Đề tài Đánh giá khái quát tổ chức hạch toán kế toán và phương hướng hoàn thiện tại công ty kim khí Hà Nội

doanh quý, năm cho toàn Công ty, chỉ đạo các nghiệp vụ kinh doanh của toàn Công ty, tìm hiểu kiểm soát thị trường để nắm bắt nhu cầu thị trường, đề xuất các biện pháp điều hành chỉ đạo kinh doanh từ văn phòng Công ty đến các cơ quan phụ thuộc, xác định quy mô kinh doanh, định mức hàng hoá đồng thời tổ chức điều chuyển hàng hoá xuống các cửa hàng và chi nhánh. Đồng thời tổ chức tiếp nhận, vận chuyển hàng nhập khẩu từ các cảng đầu mối Hải Phòng, T.P Hồ Chí Minh về kho Công ty và đem đi tiêu thụ. Bên cạnh các phòng ban trên thì Công ty còn cóban thu hồi công nợ: Gồm có 2 cán bộ công nhân viên có nhiệm vụ giúp việc cho giám đốc trong việc theo dõi tình hình thanh toán nợ của khách hàng và đề ra các biện pháp để thu hồi nợ một cách nhanh nhất và có hiệu quả. Điểm khác biệt trong mô hình của Công ty là có các đơn vị phụ thuộc: Hiện nay Công ty có 11 xí nghiệp và 1 Chi nhánh tại TP. HCM, bao gồm: XN kinh doanh kim khí và vòng bi, XN kinh doanh thép chế tạo, XN kinh doanh phụ tùng và thiết bị, XN kinh doanh kim khí và vật tư chuyên dùng, xí nghiệp kinh doanh thép hình, xí nghiệp kinh doanh thép tấm lá, XN kinh doanh khai thác vật tư, XN gia công chế biến Văn Điển, XN KD kim khi và dịch vụ số 1, XN KD kim khí và dịch vụ số 2, Chi nhánh của Công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh. Các đơn vị trực thuộc là những đơn vị kinh doanh có con dấu riêng theo quy định của Nhà nước và hạch toán theo hình thức báo sổ. Các đơn vị được quyền tự do mua bán, tự quyết định giá mua bán trên cơ sở kinh doanh của Công ty đước giám đốc phê duyệt, có trách nhiệm bán hàng do Công ty đều theo giá chỉ đạo chung. Công ty giao vốn bằng hàng cho các đơn vị phụ thuộc và các đơn vị chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty trong việc quản lý bán hàng, thu tiền nộp về Công ty theo thời hạn quy định. Đồng thời các đơn vị phải tổ chức hạch toán đầy đủ từ khâu ban đầu đến khâu xác định kết quả tiêu thụ theo hình thức báo sổ và hàng tháng phải nộp bảng kê bán lẻ và báo cáo lên Công ty để quyết toán. Giám đốc các xí nghiệp, Giám đốc chi nhánh là người được Tổng giám đốc Tổng Công ty Thép Việt nam bổ nhiệm theo đề nghị của giám đốc Công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về mọi hoạt động kinh doanh của đơn vị, chịu trách nhiệm về việc làm và đời sống lao động tại đơn vị. Công ty Kim khí Hà Nội gồm các đơn vị trực thuộc sau: XN kinh doanh kim khí và vòng bi: Tại số 9 Tràng Tiền - Hà Nội. XN kinh doanh thép chế tạo: Tại 75 Tam Trinh - HBT - HN Xí nghiệp kinh doanh phụ tùng và thiết bị: Tại 105 Trường Chinh - HN. Xí nghiệp kinh doanh thép xây dựng: Tại H2-T2 Thanh Xuân Nam – HN. Xí nghiệp kinh doanh thép tấm lá: Tại số 120 đường Hoàng Quốc Việt-Hà Nội. Xí nghiệp kinh doanh thép hình: Tại km 12 đường Tây Sơn - Hà Nội. Xí nghiệp kim khí và vật tư chuyên dùng: Tại số 198 Nguyễn Trãi– HN. Chi nhánh công ty Kim khí Hà Nội tại TP. Hồ Chí Minh: Tại số 23 Nguyễn Thái Bình - quận Tân Bình - TP. Hồ Chí Minh. Xí nghiệp kinh doanh khai thác vật tư : Tại 685 Trương Định - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội. Xí nghiệp gia công Văn Điển : Tại thị trấn Văn Điển. Xí nghiệp kinh doanh kim khí và dịch vụ số 1: Tại thị trấn Văn Điển. Xí nghiệp kinh doanh kim khí và dịch vụ số 2: Tại Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội. Như vậy, các đơn vị kinh doanh của Công ty có tính tập trung cao ở địa bàn Hà Nội. Công ty dễ quản lý tình hình hoạt động kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc. Các đơn vị trực thuộc công ty đều có con dấu riêng theo quy định của nhà nước và hạch toán báo sổ về công ty. Công ty giao vốn bằng hàng cho các đơn vị, còn các đơn vị được quyết định giá mua, bán trên cơ sở kế hoạch kinh doanh của toàn công ty. Thủ trưởng các đơn vị này phải chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về mọi hoạt động kinh doanh của đơn vị cũng như chịu trách nhiệm trước toàn thể cán bộ công nhân viên về việc làm và đời sống người lao động tại các đơn vị. Đồng thời phải có trách nhiệm trong việc quản lý hàng bán, thu tiền nộp về công ty theo đúng thời hạn quy định Từ những đặc điểm, chức năng của các phòng ban trên ta có thể khái quát mô hình bộ máy quản lý của Công ty như sau: Ban lãnh đạo Công ty Phòng tổ chức - hành chính - thanh tra Phòng KH đầu tư Ban thu hồi công nợ Phòng KH kinh doanh Phòng tài chính kế toán Các đơn vị trực thuộc Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Kim khí Hà Nội Phần II Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Kim khí Hà Nội I. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Công ty Kim khí Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước có ngành nghề kinh doanh và quy mô hoạt động đa dạng, bên cạnh đó Công ty còn có các đơn vị phụ thuộc thực hiện nhiệm vụ kinh doanh khác nhau. Do vậy phương thức hạch toán cũng phải theo đúng cách thức quản lý của Công ty. Vì vậy Công ty đã chọn hình thức tập trung, nửa phân tán. Theo hình thức này, Công ty có thể theo dõi, giám sát hoạt động của các đơn vị trực thuộc một cách dễ dàng, thuận lợi. Đồng thời, do có sự phân công lao động kế toán nên công việc kế toán tại Công ty thuận lợi hơn, không bị dồn ép và có điều kiện nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán, mỗi người sẽ có trách nhiệm hơn trong công việc của mình. Phòng tài chính - kế toán của Công ty gồm 14 người có nhiệm vụ thu thập xử lý thông tin kế toán thống kê trong phạm vi toàn Công ty, trên cơ sở đó phân tích lập báo cáo tài chính giúp giám đốc Công ty ra quyết định. Ngoài ra, phòng còn thực hiện chức năng kiểm tra giám sát quá trình sản xuất kinh doanh của các đơn vị phụ thuộc. Tại Công ty thống nhất quản lý tập trungđó là: Quản lý toàn bộ vốn lưu động của Công ty, quản lý nguồn vốn cố định trong Công ty, quản lý các loại vốn vay, quản lý các quỹ xí nghiệp. Đồng thời hạch toán từ khâu ban đầu đến kết quả cuối. Công ty Kim khí Hà Nội mỗi phần hành kế toán có một kế toán phụ trách. Như thế sẽ tránh nhầm lẫn, giảm bớt được gánh nặng công việc. Mỗi một kế toán có chức năng, nhiệm vụ riêng và phải chịu trách nhiệm về phần hành mà mình phụ trách. Thứ nhất là kế toán trưởng: là người đứng đầu bộ máy kế toán có nhiệm vụ tham mưu chính về công tác kế toán tài vụ của toàn Công ty. Kế toán trưởng là người có năng lực, trình độ chuyên môn cao về kế toán- tài chính, nắm chắc các chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước để chỉ đạo hướng dẫn các bộ phận mình phụ trách. Kế toán trưởng phải luôn tổng hợp thông tin kịp thời, chính xác, đồng thời cùng ban giám đốc phát hiện những điiểm mạnh yếu về công tác tài chính kế toán của Công ty để ra quyết định kịp thời. Đồng thời, phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về tất cả số liệu báo cáo kế toán tài chính của Công ty Thứ hai là kế toán phó: có nhiệm vụ cùng với kế toán trưởng giúp giám đốc phân tích công việc cho kỳ kinh doanh sau. Ngoài ra phó phòng kế toán còn được uỷ quyền thay mặt kế toán trưởng khi cần thiết. Thứ ba là kế toán tổng hợp: Là người chịu trách nhiệm tổng hợp phần hành kế toán của từng kế toán viên. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ thực hiện phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán, theo dõi công tác của các đơn vị phụ thuộc và nhận báo cáo của các đơn vị này. Đồng thời vào sổ tổng hợp và lập báo cáo quyết toán của toàn Công Thứ tư là kế toán tiêu thụ hàng hoá: Là kế toán theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá, tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán định khoản và ghi sổ sách có liên quan. Thứ năm là kế toán tài sản cố định: có nhiệm vụ theo dõi cơ cấu vốn về tài sản cố định, hiệu quả kinh tế của tài sản cố định, nâng cao hiệu quả của vốn cố định và theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, theo dõi năng lực hoạt động của tài sản cố định.Đồng thời thể hiện lên sổ sách tình hình tài sản, số lượng, nguyên giá, khấu hao và giá trị còn lại. Thứ sáu là kế toán tiền lương và BHXH: Là kế toán theo dõi, tính toán lương theo tháng, bậc lương của Công ty theo từng tháng để chi trả kịp thời cho người lao động. Cũng từ đó tính trích BHXH và các khoản BHXH mà cán bộ công nhân viên được hưởng. Thứ bảy là kế toán vốn bằng tiền: căn cứ vào các chứng từ thanh toán phát sinh để lập phiếu thu, phiếu chi và làm thủ tục thanh toán. Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng, kế toán vốn bằng tiền phân loại và ghi sổ sách có liên quan. Hàng ngày đối chiếu giữa sổ sách kế toán với sổ quỹ và kết quả kiểm tra quỹ. Ngoài ra, kế toán vốn bằng tiền làm thủ tục vay vốn kinh doanh theo các chỉ tiêu đã được giám đốc phê duyệt. Thứ tám là kế toán công nợ: Là kế toán theo dõi và ghi sổ các khoản phải thu, phải trả đối với khách hàng, nhà cung cấp, với các đơn vị phụ thuộc... Căn cứ vào chứng từ có liên quan kế toán ghi vào sổ chi tiết cho từng khách hàng. Đối với những khách hàng, nhà cung cấp thường xuyên kế toán phản ánh trên một trang sổ. Thứ chín là kế toán chi phí: Là kế toán theo dõi và tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng và quản lý. Thứ mười là kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ: Là kế toán theo dõi và tập hợp tình hình biến động tăng, giảm vật liệu, công cụ, dụng cụ cũng như tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu, công cụ, dụng cụ trong toàn Công ty. Cuối cùng là kế toán ở các đơn vị phụ thuộc : Kế toán ở các đơn vị này phải tổ chức hạch toán đầy đủ từ khâu ban đầu đến khâu xác định kết quả tiêu thụ theo hình thức báo sổ và hàng tháng phải nộp bảng kê bán lẻ và báo cáo lên Công ty để quyết toán. Từ chức năng nhiệm vụ của mỗi kế toán ta tổng kết thành mô hình bộ máy kế toán như sau: (trang bên) Kế toán trưởng Kế toán tài sản cố định Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán vốn bằng tiền Kế toán công nợ Kế toán tiêu thụ hàng hoá Kế toán chi phí Kế toán vật liệu, CC-DC Bộ phận kế toán của các đơn vị phụ thuộc Kế toán tổng hợp Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kim khí Hà Nội II. Đặc điểm tổ chức chứng từ kế toán Công ty kim khí Hà Nội có niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12, đồng tiền mà Công ty sử dụng hạch toán là Việt Nam Đồng (VND), tỷ giá sử dụng trong quy đổi ngoại tệ xây dựng theo căn cứ tỷ giá thực tế. Phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng mà Công ty áp dụng là phương pháp khấu trừ thuế, nguyên tắc xác định nguyên giá Tài sản cố định theo quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam số 03-04, phương pháp tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp khấu hao bình quân. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, nguyên tắc đánh giá theo giá thực tế, phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là theo giá thực tế. Tổ chức chứng từ là thiết kế khối lượng công tác hạch toán ban đầu trên hệ thống các bản chứng từ hợp lý, hợp pháp và theo một quy trình luân chuyển nhất định. Việc tổ chức chứng từ kế toán là hết sức cần thiết và quan trọng. Chứng từ cung cấp thông tin để quản lý chặt chẽ các đối tượng giúp quản lý đưa ra quyết định kịp thời chính xác. Tổ chức tốt chứng từ là căn cứ để xác minh nhiệm vụ, căn cứ để kiểm tra dế toán và là cơ sở để giải quyết tranh chấp kinh tế, thuận lợi cho việc ghi sổ lập báo cáo và tạo điều kiện mã hoá thông tin. Nhưng việc tổ chức chứng từ cũng phải căn cứ trên những nguyên tắc nhất định đó là phải căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành thống nhất về hệ thống biểu mẫu chứng từ để tổ chức vận dụng chế độ hợp lý, hợp pháp; căn cứ vào yêu cầu quản lý tài sản và thông tin về thị trường biến động của tài sản để tổ chức sử dụng chứng từ phù hợp và kế hoạch luân chuyển giữa các bộ phận liên quan. Đồng thời, chứng từ kế toán phải căn cứ vào đặc điểm riêng của doanh nghiệp để lựa chọn số lượng và chủng loại chứng từ Công tác kế toán của Công ty Kim khí Hà Nội được thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính. Các chứng từ áp dụng tại Công ty đều tuân thủ theo đúng quy định của Nhà nước, được lập theo mẫu đã in sẵn của Bộ Tài chính ban hành. Công ty đã sử dụng một số chứng từ phù hợp với đặc điểm của Công ty. * Chứng từ về tiền mặt bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy thanh toán tiền tạm ứng. Các chứng từ này không theo mẫu quy định của Bộ tài chính mà do Công ty tự in theo đặc điểm của Công ty từ phần mềm kế toán Accounting. *Chứng từ mua hàng gồm các chứng từ theo quy định ( Phiếu nhập khẩu, Hoá đơn giá trị gia tăng của người bán, Phiếu chi, Phiếu báo nợ của ngân hàng giao dịch, Biên bản kiểm nhận hàng hoá). Ngoài ra còn có các chứng từ riêng của Công ty như : Hợp đồng vận chuyển hàng hoá, Lệnh trình nhập hàng Căn cứ vào các loại chứng từ đã có để theo dõi vào sổ mua hàng hoá cuối tháng hạch toán, lập báo cáo đối chiếu với thủ kho. * Chứng từ về bán hàng gồm một số chứng từ theo quy định ( Hoá đơn GTGT: MS 01 - GTKT - 3LL, Hợp đồng bán hàng, Giấy báo có của Ngân hàng. Đồng thời có thêm chứng từ: Phiếu thu, Giấy báo chấp nhận thanh toán của bên mua, theo mẫu riêng của Công ty * Chứng từ về hàng tồn kho gồm các chứng từ theo quy định (Phiếu nhập kho: MS 01- VT; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: MS 03 –VT; Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá). Công ty không sử dụng phiếu xuất kho, đó là điều khác biệt mà Công ty cần xem xét. * Một số chứng từ khác có liên quan như bảng thanh toán tiền lương, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, đơn xin tạm ứng, hoá đơn thanh toán tiền điện nước, điện thoại... III. Đặc điểm tổ chức tài khoản kế toán. Tổ chức tài khoản kế toán là quá trình thiết lập một hệ thống tài khoản kế toán cho các đối tượng hạch toán nhằm cung cấp thông tin tổng quát về từng loại tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh. Do vậy, mỗi doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống tài khoản tổng hợp, tài khoản chi tiết, tài khoản ghi đơn, ghi kép, phương pháp hạch toán trên từng tài khoản, chế độ ghi chép trên tài khoản, mối quan hệ giữa các tài khoản phù hợp với đặc điểm Công ty Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh và phân cấp quản lý của Công ty, hiện nay Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141_QĐ_CĐKT ngày 01/11/1995 và có bổ sung các tài khoản mới theo các chuẩn mực kế toán mới ban hành và theo quy định của Bộ Tài chính. Do Công ty hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên nên đã sử dụng các tài khoản sau: TK 111, 112, 113, 131, 156, 331, 632, 151, 511, 512, 521, 531, 532, 641, 642, 911, 421... Bên cạnh đó, để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty, trong hệ thống tài khoản của Công ty có chi tiết thêm các tài khoản đặc thù với hoạt động kinh doanh của Công ty. Các tài khoản 1561, 1562, TK 632 , TK 511, được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 theo từng mặt hàng tương ứng phù hợp. Các TK 1368 “ Phải thu nội bộ khác” và TK 336 “Phải trả nội bộ” cũng chi tiết theo từng đơn vị phụ thuộc. TK 112 được chi tiết theo từng ngân hàng, TK 331 chi tiết thành 3311 ( Phải trả khách hàng trong nước ), 3312 ( Phải trả khách hàng ngoài nước) TK 1561 “Trị giá mua hàng hoá” chi tiết thành các tiểu khoản TK 156101 “Giá mua hàng kim khí nhập khẩu”. TK 156102 “Giá mua hàng kim khí ngoại khai thác”. TK 1562 “Chi phí thu mua” được chi tiết thành các tiểu khoản TK 15621 “Chi phí vận chuyển” TK 15624 “Chi phí lưu kho” TK 15622 “Chi phí bốc xếp” TK 15625 “Chi phí khác” TK 1563 “Chi phí bảo hiểm, trực thu hàng hoá” TK 5111”Doanh thu bán hàng” được chi tiết thành TK 511101 “Doanh thu bán hàng kim khí nhập khẩu” TK 511102 “Doanh thu bán hàng kim khí ngoại khai thác” TK 511103 “Doanh thu bán hàng sản xuất trong nước” TK 511104 “Doanh thu bán ống thép Vinapipe” TK 511105 “Doanh thu bán vòng bi FKF” TK 511106 “Doanh thu thiết bị phụ tùng” TK 511107 “Doanh thu hàng xi măng” TK 511108 “Doanh thu hàng kim khí phế liệu” TK 511109 “Doanh thu hàng đại lý, dịch vụ khác” TK 511110 “Doanh thu hàng gang xuất khẩu” TK 5112 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ” gồm các tiểu khoản TK 51121 “ Doanh thu cho thuê kho bãi” TK 51128 “ Doanh thu cung cấp dịch vụ khác” TK 632 “ Giá vốn hàng bán" Các tài khoản này cũng được chi tiết thành những tài khoản cấp hai, cấp ba tương ứng giống với những tài khoản cấp hai, cấp ba phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty như: TK 63201 “Giá vốn hàng kim khí nhập khẩu” TK 63202 “Giá vốn hàng kim khí ngoại khai thác” Trường hợp phát sinh nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng, hàng hoá do công ty mua về không đưa vào nhập kho ngay mà được chuyển thẳng giao bán cho bên mua. Nhưng kế toán công ty vẫn hạch toán nhập kho và xuất kho theo phương thức bán buôn qua kho. Hàng hoá bán trong trường hợp này được coi là xuất bán từ kho giao bán trực tiếp và được hạch toán hoàn toàn trường hợp bán buôn qua kho. Do công ty áp dụng phần mềm kế toán Fast Accounting chưa có chức năng hạch toán bán hàng chuyển thẳng và không sử dụng TK 157 “ Hàng gửi bán” nên phải áp dụng giải pháp tình thế đó. Kế toán sử dụng tài khoản 156 “ Hàng hoá” mở chi tiết nghiệp vụ hàng bán giao thẳng để hạch toán nghiệp vụ bán hàng giao thẳng. Các nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá phát sinh ở các đơn vị trực thuộc Công ty. Khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa ở các đơn vị, kế toán các đơn vị lập hoá đơn GTGT, thực hiện định khoản và ghi chép sổ sách bắt buộc theo quy định và theo hướng dẫn của Công ty. Đối với các đơn vị trực thuộc đóng trên địa bàn Hà Nội, mọi giao dịch với Cục thuế TP Hà Nội đều do Văn phòng Công ty đảm nhận. Hàng tháng đơn vị phải lập bảng kê khai thuế (đầu vào, đầu ra) phát sinh tại đơn vị, nộp về phòng kế toán Công ty để kế toán Công ty tập hợp và lập tờ khai thuế để báo cáo cơ quan thuế. Kế toán đơn vị hạch toán thuế GTGT thông qua tài khoản 3368 “Phải thu nội bộ khác” mở chi tiết cho từng đơn vị. Đối với Chi nhánh Công ty đóng tại TP Hồ Chí Minh, việc thực hiện nghĩa vụ thuế do Cục thuế TP Hồ Chí Minh quản lý nên đơn vị này tự kê khai và hạch toán thuế GTGT như một đơn vị độc lập (thông qua các tài khoản TK133, TK33311) không thông qua TK 3368 như các đơn vị ở Hà Nội. IV. Đặc điểm tổ chức sổ sách kế toán Sổ kế toán là hình thức biểu hiện của đối ứng tài khoản trên thực tế vận dụng , là phương tiện vật chất cơ bản để hệ thống hoá số liệu kế toán trên cơ sở chứng từ gốc và tài liệu kế toán khác. Tổ chức tốt sổ kế toán đảm bảo thực hiện dễ dàng chứng năng ghi chép , hệ thống hoá số liệu, giúp kế toán và quản lý việc giám sát các đối tượng kế toán thông qua quá trình ghi sổ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lao động sống và lao động quá khứ trong công tác mở sổ, ghi sổ. Do đặc điểm và yêu cầu quản lý mà mỗi doanh nghiệp áp dụng một loại sổ cho phù hợp Công ty Kim khí Hà Nội đã áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ (NKCT). Hiện nay, tại Công ty, các xí nghiệp và chi nhánh của Công ty đã sử dụng quy trình ghi sổ là phần mềm kế toán máy, còn ở các cửa hàng vẫn làm kế toán thủ công. Công ty đã sử dụng các loại sổ tổng hợp như: NKCT số 1,2,4,8,10 ; Bảng kê số 1,2,5,8,10,11; Sổ chi tiết TK131, 511, 632, 156, 641. Sổ cái TK 156, 511, 632, 911... Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ tại Công ty được thực hiện như sau Chứng từ gốc Bảng phân bổ Bảng kê số 1,2,5,8,11 Nhật ký chứng từ số 1, 2, 8, 10 Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 131, 632, 156, 641, ... Sổ cái TK 156, 511, 111, 632, 911... Bảng cân đối phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kết quả kinh doanh Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty Kim khí Hà Nội Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc (đã kiểm tra), kế toán phần hành ghi chép vào bảng kê, bảng phân bổ có liên quan. Riêng các chứng từ có liên quan đến tiền mặt còn phải ghi vào sổ quỹ; liên quan đến sổ, thẻ kế toán chi tiết thì ghi trực tiếp vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Căn cứ vào các chứng từ gốc và bảng kê lấy số liệu vào các Nhật ký - chứng từ có liên quan. Sau đó cộng các Nhật ký -chứng từ , kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các NKCT có liên quan rồi lấy số liệu từ các NKCT ghi vào số phát sinh bên Có của Sổ Cái, số phát sinh bên Nợ của Sổ Cái lấy từ Bảng kê. Định kỳ(quý, năm) lập báo cáo kế toán. Ngoài việc lập sổ chi tiết của từng tài khoản có liên quan Công ty còn lập sổ chi tiết bán hàng, thẻ chi tiết tài khoản 911- xác định kết quả kinh doanh tổng công ty thép việt nam Công ty Kim khí Hà Nội Sổ chi tiết bán hàng Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL Tiền SL Tiền SL Tiền Tồn đầu kỳ: 8.000 33.320 266.560.000 52422 12/06 Doanh nghiệp tư nhân Quốc Thắng 8.000 33.320 266.560.000 0 0 1GT/5 16/06 Nhà máy Gang thép Thái Nguyên 7.900 5.174 40.874.600 5.174 40.874.600 52435 16/06 Công ty thép VSC - POSCO 7.900 5.174 40.874.600 0 0 Cộng phát sinh 5.174 40.874.600 38.494 307.434.600 Tốn cuối kỳ: 0 0 Tháng 6 năm 2004 Tên hàng hoá: Thép góc 100´8´12.000 mm Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Các khoản giảm trừ SH NT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế TTĐB XK Khác (531, 532) 052422 12/06 Doanh nghiệp tư nhân Quốc Thắng 131 33.320 8.120 270.558.400 052435 16/06 Công ty thép VSC - POSCO 111 5.174 8.120 42.012.880 Cộng 38.494 312.571.280 0 0 Ngày 30 tháng 06 năm 2004. Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) tổng công ty thép việt nam Công ty Kim khí Hà Nội Trích Thẻ chi tiết Tài khoản: 911 - Xác định kết quả kinh doanh Tháng 6 năm 2004 STT Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Nợ Có 1 Kết chuyển doanh thu thuần 5111 5.434.580.690 Doanh thu hàng KK trong nước 511103 1.080.241.700 ... ... ... 2 Kết chuyển DT bán hàng nội bộ 512 1.552.310.000 Doanh thu hàng KK trong nước 512103 397.294.563 ... ... ... 3 Kết chuyển GVHB 632 3.225.799.295 GVhàng KK trong nước 63203 995.032.181 ... ... ... 4 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 46.530.853 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6417 39.619.853 ... ... ... 5 Kết chuyển chi phí QLDN 642 1.719.122.149 Chi phí nhân viên quản lý 6421 751.940.000 ... ... ... 6 Kết chuyển thu nhập HĐTC 515 117.124.500 7 Kết chuyển chi phí HĐTC 635 353.275.765 ... 8 Kết chuyển thu nhập khác 711 ... 108.268.184 9 Kết chuyển chi phí khác 811 290.515 ... Cộng phát sinh 5.345.018.577 7.212.283.374 Kết chuyển 421 1.867.264.797 Số dư cuối kỳ - - Ngày 30 tháng 06 năm 2004 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Hiện nay, Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán máy nên các nghiệp vụ phát sinh sẽ được cập nhật vào máy tính sau đó chương trình sẽ xử lý thông tin để làm cơ sở cho việc lập báo cáo tài chính. Tổng hợp số liệu cuối tháng Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các chứng từ kế toán Tệp số liệu chi tiết Tệp số liệu tổng hợp tháng Báo cáo tài chính, sổ sách kế toán Lập chứng từ Cập nhật vào máy Lên báo cáo Sơ đồ 4: Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán trong hệ thống kế toán máy V. Đặc điểm tổ chức báo cáo kế toán tại Công ty. Báo cáo kế toán tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, nguồn vốn chủ sở hữu và công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của DN. Đối với Công ty Kim khí Hà Nội các báo cáo tài chính định kỳ được lập theo quý, do bộ phận kế toán chịu trách nhiệm lập Tổ chức báo cáo kế toán là việc xây dựng phương thức tổng hợp số liệu kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế - tài chính nhằm phản ánh một cách toàn diện có hệ thống tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả kinh doanh, trình độ sử dụng vốn của doanh nghiệp sau một thời kỳ nhất định. Trên cơ sở đó sẽ cung cấp số liệu cần thiết để phân tích hoạt động kinh doanh , đánh giá hiệu quả kinh doanh, khai thác tiềm năng của doanh nghiệp Căn cứ theo sự phân cấp quản lý đáp ứng yêu cầu thống nhất và tổng hợp tình hình kết quả kinh doanh của Công ty, hệ thống báo cáo tài chính kế toán của Công ty gồm: Báo cáo kết quả kinh doanh- Mẫu số B02- DN, Bảng cân đối kế toán - Mẫu số B01- DN, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Mẫu số B01- DN, Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu số B09- DN Bảng cân đối kế toán: Được lập trên cơ sở số dư của các tài khoản từ loại 1 đến loại 4. Sau khi thực hiện các bút toán phân bổ và kết chuyển cuối kỳ, kế toán cộng sổ , tính số dư trên các tài khoản và đối chiếu số dư này với các bảng tổng hợp chi tiết và với nhật ký chứng từ. Nếu khớp số , các số dư sẽ được lấy làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán. Dựa trên đó kế toán lập các tỷ suất về tài chính để phân tích các cân đối trong tài sản, nguồn vốn. Từ đó đánh giá tình hình tài chính cũng như hiệu quả sử dụng tài sản, nguồn vốn Báo cáo kết quả kinh doanh : Được lập trên cơ sở tổng số phát sinh các tài khoản từ loại 5 đến loại 9 theo đúng quyết định số 167/2000 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Từ đó phân tích đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thông qua tính và phân tích các tỷ suất về khả năng sinh lời. Công ty có thể nộp báo cáo ở một trong số nơi sau: Cục thuế, chi cục Tài chính doanh nghiệp, Tổng Công ty Thép VIệt Nam, cục thống kê thành phố Hà Nội, Ngân hàng. Ngoài các báo cáo tài chính Công ty còn lập các báo cáo quản trị phục vụ cho công tác quản trị, điều hành trong doanh nghiệp gồm : Báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo về lương, báo cáo về tình hình công nợ , báo cáo chi phí, báo cáo chi tiết theo mặt hàng. Các báo cáo này được kế toán chi tiết các phần hành lập, tổng hợp trên cơ sở các sổ chi tiết liên quan và được gửi lên kế toán trưởng, Giám đốc, phó Giám đốc phụ trách trong ngành, lĩnh vực và thành phần kế hoạch tổng hợp. Quá trình kiểm soát chứng từ chặt chẽ tại doanh nghiệp đã giúp lãnh đạo doanh nghiệp bao quát được toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động khác tại Công ty. Định kỳ cuối tháng, cuối quý, cuối năm kế toán các phần hành lập các báo cáo chi tiết chi phí đã tập hợp và phân bổ cho các đối tượng, từng phòng, ban gồm : Bảng tổng hợp doanh thu, Bảng tổng hợp lương, Bảng tổng hợp và phân bổ chi phí thu mua hàng hoá. Trên cơ sở các báo cáo về chi phí này, lãnh đạo Công ty kiểm soát được chi phí, kịp thời có biện pháp nhắc nhở, điều chỉnh quản lý chặt chẽ nhằm không ngừng tiết kiệm, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó kế toán còn lập các bảng tổng hợp các khoản phải thu, phải trả, Bảng kê tiền mặt, tiền gửi... cung cấp thông tin đầy đủ về khả năng thanh toán, tình hình công nợm giúp lãnh đạo doanh nghiệp có biện pháp để luôn chủ động về tình hình tài chính , tạo điều kiện nắm bắt được các cơ hội trong kinh doanh mở rộng quy mô hoạt động. Dưới đây là báo cáo kết quả kinh doanh theo hình thức báo cáo quản trị của Công ty. Công ty kim khí Hà Nội Báo cáo kết quả kinh doanh 12 tháng năm 2004 Đơn vị tính: đồng VN Đơn vị Doanh thu BH & CCDV Giá vốn Lãi gộp Chi phí lưu thông Doanh thu HĐTC Chi phí tài chính Thu nhập khác Chi phí khác Lợi nhuận đơn vị Lợi nhuận công ty Tổng lợi nhuận CH1 19.245.633.400 18.205.861.172 1.048.772.228 611.388.337 958.461 200.524.170 769.048 1.382 75.660.396 162.925.488 238.585.884 CH2 40.204.553.311 37.202.164.608 2.002.388.703 658.844.939 0 490.016.905 0 0 621.453.758 232.073.101 853.526.859 CH3 18.819.520.989 17.618.959.009 1.200.561.980 301.126.637 0 475.027.868 790.548 0 370.489.291 54.708.732 425.198.023 CH4 27.652.218.465 26.873.564.655 778.653.810 714.324.123 0 190.490.881 0 0 -119.375.511 -7.235.683 -126.611.194 CH5 12.680.052.908 11.892.708.822 787.344.086 363.522.615 0 161.036.141 0 0 200.701.491 62.083.839 262.785.330 CH14 17.677.580.606 16.592.358.981 1.085.221.625 381.225.235 0 579.049.948 0 0 112.133.632 12.812.810 124.946.442 XD KD KTVT 69.681.318.123 64.579.903.017 5.083.415.106 1.643.988.778 84.732.898 1.654.390.155 6.712.826 41.208.617 900.333.988 1.114.939.292 2.015.273.280 XNGC-CB Văn Điển 35.882.613.369 33.170.235.587 2.712.377.782 1.678.662.419 0 655.609.264 1.525.300 0 223.202.874 156.428.525 379.631.399 XNKĐKKVI 159.127.090.946 153.204.906.397 5.922.184.549 2.641.633.379 1.287.118.342 1.757.941.544 8.825.103 1.014 2.118.698.823 699.852.934 2.818.551.757 XNKĐKKVII 115.234.682.468 108.160.370.240 7.074.312.228 2.180.841.886 656.764.178 1.109.424.888 2.484.780 0 1.280.224.299 3.163.070.113 4.443.294.412 XN tấm lá 55.452.791.801 52.140.496.218 3.402.295.583 1.435.848.906 40.923.378 1.218.788.374 0 0 393.459.902 395.121.779 788.581.681 XNKDPT&TB 8.571.494.743 8.368.853.722 202.641.021 706.243.167 0 811.207.763 0 0 -0.396.955.360 82.145.451 -1.314.809.909 XN thép XD 49.875.037.887 46.018.129.754 3.856.908.133 1.597.622.048 0 1.879.235.531 0 0 302.409.958 77.640.596 380.050.554 XN Thép hình 209.526.401.747 197.404.597.184 12.121.804.563 3.998.395.062 0 5.067.559.799 0 0 2.700.636.190 355.213.512 3.055.849.702 XNKK&VTCD 25.580.141.918 23.994.883.176 1.585.258.742 998.799.332 0 243.410.406 0 0 343.049.004 0 343.049.004 Chi nhánh SG 219.695.960.014 212.150.426.973 6.185.533.041 2.767.373.212 785.706.414 2.526.733.082 34.930.465 0 1.711.168.520 895.106 1.712.063.626 VPCT 289.836.465.860 285.728.573.469 4.107.928.391 15.475.000.833 2.410.353.027 -675.710.851 1.214.753.770 4.326.516.567 0 -11.392.771.361 -11.392.771.361 Tổng 1.373.842.558.555 1.314.684.956.984 59.157.601.571 37.974.841.208 5.266.556.698 18.345.185.868 1.270.791.876 4.367.727.580 9.837.291.255 -4.830.095.766 5.007.195.489 DT, GV trừ nội bộ 1.327.550.215.177 1.268.392.614.606 DTNB (điều chuyển): 46.292.342.378 Tr.đó CNSG: 19.012.837.206 GVNB (điều chuyển): 46.292.342.378 12.478.972.032 VI. Kế toán một số phần hành chủ yếu của đơn vị 1. Kế toán mua hàng Mua hàng là giai đoạn đầu tiên trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Hàng hoá được coi là mua vào khi thông qua quá trình mua bán và Công ty phải nắm được sở hữu về hàng hoá, mục đích mua hàng hoá là để bán. Ngoài ra, hàng hoá trong Công ty còn có thể góp vốn liên doanh, để trả lương, thưởng, biếu tặng, đổi hàng hoá khác... Cách thức mua hàng trong Công ty thường là mua trực tiếp của các đơn vị, cá nhân sản xuất, ký kết hợp đồng sản xuất... Phương thức mua hàng có thể là nhận hàng trực tiếp, chuyển hàng hoặc uỷ thác thu mua a. Quy trình luân chuyển chứng từ Bộ phận luân chuyển Công việc luân chuyển Phòng Kinh doanh Thủ trưởng Kế toán trưởng Bộ phận cungứng Một nhân viên phòng kinh doanh Thủ kho Kế toán 1. Lập phương án kinh doanh 1 2. Ký kết hợp đồng 2 3. Tổ chức mua hàng 3 4. Kiểm nghiệm hàng 4 5. Lập phiếu nhập kho 5 6. Nhập hàng 6 7. Ghi sổ 7 8. Bảo quản, lưu trữ 8 b. Sơ đồ hạch toán TK 111,112, 141, 331 TK 1561 TK 331, 111, 336, 1388 Mua hàng hóa Các khoản chiết khấu thương mại nhập kho giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại TK 133 TK 334, 338,111, 112 Chi phí thu mua TK 1562 Thực tế phát sinh TK 711 Chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua hàng 2. Kế toán bán hàng Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong quá trình lưu chuyển hàng hoá của doanh nghiệp thương mại. Phương thức lưu chuyển hàng hoá trên thị trường bao gồm bán buôn ( bán buôn qua kho; không qua kho; bán buôn vận chuyển thẳng có hoặc không tham gia thanh toán ) và bán lẻ ( bán lẻ thu tiền tập trung, thu tiền trực tiếp, bán hàng tự chọn, ký gửi và đại lý bán). Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá từ người bán sang người mua. Hàng tiêu thụ có thể được người mua thanh toán ngay hoặc thanh toán chậm ( bán chịu) bằng tiền mặt hay bằng chuyển khoản, có thể bằng tiền Việt Nam hay ngoại tệ ( quy đổi theo tỷ giá thực tế ). Cũng như các doanh nghiệp khác, chỉ tiêu doanh thu ghi nhận ở tài khoản 511,512 là tổng giá bán không bao gồm thuế GTGT đầu ra. a. Quy trình luân chuyển chứng từ Trình tự luân chuyển Công việc Người mua Phòng kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh Kế toán thanh toán Thủ quỹ Thủ kho Kế toán 1. Đề nghị mua 1 2. Duyệt xuất, lập HĐGTGT, lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. 2 3.Ký hoá đơn 3 4. Lập phiếu thu 4 5. Thu tiền 5 6. Xuất hàng 6 7. Ghi sổ 7 8. Bảo quản, lưu trữ 8 b) Sơ đồ hạch toán quy trình bán hàng tại Công ty Bán buôn hàng hoá theo phương thức trực tiếp (Doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ) Nộp thuế Thuế GTGT đầu vào 156 632 911 111, 112 333 511 111, 112, 131 Xuất kho gửi bán Giá vốn hàng bán qua kho 111, 112, 331 Giá vốn hàng chuyển bán thẳng 133 3331 Thuế GTGT được khấu trừ Kết chuyểngv hàng bán 334,338 641 642 421 Tập hợp CPBH Kết chuyển CPBH Kết chuyển CPQLDN Tập hợp CPQLDN Kết chuyển lãi Kết chuyển lỗ 421 Kết chuyển doanh thu thuần Thuế TTĐB xk phải nộp 532 Giảm giáhàng bán Kết chuyển 531 Hàng bán bị trả lại Kết chuyển Doanh thubán hàng 33311 Thuế GTGT đầu ra phải nộp Bán hàng theo phương thức đại lý, ký gửi hàng hóa Đơn vị gửi hàng: Doanh thu bán hàng 156 632 Phản ánh giá vốn hàng đại lý, ký gửi 911 Kết chuyển doanh thu thuần 511 131 Thuế GTGT phải nộp 33311 641 Phí hoa hồng đại lý trừ ngay vào số phải thu 111,112 Số tiền còn lại đã thu từ đại lý Đơn vị nhận đại lý, ký gửi: Thanh toán tiềngiao cho đại lý Hoa hồng đại lýđược hưởng 911 Kết chuyểndoanh thu thuần 511 331 - Bán - Trả lại 003 (ghi đơn) 111,112 Tổng giá thanh toán - Nhận Bán lẻ thu tiền trực tiếp TK 911 TK511 TK 111, 112, 113 TK 1381 Kết chuyển doanh thu Doanh thu bán hàng thuần TK 33311 Thuế GTGT đầu ra TK 3381 TK 421 TK 421 Số tiền nộp thừa Số tiền nộp thiếu Kết chuyển lãi Kết chuyển lỗ Phần III Đánh giá khái quát tổ chức hạch toán kế toán và phương hướng hoàn thiện tại Công ty Kim khí Hà Nội. I. Đánh giá khái quát tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Kim khí Hà Nội Công ty Kim khí Hà Nội là một doanh nghiệp thương mại có lĩnh vực kinh doanh và phạm vi hoạt động tương đối rộng, công ty có một mạng lưới các đơn vị trực thuộc được phân bố trên khắp địa bàn Hà Nội, đáp ứng đầy đủ nhu cầu về thép và các loại vật tư khác phục vụ cho hoạt động xây dựng trong cả nước. Trải qua nhiều năm hình thành và phát triển công ty cũng như nhiều doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội gặp không ít khó khăn. Nhất là trong điều kiện thị trường cạnh tranh như hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp tư nhân buộc doanh nghiệp phải không ngừng thay đổi cho phù hợp. Những thay đổi về chính sách của Nhà nước nhằm thích ứng với những biến động của nền kinh tế thị trường cũng gây cho Công ty không ít khó khăn trong việc nắm bắt, vận dụng chính sách tài vào hoạt động kinh doanh và công tác kế toán tài chính... Song nhờ sự nhanh nhậy nắm bắt xu hướng phát triển của xã hội, sự năng động sáng tạo của đội ngũ cán bộ lãnh đạo và tinh thần tập thể, tích cực học hỏi của cán bộ công nhân viên mà công ty đã từng bước tháo gỡ khó khăn, nhanh chóng chuyển đổi để bắt nhịp với sự biến động của thị trường. Để đạt được những thành tựu như ngày nay là nhờ sự hợp lý trong tổ chức bộ máy quản lý của Công ty trong đó bộ máy kế toán đóng một phần không nhỏ. Ngoài chức năng chính là giám sát và quản lý chặt chẽ tình hình tài sản cũng như nguồn vốn của Công ty, phòng kế toán còn phối hợp với các phòng ban khác trong công tác quản lý kinh doanh cũng như lập báo cáo quản trị giúp lãnh đạo Công ty nắm bắt được chính xác kịp thời những thông tin cần thiết để đưa ra phương hướng điều hành quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty. Việc tổ chức hạch toán kế toán của Công ty được thực hiện tương đối hợp lý, phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty và phù hợp với chế độ kế toán Nhà nước ban hành, đúng với yêu cầu và nguyên tắc kế toán đề ra. Công ty lựa chọn hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán là rất hợp lý. Hình thức này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra giám sát của kế toán với hoạt động kinh doanh tại mỗi cửa hàng, mỗi xí nghiệp trực thuộc Công ty, phục vụ tốt cho công tác quản lý các hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị trực thuộc cũng như toàn Công ty. Công ty đã tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và xử lý các thông tin ghi trên chứng từ và sổ sách kế toán liên quan tương đối hợp lý, logic. Đồng thời đã xây dựng phần hành kế toán đặc trưng, khối lượng công việc kế toán gắn với một đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán, thiết kế được công việc cho các đối tượng trong phần hành đã phù hợp. Tuy nhiên, đội ngũ cán bộ kế toán còn nhiều và chỉ có một số người có trình độ chuyên môn cao. Hàng năm, các cơ quan thuế, cơ quan kiểm toán đều có những đoàn xuống thanh tra, kiểm tra công tác hạch toán kế toán của Công ty. Các hồ sơ kiểm toán cho thấy hệ thống hạch toán kế toán của Công ty luôn chấp hành đúng những quy định trọng yếu của chế độ Kế toán Việt Nam cũng như đã dần dần tiếp cận được với các chuẩn mực kế toán quốc tế Sau khi tìm hiểu về bộ máy hoạt động cũng như lĩnh vực kinh doanh của Công ty em thấy có một số ưu, nhược điểm sau. *Về ưu điểm Công ty Kim khí Hà Nội là công ty có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực kinh doanh thép và có uy tín lớn với nhiều công ty liên doanh, có nhiều bạn hàng lâu năm. Hơn thế nữa Công ty có mạng lưới và xí nghiệp rộng khắp trên khắp thành phố Hà Nội và có vị trí doanh thuận lợi, đồng thời được Tổng Công ty thép Việt Nam cấp vốn hoạt động và tháo gỡ mọi khó khăn tạo điều kiện để Công ty phát triển. Thứ nhất về bộ phận nhân lực Công ty kim khí Hà Nội đã lập được một bộ máy tổ chức linh động, hầu hết cán bộ CNV của Công ty có thâm niên trong công tác, lâu năm trong ngành, có năng lực chuyên môn nên Công ty có một tiềm năng rất lớn về lao động giúp cho việc thực hiện tốt công tác sản xuất kinh doanh. Sự đoàn kết nội bộ của Công ty là nguồn lực mạnh để Công ty vượt qua mọi khó khăn trong nền kinh tế thị trường. Nhân viên kế toán được phân công quản lý phần hành kế toán nào thì có trách nhiệm phải bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán phát sinh liên quan đến phần hành đó, và có trách nhiệm trước kế toán trưởng và giám đốc Công ty, trước pháp luật về sự mất mát hư hỏng hoặc sự cố khác đối với tài liệu kế toán đang lưu giữ do mình gây ra. Do đó, ý thức trách nhiệm của mỗi nhân viên luôn đặt lên hàng đầu. Hơn thế nữa, mỗi kế toán phụ trách một phần hành còn đảm bảo tính chính xác tránh sự dồn ép nhiều công việc. Thứ hai về công tác chứng từ kế toán Các chứng từ ban đầu được lập tại Công ty đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ. Việc mua bán hàng hoá đều có hoá đơn tài chính, các chứng từ được lập ở tất cả các khâu, đều có đầy đủ chữ ký đại diện của các bên liên quan và sử dụng đúng mẫu của Bộ Tài chính đã quy định. Những thông tin kinh tế về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép đầy đủ, chính xác vào chứng từ. Các chứng từ đều tuân thủ chế độ chứng từ và có chữ ký và dấu của đơn vị, cá nhân có liên quan. Việc xác định các chứng từ bên ngoài được giám sát, kiểm tra rất chặt chẽ và được xử lý kịp thời. Công ty có kế hoạch luân chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo nghiệp vụ, trình tự thời gian, sau đó được bảo quản, lưu trữ gọn gàng khoa học thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. Thứ ba về hệ thống tài khoản sử dụng Công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ-CĐKT ngày 1/11/1995 và bổ sung thêm một số tài khoản theo thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài chính, cùng với thông tư số 89/2002/TT-BTC hướng dẫn thực hành bốn chuẩn mực kế toán mới ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ- BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Dựa trên hệ thống tài khoản đó, để phù hợp với tình hình đặc điểm hoạt động kinh doanh công ty đã mở thêm một số tài khoản cấp II, cấp III.. . để thuận tiện cho việc theo dõi hạch toán, tăng hiệu quả của công tác kế toán của công ty. Thứ tư về công tác hạch toán hàng tồn kho Do quy mô hoạt động của Công ty rất rộng và khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, liên tục trong tháng nên để hạch toán tình hình biến động của hàng hoá, công ty đã áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là rất hợp lý. Công ty lựa chọn phương pháp thực tế đích danh để xác định giá vốn hàng bán là rất phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Công tác tính giá được thực hiện trong kỳ, thông qua công tác tính giá có thể kiểm tra thời hạn bảo quản vật tư trong kho. Các mặt hàng kinh doanh tương đối nhiều, giá cả phong phú nhưng hàng thường bán theo lô nên việc áp dụng phương pháp này quản lý giá trị hàng tồn kho và xác định lượng hàng bán rất cụ thể, phù hợp với hình thức kinh doanh của Công ty. Thứ năm về công tác tổ chức hệ thống sổ kế toán Công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ là phù hợp với quy mô hoạt động và loại hình kinh doanh trình độ quản lý và loại hình kinh doanh của Công ty. Các đơn vị thành viên hạch toán báo sổ, hàng tháng gửi báo cáo kết quả kinh doanh lên phòng tài chính của Công ty. Các loại sổ sách tổng hợp chi tiết được mở đầy đủ rõ ràng, có sự thống nhất về mẫu sổ kế toán trong toàn Công ty. Công ty đã áp dụng chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính cho bộ phận kế toán toàn công ty. Mọi công việc đều so máy thực hiện từ khâu nhập chứng từ tổng hợp, phân loại chứng từ, tính toán, xử lý dữ liệu trên chứng từ cho tới khâu in sổ kế toán và báo cáo tài chính, đã đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin nhanh, chất lượng thông tin cao , giảm bớt được chi phí và thuận tiện cho việc lưu trữ và bảo quản số liệu. Thông tin trên các sổ sách, báo cáo cũng hoàn toàn chính xác không có sai lệch. Trong phòng kế toán các máy tính đã được nối mạng tạo điều kiện truy cập dữ liệu giữa các phần hành kế toán riêng biệt, thuận tiện cho việc tính toán số liệu có liên quan tới nhiều phần khác nhau. Đồng thời nhờ mối liên hệ này, các bộ phận có thể dễ dàng kiểm tra, mđối chiếu số liệu kịp thời phát hiện và sửa chữa những sai sót trong quá trình hạch toán. Thứ sáu về tổ chức báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty được lập đúng thời hạn quy định của Bộ Tài chính, số lượng báo cáo và biểu mẫu báo cáo của Công ty là đầy đủ, mẫu báo cáo theo đúng quy định của Bộ Tài chính, số liệu trên báo cáo phản ánh đúng thực tế tình hình tài chính của đơn vị Tất cả các tài liệu kế toán được đưa vào lưu trữ đầy đủ, có hệ thống, được phân loại sắp xếp thành từng bộ hồ sơ (Hồ sơ chứng từ kế toán, hồ sơ sổ kế toán, báo cáo tài chính.. .) Trong từng bộ hồ sơ, tài liệu kế toán được sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh theo mỗi niên độ kế toán, đảm bảo hợp lý, dễ tra cứu khi cần thiết. *Bên cạnh một số ưu điểm nổi bật trên, Công ty cũng có một số khó khăn sau Những năm gần đây, do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tài chính của các nước khu vực làm tỷ giá USD tăng mạnh đã gây ra thiệt hại đáng kể cho những doanh nghiệp phải nhập khẩu nguyên vật liệu như ngành thép, thêm vào đó hàng nhập khẩu về ngày càng nhiều và giá cả hợp lý hơn nên tốc độ bán ra tương đối chậm. Mặt hàng công ty không dự kiến được sự giảm giá của các mặt hàng kinh doanh do sự nhập khẩu kim khí của các đơn vị khác, đặc điểm của hàng hoá là cồng kềnh và khó bảo quản do khí hậu nước ta có độ ẩm lớn , ảnh hưởng tới chất lượng hàng hoá. Thứ nhất về tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán Hai bộ máy này của Công ty hơi cồng kềnh, số lượng nhân viên hơi đông, công việc không nhiều làm cho nhân viên không hăng say lắm trong công việc dẫn đến hiệu quả công việc không cao. Thứ hai về chứng từ sử dụng Việc ghi chép các chứng từ ban đầu như hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ... còn có những sai sót như vẫn gạch xoá , không ghi ngày phát sinh.. chưa đảm bảo đúng nguyên tắc về ghi chép chứng từ. Ngoài ra Công ty nhiều khi còn sử dụng không đúng chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: khi xuất bán hàng hoá thủ kho không lập phiếu xuất kho cho hàng xuất bán mà thủ kho lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để phản ánh lượng hàng hoá xuất kho trong khi phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ chỉ để phản ánh số lượng hàng hoá di chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộ đơn vị hoặc đến các đại lý. Thứ ba về đặc điểm tổ chức tài khoản kế toán Công ty đã sử dụng các tài khoản chi tiết đến từng nhóm hàng để tiện theo dõi quản lý. Tuy nhiên mỗi nhóm hàng của Công ty như: hàng kim khí nhập khẩu, hàng sản xuất trong nước,... lại bao gồm rất nhiều mặt hàng như: thép góc, thép tấm, thép cuộn,.. . với kích cỡ khác nhau như: 3 ly, 6 ly,.. .Do đó công ty vẫn gặp nhiều khó khăn khi cần xác định số lượng, giá vốn hoặc doanh thu của riêng từng mặt hàng cụ thể. Một điểm hạn chế nữa trong nghiệp vụ bán buôn chuyển thẳng có tham gia thanh toán là hình thức doanh nghiệp mua hàng và chuyển hàng bán thẳng cho khách hàng không qua kho của doanh nghiệp , kế toán đã không sử dụng đúng tài khoản là hạch toán vào TK 157 mà đưa vào TK 156 như thế là không hợp lý vì TK 156 chỉ phản ánh hàng hoá đã nhập kho doanh nghiệp. Khi mua hàng chiết khấu thanh toán được hưởng kế toán đưa vào TK 711 là chưa hợp lý. Ngoài ra, các tài khoản chi phí của Công ty mới chỉ dừng lại ở việc tập hợp chi phí cho từng đơn vị và cho toàn Công ty. Vì vậy việc theo dõi cụ thể số liệu liên quan đến từng mặt hàng, từng nhóm hàng đòi hỏi mất thêm nhiều thời gian tính toán, gây khó khăn cho công tác quản lý của lãnh đạo Công ty. Thứ tư về việc sử dụng phần mềm kế toán Công ty đã sớm vận dụng phần mềm kế toán máy Fast Accounting trong công việc hạch toán, mọi sổ sách kế toán đều sử dụng mẫu theo phần mềm này. Tuy nhiên do hạn chế của phần mềm, một số mẫu biểu đã không theo đúng quy định về mẫu sổ do Bộ Tài chính ban hành. Bên cạnh đó phần mềm này còn chưa đảm bảo được việc phản ánh đúng tính chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên vẫn còn khó khăn trong việc hạch toán. Trên đây là một số hạn chế mà Công ty gặp phải, sau đây là một số phương hướng hoàn thiện mà em mạnh dạn dưa ra. II. Phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Kim khí Hà Nội Trong những năm qua, cùng với quá trình phát triển nền kinh tế, cùng với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế quản lý kinh tế, tài chính, hệ thống kế toán Việt Nam đã không ngừng được hoàn thiện và phát triển, góp phần tích cực vào việc tăng cường và nâng cao chất lượng quản lý tài chính doanh nghiệp. Nhưng trong cơ chế kinh tế mới, khi mà nền kinh tế nước ta đang đứng trước rất nhiều điều kiện thuận lợi cũng như những khó khăn để phát triển nền kinh tế thì hệ thống kế toán Việt Nam đang còn trong giai đoạn chưa hoàn chỉnh, vẫn còn rất nhiều vấn đề trong thực tế còn bất hợp lý với cơ chế tài chính cần phải được hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp cũng như phát triển nềm kinh tế đất nước. Hơn nữa, kế toán có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý tài chính doanh nghiệp, kế toán chính là công cụ đắc lực giúp cho doanh nghiệp thực hiện được quá trình hoạt động kinh doanh của mình. Vì vậy yêu cầu đổi mới và hoàn thiện công tác tổ chức kế toán là một yêu cầu rất cần thiết đỗi với mỗi doanh nghiệp cũng như trong toàn bộ nền kinh tế. Thứ nhất là hoàn thiện về chất lượng hàng hoá Như ta đã biết kim loại nói chung và thép nói riêng là một trong những vật liệu xây dựng không thể thiếu với bất cứ quốc gia nào. Thép có vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, ngành công nghiệp chế tạo thiết bị cơ khí và nhất là ngành xây dựng sẽ không thể tồn tại nếu thiếu thép. Trong thời gian tới công ty nên đặt ra những yêu cầu sau: sản phẩm hàng hoá chất lượng cao, đáp ứng thị hiếu của người tiêu dùng, giá cả hợp lý; đa dạng hoá các mặt hàng kinh doanh theo chức năng nhiệm vụ quy định trong điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty; đồng thời thu thập thông tin thị trường, tình hình tiêu thụ thép và các đối thủ cạnh tranh. Thứ hai là hoàn thiện về bộ máy quản lý và bộ máy kế toán Có thể thu gọn lại, giảm bớt số lượng nhân viên, có kế hoạch bồi dưỡng tập huấn cho nhân viên để công việc được tiến hành nhanh chóng và hiệu quả hơn. Hai bộ máy này nên thường xuyên liên hệ với nhau để nắm vững tình hình biến động của Công ty để có kế hoạch cụ thể. Thứ ba là hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán Sử dụng hợp lý các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nên lập phiếu xuất kho theo mẫu 02- VT để phản ánh lượng hàng hoá xuất kho để bán Về trình tự luân chuyển chứng từ kế toán, công ty nên quy định rõ ràng trách nhiệm của mỗi đơn vị, cá nhân trong quá trình luân chuyển chứng từ kế toán và cần phân loại cụ thể từng loại chứng từ: chứng từ tiền mặt, chứng từ về doanh thu bán hàng, chứng từ về thanh toán.. . rồi quy định rõ người lập chứng từ, số thứ tự chứng từ cần lập, các yếu tố trên chứng từ ... Mục đích cuối cùng là chứng từ được luân chuyển một cách hợp lý và hiệu quả. Thứ tư là hoàn thiện về phần mềm kế toán và tài khoản sử dụng Công ty nên mời công ty phần mềm đến để thay đổi lại phần mềm kế toán tốt hơn để dễ cho việc hạch toán, lập báo cáo và quản lý dữ liệu. Có thể chi tiết tài khoản theo từng nhóm hàng và theo từng mặt hàng trong nhóm hàng để dễ quản lý, có thể mở tài khoản chi tiết đến cấp 3, cấp 4 để việc theo dõi được tiện lợi hơn. Đối với nghiệp vụ mua hàng khoản chiết khấu thanh toán được hưởng nên đưa vào TK 515 sẽ hợp lý hơn. Khi phát sinh nghiệp vu bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng Công ty cần phải sử dụng tài khoản 157 “ Hàng gửi bán” để phản ánh lượng hàng hoá mua và chuyển thẳng cho người mua không qua kho của doanh nghiệp, tài khoản này cũng phải được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 theo từng mặt hàng kinh doanh của Công ty. Nếu Công ty áp dụng tính chiết khấu thương mại thì nên sử dụng tài khoản 521, còn nếu áp dụng tính chiết khấu thanh toán thì nên vận dụng tài khoản 635 để phản ánh. Đối với các tài khoản chi phí kế toán nên phản ánh chi tiết theo mặt hàng, nhóm hàng một cách thường xuyên hơn nữa nhằm đảm bảo thuận lợi cho công tác quản lý, theo dõi, phát hiện nhanh chóng sự biến động của từng mặt hàng , nhóm hàng, từ đó đưa ra chính sách kinh doanh phù hợp, kịp thời nhất cho Công ty. Trên đây là một số ý kiến em mạnh dạn đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện chiến lược kinh doanh đối với Công ty. Em mong rằng công ty có thể xem xét áp dụng nếu thấy phù hợp với điều kiện của Công ty. Danh mục tài liệu tham khảo 1.Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính Chủ biên: PGS.TS. Nguyễn Văn Công Nhà xuất bản tài chính Hà Nội, 10/2003 Hệ thống kế toán doanh nghiệp Vụ chế độ kế toán Nhà xuất bản tài chính Hà Nội - 1995 3.Giáo trình kế toán quản trị Chủ biên: PGS.TS. Nguyễn Minh Phương Nhà xuất bản lao động- xã hội 4. Chuẩn mực kế toán Việt Nam Mục lục