Đề tài Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình

làm công tác thi đua khen thưởng; theo dõi công tác nâng lương cho cán bộ hàng năm, công tác bảo hiểm xã hội, giải quyết các thủ tục chế độ khác cho cán bộ; chịu trách nhiệm đưa đón các đoàn khách của Trung ương, các tỉnh đến làm việc; quản lí phương tiện, công tác quản trị của cơ quan; uỷ nhiệm giải quyết đơn thư tố cáo, khiếu nại liên quan đến cán bộ của cơ quan; phối hợp với các ngành khác trong việc kiểm tra chấp hành phòng cháy, chữa cháy, bảo mật, … Ngoài ra, để hỗ trợ công việc cho trưởng, phó phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính còn có 2 chuyên viên phụ trách các công việc: làm công tác dự tính, dự báo, tính toán các chỉ tiêu tổng hợp (GDP, giá trị sản xuất), của các ngành, các huyện, thị; thiết kế hệ thống biểu bảng hướng dẫn cho các ngành, huyện thị khi xây dựnh quy hoạch, kế hoạch 5 năm, hàng năm; soạn thảo văn bản giao kế hoạch hàng năm cho các ngành và các huyện trong khối được phụ trách; theo dõi lĩnh vực kinh tế đối ngoại, tài chính, thuế và xây dựng chỉ tiêu ngân sách toàn tỉnh; tham gia thẩm định các dự án đầu tư trong khối được giao ( kể cả các nguồn vốn ngân sách, đầu tư nước ngoài, vốn chương trình quốc gia…); soạn thảo biểu bảng, văn bản báo cáo tiến độ thực hiện hàng tháng, quý cho tỉnh, Bộ Kế hoạch và Đầu tư; phụ trách vấn đề nối mạng, cung cấp tin tức, tài liệu trên mạng Internet cho lãnh đạo và các phòng; cập nhật, lưu trữ sè liệu thực hiện kế hoạch hàng năm. - Văn thư - lưu trữ: Đây là một công tác khá quan trọng, có một vai trò lớn trong việc đảm bảo thông tin cho các hoạt động của cơ quan. Công tác văn thư - lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lí nói chung. Trong văn phòng, công tác văn thư - lưu trữ là nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy, công tác văn thư - lưu trữ gắn liền với hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị, là một công việc không thể thiếu, một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản lí của cơ quan. Đối với Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình là cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh có chức năng tham mưu tổng hợp giúp UBND tỉnh về quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của tỉnh, đề ra các chủ trương, biện pháp quản lí đầu tư trực tiếp từ nước ngoài tại địa phương. Do đó việc tiếp nhận, ban hành các công văn, giấy tờ chiếm một lượng khá lớn, đòi hỏi phải có 2 người làm công tác này: một người phụ trách văn thư, một người phụ trách lưu trữ. Nhưng do tình hình cơ quan còn thiếu người nên các công việc về văn thư, lưu trữ, thủ quỹ cơ quan, đánh máy, in Ên tài liệu do một nhân viên phụ trách. Hiện nay, văn phòng có trang bị máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy fax cho công tác văn thư - lưu trữ để cho công tác này phục vụ có hiệu quả, kịp thời theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan. Cán bộ văn thư – lưu trữ có nhệm vụ tiếp nhận công văn giấy tờ đi, đến và vào sổ theo dõi (vào 2 sổ riêng biệt), đóng dấu cẩn thận, chuyển giao nhanh chóng. Cán bộ văn thư – lưu trữ phải đảm bảo không để lẫn, thất lạc công văn, giấy tở, tài liệu, phải thường xuyên sắp xếp quản lí, phân loại tài liệu để khi cần thiết có thể dễ tìm, dễ thấy phục vụ kịp thời cho cơ quan. Ngoài ra, người làm công tác văn thư – lưu trữ sẽ thực hiện một số công việc được phân công đột xuất. Còn việc xử lí công văn, văn bản thì công văn đến phải được vào sổ và đóng dấu công văn đến theo quy định, sau đó chuyển đến Giám đốc hoặc Phó giám đốc duyệt. Sau khi xử lí xong công văn được chuyển đến Trưởng phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính theo dõi và nắm các vấn đề có liên quan. Công văn khi chuyển đến lãnh đạo hay các phòng phải được kí nhận. Trưởng phòng chịu trách nhiệm nghiên cứu văn bản trước khi chuyển đến các cán bộ nhân viên thực hiện. Riêng các công văn khẩn, công văn cần xử lí gấp cán bộ văn thư cần trình ngay cho lãnh đạo để xử lí kịp thời. Các văn bản khi soạn thảo phải đảm bảo tính quy phạm, thể thức văn bản theo quy định và đảm bảo về nội dung, văn phong hành chính. Tất cả các công văn đi đều phải được vảo sổ công văn và lưu ở văn thư cơ quan và các cán bộ chuyên quản. Cán bộ văn thư – lưu trữ còn là người vừa kiêm nhiệm thủ quỹ cơ quan, luôn đối chiếu với sổ thu, chi của kế toán để giúp kế toán cân đối sổ sách chi tiêu rõ ràng, sạch sẽ, cấp phát tiền lương cho cán bộ cơ quan theo đúng quy định. - Kế toán: Do cơ quan còn thiếu người nên công việc kế toán cơ quan, quản lí điện nước, tài sản cơ quan và một số công việc khác do một chuyên viên phụ trách. Cán bộ kế toán sẽ phải dùa vào kế hoạch, nhiệm vụ chính trị hoạt động của cơ quan để lập kế hoạch về kinh phí toàn năm, từng quý, từng tháng, phải nhanh chóng làm các thủ tục thanh toán, hàng tháng, quý phải cập nhật báo cáo chi tiêu theo quy định. Kế toán phải đảm bảo thực hiện đầy đủ thủ tục, sổ sách sạch sẽ, đúng danh mục, đúng yêu cầu của Bộ Tài chính quy định. - Lái xe cơ quan: Hiện nay, Sở Kế hoạch và Đầu tư có 2 xe ôtô do 2 lái xe phụ trách. Hai lái xe này có trách nhiệm chấp hành nghiêm chỉnh quy chế và sử dụng xe của cơ quan, thực hiện đầy đủ và đúng đắn các quy định của Nhà nước, luôn thực hiện theo sự điều hành của lãnh đạo. Hai lái xe cơ quan phải luôn sẵn sàng để đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo, phải luôn chuẩn bị tốt mọi công việc phục vụ cho chuyến công tác dài ngày của lãnh đạo cơ quan. Chỉ có lãnh đạo và Trưởng phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính mới được phép điều xe. Hàng tuần phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính xây dựng kế hoạch điều động xe để lái xe có sự chủ động trong công việc.Để đáp ứng yêu cầu của công việc một cách thuận lợi đòi hỏi lái xe cơ quan phải có trách nhiệm chăm sóc, bảo dưỡng xe cẩn thận, luôn đảm bảo an toàn tuyệt đối cho cả người và xe. Khi có sự cố hư háng lái xe có trách nhiệm báo cáo với phụ trách hành chính để theo dõi và đề xuất sửa chữa. Lái xe cơ quan cũng phải xác định được thái độ phục vụ chu đáo, tận tình, vui vẻ khi được phân công. - Tạp vụ, vệ sinh cơ quan: do một cán bộ phụ trách. Cán bộ này có nhiệm vụ vệ sinh sạch sẽ trong nhà ngoài sân, các nhà vệ sinh. Đảm bảo vệ sinh cho các phòng làm việc của lãnh đạo, bố trí sắp xếp tại phòng họp, hội trường. Ngoài ra, cán bộ làm công tác tạp vụ còn thực hiện việc đưa chuyển báo chí, công văn cho các phòng. - Bảo vệ cơ quan: có nhiệm vụ đảm bảo an toàn, an ninh trật tự cho cơ quan. Công tác bảo vệ đòi hỏi phải có sự kiên trì, lòng dũng cảm, tinh thần trách nhiệm cao và có phẩm chất đạo đức tốt. Công tác này do 1 bảo vệ phụ trách. Việc phân chia nhiệm vụ cụ thể cho tùng người, từng bộ phận nhằm nâng cao trách nhiệm của mỗi người trong công việc. Điều đó đòi hỏi người lãnh đạo phải biết bố trí, sắp xếp người hợp lí, đúng chuyên môn, đúng trình độ nghiệp vụ mà người đó được đào tạo. Hơn nữa, để cho công tác này được thực hiện tốt dưới sự điều hành của lãnh đạo cơ quan thì Trưởng phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính phải có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra, giám sát các hoạt động, thu nhận các báo cáo, tổ chức họp rót kinh nghiệm,… để báo cáo lên lãnh đạo cơ quan, từ đó có hướng điều chỉnh điều hành sao cho phù hợp và tốt hơn nữa. IV. Thực trạng công tác quản trị văn phòng ở Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình: 1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình: Hiện nay Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình chỉ hợp nhất phòng Tổ chức - Hành chính và phòng Tổng hợp để giảm đầu mối các phòng, vừa đảm bảo tinh gọn bộ máy, điều hành công việc dễ dàng.Vì vậy, hướng sắp xếp còn lại 6 phòng (trước đây 7 phòng). Trên cơ sở Thông tư liên Bộ số 01/BKH-TCCP-TTLB ngày 02 tháng 01 năm 1996 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Ban tổ chức cán bộ Chính phủ, ngày 21 tháng 9 năm 1997 UBND tỉnh có quyết định số 1184 QĐ/UB quy định chức năng tham mưu tổng hợp về nghiệp vụ kế hoạch hoá, về công tác tổ chức cán bộ và hành chính quản trị. Phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính có chức năng tham mưu tổng hợp về nghiệp vụ kế hoạch hoá, về công tác tổ chức cán bộ và hành chính quản trị. Giúp Ban Giám đốc tổng hợp quy hoạch phát triển kinh tế xã hội của tỉnh, điều chỉnh quy hoạch qua từng thời kì của tỉnh để trình cấp trên phê duyệt. Giúp các ngành, các huyện xây dựng quy hoạch đúng nội dung, yêu cầu được Trung ương hướng dẫn. Tổ chức nghiên cứu tổng hợp trình Giám đốc Sở các kế hoạch dài hạn, trung hạn, hàng năm, tổng hợp danh mục các chương trình dự án ưu tiên, các dự án về phát triển kinh tế xã hội. Phối hợp chặt chẽ với các phòng nghiệp vụ xử lí các cân đối về tài chính, tiền tệ, kế hoạch xây dựng cơ bản, vốn viện trợ, hợp tác đầu tư với nước ngoài và kế hoạch xuất nhập khẩu bảo đảm tính thiết thực và có hiệu quả. Nghiên cứu tính toán và dự báo cá chỉ tiêu tổng hợp của nền kinh tế trong quy hoạch, kế hoạch. Chủ trì phối hợp với các phòng trong giám định đầu tư. Trực tiếp theo dõi tổng hợp kế hoạch của các Sở, ngành, Cục Thống kê. Tài chính-Vật giá, Cục Thuế, Hải Quan, Bộ Chỉ huy quân sự tỉnh, Công an, Biên phòng, Sở Khoa học công nghệ và môi trường, quản lí các đề tài khoa học, công tác, quy hoạch các khu, cụm công nghiệp, khu kinh tế. Tham mưu trong việc xây dựng chương trình công tác của cơ quan. Tham mưu cho Giám đốc Sở trong việc sắp xếp tổ chức bộ máy, nhân sự, xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác kế hoạch trong toàn tỉnh bảo đảm nội dung, phương pháp kế hoạch hoá do Trung ương ban hành, hướng dẫn. Tham mưu cho Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư trong việc hướng dẫn các Sở, Ban, Ngành cấp tỉnh và UBND các huyện, thị xã xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch. Phối hợp với phòng Tổng hợp, kế hoạch, nghiệp vụ các ngành: Tài chính-Vật giá, Cục thuế, Khoa học công nghệ, An ninh quốc phòng, xây dựng và tổng hợp kế hoạch thu chi ngân sách, khoa học công nghệ và quốc phòng an ninh. Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và cả năm báo cáo Giám đốc xem xét để trình báo cấp trên và Bộ Kế hoạch và Đầu tư kịp tiến độ. Phối hợp với các phòng chuyên quản phát hiện những mặt mất cân đối, những vấn đề cần xử lí cả về chủ trương và giải pháp cụ thể báo cáo Giám đốc để có các biện pháp xử lí bảo đảm cho quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch thuận lợi. Nghiên cứu cơ chế, chính sách của Nhà nước để đề xuất việc vận dụng sát hợp với đặc điểm của tỉnh, báo cáo Giám đốc để trình UBND tỉnh kịp thời. Hướng dẫn và kiểm tra việc xây dựng văn bản pháp quy cho các phòng nghiệp vụ đúng thể thức quy định, hướng dẫn phương pháp, nội dung và xây dựng hệ thống biểu mẫu thống nhất trong ngành kế hoạch toàn tỉnh. Tham mưu trong việc tiếp nhận và giải quyết theo thẩm quyền các khiếu nại, tố cáo của các tổ chức và công dân liên quan đến hoạt động của Sở và cán bộ công chức cơ quan. Soạn thảo các văn bản của Sở về báo cáo kế hoạch hàng năm, 5 năm (cả đánh giá và phương hướng nhiệm vụ), cùng với các văn bản khác do Giám đốc trực tiếp giao. Nghiên cứu, đề xuất chương trình làm việc của ban Giám đốc hàng tháng, hàng tuần và bố trí lịch làm việc cho Ban Giám đốc hàng tuần với các phòng, các cơ quan đơn vị ngoài Sở. Tham mưu cho Giám đốc Sở về xây dựng, kiện toàn bộ máy cơ quan Sở, đề xuất việc tiếp nhận, vị trí cán bộ trong cơ quan. Có trách nhiệm quản lí hồ sơ cán bộ và toàn bộ hệ thống các công văn, văn bản thuộc hồ sơ lưu trữ theo chế độ lưu trữ của Nhà nước. Quản lí bảo vệ toàn bộ tài sản trong cơ quan và chăm lo chu đáo việc tu sửa nhà cửa, các thiết bị, máy móc đáp ứng tốt các yêu cầu công tác. Tham mưu cho Ban Giám đốc quản lí tài vụ cơ quan đúng chế độ chính sách của Nhà nước và yêu cầu của công việc. Tham mưu cho lãnh đạo về công tác thi đua khen thưởng. Tổ chức tốt công tác phục vụ làm việc ( hội trường, in Ên, tài liệu, xe cộ, văn thư, …). Tổ chức chu đáo khách đến, khách đi và thường xuyên chăm lo bảo đảm vệ sinh sạch đẹp trong khuôn viên cơ quan, các khu vệ sinh công cộng, các phòng họp, gara, … - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở phân công. 2. Thực trạng hoạt động văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình: Trong những năm qua, công tác tổ chức hành chính cơ quan đã có những đóng góp khá lớn. Với sự nỗ lực của mọi người nên công tác hành chính quản trị đã đi vào nề nếp, hoạt động nhịp nhàng, tạo đà phát triển cho những năm sau. - Về văn thư lưu trữ: Công tác quản lí công văn được chặt chẽ hơn, tất cả các công văn đi đều tập trung quản lí về một mối ở văn thư nên đã tránh được sự lộn xộn, tuỳ tiện. Việc tiếp nhận công văn đến đều phải được vào sổ theo dõi, đóng dấu cẩn thận, chuyển giao tài liệu trong nội bộ phải kí nhận rõ ràng, vì vậy trong năm qua không có hiện tượng thất lạc công văn đi và đến. Các công văn đi và đến đều xử lí theo đúng quy định, phát hành văn bản đúng thể thức, đảm bảo quy trình pháp lí, chính xác về nội dung, đẹp về hình thức. Công tác đánh máy, in Ên được thực hiện tốt, lượng văn bản đánh máy và in Ên trong năm khá lớn, tuy vậy các văn bản được đánh máy và in Ên phục vụ kịp thời cho lãnh đạo và các cuộc hội nghị, hội thảo, giao kế hoạch hàng năm. Công tác thủ quỹ thực hiện tốt, sổ sách ghi chép rõ ràng, cập nhật cẩn thận, quản lí tiền bạc chặt chẽ, vì vậy trong năm không để thiếu hụt, mất mát xảy ra. - Công tác quản lí cơ sở vật chất, trang thiết bị của cơ quan được coi trọng, chặt chẽ không để có hiện tượng mất mát xảy ra. Các thiết bị, tài sản, máy vi tính, máy photocopy đặt ở phòng nào thì phòng đó có trách nhiện bảo quản, giữ gìn, khi có hiện tượng hư háng phải báo cáo kịp thời để có biện pháp xử lí. Khi điều động đi phòng khác phải được sự nhất trí của lãnh đạo và báo cho phụ trách hành chính biết. Hàng năm phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính có trách nhiệm kiểm tra, kiểm kê, đánh giá lại tài sản, lên kế hoạch mua sắm trang bị lại cho các phòng ban khi cần thiết. Về văn phòng phẩm thì hàng tháng các phòng lập nhu cầu văn phòng phẩm, các vật tư gửi cho phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính để trình lãnh đạo duyệt. Tất cả các vật tư, văn phòng phẩm khi mua về phải được nhập kho, khi xuất phải có phiếu xuất kho và có sổ kí nhận. - Xe cộ cơ quan được giữ gìn bảo quản tốt, trong năm không có hiện tượng hư háng lớn, các sự cố xe cộ được xử lí kịp thời, lái xe đưa lãnh đạo đi về được an toàn, thái độ lái xe phục vụ tốt đảm bảo túc trực thường xuyên để khi cần là có mặt. Hàng tuần phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính xây dựng kế hoạch điều động xe để lái xe có sự chủ động trong công việc. - Công tác tài chính kế hoạch và sử dụng ngân sách đều làm tốt, đi vào nền nếp, quản lí kinh phí theo đúng nguyên tắc chế độ quy định, giải quyết kịp thời lương và các chế độ khác cho mọi người. - Công tác hậu cần chuẩn bị cho các ngày tết, lễ lớn đều được chuẩn bị chu đáo. - Về tinh thần phục vô : mọi người đều có tinh thần phục vụ tốt không kể ngoài giê và ngày nghỉ để đảm bảo tiến độ công việc được kịp thời. Thái độ làm việc luôn nghiêm túc, giê giấc lao động đảm bảo, giải quyết công việc luôn được nhanh chóng, kịp thời. - Công tác tạp vụ, vệ sinh trong nhà ngoài sân đều làm tốt, giữ gìn sạch đẹp cho bộ mặt cơ quan. - Về chính trị tư tưởng: + Chuyên viên và cán bộ văn phòng chấp hành tốt chủ trương chính sách của Đảng, Nhà nước, các Nghị quyết của Tỉnh uỷ, HĐND, chỉ thị của UBND tỉnh, nội quy, quy chế của cơ quan. Luôn nắm chắc Nghị quyết, Chỉ thị của tỉnh để thực hiện và vận dụng tốt nhiệm vụ chuyên môn được giao. + Tư tưởng của chuyên viên và cán bộ văn phòng luôn vững vàng, không có biểu hiện dao động trước mọi thử thách của cơ chế thị trường, không có biểu hiện tư tưởng lệch lạc, không có biểu hiện tiêu cực trong công việc được giao. Mọi người đều có tinh thần kỉ luật tổ chức, kỉ luật lao động, có ý thức rèn luyện phấn đấu vươn lên về mọi mặt. Không có biểu hiện xấu trong đạo đức tác phong, luôn sống lành mạnh, luôn có tinh thần đoàn kết giúp đỡ nhau trong công tác, sinh hoạt. Mọi người đều có ý thức xây dựng cơ quan vững mạnh, tham gia đầy đủ các đợt sinh hoạt chính trị, Nghị quyết của Đảng. -Về chuyên môn nghiệp vô : Mặc đù công việc tổng hợp bận rộn,vất vả song mọi người vẫn phải tranh thủ mọi thời gian kể cả ngày lễ, chủ nhật, đêm để hoàn thành mọi công việc được giao với tinh thần trách nhiệm cao, đúng tiến độ thời gian. Mọi người cố gắng nắm bắt tình hình công việc, tự tìm tòi nghiên cứu để hoàn thành công việc được giao, đáp ứng tài liệu, văn bản kịp thời cho lãnh đạo, cho UBND tỉnh, Tỉnh uỷ như : + Tổng hợp tốt tài liệu số liệu văn bản, kế hoạch năm 2001 để báo cáo cho UBND tỉnh, Thường vụ Tỉnh uỷ và HĐND tỉnh để giao kế hoạch. + Rà soát số liệu văn bản của các ngành, huyện thị, của các phòng trong cơ quan để giao kế hoạch kịp thời cho các ngành, huyện thị kịp thời triển khai từ đầu năm. + Chủ động tổ chức các hội thảo góp ý cho quy hoạch tổng thể đến năm 2010. Trên cơ sở đó cùng Viện chiến lược chỉnh lý văn bản quy hoạch để trình Thường vụ Tỉnh uỷ thông qua và trình chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt quy hoạch của tỉnh. + Thóc đẩy các ngành, huyện thị hoàn thành quy hoạch tổng thể đến năm 2010, đã đầu tư nghiên cứu văn bản quy hoạch, có sự góp ý cụ thể thành ý kiến chính thức của Sở trong hội nghị thẩm định quy hoạch. Trên cơ sở đó đã soạn quyết định phê duyệt quy hoạch của tất cả các huyện thị. Bên cạnh đó đã tổ chức hội nghị thẩm định quy hoạch cho một số ngành và đang tiếp tục tổng hợp trình UBND Tỉnh thẩm định và phê duyệt các ngành còn lại. + Đã phối hợp với Viện chiến lược xây dựng xong quy hoạch tổng thể vùng ven biển, vùng ưu tiên Nam Lệ Thuỷ, chuẩn bị cơ sở để xây dựng quy hoạch vùng lũ lụt. - Về kế hoạch 2001 – 2005: Đã hoàn thành việc tổng hợp và xây dựng kế hoạch 5 năm 2001 – 2005, kịp thời báo cáo UBND tỉnh, báo cáo Bộ Kế hoạch và Đầu tư, góp phần xây dựng văn kiện Đại hội tỉnh Đảng bộ lần thứ 13 một cách tốt đẹp. - Xây dùng - triển khai kế hoạch 2002. + Phòng đã làm tốt cho việc chuẩn bị cho kế hoạch 2002 theo quy trình từ hội nghị triển khai kế hoạch đến việc đi làm việc với các ngành, huyện, thị, tổng hợp văn bản để báo cáo UBND tỉnh, Thường vụ Tỉnh uỷ và gửi báo cáo cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư kịp thời. + Tham mưu cho UBND tỉnh giao kế hoạch để các ngành- địa phương triển khai sớm. + Theo dõi, phản ánh kịp thời cho lãnh đạo về công tác khoa học công nghệ và môi trường, công tác tài chính, thuế. Tham gia xét duyệt và nghiệm thu ccác đề tài một cách khách quan, có đóng góp ý kiến quan trọng trong khi phê duyệt đề tài. + Hàng tuần, tháng đều có chương trình công tác. Hàng tháng đều có báo cáo tiến độ cho UBND tỉnh, cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư với chất lượng cao. Đã hoàn thành các báo cáo đột xuất cho lãnh đạo cơ quan, UBND tỉnh và các báo cáo khác. Như vậy: trong mỗi lần giao kế hoạch trong phòng đều có sự bàn bạc, trao đổi về từng chỉ tiêu để có sự thống nhất trước khi giao. Mặt khác mọi người luôn có sự tích luỹ số liệu, trao đổi chuyên môn nghiệp vụ dể nâng cao kiến thức, vì vậy trong mỗi lần giao kế hoạch, báo cáo cho tỉnh, báo cáo Trung ương các số liệu văn bản đều đảm bảo, Ýt có sự sai sót, phản ánh trung thực tình hình. - Các công tác khác. + Tham gia tốt việc tập dân quân tự vệ, diễn tập khu vực phòng thủ toàn tỉnh và công tác phòng cháy chữa cháy. + Các công tác công đoàn, ủng hộ đồng bào bị lũ lụt đều tham gia đóng góp đầy đủ, kịp thời. + Quản lí và sử dụng mạng diện rộng của tỉnh và Internet để cung cấp thông tin và văn bản cần thiết cho các phòng, cho lãnh đạo. Tuy nhiên, công tác văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình vẫn còn nhiều bất cập, thiếu sót sau: - Có lúc chưa nhạy bén với công việc, chưa cập nhật nắm bắt nhanh số liệu để báo cáo với lãnh đạo Sở và UBND tỉnh. - Chưa đầu tư thời gian nghiên cứu kĩ các chế độ chính sách, tài liệu văn bản, tạp chí để phục vụ cho công tác chuyên môn mà chỉ giải quyết công việc sự vụ hàng ngày. - Công tác quy hoạch thiếu sự đôn đốc nên triển khai chậm. - Hoạt động hành chính chưa đều tay, thiếu nhiều kinh nghiệm, thiếu tính chủ động trong điều hành công việc. - Công tác văn thư lưu trữ đang còn thiếu khoa học. V. MỘT VÀI SO SÁNH VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH VÀ TRUNG TÂM HỢP TÁC NGHIÊN CỨU VIỆT NAM. Nếu chỉ xem xét hoạt động quản trị văn phòng của SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH rồi từ đó kết luận là hoạt động quản trị văn phòng tại cơ quan này tốt hay kém sẽ là không khách quan và thiếu đầy đủ . Vì thế việc tham khảo thêm kinh nghiệm của những tổ chức khác để so sánh sẽ chính xác hơn. 1.Giới thiệu vài nét về TRUNG TÂM HỢP TÁC NGHIÊN CỨU VIỆT NAM : Trung tâm này viết tắt là CVSC ( thuộc IID group ), được thành lập tháng 7.1997 nhưng kế thừa lịch sử hoạt động của chi hội những người yêu thích dân téc học trung ương ( thành lập tháng 1.1990 ).Trong giai đoạn 1997-2002, CVSC có cơ cấu tổ chức như sau : * Hội đồng khoa học , gồm 9 thành viên,đứng đầu là chủ tịch ( do mét trong những nhà Việt nam học có uy tín đảm nhiệm ). Hội đồng khoa học : là bộ phận tư vấn giúp Ban giám đốc định hướng phát triển CVSC .Đồng thời , Hội đồng khoa học còn giúp lãnh đạo cơ quan chủ quản của CVSC trong việc giám sát hoạt động của Ban giám đốc.Hội đồng hoạt động theo chế độ kiêm nhiệm và nhiệm kỳ 3 năm. * Ban giám đốc gồm một giám đốc và một số phó giám đốc. Giám đốc là người đại diện cao nhất điều hành CVSC, đại diện cho cán bộ công nhân viên của tổ chức. Giám đốc có trách nhiệm tổ chức thực hiện các quyết định của CVSC, xây dựng các quy chế nội bộ, cùng với các cán bộ chủ chốt thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh của . Giám đốc chịu trách nhiệm về mọi hoạt động và toàn bộ kết quả sản xuất kinh doanh, bảo toàn và phát triển vốn cũng như đời sống của cán bộ công nhân viên CVSC. * Phòng tổng hợp: Thực hiện chức năng thường trực CVSC ,được giao giúp Ban giám đốc quản lý nhân sự, tài chính và tài sản. Đây là bộ phận phục vụ nghiên cứu song rất quan trọng vì nó tạo điều kiện thuận lợi về vật chất và tinh thần cho các cán bộ nghiên cứu. Đứng đầu phòng tổng hợp có một trưởng phòng và một phó phòng. * Thư viện Việt Nam học: Làm chức năng lưu trữ tư liệu nghiên cứu và sách báo viết liên quan đến Việt Nam. Ngoài ra, Thư viện còn lưu trữ các tư liệu dưới dạng các vật phẩm khác như đĩa mềm, băng hình và các Ên phẩm khác. Trong thư viện có hệ thống thư mục phong phú về các tạp chí, báo, sách do Việt Nam xuất bản và nhiều dạng Ên phẩm nước ngoài nói về Việt Nam. * Phòng nghiên cứu đối ngoại: Thực hiện chức năng nghiên cứu đối ngoại của Việt Nam (Bao gồm các quan hệ ngoại giao, hợp tác thương mại, đầu tư, viện trợ, du lịch, bảo hiểm....). Đặc biệt trong đó chú trọng nghiên cứu các mối quan hệ giữa Việt Nam với khối ASEAN, EU, Mỹ, Trung Quốc và một số nước khác. * Phòng nghiên cứu văn hoá - xã hội: chức năng nghiên cứu các vấn đề như văn hoá học, xã hội học, tôn giáo ... * Chương trình nghiên cứu lịch sử ngành & địa phương: Đây là một bộ phận hoạt động như một trung tâm nhỏ song gọn nhẹ hơn. Điều hành nó có một chủ nhiệm, một tổng thư ký, còn lại là các cộng tác viên.Chương trình có nhiệm vụ chuyên tổ chức nghiên cứu về lịch sử các ngành, địa phương và hỗ trợ phát triển ngành địa phương học. * Chương trình nghiên cứu nhân vật lịch sử: có nhiệm vụ tổ chức nghiên cứu các nhân vật lịch sử như Lý Thường Kiệt, Phan Bội Châu, Nguyễn Du, Nguyễn Huệ,Hồ chí Minh ... và các nhà chính trị, văn hoá đương đại . * Chương trình nghiên cứu doanh nghiệp: có nhiệm vụ tổ chức nghiên cứu các vấn đề liên quan đến phát triển doanh nghiệp.Chương trình vừa tổ chức nghiên cứu vừa làm nhiệm vụ tư vấn ( phối hợp với Trung tâm tư vấn & phát triển dự án , Trung tâm thông tin quốc tế) . * Các dự án hợp tác nghiên cứu triển khai: Nhằm phát huy mọi nguồn lực và sức mạnh của các bên, Trung tâm hợp tác nghiên cứu Việt Nam đã liên kết với một số tổ chức trong việc thực hiện các dự án hợp tác nghiên cứu hợp tác triển khai. * Về nhân sù : Trung tâm hợp tác nghiên cứu Việt nam khi còn là chi hội những người yêu thích dân téc Trung ương thì chưa có cán bộ hưởng lương mà hoạt động theo cơ chế hội viên. Khi trở thành phòng hợp tác nghiên cứu việt nam thì chỉ có ba cán bộ kiêm nhệm. Từ khi trở thành một trung tâm, Trung tâm hợp tác nghiên cứu Việt nam đã từng bước tăng thêm số lượng cán bộ dưới nhiều hình thức: Chính nhiệm, kiêm nhiệm, hợp đồng ngắn hạn, cộng tác viên. Cho đến nay, tổng cộng các loại hình trung tâm có 33 người, trong đó chính nhiệm và kiêm nhiệm có 18 người bao gồm ban giám đốc, cán bộ phụ trách các bộ phận, cán bộ nghiên cứu, nhân viên nghiệp vụ( kế toán, văn thư, thủ quỹ, nhân viên đánh máy, nhân viên thư viện ...), còn lại là các cộng tác viên của trung tâm. Cơ cấu nhân sự và chức danh của một số cán bộ có thay đổi hàng năm song chưa có biến động lớn. Trong quá trình hoạt động các phòng luôn phối hợp với nhau thực hiện các chức năng nhiệm vụ có hiệu quả. 2.Mét vài so sánh : Do thời gian có hạn nên tác giả chưa có điều kiện để tham khảo nhiều nhưng từ những chuyên đề lưu tạI CVSC và thực tế đến thực tập thêm tại tổ chức này có thể rót ra một số nhận xét sau: * Không chỉ riêng SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH quan tâm đến công tác quản trị văn phòng mà hầu hết các doanh nghiệp nhà nước,các tổ chức của nhà nước đều quan tâm . Tuy nhiên mức độ quan tâm của mỗi tổ chức khác nhau . Đối với các doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế ngoài quốc doanh thì công tác văn phòng đều được Ýt nhiều sử dụng phục vụ cho hoạt động .Nhưng phần lớn không được quan tâm so với các tổ chức của nhà nước .Một số Ýt tổ chức phi chính phủ và doanh nghiệp ngoài quốc doanh tuy cơ sở vật chất còn thiếu và cả nhiều điều kiện khác còn hạn chế song đã chú trọng đến hoạt động văn phòng .Trong đó có CVSC. * Về cơ cấu tổ chức thì CVSC nhỏ hơn SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH ( số lượng nhân viên văn phòng, số bộ phận , cơ sở vật chất văn phòng …).Nhưng CVSC có các bộ phận thích hợp đối với sự phát triển của tổ chức này . * Về chiến lược phát triển : trong khi SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH chỉ làm chức năng cơ quan quản lý nhà nước tại địa phương về hoạt động đầu tư kinh doanh thì CVSC có chiến lược phát triển cả về khoa học và dịch vụ .Đây là điểm khác rõ nét giữa 2 tổ chức. Theo lãnh đạo CVSC, hiện chiến lược phát triển của tổ chức này mới từng bước được thực hiện nên chưa đánh giá hết hiệu quả của chiến lược này.Nhưng có thể tin rằng nếu có bước tiếp theo hoàn thành thì chắc rằng hoạt động quản trị văn phòng của CVSC sẽ là một hình mẫu cho nhiều tổ chức phi chính phủ khác tham khảo . Phần III phương hướng và giải pháp nâng cao hiệu quả CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ở SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH I. Phương hướng: 1. Công tác chính trị tư tưởng: Đổi mới và nâng cao công tác giáo dục chính trị tư tưởng, phấn đấu và giữ vững danh hiệu Đảng bộ trong sạch vững mạnh, xây dựng cơ quan vững mạnh ngang tầm với chức năng nhiệm vụ được giao. Thực hiện tốt cuộc vận động xây dựng chỉnh đốn Đảng, nâng cao nhận thức và bản lĩnh chính trị phấn đấu rèn luyện phẩm chất, đạo đức tác phong lối sống trong cơ quan. 2. Về công tác chuyên môn nghiệp vụ: Bám sát nội dung, chương trình hành động thực hiện các nghị quyết của Trung ương mà Tỉnh uỷ đề ra, phương hướng nhiệm vụ mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội năm 2002 của HĐND tỉnh, các giải pháp điều hành thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của UBND tỉnh, tiếp tục đổi mới lề lối và phong cách làm việc, tập trung nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác bảo đảm hoàn thành có chất lượng cao các nhiệm vụ chính trị đã được giao. - Phấn đấu đạt một bước tiến bộ rõ rệt về chất lượng công tác quy hoạch, kế hoạch, chất lượng thẩm định các dự án đầu tư, chất lượng quản lí các chương trình mục tiêu quốc gia được tỉnh giao trách nhiệm đảm trách. - Triển khai xây dựng và tổng hợp kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm 2003 được tốt. - Tăng cường công tác dự tính dự báo, nắm bắt và phân tích tình hình một cách chủ động, chính xác, nhận định xu thế phát triển kết hợp với kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn để đề xuất các định hướng lớn, các cân đối và mục tiêu chủ yếu nhằm tham mưu cho UBND tỉnh chủ đạo điều hành nền kinh tế xã hội phát triển mạnh mẽ, có hiệu quả. - Tiếp tục thực hiện cải cách hành chính trong cơ quan, cải tiến lề lối làm việc, thực hiện nghiêm chỉnh quy chế làm việc của cơ quan và tăng cường chỉ đạo việc thực hiện quy chế một cách nghiêm túc. Tiếp tục hoàn chỉnh quy chế cơ quan thêm một bước nhằm làm tăng hiệu quả công tác. - Tăng cường công tác hành chính quản trị, quản lí tốt tài sản cơ quan chống thất thoát, mất mát, thực hiện chống lãng phí trong chi tiêu, quản lí tốt trong việc sử dụng các phương tiện, thiết bị, vật chất. Tích cực tạo nguồn thu để có nguồn chi cho chi thường xuyên, chi đời sống cán bộ công nhân viên. - Phát động phong trào thi đua lao động học tập, làm việc động viên mọi người phấn đấu rèn luyện, nâng cao năng lực công tác, cải tiến trong hoạt động chuyên môn nghiệp vụ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. II. một số Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình : Công tác quản trị văn phòng có một vai trò chủ đạo trong tất cả các cơ quan, đơn vị. Nó là yếu tố quyết định đến hiệu quả hoạt động của mọi tổ chức, cơ quan, đơn vị. Quản trị văn phòng có hiệu quả sẽ là quỹ tiết kiệm thời gian cho các cơ quan, nhờ đó mà các cơ quan thúc đẩy hoạt động của mình để nhanh chóng đạt đến mục tiêu. Với một cơ cấu tổ chức khá đầy đủ Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình đang từng bước tháo gỡ những khó khăn về nghiệp vụ chuyên môn văn phòng, đưa ra cách quản lí hợp lí hơn để phát triển. Trong xu thế phát triển hiện nay, trước những yêu cầu và thách thức mới, đòi hỏi Sở Kế hoạch và Đầu tư Quảng Bình phải tiếp tục đẩy mạnh quá trình cải cách nền hành chính, lề lối làm việc và trình độ của nhân viên văn phòng. Do đó, Sở Kế hoạch và Đầu tư cần quan tâm tới vấn đề hiện đại hoá công tác tổ chức văn phòng để phù hợp với tình hình đổi mới hiện nay. Đầu tiên, Sở Kế hoạch và Đầu tư phải xây dựng được đội ngò cán bộ đủ năng lực, phẩm chất, đạo đức để xây dựng, củng cố và phát triển các doanh nghiệp Nhà nước. Muốn vậy việc phải đẩy mạnh công tác đào tạo và phải có phương pháp dùng người đúng đắn. Bác Hồ đã khẳng định: “Cán bộ là gốc của mọi công việc, công việc thành công hay thất bại là do cán bộ tốt hay kém”; “Cán bộ là tiền vốn của các đoàn thể, có vốn mới làm ra lãi. Bất cứ chính sách công tác gì, nếu có cán bộ tốt là có lãi. Không có cán bộ tốt thì háng việc có nghĩa là lỗ vốn”. Vì vậy việc đầu tư vào con người, đầu tư vào công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ là sự đầu tư cơ bản có hiệu quả nhất. Ngoài ra, việc đầu tư các trang thiết bị hiện đại phục vụ tốt cho hoạt động văn phòng cũng rất cần thiết, song do nguồn kinh phí có hạn nên chưa thể trang bị một cách toàn diện. Sau đây tôi xin mạnh dạn đề nghị một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức văn phòng tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình: 1. Tổ chức bộ máy quản lí: Văn phòng với vai trò là bộ máy điều hành tổng hợp, là một bộ phận không thể thiếu trong bất kì cơ quan, đơn vị nào. Do đó việc đổi mới văn phòng vừa để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng, vừa nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan là một việc làm cần thiết trong thời đại ngày nay. Nhưng để đạt được điều đó thì việc đổi mới văn phòng cần phải được tổ chức, bố trí một cách khoa học, phải có hệ thống, phải được tiến hành đồng bộ và điều cần thiết nhất là phải áp dụng các tiến bộ khoa học kĩ thuật vào trong công tác văn phòng. Đối với văn phòng Sở hiện nay thì việc phân công, bố trí đúng người đúng việc, đúng trình độ chuyên môn nghiệp vụ đã được thực hiện. Sù phối hợp giữa các cán bộ nhân viên trong văn phòng cũng như giữa cán bộ nhân viên văn phòng với các nhân viên trong cơ quan được tiến hành rất nhịp nhàng, do đó công việc được thực hiện nhanh chóng hơn. Hiện nay, Sở đã xây dựng được bộ máy quản lí gọn nhẹ, có hiệu lực, đã khắc phục được tệ nạn quan liêu, tham nhòng. Tuy nhiên, để đảm bảo cho hoạt động văn phòng đạt hiệu quả cao thì giữa các khâu tổ chức phải có mối liên hệ hợp lí. 2. Tổ chức nhân sự: Con người vừa là sản phẩm của xã hội vừa là chủ thể để xây dựng xã hội. Chính vì vậy mà trong quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá hiện nay, các cơ quan, đơn vị cần phải có một đội ngò cán bộ đáp ứng được mọi yêu cầu đang được đặt ra. Một đội ngò có đủ trình độ, năng lực, chuyên môn nghiệp vụ, năng động, sáng tạo, biết làm chủ mọi tình huống, là yếu tố quan trọng nhất đối với tất cả các cơ quan, đơn vị. Hơn nữa, việc bố trí nhân sự phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận để bố trí người cho thích hợp. Tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình, sè cán bộ nhân viên trẻ có trình độ đại học được tuyển dụng tương đối nhiều. Số cán bộ trẻ này đã thể hiện được năng lực chuyên môn của họ, hoàn thành tốt các nhiệm vụ mà cấp trên giao phó, do đó, càng làm tăng hiệu quả hoạt động của cơ quan, đảm bảo cho cơ quan có một vị trí vững chắc trong xã hội. - Đối với cán bộ nghiệp vụ tổng hợp: cần tăng cường đầu tư thời gian nghiên cứu văn bản, chế độ chính sách của Nhà nước, của Tỉnh để vận dụng vào công việc chuyên môn. Ngoài ra, cán bộ nghiệp vụ tổng hợp còn cần bồi dưỡng thêm nghiệp vụ kế hoạch hoá, xây dựng và quản lí các dự án đầu tư, học thêm ngoại ngữ, nâng cao sử dông vi tính để phục vụ chuyên môn,… - Đối với cán bộ phục vụ hành chính: Phải nâng cao tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ, nhiệt tình, năng nổ, tự giác, ham học hỏi. Hơn nữa, ban lãnh đạo cần quan tâm hơn đến việc đào tạo, bồi dưỡng thêm nghiệp vụ kế toán, văn thư - lưu trữ, tin học. Trong thời gian trước mắt, ban lãnh đạo Sở đang cố gắng cải thiện điều kiện làm việc, có chính sách khuyến khích cán bộ nhân viên trong cơ quan nói chung và cán bộ văn phòng nói riêng bồi dưỡng kiến thức, nâng cao nghiệp vụ để có thể đáp ứng được các yêu cầu, đòi hỏi của công việc ngày càng cao. Bên cạnh đó ban lãnh đạo Sở còn áp dụng chính sách khen thưởng hợp lí, tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên trong cơ quan phát huy tính sáng tạo, phát huy dân chủ và đóng góp ý kiến, ý tưởng mới. 3. Công tác văn thư - lưu trữ: Hiện nay công tác văn thư – lưu trữ ở Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình đã có những bước phát triển mới, song ở các khâu nghiệp vụ vẫn còn hạn chế. Để giải quyết những tồn tại và đổi mới công tác văn thư - lưu trữ thì phải nghiên cứu hướng dẫn thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, ban hành các văn bản dưới luật; bố trí nhân viên làm công tác văn thư - lưu trữ đúng trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, đúng năng lực của họ. Đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học, phát huy sáng kiến, cải tiến kĩ thuật, hợp lí hoá sản xuất và ứng dụng các sáng kiến trong các khâu nghiệp vụ để công tác văn thư – lưu trữ được thực hiện tốt hơn. Kết hợp với việc áp dụng công nghệ thông tin và trang bị các phương tiên kĩ thuật hiện đại vào công tác văn thư - lưu trữ. Riêng đối với cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ, do số lượng công việc quá nhiều, mà chỉ có một người phải kiêm nhiệm nhiều công việc như: đánh máy, nhận và giao chuyển công văn, làm thủ quỹ, in, photocopy,… Lãnh đạo Sở và lãnh đạo văn phòng Sở cần xem xét và bố trí thêm một người nữa để giảm bớt công việc cho cán bộ văn thư hiện nay.Ngoài ra, Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình cũng nên bố trí một phòng kho gần phòng văn thư để tiện cho việc lưu trữ các tài liệu, công văn, giấy tờ của các phòng trong cơ quan. 4. Công nghệ thông tin: Về công nghệ thông tin, Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình đã trang bị cho các phòng phương tiện kĩ thuật như máy vi tính, máy điện thoại,…Tuy nhiên, Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình cần tập trung khai thác có hiệu quả những tiềm năng hiện có để tăng cường trang thiết bị kĩ thuật hiện đại cho hoạt động thông tin. Hiện nay, trong cơ quan chưa nối mạng giữa các phòng với nhau, đây là hạn chế khi khai thác thông tin trong nội bộ cơ quan. Cơ quan đã có 2 máy nối mạng quốc gia (trong đó có một máy của văn phòng), riêng trong thị xã chỉ mới nối mạng với các ngành: Văn phòng UBND tỉnh, Thống kê, Kho bạc, Tài chính, cơ quan vẫn chưa thể nối mạng với các huyện được, vì thế thông tin liên lạc, hay chuyển giao công văn giấy tờ giữa Sở và các phòng ở các huyện vẫn còn chậm. Do kinh phí còn hạn hẹp nên cũng phần nào hạn chế về số thiết bị máy móc hiện đại cũng như việc cử cán bộ đi bồi dưỡng thêm trình độ về công nghệ thông tin. Điều đó có thể giải đáp một phần việc các huyện không đưa các báo cáo tháng, quý, năm lên mạng, nên Sở không truy cập được là điều tất nhiên. Sắp tới UBND tỉnh sẽ xét duyệt cấp kinh phí để thực hiện dự án mở rộng mạng lưới thông tin trên toàn tỉnh. Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình cần nhanh chóng nối mạng với các huyện để có thể thực hiện tốt hơn nữa các nhiệm vụ mà UBND tỉnh giao phó. Để làm được điều đó thì Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình cần phải có một đội ngò cán bộ thông thạo máy vi tính, nhưng hiện nay số cán bộ thông thạo máy vi tính trong cơ quan không được nhiều lắm. Do đó, Sở cần tổ chức đào tạo, cử cán bộ đi bồi dưỡng, nâng cao trình độ vi tính cũng như trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Khuyến khích tính sáng tạo, sáng kiến trong công việc và tạo cơ hội cho họ tự thể hiện mình trong mọi hoàn cảnh. 5. Cải cách thủ tục hành chính: Thủ tục hành chính được hiểu là trình tự về thời gian, không gian cũng như các thức giải quyết một công việc của cơ quan với các tổ chức và cá nhân trong xã hội. Thủ tục hành chính được diễn ra ở bất kì cơ quan, đơn vị, phòng ban trong đó có văn phòng. Mà thủ tục có trong đời sống kinh tế xã hội rất nhiều và đa dạng, muốn quản lí và thực hiện chúng có hiệu quả thì phải nắm được các thủ tục này. Ở Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình thì việc cải cách thủ tục hành chính là một điều cần thiết. Trước đây, các thủ tục hành chính rất rườm rà, rắc rối, phức tạp khiến cho mọi người cảm thấy rất phiền hà khi đến cơ quan. Do đó, Sở đang cố gắng thực hiện chế độ “một cửa, một dấu” để cho mọi người cảm thấy an tâm, tin tưởng hơn khi làm việc với cơ quan. Với văn phòng Sở là đầu mối trong việc tiếp nhận và tham mưu giải quyết theo thẩm quyền các khiếu nại, tố cáo của các tổ chức và công dân liên quan đến hoạt động của Sở và cán bộ công chức trong cơ quan thì việc thực hiện chế độ “một cửa, một dấu” là rất quan trọng. Nó đảm bảo mối quan hệ giữa các cấp, các ngành, các tổ chức, cá nhân được thuận lợi. Hơn nữa, nó còn đảm bảo cho trong cơ quan có một đội ngò cán bộ trong sạch, có đầy đủ phẩm chất, đạo đức, hiếu biết pháp luật, đảm bảo giải quyết các thủ tục nhanh chóng, từ đó hoạt động của cơ quan được tiến hành dễ dàng, nhanh chóng hơn. Văn phòng Sở cần rà soát lại các thủ tục hành chính hiện nay, xét xem các thủ tục nào không còn cần thiết, không còn phù hợp với yêu cầu của đời sống kinh tế thì có thể bỏ hoặc có thể bổ sung thêm một số điều còn thiếu. Muốn cho cơ quan đạt hiệu quả thì lãnh đạo Sở cần phải quản lí bằng các hệ thống và thủ tục sao cho các hoạt động được thông suốt, không bị tắc nghẽn, tiết kiệm được thời gian, đạt được năng suất cao. 6. Sắp xếp chỗ làm việc: Ngày nay, việc bố trí, sắp xếp chỗ làm việc sao cho hợp lí, khoa học, có hệ thống đang là yêu cầu cấp thiết được đặt ra đối với mỗi cơ quan, đơn vị. Nơi đặt trụ sở cơ quan phải là nơi đông người qua lại, dễ tìm, dễ thấy, cũng để tiện cho những người khách mới lần đầu đến liên hệ làm việc với cơ quan. Chỗ làm việc của các phòng, các nhân viên trong cơ quan cũng phải được bố trí để cho công việc được tiến hành một cách trôi chảy, liên tục, thông suốt. Hiện nay, ở các cơ quan, đơn vị, hay các doanh nghiệp ở các thành phố lớn thường sử dụng cách bố trí làm việc theo mặt bằng mở. Riêng đối với Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình thì từ khi chia tỉnh cho đến nay (1989 ) do kinh phí hạn hẹp nên vẫn giữ nguyên hình dáng trụ sở như lúc ban đầu, có nghĩa là sử dụng cách bố trí chỗ làm việc theo lối cổ điển. Với lại con người ở đây vẫn chưa quen với cách làm việc theo lối mặt bằng mở. Việc bố trí làm việc theo mặt bằng mở này còn khá là mới mẻ đối với một số cơ quan, đơn vị, bởi tuy nó có nhiều ưu điểm nhưng cũng không Ýt nhược điểm. Tuy vậy ban lãnh đạo Sở cũng có thể xem xét, nghiên cứu về vấn đề này để đổi mới bộ mặt của cơ quan, nhưng cũng vẫn phải nằm trong khả năng kinh tế cho phép. Do đó, tuỳ theo từng vùng, từng khu vực, tuỳ theo điều kiện kinh tế, môi trường, xã hội, đặc điểm, tính chất mà mỗi cơ quan, đơn vị có cách bố trí phòng làm việc cho thích hợp. Còn đối với phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình được bố trí trên tầng 3, hơi cách xa với phòng Giám đốc, do vậy ban lãnh đạo Sở cần nghiên cứu, xem xét nên bố trí vị trí của văn phòng gần với phòng của Giám đốc để tiện cho việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp. 7. Môi trường làm việc: Tuy trụ sở Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình được bố trí theo lối cổ điển những nó vẫn đảm bảo cho các phòng có không khí trong sạch, không gian trong phòng được rộng rãi, thoáng mát, ánh sáng tự nhiên được tiếp nhận rất nhiều, giảm bớt ánh sáng nhân tạo cũng là giảm bớt một phần chi phí cho cơ quan. Bây giê thời tiết đang là mùa hè, nhiệt độ trong các phòng rất nóng, nên các phòng đều được trang bị máy điều hoà, quạt trần, quạt thông gió,… giúp cho tinh thần của mỗi nhân viên được thoải mái hơn, đỡ căng thẳng hơn. Các phòng đều được bố trí cửa sổ là cửa kính cho nên nó vừa đảm bảo đủ ánh sáng, vừa đảm bảo giảm được tiếng ồn do môi trường bên ngoài tạo ra. Tuy nhiên ở một mức độ nào đó con người không nên quá lạm dụng đến các thiết bị này vì nó cũng có ảnh hưởng không tốt đến sức khoẻ của con người khi có sự thay đổi quá đột ngột về nhiệt độ với bên ngoài. Do vậy văn phòng cần phải nghiên cứu, xem xét để bố trí phòng làm việc thích hợp cho mọi người. 8. Xây dựng mối quan hệ công tác: - Quan hệ đối với Bộ, ngành Trung ương, vì Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình chịu sự quản lí Nhà nước trên các lĩnh vực chuyên môn của Bộ, ngành có liên quan, chấp hành các quyết định, chỉ thị, thông tư Nhà nước về quản lí ngành, lĩnh vực nên phải tạo điều kiện cho các Bộ trong quá trình kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh tế – xã hội của tỉnh. Đối với các đơn vị kinh tế TW đóng trên địa bàn, Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình có trách nhiệm tạo điều kiện cho các đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. - Quan hệ giữa Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình với UBND các huyện, thị xã, các ngành là quan hệ phối hợp trong việc thực hiện các nhiệm vụ được tỉnh giao. Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình tạo điệu kiện cho các ngành, các huyện hoàn thành nhiệm vụ được giao.. Còn đối với phòng kế hoạch các huyện, thị xã, các ngành, Sở Kế hoạch có trách nhiệm hướng dẫn về nghiệp vụ kế hoạch hoá, tạo điều kiện thuận lợi cho các phòng kế hoạch hoạt động có hiệu quả. - Quan hệ giữa các phòng ban, các cán bộ nhân viên trong cơ quan được diễn ra tốt đẹp. Các phòng hỗ trợ nhau, giúp đỡ nhau, cùng nhau tiến hành công việc. Các nhân viên trong văn phòng có mối quan hệ tốt với nhau và với các phòng ban. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận thông tin và giải quyết thông tin nhanh chóng. Tuy nhiên, để cho các cán bộ nhân viên gần gũi với nhau nhiều hơn thì lãnh đạo văn phòng có thể khuyến khích mọi người tham gia tích cực hơn nữa vào phong trào thể thao sau giê làm việc, vừa rèn luyện thân thể, vừa có thời gian thư giãn tinh thần sau một ngày làm việc căng thẳng. 9. Xây dựng được ý thức tổ chức kỉ luật, thực hiện tốt quy chế hoạt động bộ máy cơ quan. - Mỗi cán bộ nhân viên trong phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính đều phải có ý thức được trách nhiệm xây dựng phòng vững mạnh về mọi mặt. Mỗi cán bộ nhân viên đều phải tù rèn luyện bản thân, xây dựng ý thức tổ chức kỉ luật, không vi phạm kỉ luật lao động, xây dựng mối đoàn kết nhất trí trong phòng cũng như toàn cơ quan. - Để thực hiện tốt quy chế hoạt động của cơ quan mỗi cán bộ nhân viên trong phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính đều phải nghiên cứu học hỏi, nghiên cứu để vừa hiểu biết các công việc của mỗi người trong cơ quan, vừa nắm vững công việc chuyên môn của mình để phối hợp trong tác nghiệp chuyên môn, đảm bảo cho bộ máy cơ quan hoạt động nhịp nhàng không bị ách tắc. - Mỗi cán bộ nhân viên trong phòng đều phải có ý thức nhắc nhở mọi người thực hiện tốt quy chế của cơ quan đã ban hành. Mọi việc làm không đúng quy chế đều phải được nhắc nhở, báo cáo với lãnh đạo để có biện pháp uốn nắn kịp thời. - Phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính có trách nhiệm tăng cường giám sát việc thực hiện quy chế nhằm đảm bảo cho mọi điều hành hoạt động trong cơ quan được nhịp nhàng và có hiệu quả. kết luận Với vai trò, chức năng, nhiệm vụ được giao, trong những năm qua văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình đã làm tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình, góp phần tích cực trong công tác tham mưu, chỉ đạo xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch, quy hoạch của tỉnh. Theo dõi, nắm chắc tình hình thực hiện kế hoạch, đề xuất chính sách sử dụng hợp lí, tiết kiệm nguồn vốn đầu tư XDCB và các nguồn lực khác nhằm nâng cao hiệu quả của nền kinh tế, góp phần đẩy nhanh tốc độ tăng trưởng kinh tế của tỉnh (Tốc độ tăng trưởng kinh tế bình quân 5 năm 1996-2000 là 8,1%). - Làm tốt chức năng là cơ quan đầu mối và trung tâm của các Sở, ban, ngành và các địa phương. - Xây dựng đội ngò cán bộ công chức trong sạch, vững mạnh. - Bên cạnh những kết quả đạt được, việc xây dựng, kiện toàn bộ máy Sở Kế hoạch và Đầu tư là nhu cầu cấp thiết nhằm nâng cao năng lực và hiệu quả của công tác kế hoạch hoá trong nền kinh tế thị trường. Đối với tỉnh Quảng Bình, nền kinh tế còn gặp nhiều khó khăn, mặt bằng kinh tế xã hội còn thấp hơn so với cả nước. Việc phát huy các nguồn lực mội cách có hiệu quả nhằm thúc đẩy nền kinh tế phát triển nhanh, vững chắc cần dùa vào chiến lược, quy hoạch phát triển kinh tế xã hội được xây dựng trên cơ sở khoa học và thực tiễn của địa phương. Việc điều hành kế hoạch trung hạn, ngắn hạn hàng năm càng phải đảm bảo tính hiệu quả, kể cả hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội. Các mục tiêu, đối tượng đầu tư phải đảm bảo các nhu cầu cần thiết, có hiệu quả và tích luỹ nhanh, phù hợp với cơ chế thị trường trong nước và quốc tế. Muốn vậy một trong những biện pháp hàng đầu là củng cố, kiện toàn bộ máy, tổ chức của toàn Ngành Kế hoạch cũng như của Sở Kế hoạch và Đầu tư có đủ năng lực và trình độ để tham mưu cho UBND tỉnh, Tỉnh uỷ lãnh đạo, điều hành nền kinh tế tỉnh Quảng Bình phát triển vững chắc và có hiệu quả cao. Điều chỉnh cơ cấu phòng ban, tăng cường hiệu quả kinh tế của mỗi cá nhân, khuyến khích sự năng động nhằm đạt hiệu quả cao của toàn cơ quan. Lập ra báo cáo dể kiểm soát các công việc nhằm nêu ra giải pháp hữu hiệu cho hoạt động trong tương lai của cơ quan. Nằm trong bộ máy tổ chức, phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính với chức năng, nhiệm vụ của mình, nó đã có những đóng góp không nhỏ cho sự lớn mạnh của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình. Trong những năm qua, phòng Tổng hợp đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, giúp lãnh đạo quản lí công tác hành chính, thực hiện tốt công tác hậu cần, chăm lo đầy đủ cơ sở vật chất, các trang thiết bị cho các phòng ban, quản lí tài sản chung của cơ quan. Trong thời đại công nghiệp hoá, hiện đại hoá hiện nay thì việc đổi mới văn phòng không phải là ngày một ngày hai, mà phải dần từng bước để cho mọi người có thời gian thích nghi và điều quan trọng là có đủ khả năng kinh tế, trình độ nhận thức của mỗi người để đổi mới. Hơn nữa, việc đổi mới, hoàn thiện bộ máy quản lí, việc bố trí, sắp xếp công việc khoa học, có hệ thống không phải chỉ riêng ở phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình mà nó còn phải được thực hiện ở tất cả các cơ quan, đơn vị, tổ chức khác ở trên địa bàn tỉnh hay toàn quốc. Đó là một yêu cầu tất yếu, khách quan của sự phát triển đòi hỏi mọi cơ quan, đơn vị phải thực hiện được. Tuy nhiên do tài liệu và kiến thức còn hạn chế, thời gian thực tập để tìm hiểu thực tế còn ngắn nên việc tìm hiểu, phân tích các phương hướng, biện pháp đưa ra chưa được hoàn chỉnh, chặt chẽ và sát thực. Tôi rất mong được tiếp thu thêm những ý kiến phê bình, đóng góp của các thầy cô giáo và lãnh đạo Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình để đề tài của tôi được hoàn chỉnh hơn. LỜI NÓI ĐẦU 1 Phần i: lí luận chung về việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị văn phòng 3 I/ LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 3 1. Khái niệm 3 2. Vai trò của công tác văn phòng 4 II/ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊVĂN PHÒNG. 5 1. Tổ chức bộ máy 5 2. Tổ chức phát triển nguồn nhân lực 5 3. Trang thiết bị văn phòng 8 4. Bố trí chỗ làm việc 9 5. Công nghệ thông tin 12 6. Môi trường làm việc 13 7. Xây dựng mối quan hệ giao tiếp-ứng xử trong cơ quan, đơn vị 16 Phần II: thực trạng công tác quản trị văn phòng ở Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình và một vài so sánh 17 I/ đặc điểm chung17 17 II/ THỰC TRẠNG & PHƯƠNG ÁN KIỆN TOÀN, BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH 18 18 1. Chức năng, nhiệm vụ của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình 19 19 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế 22 3. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng nghiệp vụ 25 4. Đánh giá chung 33 5. Một số chức năng, nhiệm vụ mới bổ sung năm 2000 37 6. Hướng sắp xếp tổ chức bộ máy 38 III/ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG Ở SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH. 39 IV. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH. 43 1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình. 43 43 2. Thực trạng hoạt động căn phòng Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình. 46 V/ MỘT VÀI SO SÁNH VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH VÀ TRUNG TÂM HỢP TÁC NGHIÊN CỨU VIỆT NAM 50 50 1. Giới thiệu vài nét về Trung tâm hợp tác nghiên cứu Việt Nam 50 50 2. Một vài so sánh 52 PHẦN III: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ở SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH. 53 I/ PHƯƠNG HƯỚNG 53 1. Công tác chính trị tư tưởng 53 2. Công tác chuyên môn nghiệp vô 53 II/ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ở SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH QUẢNG BÌNH. 54 1. Tổ chức bộ máy quản lí 55 2. Tổ chức nhân sự 56 3. Công tác văn thư – lưu trữ 57 4. Công nghệ thông tin 57 5. Cải cách thủ tục hành chính 58 6. Sắp xếp chỗ làm việc 59 7. Môi trường làm việc 60 8. Xây dựng quan hệ công tác 60 9. Xây dựng được ý thức tổ chức kỉ luật, thực hiện tốt quy chế hoạt động bộ máy cơ quan. 61 KẾT LUẬN 62 62