Đề tài Công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của văn phòng BCN phục vụ hoạt động quản lý của LĐB

in đề cập đến nhiều nội dung phong phú, phức tạp. Nguồn dữ liệu được chọn lọc để cung cấp cho LĐB đã qua các khâu thu thập, xử lý của nhiều bộ phận khác nhau thuộc VP để đảm bảo thông tin đến tay LĐB phù hợp với chức năng quản lý và thẩm quyền giải quyết. Mỗi nguồn dữ liệu có những giá trị nhất định đối với việc ra quyết định quản lý của LĐB. Nguồn dữ liệu phản ánh sự kiện diễn biến tại hiện tại giúp LĐB có thể thấy được tình hình, tiến độ thực hiện công việc cùng những phát sinh mới cần phải xử lý, giải quyết kịp thời. Còn đối với nguồn dữ liệu quá khứ cung cấp những căn cứ pháp lý cho các quyết định quản lý hoặc giúp LĐB tổng kết, đánh giá tình hình, dựa vào đó các quyết định quản lý chiến lược được đưa ra. Vì vậy, không chỉ chăm lo cho việc tổ chức cơ sở dữ liệu hiện hành như tiếp nhận, chuyển giao văn bản đi đến, lập hồ sơ công việc mà VP còn có những biện pháp tổ chức khoa học nguồn dữ liệu, thông tin quá khứ như thu thập, bổ sung, chỉnh lý, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan Bộ. Tài liệu lưu trữ được qua các bước phân loại, xác định giá trị, xây dựng công cụ tra cứu cơ bản như mục lục hồ sơ và sắp tới, phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ của ngành” được đưa vào sử dụng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ VP thu thập được nguồn dữ liệu chính xác,đáng tin cậy một cách dễ dàng, ít rườm rà, thủ tục. VP BCN luôn tìm cách khai thác triệt để và quản lý hiệu quả mọi nguồn cung cấp thông tin để đảm bảo phục vụ tốt nhất cho nhu cầu thông tin của LĐB. - Thông tin đầu ra. Các bộ phận và cán bộ VP BCN làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của LĐB đã có sự phối hợp ăn ý và hỗ trợ lẫn nhau để hoàn tất công tác này. Phân công giải quyết công việc đúng người, đúng thẩm quyền của Lãnh đạo VP đã nhận được sự hỗ trợ từ bước xử lý sơ bộ của trưởng phòng Văn thư – lưu trữ đồng thời sự phân công này cũng tạo điều kiện cho bước tiếp nhận chuyển giao công văn của các cán bộ tổng hợp đến đồng chí LĐB mình giúp việc. Các bước “chế biến”, xử lý thông tin của cán bộ tổng hợp sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng của LĐB cũng nhận được sự phối hợp từ các đơn vị chức năng khác trong cơ quan bộ nhằm đảm bảo thông tin chuyên ngành chính xác, đáng tin cậy và phản ánh đúng tình hình thực tế nhất. Các thông tin báo cáo, hồ sơ trình ký văn bản được các đơn vị chuyên môn chuẩn bị kỹ càng và cẩn thận, có đầy đủ các căn cứ thực tế và căn cứ pháp lý cho các thông tin được nêu ra vì vậy bước xử lý thông tin cũng trở nên dễ dàng hơn và không mất quá nhiều thời gian gián đoạn do yêu cầu phải trình bày thêm những căn cứ cho thông tin đó. Tóm lại, thông tin đầu ra sau các bước thu thập, xử lý của VP được chắt lọc và đảm bảo có độ tin cậy cao, mang lại cái nhìn thực tế và khái quát cho nhà quản lý. Phương pháp thu thập, xử lý, cung cấp thông tin. Công tác thu thập thông tin. Các cán bộ VP BCN đều xác định được rõ ràng mục đích thu thập thông tin bao gồm nội dung thông tin cần thu thập , thu thập để làm gì và thu thập từ nguồn nào.Từ đó, họ có định hướng về cách thức thu thập và xử lý thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để có được thông tin đầy đủ và chính xác nhất. VP BCN đã tiến hành các phương pháp và hình thức thu thập thông tin phong phú như tiếp nhận văn bản đến, đọc tài liệu để lấy thông tin , trao đổi qua điện thoại hoặc trực tiếp với người có thông tin, ghi chép thông tin trong các cuộc họp, khai thác thông tin trên mạng nội bộ và mạng Internet để có được thông tin cần thiết. Các hình thức thu thập có thể là chính thức, không chính thức nhưng đều được thực hiện với mục đích đem lại thông tin đầy đủ và cập nhật nhất cho LĐB. Trong đó, hình thức thu thập thông tin qua văn bản vẫn được chú trọng đặc biệt và được các cán bộ sử dụng thường xuyên nhất. Các kỹ năng cán bộ VP sử dụng để thu thập thông tin khá thành thạo như kỹ năng đọc để lấy thông tin cần thiết trong văn bản, kỹ năng giao tiếp,nghe thông tin , kỹ năng ghi chép thông tin bắt kịp với tốc độ người nói, kỹ năng sử dụng các phần mềm tìm kiếm thông tin qua mạng. Các cán bộ còn phối hợp vận dụng nhiều cách thức thu thập khác nhau nhằm đạt đến mức độ đầy đủ, trọn vẹn nhất của thông tin trước khi thông báo như thu thập thông tin qua ghi chép trong các buổi họp kết hợp với đọc báo cáo của các đơn vị để tổng hợp thành báo cáo công tác của cả cơ quan theo định kỳ. Lượng thông tin trong văn bản quá nhiều, cán bộ không nắm chắc có thể gọi điện cho các chuyên viên phụ trách chuyên môn để khẳng định lại thông tin. Tình hình giải quyết công việc có thể xem qua mạng quản lý công việc nội bộ hoặc gọi điện, trao đổi trực tiếp với đơn vị giải quyết để báo cáo lại cho LĐB… Nhìn chung, các phương pháp và cách thức thu thập thông tin của các cán bộ VP BCN được sử dụng thường xuyên và linh hoạt, mỗi cán bộ trong quá trình làm việc đã tự rút ra cho mình những kinh nghiệm và thói quen thu thập thông tin riêng sao cho phù hợp và hiệu quả nhất đối với bản thân. Công tác xử lý thông tin. Các bước xử lý thông tin được các cán bộ VP tiến hành theo tuần tự hợp lý bắt đầu đi từ khâu phân loại, xác định độ tin cậy đến tóm tắt, tổng hợp kèm theo phân tích thông tin. Như vậy, thông tin được đảm bảo sắp xếp một cách hợp lý và logic theo từng vấn đề, có độ tin cậy chắc chắn để sau khi tổng hợp, tóm tắt không mất nhiều thời gian, công sức để hệ thống, kiểm định lại thông tin do thiếu tính chính xác. Cán bộ VP sử dụng nhiều tiêu chí khác nhau để phân loại thông tin phù hợp với chức năng, nhiệm vụ công việc và nhu cầu sử dụng thông tin của LĐB. Đặc biệt việc phân loại thông tin theo thẩm quyền giải quyết và mức độ quan trọng của các vấn đề đã được thực hiện tương đối tốt đảm bảo thông tin đến đúng tay người có trách nhiệm giải quyết kịp thời, không làm chậm chễ, ảnh hưởng chất lượng công việc. Các biện pháp xác định độ tin cậy của thông tin cũng được tiến hành chặt chẽ, quy củ và cẩn trọng. Những thông tin trước khi cung cấp cho LĐB được xác định độ tin cậy của nguồn, những thông tin chi tiết cần có sự đóng góp ý kiến, nghiên cứu, kiểm định và báo cáo bằng văn bản của các chuyên viên phụ trách chuyên môn. Thông tin phản ánh một vấn đề nếu có thể thu thập ở nhiều nơi được cán bộ so sánh đối chiếu, kiểm tra có mâu thuẫn hay không trước khi cung cấp. Thông tin qua tổng hợp cô đọng và xúc tích, được sắp xếp hợp lý và logic. Những thông tin nổi bật nhất, thông tin về những sự việc quan trọng, thông tin có liên quan đến hoạt động chính của bộ được lựa chọn, tóm tắt đưa vào báo cáo, tổng kết nhằm cung cấp cho LĐB những thông tin cần thiết cần phải nắm bắt. Việc sắp xếp, tổng hợp thông tin được thực hiện theo nhiều cách thức, trình tự khác nhau : theo thời gian, không gian, theo vấn đề, theo trình tự vấn đề - nguyên nhân- giải pháp tuỳ thuộc vào đặc điểm nội dung thông tin và yêu cầu của LĐB. Tổng hợp thông tin một cách chính xác và khoa học đã giúp LĐB khái quát, tổng kết được tình hình, diễn biến công việc, lý giải sự phát triển cũng như suy giảm của sự việc, hiện tượng từ đó các quyết định về các giải pháp được đưa ra đúng đắn và kịp thời. Công tác cung cấp thông tin. VP BCN chấp hành đầy đủ quy định của bộ về chế độ thông tin báo cáo. Các chương trình làm việc, báo cáo tháng, quý , năm được trình LĐB duyệt và gửi lên báo cáo cơ quan cấp trên CP đúng hạn định. Yêu cầu thông tin về công việc hành ngày và thông tin cần cung cấp đột xuất được đáp ứng nhanh chóng và kịp thời. Các cán bộ VP BCN luôn theo dõi, cập nhật tình hình công văn gửi đến, tiến hành nhanh chóng việc phân loại mức độ khẩn, mật, tính chất quan trọng của thông tin, sắp xếp thông tin cần thông báo một cách trật tự và hợp lý. Vì vậy, LĐB có thể phân công, giải quyết công việc đúng lúc, đáp ứng với những yêu cầu và tính cấp bách của công việc đề ra. Không chỉ dừng lại ở việc cung cấp thông tin mà các cán bộ VP còn thường xuyên theo dõi tiến trình giải quyết công việc của các đơn vị để báo cáo cho LĐB khi được yêu cầu. Thông tin về công việc luôn được bổ sung, cập nhật giúp LĐB nắm được những diễn biến mới nhất và những phát sinh trong quá trình thực hiện để có sự điều chỉnh cần thiết. Việc lựa chọn các loại hình kênh truyền thông tin cung cấp cho LĐB cũng rất phong phú tuỳ thuộc vào quy định, yêu cầu của LĐB và tình huống nảy sinh thông tin cần thông báo. Chất lượng thông tin được cung cấp ngày càng được cải thiện, những văn bản không đúng với thể thức, nội dung không phù hợp với trách nhiệm giải quyết của LĐB đã được loại ra. Văn bản do các cán bộ soạn thảo được trình bày bố cục rõ ràng, mạch lạc, ngắn gọn và dễ hiểu tạo điều kiện cho LĐB tiếp cận với thông tin một cách tốt nhất. Bên cạnh kênh truyền thông tin truyền thống là văn bản và báo cáo trực tiếp hoặc qua điện thoại, loại hình kênh truyền mới hiện đại và tiện dụng là cung cấp thông tin qua mạng nội bộ, mạng Internet cũng đã bắt đầu được đưa vào sử dụng ngày một nhiều hơn. Tuy hình thức cung cấp thông tin qua điện thoại, qua mạng không chính thức, chỉ dùng để thông báo những thông tin không mấy quan trọng nhưng lại là loại hình cung cấp thông tin thuận tiện, có chi phí rẻ, khắc phục được khoảng cách về địa lý khi LĐB đi công tác và đặc biệt có thể cung cấp thông tin nhanh chóng trong trường hợp cần sự phản hồi ngay của LĐB để giải quyết công việc. Kết quả của việc cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời của VP đã giúp LĐB có cơ sở để giải quyết trọn vẹn hầu hết các công việc theo chương trình đã đưa ra, không có sự chậm trễ trong thông tin báo cáo ảnh hưởng đến chất lượng quản lý của LĐB. 3.1.2) Hạn chế. Các yếu tố tham gia vào quá trình thu thập, xử lý, cung cấp thông tin. Các quy định chỉ đạo, hướng dẫn công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của VP. Hiện nay, các văn bản quy định, hướng dẫn nhiệm vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của VP do BCN ban hành, cụ thể là Quy chế làm việc và Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành, lưu trữ tài liệu của BCN chưa có quy định nào rõ ràng, cụ thể về chế độ thông tin báo cáo. Có thể nhận thấy rằng, việc chưa quy định rõ ràng thời hạn và nhiệm vụ phải nộp báo cáo tình hình công tác định kỳ của các đơn vị chức năng định về VP để tổng hợp thành báo cáo công tác của cơ quan bộ đã khiến các đơn vị không thực hiện công tác này một cách quy củ và nghiêm chỉnh, thường xuyên phải để VP đôn đốc và thúc giục, làm ảnh hưởng không nhỏ đến công tác tổng hợp và cung cấp thông tin theo định kỳ của VP cho LĐB. Theo Quyết định số 337/2005/QĐ-TTg của TTCP ngày 19 tháng 12 năm 2005 v/v Ban hành quy chế làm việc mẫu của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP, VP được giao nhiệm vụ lập chương trình làm việc theo tuần, tháng, quý, năm của toàn cơ quan . Nhưng hiện nay, trong Quy chế làm việc của BCN năm 2003 vẫn đang được áp dụng, công việc này được quy định thuộc Vụ Kế hoạch đảm nhiệm. Những quy định mới trong Quy chế làm việc của Bộ đang trong quá trình dự thảo, chưa được thay thế, sửa đổi nên chưa chính thức hoá nhiệm vụ của VP trong công tác tổng hợp thông tin lập chương trình làm việc cho cả cơ quan bộ mặc dù VP Bộ hiện đã thực hiện công tác này theo quy định của CP. BCN cũng chưa có văn bản nào đề cập tới thời hạn VP cần phải cung cấp thông tin và tài liệu cho LĐB phục vụ cho các công tác khác như trình LĐB các đề án, chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp, cho các chuyến đi công tác trong và ngoài nước, công tác thông tin...Chức năng và nhiệm vụ chuẩn bị và cung cấp thông tin của VP trong các công tác này rất quan trọng nhưng chưa được đề cập cụ thể và nổi bật. Thiếu đi những quy định và hướng dẫn cụ thể về chế độ thông tin báo cáo sẽ gây ảnh hưởng phần nào đến công tác này làm cho việc cung cấp thông tin cho LĐB, tuy kịp thời nhưng lại không thống nhất về mặt thời gian. Hầu như việc thực hiện quy định có liên quan đến công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của VP mới chủ yếu phụ thuộc vào ý thức về trách nhiệm và sự tự giác của các cán bộ VP. Các quy định được xây dựng thiếu các hình thức khen thưởng đối với cán bộ làm tốt công tác tổ chức thông tin hay các biện pháp xử lý trong trường hợp các cán bộ thực hiện chưa đúng với quy định. Vì vậy, VP bộ vẫn còn có những hạn chế trong việc tổ chức các nguồn dữ liệu như lập hồ sơ công việc và thu thập tài liệu lưu trữ chưa được thực hiện nghiêm túc để phục vụ tốt nhất cho nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin khi cần của các cán bộ khi cần thiết. - Các cán bộ VP tham gia vào công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin. Nhìn chung, các cán bộ VP đều đạt trình độ đại học trở lên và được đào tạo trong nhiều ngành nghề khác nhau như Quản trị kinh doanh, Điện, Địa chất, Luật…nên có kiến thức chuyên môn về kinh tế và các ngành công nghiệp, có khả năng xử lý thông tin chuyên ngành khá tốt. Tuy nhiên, làm công tác VP nhưng chưa qua đào tạo chuyên môn nghiệp vụ về Công tác văn thư-lưu trữ và Quản trị VP cũng là một hạn chế trong việc tác nghiệp của các cán bộ. Đặc biệt, thu thập, xử lý, cung cấp thông tin là một công tác khó và phức tạp, đòi hỏi cán bộ VP phải nắm vững nghiệp vụ chuyên môn, quy trình thu thập, tuần tự các bước xử lý, cung cấp thông tin sao cho đạt hiệu quả công tác cao nhất. Hầu hết, các cán bộ VP nơi đây tiến hành công tác này theo thói quen, kinh nghiệm và học hỏi trong quá trình làm việc thực tế chứ chưa được đào tạo bài bản, đúng chuyên ngành. Điều này cũng ảnh hưởng phần nào đến chất lượng của công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin. Việc bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ VP được tổ chức thường xuyên nhưng thành phần tham gia chủ yếu là Lãnh đạo VP và trưởng phòng các đơn vị vì vậy không phải cán bộ nào cũng thành thạo về các nghiệp vụ chuyên môn như lập hồ sơ công việc có chất lượng để tạo điều kiện tìm kiếm văn bản nhanh chóng khi cần thiết hay soạn thảo văn bản đầy đủ thể thức, chuẩn về mặt nội dung trình LĐB…Các lớp học mới chỉ tập trung đào tạo, bồi dưỡng về quản lý hành chính, kỹ thuật soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu chứ chưa có các lớp đào tạo trang bị các kiến thức và kỹ năng về tin học, khai thác thông tin qua mạng của LĐB. Trong khi đó, BCN ứng dụng những phần mềm quản lý công việc- công văn đi, đến hiện đại vì vậy, cũng không tránh khỏi sự lúng túng của các cán bộ trong việc sử dụng , và chưa khai thác triệt để các tiện ích của phần mềm và mạng Internet mang lại trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin . Về công nghệ thông tin phục vụ cho thu thập, xử lý, cung cấp thông tin. Tuy công nghệ thông tin được nghiên cứu và ứng dụng vào công tác VP của BCN một cách tích cực nhưng không phải không có những hạn chế. Chương trình phần mềm quản lý công văn đi đến vẫn còn có một số lỗi nhỏ chưa hoàn thiện như khi có sự thay đổi xử lý công văn từ đơn vị này sang đơn vị khác, khi bộ phận văn thư sửa ở phần quản trị chung nhưng phần quản trị của đơn vị vẫn hiển thị không tự thay đổi mà trực tiếp xóa. Ngoài ra, VP còn chưa có những quy định cụ thể về phân cấp sử dụng phần mềm, cán bộ tuỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ máy tính cá nhân được cài đặt và sử dụng những phần mềm nào. Không phải tất cả các cán bộ trong VP đều có quyền sử dụng các phần mềm như nhau, có những phần mềm có chứa những thông tin mật, quan trọng như Thông tin Quốc hội, chỉ đạo giải quyết công việc của LĐB, nội dung giải quyết…chỉ có các cán bộ có nhiệm vụ theo dõi, giải quyết công việc có liên quan mới được sử dụng. Như vậy, tính bảo mật thông tin vẫn chưa có quy định rõ ràng, có thể gây thất thoát thông tin ra bên ngoài. Tổ chức các nguồn dữ liệu phục vụ cho khai thác, sử dụng. Trong những năm gần đây, cán bộ VP BCN đã có ý thức lập hồ sơ sau khi công việc đã được giải quyết xong, tạo điều kiện cho việc tìm kiếm văn bản cung cấp thông tin nhanh chóng cho LĐB khi được yêu cầu. Hồ sơ công việc do các cán bộ VP lập khá đầy đủ, đặc biệt là lập hồ sơ lưu công văn đi, tuy nhiên chất lượng của hồ sơ chưa cao. Cụ thể, một số hồ sơ tiêu đề chỉ được biên chung chung , văn bản sắp xếp chưa theo trình tự thời gian, tiến trình giải quyết công việc. Ngoài ra, thông tin do các đơn vị chức năng cung cấp nhiều khi chưa rõ ràng, cụ thể . Đặc biệt trong các hồ sơ trình ký của các đơn vị chuyên môn thường thiếu những văn bản là cơ sở thực tế cho quyết định của LĐB. Vì vậy, các cán bộ VP thường xuyên phải yêu cầu giải trình, bổ sung những tài liệu cần thiết để làm rõ vấn đề. Thu thập tài liệu từ các đơn vị tiến hành chậm chễ ảnh hưởng rất lớn đến khâu tổng hợp thông tin, nếu các đơn vị giao nộp đúng hạn định sẽ tạo điều kiện cho các cán bộ có nhiều thời gian hơn để nghiên cứu, phân tích và tổng hợp thông tin có chất lượng, báo cáo cho LĐB. Theo quy định, hàng tháng, các đơn vị phải báo cáo tình hình hoạt động để VP tổng hợp .Tuy nhiên, tháng 4/2006, VP chỉ nhận được báo cáo của 15/22, tháng 5 có 16/22 đơn vị thuộc bộ .Như vậy, thông tin cung cấp cho LĐB không được tổng hợp một cách thực sự đầy đủ , khái quát toàn bộ hoạt động của toàn cơ quan trong tháng. Thu thập hồ sơ, tài liệu của các đơn vị vào lưu trữ Bộ được coi là bước thu thập và chuẩn bị sẵn sàng, đầy đủ nguồn dữ liệu cung cấp bất cứ khi nào VP hay các đơn vị khác trong cơ quan cần để xử lý, biên tập thành những thông tin mới phục vụ cho công việc và yêu cầu của Lãnh đạo.Tuy nhiên, phần lớn các đơn vị, tổ chức của Bộ không tự giác nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đúng thời hạn quy định như Vụ Kế hoạch, Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Tài chính - Kế toán ... Tài liệu của các đơn vị này phải do cán bộ lưu trữ thường xuyên thúc giục nộp hoặc xuống tận nơi thu. Việc giao nộp tài liệu lên lưu trữ chỉ mang tính chống đối và được tiến hành không thường xuyên, lẻ tẻ dẫn đến việc tài liệu được nộp lên không thống nhất thành một khối. Theo Chỉ thị số 03/2000/CT-BCN ngày 14 tháng 8 năm 2000, đến cuối năm 2000 các Vụ, Thanh tra , VP Bộ phải hoàn thành công tác giao nộp vào Lưu trữ Bộ những hồ sơ, tài liệu đã hoàn thành của cơ quan từ tháng 11 năm 1995 đến 31/12/1999 để bảo quản và phục vụ khai thác chung nhưng đến cuối năm 2005, việc thu nộp tài liệu trong thời gian này vẫn chưa hoàn tất . Các Vụ Năng lượng Dầu khí, Vụ Cơ khí-Luyện kim – Hoá chất, Vụ Công nghiệp Tiêu dùng thực phẩm thành lập được 4 năm hiện giờ mới bắt đầu giao nộp tài liệu vào lưu trữ. Điều này dẫn đến tình trạng lưu trữ Bộ không thể phục vụ một cách tốt nhất cho việc tổ chức khai thác sử dụng. Những khó khăn trong việc khai thác thông tin do tình trạng tổ chức nguồn dữ liệu chưa được thực hiện tốt đã ảnh hưởng trực tiếp tới công việc của các cán bộ VP,các cán bộ sẽ mất nhiều thời gian, công sức để thu thập thông tin, làm chậm chễ tiến độ báo cáo thông tin cho LĐB khi được yêu cầu. Những thiếu sót và hạn chế như trên đã ảnh hưởng ít nhiều đến hoạt động thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của VP cho LĐB. Phương pháp thu thập, xử lý, cung cấp thông tin. Phương pháp thu thập thông tin : Việc tiếp nhận và chuyển giao văn bản gửi tới LĐB vẫn chưa được chấp hành đúng quy chế đề ra. Các đầu mối trong việc xử lý, chuyển giao văn bản mật vẫn chưa được rút ngắn. Văn thư cơ quan bóc văn bản mật và đăng ký vào một sổ riêng cả trích yếu nội dung, chuyển cho Chánh VP xử lý phân công giải quyết. Như vậy, thông tin mật trước khi đến tay LĐB đã qua tay nhiều người, rất có thể làm thất thoát thông tin ra bên ngoài, đặc biệt đối với những văn bản có chứa bí mật quốc gia, có thể gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động của BCN. Hiện nay, VP vẫn chưa có Sổ biên bản ghi chép các ý kiến đóng góp, phát biểu trong các buổi giao ban hàng tuần của cơ quan bộ. Công việc này được các cán bộ tổng hợp phân công nhau luân phiên ghi chép nên mỗi người có những ghi chép riêng của mình.Vì vậy, thông tin ghi chép còn tản mạn, chưa được tập trung vào một nơi. Tuy VP bộ có thông báo kết luận của cuộc họp giao ban nhưng khi cần những ý kiến phát biểu, tham gia đóng góp của các đơn vị cụ thể thì phải tìm lại được những ghi chép gốc tại cuộc họp. Thông tin nằm rải rác ở nhiều văn bản do các cán bộ khác nhau giữ gây khó khăn cho việc theo dõi, tập hợp thông tin báo cáo để thấy được tiến trình giải quyết vấn đề. Để có thể ghi chép tốt các cán bộ tổng hợp cần nắm được thông tin cần ghi chép chủ yếu trong các cuộc họp và dự tính được các đơn vị sẽ báo cáo những thông tin gì.Như vậy, cần có sự nghiên cứu và tìm hiểu từ những ghi chép trong buổi giao ban tuần trước. Ví dụ trong cuộc họp giao ban tuần này, Vụ Tài chính kế toán sẽ báo cáo kết quả thực hiện công việc gì sau khi được LĐB phê duyệt ý kiến đề xuất từ cuộc họp tuần trước. Cách thu thập thông tin ghi chép trong các cuộc họp vẫn chưa đạt hiệu quả tối ưu, gây khó khăn cho việc đánh giá hiệu quả của các cuộc họp toàn cơ quan theo định kỳ. Cán bộ VP BCN vẫn chưa chú trọng khai thác triệt để tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc tổng hợp thông tin cung cấp cho LĐB. Tài liệu lưu trữ được khai thác chủ yếu là các văn bản mang tính quy phạm các công văn, chỉ thị, thông tư…của Nhà nước và của Bộ, những tài liệu lưu trữ về quá trình hoạt động của Bộ trong những giai đoạn trước hầu như không được khai thác hoặc chỉ sử dụng trong dịp tổng kết 5-10 năm thành lập cơ quan. Đây là khối tài liệu chứa nhiều kinh nghiệm quản lý, ghi lại sự linh hoạt, sáng tạo trong công tác quản lý và những kết quả đã đạt được từ những quyết định quản lý đúng đắn đó. Các cán bộ chỉ khai thác tài liệu lưu trữ rời lẻ từng văn bản, không theo hồ sơ như vậy thông tin thu thập được không thể đầy đủ, phản ánh trọn vẹn tình hình, không thấy mối quan hệ biện chứng giữa các sự kiện, thông tin được trình bày trong các văn bản của một hồ sơ. Thu thập thông tin qua mạng nội bộ của các cán bộ vẫn chưa trở thành thói quen thường ngày. Trong khi có thể ứng dụng hình thức nhắn tin, gửi thư điện tử rất hữu ích và thuận tiện, hiệu quả lại nhanh chóng thì các cán bộ còn phụ thuộc nhiều vào nguồn thông tin qua văn bản, trao đổi trực tiếp gây lãng phí thời gian, công sức và tệ giấy tờ trong cơ quan. -Phương pháp xử lý thông tin . Một trong những bước quan trọng nhất trong công tác xử lý thông tin trước khi cung cấp cho LĐB đó chính là xác định độ tin cậy của thông tin. Đối với thông tin chuyên ngành, các cán bộ tổng hợp xác định độ tin cậy một cách gián tiếp qua độ tin cậy của nguồn cung cấp và ý kiến đóng góp, giải trình, thẩm định về độ tin cậy của thông tin do các chuyên viên Vụ chuyên môn cung cấp. Độ chính xác, tin cậy của nội dung thông tin , số liệu trong các báo cáo các cán bộ không thể trực tiếp điều tra khảo sát thực tế, tính toán và phân tích vì công việc này đòi hỏi có trình độ chuyên môn cao. Xác định độ tin cậy của nội dung thông tin phụ thuộc vào việc giao nộp đầy đủ những căn cứ pháp lý và thực tiễn hình thành nên thông tin, văn bản của các đơn vị cho VP. Vì vậy, tính chủ động của VP trong việc xác định độ tin cậy của thông tin bị hạn chế, phụ thuộc nhiều vào các đơn vị chức năng. Thông tin tổng hợp do VP cung cấp cho LĐB đầy đủ, khái quát được tình hình công việc chỉ những thông tin báo cáo dài hạn mới được phân tích, so sánh đối chiếu, lý giải nguyên nhân của sự việc hiện tượng và các biện pháp khắc phục. Hầu hết thông tin sau khi VP tổng hợp mang tính liệt kê, điểm qua về diễn biến, tình hình nhưng không thấy rõ được bản chất của sự việc hiện tượng. Một số thông tin nổi bật phát sinh trong tháng không được trình bày lý do chủ quan và khách quan và những phương án giải quyết, tháo gỡ những khó khăn đó. Việc ra các quyết định mang tính chiến lược của LĐB không chỉ dựa trên những thông tin phản ánh sự việc, hiện tượng đơn thuần. Thông tin cần được yêu cầu cao hơn về chất lượng tổng hợp mới có thể hỗ trợ LĐB ra quyết định nhanh chóng và chính xác. Công tác cung cấp thông tin. Nội dung thông tin cung cấp cho LĐB nhiều khi còn chưa đầy đủ, các báo cáo công tác tuần thường xuyên còn thiếu tình hình thực hiện công việc của một số đơn vị chức năng thuộc Bộ . Các báo cáo tháng trình bày còn khá sơ sài, nội dung mới chỉ đề cập đến ba vấn đề : Tình hình sản xuất kinh doanh, hoạt động chỉ đạo điều hành của LĐB và công tác cải cách hành chính trong tháng.Như vậy còn các hoạt động khác của bộ chưa được đề cập tới, ví dụ : Công tác của các đơn vị chuyên môn, Điểm qua tình hình một vài dự án trọng điểm đang trong quá trình thực hiện… Thay vì báo cáo các công việc mang tính sự vụ,thông báo để biết bằng lời, các cán bộ vẫn quen với hình thức sử dụng văn bản để báo cáo, làm mất thời gian xử lý văn bản của LĐB và lãng phí về mặt vật chất, trang thiết bị khi phải sao chụp những văn bản không cần thiết. 3.2) Kiến nghị và một vài giải pháp. Nhận thấy những ưu điểm và hạn chế trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của VP phục vụ hoạt động quản lý của LĐB. Chúng tôi xin đưa ra một vài kiến nghị và giải pháp cụ thể với mong muốn đóng góp cho công tác này của VP BCN được thực hiện ngày một tốt hơn nữa, khẳng định vị trí và vai trò của VP đối với hoạt động LĐB và cơ quan BCN. Các kiến nghị, giải pháp được xây dựng dựa trên cơ sở thực tế nghiên cứu những điểm còn hạn chế, có xét đến các điều kiện cơ sở vật chất và các nguồn lực đảm bảo tính khả thi. 3.2.1) Xây dựng và hoàn thiện những Quy định chỉ đạo, hướng dẫn về công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin. Xây dựng và hoàn thiện thể chế, quy định là một trong những yêu cầu quan trọng nhất để công tác này đi vào hoạt động quy củ và nghiêm túc. Xây dựng những quy định cụ thể và rõ ràng còn giúp cho các cán bộ có cơ sở , hướng dẫn thực hiện , biết được nhiệm vụ của mình yêu cầu của công việc đặt ra và cách thức tiến hành công việc đó. Các quy định chỉ đạo, hướng dẫn VP trong việc thực hiện công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cần phải được xây dựng rõ ràng và cụ thể.Hiện nay, việc quy định nhiệm vụ và vai trò của VP trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin được quy định rải rác tại Quy chế làm việc của BCN trong từng hoạt động riêng lẻ của cơ quan BCN.Nhiệm vụ này còn được quy định chưa rõ ràng và mờ nhạt. Vì vậy, trong mỗi công tác của bộ có sự góp mặt của VP trong việc chuẩn bị thông tin, tài liệu phục vụ hoạt động của LĐB hay của cơ quan nên có một phần riêng quy định rõ trách nhiệm của VP hoặc Chánh VP. Trong đó có quy định cụ thể về những công việc cụ thể VP phải tiến hành, nếu cần có thể cần quy định về cách thức tiến hành. Ví dụ : Trong công tác kiểm tra về mặt thủ tục, thể thức và nội dung văn bản của các đơn vị chuyên môn trước khi trình ký, Quy chế nên có những quy định về cách thức thẩm tra về mặt thủ tục như : Nếu hồ sơ đề án, công việc trình không đúng theo quy định VP bộ thông báo các đơn vị trình bổ sung thêm hồ sơ, đồng thời báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng biết. Về mặt thể thức, nếu nội dung đề án, công việc trình không thuộc thẩm quyền giải quyết của Bộ trưởng hoặc hồ sơ chưa có đủ văn bản làm căn cứ để có thể ra quyết định, VP trả lại văn bản cho đơn vị trình và nêu rõ lý do trả lại.Về nội dung, nếu thông tin trong văn bản trình ký còn có những vấn đề chưa rõ hoặc còn có ý kiến khác nhau về quan điểm xử lý giữa các đơn vị có liên quan, VP bộ có thể gửi văn bản lấy thêm ý kiến các đơn vị khác để xử lý và báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực quyết định. Hay trong công tác chuẩn bị hội họp, các quy định cũng không nên dừng lại ở nhiệm vụ chung chung của VP như “VP phối hợp với các đơn vị chuyên môn chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp” mà cần quy định tách biệt riêng nhiệm vụ của VP bao gồm : thông báo cho những đơn vị những báo cáo cần thiết phải chuẩn bị, những báo cáo nào cần thông qua LĐB bộ duyệt trước khi báo cáo tại cuộc họp, in ấn tài liệu, ghi biên bản trong cuộc họp, tổng hợp báo cáo LĐB về kết quả thực hiện kết luận của cuộc họp đó. Như vậy, công việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của VP mới được quy định cụ thể trong từng giai đoạn tổ chức cuộc họp từ khâu chuẩn bị, trong khi họp và kết thúc cuộc họp. Để tạo điều kiện cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin an toàn, bảo mật, BCN cần xây dựng quy chế cụ thể về phân quyền sử dụng, truy cập mạng LAN đối với từng nhóm đối tượng sử dụng trong cơ quan. Các nhóm đối tượng có thể được chia ra như sau: Bộ trưởng và thư ký giúp việc bộ trưởng, Trưởng phòng Tổng hợp được xem các công việc của toàn cơ quan Bộ, công việc của Thứ trưởng giao đến các đơn vị, xem nội dung giải quyết cùng quá trình chỉ đạo công việc. Thứ trưởng và chuyên viên giúp việc thứ trưởng : Xem các công việc của Thứ trưởng giao đến đơn vị phục trách, Ý kiến chỉ đạo chuyển công văn đến thành công việc cho các đơn vị, Xem nội dung giải quyết và quá trình chỉ đạo giải quyết các đơn vị mình phụ trách. Văn thư cơ quan và cán bộ tổng hợp giữ kiêm văn thư phòng Tổng hợp được truy cập phần mềm Quản lý văn bản đi – đến. Như vậy mới đảm bảo thông tin được cung cấp cho đúng người đúng đối tượng có trách nhiệm giải quyết, không bị thất thoát, sửa chữa, thay đổi bởi những người không có thẩm quyền xử lý. VP BCN cần nhanh chóng hoàn chỉnh Dự thảo Quy chế làm việc mới trình LĐB phê duyệt sao cho phù hợp với ý kiến chỉ đạo của CP về Quy chế làm việc của Bộ, cơ quan ngang Bộ và cơ quan trực thuộc CP mới được ban hành 12/2005. Trong đó, cần chính thức hoá vai trò của VP trong việc tổng hợp thông tin, xây dựng chương trình làm việc của Bộ, chuyển vai trò này từ Vụ Kế hoạch sang VP nhằm làm tăng chức năng, nhiệm vụ của VP đồng thời khẳng định VP BCN chính là nơi tổng hợp, tham mưu, xây dựng chương trình kế hoạch làm việc cho LĐB và cả cơ quan Bộ. Với những quy định đề cập cụ thể như trên, các cán bộ VP có thể dễ dàng hơn trong việc thực hiện công việc của mình, tránh những sai sót không đáng có do thiếu những quy định về trách nhiệm của VP trong công tác đảm bảo thông tin phục vụ LĐB. Thứ hai, cần phải bổ sung những quy định về chế độ thông tin báo cáo làm căn cứ, cơ sở để VP thực hiện nhiệm vụ báo cáo lên LĐB và đôn đốc các đơn vị chuyên môn nộp các báo cáo cần thiết để tổng hợp. Hiện nay, trong quy chế của Bộ chưa có quy định nào về chế độ thông tin báo cáo cũng như thời hạn gửi thông tin báo cáo của các đơn vị chuyên môn về VP tổng hợp để trình LĐB . Đây là một hạn chế cần phải khắc phục ngay để đảm bảo công tác cung cấp thông tin cho LĐB được diễn ra thường xuyên, thống nhất, thông tin đảm bảo được tổng hợp đầy đủ, khái quát tình hình thực hiện công tác của toàn cơ quan BCN. Quy định chế độ thông tin báo cáo cần đề cập đến các cấp báo cáo : Thứ trưởng báo cáo Bộ trưởng, các đơn vị báo cáo LĐB cùng nội dung thông tin cần báo cáo bao gồm : các thông tin về hoạt động của các đơn vị thuộc Bộ, thông tin về hoạt động của ngành công nghiệp. Đặc biệt cần có quy định rõ ràng : Các đơn vị có trách nhiệm gửi báo cáo định kỳ về tình hình công tác cho VP để tổng hợp báo cáo lên LĐB. Thời hạn cung cấp thông tin báo cáo của các đơn vị cho VP và thời hạn xử lý, tổng hợp thông tin của VP cho LĐB cũng cần được quy định thêm, tránh tình trạng kéo dài thời gian xử lý,đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý. Trong công tác chuẩn bị tài liệu, báo cáo trong các cuộc họp trình LĐB, cần quy định thời hạn tối đa các đơn vị phải nộp báo cáo về VP, ví dụ trước ít nhất 10 ngày để VP hoàn tất thủ tục trình LĐB. Thứ ba, cần xây dựng các hình thức khen thưởng và kỷ luật đối với việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của VP. Công tác này hiện vẫn được thực hiện chủ yếu dựa vào tinh thần tự giác và ý thức trách nhiệm của cán bộ. Vì vậy, chắc chắn vẫn không tránh khỏi những sai phạm trong công việc do chưa chấp hành những quy định đã đề ra, đặc biệt trong một số công tác như tiếp nhận chuyển giao văn bản đúng thời hạn, lập hồ sơ công việc, nộp hồ sơ, tài liệu của cán bộ VP vào lưu trữ cơ quan…Vì vậy, VP cần có những quy định về chế độ khen thưởng đối với những cán bộ hoàn thành tốt nhiệm vụ để động viên, khuyến khích và ghi nhận sự đóng góp công sức của họ vào trong công việc. Bên cạnh đó, cũng cần có những biện pháp xử lý đối với những trường hợp không chấp hành đúng theo quy chế : nhẹ có thể nhắc nhở, trừ vào lương, thưởng, vi phạm nghiêm trọng để xảy ra hậu quả nặng nề có thể bị cho nghỉ việc, đền bù thiệt hại…Coi việc hoàn thành tốt công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý LĐB là một tiêu chí để xét thi đua khen thưởng không chỉ được áp dụng với các cán bộ VP mà toàn thể các cán bộ, chuyên viên trong cơ quan bộ để nhanh chóng chấm dứt tình hình chậm trễ trong việc nộp thông tin báo cáo và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Việc xây dựng các quy chế làm việc, quy định, chế độ thông tin báo cáo cần phải được lấy ý kiến đóng góp từ toàn bộ các đơn vị trong cơ quan bộ nhằm hoàn chỉnh , bổ sung quy chế trở nên hợp lý, đảm bảo sự thống nhất và chấp hành nghiêm chỉnh, tự giác sau khi các quy định được ban hành. 3.2.2) Đẩy mạnh đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ VP. Các cán bộ VP chính là yếu tố quan trọng nhất trong quá trình tổ chức thông tin đảm bảo phục vụ nhu cầu sử dụng của LĐB. Vì vậy, việc đào tạo nâng cao nhận thức và nghiệp vụ chuyên môn là việc làm cần thiết VP cần phải tiến hành thường xuyên. Có như vậy, đội ngũ cán bộ VP mới có thể đáp ứng yêu cầu công việc ngày càng cao, có khả năng ứng dụng được công nghệ hiện đại phục vụ cho tác nghiệp và mang lại hiệu quả công việc một cách tối đa. Trước hết, cần phải nâng cao nhận thức của các cán bộ VP về trách nhiệm và những công việc cần làm để tổ chức tốt các nguồn thông tin , dữ liệu phục vụ cho khai thác, sử dụng khi cần thiết. Chỉ có nhận thức được sâu sắc trách nhiệm, đánh giá vai trò quan trọng của mỗi cá nhân, cán bộ trong công việc mới có thể giúp các cán bộ hoàn tất nhiệm vụ được giao. Việc giúp cán bộ nhận thấy vai trò, ảnh hưởng của mình trong công việc có thể thông qua các buổi họp đơn vị do trưởng phòng đơn vị tổ chức nhằm phân công, cắt đặt công việc cụ thể giữa các cán bộ, đề cao nhiệm vụ và tầm quan trọng của các cán bộ trong việc, khuyến khích các cán bộ trao đổi, đóng góp ý kiến hoàn thiện nữa kỹ năng, nghiệp vụ của mình. Các cán bộ VP cũng cần được khuyến khích, tạo điều kiện tham gia các lớp tại chức về Công tác văn thư lưu trữ và Quản trị VP để được đào tạo bài bản về nghiệp vụ chuyên môn, tránh việc tiến hành công việc theo thói quen và góp nhặt kinh nghiệm và học hỏi trong quá trình làm việc do không được đào tạo đúng chuyên ngành như hiện nay. Đặc biệt, xử lý, tổng hợp thông tin là một công việc vô cùng khó khăn, phức tạp, bên cạnh kiến thức về ngành cần phải có, để thực hiện tốt công tác này, các cán bộ VP nên được đào tạo thêm về nghiệp vụ thư ký VP, các bước cơ bản, ý nghĩa, nhiệm vụ và cách thức để tiến hành bước trong quá trình xử lý thông tin. Có kiến thức chuyên môn về xử lý, tổng hợp thông tin sẽ giúp các cán bộ dễ dàng và nhanh chóng đi đến thống nhất về quan điểm và cách thức xử lý, tổng hợp thông tin, đặc biệt là trong các trường hợp thông tin cần tổng hợp, báo cáo do nhiều cán bộ VP cùng phối hợp thực hiện. Bên cạnh đó, các lớp tập huấn dài hạn hoặc ngắn hạn nhằm nâng cao trình độ của cán bộ VP cũng cần được quan tâm tổ chức, mở rộng về phạm vi tham dự và nội dung đào tạo. Phạm vi tham dự và nội dung cá lớp tập huấn cần được xây dựng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong VP. Ví dụ : Đối với Lãnh đạo VP và các chuyên viên giúp việc cho LĐB, các lớp tập huấn đề cập đến các công tác Quản lý nhà nước trong ngành công nghiệp để cập nhật, củng cố kiến thức về lĩnh vực hoạt động, từ đó nâng cao khả năng nhận thức, đọc hiểu vấn đề được đề cập trong các văn bản cần cung cấp cho LĐB, tăng khả năng nhạy cảm phát hiện ra những vấn đề trái ngược với thực tế khách quan trong việc xem xét, xác định độ tin cậy của thông tin… Các lớp tập huấn về kỹ thuật soạn thảo văn bản và lập hồ sơ công việc cũng nên được mở rộng về phạm vi tham dự. Thành phần tham dự không chỉ tập trung vào lãnh đạo và trưởng phòng các đơn vị VP mà các cán bộ khác cũng cần được sắp xếp luân phiên tham gia. BCN có thể mời các cán bộ, giáo viên có kinh nghiệm của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hoặc Khoa Lưu trữ và Quản trị VP – Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn giảng dạy. Sau các lớp tập huấn, VP cần tiến hành báo cáo kết quả kiểm tra, đánh giá trình độ các cán bộ và chất lượng của các đợt tập huấn lên Lãnh đạo VP. Trong từng đơn vị, trưởng phòng đơn vị có thể tổ chức các buổi trao đổi chuyên đề, truyền đạt kiến thức của những cán bộ đã tham gia các lớp tập huấn cho những của những cán bộ chưa có cơ hội tham gia để toàn thể các cán bộ đều được lĩnh hội những kiến thức chuyên môn cần có phục vụ cho công việc. Về nội dung các lớp tập huấn không nên chỉ tập trung vào kỹ thuật soạn thảo văn bản, lập hồ sơ công việc mà cần mở thêm những lớp bồi dưỡng, đào tạo về tin học và công nghệ thông tin cho các cán bộ VP. Để sử dụng thành thạo các phần mềm ứng dụng trong VP và các tiện ích khác của trang thông tin nội bộ, BCN cần tổ chức các lớp tập huấn nội dung có thể là cách sử dụng bộ gõ Unicode, cách phòng chống virus, spyware, đào tạo và phổ cập kỹ năng cách tìm kiếm thông tin qua mạng , cách sử dụng hệ thống tin nhắn trao đổi qua mạng nội bộ, kỹ năng sử dụng các công cụ của công nghệ thông tin để truy cập và cập nhật thông tin, cách khắc phục một số lỗi thông thường của máy tính…VP có thể mời các cán bộ, chuyên viên Trung tâm tin học hướng dẫn, giảng dạy các nội dung này. Ngoài ra VP BCN cũng nên có sự ổn định về mặt nhân sự, chỉ thực hiện luân chuyển cán bộ từ đơn vị này sang đơn vị khác khi thật cần thiết. Như vậy, các cán bộ sẽ không mất thời gian, công sức để làm quen với công việc và nhiệm vụ mới đồng thời đảm bảo công việc được tiến hành bởi người có kinh nghiệm làm việc lâu năm. Đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ của các cán bộ VP là công tác VP luôn luôn phải chú tâm thực hiện. Đây là việc làm không chỉ với ý nghĩa đào tạo ra đội ngũ cán bộ có phẩm chất, năng lực hoàn tất những công việc được giao, đáp ứng với sự thay đổi và phát triển của xã hội và nhu cầu thông tin mà còn khuyến khích các cán bộ vận dụng kiến thức chuyên môn để sáng tạo, đóng góp, hoàn thiện hơn nữa các kỹ năng, nghiệp vụ VP trong công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin. 3.2.2) Tiếp tục củng cố và ứng dụng triệt để công nghệ thông tin phục vụ cho công tác VP. BCN luôn đi đầu trong các cơ quan quản lý TW trong việc ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ hoạt động của VP nói riêng và toàn cơ quan bộ nói chung. Mạng LAN và Website BCN cùng hệ thống các phần mềm quản lý công văn đi đến, quản lý công việc đã đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của bộ , góp phần cải cách hành chính. Tuy nhiên, hệ thống phần mềm cũng có những hạn chế nhất định như đã nêu trên. Để khắc phục những hạn chế này, VP cùng phối hợp với Trung tâm tin học có những biện pháp hoàn thiện chương trình phần mềm và hiệu quả sử dụng như sau: Hoàn thiện chương trình để đảm bảo việc nhập dữ liệu nhanh và chính xác, đối với các tên đơn vị, các cụm quen thuộc hay sử dụng để đăng nhập cần được mặc định cho phép gõ tắt sử dụng tiện ích như Auto text, Auto Correct như trong Word. Tất cả các máy tính cá nhân của các cán bộ VP đều phải chuyển phông chữ của chương trình từ TCVN3 sang Unicode để có thể trao đổi và truyền tải thông tin qua mạng. - Để hỗ trợ cho công tác xử lý thông tin của các phòng ban chuyên môn, BCN cần nghiên cứu các phần mềm sử dụng trong phân tích kinh tế, tài chính; phân tích thị trường; quản lý nguồn lực; phân tích hình thái hoạt động…vừa tạo điều kiện cho các cán bộ chuyên môn tiết kiệm công sức trong xử lý thông tin chuyên ngành, vừa đảm bảo độ tin cậy và chính xác của thông tin cung cấp cho LĐB. Bộ phải có những quy định và kiểm tra nghiêm ngặt về việc nhập thông tin về ý kiến chỉ đạo và tình hình giải quyết công việc trên máy tính, nhằm tạo thói quen sử dụng mạng nội bộ trong cách giải quyết công việc cho các chuyên viên, khuyến khích việc trao đổi thông tin qua mạng giữa các phòng ban, đơn vị. Như vậy, cán bộ VP và các cán bộ chuyên môn sẽ giảm thiểu được những giao tiếp không cần thiết đồng thời tiết kiệm trang thiết bị, hạn chế nạn giấy tờ trong cơ quan theo đúng chỉ thị về giảm công văn giấy tờ trong hoạt động của các cơ quan hành chính CP vừa ban hành tháng 4/2006. Các văn bản có nội dung liên quan đến nhau được lưu trên mạng nội bộ cần có sự liên kết với nhau, từ văn bản này, các cán bộ VP có thể tìm và truy cập tới những văn bản khác trong cùng một hồ sơ hoặc cùng phản ánh một vấn đề qua những từ khoá được in đậm trên văn bản để kết nối theo dạng hyper text link. Công cụ tìm kiếm văn bản trên trang điện tử BCN hiện chưa hỗ trợ chức năng này. Việc tạo liên kết giữa các văn bản sẽ giúp các cán bộ VP tìm kiếm tất cả các văn bản cùng liên quan đến một vấn đề nhanh chóng, nắm bắt thông tin toàn diện và khái quát hơn. Hoàn thiện phần mềm tiện ích được ứng dụng trên trang điện tử BCN sẽ giúp các cán bộ VP gặp nhiều thuận lợi hơn trong việc sử dụng trong việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ cho công việc và hoạt động quản lý của LĐB. 3.2.4) Tổ chức tốt các nguồn dữ liệu phục vụ cho khai thác, sử dụng. Công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin sẽ được hỗ trợ rất nhiều nếu nguồn dữ liệu được tổ chức tốt, các cán bộ sẽ không mất quá nhiều thời gian và công sức nếu các thông tin sau khi sử dụng được lưu trữ trên các kênh thông tin khác nhau, sắp xếp, hệ thống một cách khoa học trở thành nguồn dữ liệu phục vụ cho những lần sử dụng sau đó. Thông tin được tổ chức thành nguồn dữ liệu còn góp phần duy trì chất lượng của thông tin , đảm bảo thông tin không bị mất mát, được bảo mật và được tổ chức khoa học tạo thuận lợi cho việc tra tìm và sử dụng. Vì vậy, tổ chức tốt các nguồn dữ liệu là công việc đầu tiên VP cần phải quan tâm thực hiện để công tác thu thập thông tin được tiến hành hiệu quả. Bên cạnh những công tác tổ chức nguồn dữ liệu như tiếp nhận văn bản đến, nộp lưu công văn đi của bộ phận văn thư, lưu văn bản trên mạng nội bộ do Trung tâm tin học tiến hành khá tốt, hai nguồn dữ liệu có thể cung cấp thông tin có giá trị là tài liệu trong hồ sơ công việc và thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan lại chưa được thực hiện theo đúng quy định. Trước hết, các cán bộ cần được nâng cao nhận thức về ý nghĩa của việc lập hồ sơ công việc và thu nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ cơ quan. Thủ trưởng các đơn vị nên thường xuyên đôn đốc, giám sát, kiểm tra việc thực hiện công tác này của các cán bộ. Ngoài ra, cơ quan Bộ có thể tổ chức kiểm tra chéo giữa các đơn vị việc thực hiện công tác lập hồ sơ, chất lượng của hồ sơ và việc thực hiện chế độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Đơn vị nào không chấp hành nghiêm túc và đúng quy định cần được chấn chỉnh và nhắc nhở kịp thời. Hồ sơ công việc được lập cần phải được biên mục cụ thể, rõ ràng, các văn bản trong hồ sơ được sắp xếp hợp lý, theo đúng trình tự giải quyết công việc. Bộ phận lưu trữ thuộc VP chỉ thu nhận tài liệu lưu trữ sau khi đã lập thành hồ sơ, kiên quyết không thu nhận tài liệu trong tình trạng bó gói, chưa được lập thành hồ sơ. Sau khi thu thập hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị , các cán bộ lưu trữ phải nhanh chóng thực hiện các công tác chỉnh lý và xây dựng công cụ tra cứu để tài liệu được đưa vào phục vụ cho việc khai thác, sử dụng của các cán bộ khi cần cung cấp thông tin cho LĐB. Bộ phận lưu trữ cũng nên tổ chức các hình thức khai thác, sử dụng phong phú hơn như công bố những tài liệu có ý nghĩa, có giá trị hiện lưu trữ bộ đang bảo quản để các đơn vị, các cán bộ biết tìm đến khai thác, sử dụng. Thu thập và xử lý nguồn dữ liệu này có thể đưa lại cho LĐB những quyết định chiến lược phát triển ngành đồng thời nâng cao nhiệm vụ chức năng tham mưu của VP đối với hoạt động quản lý của LĐB. VP BCN cần phải phối hợp với Trung tâm tin học đẩy nhanh tiến độ xây dựng cơ sở dữ liệu cho phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ ngành” để sớm đưa phần mềm vào sử dụng. Các tài liệu lưu trữ được quản lý trên phần mềm cần sắp xếp theo hồ sơ công việc, được hệ thống theo khung phân loại nhất định để tiện lợi cho việc tra tìm và sử dụng. Tổ chức nguồn dữ liệu khoa học, có chất lượng sẽ mang lại thông tin chính xác đáng tin cậy, giúp các cán bộ không mất quá nhiều công sức để thu thập và xử lý . 3.2.5) Nâng cao chất lượng của các công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin. Công tác thu thập thông tin : Các cán bộ VP BCN nên hoàn thiện hơn nữa các kỹ năng thu thập thông tin của mình. Cụ thể, thông tin trong các cuộc họp cần được tập trung ghi chép vào một cuốn sổ “Biên bản họp giao ban”. Các cán bộ VP BCN nên mở rộng hơn nữa các hình thức thu thập thông tin, trong đó thông tin quá khứ trong tài liệu lưu trữ cần được khai thác và sử dụng một cách triệt để. Thói quen sử dụng tài liệu lưu trữ cũng cần được thay đổi, tài liệu nên được khai thác theo hồ sơ để đảm bảo thông tin thu thập được đầy đủ, khái quát, phản ánh trọn vẹn một vấn đề. Các cán bộ cũng nên tạo cho mình thói quen thu thập thông tin sẵn có trên mạng nội bộ và mạng Internet, không dựa dẫm vào văn bản vừa tốn công sức cho việc quản lý và tốn diện tích cất giữ . Đối với thông tin cần sử dụng nhiều lần, các cán bộ có thể tạo riêng những thư mục trên máy tính cá nhân, đặt tên thư mục theo vấn đề, lưu giữ các file sau khi download để có thể sử dụng cho những lần sau. Trước khi download thông tin trên mạng cần diệt virus để đảm bảo các thông tin lưu giữ trên máy không bị virus xâm nhập và phá hoại. Công tác xử lý thông tin . Để nâng cao tính chủ động của cán bộ VP BCN trong việc xác định độ tin cậy của thông tin bên cạnh phương pháp xác định độ tin cậy dựa vào nguồn cung cấp và báo cáo thẩm định của các cán bộ chuyên môn, các cán bộ VP cũng cần phải trang bị cho mình kiến thức về lĩnh vực mình hoạt động. Cụ thể, cán bộ phụ trách giúp việc LĐB quản lý ngành công nghiệp nào nên thường xuyên đọc báo, tạp chí, sách chuyên ngành để cập nhật thông tin về ngành công nghiệp đó, làm quen với các từ ngữ, thuật ngữ chuyên ngành, nắm được những khái niệm, kiến thức cơ bản . Từ đó nâng cao hiểu biết, nhạy cảm trong việc phát hiện ra những thông tin trái ngược với thực tế hoặc chưa chính xác, chưa đủ độ tin cậy để kiểm định lại trước khi cung cấp cho LĐB. Thông tin xử lý cung cấp trong các báo cáo cần được tổng hợp theo hướng phân tích, đánh giá, nhận định về tình hình chứ không chỉ mang tính liệt kê như hiện nay. Các cán bộ tổng hợp có thể yêu cầu các đơn vị chuyên môn lập báo cáo có đầy đủ phân tích tình hình, ví dụ bên cạnh liệt kê những công việc đã thực hiện và chưa thực hiện cần lý giải nguyên nhân khách quan và chủ quan cho những công việc chưa thực hiện theo kế hoạch đặt ra, bên cạnh đó có kiến nghị, đề xuất một số giải pháp để LĐB có thể nghiên cứu, phê duyệt. Những báo cáo chưa đủ chất lượng cần được trả lại cho các đơn vị và nêu rõ lý do trả lại và những yêu cầu thông tin bổ sung, thời hạn cần giao nộp lại để tổng hợp. Các cán bộ tổng hợp nên đặt ra cho mình một số nguyên tắc trong xử lý thông tin đảm bảo thông tin cung cấp đến tay LĐB vừa ngắn gọn, xúc tích vừa phản ánh đúng thực tế khách quan . Một số nguyên tắc cán bộ tổng hợp có thể tham khảo như nguyên tắc không trùng lặp (thông tin được nhắc đi nhắc lại nhiều lần), nguyên tắc ưu tiên (chỉ những thông tin quan trọng,điển hình, nổi bật mới đưa vào báo cáo làm rõ cho cho các luận điểm trình bày), nguyên tắc thống nhất (các thông tin phải có mối liên hệ chặt chẽ , đồng nhất không được trái ngược nhau). Công tác cung cấp thông tin. Để nâng cao chất lượng của công tác thông tin , điều quan trọng các cán bộ VP cần phải xác định được mục đích của việc cung cấp thông tin và xem xét hoàn cảnh cung cấp thông tin để lựa chọn được những kênh truyền phù hợp. Để tránh trường hợp thông tin cung cấp không đủ, còn thiếu sót thường xuyên phải bổ sung lại nhiều lần, các cán bộ phụ trách cung cấp thông tin cần nắm vững yêu cầu thông tin của LĐB, lập ra khung thông tin cần báo cáo đối với hình thức thông tin định kỳ. Đối với báo cáo công tác định kỳ nên xác định cấp độ của báo cáo, cần căn cứ vào nội dung của các cuộc họp để xây dựng báo cáo. Báo cáo tuần cần điểm qua được tình hình hoạt động trọng tâm của Bộ trong tuần trước và phân công giải quyết những vấn đề còn vướng mắc nên có thể trình bày theo hướng liệt kê công việc. Báo cáo tháng được tổ chức để nghe các đơn vị báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh ; kết quả thực hiện chương trình công tác tháng trước, biện pháp công tác trọng tâm tháng tới. Vì vậy, nội dung báo cáo phải đề cập tới : Tình hình sản xuất kinh doanh. Tình hình chỉ đạo, điều hành của LĐB và công tác của các đơn vị thuộc bộ. Kết quả thực hiện chương trình công tác tháng trước. Các biện pháp thực hiện công tác trọng điểm trong tháng sau. Báo cáo quý, 6 tháng, năm được tổ chức để sơ kết, tổng kết hoạt động toàn ngành vì vậy bên cạnh lĩnh vực hoạt động của Bộ cần có báo cáo kết quả của các ngành công nghiệp. Thông tin trong báo cáo cần được phân tích, so sánh, đối chiếu với cùng kỳ trước đó để thấy được mức độ tăng trưởng hay suy giảm. Báo cáo cần đề cập đầy đủ và bổ sung thêm các vấn đề sau: - Tình hình sản xuất kinh doanh : +Giá trị sản xuất công nghiệp +Tình hình hoạt động trong ngành công nghiệp +Tình hình sản xuất một số sản phẩm chủ yếu + Tình hình xuất nhập khẩu + Một số tình hình các ngành + Tình hình công nghiệp địa phương + Tình hình thực hiện đầu tư xây dựng và một số dự án quan trọng Tình hình công tác quản lý nhà nước của Bộ: + Công tác xây dựng BQPPL + Công tác thanh tra, giải quyết khiếu tố + Công tác tài chính + Công tác đổi mới và cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước + Công tác hợp tác quốc tế + Công tác khoa học công nghệ. - Các chủ trương, biện pháp chủ yếu thực hiện trong thời gian tới. Không chỉ xác định khung thông báo cáo bằng văn bản , cán bộ nên ghi chép lại những thông tin phản hồi của LĐB lấy đó là cơ sở để thu thập và xử lý các thông tin tiếp theo. Như vậy, các cán bộ mới có thể thu thập đầy đủ thông tin, không bỏ sót bất cứ thông tin nào khi được yêu cầu cung cấp. Ngoài các hình thức cung cấp thông tin truyền thống như trước đây, các cán bộ nên làm quen và sử dụng các hình thức mới như trao đổi qua mạng nội bộ, gửi thư điện tử có những file đính kèm. Các hình thức trao đổi này vừa tiết kiệm thời gian, công sức lại đảm bảo LĐB được cung cấp thường xuyên thông tin về công việc giải quyết tại cơ quan ngay cả khi đi công tác. Tuy nhiên, để đảm bảo bí mật, an toàn trong truyền tải thông tin qua kênh này, Trung tâm tin học cần phải nghiên cứu và nâng cao hơn nữa về độ bảo mật, tính xác thực và toàn vẹn của thông tin được truyền tải.