Đề tài Công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118

a vào quá trình sản xuất + Tận dụng tối đa những nguyên vật liệu địa phương sẵn có + Căn cứ vào biểu cung cấp vật liệu cần thiết cho từng giai đoạn sản xuất + Định mức dự toán có ý nghĩa quang trọng trong việc hạ giá thành 2. Một số biện pháp sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu. 2.1 Khâu thiết kế: Đòi hỏi thiết kế phải chính xác, tránh sai sót vì đây là công ty xây dựng nên khi thiết kế trước hết phải nghĩ khi thiết kế sai sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng vì không như các ngành sản xuất khác, sản xuất sản phẩm này ra nhưng chưa đạt có thể thiết kế lại nhưng đây là ngành xây dựng, xây dưng các công trình có thời gian sử dụng lâu dài và có khối lượng lớn do vậy không được phép sai sót dù chỉ một lỗi nhỏ cũng phải thiết kế lại không được phép thi công rồi mới thay đổi thiết kế. Do vậy thiết kế cũng là một trong những khâu quan trọng nhất trong ngành xây dựng và nó cũng tham gia vào việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu. 2.2 Khâu Sử dụng nguyên vật liệu: Sử dụng phải chính xác từng loại nguyên vật liệu cho từng khâu, hay từng hạng mục công trình, tránh tình trạng dùng vật liệu thay thế, vì khi đó nó ảnh hưởng tới chất lượng từng công trình hay ảnh hưởng trực tiếp tới công tác quản lý nguyên vật liệu. 2.3 Khâu cung cấp: Khi khâu thiết kế song một công trình và đã được duyệt thì khi đó khâu thi công đòi hỏi khâu cung cấp phải cung cấp đúng chủng loại và cũng tránh tình trạng cung cấp sai vì khi đó nó gây ra hàng tồn kho hay gây ra ứ đọng vốn trong nguyên vật liệu, đồng thời làm giảm tiến độ thi công. Vì vậy để tiết kiệm được nguyên vật liệu trong khâu cung cấp đòi hỏi phải cung cấp đúng về chủng loại cho từng khâu thi công cũng như các đội thi công đòi cung cấp cũng phải cung cấp kịp thời vì như vậy cũng là một cách tiết kiệm. 2.4 Tận dụng tối đa nguyên vật liệu sẵn có tại địa phương (địa bàn thi công): Vì công trình thi công của công ty ở khắp trên toàn nước do vây có những công trình ở xa vì vậy khi thi công một công trình ở xa nó ảnh hưởng rất lớn tới khâu vận chuyển vì có những công trình ở những địa bàn chật hẹp hay đường đi lại khó khăn. Vì vậy việc quản lý nguyên vật liệu phải giao cho các đội hay có thể khoán cho các đội thi công, từ đó các đội sẽ chịu trách nhiệm việc thu mua hay quản lý nguyên vật liệu tại đội mình và cứ cuối tháng lại báo cáo về công ty và như vậy cũng giúp cho công tác quản lý được chặt chẽ hơn và có thể tiết kiệm khâu vận chuyển đồng thời cũng giúp tiết kiệm nguyên vật liệu ( xăng, dầu ... ). 2.5 Tái sử dụng phế liệu phế phẩm, phế phẩm: Đây là một trong những khâu quan trọng nhất để có thể tiết kiệm nguyên vật liệu đồng thời nó ảnh hưởng rất lớn đến giá thành và lợi nhuận của công ty. Do vậy muốn đạt được hiểu quả cao đòi hỏi phải tận dụng tối đa những phế liệu, phế phẩm tránh tình trạng lãng phí hay không thu hồi phế liệu, phẩm phẩm như vậy nó sẽ làm giá thành sản phẩm cao dẫn đến lợi nhuận thấp. Tái sử dụng phế liệu, phế phẩm là làm ra một vật liệu mới có thể tham gia vào quá trình sản xuất hoặc có thể thanh lý cho các công ty khác hay có thể thu hồi các phế liệu, phế phẩm lại và đem bán cho các công ty khác có thể tái sử dụng hay làm ra một loại vật liệu mới. Ví dụ: phế phẩm như: sắt, thép có thể bán cho các công ty thép cát, sỏi có thể thanh lý hoặc nhượng bán cho công ty khác gần nơi thi công, với công trình. Phần II thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 Tổng quan về công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118. 1. quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 được thành lập theo quyết định số 528/2001/BGTVT ngày 28 tháng 2 năm 2001 và chính thức đi vào hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần vào ngày 01 tháng 01 năm 2001 . Trụ sở chính của công ty đặt tại thị trấn Cầu Diễn – Huyện Từ Liêm – Hà Nội. Là một đơn vị trực thuộc Tổng công ty Xây Dựng Công Trình Giao Thông I – BGTVT, Công ty thực hiện chế độ kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân và mở tài khoản tại các ngân hàng trong cả nước. Tiền thân của công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 là công ty công trình giao thông 118, được thành lập vào tháng 10 năm 1982, lúc đầu có nhiệm vụ tiếp nhận một phần máy móc thiết bị do liên xô viện trợ để thi công các công trình giao thông đường sắt, đường bộ thuộc khu đầu mối và vành đai Hà Nội . Sau này có nhiện vụ thi công các công trình giao thông và các công trình khác trong cả nước. Trải qua 21 năm hình thành và phát triển, công ty luôn hoàn thành trách nhiệm được giao và đạt được nhiều thành quả góp phần cải thiện và phát triển cơ sở hạ tầng của đất nước. Cụ thể công ty đã tham gia thi công nhiều công trình lớn như: Đường bắc thăng long – Nội Bài. Quốc lộ 5 ( HĐ 1 ) Quốc lộ 18. Ngoài ra hiện nay công ty đang đồng thời thi công nhiều công trình lớn như: - Mở rộng quốc lộ 1A. - Xây dựng đường HCM - đoạn Hương Sơn – Hà tĩnh . - Khu công nghiệp Dung Quất. - Vành Đai Ba ….. Và hàng loạt các công trình giao thông ở các địa phương trong cả nước. Do đó có nhiều thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty đã được nhà nước tặng thưởng nhiều huân chương như: + Huân chương lao động hạng 2. + Huân chương lao động hạng . + Nhiều bằng khen của chính phủ, của Tổng liên đoàn lao động Việt Nam, của Bộ giao thông vận tải. + Ba năm liền được tặng cờ thi đua đơn vị xuất sắc nhất của Tổng công ty xây dựng CTGT 1. Đóng góp vào thành quả mà công ty đã đạt được trong những năm qua phải kể đến đội ngũ Cán Bộ Công Nhân Viên của công ty những người trực tiệp tạo nên sự thành công của công ty trong những năm qua. Tính đến thời điểm ngày 31- 12- 2001 Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 đã có một đội ngũ cán bộ lao động tương đối hùng hậu với tổng số cán bộ CNV là 347 người. Có thể khẳng định rằng họ là những con người năng động có khả năng kinh doanh và làm việc có hiệu quả. Điều này được thể hiện ở chỗ: Nhận thức được quy luật cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường, những người lãnh đạo, quản lý công ty đã chủ động đổi mới mạnh mẽ và toàn diện ở tất cả các khâu như con người, công nghệ, thiết bị, mở rộng ngành nghề kinh doanh vv… và đã tạo được những bước nhảy vọt khá xa: Sau 3 năm đổi mới, sản lượng năm 2001 đã tăng gần 10 lần so với năm 1998. Từ 8,9 tỷ đông năm 1998 tăng lên 81,5 tỷ đồng vào năm 2001. Đồng thời thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên cũng được tăng lên, tính đến nay thu nhập bình quân trên một người vào khoảng từ 1.000.000/1 tháng đến 1.400.000/ 1 tháng ( so với năm 1998 là 300.000/ 1 tháng/1 người . Đạt được kết quả to lớn trong kinh doanh luôn phấn đấu không ngừng để đạt được kết quả lớn hơn. Đó là phương trâm hoạt động của bất kỳ một doanh nghiệp nào và Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 không phải là ngoại lệ. Chính vì thế hiện nay công ty đang đưa bộ tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000 vào công tác quản lý chất lượng và phấn đấu đến cuối năm 2002 được cấp chứng chỉ quốc tế về bộ tiêu chuẩn này. 2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty cổ phần xây dựng CTGT 118. 2.1. Khái quát chức năng và nhiệm vụ: Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường để điều hành và chỉ đạo sản xuất kinh doanh, nhà lãnh đạo phải thường xuyên nắm bắt được các thông tin về thị trường, giá cả, sự biến động của các yếu tố đầu vào và đầu ra một cách đầy đủ và chính xác kịp thời. Nhưng số liệu của kế toán sẽ giúp cho lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định đúng đắn trong chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Hơn nữa hạch toán kế toán nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng trong doanh nghiệp nếu thực hiện chính xác, đầy đủ khoa học sẽ giúp cho công tác hạch toán tính giá thành sản phẩm được chính xác từ đầu, ngược lại sẽ ảnh hưởng đến giá trị của sản phẩm sản xuất ra. Hạch toán vật liệu thể hiện vai trò và tác dụng to lớn của mình thông qua các chức năng và nhiệm vụ cơ bản sau: + Phải tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và doanh nghiệp nhằm mục đích phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý tình hình nhập nguyên vật liệu, bảo quản nguyên vật liệu nhằm hạ giá thành của sản phẩm. + Tổ chức chứng từ tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép phản ánh tập hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu nhằm cung cấp cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành của sản phẩm. + Giám sát, kiểm tra chế độ bảo quản, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu ngăn ngừa và biện pháp sử lý vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng kém phẩm chất tính toán chính xác giá trị vật liệu đưa vào sử dụng. 2.2. Chức năng của công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 Công ty được chủ động kinh doanh và hạch toán kinh tế theo luật doanh nghiệp trên cơ sở chức năng nhiệm vụ trong giấy phép và quyết định thành lập công ty. Được vay vốn từ các ngân hàng để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty tự chịu trách nhiệm hoàn trả các công nợ khi đến hạn. 2.2.1. Chức năng của công ty cổ phần công trình giao thông 118: Xây dựng các công trình giao thông trong cả nước, bao gồm: Cầu, đường, sân bay bến cảng, san lấp mặt đường. Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, thuỷ lợi và đường điện dưới 35 KV. Nạo vét, Bồi đắp mặt bằng , đào đắp nền đào đắp công trình. đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng cụm dân cư, khu đô thị, giao thông vận tải. Khai thác khoáng sản và kinh doanh vật liệu xây dựng, cấu kiện thép, cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông nhựa. Sửa chữa máy móc thiết bị thi công, gia công cơ khí. Tư vấn thiết kế thí nghiệm vật tư, đầu tư giám sát các công trình do công ty thi công. Kinh doanh bất động sản. Buôn bán tư liệu sản xuất tư liệu tiêu dùng. Vận tải hành khách và hàng hoá. Kinh doanh dịch vụ khách sạn, du lịch, vui chơi giải trí. 2.2.2. Nhiệm vụ của công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 - Mục đích kinh doanh thực hiện theo đúng qui định thành lập của doanh nghiệp và kinh doanh các mặt hàng dịch vụ đã đăng ký cụ thể. - Với tinh thần tự lực tự cường với quyết tâm vươn lên để tồn tại và phát triển được là do sự chỉ đạo sát sao có hiệu quả của các phòng ban lãnh đạo trong Công Ty và sự hưởng ứng nhiệt tình của toàn bộ cán bộ công nhân viên nhằm mục đích vừa sản xuất vừa xây dựng Công ty XD CTGT 118 có uy tín và chất lượng tốt hơn để phục vụ người tiêu dùng tốt hơn và thu được lợi nhuận cao nhằm mục đích thực hiện tốt nghĩa vụ với nhà nước như nộp thuế và các khoản phải nộp khác vào ngân sách nhà nước. - Doanh nghiệp phải bảo toàn và phát triển tốt số vốn của doanh nghiệp được nhà nước giao cho. - Doanh nghiệp phaỉ tổ chức tốt quá trình quản lý lao động. 3. Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 Khi chuyển sang hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần, Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 đã tổ chức lại bộ máy quản lý ở công ty trên cơ sở tiết kiệm và hiệu quả. Có những phòng ban được xát nhập vào với nhau, có phòng ban kiêm nhiều nhiệm vụ khác mhau. Trong công ty cơ quan quyền lực cao nhất là Đại hội đồng cổ đông ( ĐHĐCĐ. Đại hội đồng cổ đông thường xuyên do Hội đồng quản trị triệu tập họp, mỗi một năm một lần, để thông qua báo cáo tài chính và thông qua định hướng phát triển của công ty. ĐHĐCĐ cũng có quyền quyết định chào bán cổ phần và mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần. Dưới ĐHĐCĐ là HĐQT cơ quan quản lý của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty. HĐQT có 9 thành viên trong đó có chủ tịch HĐQT, phó Chủ tịch HĐQT và các thành viên khác. Ban kiểm soát gồm 3 người trong đó có 1 trưởng ban và 2 kiểm soát viên. Giám đốc điều hành do HĐQT bổ nhiệm ( bầu ra ) có nhiệm vụ trực tiếp quản lý và điều hành hoạt động của công ty theo nghị quyết của HĐQT và phương án kinh doanh của công ty là người đại diện theo pháp luật của công ty. Hội đồng quản trị: Là một tập thể bao gồm các cổ đông dưới sự giám sát của chủ tịch hội đồng quản trị Chủ tịch HĐQT: là người đại diện cho công ty quản lý, giám sát các cổ đông và trực tiếp giám sát các hoạt động của công ty, nhằm thực hiện các định hướng, các kế hoạch chiến lược lâu dài của công ty, đồng thời chịu trách nhiệm với toàn bộ các cổ đông. Giám đốc điều hành: là một người được sự uỷ quyền của chủ tịch hội đồng quản trị, nhằm quản lý trực tiếp các hoạt động của công ty và thực hiện theo định hướng của hội đồng quản trị. Giúp việc cho giám đốc điều hành gồm 3 phó giám đốc điều hành và kế toán trưởng. Họ sẽ thông tin cho giám đốc điều hành về tình hình sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính và tham mưu cho giám đốc trong việc xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, ký kết các hợp đồng kinh tế. Toàn công ty được chia thành 2 bộ phận: bộ phận quản lý và các đơn vị sản xuất . Về bộ máy quản lý gồm: Phòng Tài chính kế toán : tham mưu cho giám đốc điều hành về về công tác quản lý tổ chức toàn công ty theo đúng chức năng giám đốc đồng tiền. Thanh toán, quyết toán các đối tác bên trong và ngoài công ty. Thanh toán tiền lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Phòng kinh tế kỹ thuật: thực hiện giám sát, kiểm tra kỹ thuật công trình có nhiệm vụ lập các bản thiết kế, tính toán công tình nhằm đảm bảo tiến độ thi công công trình và an toàn lao động. Phòng quản lý thiết bị: cung ứng vật tư đúng số lượng, chất lượng, chủng loại và kịp thời cho các đội thi công. quản lý về tài sản, duyệt giá trần mua nguyên vật liệu: cát, sỏi, xi măng, sắt, thép vv….cho cán bộ cung ứng. Văn phòng : được xát nhập từ phong tổ chức hành chính, phòng thị trường và văn phòng cũ. Có nhiệm vụ theo dõi và tư vấn về nhân sự, tìm kiếm các hợp đồng nhằm tạo công ăn việc làm cho toàn công ty. Ngoài ra còn có nhiệm vụ soạn thảo văn bản vv… Về các đơn vị sản xuất: khi có công trình thì các đơn vị này có nhiệm vụ thi công. Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Giám đốc điều hành Phó giám đốc điều hành Phó giám đốc điều hành Phó giám đốc điều hành Các đơn vị sản xuất Bộ máy quản lý Xưởng sửa chữa Đội thi công số 5 Đội thi công số 4 Đội thi công số 3 Đội thi công số 2 Đội thi công số1 Đội thi công cầu 2 Đội thi công cầu 1 Văn phòng Phòng TC – KT Phòng QLTB Phòng KT – KT Sơ đồ:1 Sơ đồ Tổ chức và quản lý công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118. 4. Cơ cấu sản xuất và quy trình sản xuất của công ty cổt phần xây dựng công trình giao thông 118 4.1. Cơ cấu sản xuất của công ty cổt phần xây dựng công trình giao thông 118 Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng các hoạt động chủ yếu của công ty gồm: Xây dựng các công trình giao thông trong cả nước, bao gồm: Cầu, đường, sân bay bến cảng, san lấp mặt đường. Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, thuỷ lợi và đường điện dưới 35 KV. Nạo vét, Bồi đắp mặt bằng , đào đắp nền đào đắp công trình. Đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng cụm dân cư, khu đô thị, giao thông vận tải. Khai thác khoáng sản và kinh doanh vật liệu xây dựng, cấu kiện thép, cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông nhựa. Sửa chữa máy móc thiết bị thi công, gia công cơ khí. Tư vấn thiết kế thí nghiệm vật tư, đầu tư giám sát các công trình do công ty thi công. Kinh doanh bất động sản. Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng. Vận tải hành khách và hàng hoá. Kinh doanh dịch vụ khách sạn, du lịch, vui chơi giải trí. Với đặc thù riêng của ngành xây dựng cơ bản là nó tạo nên cơ sở hạ tầng cho nền kinh tế quốc dân. sản phẩm của ngành xây dựng là những công trình ( nhà máy, cầu đường, công trình phúc lợi…) có đủ điều kiện đưa vào sản xuất hoặc sử dụng ngay khi hoàn thành. Xuất phát từ những đặc điểm đó, quá trình sản xuất của công ty mang tính chất liên tục đa dạng và phức tạp trải qua nhiều giai đoạn khác nhau. Mỗi công trình đều có dự toán thiết kế riêng địa điểm thi công khác nhau. Vì vậy để tổ chức sản xuất kinh doanh công ty đã lập ra các đội thi công và các đội cầu để các đội sản xuất này trực tiếp thực hiện các giai đoạn trong qui trình công nghệ. 4.2. Quy trình thi công công trình của công ty được tiến hành như sơ đồ sau: Sơ đồ: 3 Khảo sát thi công Thi công Hoàn thiện Nghiệm thu Bàn giao + Giai đoạn khảo sát thi công: Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình thi công một công trình nó quyết định trực tiếp đến quá trình tồn tại của công trình. ở giai đoạn này ngay sau khi nhận làm giao tuyến công ty sẽ thành lập ngay đội khảo sát thiết kế , được trang bị đầy đủ các thiết bị đo đạc dụng cụ khảo sát thiết kế cho dự án. đội khảo sát sẽ tiến hành ngay công tác đo đạc kiểm tra hệ thống cọc mốc cọc tim và các cọc dấu trên toàn tuyến. Từ đó chọn phương án thi công hợp lý. + Giai đoạn thi công: đối với thi công cầu công ty áp dụng phương pháp đóng cọc đổ trụ làm dầm bê tông để thi công cầu có quy mô vừa và nhỏ. Còn thi công đường thì như sau: đào đất hữu cơ rải vải địa kỹ thuật và đắp cắt điện, đắp nền đường, đắp sỏi đỏ , thi công lớp cấp phối đá găm, tưới nhựa thấm , thi công lớp bê tông nhựa, và thi công lề đường … + Giai đoạn hoàn thiện: thực hiện các công tác hoàn thiện cần thiết nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ của công trình. + Giai đoạn nghiệm thu: tiến hành kiểm tra thực tế các khoản mục công trình đúng như thiết kế được duyệt thì tiến hành nghiệm thu. + Giai đoạn bàn giao khi công trình đã nghiệm thu song thì tiến hành bàn giao đưa vào sử dụng. Sơ đồ: 4 - quy trình công nghệ của Công ty. Dây truyền làm đường mới. Đào khuôn đường Rải đá 4 x6 Lu lèn Rải đá 1 x 2 Tưới nhựa nhũ tương Trồng đá hộc Rải bê tông Alphal Lu lèn Lu nặng 10 tấn Lu bánh lốp Đập mép đường Vá, sửa đường. Vệ sinh mặt đường Cuốc sửa vuông chỗ vá Rải đá 4 x6 Lu lèn Rải đá 1 x 2 Tưới nhựa nhũ tương Rải thảm đường bê tông Alphal. Vệ sinh mặt đường Bổ lỗ chân chim Tưới nhựa dính bám Rải nhựa bê tông Alphal Lu bánh lốp Lu nặng 10 tấn đập mép đường II. Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật có ảnh hưởng tới công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là xây dựng, do vậy các loại NVL ngoài việc được quản lý trong kho, thì NVL còn được tập kết tại chân các công trình. Do vậy công tác quản lý NVL giao cho từng đội thi công. Việc quản lý nguyên vật liệu ở tại chân các công trình được thực hiện đơn giản, theo dõi được cả về số lượng, chủng loại và giá trị của từng loại nguyên vật liệu. Do việc quản lý nguyên vật liệu ở công ty gần như toàn bộ được tập chung ở từng chân công trình và việc quản lý NVl là do từng đội quản lý vì vậy nó cũng không tránh khỏi một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật có ảnh hưởng tới công tác quản lý nguyên vật liệu: kho hàng, phương tiện, máy móc ... + khâu bảo quản: Do điều kiện thi công các công trình ở xa nên cũng gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý tại các đội, đặc biệt khâu bảo quản vì do điều kiện thi công và địa bàn hẹp hoặc chưa có những dụng cụ bảo quản như trại, phông bạt che mưa, giá đựng hàng …. III. Thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 1. Xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118. Biểu:1 Mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm Loại nguyên vật liệu Giá đơn vị NVL (1000đ/Kg) Mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm ( Tấn/công trình ) Kế hoạch Thực hiện Mức tiêu dùng Định mức Thực hiện Thép trơn f6 6,3 6,4 5 5,3 Thép xoắn f8 6,3 6,4 4,2 4,7 Thép xoắn f10 6,7 6,7 4,4 4,2 Thép xoắn f12 6,7 6,8 4,3 4,2 Thép xoắn f14 7,1 7.3 3 3,5 Thép xoắn f16 7,1 7.32 5.2 5.8 Thép xoắn f18 7,6 7,89 3.7 4.1 Thép xoắn f20 8,2 8,4 6.8 6.7 Thép xoắn f22 9,4 9,7 5.7 5.5 2. Phân tích cung ứng nguyên vật liệu 2.1. Cung ứng nguyên vật liệu theo chủng loại Biểu:2 Bảng phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu theo chủng loại: Đơn vị tính: Tấn Tt Tên vật liệu Số lượng cung cấp Số thực nhập Hoàn thành về chủng loại 1 2 3 4 5 6 7 8 Thép tròn Xoắn f8 Thép tròn xoắn f10 Thép tròn xoắn f16 Thép tròn xoắn f18 Thép tròn trơn Thép tròn trơn Thép tấm Thép ống 4.2 4.4 5.2 3.7 3.4 2.8 2.5 5.8 4.7 4.2 5.8 4.1 3.4 2.8 2.5 5.8 4.2 4.4 5.2 3.7 3.4 2.8 2.5 5.8 Cộng 32 33.3 32 2.2. Cung ứng vật liệu về mặt đồng bộ. Bảng phân tích cung ứng vật tư về mặt đồng bộ: Tên vật liệu Số cần nhập Số thực nhập Tỷ lệ % hoàn thành cung ứng Số sử dụng được Số lượng % Thép tròn Xoắn f8 Thép tròn Xoắn f10 Thép tròn Xoắn f14 Thép tròn Xoắn f18 4.2 4.4 3 3.7 4.7 4.2 3.5 4.1 112 95.5 110 111 4.2 4.4 3 3.7 100 100 100 100 2.3. Bảng phân tích cung ứng vật liệu về chất lượng. Biểu:4 Bảng phân tích tình hình cung ứng vật tư theo chất lượng: Thép tròn xoắn Giá mua bình quân 1 tấn (1000đ) Số cân cung ứng Số thực nhập Số lượng (tấn) Thanh tiền (1000đ) Số lượng (tấn) Thành tiền (1000đ) f8 f10 f12 f14 f16 f18 6.4 6.7 6.8 7.3 7.32 8.3 4.2 4.4 4.3 3 5.2 3.7 26.880 29.480 29.240 21.900 23.424 30.71 4.7 4.2 3.5 5.8 4.1 6.7 30.080 28.140 20.460 27.740 30.012 55.610 Tổng cộng 42.82 22.8 0 26.8 0 2.4.phân tích tính chất kịp thời của việc cung ứng nguyên vật Biểu: 5 Bảng phân tích tình hình cung ứng vật tư Nguồn vật tư (Xi măng PC 30) Ngày nhập Số Lượng ( Tấn ) Đảm Bảo nhu cầu trong tháng Còn lại không cần dùng trong tháng Số lượng Số ngày 1. Tồn đầu tháng 2. Nhập lần 1 3. Nhập lần 2 4. Nhập lần 3 5. Nhập lần 4 1/2/03 10/2/03 17/2/03 26/2/03 30/2/03 12.3 2.5 3.2 1.7 1.6 8 2 3.5 1.7 1.9 5 3 4.5 2 3 4.3 0.5 - 0.3 0 - 0.3 2.5. Xác định lượng nguyên vật liệu cần dự trữ. biểu: 6 Lượng nguyên vật liệu cần dự trữ Tên nguyên vật liệu Số lượng (tấn ) Đơn giá (1000 đ) Thành tiền Thép trơn Thép tròn Xoắn f 6 Thép tròn Xoắn f 8 Thép tròn Xoắn f 10 Thép tròn Xoắn f 12 Thép tấm Thép ống Thép Ray Xi măng PC30 Xi măng PC40 3.4 2.5 3.1 4.3 5.1 6 4.3 3.7 2.6.Phân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng nguyên vật liệu. Biểu:7 Tiến độ và nhịp điệu cung ứng nguyên vật liệu Thời gian Kỳ 1 – 10/9 2 –20/09 3 –30/09 Kế hoạch thực hiện 2.6. Tình hình sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất sản phẩm của công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 Biểu:8 Phân tích tình hình biến động tổng mức chi phí nguyên vật liệu Tên sản phẩm Khối lượng sản phẩm hoàn thành Loại nguyên vật liệu Đơn giá nguyên vật liệu Mức tiêu dùng NVL cho đơn vị sản phẩm Chi phí NVL cho sản xuất sản phẩm KH TH KH TH KH TH KH TH 3. Đánh giá Nguyên Vật Liệu: Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Việc đánh giá nguyên vật liệu nhập xuất tồn kho có ảnh hưởng rất quan trọng đến việc tính đúng, tính đủ chi phí nguyên vật liệu, vào giá thành sản phẩm. Nguyên tắc cơ bản của kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ là hạch toán theo giá thực tế tức là giá trị vật liệu, công cụ, dụng cụ phản ánh trên các sổ sách tổng hợp, trên bảng cân đối tài sản, các bản báo cáo ké toán phải theo giá trị thực tế . Song do đặc điểm của nguyên vật liệu có nhiều chủng loại, nhiều loại thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất, để đơn giản và giảm bớt khối lượng tính toán ghi chép hàng ngày kế toán nguyên vật liệu trong một số doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán nguyên vật liệu. 3.1. Đánh giá vật liệu nhập kho: Đối với nguyên vật liệu nhập kho công ty đánh giá theo giá vốn thực tế. ở công ty cổ phần xây dựng CTGT 118 nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài hoặc do kiểm kê, phát thừa. ở công ty không có trường hợp nhập kho nguyên vật liệu do nhận ứng trước của bên A. ( 1 ). Trường hợp nhập kho vật liệu do mua ngoài: Chi phí mua ( nếu có ) Gía mua ( ghi trên hoá đơn ) Gía vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho = + Cụ thể: a). trường hợp mua hàng ( NVL) có hoá đơn giá trị gia tăng ( GTGT ). Do công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên đối với vật liệu, mua về có hoá đơn GTGT thì gia vốn thực tế vủa NVL nhập kho là giá mua chưa có thuế + chi phí mua ( nếu có ). Ví dụ: theo hoá đơn GTGT số 088437 ngày 13/09/2001 Xi măng Bút Sơn. giá mua trên hoá đơn ( chưa có thuế GTGT ) là 27.936.000 đồng. Chi phí vận chuyển về đến kho đội cầu 1 là do bên bán chịu. như vậy: như vậy thực tế của 36 tấn xi măng nhập kho là: 27.936.000. đồng. b).Trường hợp mua nguyên vật liệu có hoá đơn bán hàng. Đối với hoá đơn bán hàng không tách riêng phần thuế GTGT thì giá vốn của NVL nhập kho là tổng giá thanh toán cho người bán. Ví dụ: theo hoá đơn bán hàng ngày 09/09/2001, mua mười năm bộ bu lông tặc kệ của cửa hàng vật liệu xây dựng Hoàng Tân, tổng giá thanh toán là 1.750.000.đ. Với giá vốn của hàng nhập kho là: 1.750.000.đồng ( 2 ). Trường hợp phát hiện thừa. giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho sẽ được xác định bằng cách lấy số lượng của vật liệu thừa phát hiện x với đơn giá của loại vật liệu đó. 3.2.. Đánh giá vật liệu xuất kho. Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118, đăng ký với cơ quan chức năng là đánh fía vật liệu xuất kho theo phương pháp giá đích danh. Tuy nhiên trên thực tế, khi áp dụng kế toán máy thì việc đánh giá vật liệu xuất kho không tuân theo môt phưong pháp nào cả. cụ thể khi xuất kho vật liệu, giả định rằng lô nào có đơn giá lớn hơn thì sẽ được xuất trước và cứ như vậy cho tới hết. 4. các thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118. 4.1. thủ tục nhập kho vật liệu: Khi công ty nhận thầu một công trình, một hạng mục công trình thì công ty có thể giao cho một đội hoặc nhiều đội thi công. công ty phải xác định khối lượng NVL cần sử dụng để thi công một công trình, hạng mục công trình ( trong xây dựng người ta gọi là “Tiên lượng ” ). công việc lập phiếu “ tiên lượng ” do phòng kinh tế kỹ thuật đảm nhiệm.phiếu tiên lượng được lập thành 2 bản, một bản lưu tại phòng kinh tế kỹ thuật, một bản chuyển sang phòng Kế toán tài chính do công ty không thực hiện khoán toàn bộ công trình( hạng mục công trình ) cho các đội thi công nên khối lượng các loại vật liệu được ghi trên phiếu tiên lượng không phải là cố định.nhưng khi yêu cầu sử dụng vật liệu của các đội vượt quá khối lượng của loại vật liệu đó trên phiếu tiên lượng thì phòng kinh tế kỹ thuật yêu cầu đội phải giải trình nếu thấy hợp lý thì mới cho mua thêm. khi có nhu cầu về vật liệu, các đội thi công viết giấy xin mua gửi lên phòng quản lý thiết bị thiết bị ( QLTB ). Phòng QLTB sau khi xem xét thấy yêu cầu mua vật tư là cần thiết hợp lý thì Trưởng phòng QLTB sẽ ký gửi lên giám đốc duyệt. Sau khi đã được duyệt qua hai cấp, giấy xin mua vật tư sẽ được chuyển sang phòng tài chính kế toán. việc mua vật liệu có thể do nhân viên phòng QLTB hoặc do nhân viên tiếp liệu của các đội đảm nhiệm, tuỳ thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Nếu người đi mua vật liệu muốn ứng trước tiền đi mua vật liệu thì phải làm giấy xin tạm ứng và gửi lên phòng TC – KT. Phòng TC – KT căn cứ vào giấy xin mua vật tư, giấy xin tạm ứng và bảng báo giá của bên bán ( Nếu có ) để xác định và có thể cấp tiền cho họ. Khi vật liệu mua về, công ty tiến hành nhập kho luôn không tiến hành kiểm nghiệm vật tư ( mặc dù có ban kiểm nghiệm vật tư, tài sản cố định ). Căn cứ vào hoá đơn hoặc phòng quản lý thiết bị sẽ lập Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 4 liên, người phụ trách cung tiêu đó phải ký vào 4 liên đó và chuyển cho thủ kho để làm căn cứ nhập kho cho vật liệu. Phiếu nhập kho phải ghi rõ ngày, tháng nhập kho, tên qui cách vật liệu, số lượng vật liệu theo hoá đơn ( Hoá đơn của người bán ), căn cứ vào Phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểmt nghiện vật liệu nhập kho, ghi số thực nhập và cùng người giao hàng ký vào 4 liên của phiếu nhập kho. Nếu thủ kho phát hiện thừa, thiếu khi nhập kho hoặc không đúng phẩm chất, quy cách ghi trên hoá đơn thì khi đó thủ kho báo ngay cho phòng QLTB biết để lập biên bản làm căn cứ giải quyết với người cung cấp. Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ chữ ký: + Một liên giao cho phòng QLTB + Hai liên chuyển lên phòng TC – KT, trong đó, một liên chuyển cho kế toán vật tư, một liên chuyểnt cho kế toán công nợ ( cùng với hoá đơn ) + Một liên thủ kho giữ Biểu:9 hoá đơn ( GTGT ) Mẫu số: 02 GTGT – 3LL Liên 2: ( Giao cho khách hàng ) Ngày tháng 2 năm 2003 Ký hiệu: AA/98 Số: 127 Đơn vị bán: Công ty Xi măng Bút Sơn Địa chỉ: Số TK: Điện thoại: MS : Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Công ty XD CTGT 118 Số TK: Hình thức thanh toán: MS: stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Xi măng PC 30 Kg 36.000 776 27.936.000 cộng tiền hàng: 27.936.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1.396.800 Tổng cộng tiền thanh toán: 29.332.800 Số tiền viết bằng chữ: Hai chín triệu, Ba trăm ba hai ngàn, tám trăm đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu:10 Đơn vị: Cty CPXD- CTGT118 Bộ phận: Đội cầu 1 Mẫu số:05 – VT theo QĐ số: 1141 – TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 /11 /1995 của Bộ Tài Chính BIÊN Bản Kiểm Nghiệm ( Vật tư, sản phẩm, hàng hoá ) Ngày 13 tháng 9 năm 2002 Căn cứ: HĐ GTGT Ngày 13 tháng 9 năm 2002 Của: Công ty xi măng Bút Sơn Biên bản kiểm nghiệm gồm: Ông ( bà ): Nguyễn Văn Long Trưởng ban Ông ( bà ): Trần Quang Khải Uỷ viên Ông ( bà ): Ngô Quang Tùng Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách,phẩm chất ( Sản phẩm hàng hoá ) Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng qui cách phẩm chất SL không đúng quy cách A B C D E 1 2 3 4 01 Xi măng PC 30 Kg 36.000 36.000 ý của ban kiểm nghiệm: ........................................................................................... .................................................................................................................................... Đai diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )Biểu:11 Công ty cổ phần xây dựng CTGT118 Từ Liêm- Hà Nội phiếu nhập kho Ngày 13 tháng 9 năm 2002 Mẫu số: 01 – VT Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ Ngày 1/11/ 1995 của Bộ TC Nợ:152 Số: 262 Có: 331 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Long Địa chỉ: Công ty xây dựng CTGT 118 Theo hoá đơn số 088437 ngày 13 tháng 09 năm 2001 của công ty Xi măng Bút Sơn Nhập tại kho: Đội cầu 1 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ( sản phẩm hàng hoá ) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng PC 30 Cộng Kg 36.000 36.000 776 27.936.000 27.936.000 Cộng thành tiền ( Bằng chữ ): Hai bảy triệu, Chín trăm ba mươi sáu ngàn đồng chẵn. Nhập, ngày 4 tháng 1 năm 2002 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán tiến hành vào sổ chi tiết vật liệu, Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho vào thẻ kho. Thẻ kho là căn cứ để đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu 4.2 Thủ tục xuất kho vật liệu Khi có nhu cầu về vật liệu, Các đội yêu cầu đề nghị phòng QLTB xuất kho vật liệu đến nơi thi công . tương tự thủ tục mua vật liệu, sau khi phiếu yêu cầu xuất vật liệu được phòng kinh tế kỹ thuật, ban giám đốc duyệt, phòng QLTB sẽ căn cứ vào yêu cầu để viết phiếu xuất kho .Căn cứ vào phiếu xuất kho ,thủ kho cho xuất kho vật liệu và ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho .Căn cứ vào phiếu xuất kho ,thủ kho cho xuất kho vật liệu và ghi số thực xuất và phiếu xuất kho . Một liên giao cho thủ kho Một liên giao cho phòng QLTB Hai liên chuyển lên phòng TC- KT tại công ty . Biểu:11 Công ty cổ phần xây dựng CTGT 118 Từ Liêm- Hà Nội phiếu xuất kho Ngày 13 tháng 09 năm 2001 Mẫu số: 01 – VT Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ Ngày 1/11/ 1995 của Bộ TC Nợ: Số: 302 Có: Họ tên người giao hàng: Ngô Sách Thì Địa chỉ: Đội Cầu 1 Lý do xuất bán: Thi công cầu Bắc Giang Xuất tại kho: Đội Cầu 1 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ( sản phẩm hàng hoá ) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực Xuất A B C D 1 2 3 4 1 Sắt tròn f 40 Cộng Tấn 3.5 3.5 845.000 2.957.500 2.957.500 Cộng thành tiền ( Bằng chữ ): Hai triệu, Chín trăm năm mươi bảy ngàn, năm trăm đồng chẵn. Xuất ngày 4 tháng 1 năm 2002 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Trường hợp mua vật liệu về không qua nhập kho mà chuyển thẳng đến công trình thì công ty không cần lập phiếu nhập , xuất kho. Mà khi vật liệu về tới công trình thì thủ kho, đội kho và phụ trách cung tiêu ký vào mặt sau của hoá đơn do bên bán giao cho. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán tiến hành vào sổ chi tiết, tại kho thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho vào thẻ kho vào thẻ kho. Từ thẻ kho có thể đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu. Cuối tháng kế toán tiến hành vào sổ cái TK 152. ( Biểu 15 ) 5. Tổ chức đảm bảo quản NVL tại công ty cổ phần xây dựng CTGT 118 5.1 Tổ chức bảo quản NVL trong kho Bất cứ một kho, bãi của một công ty ( Doanh nghiệp ) sản xuất nào thì điều kiện đầu tiên của kho bãi là phải đạt ( thực hiện ) theo đúng chế độ quy định cho từng loại NVL và phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại NVL. Nhìn chung về cách đảm bảo quản NVL ở công ty CPXD CÔNG TRìNH GIAO THÔNG 118 là đạt tiêu chuẩn về kho bãi như: giá hàng, kê sàn chống ẩm , hộp , thùng. Ví dụ: - giá hàng dùng để : để các loại sắt thép, nhằm chống rỉ kê sàn dùng để xi măng. hộp dùng để các linh kiện, phụ tùng... 5.2. Tổ chức đảm bảo quản NVL ngoài kho Bên cạnh kho, công ty còn có những bãi để nguyên vật liệunhư: Cát, sỏi, Đá. Nhằm để dự trữ nguyên vật liệu khi lương NVL do các nhà cùng cấp thiếu hoặc giá cả tăng làm cho giá thành công trình tăng, Giá thành tăng làm cho lợi nhuận giảm. Do vậy bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải có một lương dự trữ nhất định về NVL chính. ở công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 NVL chính gồm: Sắt, Thép,xi măng,... 6. Tổ chức cấp phát NVL tại công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 . Khi công trình đã được tính toán chính xác từng khâu, từng hạng mục, khi đó công ty có thể cấp phát theo những định mức mà công ty xây dựng như: Mức tiêu dùng, bảng cùng ứng về chủng loại.. bên cạnh tổ chức cấp phát như vậy song về mặt quản lý thì công ty làm chạt chẽ, tổ chức giá sát thi công, tổ chức kiểm tra chất lượng, kết cấu của các khung, dàn thép. Phần III một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 Cơ sở khoa học của kiến nghị 1. Đánh giá công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 những thành tích đã đạt được Bất kỳ một công việc nào đều phải trải qua nhiều giai đoạn và mỗi giai đoạn đều có thể thành công hay thất bại, mỗi thành công hay thất bại đó đều có thể đem lại vinh quang hay sụp đổ. Nhưng để có thể mang lại vinh quang và thành công thì đòi hỏi bất kỳ công ty hay doanh nghiệp nào đều phải có bộ máy tổ chức tốt. Một trong số nhiều công ty hay doanh nghiệp thành công phát triển thịnh vượng phải kể đến công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118. Công ty được thành lập từ năm 1982, trải qua bao thăng trầm sóng gió trên thương trường, có những giai đoạn tưởng chừng như phá sản hay giải thể nhưng để khắc phục được điều đó cấp trên đã cử (thay thế ) bộ máy quản lý mới xuống. từ khi bộ máy quản lý được cử xuống làm việc thì gần như có một sức sáng tạo mới và đã làm thay đổi toàn bộ công ty, Từ chỗ sắp phá sản đã trở nên phát triển mạnh mẽ. trước hết để thành công như vậy phải kể đến bộ máy quản lý của công ty nói chung và bộ máy quản lý NVL nói riêng là khá chặt chẽ. Từ khi thay đổi bộ máy quản lý và đổi mới máy móc thiết bị, ngành nghề của công ty đến nay đã tạo ra một bức tiến nhảy vọt. Sau ba lăm đỏi mới từ năm 1998 đến năm 2001 sản lượng của công ty đã tăng gần gấp 10 lần, được như vậy cũng phải kể đến công tác quản lý NVL vì công ty là một công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng với sản phẩm là những công trình cầu, đường ... mà NVL chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm. Vì vậy vấn đề giám sát thi công là hết sức quan trọng, đặc biệt là vấn đề quản lý NVL cần phải tăng cường và hoàn thiện hơn nữa, nhằm góp phần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm của những công trình mới. Những thành tích đã đạt được trong công tác quản lý NVL tại công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118: Xây dựng định mức tiêu dùng: Trước đây công ty không xây dựng định mức tiêu dùng, mà công ty chỉ thi công với mục tiêu đề ra của công trình. Nay công ty đã xây dựng nên nhiều mức tiêu dùng cho từng công đoạn thi công công trình: + Mức tiêu dùng NVL cho một công trình (biểu1) và từ đó có thể xây dựng nên định mức cho từng hạng mục. + Công ty đã áp dụng nhiều phương pháp phân tích, và dựa vào các bảng phân tích để xây dựng nên những kế hoạch lâu dài cho một công trình thi công với thời gian dài. 1.1.2 Đảm bảo NVL cho xây dựng . Để đảm bảo NVL cho xây dựng công ty đã hạch toán và xây dựng nên những yêu cầu nhằm góp phần hoàn thành công trình: Xác định lượng NVL cần mua. Xác định lương NVL cần dự trữ. Xác định lượng NVL cần dùng. Xây dựng kế hoạch mua sắm NVL. Để mua sám NVL thì thật là dễ dàng nhưng để xây dựng kế hoạch mua sắm NVL thì điều đó phải nhờ đến khả năng, trình độ của người cần mua sắm. Vì mua như thế nào và mua làm sao để đạt giá thấp nhất do đó yêu cầu đối với người mua sắm phải biết lắm bắt được những thông tin giá cả trên thị trường để có thể đưa ra quyết định cuối cùng giá mua hàng của đối tác nào. Nếu mua được giá thấp nhất thì có thể làm hạ được giá thành sản phẩm và ngược lại nếu mua với giá cao thì làm tăng giá thành từ đó làm giảm lợi nhuận. 1.1.4 Tổ chức cấp phát NVL Công ty công trình giao thông 118 là một công ty xây dựng do vậy địa bàn xây dựng ở khắp nơi do vậy để tổ chức cấp phát NVL thật là khó. Nhưng do điều kiện địa bàn xây dựng rộng nên công ty đã uỷ nhiệm cho từng đội hoặc có thể khoán cho từng đội thi công. Do vậy mỗi đội thi công phải có một bộ phận quản lý riêng về quản lý thu, mua, cấp phát NVL và cứ cuối tháng thì phải báo cáo về cho công ty. Như vậy thông qua các đội công sẽ tập hợp được toàn bộ tình hình thực hiện của mỗi công trình, từ đó có thể thấy được những mặt mạnh của đội thi công. Như vậy đòi hỏi các bộ phận phải tận dụng hết NVL sẵn có ở địa phương. Điều đó giúp khâu vận chuyển chuyển không phải vận chuyển chuyển từ kho công ty đến công trình và nó cũng giúp làm giảm giá thành sản phẩm 1.1.5. Tổ chức thu hồi các phế liệu phế phẩm Do công ty không phải là công ty sản xuất một loại sản phẩm mà công ty sản xuất nhiều sản phẩm và mỗi sản phẩm là một công trình khác nhau. Do đó để tổ chức thu hồi các phế liệu, phế phẩm thì phải dựa vào quản lý của các đội để có thể tập hợp được phế liệu và đồng thời phân loạiluôn xem phế liệu nào có thể tái chế, tận dụng được hay có thể bán cho các công ty để đem tái chế hoặc có thể làm vào các việc phụ. VD: Túi xi măng có thể tận dụng vào làm lót các khối bê tông hay che mưa cho các vật liệu khác. 1.1.6. Tổ chức thanh quyết toán NVL. Do công ty xây dựng tất cả các công trình vừa và nhỏ do đó tổ chức thanh quyết toán của công ty có thể quyết toán trả ngay hoặc trả trậm tuỳ thuộc vào mỗi công trình để có thể thanh quyết toán. Những mặt còn tồn tại Nhìn một cách tổng thể thì công tác quản lý NVL ở cong ty là chặt chẽ, nhưng cũng không tránh khỏi những khâu còn yếu kém. Khâu thu mua: Do công trình ở xa nên được thu mua gần như toàn bộ thuộc ban quản lý đội thu, mua và thi công. Và một việc quan trong nữa đó là ban quản lý của đội phải tận dụng tối đa những NVL sẵn có tại địa phương vì vậy giá cả trên thị trường không lắm bắt được do vậy có khi mua giá cao hơn giá thực tế trên thị trường. Khi mua vật liệu về chuyển thẳng đến chân công trình phục vụ cho thi công, thì bộ phận nhận vật liệu ở công trình chỉ ký vào mặt sau của hoá đơn mà không lập biên bản ( giấy ) xác nhận vật liệu được nhập vào thi công. - công ty chưa tiến hành phân tích kiểm tra tình hình sử dụng NVL. thiết nghĩ trong nền kinh tế cạnh tranh ngày càng gay gắt thì việc kiểm tra tình hình sử dụng NVL là rất cần thiết vì là một công ty xây dựng nên NVL là rất lớn do vậy phế liệu, phế phẩm của mỗi công trình là nhiều nó ảnh hưởng trực tiếp tới việc tiết kiệm NVL và hạ giá thành sản phẩm đồng thời nó là yếu tố khách quan của tất cả của các Doanh nghiệp. Muốn làm được điều này ngoài việc hạch toán chính xác chi phí NVL còn phải phân tích tình hình sử dụng NVL để từ đó có thể tìm được giải pháp nhằm tiết kiệm những phế liệu, phế phẩm, làm giảm chi phí và hạ giá thành. - Về cách mã hoá vật liệu: Việc mã hoá vật liệu nhìn chung ở công ty là chưa phát huy được tác dụng trong công tác quản lý NVL giữa các phòng, bởi lẽ mỗi phòng ( Phòng TC-KT, phòng QLTB, phòng KT- KT ) có một cách mã hoá khác nhau không sử dụng thống nhất với nhau. Chính vì vậy việc mã hoá vật liệu chỉ phát huy tác dụng trong từng phòng. Hơn nữa phòng TC-KT mã hoá lại quá dài (dù mang tính gợi nhớ) và nó không kết hợp với việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán của công ty. Khâu bảo quản: Nhìn một cách tổng quan thì khâu đảm bảo quản là tốt, tốt ở đây là tốt so với ở kho công ty, không phải ở kho các đội. nhưng không phải là tốt các đội mà một số nào đó chưa được tốt. Vì khâu đảm bảo quản ở các đội là thô xơ. Nguyên nhân của những tồn tại + khâu thu mua: Do công ty là một công ty xây dựng các công trình giao thông trên toàn quốc có những công trình ở xa công ty. Do vậy không thể quản lý chặt chẽ trực tiếp được mà chỉ thông qua báo cáo của các đội thi công từng công trình báo lại cho công ty, do công trình ở xa do vậy không thể vận chuyển nguyên vật liệu từ kho công ty đến công trình được do vậy nguyên vật liệu phải mua trực tiếp tại những đại lý bán nguyên vật liệu tại khu vực đó do vậy không chánh khỏi sự thất thoát nguyên vật liệu + Khâu bảo quản: Công trình xây dựng của công ty rộng nên mỗi công trình phải lập ra một kho để bảo quản nguyên vật liệu do vậy chiếm nhiều diện tích, giả sử ở một công trình nào đó diện tích nhỏ nếu như dựng nên một kho thì chiếm mất diện tích làm cho khâu thi công khó khăn. nhưng nếu không có kho thì nguyên vật liệu sẽ ảnh hưởng rất sấu. ví dụ như xi măng, sắt thép, xăng dầu... giả sử thời tiết bình thường không sao nhưng gặp trời mưa thì làm cho nguyên vật liệu hư hỏng, han dỉ... 2. Phương hướng hoàn thiện công tác công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 Để hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty thì công ty phải quản lý chặt chẽ các khâu: khâu thu mua, bảo quản, sử dụng, và khâu thu hồi phế liệu phế phẩm. + Khâu thu mua: Là một khâu quan trọng trong công tác quản lý nguyên vật liệu, nó ảnh hưởng rất lớn đến quá trình sản xuất sản phẩm đồng thời nó ảnh hưởng rất lớn tới giá thành sản phẩm hay lợi nhuận. vì đòi hỏi công ty phải thường xuyên theo dõi xiết xao sự thay đổi giá cả của nguyên vật liêu, liên tục liên hệ với các nhà cung cấp và đồng thời phải khảo sát giá cả trên thị trường như tập hợp các bảng báo giá của nhiều đối tác. Để từ đó có thể đưa ra quyết định cuối cùng lên mua vật liệu của nhà cung cấp nào hoặc đề nghị nhà cung cấp thường xuyên cho công ty xem xét lại bảng giá ( do chênh lệch giá cả trên thị trường ). + Khâu sử dụng: Đòi hỏi các nhà thiết kế phải thiết kế chính xác từng hạng mục, từng công đoạn thi công của mỗi công trình. khi thiết kế chính xác rồi thì công ty có thể khoán cho từng đội thi công từng hạng mục của công trình. khi đó việc quản lý nguyên vật liệu sẽ do từng đội thi công chịu trách nhiệm, từ đó sẽ tập hợp, thu hồi các phế liệu từ các đội. Từ đó công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn. Một số kiến nghị : Về phía doanh nghiệp: trước mắt: Đây là một công ty xây dựng là chủ yếu do vậy vấn đề nguyên vật liệu rất là quan trọng và cấp bách trong cơ chế thị trường như hiện nay, công ty đã đặt ra nhiều câu hỏi: làm sao để chi phí nguyên vật liệu thấp nhất ( song không làm mất đi tính đảm bảo yêu cầu đặt ra cho mỗi công trình ), hay làm thế nào để tận dụng được hết các phế phẩm khi thi công các công trình lớn và còn rất nhiều câu hỏi được đặt ra ở phía trước song điều đó lại phụ thuộc vào sự tính toán thiết kế của những kỹ sư trong công ty sự tính toán chính xác bao nhiêu thì giúp công ty tiết kiệm được bấy nhiêu và ngược lại nếu tính toán sai thì làm cho công ty thiệt hại nhiều. Do vậy công ty cần có những giải pháp tói ưu trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, như tính toán phải thật chính xác tận dụng hết các phế phẩm khi thi công những công trình lớn và những phế phẩm đó đem tận dụng vào những công trình vừa và nhỏ. lâu dài: Trước tiên về phía tổng công ty khi đấu thầu được những công trình lớn thì tổng công ty có thể chia công trình đó ra làm nhiều phần và mỗi phần lại giao cho mỗi công ty thuộc tổng công ty quản lý và khi công trình hoàn thành tổng công ty sẽ tập hợp lại so sánh với dự kiến ban đầu. Khi đó biết được dự kiến như vậy đã tối ưu chưa, nếu chưa tối ưu thì phải làm cách nào để tối ưu nhất. Còn về công ty nói chung cũng phải xem xét lại xem mình đã quản lý và sử dụng triệt để hay chưa và nếu có những trường hợp vi phạm trong hợp đồng về cung cấp nguyên vật liệu thiếu hay không kịp với tiến độ thi công như trong hợp đồng đã ký, làm cho công trình không hoàn thành với thời gian quy định, khi đó công ty phải sử lý nghiêm khắc những trường hợp vi phạm vì cơ chế hiện nay là cạnh tranh gay gắt do vậy đòi hỏi sự quản lý thật chặt chẽ. muốn chặt chẽ cần có những biện pháp mạnh mẽ hơn trong công tác quản lý, Về phía các cơ quan quản lý nhà nước: trước mắt: Nhà nước cần hoàn thiện hơn nữa về cơ chế đấu thầu, tiếp tục sửa đổi bổ sung quy chế đấu thầu đáp ứng yêu cầu phát triển của lĩnh vực xây dựng trong giai đoạn hiện nay nhà nước cần đề cao các yêu cầu về kỹ thuật trong hồ sơ dự thầu hơn là vấn đề giá cả để giúp các doanh nghiệp nhà nước có điều kiện hơn trong đấu thầu quốc tế. Việc phân chia gói thầu cho một dự án phải hợp lý nhằm khai thác được tiềm năng trong nước, tạo điều kiện cho Doanh nghiệp trong nước có thể dự thầu độc lập, không những thế nhà nước cần có những chính sách ưu đãi đối với các nhà thầu việt nam, điều này chưa được chính phủ quy định trong quy chế dự thầu. 2.2.Lâu dài: Về mặt lâu dài thì nhà nước cần có những biện pháp thích hợp hơn đối với quy chế đấu thầu, như ở trên đã nói những gói thầu lớn có thể chia thành nhiều hạng mục để tạo điều kiện cho những công ty tham gia đấu thầu, kể cả công ty tư nhân lẫn công ty nhà nước đều bình đẳng trong việc tham gia đấu thầu và khi đó nhà nước có thể giám sát tốt hơn hoặc khi đó nhà nước có thể cử một công ty nhà nước đứng ra giám sát và cử những kỹ sư thuộc ban ngành nhà nước giám sát. khi đó nhà nước có thể thấy được những mặt mạnh của công ty và từ đó có biện pháp hỗ trợ, nhằm nâng cao tay nghề của các kỹ sư hay công nhân. III. Điều kiện để thực hiện 1. Về phía nhà nước Để thực hiện được những kiến nghị trên trước tiên nhà nước ta cần những bộ luật về đấu thầu làm sao để tạo điều kiện cho các Doanh nghiệp vừa và nhỏ tham gia đấu thầu cùng với các Doanh nghiệp lớn hoặc có thể cùng một công trình có thể nhiều công ty tham gia thi công nhưng vẫn đảm bảo tính chất hay chất lượng của công trình không thay đổi. hay tạo điều kiện cho các công ty tham gia đấu thầu trên thương trường quốc tế 2. Về phía Doanh nghiệp Trước tiên Doanh nghiệp cần có những biện pháp quản lý tốt hơn từ khâu thu mua cho tới khâu bàn giao công trình, như vậy công ty có thể lắm bắt tình hình từng khâu hay công tác quản lý được chặt chẽ hơn. Nhìn chung công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên trẻ năng động và có bộ máy quản lý chặt chẽ Kết luận Một lần nữa ta cần khẳng định quản lý nguyên vật liệu có tác dụng to lớn trong việc quản lý kinh tế. Thông qua công tác quản lý vật liệu giúp cho Công Ty bảo quản vật liệu an toàn phòng ngừa hiện tượng mất mát, lãng phí vật liệu, tăng tốc độ chu chuyển vốn lưu động, từ đó tăng cường tích luỹ vốn.Vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật quản lý và phát huy tác dụng như một công cụ sắc bén có hiệu lực phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh trong điều kiện nền kinh tế thị trường như hiện nay. Qua thời gian tìm hiểu tại Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 118 em thấy công tác quản lý vật liệu có ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển của Công Ty. Quản lý vật liệu là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo Công Ty nắm bắt tình hình và chỉ đạo sản xuất. Quản lý vật liệu có đảm bảo phản ánh chính xác tình hình thu mua vật liệu. Sử dụng và dự trữ thì lãnh đạo Công Ty mới có biện pháp chỉ đạo đúng đắn. Sau một thời gian ngắn thực tập tại Công Ty nắm bắt được tầm quan trọng của công tác quản lý nguyên vật liệu đối với công tác lãnh đạo của Công Ty em đã mạnh dạn tìm hiểu nghiên cứu để thấy được những ưu điểm cần phát huy. Những mặt tồn tại cần khắc phục nhằm góp phần nhỏ hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng và công tác quản lý Công Ty nói chung. Thời gian thực tập tại Công Ty có hạn chế nhưng đã giúp em rát nhiều trong việc củng cố lại kiên thức đã học vận dụng vào thực tế. Để đạt được điều này em đã được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú làm công tác quản lý tại Công Ty. Đồng thời được sự chỉ bảo tận tình của thầy giáo : Trần Mạnh Hùng Tuy nhiên, báo cáo thực tập của em còn có những khó khăn khách quan và chủ quan nên không tránh khỏi thiếu sót. Do vậy, em rất mong và xin trân thành tiếp thu những ý kiến đóng góp bổ xung nhằm hoàn thiện hơn báo cáo thực tập tốt nghiệp mà em đã nghiên cứu. Em xin chân thành cảm ơn ! Tài liệu tham khảo Giáo trình Quản Trị Doanh Nghiệp, Trường Cao Đẳng Kinh Tế Kỹ Thuật. Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh trong các doanh nghiệp sản xuất Công Nghiệp ( Trường Cao Đẳng Kinh Tế Kỹ thuật Công Nghiệp I ). 3> Giáo trình Thống Kê Doanh Nghiệp ( Trường Cao Đẳng Kinh Tế Kỹ Thuật Công Nghiệp I ). Giáo trình phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh( NXB Thống Kê Trường ĐH TCKT_HN)