Đề tài Công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty xây dựng Hợp Nhất

ị và tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL. Để tiện cho việc quản lý và xác định trị giá nguyên vật liệu xuất dùng, công ty sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước.( FIFO) Chứng từ kế toán: Căn cứ vào hoá đơn GTGT của người bán, bảng kê phiếu nhập kho, phiếu chi, báo cáo thanh toán tiền tạm ứng, giấy báo nợ của Ngân hàng.. Tài khoản sử dụng : Do đặc điểm ngành nghề và địa bàn hoạt động rộng khắp, không cố định mà di chuyển theo đội, theo công trình nên Công ty xây dựng Hợp Nhất chỉ có hệ thống nhà kho tạm thời do các đội tổ chức và quản lý, vì vậy phòng kế toán của Công ty sử dụng tài khoản 621 để hạch toán NVL (ở văn phòng Công ty kế toán chỉ hạch toán trên tài khoản 621 quá trình xuất NVL do kế toán đội chuyển lên), tài khoản 152 – Nguyên vật liệu chỉ được sử dụng ở dưới các đội. 1.1- Khi thu mua và nhập kho vật liệu. Do đặc điểm của công tác xây dựng cơ bản vật liệu phải được cung cấp đến chân công trình và được cung cấp từ nguồn mua ngoài là chủ yếu. Số lượng và đơn giá NVL để thi công công trình được quy định trong thiết kế dự toán. Giá này được Công ty khảo sát trước tại các Công ty gần công trình và được thoả thuận trước. Tuy nhiên trên thực tế bao giờ giá ghi trong thiết kế dự toán cũng cao hơn đôi chút so với giá thực tế để tránh tình trạng có sự biến động về giá vật liệu Công ty có thể bị lỗ. Khi nhận thầu công trình, Công ty thu mua vật liệu trong giới hạn sao cho không quá nhiều gây ứ đọng vốn nhưng cũng không quá 35 ít gây ngừng sản xuất. Đối với hầu hết các loại NVL, thì thường do đội tự mua. Những hợp đồng vật tư do đội ký trực tiếp đối với người cung cấp thì phải có xác nhận của Giám đốc Công ty thì mới có hiệu lực về mua bán. Nghiệp vụ thu mua NVL do kế toán đội kết hợp với phòng kế hoạch của Công ty thực hiện. Giá của vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế trên hoá đơn hoặc trên hợp đồng (thông thường bao gồm cả chi phí vận chuyển), trong trường hợp có các chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua được Công ty cho phép hạch toán vào chi phí của chính công trình đó. Kế toán hạch toán quá trình thu mua NVL được kế toán đội theo dõi chi tiết, kế toán văn phòng Công ty không theo dõi mà chỉ ghi sổ khi xuất vật liệu. Khi thu mua vật liệu nhập kho thủ tục được tiến hành như sau : a- Đối với vật liệu chính sử dụng thi công Khi vật liệu về đến chân công trình, căn cứ vào hoá đơn GTGT của người bán, kế toán đội tiến hành kiểm tra khối lượng và chất lượng vật liệu, ghi số lượng thực nhập và lập “Biên bản đối chiếu thanh toán” có xác nhận của hai bên. Định kỳ theo thoả thuận của hai bên, thông thường là một tháng, kế toán đội cùng người cung cấp lập “Bảng kê đối chiếu vật liệu thanh toán” có xác nhận của hai bên cung cấp và bên nhận vật liệu. Nếu phát hiện thừa thiếu không đúng phẩm chất, quy cách ghi trên chứng từ, kế toán đội sẽ báo cho cấp trên biết đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản kiểm kê để làm căn cứ giải quyết với bên cung cấp. Bảng số 1: HOÁ ĐƠN (GTGT) (Liên 2: giao khách hàng) Ngày 5 tháng 10 năm 2003 Mẫu số: 01 - GTKT - 3LL No: 507445 Đơn vị bán hàng: Tổ hợp khai thác đá Tiến Hợp 36 Địa chỉ: Hoa Lư - Ninh Bình Số tài khoản: ……………….. Điện thoại: ……………………. Mã số: 27 0022671-1 Họ tên người mua hàng: Hoàng Anh Đơn vị: Công ty xây dựng Hợp Nhất Địa chỉ: 50 - Trần Xuân Soạn - HN Số tài khoản: …………….. Hình thức thanh toán:………………. Mã số: 01 0010908 9 -1 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 2 Đá hộc Đá 1 x 2 Vận chuyển đến chân công trình m3 m3 70 30 35.285,8 43.858 2.470.006 1.315.740 Cộng tiền hàng: 3.785.746 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1.892.873 Tổng cộng tiền thanh toán: 3.975.033 Viết bằng chữ: <Ba triệu chín trăm bẩy mươi lăm ngàn không trăm ba mươi ba ngàn đồng> Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Bảng số 2: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---o0o--- BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU THANH TOÁN 37 Hôm nay, ngày 5 tháng 10 năm 2003. Tại Cát Đằng Y Yên, Nam Định Chúng tôi gồm có: I - ĐẠI DIỆN BÊN A (ĐỘI XDCT1 - CÔNG TY XDHỢP NHẤT) 1. Ông Hoàng Anh - Đội trưởng Đội XDCT 1 2. Ông Võ Hữu Hợp - Kế toán đội II - ĐẠI DIỆN BÊN B (TỔ HỢP KHAI THÁC ĐÁ TIẾN HỢP ) 1. Ông Võ Hữu Hợp - Chủ nhiệm Cùng nhau thống nhất đối chiếu các khối lượng đá hộc và đá 1× 2 cung cấp tới chân công trình Đường 10 - Nam Định trong tháng 10 như sau: 1. Khối lượng đá hộc Tổ hợp khai thác đá Tiến Hợp cung cấp tới chân công trình: 70 m3 × 36.000 đ/m3 = 2.520.000 đồng 2. Khối lượng đá 1× 2 Tổ hợp khai thác đá Tiến Hợp cung cấp tới chân công trình: 30 m3 × 45.000 đ/3 = 1.350.000 đồng 3. Giá trị đội XDCT 1 - Công ty XD Hợp Nhất phải trả cho Tổ hợp khai thác đá Tiến Hợp là: 2.484.000 + 1.350.000 = 3.834.000 đồng ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN VẬT LIỆU TỔ HỢP KHAI THÁC ĐÁ TIẾN HỢP Kế toán Vật tư Đội trưởng Bảng số 3: BẢNG KÊ ĐỐI CHIẾU THANH TOÁN Tên vật liệu: Đá hộc giao tại chân công trình Tháng 10 năm 2003 38 I - ĐẠI DIỆN BÊN CUNG CẤP 1. Ông Võ Hữu Hợp - Chủ nhiệm Địa chỉ: Tổ hợp khai thác đá Tiến Hợp - Thị xã Ninh Bình - Tỉnh NB II - ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN VẬT LIỆU 1. Ông Hoàng Anh - Đội trưởng Đội XDCT 1 - Công ty XD Hợp Nhất ST T Ngày tháng Số tickê Đơn vị Số lượng Luỹ kế Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 3/9/2004 4/9/2004 13/9/2004 14/9/2004 15/9/2004 16/9/2004 3 tickê 6 tickê 2 tickê 5 tickê 2 tickê 2 tickê m3 m3 m3 m3 m3 m3 30 14 11 5 5 5 44 54 59 64 69 36.000 36.000 36.000 36.000 36.000 36.000 1.080.000 504.000 396.000 180.000 180.000 180.000 Cộng 70 2.520000 ĐẠI DIỆN BÊN CUNG CẤP ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN VẬT LIỆU Đội trưởng Kế toán Vật tư Bảng số 4: BẢNG KÊ ĐỐI CHIẾU THANH TOÁN Tên vật liệu: Đá 1× 2 giao tại chân công trình Tháng 10 năm 2003 39 I - ĐẠI DIỆN BÊN CUNG CẤP 1. Ông Võ Hữu Hợp - Chủ nhiệm Địa chỉ: Tổ hợp khai thác đá Tiến Hợp - Thị xã Ninh Bình - Tỉnh Ninh Bình II - ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN VẬT LIỆU 1. Ông Hoàng Anh - Đội trưởng Đội XDCT 1 - Công ty XD Hợp Nhất ST T Ngày tháng Số tickê Đơn vị Số lượng Luỹ kế Đơn giá Thành tiền 1 2 3 15/10/2004 16/10/2004 21/10/2004 1 tickê 1 tickê 4 tickê m3 m3 m3 5 5 20 10 30 45.000 45.000 45.000 225.000 225.000 900.000 Cộng 30 1.350.000 ĐẠI DIỆN BÊN CUNG CẤP ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN VẬT LIỆU Đội trưởng Kế toán Vật tư Kế toán đội căn cứ vào “Biên bản đối chiếu thanh toán” và “Bảng kê đối chiếu vật liệu thanh toán” đã có chữ ký của hai bên và căn cứ vào “Hoá đơn GTGT” để làm thủ tục nhập vật tư (Phiếu nhập kho). Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu ở phòng kế hoạch - Liên 2: Chuyển cho văn phòng kế toán Công ty để theo dõi. 40 - Liên 3: Đơn vị giữ. Bảng số 5: Đơn vị: Đội XDCT1 Công ty XD Hợp Nhất PHIẾU NHẬP KHO Ngày 3 tháng 10 năm 2003 Mẫu số 03 - VT QĐ số 1141 TC/ CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài chính Quyển số: 4 Số : 13 Họ tên người giao hàng: Võ Hữu Hợp Theo: ................ Số: .............. Ngày 3 tháng 9 năm 2003 Của: Tổ hợp khai thác đá Tiến Hợp Nhập tại kho: Đội 1 Đơn vị: Việt Nam đồng Số lượng ST T Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị Theo CT Thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Đá hộc VAT 5% m3 30 35.285,8 1.058574 520929 1.111.503 1.080.000 Viết bằng chữ: Nhập ngày 3 tháng 9 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Ké toán trưởng Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị b- Đối với câc loại vật tư khác. 41 Đối với các loại vật tư này thì chỉ cần căn cứ vào các hoá đơn bán hàng, kế toán đội làm thủ tục nhập kho. Bảng số 6: HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG (Liên 2: giao khách hàng) Ngày 5 tháng 10 năm 2004 Mẫu số: 02 - GTTT - 3LL No: 0700096 Đơn vị bán hàng: Vũ Anh Tuấn Địa chỉ: 226 phường Nam Bình - Ninh Bình Số tài khoản:………………… Điện thoại: ………………….. Mã số: 27 00123515-1 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Mạnh Cường Đơn vị: Công ty xây dựng Hợp Nhất Địa chỉ: 50 Trần Xuân Soạn - HN Số tài khoản:……………………. Hình thức thanh toán: tiền mặt Mã số: 01 0010908 9 –1 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 2 3 4 5 Dây cáp ϕ3 Tăng đơ Khoá cáp Nhựa đường Cọc ga sắt m c c kg c 300 6 9 190 20 2.425 24.250 3.880 2.910 9.700 727.500 145.500 34.920 552.900 194.000 Cộng tiền hàng: 1.654.820 Thuế suất GTGT: 3% Tiền thuế GTGT: 49.644 Tổng cộng tiền thanh toán: 1704.464 Viết bằng chữ: Một triệu bẩy trăm linh tư ngàn bốn trăm sáu tư đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Bảng số 7: 42 Đơn vị: Đội XDCT1 Công ty XD Hợp Nhất PHIẾU NHẬP KHO Ngày 5 tháng 10 năm 2003 Mẫu số 03 - VT QĐ số 1141 TC/ CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài chính Quyển số: 7 Số : 21 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Mạnh Cường Theo: HĐBH Số: 070096 Ngày 5 tháng 10 năm 2003 Của: Vũ Anh Tuấn - 226 phường Nam Bình - Ninh Bình Nhập tại kho: Đội 9 Đơn vị: Việt Nam đồng Số lượng ST T Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị Theo CT Thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 2 3 4 5 Dây cáp ϕ3 Tăng đơ Khoá cáp Nhựa đường Cọc ga sắt VAT 3% m c c kg c 300 6 9 210 20 2.425 24.250 3.880 2.910 9.700 727.000 145.500 34920 552.900 194.000 49644 Cộng 1704464 Viết bằng chữ: Nhập ngày 5 tháng 9 năm 2004 Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị 43 2- Khi xuất kho vật liệu Công ty xây dựng Hợp Nhất là đơn vị xây dựng với các đội XDCT đóng trên nhiều địa bàn ngay tại chân công trình nên vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho mục đích xây dựng các công trình theo những hợp đồng mà Công ty đã ký kết. Để tiện cho việc tính toán giá vật liệu xuất dùng được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước. Nhận mặt bằng thi công công trình nào mới mua vật liệu dự trữ cho công trình đó ngay tại chân công trình nên việc xác định giá thực tế xuất kho là tương đối hợp lý và dễ làm. Việc xuất kho vật liệu được tiến hành theo trình tự sau. Căn cứ vào nhu cầu vật tư của công trình, kế toán đội có trách nhiệm cung cấp cho các đội đúng yêu cầu của tiến độ thi công. Kế toán đội sẽ viết “Phiếu xuất kho” cho công trình theo yêu cầu. Vật tư được định sẵn cho từng công trình tuy nhiên Công ty không sử dụng phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức mà vẫn sử dụng phiếu xuất kho vật tư thông thường. Kế toán đội căn cứ vào bản khoán của từng tổ để theo dõi việc cung cấp và sử dụng vật tư cho công trình. Các trường hợp xuất vật tư để điều động nội bộ cũng được sử dụng phiếu xuất vật tư. Phiếu xuất kho có thể lập riêng cho từng thứ vật liệu hoặc chung cho nhiều thứ vật liệu cùng loại, cùng kho và sử dụng cho một công trình. Nếu vật liệu xin lĩnh ngoài kế hoạch thì phải được cấp trên ký duyệt. Phiếu xuất vật tư được lập thành ba liên: - Liên 1: Lưu ở phòng kế hoạch - Liên 2: Chuyển cho văn phòng kế toán Công ty để ghi sổ - Liên 3: Kế toán đội giữ để ghi sổ theo dõi từng bộ phận 44 Bảng số 8 Đơn vị: Đội XDCT1 Công ty XD Hợp Nhất PHIẾU XUẤT KHO Ngày 3 tháng 10 năm 2003 Mẫu số: 02 - VT QĐ số 1141 TC/ CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài chính Quyển số: 4 Số : 2 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Hoãn Lý do xuất kho: Kè đá km 127 - 128 Xuất tại kho: Đội 1 Đơn vị: Việt Nam đồng Số lượng ST T Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 Đá hộc m3 30 35.285,8 1.058.574 1.058574 Viết bằng chữ: <Một triệu không trăm năm mươi tám ngàn năm trăm bẩy tư đông> Xuất ngày 3 tháng 9 năm 2003 45 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho VI – KẾ TOÁN CHI TIẾT QUÁ TRÌNH NHẬP - XUẤT - TỒN KHO VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG MIỀN TÂY Hạch toán chi tiết NVL ở Công ty xây dựng Hợp Nhất thực chất là theo dõi mọi vấn đề về quy cách, chủng loại, số lượng, giá trị và tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL. Việc hạch toán chi tiết NVL tại Công ty xây dựng Hợp Nhất được tiến hành theo phương pháp thẻ song song. Tại văn phòng kế toán Công ty khi nhận được “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho” do phòng kế hoạch chuyển lên, kế toán sẽ lập “Báo cáo luân chuyển kho” cho từng loại vật liệu, từng đội, từng công trình để theo dõi biến động của NVL cả về mặt giá trị và hiện vật. 46 Bảng số 9: BÁO CÁO LUÂN CHUYỂN KHO ĐÁ HỘC Dùng cho công trình R4 - Quốc lộ 10 Tháng 10 năm 2001 Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ S T T Chủng loại vật tư Đơn vị Đơn giá SL TT SL TT SL TT SL TT Phụ ghi 1 2 3 4 5 6 Đá hộc Đá hộc Đá hộc Đá hộc Đá hộc Đá hộc m3 m3 m3 m3 m3 m3 34.286 34.286 34.286 34.286 34.286 34.286 30 14 10 5 5 5 1.028.571 480.000 342.857 171.429 171.429 171.429 30 14 10 5 5 5 1.028.571 480.000 342.857 171.429 171.429 171.429 Cộng 69 2.365.714 69 2.365.714 Ngày 1 tháng 11 năm 2001 Đội trưởng Kế toán Người lập 47 Cuối tháng, căn cứ vào các bảng “Báo cáo luân chuyển kho” của từng loại vật tư, kế toán tổng hợp lại để lập “Báo cáo luân chuyển kho vật tư” cho toàn bộ công trình 48 BÁO CÁO LUÂN CHUYỂN KHO VẬT LIỆU Dùng cho công trình R4 – Quốc lộ 10 Tháng 10 năm 2001 Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ STT Chủng loại vật tư Đơn vị Đơn giá SL TT SL TT SL TT SL TT Phụ ghi 1 Đá hộc m3 34.286 69 2.365.714 69 2.365.714 2 Đá 1×2 m3 42.857 30 1.285.714 30 1.285.714 3 Đá 2×4 m3 42.857 85,6 3.668.571 85,6 3.668.571 4 Subbase m3 38.095,2 33.333,3 479,3 1.701,5 18.259.048 57.016.666 479,3 1.701,5 18.259.048 57.016.666 5 Xi măng tấn tấn 668.182 709.091 3 2.004.546 10 10 6.681.818 7.090.909 13 0 8.686.364 10 7.090.909 6 Cát bêtông m3 15.714,3 50 785.715 50 785.715 7 Cọc tre m 1.000 2.700 2.619.000 2.700 2.619.000 8 Phên nứa tấm 6.790 200 1.358.000 200 1.358.000 9 Cột gỗ cột 14.550 20 291.000 20 291.000 10 Ống cống m 483.920 44 21.292.480 44 21.292.480 11 Vải địa m2 5.509 3.545 8.400 46.275.600 30.000 106.350.000 5.342 19.249 29.427.078 68.236.559 3.058 10.751 16.848.522 38.113.441 Cộng 48.275.600 229.064.635 215.291.909 62.052.872 Ngày 1 tháng 11 năm 2001 Kế toán Người lập 49 Trong nền kinh tế thị trường việc mua bán hàng hoá được diễn ra nhanh gọn trên cơ sở thuận mua vừa bán. Vật tư của Doanh nghiệp thông thường được mua chịu với thời hạn trả khoảng một hoặc hai tháng. Khi giao hàng bên cung cấp đồng thời lập hoá đơn (thường là hoá đơn phụ còn hoá đơn đỏ - hoá đơn GTGT thì khoảng một hoặc hai tháng mới tổng hợp một lần) do vậy không có trường hợp hàng về mà không có hoá đơn chưa về và ngược lại. Kế toán ghi sổ một trường hợp duy nhất là hàng về và hoá đơn cùng về. Để theo dõi quan hệ thanh toán với người bán Công ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán. Trong tháng, dựa vào các “Phiếu nhập kho” và các chứng từ thanh toán như: Giấy báo nợ của Ngân hàng, Phiếu chi, kế toán lập sổ chi tiết thanh toán với người bán. Sổ này được mở cả năm cho người bán hay đơn vị bán và được mở riêng cho từng đội công trình và chi tiết đối với từng người bán. Mỗi người cung cấp được mở một hoặc một vài trang sổ tuỳ theo mức độ phát sinh nhiều hay ít. Việc theo dõi ghi chép chi tiết trên sổ chi tiết thanh toán phải trả người bán (Tài khoản 331) được thực hiện theo dõi chi tiết cho từng hoá đơn từ khi phát sinh đến khi thanh toán xong. Cơ sở số liệu và phương pháp ghi sổ; - Số dư đầu năm: căn cứ vào số dư đầu năm trên sổ này năm trước để ghi số dư Nợ hoặc Có. - Cột tài khoản đối ứng được ghi các Tài khoản có liên quan đến tài khoản 331- Phải trả người bán - Cột số phát sinh: + Bên Nợ: căn cứ vào các chứng từ thanh toán (phiếu chi tiền mặt, giấy uỷ nhiệm chi tiền vay, tiền gửi Ngân hàng….) kế toán ghi sổ chi tiết Tài khoản 50 331 (số hiệu, ngày tháng của chứng từ) số tiền thanh toán được ghi vào cột phát sinh Nợ theo từng chứng từ. + Bên Có: căn cứ vào các hoá đơn ghi vào sổ chi tiết các nội dung: số hóa đơn, ngày tháng trên hoá đơn và ghi giá trị vật liệu nhập và phần thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ vào cột phát sinh Có theo chứng từ. 51 52 Bảng số 10: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TÀI KHOẢN 331 ĐỐI TƯỢNG: TỔ HỢP KINH DOANH VLXD THI NGA THÁNG 10 NĂM 2001 Đơn vị: Việt Nam đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Thời hạn được triết khấu Số phát sinh Số dư Ngày tháng đã thanh toán SH Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 31/10 004124 15/10 Mua cát bêttông Thuế GTGT (5%) 621 133 785.715 39.285 004125 15/10 Mua đá Subbase Thuế GTGT (5%) Ông Đức trả tiền mua VL 621 133 141 30.000.000 18.259.048 912.952 004159 30/10 Mua đá Subbase Thuế GTGT (5%) 621 133 57.016.666 2.850.834 Cộng phát sinh 30.000.000 79.864.500 Số dư cuối tháng 49.864.500 Người lập Kế toán trưởng 53 HOÁ ĐƠN (GTGT) (Liên 2: giao khách hàng) Ngày 15 tháng 10 năm 2001 Mẫu số: 01 - GTKT - 3LL No: 004124 Đơn vị bán hàng: Tổ hợp kinh doanh vật liệu xây dựng Sơn Nga Địa chỉ: Nam Định Số tài khoản: …… Điện thoại: ……………………. Mã số: 0700168262 Họ tên người mua hàng: Vũ Đình Đức Đơn vị: Công ty xây dựng Hợp Nhất Địa chỉ: 18 Hồ Đắc Di- Đống Đa- HN Số tài khoản: …………….. Hình thức thanh toán:………………. Mã số: 01 0010908 9 -1 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 Cát bêtông Vận chuyển đến chân công trình m3 50 15.714,3 785.715 Cộng tiền hàng: 785.715 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 39.285 Tổng cộng tiền thanh toán: 825.000 Viết bằng chữ: Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 54 HOÁ ĐƠN (GTGT) (Liên 2: giao khách hàng) Ngày 15 tháng 10 năm 2001 Mẫu số: 01 - GTKT - 3LL No: 004125 Đơn vị bán hàng: Tổ hợp kinh doanh vật liệu xây dựng Sơn Nga Địa chỉ: Nam Định Số tài khoản: …… Điện thoại: ……………………. Mã số: 0700168262 Họ tên người mua hàng: Vũ Đình Đức Đơn vị: Công ty xây dựng Hợp Nhất Địa chỉ: 18 Hồ Đắc Di- Đống Đa- HN Số tài khoản: …………….. Hình thức thanh toán:………………. Mã số: 01 0010908 9 -1 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1 Đá Subbase Vận chuyển đến chân công trình m3 479,3 38.095,2 18.259.048 Cộng tiền hàng: 18.259.048 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 912.952 Tổng cộng tiền thanh toán: 19.172.000 Viết bằng chữ: Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 55 HOÁ ĐƠN (GTGT) (Liên 2: giao khách hàng) Ngày 30 tháng 10 năm 2001 Mẫu số: 01 - GTKT - 3LL No: 004159 Đơn vị bán hàng: Tổ hợp kinh doanh vật liệu xây dựng Sơn Nga Địa chỉ: Nam Định Số tài khoản: …… Điện thoại: ……………………. Mã số: 0700168262 Họ tên người mua hàng: Vũ Đình Đức Đơn vị: Công ty xây dựng Hợp Nhất Địa chỉ: 18 Hồ Đắc Di- Đống Đa- HN Số tài khoản: …………….. Hình thức thanh toán:………………. Mã số: 01 0010908 9 -1 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 Đá Subbase Vận chuyển đến chân công trình m3 1.710,5 33.333,3 57.016.666 Cộng tiền hàng: 57.016.666 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 2.850.834 Tổng cộng tiền thanh toán: 59.867.500 Viết bằng chữ: Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 56 Đồng thời, căn cứ vào “Sổ chi tiết thanh toán với người bán”, kế toán lập “Phiếu phân tích tài khoản kế toán” chi tiết Tài khoản 331 để theo dõi tổng số tiền phát sinh khi mua chịu vật liệu. Bảng số 11: PHIẾU PHÂN TÍCH TÀI KHOẢN KẾ TOÁN Tài khoản 331- Phải trả người bán Tháng 10 năm 2001 Tổng số tiền Phân khai các tài khoản TK ghi Nợ Số phiếu ĐK Nội dung TK ghi Có TK 621 TK 133 1 2 Phải trả tổ hợp KDVLXD Sơn Nga Phải trả người bán tiền mua VL 49.864.500 74.314.551 47.371.275 71.552.191 2.493.225 2.762.360 Tổng cộng 124.179.051 118.923.466 5.255.585 Số tiền bằng chữ: <Một trăm hai tư triệu một trăm bảy chín ngàn không trăm năm mốt đồng> Ngày 1 tháng 11 năm 2001 Người lập bảng Kế toán trưởng 57 **************************************** Từ phiếu phân tích tài khoản kế toán Tài khoản 331, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ được lập định kỳ mỗi tháng một lần, các số liệu trên bảng tổng hợp được tổng hợp theo từng tài khoản, mỗi tài khoản được ghi trên một dòng trong chứng từ ghi sổ. Kế toán định khoản lên chứng từ ghi sổ như sau: Bảng số 12: Mẫu KT - 1 Công ty XD Hợp Nhất Số CT: 305 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 10 năm 2003 SHTK Trích yếu Số tiền Nợ Có Nợ Có 621 133 331 Chi phí về VL tháng 10/2001 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Phải trả nhà cung cấp 118.623.636 5239804,5 118623636 123863440, 5 Cộng 123863440, 5 123863440, 5 Người lập biểu Kế toán trưởng 58 1- Kế toán tổng hợp quá trình nhập vật liệu. Vật liệu nhập kho của các đội chủ yếu từ nguồn mua ngoài là chính, còn lại là do Công ty cung cấp. Đối với các loại vật tư mua ngoài thì các đội tự tìm nguồn và ký hợp đồng mua, có ý kiến của Giám đốc. Các đội sau khi thu mua nhập kho vật liệu có đầy đủ hoá đơn chứng từ hợp lệ làm giấy vay hoặc giấy đề nghị thanh toán gửi lên văn phòng kế toán Công ty, căn cứ vào Hợp đồng kinh tế đã ký kết về thời hạn nợ và phương thức thanh toán, phòng kế toán Công ty sẽ chuyển trả theo giấy vay hoặc viết phiếu chi cho đội. Hạch toán kế toán vật liệu ở Công ty chia làm hai phần: - Hạch toán kế toán vật liệu chính sử dụng thi công. - Hạch toán kế toán công cụ dụng cụ và vật tư khác. Đối với vật liệu nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho và Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng mà phòng kế hoạch và kế toán các đội chuyển đến, phòng kế toán lập phiếu định khoản kế toán (ở Công ty xây dựng Hợp Nhất phiếu định khoản kế toán không được lập chi tiết mà được lập chung kết hợp với chứng từ ghi sổ). Căn cứ vào “phiếu nhập kho” kế toán đội gửi lên kế toán Công ty tiến hành lập “Bảng kê nhập kho vật liệu” để theo dõi vật liệu nhập trong tháng. Bảng sổ 13: BẢNG KÊ NHẬP ĐÁ HỘC Dùng cho công trình SR4 Tháng 10 năm 2002 Hàng nhập ngoài Hàng công ty ST T Ngày tháng Số P.N Nội dung Tổng tiền (đồng) Giá gốc VAT Giá gốc VAT Phụ ghi 1 2 3/10/01 4/10/01 VõHữu Hợp Vũ Đình Hùng 1.080.000 504.000 1.028.571 480.000 51.429 24.000 59 3 4 5 6 13/9/01 14/9/01 15/9/01 16/9/01 Vũ Đình Hùng Vũ Đình Hùng Võ Hữu Hợp Võ Hữu Hợp 396.000 180.000 180.000 180.000 342.857 171.429 171.429 171.429 17.143 8.571 8.571 8.571 Cộng 2520.000 2.365.714 118.286 Ngày 1 tháng 11 năm 2003 Đội trưởng Kế toán Người lập Phần thuế GTGT đầu vào được khấu trừ hàng tháng kế toán căn cứ vào các hoá đơn đầu vào để kê khai thuế, hàng tháng báo cáo cho cơ quan thuế chủ quản theo “Bảng kê thuế GTGT đầu vào được khấu trừ” 61 Bảng số 14: Công ty XD Hợp Nhất Đội XDCT số 1 BẢNG THUẾ GTGT ĐẦU VÀO ĐƯỢC KHẤU TRỪ CÔNG TRÌNH QUỐC LỘ - SR4 Tháng 10 năm 2003 Đơn vị: Việt Nam đồng STT Ngày tháng Số Ph Tên người bán Số HĐ Mã số thuế Doanh số chưa thuế Thuế VAT Tổng tiền Thuế suất 5/10 5/10 15/10 15/10 24/10 27/10 30/10 Doanh nghiệp tư nhân Hợp Thịnh Tổ hợp khai thác đá Tiến Hợp Tổ hợp kinh doanh VLXD Nga Sơn Tổ hợp kinh doanh VLXD Nga Sơn Chi nhánh TB - PT cơ điện Ninh Bình Công ty bêtông và XD Thịnh Liệt Tổ hợp kinh doanh VLXD Nga Sơn ……………….. 070096 057445 004124 004125 074357 010787 004139 …… 1.951.640 3.785746 785.700 18.259.048 1.453.060 21.292.480 56716099,5 ……. 60.360 189.287 39.285 912.952 44.940 1.940.664 2.835.805 ……. 2.012.000 3.975.033 825.985 19.172.000 1.498.000 23.233.144 59.551.905 ……… 3% 5% 5% 5% 3% 10% 5% …… Tổng cộng 104243773,5 6.023.293 110.268.067 Ngày1 tháng11 năm 2003 Người lập Kế toán trưởng Số liệu trên “Bảng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ” được lấy từ “Bảng tổng hợp vật liệu sử dụng thi công” (Bảng số 16) 63 2- Kế toán tổng hợp quá trình xuất vật liệu. Vật liệu của Công ty được xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh và khi xuất dùng nguyên vật liệu kế toán văn phòng Công ty phải theo dõi chi tiết Tài khoản 621 - “Chi phí NVL trực tiếp” cho từng công trình, nếu xuất vật liệu cho bộ phận quản lý đơn vị thì hạch toán vào Tài khoản 627 - “Chi phí sản xuất chung”, nếu xuất cho bộ phận quản lý Doanh nghiệp thì được hạch toán vào tài khoản 642 - “Chi phí quản lý Doanh nghiệp”. Khi xuất dùng vật liệu kế toán ghi: Nợ TK 621 – (Chi tiết cho từng công trình) Nợ TK 627 – (Chi tiết cho từng công trình) Nợ TK 642 – (Chi phí vật liệu phục vụ văn phòng công ty) Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 336 – Phải trả nội bộ Căn cứ vào phiếu xuất kho do kế toán đội chuyển xuống, phòng kế toán lập “Bảng kê xuất vật liệu” 64 Bảng số 15: Công ty XD Hợp Nhất Đội XDCT Số 1 BẢNG KÊ XUẤT ĐÁ HỘC Dùng cho công trình SR4 Tháng 10 năm 2003 Chứng từ Phân loại theo các hạng mục ST T Ngày Số Nội dung Tổng tiền (đồng) Phụ ghi 1 2 3 4 5 6 3/10/03 4/10/03 13/10/03 14/10/03 15/10/03 16/10/03 Nguyễn Văn Hoãn Vũ Đình Hùng Phạm Văn Phú Phạm Văn Phú Phạm Văn Phú Nguyễn Văn Báu 1.058.574 480.000 342.85 171.429 171.429 171.429 Cộng 2.365.714 Ngày 1 tháng 11 năm 2003 Đội trưởng Kế toán Người lập Cuối tháng, căn cứ vào số vật liệu thực xuất kế toán văn phòng Công ty tổng hợp lập bảng “Tổng hợp vật liệu sử dụng thi công” trong thi công công trình để lập “Báo cáo sử dụng vật tư kinh tế” lên cấp trên, đồng thời theo dõi vật liệu xuất dùng cho công trình cả về mặt số lượng và mặt giá trị. Bảng “Tổng hợp vật liệu sử dụng thi công” được lập riêng cho từng tháng theo từng công trình, từng đội XDCT. 65 Công ty XD Hợp Nhất Bảng số 16: Đội XDCT Số 1 TỔNG HỢP VẬT LIỆU SỬ DỤNG THI CÔNG Dùng cho công trình R4 Tháng 10 năm 2003 Nhập Xuất TT Vật liệu Đơn giá SL thị trường SL TT VAT Ghi chú 1 Đá hộc 36.000 70 70 2.470.006 2.470.006 70 70 2.470.006 2.470.006 123.500 123.500 2 Đá 1x2 45.000 30 30 1.315.740 1.315.740 30 30 1.315.740 1.315.740 65.787 65.787 3 Đá 2x4 45.000 85 85 3.727.930 3.727.930 85 85 3.727.930 3.727.930 186.397 186.397 4 Subbase 40.000 35.000 2.189,8 479,3 1.710,5 74.975.147,5 18.258.048 56.716.099,5 2.189,8 479,3 1.710,5 74.975.147,5 18.259.048 56.716.099,5 3.748.657 912.852 2.835.805 5 Xi măng 735.000 0 0 0 0 13 13 8.686.364 8.686.364 868.636 868.636 6 Cát bê tông 16.500 50 50 785.700 785.700 50 50 785.700 785.700 39.286 39.286 7 Cọc tre 1.000 2.700 2.700 2.619.000 2.619.000 2.700 2.700 2.619.000 2.619.000 81.000 81.000 8 Phên nứa 7.000 200 200 1.358.000 1.358.000 200 200 1.358.000 1.358.000 42.000 42.000 9 Cột gỗ 15.000 20 20 291.000 291.000 20 20 291.000 291.000 9.000 9.000 10 Ống cống 520.000 44 44 21.292.480 21.292.480 44 44 21.292.480 21.292.480 1.940.664 1.940.664 11 Vải địa 5.509 3.545 30.000 0 30.000 106.350.000 0 106.350.000 24.591 5.342 19.249 97.663.637 29.427.078 68.236.559 Cộng VL 215.185.003, 5 215.185.004, 5 7.105.226 12 Vật tư khác 14.319.280 14.319.280 528.220 Tổng cộng 229.504.283, 5 229.504.284, 5 7.633.446 66 Ngày 1 tháng 11 năm 2003 Đội trưởng Người tổng hợp V – TỔ CHỨC GHI SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP NVL Cuối mỗi tháng sau khi lên chứng từ ghi sổ ở các phần hành, chứng từ ghi sổ được chuyển đến cho kế toán tổng hợp để đánh số chứng từ ghi sổ và vào “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”. Số hiệu của chứng từ ghi sổ được theo dõi liên tục và đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn. “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” được mở cho cả năm và mỗi tháng được bố trí trên một trang sổ. Cuối mỗi tháng kế toán tổng hợp cộng dòng tổng cộng để lấy số liệu đối chiếu với “Sổ cái” Bảng số 18: Mẫu KT - 1 Công ty XD Hợp Nhất Số CT: 218 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 10 năm 2003 SHTK Trích yếu Số tiền Nợ Có Nợ Có 621 133 336 Chi phí về VL tháng 10/2003 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Chi quỹ tiền mặt tháng 10/2003 Công trình R4-QL 10. Đội XDCT9 96.368.443 5.507.057 101.875.500 Cộng 101.875.500 101.875.500 Người lập biểu Kế toán trưởng 67 Bảng số 20: Mẫu KT - 1 Công ty XD Hợp Nhất Số CT: 220 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 10 năm 2003 SHTK Trích yếu Số tiền Nợ Có Nợ Có 621 133 336 Chi phí về CCDC, vật tư khác Thuế GTGT đầu vào được khấu tr Chi quỹ tiền mặt tháng 10/2001 Công trình SR4. Đội XDCT 1 14.319.280 528.220 14.847.500 Cộng 14.847.500 14.847.500 Người lập biểu Kế toán trưởng Bảng sổ 21: Mẫu KT - 1 Công ty XD Hợp Nhất Số CT: 221 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 10 năm 2003 SHTK Trích yếu Số tiền Nợ Có Nợ Có 623 627 334 336 Chi phí máy Chi phí quản lý đội Xác định lương phảI trả Chi quỹ tiền mặt tháng 10/2003 Công trìnhSR4. Đội XDCT 1 548.575 8.077.650 148.567.329 157.193.554 Cộng 157.193.554 157.193.554 68 Người lập biểu Kế toán trưởng Bảng số 22: Mẫu KT - 1 Công ty XD Hợp Nhất Số CT: 222 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 10 năm 2001 SHTK Trích yếu Số tiền Nợ Có Nợ Có 331 141 Thanh toán tiền với người cung cấp Chi quỹ tiền mặt tháng 10/2003 Công trình SR4. Đội XDCT 1 30.000.000 30.000.000 Cộng 30.000.000 30.000.000 Người lập biểu Kế toán trưởng Bảng số 23: Mẫu KT - 1 Công ty XD Hợp Nhất Số CT: 223 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 10 năm 2001 SHTK Trích yếu Số tiền Nợ Có Nợ Có 623 336 Chi phí máy thuê ngoài Chi quỹ tiền mặt tháng 10/2003 Công trình SR4. Đội XDCT1 37.500.000 37.500.000 Cộng 37.500.000 37.500.000 69 Người lập biểu Kế toán trưởng Bảng số 24: Mẫu KT - 1 Công ty XD Hợp Nhất Số CT: 224 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 10 năm 2003 SHTK Trích yếu Số tiền Nợ Có Nợ Có 154 621 Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp sang chi phí SXKD dở dang 229.611.189 229.611.189 Cộng 229.611.189 229.611.189 Người lập biểu Kế toán trưởng Bảng số 17 Công trình SR4 Công ty XD Hợp Nhất Đội XDCT Số 1 SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 10 năm 2001 CTGS Số tiền CTGS Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 218 219 220 221 222 223 224 …. 31/10/2003 31/10/2003 31/10/20013 31/10/2003 31/10/2003 31/10/2003 31/10/2003 …… 98.223.230 124.179.051 14.847.500 157.187.554 30.000000 37.500000 229.611.189 ……... 70 Cộng 7.691.548.524 Chứng từ ghi sổ sau khi đã đăng ký số hiệu ở “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” được sử dụng để ghi vào “Sổ cái” các tài khoản Bảng số 25: Công ty XD Hợp Nhất Đội XDCT Số 9 SỔ CÁI Năm 2003 Tên tài khoản: Phải trả người bán Số hiệu: 331 CTGS Số tiền Ngày ghi sổ Ngày Số Trích yếu TK ĐƯ Nợ Có Số dư đầu tháng 55.234.000 31/10 219 - Mua VL trong tháng - Thuế GTGT - Thanh toán tiền mua VL 621 133 141 30.000.000 118.923.466 5.255.585 Cộng phát sinh 30.000.000 124.179.051 Số dư cuối tháng 149.413.051 Người lập biểu Kế toán trưởng Bảng số 26: Công ty XD Hợp Nhất Đội XDCT Số 1 SỔ CÁI Năm 2003 Tên tài khoản: Chi phí NVL trực tiếp Số hiệu: 621 71 CTGS Số tiền Ngày ghi sổ Ngày Số Trích yếu TK ĐƯ Nợ Có 31/10 218 219 223 224 Xuất VL cho công trình thi công Xuất VL cho công trình thi công Xuất CCDC, vật tư khác Kết chuyển CPNVLTT sang CP SXKD dở dang 336 331 336 154 96.368.443 118623.626 14.319.280 229.306359 Cộng phát sinh 229.306.359 229.306.359 Người lập bảng Kế toán trưởng Bảng số 27: Công ty XD Hợp Nhất Đội XDCT Số 1 Năm 2003 SỔ CÁI Tên tài khoản: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Số hiệu: 133 CTGS Số tiền Ngày ghi sổ Ngày Số Trích yếu TK ĐƯ Nợ Có Số dư đầu tháng 259.383.596 31/10 218 219 223 Thuế GTGT của h2 mua vào Thuế GTGT của h2 mua vào Thuế GTGT của CCDC, vật tư 336 331 336 1.854.787 5.239804,5 528.220 Cộng phát sinh 7.622.811,5 Số dư cuối tháng 267.006407, 5 Người lập biểu Kế toán trưởng 72 Từ “Sổ cái” các tài khoản, kế toán tổng hợp đối chiếu với các bảng tổng hợp chi tiết các phần hành kế toán và lên “Bảng cân đối phát sinh”. Từ đó cuối kỳ lên “Báo cáo tài chính” VI. KIỂM KÊ, ĐÁNH GIÁ VẬT TƯ TỒN KHO Tại Công ty xây dựng Hợp Nhất công tác kiểm kê đánh giá vật tư tồn kho được tiến hành định kỳ 6 tháng một lần. Các nhân viên kế toán của văn phòng Công ty cùng với các nhân viên ở phòng kế hoạch xuống hướng dẫn các đội các kho kiểm kê vật tư và ghi kết quả vào biên bản kiểm kê. Do đặc điểm ngành nghề không có kho dự trữ vật tư mà chỉ có các bễn bãi công trình và hệ thống nhà kho lưu động nên khi kiêm kê chỉ có thể áp dụng đối với các công trình đanh thi công dở dang. Công trình đang thi công dở dang đến kỳ kiểm kê định kỳ hoặc Ban kiểm tra của Công ty kiểm tra đột xuất việc sử dụng vật tư vào công trình đó. Nếu trong thời điểm kiểm kê, vật tư đã viết phiếu xuất kho trên phòng kế hoạch nhưng chưa dùng hết mà công trình còn đang thi công tiếp thì Ban kiểm kê chỉ xác định số vật tư chưa dùng hết có ứng với khối lượng công việc còn lại để theo dõi việc sử dụng vật tư cho công trình đó có đúng hạn mức không. Nếu không quá hạn mức thì thông báo cho đội tiếp tục sử dụng số vật tư đã xuất vào công trình mà không làm thủ tục nhập lại kho theo dạng vật tư phát hiện thừa khi kiểm kê. Biên bản kiêm kê của Công ty được lập theo bảng sau: Bảng số 28: BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Thời điểm kiểm kê 8 giờ ngày 01 tháng 07 năm 2003 Thành phần trong Ban kiểm kê gồm có: 1 - Ông: Nguyễn Quang Trung - Phòng kế hoạch - Trưởng ban. 2 - Bà: Trương Thu Nguyệt - Phòng TCKT - Uỷ viên. 3 - Ông: Vũ Đình Đức - Đội trưởng - Uỷ viên. 73 4 - Bà: Vũ Thu Trang - Thủ kho đội - Uỷ viên. Đã tiến hành kiểm kê lượng vật tư tồn kho tạI Đội XDCT Số 1- Công ty xây dựng Hợp Nhất- đang thi công công trình SR4 – Quốc lộ 10. Cụ thể được ghi ở biểu dưới đây: Số lượng tồn kho thực tếST T Tên vật tư ĐVT Số lượng tồn kho theo sổ sách Chất lượng tốt Kém phẩm chất Đơn giá Thành tiền 1 2 3 Đá hộc Đá 2×4 Cát bê tông ….. m3 m3 m3 79 36 50 79 110 50 36.000 45.000 16.500 2.844.000 4.950.000 825.000 Cộng 16.248.400 Ngày 01 tháng 067năm 2003 Thành phần Ban kiểmkê Thủ kho Đội trưởng Phòng TCKT Phòng vật tư thiết bị 74 PHẦN THỨ BA MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNGTÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY XÂY DỰNG HỢP NHẤT I – NHỮNG NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL Ở CÔNG TY XD HỢP NHẤT Trải qua 10 năm thành lập và phát triển, Công ty xây dựng Hợp Nhất đã và vẫn luôn khẳng định vị trí của mình trong nền Kinh tế quốc dân. Nhất là trong nền kinh tế thị trường mở cửa như hiện nay, Công ty đã nhanh chóng tổ chức lại sản xuất và tham gia vào các hoạt động đấu thầu, không ngừng phấn đấu, tăng cường liên doanh, liên kết với các Công ty trong nước và các Công ty liên doanh với nước ngoài nhằm tạo sức mạnh trong việc tham gia đấu thầu xây lắp các công trình và đã góp phần rất lớn vào ngành xây dựng trong nước. Để đứng vững trên thị trường và tạo lập được uy tín của mình như hiện nay không thể không nói đến sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo Công ty và sự vươn lên của các thành viên trong Công ty. Tập thể lãnh đạo của Công ty đã nhận ra những mặt yếu kém không phù hợp với cơ chế mới nên đã có nhiều biện pháp kinh tế hiệu quả, mọi sáng kiến luôn được phát huy nhằm từng bước khắc phục những khó khăn để hoà nhập với nền kinh tế thị trường. Bản thân Công ty luôn phải tự tìm ra các nguồn vốn để sản xuất, tự mình tìm ra các nguồn NVL để đáp ứng nhu cầu sản xuất, đồng thời là một Công ty nhạy bén với sự thay đổi và sự cạnh tranh trên thị trường, Công ty luôn chú trọng tới việc nâng cao chất lượng công trình và công tác quản lý nói chung và công tác NVL nói riêng. Một trong những yêu cầu quan trọng mà Công ty đề ra là phải tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Công tác kế toán NVL ở Công ty được tiến hành dựa trên căn cứ khoa học và đặc điểm tình hình thực tế của Công ty và có sự vận dụng sáng tạo chế độ kế toán hiện hành. Do đặc điểm kế toán NVL ở Công ty rất đa dạng phong phú về chủng loại, 75 các nghiệp vụ nhập - xuất diễn ra thường xuyên, do đó Công ty đã sử dụng cách tính giá vật liệu rất hợp lý và đơn giản (Đối với vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế xuất kho theo phương pháp khấu trừ thuế; Đối với vật liệu xuất kho được tính theo giá nhập trước xuất trước). Như đã biết, vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành. Do đó công tác quản lý và sử dụng vật liệu tốt sẽ góp phần thực hiện và đóng góp tốt mục tiêu hạ giá thành sản phẩm mà Công ty đã đề ra. Điều này thể hiện ở sự chú trọng từ khâu thu mua, bảo quản cho đến khâu sử dụng vật liệu. Qua thời gian tìm hiểu thực tế công tác NVL ở Công ty XD Hợp Nhất, tôi nhận thấy công tác quản lý và hạch toán ở Công ty có nhiều ưu đIểm cần phát huy, cụ thể như sau: 1- Ưu điểm. - Về bộ máy quản lý: cùng với sự lớn mạnh và phát triển của Công ty (sự lớn mạnh không chỉ thể hiện qua cơ sở vật chất, kỹ thuật mà còn thể hiện ở khâu quản lý có trình độ), đó là công tác kế toán nói chung và công tác NVL nói riêng, không ngừng được hoàn thiện và nâng cao. Kế toán NVL ở Công ty đã phản ánh và giám đốc chặt chẽ về tài sản cũng như nguồn cung ứng vốn của Công ty, đồng thời cung cấp thông tin chính xác kịp thời cho Giám đốc, cho công tác quản lý, phân tích được các hoạt động kinh tế, thường xuyên giúp cho việc chỉ đạo nhập - xuất vật liệu một cách ổn định và nhanh chóng. Với đội ngũ kế toán được đào tạo khá vững và am hiểu như hiện nay là phù hợp với chức năng và nhiệm vụ đã được phân công. - Về tình hình hạch toán NVL ở Công ty: Đây là khâu đặc biệt được Công ty coi trọng ngay từ những chứng từ ban đầu cũng như những quy định rất chặt chẽ, được lập kịp thời, nội dung ghi đầy đủ rõ ràng, sổ sách được lưu chuyển theo dõi và lưu dữ khá hợp lý, không chồng chéo. Tổ chức theo dõi và ghi chép thường xuyên, liên tục thông qua các chứng từ như: phiếu nhập kho, hoá đơn (GTGT) và các loại sổ 76 sách đã phản ánh đúng thực trạng biến động NVL ở Công ty. Hạch toán vật liệu tổng hợp cũng được chia làm 2 phần: hạch toán vật liệu nhập và hạch toán vật liệu xuất. Bên cạnh đó, việc hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song là phù hợp với Công ty, phù hợp với trình độ của kế toán viên cũng như thủ kho, giúp cho việc theo dõi, đối chiếu giữa thủ kho với phòng kết toán được nhanh chóng, dễ dàng và thuận lợi. Đồng thời đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời NVL cho sản xuất đúng tiến độ, đúng kế hoạch. - Về khâu dự trữ bảo quản: Công ty luôn đảm bảo NVL dự trữ ở mức hợp lý nhằm đáp ứng cho việc xây dựng được liên tục mà không gây ứ đọng vốn, Công ty thường nhập vật liệu và xuất kho theo phương pháp xuất thẳng vì thế mà NVL tồn kho là không nhiều, đặc biệt Công ty có hệ thống bến bãi dự trữ rộng, thuận tiện cho việc nhập xuất NVL - Về khâu sử dụng: mọi nhu cầu sử dụng NVL đều được đưa qua phòng vật tư để đánh giá và xem xét tình hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các nhu cầu trước khi cung ứng nhằm sử dụng NVL - Về việc sử dụng hệ thống sổ kế toán: hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống Chứng từ ghi sổ theo hệ thống tài khoản thống nhất, mới ban hành. Phương pháp này kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, tất cả các sổ sách sử dụng đều được lập theo mẫu sổ quy định. Tuy nhiên bên cạnh những ưu đIểm cần phát huy ở trên thì công tác NVL ở Công ty còn có những hạn chế sau: 2- Hạn chế. Công ty XD Hợp Nhất là đơn vị xây dựng các công trình giao thông và các công trình khác trên toàn quốc, do đó mà NVL dùng vào xây dựng là rất phong phú và đa dạng, thường được Công ty mua với khối Iượng lớn, các đơn vị bán thường xuyên, một số đơn vị bán lại ở rất xa các công trường thi công. Bởi vậy việc vận chuyển NVL từ người bán đến chân công trình thường chiếm một thời gian dài, quá 77 trình vận chuyển phức tạp, do đó không tránh khỏi mất mát hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Bên cạnh đó việc bảo quản vật liệu không phải là dễ, một số NVL không để được ở ngoài trời, có những loại vật liệu mua về phải dùng ngay, bảo quản tốt, không được để quá thời hạn cho phép, nếu không sẽ kém chất lượng hư hỏng. Tất cả các trường hợp hư hỏng vật liệu trong quá trình vận chuyển vừa gây mất mát ứ đọng vốn, vừa gây thiệt hại về khoản chi phí bảo quản làm giảm lợi nhuận của Công ty. Trong công tác kế toán NVL ở Công ty XD Hợp Nhất sử dụng phương pháp ghi thẻ song song, phương pháp này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu nhưng việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán lại trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Mặt khác do việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng nên đã hạn chế chức năng kiểm tra của công tác kế toán. II – MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL Ở CÔNG TY XD HỢP NHẤT Qua phần nhận xét đánh giá chung và phần nhận xét cụ thể trên ta có thể nhận thấy việc quản lý vật liệu ở Công ty bên cạnh những việc tích cực trong quá trình hạch toán kế toán NVL còn có một số vấn đề chưa hợp lý. Do đó để hoàn thiện những vấn đề thưa hợp lý này, tôi xin đưa ra một số ý kiến để việc hạch toán quản lý NVL được tốt hơn và phù hợp hơn với tình hình thực tế tại Công ty nhưng vẫn đảm bảo đúng chế độ kế toán áp dụng. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán NVL trước hết phải được đáp ứng các yêu cầu sau: - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính kế toàn và tôn trọng chế độ kế toán hiện hành. Kế toán không chỉ là công cụ quản lý nền kinh tế của Nhà nước. Việc thực hiện chế độ công tác kế toán ở các đơn vị kinh tế được phép vận dụng và cải biến sao cho phù hợp với tình hình quản lý tại đơn vị, không bắt buộc 78 phải dập khuôn theo chế độ nhưng trong khuôn khổ nhất định vẫn phải tôn trọng chế độ mới về quản lý tài chính. - Hoàn thiện công tác kế toán tại cơ sở phải phù hợp với đặc điểm của Doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm quản lý sản xuất kinh doanh. Hệ thống kế toán ban hành buộc các Doanh nghiệp phải áp dụng, nhưng được quyền vận dụng trong một phạm vi nhất định cho phù hợp với đặc điểm riêng của Doanh nghiệp nhằm mang lại hiệu quả cao. Công tác kế toán luôn phải đáp ứng các thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý. - Hoàn thiện nhưng phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí về mục đích kinh doanh của Doanh nghiệp là phải mang lại lợi nhuận cao. Trên cơ sở những yêu cầu của việc hoàn thiện và tình trạng của việc quản lý NVL ở Công ty, tôi mạnh dạn đưa ra một số ý kiến góp phần khắc phục những tồn tại trong công việc quản lý vật liệu ở Công ty: thông thường chi phí NVL thường chiếm tỉ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của Doanh nghiệp, do vậy việc phấn đầu giảm thấp chi phí NVL có ý nghĩa lớn đối với việc hạ thấp giá thành sản phẩm. Mà chi phí NVL trong giá thành sản phẩm chủ yếu phụ thuộc vào hai yếu tố, đó là: lượng NVL tiêu thụ và giá NVL. Tuy nhiên chi phí về NVL không chỉ phụ thuộc vào khâu sản xuất mà còn liên quan đến các khâu khác như: khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản. Để giảm thấp chi phí NVL trong điều kiện cho phép, Công ty còn phải quản lý tốt các khâu sau: 1- Ý kiến thứ nhất: Về quản lý NVL: - Về tình hình cung cấp vật tư: Công ty nên lựa chọn và tìm đến những khách hàng gần và có đủ khả năng cung cấp vật liệu, tài chính lành mạnh và những khách hàng cung cấp thường xuyên tín nhiệm. Vì vậy NVL của Công ty sẽ rất nhiều chủng loại, do đó Công ty cần phải xây dựng “Sổ danh điểm vật tư”, như vậy lúc cần đến loại vật liệu gì thì sẽ đáp ứng được nhanh chóng và việc quản lý sẽ chặt chẽ, dễ hiểu dễ tìm. 79 SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ Ký hiệu Nhóm Danh điểm Tên, nhãn hiệu quy cách nguyên liệu, vật liệu Đơn vị Đơn giá Ghi chú 1521 1521-01 1521-02 1521-03 1521-01-01 1521-01-02 1521-01-03 ………… 1521-02-01 11521-02-02 ……… 1521-03-01 1521-03-02 …….. Nguyên vật liệu chính Đá các loại Đá hộc Đá 1×2 Đá 2×4 ……………………. Xi măng Xi măng PC 30 Xi măng PC 40 …………………….. Cát Cát vàng Cát bê tông …………………… m3 m3 m3 kg kg m3 m3 1522 1522-01 1522-02 1522-01-01 1522-01-02 ………… Vật liệu phụ Phụ gia bê tông Nhựa đường …………………….. Kg Kg 1523 1523-01 1523-01-01 1523-01-02 Nhiên liệu Xăng Xăng Mogas 83 Xang Mogas 92 …………………. Lít Lít 2 – Ý kiến 2: Về việc hạch toán chi tiết NVL 80 Kế toán chi tiết NVL được áp dụng theo phương pháp ghi thẻ song song. Qua nghiên cứu tình hình thực tế của Công ty xét trên các mặt quản lý nói chung về trình độ của kế toán và thủ kho, tôi nhận thấy là phù hợp, tuy nhiên việc áp dụng phương pháp này dẫn đến đối chiếu chậm vì mọi công việc đều dồn đến cuối tháng. Do đó, để lãnh đạo Công ty nắm được tình hình tăng, giảm NVL, vốn lưu động một cách kịp thời, phòng kế toán nên cập nhập hàng ngày các loại phiếu nhập và phiếu xuất kho để kế toán vào sổ chi tiết song còn nên bảng tình hình nhập xuất NVL. Nếu để đến cuối tháng mới hạch toán như vậy sẽ gây khó khăn trong việc cung cấp thông tin, báo cáo quyết toán sẽ bị chậm. 3 – Ý kiến 3: Về việc lập báo cáo vật tư cuối kỳ. Ở Công ty trong kỳ số liệu vật liệu xuất dùng phục vụ cho quá trình sản xuất là theo kế hoạch, do vậy trong quá trình sản xuất tại đơn vị thi công vẫn còn tình trạng lượng tiêu hao vật liệu thực tế ít hơn so với kế hoạch dẫn đến cuối kỳ vần còn vật liệu ở đơn vị thi công chưa sử dụng. Các đơn vị còn tồn vật liệu lập phiếu báo cáo vật tư còn lại cuối kỳ gửi cho phòng kế toán để theo dõi vật tư tồn cuối kỳ đồng thời làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật liệu. Sau mỗi hạng mục công trình, các đơn vị thi công phát hiện thấy số vật liệu còn tồn lại, căn cứ vào từng loại vật liệu và khả năng sử dụng vật liệu để xuất dùng ở các kỳ tiếp theo. 4 – Ý kiến 4: Về việc áp dụng kế toán máy vào hạch toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng. Công ty xây dựng Hợp Nhất là đơn vị áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, hình thức ghi sổ này có nhiều thuận lợi cho việc áp dụng kế toán máy. Tuy nhiên, hiện nay Công ty vẫn áp dụng kế toán thủ công để theo dõi, hạch toán. Việc sử dụng hình thức sổ này trong điều kiện kế toán thủ công đã gây ra sự ghi chép trùng lặp, làm tăng khối lượng công tác kế toán. Trong điều kiện khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển Công 81 ty nên áp dụng kế toán máy vào hạch toán giúp cho việc tính toán, ghi chép được chính xác và nhanh hơn, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý. Nội dung kế toán máy theo hình thức “Chứng từ ghi sổ” bao gồm: * Cập nhập số liệu - Vào chứng từ - Xem, hiệu chỉnh chứng từ - Hệ thống danh mục tài khoản - Hệ thống danh mục khách hàng, danh mục người bán - Kết chuyển, phân bổ - Khoá sổ, chuyển số dư sang năm sau * Tổng hợp số liệu - In, xem các loại sổ sách: sổ chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản - Xem số liệu phát sinh, số dư tài khoản - In bảng cân đối tài khoản - Tổng hợp các số liệu *Các nhu cầu khác - Đặt lại hệ thống - Lưu trữ số liệu Sơ đồ kế toán bằng máy vi tính Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Xử lý nghiệp vụ Nhập dữ liệu - Tên các loại sổ sách - Sổ cái và các sổ chi tiết - Bảng cân đối kế toán - Các báo cáo kế toán Khoá sổ sang kỳ sau 82 Với việc sử dụng kế toán máy công việc của các nhân viên kế toán được giảm nhẹ. Nhân viên kế toán vật liệu cũng như các nhân viên kế toán khác chỉ việc đưa số liệu vào máy theo các chứng từ gốc hợp lệ theo chương trình đã cài đặt rồi máy sẽ tự động chuyển số liệu vào các sổ có liên quan và tập hợp số liệu cân đối một cách nhanh chóng và chính xác, ở đây ngoài việc in ra sổ sách lưu giữ theo tháng, quý, năm người ta có thể xem xét chi tiết vào số dư của các tài khoản bất kỳ lúc nào. Tuy nhiên để có được những thông tin chính xác đòi hỏi đối với các nhân viên kế toán trong xử lý các chứng từ ban đầu phải thật chính xác và phản ánh đúng các nghiệp cụ phát sinh. 83 PHẦN KẾT LUẬN Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh vô cùng gay gắt, yêu cầu đặt ra với Doanh nghiệp là làm thế nào với một lượng tiền vốn nhất định có thể tạo ra được sản phẩm có chất lượng cao nhất, hiệu quả nhất. Có thể nói, Công ty xây dựng Hợp Nhất là một Doanh nghiệp tư nhân hoạt động có hiệu quả trong lĩnh vực xây dựng cơ bản. Công ty đã từng bước khẳng định uy tín của mình bằng chất lượng, trình độ kỹ thuật, mỹ thuật của các công trình và cung cách làm ăn đúng đắn, có hiệu quả. Trong thời gian thực tập tại Công ty, được sự giúp đỡ của các đồng chí lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong Công ty, em đã nhận thức được các vấn đề cơ bản trong quá trình kinh doanh của Công ty. Do thời gian thực tập có hạn, kiến thức còn hạn chế nên không thể đi sâu vào các vấn đề liên quan, đến cả hệ thống kế toán của Công ty mà chỉ giới hạn một số vấn đề chủ yếu bổ sung thực tiễn cho phần lý thuyết đã học. Kính mong các thầy cô giáo góp ý, bổ xung thêm, giúp em nắm vững hơn nữa lý thuyết cũng như thực tiễn để phục vụ tốt hơn cho công tác quản lý tài chính trong cơ chế thị trường hiện nay. Em xin chân thành cảm ơn! 84