Đề tài Đánh giá tình hình hoạt động và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND thị xã Phú Thọ

thêi gian dµi tån t¹i vµ ph¸t triÓn, chÝnh quyÒn ®Þa ph­¬ng kh«ng ngõng ®­îc kiÖn toµn vµ ngµy cµng ph¸t huy cao ®é chøc n¨ng qu¶n lý nh»m ®Èy m¹nh sù ph¸t triÓn trong mäi lÜnh vùc kinh tÕ-x· héi, gi÷ v÷ng trËt tù an ninh trªn ®Þa bµn. II. C¬ cÊu tæ chøc, ho¹t ®éng vµ c¸c mèi quan hÖ cña UBND thÞ x· Phó Thä 1. C¬ cÊu tæ chøc. Uû ban nh©n d©n (H§ND-UBND) thÞ x· ®­îc tæ chøc, c¬ cÊu c¨n cø LuËt Tæ chøc H§ND vµ UBND ngµy 26/11/2003; C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cña UBND thÞ hiÖn nay nh­ sau: Bé phËn th­êng trùc gåm: Chñ tÞch UBND thÞ x·: ChÞu tr¸ch nhiÖm l·nh ®¹o, qu¶n lý, ®iÒu hµnh chung vµ toµn diÖn c¸c mÆt c¸c c«ng t¸c, c¸c ho¹t ®éng ®èi néi vµ ®èi ngo¹i cña UBND thÞ x·; QuyÕt ®Þnh triÖu tËp vµ chñ to¹ c¸c kú häp cña Uû ban; b¶o ®¶m viÖc chÊp hµnh HiÕn ph¸p, Ph¸p luËt, c¸c NghÞ ®Þnh, QuyÕt ®Þnh, ChØ thÞ, NghÞ quyÕt, c¸c quy ®Þnh, h­íng dÉn cña Trung ­¬ng, tØnh vµ thÞ x·; thùc hiÖn nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n theo §iÒu 127 cña LuËt tæ chøc H§ND vµ UBND n¨m 2003. Phã chñ tÞch th­êng trùc: Phô tr¸ch vÒ kinh tÕ bao gåm c«ng nghiÖp, n«ng nghiÖp, c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt. Phã chñ tÞch phô www.HanhChinhvn.com 7 tr¸ch c¸c lÜnh vùc v¨n ho¸ x· héi. C¸c Phã chñ tÞch gióp Chñ tÞch chØ ®¹o tõng lÜnh vùc c«ng t¸c ®­îc Chñ tÞch ph©n c«ng; chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Chñ tÞch, tr­íc UBND thÞ x·, thay mÆt Chñ tÞch ®Ó gi¶i quyÕt c¸c c«ng viÖc ®­îc giao, thay mÆt Chñ tÞch ®Ó gi¶i quyÕt c¸c c«ng viÖc ®­îc giao, tham gia l·nh ®¹o ®iÒu hµnh c¸c mÆt ho¹t ®éng chung cña Uû ban. Trùc tiÕp chØ ®¹o kiÓm tra, h­íng dÉn, ®«n ®èc c¸c phßng, ban, ngµnh thuéc UBND thÞ x·, UBND c¸c x·, ph­êng trong viÖc tæ chøc thùc hiÖn c¸c NghÞ quyÕt cña H§ND thÞ x·, c¸c QuyÕt ®Þnh, ChØ thÞ cña UBND thÞ, c¸c chñ tr­¬ng chÝnh s¸ch, ph¸p luËt thuéc lÜnh vùc m×nh phô tr¸ch; Trong tr­êng hîp cÇn thiÕt cÇn cã sù th¶o luËn quyÕt ®Þnh gi÷a c¸c Phã chñ tÞch hoÆc xin ý kiÕn Chñ tÞch. C¸c thµnh viªn kh¸c cña UBND thÞ x· theo sù quy ®Þnh cña ChÝnh phñ bao gåm: Thµnh viªn phô tr¸ch c«ng t¸c quèc phßng Thµnh viªn phô tr¸ch c«ng t¸c an ninh Thµnh viªn phô tr¸ch c«ng t¸c ®Êt ®ai Thµnh viªn phô tr¸ch c«ng t¸c tæ chøc Thµnh viªn phô tr¸ch c«ng t¸c phô tr¸ch c«ng t¸c v¨n phßng C¸c Uû viªn chÞu tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n tr­íc UBND thÞ x· vµ Chñ tÞch UBND thÞ x· vÒ ho¹t ®éng cña lÜnh vùc ®­îc ph©n c«ng phô tr¸ch; cã tr¸ch nhiÖm tiÕp d©n, xÐt vµ gi¶i quyÕt ®¬n th­ khiÕu n¹i tè c¸o theo thÈm quyÒn. C¸c c¬ quan chuyªn m«n gióp viÖc cho l·nh ®¹o UBND ®­îc quy ®Þnh t¹i §iÒu 1 QuyÕt ®Þnh 4003/2004/Q§-UB cña Uû ban nh©n d©n tØnh Phó Thä vÒ viÖc thµnh lËp c¸c phßng ban chuyªn m«n thuéc UBND thÞ x· Phó Thä c¨n cø LuËt Tæ chøc H§ND vµ UBND ngµy 26/11/2003; NghÞ ®Þnh sè 172/12/2004/N§-CP ngµy 29/9/2004 cña ChÝnh phñ quy ®Þnh tæ chøc c¸c c¬ quan chuyªn m«n thuéc UBND huyÖn, quËn, thÞ x·, thµnh phè thuéc tØnh; NghÞ quyÕt cña Héi ®ång www.HanhChinhvn.com 8 nh©n d©n tØnh kho¸ XI, kú häp thø ba vµ xÐt ®Ò nghÞ cña Gi¸m ®èc Së Néi vô: “Thµnh lËp c¸c phßng chuyªn m«n trùc thuéc UBND thÞ x· Phó Thä gåm: 1. Phßng Néi vô - Lao ®éng - Th­¬ng binh vµ x· héi 2. Phßng Tµi chÝnh - KÕ ho¹ch 3. Phßng gi¸o dôc 4. Phßng V¨n ho¸ - Th«ng tin - ThÓ thao 5. Phßng Y tÕ 6. Phßng Tµi nguyªn vµ M«i tr­êng 7. Phßng T­ ph¸p 8. Phßng Kinh tÕ 9. Phßng Qu¶n lý ®« thÞ 10. Thanh tra 11. Uû ban D©n sè, Gia ®×nh vµ TrÎ em 12. V¨n phßng H§ND vµ UBND C¸c c¬ quan nµy thùc hiÖn chøc n¨ng Qu¶n lý Nhµ n­íc ë ®Þa ph­¬ng, chÞu sù chØ ®¹o qu¶n lý vÒ tæ chøc, biªn chÕ vµ c«ng t¸c cña UBND thÞ x·. Gi¶i quyÕt nh÷ng c«ng viÖc thuéc thÈm quyÒn theo quy ®Þnh cña Bé, ngµnh, ph©n cÊp cña UBND tØnh, thÞ x·, quy chÕ tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña c¬ quan vµ c¸c v¨n b¶n Ph¸p luËt cã liªn quan. Trong ®ã V¨n phßng H§ND-UBND thÞ x· lµ c¬ quan gióp viÖc mang tÝnh tæng hîp vµ trùc tiÕp, phôc vô sù qu¶n lý tËp trung thèng nhÊt vµ sù chØ ®¹o ®iÒu hµnh mäi mÆt c«ng t¸c cña UBND thÞ x·. 2. Ho¹t ®éng cña UBND thÞ x· Phó Thä UBND thÞ x· lµm viÖc theo nguyªn t¾c tËp trung d©n chñ, tËp thÓ l·nh ®¹o, c¸ nh©n phô tr¸ch trong tõng lÜnh vùc c«ng t¸c ®­îc ph©n c«ng. UBND thÞ x· häp Ýt nhÊt 1 lÇn/th¸ng, th¶o luËn vµ quyÕt nghÞ www.HanhChinhvn.com 9 tõng vÊn ®Ò, dù ¸n. Th¶o luËn tËp thÓ vµ quyÕt ®Þnh theo ®a sè vÊn ®Ò sau: Ch­¬ng tr×nh lµm viÖc cña UBND KÕ ho¹ch ph¸t triÓn kinh tÕ x· héi, dù to¸n ng©n s¸ch, quyÕt to¸n ng©n s¸ch hµng n¨m vµ quü dù tr÷ cña ®Þa ph­¬ng tr×nh H§ND quyÕt ®Þnh. KÕ ho¹ch ®Çu t­ x©y dùng c¸c c«ng tr×nh träng ®iÓm ë ®Þa ph­¬ng tr×nh H§ND quyÕt ®Þnh. KÕ ho¹ch huy ®éng nh©n lùc tµi chÝnh ®Ó gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò cÊp b¸ch cña ®Þa ph­¬ng tr×nh H§ND. C¸c biÖn ph¸p thùc hiÖn NghÞ quyÕt H§ND vÒ kinh tÕ x· héi th«ng qua b¸o c¸o UBND tr­íc khi tr×nh H§ND. §Ò ¸n thµnh lËp míi, s¸t nhËp, gi¶i thÓ c¸c c¬ quan chuyªn m«n thuéc UBND vµ viÖc thµnh lËp míi, nhËp, chia, ®iÒu chØnh ®Þa giíi hµnh chÝnh ë ®Þa ph­¬ng. Hµng tuÇn, vµo ngµy thø 2, Chñ tÞch UBND thÞ x· giao ban víi c¸c Phã chñ tÞch ®Ó chuÈn bÞ néi dung héi nghÞ UBND, xö lý nh÷ng vÊn ®Ò cßn v­íng m¾c, nh÷ng viÖc míi ph¸t sinh, c¸c Phã chñ tÞch b¸o c¸o nhanh kÕt qu¶ c«ng t¸c ®· gi¶i quyÕt trong tuÇn vµ nh÷ng v­íng m¾c thuäc lÜnh vùc phô tr¸ch, bµn c«ng t¸c chØ ®¹o ®iÒu hµnh tuÇn kÕ tiÕp. C«ng t¸c thanh tra, kiÓm tra viÖc thùc hiÖn ChØ thÞ, QuyÕt ®Þnh cña UBND thÞ x·, chÕ ®é ®i c¬ së vµ tiÕp d©n, chÕ ®é th«ng tin b¸o c¸o, s¬ kÕt, tæng kÕt tu©n theo quy ®Þnh ph¸p luËt hiÖn hµnh. 3. C¸c mèi quan hÖ c«ng t¸c gi÷a UBND thÞ x· Phó Thä víi c¸c tæ chøc cã liªn quan. 3.1. §èi víi UBND tØnh vµ c¸c Së, ngµnh liªn quan. www.HanhChinhvn.com 10 Uû ban nh©n d©n thÞ x· chÞu sù l·nh ®¹o trùc tiÕp vµ toµn diÖn cña UBND tØnh, thùc hiÖn ®óng chÕ ®é thØnh thÞ, b¸o c¸o kÞp thêi, chÝnh x¸c, toµn bé ho¹t ®éng cña UBND thÞ x· ®èi víi tØnh. UBND thÞ x· thùc hiÖn sù chØ ®¹o, h­íng dÉn, kiÓm tra vµ chÊp hµnh c¸c quy ®Þnh cña c¸c Së, ngµnh cña tØnh, phèi hîp gi÷a ngµnh vµ cÊp trong viÖc chØ ®¹o, kiÓm tra ho¹t ®éng cña phßng, ban, ®¬n vÞ do tØnh qu¶n lý trùc tiÕp ®ãng trªn ®Þa bµn, tÝch cùc tranh thñ sù gióp ®ì cña c¸c Së, ngµnh t¨ng c­êng mèi quan hÖ vµ hîp t¸c gi÷a c¸c ®¬n vÞ cña tØnh víi ®Þa ph­¬ng. 3.2. §èi víi ThÞ uû vµ c¸c Ban cña ThÞ uû. Uû ban nh©n d©n thÞ x· chÞu sù chØ ®¹o toµn diÖn cña ThÞ uû. C¨n cø vµo c¸c NghÞ quyÕt cña Trung ­¬ng, cña tØnh, cña thÞ, UBND thÞ x· chuÈn bÞ c¸c ®Ò ¸n kinh tÕ - x· héi, an ninh quèc phßng ®­îc ThÞ uû ph©n c«ng; thÓ thÕ ho¸ c¸c NghÞ quyÕt cña ThÞ uû thµnh v¨n b¶n ph¸p quy ë ®Þa ph­¬ng ®Ó chØ ®¹o thùc hiÖn. Trong qu¸ tr×nh chØ ®¹o c¸c mÆt c«ng t¸c cña chÝnh quyÒn, UBND thÞ x· ph¶i liªn hÖ vµ xin ý kiÕn l·nh ®¹o cña Th­êng trùc, Ban Th­êng vô ThÞ uû theo quy chÕ lµm viÖc cña ThÞ uû theo quy chÕ lµm viÖc cña ThÞ uû vµ quy chÕ lµm viÖc cña c¸c Ban cña §¶ng ®Ó ®¶m b¶o sù l·nh ®¹o cña §¶ng trong c«ng t¸c chØ ®¹o ®iÒu hµnh chung cña thÞ x·. 3.3. §èi víi H§ND, Th­êng trùc H§ND, c¸c Ban cña H§ND thÞ x· vµ §oµn ®¹i biÓu H§N tØnh t¹i thÞ x· Phó Thä. UBND thÞ x· cïng víi Th­êng trùc H§ND chuÈn bÞ néi dung c¸c kú häp cña H§NS thÞ x·, chÞu tr¸ch nhiÖm vµ b¸o c¸o c«ng t¸c tr­íc H§ND thÞ x·. C¸c cuéc häp cña UBND thÞ x· mêi ®¹i diÖn Th­êng trùc H§ND thÞ x· tham dù, nh÷ng néi dung kú häp cã liªn quan ®Õn c¸c Ban cña H§ND thÞ x· mêi Tr­ëng ban tham dù. §èi víi §oµn ®¹i biÓu H§ND tØnh t¹i thÞ x· Phó Thä, UBND thÞ x· cung cÊp nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt cña thÞ x· cho ®¹i biÓu H§ND www.HanhChinhvn.com 11 tØnh, mêi ®¹i diÖn §oµn ®¹i biÓu tØnh t¹i thÞ x· dù c¸c cuéc häp cã liªn quan, tr¶ lêi chÊt vÊn cña cö tri khi cã yªu cÇu. 3.4. §èi víi c¸c phßng, ban, ngµnh trùc thuéc UBND thÞ x· vµ UBND c¸c x·, ph­êng. UBND thÞ x· lµ c¬ quan qu¶n lý Nhµ n­íc cÊp trªn trùc tiÕp cña c¸c phßng, ban vµ UBND c¸c x·, ph­êng. Thùc hiÖn sù l·nh ®¹o qu¶n lý Nhµ n­íc ®èi víi toµn bé ho¹t ®éng cña c¸c phßng, ban, ngµnh, c¸c x·, ph­êng theo ®óng quyÒn h¹n, tr¸ch nhiÖm vµ chÕ ®é lµm viÖc cña UBND thÞ x·. C¸c thµnh viªn UBND thÞ x· ®­îc ph©n c«ng theo dâi toµn ho¹t ®éng cña mét x·, ph­êng cã tr¸ch nhiÖm tham dù c¸c kú häp cña UBND x·, ph­êng ®Ó n¾m t×nh h×nh vµ kiÓm tra viÖc thùc hiÖn c¸c ChØ thÞ, NghÞ quyÕt, QuyÕt ®Þnh cña UBND thÞ x·. 3.5. §èi víi Toµ ¸n nh©n d©n, ViÖn kiÓm s¸t nh©n d©n vµ c¸c c¬ quan ngµnh däc cña tØnh. §èi víi c¸c c¬ quan trªn, Chñ tÞch UBND thÞ x· phèi hîp chÆt chÏ trong c«ng t¸c phßng chèng téi ph¹m, c«ng t¸c ®Êu tranh chèng tham nhòng, bu«n lËu, l·ng phÝ ë ®Þa ph­¬ng, tham gia ý kiÕn trong qu¸ tr×nh xem xÐt gi¶i quyÕt nh÷ng vô viÖc phøc t¹p. Phèi hîp víi c¸c c¬ quan ngµnh däc cña tØnh thùc hiÖn c¸c néi dung c«ng t¸c chuyªn m«n cña ngµnh phôc vô môc tiªu ph¸t triÓn kinh tÕ - x· héi cña thÞ x·. 3.6. §èi víi Uû ban MÆt tr©n tæ quèc vµ c¸c ®oµn thÓ nh©n d©n. UBND thÞ x· x©y dùng quy chÕ phèi hîp ho¹t ®éng vµ ph©n c«ng mét ®ång chÝ Phã chñ tÞch chÞu tr¸ch nhiÖm quan hÖ, tæ chøc sù phèi hîp ho¹t ®éng gi÷a c¸c c¬ quan qu¶n lý Nhµ n­íc víi Uû ban MTTQ, c¸c ®oµn thÓ nh©n d©n, c¸c tæ chøc x· héi kh¸c trong thÞ x·. UBND thÞ x· t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi ®Ó Uû ban MTTQ cña thÞ x· vµ c¸c ®oµn thÓ nh©n d©n kh¸c tæ chøc vµ ®éng viªn nh©n d©n tham gia qu¶n lý Nhµ n­íc, qu¶n lý x· héi. www.HanhChinhvn.com 12 Ch­¬ng ii. T×nh h×nh ho¹t ®éng cña v¨n phßng h®nd ubnd thÞ x· phó thä I. C¬ së lý luËn 1. Kh¸i niÖm vÒ V¨n phßng: V¨n phßng lµ bé m¸y cña c¬ quan, tæ chøc cã tr¸ch nhiÖm thu thËp xö lý vµ tæng hîp th«ng tin phôc vô cho sù ®iÒu hµnh cña l·nh ®¹o ®ång thêi ®¶m b¶o c¸c ®iÒu kiÖn vËt chÊt, kü thuËt cho ho¹t ®éng chungcña toµn c¬ quan, tæ chøc ®ã. 2. Chøc n¨ng cña V¨n phßng: V¨n phßng cã hai chøc n¨ng næi bËt lµ chøc n¨ng tham m­u, tæng hîp vµ chøc n¨ng hËu cÇn. Tham m­u lµ ho¹t ®éng tham vÊn cña v¨n phßng cho l·nh ®¹o c¬ quan. Tham vÊn lµ ph¸t hiÖn ra vÊn ®Ò; ®­a ra c¸c gi¶I ph¸p ®Ó l·nh ®¹o lùa chän. Tæng hîp lµ thèng kª, xö lý th«ng tin phôc vô cho ho¹t ®éng qu¶n lý. Tæng hîp lµ ®Ó tham vÊn dùa trªn nh÷ng th«ng tin ®· ®­îc xö lý. Nh­ vËy tham m­u, tæng hîp lµ hai ho¹t ®éng song song ®ång thêi, tham m­u cÇn cã sù tæng hîp vµ tæng hîp lµ ®Ó tham m­u. §©y lµ chøc n¨ng ®Çu tiªn vµ ®Æc tr­ng cña v¨n phßng víi t­ c¸ch lµ mét bé phËn trî gióp ®¾c lùc cho sù ®iÒu hµnh cña l·nh ®¹o. Chøc n¨ng thø hai g¾n liÒn víi ho¹t ®éng cña v¨n phßng chÝnh lµ chøc n¨ng hËu cÇn. Chøc n¨ng nµy chÝnh lµ sù ®¶m b¶o c¸c ®iÒu kiÖn vËt chÊt vµ kü thuËt cho c¬ quan ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ nhÊt. C¸c ®iÒu kiÖn vËt chÊt nh­ nhµ cöa, ph­¬ng tiÖn, trang thiÕt bÞ, tµi chÝnh ®­îc s¾p xÕp, qu¶n lý, ph©n phèi vµ kh«ng ngõng ®­îc bæ sung ®Ó cung cÊp kÞp thêi, ®Çy ®ñ cho mäi nhu cÇu ho¹t ®éng cña c¬ quan tæ chøc ®ã. ¸p dông sao cho chi phÝ thÊp nhÊt mµ ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt. Trong ®ã v¨n phßng sÏ dùa trªn kh¶ n¨ng tµi chÝnh ®Ó lËp danh s¸ch hµng ho¸ còng nh­ nhu cÇu trong t­¬ng lai; sau ®ã ph©n phèi s½p xÕp www.HanhChinhvn.com 13 mét c¸ch hîp lý khoa häc nhÊt c¸c ®iÒu kiÖn vËt chÊt kü thuËt trªn c¬ së quy chÕ qu¶n lý tµi s¶n cña c¬ quan. 3. NhiÖm vô cña V¨n phßng NhiÖm vô cô thÓ cña v¨n phßng ®Ó thùc hiÖn tèt hai chøc n¨ng trªn bao gåm 3 m¶ng chÝnh: Thø nhÊt lµ c«ng t¸c tham m­u tæng hîp: X©y dùng ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c, bè trÝ s¾p xÕp ch­¬ng tr×nh lµm viÖc cho l·nh ®¹o còng nh­ c¬ quan theo th¸ng, quý, n¨m. Thu thËp, xö lý, qu¶n lý vµ tæ chøc sö dông th«ng tin ®Ó tõ ®ã tæng hîp, b¸o c¸o. Thùc hiÖn nhiÖm vô t­ vÊn v¨n b¶n cho thñ tr­ëng, vÒ néi dung vµ thÓ thøc. Ghi chÐp, qu¶n lý hå s¬ tµi liÖu cña c¸c phiªn häp cña c¬ quan. Thø hai lµ c«ng t¸c hµnh chÝnh - tæ chøc: Thùc hiÖn c«ng t¸c v¨n th­, l­u tr÷; gi¶i quyÕt c¸c v¨n b¶n, tê tr×nh. Qu¶n lý, tæ chøc c«ng t¸c nh©n sù néi bé c¬ quan. Tæ chøc giao tiÕp, ®èi néi, ®èi ngo¹i, gióp c¬ quan, tæ chøc trong c«ng t¸c th­ tõ, tiÕp d©n, gi÷ vai trß lµ cÇu nèi gi÷a c¬ quan së t¹i víi c¬ quan, tæ chøc kh¸c. Th­êng xuyªn kiÖn toµn bé m¸y, x©y dùng ®éi ngò c«ng chøc v¨n phßng. Tæ chøc c«ng t¸c thi ®ua khen th­ëng. Thø ba chÝnh lµ c«ng t¸c hËu cÇn: Mua s¾m trang thiÕt bÞ, x©y dùng c¬ b¶n; söa ch÷a qu¶n lý c¬ së vËt chÊt, kü thuËt, ph­¬ng tiÖn lµm viÖc, nhµ kh¸ch. Tæ chøc vµ thùc hiÖn c«ng t¸c y tÕ, b¶o vÖ søc khoÎ; b¶o vÖ trËt tù, an toµn c¬ quan. Tõ ®©y cã thÓ thÊy ho¹t ®éng cña v¨n phßng ®· gi¶i phãng cho l·nh ®¹o khái t×nh tr¹ng sù vô kh«ng ®¸ng cã, b¶o ®¶m sù ho¹t ®éng ®ång bé, thèng nhÊt; ®¶m b¶o ho¹t ®éng tu©n thñ ph¸p luËt, gi÷ v÷ng www.HanhChinhvn.com 14 kû luËt, kû c­¬ng; gi÷ ®­îc vai trß lµ ®Çu mèi trong quan hÖ c«ng t¸c víi cÊp trªn, cÊp d­íi, víi c¸c c¬ quan, tæ chøc kh¸c. II. T×nh h×nh ho¹t ®éng cña V¨n phßng H§ND-UBND thÞ x· Phó Thä 1. Chøc n¨ng, nhiÖm vô cña V¨n phßng H§ND-UBND thÞ x· Phó Thä Chøc n¨ng, nhiÖm vô cña V¨n phßng H§ND-UBND thÞ x· Phó Thä ®­îc quy ®Þnh t¹i v¨n b¶n Quy ®Þnh chøc n¨ng, nhiÖm vô, mèi quan hÖ lµm viÖc cña V¨n phßng H§ND-UBND thÞ x· Phó Thä ngµy 31 th¸ng 5 n¨m 2004 vµ QuyÕt ®Þnh sè 570/Q§-UB ngµy 08 th¸ng 6 n¨m 2004 cña UBND thÞ x· Phó Thä. Theo ®ã V¨n phßng H§ND-UBND thÞ x· Phó Thä lµ bé m¸y lµm viÖc cña H§ND vµ UBND thÞ x· cã chøc n¨ng tham m­u, tæng hîp, hµnh chÝnh qu¶n trÞ. Phôc vô sù l·nh ®¹o, chØ ®¹o vµ ®iÒu hµnh c¸c mÆt c«ng t¸c cña H§ND-UBND thÞ x· ®¶m b¶o tÝnh thèng nhÊt, liªn tôc vµ hiÖu qu¶. Nh÷ng nhiÖm vô mµ V¨n phßng H§ND-UBND bao gåm: X©y dùng c¸c ch­¬ng tr×nh lµm viÖc cña UBND vµ chñ tÞch UBND thÞ x·; gióp Th­êng trùc H§ND-UBND thÞ x¸ tæ chøc thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh lµm viÖc ®· ®Ò ra cña H§ND-UBND thÞ x·. ChuÈn bÞ tr×nh c¸c kú häp H§ND c¸c b¸o c¸o cña UBND thÞ x·; tæ chøc so¹n th¶o c¸c v¨n b¶n do l·nh ®¹o UBND thÞ x· giao. Gióp H§ND, Th­êng trùc H§ND-UBND thÞ x· theo dâi, ®«n ®èc c¸c c¬ quan chuyªn m«n thuéc UBND cïng cÊp, H§ND-UBND cÊp d­íi trong viÖc chuÈn bÞ c¸c v¨n b¶n (bao gåm dù th¶o v¨n b¶n ph¸p quy, c¸c chuyªn ®Ò kinh tÕ -x· héi, v¨n ho¸, y tÕ, gi¸o dôc, quèc phßng, an ninh vµ c¸c vÊn ®Ò kh¸c) vµ tham gia ý kiÕn vÒ néi dung trong qu¸ tr×nh so¹n th¶o c¸c v¨n b¶n ®ã ®Ó H§ND, Th­êng trùc H§ND-UBND thÞ x· xem xÐt, quyÕt ®Þnh. www.HanhChinhvn.com 15 KiÓm tra thñ tôc chuÈn bÞ c¸c v¨n b¶n cña c¸c c¬ quan chuyªn m«n thuéc UBND cïng cÊp vµ UBND cÊp d­íi tr×nh UBND thÞ x· quyÕt ®Þnh hoÆc ®Ó UBND tr×nh cÊp cã thÈm quyÒn quyÕt ®Þnh. B¶o ®¶m viÖc thu thËp, cung cÊp th«ng tin, xö lý th«ng tin ®­îc th­êng xuyªn, kÞp thêi, chÝnh x¸c phôc vô cho c«ng t¸c chØ ®¹o cña H§ND, Th­êng trùc H§ND-UBND, c¸c Ban cña H§ND, thùc hiÖn chÕ ®é th«ng tin b¸o c¸o lªn c¸c c¬ quan Nhµ n­íc cÊp trªn theo quy ®Þnh. Phèi hîp víi c¸c c¬ quan chøc n¨ng tæ chøc, triÓn khai thùc hiÖn c¸c v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt c¸c nghÞ quyÕt, quyÕt ®Þnh cña H§ND-UBND thÞ x·, cña c¬ quan Nhµ n­íc cÊp trªn. Phôc vô kú häp H§ND vµ c¸c phiªn häp, lµm viÖc cña UBND; Th­êng trùc H§ND, Chñ tÞch UBND, c¸c Ban cña H§ND thÞ x· víi c¸c c¬ quan chuyªn m«n, c¬ quan ®oµn thÓ nh©n d©n víi Chñ tÞch H§ND-UBND x·, ph­êng. Qu¶n lý hå s¬, tµi liÖu ho¹t ®éng cña c¸c kú häp H§ND, phiªn häp cña UBND vµ Chñ tÞch UBND thÞ x·. H­íng dÉn, kiÓm tra c¸c c¬ quan chuyªn m«n thuéc H§ND; V¨n phßng H§ND-UBND cÊp x·, ph­êng thùc hiÖn c«ng t¸c v¨n th­, l­u tr÷ vµ nghiÖp vô v¨n phßng theo quy ®Þnh. B¶o ®¶m c¸c ®iÒu kiÖn, ph­¬ng tiÖn lµm viÖc cho H§ND, Th­êng trùc H§ND, c¸c Ban cña H§ND-UBND, l·nh ®¹o UBND thÞ x·. Chñ tr× hoÆc phèi hîp víi thanh tra thÞ x· gióp Th­êngtrùc H§ND vµ UBND thÞ x· trong viÖc tæ chøc tiÕp d©n vµ tiÕp nhËn gi¶i quyÕt ®¬n th­ khiÕu n¹i, tè c¸o cña c«ng d©n theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt. Qu¶n lý tµi chÝnh, tµi s¶n cña V¨n phßng H§ND-UBND thÞ x· ®­îc giao theo quy ®Þnh. www.HanhChinhvn.com 16 Thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô vÒ c¸c lÜnh vùc c«ng t¸c d©n téc, t«n gi¸o, ngo¹i vô, th­êng trùc thi ®ua khen th­ëng, vµ c¸c nhiÖm vô kh¸c do Th­êng trùc H§ND thÞ x· giao. Thùc hiÖn nhiÖm vô qu¶n lý nhµ n­íc vÒ y tÕ trªn ®Þa bµn thÞ x· theo NghÞ ®Þnh sè 12/2001/N§-CP ngµy 27 /3/ 2001 cña ChÝnh phñ vµ Th«ng t­ liªn tÞch sè 20/2001/TT-NT-BTCCBCP-BYT ngµy 27/4/2001 cña Ban Tæ chøc ChÝnh phñ vµ Bé Y tÕ. Thùc hiÖn qu¶n lý bé phËn tiÕp nhËn vµ tr¶ kÕt qu¶ gi¶i quyÕt cña tæ chøc, c¸ nh©n theo c¬ chÕ “mét cöa” trªn ®Þa bµn thÞ x· theo QuyÕt ®Þnh sè 4135/Q§-UB ngµy 09/12/2003 cña UBND tØnh Phó Thä vµ QuyÕt ®Þnh sè 570/Q§-UB cña UBND thÞ x· Phó Thä. 2. C¬ cÊu tæ chøc V¨n phßng H§ND-UBND thÞ x· Phó Thä bao gåm 01 Ch¸nh v¨n phßng, 01 phã v¨n phßng, 01 Th­êng trùc Héi ®ång thi ®ua khen th­ëng, 01 nh©n viªn v¨n th­, 01 nh©n viªn phßng m¸y, 01 nh©n viªn kÕ to¸n, 01 nh©n viªn thñ quü, 01 nh©n viªn t¹p vô, 02 l¸i xe, 03 b¶o vÖ. 3. ChÕ ®é c«ng t¸c, chøc tr¸ch cña tõng c¸ nh©n ChÕ ®é c«ng t¸c: V¨n phßng H§ND-UBND thÞ x· lµ mét tæ chøc thèng nhÊt lµm viÖc theo chÕ ®é thñ tr­ëng, ®Ò cao tr¸ch nhiÖm cña tõng c¸ nh©n. Chøc tr¸ch cña tõng c¸ nh©n: 3.1. Ch¸nh v¨n phßng Ch¸nh v¨n phßng lµ ng­êi l·nh ®¹o vµ ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng cña V¨n phßng, tæ chøc thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô cña V¨n phßng (®· nªu ë trªn) theo ®óng luËt ph¸p nhµ n­íc, ®­îc l·nh ®¹o UBND thÞ x·- chñ tµi kho¶n thø nhÊt c¬ quan UBND thÞ x·, uû nhiÖm lµm chñ tµi kho¶n thø 2 c¬ quan UBND thÞ x·. www.HanhChinhvn.com 17 Gióp Th­êng trùc H§ND vµ chñ tÞch UBND thÞ x· x©y dùng ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c cña H§ND, Th­êng trùc H§ND vµ UBND thÞ x·. Tæng hîp x©y dùng b¸o c¸o n¨m cña UBND thÞ x·. Dù, ghi biªn b¶n c¸c cuéc häp cña Th­êng trùc H§ND vµ UBND thÞ x·, chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ néi dung vµ kü thuËt v¨n b¶n sau khi ®· ®­îc Chñ tÞch, Phã chñ tÞch H§ND-UBND thÞ x· kÕt luËn trong héi nghÞ hoÆc trong c¸c buæi lµm viÖc. Khi ®­îc Chñ tÞch, Phã chñ tÞch H§ND-UBND thÞ x· uû nhiÖm truyÒn ®¹t c¸c chñ tr­¬ng cña H§ND-UBND thÞ x· cho c¸c phßng, ban, ngµnh, c¸c x·, ph­êng thùc hiÖn vµ kiÓm tra, ®«n ®èc thùc hiÖn chñ tr­¬ng ®ã. Qu¶n lý vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ ph¸t hµnh tÊt c¶ c¸c v¨n b¶n cña H§ND-UBND thÞ x·, khi cÇn thiÕt yªu cÇu c¸c phßng, ban, x·, ph­êng cung cÊp tµi liÖu, b¸o c¸o th«ng tin cho H§ND-UBND thÞ x·. Tr¶ l¹i vµ h­íng dÉn c¸c ngµnh, c¸c cÊp nh÷ng ®Ò ¸n v¨n b¶n ch­a ®óng quy chÕ, ch­a ®¹t yªu cÇu, kh«ng hîp lÖ hoÆc kh«ng thuéc thÈm quyÒn gi¶i quyÕt cña H§ND-UBND thÞ x·. Phèi hîp víi thanh tra thÞ x· gióp Th­êng trùc H§ND- UBND thÞ x· trong tæ chøc tiÕp d©n, tiÕp nhËn vµ gi¶i quyÕt ®¬n th­ khiÕu n¹i, tè c¸o cña c«ng d©n theo ®óng quy ®Þnh cña luËt ph¸p. Thõa lÖnh cña Th­êng trùc H§ND- UBND thÞ x· ký kÕt luËn th«ng b¸o cña Chñ tÞch (Phã chñ tÞch thay mÆt Chñ tÞch) H§ND- UBND thÞ x· ®èi víi mét sè c«ng viÖc cô thÓ, ký giÊy giíi thiÖu, c¸c c«ng v¨n hµnh chÝnh giao dÞch, giÊy mêi häp cña H§ND-UBND thÞ x·, ®­îc ký vµo c¸c v¨n b¶n tr×nh Chñ tÞch, c¸c Phã chñ tÞch H§ND- UBND thÞ x· ký. Trùc tiÕp qu¶n lý bé phËn tiÕp nhËn hå s¬ vµ tr¶ kÕt qu¶ theo c¬ chÕ “mét cöa” cña UBND thÞ x·. www.HanhChinhvn.com 18 Qu¶n lý vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ hiÖu qu¶ sö dông c¸n bé, nh©n viªn trong V¨n phßng theo chÕ ®é. Tæ chøc thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c chÝnh s¸ch, chÕ ®é cho c«ng chøc, viªn chøc v¨n phßng, ch¨m lo ®êi sèng vËt chÊt, tinh thÇn vµ n©ng cao tr×nh ®é cña c¸n bé, nh©n viªn v¨n phßng. 3.2. Phã v¨n phßng Phô tr¸ch hµnh chÝnh qu¶n trÞ, gióp Ch¸nh v¨n phßng b¶o ®¶m c¸c ®iÒu kiÖn vËt chÊt phôc vô cho sù ho¹t ®éng cña Th­êng trùc H§ND- UBND, c¸c phßng ban chuyªn m«n cña UBND thÞ x· tiÕn hµnh b×nh th­êng, liªn tôc vµ hiÖu qu¶. Thay thÕ ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cu¶ V¨n phßng H§ND-UBND thÞ x· thùc hiÖn nhiÖm vô cña QuyÒn Ch¸nh v¨n phßng trong thêi gian Ch¸nh v¨n phßng ®i v¾ng. Khi cã c«ng v¨n mêi häp cña Th­êng trùc H§ND- UBND thÞ x·, kh¸ch ®Õn lµm viÖc víi Th­êng trùc H§ND-UBND thÞ x·, c¸c phßng ban cña H§ND-UBND thÞ x·, chñ ®éng chØ ®¹o bé phËn phôc vô bè trÝ phßng häp, n¬i ¨n, nghØ cho ®¹i biÓu theo ®óng quy ®Þnh vµ sù chØ ®¹o cña Th­êng trùc H§ND, l·nh ®¹o UBND thÞ x·. ChÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý chÆt chÏ ®óng nguyªn t¾c, chÕ ®é vÒ c¸c ®iÒu kiÖn vËt chÊt phôc vô cho ho¹t ®éng cña c¬ quan nh­ v¨n phßng phÈm: giÊy mùc in, ®¸nh m¸y, x¨ng dÇu, vËt rÎ mau háng, qu¶n lý phßng kh¸ch, nhµ ¨n, héi tr­êng, phßng häp, ®iÖn n­íc, mua s¾m ph­¬ng tiÖn, trang thiÕt bÞ cho c¬ quan theo ý kiÕn chØ ®¹o cña l·nh ®¹o ®¶m b¶o chÊt l­îng, tiÕt kiÖm. Gióp Ch¸nh v¨n phßng ®Ò xuÊt tham m­u tõng b­íc x©y dùng n¬i ë, n¬i lµm viÖc trang bÞ tµi s¶n cho c¸c phßng ban ®æi míi khang trang ®¶m b¶o chÊt l­îng, thÈm mü vµ hiÖu qu¶. LËp kÕ ho¹ch, dù trï kinh phÝ c¸c héi nghÞ tr×nh l·nh ®¹o phª duyÖt tæ chøc qu¶n lý, kiÓm tra thanh quyÕt to¸n chÕ ®éi sinh ho¹t www.HanhChinhvn.com 19 trong c¸c héi nghÞ, tiÕp kh¸ch sau khi cã ý kiÕn chØ ®¹o cña l·nh ®¹o H§ND-UBND thÞ x·. Trùc tiÕp ®iÒu hµnh xe « t« vµ ph­¬ng tiÖn c«ng céng cho l·nh ®¹o H§ND-UBND thÞ x· theo kÕ ho¹ch vµ chØ ®¹o. Theo dâi c«ng t¸c t«n gi¸o thÞ x·: Phèi hîp víi c¸c ngµnh chøc n¨ng, n¾m b¾t t×nh h×nh ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c, tham m­u ®Ò xuÊt víi l·nh UBND trong qu¶n lý nhµ n­íc vÒ ho¹t ®éng t«n gi¸o trªn ®Þa bµn thÞ x· theo ®óng ®­êng lèi cña §¶ng, chÝnh s¸ch ph¸p luËt cña Nhµ n­íc. Chñ ®éng theo dâi, n¾m t×nh h×nh ho¹t ®éng vµ kÕt qu¶ ho¹t ®éng c¸c lÜnh vùc kinh tÕ- v¨n ho¸, x· héi, an ninh, quèc phßng tæng hîp b¸o c¸o t×nh h×nh ®Þnh kú hµng th¸ng, hµng quý. §­îc nghe truyÒn ®¹t (hoÆc cung cÊp tµi liÖu) vÒ c¸c chñ tr­¬ng, chÝnh s¸chcña §¶ng vµ Nhµ n­íc cÇn thiÕt cho c«ng t¸c. §­îc tham dù c¸c héi nghÞ do H§ND-UBND thÞ x· tæ chøc. §­îc Ch¸nh v¨n phßng giao phô tr¸ch c¸c c«ng viÖc kh¸c khi cÇn thiÕt, ký thay Ch¸nh v¨n phßng c¸c c«ng v¨n ®Ó ®«n ®èc, nh¾c nhë c¸c phßng, ban, ngµnh, x·, ph­êng chuÈn bÞ th«ng tin, b¸o c¸o phôc vô cho H§ND-UBND thÞ x·. Theo dâi qu¶n lý nhµ n­íc vÒ y tÕ trªn ®Þa bµn thÞ x·; phèi hîp víi th­êng trùc thi ®ua khen th­ëng thÞ x· ®Ó tiÕp cËn n¾m b¾t vÒ c«ng t¸c thi ®ua khen th­ëng thÞ x·. 3.3. KÕ to¸n ChÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn nghiªm chØnh chÕ ®é kÕ to¸n, chÕ ®é th«ng tin b¸o c¸o cña Nhµ n­íc ban hµnh. Tham m­u cho l·nh ®¹o H§ND-UBND thÞ x·, l·nh ®¹o v¨n phßng trong viÖc kiÓm tra gi¸m s¸t viÖc chÊp hµnh c¸c chÕ ®é qu¶n lý tµi chÝnh, sö dông chi tiªu hîp lý, tiÕt kiÖm ®¹t hiÖu qu¶ ®¸p øng yªu cÇu c«ng t¸c. www.HanhChinhvn.com 20 Hµng th¸ng, quý, n¨m lËp kÕ ho¹ch tµi chÝnh, thanh quyÕt to¸n ®óng thêi gian, thùc hiÖn qu¶n lý tµi s¶n c¬ quan, kiÓm kª theo quy ®Þnh cña Nhµ n­íc. H­íng dÉn thñ quü vÒ nhiÖm vô cËp nhËt chøng tõ, sæ s¸ch, chÕ ®é kiÓm kª kho quü, chÕ ®é b¸o c¸o kho quü. Theo dâi, tËp hîp vµ qu¶n lý chøng tõ døt ®iÓm (kÓ c¶ chøng tõ ch­a quyÕt to¸n). Trùc tiÕp gióp Phã v¨n phßng phô tr¸ch c¬ së vËt chÊt, theo dâi qu¶n lý tµi s¶n c¬ quan, ®èi chiÕu theo dâi x¨ng, dÇu, giÊy,mùc in... theo møc kho¸n vµ thùc tÕ sö dông ®Ó thanh to¸n ®óng, ®ñ, chÆt chÏ. Ngµy 05 hµng th¸ng b¸o c¸o cô thÓ víi l·nh ®¹o c¬ quan vµ Ch¸nh v¨n phßng vÒ thùc tr¹ng tµi kho¶n (c©n ®èi thu chi, c«ng nî). 3.4. Thñ quü, thñ kho, cÊp d­ìng. Më sæ s¸ch theo dâi thu, chi cËp nhËt theo ®óng chÕ ®é vµ nguyªn t¾c chØ chi xuÊt quü khi cã ch÷ ký cña kÕ to¸n vµ chñ tµi kho¶n. Tr­êng hîp ®ét xuÊt ph¶i b¸o c¸o ngay sau ®ã vµ hoµn chØnh kÞp thêi thñ tôc theo nguyªn t¾c, qu¶n lý quü. Thùc hiÖn viÖc mua s¾m theo kÕ ho¹ch ®· ®­îc duyÖt, vµ d­íi sù chØ ®¹o cña Phã v¨n phßng phô tr¸ch qu¶n trÞ. Chñ ®éng tham m­u ®Ò xuÊt cho thay thÕ vËt rÎ, mau háng, ph­¬ng tiÖn kh¸c ®Ó ®¸p øng yªu cÇu ho¹t ®éng cña c¬ quan. Qu¶n lý tµi s¶n, vËt t­, tiÒn mÆt theo nguyªn t¾c theo nh÷ng c«ng nî cô thÓ ®­îc ph©n c«ng, nÕu h­ hao tæn thÊt ph¶i båi th­êng vµ bÞ xö lý theo quy chÕ. C«ng t¸c cÊp d­ìng ®ù¬c thùc hiÖn d­íi sù phª duyÖt tiªu chuÈn cña l·nh ®¹o, phôc vô tèt héi nghÞ H§ND, UBND thÞ x· triÖu tËp vµ nh÷ng yªu cÇu ®ét xuÊt cña c¬ quan. §¶m b¶o ®ñ tiªu chuÈn, chÊt l­îng, b¸o c¸o thanh quyÕt to¸n kÞp thêi. www.HanhChinhvn.com 21 Qu¶n lý tµi s¶n trang bÞ cho nhµ ¨n cña H§ND, UBND thÞ x·, sö dông ®óng môc ®Ých, kh«ng tù ý cho thuª, cho m­în khi ch­a cã ý kiÕn cña l·nh ®¹o V¨n phßng. 3.5. Nh©n viªn v¨n th­, l­u tr÷. Gióp Ch¸nh v¨n phßng tæ chøc, qu¶n lý viÖc tiÕp nhËn c«ng v¨n giÊy tê, b¸o c¸o ®Õn vµ ®i ®óng thÓ thøc quy ®Þnh vµ ph©n phèi nhanh chãng ®Õn ®óng ng­êi cã tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt; C¸c nhu cÇu l­u vµ khai th¸c tµi liÖu l­u tr÷, thùc hiÖn nghiªm quy chÕ b¶o mËt. Qu¶n lý chÆt chÏ thñ tôc hµnh chÝnh ®¶m b¶o thÓ thøc v¨n b¶n cña H§ND-UBND thÞ x· khi ph¸t hµnh vµ c¸c v¨n b¶n cña phßng, ban, ngµnh göi ®Õn TT-H§ND vµ UBND thÞ x·. Th­êng trùc h­íng dÉn kh¸ch ®Õn lµm viÖc víi H§ND-UBND vµ c¸c phßng, ban chøc n¨ng. Gióp ch¸nh v¨n phßng thùc hiÖn c«ng t¸c ngo¹i vô, theo dâi qu¶n lý ®oµn kh¸ch ra vµo c¬ quan theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt. §¶m b¶o th«ng tin liªn l¹c th­êng xuyªn, kÞp thêi, chÝnh x¸c. Thùc hiÖn tèt c¸c quy ®Þnh vÒ gi÷ g×n bÝ mËt, qu¶n lý tµi s¶n vµ con dÊu chÆt chÏ ®óng nguyªn t¾c vµ thÈm quyÒn. Tæ chøc thu thËp, chØnh lý vµ b¶o qu¶n hå s¬ l­u tr÷ cña H§ND vµ UBND thÞ x· theo ®óng ph¸p lÖnh. 3.6. Th­êng trùc thi ®ua khen th­ëng: Th­êng trùc thi ®ua khen th­ëng cã nhiÖm vô theo dâi c«ng t¸c thi ®ua c¨n cø trªn c¸c b¶n ®¨ng ký thi ®ua cña c¸c phßng ban, ®¬n vÞ sù nghiÖp trªn ®Þa bµn thÞ x·. 3.7. Nh©n viªn phßng m¸y §¶m b¶o viÖc ®¸nh m¸y, in sao tµi liÖu kÞp thêi, chÝnh x¸c, ®ñ sè l­îng, tr×nh bµy khoa häc, ®¶m b¶o kü, mü thuËt vµ møc ®é bÝ mËt cña c«ng v¨n, tµi liÖu ®i vµ ®Õn. www.HanhChinhvn.com 22 Cã sæ s¸ch theo dâi hµng ngµy c¸c tµi liÖu in sao, ®¸nh m¸y kÓ c¶ sè l­îng b¶n ®Ó theo dâi, ®èi chiÕu, tra cøu khi cÇn thiÕt. Tù dâi vµo sæ sè sao lôc v¨n b¶n hµng n¨m. Qu¶n lý tèt m¸y vi tÝnh, m¸y ph« t«, vËt t­ (giÊy, mùc) mét c¸ch tiÕt kiÖm vµ ®óng nguyªn t¾c, hµng th¸ng ®èi chiÕu thùc tÕ ®Ó lµm c¬ së quyÕt to¸n. NÕu cã sù cè mµy vi tÝnh, m¸y ph« t«…ph¶i kÞp thêi b¸o c¸o l·nh ®¹o V¨n phßng cho h­íng gi¶i quyÕt. 3.8. Nh©n viªn phôc vô Phôc vô tèt ®iÒu kiÖn lµm viÖc cña l·nh ®¹o H§ND-UBND thÞ x·, phôc vô tèt c¸c héi nghÞ, c¸c cuéc häp, lµm viÖc ®ãn tiÕp kh¸ch cña l·nh ®¹o H§ND-UBND thÞ x· vµ V¨n phßng. Qu¶n lý gi÷ g×n vÖ sinh tµi s¶n ®­îc trang bÞ cho héi tr­êng, phßng häp, phßng kh¸ch, nhµ kh¸ch. Chñ ®éng tham m­u ®Ò xuÊt víi l·nh ®¹o v¨n phßng trang bÞ, thay thÕ bæ xung, n©ng cÊp tµi s¶n ®Ó phôc vô tèt cho yªu cÇu c«ng t¸c cña c¬ quan. S½n sµng ®¶m nhËn viÖc ®¸nh m¸y, trùc v¨n th­ khi ®­îc ph©n c«ng cña l·nh ®¹o v¨n phßng. Theo dâi ®«n ®èc b¶o vÖ c¬ quan lµm vÖ sinh vµ ch¨m sãc c©y c¶nh trong c¬ quan, gióp l·nh ®¹o V¨n phßng kiÓm tra ®«n ®èc c¸c phßng ban UBND thùc hiÖn c«ng t¸c vÖ sinh néi vô. 3.9. Nh©n viªn l¸i xe Thùc hiÖn nghiªm lÖnh ®iÒu xe cña l·nh ®¹o V¨n phßng. §¶m b¶o an toµn vÒ ng­êi vµ tµi s¶n, ®¶m b¶o xe th­êng xuyªn s¹ch khi ®­a ®ãn l·nh ®¹o c¬ quan ®i c«ng t¸c. Mçi l¸i xe ph¶i cã sæ theo dâi lÞch tr×nh xe ®Ó kiÓm tra ®èi chiÕu cuèi th¸ng lµm c¬ së cho viÖc quyÕt to¸n tiÒn x¨ng. Th­êng xuyªn b¶o qu¶n, b¶o d­ìng, kiÓm tra kÞp thêi ph¸t hiÖn h­ háng xe ®Ó b¸o c¸o l·nh ®¹o gi¶i quyÕt. Tr­êng hîp gi¶i quyÕt trªn www.HanhChinhvn.com 23 ®­êng ®i c«ng t¸c ph¶i b¸o c¸o l¹i ngay sau khi thùc hiÖn hiÖn xong nhiÖm vô. Kh«ng tù ý sö dông xe khi ch­a cã lÖnh ®iÒu ®éng cña l·nh ®¹o c¬ quan vµ V¨n phßng. Chñ ®éng ®Ò xuÊt ®Ó gi¶i quyÕt kÞp thêi, ®ñ thñ tôc quy ®Þnh cña nhµ n­íc vÒ l­u hµnh xe. ChÊp hµnh mét sè c«ng viÖc kh¸c do l·nh ®¹o V¨n phßng ph©n c«ng. 3.10. Tæ b¶o vÖ ChÞu tr¸ch nhiÖm ph©n c«ng ca, kÝp trùc ®¶m b¶o ng­êi trùc 24/24 giê t¹i c¬ quan. B¶o vÖ tuyÖt ®èi an toµn tµi s¶n cë quan trong ph¹m vi tr¸ch nhiÖm ®­îc quan t©m. Gi÷ g×n bÝ mËt vÒ kho tµng, c¬ së vËt chÊt cña c¬ quan. §¶m b¶o thùc hiÖn néi quy c¬ quan, kÞp thêi ph¸t hiÖn nh÷ng biÓu hiÖn xÊu, tù ý ra bµo c¬ quan, vi ph¹m vÒ m«i tr­êng vÖ sinh c¬ quan. Nªu cao ý thøc c¶nh gi¸c, nhiÖt t×nh tr¸ch nhiÖm, liªn hÖ chÆt chÏ cíi c¬ quan c«ng an ®Ó hîp ®ång t¸c chiÕn khi cÇn thiÕt. KÞp thêi b¸o c¸o l·nh ®¹o v¨n phßng xö lý nh÷ng t×nh huèng ph¸t sinh trong khi lµm nhiÖm vô, kh«ng tù ý gi¶i quyÕt c«ng viÖc ngoµi nhiÖm vô ®­îc ph©n c«ng b¶o bÖ c¬ quan. Thùc hiÖn ®óng thÈm quyÒn, nhiÖm vô, chøc tr¸ch cña b¶o vÖ theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt. Thø 6 hµng tuÇn, tæ tr­ëng b¶o vÖ ph¶n ¸nh t×nh h×nh an ninh trËt tù c¬ quan víi l·nh ®¹o V¨n phßng. C¸c bé phËn trªn cã sù phèi hîp chÆt chÏ ®¶m b¶o sù ho¹t ®éng liªn tôc, thèng nhÊt nh»m thùc hiÖn chøc n¨ng nhiÖm vô chung cña khèi V¨n phßng trong c¬ cÊu c¸c phßng ban cña UBND thÞ x·. 4. Mèi quan hÖ c«ng t¸c 4.1. §èi víi l·nh ®¹o H§ND vµ UBND thÞ x·. V¨n phßng H§ND - UBND thÞ x· tham m­u, gióp viÖc trùc tiÕp hµng ngµy cho ®ång chÝ chñ tÞch vµ c¸c phã chñ tÞch H§ND vµ UBND www.HanhChinhvn.com 24 thÞ x· vÒ tõng lÜnh vùc c«ng t¸c. §­îc ®ång chÝ Chñ tÞch, Phã chñ tÞch giao cho gi¶i quyÕt xö lý c«ng viÖc th× c¸ nh©n CBCNV V¨n phßng ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc ®ång chÝ ®ã vÒ c«ng viÖc ®­îc giao. Th­êng xuyªn tæng hîp b¸o c¸o vµ ph¸t hiÖn ®Ò xuÊt nh÷ng vÊn ®Ò cÇn gi¶i quyÕt víi Chñ tÞch H§ND vµ UBND thÞ x·. §­îc l·nh ®¹o UBND thÞ x· nhËn xÐt vÒ c«ng t¸c v¨n phßng trong kú häp 6 th¸ng, tæng kÕt 1 n¨m. 4.2. §èi víi V¨n phßng UBND tØnh Phó Thä. V¨n phßng H§ND-UBND tØnh lµ c¬ quan chuyªn m«n, bé m¸y gióp viÖc cña Uû ban nh©n d©n tØnh; cã chøc n¨ng gióp Uû ban nh©n d©n tØnh ®iÒu hoµ, phèi hîp c¸c ho¹t ®éng chung cña c¸c Së, UBND cÊp huyÖn, lµ ®Çu mèi quan hÖ c«ng t¸c ®Ó trao ®æi gióp ®ì vÒ nghiÖp vô, cung cÊp th«ng tin phôc vô l·nh ®¹o vµ trao ®æi kinh nghiÖm trong c«ng t¸c v¨n phßng. V¨n phßng H§ND-UBND thÞ x· cã tr¸ch nhiÖm cung cÊp th«ng tin, b¸o c¸o ®Þnh kú t×nh h×nh ho¹t ®éng cña H§ND vµ UBND thÞ x·, t×nh h×nh kinh tÕ- x· héi cña thÞ x· cho V¨n phßng H§ND vµ V¨n phßng UBND tØnh. 4.3. §èi víi c¸c phßng, ban, ngµnh, x·, ph­êng cña thÞ x·. V¨n phßng H§ND-UBND thÞ x· lµ bé m¸y lµm viÖc cña H§ND vµ UBND thÞ x·, phôc vô trùc tiÕp sù chØ ®¹o, ®iÒu hµnh cña H§ND vµ UBND thÞ x·, ho¹t ®éng theo quy chÕ lµm viÖc cña H§ND vµ UBND thÞ x· vµ néi quy lµm viÖc cña V¨n phßng UBND thÞ x·. Thõa lÖnh Chñ tÞch vµ c¸c Phã chñ tÞch H§ND vµ UBND thùc hiÖn mét sè nhiÖm vô thÈm quyÒn riªng. V¨n phßng H§ND vµ UBND thÞ x· phèi hîp víi c¸c phßng, ban, ngµnh c¸c tæ chøc quÇn chóng ë thÞ x·, ®Ò xuÊt víi H§ND thÞ, UBND thÞ nh÷ng vÊn ®Ò cã liªn quan, nh»m triÓn khai thùc hiÖn c¸c www.HanhChinhvn.com 25 nghÞ quyÕt cña H§ND, quyÕt ®Þnh, chØ thÞ cña UBND thÞ x· ®¹t kÕt qu¶. 4.4. §èi víi V¨n phßng ThÞ uû V¨n phßng H§ND vµ UBND thÞ x· cã sù phèi hîp chÆt chÏ víi V¨n phßng ThÞ uû ®Ó lËp ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c, nh»m ®¶m b¶o ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c gi÷a Th­êng trùc ThÞ uû, Ban th­êng trùc ThÞ uû víi H§ND vµ UBND thÞ x· mét c¸ch tËp trung, thèng nhÊt. Gi÷a 2 v¨n phßng cã sù trao ®æi, th«ng b¸o cho nhau vÒ nh÷ng chñ tr­¬ng, chÝnh s¸ch lín, nh÷ng vÊn ®Ò cã liªn quan nh»m ®¸p øng yªu cÇu l·nh ®¹o, chØ ®¹o, ®iÒu hµnh cña TT ThÞ uû, Ban th­êng vô ThÞ uû vµ H§ND-UBND thÞ x·. V¨n phßng H§ND vµ UBND thÞ x· phèi hîp víi V¨n phßng ThÞ uû tæ chøc nghe b¸o c¸o cña c¸c phßng, ban nh»m phôc vô cho viÖc chuÈn bÞ b¸o c¸o cña ThÞ uû, H§ND vµ UBND vµ b¸o c¸o tØnh. 5. Mét sè ho¹t ®éng cô thÓ 5.1. C«ng t¸c tham m­u, tæng hîp C«ng t¸c tham m­u, tæng hîp cña V¨n phßng ®èi víi l·nh ®¹o H§ND-UBND thÞ x· ®­îc thùc hiÖn th«ng qua nh÷ng nhiÖm vô cña l·nh ®¹o V¨n phßng mµ trùc tiÕp lµ Ch¸nh v¨n phßng vµ Phã v¨n phßng. Ch¸nh v¨n phßng trùc tiÕp x©y dùng lÞch lµm viÖc theo Hµng tuÇn, th¸ng, quý, n¨m. VÒ ho¹t ®éng thu thËp, xö lý, qu¶n lý vµ tæ chøc sö dông th«ng tin ®Ó tõ ®ã tæng hîp, b¸o c¸o, thùc hiÖn nhiÖm vô t­ vÊn v¨n b¶n cho thñ tr­ëng, Ch¸nh, Phã v¨n phßng lµm viÖc theo quy ®Þnh ph¸p lý vÒ chÕ ®é ban hµnh v¨n b¶n nh­ sau - V¨n b¶n thuéc thÈm quyÒn cña UBND thÞ x·: Sau khi c¸c phßng, ban, ®¬n vÞ chuÈn bÞ xong dù th¶o v¨n b¶n cña UBND (v¨n b¶n ph¸p quy cã sù tham gia cña phßng T­ ph¸p, ý kiÕn cña ViÖn kiÓm s¸t nh©n d©n tr­íc khi tr×nh UBND thÞ), V¨n www.HanhChinhvn.com 26 phßng H§ND-UBND thÞ x· cã tr¸ch nhiÖm xem xÐt, nÕu ®¶m b¶o ®­îc néi dung th× bè trÝ lÞch ®Ó Chñ tÞch, c¸c Phã chñ tÞch nghe, cho ý kiÕn tr­íc khi b¸o c¸o tËp thÓ UBND thÞ x·. Ban hµnh: Sau kÕt luËn cña UBND thÞ, c¸c phßng, ban, ®¬n vÞ söa ch÷a, bæ sung hoµn thiÖn dù th¶o chuyÓn ®Õn Ch¸nh v¨n phßng H§ND-UBND thÞ x· so¸t xÐt, chØnh lý tr­íc khi tr×nh Chñ tÞch (hoÆc Phã chñ tÞch) ký ban hµnh chËm nhÊt kh«ng qu¸ 7 ngµy lµm viÖc. ViÖc ph¸t hµnh v¨n b¶n do V¨n phßng H§ND-UBND thÞ x· chÞu tr¸ch nhiÖm. Nh÷ng néi dung liªn quan ®Õn 2 hay nhiÒu lÜnh vùc th× ngµnh chñ tr× so¹n th¶o phèi hîp víi c¸c ngµnh liªn quan ®Ó hoµn thiÖn. NÕu cã nh÷ng ý kiÕn kh¸c nhau trong néi dung v¨n b¶n th× Ch¸nh v¨n phßng b¸o c¸o Chñ tÞch quyÕt ®Þnh, cÇn thiÕt ph¶i göi v¨n b¶n dù th¶o ®Õn c¸c thµnh viªn Uû ban tham gia tiÕp, hÑn ngµy tr¶ ®Ó tËp hîp ý kiÕn tr×nh Chñ tÞch quyÕt ®Þnh. - V¨n b¶n thuéc thÈm quyÒn Chñ tÞch: Nh÷ng néi dung thuéc thÈm quyÒn gi¶i quyÕt cña Chñ tÞch UBND thÞ x· th× V¨n phßng nghiªn cøu ®Ò xuÊt h­íng xö lý, ®ång thêi dù th¶o v¨n b¶n (quyÕt ®Þnh, chØ thÞ hoÆc c«ng v¨n hµnh chÝnh) tr×nh Chñ tÞch xem xÐt quyÕt ®Þnh. Nh÷ng néi dung phøc t¹p, Chñ tÞch héi ý víi c¸c Phã chñ tÞch ®Ó xem xÐt quyÕt ®Þnh. Nh÷ng v¨n b¶n cña phßng, ban, ®¬n vÞ x·, ph­êng dù th¶o s½n tr×nh Chñ tÞch hoÆc Phã chñ tÞch ®Òu ph¶i qua V¨n phßng so¸t xÐt vÒ thÓ thøc v¨n b¶n tr­íc khi tr×nh Chñ tÞch (hoÆc Phã chñ tÞch) xem xÐt quyÕt ®Þnh. Liªn quan ®Õn thÈm quyÒn ký v¨n b¶n cña UBND vµ Chñ tÞch UBND: Ch¸nh v¨n phßng H§ND-UBND thÞ x· ®­îc thõa lÖnh Chñ tÞch thÞ x· ký. Th«ng b¸o kÕt luËn cña Chñ tÞch, Phã chñ tÞch, th«ng b¸o ý kiÕn gi¶i quyÕt cña Chñ tÞch (hoÆc Phã chñ tÞch thay mÆt Chñ tÞch) ®èi víi mét sè viÖc cô thÓ, ký giÊy giíi thiÖu c¸c c«ng v¨n hµnh chÝnh giao dÞch, giÊy mêi häp cña Uû ban; ký sao lôc c¸c v¨n b¶n www.HanhChinhvn.com 27 ChÝnh phñ, Bé, ngµnh Trung ­¬ng, ký phiÕu chuyÓn ®¬n th­ khiÕu n¹i, tè c¸o cña c«ng d©n, ký c¸c v¨n b¶n kh¸c thuéc thÈm quyÒn cña Ch¸nh v¨n phßng. Phã v¨n phßng ®­îc Ch¸nh v¨n phßng uû nhiÖm ký mét sè v¨n b¶n cÇn thiÕt thuéc thÈm quyÒn Ch¸nh v¨n phßng (theo QuyÕt ®Þnh sè 570/Q§-UB cña UBND thÞ x· Phó Thä vÒ viÖc ban hµnh quy chÕ lµm viÖc cña UBND thÞ x· Phó Thä nhiÖm kú 2004- 2009). 5.2. C«ng t¸c hµnh chÝnh tæ chøc C¸c c«ng t¸c vÒ hµnh chÝnh tæ chøc cña V¨n phßng nh­: v¨n th­, l­u tr÷; ngo¹i vô, d©n téc - t«n gi¸o; thi ®ua khen th­ëng ®­îc chó ý gi¶i quyÕt víi chøc tr¸ch cña nh©n viªn v¨n th­, Phã v¨n phßng, th­êng trùc thi ®ua khen th­ëng vµ c¸ nh©n liªn quan; ®¶m b¶o ph¸t huy tèt vai trß cÇu nèi gi÷a c¬ quan víi c¸c c¬ quan, tæ chøc, c¸ nh©n bªn ngoµi. Trong ®ã c«ng t¸c v¨n th­, l­u tr÷ ®­îc thùc hiÖn khoa häc, ®¶m b¶o tu©n thñ nh÷ng quy ®Þnh trong Ph¸p lÖnh vÒ v¨n th­ l­u tr÷ hiÖn hµnh. C«ng t¸c v¨n th­ lµ c«ng t¸c tæ chøc, gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý c«ng v¨n, giÊy tê trong c¬ quan; lµ toµn bé c¸c c«ng viÖc vÒ x©y dùng v¨n b¶n, tæ chøc qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n trong c¸c c¬ quan ®ã. C«ng t¸c nµy gióp cho viÖc gi¶i quyÕt mäi c«ng viÖc cña c¬ quan ®­îc nhanh chãng vµ chÝnh x¸c, cã n¨ng suÊt vµ chÊt l­îng ®óng ®­êng lèi, chÝnh s¸ch. §¶m b¶o cho viÖc cung cÊ c¸c th«ng tin cÇn thiÕt phôc vô cho ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan mét c¸ch ®Çy ®ñ; gãp phÇn tiÕt kiÖm ®­îc c«ng søc nguyªn vËt liÖu chÕ t¸c cña c¸c c¬ quan phôc vô cho ho¹t ®éng kiÓm tra, thanh tra; gãp phÇn gi÷ g×n nh÷ng tµi liÖu gi¸ trÞ vÒ mäi lÜnh vùc ®Ó phôc vô viÖc tra cøu th«ng tin qu¸ khø, lµ tiÒn ®Ò cña c«ng t¸c l­u tr÷. www.HanhChinhvn.com 28 Nh÷ng yªu cÇu ®èi víi c«ng t¸c v¨n th­ lµ nhanh chãng, chÝnh x¸c, bÝ mËt. V¨n b¶n chøa ®ùng mét sù viÖc nhÊt ®Þnh, th«ng tin nhÊt ®Þnh do ®ã x©y dùng vµ ban hµnh v¨n b¶n nhanh chãng, gi¶i quyÕt kÞp thêi sÏ gãp phÇn gi¶i quyÕt tèt mäi c«ng viÖc cña mçi c¬ quan. ChÝnh x¸c ë ®©y lµ néi dung ph¸p lý chÝnh x¸c, ®óng thÓ thøc vµ c¸c kh©u kü thuËt nghiÖp vô ®¶m b¶o chÝnh x¸c. Vµ do nã lµ ph­¬ng tiÖn truyÒn ®¹t c¸c néi dung trong qu¸ tr×nh qu¶n lý do ®ã nã ph¶i ®¶m b¶o tÝnh bÝ mËt. Trong thêi gian thùc tËp ë V¨n phßng, c¸ nh©n t«i ®· ®­îc thùc hµnh nh÷ng nghiÖp vô chñ yÕu cña c«ng t¸c v¨n th­ cña c¬ quan. C¸c kh©u nghiÖp vô chñ yÕu cña c«ng t¸c v¨n th­. * Gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn TÊt c¶ v¨n b¶n, tµi liÖu, th­ tõ do c¬ quan nhËn ®­îc tõ bªn ngoµi göi ®Õn gäi chung lµ v¨n b¶n ®Õn. - Nguyªn t¾c gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn: TÊt c¶ v¨n b¶n ®Õn ®Òu ph¶i qua v¨n th­ c¬ quan ®Ó ®¨ng ký vµo sæ vµ qu¶n lý thèng nhÊt. Sau ®ã v¨n b¶n ®­îc chuyÓn qua thñ tr­ëng c¬ quan; Khi tiÕp nhËn, chuyÓn giao v¨n b¶n ®­îc bµn giao ký nhËn râ rµng. §¶m b¶o nhanh chãng, chÝnh x¸c, gi÷ g×n bÝ mËt. - Qu¸ tr×nh xö lý v¨n b¶n ®Õn: V¨n th­ nhËn v¨n b¶n ®Õn S¬ bé ph©n lo¹i, bãc b× v¨n b¶n Bãc b× v¨n b¶n, v¨n b¶n cã dÊu ho¶ tèc bãc tr­íc. §èi chiÕu sè, ký hiÖu, sè l­îng v¨n b¶n ghi ngoµi b× víi c¸c thµnh phÇn t­¬ng øng cña v¨n b¶n lÊy trong phong b× ra vµ ®èi chiÕu víi phiÕu göi. Khi nhËn v¨n b¶n v¨n th­ ký, tr¶ l¹i phiÕu göi cho c¬ quan göi v¨n b¶n qua nh©n viªn b­u ®iÖn. www.HanhChinhvn.com 29 - Sau khi nhËn v¨n b¶n v¨n th­ ®ãng dÊu ®Õn, ghi sè ®Õn vµ ngµy ®Õn. DÊu ®Õn x¸c nhËn v¨n b¶n ®· qua v¨n th­, ghi nhËn ngµy th¸ng sè v¨n b¶n ®Õn. DÊu ®­îc ®ãng râ rµng vµ thèng nhÊt vµo kho¶ng trèng d­íi sè vµ ký hiÖu, trÝch yÕu. - C«ng viÖc vµo sæ ®¨ng ký bao gåm ghi l¹i nh÷ng th«ng tin c¬ b¶n cña v¨n b¶n, tµi liÖu; ®ßi hái kh«ng trïng lÆp, kh«ng bá sãt, mçi v¨n b¶n chØ ®¨ng ký mét lÇn. H×nh thøc chÝnh ë c¸c c¬ quan ë ®©y lµ dïng sæ. - Tr×nh vµ chuyÓn giao v¨n b¶n: V¨n th­ tr×nh Ch¸nh v¨n phßng sau ®ã nhËn l¹i ®Ó chuyÓn ®Õn ®óng ®èi t­îng chÞu tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt vµ ®èi t­îng ®ã ph¶i ký nhËn vµo sæ chuyÓn giao v¨n b¶n cña v¨n th­. V¨n b¶n ®Õn ngµy nµo ph¶i chuyÓn giao ®óng ngµy ®ã. NÕu nhiÒu ng­êi gi¶i quyÕt, v¨n b¶n ®­îc sao göi cho tõng ®¬n vÞ, c¸ nh©n, v¨n b¶n gèc ®­îc l­u. Theo dâi viÖc gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn: V¨n b¶n ®Õn ®­îc l­u l¹i trong hå s¬ c«ng viÖc cña ng­êi thõa hµnh, ng­êi thõa hµnh lËp hå s¬ hoÆc cã th«ng tin ph¶n håi vÒ viÖc gi¶i quyÕt v¨n b¶n cho ng­êi cã tr¸ch nhiÖm theo dâi. * Gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i: V¨n b¶n ®i ®­îc chuyÓn giao theo nguyªn t¾c: V¨n th­ ®ãng dÊu sau khi ®¨ng ký vµ lµm thñ tôc göi ®i. ChØ tiÕp nhËn ®Ó ph¸t hµnh nh÷ng v¨n b¶n ®­îc ®¸nh m¸y ®óng quy ®Þnh, ®óng thÓ thøc vµ c¨n cø ph¸p lý. V¨n b¶n ®i ®­îc ph¸t hµnh theo quy tr×nh sau: Ghi sè cña v¨n b¶n Ghi ngµy th¸ng cña v¨n b¶n theo ®óng ngµy th¸ng göi ®i. §ãng dÊu lªn v¨n b¶n ®· cã ch÷ ký hîp lÖ råi vµo sæ v¨n b¶n ®i. V¨n b¶n ®i ®­îc chuyÓn trong ngµy vµ nÕu lµ lo¹i bÝ mËt th× kÌm phiÕu göi. Mçi v¨n b¶n ®i ®Òu ®­îc l­u Ýt nhÊt mét b¶n (theo quy ®Þnh lµ hai www.HanhChinhvn.com 30 b¶n, mét ®Ó lËp hå s¬ l­u tr÷ vµ mét l­u ë v¨n th­ ®Ó tra t×m. C¸c v¨n b¶n ®i th­êng lµ c¸c quyÕt ®Þnh, th«ng b¸o, b¸o c¸o… * VÒ tæ chøc qu¶n lý vµ sö dông con dÊu: C¸c lo¹i con dÊu ë v¨n phßng bao gåm dÊu quèc huy, dÊu c¸c chøc danh: Chñ tÞch, 2 Phã chñ tÞch, Ch¸nh v¨n phßng, Phã v¨n phßng, dÊu Héi ®ång, dÊu §¶ng bé c¬ quan, dÊu c«ng v¨n ®Õn; trong ®ã dÊu quèc huy ®­îc sö dông nhiÒu nhÊt. §ãng dÊu theo nguyªn t¾c: néi dung cña con dÊu trïng tªn c¬ quan ban hµnh v¨n b¶n; con dÊu chØ ®­îc ®ãng lªn c¸c v¨n b¶n giÊy tê sau khi ®· cã ch÷ ký cña cÊp cã thÈm quyÒn. Kh«ng ®ãng dÊu khèng chØ. DÊu ®ãng râ nÐt lªn c¸c v¨n b¶n vµ trïm lªn 1/3 ch÷ ký vÒ bªn tr¸i mµu mùc ®á t­¬i theo quy ®Þnh. Phô lôc hoÆc v¨n b¶n dù th¶o th× ®ãng dÊu treo. C¸c b¶n c«ng chøng th× ®ãng gi¸p lai. DÊu ®ãng mê ph¶i ®­îc ®ãng l¹i. Con dÊu ®­îc ®Ó trong tñ ë phßng v¨n th­, v¨n th­ cã tr¸ch nhiÖm b¶o qu¶n, ®¶m b¶o an toµn tuyÖt ®èi. Kh¸c víi c«ng t¸c v¨n th­, c«ng t¸c l­u tr÷ ®­îc tiÕn hµnh mang tÝnh chÊt ®Þnh kú, ®¶m b¶o tu©n theo nh÷ng quy ®Þnh cña Nhµ n­íc. Ngoµi ra c«ng t¸c ngo¹i vô, d©n téc - t«n gi¸o ®­îc gi¶i quyÕt nh»m ®¶m b¶o ph¸t huy quyÒn tù do d©n chñ cña nh©n d©n, t¨ng c­êng khèi ®¹i ®oµn kÕt trong nh©n d©n vµ ®¶m b¶o tÝnh nghiªm minh cña Nhµ n­íc ph¸p quyÒn x· héi chñ nghÜa. 5.3. C«ng t¸c hËu cÇn UBND thÞ x· cã c¬ së vËt chÊt, kü thuËt, ph­¬ng tiÖn lµm viÖc kh¸ ®Çy ®ñ vµ khang trang. C«ng së ®­îc qu¶n lý vµ bè trÝ hîp lý. C¨n cø yªu cÇu c«ng viÖc vµ kÕ ho¹ch tµi chÝnh, l·nh ®¹o V¨n phßng lËp dù to¸n kinh phÝ cho viÖc x©y dùng c¬ së vËt chÊt, ®æi míi ph­¬ng tiÖn lµm viÖc cho c¸c phßng ban trong c¬ quan. C¸c c«ng viÖc trong c«ng t¸c tæ chøc héi, häp, tiÕp kh¸ch cña Uû ban ®­îc gi¶i quyÕt khoa häc vµ hiÖu qu¶. §Æc biÖt bé phËn cÊp d­ìng ®· tæ chøc bÕp ¨n tËp thÓ vµo www.HanhChinhvn.com 31 buæi tr­a cho c¸n bé nh©n viªn, qua ®ã gãp phÇn ch¨m sãc søc khoÎ, n©ng cao hiÖu qu¶ lµm viÖc cña c¸n bé nh©n viªn trong Uû ban. ch­¬ng III. §¸nh gi¸ t×nh h×nh ho¹t ®éng vµ kiÕn nghÞ nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña V¨n phßng H§ND - UBND I. Ho¹t ®éng cña V¨n phßng vµ viÖc thùc hiÖn c¶i c¸ch hµnh chÝnh. Qua nh÷ng v¨n b¶n ph¸p lý, sù quan s¸t vµ tham gia vµo c¸c ho¹t ®éng thùc tiÔn trong c«ng viÖc ë V¨n phßng H§ND-UBND thÞ x· Phó Thä, t«i thÊy ho¹t ®éng cña V¨n phßng tu©n thñ chÆt chÏ c¸c quy ®Þnh cña Ph¸p luËt, khoa häc vµ hiÖu qu¶. §éi ngò c¸n bé, nh©n viªn V¨n phßng thi hµnh nghiªm chØnh nh÷ng quy ®Þnh trong Ph¸p lÖnh C¸n bé c«ng chøc (®· ®­îc söa ®æi bæ sung n¨m 2000 vµ 2003); nh÷ng tiªu chuÈn vÒ ®¹o ®øc c«ng vô. VÒ ho¹t ®éng cña V¨n phßng, cã thÓ nãi hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña V¨n phßng ¶nh h­ëng lín ®Õn viÖc thùc hiÖn KÕ ho¹ch c¶i c¸ch hµnh chÝnh cña UBND thÞ x·. Mét sè néi dung trong KÕ ho¹ch c¶i c¸ch hµnh chÝnh n¨m 2004 cho thÊy ®iÒu trªn. §ã lµ c¸c néi dung: - Thùc hiÖn ®æi míi quy tr×nh x©y dùng vµ ban hµnh v¨n b¶n quy ph¹m Ph¸p luËt. Bao gåm: Rµ so¸t c¸c v¨n b¶n quy ph¹m Ph¸p luËt do H§ND vµ UBND thÞ x· vµ c¸c x·, ph­êng ®· ban hµnh. Th«ng b¸o c¸c v¨n b¶n quy ph¹m Ph¸p luËt ®· hÕt hiÖu lùc thùc hiÖn. Söa ®æi, bæ sung, huû bá c¸c v¨n b¶n chång chÐo hÕt hiÖu lùc thi hµnh hoÆc tr¸i víi v¨n b¶n Nhµ n­íc cÊp trªn. C¶i tiÕn quy tr×nh ban hµnh v¨n b¶n, ®¶m b¶o tÝnh khoa häc vµ hiÖu qu¶, thùc hiÖn ®óng quy tr×nh, tiÕn ®é vµ ®¶m b¶o chÊt l­îng v¨n b¶n ®· ban hµnh. TiÕp tôc triÓn khai øng dông tin häc www.HanhChinhvn.com 32 ®Ó phôc vô cho viÖc tra cøu, so¹n th¶o, thÈm ®Þnh v¨n b¶n quy ph¹m Ph¸p luËt. - C¶i c¸ch thñ tôc hµnh chÝnh: Duy tr× vµ thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ c¬ chÕ “mét cöa” theo QuyÕt ®Þnh sè 181/2003/Q§-TTg cña Thñ t­íng ChÝnh phñ.TiÕp tôc kiÖn toµn tæ chøc vµ c¶i tiÕn ph­¬ng ph¸p tiÕp nhËn vµ tr¶ kÕt qu¶ cña tæ chøc vµ c«ng d©n phï hîp t×nh h×nh thùc tiÔn, gi¶m tèi ®a phiÒn hµ cho nh©n d©n. Th­êng xuyªn kiÓm tra viÖc tæ chøc thùc hiÖn, ®¸nh gi¸ s¬ kÕt rót kinh nghiÖm kÞp thêi ®Ó uèn n¾n vµ thùc hiÖn tèt h¬n. C¶i tiÕn chÕ ®é héi häp, n©ng cao chÊt l­îng, hiÖu qu¶ c¸c héi nghÞ; c¶i tiÕn chÕ ®é giao ban; n©ng cao tr¸ch nhiÖm cña c¸c Phã chñ tÞch phô tr¸ch khèi, tr­ëng, phã c¸c phßng, ban, ngµnh vµ tr¸ch nhiÖm cña tõng c¸n bé, c«ng chøc. - Tõng b­íc hiÖn ®¹i ho¸ ph­¬ng tiÖn lµm viÖc: Trang bÞ c¬ së vËt chÊt vµ ®iÒu kiÖn lµm viÖc cho c¬ quan qu¶n lý Nhµ n­íc, ®¶m b¶o mçi phßng, ban chuyªn m«n cã 1 m¸y vi tÝnh phôc vô viÖc tra cøu, khai th¸c, cËp nhËt th«ng tin b¶o ®¶m nhanh gän, chÝnh x¸c, tiÖn dông vµ hiÖu qu¶ trong gi¶i quyÕt c«ng viÖc. TiÕp tôc triÓn khai thùc hiÖn ®Ò ¸n 112 cña ChÝnh phñ vÒ Tin häc vµ qu¶n lý hµnh chÝnh. N©ng cÊp, söa ch÷a vµ lµm míi trô së lµm viÖc cña c¸c x·, ph­êng. N©ng cÊp dÇn ®iÒu kiÖn vËt chÊt ®Ó ph¸t huy hiÖu qu¶, hiÖu lùc qu¶n lý Nhµ n­íc víi c¬ së. TÊt c¶ nh÷ng ho¹t ®éng trªn ®¹t ®­îc hay kh«ng mét phÇn lín lµ do V¨n phßng ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ hay kh«ng. Trong ®ã næi bËt lªn vÊn ®Ò c¶i c¸ch thñ tôc hµnh chÝnh vµ hiÖn ®¹i ho¸ ph­¬ng tiÖn lµm viÖc cña c¬ quan. V¨n phßng lµ bé phËn chÞu tr¸ch nhiÖm ®¶m b¶o c¬ së vËt chÊt cho c¬ quan ho¹t ®éng hiÖu qu¶ do ®ã tÝnh to¸n c¸c nguån lùc so víi b¶n dù to¸n ®Ó c©n ®èi tµi chÝnh cho c¬ quan lµ mét vÊn ®Ò hÕt søc quan träng. www.HanhChinhvn.com 33 Trong ®ã, hiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c v¨n phßng gièng nh­ mét sù bøt ph¸ cho viÖc thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô trong kÕ ho¹ch c¶i c¸ch hµnh chÝnh. Víi vÞ trÝ lµ ®Çu mèi c¸c quan hÖ c«ng t¸c cña Uû ban, ho¹t ®éng cña V¨n phßng ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan chuyªn m«n kh¸c, c¸c c¬ quan cÊp d­íi còng nh­ ho¹t ®éng cña c¸c l·nh ®¹o Uû ban. Do ®ã mét vÊn ®Ò ®Æt ra lµ cÇn nh×n nhËn ®óng møc vÞ trÝ, vai trß, ý nghÜa cña V¨n phßng trong c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y chÝnh quyÒn ®Þa ph­¬ng ®Ó cã ph­¬ng h­íng n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña V¨n phßng. II. Mét sè kiÕn nghÞ nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña V¨n phßng H§ND-UBND thÞ x· Phó Thä. Trong thêi gian thùc tËp t¹i V¨n phßng H§ND-UBND thÞ x· Phó Thä vµ trùc tiÕp t¹i bé phËn v¨n th­ t«i ®· thu ®­îc rÊt nhiÒu rÊt nhiÒu kiÕn thøc thùc tÕ bæ Ých. T«i thÊy V¨n phßng cã vÞ trÝ rÊt quan träng trong c¬ cÊu lµm viÖc cña c¶ Uû ban. ChÝnh v× thÕ V¨n phßng H§ND-UBND thÞ x· cÇn n©ng cao n¨ng lùc ho¹t ®éng b»ng viÖc bæ sung c¸n bé, nh©n viªn; hiÖn ®¹i ho¸ ph­¬ng tiÖn lµm viÖc ®Ó ph¸t huy tÝnh n¨ng ®éng, thùc hiÖn tèt chøc n¨ng cña m×nh. Mét ho¹t ®éng c¬ b¶n cña V¨n phßng lµ qu¶n lý v¨n b¶n. §Æc biÖt viÖc tra cøu tµi liÖu ®Ó thu thËp th«ng tin phôc vô cho viÖc ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý lµ mét kh©u ®ßi hái sù chÝnh x¸c còng nh­ nhanh chãng. Riªng ®èi víi c¸c v¨n b¶n cÊp Trung ­¬ng cña Bé, ngµnh, cã lóc gÆp khã kh¨n do viÖc tra cøu trong kho l­u tr÷ tèn kh¸ nhiÒu thêi gian. Do ®ã viÖc triÓn khai ®Ò ¸n 112 gióp cho viÖc tra cøu th«ng tin ®­îc nhanh chãng. ViÖc x©y dùng m¹ng LAN vµ kÕt nèi víi M¹ng c«ng b¸o cæng chÝnh phñ ®iÖn tö sÏ gióp tra cøu c¸c v¨n b¶n trë nªn nhanh chãng vµ ®¬n gi¶n. www.HanhChinhvn.com 34 MÆt kh¸c viÖc giíi thiÖu vÒ thÞ x· qua mét website trùc tuyÕn sÏ gióp cho h×nh ¶nh tæng quan vÒ thÞ x· ®­îc truyÒn b¸ réng r·i, nh­ thÕ nã cã mét t¸c ®éng nhÊt ®Þnh ®èi víi t×nh h×nh ph¸t triÓn kinh tÕ x· héi ®Þa ph­¬ng. Bªn c¹nh ®ã nh÷ng th«ng tin ®a d¹ng bªn ngoµi gióp cho c¸c c¸n bé qu¶n lý rót ra nh÷ng kinh nghiÖm cho viÖc gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò ë ®Þa ph­¬ng. §©y chÝnh lµ mét b­íc tiÕn quan träng trong viÖc hiÖn ®¹i ho¸ ph­¬ng tiÖn lµm viÖc trong tiÕn tr×nh c¶i c¸ch hµnh chÝnh nãi chung. Do ®ã, bªn c¹nh nh÷ng biÖn ph¸p qu¶n lý ®· ®­îc c¸c cÊp Uû, §¶ng phª duyÖt vµ ¸p dông th× hiÖn ®¹i ho¸ ph­¬ng tiÖn lµm viÖc nãi chung vµ hiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c V¨n phßng nãi riªng sÏ ®em l¹i mét kÕt qu¶ míi trong ho¹t ®éng cña c¬ quan. www.HanhChinhvn.com 35 KÕt luËn §ît thùc tËp ®· gióp t«i n¾m ®­îc nhiÒu kiÕn thøc thùc tÕ vÒ nÒn hµnh chÝnh nhµ n­íc nãi chung, nh÷ng ho¹t ®éng th­êng nhËt trong mét c¬ quan cô thÓ nãi riªng. Qua ®ã t«i thÊy mçi sinh viªn hµnh chÝnh cÇn cã mét th¸i ®é tiÕp thu nghiªm tóc nh÷ng kiÕn thøc ®· häc ë Häc viÖn vµ mét qu¸ tr×nh thùc tiÔn c«ng viÖc míi cã thÓ lµm tèt c«ng viÖc cña m×nh khi ra tr­êng, trë thµnh c«ng chøc nhµ n­íc. VÒ lÜnh vùc ho¹t ®éng cña V¨n phßng nãi riªng, t«i xin göi lêi c¶m ¬n ®Õn c¸c ThÇy c« khoa V¨n b¶n vµ C«ng nghÖ hµnh chÝnh ®· truyÒn ®¹t mét khèi l­îng kiÕn thøc hÕt søc phong phó vÒ hµnh chÝnh v¨n phßng qua nh÷ng m«n häc cña khoa. Trªn ®©y lµ nh÷ng néi dung t«i quan s¸t, tæng hîp sau ®ît thùc tËp t¹i V¨n phßng H§ND-UBND thÞ x· Phó Thä. Mét lÇn n÷a t«i xin tr©n träng c¶m ¬n sù gióp ®ì cña ThÇy T« Hoµng Phóc, C« Bïi Thuú Nhi khoa Qu¶n lý Nhµ n­íc vÒ Kinh tÕ; UBND, V¨n phßng H§ND- UBND thÞ x· Phó Thä ®· t¹o ®iÒu kiÖn gióp ®ì t«i hoµn thµnh b¸o c¸o nµy. www.HanhChinhvn.com 36 NhËn xÐt cña gi¸o viªn .................................................................................................. ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ ............................................................................................................ www.HanhChinhvn.com 37