giống như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng được tập hợp để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty bao gồm: + Chi phí nhân viên quản lý: Lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. + Chi phí công cụ, VPP, chi phí hành chính. +Khấu hao TSCĐ. +Tiền điện thoại, điện nước, xăng, xe,. . . +Sửa chữa thường xuyên. +Dự phòng phải thu khó đòi. +Chi phí khác bằng tiền. Để kế toán doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng chứng từ bao gồm: Phiếu chi, giấy báo Nợ ngân hàng, Bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương, Bảng khấu hao TSCĐ và các chứng từ khác có liên quan. Phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán không sử dụng TK cấp hai của TK 642 và cũng không mở sổ chi tiết Chi phí quản lý doanh nghiệp để theo dõi chi tiết các khoản chi quản lý phát sinh hàng ngày. -Phương pháp kế toán: Tương tự kế toán chi phí bán hàng, kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp cũng căn cứ các chứng từ gốc kế toán lập Bảng kê chi tiền mặt (Bảng số 15A), Bảng kê chi tiền gửi ngân hàng (Bảng số 15B), Bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương (Bảng số 15C), Bảng tính khấu hao,.. Đồng thời, kế toán căn cứ vào các Bảng kê chi tiền, Bảng tính khấu hao, Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương để lập Bảng tổng hợp chi phí, sau đó làm căn cứ ghi Nhật ký Chung và làm căn cứ ghi Sổ Cái TK 642. Cuối kỳ, khi đã có đầy đủ các chứng từ sổ sách, số liệu thì kế toán bán hàng và kế toán tập hợp chi phí chuyển sang cho kế toán tổng hợp để kết chuyển DTT, Giá vốn hàng bán, CPBH, CP QLDN vào TK 911 để xác định kết quả bán hàng. 2.4. Kế toán xác định kết quả bán hàng Kết quả bán hàng là kết quả cuối cùng của hoạt động bán hàng trong một kỳ nhất định, được thể hiện bằng số tiền lãi hoặc lỗ. Để hạch toán xác định kết quả bán hàng, Kế toán Công ty sử dụng TK 911- Xác định kết quả kinh doanh và TK 421- Lợi nhuận chưa phân phối. Kế toán tổng hợp căn cứ vào số liệu do kế toán bán hàng và kế toán tập hợp chi phí chuyển sang để kết chuyển Doanh thu thuần, Giá vốn hàng bán, Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 911- Xác định kết quả kinh doanh. Sau đó, xác định kết quả bán hàng theo công thức sau: Kết quả bán hàng = DTThuần - Gvốn hàng bán - CPBH - CP QLDN. KQBH = 563.310.221 - 388.838.116 - 81.359.720 - 85.225.451 = 7.886.934 Kết chuyển kết quả bán hàng xác định lãi (lỗ) theo bút toán ghi trên Nhật ký Chung Bảng 18 Số cái Tháng 10 năm 2007 Tên tài khoản: Chi phí bán hàng Số hiệu: TK 641 NTGS Chứng tứ Diễn giải Nhật ký Chung TKĐƯ Số tiền SH Ngày Trang Dòng Nợ Có 16 31/10 Chi phí bán hàng bằng TM 111 34.402.560 Chi phí bán hàng bằng TGNH 112 22.562.160 Lương 334 20.500.000 Khoản trích theo lương 338 3.895.000 23 31/10 K/c CPBH để xđ kquả 911 81.359.720 Cộng PS Tháng: 81.359.720 81.359.720 Số dư cuối Tháng: Luỹ kế từ đầu năm Bảng 19 Số cái Tháng 10 năm 2007 Tên tài khoản: Chi phí quản lý doanh nghiệp Số hiệu: TK 642 NTGS Nhật ký Chung Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH Ngày Nợ Có 19 31/10 CP QLDN bằng TMặt 111 32.562.180 CP QLDN bằng TGNH 112 25.132.621 Lương nhân viên quản lý 334 23.135.000 Các khoản trích theo lương 338 4.395.650 24 31/10 K/c CP QLDN để xđkq 911 85.225.451 Cộng PS Tháng: 85.225.451 85.225.451 Số dư cuối Tháng: Luỹ kế từ đầu năm Căn cứ vào các chứng từ đã được lập liên quan đến xác định kết quả, Kế toán ghi vào Sổ Cái TK 911- Xác định kết quả kinh doanh. Bảng 20 Số cái Tháng 10 năm 2007 Tên tài khoản: Xác định kết quả kinh doanh Số hiệu: TK 911 NTGS Chứng từ Diễn giải Nhật ký Chung TK ĐƯ Số tiền SH Ngày Trang Dòng Nợ Có 20 31/10 K/c giá vốn hàng bán 632 388.838.116 21 31/10 K/c DTBH thuần 511 563.310.221 23 31/10 K/c chi phí bán hàng 641 81.359.720 24 31/10 K/c chi phí QLDN 642 85.225.451 25 31/10 K/c lợi nhuận bán hàng đã xác định 421 7.886.934 Cộng PS Tháng: 563.310.221 563.310.221 Số dư cuối Tháng: Luỹ kế từ đầu năm PHẦN III. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY XNK TIẾN PHÁT 3.1. NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY XNK TIẾN PHÁT Trong điều kiện hiện nay, các doanh nghiệp phải đứng trước nhiều khó khăn thử thách của nền kinh tế bởi họ phải đứng trước nhiều vấn đề như: Cạnh tranh về giá cả, về chất lượng sản phẩm, quan tâm về chính sách quản lý vĩ mô của Nhà nước và đặc biệt là khi mà những yêu cầu của người tiêu dùng ngày càng cao. Do đó, lợi nhuận cao và an toàn trong kinh doanh luôn là mục tiêu hàng đầu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Để đạt được mục tiêu đó thì mỗi doanh nghiệp cần phải có chiến lược kinh doanh phù hợp, nắm bắt được nhu cầu thị trường; tuy nhiên nhìn chung các doanh nghiệp đều tìm cách chiếm lĩnh thị trường, tăng doanh thu, giảm chi phí. Nhận thức được điều đó, ban lãnh đạo Công ty đã và đang cố gắng khai thác phát huy thế mạnh và khắc phục những khó khăn của mình, nắm bắt nhu cầu thị trường, tìm kiếm đối tác kinh doanh, tạo đà cho Công ty đứng vững và ngày càng phát triển trên thị trường. Để có được kết quả tích cực đó là do Công ty đã có sự kết hợp chặt chẽ giữa ban lãnh đạo với các phòng ban, trong đó, có sự đóng góp không nhỏ của phòng kế toán. Với cách bố trí công việc một cách khoa học, hợp lý như hiện nay, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng nói riêng của Công ty đã đạt được hiệu quả nhất định. Trong quá trình thực tập tại Công ty XNK Tiến Phát, trên cơ sở nội dung lý luận kết hợp với thực tế tại Công ty, em xin trình bày một số nhận xét về công tác kế toán nói chung, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng như sau: Ưu điểm: Nhìn chung, công tác kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng đã cung cấp những thông tin cần thiết cho công tác quản trị kinh doanh của Công ty cũng như các đơn vị quản lý tài chính Nhà nước như: Cục thuế, Bộ tài chính, . . ..Đồng thời, các thông tin do bộ phận kế toán Công ty cung cấp thường nhanh chóng, chính xác, kịp thời và đầy đủ, giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các bộ phận kế toán, giúp cho việc lập Báo cáo kế toán thuận lợi, dễ dàng, chính xác. Thứ nhất, việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán tài chính. Hiện nay, công ty đang sử dụng hệ thống Tài khoản theo quyết định 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 có sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với điều kiện thực tế Công ty. Nói chung, việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán của Công ty hiện nay trong công tác kế toán tương đối hợp lý và khoa học. Thứ hai, việc sử dụng hệ thống chứng từ nhìn chung Công ty đã thực hiện tốt quy định về hoá đơn, chứng từ ban đầu. Căn cứ vào chế độ chứng từ kế toán Nhà nước ban hành và nội dung các hoạt động kinh tế cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó, Công ty đã xây dựng cho mình một hệ thống mẫu biểu chứng từ phù hợp, quy định việc ghi chép các hoạt động kinh tế vào từng biểu mẫu chứng từ kế toán cụ thể. Các chứng từ ban đầu này sau khi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ mới được sử dụng làm căn cứ để ghi Sổ chi tiết và Nhật ký Chung. Quá trình lập và luân chuyển chứng từ đã đảm bảo cho công tác kế toán của Công ty được thực hiện một cách kịp thời, chính xác. Thứ ba, về hệ thống sổ kế toán của Công ty được tổ chức ghi chép theo hình thức Nhật ký Chung, mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, đáp ứng kịp thời nhu cầu cung cấp thông tin cho các bộ phận liên quan. Thứ tư, phòng kế toán Công ty có cơ cấu gọn nhẹ, tuy chỉ với biên chế 5 người nhưng được sắp xếp phù hợp với yêu cầu hạch toán cũng như trình độ nghiệp vụ của từng người. Mỗi nhân viên đều có kinh nghiệm và có trách nhiệm với công việc được giao. Công tác kế toán được phân công một cách rõ ràng, cụ thể đã phát huy được tính chủ động sáng tạo cũng như tinh thần trách nhiệm và sự thành thạo trong công việc của mỗi người. Việc kiểm tra giữa các phần hành kế toán tương đối tốt. Ngoài ra, để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, việc tổ chức kế toán chi tiết về công nợ, doanh thu được thực hiện một cách khoa học, hợp lý rất thuận tiện khi có nhu cầu thông tin chi tiết. Cụ thể: + Sổ bán hàng được lập một cách khoa học, thuận tiện cho việc theo dõi hoạt động tiêu thụ hàng hoá của phòng kinh doanh của Công ty. Thông qua sổ bán hàng, không chỉ theo dõi doanh thu của lô hàng xuất bán mà còn theo dõi cả giá vốn của lô hàng bán đó. Như vậy, thông qua Sổ bán hàng có thể xác định được lãi gộp của lô hàng xuất bán, từ đó cho biết mặt hàng nào đem lại lợi nhuận cao hơn để có những chiến lược kinh doanh phù hợp. + Thẻ kho kế toán:Không chỉ theo dõi số lượng và giá trị của hàng nhập- xuất- tồn mà còn theo dõi cả doanh thu và thuế GTGT đầu ra của lô hàng bán. Thẻ kho giúp kế toán bán hàng theo dõi tình hình xuất kho hàng bán một cách kịp thời. +Để giảm bớt khối lượng công việc, kế toán đã sử dụng thêm Bảng kê, Bảng tổng hợp như Bảng tổng hợp bán hàng Nhập khẩu, Bảng kê chi tiền,. . . Ngoài những ưu điểm kể trên thì trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty không tránh khỏi những hạn chế nhất định cần nghiên cứu, khắc phục, nhằm hoàn thiện công tác kế toán. 3.2. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY XNK TIẾN PHÁT Ngày nay, kế toán không chỉ đơn thuần là công việc tính toán, ghi chép đơn thuần về vốn và sự vận động của vốn trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị, mà còn là bộ phận chủ yếu của hệ thống thông tin kinh tế, là công cụ thiết yếu để quản lý tài chính trong doanh nghiệp nói chung và nền kinh tế nói riêng. Để có thể thực hiện tốt vai trò của kế toán thì yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, đáp ứng với yêu cầu quản lý vi mô và vĩ mô là vấn đề vô cùng cấp bách. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một phần khá quan trọng của công tác kế toán doanh nghiệp, là bộ phận cung cấp thông tin về công tác bán hàng, xác định kết quả kinh doanh của từng hoạt động. Từ những thông tin đầy đủ, kịp thời do kế toán cung cấp, ban lãnh đạo Công ty thấy được kết quả thực tế của từng hoạt động kinh doanh, để từ đó phân tích, xác định được mặt mạnh, mặt yếu trong kinh doanh của doanh nghiệp, phục vụ cho công tác quản lý, hoạch định chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng là vấn đề cần thiết đối với bất cứ doanh nghiệp nào. Muốn vậy, trước hết công tác kế toán phải dựa trên các yêu cầu sau: -Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với chế độ, chính sách, thể lệ văn bản pháp quy về kế toán do Nhà nước ban hành, phù hợp yêu cầu quản lý của Nhà nước. -Phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp. -Phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán. -Phải đảm bảo hiệu quả, gọn nhẹ, tiết kiệm. Trước yêu cầu hoàn thiện hơn công tác kế toán của Công ty cho hợp với chế độ Nhà nước, phù hợp với trình độ của cán bộ kế toán Công ty trên cơ sở những kiến thức đã được học và những tìm hiểu về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty, em xin đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty, như sau: +Thứ nhất do chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ là tương đối lớn mà căn cứ trên TK 156- Hàng hoá, ta thấy chênh lệch giữa hàng tồn kho đầu kỳ với cuối kỳ là tương đối lớn nên để tính toán kết quả kinh doanh trong kỳ một cách chính xác, thì nên phân bổ CPBH, CP QLDN cho hàng bán ra trong kỳ theo công thức sau: CPBH (CPQLDN) phân bổ cho hàng đã bán trong kỳ = CPBH (CP QLND) phân bổ cho hàng còn lại đầu kỳ + CPBH (CPQLDN) phát sinh trong kỳ - CPBH (CPQLDN) phân bổ cho hàng còn lại cuối kỳ +Thứ hai, hiện nay do Công ty đã có nhiều cố gắng trong việc đảm bảo chất lượng hàng hoá bán ra nên không có các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh, thế nhưng là một doanh nghiệp thương mại thì không tránh khỏi những khoản giảm trừ doanh thu. Mặt khác, việc phát sinh những khoản ghi giảm doanh thu thường liên quan đến nhiều thủ tục, chứng từ thì mới có thể đảm bảo công tác hạch toán theo đúng quy định nhưng kế toán Công ty lại không sử dụng TK 531, TK 532. Nếu kế toán Công ty sử dụng các tài khoản ghi giảm doanh thu khi có các nghiệp vụ phát sinh thì sẽ làm cho việc theo dõi, quản lý được thuận tiện, đơn giản, góp phần hạch toán theo đúng quy định. +Thứ ba, do nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển , cạnh tranh ngày càng gay gắt. Đặc biệt, với việc ngày càng phát triển của khoa học, công nghệ thì công tác kế toán càng phải được tổ chức sao cho gọn nhẹ, chính xác, nhanh chóng mới có thể giúp cho công tác quản trị của Công ty được tốt. Muốn vậy, kế toán Công ty cần được trang bị một hệ thống máy tính với những phần mềm kế toán trợ giúp cho các nhân viên kế toán hoàn thành tốt công việc của mình. Mặc dù hiện nay Công ty bắt đầu đưa phần mềm kế toán AF vào sử dụng nhưng lại chưa chính thức. Điều này, cho thấy công ty ngoài việc trang bị máy móc thiết bị hiện đại thì cần có chương trình đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán để nhanh chóng thích ứng với điều kiện thực hiện kế toán máy. Khi đó, công việc của bộ phận kế toán sẽ giảm đi rất nhiều, đồng thời chất lượng của thông tin mà kế toán cung cấp sẽ nâng lên. +Thứ tư, Công ty cần xem xét lại việc theo dõi khoản phải thu của khách hàng (mở chi tiết 131NK, 131NĐ) là có cần thiết hay không. Bởi việc theo dõi chi tiết khoản phải thu của khách hàng chủ yếu là để kiểm soát khoản nợ của khách hàng cụ thể, nên việc mở chi tiết theo TK 131 NK, TK 131NĐ là vừa phức tạp mà không hiệu quả. Trên đây là một số ý kiến đóng góp của riêng em về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty XNK Tiến Phát với hi vọng góp phần hoàn thiện hơn công tác kế toán của công ty. LỜI KẾT Như vậy, bán hàng và xác định kết quả bán hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của Công ty. Điều đó đòi hỏi bộ máy quản lý Công ty phải có kiến thức tổng hợp và chuyên sâu về lĩnh vực kinh doanh để nắm bắt thị trường, từ đó đưa ra được những chiến lược cụ thể, phù hợp. Trong chiến lược đó thì kế toán có một vai trò không nhỏ trong việc cung cấp thông tin cần thiết cho ban lãnh đạo, để ban lãnh đạo nắm bắt tình hình sát xao, nhanh chóng đưa ra quyết định của mình, nắm bắt cơ hội kinh doanh. Vì vậy, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng cần phải được củng cố ngày càng hoàn thiện, thực sự trở thành công cụ đắc lực trong việc quản lý tài chính cũng như trong vạch định chiến lược của ban lãnh đạo Công ty. Nhận thức được điều đó, Công ty XNK Tiến Phát đang có những quan tâm tới khâu quản lý kinh doanh và công tác kế toán nói chung, công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng nói riêng với hy vọng sẽ đáp ứng yêu cầu quản lý ngày càng cao. Với kiến thức đã được học và qua quá trình thực tập tại Công ty XNK Tiến Phát, cùng sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo TS. Phạm Thị Bích Chi, giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: “Tổ chức công tác kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty XNK Tiến Phát”. Do trình độ và thời gian có hạn nên chuyên đề của em không khỏi tránh được những thiếu sót. Em mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo, để bài viết của em hoàn thiện hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn giáo vỉên hướng dẫn TS. Phạm Thị Bích Chi, cùng toàn thể các thầy cô trong trường và các cán bộ công nhân viên trong Công ty đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Sinh viên Nguyễn Văn Tân = Doanh thu bán hàng -