Đề tài Đánh giá thực trạng hạch toán kế toán tại công ty TNHH Máy xây dựng và Thương mại Việt Nhật

ự chuyên môn hoá lĩnh vực hoạt động và những nguyên nhân về phía thị trường tiêu thụ, công ty đã bỏ hẳn mảng xuất khẩu máy cũ, thiết bị cũ. Đến năm 2007 trong doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ không còn khoản mục doanh thu hàng xuất khẩu. Tuy mới hoạt động được 5 năm nhưng Việt Nhật CMT đã khẳng định được vị thế của mình trong đó phải kể đến một trong những thành công lớn nhất của Việt Nhật CMT là trở thành nhà cung cấp độc quyền tại Việt Nam, các sản phẩm máy xúc đào thuỷ lực của Sumitomo- một trong những tập đoàn nổi tiếng nhất của Nhật Bản trong lĩnh vực xây dựng và máy móc thiết bị. Thực tế cho thấy tình hình sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng được cải thiện, lợi nhuận của công ty cũng không ngừng tăng lên đặc biệt là 3 năm trở lại đây. Số liệu kế toán từ báo cáo kết quả kinh doanh trong 3 năm 2005, 2006, 2007 cho thấy lợi nhuận trước thuế cũng như sau thuế của công ty có tốc độ tăng trung bình là hơn 2 lần. Điều đó chứng tỏ công ty đang trên đà phát triển thịnh vượng. Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1. Tổng DT 95.556.322.299 70.799.040.608 126.289.991.065 2. LNTT 221.067.420 441.512.738 1.068.496.801 3. LNST 159.168.542 317.889.171 769.317.697 4. Tỷ suất LNST/DT 0,17 0.44 0,61 3. Khái quát về đặc điểm tổ chức quản lý của Việt Nhật CMT. 3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý tại Việt Nhật CMT. 3.2. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban. Giám đốc: là người trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, là người chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. Giám đốc tổ chức điều hành hoạt động của công ty theo quyết đinh của Hội đồng thành viên công ty và theo luật hiện hành. Nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc thực hiện theo luật doanh nghiệp và Điều lệ của công ty. Phó Giám đốc Kinh doanh: trực tiếp điều hành 7 phòng bao gồm 26 nhân viên và chịu trách nhiệm chính trong hoạt động thương mại, mua bán, xuất nhập khẩu của công ty đồng thời là người cố vấn cho Giám đốc trong việc lập kế hoạch kinh doanh ngắn hạn cũng như chiến lược phát triển dài hạn của công ty. Phó Giám đốc có quyền và nhiệm vụ giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Các phòng ban chịu sự quản lý của Phó Giám đốc Kinh doanh là: - Phòng Kế toán: gồm 5 nhân viên. Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng. Phòng Kế toán có nhiệm vụ chính là phản ánh, ghi chép, tổng hợp các hoạt động mua bán, xuất nhập khẩu, cung cấp dịch vụ của đơn vị với mục đích cung cấp thông tin về tình hình tài sản cũng như tình hình sử dụng nguồn vốn và quá trình lưu chuyển tiền tệ của công ty trong từng thời kì phục vụ việc lập báo cáo tài chính cho các đối tượng có liên quan cũng như yêu cầu quản trị. - Phòng Hành chính nhân sự: gồm 2 nhân viên tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức các hoạt động của công ty; bố trí sắp xếp cán bộ, công nhân viên hợp lý và có hiệu quả; chịu trách nhiệm về công tác quản lý và lưu giữ hồ sơ công nhân viên. - Phòng Sumitomo: gồm 2 nhân viên chịu trách nhiệm về hoạt động mua bán, xuất nhập khẩu máy xây dựng Sumitomo của công ty Sumitomo- đối tác lớn nhất của Việt Nhật CMT. - Phòng Xuất nhập: khẩu gồm 3 nhân viên chịu trách nhiệm về hoạt động mua bán, xuất nhập khẩu máy và thiết bị xây dựng, công nghiệp, lâm-nông nghiệp, thuỷ lợi… của các nhà cung cấp khác. - Phòng Parts: gồm 6 nhân viên nhiệm vụ chính là mua bán, xuất nhập khẩu các phụ tùng sửa chữa, thay thế của máy xây dựng, công nghiệp, lâm-nông nghiệp, thuỷ lợi… - Phòng Thuỷ điện: gồm 6 nhân viên hoạt động trong lĩnh vực thuỷ điện nhằm tìm kiếm cơ hội kinh doanh, hợp tác trong các dự án thuỷ điện không ngừng hoàn thiện khả năng và tích luỹ kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ cao này. - Phòng Kinh doanh 1: gồm 4 nhân viên chịu trách nhiệm về việc lập và thực hiện kế hoạch kinh doanh; định mức hàng hoá; giao dịch với các đối tác và bạn hàng. Phó Giám đốc Kỹ thuật: trực tiếp điều hành 6 phòng gồm 11 nhân viên. Phó Giám đốc Kỹ thuật chịu trách nhiệm chính về số lượng cũng như chất lượng,tình trạng, thông số kỹ thuật của máy móc, thiết bị trong các đơn hàng của công ty. Các phòng ban chịu sự quản lý của Phó Giám đốc Kỹ thuật là: - Đội xe: gồm 1 nhân viên đảm nhiệm chức năng đưa đón cán bộ, công nhân viên của công ty. - Bảo vệ: gồm 1 nhân viên đảm nhiệm chức năng bảo vệ, giám sát tài sản chung của công ty. - Bộ phận Kho: gồm 1 nhân viên có nhiệm vụ chính là theo dõi, kiểm kê số lượng thiết bị, máy nhập xuất. - Đội giao nhận: gồm 3 nhân viên chuyên bốc vác hàng vào kho của công ty cũng như chuyển hàng từ kho lên xe vận chuyển cho khách hàng. - Service team: gồm 2 nhân viên có chức năng bảo dưỡng hàng mua về cũng như bảo hành hàng bán. - Phòng Kinh doanh 2: gồm 3 nhân viên hỗ trợ phòng Kinh doanh 1 trong các chức năng chung đồng thời đảm nhiệm chức năng tìm kiếm cơ hội kinh doanh, nhà cung cấp, bạn hàng mới. PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI VIỆT NHẬT CMT. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ở Việt Nhật CMT. 1.1. Chức năng và nhiệm vụ cơ bản của bộ máy kế toán. Kế toán như định nghĩa căn bản ngắn gọn về nó là nghệ thuật ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm phản ánh thông tin kinh tế tài chính chủ yếu của đơn vị. Vì thế mà ở mỗi doanh nghiệp, bộ máy kế toán được thành lập và đi vào hoạt động cũgn bởi chức năng và nhiệm vụ trên, trỏ thành bộ phận không thể thiếu trong bộ máy tổ chức và quản lý của đơn vị. Nó thực hiện thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế tài chính cho các đối tượng liên quan phục vụ cho việc ra quyết định. Cụ thể là: - Tổ chức hạch toán kế toán, ghi sổ, phản ánh đầy đủ chính xác tình hình biến động tài sản với nguồn vốn cũng như tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. - Lập và trình bày các báo cáo tài chính theo quy định của chế độ hiện hành khi cần thiết hoặc khi được yêu cầu. - Tổ chức công tác phân tích tài chính, đề xuất những biện pháp kịp thời tham mưu hỗ trợ ban giám đốc phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản lý. - Thực hiện công tác xử lý và bảo quản hệ thống sổ sách chứng từ của đơn vị theo quy định của chế độ hiện hành. - Tổ chức phổ biến kịp thời các chế độ, thể lệ, các quy định kế toán tài chính mới được ban hành. - Hướng dẫn, bồi dưỡng nâng cao kinh nghiệm, trình độ cho đội ngũ nhân viên kế toán. 1.2. Mô hình bộ máy kế toán và chức năng của từng bộ phận. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung để phù hợp với cơ cấu quản lý hiệu quả. Toàn bộ phòng kế toán có 6 thành viên gồm một kế toán trưởng và 5 nhân viên. - Kế toán trưởng: là người giúp việc, tham mưu và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty về việc tổ chức bộ máy kế toán, quyết định sa thải, tiếp nhận nhân sự trong phòng kế toán và các chính sách liên quan đến kế toán tài chính được áp dụng tại công ty, thường xuyên đôn đốc, giám sát các nhân viên trong việc thực hiện các chức năng chung của phòng kế toán cũng như những nhiệm vụ được giao. Ngoài ra, kế toán trưởng còn có nhiệm vụ cung cấp, báo cáo mọi số liệu và tình hình tài chính chính xác kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý nhất là việc ra quyết định. - Kế toán quỹ: theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ các loại tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí đá quý,… và các khoản liên quan tới tạm ứng, thanh toán tạm ứng của đơn vị. - Kế toán kho: có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh tình hình nhập- xuất- tồn hàng hoá của công ty về mặt số lượng cũng như giá trị làm căn cứ kiểm kê, quản lý hàng hoá và tính giá vốn hàng bán. - Kế toán thuế: chịu trách nhiệm theo dõi và ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến nghĩa vụ của công ty với nhà nước, tổng hợp tính thuế với cơ quan nhà nước hàng tháng, hàng quý. Đồng thời thực hiện theo dõi chi tiết việc thực hiên các nghĩa vụ về thuế. - Kế toán thanh toán- Kế toán ngân hàng: chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ kinh tế liên quan tới thanh toán qua ngân hàng như phải thu khách hàng, khách hành ứng trước, phải trả nhà cung cấp, ứng trước người bán, vay, trả nợ vay ngân hàng, các hoá đơn thu chi khác liên quan tới chuyển khoản đông thời kiểm tra tính chính xác của Giấy báo Có, Giấy báo Nợ các Ngân hàng. Vì là công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực nhập khẩu nên tỷ giá ngoại tệ là một trong những vấn đề được quan tâm hàng ngày, hàng giờ. Vì vậy mà kế toán thanh toán- kế toán ngân hàng còn phải thường xuyên theo dõi và nắm bắt thông tin về tỷ giá giao dịch các ngân hàng phục vụ cho việc ra quyết định các vấn đề liên quan tới ngoại tệ. - Kế toán tổng hợp: chịu trách nhiệm về các mảng còn lại trừ các phần đã nêu. Kế toán trưởng Kế toán quỹ Kế toán thuế Kế toán tổng hợp Kế toán kho Kế toán TT Kế toán NH Sơ đồ 02: Bộ máy kế toán 2. Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán tại Việt Nhật CMT. 2.1. Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng. - Chuẩn mực kế toán tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam. - Chế độ kế toán áp dụng theo quyết định số 48/2006/QĐ ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. * Hệ thống tài khoản áp dụng theo chế độ 48. * Hệ thống chứng từ kế toán theo hướng dẫn và quy định của chế độ 48. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty đều được lập chứng từ theo hướng dẫn và theo quy định hợp lý, hợp lệ và hợp pháp. Các chứng từ là cơ sở để kế toán phần hành tiến hành ghi sổ. Chứng từ kế toán được bảo quản và lưu trữ theo quy định. Thời gian lưu trữ tuỳ thuộc vào mức độ quan trọng nội dung kinh tế phát sinh lập chứng từ đó. * Hệ thống sổ kế toán. Công ty ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung bao gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung. - Sổ Nhật kí đặc biệt. - Sổ Cái. - Các sổ, thẻ chi tiết. Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là hàng ngày tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, tuỳ vào điều kiện cụ thể từng doanh nghiệp mà có thể mở các sổ Nhật ký đặc biệt, theo trình tự phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán ) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi vào các sổ Cái có liên quan theo từng nghiệp vụ phát sinh. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết để lập Báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ kế toán tại đơn vị được khái quát theo sơ đồ sau: Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký chung BCTC Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ NK đặc biệt Sơ đồ 03: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung của Việt Nhật CMT. Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra: * Hệ thống Báo cáo tài chính Nhằm trình bày một cách tổng quát, hệ thống và toàn diện nhất tình hình về tài sản, nguồn vốn, công nợ cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã sử dụng các báo cáo tài chính sau: Báo cáo kết quả kinh doanh. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Bảng cân đối kế toán. Thuyết minh báo cáo tài chính. 2.2. Kỳ kế toán và đơn vị tiền tệ sử dụng. - Kỳ kế toán ( năm tài chính ) bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch tương ứng. Năm tài chính đầu tiên bắt đầu từ ngày được cấp giấy phép kinh doanh cho đến ngày 31/12 năm đó. - Đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng Việt Nam (VNĐ). 2.3. Nguyên tắc kế toán áp dụng 2.3.1. Nguyên tắc ghi nhận tiền và các khoản tương đương tiền. - Tiền và các khoản tương đương tiền được ghi theo giá gốc( giá thực tế tại thời điểm phát sinh). - Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng hoặc liên quan tới ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế của Ngân hàng giao dịch tại thời điểm phát sinh. Chênh lệch tỷ giá trong kỳ được ghi nhận vào Doanh thu tài chính ( Có TK 515) hoặc Chi phí tài chính ( Nợ TK 635 ). Cuối kỳ tổng hợp xác định chênh lệch tỷ giá và hạch toán vào bên Có hoặc Nợ của TK Chênh lệch tỷ giá 413. 2.3.2. Nguyên tắc ghi nhận Hàng tồn kho. - Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc, giá trị Hàng tồn kho nhập được ghi nhận theo giá thực tế phát sinh, tính giá Hàng tồn kho xuất theo phương pháp nhập trước- xuất trước. - Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp Kê khai thường xuyên. - Dự phòng giảm giá Hàng tồn kho được lập theo quy định và hạch toán vào các TK có liên quan. 2.3.3. Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao Tài sản cố định( TSCĐ). - TSCĐ bao gồm TSCĐ hữu hình, vô hình và thuê tài chính được ghi nhận theo giá gốc( chuẩn mực số 03). - Khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng( Theo quyết định 206 năm 2003 của Bộ Tài chính). 2.3.4. Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao bất động sản đầu tư. 2.3.5. Nguyên tắc ghi nhận các khoản đầu tư tài chính. - Các khoản đầu tư vào công ty con, công ty liên kết, vốn góp vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát. - Các khoản đầu tư chứng khoán ngắn hạn. - Các khoản đầu tư tài chính dài hạn và ngắn hạn khác. 2.3.6. Nguyên tắc ghi nhận và vốn hoá các khoản chi phí đi vay. - Chi phí đi vay được ghi nhận chính xác, đầy đủ bắt đầu từ khi phát sinh nghiệp vụ vay. - Tỷ lệ vốn hóa được sử dụng để xác định chi phí đi vay được vốn hoá trong kỳ. 2.3.7. Nguyên tắc ghi nhận và vốn hoá các khoản chi phí khác. - Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định, chi phí mua sắm công cụ dụng cụ, các chi phí trả trước khác được ghi nhận dựa vào chế độ và nội dung cụ thể của từng nghiệp vụ. - Phương pháp phân bổ các loại chi phí kể trên theo nguyên tắc đường thẳng. 2.3.8. Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả Chi phí phải trả được ghi nhận căn cứ vào nội dung cụ thể của từng nghiệp vụ theo các hợp đồng ký kết, dự kiến chi phí có thể phát sinh liên quan đến các hợp đồng. 2.3.9. Nguyên tắc ghi nhận các khoản dự phòng các khoản phải trả. 2.3.10. Nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu. - Vốn đầu tư của chủ sở hữu, thặng dư vốn cổ phần, vốn khác của chủ sở hữu được ghi nhận theo số thực góp. - Lợi nhuận chưa phân phối được ghi nhận theo lợi nhuận thực tế phát sinh cuối năm tài chính. - Chênh lệch đánh giá lại tài sản và chênh lệch tỷ giá được hạch toán và ghi nhận theo quy định số thực tế phát sinh trong kỳ. 2.3.11. Nguyên tắc ghi nhận Doanh thu. - Doanh thu bán hàng tuân thủ loại 10 chuẩn mực số 14. - Doanh thu cung cấp dịch vụ tuân thủ loại 16 chuẩn mực số 14. - Doanh thu hoạt động tài chính tuân thủ loại 24 chuẩn mực số 14. - Doanh thu hợp đồng xây dựng tuân thủ các quy định có liên quan. 2.3.12. Nguyên tắc ghi nhận Chi phí. - Chi phí tài chính được ghi nhận theo nguyên tắc chi phí thực tế phát sinh trong kì theo phương pháp trực tiếp kể cả đánh giá lại. - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành và hoãn lại được ghi nhận theo chuẩn mực số 18. 2.3.14. Nguyên tắc lập dự phòng rủi ro hối đoái. 2.3.15. Các nguyên tắc kế toán khác. 3. Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu tại Việt Nhật CMT. 3.1. Hạch toán ngoại tệ, vốn bằng tiền. 3.1.1. Đặc điểm và nguyên tắc hạch toán ngoại tệ, vốn bằng tiền. - Đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng Việt Nam. - Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ gồm đôla Mỹ và yên Nhật sẽ được quy đổi ra VNĐ theo các nguyên tắc sau: * Đối với DT, chi phí, tài sản hình thành có gốc ngoại tệ thì sử dụng tỷ giá bình quân liên ngân hàng ở thời điểm phát sinh nghiệp vụ. * Đối với ngoại tệ mua bằng tiền VNĐ thì tỷ giá hối đoái nhập quỹ là giá mua thực tế. * Đối với ngoại tệ thu được do bán hàng hoặc thu các khoản nợ thì tỷ giá hối đoái nhập vào là tỷ giá bình quân liên ngân hàng do ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh. * Khi nhận các khoản vay, phải thu, phải trả bằng ngoại tệ thì tỷ giá hối đoái là tỷ giá đã dùng để ghi nhận nợ( nếu thời điểm dùng để ghi nhận nợ và thời điểm thanh toán trong cùng một năm tài chính) hoặc tỷ giá thực tế cuối năm trước nếu thời điểm ghi nhận nợ và trả nợ ở hai năm khác nhau. * Đối vói ngoại tệ tại quỹ hoặc ở ngân hàng xuất ra thì tỷ giá hối đoái được xác định là tỷ giá thực tế của ngoại tệ nhập vào theo phương pháp nhập trước- xuất trước. - Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ được hạch toán vào DT Tài chính hoặc Chi phí Tài chính. Cuối kỳ tổng hợp hạch toán chênh lệch vào TK Chênh lệch tỷ giá 413. - Cuối năm tài chính phải tiến hành đánh giá lại các khoản mục tiền tệ, phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ theo tỷ giá ở thời điểm cuối năm tài chính do Ngân hàng nhà nước công bố để xác định lãi lỗ tỷ giá. 3.1.2.TK sử dụng. - TK 111 chi tiết TK 111(1), TK 111(2). - TK 112 chi tiết TK 112(1), TK 112(2). TK 111(1), TK 112(2) được chi tiết cho đôla Mỹ và yên Nhật. - Các TK khác có liên quan: TK 156, 131, 331, 334, 311, 511, 711, 141, 515, 635, 413 … 3.1.3. Chứng từ sử dụng. - Phiếu thu, phiếu chi. - Giấy báo Nợ, báo Có của Ngân hàng. - Giấy uỷ nhiệm chi, phiếu chuyển khoản. - Giấy ghi nhận nợ. - Hoá đơn GTGT, các hợp đồng kinh tế, …. 3.1.4. Các nghiệp vụ chủ yếu. - Mua ngoại tệ bằng tiền VN: * Căn cứ vào lượng ngoại tệ mua vào kế toán quỹ ghi vào bên Nợ TK 007 (Chi tiết cho từng ngoại tệ). * Dựa vào giá mua thực tế, kế toán quỹ định khoản: Nợ TK 1112, 1122: Chi tiết cho từng ngoại tệ. Có TK 1111,1121. - Bán ngoại tệ thu bằng tiền VN: * Căn cứ số ngoại tệ đem bán, kế toán quỹ ghi vào bên Có TK 007( Chi tiết cho từng ngoại tệ). * Dựa vào giá bán thực tế và giá xuất quỹ, kế toán quỹ định khoản: Nợ TK 1111.1121: Giá bán thực tế. Có TK 1112.1122 ( Chi tiết): Giá xuất quỹ. Nợ TK 635 hoặc Có TK 515: Chênh lệch giá bán và giá xuất quỹ. - Bán chịu cho khách hàng ghi giá bằng ngoại tệ: * Tại thời điểm ghi nhận doanh thu và khách hàng chấp nhận nợ, kế toán ghi: Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 3331 * Tại thời điểm khách hàng trả nợ, một mặt kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 007( Chi tiết cho từng ngoại tệ) mặt khác dựa vào tỷ giá thực tế lúc khách hàng ghi nhận nợ hoặc tỷ giá thực tế cuối năm tài chính trước và tỷ giá hiện hành, kế toán ghi: Nợ TK 1112, 1122( Chi tiết): Theo tỷ giá hiện hành Có TK 131: Theo tỷ giá nhận nợ hoặc cuối năm tài chính trước. Nợ TK 635 hoặc Có TK 515: Chênh lệch tỷ giá. - Vay tiền ngân hàng bằng ngoại tệ thì lượng ngoại tệ vay kế toán ghi đơn vào TK 007( Chi tiết) đồng thời dựa vào tỷ giá thực tế hiện hành, kế toán tiến hành ghi sổ: Nợ TK 1112, 1122( Chi tiết): Tỷ giá hiện hành Có TK 311, 341: Tỷ giá hiện hành. - Trường hợp vay bằng ngoại tệ nhưng thanh toán nợ cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản, kế toán dựa vào tỷ giá hiện hành và tỷ giá thực tế lúc ghi nhận nợ hoặc cuối năm tài chính trước định khoản: Nợ TK 331: Tỷ giá nợ hoặc cuối năm tài chính trước Có TK 311, 341: Tý giá hiện hành. Nợ TK 635 hoặc Có TK 515: Chênh lệch tỷ giá. ( Trường hợp này kế toán không ghi vào TK 007). - Khi chi ngoại tệ để thanh toán các khoản tiền vay bằng ngoại tệ, căn cứ vào lượng ngoại tệ chi ra, kế toán ghi đơn vào bên Có TK 007( Chi tiết) đồng thời định khoản: Nợ TK 311, 341, 315: Theo tỷ giá nhận tiền vay Có TK 1112, 1122( Chi tiết): Theo tỷ giá xuất quỹ. Nợ TK 635 hoặc Có TK 515: Chênh lệch tỷ giá. - Khi nhập khẩu hàng theo phương thức trực tiếp, trả trước tiền hàng cho người bán kế toán ghi đơn bên Có TK 007( Chi tiết) đồng thời kế toán định khoản: Nợ TK 331: Tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán. Có TK 1122( Chi tiết): Theo tỷ giá xuất quỹ Nợ TK 635 hoặc Có TK 515: Chênh lệch tỷ giá. - Khi nhập khẩu hàng trực tiếp theo phương thức trả chậm đến thời hạn thanh toán một mặt kế toán ghi đơn bên Có TK 007( Chi tiết) mặt khác định khoản: Nợ TK 331: Tỷ giá lúc ghi nhận nợ thanh toán Có TK 1122( Chi tiết): Tỷ giá thực tế xuất quỹ. Nợ TK 635 hoặc Có TK 515: Chênh lệch tỷ giá. - Cuối năm tài chính phải tiến hành đánh giá lại các khoản mục tiền tệ, phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ theo tỷ giá ở thời điểm cuối năm tài chính do Ngân hàng nhà nước công bố để xác định lãi lỗ tỷ giá. Nếu phát sinh lãi tỷ giá định khoản: Nợ TK 331,…. Có TK 413. Nếu phát sinh lỗ tỷ giá, kế toán định khoản: Nợ TK 413. Có TK 131,…. - Đối với tiền VN: * Khi dùng tiền VN kế toán định khoản: Nợ TK 334, 338, 331, 315, 156,…. Có TK 1111, 1121. * Khi thu tiền VN kế toán định khoản: Nợ TK 1111, 1121 Có TK 511, 3331, 131, 1381,….. 3.1.5. Quy trình hạch toán có thể khái quát theo sơ đồ sau: PT, PC, GBNợ, GBCó,… Sổ quỹ TM, TGNH. Sổ Nhật ký chung BCTC SC 111 SC 112 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo quỹ. Báo cáo TGNH. NK T- C tiền Sơ đồ 04: Trình tự hạch toán vốn bằng tiền. 3.2. Hạch toán Hàng tồn kho. Đặc điểm, nguyên tắc hạch toán Hàng tồn kho của công ty gồm: Hàng hoá trong kho, hàng mua đang đi đường, hàng trên đường chuyển giao cho khách hàng (máy móc, thiết bị, phụ tùng…). Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá nhập là giá gốc thực tế phát sinh. Giá xuất tính theo phương pháp nhập trước- xuất trước. TK sử dụng. TK 156, 151, 157. Các TK khác có liên quan. Hệ thống chứng từ sử dụng. Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Biên bản kiểm kê hàng tồn kho. Hợp đồng mua bán, hoá đơn GTGT…. Các nghiệp vụ chủ yếu. Khi hàng nhập khẩu theo hình thức nhập khẩu trực tiếp về biên giới tiếp nhận theo quy định, kế toán định khoản. Nợ TK 151(Chi tiết cho từng mặt hàng): Tỷ giá thực tế. Có TK 331( Chi tiết cho từng nhà cung cấp): Theo tỷ giá ghi nhận nợ. Có TK 333(111,112): Thuế và các khoản phải nộp: Theo tỷ giá tính thuế. Nợ TK 635 hoặc Có TK 515: Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ. Khi nhận hàng do đơn vị nhận nhập khẩu uỷ thác giao, kế toán định khoản: Nợ TK 156: Chi tiết cho từng mặt hàng. Nợ TK 133: Thuế GTGT hàng NK đựoc khấu trừ (nếu có). Có TK 331: Chi tiết đơn vị nhận nhập khẩu uỷ thác. Phản ánh phí uỷ thác, các khoản được chi hộ phải trả cho đơn vị nhận uỷ thác: Nợ TK 156: Chi tiết cho từng mặt hàng Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ( nếu có). Có TK 331: Chi tiết cho đơn vị nhận uỷ thác. Trưòng hợp giao hàng trực tiếp cho khách hàng tại cửa khẩu nhập hàng, kế toán căn cứ vào các hoá đơn bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 151: Chi tiết cho từng mặt hàng. Xuất hàng bán tại kho cho khách hàng, kế toán định khoản: Nợ TK 632 Có TK 156: Chi tiết cho từng mặt hàng. Nếu gửi hàng tới điểm hẹn của khách hàng thì kế toán thực hiện theo dõi trên TK Hàng gửi bán: Nợ TK 157: Chi tiết cho từng mặt hàng. Có TK 151, 156: Chi tiết cho từng mặt hàng Quy trình hạch toán. Kế toán kho mở thẻ kho cho từng loại máy móc, thiết bị, phụ tùng theo phương pháp thẻ song song. Kế toán kho mở các sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ Cái các TK có liên quan. Hàng ngày căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan, kế toán tiến hành nhập dữ liệu và phần mềm kế toán tự động nhập dữ liệu theo trình tự sau: Phiếu NK- XK,… Sổ, thẻ kho chi tiết Sổ Nhật ký chung BCTC SC 151, 156, 157 Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ NK Mh- Bh Sơ đồ 05: Trình tự hạch toán Hàng tồn kho. 3.3. Kế toán thanh toán. 3.3.1 Thanh toán vói nhà cung cấp nước ngoài. 3.3.1.1. Đặc điểm và nguyên tắc hạch toán thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài. - Công ty thanh toán theo 3 hình thức là thanh toán bằng L/C trả trước, thanh toán ngay bằng L/C và trả chậm. - Đồng tiền dùng để thanh toán theo yêu cầu của nhà cung cấp thường là đôla Mỹ và yên Nhật. 3.3.1.2. TK sử dụng. - TK 331( Chi tiết cho từng nhà cung cấp). - Các TK có liên quan. 3.3.1.3. Các chứng từ sử dụng. - Hợp đồng kinh tế. - Hoá đơn GTGT. 3.3.1.4. Các nghiệp vụ chủ yếu. - Thanh toán bằng L/C trả trước. * Khi trả trước tiền hàng nhập khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 331( Chi tiết cho từng nhà cung cấp): Tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán. Có TK 112: Tỷ giá xuất ngoại tệ. Nợ TK 635/ Có TK 515: Chênh lệch về tỷ giá ngoại tệ. * Khi hàng nhập khẩu về biên giới tiếp nhận hàng theo quy định, kế toán định khoản: Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường( Tỷ giá thực tế). Có TK 331( Chi tiết): Tỷ giá nhận nợ bàng ngoại tệ. Có TK 333: Thuế và các khoản thuế phải nộp nhà nước theo tỷ giá tính thuế. Có TK 111, 112: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước theo tỷ giá xuất ngoại tệ hoặc tỷ giá thực tế nộp thuế. Nợ TK 635/ Có TK 515: Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ. - Thanh toán ngay bằng L/C. * Khi hàng về nơi quy định, kế toán ghi: Nợ TK 151: Theo tỷ giá thực tế. Có TK 331: Theo tỷ giá thực tế ghi nhận nợ. Có TK 333 ( 111, 112) : Thuế và các khoản phải nộp nhà nước theo tỷ giá tính thuế. Nợ TK 635 hoặc Có TK 515: Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ. * Ngân hàng đối chiếu bộ chứng từ và điều kiện mở L/C, nếu phù hợp thì tiến hành trả tiền cho người bán hàng. Nợ TK 331( Chi tiết cho từng nhà cung cấp): Theo tỷ giá thanh toán nợ. Có TK 1122: Tiền gửi ngoại tệ hoặc tỷ giá xuất ngoại tệ. Nợ TK 635 hoặc Có TK 515: Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ. - Trả chậm. * Khi hàng về nơi quy định, kế toán ghi: Nợ TK 151: Theo tỷ giá thực tế. Có TK 331( Chi tiết): Theo tỷ giá thực tế ghi nhận nợ. Có TK 333 ( 111, 112) : Thuế và các khoản phải nộp nhà nước theo tỷ giá tính thuế. Nợ TK 635 hoặc Có TK 515: Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ. * Thanh toán hàng nhập khẩu đến hạn trả cho nhà cung cấp, kế toán ghi: Nợ TK 331( Chi tiết cho từng nhà cung cấp): Tỷ giá ghi nhận nợ hoặc cuối năm tài chính trước. Có TK 1122: Tỷ giá xuất ngoại tệ. Nợ TK 635 hoặc Có TK 515: Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ. 3.3.1.5. Quy trình hạch toán được khái quát theo sơ đồ sau: Hợp đồng mua- Hoá đơn GTGT. Sổ chi tiết cho từng nhà cung cấp. Sổ Nhật ký chung BCTC SC 331 Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ NK Mh. Sơ đồ 06: Trình tự hạch toán thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài. 3.3.2. Kế toán thanh toán với đơn vị nhận nhập khẩu uỷ thác. 3.3.2.1. Đặc điểm và nguyên tắc hạch toán thanh toán với đơn vị nhận uỷ thác. 3.3.2.2. TK sử dụng. - TK 331: Chi tiết đơn vị nhận nhập khẩu uỷ thác. - Các TK có liên quan. 3.3.2.3. Chứng từ sử dụng. 3.3.2.4. Các nghiệp vụ chủ yếu. - Khi ứng trước tiền uỷ thác mua hàng nhập khẩu bằng ngoại tệ, kế toán ghi: Nợ TK 331( Chi tiết đơn vị nhận uỷ thác) ( Chi tiết tiền tệ): Tỷ giá thực tế. Có TK 1112, 1122: Tỷ giá xuất ngoại tệ. Nợ TK 635 hoặc Có TK 515: Chênh lêch tỷ giá. - Khi chuyển tiền Việt Nam để đơn vị nhận uỷ thác mua ngoại tệ nhập hàng, số tiền thực tế chuyển, kế toán ghi: Nợ TK 331( Chi tiết đơn vị nhận uỷ thác) (VNĐ): Tỷ giá thực tế. Có TK 1111,1121: Tỷ giá thực tê. - Khi nhận hàng từ đơn vị nhận uỷ thác giao, kế toán ghi: Nợ TK 156 Nợ TK 133( nếu có) Có TK 331: (Chi tiết đơn vị nhận uỷ thác) ( VNĐ). - Ghi số thuế phải nộp nhà nước do đơn vị nhận uỷ thác nộp hộ: Nợ TK 331: Chi tiết đơn vị nhận uỷ thác. Có TK 1111, 1121. - Phản ánh các phí uỷ thác: Nợ TK 156 Nợ TK 133( nếu có) Có TK 331: Chi tiết đơn vị nhận uỷ thác. (VNĐ). - Phản ánh số tiền thanh toán còn thiếu cho đơn vị nhận uỷ thác: Nợ TK 331: Chi tiết đơn vị nhận uỷ thác (VNĐ). Có TK 1111, 1121. - Các nghiệp vụ giao dịch với đơn vị nhận uỷ thác nếu thanh toán bằng ngoại tệ thì được phản ánh tương tự như trên nếu có chênh lệch tỷ giá cho hạch toán vào chi phí tài chính hoặc doanh thu tài chính. 3.3.2.5. Quy trình hạch toán. Quy trình hạch toán vói đơn vị nhận uỷ thác giống với quy trình hạch toán với các nhà cung cấp nước ngoài (Chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu). 3.3.3. Kế toán thanh toán với khách hàng. 3.3.3.1. Đặc điểm và nguyên tắc hạch toán thanh toán với khách hàng. - Giá bán tính theo tiền VNĐ hoặc đôla Mỹ. 3.3.3.2. TK sử dụng. - TK 131: Chi tiết cho từng khách hàng( Chi tiết theo đơn vị tiền tệ). - Các TK có liên quan. 3.3.3.3. Chứng từ sử dụng. - Hoá đơn GTGT. - Các chứng từ có liên quan. 3.3.3.4. Các nghiệp vụ chủ yếu. - Bán hàng giá tính bằng VNĐ khách hàng chấp nhận thanh toán, kế toán định khoản: Nợ TK 1111, 1121: Số đã thanh toán. Nợ TK 131( Chi tiết cho từng khách hàng) (VNĐ): Số còn nợ Có TK 511. Có TK 3331. - Khi cho khách hàng nhận chiết khấu thương mại, kế toán định khoản: Nợ TK 5211: Phần CKTM. Có TK 131( Chi tiết cho từng khách hàng) (VNĐ). - Khi khách hàng trả lại hàng, kế toán định khoản: Nợ TK 5212: DT hàng bán bị trả lại Nợ TK 3331: VAT hàng bán trả lại Có TK 131( Chi tiết cho từng khách hàng) (VNĐ). - Khi giảm giá hàng bán cho khách hàng, kế toán định khoản: Nợ TK 5213: Phần DT giảm giá hàng bán. Nợ TK 3331: VAT phần BT giảm giá hàng bán. Có TK 131( Chi tiết cho từng khách hàng) (VNĐ). - Khi cho khách hàng được nhận CK thanh toán, kế toán định khoản: Nợ TK 635: CK thanh toán. Có TK 131( Chi tiết cho từng khách hàng) (VNĐ) - Khi khách hàng trả nốt số còn thiếu, kế toán định khoản: Nợ TK 1112, 1122. Có TK 131( Chi tiết cho từng khách hàng) (): Số còn thiếu. - Bán hàng giá tính bằng ngoại tệ, khách hàng chấp nhận thanh toán, kế toán định khoản: Nợ TK 111, 112: Số đã thanh toán. Nợ TK 131( Chi tiết cho từng khách hàng) (VNĐ): Số còn nợ Có TK 511. Có TK 3331. - Khi khách hàng trả nốt số còn thiếu, kế toán định khoản: Nợ TK 111, 112 Có TK 131( Chi tiết cho từng khách hàng) (VNĐ): Số còn thiếu. - Các giao dịch với khách hàng nếu thanh toánbằng ngoại tệ thì hạch toán tương tự như trên, nếu phát sinh chênh lệch tỷ giá cho vào DT tài chính hoặc Chi phí tài chính. 3.3.4.5. Trình tự hạch toán có thể khái quát theo sơ đồ sau: Hoá đơn GTGT. Sổ theo dõi chi tiết K.h Sổ Nhật ký chung BCTC SC 131 Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp thanh toán K.h Sổ NK B.hàng Sơ đồ 07: Trình tự hạch toán thanh toán vói khách hàng. 3.4. Ví dụ về phần hành thanh toán- Thanh toán với khách hàng. HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT-3LL CY/2008B 0097681 Ngày 20 tháng 06 năm 2008. Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Máy xây dựng và Thương mại Việt Nhật. Địa chỉ: Số 28, ngõ 270/1 Hoàng Hoa Thám- P.Thuỵ Khuê- Tây Hồ- HN. Số tài khoản: Điện thoại: 04.8470811. MS: 0101353516. Họ tên người mua hàng: Hoàng Huy Minh. Đơn vị: Công ty cổ phần cầu 3 Thăng Long. Địa chỉ: Số 280- Nguyễn Trãi- Thanh Xuân- HN. Số tài khoản: Điện thoại: 04. 7412283. MS: Hình thức thanh toán: Tiền Việt Nam (VNĐ). Tỷ giá: 17.500VNĐ/USD. STT Tên hàng hoá, dịch vụ. Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Khoan HitachiKH 125-3 Chiếc 1 10.000$ 10.000$ Cộng tiền hàng 175.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 17.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán 192.500.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm chín mươi hai triệu năm trăm nghìn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưỏng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Đơn vị: Công ty TNHH Máy xây dựng và Thương mại Việt Nhật. Địa chỉ: 270/28 Hoàng Hoa Thám- P.Thụy Khuê- Tây Hồ- HN. SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG. Năm: 2008 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Phải thu từ người mua (ghi Nợ) Ghi Có tài khoản doanh thu SH Hàng hoá Thành phẩm Dịch vu. A B C D 1 2 3 4 Số trang trước chuyển sang 21/06. HĐ0097681 20/06 Bán chịu cho c.ty cầu 3 Thăng Long 1 khoan Hitachi KH 125-3. 192.500.000 X Cộng chuyển trang sau Lập, ngày… tháng…. năm…. Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị. ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu). Đơn vị: Công ty TNHH Máy xây dựng và Thương mại Việt Nhật. Địa chỉ: 270/28 Hoàng Hoa Thám- P.Thụy Khuê- Tây Hồ- HN. SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA. TK: 131 Đối tượng: Công ty cầu 3 Thăng Lomg. Loại tiền: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sịnh Số dư Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 - Số dư đầu kỳ. 21/06 HĐ 0097681 20/06 - 1 chiếc khoan HitachiKH 125-3. - VAT 10% 511 3331 175.000.000 17.500.000 - Cộng số phát sinh. - Số dư cuối kỳ. Ngày… tháng… năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Đơn vị: Công ty TNHH Máy xây dựng và Thương mại Việt Nhật. Địa chỉ: 270/28 Hoàng Hoa Thám- P.Thụy Khuê- Tây Hồ- HN. SỔ CÁI Năm: 2008 Tên TK: Phải thu khách hàng. Số hiệu: 131 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải NK B.hàng Tài khoản đối ứng Số tiền SH NT Trang Dòng Nợ Có A B C D 1 2 3 4 5 - Số trang trước chuyển sang. 21/06 HĐ 0097681 20/06 - Bán 1 khoan Hitachi KH 125-3. - VAT 10% 511 3331 175.000.000 17.500.000 - Cộng số phát sinh - Cộng chuyển trang sau Ngày… tháng.... năm….. Ngưòi ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, đóng dấu, họ tên) 5. Tìm hiểu quy trình lập các BCTC của đơn vị: Lập BCTC là công đoạn cuối cùng của quá trình hạch toán kế toán. BCTC phản ánh các thông tin tổng hợp quan trọng, là kết quả kinh doanh trong 1 kỳ kế toán hay phản ánh các thông tin tài chính khác phục vụ hữu ích cho quá trình ra quyết định của Ban GĐ BTTC được tổng hợp vào cuối kỳ kế toán dựa trên sổ Cái, Bảng cân đối số phát sinh, Bảng tổng hợp chi tiết * Quy trình lập BCTC tại công ty: BCTC của công ty được lập theo một trình tự hợp lý, bao gồm: - Tờ khai tự quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp: Trình bày chi tiết và có hệ thống các khoản mục doanh thu và chi phí. Từ đó tính ra lợi nhuận trước thuế, thuế thu nhập doanh nghiệp và lợi nhuận sau thuế. Ngoài ra còn có các văn bản pháp luật về thuế mà công ty áp dụng được thể hiện trong bảng. - Quyết toán thuế giá trị gia tăng (GTGT) - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: phản ánh doanh thu bán hàng, các chi phí liên quan, lợi nhuận trước thuế, thuế thu nhập doanh nghiệp, và lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp - Bảng cân đối kế toán: phản ánh số dư tài sản và nguồn vốn cuối kỳ kế toán - Bảng cân đối tài khoản - Thuyết minh báo cáo tài chính: Bổ sung những thông tin cần thiết về chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng; các chính sách kế toán áp dụng; Thông tin bổ sung các khoản mục trình bày trong Bảng cân đối kế toán; Thông tin bổ sung cho các khoản mục được trình bày trong Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ... PHẦN III: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI VIỆT NHẬT CMT. 1. Những ưu điểm trong công tác hạch toán kế toán tại Việt Nhật CMT. Là một trong những doanh nghiệp thành lập năm 2004, thời gian hoạt động chưa dài nên quy mô còn nhỏ bé song những nhà quản lý của Việt Nhật CMT luôn nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác kế toán Vì thế mà công ty luôn chú trọng xây dựng và hoàn thiện một bộ máy kế toán khoa học, gọn nhẹ, phù hợp và hiệu quả. Cho đến nay công tác tổ chức bộ máy kế toán cũng như công tác hạch toán kế toán tại Việt Nhật CMT đã đạt được những ưu điểm nhất định, khẳng định được vai trò và chức năng cơ bản của mình cho các nhà quản lý trong việc tham mưu cho các quyết định kinh tế. 1.1. Những ưu điểm về công tác xây dựng bộ máy kế toán. - Cùng với sự phát triển của công ty, bộ máy kế toán cũng từng bước đựoc hoàn thiện, phù hợp với tình hình thực tế về quy mô hoạt động cũng như về loại hình sản xuất kinh doanh. Phù hợp với quan điểm và yêu cầu của các chủ sở hữu, bộ máy kế toán nói chung đã được tổ chức theo mô hình tập trung, tương đối gọn nhẹ, trang bị kỹ thuật hiện đại. Hệ thống kế toán máy được sử dụng để giảm bớt gánh nặng cho đội ngũ kế toán viên, đây là một trong những yếu tố làm hạn chế đáng kể những sai sót trong công tác hạch toán kế toán tạo ra bởi áp lực công việc. Không nhứng thế hệ thống kế toán máy còn giúp công ty tiết kiệm được thời gian cũng như về lao động kế toán cho công ty. - Việt Nhật CMT luôn chú trọng công tác bồi dưỡng, đào tạo, nâng cao trình độ cho kế toán viên. Đội ngũ nhân viên kế toán được tuyển chọn kỹ càng. Phòng kế toán gồm 6 ngưòi trong đó nhiều nhân viên trẻ tuổi, năng động, yêu nghề, đầy nhiệt huyết. Số còn lại là những nhân viên đã từng làm công tác kế toán lâu năm tại các doanh nghiệp nhà nước có kinh nghiệm và khéo léo trong công việc. Ngoài ra, công ty cũng thường xuyên quan tâm cập nhập thông tin tài liệu liên quan đến chế độ, chính sách kế toán tài chính của nhà nước áp dụng cho các loại hình doanh nghiệp . Nhờ đó mà mỗi nhân viên kế toán của công ty đều có trình độ chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm phù hợp đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao. 1.2. Những ưu điểm trong công tác hạch toán kế toán tại Công ty. - Về cơ bản, công ty đã thực hiện đầy đủ và đúng đắn chế độ kế toán nói chung của Bộ Tài chính ban hành cho các loại hình doanh nghiệp thỏa mãn được mức độ đạt yêu cầu. Hệ thống tài khoản sử dụng áp dụng theo quy định của chế độ 48. Hệ thống chứng từ, sổ sách được tổ chức khoa học, không chồng chéo, đáp ứng việc phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Công ty lựa chọn hình thức ghi sổ là Nhật ký chung phù hợp với tình hình thực tế. Phòng kế toán thực hiện công tác ghi sổ, lưu trữ, bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán theo hình thức này đúng quy định của chế độ và quy cách của công ty. Chứng từ, sổ sách được cất giữ khoa học, cẩn thận, dễ dàng lấy ra khi cần. Mặc dù công ty đã sử dụng hình thức kế toán máy trong việc ghi chép nhưng nhân viên kế toán thường xuyên kiểm tra, giám sát cẩn thận và lưu sổ đề phòng máy tính có sự cố. Điều này được ban quản lý yêu cầu thực hiện nghiêm túc như quy định của công ty và nhận được sự đồng tình của đội ngũ kế toán. Hệ thống báo cáo tài chính áp dụng đúng theo quy định của chế độ bao gồm: báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng cân đối kế toán và thuyết minh báo cáo tài chính. Tất cả được lập theo đúng quy định của chế độ và thời hạn trình các cơ quan có thẩm quyền cũng như theo yêu cầu quản lý của công ty. - Do công ty sử dụng hệ thống kế toán máy nên thông tin được xử lý kịp thời, nhanh chóng, chính xác và khoa học. Công tác hạch toán ghi sổ của kế toán viên đựoc giảm nhẹ tới mức tối đa. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sổ tổng hợp, các chứng từ có liên quan nhập dữ liệu vào máy tính theo bảng biểu được thiết kế sẵn. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, cuối quý, kế toán thực hiện thao tác khoá sổ và lập các báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được lập trong kỳ. - Vì nhiều lý do mà công ty chưa thành lập được bộ phận kiểm soát nội bộ và chưa có năm tài chính nào thực hiện kiểm toán nhưng về cơ bản công tác kế toán tại Việt Nhật CMT đã đáp ứng được một số yêu cầu kiểm soát chung. Ví dụ như phần hành về tiền mặt, công tác kế toán được thực hiện khá khoa học. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm được thực hiện triệt để, có sự phân tách rõ ràng các chức năng phê chuẩn nghiệp vụ thu chi tiền với chức năng quản lý tiền cũng như là chức năng ghi sổ chép sổ sách về tiền. Chứng từ sử dụng là các phiếu thu, phiếu chi được đánh số thứ tự trước hạn chế tối đa sự trùng lặp hoặc bỏ sót các nghiệp vụ thu, chi tiền tăng độ chính xác cho công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin chính xác, trung thực cho các nhà quản lý cũng như cơ quan có thẩm quyền. Ngoài ra còn phải kể đến phần hành thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng . Việc hạch toán được chi tiết cụ thể, rõ ràng cho từng nhà cung cấp, từng khách hàng lớn của công ty. Chứng từ sử dụng cũng là các chứng từ được đánh số thứ tự trước không chỉ theo số thứ tự chung mà cón theo dõi riêng cho mỗi nhà cung cấp, mỗi khách hàng. Điều này tạo thuận lợi cho việc thường xuyên đối chiếu việc ghi chép nghĩa vụ của công ty với các đơn vị có liên quan, có biện pháp xử lý kịp thời nếu có chênh lệch. 2. Những hạn chế trong tổ chức hạch toán kế toán tại Việt Nhật CMT. Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Việt Nhật CMT vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định. 2.1. Hạn chế trong công tác xây dựng tổ chức bộ máy kế toán tại Việt Nhật CMT. - Do quy mô Công ty còn nhỏ bé nên toàn bộ nhân viên kế toán làm việc chung trong một phần ngăn của phòng lớn gồm nhiều bộ phận khác nữa. Như trong phần hành quỹ, kế toán nghiệp vụ thu chi được tổ chức khá khoa học như là chứng từ sử dụng là các phiếu thu, phiếu chi được đánh số thứ tự trước, có sự phân tách giữa chức năng quản lý, ghi chép, phê duyệt hoạt động thu chi tuy nhiên lại không có sự phân cách nơi làm vịêc của những nhân viên đảm nhiệm các chức năng trên. - Công ty đã có kế hoạch cải tiến phòng Kế toán thành phòng Kế toán- Kiểm toán trước đó một thời gian dài nhưng do một số lý do cho đến nay điều đó vẫn còn nằm trong dự kiến. Hơn nữa vì là Công ty TNHH hiện tại là hai thành viên, không phải là công ty của quần chúng, quy mô còn nhỏ nên các chủ sở hữu thấy không cần thiết phải thực hiện kiểm toán. Điều này một mặt đáp ứng yêu cầu giảm thiểu chi phí, tối đa hoá lợi nhuận cho doanh nghiệp mặt khác lại gây khó khăn cho việc giải quyết các vấn đề vướng mắc, phát hiện và sửa chữa những sai sót trong quá trình hạch toán, hạn chế công tác kiểm tra, kiểm soát chéo giữa các phần hành kế toán. 2.2. Hạn chế trong công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Việt Nhật CMT. - Việc luân chuyển chứng từ trong công ty còn chậm ảnh hưởng đến công tác kế toán của công ty. Việc luân chuyển chừng từ chậm do nhiều nguyên nhân, có thể kể đến một số nguyên nhân chủ yếu như sau: * Vì là công ty trách nhiệm hữư hạn, Giám đốc công ty hiện tại là một trong hai chủ sở hữu công ty, là nguời có tỷ lệ góp vốn 90% nên thời gian làm việc của Giám đốc còn phụ thuộc rất nhiều vào nhiều yếu tố. Trong nhiều trường hợp khẩn cấp cần sự phê duyệt của Giám đốc thì Giám đốc lại không có mặt tại văn phòng. Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới tốc độ luân chuyển chứng từ của phòng kế toán cũng như cơ hội kinh doanh, lợi ích kinh tế cho công ty. * Trình độ kế toán của công ty là chưa cao. Hai thành viên lớn tuổi nhất trong phòng kế toán tuy đã từng làm công tác kế toán trong doanh nghiệp nhà nước nhiều năm, có nhiều kinh nghiệm hiểu biết trong công tác kế toán cũ nhưng chưa khéo léo, nhanh nhạy trong công tác kế toán máy. Ba thành viên nữa là những ngưòi trẻ tuổi, năng động, yêu nghề nhưng bằng cấp mới đạt ở mức Cao đẳng. * Một trong những nguyên nhân lớn nhất hiện nay ảnh hưởng tới tốc độ luân chuyển chứng từ là Công ty vừa mới có sự tuyển chọn, đề bạt Kế toán trưởng mới. Ngay sau khi vào làm việc tại công ty, Kế toán trưỏng mới đã đề đạt sử dụng phần mềm kế toán mới ưu việt hơn vì vậy mà tồn tại độ trễ trong công việc, chính là thời gian để các nhân viên làm quen với phẩn mềm kế toán mới. - Trong quá trình hạch toán Công ty gặp phải một số vấn đề vướng mắc và có một vài sai sót. Ví dụ như tiền in lịch hàng năm để biếu tặng các khách hàng nhân dịp lễ, Tết, thời gian đầu chi phí này thấp, kế toán công ty hạch toán vào chi phí khác nhưng 2 năm tài chính vừa rồi, kế toán quyết định hạch toán vào chi phí bán hàng. Nhưng điều này vẫn chưa được hợp lý. Mặt khác, vì công ty đặt lịch ở các cơ sở tư nhân nhỏ, hình thức thanh toán thường là trả trực tiếp bằng tiền mặt nên không có chứng từ xác minh hợp lý, vì vậy cơ quan thuế không chấp nhận trừ khoản chi phí này để tính phần thu nhập chịu thuế. 3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán ở Việt Nhật CMT. 3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán kế toán. Ngày nay, công tác kế toán không chỉ là việc ghi chép đơn thuần về tài sản và sự vận động của tài sản mà còn là một bộ phận chủ yếu của hệ thống thông tin, là công cụ quản lý thiết yếu. Chỉ dựa trên những thông tin tài chính trung thực, chính xác mà nhà quản trị mới có thể đưa ra được những quyết định kinh doanh hiệu quả nhất. Vì vậy về mặt sử dụng thông tin, kế toán là một công cụ không thể thiếu trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế. Do đó mà việc xây dựng, hoàn thiện bộ máy kế toán cũng như công tác hạch toán kế toán là điều cần thiết cho các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại không nằm trong thành phần kinh tế nhà nước. 3.2. Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại Việt Nhật CMT. Khi xây dựng và hoàn thiện công tác kế toán phải dựa trên những nguyên tắc cơ bản như là: - Phải tuân thủ đầy đủ chế độ tài chính và chế độ kế toán hiện hành. Hoạt động trong nền kinh tế thị trưòng, các doanh nghiệp một mặt tạo sự chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh, mặt khác vẫn chịu sự quản lý của nhà nước bằng luật pháp, các chính sách, chế độ kinh tế tài chính. Chính vì vây các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán phải dựa trên chính sách, chế độ kế toán hiện hành. Có như vậy kế toán mới thực sự là công cu quản lý hữu hiệu không chỉ trong phạm vi doanh nghiệp mà của cả nhà nước đối với các doanh nghiệp. - Phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. Trong nền kinh tế nhiều thành phần, mỗi doanh nghiệp có đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý riêng trong khi đó các quy định, chính sách của nhà nước hầu hết mang tính hướng dẫn chung. Vì vậy mà mỗi doanh nghiệp phải biết vận dụng phù hợp với điều kiện thực tế của mình. - Phải đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời. - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả. Trên cơ sở đó em xin đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán của Công ty như sau: Thứ nhất là Công ty nhanh chóng thực hiện việc cải tiến phòng Kế toán thành phòng Kế toán- Kiểm toán nhằm tạo ra sự kiểm soát nội bộ, đảm bảo yêu cầu cung cấp thông tin trung thực, chính xác. Thứ hai là chi phí in lịch biếu khách hàng nhân dịp lễ Tết, Công ty hạch toán vào chi phí vào chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ hợp lý hơn là cho vào chi phí bán hàng. Thứ ba là do Công ty vừa mới thay đổi phần mềm kế toán nên Kế toán trưỏng mới, ngưòi trực tiếp đề xuất phải thường xuyên theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn các nhân viên tạo sự nhanh nhạy và tăng hiệu quả trong công việc. KẾT LUẬN Trong bối cảnh toàn cầu hoá nền kinh tế như hiện nay, hoạt động mua bán, thương mại xuất nhập khẩu trở thành một mắt xích quan trọng không thể thiếu trong nền kinh tế mỗi quốc gia. Đặc biệt là ở lĩnh vực xây dựng công nghiệp, khi mà trình độ kỹ thuật của Việt Nam chúng ta do nhiều nguyên nhân nên còn nhiều hạn chế thì việc nhập khẩu máy móc từ các cường quốc về công nghệ là cần thiết. Điều này tạo điều kiện nâng cao năng suất lao động, hoàn thành công việc đúng tiến độ về thời gian cũng như về kỹ thuật. Nắm bắt được tình hình thực tiễn này, một số cá nhân mà sau này là chủ sở hữu tiền thân đã sáng lập nên Công ty TNHH Máy xây dựng và Thương mại Việt Nhật. Đối tác của Việt Nhật CMT là các nhà cung cấp hàng đàu trong lĩnh vực máy xây dựng và phụ tùng công nghiệp nhiều nhất là của Nhật Bản. Thị trưòng trong nước tập trung vào các bạn hàng lớn, các tập đoàn, tổng công ty và các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, khai khoáng, giao thông vận tải, thuỷ lợi… Trong thời gian hoạt động, công ty đã khẳng định được vị thế của mình trong đó phải kể đến một trong những thành công lớn nhất của Việt Nhật CMT là trở thành nhà cung cấp độc quyền tại Việt Nam, các sản phẩm máy xúc đào thuỷ lực của Sumitomo- một trong những tập đoàn nổi tiếng nhất của Nhật Bản trong lĩnh vực xây dựng và máy móc thiết bị. Cùng vói sự phát triển của mình, công ty ngày càng đóng góp vào sự phát triển thịnh vượng chung của đất nước. Vói sự hoàn thiện hơn nữa nguồn nhân lực cũng như trong công tác kế toán, các nhà quản lý của Việt Nhật CMT sẽ đưa công ty lên đỉnh cao của sự phát triển. Qua thời gian kiến tập, cùng với sự giúp đỡ tận tình của các anh chị ở Việt Nhật CMT, em đã nắm được tình hình thực tế về công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty và hoàn thành báo cáo đúng tiến độ với tinh thần tìm hiểu, học hỏi nghiêm túc, hết sức mình. Tuy nhiên do lần đầu viết báo cáo kiến tập, trình độ và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô giáo để báo cáo được hoàn thiện hơn nữa. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Hữu Ánh và các anh chị ở Việt Nhật CMT đã giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO. Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán. Chế độ kế toán doanh nghiệp. Hướng dẫn lập chứng từ kế toán, hướng dẫn ghi sổ kế toán. Giáo trình Kế toán tài chính. Giáo trình Kiểm toán tài chính. Giáo trình Kế toán công ty. Giáo trình Nguyên lý kế toán. Chuẩn mực kế toán Việt Nam. Tạp chí kế toán. Các quyết định, thông tư của Bộ Tài chính. Các tài liệu của Công ty TNHH Máy xây dựng và Thương mại Việt Nhật: Điều lệ Công ty TNHH Máy xây dựng và Thương mại Việt Nhật. Báo cáo tài chính của Công ty năm 2007. Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty các năm 2005, 2006, 2007. Tạp chí của Công ty. MỤC LỤC A. Lời mở đầu 1-2. B. Nội dung 3- 47. I. Phần I: Tổng quan về đơn vị kiến tập- Việt Nhật CMT .3-14. 1. Khái quát về lịch sử hình thành, phát triển và lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Việt Nhật CMT 3-5. 1.1. Khái quát về lịch sử hình thành phát triển 3-4. 1.2. Khái quát về lĩnh vực hoạt động 4-5. 2. Khái quát về mục tiêu và hoạt động sản xuất kinh doanh của Việt Nhật CMT .5-9. 2.1. Mục tiêu ….5. 2.2. Khái quát về hoạt động sản xuất kinh doanh. 6-9. 3. Khái quát về đặc điểm tổ chức quản lý của Việt Nhật CMT 3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý 10-11. 3.2. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban …12-14. Phần II: Thực trạng công tác hạch toán kế toán ở Việt Nhật CMT 15-41. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ở Việt Nhật CMT 15-17. 1.1. Chức năng và nhiêm vụ của bộ máy kế toán …15 1.2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán và chức năng từng bộ phận 16-17 2. Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán .18-22. 2.1. Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng .18-20. 2.2. Kỳ kế toán và đơn vị tiền tệ sử dụng 20. 2.3. Nguyên tắc kế toán áp dụng 20-22. 3. Đặc điểm tổ chức hạch toán một số phần hành chủ yếu 23-41. 3.1. Hạch toán ngoại tệ, vốn bằng tiền 23-27. 3.2. Hạch toán hàng tồn kho 28-30. 3.3. Hạch toán thanh toán .31-37. 4. Ví dụ về phần hành thanh toán 38-41. 5. Quy trình lập báo cáo tài chính. Phần III: Đánh giá về công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Việt Nhật CMT 42-48. 1. Những ưu điểm trong công tác hạch toán kế toán .42-45. 1.1. Nhứng ưu điểm trong công tác xây dựng bộ máy kế toán 42-43. 1.2. Những ưu điểm trong tổ chức hạch toán kế toán… 43-45. 2. Những hạn chế trong công tác hạch toán kế toán 45-47. 2.1. Những hạn chế trong công tác xây dựng bộ máy kế toán 45-46. 2.2. Những hạn chế trong tổ chức hạch toán kế toán… 46-47. 3. Giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán .47-48. 3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán. ....47. 3.2. Giải pháp……… …47-48. C. Kết luận… 49-50. D. Danh mục tài liệu tham khảo… ….51. E. Mục lục …52-53.