Đề tài Công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118

quân trong một ngày. số lượng này phụ thuộch vào quy mô snả xuất mức chuyên môn hoá của doanh nghiệph và phụ thuộc vào mức tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm. + tình hình của doanh nghiệp có bán và thu được tiền bán hàng hay không ? + trọng tải và tốc độ của các phương tiện vận chuyển. + thuộc tính tự nhiên của loại vật tư. Khi phân tích tình hình dự trữ vật tư , cần phân biệt rõ các loại dự trữ. Mỗi loại dụ trữ có nội dung và ya nghĩa khác nhau. Do đó yêu cầu phân tích cũng khác nhau. Lượng nguyên vật liệu cần dự trữ tên nguyên vật liệu Số lượng ( tấn ) Đơn giá (1000 đ) Thành tiền Thép tròn Xoắn Thép tròn Xoắn f 6 Thép tròn Xoắn f 8 Thép tròn Xoắn f 10 Thép tròn Xoắn f 12 Thép tấm Thép ống Thép Ray .............................. Xi măng Xi măng PC30 Xi măng PC40 ............................ Có ba loại dự trữ : 2.2.1. Lượng dự trữ thường xuyên: Dự trữ thường xuyên là lượng dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục trong các điều kiện cung ứng bình thường. Lượng dự trữ thường xuyên mỗi loại được xác định theo công thức sau: DTTX = tcư x ĐMTH Trong đó: + DTTX : Lượng dự trữ thường xuyên + Tcư : Thời gian ( ngày ) cung ứng trong các điều kiện bình thường + ĐMTH : Định mức sử dụng ( tiêu thụ ) trong một ngày. Mức dự trữ này đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra liên tục không bị gián đoạn trong các diều kiện cúng ứng bình trhường. 2.2.2. Lượng dự trữ Bảo hiểm Lượng dự trữ Bảo hiểm là lượng cần dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất tiến hành liên tục trong điều kiện cung ứng không bình thường. Để có thể xác định mức dự trữ bảo hiểm có thể dựa vào các cơ sở sau: mức thiệt hại vật chất do thiếu nguyên vật liệu gây ra. Các số liệu thống kê về số lần, lượng nguyên vật liệu cũng như số ngày mà người cung cấp không cung ứng đúng hạn. Các dự báo về biến động trong tương lai: Lương dự trữ bảo hiểm mỗi loại có thể được xác định theo công thức đơn giản sau: DTBH = tsl x ĐMTH Trong đó: + DTBH : Lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên + tsl : thời gian cung ứng sai lệch so vói sự kiến + ĐMTH : Định mức trong một ngày Thời gian cung ứng sai lệch so với dự kiến được xác định bằng phương pháp thống kê kinh nghiệm và xác xuất xảy ra trong thực tiễn. Cũng có thể xác định lượng dự trữ bảo hiểm trên cơ sở số liệu thống kê đã có với lý thuyết phân ỏ xác xuất của lượng dự trữ bảo hiểm là một đại lượng ngãu nhiên.Với mức dự trữ này doanh nghiệp có thể tiến hành hoạt động liên tục, không bị gián đoạn vì thiếu nguyên vật liệu trong các điều kiện cung ứng không bình thường. 2.2.3. Lượng dự trữ tối thiểu cần thiết Để hoạt động được tiênd hành bình thường trong mọi điều kiện doanh nghiệp phải tính toán, lượng NVL dự trữ tối thiểu cần thiết bằng tổng của lượng dự trữ thường xuyên và dự trữ bảo hiểm. DTTTCT = DTTX + DTBH Trong đó: - DTTTCT : lượng dự trữ tối thiểu cần thiết ngoài ra, ở doanh nghiệp hoạt động theo mùa sẽ phải xác định thêm lượng dự trữ theo mùa. Các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm theo mùa vụ sẽ phải xác định lượng hàng dự trữ theo mùa phụ thuộc vào mức sản xuất một ngày, thời gian lưu kho được tính từ khi bắt đầu sản xuất theo mùa vụ phụ thuộc vào cầu về sản phẩm theo mùa vụ của từng vụ cụ thể. 2.2.4. Dự trữ theo thời vụ: Dự trữ theo thời vụ để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành được liên tục, đối với các thời gian ( giáp hạt )về nguyên vật liệu. Các doanh nghiệp sản xuất các doanh nghiệp sản xuất theo thời vụ như: thuốc lá, mía đường , chè.... đến vụ thu hoạch nguyên vật liệu cần xác định, tính toán khối lượng vật tư thu mua để dự trữ đảm bảo cho kế hoạch trình sản xuất cả năm. khối lượng nguyên vật liệu này trước khi đưa vào nhập kho cần phân loại sàng lọc, ngâm tẩy, sấy khô, thái cắt và những công việc sấy kho khác. Có như vậy mới đảm bảo chất lượng vật tư dự trữ, trước khi đưa vào sản xuất sản phẩn. Đại lượng dự trữ vật tư tính theo 3 chỉ tiêu: + Dự trữ tuyệt đối: Là khối lượng nguyên vật liệu chủ yếu biểu hiện bằng các đơn vị Như: tấn, Kg, m... Đại lượng dự trữ tuyệt đối rất cần thiết, giúp cho doanh nghiệp tổ chức, xây dựng và hoàn thiện hệ thống kho tàng. + Dự trữ tương đối: Được tính bằng số ngày dự trữ + Dự trữ biểu hiện bằng tiền: là khối lượng vật tư dự trữ biểu hiện bằng giá trị, bằng tích số giữa đại lượng vật tư dự trữ tuyệt đối với đơn giá mua các loại vật tư. 2.3. Phân tích Tiến độ và nhịp điệu cung ứng nguyên vật liệu: Một trong những yêu cầu của việc cung ứng nguyên vật liệu là phải đảm bảo đều đặn,đúng thời hạn, đúng thời hạn theo hợp đồng hoặc theo kế hoạch. Để phân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng nguyên vật liệu, có thể tính ra hệ số đều đặn, hệ số nhịp điệu hoặc đồ thị của việc cung ứng từng loại nguyên vật liệu. Khi tính hệ số đều đặn cần tuân theo quy tắc là không lấy số vượt quá kế hoạch cung ứng của kỳ này bù cho số hụt kế hoạch cung ứng của kỳkia. Như vậy, hệ số đều đặn cung ứng loại vật tư nào đó cao nhất là 1 ( trong tất cả các kỳ đều đặn và vượt mức cung ứng ) thời gian kỳ 1 – 10/9 2 – 20/09 3 – 30/09 kế hoạch thực hiện 3. Tình hình sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm của Doanh nghiệp. từ trang 100 - Mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm (trang 104) Loại nguyên vật liệu giá đơn vị NVL (1000đ) Mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm ( Tấn/công trình ) Kế hoạch Thực hiện Mức tiêu dùng Định mức Thực hiện Phân tích tình hình biến động tổng mức chi phí nguyên vật liệu tên sản phẩm khối lượng sản phẩm hoàn thành loại nguyên vật liệu đơn giá nguyên vật liệu mức tiêu dùng NVL cho đơn vị sản phẩm Chi phí NVL cho sản xuất sản phẩm KH TH KH TH KH TH KH TH 2.3. Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua: Để xác định lượng nguyên vật liệu cần mua thì đòi hỏi doanh nghiệp phải tính toán chính xác ở các khâu: thiết kế, khâu thu mua, khâu bảo quản, khâu sử dụng, và khâu dự trữ + khâu thu mua: Phải đủ số lượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức, đặc biệt quan tam tới chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa. + Ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp với tính chất lý hóa của mỗi loại vật liệu, tức là phải tổ chức sắp xếp những loại vật liệu có cùng tính chất lý hóa giống nhau vào một nơi, tránh việc để lẫn lộn với nhau làm ảnh hưởng đến chất lượng của nhau. + Ở khâu sử dụng: Sử dụng phải tiết kiệm ( song vẫn phải đảm bảo chất lượng sản phẩm ) Cần phải ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng. Cần sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi. Mặt khác, cần tổ chức hệ thống kho hàng hợp lý cho dễ nhập, dễ xuất, dễ kiểm tra, tránh hư hỏng, mất mát, đảm bảo an toàn. + Ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường tránh tình trạng phải ngừng sản xuất do thiếu nguyên vật liệu hoặc gây ứ đọng vốn do tồn quá nhiều nguyên liệu. 3. Chức năng và nhiệm vụ. Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường đẻ điều hành và chỉ đạo sản xuất kinh doanh, nhà lãnh đạo phải thường xuyên nắm bắt được các thông tin về thị trường, giá cả, sự biến động của các yếu tố đầu vào và đầu ra một cách đẩy đủ và chính xác kịp thời. Nhưng số liệu của kế toán sẽ giúp cho lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định đúng đắn trong chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Hơn nữa hạch toán kế toán nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng trong doanh nghiệp nếu thực hiện chính xác, đầy đủ khoa học sẽ giúp cho công tác hạch toán tính giá thành sản phẩm được chính xác từ đầu, ngược lại sẽ ảnh hưởng đến giá trị của sản phẩm sản xuất ra. Hạch toán vật liệu thể hiện vai trò và tác dụng to lớn của mình thông qua các chức năng và nhiệm vụ cơ bản sau: +. Phải tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và doanh nghiệp nhằm mục đích phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý tình hình nhập nguyên vật liệu, bảo quản nguyên vật liệu nhằm hạ giá thành của sản phẩm. +. Tổ chức chứng từ tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép phản ánh tập hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu nhằm cung cáp cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành của sản phẩm. +. Giám sát, kiểm tra chế độ bảo quản, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu ngăn ngừa và biện pháp sử lý vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng kém phẩm chất tính toán chính xác giá trị vật liệu đưa vào sử dụng. 4. tổ chức thu mua và tiếp nhận nguyên vật liệu a. Tổ chức thu mua: Nhu cầu tiêu dùng xã hội ngày càng phát triển không ngừng để đáp ứng đầy đủ đó buộc quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp phải được diễn ra một cách thường xuyên, xu hướng ngày càng tăng về quy mô, nâng cao chất lượng sản phẩm. Chính vì vậy các doanh nghiệp cần phải tiến hành cung ứng thường xuyên nguồn nguyên liệu đầu vào, đáp ứng kịp thời yêu cầu của sản xuất. Muốn vậy trong khâu thu mua cần phải quản lý tốt về mặt khối lượng, quy cách chủng loại nguyên nguyên vật liệu sao cho phù hợp với yêu cầu sản xuất, cần phải tìm được nguồn thu nguyên vật liệu với giá mua hợp lý với giá trên thị trường, chi phí thu mua thấp. Điều này góp phần vào việc giảm tối thiểu chi phí, hạ thấp giá thành của sản phẩm. b. Tổ chức tiếp nhận: + Tiếp nhận chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại vật liệu theo đúng qui định trong hợp đồng phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển. + Chuyển nhanh nguyên vật liệu từ địa điểm tiếp nhận đến kho doanh nghiệp, tránh hư hỏng, mất mát. Mặt khác công tác tiếp nhận nguyên vật liệu phải quán triệt một số yêu cầu sau đây: - Mọi vật tư hàng hoá tiếp nhận đều phải đủ giấy tờ hợp lệ. - Mọi vật liệu tiếp nhận phải qua thủ tục kiển nhận và kiểm nghiệm. - Xác định chính xác số lượng, chất lượng và chủng loại. - Phải có biên bản xác nhận lếu có hiện tượng thiếu thừa, hư hỏng hoặc sai qui cách. + Khi tiếp nhận, thủ kho phải ghi số thực nhận cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho và vào cột nhập của thu kho. Sau đó chuyển phiếu nhập kho cho bộ phận kế toàn ký nhận và vào sổ chứng từ. 5. Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu Việc bảo quản nguyên vật liệu tại kho, bãi cần được thực hiện theo đúng chế độ quy định cho từng loại nguyên vật liệu phù hợp với tính chất lý, hoá của mỗi loại, với quy mô tổ chức của doanh nghiệp, tránh tình trạng thất thoát, lãng phí, hư hỏng làm giảm chất lượng của nguyên vật liệu. + Xuất phát từ đặc điểm của nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu luôn biến động thường xuyên nên việc dự trữ nguyên vật liệu như thế nào để đáp ứng nhu cầu của sản xuất kinh doanh hiện tại là yếu tố hết sức quan trọng. Mục đích của việc dự trữ là đảm bảo cho nhu cầu của sản xuất kinh doanh không quá nhiều làm cho ứ đọng về vốn nhưng cũng không ít làm gián đoạn quá trình sản xuất. Hơn nữa doanh nghiệp phải xây dựng định mức dự trữ cần thiết mức tối đa và mức tối thiểu cho sản xuất xây dựng định mức tiêu hao vật liệu trong sử dụng cũng như định mức hao hụt hợp lý trong việc vận chuyển và bảo quản. + Quản lý nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng cần thiết của công tác quản lý nói chung cũng như công tác quản lý sản xuất nói riêng luôn được các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm đến. Muốn quản lý vật liệu chặt chẽ và có hiệu quả chúng ta cần phải cải tiến và tăng cường công tác quản lý cho phù hợp với thực tế sản xuất của doanh nghiệp. 5.1. tổ chức bảo quản nguyên vật liệu trong kho Bảo quản nguyên vật liệu trong kho liên quan đến việc trang thiết bị kho tàng. khi trang thiết bị kho tàng cần chú ý mức trang thiết bị thấp nhất do chính đặc điểm của hàng hóa đòi hỏi, ví dụ như xăng dầu thì phải có thùng chứa, nguyên vật liệu tươi sống phải có thiết bị đông lạnh, hay những nguyên vật liệu khác như: sắt, thép, xi măng, phụ tùng, linh kiện….cần có những giá hàng. do vậy chi phí kinh doanh mua sắm trang thiết bị loại này cần thiết trong mọi tình huống. 5.2. Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu ngoài kho. Bảo quản nguyên vật liệu ngoài kho là một khâu rất quan trọng vì khi đó thời tiết nó ảnh hưởng rất lớn đến nguyên vật liệu do vậy nguyên vật liệu để ngoài trời cũng phải tuỳ thuộc vào từng loại nguyên vật liệu để có thể bảo quản nguyên vật liệu tốt nhất, ví dụ như xi măng để ngoài trời cũng không sao nhưng khi gặp phải trời mưa thì khi đó đòi hỏi phải có sự chuẩn bị kho để chứa,còn các loại NVL khác như cát, sỏi, đá …thì không cần phải để kho. Do vậy mà đòi hỏi kho tàng phải được sự chuẩn bị sẵn chánh tình trạng để nguyên vật liệu ngoài trời là không tốt vì phải tuỳ thuộc vào từng loại nguyên vật liệu mà để đồng thời phải dựa vào tính chất lý, hoá của vật liệu. 6. Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu: Nhìn một cách tổng thể thì đây là một khâu rất quan trọng vì đây là công ty xây dựng mà địa bàn nhận công trình thi công rộng do đó để tổ chức cấp phát nguyên vật liệu tại kho công ty thì thật là khó khăn do vậy công ty phaỉ tận dụng hết những nguyên vật liệu địa phương hay công ty phải tính toán chính xác các công đoạn thi công của công trình và khi đó công ty có thể lập kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu cho từng hạng mục thi công của mỗi công trình. Do vậy công tác tổ chức cấp phát nguyên vật liệu của Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 118 là xác định từng hạng mục tính toán chính xác rồi đi tham khảo thị trường về mặt giá cả của nguyên vật liệu rồi mới quyết định mua và cấp cho từng đội thi công từng công trình. Nhưng công ty cũng không bỏ qua chi tiết quan trọng đó là tận dụng hết số lượng nguyên vật liệu có thể mua ở địa phương để tránh tình trạng vận chuyển từ kho công ty đến chân công trình thì rất là tốn kém nên công ty cũng uỷ quyền cho ban quản lý của từng đội, từng hạng mục để tránh tốn kém về khâu vận chuyển. Từ đó có thể làm giảm chi phí vận đồng thời có thể giảm giá thành. 7. Tổ chức thanh quyết toán nguyên vật liệu Để thanh quyết toán nguyên vật liệu nhập vào hoặc xuất ra thì phải dựa vào từng loại nguyên vật liệu để Doanh nghiệp có thể thanh quyết toán ngay hay trả trậm hoặc tạm ứng của các đơn đặt hàng, đồng thời cũng tuỳ thuộc từng công ty có biện pháp thanh quyết toán nguyên vật liệu. 8. Tổ chức thu hồi các phế liệu, phế phẩm. Nhìn chung bất cứ một doanh nghiệp nào hay đơn vị nào sản xuất hoặc xây dựng thì phế liệu và phế phẩm rất là nhiều và nhiều loại khác nhau mỗi loại đều có thể sử dụng hay đưa vào tái sản xuất hoặc có thể thanh lý hay bán cho các đơn vị có thể tái sản xuất, chế biến thành sản phẩm khác. Do vậy việc tổ chức thu hồi phế liệu, phế phẩm cần phải được tổ chức tốt và chặt chẽ nhằm vào việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu đồng thời có thể giảm giá thành và tận dụng tối đa những phế liệu, phế phẩm vào những việc cần dùng. III.NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 1. nhân tố chủ quan. + Phương pháp đánh giá nguyên vạt liệu xuất kho + Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu nhập kho + Về cách mã hoá vật liệu + Về công tác quản lý kho + Khâu thu, mua + Kho tàng bảo quản nguyên vật liệu 2. Nhân tố khách quan + Do địa bàn quản lý rộng, chủng loại thì đa rạng + Do có sự biến động về giá cả của nguyên vật liệu + Do sự phụ thuộc vào quá trình sản xuất + Do số lượng nguyên vật liệu quá lớn đa dạng về chủng loại và có tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu IV. PHƯƠNG HƯỚNG SỬ DỤNG TIẾT KIỆM NGUYÊN VẬT LIỆU 1. Những quan điểm sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu + Khâu thiết kế phải chính xác chi tiết từng hạng mục + Khâu sử dụng phải chính xác từng loại tránh tình trạng sử dụng sai lêch không theo yêu cầu của thiết kế + Kho bãi phải đảm bảo cho vật liệu khi chuẩn bị tham gia vào quá trình sản xuất + Tận dụng tối đa những nguyên vật liệu địa phương sẵn có + Căn cứ vào biểu cung cấp vật liệu cần thiết cho từng giai đoạn sản xuất + Định mức dự toán có ý nghĩa quang trọng trong việc hạ giá thành 2. Một số biện pháp sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu. PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 118 Tổng quan về công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118. 1. quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 được thành lập theo quyết định số 528/2001/BGTVT ngày 28 tháng 2 năm 2001 và chính thức đi vào hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần vào ngày 01 tháng 01 năm 2001 . trụ sở chính của công ty đặt tại thị trấn cầu Diễn – huyện Từ Liêm – Hà Nội. Là một đơn vị trực thuộc Tổng công ty Xây Dựng Công Trình Giao Thông I – BGTVT, công ty thực hiện chế đọ kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân và mở tài khoản tại cácngân hàng trong cả nước,. Tiền thân của công ty cổt phàn xây dựng công trình giao thông 118 là công ty công trình giao thông 118, được thành lập vào tháng 10 năm 1982, lúc đầu có nhiệm vụ tiếp nhận một phần máy móc thiết bị do liên xô viện trợ để thi công các công trình giao thông đường sắt, đường bộ thuộc khu đầu mối và vành đai hà nội . sau này có nhiện vụ thi công các công trình giao thông và các công trình khác trong cả nước. Trải qua 21 năm hình thành và phát triển, công ty luônm hoàn thành trách nhiệm được giao và đạt được nhiều thành quả góp phần cải thiện và phát triển cơ sở hạ tầng của đất nước. Cụ thể công ty đã tham gia thi công nhiều công trình lớn như: Đường bắc thăng long – Nội Bài. Quốc lộ 5 ( HĐ 1 ) Quốc lộ 18. Ngoài ra hiện nay công ty đang đồng thời thi công nhiều công trình lớn như: - Mở rộng quốc lộ 1A. - Xây dựng đường HCM - đoạn Hương Sơn – Hà tĩnh . - Khu công nghiệp Dung Quất. - Vành Đai Ba ….. Và hàng loạt các công trình giao thông ở các địa phương trong cả nước. Do đó có nhiều thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty đã được nhà nước tặng thưởng nhiều huân chương như: + Huân chương lao động hạng 2. + Huân chương lao động hạng . + Nhiều bằng khen của chính phủ, của tổng liên đoàn lao động việt nam, của Bộ giao thông vận tải. + Ba năm liền được tặng cờ thi đua đơn vị xuất sắc nhất của Tổng công ty xây dựng CTGT 1. Đóng góp vào thành quả mà công ty đã đạt được trong những năm qua phải kể đến đội ngũ Cán Bộ Công Nhân Viên của công ty những người trực tiệp tạo nên sự thành công của công ty trong những năm qua. Tính đến thời điểm ngày 31- 12- 2001 Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 đã có một đội ngũ các bộ lao động tương đối hùng hậu với tổng số cán bộ CNV là 347 người. Có thể khẳng định rằng họ là những con người năng động có khả năng kinh doanh và làm việc có hiệu quả. điều này được thể hiện ở chỗ: nhận thức được quy luật cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường, những ngưòi lãnh đạo, quản lý công ty đã chủ động đổi mới mạnh mẽ và toàn diện ở tất cả cáckhâu như con người, công nghệ, thiết bị, mở rộng ngành nghề kinh doanh vv… và đã tạo được những bước nhảy vọt khá xa: Sau 3 năm đổi mới, sản lượng năm 2001 đã tăng gần 10 lần so với năm 1998. Từ 8,9 tỷ đông năm 1998 tăng lên 81,5 tỷ đồng vào năm 2001. đồng thời thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên cũng được tăng lên , tính đến nay thu nhập bình quân trên một người vào khoảng từ 1.000.000/1 tháng đến 1.400.000/ 1 tháng ( so với năm 1998 là 300.000/ 1 tháng/1 người . Đạt được kết quả to lớn trong kinh doanh luôn phấn đấu không ngừng để đạt được kết quả lớn hơn. đó là phương trâm hoạt động của bất kỳ một doanh nghiệp nào và Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 không phải là ngoại lệ. Chính vì thế hiện nay công ty đang đưa bộ tiêu chuẩnt ISO 9001 – 2000 vào công tác quản lý chất lượng và phấn đấu đến cuối năm 2002 được cấp chứng chỉ quốc tế về bộ tiêu chuẩn này. 2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty cổ phần xây dựng CTGT 118. 2.1.chức năng và nhiệm vụ: Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường để điều hành và chỉ đạo sản xuất kinh doanh, nhà lãnh đạo phải thường xuyên nắm bắt được các thông tin về thị trường, giá cả, sự biến động của các yếu tố đầu vào và đầu ra một cách đẩy đủ và chính xác kịp thời. Nhưng số liệu của kế toán sẽ giúp cho lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định đúng đắn trong chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Hơn nữa hạch toán kế toán nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng trong doanh nghiệp nếu thực hiện chính xác, đầy đủ khoa học sẽ giúp cho công tác hạch toán tính giá thành sản phẩm được chính xác từ đầu, ngược lại sẽ ảnh hưởng đến giá trị của sản phẩm sản xuất ra. Hạch toán vật liệu thể hiện vai trò và tác dụng to lớn của mình thông qua các chức năng và nhiệm vụ cơ bản sau: + Phải tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và doanh nghiệp nhằm mục đích phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý tình hình nhập nguyên vật liệu, bảo quản nguyên vật liệu nhằm hạ giá thành của sản phẩm. + Tổ chức chứng từ tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép phản ánh tập hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu nhằm cung cáp cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành của sản phẩm. + Giám sát, kiểm tra chế độ bảo quản, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu ngăn ngừa và biện pháp sử lý vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng kém phẩm chất tính toán chính xác giá trị vật liệu đưa vào sử dụng. 2.1. Chức năng của công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 Công ty được chủ động kinh doanh và hạch toán kinh tế theo luật doanh nghiệp trên cơ sở chức năng nhiệm vụ trong giấy phép và quyết định thành lập công ty. Được vay vốn từ các ngân hàng để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty tự chịu trách nhiệm hoàn trả các công nợ khi đến hạn. * Chức năng của công ty cổ phần công trình giao thông 118: Xây dựng các công trình giao thông trong cả nước, bao gồm: Cầu, đường, sân bay bến cảng, san lấp mặt đường. Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, thuỷ lợi và dường điện dưới 35 KV. Nạo vét, Bồi đắp mặt bằng , đào đắp nền đào đắp công trình. đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng cụm dân cư, khu đô thị, giao thông vân tải. Khai thác khoáng sản và kinh doanh vật liệu xây dựng, cấu kiện thép, cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông nhựa. Sửa chữa máy móc thiết bị thi công, gia công cơ khí. Tư vấn thiết kế thí nghiệm vật tư, đầu tư giám sát các công trình do công ty thi công. Kinh doanh bất động sản. Buôn bán tư liệu sản xuất tư liệu tiêu dùng. Vận tải hành khách và hàng hoá. Kinh doanh dịch vụ khách sạn, du lịch, vui chơi giải trí. 2.2. Nhiệm vụ của công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 - Mục đích kinh doanh thực hiện theo đúng qui định thành lập của doanh nghiệp và kinh doanh các mặt hàng dịch vụ đã đăng ký cụ thể. - Với tinh thần tự lực tự cường với quyết tâm vươn lên để tồn tại và phát triển được là do sự chỉ đạo sát sao có hiệu quả của các phòng ban lãnh đạo trong Công Ty và sự hưởng ứng nhiệt tình của toàn bộ cán bộ công nhân viên nhằm mục đích vừa sản xuất vừa xây dựng Công ty XD CTGT 118 có uy tín và chất lượng tốt hơn để phục vụ người tiêu dùng tốt hơn và thu được lợi nhuận cao nhằm mục đích thực hiện tốt nghĩa vụ với nhà nước như nộp thuế và các khoản phải nọp khác vào ngân sách nhà nước. - Doanh nghiệp phải bảo toàn và phát triển tốt số vốn của doanh nghiệp được nhà nước giao cho. - Doanh nghiệp phaỉ tổ chức tốt quá trình quản lý lao động. 3. Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 Khi chuyển sang hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần, Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 đã tổ chức lại bộ máy quản lý ở công ty trên cơ sở tiết kiệm và hiệu quả. Có những phòng ban được sát nhập càovới nhau, có phòng ban kiêm nhiều nhiệm vụkhác mhau. Trong công ty cơ quan quyền lực cao nhất là Đại hội đồng cổ đông ( ĐHĐCĐ. Đại hội đồng cổ đông thường liên do Hội đồng quản trị triệu tập họp mỗi một năm một lần để thông qua báo cáo tài chính và thông qua định hướng phát triển của công ty. ĐHĐCĐ cũng có quyền quyết định chào bán cổ phần và mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần. Dưới ĐHĐCĐ là HĐQT cơ quan quản lý của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty. HĐQT có 9 thành viên trong đó có chủ tịch HĐQT, phó Chủ tịch HĐQT và các thành viên khác.Ban kiểm soát gồm 3 người trong dó có 1 Trưởng ban và 2 kiểm soát viên. giám đốc điều hành do HĐQT bổ nhiện ( bầu ra ) có nhiệm vụ trực tiếp quản lý và điều hành hoạt động của công ty theo nghị quyết của HĐQT và phương án kinh doanh của công ty là người đại diện theo pháp luật của công ty. Giúp việc cho giám đốc điều hành gồm 3 phó giám đốc điều hành và kế toán trưởng. Họ sẽ thông tin cho giám đốc điều hành cvề tình hình sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính và tham mưu cho giám đốc trong việc xây dựng các kế hoạch sản sxuất kinh doanh, kí kết các hợp kinh tế. Toàn công ty được chia thành 2 bộ phận: bộ phận quản lý và các đơn vị sản xuất . Về bộ máy quản lý gồm: Phòng Tài chính kế toán : tham mưu cho giám đốc điều hành về về công tác quản lý tổ chức toàn công ty theo đúng chức năng giám đốc đồng tiền. Thanh toán, quyết toán các đối tác bên trong và ngoài công ty. Thanh toán tiền lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Phòng kinh tế kỹ thuật: thực hiện giám sát, kiểm tra kỹ thuật công trình có nhiệm vụ lập các bản thiết kế, tính toán công tình nhằm đảm bảo tiến độ thi công công trình và an toàn lao động. Phòng quản lý thiết bị: cung ứng vật tư đúng số lượng, chất lượng, chủng loại và kịp thời cho các đội thi công. quản lý về tài sản, duyệt giá trần mua nguyên vật liệu: cát, sỏi, xi măng, sắt, thép vv….cho cán bộ cung ứng. Văn phòng : được sát nhập từ phong tổ chức hành chính, phòng thị trường và văn phòng cũ. Có nhiệm vụ theo dõi và tư vấn về nhân sự, tìm kiếm các hợp đồng nhằm tạo công ăn việc làm cho toàn công ty. Ngoài ra còn có nhiệm vụ soạn thảo văn bản vv… Về các đơn vị sản xuất: khi có công trình thì các đơn vị này có nhiệm vụ thi công. 4. Cơ cấu sản xuất và quy trình sản xuất của công ty cổt phần xây dựng công trình giao thông 118 4.1. Cơ cấu sản xuất của công ty cổt phần xây dựng công trình giao thông 118 Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng các hoạt động chủ yếu của công ty gồm: xây dựng các công trình giao thông trong cả nước, bao gồm: Cầu, đường, sân bay bến cảng, san lấp mặt đường. Xây dựng các mcông trình công nghiệp, dân dụng, thuỷ lợi và dường điện dưới 35 KV. Nạo vét, Bồi đắp mặt bằng , đào đắp nền đào đắp công trình. đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng cụm dân cư, khu đô thị, giao thông vân tải. Khai thác khoáng sản và kinh doanh vật liệu xây dựng, cấu kiện thép, cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông nhựa. Sửa chữa máy móc thiết bị thi công, gia công cơ khí. Tư vấn thiết kế thí nghiệm vật tư, đầu tư giám sát các công trình do công ty thi công. Kinh doanh bất động sản. Buôn bán tư liệu sản xuất tư liệu tiêu dùng. Vận tải hành khách và hàng hoá. Kinh doanh dịch vụ khách sạn, du lịch, vui chơi giải trí. Với đặc thù riêng của ngành xây dựng cơ bản là nó tạo nên cơ sở hạ tầng cho nền kinh tế quốc dân. sản phẩm của ngành xây dựng là những công trình ( nhà máy, cầu dường công trình phúc lợi…) có đủ điều kiện đưa vào sản xuất hoặc sử dụng ngay khi hoàn thành. Xuất phát từ những đặc điểm đó, quá trình sản xuất của công ty mang tính chất liên tục đa dạng và phức tạp trải qua nhiều giai đoạn khác nhau. Mỗi công trình đều có dự toán thiết kế riêng địa điểm thi cônmg khác nhau. Vì vậy để tổ chức sản xuất kinh doanh công ty đã lập ra các đội thi công và các đội cầu để các đội sản xuất này trực tiếp thực hiện các giai đoạn trong qui trình công nghệ. 4.2. Quy trình thi công công trình của công ty được tiến hành như sơ đồ sau: Khảo sát thi công Bàn giao Thi công Nghiệm thu Hoàn thiện + Giai đoạn khảo sát thi công: đây là giai đoạn quan trọngnhất trong quá trình thi công một công trình nó quyết định trực tiếp đến quá trình tồn tại của công trình. ở giai đoạn này ngay sau khi nhận làm giao tuyến công ty sẽ thành lập ngay đội khảo sát thiết kế , được trang bị đầy đủ các thiết bị đo đạc dụng cụ khảo sát thiết kế cho dự án. đội khảo sát sẽ tiến hành ngay công tác đo đạc kiểm tra hệ thống cọc mốc cọc tim và các cọc dấu trên toàn tuyến. Từ đó chọn phương án thi công hợp lý. + Giai đoạn thi công: đối với thi công cầu công ty áp dụng phương pháp đóng cọc đổ trụ làm dầm bê tông để thi công cầu có quy mô vừa và nhỏ. Còn thi công đường thì như sau: đào đất hữu cơ rải vải địa kỹ thuật và đắp cắt điện, đắp nền đường, đắp sỏi đỏ , thi công lớp cấp phối đá găm, tưới nhựa thấm , thi công lớp bê tông nhựa, và thi công lề đường … + Giai đoạn hoàn thiện: thực hiện các công tác hoàn thiện cần thiết nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ của công trình. + Giai đoạn nghiệm thu: tiến hành kiểm tra thực tế các khoản mục công trình đúng như thiết kế được duyệt thì tiến hành nghiệm thu. + Giai đoạn bàn giao khi công trình đã nghiệm thu song thì tiến hành bàn giao đưa vào sử dụng. Sơ đồ: - QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ CỦA CÔNG TY. Dây truyền làm đường mới. Đào khuôn đường Trồng đá hộc Rải đá 4 x6 Lu lèn Rải đá 1 x 2 Lu lèn Đập mép đường Lu bánh lốp Lu nặng 10 tấn Rải bê tông Alphal Tưới nhựa nhũ tương Vá, sửa đường. Tưới nhựa nhũ tương Rải đá 1 x 2 Lu lèn Rải đá 4 x6 Cuốc sửa vuông chỗ vá Vệ sinh mặt đường Rải thảm đường bê tông Alphal. đập mép đường Lu bánh lốp Lu nặng 10 tấn Rải nhựa bê tông Alphal Tưới nhựa dính bám Bổ lỗ chân chim Vệ sinh mặt đường II. Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật có ảnh hưởng tới công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118. III.Thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 1. Tính giá nguyên vật liệu: Công ty quy định: Kế toán nhập nguyên vật liệu, xuất nguyên vật lệu, tồn kho nguyên vật liệu đều phải phản ánh theo giá vốn thực tế 2.1.Giá thực tế nhập kho. Tuỳ thuộc vào nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu được xác định như sau: * Đối với vật liệu mua ngoài: Trị giá của vật liệu mua ngoài bao gồm ; giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả các khoản thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) + các khoản chi phí mua thực tế ( chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản ,phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi ,tiền phạt, bồi thưởng, chi phí nhân viên...) - các khoản giảm giá,chiết khấu (nếu có ). T ừ ngày 01/01/1999 các doanh nghiệp phải thực hiện luật thuế GTGT .Do đó, đối với vật tư mua ngoài dùng cho SXKD hàng hoá, dịch vụ, thuộc đối tượng chịu thuế GTGT được hạch toán như sau: + Đối với đơn vị áp dụng phương pháp tính thuế GTGT khấu trừ: Giá trị vật liệu mua ngoài là giá mua không có thuế GTGT toàn bộ thuế GTGT đầu vào được khấu trừ được phản ánh vào TK 133( thuế GTGT được khgấu trừ ). + Đối với đơn vị áp dụng cách tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Giá trị vật liệu mua ngoài là giá mua thực tế phải trả người bán bao gồm cả thuế GTGT. + Đối với vật liệu doanh nghiệp tự gia công: Trị giá thực tế là giá thực tế xuất thuê chế biến cộng với các chi phí vận chuyển ,bốc dỡ , đến nơi thuê chế biến và từ đó về doanh nghiệp cùng với số tiền phải trả cho các đơn vị nhận gia công chế biến. * Đối với vật liệu góp vốn liên doanh : Trị giá thực tế cảu vật liệu nhận vốn gôp liên doanh là giá trị thực tế được các bên tham gia góp vốn liên doanh chấp nhận. * Phế liệu được đánh giá theo giá ước tính: Giá thực tế có thể được sử dụng hoặc có thể được bán. 2.2.Giá thực tế xuất kho: Khi xuất vật liệu kế toán phải tính toán chiánh xác giá thực tế của vật liệu xuất cho các nhu cầu, đối tượng khác nhau . Việc tính giá thực tế của vật liệu xuất kho có thể tính theo một trong các phương pháp sau: 2.2.1.Tính giá bình quân tồn đầu kỳ: Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở vật liệu xuất dùng và đơn giá bình quân tồn đầu kỳ. Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho x Đơn giá đầu kỳ Giá thực tế tồn đầu kỳ Đơn giá giá đầu kỳ = Số lượng tồn đầu kỳ ƯU ĐIỂM: Phản ánh kịp thời trị giá của vật liệu tuy nhiên độ chính xác không cao. 2.2.2.Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ : Về cơ bản phương pháp này giống phương pháp trên nhưng đơn giá vật liệu được tính bình quân cho cả tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Giá thực tế tồn ĐK + Giá thực tế nhập trong kỳ Đơn giá đầu kỳ = Số lượng tồn ĐK + Số lượng nhập trong kỳ Giá thực tế xuất kho được tính bằng cách lấy số lưọng xuất kho nhân với đơn giá bình quân. ƯU ĐIỂM: đơn giản, dễ làm. NHƯỢC ĐIỂM: công việc dồn đến cuối tháng mới biết trị giá xuất làm chậm việc tính toán. 2.2.3. Tính theo phương pháp đích danh : Được áp dụng đối với các vật liệu có giá trị cao, các loại vật liệu có tính đặc trưng. Giá thực tế vật liệu xuất kho căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô , từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần. 2.2.4.Tính theo giá nhập trước xuất trước : Theo phương pháp này ta phải tính được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập. Sau đó tính vào số lượng xuất ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá nhập trước, xuất trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập tỷ trứơc; số còn lại ( tổng số xuất - số xuất thuộc lần nhập trước được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau).Như vậy, giá thực tế vật liệu thuộc các lần mua hàng sau cùng. 2.2.5.Tính theo phương pháp nhập sau ,xuất trước:( LIFO) Phương pháp này dựa trên giả thuyết vật liệu nhập kho sau nhất sẽ được xuất ra sử dụng trước nhất. Do đó, giá trị vật liệu xuất kho được tính theo giá trị vật liệu nhập kho mới nhất rồi tính theo giá nhập kho kế trước. Như vậy, giá trị vật liệu tồn kho sẽ được tính theo những giá nhập kho cũ nhất. 2.2.6.Phương pháp hệ số giá: Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán(sử dụng thống nhất trong các doanh nghiệp ) để theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.Cuối tháng phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế vật liệu xuất dùng dựa vào hệ số giá hạch toán vật liệu. Hệ số giá vật liệu Giá thực tế của vật liệu xuất kho = x Giá hạch toán của vật liệu xuất kho Hệ số giá VL Giá thực tế VL tồn ĐK Giá thực tế VL nhập trong kỳ Giá hạch toán VL tồn trong kỳ Giá hạch toán VL nhập trong kỳ = + + Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá vật liệu có thể tính riêng cho từng nhóm hoặc cho cả loai vật liệu.Doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ của cán bộ kế toá cũng như yêu cầu quản lý phương pháp tính đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong các liên độ kế toán. 2. Đánh giá Nguyên Vật Liệu: Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Việc đánh giá nguyên vật liệu nhập xuất tồn kho có ảnh hưởng rất quan trọng đến việc tính đúng, tính đủ chi phí nguyên vật liệu, vào giá thành sản phẩm. Nguyên tắc cơ bản của kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ là hạch toán theo giá thực tế tức là giá trị vật liệu, công cụ, dụng cụ phản ánh trên các sổ sách tổng hợp, trên bảng cân đối tài sản, các bản báo cáo ké toán phải theo giá trị thực tế . Song do đặc điểm của nguyên vật liệu có nhiều chủng loại, nhiều loại thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất, để đơn giản và giảm bớt khối lượng tính toán ghi chép hàng ngày kế toán nguyên vật liệu trong một số doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán nguyên vật liệu. 2.1. Đánh giá vật liệu nhập kho: Đối với nguyên vật liệu nhập kho công ty đánh giá theo giá vốn thực tế. ở công ty cổ phần xây dựng CTGT 118 nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài hoặc do kiểm kê, phát thừa. Ở công ty không có trường hợp nhập kho nguyên vật liệu do nhận ứng trước của bên A. ( 1 ). Trường hợp nhập kho vật liệu do mua ngoài: Gía vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho Chi phí mua ( nếu có ) Gía mua ( ghi trên hoá đơn ) = + Cụ thể: a). trường hợp mua hàng ( NVL) có hoá đơn giá trị gia tăng ( GTGT ). Do công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên đối với vật liệu, mua về có hoá đơn GTGT thì gia vốn thực tế vủa NVL nhập kho là giá mua chưa có thuế + chi phí mua ( nếu có ). Ví dụ: theo hoá đơn GTGT số 088437 ngày 13/09/2001 Xi măng Bút Sơn. giá mua trên hoá đơn ( chưa có thuế GTGT ) là 27.936.000 đồng. Chi phí vận chuyển về đến kho đội cầu 1 là do bên bán chịu. như vậy: như vậy thực tế của 36 tấn xi măng nhập kho là: 27.936.000. đồng. b).Trường hợp mua nguyên vật liệu có hoá đơn bán hàng. Đối với hoá đơn bán hàng không tách riêng phần thuế GTGT thì giá vốn của NVL nhập kho là tổng giá thanh toán cho người bán. Ví dụ: theo hoá đơn bán hàng ngày 09/09/2001, mua mười năm bộ bu lông tặc kệ của cửa hàng vật liệu xây dựng Hoàng Tân, tổng giá thanh toán là 1.750.000.đ. Vởy giá vốn của hàng nhập kho là: 1.750.000.đồng ( 2 ). Trường hợp phát hiện thừa. giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho sẽ được xác định bằng cách lấy số lượng của vật liệu thừa phát hiện x với đơn giá của loại vật liệu đó. 3. Đánh giá vật liệu xuất kho. Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118, đăng ký với cơ quan chức năng là đánh fía vật liệu xuất kho theo phương pháp giá đích danh. Tuy nhiên trên thực tế, khi áp dụng kế toán máy thì việc đánh giá vật liệu xuất kho không tuân theo môt phưong pháp nào cả. cụ thể khi xuất kho vật liệu, giả định rằng lô nào có đơn gía lớn hơn thì sẽ được xuất trước và cứ như vậy cho tới hết. 4. các thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118. 4.1. thủ tục nhập kho vật liệu: Khi công ty nhận thầu một công trình, một hạng mục công trình thì công ty có thể giao cho một đội hoặc nhiều đội thi công. công ty phải xác định khối lượng NVL cần sử dụng để thi công một công trình, hạng mục công trình ( trong xây dựng người ta gọi là “Tiên lượng ” ). công việc lập phiếu “ tiên lượng ” do phòng kinh tế kỹ thuật đảm nhiệm.phiếu tiên lượng được lập thành 2 bản, một bản lưu tại phòng kinh tế kỹ thuật, một bản chuyển sang phòng Kế toán tài chính do công ty không thực hiện khoán toàn bộ công trình( hạng mục công trình ) cho các đội thi công nên khối lượng các loại vật liệu được ghi trên phiếu tiên lượng không phải là cố định.nhưng khi yêu cầu sử dụng vật liệu của các đội vượt quá khối lượng của loại vật liệu đó trên phiếu tiên lượng thì phòng kinh tế kỹ thuật yêu cầu đội phải giải trình nếu thấy hợp lý thì mới cho mua thêm. khi có nhu cầu về vật liệu, các đội thi công aviết giấy xin mua gửit lên phòng quản lý thiết bị thiết bị ( QLTB ). Phòng QLTB sau khi xem xét thấy yêu cầu mua vật tư là cần thiết hợp lý thì Trưởng phòng QLTB sẽ ký gửi lên giám đốc duyệt. Sau khi đã được duyệt qua hai cấp, giấy xin mua vật tư sẽ được chuyển sang phòng tài chính kế toán. việc mua vật liệu có thể do nhân viên phòng QLTB hoặc do nhân viên tiếp liệu của các đội đảm nhiệm, tuỳ thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Nếu người đi mua vật liệu muốn ứng trước tiền đi mua vật liệu thì phải làm giấy xin tạm ứng và gửi lên phòng TC – KT. Phòng TC – KT căn cứ vào giấy xin mua vật tư, giấy xin tạm ứng và bảng báo giá của bên bán ( Nếu có ) để xác định và có thể cấp tiền cho họ. Khi vật liệu mua về, công ty tiến hành nhập kho luôn không tiến hành kiểm nghiệm vật tư ( mặc dù có ban kiểm nghiệm vật tư, tài sản cố định ). Căn cứ vào hoá đơn hoặc phòng quản lý thiết bị sẽ lập Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 4 liên, người phụ trách cung tiêu đó phải ký vào 4 liên đó và chuyển cho thủ kho để làm căn cứ nhập kho cho vật liệu. Phiếu nhập kho phải ghi rõ ngày, tháng nhập kho, tên qui cách vật liệu, số lượng vật liệu theo hoá đơn ( Hoá đơn của người bán ), căn cứ vào Phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểmt nghiện vật liệu nhập kho, ghi số thực nhập và cùng người giao hàng ký vào 4 liên của phiếu nhập kho. Nếu thủ kho phát hiện thừa, thiếu khi nhập kho hoặc không đúng phẩm chất, quy cách ghi trên hoá đơn thì khi đó thủ kho báo ngay cho phòng QLTB biết để lập biên bản làm căn cứ giải quyết với người cung cấp. Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ chữ ký: + Một liên giao cho phòng QLTB + Hai liên chuyển lên phòng TC – KT, trong đó, một liên chuyển cho kế toán vật tư, một liên chuyểnt cho kế toán công nợ ( cùng với hoá đơn ) + Một liên thủ kho giữ 4.2 Thủ tục xuất kho vật liệu Khi có nhu cầu về vật liệu, Các đội yêu cầu đề nghị phòng QLTB xuất kho vật liệu đến nơi thi công . tương tự thủ tục mua vật liệu, sau khi phiếu yêu cầu xuất vật liệu được phòng kinh tế kỹ thuật, ban giám đốc duyệt, phòng QLTB sẽ căn cứ vào yêu cầu để viết phiếu xuất kho .Căn cứ vào phiếu xuất kho ,thủ kho cho xuất kho vật liệu và ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho .Căn cứ vào phiếu xuất kho ,thủ kho cho xuất kho vật liệu và ghi số thực xuất và phiếu xuất kho . Một liên giao cho thủ kho Một liên giao cho phòng QLTB Hai liên chuyển lên phòng TC- KT tại công ty . Phần III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 118 Cơ sở khoa học của kiến nghị 1. Đánh giá công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 những thành tích đã đạt được Từ khi thay đổi bộ máy quản lý và đổi mới máy móc thiết bị, ngành nghề của công ty đến nay, đã tạo ra một bước tiến nhảy vọt. sau 3 năm đổi mới sản lượng năm 2001 đã tăng gần 10 lần so với năm 1998. như vậy bộ máy quản lý của công ty nói chung và bộ máy quản lý nguyên vật liệu nói riêng là khá chặt chẽ mới mục tiêu đề ra. Những thành tích đã đạt được trong công tác quản lý nguyên vật liệu: khâu tiếp nhận vật liệu khâu bảo quản vật liệu Những mặt còn tồn tại nhìn chung công tác quản lý nguyên vật liệu là khá chặt chẽ về mọi khâu song không chánh được những mặt còn tồn tại như: khâu thu mua, khâu bảo quản, khâu dự trữ... Nguyên nhân của những tồn tại + khâu thu mua: Do công ty là một công ty xây dựng các công trình giao thông trên toàn quốc có những công trình ở xa công ty. Do vậy không thể quản lý chặt chẽ trực tiếp được mà chỉ thông qua báo cáo của các đội thi công từng công trình báo lại cho công ty, do công trình ở xa do vậy không thể vận chuyển nguyên vật liệu từ kho công ty đến công trình được do vậy nguyên vật liệu phải mua trực tiếp tại những đại lý bán nguyên vật liệu tại khu vực đó do vậy không chánh khỏi sự thất thoát nguyên vật liệu + Khâu bảo quản: Công trình xây dựng của công ty rộng nên mỗi công trình phải lập ra một kho để bảo quản nguyên vật liệu do vậy chiếm nhiều diện tích, giả sử ở một công trình nào đó diện tích nhỏ nếu như dựng nên một kho thì chiếm mất diện tích làm cho khâu thi công khó khăn. nhưng nếu không có kho thì nguyên vật liệu sẽ ảnh hưởng rất sấu. ví dụ như xi măng, sắt thép, xăng dầu... giả sử thời tiết bình thường không sao nhưng gặp trời mưa thì làm cho nguyên vật liệu hư hỏng, han dỉ... 2. Phương hướng hoàn thiện công tác công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 Để hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty thì công ty phải quản lý chặt chẽ các khâu: khâu thu mua, bảo quản, sử dụng, và khâu thu hồi phế liệu phế phẩm. + Khâu thu mua: Là một khâu quan trọng trong công tác quản lý nguyên vật liệu, nó ảnh hưởng rất lớn đến quá trình sản xuất sản phẩm đồng thời nó ảnh hưởng rất lớn tới giá thành sản phẩm hay lợi nhuận. vì đòi hỏi công ty phải thường xuyên theo dõi xiết xao sự thay đổi giá cả của nguyên vật liêu, liên tục liên hệ với các nhà cung cấp và đồng thời phải khảo sát giá cả trên thị trường như tập hợp các bảng báo giá của nhiều đối tác. Để từ đó có thể đưa ra quyết định cuối cùng lên mua vật liệu của nhà cung cấp nào hoặc đề nghị nhà cung cấp thường xuyên cho công ty xem xét lại bảng giá ( do chênh lệch giá cả trên thị trường ). + Khâu sử dụng: Đòi hỏi các nhà thiết kế phải thiết kế chính xác từng hạng mục, từng công đoạn thi công của mỗi công trình. khi thiết kế chính xác rồi thì công ty có thể khoán cho từng đội thi công từng hạng mục của công trình. khi đó việc quản lý nguyên vật liệu sẽ do từng đội thi công chịu trách nhiệm, từ đó xẽ tập hợp, thu hồi các phế liệu từ các đội. Từ đó công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn. Một số kiến nghị : Về phía doanh nghiệp: trước mắt: Đây là một công ty xây dựng là chủ yếu do vậy vấn đề nguyên vật liệu rất là quan trọng và cấp bách trong cơ chế thị trường như hiện nay, công ty đã đặt ra nhiều câu hỏi: làm sao để chi phí nguyên vật liệu thấp nhất ( song không làm mất đi tính đảm bảo yêu cầu đặt ra cho mỗi công trình ), hay làm thế nào để tận dụng được hết các phế phẩm khi thi công các công trình lớn và còn rất nhiều câu hỏi được đặt ra ở phía trước song điều đó lại phụ thuộc vào sự tính toán thiết kế của những kỹ sư trong công ty sự tính toán chính xác bao nhiêu thì giúp công ty tiết kiệm được báy nhiêu và ngược lại nếu tính toán sai thì làm cho công ty thiệt hại nhiều. Do vậy công ty cần có những giải pháp tói ưu trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, như tính toán phải thật chính xác tận dụng hết các phế phẩm khi thi công những công trình lớn và những phế phẩm đó đem tận dụng vào những công trình vừa và nhỏ. lâu dài: Trước tiên về phía tổng công ty khi đấu thầu được những công trình lớn thì tổng công ty có thể chia công trình đó ra làm nhiều phần và mỗi phần lại giao cho mỗi công ty thuộc tổng công ty quản lý và khi công trình hoàn thành tổng công ty sẽ tập hợp lại so sánh với dự kiến ban đầu. Khi đó biiết được dự kiến như vậy đã tối ưu chưa, nếu chưa ttối ưu thì phải làm cách nào để ttối ưu nhất. Còn về công ty nói chung cũng phải xem xét lại xem mình đã quản lý và sử dụng triệt để hay chưa và nếu có những trường hợp vi phạm trong hợp đồng về cung cấp nguyên vật liệu thiếu hay không kịp với tiến độ thi công như trong hợp đồng đã ký, làm cho công trình không hoàn thành với thời gian quy định, khi đó công ty phải sử lý nghiêm khắc những trường hợp vi phạm vì cơ chế hiện nay là cạnh tranh gay gắt do vậy đòi hỏi sự quản lý thật chặt chẽ. muốn chặt chẽ cần có những biện pháp mạnh mẽ hơn trong công tác quản lý, Về phía các cơ quan quản lý nhà nước: trước mắt: Nhà nước cần hoàn thiện hơn nữa về cơ chế đấu thầu, tiếp tục sửa đổi bổ sung quy chế đấu thầu đáp ứng yêu cầu phát triển của lĩnh vực xây dựng trong giai đoạn hiện nay nhà nước cần đề cao các yêu cầu về kỹ thuật trong hồ sơ dự thầu hơn là vấn đề giá cả để giúp các doanh nghiệp nhà nước có điều kiện hơn trong đấu thầu quốc tế. Việc phân chia gói thầu cho một dự án phải hợp lý nhằm khai thác được tiềm năng trong nước, tạo điều kiện cho Doanh nghiệp trong nước có thể dự thầu độc lập, không những thế nhà nước cần có những chính sách ưu đãi đối với các nhà thầu việt nam, điều này chưa được chính phủ quy định trong quy chế dự thầu. 2.2.Lâu dài: Về mặt lâu dài thì nhà nước cần có những biện pháp thích hợp hơn đối với quy chế đấu thầu, như ở trên đã nói những gói thầu lớn có thể chia thành nhiều hạng mục để tạo điều kiện cho những công ty tham gia đấu thầu, kể cả công ty tư nhân lẫn công ty nhà nước đều bình đẳng trong việc tham gia đấu thầu và khi đó nhà nước có thể giám sát tốt hơn hoặc khi đó nhà nước có thể cử một công ty nhà nước đứng ra giám sát và cử những kỹ sư thuộc ban ngành nhà nước giám sát. khi đó nhà nước có thể thấy được những mặt mạnh của công ty và từ đó có biện pháp hỗ trợ, nhằm nâng cao tay nghề của các kỹ sư hay công nhân. III. Điều kiện để thực hiện 1. Về phía nhà nước Để thực hiện được những kiến nghị trên trước tiên nhà nước ta cần những bộ luật về đấu thầu làm sao để tạo điều kiện cho các Doanh nghiệp vừa và nhỏ tham gia đấu thầu cùng với các Doanh nghiệp lớn hoặc có thể cùng một công trình có thể nhiều công ty tham gia thi công nhưng vẫn đảm bảo tính chất hay chất lượng của công trình không thay đổi. hay tạo điều kiện cho các công ty tham gia đấu thầu trên thương trường quốc tế 2. Về phía Doanh nghiệp Trước tiên Doanh nghiệp cần có những biện pháp quản lý tốt hơn từ khâu thu mua cho tới khâu bàn giao công trình, như vậy công ty có thể lắm bắt tình hình từng khâu hay công tác quản lý được chặt chẽ hơn. Nhìn chung công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên trẻ năng động và có bộ máy quản lý chặt chẽ KẾT LUẬN Một lần nữa ta cần khẳng định quản lý nguyên vật liệu có tác dụng to lớn trong việc quản lý kinh tế. Thông qua công tác quản lý vật liệu giúp cho Công Ty bảo quản vật liệu an toàn phòng ngừa hiện tượng mất mát, lãng phí vật liệu, tăng tốc độ chu chuyển vốn lưu độnh, từ đó tăng cường tích tuỹ vốn.Vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật quản lý và phát huy tác dụng như một công cụ sắc bén có hiệu lực phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh trong điều kiện nền kinh tế thị trường như hiện nay. Qua thời gian tìm hiểu tại Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 118 em thấy công tác quản lý vật liệu có ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển của Công Ty. Quản lý vật liệu là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo Công Ty nắm bắt tình hình và chỉ đạo sản xuất. Quản lý vật liệu có đảm bảo phản ánh chính xác tình hình thu mua vật liệu. Sử dụng và dự trữ thì lãnh đạo Công Ty mới có biện pháp chỉ đạo đúng đắn. Sau một thời gian ngắn thực tập tại Công Ty nắm bắt được tầm quan trọng của công tác quản lý nguyên vật liệu đối với công tác lãnh đạo của Công Ty em đã mạnh dạn tìm hiểu nghiên cứu để thấy được những ưu điểm cần phát huy. Những mặt tồn tậi cần khắc phục nhằm góp phần nhỏ hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng và công tác quản lý Công Ty nói chung. Thời gian thực tập tại Công Ty có hạn chế nhưng đã giúp em rát nhiều trong việc củng cố lại kiên thức đã học vận dụng vào thực tế. Để đạt được điều này em đã được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú làm công tác quản lý tại Công Ty. Đồng thời được sự chỉ bảo tận tình của thầy giáo : TRẦN MẠNH HÙNG Tuy nhiên, báo cáo thực tập của em còn có những khó khăn khách quan và chủ quan nên không tránh khỏi thiếu sót. Do vậy, em rất mong và xin trân thành tiếp thu những ý kiến đóng góp bổ xung nhằm hoàn thiện hơn báo cáo thực tập tốt nghiệp mà em đã nghiên cứu. Em xin chân thành cảm ơn !