Đề tài Đánh giá thực trạng tổ chức kiểm toán tại Công ty TNHH kiểm toán Phương Đông ICA (PCA)

Doanh thu. - Đối với dự án, tổ chức phi lợi nhuận thì mức trọng yếu bằng 0,5% - 1% / tổng chi phí - Đối với DN mới hoạt động chưa có doanh thu thì mức trọng yếu bằng 0,5% - 1% / tổng tài sản. Công việc cuối cùng trong giai đoạn này, PCA tiến hành họp nhóm kiểm toán để thảo luận về những vấn đề liên quan đến cuộc kiểm toán và những vùng có khả năng xảy ra sai sót trọng yếu. Khi họp nhóm, các nội dung chính cần thảo luận bao gồm: hoạt động chính của khách hàng, quá trình phát triển kinh doanh trong kỳ, những vấn đề lưu ý từ năm trước (khách hàng cũ), hoạt động kinh doanh hiện tại, những vấn đề có tính chất thường xuyên, báo cáo năm trước của khách hàng và mẫu biểu báo cáo dự thảo của năm nay, các vị trí chủ chốt của khách hàng, phong cách lãnh đạo, áp dụng các chính sách kế toán mới. Từ đó nhận diện các vùng rủi ro thường là những rủi ro quan trọng từ kinh nghiệm kiểm toán trước đó. Bước 04: Đánh giá rủi ro Kết thúc giai đoạn trước, KTV đã xác định được các nhân tố rủi ro. KTV dựa vào đó để xem xét từng cơ sở dẫn liệu có liên quan, xác định xem các nhân tố rủi ro liên quan đến toàn thể BCTC hay chỉ một vài cơ sở dẫn liệu bị ảnh hưởng. Nếu rủi ro có liên quan đến toàn thể BCTC, KTV ghi chép lại các rủi ro và xem xét các thủ tục sẽ áp dụng để chỉ ra những rủi ro ở mức độ tổng thể BCTC. Đối với các rủi ro do gian lận, KTV cần xem xét: về sự phân công nhiệm vụ và sự giám sát về nhân sự, các chính sách kế toán được khách hàng áp dụng, việc lựa chọn các thủ tục kiểm toán bổ sung đối với các nhân tố bất thường. Một số biện pháp ngăn ngừa khác có thể bao gồm như: nhấn mạnh sự cần thiết của thái độ hoài nghi mang tính nghề nghiệp; thay đổi về nội dung, thời gian và phạm vi của các thủ tục; thực hiện riêng thử nghiệm cơ bản hoặc kết hợp thử nghiệm kiểm soát với thử nghiệm cơ bản; mở rộng phạm vi soát xét của thành viên Ban điều hành hoặc áp dụng soát xét đảm bảo. Nếu rủi ro liên quan đến cơ sở dẫn liệu, KTV phải bắt đầu từ việc nghiên cứu báo cáo kết quả kinh doanh và Bảng cân đối kế toán, ghi chép lại và xác định những rủi ro ở mức độ cơ sở dẫn liệu thuộc rủi ro trọng yếu hoặc rủi ro mà nếu chỉ áp dụng riêng các thủ tục chi tiết là không đủ hoặc không thuộc cả hai loại trên. Đối với các loại rủi ro trên KTV đều phải đánh giá hệ thống kiểm soát. Việc đánh giá này cần được thực hiện trước khi KTV tiến hành các thủ tục kiểm toán tiếp theo. KTV có thể giảm bớt các thủ tục cơ bản bằng cách tiến hành thử nghiệm kiểm soát. Thử nghiệm kiểm soát có thể được tiến hành ở giai đoạn này và được bổ sung trong suốt quá trình kiểm toán. Bước 05: Thiết kế các thủ tục kiểm toán Kết quả của các bước trên là cơ sở để KTV thiết kế các thủ tục kiểm toán. Đây còn được gọi như là thiết kế chương trình kiểm toán mà trọng tâm là các thủ tục kiểm toán cần thực hiện đối với từng khoản mục hay bộ phận kiểm toán. Kết thúc bước 4, KTV đã có được những hoạt động kiểm soát để tiến hành thử nghiệm kiểm soát, từ đó hoàn thiện việc đánh giá về mặt thiết kế của hệ thống kiểm soát. Nếu như thử nghiệm kiểm soát là hiệu quả, KTV sẽ thiết kế để làm giảm bớt các thủ tục kiểm toán cơ bản. Mức độ và phạm vi của các thủ tục cơ bản cần phải được thiết kế cho phù hợp với từng loại nghiệp vụ, số dư tài khoản và những thuyết minh quan trọng. Trong quá trình thiết kế, KTV cũng cần xem xét đến khả năng cần thiết phải điều chỉnh chiến lược kiểm toán và đánh giá lại rủi ro. Bước 06: Thực hiện các thủ tục kiểm toán Thực hiện các thủ tục kiểm toán là quá trình sử dụng các phương pháp kỹ thuật kiểm toán thích hợp với đối tượng kiểm toán cụ thể để thu thập bằng chứng kiểm toán. Đây là quá trình triển khai một cách linh hoạt sản phẩm của bước 5. Do đó, trình tự thực hiện như sau: Thứ nhất, KTV tiến hành thử nghiệm kiểm soát bằng cách kiểm tra hệ thống KSNB theo kế hoạch. Từ đó, rút ra những phát hiện về hệ thống KSNB. KTV nên cân nhắc việc có cần phải báo cáo với hội đồng quản trị của khách hàng về những phát hiện quan trọng hay không. KTV dựa vào các phát hiện để kết luận về tính tồn tại và có hiệu quả của hệ thống KSNB, làm cơ sở cho việc xem xét sự cần thiết phải đánh giá lại rủi ro và điều chỉnh lại các thủ tục cơ bản. Nếu hệ thống KSNB của khách hàng là tốt, thì có thể giảm bớt các thủ tục kiểm toán cơ bản và ngược lại. Thứ hai, KTV thực hiện thủ tục kiểm toán cơ bản ( phân tích và chi tiết) theo chương trình. Trong đó, KTV sẽ xác định được ra các sai sót cũng như các yếu tố ngoại trừ, thu thập các bằng chứng. Kết thúc bước này, KTV cần phải xem xét tính đầy đủ của các bằng chứng thu thập được và sự cần thiết phải điều chỉnh kế hoạch để có thể thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán. Bước 07: Hoàn tất kiểm toán Sau bước 6, KTV đã có: những hạn chế về hệ thống KSNB, các sai sót, tham chiếu BCTC đến các tài liệu. Trên cơ sở những thông tin này, KTV tiến hành đánh giá tổng thể về những sai sót trên BCTC, xác định xem KTV đã thu thập đầy đủ các bằng chứng để chứng minh cho cả các sai sót và không có sai sót. Để giảm thiểu đến mức rủi ro điều quan trọng là KTV phải thực hiện những thủ tục kiểm toán sau cùng bao gồm: phân tích soát xét tổng thể, đánh giá sự thuyết minh và trình bày BCTC, soát xét đảm bảo nếu được yêu cầu, những lưu ý cho kiểm toán năm sau. Và hoàn tất kiểm toán. Soát xét tổng thể BCTC bao gồm các công việc: - Kiểm tra việc cộng ngang và đọc BCTC - Kiểm tra chéo giữa các BCTC và giữa các báo cáo khác như báo cáo của ban giám đốc - Tham chiếu giá trị BCTC đến các Tờ biểu chỉ đạo trong hồ sơ kiểm toán hoặc trong trường hợp của BCTC hợp nhất thì tham chiếu đến Bảng cộng BCTC của các đơn vị - Tham chiếu các khoản mục trong Thuyết minh BCTC đến các bằng chứng kiểm toán tương ứng trong hồ sơ kiểm toán. - Kiểm tra việc trình bày thuyết minh BCTC đảm bảo phù hợp với các chuẩn mực có liên quan - Đọc và kiểm tra xem BCTC có được trình bày trung thực, phù hợp và nhất quán của các chính sách kế toán hay không và nó có phù hợp với sự hiểu biết của KTV về khách hàng không. - Xem xét tất cả các quy định khác trong việc trình bày BCTC của đơn vị - Thực hiện xem xét thủ tục phân tích tổng thể đảm bảo BCTC được trình bày phù hợp với sự hiểu biết của KTV về đơn vị - Khi KTV xác định BCTC còn chứa đựng sai sót trọng yếu hoặc không thể đưa ra kết luận BCTC còn sai sót trọng yếu hay không, KTV cần phải đưa ra các thủ tục kiểm toán bổ sung Giám đốc kiểm toán là người soát xét công việc của KTV. Giám đốc cần phải đọc và kiểm tra xem BCTC có được trình bày trung thực, phù hợp và nhất quán với các chính sách kế toán hay không và có phù hợp với sự hiểu biết của KTV về khách hàng hay không. Giám đốc kiểm toán cũng phải đọc và xem xét báo cáo của Ban giám đốc, biên bản họp Hội đồng quản trị, Báo cáo tổng hợp thông tin tài chính .. và so sánh với các chỉ tiêu trên BCTC, đảm bảo rằng không có sự sai lệch hoặc mâu thuẫn trọng yếu nào. Trong một số trường hợp nếu được yêu cầu soát xét đảm bảo, người soát xét đảm bảo sẽ thực hiện các bước công việc: thảo luận với giám đốc của cuộc kiểm toán; soát xét BCTC, các thông tin và các báo cáo quan trọng khác; cân nhắc tính hợp lý của báo cáo kiểm toán; soát xét các giấy tờ làm việc liên quan đến các xét đoán quan trọng mà nhóm kiểm toán thực hiện và kết luận của KTV. Người soát xét đảm bảo phải hoàn thành các công việc của mình trước khi báo cáo kiểm toán chính thức được phát hành, và xác nhận rằng không còn bất kỳ vấn đề nào chưa được giải quyết dẫn tới các xét đoán quan trọng và KTV không phù hợp. Bước công việc cuối cùng trong giai đoạn này, KTV cần thiết phải hoàn tất công việc kiểm toán bao gồm: hoàn tất hồ sơ kiểm toán, hoàn tất tổng thể công việc kiểm toán, báo cáo tài chính và báo cáo kiểm toán. Bước 8: Trao đổi với khách hàng và phát hành báo cáo kiểm toán Sau khi đã hoàn tất kiểm toán, PCA báo cáo những vấn đề cần thiết với ban lãnh đạo công ty khách hàng. Thường thì Ban giám đốc công ty khách hàng sẽ có thư giải trình về những vấn đề này. PCA sẽ đưa ra ý kiến kiểm toán, hai bên thống nhất bàn bạc để phát hành ra báo cáo. Đối với các sự kiện xảy ra sau ngày ký báo cáo kiểm toán: Thứ nhất, nếu là trước thời điểm công bố BCTC thì khách hàng sẽ phải thông báo cho PCA. PCA sẽ phải xem xét mức độ ảnh hưởng của sự kiện này đến BCTC đồng thời thảo luận với khách hàng để quyết định xem có phải điều chỉnh BCTC hay không. Nếu khách hàng đồng ý với sự điều chỉnh thì PCA sẽ phát hành báo cáo mới sau khi đã thực hiện các thủ tục kiểm toán bổ sung. Nếu khách hàng không điều chỉnh thì PCA vẫn tiếp tục phát hành báo cáo nhưng với ý kiến chấp nhận từng phần hoặc bác bỏ. Thứ hai, nếu sự kiện xảy ra sau khi báo cáo kiểm toán đã được công bố. Nếu PCA thấy sự kiện này có ảnh hưởng trọng yếu tới BCTC đã phát hành thì cần thảo luận với khách hàng về việc phát hành lại báo cáo và giúp khách hàng có những hành động kịp thời để ngăn ngừa những người sử dụng BCTC đưa ra quyết định không chính xác. Toàn bộ những nội dung được trình bày ở trên là quy trình kiểm toán chuẩn của hãng kiểm toán PKF mà PCA đang từng bước áp dụng. Quy trình này được tóm lược bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1: Sơ đồ quy trình kiểm toán của PCA Kế hoạch kiểm toán sơ bộ Chấp nhận khách hàng mới, tiếp tục khách hàng cũ Hiểu biết về khách hàng Đánh giá rủi ro Thiết kế thủ tục kiểm toán Thực hiện các thủ tục kiểm toán Trao đổi với khách hàng và phát hành báo cáo Hoàn tất kiểm toán 2.2. TỔ CHỨC NHÂN SỰ CHO MỘT CUỘC KIỂM TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN PHƯƠNG ĐÔNG ICA (PCA) Việc bố trí nhân sự cho một cuộc kiểm toán là rất quan trọng, quyết định trực tiếp tới chất lượng của kết quả kiểm toán, tiết kiệm được chi phí và thời gian. Việc lựa chọn đội ngũ nhân viên nằm trong công tác chuẩn bị cũng là một yêu cầu của chuẩn mực kiểm toán chung được thừa nhận. CMKT chung đầu tiên đã nêu rõ “quá trình kiểm toán phải được thực hiện bởi một hoặc nhiều người đã được đào tạo đầy đủ thành thạo như một KTV”. Chấp hành chuẩn mực và cũng theo đòi hỏi thực tế, tại PCA, bố trí nhân lực cho một cuộc kiểm toán thường do phó giám đốc phụ trách. Phó giám đốc căn cứ vào quy mô khách hàng, yêu cầu về số người, trình độ khả năng và yêu cầu về chuyên môn kỹ thuật để bố trí. PCA cũng đặc biệt chú ý tới các vấn đề trong việc lựa chọn nhân viên cho một cuộc kiểm toán như: nhóm kiểm toán có những người có thể giám sát thích đáng các nhân viên chưa có kinh nghiệm nhiều trong nghề, đối với các khách hàng cũ thì tránh thay đổi KTV và ưu tiên đến các nhân viên có kiến thức, kinh nghiệm, hiểu biết sâu sắc về ngành nghề kinh doanh của khách hàng. Thông thường, một nhóm kiểm toán của PCA có một hoặc hai trợ lý kiểm toán, một KTV chính và một chủ nhiệm kiểm toán. Với các hợp đồng lớn nhóm kiểm toán thường ở các mức kinh nghiệm khác nhau và có sự tham gia của các chuyên gia trong lĩnh vực thống kê, vi tính …còn đối với những hợp đồng nhỏ thì chỉ cần một hoặc hai thành viên trong nhóm kiểm toán. Mô hình chung như sau: Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức nhân sự cuộc kiểm toán. CHỦ NHIỆM KIỂM TOÁN KTV CHÍNH TRỢ LÝ 1 TRỢ LÝ 2 Chức năng và nhiệm vụ của từng thành viên trong một cuộc kiểm toán được Công ty quy định như sau: Chủ nhiệm kiểm toán (trưởng bộ phận): phải chịu trách nhiệm trực tiếp trước BGĐ. Mỗi người sẽ chịu trách nhiệm phụ trách một số khách hàng cụ thể. Trách nhiệm chính của họ bao gồm: Duy trì mối quan hệ với cán bộ chủ chốt của khách hàng, không chỉ trong thời gian thực hiện công việc kiểm toán mà phải tiến hành suốt cả năm. Những mối quan hệ như vậy phải được duy trì và phải thường xuyên tham khảo ý kiến của các phó giám đốc thực hiện công việc. Chuẩn bị các bản chào hàng đầu tiên. Lập kế hoạch và phân bổ nhân lực cho từng cuộc kiểm toán bao gồm cả việc phối hợp với khách hàng. Xem xét các chương trình kiểm toán đã được thu dọn và lập quỹ thời gian dự tính do người có trách nhiệm lập. Giám sát hoạt động của các nhân viên thực hiện công việc và duyệt cho họ các khoản làm ngoài giờ và các chi tiêu khác nếu cần. Xem xét lại các giấy tờ, bản thảo thư quản lý và báo cáo của ban lãnh đạo để kiểm tra xem chúng có phù hợp với các chuẩn mực kiểm toán đã được chấp nhận rộng rãi hay có tuân thủ theo các tiêu chuẩn của Công ty hay không. Ngoài ra, còn phải xem xét các vấn đề giải quyết báo cáo với khách hàng nếu được Phó giám đốc phụ trách thực thi công việc phân công. Tiến hành tổ chức họp tổng kết rút kinh nghiệm với nhóm kiểm toán để xác định các vấn đề được xem xét thêm trong tương lai. Tham gia vào các chương trình đào tạo nhân viên. Chuẩn bị và phân tích các hoá đơn cho khách hàng. Chuẩn bị báo cáo tiến độ thực hiện công việc của các cá nhân và xem xét lại những báo cáo do người có chuyên môn lập khi kết thúc một công việc kiểm toán và vào những thời điểm khác nếu cần. Phát hiện những cơ hội tiềm tàng để có thể cung cấp thêm dịch vụ cho khách hàng. Kiểm toán viên chính: KTV chính phải là người được cấp giấy phép hành nghề (CPA) hoặc một giấy chứng nhận có giá trị tương đương. Người này sẽ đảm nhiệm những trọng trách chỉ dưới chủ nhiệm kiểm toán bao gồm việc giám sát công việc của các trợ lý (nhân viên) thực hiện hợp đồng kiểm toán lớn với khách hàng có nhiều bộ phận phòng ban hay các chi nhánh hoặc các vụ việc đặc biệt khác. KTV chính sẽ phải báo cáo trực tiếp với người quản lý phụ trách mọi vụ việc kiểm toán. Ngoài những trách nhiệm đề ra cho người trợ lý cao cấp, KTV chính có thể giao thêm một số trách nhiệm để có thể hỗ trợ cho chủ nhiệm kiểm toán bao gồm: xem xét các giấy tờ làm việc sơ bộ, hỗ trợ việc đào tạo các nhân viên ở địa phương, bố trí nhân sự cho các hoạt động kiểm toán, chuẩn bị và phân tích các hoá đơn và các trách nhiệm khác có thể do người quản lý hay người giám đốc giao cho KTV chính có thể được yêu cầu đồng ký vào báo cáo kiểm toán. Trợ lý 1 (thường được xem như trợ lý cao cấp): chịu trách nhiệm đối với công việc kiểm toán (ngay tại thực địa) không đòi hỏi quá 5 người và trong một số trường hợp có thể phải hỗ trợ cho KTV chính trách nhiệm theo dõi các công việc kiểm toán có quy mô lớn. Nhiệm vụ của trợ lý cao cấp là: Hiểu biết về nghiệp vụ kế toán và kiểm toán, những quy định về kiểm toán, thuế và pháp luật tại địa phương, thủ tục cũng như là yêu cầu của kế toán và kiểm toán quốc tế. Có kiến thức về kiểm toán nâng cao, bao gồm thống kê mẫu. Ngoài ra cũng phải nắm bắt được các vấn đề kế toán nâng cao bao gồm cả việc mua và hợp nhất các bên liên doanh. Khi được giao trách nhiệm thực hiện công việc, người trợ lý cao cấp phải làm quen với hoạt động của khách hàng và phải nắm bắt được những đặc thù và thông lệ của từng ngành. Tuỳ thuộc vào quyết định của người quản lý hay người KTV chính mà người trợ lý cao cấp phải chịu trách nhiệm về việc lập quỹ thời gian dự tính và chuẩn bị một cách sơ bộ các chương trình kiểm toán rút gọn để thực hiện các công việc mà người đó được giao. Trong quá trình thực hiện kiểm toán cho khách hàng, người trợ lý cao cấp chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thời gian biểu cho từng bước kiểm toán cũng như là đào tạo và giám sát công việc của tất cả những người phân công thực hiện công việc. Theo định kỳ, người trọ lý cao cấp phải cùng với nhân viên được phân công thực hiện nhiệm vụ xem xét lại kết quả hoạt động của người đó và khi kết thúc đợt kiểm toán phải chuẩn bị báo cáo tiến độ thích hợp. Người trợ lý cao cấp thông báo cho thành viên của các chủ nhiệm kiểm toán đầy đủ thông tin liên quan đến tiến độ thích hợp. Người trợ lý cao cấp thông báo cho các thành viên của các chủ nhiệm kiểm toán đầy đủ thông tin liên quan đến tiến độ thực hiện công việc và những trục trặc nảy sinh. Người trợ lý cao cấp thông báo cũng phải chịu trách nhiệm chuẩn bị sơ bộ các báo cáo, các báo cáo tài chính, các bức thư của ban quản lý và khi cần thì phải tham dự vào việc xem xét các báo cáo đó và thảo luận với khách hàng cùng với thành viên của ban quản lý hay người giám đốc phụ trách công việc. Người trợ lý cao cấp phải thành thạo Tiếng Anh hoặc một thứ ngoại ngữ khác tương đương. Người trợ lý cao cấp phải tiếp tục học hỏi để nâng cao trình độ chuyên môn. Trợ lý 2: phải có kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán kể cả các vấn đề lý luận lẫn thực tiễn để có thể đảm nhiệm việc xem xét các bước của những công việc kiểm toán quy mô nhỏ. Người trợ lý phải chịu trách nhiệm trước nhiều trợ lý khác và phải có năng lực soạn thảo sơ bộ các phần, mục của các bức thư của ban lãnh đạo và các báo cáo kiểm toán. Người trợ lý phải thành thạo cả tiếng Việt, tiếng Anh tức là người này phải chịu trách nhiệm liên lạc với nhân viên của khách hàng về các vấn đề chuyên môn. Như vậy, việc phân công công việc trong nhóm kiểm toán do trưởng nhóm thực hiện. Thông thường, trưởng nhóm sẽ phân chia các phần hành cho từng thành viên tùy thuộc vào mức độ quan trọng của từng phần hành và năng lực, kinh nghiệm của từng nhân viên. Những vấn đề được phát hiện đều phải được báo cáo với trưởng nhóm để trưởng nhóm kiểm tra, soát xét lại. Trưởng nhóm sẽ báo cáo, trao đổi với chủ nhiệm để có ý kiến kiểm toán cuối cùng. 2.3. TỔ CHỨC LƯU TRỮ HỒ SƠ TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN PHƯƠNG ĐÔNG ICA (PCA) Hồ sơ kiểm toán là các tài liệu do KTV lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ trong một cuộc kiểm toán, bao gồm 2 loại là: hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm. Đối với các công ty kiểm toán, chúng là tài sản quý giá, có ý nghĩa cực kỳ quan trọng: là căn cứ để lập kế hoạch kiểm toán, là sự ghi chép những bằng chứng thu được và ghi chép kết quả của việc thực hiện thử nghiệm, là dữ kiện cho việc lập báo cáo kiểm toán đồng thời cũng là căn cứ để chủ nhiệm kiểm toán, ban giám đốc kiểm tra, kiểm soát. Chính vì tầm quan trọng đó mà hồ sơ kiểm toán cần phải được tổ chức lưu trữ một cách có khoa học, hợp lý và đầy đủ. Tại PCA, hồ sơ kiểm toán chung được gọi là hồ sơ thường trực. PKF yêu cầu tất cả các thành viên đều phải lưu trữ giấy tờ làm việc, bằng chứng, các thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán theo mẫu sẵn của PKF. Vì vậy các tài liệu của PCA đều tuân theo mẫu hồ sơ của PKF lưu trữ theo hồ sơ kiểm toán năm và hồ sơ thường trực. Mỗi hồ sơ đều có mục lục, dán ký hiệu cho từng nội dung kiểm toán, từng thông tin của từng khách hàng đảm bảo thuận tiện cho việc tra cứu. Mỗi hồ sơ đều có mục lục, dán ký hiệu cho từng nội dung kiểm toán, từng thông tin của từng khách hàng đảm bảo thuận tiện cho việc tra cứu. Ví dụ trong hồ sơ thường trực, A: Báo cáo tài chính, B: Hoàn tất hợp đồng kiểm toán, C: Các báo cáo khác, D: Kế hoạch kiểm toán. Trong hồ sơ năm E100: kiểm toán tiền, E120: hàng tồn kho … Hồ sơ thường trực lưu trữ các thông tin chung về khách hàng liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của một khách hàng. Các nội dung lưu trữ bao gồm các thông tin có ký hiệu từ A đến D. Chi tiết như bảng dưới đây: Bảng 2.1: Nội dung lưu trữ trong hồ sơ thường trực của PCA KH Nội dung KH Nội dung A Báo cáo tài chính A.1 Soát xét tổng thể BCTC đã kiểm toán A.4 Phân tích tổng thể A.2 Báo cáo kiểm toán và báo cáo tài chính A.5 Bảng cộng ngang các BCTC A.3 Các ghi chú quan trọng A.6 B Hoàn tất hợp đồng kiểm toán B.1 Bảng danh mục hoàn tất công việc kiểm toán B.7 Những sự kiện phát sinh sau niên độ B.2 Soát xét đảm bảo B.8 Thư giải trình của Ban giám đốc B.3 Ghi chép về ý kiến tư vấn của chuyên gia B.9 Những điểm lưu ý cho kiểm toán năm sau B.4 Những phát hiện quan trọng B.10 Soát xét của chủ nhiệm kiểm toán B.5 Tổng hợp những sai sót không điều chỉnh B.11 Soát xét của Người quản lý B.6 Những vấn đề cần chú ý C Các báo các khác C.1 Những vấn đề cần lưu ý với khách hàng C.3 Thư quản lý C.2 Trao đổi với Hội đồng quản trị C.4 Các báo cáo khác D Kế hoạch kiểm toán D.1 Kế hoạch kiểm toán D.2 Chiến lược kiểm toán D3 Hợp đồng kiểm toán D3.1 Chuẩn bị ký kết hợp đồng kiểm toán D3.2 Hợp đồng kiểm toán D4 Hiểu biết về khách hàng D4.1 Họp thảo luận nhóm kiểm toán D4.5 Đánh giá môi trường kiểm soát D4.2 Hiểu biết về khách hàng D4.6 Tài liệu hệ thống D4.3 Thủ tục phân tích soát xét D4.7 Sử dụng tư liệu của chuyên gia D4.4 Hệ thống kiểm soát nội bộ D5 Rủi ro D5.1 Trọng yếu D5.4 Xem xét gian lận D5.2 Rủi ro đối với các cơ sở dẫn liệu D5.5 Hoạt động liên tục D5.3 Rủi ro đối với tổng thể BCTC và các biện pháp ngăn ngừa D5.6 Các bên liên quan D6 Kế hoạch gửi khách hàng D6.1 Kế hoạch nội bộ D6.4 Cân nhắc trong việc lập kế hoạch kiểm toán tập đoàn D6.2 Chi phí và ngấn sách cho kiểm toán D6.5 Các xác nhận quan trọng D6.3 Kế hoạch gửi khách hàng Hồ sơ năm lưu trữ các thông tin về khách hàng chỉ liên quan đến cuộc kiểm toán một năm tài chính bao gồm các thông tin từ E100 đến E370. Chi tiết như bảng dưới đây: Bảng 2.2: Nội dung lưu trữ trong hồ sơ năm của PCA (mã E) KH Nội dung KH Nội dung E100 Tiền E210 Giá vốn hàng bán E110 Phải thu E220 Chi phí hoạt động E120 Hàng tồn kho E270 Các cam kết sự kiện bất thường E130 TSLĐ và các khoản đầu tư E310 Luật pháp và các quy định E140 Tài sản cố định E320 Các bên liên quan E150 Tiền vay E330 Hoạt động liên tục E160 Các khoản phải trả E340 Hợp nhất E170 Thuế và các khoản phải nộp NN E350 Bảng cân đối số PS và sổ Cái E180 Tiền lương E360 Các biên bản và hồ sơ pháp lý E190 Nguồn vốn chủ sở hữu E370 SDĐN và đối chiếu so sánh E200 Doanh thu Hồ sơ kiểm toán là tài sản của Công ty vì vậy tất cả các nhân viên đều không được giữ hồ sơ riêng mà chưa được phép của ban giám đốc và đều phải đảm bảo tính bí mật, an toàn, không được tiết lộ những thông tin về đơn vị được kiểm toán. 2.4. KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG KIỂM TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN PHƯƠNG ĐÔNG ICA (PCA) Với đặc điểm là đối tượng đi xác minh độ tin cậy các thông tin tài chính của đối tượng khác, đến lượt mình, PCA cũng xây dựng và thực hiện một cơ chế giám sát chất lượng kiểm toán chặt chẽ gọi là sổ tay kiểm soát chất lượng. Sổ tay Kiểm soát chất lượng (gọi tắt là QCM) qui định các nguyên tắc, thủ tục cơ bản và hướng dẫn thể thức áp dụng hệ thống quản lý chất lượng này cho hoạt động kiểm toán và những dịch vụ đảm bảo khác. Công ty phải thực hiện các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng đối với toàn bộ hoạt dộng kiểm toán của công ty kiểm toán và đối với từng cuộc kiểm toán. Là một thành viên của Tập đoàn PKF Quốc tế, PCA cần phải tuân thủ theo các chuẩn mực nghề nghiệp quốc tế (gọi tắt là IPSM). Cuốn sổ tay này vì thế được soạn thảo nhất quán với những yêu cầu của Sổ tay hướng dẫn các chuẩn mực nghề nghiệp quốc tế. Các nhà quản lý của công ty tin tưởng rằng mỗi cá nhân đều phải có trách nhiệm với chất lượng hoạt động kiểm toán. Một hoạt động không thể được điều hành hiệu quả nếu không có một hệ thống kiểm soát chất lượng hợp lý. Chính vì vậy mà chuẩn mực này được soạn thảo với mục đích cho phép những người chịu trách nhiệm kiểm toán có thể bảo đảm rằng: nhân viên công ty hiểu đúng đắn và rõ ràng, thi hành nghiêm chỉnh cũng như tuân thủ nghiêm ngặt những chính sách này tại mọi thời điểm. Nội dung quan trọng nhất trong sổ tay kiểm soát chất lượng là trình bày chi tiết các vấn đề của hệ thống kiểm soát chất lượng. Hệ thống này bao gồm 6 yếu tố then chốt là: Trách nhiệm của các cấp lãnh đạo đối với Chất lượng hoạt động kiểm toán (sau đây gọi tắt là Chất lượng) Yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp Chấp nhận và duy trì quan hệ khách hàng và những cuộc kiểm toán cụ thể Nhân sự Kết quả cuộc kiểm toán Giám sát cuộc kiểm toán Như vậy là việc giám sát chất lượng kiểm toán của PCA được thực hiện xuyên suốt từ công tác nhân sự, đến các công việc chuyên môn, các công việc quản lý, từ nhân viên đến các nhà quản lý. Trong khuôn khổ có hạn của bài viết, chỉ xin đưa ra nội dung giám sát cuộc kiểm toán của PCA – một nội dung quan trọng hàng đầu và cơ bản khi nói đến kiểm soát chất lượng kiểm toán. Cuộc kiểm toán tại PCA được giám sát thông qua thủ tục soát xét đảm bảo. Soát xét đảm bảo là sự đánh giá mang tính khách quan về những xét đoán quan trọng của nhóm kiểm toán, từ đó đưa ra những kết luận cơ bản trong báo cáo trước khi phát hành báo cáo kiểm toán. Công ty quy định việc áp dụng thủ tục soát xét đảm bảo trong những cuộc kiểm toán có rủi ro cao. Người phụ trách cuộc kiểm toán cần: Đảm bảo rằng người soát xét đảm bảo đã được lựa chọn phù hợp; Thảo luận về các vấn đề trọng yếu phát sinh trong quá trình kiểm toán, bao gồm cả những vấn đề được phát hiện trong quá trình soát xét đảm bảo; Báo cáo kiểm toán chỉ được phát hành sau khi hoàn tất việc soát xét đảm bảo. Khi bắt đầu cuộc kiểm toán, nhà quản lý có thể đánh giá rằng việc soát xét đảm bảo là không cần thiết, tuy vậy, cũng cần lưu ý về khả năng có thể xảy ra các thay đổi trong quá trình kiểm toán làm cho việc soát xét đảm bảo trở nên cần thiết. Nội dung, thời điểm và phạm vi tiến hành soát xét đảm bảo. Thủ tục soát xét đảm bảo thường bao gồm thảo luận với người phụ trách cuộc kiểm toán, soát xét báo cáo tài chính hoặc các thông tin khác và đặc biệt là xem xét xem dự thảo báo cáo kiểm toán có phù hợp hay không. Nó còn bao gồm việc soát xét giấy tờ làm việc liên quan đến những xét đoán quan trọng và những kết luận của nhóm kiểm toán. Phạm vi soát xét phụ thuộc vào mức độ phức tạp của cuộc kiểm toán và mức độ rủi ro báo cáo kiểm toán không phản ánh đúng tình hình tài chính của khách hàng. Việc soát xét này không làm giảm bớt trách nhiệm của người phụ trách cuộc kiểm toán. Thủ tục soát xét đảm bảo bao gồm việc xem xét các vấn đề sau: Đánh giá về tính độc lập của công ty kiểm toán liên quan tới từng hợp đồng kiểm toán cụ thể. Những rủi ro trọng yếu được xác định trong quá trình kiểm toán và cách thức giảm thiểu các rủi ro này. Những xét đoán chuyên môn, đặc biệt là xét đoán về tính trọng yếu và các rủi ro trọng yếu. Việc tham khảo ý kiến tư vấn đối với những vấn đề phức tạp, những vấn đề còn chưa thống nhất, những kết luận rút ra từ quá trình tư vấn. Tầm quan trọng và sự sắp xếp của các sai sót có điều chỉnh và không điều chỉnh được xác định trong quá trình kiểm toán. Những vấn đề đã thảo luận với ban lãnh đạo và hội đồng quản trị của khách hàng. Xem xét việc lựa chọn những giấy tờ làm việc quan trọng để tiến hành soát xét. Sự phù hợp của các báo cáo đã phát hành. Người soát xét đảm bảo cần thực hiện soát xét đúng lúc, vào những bước công việc thích hợp nhằm giải quyết kịp thời các vấn đề trọng yếu trước khi phát hành báo cáo kiểm toán. Ví dụ: khi cần soát xét đảm bảo trong giai đoạn bắt đầu của cuộc kiểm toán, người soát xét cần soát xét việc đánh giá rủi ro trước khi tiến hành các thủ tục đảm bảo khác. Nếu giữa người soát xét đảm bảo và người phụ trách cuộc kiểm toán không thống nhất ý kiến với nhau thì chưa thể phát hành báo cáo kiểm toán. Báo cáo kiểm toán chỉ được phát hành khi các vấn đề này đã được thảo luận và giải quyết thoả đáng. Tiêu chuẩn lựa chọn người soát xét đảm bảo Người soát xét đảm bảo cần có đủ trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và thẩm quyền để thực hiện vai trò soát xét. Việc lựa chọn người soát xét đảm bảo phụ thuộc vào điều kiện của từng cuộc kiểm toán, tuy vậy, người soát xét thường ở cấp độ các nhà quản lý và có chứng chỉ trong lĩnh vực kế toán kiểm toán. Ngoài ra, người soát xét đảm bảo trong cuộc kiểm toán các công ty niêm yết hoặc các tổ chức đặc thù khác nên là các cá nhân có đủ trình độ chuyên môn và thẩm quyền để đảm nhiệm vai trò của một người phụ trách cuộc kiểm toán các đơn vị tương đương. Để duy trì thái độ khách quan, người soát xét đảm bảo cần: Không nên do người phụ trách cuộc kiểm toán lựa chọn; Không nên tham gia vào cuộc kiểm toán; Không phải là người quyết định phân công nhóm kiểm toán Không liên quan đến những tình huống có thể ảnh hưởng đến tính khách quan của quá trình soát xét. Người phụ trách cuộc kiểm toán cần trợ giúp, tư vấn cho người soát xét đảm bảo trong suốt cuộc kiểm toán. Khi nội dung và phạm vi của việc tư vấn này trở nên quan trọng, cần đảm bảo rằng tính khách quan của quá trình soát xét luôn được duy trì. Nếu không thể đảm bảo tính khách quan của việc tư vấn thì cần lựa chọn một cá nhân có đủ khả năng trong hoặc ngoài đơn vị để đảm nhiệm vai trò người soát xét đảm bảo hoặc người tư vấn cho cuộc kiểm toán. Cần thay đổi người soát xét đảm bảo nếu tính khách quan của quá trình soát xét có thể bị ảnh hưởng. Bên cạnh đó, công ty kiểm toán cần thiết lập các thủ tục để kiểm tra sự tuân thủ của đơn vị đối với các chính sách kiểm soát chất lượng đã đặt ra. Mục tiêu của những thủ tục này nhằm đánh giá: Việc tuân thủ các chuẩn mực nghề nghiệp, các quy tắc và các quy định của pháp luật. Hệ thống kiểm soát chất lượng có được thiết kế phù hợp và được thực thi có hiệu quả hay không. Chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng của công ty có được áp dụng phù hợp để có thể phát hành các báo cáo kiểm toán phù hợp hay không. Sau khi soát xét việc kiểm tra cũng phải được thực hiện. Thực hiện kiểm tra ở hai mức độ: Đánh giá sự đầy đủ, thích hợp của các quy trình và thủ tục được sử dụng để kiểm soát chất lượng: Đào tạo và tiếp tục phát triển chuyên môn; Quy trình tuyển dụng, đánh giá nhân viên, sự thăng tiến. Đạo đức nghề nghiệp và tính độc lập Xem xét sự áp dụng các chính sách, thủ tục của công ty đối với từng cuộc kiểm toán riêng lẻ Ở cả hai khía cạnh trên thì kiểm tra đều là trách nhiệm của người kiểm soát chất lượng. Đối với khía đầu tiên người phụ trách kiểm soát chất lượng thực hiện soát xét hệ thống các vấn đề nêu trên mỗi năm một lần nhằm đảm bảo rằng chúng phù hợp với điều kiện hiện tại của công ty kiểm toán. Chủ nhiệm tiến hành soát xét một mẫu tài liệu liên quan để đảm bảo các thủ tục của đơn vị đang được áp dụng theo trên thực tế. Chủ nhiệm cũng phỏng vấn nhân viên ở các mức độ khác nhau để đảm bảo rằng các chính sách và thủ tục được hiểu và được thực hiện đầy đủ trên thực tế. Người phụ trách kiểm soát chất lượng cũng xem xét tính tuân thủ của hãng kiểm toán với ISQC một lần mỗi năm, hoàn thiện hoặc cập nhật Danh mục kiểm soát chất lượng từ các năm trước nếu cần thiết. Trên phương diện các cuộc kiểm toán riêng lẻ, người phụ trách kiểm soát chất lượng cần thực hiện soát xét định kỳ hàng năm đối với một mẫu các hợp đồng kiểm toán được chọn ra. Quá trình soát xét này do người phụ trách kiểm soát chất lượng, một người quản lý khác và một chủ nhiệm kiểm toán đảm nhiệm. Các nguyên tắc cơ bản để chọn hồ sơ soát xét (số lượng và các hồ sơ cụ thể bị soát xét) là: Mỗi người được soát xét ít nhất mỗi 2 năm 1 lần [Lưu ý: có thể cao nhất là 3 năm] Mỗi trưởng nhóm được soát xét ít nhất mỗi 3 năm 1 lần Những phát hiện của các cuộc soát xét trước, các quy định bên ngoài và sự soát xét của PKF International. Tất cả các cuộc kiểm toán vượt ra khỏi phạm vi quốc gia được soát xét ít nhất sau mỗi chu kỳ 3 năm Các nhân tố rủi ro tiềm tàng trong cuộc kiểm toán cụ thể Các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục tham khảo ý kiến tư vấn Các tài liệu sau thường được sử dụng để ghi chép việc soát xét: Soát xét các cuộc kiểm toán riêng lẻ. Tổng hợp những phát hiện riêng lẻ. Các phát hiện đối với mỗi cuộc soát xét được thảo luận với chủ nhiệm và trưởng nhóm thực hiện. Người phụ trách quản lý chất lượng có trách nhiệm xem xét lại các phát hiện và đưa ra quyết định về các vấn đề sau: Các vấn đề riêng lẻ chỉ xảy ra một lần trong cuộc kiểm toán cụ thể; Các vấn đề thường phát sinh trong một số cuộc kiểm toán Các vấn đề phát sinh trong các cuộc soát xét trước hoặc cuộc soát xét do các đối tượng bên ngoài thực hiện mà chưa được xử lý Vấn đề sau cùng được tổng hợp vào một Báo cáo kiểm tra bằng văn bản cùng với các vấn đề trọng yếu ở phần đầu: Chọn một cuộc kiểm toán và chủ nhiệm/ trưởng nhóm được soát xét Phác thảo các thủ tục được thực hiện Các vấn đề riêng lẻ phát sinh và mang tính trọng yếu Các vấn đề chung phát sinh Các vấn đề phát sinh từ cuộc soát xét của năm trước/ cuộc soát xét bên ngoài vẫn tồn tại Các đề xuất nhằm hoàn thiện các thủ tục kiểm toán Đề xuất về kế hoạch đào tạo/ phát triển chuyên môn Báo cáo này cần được đem ra thảo luận trong cuộc họp thường niên với người quản lý và trưởng nhóm kiểm toán và Assurance Department. Partner quản lý có trách nhiệm quyết định những công việc cần thực hiện và hoàn thành biểu Kế hoạch công việc của báo cáo. Báo cáo (bao gồm kế hoạch công việc) được thảo luận trong cuộc họp các nhà quản lý và trong các khoá đào tạo của công ty. Khi một cuộc soát xét phát hiện các lỗi riêng lẻ nghiêm trọng, cần người quản lý, trưởng nhóm kiểm toán và Assurance Department có trách nhiệm đảm bảo rằng các kỷ luật thích đáng đều được xem xét. Trong trường hợp việc soát xét chỉ ra rằng báo cáo kiểm toán của công ty phát hành là không phù hợp (ví dụ: thiếu những bằng chứng kiểm toán trọng yếu hỗ trợ cho việc đưa ra ý kiến kiểm toán hoặc báo cáo tài chính của khách hàng bị sai lệch trọng yếu...), người phụ trách kiểm soát chất lượng cần báo cáo những vấn đề này cho người quản lý, người có thẩm quyền phù hợp trong đơn vị. PHẦN III: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KIỂM TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN PHƯƠNG ĐÔNG ICA (PCA) 3.1. MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN PHƯƠNG ĐÔNG ICA (PCA) Kiểm toán là loại hình hoạt động gia nhập vào Việt Nam chưa lâu, còn khá mới mẻ cả về lý luận lẫn thực tiễn. PCA lại mới chỉ có kinh nghiệm làm việc hơn 6 năm. Vì vậy trong thời gian qua, Công ty đang từng bước hoàn thiện mọi mặt không chỉ về công tác chuyên môn mà cả về mặt tổ chức quản lý nhằm mang lại cho khách hàng dịch vụ chất lượng tốt nhất. 3.1.1. Ưu điểm Thứ nhất, Bộ máy tổ chức gọn nhẹ, vừa tập trung vừa phân tán phù hợp với mạng lưới khách hàng khắp cả nước. Trách nhiệm được phân tách một cách cụ thể giữa các bộ phận nhưng vẫn được kiểm tra giám sát của ban giám đốc. Sự liên lạc trao đổi giữa văn phòng chính và 2 chi nhánh vẫn diễn ra liên tục, đều đặn, vượt qua sự giới hạn về địa lý. Thứ hai, Môi trường làm việc năng động, tích cực, tạo động lực làm việc cho các nhân viên. Đội ngũ nhân viên của Công ty nhiều giới trẻ, hòa đồng, thân thiện. Giữa các nhân viên trong một nhóm hay giữa các nhóm với nhau hoặc giữa các phòng ban thường xuyên có sự trao đổi, học hỏi kinh nghiệm. Công ty cũng thường tổ chức các buổi giao lưu, hội thi cho các nhân viên. Ban giám đốc khuyến khích nhân viên đưa ra ý kiến từ hoạt động chuyên môn đến công tác quản lý. Điều này giúp cho nhân viên phát huy năng lực đồng thời người quản lý từ đó có cách đánh giá năng lực của từng người được sát thực hơn, từ đó có cách phân công công việc một cách hợp lý nhất. Thứ ba, Công ty luôn có kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển chuyên môn cho các nhân viên. Là doanh nghiệp mới sát nhập lại, khi đối tượng khách hàng tăng lên thì việc tuyển chọn đội ngũ nhân viên là điều được ban lãnh đạo của PCA dự kiến trước. Chính sách tuyển chọn nhân sự của Công ty khá chi tiết. Để xem xét tuyển vào làm việc tại Công ty, mỗi ứng viên phải được kiểm tra năng lực, tính cách và khả năng của cá nhân đó. Các nhân viên được tuyển dụng đều được đào tạo thông qua các buổi giảng bài, hội thảo trong nội bộ cũng như các khóa đào tạo tổ chức bên ngoài công ty, qua các tài liệu Công ty cung cấp và thông qua làm việc trực tiếp với khách hàng. Chương trình chính thức các bài giảng và các hội thảo được trình bày tại các văn bản được ban hành thay đổi hàng năm cho phù hợp với tình hình thực tế của công ty. Bên cạnh đó, Công ty cũng khuyến khích và giúp đỡ các nhân viên đạt được các bằng cấp nghiệp vụ chuyên môn. Ban giám đốc Công ty nhận đinh một trình độ chuyên môn tốt sẽ có giá trị rất lớn trong việc phát triển nghề nghiệp cho nhân viên và là một trong những điều kiện tiên quyết để được nâng bậc thành kiểm toán viên chính. Đông thời với bằng cấp chuyên môn như vậy sẽ đem lại rất nhiều thuận lợi, khách hàng của Công ty đều mong muốn các KTV chính của một cuộc kiểm toán đạt tới trình độ chuyên môn cao. 3.1.2. Nhược điểm và kiến nghị khắc phục Bên cạnh những mặt đã đạt được ở trên, vì thời gian hoạt động còn chưa nhiều nên công tác tổ chức quản lý của PCA cũng đang tồn tại một số nhược điểm mà Công ty cần chú ý khắc phục. Điều nổi cộm nhất trong công tác tổ chức quản lý của PCA là vấn đề về nguồn nhân lực. Số lượng nhân viên còn chưa nhiều nên trong mùa kiểm toán, Công ty còn gặp khó khăn trong việc bố trí nhân viên cho các khách hàng. Nếu tình trạng này không được giải quyết, sẽ dẫn đến mất đi khách hàng cũ hoặc không có khách hàng tiềm năng vì phải từ chối kiểm toán do thiếu người. Trong mùa kiểm toán, công việc của các KTV tương đối nặng nề, các nhân viên ở bộ phận tư vấn, định giá cũng phải hỗ trợ. Số lượng nhân viên nữ trong Công ty chiếm đại đa số, do đó việc bố trí công tác xa là khó khăn. Khối lượng luân chuyển nhân viên trong Công ty là tương đối lớn, vì vậy lượng nhân viên mới trong Công ty là tương đối cao. Công ty lại phải thường xuyên bồi dưỡng chuyên môn nghiệp cho các nhân viên mới, dẫn đến chi phí hoạt động sẽ tăng thêm. Tuy nhiên, những nhân viên này cũng sẽ gặp nhiều khó khăn khi đi vào thực tế tại khách hàng vì lượng nhân viên có kinh nghiệm là không nhiều và không hướng dẫn được thường xuyên. Điều này đòi hỏi sự chủ động học tập và quan sát lớn của các nhân viên mới. Để khắc phục tình trạng này, trong khâu tuyển dụng nhân sự của Công ty cần chú ý một số điểm như: Cân đối tỷ lệ ứng viên nam và nữ, việc tuyển dụng bên cạnh kiểm tra trình độ năng lực chuyên môn cũng cần phải xem xét đến tư cách đạo đức của ứng viên. Ban lãnh đạo của Công ty nên quan tâm hơn nữa đến đời sống của nhân viên, đưa ra chính sách đãi ngộ hợp lý thì số lượng nhân viên luân chuyển sang đơn vị khác sẽ hạn chế. 3.2. MỘT SỐ NHẬN XÉT VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN PHƯƠNG ĐÔNG ICA (PCA) Tổ chức công tác kiểm toán là vấn đề trọng tâm của một doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ kiểm toán. Chính vì chú trọng xây dựng, bổ sung và hoàn thiện quy trình kiểm toán mà PCA đã không ngừng mở rộng lĩnh vực hoạt động, duy trì được khách hàng cũ, chủ động tiếp cận được khách hàng mới, các dịch vụ cung cấp vì thế cũng phong phú hơn để đáp ứng được nhu cầu đa dạng của khách hàng. Với hơn 6 năm hoạt động, những ưu nhược điểm của Công ty cần được ghi nhận để tiếp tục phát huy hoặc sửa đổi, cải thiện. Với việc áp dụng quy trình kiểm toán chung của hãng kiểm toán PKF, quy trình kiểm toán của PCA là chưa tương xứng tuyệt đối với các giai đoạn của một cuộc kiểm toán BCTC theo quy định của CMKT Việt Nam. Thực chất, PKF đã chia nhỏ các giai đoạn lớn theo chuẩn mực thành các bước nhỏ (chi tiết xem ở bảng dưới đây). Sự khác biệt này là không lớn vì vẫn đảm bảo được những công việc cần thực hiện trong một cuộc kiểm toán. Đây có thể được xem là một sự sáng tạo linh hoạt việc ứng dụng các quy định của chuẩn mực vào thực tế kiểm toán để các công việc thực hiện được rõ ràng và cụ thể hơn. Do đó, những phân tích về ưu nhược điểm về quy trình kiểm toán của PCA dưới đây sẽ quy về theo đúng cách phân chia quy trình kiểm toán theo chuẩn mực. Bảng 3.1: Sự tương ứng giữa quy trình kiểm toán của PCA và CMKT Quy trình kiểm toán theo CMKT Quy trình kiểm toán của PCA Giai đoạn I: Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán. Bao gồm: Bước 1: Chấp nhận khách hàng mới hoặc tiếp tục khách hàng cũ Bước 2: Kế hoạch kiểm toán sơ bộ Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán Thu thập thông tin cơ sở Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng Bước 3: Hiểu biết về khách hàng Đánh giá trọng yếu, rủi ro kiểm toán Tìm hiểu hệ thống KSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát Bước 4: Đánh giá rủi ro Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và soạn thảo chương trình kiểm toán Bước 5: Thiết kế thủ tục kiểm toán Giai đoạn II: Thực hiện kế hoạch kiểm toán Bước 6: Thực hiện các thủ tục kiểm toán Giai đoạn III: Hoàn thành kiểm toán và công bố báo cáo kiểm toán Bước 7: Hoàn tất kiểm toán Bước 8: Trao đổi với khách hàng và phát hành báo cáo kiểm toán 3.2.1. Ưu điểm. Là thành viên của PKF, một hãng kiểm toán hàng đầu trên thế giới, cách thức tiếp cận kiểm toán của PCA đã vận dụng được cách tư duy và làm việc khoa học của PKF nhưng vẫn đảm bảo tươmg xứng với các quy định trong chuẩn mực kiểm toán Việt Nam. Đây là một sự nỗ lực lớn của ban giám đốc và toàn thể nhân viên của Công ty. Hiện nay, gần như toàn bộ các cuộc kiểm toán của Công ty đối với một khách hàng được thực hiện 1 năm một lần, khi báo cáo tài chính của khách hàng đã được lập xong. Theo cách thức này, quy trình kiểm toán của PCA có những ưu điểm chính như sau: Thứ nhất, trong giai đoạn lập kế hoạch. PCA đã tiến hành thực hiện những bước công việc chủ yếu theo như quy trình đã xây dựng phù hợp với hướng dẫn của CMKT. Việc chuẩn bị kế hoạch kiểm toán được lãnh đạo của Công ty giám sát và theo dõi chặt chẽ để giảm thiểu rủi ro trong việc chấp nhận khách hàng. Tìm hiểu khách hàng là bước công việc quan trọng trong giai đoạn này, vì thế Công ty luôn có sự quan tâm thích hợp ví dụ: đối với khách hàng lâu năm, KTV vẫn tiếp tục cập nhật các thông tin mới về khách hàng, tìm hiểu những quy định của luật pháp mới được ban hành; đối với khách hàng mới, KTV chú trọng vào những khác biệt trong chế độ kế toán, đặc điểm ngành nghề kinh doanh . Đây là cơ sở cho việc xác định và đánh giá rủi ro cho phù hợp. Cách thức xác định trọng yếu là hợp lý vì có tính đến đặc thù của từng loại hình DN. Mức trọng yếu theo đó dễ xác định, làm cơ sở cho KTV thực hiện chọn mẫu kiểm toán và tiến hành các thử nghiệm kiểm toán đạt được hiệu quả, tránh được việc bỏ sót những đối tượng chứa đựng sai phạm trọng yếu. Việc đánh giá rủi ro cũng được xây dựng khoa học. Tổ chức nhân sự cho một cuộc kiểm toán được chú trọng đúng mức, việc phân công nhân viên đã có sự xem xét cả về năng lực, kinh nghiệm và đảm bảo tính độc lập, khách quan. Kế hoạch kiểm toán sơ bộ được xây dựng chi tiết rõ ràng như: trước khi ký kết hợp đồng, Công ty đều có buổi thảo luận với khách hàng xác định những nội dung của cuộc kiểm toán. Chương trình kiểm toán được thiết kế cho phù hợp với từng khách hàng. Kế hoạch kiểm toán được gửi trước cho khách hàng đển khi KTV xuống kiểm tra thực tế thì khách hàng đã chuẩn bị các tài liệu cần thiết, tránh việc lãng phí thời gian. Thứ hai, trong giai đoạn thực hiện kiểm toán. KTV đã tuân thủ nghiêm túc chương trình kiểm toán đã được xây dựng. Công việc mà KTV thực hiện đều được thể hiện trên giấy tờ làm việc. Giấy tờ làm việc được trình bày rõ ràng, khoa học. Thứ tự thực hiện các thủ tục kiểm toán là hợp lý ví dụ: Phân công công việc cho nhân viên được thực hiện đầu tiên, đối chiếu số liệu thực hiện trước các thủ tục khác để đảm bảo số liệu dùng để kiểm tra là số liệu chính xác, thủ tục phân tích thực hiện trước thủ tục kiểm tra chi tiết để làm giảm thiểu số lượng thủ tục cơ bản …. Trong giai đoạn này, KTV đã thực hiện việc thu thập đầy đủ các bằng chứng thích hợp làm cơ sở cho việc đưa ra ý kiến nhận xét của mình tương đối chuẩn xác. Thứ ba, trong giai đoạn kết thúc kiểm toán. Kết quả của cả cuộc kiểm toán có cao hay không là phụ thuộc cuối cùng vào việc tổng hợp các thông tin trên giấy tờ làm việc đưa ra ý kiến kiểm toán. Chính vì vậy, công tác kiểm soát chất lượng cần phải được đề cao trong giai đoạn này. PCA đã có sổ tay kiểm soát chất lượng chặt chẽ. Trước hết là soát xét giấy tờ làm việc của nhân viên. Việc soát xét được thực hiện trước hết là KTV chính đối với trợ lý, chủ nhiệm kiểm toán đối với KTV chính và trợ lý. Sau đó giám đốc sẽ soát xét lại toàn bộ. Báo cáo phát hành bằng tiếng nước ngoài phải được phiên dịch của Công ty kiểm tra. Trước khi phát hành báo cáo, tất cả các số liệu phải được kiểm tra đối chiếu. Tất cả các con số trong dự thảo báo cáo cuối cùng phải được đối chiếu với hồ sơ lưu giữ các giấy tờ làm việc. Mẫu phát hành báo cáo sẽ được lưu giữ trong một hồ sơ chính riêng biệt. Các sự kiện phát sinh sau ngày lập BCTC cũng được trưởng nhóm kiểm toán xem xét cẩn thận để đánh giá ảnh hưởng của nó tới BCTC của khách hàng. Sau khi có kết luận kiểm toán, những ý kiến đóng góp cho khách hàng cũng được PCA thực hiện nghiêm túc và được khách hàng tiếp thu. Việc lưu trữ hồ sơ được thực hiện nghiêm túc, đầy đủ, khoa học. Ví dụ, hồ sơ kiểm toán được sắp xếp theo năm. Trong một năm, hồ sơ được sắp xếp theo từng khối trong Công ty, mỗi khối lại sắp xếp theo từng loại hình doanh nghiệp 3.2.2 Nhược điểm Những điều mà ban giám đốc và nhân viên của Công ty thực hiện ở trên là đáng ghi nhận. Tuy nhiên với tuổi nghề còn ít thì những hạn chế trong tổ chức kiểm toán là điều không thể tránh khỏi. Thứ nhất, trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. Có 3 công việc quan trọng hàng đầu trong giai đoạn này giúp giảm bớt thủ tục kiểm tra chi tiết, nâng cao chất lượng kiểm toán mà PCA còn thực hiện rất sơ sài gần như bỏ qua là: xác đinh trọng yếu, đánh giá rủi ro, tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB của khách hàng. Công ty đã có phương pháp tính toán và xác định mức trọng yếu, hướng dẫn và mẫu đánh giá hệ thống KSNB nhưng KTV khi thực hiện kiểm toán chưa chấp hành nghiêm chỉnh. Tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB chủ yếu dựa vào phỏng vấn nhân viên khách hàng và cũng chưa được thực hiện đối với tất cả các khách hàng kiểm toán. Đánh giá trọng yếu, rủi ro thường chỉ dựa trên kinh nghiệm và xét đoán nghề nghiệp của KTV lâu năm. Do đó đánh giá rủi ro chỉ đưa ra ở dạng cao hay thấp mà chưa ước lượng được mức rủi ro cụ thể. Việc sử dụng mẫu có sẵn của PKF làm cho chương trình kiểm toán là giống nhau đối với mọi cuộc kiểm toán. Trong khi đó thì tính chất hoạt động và đặc điểm kinh doanh của các khách hàng khác nhau là không giống nhau. Do đó, chương trình kiểm toán là không phù hợp cho nhiều cuộc kiểm toán. Ngoài ra, chương trình kiểm toán được thiết kế cho từng khoản mục không phải theo chu trình nên việc thấy được những mối liên hệ giữa các khoản mục là khó, nhất là khi những khoản mục này được thực hiện bởi những KTV khác nhau. Điều này đòi hỏi trong quá trình thực hiện, các KTV phải có sự trao đổi, trưởng nhóm phải nắm bắt được mối liên hệ đó. Trong bước này, việc tiến hành họp thảo luận nhóm trước khi đi kiểm toán là chưa được thực hiện đầy đủ thường xuyên. Điều này có thể dẫn tới việc không thống nhất phương pháp kiểm toán, các nội dung chủ yếu không được thống nhất dễ dẫn đến việc kiểm tra tràn lan mà không phát hiện được sai sót. Chiến lược kiểm toán chưa được quan tâm vì thế làm giảm thiểu chất lượng công việc, chưa tối thiểu hóa được chi phí Thứ hai, trong giai đoạn thực hiện cuộc kiểm toán. Điều dễ thấy trong chương trình kiểm toán là các thủ tục phân tích chưa được chú trọng làm tăng kiểm tra chi tiết và tăng chi phí kiểm toán. Thủ tục phân tích mới chỉ dừng lại ở việc phân tích sơ bộ, biến động tăng giảm mà chưa sử dụng phân tích tỷ suất, phân tích tính hợp lý. Khi tiến hành kiểm tra chi tiết, do khối lượng phải kiểm tra là lớn nên kiểm tra chọn mẫu được thực hiện. Tuy nhiên phương pháp chọn mẫu là chưa được xây dựng nên có thể dẫn tới không chọn được mẫu đại diện. Mẫu được chọn chủ yếu dựa vào số phát sinh lớn vì thế sẽ không phát hiện được những sai phạm có giá trị nhỏ nhưng lại ảnh hưởng lũy kế hoặc dây chuyền đến nhiều khoản mục khác liên quan. Thứ ba, trong giai đoạn kết thúc kiểm toán. Công ty chưa thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế khi mà thủ tục kiểm toán chính không thực hiện được. Việc xem xét các sự kiện sau ngày kết thúc niên độ là chưa được chú trọng. Điều này ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng của báo cáo kiểm toán. 3.3. KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KIỂM TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN PHƯƠNG ĐÔNG ICA (PCA). Trên cơ sở những tồn tại trong tổ chức kiểm toán nêu trên, có thể đưa ra một số cách hoàn thiện như sau: Thứ nhất, Công ty cần thực hiện một cách nghiêm chỉnh các quy định trong sổ tay kiểm soát chất lượng. Sổ tay kiểm soát chất lượng của Công ty xây dựng rất cụ thể chi tiết nhưng vẫn chưa được phổ biến rộng rãi cho toàn bộ nhân viên. Thứ hai, trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, Công ty cần thiết kế chương trình kiểm toán cho từng khách hàng một. Việc đánh giá và xác định mức trọng yếu, rủi ro cũng như việc đánh giá hệ thống KSNB cần phải được thực hiện để làm cơ sở cho việc thiết kế các thủ tục kiểm toán cơ bản. Trước khi thực hiện kiểm toán, cần họp nhóm kiểm toán để các tất cả các KTV trong nhóm định hướng được vùng, khoản mục cần chú trọng nhằm tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng kiểm toán. Thứ ba, trong giai đoạn thực hiện kiểm toán, cần tận dụng tối đa các thủ tục phân tích để hạn chế kiểm tra chi tiết. Công ty cần phải xây dựng phương pháp chọn mẫu. Những KTV có kinh nghiệm nên hướng dẫn phương pháp chọn mẫu cho các nhân viên mới. Căn cứ vào đặc điểm hoạt động của từng khách hàng mà xác định những nghiệp vụ có nội dung bất thường để kiểm tra, phân tích. Cuối cùng, trong giai đoạn kết thúc kiểm toán, những thủ tục kiểm toán sau cùng cần phải được thực hiện đầy đủ gồm: phân tích soát xét tổng thể, đánh giá sự thuyết minh và trình bày BCTC, soát xét đảm bảo, những lưu ý cho cuộc kiểm toán năm sau. Những sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ và sau ngày ký báo cáo kiểm toán cần quan tâm, xem xét để hạn chế rủi ro, nâng cao chất lượng kiểm toán và tăng úy tín của Công ty trên thị trường. KẾT LUẬN Là sinh viên năm thứ 4, cơ hội được tiếp xúc với thực tế tại Công ty là một điều kiện thuận lợi cho em được trải nghiệm và hiểu sâu sắc hơn những kiến thức đã học. Quá trình tìm hiểu tổng quan về Công ty từ lịch sử hình thành, đặc điểm sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý đến việc đi sâu tìm hiểm công tác kiểm toán tại phòng Tư vấn của Công ty để viết lên báo cáo tổng quan này là thời gian vô cùng bổ ích, giúp em làm quen với cách thức tìm hiểu lấy thông tin, viết báo cáo tạo tiền đề tốt cho thời gian viết chuyên đề thực tập kiểm toán ở giai đoạn sau. Tuy nhiên trong thời gian tìm hiểu tổng quan trong 2 tháng, vì điều kiện nhận thức còn hạn chế, lại gặp nhiều bở ngỡ trong lần đầu xuống thực tế tại Công ty nên sự lĩnh hội của em còn vô cùng hạn hẹp, khiến cho bài viết của em mắc phải nhiều thiết sót. Em mong nhận được ý kiến chỉ bảo, phê bình của Cô giáo cũng như của Công ty cho báo cáo này để báo cáo của em được hoàn chỉnh hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô giáo: Thạc sĩ Tạ Thu Trang đã chỉ bảo tận tình sát sao cho em, ban lãnh đạo Công ty TNHH kiểm toán Phương Đông ICA (PCA) đặc biệt là phòng Tư vấn đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành chương trình thực tập giai đoạn I. MỤC LỤC