Đề tài Công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp Xây Lắp Điện

cho các đơn vị theo quy chế của xí nghiệp, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện sử dụng kinh phí đó theo nguyên tắc tài chính hiện hành. – Phân phối các loại quỹ từ lợi nhuận, lập kế hoạch sử dụng các loại quỹ đó một cách hợp lý. Riêng quỹ khen thưởng, phúc lợi và các khuyến khích vật chất phối hợp với phòng tổ chức lao động và có sự tham gia của công đoàn để thực hiện. – Kiểm tra trình giám đốc duyệt và chi trả các chế độ lương thưởng cho người lao động. – Có kế hoạch kiểm tra tài chính định kỳ và đột xuất ở các đơn vị theo đúng chức năng phân phối và giám đốc đông thời tiến hành. – Hướng dẫn các đơn vị trong xí nghiệp thực hiện các yêu cầu, nguyên tắc tài chính, kiểm tra các chứng từ, tham mưu giúp giám đốc giải quyết các thanh quyết toán với khách hàng và cho các đơn vị trong xí nghiệp đảm bảo nhanh chóng kịp thời. – Thực hiện chế độ quản lý tài sản, tập hợp chi phí sản xuất để hạch toán đảm bảo đúng nguyên tắc tài chính hiện hành. – Nghiên cứu áp dụng các phương pháp hạch toán tiên tiến, áp dụng công nghệ tin học nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng hạch toán ở xí nghiệp. Phòng hành chính: có chức năng tham mưu cho giám đốc trong công tác tổng hợp hành chính, quản trị, văn thư bảo mật, tuyên truyền, lưu trữ trong xí nghiệp. Phòng hành chính có các nhiệm vụ sau: – Là đầu mối giải quyết công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, ấn loát, thông tin liên lạc trong xí nghiệp theo pháp chế hành chính và quy định của xí nghiệp. – Phục vụ lễ tân, tiếp khách, giao dịch đối nội , đối ngoại của xí nghiệp. – Tổ chức trang trí các hội nghị, các buổi lễ kỷ niệm, tuyên truyền... – Xem xét tham gia ý kiến các văn bản liên quan trước khi gửi ra ngoài xí nghiệp cho đúng pháp chế hành chính, luật pháp hiện hành. – Tổ chức, quản lý bảo dưỡng sửa chữa và điều động xe con phục vụ công tác chung trong xí nghiệp. – Quản lý toàn bộ tài sản công cộng của xí nghiệp: đất đai, nhà xưởng, các văn phòng và thiết bị văn phòng trong xí nghiệp. – Quản lý công tác trật tự trị an, thường trực bảo vệ trong xí nghiệp 24/ 24 giờ. Lập và thực hiện phương án bảo vệ, phương án phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt, phối hợp với các cơ quan chính quyền địa phương bảo vệ xí nghiệp trong những ngày lễ tết. – Xây dựng kế hoạch mua sắm, sử dụng, bảo quản, xây dựng kiến trúc đáp ứng nhu cầu làm việc của xí nghiệp. – Quản lý, huấn luyện lực lượng quân nhân dự bị, lực lượng dân quân tự vệ, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quan tâm các gia đình chính sách thương binh liệt sỹ, tai nạn lao động. Phòng kế hoạch: có chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc trong việc chỉ đạo, chỉ huy tổ chức thực hiện các mặt công tác sau: kế hoach sản xuất kinh doanh, công tác chuẩn bị đầu tư, xây dựng, giao nhận thầu xây lắp các công trình và thực hiện thanh quyết toán các công trình. Phòng có các nhiệm vụ cơ bản sau: – Là đầu mối giải quyết công tác kế hoạch của xí nghiệp. – Lập kế hoạch sản xuất, tài chính, tiền lương ngắn hạn trung hạn và dài hạn của xí nghiệp. – Triển khai kế hoạch sản xuất của Công Ty Điện giao. – Chủ trì việc ký các hợp đồng kinh tế giữa xí nghiệp với khách hàng và chỉ đạo thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký kết. – Là đầu mối tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác đấu thầu trong xây dựng của xí nghiệp. – Tổ chức thanh quyết toán công trình với khách hàng. Phòng tổ chức lao động tiền lương: có chức năng tham mưu giúp giám đốc quản lý công tác tổ chức bộ máy quản lý cán bộ, quản lý công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công tác thi đua khen thưởng, công tác lao động tiền lương và thực hiện các chế độ chính sách về lao động tiền lương. Phòng có các nhiệm vụ sau: ã Công tác tổ chức bộ máy: – Nghiên cứu xây dựng công tác tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của xí nghiệp phù hợp với trình độ phát triển của xí nghiệp và yêu cầu của công ty. – Theo dõi, nghiên cứu, phân tích các hoạt động quản lý của các đơn vị nhằm phát hiện những ưu khuyết điểm và đề xuất phương án trình giám đốc điều chỉnh, sửa đổi kịp thời. – Là đầu mối biên soạn, sửa đổi, quan hệ với cấp trên và các cấp có thẩm quyền trong việc sửa đổi điều lệ tổ chức hoạt động hoặc chức năng nhiệm vụ của xí nghiệp. ã Về công tác cán bộ: – Xây dựng quản lý, phát triển đội ngũ cán bộ đủ về số lượng, phù hợp với cơ cấu có đủ phẩm chất chính trị và năng lực công tác. – Xây dựng, quản lý quy hoạch cán bộ của xí nghiệp và cán bộ thuộc công ty quản lý theo tiêu chuẩn của đảng. – Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, bảo mật hồ sơ cán bộ. ã Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật: – Là đầu mối xây dựng các hình thức, biện pháp, quy chế thi đua khen thưởng ở xí nghiệp. – Phát hiện bồi dưỡng các nhân tố tích cực điển hình, đề xuất khen thưởng vật chất và tinh thần kịp thời. – Là đầu mối thực hiện các thủ tục xét kỷ luật lao động theo quy định của pháp luật. ã Công tác lao động tiền lương: – Xây dựng các hình thức, phương pháp quản lý lao động khoa học, xây dựng các hình thức phương pháp trả lương, thưởng theo đúng nguyên tắc. – Là đầu mối giải quyết công tác cấp và thực hiện đơn giá tiền lương, thực hiện chính sách của người lao động. – Lập kế hoạch hàng năm và dài hạn nhu cầu lao động và chất lượng lao động. – Soạn thảo nội quy lao động, ký kết hợp đồng lao động, hướng dẫn, duyệt và bảo quản sổ lao động sổ bảo hiểm xã hội theo quy định. – Xây dựng kế hoạch sử dụng quỹ phúc lợi. – Quản lý xét duyệt chế độ bảo hiểm lao động cho các đơn vị, tham gia lập kế hoạch bảo hiểm lao động hàng năm của xí nghiệp. ã Công tác thanh tra: – Là đầu mối thanh tra thực hiện các chế độ chính sách, pháp luật, nội quy, quy định của công ty và xí nghiệp. – Xem xét đề xuất với giám đốc các đơn thư khiếu nại, tố cáo trong xí nghiệp và bên ngoài liên quan đế xí nghiệp thuộc thẩm quyền giải quyết của giám đốc. Phòng kỹ thuật: có chức năng tham mưu giúp giám đốc về công tác quản lý, xây dựng công trình của xí nghiệp nhằm đảm bảo xây dựng công trình đúng thiết kế được duyệt, đúng tiến độ và xây dựng cơ bản hiện hành, bảo đảm chất lượng, hiệu quả kinh tế. Phòng có các nhiệm vụ sau: – Là đầu mối giải quyết các lĩnh vực liên quan đến công tác quản lý xây dựng của xí nghiệp. – Tổ chức, quản lý thi công công trình sau khi đã nhận lệnh sản xuất, hồ sơ thiết kế dự toán công trình của phòng kế hoạch. – Chủ trì, chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý và áp dụng công nghệ tin học vào các mặt quản lý công tác ở xí nghiệp. – Ban an toàn và bảo hiểm lao động có nhiệm vụ: + Lập kế hoạch bảo hiểm lao đông hàng năm trình giám đốc duyệt để báo cáo công ty và tổ chức thực hiện kế hoạch đó ở xí nghiệp. + Tổ chức, quản lý thực hiện công tác kỹ thuật an toàn, bảo hiểm lao động, PCCN ở xí nghiệp. – Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế ở xí nghiệp, phát hiện những bất hợp lý, đề xuất biện pháp khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tích luỹ cho xí nghiệp và tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên. – Quản lý, đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên làm công tác tài chính kế toán từ xí nghiệp đến các đội. – Thực hiện công tác báo cáo tài chính quý, năm theo yêu cầu của công ty. Tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ tài liệu phòng tài chính kế toán theo quy định của nhà nước. Phòng vật tư: có chức năng tham mưu cho giám đốc quản lý, tổ chức cung ứng vật tư thiết bị, bảo đảm việc sử dụng có hiệu quả các vật tư thiết bị của xí nghiệp. Phòng vật tư có các nhiệm vụ sau: – Là đầu mối giải quyết các lĩnh vực vật tư thiết bị của xí nghiệp, tìm nguồn hàng, hợp đồng mua sắm, cung ứng sử dụng vật tư. – Tổ chức cung ứng vật tư thiết bị tuỳ theo mỗi công trình, đảm bảo số lượng, chất lượng và sự đồng bộ, giám sát việc sử dụng vật tư thiết bị đó. – Nắm chắc thị trường vật tư thiết bị và giá cả, đảm bảo chủ động điều hoà vật tư thiết bị trong xí nghiệp. Dự trù nguồn vật tư thiết bị hợp lý để khắc phục nhiệm vụ đột xuất của xí nghiệp theo nguyên tắc không bị tồn đọng. – Hướng dẫn các đơn vị tiếp nhận, quản lý vật tư thiết bị. Đối chiếu quyết toán vật tư thiết bị của công trình khi công trình đã hoàn thành. – Bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn về công tác qản lý, cung ứng vật tư thiết bị cho các đơn vị trong toàn xí nghiệp để đáp ứng được yêu cầu sản xuất. – Quản lý phương tiện vận tải an toàn, đảm bảo phục vụ sản xuất đạt hiệu quả cao. – Thực hiện chế độ thống kê báo cáo về vật tư thiết bị theo quy định của công ty và của nhà nước. – Bảo quản lưu trữ chứng từ, tài liệu của phòng theo quy định. 3. Tình hình chung công tác kế toán của đơn vị. 3.1. Hình thức tổ chức và cơ cấu bộ máy kế toán. a) Hình thức tổ chức bộ máy kế toán. Do tính phức tạp của công tác tổ chức sản xuất, đa dạng hoá khu vực sản xuất, đa dạng hoá sản phẩm nên công tác quản lý tài chính được tiến hành theo chế độ chuyên quản từng khu vực. Bộ máy kế toán được thực hiện theo nguyên tắc chuyên môn hoá theo các khu vực nhằm phát huy tính quản lý toàn diện. Cụ thể năm 2000 công tác kế toán ở xí nghiệp đã thực hiện có hiệu quả và hợp lý. Phòng kế toán ở xí nghiệp được thực hiện theo chế độ kế toán trưởng kiêm kế toán tài sản cố định.Các nhân viên kế toán được bố trí chuyên môn hoá theo từng khu vực như sau: – Kế toán đầu ra: khu vực này giữ một vị trí rất quan trọng để cân đối thu chi, lỗ - lãi. – Kế toán tổng hợp: Trên cơ sở toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, các lao vụ ... để tập hợp trên bảng kê, nhật ký báo cáo. – Kế toán đầu vào: tập hợp các chi phí như: mua bán hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ... – Kế toán đầu tư. Bốn khu vực kế toán này đều được tiến hành trên cơ sở uỷ quyền cho một người phụ trách để nâng cao tính trách nhiệm theo pháp luật, kiểm tra thường xuyên, hàng ngày của kế toán trưởng. Phương thức hạch toán: Được thực hiện theo đúng quyết định 1191/ QĐTC ngày 1/ 1/ 1996 của Bộ Tài Chính mà doanh nghiệp hiện đang thực hiện chế độ hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ. Nguyên tắc hạch toán như sau: – Toàn bộ các đơn vị thực hiện nhiệm vụ sản xuất chính đều được hạch toán và quản lý chặt chẽ từ đầu ra đến đầu vào trên các sổ sách chi tiết của doanh nghiệp. – Các đơn vị sản xuất khác thực hiện cơ chế tự trang trải sẽ được kiểm toán hàng tháng, quý. Trên cơ sở văn bản kiểm toán sẽ được phản ánh tổng hợp trên sổ sách của doanh nghiệp theo các chỉ tiêu chủ yếu trên các tài khoản tổng hợp như: doanh thu, tổng chi phí trên các tài khoản chi phí, tổng lãi lỗ trước thuế, tổng các khoản phải nộp ngân sách nhà nước. – Khi hết niên độ kế toán, sau 30 ngày doanh nghiệp phải thực hiện chế độ công khai tài chính trước đại hội công nhân viên. b. Cơ cấu bộ máy kế toán: ã Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: Sơ đồ 5: Tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán giá thành, thanh toán Kế toán vốn bằng tiền Bộ phận kế toán đội trực thuộc ã Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: – Thực hiện chế độ một thủ trưởng, kế toán trưởng có chức năng giúp giám đốc xí nghiệp tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác quản lý kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kế toán ở xí nghiệp. Đồng thời kiểm sát kinh tế tài chính của nhà nước tại xí nghiệp. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và sự kiểm tra về nghiệp vụ của cơ quan tài chính cấp trên. Kế táon trưởng chỉ đạo trực tiếp và hướng dẫn công nhân viên dưới quyền thuộc phạm vi và trách nhiệm của mình, có quyền phân công và chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhsân viên kế toán tại xí nghiệp làm việc ở bất cứ bộ phận nào. – Các bộ phận kế toán trực tiếp chỉ đạo các nghiệp vụ của từng khối thuộc phòng kế toán tài chính- thống kê quản lý, phân công trách nhiệm cụ thể cho từng khối và trực tiếp chịu trách nhiệm. 3.2. Quy trình hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ. Sơ đồ 6: Hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ (Thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chú thích: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu, kiểm tra. * Sổ sách sử dụng. – Hạch toán vốn bằng tiền: nhật ký chứng từ số 1, bảng kê 1, nhật ký chứng từ số 2, bảng kê 2, nhật ký chứng từ số 4. – Hạch toán thanh toán với người cung cấp: nhật ký chứng từ số 5. – Hạch toán chi phí sản xuất: nhật ký chứng từ số 9. – Hạch toán tài sản cố định: nhật ký chứng từ số 9. – Hạch toán các nghiệp vụ khác: nhật ký chứng từ số 10. – Hạch toán phải thu: bảng kê 11. – Sổ cái. II. Thực tế công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp Xây Lắp Điện . 1. Công tác quản lý chung về vật liệu. Nguyên vật liệu ở xí nghiệp không tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm mà chỉ mang tính chất sử dụng trực tiếp. – Vật tư: là vật liệu dùng để lắp đặt, sửa chữa như máy biến thế, đường dây... – Nhiên liệu như: xăng dầu... Nguyên vật liệu ở xí nghiệp chủ yếu nhập từ nguồn mua trong nước và nước ngoài. Cụ thể có một số thiết bị phục vụ cho việc sửa chữa lớn là nhập từ Hàn Quốc và một số nước khác. Ngoài ra, doanh nghiệp đã xây dựng được một hệ thống các kho bãi để dự trữ nguyên vật liệu, máy móc...và lập nên các quy chế, nội quy bảo quản cho từng loại nguyên vật liệu để tránh tình trạng bị hư hỏng, mất mát. Nếu bị mất mát do lỗi của thủ kho thì bắt thủ kho phải bồi thường hoặc bị trừ vào lương. 2. Đánh giá vật liệu. Đánh giá vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. Trong cách đánh giá nguyên vật liệu xuất kho của doanh nghiệp, kế toán sử dụng phương pháp hệ số giá( giá hạch toán), cuối tháng điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế vật liệu xuất dùng dựa vào số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán. Ví dụ: Tình hình tồn kho và nhập - xuất nguyên vật liệu của xí nghiệp trong tháng 5 như sau: Tên nguyên vật liệu: Dây điện trần. Tồn kho: 1000m, đơn giá: 13000 đ/ m. Ngày 1/ 5: Nhập 5000m, giá thực tế 13.100 đ/ m. Ngày 10/ 5: Xuất 700m. Ngày 13/ 5: Xuất 300m. Ngày 19/ 5: Nhập 700m, giá thực tế: 13.200 đ/ m. Ngày 25/ 5: Xuất 7000m. Tồn cuối kỳ: 800m. Giá hạch toán: 13000 đ/ m. Ta có cách tính như sau: - Hệ số giá = = = 1,05457 – Giá thực tế xuất = (700 + 300 + 700) x13.000 x 1,5457 = 23.306.190,48 đ. – Tồn cuối kỳ = 800 x 13.000 x 1,05457 = 16.075.280đ Với ví dụ trên kế toán tính giá thực tế vật liệu xuất như sau: – Giá thực tế xuất = 700 x 13.000 + 300 x 13.000 + + 500 x 13.100 + 200 x 13.200 = 22.190.000 đ – Tồn cuối kỳ = 800 x 13.200 =10.560.000 đ 3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 3.1. Thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu. Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu như đã nói là phải quản lý chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn kho theo từng thứ cả về chất lượng, số lượng, chủng loại và giá trị. Bằng việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu sẽ đáp ứng được yêu cầu đó. Để có thể thực hiện được toàn bộ công tác kế toán nguyên vật liệu trước hết phải căn cứ vào các chứng từ về nhập xuất để làm căn cứ ghi sổ kế toán thực tế tại xí nghiệp Xây Lắp Điện. a) Chứng từ kế toán sử dụng gồm: – Phiếu nhập vật liệu. – Biên bản kiểm lại vật liệu. – Phiếu xuất vật tư. – Hoá đơn giá trị gia tăng. b) Trình tự luân chuyển chứng từ như sau: Đối với vật liệu mua nhập kho: căn cứ vào hoá đơn nhập hàng và biên bản kiểm kê vật liệu( Nếu có), phòng vật tư lập phiếu nhập kho vật liệu thành hai liên. Người phụ trách phòng vật tư ký tên vào phiếu và chuyển cả hai liên xuống kho làm căn cứ kiểm nhận vật tư, hoá đơn của người bán gửi cho phòng tài chính kế toán dùng để làm thủ tục thanh toán. – ở kho: căn cứ vào phiếu nhập kho nhận được của phòng vật, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu và ghi số liệu nhập vào thẻ kho và ký tên vào cả hai liên. Trong trường hợp kiểm nhận nếu phát hiện thừa, thiếu, mất, phẩm chất không đúng quy cách ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo với phòng vật tư biết, đồng thời cùng người giao lập biên bản để kế toán có chứng từ ghi sổ.Phiếu nhập kho sau khi đã có chữ ký của của người giao hàng, thủ kho phải gửi làm cả biên bản thừa, thiếu ( nếu có) lên phòng vật tư. Thủ kho gửi lại một bản để ghi vào thẻ kho số thực nhập và chuyển lên phòng kế toán. – ở phòng kế toán: kế toán ghi vào sổ nhật ký chứng từ số 5 và kèm theo bút toán sau: Nợ TK 152. Nợ TK 133. Có TK liên quan. Khi xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ: phòng vật tư lập phiếu xuất kho thành năm liên sau đó chuyển cho thủ kho hai liên, đơn vị một liên. Khi tính vật tư, đơn vị đem phiếu này xuống cho thủ kho, thủ kho thu lại phiếu xuất của đơn vị để tính ra tổng số vật tư đã xuất đối chiếu với thẻ kho rồi ký vào ba liên. Một liên gửi cho phòng vật tư, một liên đơn vị giữ lại để vào sổ kế toán đơn vị còn một liên gửi lên phòng kế toán. Trên phòng kế toán khi nhận được chứng từ liên quan đến xuất nguyên vật liệu cho đối tượng sử dụng kế toán ghi sổ theo bút toán: Nợ TK liên quan. Có TK 152. 3.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. – Tại kho: Kế toán chi tiết vật liệu được thực hiện trên thẻ kho. Hàng ngày khi nhận được phiếu nhập phiếu xuất, sau khi đối chiếu với số lượng thực nhập, thực xuất thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng thủ kho phải tính được ra số vật liệu tồn kho trên thẻ, tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng loại vật liệu tồn kho khác nhau. Với một số loại vật liệu chủ yếu, việc nhập xuất với số lượng lớn diễn ra thường xuyên, thủ kho phải kiểm tra số thực tế còn lại trong kho và đối chiếu với số tồn kho trên thẻ kho một cách thường xuyên. Vào cuối tháng, thủ kho và kế toán đối chiếu thẻ kho và sổ số dư, thẻ kho do kế toán vật liệu lập được mở cho từng thứ vật liệu, từng loại liệu. Mỗi thẻ kho có thể dùng một hoặc một số tờ tuỳ theo mức độ nhập xuất trong tháng khi có các nghiệp vụ phát sinh. Cùng với việc phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lượng, thủ kho tiến hành phân loại chứng từ, phiếu nhập riêng, phiếu xuất riêng theo trình tự thời gian, số chứng từ để ghi vào sổ giao nhận chứng từ cho bộ phận kế toán theo cả vật liệu. – Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng sổ số dư để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và giá trị cả vật liệu nhập kho và xuất kho, sổ này được dùng cho cả năm. Định kỳ kế toán vật liệu xuống kho nhận chứng từ nhập xuất vật liệu. Khi nhận kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ đồng thời kiểm tra theo dõi chỉ tiêu số lượng của vật liệu trên thẻ kho sau đó kế toán ký xác nhận số liệu số lựơng chứng từ giao. Căn cứ vào chứng từ đã nhận được ở kho, cuối tháng kế toán phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo cả hai chỉ tiêu: chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị vào sổ số dư. * Trình tự luân chuyển chứng từ sổ sách như sau: Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất như: phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư (nếu có), hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, kế toán vào bảng kê nhập, bảng kê xuất. ở kho, thủ kho ghi chép trên thẻ kho. Phiếu nhập kho Ngày 1/11/1995 Mẫu số 01 VT Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Có: 3311 Họ và tên người giao hàng: Theo hoá đơn số: 01 ngày 1/11/1995 Nhập tại kho: Số TT Tên vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Xin nhập Thực nhập Cộng 3.3. Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán Vật liệu, công cụ tại xí nghiệp xây lắp điện, hiện nay có 4 hình thức kế toán, các doanh nghiệp có thể chọn một trong 4 hình thức đó. Mỗi hình thức có trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ khác nhau. Theo hình thức chứng từ ghi sổ của công ty tôi đang thực tập thì trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ được áp dụng như sau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152TK 153 Chứng từ ghi sổ (9) Ghi hàng ngàyGhi cuối thángKiểm tra đối chiếu Bảng tổng hợpN.X.T (13) Bảng kê ghi cóTK 331, 111, 112ghi nợ TK 152, 153 Bảng kê ghi có TK 152, 153 (4) (8) (12) Hoá đơn mua hàng & các chứng từ khác Phiếu nhập kho Sổ chi tiết vật liệu Thẻ xuất Phiếu công cụ dụng cụ (1) (3) (5) (7) (2) (2) (6) (7) (11) (1) Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn mua hàng và các chứng từ liên quan kế toán lập phiếu nhập kho. (2) Căn cứ vào hoá đơn mua hàng và các chứng từ liên quan cùng phiếu nhập kho kế toán lập bảng kê ghi có TK331, TK111, TK112, ghi nợ TK152, TK153 (3) Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi thẻ kho (4) Cuối tháng căn cứ vào bảng kê ghi có TK331, 111, 112, ghi nợ TK152, 153 kế toán lập chứng từ ghi sổ. (5) Hàng ngày căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi thẻ kho. (6) Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi vào bảng kê ghi có TK152, 153. (7) Căn cứ vào phiếu xuất kho và phiếu nhập kho kế toán ghi vào sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ. (8) Căn cứ vào bảng kê ghi có TK152, 153 kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ. (9) Căn cứ chứng từ ghi sổ đã lập kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. (10) Căn cứ chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ cái TK152, 153. (11) Cuối tháng đối chiếu giữa sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ với thẻ kho. (12) Căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn. (13) Căn cứ vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn đối chiếu với sổ cái TK152, 153. * Chứng từ liên quan đến vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty: Hiện nay công ty đang sử dụng các mẫu chứng từ sổ sách được ban hành theo nghị định số 11 41/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính. a. Chứng từ liên quan đến nhập vật liệu, công cụ dụng cụ gồm: Hoá đơn tài chính, phiếu kiểm tra chất lượng, phiếu nhập kho, phiếu chi, uỷ nhiệm chi. Ngoài ra công ty còn sử dụng giấy biên nhận khi mua vật liệu, công cụ dụng cụ ở các gia đình buôn bán thay cho hoá đơn đỏ. ã Hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT): Hoá đơn GTGT là chứng từ của đơn vị bán nhằm xác nhận số lượng chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm, hàng hoá cho người mua. Hoá đơn GTGT là căn cứ để người bán ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán liên quan, là chứng từ cho người mua vận chuyển hàng hoá trên đường, lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ của đơn vị mua. Hoá đơn GTGT do người bán lập thành 3 liên: Liên 1: lưu tại nơi nhập phiếu Liên 2: giao cho người mua làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán của đơn vị mua. Liên 3: dùng cho người bán làm chứng từ thu tiền và ghi sổ kế toán liên quan. ã Phiếu kiểm tra chất lượng: Phiếu này được lập nhằm xác nhận qui cách, số lượng vật tư hàng hoá trước khi nhập kho để làm căn cứ quy trách nhiệm trong thanh toán và baỏ quản. ã Phiếu nhập kho: Do vật liệu của công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau có loại do mua ngoài, có loại mua từ các cơ quan nhà nước. Đối với vật liệu mua với số lượng ít không thường xuyên thì công ty không lập kế hoạch thu mua, còn đối với những vật liệu chính, mua nhiều khối lượng lớn như: đường, cao, gạo , malt... thì công ty lập kế hoạch thu mua. Khi vật liệu mua về theo đúng kế hoạch, đến kho cán bộ cung tiêu cùng thủ kho và cán bộ kỹ thuật kiểm tra chất lượng, quy cách mẫu mã quy định, đạt yêu cầu thì phòng vật tư tiến hành làm thủ tục nhập kho và thủ tục nhập số vật liệu đó. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu ở phòng cung ứng vật tư Liên 2: Do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho. Thủ kho phải ký nhận vào phiếu nhập kho. Liên 3: Đưa cho người giao hàng cùng phiếu kiểm nghiệm, hoá đơn đỏ đến phòng tài vụ để thanh toán. Phiếu nhập kho là căn cứ để ghi thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu và các sổ kế toán tổng hợp khác. ã ủy nhiệm chi: ủy nhiệm chi là một chứng từ kế toán để xác nhận khoản tiền mặt thực tế xuất quỹ. Phiếu chi được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại nơi lập phiếu. Liên 2: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ cuối ngày đính kềm báo cáo quỹ chuyển cho kế toán Phiếu chi dùng để làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ kế toán các khoản chi tiền mặt. Sau đây là những minh hoạ bằng số liệu cụ thể trên các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ nhập vật liệu tháng 3 năm 2001 của công ty: Ví dụ 1: Hoá đơn Giá trị gia tăng Liên 2: giao cho khách hàng ngày 12 tháng 3 năm 2000 Mã số 01GTKT-3LL EE/99-B Số 58/5 Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: MS 0100102157 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thanh Hà Đơn vị: xí nghiệp xây lắp điện Địa chỉ: số 1 đường an dương -Ba Đình -Thành Phố hà nộI Hình thức thanh toán: UNC US 05002382651 SST Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 2 Cộng tiền hàng: Thuế xuất GTGT: 5% tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Số tiền viết bằng chữ: Người mua hàng(đã ký) Kế toán trưởng(đã ký) Thủ trưởng đơn vị(đã ký) Phiếu kiểm tra chất lượng Ngày 29 tháng 3 năm 2000 Đơn vị sản xuất: cửa hàng kinh doanh lương thực 63 Lò Sũ Sản phẩm: Bột trắng, không hôi, không mốc, mùi vị dặc trưng Chất lượng đạt yêu cầu. Số lượng: Kết luận của kiểm nghiệm viên: đề nghị cho nhập kho Kiểm nghiệm viên đã ký Phiếu nhập kho Ngày 13 tháng 3 năm 2000 Nợ TK 152 Có TK 112 Mã số 01 - VT QĐ số: 1141 - TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC Số 166 Họ tên người giao hàng: Anh Trung cửa hàng lương thực 63 Lò Sũ Theo hoá đơn số ngày tháng năm của Nhập tại kho: Cô Chiến Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư sản phẩm hàng hoá Mã số ĐVT Số Lượng Đơn giá Thành tiền Theo CTừ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 Kg Kg Cộng Viết bằng chữ: Phụ trách cung tiêuđã ký Người giaođã ký Thủ khođã ký Sang tháng 4 công ty lập UNC gửi đến ngân hàng công thương quận Ba Đình trả tiền theo hoá đơn số 208 ủy Nhiệm chi Số 55 Phần do ngân hàng ghi Chuyển khoản, chuyển tiền, thư điện lập ngày 17/4 Đơn vị trả tiền: Xí nghiệp xây lắp điện Số hiệu N.H.A... Số tài khoản: 710 A – 00005 Đơn vị nhận tiền: Cửa hàng lương thực 63 Lò Sũ Số tài khoản: 431 103 0000 85 Tại ngân hàng Nông nghiệp TP Hà Nội Địa chỉ 31 – 33 Mã Mây Nội dung thanh toán: trả tiền mua Dây điện PC 166 (13/3/2001) hoá đơn 5812 Số tiền bằng chữ: Bốn bốn triệu năm trăm ngàn Số tiền bằng số: 44 500 000 Nợ Có Số hiệu N.H.B... Loại nghiệp vụ... Ký hiệu thống kê... Đơn vị trả tiền: N.H.A ghi sổ ngày N.H.B ghi sổ ngày Kế toán chủtài khoản Sổ phụ kiểm soáttrưởng ngân hàng Sổ phụ kiểm soáttrưởng ngân hàng Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -------*------- Giấy biên nhận Gửi: Xí nghiệp Xây lắp Tên tôi là: Nguyễn Văn Quý Địa chỉ: Diẽn Châu – Nghệ An Tôi có thu mua và bán cho xí nghiệp 102 Con Xứ Thành tiền: 9 445 800 (Chín triệu bốn trăm bốn mươi năm nghìn tám trăm đồng) Vậy đề nghị công ty thanh toán. Ngày 5/2/2000 Người viết (Đã ký) Phiếu chi ngày tháng 3 năm 2000 Quyển số: 150 Mẫu số 02 - TT QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Văn Quý Địa chỉ: Diẽn Châu – Nghệ An Lý do chi: mua Con Xứ Số tiền: 9 445 800 (viết bằng chữ) Chín triệu bốn trăm bốn mươi năm nghìn tám trăm đồng Kèm theo 01 chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vịđã ký Kế toán trưởngđã ký Người lập biểuđã ký Phiếu kiểm tra chất lượng Ngày 29 tháng 3 năm 2000 Đơn vị sản xuất: Sản phẩm: Con Xứ Số lượng: 102 Chất lượng: đã loại những chai sứt, bẩn và không đạt tiêu chuẩn Kết luận của kiểm nghiệm viên: đề nghị cho nhập kho Kiểm nghiệm viên Phiếu nhập kho Ngày 5 tháng 3 năm 2000 Nợ TK 153 Có TK 111 Mã số 01 - VT QĐ số: 1141 - TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC Số 148 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Quý khối 3 – Diên Hồng Theo hoá đơn số ngày tháng năm của Nhập tại kho: Cô Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư sản phẩm hàng hoá Mã số ĐVT Số Lượng Đơn giá Thành tiền Theo CTừ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Con Xứ 102 102 9260 9445800 Cộng Viết bằng chữ: Chín triệu bốn trăm bốn mươi năm nghìn tám trăm đồng Phụ trách cung tiêuđã ký Người giaođã ký Thủ khođã ký b. Chứng từ liên quan đến xuất vật liệu, công cụ dụng cụ: Phiếu xuất kho được lập khi vật tư được xuất kho. Khi có yêu cầu sử dụng, quản đốc phân xưởng viết giấy đề nghị phòng cung cấp vật tư xuất kho vật liệu để sản xuất. Cán bộ phòng vật tư căn cứ vào giáy đề nghị được lãnh đạo duyệt lập phiếu xuất vật liệu. Phiếu xuất kho vật liệu được lập thành 3 liên: Liên 1: do cán bộ phòng vật tư giữ lại để theo dõi số lượng xuất Liên 2: giao cho thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho và theo dõi số lượng vật tư xuất ra Liên 3: giao cho đối tượng sử dụng Phiếu xuất của công ty chỉ ghi chỉ tiêu số lượng, không ghi chỉ tiêu đơn giá và thành tiền cuối kỳ hoặc định kỳ mỗi lần thủ kho chuyển phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Phòng kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho để tính trị giá thực tế vật liệu xuất kho. Hiện nay công ty ddang sử dụng 2 loại phiếu xuất kho; phiếu xuất kho không hạn mức và phiếu xuất kho hạn mức. ã Phiếu xuất kho không hạn mức: Phiếu này dùng để xuất vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm ã Phiếu xuất kho hạn mức: Phiếu này được lập trong trường hợp lập phiếu xuất một lần, nhưng xuất nhiều lần cho các bộ phận sử dụng vật tư theo định mức. Nó là căn cứ để hoạch toán chi phí sản xuất và kiểm tra việc sử dụng vật tư theo định mức. Trong công ty thường dùng phiếu xuất kho hạn mức để xuất các loại vật liệu chính như đường, gạo, cao... Tôi xin minh hoạ bằng phiếu xuất kho số 25, xuất kho vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm tháng 3 năm 2000: Địa chỉ đơn vị Phiếu nhập kho - số 25 Ngày 5 tháng 3 năm 2000 Nợ TK 621 Có TK 152 Mã số 02 - VT QĐ số: 1141 - TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC Họ tên người giao hàng: Lý do xất kho: Xuất tại kho Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư sản phẩm hàng hoá Mã số ĐVT Số Lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Viết bằng chữ: Chín triệu bốn trăm bốn mươi năm nghìn tám trăm đồng Thủ trưởng đơn vịđã ký Kế toán trưởngđã ký Phụ trách cung tiêuđã ký Người lập biểuđã ký * Kế toán chi tiết vật liệu vật liệu, công cụ dụng cụ ở xí nghiệp xây lắp điện: Hiện nay, đối với các doanh nghiệp đang tồn tại 3 phương pháp ghi sổ chi tiết vật liệu đó là phương pháp ghi sổ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. Song đối với công ty tôi đang thực tập áp dụng phương pháp ghi thẻ song song. Sau đây tôi xin trình bầy nội dung của phương pháp này: ã ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và ghi theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép thực nhập, thực xuất vào chứng từ và vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho chuyển số phiếu nhập phiếu xuất đã phân loại theo từng thứ nguyên vật liệu cho phòng kế toán. ã ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thủ kho. Ngoài ra còn phải lập bảng tổng hợp chi tiết nhập xuất tồn vật liệu trên cơ sở số liệu từ các sổ chi tiết để kiểm tra đối chiếu với kế toán tổng hợp. Ta có thể khái quát kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổ song song bằng sơ đồ sau: Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng hoặc định kỳKiểm tra đối chiếu Bảng tổng hợp nhập xuất tồn (4) Sổ chi tiết vật liệu Thẻ kho (2) (2) (1) (1) (3) Phiếu nhập Phiếu xuất * Các nghiệp vụ thanh toán tăng giảm vật liệu, công cụ dụng cụ ở Xí nghiệp Xây lắp điện. Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật liệu, công cụ dụng cụ được thực hiện trên các tài khoản 152, 153 và các sổ kế toán tổng hợp như: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản 152, 153 và các tài khoản liên quan khác. Giá trị thực tế của vật liệu xuất kho ở phương pháp này được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã tổng hợp phân loại các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoảnvà sổ kế toán. Cũng theo phương pháp này thì giá trị của vật liệu tồn kho trên các tài khoản và sổ kế toán được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ hoạch toán. Mặt khác do đặc thù của cong ty là doanh nghiệp kinh doanh các sản phẩm về thực phẩm phục vụ nhu cầu về ăn uống của người tiêu dùng. Các sản phẩm này rất đa dạng và phong phú nên việc hoạch toán thuế đối với mỗi loại vật liệu cho mỗi sản phẩm là khác nhau. a. Các nghiệp vụ hạch toán tăng vật liệu công cụ dụng cụ trong tháng 3 năm 2000 ở công ty: Trên cơ sở các chứng từ đã nhận được trong tháng kế toán tính giá trị thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho theo quy định hiện hành (cách tính giá đã trình bầy ở phần trước) sau đó định khoản các nghiệp vụ phát sinh trong tháng. Trích một số nghiệp vụ phát sinh tăng tháng 3: NV1: Ngày 13/3 nhập kho vật liệu theo phiếu nhập trong kho số 166 và các chứng từ liên quan khác. Nhập Nhập Tổng số tiền thanh toán 2 119 000 đ chưa trả tiền người bán Kế toán định khoản Nợ TK 152: 42 381 000 Nợ TK 1331.1: 2 119 000 Có TK 331: 44 500 000 NV2: Ngày 30/3 nhập kho vật liệu theo phiếu nhập trong kho số 208 166 và các chứng từ liên quan khác. Nhập Theo hoá đơn số 208 ngày 29/3 số tiền thanh toán là 41 859 000 đ trong đó thuế VAT 5% là 1 993 300 đ chưa trả hết người bán Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 39 866 600 Nợ TK 1331.1: 1 993 300 Có TK 331: 41 859 900 NV3 : Ngày 31/3 nhập kho vật liệu công cụ dụng cụ theo phiếu nhập trong kho số 217 166 và các chứng từ liên quan khác. Nhập Nhập Tổng số tiền thanh toán là 56 999 900 trong đó thuế VAT 10% là 5 181 000đ chưa trả tiền người bán Kế toán định khoản: Nợ TK 153: 51 818 100 Nợ TK 1331.1: 5 181 000 Có TK 331: 56 999 900 NV4 : Phiếu nhập trong kho số 212 ngày 31/3 nhập kho vật liệu trị giá 21008400 trong đó: Nhập Nhập Thuế giá trị gia tăng 10% là 2 100 800 đ chưa trả tiền người bán Kế toán định khoản: Nợ TK 153: 21 008 400 Nợ TK 1331.1: 2 100 800 Có TK 331: 23 109 200 b. Các nghiệp vụ hạch toán giảm vật liệu công cụ dụng cụ trong tháng 3 năm 2000 ở công ty: Trên cơ sở cách tính trị giá thực tế vật liệu xuất kho đã trình bày ở phần trước, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho và lý do xuất kho để định khoản NV1: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 26 ...... khi đã định khoản kế toán ghi vào bảng kê ghi có TK152 sau đó căn cứ vào dòng tổng cộng để ghi vào chứng từ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 621: 533 536 400 Chi tiết 290 120 300 : 170 969 700 : 60 235 900 12 210 500 Có TK 152: 533 536 400 NV2: Căn cứ vào các chứng từ kế toán xuất công cụ dụng cụ sau khi đã được định khoản trên chứng từ kế toán ghi vào bảng kê ghi cóTK153. Căn cứ vào dòng tổng cộng của bảng kê này kế toán lập chứng từ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 627: 298 400 Nợ TK 142: 95 202 300 Nợ TK 641: 77 000 Nợ TK 632: 5 726 620 Có TK 153: 101 304 320 NV1: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 25 ngày 10 tháng 3 xuất kho: Nợ TK 621: 35 272 000 Có TK 152: 35 272 000 * Các sổ kế toán liên quan đến nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ ở xí nghiệp xây lắp điện. a. Sổ kế toán chi tiết: Hiện nay công ty đang hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp ghi thẻ song song (phần nội dung và sơ đồ của phương pháp này đã trình bầy ở phần trước), phần này tôi xin đi sâu vào nghiên cứu các sổ kế toán chi tiết mà công ty đang sử dụng đó là các sổ: thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết thanh toán với người bán. ã Thẻ kho: Thẻ kho vừa là sổ kế toán vừa là chứng từ kế toán, nó dùng để theo dõi số lượng nhập xuất tồn kho của từng loại vật liệu và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Mỗi một thẻ kho được lập để theo dõi một loại vật liệu, thẻ kho này do phòng kế toán lập và ghi chỉ tiêu ngày lập, tờ số, tên vật liệu, đơn vị tính, mã số. Sau đó giao cho thủ kho quản lý và ghi chép tình hình nhập xuất tồn hàng ngày. Căn cứ để ghi thẻ kho là các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và chỉ ghi thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. ã Sổ chi tiết vật liệu: Sổ chi tiết vật liệu được mở để ghi chép tình hình nhập xuất tồn của từng thứ vật liệu tương ứng với từng thẻ kho. Sổ này do kế toán quản lý sử dụng và ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị. Căn cứ để ghi sổ chi tiết vật liệu là các phiếu nhập phiếu xuất. Sổ này được mở cho từng tài khoản hàng tồn kho cho từng vật liệu. ã Sổ chi tiết thanh toán với người bán: Sổ này được mở để theo dõi chi tiết tình hình thanh toán giữa công ty với người bán, người cung cấp vật liệu liên quan đến nghiệp vụ ghi bên có TK 331 và ghi bên nợ TK 331. Mỗi người bán được theo dõi trên một hoặc một số trang sổ nhất định. Mỗi hoá đơn dược ghi một dòng trong sổ và được ghi liên tục theo thứ tự thời gian, chứng từ gửi về phòng kế toán và được theo dõi từ khi hoá đơn phát sinh đến lúc thanh toán hoá đơn đó. Cuối mỗi tháng cộng sổ chi tiết thanh toán với ngưòi bán để có số liệu ghi vào bảng tổng hợp thanh toán với người bán, hay còn gọi là bảng kê ghi có TK 331 ghi nợ các tài khoản. Đơn vịTên kho Thẻ kho Ngày lập thẻ Tờ số 58 Mẫu số 06 VT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Đơn vị tính: Mã số: STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của KT Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 178 44 40 148 151 150 44 44 21 44 20/3 27/3 22/3 5/3 6/3 5/3 31/3 31/3 31/3 Cộng Đơn vịTên kho Thẻ kho Ngày lập thẻ Tờ số 45 Mẫu số 06 VT Tên nhãn hiệu Đơn vị tính: Mã số: STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của KT Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn 01 02 03 26 166 208 10/3 10/3 10/3 Cộng Đơn vịTên kho Thẻ kho Ngày lập thẻ Tờ số 48 Mẫu số 06 VT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Đơn vị tính: Mã số: STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của KT Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn 01 02 26 10/3 Cộng Doanh nghiệp Sổ vật liệu chi tiết Tờ số 20 Mở sổ ngày 1 tháng1 năm 2000 Tên vật liệu (Dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá): Đơn vị tính: Quy cách phẩm chất Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 26 166 208 10/3 10/3 30/3 331 331 Cộng Tháng 3 Người ghi sổ(Đã ký) Ngày tháng nămKế toán trưởng(Đã ký) Doanh nghiệp Sổ vật liệu chi tiết Tờ số 23 Mở sổ ngày 1 tháng1 năm 2000 Tên vật liệu (Dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá): Đơn vị tính: Quy cách phẩm chất Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 25 10/3 Cộng tháng 2 4000 2130 8520000 2049 8196000 81 324000 Cộng Tháng 3 Người ghi sổ(Đã ký) Ngày tháng nămKế toán trưởng(Đã ký) Doanh nghiệp Sổ vật liệu chi tiết Tờ số 6 Mở sổ ngày 1 tháng1 năm 2000 Tên vật liệu (Dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá): Đơn vị tính: Quy cách phẩm chất Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 178 44 40 48 151 150 44 44c 21 44t 20/3 27/3 22/3 5/3 6/3 5/3 31/3 3/3 Hạn mức 31/3 111 111 111 Người ghi sổ(Đã ký) Ngày tháng nămKế toán trưởng(Đã ký) Sổ chi tiết thanh toán với người bán (Dùng cho TK331) Đối tượng: Số trang 14 Số hiệu Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Nợ Có Ngày Số CTừ 27/3 13/3 30/3 6 19 112 152 152 Người ghi sổ(đã ký) Ngày tháng nămKế toán trưởng(Đã ký) Sổ chi tiết thanh toán với người bán (Dùng cho TK331) Đối tượng: Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Nợ Có Ngày Số CTừ 31/3 31/3 19 Dư đầu tháng 3/2000 153 153 21393600 Người ghi sổ(đã ký) Ngày tháng nămKế toán trưởng(Đã ký) b. Sổ kế toán tổng hợp: Mỗi một hình thức kế toán lại sử dụng các sổ tổng hợp khác nhau song hiện nay ở công ty tôi đang thực tập thì áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nên sử dụnh các sổ tổng hợp sau: Bảng kê ghi có TK152, TK153, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 152, sổ cái TK 153, bảng kê ghi có TK111, TK112, TK331liên quan đến TK152, TK153. Theo hình thức này, kế toán tổng hợp ở công ty sử dụng mẫu sổ cái ít cột để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số liệu ghi trên sổ cái dùng để đối chiếu với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Sổ được mở cho các tài khoản, mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang sổ, tuỳ theo lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của tài khoản đó. Căn cứ để ghi sổ cái là các chứng từ ghi sổ, mỗi chứng từ ghi sổ được ghi một dòng trên tờ sổ, ghi theo thứ tự chứng từ ghi sổ. Cuối tháng cộng số phát sinh tính ra số dư cuối tháng này làm dư đầu tháng sau. Cụ thể cách ghi chép các sổ tổng hợp trong công tác kế toán nguyên liệu vật liệu công cụ dụng cụ ở công ty được minh hoạ như sau: ã Bảng tổng hợp nhập xuất tồn: Bảng này được lập vào thời điểm cuối tháng trên cơ sở số liệu dư đầu tháng và cộng trong tháng của các sổ chi tiết vật liệu. Công ty có bao nhiêu loại vật liệu thì bảng tổng hợp nhập xuất tồn phải ghi bấy nhiêu dòng. Số liệu tổng cộng của bảng này là căn cứ để đối chiếu với sổ cái TK152 (nếu bảng tổng hợp nhập xuất tồn tổng hơp về vật liệu) hoặc đối chiếu với sổ cái TK153 (nếu bảng này tổng hợp tình hình nhập xuất tồn công cụ dụng cụ). Phần III Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp xây lắp điện I. Đánh giá chung. Xí nghiệp Xây Lắp Điện đến nay đã hoạt động được 8 năm vừa xây dựng và phát triển cùng với nền kinh tế mở cửa, xí nghiệp đã đứng vững. Công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng cải tiến và hoàn thiện, nó đã thực sự trở thành công cụ đắc lực trong quản lý và hạch toán kế toán tại xí nghiệp. Xí nghiệp đã cung cấp cho nền kinh tế những công trình có giá trị và những trạm biến thế có chất lượng nên xí nghiệp đã được nhà nước tặng thưởng huân trương và giấy khen, điều đó đã góp phần không nhỏ vào việc khẳng định mình trong ngành điện và góp phần đắc lực vào việc phục vụ sinh hoạt cho nhân dân. Để đứng vững trong nền kinh tế thị trường, qua đúc kết kinh nghiệm xí nghiệp đã nhanh chóng sắp xếp lại lao động, tổ chức lại bộ máy quản lý gọn nhẹ với đội ngũ cán bộ có trình độ và tinh thần trách nhiệm cao. Để đạt được những kết quả trên không thể không kể đến sự phấn đấu nỗ lực của toàn bộ cán bộ công nhân viên của xí nghiệp nói chung và những kết quả đạt được của tập thể phòng kế toán nói riêng. Về cơ bản, việc tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp là phù hợp với tình hình cụ thể của đơn vị có quy mô. Doanh nghiệp luôn luôn chấp hành tốt nghĩa vụ nộp thuế với nhà nước, tổ chức mở các sổ, thẻ kế toán phù hợp để phản ánh và kiểm soát kịp thời các nghiệp vụ kế toán phát sinh. Nhờ đó công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã góp phần bảo vệ tài sản của xí nghiệp. Về chế độ ghi chép ban đầu: Đối với công tác hạch toán ban đầu phải lập các chứng từ như: – Phiếu xuất kho. – Phiếu nhập kho. – Thẻ kho. – Hoá đơn giá trị gia tăng. Các chứng từ và việc ghi chép của xí nghiệp rất rõ ràng và theo đúng quy định của nhà nước. Hệ thống sổ kế toán, tài khoản kế toán doanh nghiệp đã áp dụng đúng chế độ và biểu mẫu quy định 1141/ TC/ QĐKT ngày 1/ 11/ 1995 của Bộ Tài Chính. Như đã trình bày ở phần II, vật liệu nhập kho của xí nghiệp chủ yếu là do mua ngoài, nên khi vật liệu về nhập kho kế toán sử dụng TK 331" phải trả người bán" để phản ánh toàn bộ tình hình thu mua vật liệu và thanh toán với người bán. Tất cả các vật liệu nhập kho được phản ánh trên nhật ký chứng từ số 5 theo bút toán: Nợ TK 152. Có TK 331. Như vậy qua TK 331, lãnh đạo doanh nghiệp có thể nắm bắt được tình hình vật liệu, tài sản có của xí nghiệp. Từ đó có những quyết định đúng đắn, kịp thời đối với công tác thu mua vật liệu ở những kỳ tiếp theo. Bên cạnh những ưu điểm, việc tổ chức công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp vẫn còn có những nhược điểm như: các mẫu sổ kế toán sử dụng vẫn chưa khoa học và thuận lợi, việc theo dõi tình hình nhập xuất tồn vật liệu chưa thật chuẩn, chứng từ luân chuyển còn chậm. II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp. 1. Giải pháp 1: Xây dựng danh điểm vật liệu. Để đảm bảo cho công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ và thống nhất, sự đối chiếu kiển tra được thuận lợi, khi có sai sót thì dễ phát hiện công ty nên xây dựng và mở sổ danh điểm vật tư để theo dõi. Khi sử dụng ký hiệu để thay thế cho tên gọi, nhãn hiệu quy định các vật liệu doanh nghiệp nên phân nhóm vật liệu. Các vật liệu có tác dụng và tính năng tương đồng được xếp thành một nhóm chính sau đó chi tiết theo từng loại vật liệu cụ thể. Khi mở sổ danh điểm vật liệu doanh nghiệp phải có sự nghiên cứu sắp xếp của phòng kỹ thuật vật tư về sự đặt tên phân nhóm của vật liệu, sau đó trình lên cấp chủ quản biết để quản lý. Việc mở sổ danh điểm vật tư có tác dụng và ý nghĩa lớn trong công tác quản lý và hạch toán. Mẫu sổ danh điểm vật tư STT Ký hiệu Tên nhãn hiệu quy cách vật liệu Đơn vị tính Ghi chú Nhóm Danh điểm vật liệu 1 A01 A0101 Que hàn Kg ... ... ... ... 10 B0101 Thép tấm 8 ly Kg .. B0102 Thép tấm 10 ly Kg ... ... ... ... 90 D0101 Dầu Diezel Lít ... D0102 Dầu SAE 90 Lít ... ... ... 2. Giải pháp 2: Tổ chức kế toán tạm ứng thu mua nguyên vật liệu. Thực tế tại doanh nghiệp, việc tạm ứng tiền cho cán bộ phòng kỹ thuật vật tư để mua nguyên vật liệu là nghiệp vụ thường xuyên, việc xuất vật tư cho các đội để sửa chữa đều sử dụng TK 141. Do đó ta nên theo dõi riêng trên một quyển sổ. Mẫu Sổ theo dõi như sau STT Diễn giải Chứng từ Nợ TK 141 ghi Có TK liên quan Có TK 141 ghi Nợ TK liên quan Số hiệu Ngày tháng ... 111 ... 627 111 334... – Cột diễn giải: Ghi nội dung tạm ứng và thời hạn thanh toán tạm ứng. – Cột ghi Nợ TK 141, ghi có TK liên quan: Khi nhận các chứng từ liên quan đến phiếu tạm ứng ghi sổ theo nội dung sau: Ghi số hiệu ngày tháng của phiếu chi vào cột chứng từ, ghi Có tiền tạm ứng vào cột ghi Có TK liên quan, đối ứng ghi Nợ TK 141. – Cột ghi Có TK 141, ghi Nợ TK liên quan: Căn cứ vào các phiếu xuất kho cho sửa chữa hay thu hồi lại tạm ứng để ghi tài khoản liên quan đối ứng Có TK 141. 3. Giải pháp 3: Mở sổ chi tiết vật liệu. Doanh nghiệp có thể dùng sổ chi tiết vật liệu để theo dõi số tiền của vật tư chi tiết theo từng kho, từng người bảo quản. Còn việc theo dõi số lượng do thủ kho theo dõi trên thẻ kho. Mẫu sổ như sau: Sổ chi tiết vật liệu Kho: (Bộ phận quản lý). Tồn đầu kỳ... Chứng từ Nợ TK 152 ghi Có TK liên quan Có TK 152 ghi Nợ TK liên quan Tồn kho Số Ngày 111 ... Cộng Nợ 627 ... Cộng Có Cộng 4. Giải pháp 4: áp dụng công nghệ tin học. Hoà nhập cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, hoà nhập với xu hướng phát triển chung của toàn thế giới. Việc áp dụng công nghệ tin học trong hạch toán là tương đối phổ biển và thực sự cần thiết đối vơí mỗi doanh nghiệp.ở xí nghiệp Xây Lắp Điện việc trang bị máy vi tính cũng đã được đầu tư đáng kể và đang dần được hoàn thiện. Riêng đối với kế toán nguyên vật liệu, khi xác định được danh điểm vật tư trên cơ sở đó người lập trình viết chương trình cho máy. Công việc tiếp theo là kế toán trưởng phân công người lập dữ liệu của kế toán vật tư vào máy, tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ sổ kế toán và báo cáo vật tư khi được in ấn ra. Trình tự kế toán được khái quát như sau Dữ liệu đầu vào – Nhập chứng từ vật tư. – Các thông tin máy yêu cầu( mã vật tư, nơi bảo quản, đối tượng sử dụng). Khai báo những yêu cầu thông tin đầu ra cho máy tính. Máy vi tính sử lý thông tin và đưa ra sản phẩm. – Sổ kế toán liên quan. – Sổ chi tiết. – Bảng tổng hợp chi tiết. – Báo cáo nhập - xuất - tồn vật tư. Trong công việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán cũng như công tác quản lý phải có sự đồng bộ, thống nhất thì mới mang lại hiệu quả. Do vậy doanh nghiệp cần tổ chức tốt một số nội dung sau: – Tổ chức mua máy vi tính và trang bị phần mềm kế toán phù hợp với chức năng, quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và phải phù hợp với trình độ sử dụng của nhân viên kế toán và khối lượng nghiệp vụ kế toán phát sinh. – Tổ chức việc đào tạo đội ngũ cán bộ hiểu biết sâu sắc về kế toán và sử dụng thành thạo máy vi tính. – Để thực hiện việc sử lý thông tin trên máy vi tính đòi hỏi cần phải tổ chức lại hệ thống chứng từ cho phù hợp, xây dựng hệ thống sổ kế toán với kết cấu đơn giản, ít cột để phù hợp với việc in ra trên máy. Như vậy kết quả thực hiện thông tin trên máy là việc in ra các báo biểu, các sổ kế toán, các báo cáo tài chính. Theo yêu cầu thực hiện, từng bước cơ giới hoá công tác kế toán tiến tới xử lý hoàn toàn trên máy vi tính, đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ và hệ thống không chỉ ở bộ phận kế toán mà ở tất cả các bộ phận quản lý khác của doanh nghiệp. Đó là yêu cầu mới cấp bách đặt ra trong nền kinh tế thị trường nhằm đáp ứng thông tin một cách chính xác và kịp thời. Kết luận Vật liệu là một trong ba yếu tố của sản xuất, nó là yếu tố quan trọng không thể thiếu được trong việc cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy công tác tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu là một nôị dung quan trọng của công tác quản lý kinh tế. Quản lý tốt vật liệu, sử dụng vật liệu một cách hợp lý tiết kiệm và có hiệu quả sẽ góp phần không nhỏ trong việc giảm giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Sau một thời gian thực tập tại xí nghiệp Xây Lắp Điện, do nắm bắt được tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu đối với việc quản lý vật liệu và quản lý doanh nghiệp tôi đã tìm hiểu, nghiên cứu, vận dụng lý luận vào thực tiễn và nhận thấy những mặt tồn tại cần khắc phục trong cách hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp. Là một sinh viên, Qua thời gian thực tập ở xí nghiệp, với sự gúp đỡ của các cán bộ trong xí nghiệp và đặc biệt là sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn, tôi đã mạnh dạn phân tích tình hình tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp và đề đạt một số ý kiến nhằm góp phần nhỏ bé vào việc tổ chức tốt hơn công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp Xây Lắp Điện . Tuy nhiên do thờ gian thực tập ngắn và trình độ còn hạn chế nên bài viết không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong được sự giúp đỡ, chỉ bảo của các thầy cô và các cán bộ xí nghiệp để bài viết này được hoàn chỉnh. Và tôi cũng hy vọng rằng công tác hạch toán nguyên vật liệu của xí nghiệp trong những năm tới ngày càng thuận lợi hơn.