Đề tài Đặc điểm chung về bộ máy kế toán và công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU Nhu cầu tiêu dùng của hơn 80 triệu dân và chính sách mở cửa nền kinh tế trong những năm gần đây đã khiến cho thị trường hàng hoá nước ta là một thị trường hấp dẫn các nhà sản xuất. Đối với các doanh nghiệp sản xuất trong nước, phần lớn đều lạc hậu về kỹ thuật công nghệ đồng thời lại thiếu vốn thì khả năng cạnh tranh là không cao. Hơn nữa, nước ta đã gia nhập tổ chức thương mại quốc tế WTO, nên mức độ cạnh tranh sẽ còn khốc liệt hơn nữa. Vì vậy, muốn đứng vững trên thị trường, đòi hỏi những nhà quản lý doanh nghiệp phải tìm ra cho doanh nghiệp mình một lối đi thích hợp nhất trước những khó khăn gặp phải, đồng thời phải nắm bắt được nhu cầu của người tiêu dùng, thường xuyên cải tiến sản phẩm, nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm. Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nôi, trực thuộc Tổng công ty hoá chất Việt Nam cũng không phải là một ngoại lệ so với các doanh nghiệp kể trên. Thời gian qua, công ty cũng gặp phải nhiều khó khăn trong sản xuất kinh doanh, sản phẩm làm ra không tiêu thụ được do không đủ sức cạnh tranh. Nhưng tính đến thời điểm này, mặc dù vẫn còn nhiều vấn đề cần khắc phục song công ty đã đứng vững và phát triển ổn định trên thị trường, tạo công ăn việc làm và thu nhập ổn định cho người lao động. Trong thời gian đến thực tập tại Công ty Xà phòng Hà Nôi, em đã hiểu thêm được nhiều điều trong thực tế về tình hình kinh doanh, quản lý, bộ máy kế toán và công tác kế toán cũng như việc ứng dụng các kiến thức trên ghế nhà trường vào hoạt động cụ thể của công ty. Tuy đã cố gắng tìm hiều thực tế cũng như được sự giúp đỡ hết sức nhiệt tình của các cô, các anh chị trong phòng Tài chính-Kế toán nhưng do thời gian thực tập và kinh nghiệp còn hạn chế nên Báo cáo thực tập của em chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót. Vì vậy, em mong sẽ nhận được sự thông cảm và đóng góp của các thầy cô để em có thể hoàn thiện được bản Báo cáo ngày cũng như nhận thức của mình. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các cô chú, các anh chị phòng Tài chính - Kế toán Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội đã giúp đỡ em thực hiện Báo cáo này. Báo cáo thực tập tổng hợp gồm 3 phần: * Phần I: Tổng quan về kinh doanh và quản lý tại Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội. * Phần II: Đặc điểm chung về bộ máy kế toán và công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội. * Phần III: Đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội. PHẦN I TỔNG QUAN VỀ KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÀ PHÒNG HÀ NỘI 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển tại Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội Tên giao dịch: Ha Noi Soap Joint stock Company Tên viết tắt: Haso Company Trụ sở chính: 233B - Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội tiền thân là Công ty Xà phòng Hà Nội được thành lập vào ngày 25/11/1960 với tên gọi Nhà máy xà phòng Hà Nội, là một doanh nghiệp nhà nước thuộc ngành hoá chất trực thuộc Bộ công nghiệp nặng và chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng công ty hoá chất Việt Nam. Với nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất các chất tẩy rửa tổng hợp, xà phòng tắm, kem đánh răng phục vụ nhu cầu tiêu dùng của nhân dân. Nhà máy xà phòng Hà Nội được khởi công xây dựng vào năm 1958 và đi vào hoạt động từ ngày 25/11/1960 theo giấy phép số 323 QĐ/TCNXDT do Bộ công nghiệp nặng cấp. Toàn bộ vốn đầu tư ban đầu do Trung Quốc viện trợ. Từ năm 1960 đến năm 1990 nhà máy hoạt động dưới sự chỉ đạo của Bộ công nghiệp nặng, sản xuất kinh doanh theo chỉ tiêu kế hoạch của nhà nước. Việc tiêu thụ hàng hoá do nhà nước bao tiêu nên nhà máy hầu như độc quyền về sản phẩm, sản phẩm của nhà máy tiêu thụ khắp cả nước đặc biệt là ở phía Bắc. Từ 1991, do có sự chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, nhà máy được giao quyền tự chủ trong quản lý, sử dụng vốn kinh doanh. Vốn cố định chủ yếu gồm nhà xưởng, máy móc, thiết bị vào khoảng 3 tỷ đồng. Để thích ứng với cơ chế kinh tế mới, đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng ngày càng cao và để sản phẩm của mình có thể tồn tại, cạnh tranh trên thị trường, công ty đã lắp đặt thêm một số dây chuyền sản xuất mới, nghiên cứu sản xuất các loại sản phẩm mới như xà phòng kem cao cấp, sữa giặt, nước rửa chén và một số loại mỹ phẩm khác. Năm 1993, để phù hợp với luật tổ chức công ty, Nhà máy xà phòng Hà Nội đã đổi tên thành Công ty Xà phòng Hà Nội theo Nghị định số 388/HĐBT ngày 20/11/1991 của HĐBT (nay là Chính phủ) tại Quyết định số 323 QĐ/TCNSĐT ngày 27/5/1993, thực hiện tổ chức quản lý và sản xuất theo mô hình công ty. Kể từ khi có sự chuyển đổi cơ cấu kinh tế, ngành công nghiệp hoá chất đã có sự cạnh tranh mạnh mẽ. Nhiều loại hình doanh nghiệp được thành lập như doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, công ty lien doanh, công ty 100% vốn nước ngoài đầu tư vào lĩnh vực này. Để có thể tồn tại và cạnh tranh trên thị trường các doanh nghiệp đều phải đầu tư lớn cho việc cải tiến mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm hấp dẫn người tiêu dùng. Trong môi trường cạnh tranh mạnh mẽ như vậy từ tháng 12/1994 công ty đã liên doanh với hãng UNILEVER của Anh. Toàn bộ công ty trước đây được tách thành hai doanh nghiệp: Ø Công ty Xà phòng Hà Nội Ø Công ty Liên doanh Lever – Haso Công ty Xà phòng Hà Nội đóng vai trò là công ty mẹ, hàng năm thu về nguồn lợi nhuận căn cứ vào giá trị vốn góp ban đầu (36%). Việc liên doanh với hãng đầu tư nước ngoài một mặt nhằm tiết kiệm chi phí ở mức thấp nhất, có thể hạ giá thành sản phẩm mặt khác còn tận dụng, khai thác công nghệ tiên tiến, học tập kinh nghiệm tổ chức quản lý khoa học tạo sự thay đổi cho sản phẩm của công ty: Xút đặc, Kem giặt các loại, Nước rửa chén, Hộp carton Tuy nhiên trong quá trình sản xuất kinh doanh công ty đã vấp phải nhiều khó khăn như: hầu hết máy móc thiết bị đã cũ, lạc hậu; ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế Đông Nam Á dẫn đến chi phí các yếu tố đầu vào của công ty tăng lên trong khi không thể tăng giá bán được do sức mua giảm, điều này làm cho lợi nhuận của công ty giảm rõ rệt. Trước tình hình đó, cùng với quy định của pháp luật về biện pháp tổ chức lại doanh nghiệp nhà nước nhằm đảm bảo vai trò của hệ thống doanh nghiệp nhà nước trong sự phát triển của nền kinh tế quốc dân và theo Quyết định số 309/QĐ-HĐQT ngày 29/11/2002 của Hội đồng quản trị Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam, Công ty Xà phòng Hà Nội thực hiện cổ phần hoá trong năm 2003. Theo Quyết định số 3169/QĐ-TCKT ngày 26/11/2003 của Bộ Công nghiệp về việc “Xác định giá trị Công ty Xà phòng Hà Nội của Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam để cổ phần hoá”, giá trị thực tế của doanh nghiệp tại thời điểm 31/12/2002 (không kể phần vốn góp vào Liên doanh UNILEVER) là 85.428.113.317 đồng, trong đó giá trị thực tế phần vốn Nhà nước là 66.018.685.673 đồng. Theo Quyết định số 3260/QĐ-TCKT ngày 8/12/2003 của Bộ Công nghiệp về việc “Sửa đổi Điều 1 Quyết định số 3169/QĐ-TCKT ngày 26/11/2003 về việc xác định giá trị Công ty Xà phòng Hà Nội của Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam để cổ phần hoá”, giá trị thực tế của doanh nghiệp tại thời điểm 31/12/2002 (không kể phần vốn góp vào Liên doanh UNILEVER) được sửa đổi thành 77.886.744.922 đồng, trong đó giá trị thực tế phần vốn Nhà nước là 58.477.317.278 đồng. Công ty đã điều chỉnh lại giá trị tài sản, nguồn vốn trên Bảng cân đối kế toán tại ngày 31/12/2002 theo Quyết định trên. Theo Quyết định số 859/QĐ-HĐQT ngày 22/12/2003 của Hội đồng quản trị Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam, toàn bộ phần vốn của Công ty Xà phòng Hà Nội góp tại Công ty Liên doanh Lever Việt Nam được điều động về Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam. Theo Quyết định số 248/2003/QĐ-BCN ngày 31/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp về việc chuyển Công ty Xà phòng Hà Nội thuộc Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam thành Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội, vốn điều lệ của Công ty cổ phần là 58.447.000.000 đồng, trong đó: v Tỷ lệ cổ phần của nhà nước 80,00% v Tỷ lệ cổ phần bán cho người lao động trong công ty 15,06% v Tỷ lệ cổ phần bán ra ngoài công ty 4,94% (Trị giá một cổ phần: 100.000 đồng) Từ ngày 01/02/2005 Công ty chính thức hoạt động dưới hình thức Công ty Cổ phần. Hiện nay, tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là 175 người, trong đó nhân viên gián tiếp là 40 người, thu nhập bình quân là 1.950.000 đồng/người/tháng. Bảng 1.1: Khái quát tình hình thực hiện các chỉ tiêu tài chính qua các năm: ĐVT: triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2006 2007 2008 1. Tổng tài sản (trđ) - TSNH (trđ) - TSDH (trđ) 208.641 153.758 54.883 221.139 170.487 50.652 219.493 168.517 50.976 2. Tổng doanh thu (trđ) 371.885 391.736 393.393 3. Tổng lợi nhuận sau thuế TNDN (trđ) 3.378 3.434 4.242 4. Vốn chủ sở hữu (trđ) 57.489 64.972 62.718 5. Tổng nộp ngân sách (trđ) 18.430 19.003 20.697 6. Tỷ suất lợi nhuận/doanh thu (%) 1,26 1,22 1,25 7. Lợi nhuận/Vốn đầu tư của chủ sở hữu (%) 8,01 8,15 8,44 8. LN được chia từ vốn nhà nước tại công ty (trđ) 2.339 2.339 2.806 9. Tổng quỹ lương (trđ) 3.354 3.620 3.631 (Nguồn: theo Báo cáo tài chính của công ty qua các năm) 1.2. Đặc điểm chung về kinh doanh tại Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội 1.2.1. Chức năng Gần 50 năm xây dựng và phát triển, Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội đã luôn phấn đấu, đầu tư mở rộng sản xuất, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm. Để có thể đứng vững trong nền kinh tế đang có nhiều biến động và cạnh tranh gay gắt hiện nay, Ban lãnh đạo công ty đã đề ra những chức năng và nhiệm vụ chính sau: - Xây dựng và thực hiện kế hoạch nhằm đạt được mục tiêu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh - Thực hiện chế độ hạch toán độc lập - Chấp hành đúng các chính sách, chế độ của Nhà nước - Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công nhân viên trẻ có năng lực - Nghiên cứu, áp dụng khoa học - kỹ thuật và công nghệ mới, lập quy hoạch và tiến hành nâng cấp cơ sở hạ tầng. 1.2.2. Lĩnh vực kinh doanh - Kinh doanh, xuất nhập khẩu hoá chất, vật tư hoá chất và chất tẩy rửa tổng hợp; - Sản xuất kinh doanh hoá mỹ phẩm bao bì và in nhãn mác trên sản phẩm đó (hộp Carton, bao giấy, bao và chai nhựa các loại); - Công nghiệp sản xuất chất tẩy rửa tổng hợp; - Kinh doanh thực phẩm công nghệ, lương thực, thực phẩm đã qua chế biến; - Cho thuê văn phòng và kho tang; - Sản xuất và kinh doanh nhựa PVC, vật liệu xây dựng, hàng trang trí nội, ngoại thất, sản phẩm, vật tư ngành cơ khí; - Kinh doanh phân bón. 1.2.3. Sản phẩm - Các chất tẩy rửa dạng lỏng; - Sản xuất bao và chai nhựa các loại; - Kinh doanh vật tư, hoá chất cho ngành tẩy rửa; - Gia công các chất tẩy rửa dạng lỏng, rắn. 1.2.4. Thị trường mua bán hàng Trong suốt 48 năm xây dựng và phát triển, công ty đã đạt được những thành tích đáng kể trong sản xuất kinh doanh và đã có những đóng góp tích cực trong việc tạo ra sản phẩm phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của nhân dân. Sản phẩm, hàng hoá của công ty được tiêu thụ hầu hết trong cả nước nhưng thị trường chủ yếu là khu vực phía Bắc. Sản phẩm của ông ty đa dạng về chủng loại và có nhiều quy cách, phẩm cấp khác nhau. Với đặc điểm riêng của từng sản phẩm sản xuất mà trong quá trình sản xuất, công ty đã sử dụng một khối lượng, chủng loại vật liệu rất lớn. Các loại vật liệu chủ yếu công ty sử dụng trong quá trình sản xuất bao gồm các loại hoá chất như Las, Na2SiO3, Na2SO4, Na2CO3, SO2, NaCl, H2SO4 các loại chất thơm chủ yếu được nhập từ nước ngoài hoặc mua của các đơn vị hoá chất trong nước. Ngoài ra, một số sản phẩm hòm carton yêu cầu chất lượng cao thì phải dùng tới nguyên liệu giấy được nhập từ Canada, số còn lại được làm bằng giấy sản xuất tại các cơ sở trong nước. Công ty Cổ phẩn Xà phòng Hà Nội sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau, nguyên liệu (đầu vào) sản xuất mỗi loại sản phẩm khác nhau nên quy trình công nghệ sản xuất mỗi loại sản phẩm không giống nhau. Có thể mô tả công nghệ sản xuất sản phẩm chủ yếu của công ty qua sơ đồ sau: * Quy trình công nghệ sản xuất kem giặt (sơ đồ 1.1a): Nguyên liệu chủ yếu đưa vào sản xuất bao gồm chất tạo bột như Las, H2SO4, Tripoly, Sođa (Na2CO3), NaCl, Silic, cao lanh, chất tẩy trắng và nhiều phụ gia khác đã được kiểm tra chất lượng trước khi đưa vào sản xuất. Sơ đồ 1.1a: Quy trình công nghệ sản xuất kem giặt LAS Silicat H20 Cân đong Khuấy trộn Bơm nghiền Bể chứa Đóng gói Để ổn định qua 2 ngày Nhập kho Kiểm tra tỷ trọng Kiểm tra đóng gói Kiểm tra tỷ trọng - Kiểm tra thời gian tầy - Kiểm tra tỷ lệ - LAS: H2SO4.H20 - Kiểm tra thời gian khuấy - Kiểm tra thời gian cho Silicat - Kiểm tra chất lượng nước cho vào - Chất thơm và các chất phụ gia khác * Quy trình công nghệ sản xuất hộp carton (Sơ đồ 1.1b): Nguyên liệu bao gồm: giấy cuộn, bột sắn, NaOH, keo trước khi đưa vào sản xuất các nguyên liệu này đều phải được kiểm tra chất lượng theo đúng quy định. Sơ đồ 1.1b: Quy trình công nghệ sản xuất hộp carton Nhận vật tư Khuấy keo Tạo sóng Sấy định hình Cắt tấm Cắt kẻ dọc Cắt góc In Ghim T.phẩm Nhập kho Công việc Vừa làm vừa kiểm tra Ghi chú 1.3. Đặc điểm quản lý và bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội 1.3.1. Các quy định chung về quản lý: Công ty Xà phòng Hà Nội là một đơn vị hạch toán độc lập, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng công ty Hoá chất Việt Nam thuộc Bộ công nghiệp. Bộ máy quản lý của Công ty Xà phòng Hà Nội được tổ chức theo cơ cấu một cấp, điều lệ về tổ chức vào hoạt động của công ty theo luật doanh nghiệp Nhà nước được Tổng công ty Hoá chất Việt Nam phê chuẩn ngày 05/12/1996. 1.3.2. Mô hình quản lý: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của công ty. Một bộ máy tổ chức gọn nhẹ, phù hợp sẽ hoạt động có hiệu quả. Vì vậy, công tác nghiên cứu đã đưa ra mô hình cơ cấu quản lý của công ty như sau: Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy hành chính quản lý của công ty HĐQT Ban kiểm soát Giám đốc điều hành Phòng kỹ thuật Phòng tổ chức HC Phòng TC - KT Phòng đầu tư XDCB Phòng kinh doanh QĐPX Xà phòng thơm QĐPX Nước rửa chén QĐPX Nhựa QĐPX Carton *Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban: - Hội đồng quản trị: Là cơ quan cao nhất, là đại diện pháp nhân duy nhất của công ty, có quyền nhân danh công tuy để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông. - Ban kiểm soát: Là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của công ty. Kiểm tra tính trung thực và hợp pháp trong quản lý và điều hành hoạt động của công ty trong ghi chép sổ sách kế toán và báo cáo kế toán. - Giám đốc công ty: Chỉ huy điều hành mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm toàn diện trước pháp luật, trước toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Giám đốc công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Hội đồng quản trị. - Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc trong việc bố trí sắp xếp đội ngũ cán bộ trong công ty một cách hợp lý theo trình độ khả năng của mỗi người. Giải quyết các chế độ chính sách cho cán bộ công nhân viên, tuyển dụng lao động của công ty. Tổ chức đào tạo nâng lương, nâng bậc cho cán bộ công nhân viên. - Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ tổ chức công nghệ sản xuất của các phân xưởng, nghiên cứu sản phẩm đồng thời kiểm tra chất lượng các sản phẩm đã sản xuất và những nguyên liệu, vật liệu, kiểm tra sản phẩm dở dang trên từng công đoạn, chất lượng nhập kho. - Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ làm các thủ tục có lien quan tới việc xuất khẩu các loại thành phẩm hàng hoá và nhập khẩu một số máy móc thiết bị, hoá chất từ nước ngoài phục vụ cho sản xuất. Bên cạnh đó phòng kinh doanh xuất nhập khẩu còn có nhiệm vụ lập kế hoạch và giao kế hoạch cho các phân xưởng. - Phòng kế toán tài chính: Có nhiệm vụ ghi chép, tính toán, xử lý số liệu, đảm bảo phản ánh kịp thời và đúng chế độ. Cung cấp số liệu cho các phòng ban có liên quan. Xây dựng các kế hoạch thu chi tài vụ, phân tích các hoạt động kinh tế, lập báo cáo thường xuyên và định kỳ, tham gia và đề xuất các kiến nghị về việc xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Đồng thời tổ chức chỉ đạo, kiểm tra các bộ phận trong công ty, thực hiện đầy đủ sự ghi chép ban đầu về chế độ hạch toán cũng như chế độ quản lý kinh tế - tài chính. - Phòng đầu tư xây dựng cơ bản: Phòng này được thành lập vào năm 2000 với nhiệm vụ chủ yếu là giám sát các công trình đầu tư của công ty và lập các kế hoạch xây dựng cơ bản. PHẦN II ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÀ PHÒNG HÀ NỘI 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội 2.1.1. Lao động kế toán Phòng kế toán của Công ty bao gồm 6 người, tất cả đều được đào tạo đúng chuyên ngành, tốt nghiệp Đại học và có nhiều kinh nghiệm. Phòng kế toán gồm: 1 trưởng phòng, 1 phó phòng, 3 kế toán viên và 1 thủ quỹ. 2.1.2. Tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán được đặt dưới sự lãnh đạo của Ban Giám đốc công ty, có trách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, thống kê trong phạm vi toàn doanh nghiệp, tổ chức các thông tin kinh tế, hướng dẫn chỉ đạo, kiểm tra các bộ phận trong công ty, thực hiện đầy đủ sự ghi chép ban đầu và chế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tế tài chính. Để bộ máy kế toán của công ty hoạt động thực sự có hiệu quả, phòng Kế hoạch - Tài vụ đã đề ra mục tiêu chất lượng, biện pháp và đã thực hiện trong năm 2002 như sau: Thứ nhất: Thực hiện ISO 9001:2000. Phối hợp cùng các bộ phận trong công ty đạt được chứng chỉ ISO vào quý I/2002. Biên soạn và bổ sung các tài liệu theo yêu cầu và đúng tiến độ, triển khai áp dụng và đôn đốc kiểm tra. Thứ hai: Xây dựng kế hoạch SXKD theo từng mục đích với độ chính xác cao. Phối hợp cùng các bộ phận khác trong công ty lên kế hoạch từ đầu năm. Thứ ba: Tổ chức và đánh giá sự hài lòng của khách hàng, nắm bắt thông tin của khách hàng. Phấn đấu đánh giá được từ 15-20 khách hàng. Cùng với các bộ phận khắc phục, xử lý và nâng cao chất lượng sản phẩm, trình độ quản lý để phục vụ khách hàng tốt hơn. Do công ty thực hiện công tác kế toán tập trung, không có đơn vị trực thuộc vì vậy để đảm bảo và chỉ đạo tập trung, thống nhất trực tiếp của trưởng phòng kế toán, phù hợp với quy mô sản xuất, đặc điểm và tổ chức quản lý sản xuất, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sau: Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toánTRƯỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH-KẾ TOÁN PHÓ PHÒNG TC-KT - Kế toán tổng hợp - Kế toán giá thành - Kế toán thuế - Kế toán doanh thu, tiêu thụ - Kế toán phân bổ điện, nước - Kế toán xây dựng cơ bản - Kế toán công nợ phải thu - Kế toán thành toán tiền mặt - Theo dõi vật tư hàng hoá gia công - Phụ trách ISO tài chính-kế toán - Thủ quỹ - Kế toán thành phẩm - Kế toán công nợ phải trả - Kế toán TSCĐ - Kế toán ngân hàng - Kế toán VAT đầu vào - Kế toán lương và các khoản trích theo lương - Quyết toán hợp đồng nhập khẩu 2.1.3. Nhiệm vụ Kế toán trưởng: * Nhiệm vụ điều hành: - Là người lãnh đạo cao nhất của phòng, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch HĐQT và công ty về tất cả các hoạt động của phòng do mình phụ trách. - Trưởng phòng có trách nhiệm quản lý chung, trông coi (kiểm soát) mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán.Phải nắm được toàn bộ tình hình tài chính của công ty để tham mưu cho lãnh đạo ra các quyết định về chính sách và kế hoạch tài chính của công ty. - Tổ chức công tác quản lý và điều hành phòng TCKT, thực hiện các công việc liên quan đến lĩnh vực nghiệp vụ, thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc Phòng TCKT. - Tổ chức công tác tài chính kế toán, thống kê và bộ máy nhân sự của Phòng TCKT theo yêu cầu đổi mới phù hợp với chủ trương,chiến lược phát triển của Công ty trong từng giai đoạn. - Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát và giám sát toàn bộ công việc của Phòng để kịp thời giải quyết các vướng mắc khó khăn, đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ của Phòng và mỗi thành viên đạt hiệu quả cao nhất, nhận xét, đánh giá kết quả thực hiện công việc và năng lực làm việc của từng cán bộ nhân viên để khen thưởng, động viên hoặc kỷ luật kịp thời. - Chủ trì các cuộc hội ý, định kỳ về công tác nghiệp vụ (tuần 1 lần), họp đột xuất để thảo luận và giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác của Phòng, của từng thành viên.Tham gia các cuộc họp giao ban của công ty, họp chuyên đề có liên quan đến nhiệm vụ của Phòng hoặc cần đến sự phối hợp của Phòng TCKT. - Báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động của Phòng TCKT cho Chủ tịch HĐQT công ty, tiếp nhận, phổ biến và triển khai thực hiện kịp thời các chỉ thị của Chủ tịch HĐQT. * Nhiệm vụ chuyên môn: - Công tác tài chính: + Là người trực tiếp giám sát, theo dõi các nguồn vốn và tình hình sử dụng vốn của công ty, quan hệ với các Ngân hàng và tổ chức tín dụng và các định chế tài chính khác, nhằm đảm bảo cho công ty thực hiện được nghĩa vụ với các chủ đầu tư hoặc người nắm giữ cổ phiếu của công ty phù hợp với Điều lệ công ty và pháp luật hiện hành. + Nghiên cứu, xây dựng hệ thống thu thập thống thông tin, hệ thống các báo biểu, xác định phương pháp, chỉ tiêu phân tíchnhằm phân tích đánh giá hoạt động tài chính của công ty theo định kỳ. + Đánh giá hiệu quả quản lý, sử dụng vốn của công ty và từ đó đề xuất các biện pháp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. + Kiểm tra, phân tích tình hình kế hoạch tài chính đã xây dựng. + Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch HĐQT phân công. + Chịu trách nhiệm cao nhất trước HĐQT và Ban Giám đốc công ty về tính hợp pháp, hợp lệ trong công tác tài chính của toàn công ty. - Công tác kế toán: + Tổ chức kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của công ty theo yêu cầu của từng giai đoạn phù hợp với chủ trương, chiến lược phát triển chung của công ty. + Tổ chức cải tiến và hoàn thiện chế độ hạch toán kế toán, bộ máy kế toán, bảo đảm việc ghi chép, tính toán số liệu chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ của quá trình hoạt động kinh doanh trong toàn công ty theo các quy định hiện hành. + Tổ chức chỉ đạo việc kiểm kê, đánh giá chính xác tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tiền mặt, thành phẩm, hàng hóa, đánh giá tình hình sử dụng và quản lý vốn cũng như phát hiện kịp thời các trường hợp làm sai nguyên tắc quản lý tài chính kế toán hoặc làm mất mát, gây hư hỏng, thiệt hại đề ra các biện pháp xử lý và quản lý phù hợp. + Tổ chức kiểm tra, kiểm soát các hợp đồng kinh tế của công ty nhằm bảo vệ cao nhất quyền lợi của công ty và an toàn cho hoạt động tài chính, kế toán. + Tổ chức phân tích, đánh giá tình hình hoạt động tài chính, kinh doanh của toàn công ty. Thông qua số liệu TCKT nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tháo gỡ khó khăn trong kinh doanh do các quy định tài chính không phù hợp để đẩy mạnh phát triển kinh doanh. + Trường hợp cần thiết: tổ chức tập huấn, phổ biến, hướng dẫn các phòng ban về các điều kiện, tiêu chuẩn kế toán tài chính hiện hành để thống nhất áp dụng trong toàn công ty. + Tham gia kiểm tra, kiểm soát, giám sát việc chấp hành Điều lệ của công ty, các quy định, chính sách liên quan đến tài chính kế toán do công ty ban hành, nhằm ngăn ngừa và kiến nghị xử lý kịp thời các sự việc làm sai. + Không ngừng nâng cao kiến thức kỹ năng nghiệp vụ quản lý TCKT, nghiên cứu sây sát hoạt động của các bộ phận để cải tiến và hoàn thiện công tác kê toán toàn công ty, đáp ứng kịp thời nhu cầu đổi mới và phát triển của công ty. Kế toán tổng hợp; giá thành; Kế toán thuế; Doanh thu; Kế toán XDCB * Kế toán tổng hợp: - Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết, cân đối các tài khoản, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo quy định của nhà nước và công ty. - Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của các phần hành kế toán thực hiện trên máy, để phát hiện và hiệu chỉnh kịp thời các sai sót (nếu có) về nghiệp vụ hạch toán, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời. - Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản, báo cáo cân đối tiền hàng theo đúng quy định. - Hướng dẫn nghiệp vụ cho các phần hành kế toán của công ty trong công tác xử lý số liệu, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để thực hiện tốt phần hành kế toán được phân công. Kiểm tra, hiệu chỉnh nghiệp vụ cho các kế toán viên nắm rõ cách thức hạch toán đối với các phát sinh mới về nghiệp vụ hạch toán kế toán. * Kế toán giá thành: - Phân phối cùng kế toán nguyên vật liệu, thành phẩm tập hợp chi phí sản xuất và xác định thành phẩm hoàn thành trong tháng. - Tính toán giá thành sản phẩm. - Phân tích giá thành sản phẩm, kiến nghị biện pháp giảm giá thành. * Kế toán doanh thu - tiêu thụ: - Theo dõi số lượng hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ đã được xác định tiêu thụ. - Doanh thu phải được theo dõi chi tiết cho từng loại hình kinh doanh kể cả doanh thu bán hàng nội bộ.Trong từng loại doanh thu phải chi tiết cho từng loại sản phẩm, dịch vụ nhằm phục vụ cho việc xác định đầy đủ, chính xác kết quả kinh doanh theo yêu cầu quản lý tài chính và lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. * Kê VAT đầu ra, lập tờ khai thuế GTGT: - Trên cơ sở hóa đơn bán hàng kê khai VAT đầu ra theo quy định hiện hành. - Kết hợp với kế toán kê khai VAT đầu vào, lập tờ khai thuế GTGT theo quy định hiện hành. * Phân bổ điện nước: Trên cơ sở ghi số điện, nước của phân xưởng cơ điện. Phân bổ điện nước cho các đơn vị thuê mặt bằng tại công ty, phân bổ chi phí điện năng vào sản phẩm cuối tháng. * Kế toán XDCB: - Theo dõi hạng mục công trình theo hợp đồng kinh tế đã ký. - Tập hợp chi phí của các công trình XDCB, xác định nguyên giá TSCĐ xây dựng cơ bản bàn giao. - Kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi phí XDCB theo quy định hiện hành. - Tập hợp hồ sơ chứng từ theo quy định. - Kết hợp với kế toán công nợ phải trả, theo dõi việc thanh toán cho các nhà thầu, chi tiết theo từng công trình. Kế toán vật tư, thành phẩm, hàng hóa; Kế toán công nợ phải trả; Kế toán TSCĐ * Kế toán vật tư-thành phẩm-hàng hóa: - Theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho vật tư, sản phẩm, hàng hóa về mặt số lượng và giá trị tại các kho của công ty. - Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho. - Định kỳ phải đối chiếu số lượng với phòng KHTT và thủ kho, lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho sản phẩm, vật tư, hàng hóa vào cuối tháng. - Theo dõi tình hình tăng, giảm, tồn kho các loại vật tư hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. * Kế toán công nợ phải trả: - Theo dõi các khoản công nợ phải trả của công ty. Lập danh sách các khoản nợ của công ty, tiến hành phân chia các khoản nợ đến hạn, quá hạn và trong thời hạn thanh toán từ đó lên kế hoạch thanh toán công nợ hàng tuần và dự kiến nguồn trang trải. - Kiểm tra công nợ phải trả của công ty, kiến nghị các biện pháp nhằm khuyến khích người bán cấp tín dụng dài hơn cho công ty. * Kế toán TSCĐ: - Tập hợp hồ sơ TSCĐ, lập thẻ theo dõi TSCĐ theo đúng quy định. - Nhận xét sơ bộ về các chứng từ mua sắm TSCĐ, công cụ, dụng cụ. - Tiếp nhận, kiểm tra, tổng hợp các báo cáo kiểm kê định kỳ TSCĐ, công cụ, dụng cụ và các báo cáo các biến động TSCĐ hàng tháng. - Tính, trích khấu hao TSCĐ và phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ định kỳ hàng tháng. - Quản lý về mặt giá trị, theo dõi biến động tăng, giảm, hạch toán khấu hao, phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ tại các bộ phận, phòng ban trực thuộc công ty. Kế toán Ngân hàng; VAT đầu vào; Kế toán lương & bảo hiểm; đôn đốc công nợ, thu hồi công nợ. * Kế toán Ngân hàng: - Tiếp nhận các chứng từ thanh toán và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ. - Lập ủy nhiệm chi và làm các thủ tục thanh toán các khoản nợ của công ty đối với khách hàng, ngân hàng và các khoản thanh toán nội bộ. Phản ánh vào các sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ phụ của Ngân hàng. - Theo dõi các khoản thanh toán cho khách hàng. - Làm các thủ tục vay vốn cho công ty. - Theo dõi các khoản vay. - Theo dõi các LC đã mở. - Căn cứ vào kế hoạch thanh toán nợ phải trả, dự trù các nguồn tiền trả nợ và kiến nghị giải pháp thanh toán phù hợp. - Tìm hiểu các Ngân hàng để vay được với lãi suất thấp nhất, mua ngoại tệ với mức giá cạnh tranh nhất. * Kê VAT đầu vào: - Kiểm tra tính hợp pháp để kê VAT của các hóa đơn đầu vào. - Lập bảng kê VAT đầu vào theo quy định hiện hành. - Phối hợp cùng với kế toán kê VAT đầu ra lập tờ khai thuế GTGT * Kế toán Lương, BHXH, BHYT, KPCĐ: - Tập hợp, theo dõi các khoản chi lương, các khoản có tính chất lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. - Kiểm tra các khoản chi lương và các khoản chi phí có tính chất lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. - Phân bổ tiền lương vào giá thành. - Phối hợp cùng với các phòng liên quan để quyết toán, đối chiếu, lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. Kế toán tiền mặt; Công nợ phải thu: * Kế toán thanh toán tiền mặt: - Tiếp nhận các chứng từ thanh toán và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ. - Lập chứng từ thu-chi cho các khoản thanh toán của công ty đối với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ. Phản ánh vào các sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ. - Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt của Công ty hàng ngày. * Kế toán công nợ phải thu: - Theo dõi các khoản công nợ của khách hàng. Lập danh sách khoản nợ của công ty, đơn vị khách hàng để sắp xếp lịch thu đúng hợp đồng, đúng thời hạn, đôn đốc, theo dõi và đòi các khoản nợ chưa thanh toán. - Phân tích tình hình công nợ phải thu, đánh giá tỷ lệ thực hiện công nợ, tính tuổi nợ. - Tiến hành phân loại khách hàng, kiến nghị các chính sách tín dụng phù hợp đối với từng nhóm, từng đối tượng khách hàng đồng thời đề xuất các biện pháp triệt để đối với các khoản nợ xấu, khó đòi. - Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu công nợ phải thu của công ty. Thủ quỹ * Nhiệm vụ: - Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu, chi trong ngày. - Đối chiếu tồn quỹ với kế toán thanh toán theo từng ngày, xác định nguyên nhân chênh lệch (nếu có). - Đóng chứng từ theo từng tháng và bàn giao cho kế toán thanh toán. * Phụ trách ISO phòng TC-KT - Xây dựng các quy trình, mô tả, hướng dẫn và các tài khoản liên quan đến công việc của Phòng. - Theo dõi cập nhật thông tin về sự thay đổi của hệ thống tài liệu ISO trong công ty, phân phối tài liệu, hướng dẫn các thành viên trong phòng thực hiện các quy định trong tài liệu. - Tham gia đánh giá nội bộ. - Kiến nghị với lãnh đạo phòng, QMR về điểm chưa phù hợp với thực tế, đề xuất phương hướng sửa đổi. 2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán chung tại Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về “Chế độ Kế toán doanh nghiệp”. Công ty đã áp dụng phần mềm Kế toán FAST từ năm 2002. 2.2.1. Đặc điểm vận dụng chế độ chứng từ kế toán Theo Quyết định số 15/2006-QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về “chế độ kế toán doanh nghiệp” và phần mềm kế toán FAST công ty đã đăng ký sử dụng hệ thống chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính về việc đăng ký và sử dụng hóa đơn, chứng từ trong doanh nghiệp.Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại công ty bao gồm: - Các chứng từ thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương: Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng, phiếu xác nhận công việc hoặc sản phẩm hoàn thành, phiếu báo làm thêm giờ, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội, bảng phân bổ tiền lương và BHXH. - Các chứng từ thuộc chỉ tiêu hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho, biên bản kiểm kê vật tư, hóa đơn giá trị gia tăng của nhà cung cấp, bảng kê mua hàng, bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu. - Các chứng từ thuộc chỉ tiêu bán hàng: Hóa đơn bán hàng. - Các chứng từ thuộc chỉ tiêu tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, biên lai thu tiền, bảng kê chi tiền, bảng kê quỹ (dùng cho VNĐ) - Các chứng từ thuộc chỉ tiêu tài sản cố định (TSCĐ): Hóa đơn giá trị gia tăng của nhà cung cấp, biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. 2.2.2. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Công ty sử dụng hầu hết các tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định số 15/2006 ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về “chế độ kế toán doanh nghiệp”. Tuy nhiên do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nên công ty không sử dụng một số tài khoản sau: - TK loại 1: TK 113, 121, 128, 129, 136, 139, 156, 158, 159, 161. - TK loại 2: TK 212, 217, 221, 222, 223, 228, 229, 243, 244. - TK loại 3: TK 315, 336, 337, 343, 344, 347, 352. - TK loại 4: TK 412, 418, 419, 441, 461, 466. - TK loại 5: TK 512, 521, 531, 532. - TK loại 6: TK 611, 623, 631. - TK ngoài bảng: TK 001, 002, 003. 004, 008. (Các TK loại 7, 8, 9 được sử dụng theo đúng chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành) Nhiều tài khoản của công ty được chi tiết rất cụ thể thành các TK cấp 2, cấp 3, cấp 4 và thậm chí là cấp 5 như TK 1121 (chi tiết từ 1 đến 9) và TK 1122 (chi tiết 1, 2, 3, 5, 6, 9) 2.2.3. Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ kế toán Trước năm 1998 công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phù hợp với thực tế, kể từ năm 1998 cho đến nay công ty áp dụng theo hình thức sổ Nhật ký chung và áp dụng phần mềm kế toán máy FAST. Từ 1/1/1999 công ty đăng ký mã số thuế và áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, niên độ kế toán được áp dụng từ ngày 1/1 đến 31/12. Bao gồm các loại sổ tổng hợp và chi tiết sau: - Sổ Nhật ký chung. - Sổ cái. - Sổ Nhật ký đặc biệt. - Bảng cân đối phát sinh. - Các loại sổ chi tiết như: sổ chi tiết quỹ tiền mặt; sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa; sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng; sổ chi tiết về chi phí sản xuất kinh doanh; sổ chi tiết thanh toán người mua (người bán); sổ chi tiết bán hàng 2.2.4. Đặc điểm vận dụng chế độ Báo cáo tài chính Hệ thống Báo cáo tài chính của công ty được lập theo chế độ kế toán hiện hành (theo Quyết định số 15/2006-QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về “chế độ kế toán doanh nghiệp”). Báo cáo tài chính được lập bằng đồng Việt Nam (VND), theo nguyên tắc giá gốc và phù hợp với các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung tại Việt Nam.Các nguyên tắc này bao gồm các quy định tại các chuẩn mực kế toán Việt Nam, hệ thống kế toán Việt Nam và các quy định về kế toán hiện hành tại Việt Nam. Hệ thống báo cáo bao gồm: - Bảng cân đối kế toán. - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. - Thuyết minh báo cáo tài chính. Trong đó Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh được lập hàng tháng, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính được lập vào cuối niên độ. Ngoài ra công ty còn lập thêm : -Bảng tổng kết tài sản. -Bảng tổng hợp tình hình nhập - xuất - tồn của vật tư trong kho Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm: Đối chiếu, kiểm tra: 2.3. Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội 2.3.1. Đặc điểm kế toán phần hành tiền lương và các khoản trích theo lương Hiện nay ở công ty thực hiện hai chế độ thanh toán lương: thanh toán theo sản phẩm đối với công nhân trực tiếp sản xuất và thanh toán lương theo ngày công căn cứ vào cấp bậc lương và ngày công lao động cho công nhân gián tiếp sản xuất và cho bộ phận quản lý. Việc thanh toán tiền lương cho công nhân được chia làm hai kỳ: - Kỳ 1: Tạm ứng - Kỳ 2: Thanh toán nốt phần còn lại sau khi trừ lương của người lao động theo chế độ và các khoản khấu trừ. ♦ Chứng từ hạch toán tiền lương bao gồm: - Bảng chấm công. - Bảng kê khối lượng công việc hoàn thành. - Biên bản nghiệm thu. - Bảng phân bổ lương, BHXH. - Bảng lương Bảng chấm công là chứng từ hạch toán thời gian lao động do tổ trưởng sản xuất hoặc trưởng phòng ban lập. Bảng kê khối lượng công việc hoàn thành và biên bản nghiệm thu là các chứng từ hạch toán kết quả lao động, yêu cầu của chứng từ này phải có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, người nhận việc, cán bộ kỹ thuật xác nhận và lãnh đạo duyệt. Hai loại chứng từ trên sau khi được lập sẽ chuyển cho kế toán tiền lương gồm lương chính sách, lương sản phẩm, phụ cấp, trợ cấp, BHXH cho mỗi phòng ban một tờ, mỗi CNV được ghi một dòng căn cứ vào bậc lương, mức lương, thời gian làm việc để tính lương cho từng người. Bảng thanh toán tiền lương được chuyển sang cho kế toán trưởng, thủ trưởng ký duyệt sau đó kế toán thanh toán nhận lại để viết phiếu chi và tiến hành thanh toán cho CNV. ♦ Tài khoản sử dụng: - TK loại 1: TK 111, 1388, 141. - TK loại 3: TK 3382, 3383, 3384, 334. - TK loại 6: TK 622, 6271, 6411, 6421. Theo chế độ hiện hành, hàng tháng căn cứ vào mức lương của công nhân, kế toán viên trích các khoản phải nộp theo lương theo quy định. Căn cứ vào phiếu báo nghỉ hưởng BHXH kế toán tiền lương lập Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH và đưa vào Bảng tổng hợp ngày nghỉ và trợ cấp BHXH, sau đó chuyển cho cơ quan BHXH quản lý và thanh toán bảo hiểm. ♦ Sổ sách kế toán sử dụng: - Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. - Sổ cái các tài khoản. Sơ đồ 2.3: Quy trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Chứng từ gốc Bảng thanh toán lương của các tổ Bảng thanh toán lương của phân xưởng Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Bảng thanh toán lương của toàn doanh nghiệp Nhập dữ liệu vào máy Sổ cái các tài khoản BCTC 2.3.2. Đặc điểm kế toán phần hành TSCĐ Hiện nay công ty đang áp dụng phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng để trích lập nguồn vốn khấu hao tái đầu tư mua mới máy móc thiết bị. Căn cứ vào mức trích khấu hao từng TSCĐ, kế toán TSCĐ sẽ lập bảng tổng hợp trích khấu hao TSCĐ và tổng hợp khấu hao lũy kế của TSCĐ hàng năm theo từng bộ phận, tùy theo đối tượng sử dụng TSCĐ như máy móc tại các phân xưởng, các phòng ban trong công ty kế toán hạch toán tính khấu hao vào các khoản mục liên quan. ♦ Chứng từ hạch toán TSCĐ bao gồm: - Biên bản giao nhận TSCĐ. - Thẻ TSCĐ. - Biên bản thanh lý TSCĐ. - Biên bản đánh giá lại TSCĐ Trong quá trình hoạt động kinh doanh mỗi khi có TSCĐ tăng thêm, ban nghiệm thu, kiểm nhận TSCĐ cùng với đại diện đơn vị giao TSCĐ lập biên bản giao nhận TSCĐ cho từng đối tượng TSCĐ. Sau đó phòng kế toán sao cho mỗi đối tượng một bản để lưu vào hồ sơ riêng, căn cứ vào hồ sơ phòng kế toán mở thẻ hạch toán chi tiết TSCĐ, theo dõi, phản ánh những biến động phát sinh trong quá trình sử dụng. Thẻ TSCĐ sau khi lập xong phải được đăng ký vào sổ TSCĐ. Khi có quyết định đánh giá lại TSCĐ mọi thông tin liên quan đến TSCĐ về cả giá trị đang theo dõi và giá trị đánh giá lại đều phải được ghi vào Biên bản đánh giá lại TSCĐ với đầy đủ xác nhận của Hội đồng đánh giá TSCĐ. Khi có quyết định thanh lý, Ban thanh lý TSCĐ lập chi tiết cho từng TSCĐ về nguyên giá, hao mòn lũy kế, giá trị còn lại và kết quả thanh lý vào Biên bản thanh lý TSCĐ. Sau đó kế toán tiến hành hủy thẻ TSCĐ cho TSCĐ đó. ♦ Tài khoản sử dụng: - TK loại 2: TK 211, 213, 214. - TK loại 6: TK 6274, 6414, 6424. ♦ Sổ sách kế toán sử dụng: - Bảng khấu hao TSCĐ. - Sổ cái các tài khoản. Sơ đồ 2.4: Quy trình hạch toán chi tiết TSCĐ Chứng từ tăng giảm TSCĐ Sổ TSCĐ Bảng phân bổ khấu hao Nhập dữ liệu vào máy Sổ cái các tài khoản BCTC 2.3.3. Đặc điểm kế toán phần hành nguyên vật liệu Trị giá hàng hóa, nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế tức giá mua ghi trên hóa đơn và các khoản chi phí có liên quan đến việc mua hàng. ♦ Chứng từ hạch toán nguyên vật liệu bao gồm: - Hóa đơn mua hàng, hóa đơn vận chuyển - Thẻ kho. - Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật tư. - Thẻ chi tiết cho từng danh điểm vật tư. - Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho Công ty tiến hành hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song: Ở kho, thủ kho lấy thẻ kho để phản ánh để phản ánh lượng nhập - xuất - tồn vật tư về mặt số lượng và mở cho từng danh điểm vật tư. Ở phòng kế toán, kế toán vật tư mở thẻ chi tiết cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho, thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Cuối tháng kế toán và thủ kho cộng thẻ và đối chiếu lại với nhau. Khi xuất kho, giá trị xuất kho được tính theo giá bình quân gia quyền đối với cả nguyên vật liệu và hàng hóa. Khi nhập kho nguyên vật liệu, bộ phận mua hàng lập phiếu nhập kho thành hai liên, liên 1 giao cho bên lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để kế toán vật tư hạch toán ghi sổ. Khi xuất kho, bộ phận xin lĩnh vật tư hoặc phòng cung ứng lập phiếu xuất kho, thủ kho ghi số lượng xuất, kế toán vật tư ghi đơn giá và tính thành tiền cho vật tư xuất. Tài khoản 152 được kế toán mở chi tiết thành các tiểu khoản để tiện cho việc theo dõi và phản ánh. - TK 1521: Kho tạp phẩm. - TK 1522: Kho hóa chất. - TK 1523: Kho ngũ kim. ♦ Tài khoản sử dụng: - TK loại 1: TK 152. - TK loại 6: TK 621, 6272, 6412, 6422. ♦ Sổ sách kế toán sử dụng: - Sổ kho. - Sổ chi tiết vật liệu. - Bảng kê nhập, xuất vật liệu. - Bảng phân bổ vật liệu. - Sổ cái các tài khoản. Sơ đồ 2.5: Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Phiếu nhập Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp N - X - T Sổ kế toán tổng hợp Phiếu xuất Thẻ kho PHẦN III ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÀ PHÒNG HÀ NỘI 3.1. Ưu điểm - Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội được tổ chức theo hình thức tập trung, tương đối khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức SXKD của công ty, tạo điều kiện thuân lợi cho việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ, đảm bảo cho sự lãnh đạo tập trung của kế toán trưởng cũng như việc chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo công ty đối với toàn bộ hoạt động SXKD của công ty. - Đội ngũ nhân viên kế toán trẻ, có năng lực, nhiệt tình trong công việc, trình độ nghiệp vụ vững vàng, hầu hết có trình độ đại học hoặc tương đương, sử dụng thành thạo máy vi tính và chương trình phần mềm kế toán làm giảm nhẹ được công việc kế toán. - Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung, đây là hình thức sổ kế toán đơn giản, tiện dụng, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra và đặc biệt phù hợp với việc áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán. -Việc sử dụng máy vi tính và phần mềm kế toán máy vào công tác kế toán góp phần nâng cao tốc độ xử lý thông tin, đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý của công ty. Ngoài ra, việc sử dụng máy tính còn góp phần nâng cao năng suất lao động, giảm nhẹ khối lượng công việc cho các kế toán viên, tạo điều kiện thuân lợi cho việc đối chiếu số liệu, việc cập nhật, lưu trữ và bảo quản các tài liệu kế toán. - Việc lập chứng từ ban đầu, xây dựng phương pháp luân chuyển và quản lý chứng từ ở công ty là hợp lý và có hiệu quả cao, đảm bảo theo đúng quy định hiện hành của Bộ tài chính. -Về việc lập các Báo cáo tài chính được thực hiện theo đúng chuẩn mực,quy định hiện hành. -Hệ thống sổ và tài khoản được xây dựng chi tiết, phù hợp với đặc điểm hoạt động SXKD của công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán chi tiết và tổng hợp cho từng đối tượng kế toán. 3.2. Nhược điểm - Bộ máy kế toán của công ty chưa thực sự chuyên môn hóa cao bởi một nhân viên kế toán còn phải kiêm nhiệm quá nhiều chức năng, đó chính là những khó khăn để có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao theo đúng tiến độ công việc. - Công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL-CCDC, đây là phương pháp phù hợp với đặc điểm của công ty. Tuy nhiên yêu cầu của phương pháp này là: Định kỳ 5-7 ngày, kế toán phải xuống kho kiểm tra việc ghi thẻ kho và nhận các chứng từ kế toán về phòng kế toán để tập hợp, phân loại, hoàn chỉnh chứng từ, đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh được phản ánh trung thực kịp thời. Nhưng tại công ty, cuối tháng công việc này mới được thực hiện, mà cuối tháng công việc rất bận rộn, lượng chứng từ nhiều làm hạn chế khả năng kiểm tra của kế toán. 3.3. Kiến nghị - Công ty nên bổ sung thêm nhân viên kế toán để giảm bớt khối lượng công việc cho mỗi kế toán viên, nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc. - Định kỳ 5-7 ngày kế toán nên xuống kho kiểm tra để đảm bảo việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kịp thời, chính xác, khối lượng công việc không bị dồn vào cuối tháng. KẾT LUẬN Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội là doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Hóa chất Việt Nam, chuyển đổi sang công ty cổ phần được 5 năm. Mặc dù vẫn còn những tồn tại nhất định song những kết quả mà công ty đã đạt được cho thấy rằng công ty sẽ còn phát triển hơn nữa trong thời gian tới. Do còn những hạn chế trong nhận thức, trình độ, thời gian thực tập không nhiều, em chưa có điều kiện đi sâu tìm hiểu hơn nữa về thực tế sản xuất kinh doanh của công ty nói chung và công tác hạch toán kế toán của công ty nói riêng. Vì vậy Báo cáo thực tập tổng hợp của em không tránh khỏi còn những sai sót, hạn chế. Em rất mong có được sự nhiệt tình đóng góp ý kiến quý báu của các thầy cô, các cô chú, anh chị trong phòng kế toán và lãnh đạo công ty. Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nguyễn Thị Đông và các cô chú, anh chị trong phòng TC – KT Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội đã giúp em hoàn thành báo cáo thực tập tổng hợp này để làm tiền đề cho chuyên đề thực tập sắp tới. Em xin chân thành cảm ơn. DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Khái quát tình hình thực hiện các chỉ tiêu tài chính qua các năm 7 Sơ đồ 1.1a: Quy trình công nghệ sản xuất kem giặt 10 Sơ đồ 1.1b: Quy trình công nghệ sản xuất hộp carton 11 Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy hành chính quản lý của công ty 12 Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán 16 Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung 27 Sơ đồ 2.3: Quy trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 29 Sơ đồ 2.4: Quy trình hạch toán chi tiết TSCĐ 31 Sơ đồ 2.5: Quy trình hạch toán nguyên vật liệu 33