Đề tài Điều kiện hợp lệ của cuộc họp hội đồng thành viên và điều kiện thông qua quyết định của hội đồng thành viên trong công ty trách nhiệm hữu hạn

V có quyền và nhiệm vụ rất lớn, đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định các hoạt động của công ty. Để đưa ra được những quyết định đó đòi hỏi phải lấy ý kiến của HĐTV. Vậy HĐTV lấy ý kiến bằng cách nào? Và khi nào thì quyết định của HĐTV được thông qua? Hiểu được vai trò to lớn của HĐTV cùng với mong muốn trả lời những câu hỏi trên mà nhóm nghiên cứu đề tài “Điều kiện hợp lệ của cuộc họp HĐTV và điều kiện thông qua Quyết định của HĐTV trong Công ty TNHH”. Rất mong sẽ nhận được sự chia sẻ thêm của các bạn. 1. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TY TNHH 1.1. Hội đồng thành viên (HĐTV): 1.1.1. Khái niệm HĐTV tồn tại trong cơ cấu tổ chức quản lý của công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc trong công ty TNHH một thành viên mà có ít nhất hai người được bổ nhiệm làm đại diện theo ủy quyền. Cụ thể cơ cấu tổ chức quản lý của công ty TNHH hai thành viên trở lên gồm có: HĐTV, chủ tịch HĐTV, Giám đốc (GĐ) hoặc Tổng giám đốc (TGĐ); công ty TNHH một thành viên có ít nhất hai người được bổ nhiệm làm đại diện theo ủy quyền: HĐTV, GĐ hoặc TGĐ và kiểm soát viên; công ty TNHH một thành viên mà một người được bổ nhiệm làm người đại diện theo ủy quyền: chủ tịch công ty, GĐ hoặc TGĐ và kiểm soát viên. Trong công ty TNHH một thành viên có ít nhất hai người được bổ nhiệm làm đại diện theo ủy quyền, HĐTV gồm tất cả người đại diện theo ủy quyền. Trong công ty TNHH hai thành viên trở lên, HĐTV gồm các thành viên, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Điều lệ công ty quy định cụ thể định kỳ họp HĐTV, nhưng ít nhất mỗi năm phải họp một lần. Quyền và nhiệm vụ của HĐTV HĐTV có quyền và nhiệm vụ khá quan trọng, đóng vai trò như một cơ quan đầu não quyết định hầu hết mọi hoạt động của công ty. Cụ thể trong khoản 2 điều 47 luật doanh nghiệp quy định về quyền và nhiệm vụ của HĐTV như sau: Quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty; Quyết định tăng hoặc giảm VĐL, quyết định thời điểm và phương thức huy động thêm vốn Quyết định phương thức đầu tư và dự án đầu tư có giá trị trên 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty; Quyết định giải pháp phát triển thị trường tiếp thị và chuyển giao công nghệ; thông qua hợp đồng vay; cho vay; bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty; Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch HĐTV; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký và chấm dứt hợp đồng đối với GĐ hoặc TGĐ, Kế toán trưởng và người quản lý khác quy định tại Điều lệ công ty; Ở đây có một lưu ý rằng kế toán trưởng thuộc quyền quản lý của HĐTV mà không chịu sự quản lý của GĐ, TGĐ. Giả sử GĐ quyết định lấy 500 triệu của công ty chi vào việc không hợp lý, không được sự chấp nhận của Kế toán trưởng thì trong trường hợp này GĐ không thể lấy được khoản tiền 500 triệu này, với quy định này đã tạo được sự độc lập cho Kế toán trưởng, giúp cho tài chính của công ty minh bạch hơn. Quyết định mức lương, thưởng và lợi ích khác đối với Chủ tịch HĐTV, GĐ hoặc TGĐ, Kế toán trưởng và người quản lý khác quy định tại Điều lệ công ty; Thông báo cáo tài chính hằng năm, phương án sử dụng và phân chia lợi nhuận hoặc phương án xử lý lỗ của công ty; Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty; Quyết định thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện; Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; Quyết định tổ chức lại công ty; Quyết định giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty; Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty. Người đại diện theo ủy quyền Đối với công ty TNHH một thành viên, chủ sở hữu công ty trực tiếp bổ nhiệm người đại diện theo ủy quyền để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, thành viên là tổ chức chỉ định người đại diện theo ủy quyền tham gia HĐTV. Việc chỉ định người đại diện theo ủy quyền phải được thông qua một trình tự pháp lí đầy đủ đồng thời người được chỉ định là đại diện theo ủy quyền cũng cần phải thỏa mãn những yêu cầu nhất định. Điều 48 luật doanh nghiệp quy định: Việc chỉ định người đại diện theo ủy quyền phải bằng văn bản, được thông báo đến công ty và cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày chỉ định. Thông báo phải có các nội dung chủ yếu sau đây: Tên, địa chỉ trụ sở chính, quốc tịch, số và ngày quyết định thành lập hoặc đăng ký kinh doanh; Tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp; Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đại diện theo ủy quyền Thời hạn ủy quyền; Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của thành viên, của người đại diện theo uỷ quyền của thành viên. Ví dụ: Danh sách người đại diện theo ủy quyền công ty TNHH một thành viên Phụ lục 2 trang 25 . Việc thay thế người đại diện theo ủy quyền phải được thông báo bằng văn bản cho công ty và cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày quyết định và có hiệu lực kể từ ngày công ty nhận được thông báo. Người đại diện theo ủy quyền phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây: Đủ năng lực hành vi dân sự; Không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp; Có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm trong quản lí kinh doanh hoặc trong ngành, nghề kinh doanh chủ yếu của công ty; Đối với công ty con của công ty có phần vốn góp hay cổ phần sở hữu nhà nước chiếm trên 50% VĐL thì vợ hoặc chồng, cha, cha nuôi, mẹ, mẹ nuôi, con, con nuôi, anh, chị em ruột của người quản lý và của người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty mẹ không được cử làm người đại diện theo ủy quyền tại công ty con. Người đại diện theo ủy quyền nhân danh thành viên thực hiện các quyền và nghĩa vụ của thành viên HĐTV theo quy định. Mọi hạn chế của thành viên đối với người đại diện theo ủy quyền của mình trong việc thực hiện các quyền thành viên thông qua HĐTV đều không có hiệu lực pháp lý đối với bên thứ ba. Người đại diện theo ủy quyền có nghĩa vụ tham dự đầy đủ các cuộc họp của HĐTV; thực hiện các quyền và nghĩa vụ của thành viên HĐTV một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất, bảo vệ tối đa lợi ích hợp pháp của thành viên và công ty. Người đại diện theo ủy quyền có số phiếu biểu quyết tương ứng với phần vốn góp được ủy quyền. Quan hệ giữa người ủy quyền và người được ủy quyền. Trong quan hệ này người được uỷ quyền có nghĩa vụ phải thực hiện các hành vi pháp lý trong phạm vi ủy quyền. Người được ủy quyền phải trực tiếp thực hiện nghĩa vụ của mình mà không được ủy quyền lại cho người khác trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác; Chủ tịch HĐTV Trong công ty TNHH hai thành viên trở lên, HĐTV bầu một thành viên làm Chủ tịch. Chủ tịch HĐTV có thể kiêm GĐ hoặc TGĐ công ty. Trong công ty TNHH một thành viên có ít nhất hai người làm đại diện ủy quyền, chủ tịch HĐTV do chủ sở hữu công ty chỉ định. Ví Dụ: Công ty TNHH một thành viên Tổng Công ty Lương thực miền Bắc và Tổng Công ty Lương thực miền Nam đều có HĐTV gồm 5 người. Vị trí Chủ tịch HĐTV Công ty TNHH một thành viên Tổng Công ty Lương thực miền Bắc được giao cho ông Nguyễn Như Lai, Chủ tịch Hội đồng quản trị (HĐQT) đảm nhiệm. Ông Trần Văn Vẹn, Chủ tịch HĐQT Công ty TNHH một thành viên Tổng Công ty Lương thực miền Nam được bổ nhiệm làm Chủ tịch HĐTV của Công ty này. HĐTV của Công ty TNHH một thành viên Tổng Công ty Cà phê Việt Nam gồm 3 người do ông Đoàn Đình Thiêm, Chủ tịch HĐQT, giữ chức Chủ tịch. HĐTV Công ty TNHH một thành viên Tổng Công ty Xi măng Việt Nam do ông Lê Văn Chung, Chủ tịch HĐQT giữ chức Chủ tịch. Ngoài ra có 4 Ủy viên HĐQT giữ chức Thành viên HĐTV . Cần lưu ý để tránh sự nhầm lẫn giữa HĐTV và Chủ tịch HĐTV. HĐTV là chế định tập thể trong khi đó chủ tịch HĐTV là chế định cá nhân. Quyền và nhiệm vụ của Chủ tịch HĐTV không đồng nhất với quyền và nhiệm vụ của HĐTV mà cụ thể khoản 2 điều 49 luật doanh nghiệp quy định các nội dung sau về quyền và nhiệm vụ của chủ tịch HĐTV: Chuẩn bị hoặc tổ chức việc chuẩn bị chương trình, kế hoạch hoạt động của HĐTV; Chuẩn bị hoặc tổ chức việc chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu họp HĐTV hoặc để lấy ý kiến các thành viên; Triệu tập và chủ trì cuộc họp HĐTV hoặc tổ chức việc lấy ý kiến các thành viên Giám sát hoặc tổ chức giám sát việc thực hiện các quyết định của HĐTV; Thay mặt HĐTV ký các quyết định của HĐTV; Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định và Điều lệ công ty. Nhiệm kỳ của Chủ tịch HĐTV không quá năm năm. Chủ tịch HĐTV có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Trường hợp Điều lệ công ty quy định Chủ tịch HĐTV là người đại diện theo pháp luật thì các giấy tờ giao dịch phải ghi rõ điều đó. Trường hợp vắng mặt thì Chủ tịch HĐTV ủy quyền bằng văn bản cho môt thành viên thực hiện các quyền và nhiệm vụ của Chủ tịch HĐTV theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp không có thành viên được ủy quyền hoặc Chủ tịch HĐTV không làm việc được thì các thành viên còn lại bầu một người trong số các thành viên tạm thời thực hiện quyền và nhiệm vụ của Chủ tịch HĐTV theo nguyên tắc đa số quá bán. Chủ tịch HĐTV là một vị trí có vai trò và nhiệm vụ rất lớn đòi hỏi người giữ chức phải thực sự làm việc cẩn trọng và phải có những quyết định đúng đắn nếu không sẽ dẫn tới những hậu quả khôn lường, gây ảnh hưởng đến công ty đồng thời chính họ phải chịu trách nhiệm cho những quyết định sai lầm đó. Minh chứng cho điều này tôi xin đưa ra ví dụ về ông Diệp Thanh Bình, Chủ tịch HĐTV công ty TNHH Bệnh viên Tây Đô (Cần Thơ), trong thời gian đương chức ông đã có những sai lầm nghiêm trọng khiến công ty vi phạm các quy định của pháp luật trong hoạt động kinh doanh mà ông Diệp Thanh Bình phải hoàn toàn chịu trách nhiệm: Từ năm 2004 đến 2007 Công ty không có thủ quỹ mà giao việc thu tiền cho bà Trần Thị Thu Vân (vợ ông Diệp Thanh Bình) là trái với quy định; Qua thanh tra phát hiện ông Diệp Thanh Bình chỉ đạo giả mạo chữ kí của bà Nguyễn Thị Phương Linh là kế toán cũ để lập 5 phiếu thu tiền góp vốn 21,5 tỷ đồng của 5 thành viên vào ngày 10/9/2004; ông Diệp Thanh Bình đã lợi dụng sơ hở để miễn nhiệm chức vụ TGĐ Công ty TNHH Bệnh viện Tây Đô đối với ông Nguyễn Minh Hoàng - vi phạm luật doanh nghiệp và điều lệ của Công ty. Qua đó đoàn thanh tra kiến nghị tổ chức Đại hội thành viên để bầu lại chức danh Chủ tịch HĐTV. Yêu cầu ông Diệp Thanh Bình thu hồi lại quyết định miễn nhiệm chức vụ TGĐ đối với ông Nguyễn Minh Hoàng. Ông Bình và các cá nhân liên quan phải chịu trách nhiệm khắc phục hậu quả các khoản chi không có chứng từ gốc với số tiền là 6.331.764.465 đồng… và nhiều kiến nghị khác . 2. CUỘC HỌP HĐTV 2.1. Điều kiện hợp lệ của cuộc họp HĐTV trong công ty TNHH: Luật doanh nghiệp 2005 cho phép có nhiều hình thức thông qua HĐTV. Đó là hình thức biểu quyết tại cuộc họp và lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do điều lệ công ty quy định.Như vậy, tại công ty TNHH khi họ chọn hình thức họp thì sẽ phải làm gì? Họ họp khi nào? Ai là người triệu tập? Ai là người họp?...và một số điều khoản khác do công ty quy định về thẩm quyền và cách thức triệu tập họp mà chúng ta cần phải quan tâm là như thế nào.Để hiểu rõ hơn về điều nàỳ thì chúng ta cùng tìm hiểu những vấn đề dưới đây. Trước hết, trong trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì khi cần thông qua những vấn đề sau cần phải tổ chức họp HĐTV: Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; Quyết định phương hướng phát triển công ty; Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch HĐTV; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức GĐ hoặc TGĐ; Thông qua báo cáo tài chính hằng năm; Tổ chức lại hoặc giải thể công ty. Các trường hợp cụ thể bắt buộc phải lấy ý kiến thông qua do luật và Điều lệ công ty quy định. 2.1.1. Triệu tập họp HĐTV: Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên Tại Điều 50 luật doanh nghiệp 2005 quy định về triệu tập HĐTV như sau: HĐTV được triệu tập họp bất cứ khi nào theo yêu cầu của Chủ tịch HĐTV hoặc theo yêu cầu của thành viên hoặc nhóm thành viên quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 41 của Luật này. Cuộc họp của HĐTV phải được tổ chức tại trụ sở chính của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác. Chủ tịch HĐTV chuẩn bị hoặc tổ chức việc chuẩn bị chương trình, nội dung tài liệu và triệu tập họp HĐTV. Thành viên có quyền kiến nghị bằng văn bản về chương trình họp. Kiến nghị phải có các nội dung chủ yếu sau đây: Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với thành viên là cá nhân; tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số quyết định thành lập hoặc số đăng ký kinh doanh đối với thành viên là tổ chức; họ, tên, chữ ký của thành viên hoặc người đại diện theo uỷ quyền; Tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp; Nội dung kiến nghị đưa vào chương trình họp; Lý do kiến nghị. Chủ tịch HĐTV phải chấp thuận kiến nghị và bổ sung chương trình họp HĐTV nếu kiến nghị có đủ nội dung theo quy định được gửi đến trụ sở chính của công ty chậm nhất một ngày làm việc trước ngày họp HĐTV; trường hợp kiến nghị được đệ trình ngay trước khi họp thì kiến nghị được chấp thuận nếu đa số các thành viên dự họp đồng ý. Thông báo mời họp HĐTV có thể bằng giấy mời, điện thoại, fax, telex hoặc các phương tiện điện tử khác do Điều lệ công ty quy định và được gửi trực tiếp đến từng thành viên HĐTV. Nội dung thông báo mời họp phải xác định rõ thời gian, địa điểm và chương trình họp. Chương trình và tài liệu họp phải được gửi cho thành viên công ty trước khi họp. Tài liệu sử dụng trong cuộc họp liên quan đến quyết định về sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, thông qua phương hướng phát triển công ty, thông qua báo cáo tài chính hằng năm, tổ chức lại hoặc giải thể công ty phải được gửi đến các thành viên chậm nhất hai ngày làm việc trước ngày họp. Thời hạn gửi các tài liệu khác do Điều lệ công ty quy định. Trường hợp Chủ tịch HĐTV không triệu tập họp HĐTV theo yêu cầu của thành viên, nhóm thành viên theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 41 của Luật này trong thời hạn mười lăm ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu thì thành viên, nhóm thành viên đó triệu tập họp HĐTV; trong trường hợp này, nếu xét thấy cần thiết, yêu cầu cơ quan đăng ký kinh doanh giám sát việc tổ chức và tiến hành họp HĐTV; đồng thời, có quyền nhân danh mình hoặc nhân danh công ty khởi kiện Chủ tịch HĐTV về việc không thực hiện đúng nghĩa vụ quản lý, gây thiệt hại đến lợi ích hợp pháp của họ. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì yêu cầu triệu tập họp HĐTV theo quy định tại khoản 3 Điều này phải bằng văn bản, có các nội dung chủ yếu sau đây: Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với thành viên là cá nhân; tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số quyết định thành lập hoặc số đăng ký kinh doanh đối với thành viên là tổ chức; tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của từng thành viên yêu cầu; Lý do yêu cầu triệu tập họp HĐTV và vấn đề cần giải quyết; Dự kiến chương trình họp; Họ, tên, chữ ký của từng thành viên yêu cầu hoặc người đại diện theo uỷ quyền của họ. Trường hợp yêu cầu triệu tập họp HĐTV không có đủ nội dung theo quy định tại khoản 4 Điều này thì Chủ tịch HĐTV phải thông báo bằng văn bản cho thành viên, nhóm thành viên có liên quan biết trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong các trường hợp khác, Chủ tịch HĐTV phải triệu tập họp HĐTV trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trường hợp Chủ tịch HĐTV không triệu tập họp HĐTV theo quy định thì phải chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về thiệt hại xảy ra đối với công ty và thành viên có liên quan của công ty. Trong trường hợp này, thành viên hoặc nhóm thành viên đã yêu cầu có quyền triệu tập họp HĐTV. Chi phí hợp lý cho việc triệu tập và tiến hành họp HĐTV sẽ được công ty hoàn lại. Ngoài ra, khoản 2 và khoản 3 điều 41 luật doanh nghiệp 2005 quy định như sau : Thành viên hoặc nhóm thành viên sở hữu trên 25% VĐL hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn do Điều lệ công ty quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này, có quyền yêu cầu triệu tập họp HĐTV để giải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền. Trường hợp công ty có một thành viên sở hữu trên 75% VĐL và Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại khoản 2 Điều này thì các thành viên thiểu số hợp nhau lại đương nhiên có quyền như quy định tại khoản 2 Điều này. Như vậy, ta có thể thấy không chỉ có HĐTV mới có quyền triệu tập họp HĐTV.Các chủ thể có quyền triệu tập họp HĐTV gồm: Chủ tịch HĐTV Thành viên hoặc nhóm thành viên sỡ hữu trên 25% VĐL (nếu điều lệ không quy định tỷ lệ hoặc có quy định nhưng lớn hơn 25%) Thành viên hoặc nhóm thành viên sỡ hữu trên X% (nếu điều lệ quy định tỷ lệ X nhỏ hơn 25%) Các thành viên thiểu số hợp nhau lại (nếu công ty có một thành viên sỡ hữu trên 75% VĐL và điều lệ không quy định một tỉ lệ nhỏ hơn 25%) 2.1.1.2. Đối với công ty TNHH một thành viên, trong trường hợp nhân danh chủ sỡ hữu là cá nhân thì không cần có HĐTV và sẽ không tổ chức họp.Ngược lại nếu công ty này với nhân danh chủ sỡ hữu là tổ chức và tổ chức này phải chỉ ra ít nhất hai người làm đại diện theo ủy quyền thì sẽ lập ra HĐTV và triệu tập họp giống như công ty TNHH hai thành viên trở lên.Điều này có quy định rõ tại khoản 4 điều 68 luật doanh nghiệp 2005: Thẩm quyền, cách thức triệu tập họp Hội đồng thành viên áp dụng theo quy định tại Điều 50 của Luật này. Tuy nhiên, ví dụ sau đây chỉ ra cho chúng ta thấy những bất cập vẫn còn tồn tại:Tình huống: Công ty TNHH X có một thành viên sở hữu 81% và thành viên này giữ chức vụ Chủ tịch HĐTV, bốn thành viên còn lại sở hữu 19% VĐL (trong đó ba thành viên mỗi thành viên sở hữu 6%, một thành viên sở hữu 1%). Điều lệ công ty quy định: Thành viên hoặc nhóm thành viên sở hữu trên 15% VĐL trở lên có quyền yêu cầu triệu tập họp HĐTV để giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền. Hiện tại, công ty rơi vào tình trạng bế tắc vì thành viên sở hữu 81% đi nước ngoài biệt tích. Thành viên sở hữu 1% không đồng ý triệu tập họp HĐTV để cứu công ty (vì thành viên này muốn công ty bế tắc để mua lại giá rẻ). Câu hỏi được đặt ra là: Ba thành viên còn lại sở hữu tổng cộng chỉ có 18% có thể tiến hành triệu tập họp HĐTV không? Theo quy định tại Khoản 3 Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2005 thì thành viên thiểu số hoặc nhóm thành viên thiểu số hợp nhau lại mới có quyền yêu cầu triệu tập. Nếu ba thành viên sở hữu 18% hợp nhau lại là đủ điều kiện về tỷ lệ để yêu triệu tập họp HĐTV. Tuy nhiên thành viên sở hữu 1% lại cho rằng khái niệm “các thành viên thiểu số hợp nhau lại” quy định tại Khoản 3 Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2005 được hiểu là toàn bộ số thành viên thiểu số còn lại. Cho nên, ba thành viên sở hữu 18% không có quyền yêu cầu triệu tập họp HĐTV. Cách hiểu của thành viên sở hữu 1% là máy móc vì bản chất của điều luật là chỉ cần đủ tỷ lệ góp vốn chứ không phải đủ số lượng thành viên nên ba thành viên sở hữu 18% hoàn toàn có quyền yêu cầu triệu tập họp HĐTV. Nhưng rõ ràng thành viên sở hữu 1% có quyền hiểu máy móc như trên khi chưa có giải thích, hướng dẫn cụ thể . Điều kiện và thể thức tiến hành họp của HĐTV Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, Điều 51 luật doanh nghiệp 2005 quy định: Cuộc họp HĐTV được tiến hành khi có số thành viên dự họp đại diện ít nhất 75% VĐL; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 1 điều này thì được triệu tập họp lần thứ hai trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp HĐTV triệu tập lần thứ hai được tiến hành khi có số thành viên dự họp đại diện ít nhất 50% VĐL; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định. Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 2 điều này thì được triệu tập họp lần thứ ba trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai. Trong trường hợp này, cuộc họp HĐTV được tiến hành không phụ thuộc số thành viên dự họp và số VĐL được đại diện bởi số thành viên dự họp. Để chứng minh là cuộc họp lần một, hoặc lần hai đã triệu tập nhưng không đủ điều kiện để tiến hành cuộc họp lần hai, lần ba; khi xảy ra tranh chấp thì đòi hỏi việc triệu tập các thành viên họp phải được gửi bằng thư bảo đảm hoặc có văn bản có chữ ký của các thành viên công nhận đã nhận được thông báo triệu tập họp. Thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành vien phải tham dự và biểu quyết tại cuộc họp HĐTV. Thể thức tiến hành họp HĐTV, hình thức biểu quyết do Điều lệ công ty quy định. Đối với công ty TNHH một thành viên, khoản 5 điều 68 Luật doanh nghiệp 2005 quy định: Cuộc họp của HĐTV được tiến hành khi có ít nhất hai phần ba số thành viên dự họp. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì mỗi thành viên có một phiếu biểu quyết có giá trị như nhau. Điều kiện thông qua quyết định của HĐTV tại cuộc họp Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên: Theo Điều 52 , Luật doanh nghiệp: Quyết định được thông qua khi được số phiếu đại diện ít nhất 65% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp chấp thuận; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định. Lưu ý rằng tỷ lệ 65% ở đây là tính trong tổng số vốn góp của các thành viên dự họp không phải là tính trong tổng VĐL công ty. Ví dụ: VĐL công ty là 100 triệu, trong đó cuộc họp được tiến hành có số thành viên đại diện dự họp chiếm 80% VĐL công ty tức là đại diện cho 80 triệu, thì đối chiếu với điều trên quyết định sẽ được thông qua khi được số phiếu đại diện chiếm ít nhất 65% tổng vốn góp của các thành viên dự họp tức là 52 triệu. Được số phiếu đại diện ít nhất 75% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp chấp thuận đối với quyết định bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty, sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, tổ chức lại, giải thể công ty; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định. Đối với công ty TNHH một thành viên là tổ chức, có ít nhất hai người đại diện theo ủy quyền: Theo Điều 68, Luật doanh nghiệp năm 2005: Quyết định của HĐTV được thông qua khi có hơn một nửa số thành viên dự họp chấp thuận. Việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, tổ chức lại công ty, chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ VĐL của công ty phải được ít nhất ba phần tư số thành viên dự họp chấp thuận. Quyết định của HĐTV có giá trị pháp lý kể từ ngày được thông qua, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định phải được chủ sở hữu công ty chấp thuận. Đối với trường hợp thành viên công ty TNHH bỏ phiếu không tán thành đối với quyết định của HĐTV, thành viên đó có thể yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp của mình đối với các vấn đề sau đây trong cuộc họp HĐTV: Sửa đổi, bổ sung các nội dung trong Điều lệ công ty liên quan đến quyền và nghĩa vụ của thành viên, HĐTV; Tổ chức lại công ty; Các trường hợp khác quy định tại Điều lệ công ty. Yêu cầu mua lại phần vốn góp phải bằng văn bản và được gửi đến công ty trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày thông qua quyết định Điều 43, Luật doanh nghiệp năm 2005 . Ngoài ra, Điều 27, Nghị định 102. Hiệu lực nghị quyết, quyết định của Đại hội đồng cổ đông, HĐTV, HĐQT: Nếu Điều lệ công ty không quy định khác, nghị quyết, quyết định của Đại hội đồng cổ đông, HĐTV, HĐQT có hiệu lực thi hành kể từ ngày được thông qua hoặc từ ngày có hiệu lực được ghi rõ trong nghị quyết, quyết định đó. Trường hợp có cổ đông, nhóm cổ đông, thành viên HĐTV hoặc thành viên HĐQT yêu cầu khởi kiện hoặc trực tiếp khởi kiện đối với nghị quyết, quyết định đã được thông qua thì nghị quyết, quyết định bị khởi kiện vẫn tiếp tục được thi hành cho đến khi Tòa án hoặc Trọng tài có quyết định khác. Như vậy, về hiệu lực của Nghị quyết, quyết định của công ty. Nghị định 102 quy định rõ Nghị quyết, quyết định trong công ty sẽ có hiệu lực kể từ ngày được thông qua hoặc từ ngày được xác định trong văn bản đó; và nghị quyết, quyết định này vẫn có hiệu lực thi hành ngay cả khi đang bị khởi kiện về hiệu lực pháp lý cho đến khi Toà án hoặc trọng tài có quyết định khác. Quy định nhằm giải quyết một thực tế là quyết định trong công ty không được các bên có liên quan thực hiện nghiêm túc, góp phần làm kéo dài, khó khăn trong giải quyết tranh chấp trong nội bộ công ty. Đặc biệt trường hợp quyết định liên quan đến việc bãi nhiệm chức danh quản lý thì người bị bãi nhiệm thường không chấp nhận quyết định đó, tiếp tục chiếm đoạt con dấu và sử dụng chức danh của mình trong giao dịch. Điều này sẽ gây rối loạn cho hoạt động của công ty và thúc đẩy hành vi trái pháp luật của các bên có liên quan. Quy định của Nghị định 102 nhằm giúp cho toà án, trọng tài có cơ sở pháp lý để phán quyết một cách thống nhất hiệu lực của các quyết định trong công ty; giúp cho các bên có liên quan hiểu rõ trách nhiệm của mình trong việc thực hiện quyết định của công ty; qua đó góp phần giảm tranh chấp kéo dài trong công ty . Ví dụ: Vụ khách sạn Park Hyatt và bước tiến của luật Việt Nam: Công ty khách sạn Grand Imperial Sài Gòn TNHH (gọi tắt là GISH) có trụ sở tại 101 Hai Bà Trưng, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh là một Công ty liên doanh được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam theo giấy phép đầu tư số 908/GP do Uỷ ban nhà nước về hợp tác và đầu tư cấp ngày 06/07/1994 và các giấy phép điều chỉnh vào các năm 1995, 1997, 2002 và 2005. Khi thành lập liên doanh vào năm 1994, ba đối tác là Công ty Radiant Investment Limited (RIL) của Malaysia; Tổng Công ty Xây dựng Sài gòn (SGC) của Việt Nam; và Công ty United Concord International Limited (UCI) của Hồng Kông. Tỉ lệ góp VĐL của ba đối tác trên lần lượt là 51%, 30%, và 19%. Trải qua nhiều khó khăn khách quan và chủ quan suốt từ khi thành lập công ty, kể cả sóng gió của cuộc khủng hoảng tài chính châu Á năm 1997, cuối cùng thì đến tháng 10/2005 khách sạn 5 sao Park Hyatt cũng đã hình thành và đi vào hoạt động. Trong thời gian này, ông Nguyễn Văn Hảo, đại diện UCI được bầu làm TGĐ kiêm Chủ tịch HĐQT GISH. Không may là đến tháng 8/2006 thì sóng gió lại nổi lên do những bất đồng về nguyên tắc nhất trí. Hai đối tác là RIL Malaysia và SGC Việt Nam, chiếm 81% VĐL của công ty và 8 trong 10 thành viên HĐQT, đã quyết định thay đổi Chủ tịch HĐQT kiêm TGĐ công ty. Tuy nhiên, đối tác thứ ba là UCI Hồng Kông (với 19% VĐL và 2 trong 10 thành viên HĐQT) đã không chấp nhận quyết định này, viện theo nguyên tắc nhất trí. Sự việc phải nhờ đến công lý. Tháng 4-2007, Tòa Kinh tế Tòa án Nhân dân TPHCM đã xét xử sơ thẩm vụ kiện với bên nguyên đơn là UCI và bị đơn là RIL. Kết quả, án sơ thẩm đã bác yêu cầu của nguyên đơn, thừa nhận giá trị pháp lý của các nghị quyết do RIL ban hành, đồng thời tuyên buộc ông Hảo phải bàn giao con dấu và chức vụ cho những người đã được đại diện đa số vốn chấp thuận chỉ định (tức RIL và SGC, chiếm 81%). Thế nhưng, bản án này không đứng vững được lâu sau khi UCI chống án. Bốn tháng sau đó, vào ngày 28-8-2007, Tòa Phúc thẩm Tòa án Nhân dân tối cao tại TPHCM đã gây bất ngờ với phán quyết không công nhận giá trị pháp lý các nghị quyết do RIL ban hành, đồng thời giữ nguyên các chức vụ TGĐ và Chủ tịch HĐQT cho đại diện UCI, tức ông Nguyễn Văn Hảo. Cụ thể, Tòa phúc thẩm đã tuyên bố hủy bỏ toàn bộ phán quyết của Tòa sơ thẩm TPHCM đưa ra hồi tháng 4/2007, không công nhận ba nghị quyết của 8 thành viên HĐQT Công ty Liên doanh Khách sạn Grand Imperial Saigon (GISH) - sở hữu 81% vốn của khách sạn Park Hyatt, thay thế ông Nguyễn Văn Hảo ở vị trí tổng giám đốc và chủ tịch HĐQT. Cách hiểu thứ nhất: Vụ việc về mặt tình tiết không đến nỗi quá phức tạp. Vấn đề mấu chốt nằm ở chỗ: việc bổ nhiệm, miễn nhiệm chức danh TGĐ, Chủ tịch HĐQT GISH trong trường hợp nói trên phải áp dụng theo nguyên tắc nào, vẫn bắt buộc theo nguyên tắc nhất trí hay có thể theo nguyên tắc đa số như ba nghị quyết của RIL? Muốn trả lời câu hỏi này, trước hết phải xem xét về mặt điều lệ của GISH. Điều lệ của GISH được lập vào năm 1994 và tất nhiên phải áp dụng nguyên tắc nhất trí, có nghĩa mọi việc bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh chủ chốt đều phải được tất cả thành viên HĐQT nhất trí 100%. Thế nhưng, điểm lý thú, đồng thời gây tranh cãi nhiều nhất là điều lệ GISH còn thêm một điều khoản, đại ý: trong tương lai nếu có sự thay đổi của pháp luật cho phép áp dụng nguyên tắc đa số thì thực hiện theo nguyên tắc đa số. Nguyên văn của điều khoản này như sau: Mọi sự thay đổi nào về luật có liên quan đến quyền hạn của HĐQT theo đó cho phép lấy quyết định đa số trong tương lai sẽ thay thế các điều khoản nói trên?. Bên bị đơn dựa vào đây để lập luận rằng pháp luật hiện hành đã thay đổi, cụ thể Luật Doanh nghiệp năm 2005 và sau này là Nghị quyết 71/2006/QH11 của Quốc hội đã bỏ nguyên tắc nhất trí, cho phép áp dụng nguyên tắc đa số nên ba nghị quyết được chấp thuận bởi đa số 81% (RIL 51% và SGC 30%) đương nhiên có giá trị thi hành. Tòa sơ thẩm đã nghiêng về lập luận này. Lại cách hiểu khác: Với phiên tòa phúc thẩm thì việc diễn giải vấn đề lại rẽ quặt sang một hướng khác. Luật Doanh nghiệp năm 2005 và Nghị quyết 71/2006/QH11 đúng là cho phép áp dụng nguyên tắc đa số nhưng điều đó không có nghĩa nguyên tắc đa số được đương nhiên áp dụng. Luật chỉ bãi bỏ bắt buộc nguyên tắc nhất trí chứ không bỏ nguyên tắc nhất trí_đại diện của bên nguyên đơn giải thích. Mặc dù các bên liên doanh trong GISH trước đây đã thỏa thuận trong điều lệ là khi luật thay đổi về tỷ lệ biểu quyết, cho phép biểu quyết theo nguyên tắc đa số thay vì nhất trí 100% thì các bên sẽ áp dụng theo nguyên tắc đa số đó, nhưng tòa phúc thẩm cho rằng dẫu các bên có thỏa thuận như vậy và ngày nay có sự thay đổi của luật pháp như đã dự liệu, thì việc áp dụng điều lệ vẫn phải theo nguyên tắc nhất trí và thỏa thuận chỉ có hiệu lực khi đã được đăng ký với cơ quan cấp phép đầu tư. Do đó, vẫn phải áp dụng nguyên tắc nhất trí hay nói cách khác ba nghị quyết của RIL dựa trên tỷ lệ đa số 81% là bất hợp pháp. Lập luận của bên nguyên đơn đã được tòa phúc thẩm chấp thuận. Như vậy, ở 2 phiên tòa (sơ thẩm và phúc thẩm) đã đưa ra 2 kết luận khác nhau trong vấn đề sử dụng nguyên tắc nhất trí hay đa số trong liên doanh, mà cụ thể là ở công ty GISH. Đại diện RIL cho hay sẽ tiếp tục theo đuổi vụ việc để bảo vệ công lý và phần vốn góp của mình. Đã có hai cách hiểu và vận dụng hoàn toàn trái ngược nhau để giải quyết tranh chấp với cùng một vụ việc liên quan đến nguyên tắc nhất trí - một vấn đề có tính lịch sử và khá nhạy cảm trong các công ty liên doanh ở Việt Nam. Đây rõ ràng là một tiền lệ không tốt, tạo ra sự quan ngại cho các nhà đầu tư. Mặt khác, vụ việc cũng cho thấy phải chăng pháp luật chưa rõ ràng và chưa tiên liệu hết các tình huống có thể xảy ra trong giai đoạn “giao thời” giữa nguyên tắc nhất trí và nguyên tắc đa số . Nói thêm về Nghị quyết 71/2006/QH11 của Quốc hội về WTO. Nghị quyết 71/2006/QH11 của Quốc hội về WTO có quy định: tỷ số đa số là cần thiết (kể cả tỷ lệ đa số 50%) để thông qua quyết định của HĐTV công ty TNHH. Nghị quyết số 71 không sửa Luật Doanh nghiệp 2005 chỉ công nhận và cho áp dụng trực tiếp (không phải ban hành Luật mới) việc cho các nhà đầu tư thiết lập hiện diện thương mại dưới hình thức liên doanh theo các cam kết trong Biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam sẽ có quyền xác định trong Điều lệ tỉ lệ đa số đơn giản là 51%. Như vậy nếu không là hình thức liên doanh theo các cam kết trong Biểu cam kết dịch vụ thì tất cả các doanh nghiệp đều phải tuân thủ quy định của Luật DN 2005. Đối với các nhà đầu tư đã thành lập doanh nghiệp trước đó trong vòng 2 năm kể từ ngày Luật DN 2005 có hiệu lực nếu có mong muốn sẽ được phép sửa đổi điều lệ.Lúc này có câu hỏi đặt ra là: Tỉ lệ đa số phiếu cần thiết ( 51%) để thông qua các quyết định của HĐTV, Đại hội đồng cổ đông theo cam kết gia nhập WTO có được áp dụng hay không? Nếu có thì theo văn bản nào? Đã được chính phủ hướng dẫn cụ thể chưa? Doanh nghiệp có thể tự sửa đổi đưa vào điều lệ được không? Biểu quyết theo điều 51, điều 52 Luật DN 2005 có còn áp dụng khi ra đời Nghị quyết 71 của Quốc Hội về WTO? Như vậy xét như những gì đã nói ở trên có thể nói rằng, tỉ lệ đa số phiếu cần thiết (51%) để thông qua quyết định của HĐTV, đại hội đồng cổ đông theo cam kết gia nhập WTO chỉ áp dụng cho các nhà đầu tư thiết lập hiện diện thương mại dưới hình thức liên doanh theo các cam kết trong Biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam, còn nếu không là hình thức liên doanh theo các cam kết trong Biểu cam kết dịch vụ thì tất cả các doanh nghiệp đều phải tuân thủ quy định của Luật doanh nghiệp 2005, từ đó cũng cho thấy rằng biểu quyết theo điều 51,52 Luật doanh nghiệp 2005 vẫn được áp dụng khi ra đời Nghị quyết 71 của Quốc hội về WTO. “Nhiều người cho rằng có sự không đồng bộ, không đầy đủ và xung đột giữa cam kết WTO, Nghị quyết 71 và Luật Doanh Nghiệp. Riêng tôi với những dẫn chứng và căn cứ pháp lý nêu trên, tôi chẳng thấy sự xung đột nào ở đây cả và như tôi đã nói: “đây là một kỹ thuật cam kết tuyệt vời trong đàm phán và xây dựng pháp luật gia nhập WTO” nó đã bảo vệ được ý chí của nhà làm Luật Doanh nghiệp 2005 là bảo vệ quyền lợi của cổ đông thiểu số. Trong hội nhập nền kinh tế thế giới điểm yếu của Việt Nam là vốn và công nghệ. Nếu chúng ta không bảo vệ cổ đông thiểu số ít vốn (tức là bảo vệ Bên Việt Nam) thì chúng ta bảo vệ cái gì ? Ngoài hình thức thông qua quyết định của HĐTV bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp, Hội đồng thành viên có thể thông qua quyết định bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản. 3. QUYẾT ĐỊNH THÔNG QUA BẰNG CÁCH LẤY Ý KIẾN VĂN BẢN 3.1. Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Thủ tục thông qua quyết định của HĐTV theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản được quy định tại Điều 54 Luật doanh nghiệp năm 2005 như sau: Chủ tịch HĐTV quyết định việc lấy ý kiến thành viên HĐTV bằng văn bản để thông qua quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền; Chủ tịch HĐTV có trách nhiệm tổ chức việc soạn thảo, gửi các báo cáo, tờ trình về nội dung cần quyết định, dự thảo quyết định và phiếu lấy ý kiến đến các thành viên HĐTV. Phiếu lấy ý kiến phải có các nội dung chủ yếu sau đây: Tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh của công ty; Họ, tên, địa chỉ, quốc tịch, số Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác, tỷ lệ phần vốn đại diện của thành viên HĐTV; Vấn đề cấn lấy ý kiến và ý kiến trả lời tương ứng theo thứ tự tán thành, không tán thành và không có ý kiến; Thời hạn cuối cùng phải gửi phiếu lấy ý kiến về công ty; Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch và thành viên HĐTV. Phiếu lấy ý kiến có nội dung đầy đủ, chính xác được thành viên gửi về công ty trong thời hạn quy định được coi là hợp lệ; Chủ tịch HĐTV tổ chức việc kiểm phiếu, lập báo cáo và thông báo kết quả kiểm phiếu, quyết định được thông qua đến các thành viên trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc thời hạn mà thành viên phải gửi ý kiến về công ty. Báo cáo kết quả kiểm phiếu phải có các nội dung chủ yếu theo quy định tại khoản 2 Điều 53 của Luật Doanh nghiệp năm 2005. Công ty TNHH một thành viên: HĐTV có thể thông qua quyết định theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản được quy định tại khoản 3 Điều 68 Luật doanh nghiệp năm 2005. Hình thức khác: Ngoài hình thức thông qua các quyết định băng hình thức biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản còn có những hình thức khác do Điều lệ công ty quy định. Ví dụ: Lấy ý kiến qua điện thoại (từ số chỉ định trước và có ghi âm), lấy ý kiến qua email (từ địa chỉ xác định trước) qua người đại diện được chỉ định trước của thành viên (trong trường hợp không thể liên lạc được với thành viên) và bất kỳ phương thức liên lạc nào có thể được phát triển trong tương lai . So sánh giữa hình thức lấy ý kiến bằng văn bản và biểu quyết trong cuộc họp HĐTV: Hình thức lấy ý kiến bằng văn bản khó hơn do yêu cầu tỷ lệ thống nhất cao hơn (75% VĐL) trong khi đó biểu quyết trong cuộc họp thì tỷ lệ thông qua là 65% hoặc 75% tổng số vốn góp của thành viên dự họp. Như vậy với các quyết định nào khi đưa ra mà hay có sự tranh cãi giữa các thành viên thì nên tổ chức họp thì sẽ dễ được thông qua hơn. 4. BIÊN BẢN 4.1. Khái niệm Biên bản là loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra. Yêu cầu của một Biên bản nói chung: Số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể. Ghi chép trung thực, khách quan, đầy đủ không suy diễn chủ quan. Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm. Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao. Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập và những người có trách nhiệm ký chứng nhận Biên bản. Một số ví dụ về Biên bản của một số cuộc họp: Trong cuộc họp đội sinh viên làm công tác xã hội thì có Biên bản cuộc họp đội sinh viên làm công tác xã hội; ngoài ra còn có Biên bản cuộc họp phòng tổ chức-hành chính trường đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh; Biên bản họp về việc kinh doanh bánh trung thu; Biên bản cuộc họp đại hội đồng cổ đông … Nghiên cứu về lĩnh vực kinh doanh, trong công ty TNHH thì cuộc họp HĐTV có Biên bản họp HĐTV. 4.2 Biên bản họp HĐTV Theo điều 53, luật doanh nghiệp 2005 quy định về Biên bản họp HĐTV như sau: Các cuộc họp HĐTV phải ghi vào sổ Biên bản của công ty. Biên bản họp HĐTV phải làm xong và thông qua ngay trước khi kết thúc cuộc họp. Biên bản phải có nội dung chủ yếu sau đây: Thời gian và địa điểm họp; mục đích, chương trình họp; Họ, tên, tỷ lệ góp vốn, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện theo ủy quyền dự họp; họ tên, tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện ủy quyền của thành viên không dự họp; Vấn đề được thảo luận và biểu quyết; tóm tắt ý kiến phát biểu của thành viên về từng vấn đề thảo luận; Tổng số phiếu biểu quyết tán thành, không tán thành, không có ý kiến đối với từng vấn đề biểu quyết; Các quyết định được thông qua; Họ, tên, chữ kí của thành viên, người đại diện theo ủy quyền dự họp. Như vậy, nội dung Biên bản họp HĐTV phải có chữ ký của tất cả các thành viên hoặc đại diện ủy quyền dự họp. Việc quy định nội dung Biên bản họp HĐTV như quy định của Luật Doanh nghiệp là không hợp lý. Quy định này tạo cơ hội cho một thành viên HĐTV có thể gây xáo trộn hoạt động của công ty. Có thể xảy ra trường hợp cuộc họp nào thành viên cũng tham dự đầy đủ nhưng lại không ký vào Biên bản họp làm cho Biên bản họp không có giá trị pháp lý. Ví dụ: HĐTV của công ty TNHH A gồm năm thành viên tiến hành họp vào tháng 9/2008. Do phản đối vấn đề về bán tài sản, hai thành viên đã bỏ về và không ký vào Biên bản họp HĐTV. Tuy nhiên, hai thành viên này có ký vào Giấy xác nhận dự họp và đã nộp Phiếu biểu quyết của mình. Hậu quả là Biên bản họp chỉ có ba chữ ký của ba thành viên còn lại. Các câu hỏi được đặt ra là: Biên bản họp HĐTV chỉ có 3/5 chữ ký của các thành viên dự họp có hợp pháp không? Quyết định được ban hành dựa trên Biên bản họp trên có giá trị pháp lý không? Vì vậy, Nghị định 102/2010/ NĐ- CP, khoản 1 điều 21 quy định rõ ràng là: Theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 53 của Luật Doanh nghiệp, tất cả thành viên, người đại diện thành viên dự họp phải ký vào Biên bản họp HĐTV. Trường hợp nghị quyết HĐTV đã được thông qua theo đúng quy định tại các Điều 51 và 52 của Luật Doanh nghiệp, những thành viên hoặc người đại diện thành viên thiểu số từ chối ký Biên bản họp HĐTV thì chữ ký xác nhận việc tham dự họp của họ được coi là chữ ký của họ tại Biên bản họp HĐTV. Quy định này của dự thảo có thể gỡ được cho hoạt động quản trị công ty đỡ gặp vướng mắc do quy định không hợp lý của Luật Doanh nghiệp 2005. Nhưng xem xét kỹ thì quy định này trái Luật doanh nghiệp 2005. Luật Doanh nghiệp 2005 quy định nội dung Biên bản họp phải có chữ ký của thành viên HĐTV dự họp nhưng dự thảo lại coi chữ ký xác nhận dự họp có giá trị như chữ ký của thành viên tại Biên bản họp. Như vậy theo dự thảo nghị định thì mặc dù Biên bản họp thiếu chữ ký của thành viên nhưng vẫn hợp pháp vì chữ ký đó đã được thể hiện bằng việc ký xác nhận đã dự họp . Ví dụ về biên bản của công ty TNHH thương mại và dịch vụ Mặt Trời Phụ lục 3 trang 25 . 4.3 Vai trò của Biên bản họp HĐTV: Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra cung cấp đầy đủ thông tin trong cuộc họp HĐTV. Nếu không có Biên bản thì quyết định của HĐTV không có giá trị pháp lý. Tóm lại do vai trò quan trọng của Biên bản mà yêu cầu với Biên bản HĐTV là phải mô tả kịp thời, đầy đủ, chi tiết các diễn biến khách quan của tiến trình lấy ý kiến của HĐTV, không bình luận thêm bớt thì mới bảo đảm được vai trò cung cấp thông tin cuộc họp để làm cơ sở cho các quyết định xử lý, hoặc minh chứng cho các nhận định kết luận khác của HĐTV. Ngoài ra hình thức lấy ý kiến bằng văn bản cũng cần có Biên bản ghi chép chân thực tiến trình cũng như kết quả của quá trình lấy ý kiến bằng hình thức này. 4.4 Mối quan hệ giữa quyết định của HĐTV và Biên bản họp HĐTV: Cuộc họp HĐTV yêu cầu phải có quyết định và Biên bản họp HĐTV thì cuộc họp mới có hiệu quả. Việc yêu cầu phải có quyết định và Biên bản họp HĐTV là vì đây là 2 loại bằng chứng thể hiện quyết định HĐTV thông qua, phản ánh chân thực tiến trình cuộc họp và quyết định do HĐTV ban hành có giá trị pháp lý. Cụ thể là: Nội dung các vấn đề thảo luận, các ý kiến phát biểu, kết quả biểu quyết, các nghị quyết, quyết định được HĐTV thông qua và kết luận của các cuộc họp của HĐTV phải được ghi thành Biên bản và phải có chữ ký của các thành viên dự họp. Chủ toạ và thư ký cuộc họp phải liên đới chịu trách nhiêm về tính chính xác và trung thực của biên bản họp HĐTV. Khi đó nghị quyết, quyết định của HĐTV có tính bắt buộc thi hành đối với toàn bộ Công ty. Cuộc họp HĐTV đưa ra quyết định mà không có Biên bản: Giả sử cuộc họp diễn ra có quyết định nhưng không có Biên bản hoặc Biên bản không hợp lệ, hoặc Biên bản giả mạo thì đồng thời quyết định đó cũng không được công nhận. Điều này dẫn đến các quyết định do HĐTV thông qua cũng không có giá trị pháp lý và không thể được thi hành. Cuộc họp HĐTV không đưa ra quyết định mà vẫn có biên bản: Nếu trong trường hợp cuộc họp vẫn diễn ra bình thường nhưng quyết định không được HĐTV thông qua,vẫn phải ghi vào sổ biên bản của công ty. Biên bản này chỉ làm bằng chứng cung cấp thông tin cuộc họp HĐTV đã diễn ra và Biên bản này không có quyết định nào được thông qua của HĐTV. Dẫn đến sau cuộc họp HĐTV sẽ không có quyết định nào được thi hành. Có biên bản mà không có quyết định thì biên bản đó không có giá trị pháp lý vì có biên bản thì quyết định của hội đồng thành viên chưa chắc được thông qua, thêm nữa biên bản phải cùng với quyết định thì mới có giá trị pháp lý vì trên quyết định của Hội đồng thành viên mới có dấu đóng của công ty. KẾT LUẬN HĐTV gồm các thành viên là cơ quan quyết định cao nhất của công ty TNHH. Điều lệ công ty quy định cụ thể định kỳ họp HĐTV nhưng ít nhất mỗi năm phải họp một lần. HĐTV bầu một thành viên làm chủ tịch, chủ tịch HĐTV có thể kiêm GĐ hoặc TGĐ công ty. HĐTV được triệu tập họp bất cứ khi nào theo yêu cầu của Chủ tịch HĐTV hoặc theo yêu cầu của thành viên hoặc nhóm thành viên. Cuộc họp HĐTV phải được tổ chức tại trụ sở chính của công ty, trừ trường hợp công ty có quy định khác. Cuộc họp HĐTV được tiến hành khi có số thành viên dự họp đại diện ít nhất 75% vốn điều lệ; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định. Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định thì được triệu tập họp lần thứ hai và lần thứ ba theo quy định. Thể thức tiến hành họp và hình thức biểu quyết tại cuộc họp do Điều lệ công ty quy định. HĐTV thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định. Ý kiến chủ quan và những đề xuất của nhóm: - Cả hình thức họp và lấy ý kiến bằng văn bản đều có những ưu điểm và nhược điểm: Hình thức họp có ưu điểm là mọi thành viên đều có thể tự do nêu ra ý kiến của mình trước sự có mặt của những thành viên khác và thông qua cuộc họp mỗi thành viên có thể nắm bắt sự việc rõ ràng hơn. Nhưng hình thức họp thì có thủ tục khá phức tạp, có thể các thành viên sẽ không tham dự được đầy đủ. Hình thức lấy ý kiến bằng văn bản thì ngược lại thủ tục đơn giản hơn nhưng các thành viên ít có cơ hội thể hiện ý kiến của mình mà chỉ đơn giản là chọn câu trả lời đồng ý, không đồng ý hay không có ý kiến Những đề xuất của nhóm: - Theo quan điểm chủ quan của nhóm chúng tôi, chúng tôi thấy rằng khi cần thông qua quyết định Chủ tịch HĐTV của công ty nên kết hợp cả hai hình thức là lấy ý kiến bằng văn bản rồi sau đó sẽ tiến hành họp. Việc gửi văn bản về những vấn đề cần quyết định trước cho các thành viên nhằm mục đích cho các thành viên có thời gian tìm hiểu và suy nghĩ các vấn đề trước khi đưa ra quyết định. Sau đó sẽ tiến hành họp để các thành viên nêu ra ý kiến của mình. Khi làm như vậy tuy phức tạp và tốn khá nhiều thời gian nhưng sẽ thu được hiệu quả cao và đồng thời làm giảm rủi ro của quyết định. - Về phần biên bản chúng tôi có một đề xuất đó là sau khi lấy ý kiến của các thành viên cần phải gửi biên bản đó cho các thành viên mỗi người một bản qua email hoặc chuyển fax với mục đích là để cho các thành viên có thể xem lại khi cần và đó cũng chính là bằng chứng để đề phòng trường hợp xảy ra tranh cãi. PHỤ LỤC 1 DANH SÁCH NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO ỦY QUYỀN CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN (ĐỐI VỚI CHỦ SỞ HỮU LÀ TỔ CHỨC) TT Tên người đại diện theo ủy quyền Ngày, tháng, năm sinh Giới tính Quốc tịch Dân tộc Chỗ ở hiện tại Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú Số, ngày, cơ quan cấp CMND hoặc chứng thực cá nhân khác Vốn góp Chữ ký Ghi chú Tổng giá trị vốn được đại diện Thời điểm đại diện phần vốn 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 ……, ngày ….. tháng ….. năm …… ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA CÔNG TY (ký và ghi rõ họ tên) Ghi chú: Tài sản hình thành tổng giá trị vốn góp được quyền đại diện của từng cá nhân cần được liệt kê cụ thể: tên loại tài sản góp vốn, số lượng từng loại tài sản góp vốn, giá trị còn lại của từng loại tài sản góp vốn, thời điểm góp vốn của từng loại tài sản . PHỤ LỤC 2 Bảng xếp hạng FAST500 – Top 500 doanh nghiệp SME tăng trưởng nhanh nhất Việt Nam (Vietnam Report cũng công bố Bảng xếp hạng 500 doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) tăng trưởng nhanh nhất Việt Nam) Thứ hạng Top 10 Thứ hạng Tên Doanh nghiệp Enterprise Name 1 CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP THÀNH ĐẠT THANH DAT STEEL JSC 2 CÔNG TY TNHH TM-DV NÔNG SẢN VIỆT VIET AGRICULTURAL COMMODITIES TRADINGAND SERVICE COMPANY LIMITED 3 CÔNG TY CP TM HOA ĐÀO HOADAO TRADING JOINT STOCK COMPANY 4 CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ HỆ THỐNG SYSTEM TECHNOLOGY DEVELOPMENT CO. LTD 5 CÔNG TY CỔ PHẦN CONECO THƯƠNG MẠI CONECO TRADING JOINT STOCK COMPANY 6 CÔNG TY CỔ PHẦN KIM TÍN KIM TIN JOINT STOCK COMPANY 7 CÔNG TY TNHH HÀ MỴ 1 HA MY 1 COMPANY LIMITED 8 CÔNG TY CỔ PHẦN DINH DƯỠNG VIỆT TÍN VIET TIN NUTRITION JOINT STOCK COMPANY 9 CÔNG TY TNHH C.P.P C.P.P CO., LTD 10 CÔNG TY TNHH HƯƠNG LIỆU THỰC PHẨM VIỆT NAM VIET NAM AROMA FOOD COMPANY LIMITED Tốc độ tăng trưởng CAGR bình quân Top 10 165,04% Ngày 24/02/2011, Báo VietNamNet kết hợp với Công ty cổ phần Báo cáo đánh giá Việt Nam (Vietnam Report) công bố Bảng xếp hạng FAST500 - TOP 500 doanh nghiệp tăng trưởng nhanh nhất Việt Nam 2010 PHỤ LỤC 3 Công ty TNHH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TM&DV MẶT TRỜI Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------------------ BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN Hôm nay, vào lúc 9 giờ 00 ngày 13/7/2009, tại trụ sở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ MẶT TRỜI, địa chỉ số 489 Nguyễn Kiệm, Phường 1, Quận Phú Nhuận, chúng tôi gồm: - Ông/ bà: Nguyễn Văn A sở hữu 100.000.000 triệu đồng vốn góp, chiếm tỷ lệ 25 % VĐL Chức danh: Chủ tịch HĐTV kiêm GĐ– chủ tọa cuộc họp - Ông/ bà: Nguyễn Vinh sở hữu 100.000.000 triệu đồng vốn góp, chiếm tỷ lệ 25 % VĐL - Công ty Dệt -Đại diện: Nguyễn Văn B sở hữu 100.000.000 triệu đồng vốn góp, chiếm tỷ lệ 25% VĐL - Công ty TNHH Hoàng Gia- ĐD: Nguyễn Văn C sở hữu 100.000.000 triệu đồng vốn góp, chiếm tỷ lệ 25% VĐL - Bà Nguyễn Thị C – thư ký cuộc họp Vắng mặt: 0 Ông/bà Nguyễn Văn A tuyên bố số thành viên dự họp đạt 100% VĐL đủ điều kiện tiến hành cuộc họp HĐTV. A. Lấy ý kiến thông qua các nội dung: 1/ Thay đổi thành viên từ Ông Nguyễn Vinh chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp là 100.000.000 đồng chiếm 25% VĐL cho bà Nguyễn Thị Mai. * Cơ cấu vốn mới như sau: - Nguyễn Thị Mai góp 100.000.000 đồng - 25% VĐL. - Nguyễn Văn A góp 100.000.000 đồng – 25% VĐL. - Công ty Dệt - ĐD: Nguyễn Văn B – góp 100.000.000 đồng – 25% VĐL. - Công ty TNHH Hoàng Gia - ĐD : Nguyễn Văn C – góp 100.000.000 đồng – 25% VĐL. * Sửa Điều 7 điều lệ công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Mặt Trời về cơ cấu vốn như sau: - Nguyễn Thị Mai góp 100.000.000 đồng - 25% VĐL. - Nguyễn Văn A góp 100.000.000 đồng – 25% VĐL. - Công ty Dệt - ĐD: Nguyễn Văn B – góp 100.000.000 đồng – 25% VĐL. - Công ty TNHH Hoàng Gia - ĐD : Nguyễn Văn C – góp 100.000.000 đồng – 25% VĐL. B- Ý kiến đóng góp của thành viên dự họp: Hoàn toàn đồng ý với nội dung thay đổi thành viên nêu trên và sửa điều 7 Điều lệ công ty như nêu trên C- Biểu quyết: - Số phiếu tán thành: 4 phiếu/4 phiếu phát ra, tỷ lệ (100%) - Số phiếu không tán thành:0 phiếu - Không có ý kiến: 0 phiếu E- HĐTV quyết định thông qua việc thay đổi thành viên và sửa đổi điều lệ nêu trên. Giao ông Nguyễn Văn A thực hiện các thủ tục thay đổi tại cơ quan có thẩm quyền. Buổi họp kết thúc vào lúc 10 giờ 30 cùng ngày Chủ tọa (ký và ghi rõ họ tên) Thư ký (ký và ghi rõ họ tên) Nguyễn Văn A Trần Thị C Các thành viên dự họp (ký và ghi rõ họ tên) Nguyễn Vinh Công ty Dệt (Ông Nguyễn Văn B) Công ty Hoàng Gia (Nguyễn Văn C) Lưu ý: Đóng dấu treo trên góc trái, phần tiêu đề công ty TÀI LIỆU THAM KHẢO Trang Web www.hanoimoi.com.vn www.dantri.com.vn www.diendan.az24.vn www.thuvienphapluat.vn www.tin247.com www.danluat.thuvienphapluat.vn www.thuvienphapluat.binhphuoc.gov.vn www.vcci.com.vn www.tailieu.vn www.fast500.vn www.dpi.hochiminhcity.gov.vn Sách Luật doanh nghiệp 2005