Đề tài Định hướng phát triển trong tương lai của Trung tâm công nghệ thông tin - Tập Đoàn Điện Lực Việt Nam

4, đăng kí lần đầu ngày 12/07/2002. Trung tâm có tư cách pháp nhân riêng, được sử dụng con dấu riêng để hoạt động, được mở tài khoản ngân hàng theo phân cấp của Tổng công ty Giai đoạn 2002 - nay Năm 2003: Trung tâm được Sở Kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp giấy phép đăng kí kinh doanh, nhận được bằng khen của Bộ công nghiệp, tư vấn thiết kế, xây dựng mạng nội bộ (LAN) của 36 đơn vị thành viên trong EVN Năm 2004: Thành lập chi nhánh Miền nam tại Thành phố Hồ Chí Minh. Trung tâm đã triển khai thí điểm thành công hệ thống thông tin tài chính kế toán, vật tư và tài sản cố định (FMIS), hệ thống thông tin quản lí khách hàng (CMIS); Triển khai hệ thống tính cước, quản lí và phát triển khách hàng viễn thông cho EVN Telecom; Tư vấn, thiết kế, xây dựng và quản lí toàn bộ hệ thống mạng diện rộng (WAN) của EVN, kết nối 90% các đơn vị trực thuộc Năm 2005: Được Bộ Bưu chính viễn thông cấp giấy phép ICP; Bộ khoa học Công nghệ và Môi Trường tặng cúp vàng ISO và 03 huy chương vàng ISO với 03 sản phẩm phần mềm CMIS, FMIS và PM500KV; Xây dựng và triển khai thành công mạng Hội nghị truyền hình của tập đoàn với 22 điểm Năm 2006: Khai trương trang thông tin ngành điện http:// www.icon.evn.com.vn Năm 2007: Phần mềm quản lí khách hàng viễn thông đạt giải thưởng Sao Khuê và được Chủ tịch nước trao tặng huân chương hạng 3 Năm 2008: Phần mềm quản lí thị trường điện đạt giải thưởng Sao Khuê 1.2.2. Chức năng và ngành nghề kinh doanh Trung tâm CNTT là đơn vị hạch toán phụ thuộc thuộc Tổng công ty Điện lực Việt Nam có chức năng nghiên cứu và triển khai thực hiện các hoạt động trong lĩnh vực CNTT theo định hướng và chỉ đạo phát triển thống nhất của Tập đoàn Ngành nghề kinh doanh: Nghiên cứu, ứng dụng CNTT phục vụ SXKD của Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Cung cấp các dịch vụ ứng dụng Internet trong bưu chính, viễn thông, cung cấp các nội dung thông tin trên Internet và kinh doanh các dịch vụ CNTT. Tư vấn đầu tư, lắp đặt các dự án CNTT, viễn thông. Kinh doanh, cung cấp các hội nghị truyền hình. Đại lý kinh doanh các dịch vụ VTCC và Internet. Cung ứng vật tư, thiết bị CNTT, viễn thông. 2. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm CNTT - Tập Đoàn Điện Lực Việt Nam. 2.1. Mô hình cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của Trung tâm hiện nay bao gồm: Ban giám đốc, 10 phòng ban và một chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh. Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức (năm 2008) BAN GIÁM ĐỐC P. Kế hoạch kinh tế P. Kinh doanh P. R & D P. Công nghệ phần mềm P. Tài chính kế toán P. Kỹ thuật Văn phòng P. Tổ chức P. Vận hành P. Tư vấn & GTGT Ghi chú Quan hệ chức năng (Nguồn: P. Tổ chức) Quan hệ trực tuyến Nhìn vào sơ đồ ta thấy: Trung tâm sử dụng hệ thống tổ chức kiểu trực tuyến - chức năng. Ban Giám đốc và các trưởng phòng có quyền ra mệnh lệnh chỉ đạo xuống theo hệ thống trực tuyến (Giám đốc – Phó giám đốc – Các trưởng phòng – nhân viên). Quan hệ giữa các phòng ban chỉ là quan hệ chức năng, là phối hợp để hoàn thành mục tiêu và nhiệm vụ mà Giám đốc đề ra. Theo cách tổ chức này, ưu điểm lớn nhất là gắn chuyên gia ở các bộ phận chức năng với hệ thống trực tuyến mà vẫn giữ được tính thống nhất quản trị ở mức độ nhất định. Tuy nhiên, điều đó cần có sự phối hợp giữa hệ thống trực tuyến và chức năng và chi phí ra quyết định quản trị lớn. 2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận phòng ban Ban giám đốc: bao gồm 1 giám đốc chịu trách nhiệm chung về toàn bộ tình hình của Trung tâm, 2 phó giám đốc giúp việc cho giám đốc được giám đốc phân công quản lí điều hành một số lĩnh vực công tác. Các phòng ban + Phòng Công nghệ phần mềm: Thiết kế, xây dựng, triển khai phần mềm theo kế hoạch và các hợp đồng CNTT + Phòng kỹ thuật: Triển khai hệ thống hạ tầng CNTT, triển khai các dự án của Tập đoàn + Phòng vận hành: Vận hành duy trì hệ thống hoạt động thường xuyên 24/24 + Phòng Đào tạo - Nghiên cứu - Phát triển: Đào tạo các chuyên gia cho Tập đoàn + Phòng tư vấn giá trị gia tăng: Triển khai xây dựng trang web phục cho ngành Bưu chính viễn thông + Phòng Kế hoạch: Xây dựng kế hoạch cho Trung tâm. Kế hoạch này phụ thuộc vào kế hoạch của Tập đoàn và định hướng phát triển cho Trung tâm + Phòng Tổ chức: Xây dựng kế hoạch nhân sự, việc tuyển chọn, đào tạo cán bộ + Phòng kinh doanh: Tìm kiếm khách hàng, các hợp đồng cho Trung tâm + Phòng tài chính: Tổng hợp các báo cáo thu chi tài chính, nộp ngân sách nhà nước các vấn đề liên quan đến tài chính + Văn phòng: Phụ trách việc tiếp đối ngoại, điều động xe cộ, điện nước 3. Các thành tựu mà Trung tâm CNTT đạt được 3.1. Thành tựu kinh doanh Bảng 3.1: Kết quả kinh doanh qua 4 năm (2005 – 2008) Đơn vị tính: triệu đồng Chỉ tiêu 2005 2006 2007 2008 2006 so với 2005 2007 so với 2006 2008 so với 2007 (+,– ) (%) (+,–) (%) (+,–) (%) DThu 22087 24737 27211 28500 2650 10.7 2474 9.1 1289 4.5 Chi phí 24100 22751 30243 25634 (1349) (5.9) 7492 24.8 (4609) (18) Nộp ngân sách 752.3 812.4 894.1 925.8 60.1 7.4 81.7 9.13 31.7 3.42 LNST (2576.64) 1429.92 (3880.96) 2063.52 4006.56 280.2 (5310.88) (136.8) 5944.48 28.8 ∑ T.Lương 294.4 367.5 688.8 994.5 73.1 19.9 321.3 46.6 223.7 22.5 L.động bq (người) 92 105 164 195 13 12.4 59 35.9 31 15.9 Thu nhập bq (triệu đ/ người) 3.2 3.5 4.2 5.1 0.3 8.6 0.7 16.7 0.9 17.6 (Nguồn: Báo cáo tổng kết các năm 2005, 2006, 2007, 2008) Doanh thu tăng theo từng năm, năm 2006 so với 2005 tăng 2650 triệu đồng tương ứng tăng 10.7 %; năm 2007 so với 2006 tăng 2474 triệu đồng (9.4%); năm 2008 so với năm 2007 tăng 1289 (4.5%). Tuy nhiên, lợi nhuận sau thuế trong năm 2005 và năm 2007 lại âm, điều này là do chi phí trong năm 2005 đã vượt quá mức thu là 2013 triệu đồng, năm 2007 là 3032 triệu đồng và do các dự án chưa thu hồi kịp vốn. Điều này đã được cải thiện vào năm 2006 và năm 2008 với mức lợi nhuận dương bởi nguồn chi đã được giảm đáng kể. Năm 2008, mức doanh thu lớn hơn nhưng Trung tâm đã tiết kiệm các khoản chi phí hơn so với năm 2007 là 4609 triệu đồng (18%), năm 2006 so với 2005 đã tiết kiệm được là 1349 triệu đồng (5.9%); Như vậy là việc tiết kiệm chi phí của Trung tâm đã có rất nhiều tiến bộ. Tổng quỹ lương tăng nhanh qua các năm, năm 2006 so với năm 2005 tăng 73.1 triệu đồng (19.9%), năm 2007 so với năm 2006 tăng mạnh nhất tăng 321.3 triệu đồng chiếm 46.6 % và năm 2008 so với năm 2007 là tăng 223.7 (22.5%). Tình hình nộp ngân sách Nhà nước cũng tăng lên theo các năm. Đáng kể nhất là năm 2008 là 925.8 triệu đồng tăng lên 31.7 triệu đồng tương ứng tăng 3.42% so với năm 2007, tiếp đến là năm 2007 là 894.1 triệu đồng tăng lên 81.7 triệu đồng tương ứng tăng 9.13 % so với năm 2006, năm 2006 là 812.4 triệu đồng tăng 60.1 triệu đồng (tăng 7.4%) so với năm 2005. Thu nhập bình quân trên đầu người cũng nhanh chóng được cải thiện, từ năm 2005 là 3.2 triệu đồng đến năm 2008 là 5.1 triệu đồng, có thế nói ở mức cao so với mặt bằng chung tiền lương trung bình trên đầu người ở nước ta. Theo số liệu của Tổng cục thống kê năm 2007 thì tiền lương trung bình của 1 nhân viên Nhà nước là 2 triệu đồng. Như vậy, nhân viên trong Trung tâm đã hưởng sự ưu ái về tiền lương, nâng cao đời sống vật chất, tạo cho họ sự an tâm trong công việc. Về sản phẩm, trong giai đoạn từ năm 2005 – 2008, Trung tâm đã hoàn thành triển khai xây dựng và triển khai hoàn tất 07 công trình với tổng giá trị thực hiện đạt năm 2008 là 38.7 tỷ đồng bao gồm: Chương trình quản lý quy hoạch và cân đối vốn các công trình điện; Chương trình quản lý, tính cước và chăm sóc khách hàng 3 triệu thuê bao; Nâng cấp trang web Thị trường điện và Thiết lập hệ thống điều độ DIM; Xây dựng mạng máy tính cho Ban QLDA Thuỷ điện 7; Xây dựng mạng máy tính cho nhà điều hành Ban chuẩn bị cho dự án điện hạt nhân và năng lượng; Xây dựng mạng máy tính cho Công ty Cổ phần EVN- Campuchia; Kết nối mạng Lan 5 Ban QLDA vào mạng Wan của Tập đoàn 3.2. Thành tựu trong lĩnh vực khác 3.2.1. Về thể thao + Tổ chức đá bóng vào sáng thứ 7 hàng tuần tại sân Nhà máy nước Yên Phụ + Tổ chức tập tennis hàng tuần cho đoàn viên thanh niên + Tổ chức tập cầu lông hàng tuần cho đoàn viên thanh niên Các hoạt động này do đoàn thanh niên trong Trung tâm tổ chức và đã được hưởng ứng sôi nổi với gần 100 % đoàn viên thanh niên tham gia. Kết quả là, trong suốt 4 năm trở lại đây Trung tâm luôn đạt được giải cao về cầu lông và tennis, riêng bóng đá đã giành chức vô địch năm 2008 trong Tập đoàn. 3.2.2. Về hoạt động xã hội Trung tâm đã tham gia rất nhiều các hoạt động xã hội, đem lại lợi ích cho cộng đồng. Cụ thể: Năm 2007 tham gia chương trình kỷ niệm 60 năm ngày thương binh liệt sỹ 27/7 và kết hợp tập huẩn công tác đoàn của đoàn thanh niên tập đoàn. Hàng năm tham gia chương trình tình nguyện mùa hè xanh do đoàn thanh niên khối công nghiệp phát động Tham gia chương trình giao lưu văn hoá thể với đoàn thanh niên các đơn vị trực thuộc đoàn thanh niên tập đoàn tại Sapa- Lào cai nhân dịp kỷ niệm 76 năm thành lập đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh (26/3/1931-26/3/2007). - Cứ mỗi dịp trung thu, Trung tâm lại tham gia tổ chức chương trình tổ chức trung thu cho con em cán bộ cơ quan tập đoàn điện lực Việt nam và Ban A Yên Phụ nhân ngày tết trung thu. Ngày 05/04/2007- Tham gia hoạt động hiến máu nhân đạo do đoàn thanh niên cơ quan tập đoàn phát động (Có 9 đoàn viên EVNIT tham gia trên tổng số 11 đoàn viên tập đoàn điện lực Việt Nam hiến máu) Kết quả là: - Tập thể Chi đoàn thanh niên Trung tâm Công nghệ thông tin - Tổng Công ty Điện lực Việt Nam thuộc khối Công nghiệp Hà nội “Đã có thành tích trong công tác Đoàn và phong trào Thanh thiếu nhi năm 2006”. Giấy khen do Thành Đoàn Hà nội trao tặng - Tập thể Chi đoàn thanh niên Trung tâm Công nghệ thông tin - Tổng Công ty Điện lực Việt Nam thuộc khối Công nghiệp Hà nội “Đã có thành tích xuất sắc trong công tác Đoàn và phong trào Thanh niên nhiệm kỳ năm 2005 - 2006”. Giấy khen do Đoàn khối Công nghiệp trao tặng. 3.2.3. Về xây dựng văn hoá doanh nghiệp Trung tâm có xây dựng cho mình triết lí về giá trị văn hoá rất rõ ràng. Cụ thể: Có niềm tin vào tầm nhìn và sứ mạng của Trung tâm Đặt lợi ích lâu dài của Tập đoàn, Trung tâm lên hàng đầu Tinh thần đồng đội – Đoàn kết chặt chẽ. Quan tâm lẫn nhau giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên Tôn trọng lợi ích của Trung tâm, xã hội, khách hàng, đối tác, nhân viên Trung thực, chăm chỉ, năng động, sáng tạo, tự hoàn thiện Dũng cảm, chấp nhận thay đổi Tự giác chấp hành nội quy, quy định của Trung tâm Cùng nhau xây dựng và phát triển văn hoá Doanh nghiệp nhân văn và tiến bộ ( trích dẫn trong tài liệu “chương trình đào tạo hội nhập dành cho cán bộ mới trúng tuyển vào EVNIT”) Bên cạnh đó, Trung tâm còn thiết kế biểu tượng riêng cho đơn vị của mình thể hiện hình tượng giúp người nhận biết nhận ra nó Trung tâm có tổ chức Công đoàn, đoàn thanh niên tham gia gần 100 % đoàn viên tham gia (140/195), điều này có ảnh hưởng không nhỏ tới thái độ, tinh thần, trách nhiệm của toàn bộ nhân viên trong công ty Trên thực tế, việc xây dựng văn hoá doanh nghiệp của Trung tâm chỉ mang tính định hướng, chưa có tiêu chuẩn cụ thể nào cả. Tuy nhiên, qua điều tra một số nhân viên trong công ty, đến 98 % số nhân viên có niềm tin và sứ mạng của công ty, điều đó thể hiện sự đồng lòng, tin tưởng, quyết tâm vào sự thành công của doanh nghiệp, 90 % nhân viên xác định làm việc lâu dài cho Trung tâm điều đó cho thấy họ hài lòng với những gì mình có, 100 % nhân viên khi được hỏi đều trả lời “rất tự hào nhận mình là người của công ty khi ra ngoài”. Hầu hết các nhân viên đều rất tự giác chấp hành kỉ luật lao động, bằng chứng cho thấy từ những năm thành lập đến nay, Trung tâm chưa sa thải bất cứ lao động nào. 4. Các hoạt động Quản trị chủ yếu của Trung tâm CNTT 4.1. Chiến lược, kế hoạch 4.1.1. Chiến lược Tầm nhìn Xây dựng Trung tâm Công nghệ thông tin – EVN trở thành đơn vị chuyên nghiệp tầm cỡ hàng đầu quốc gia khu vực Đông Nam Á về lĩnh vực CNTT 4.1.1.2. Sứ mệnh Nghiên cứu và ứng dụng CNTT trong việc tối ưu hoá phương thức sản xuất kinh doanh điện năng, phục vụ sự phát triển lớn mạnh của Tập đoàn Điện lực Việt Nam. 4.1.2.3. Mục tiêu Xây dựng Trung tâm Công nghệ thông tin – EVN trở thành đơn vị chuyên nghiệp tầm cỡ hàng đầu quốc gia khu vực Đông Nam Á về lĩnh vực CNTT Tạo niềm tin và không ngừng nâng cao vị thế của EVNIT đối với cơ quan Nhà nước, các đối tác và khách hàng. Đến với EVNIT nghĩa là luôn tìm thấy sự tin cậy, thoả mãn và sự thành công. Cung cấp sản phẩm chất lượng cao với giá cạnh tranh, nhiều chính sách ưu đãi và dịch vụ tốt nhất. Phát triển đội ngũ quản lí và nhân viên có năng lực, đạo đức, tinh thần đồng đội. Ứng dụng thành công công nghệ tiên tiến trong việc phát triển các sản phẩm CNTT đạt chất lượng cao làm thoả mãn khách hàng một cách cao nhất. 4.1.1.2. Chiến lược Chiến lược Trung tâm không xây dựng chiến lược mà chỉ dựa trên chiến lược chung của Tập đoàn Điện lực Việt Nam Chiến lược của tập đoàn Điện lực Việt Nam: “kinh doanh đa ngành, đa sở hữu, có trình độ công nghệ và chuyên môn hoá cao; trong đó, các ngành sản xuất và kinh doanh điện năng, viễn thông công cộng, cơ khí điện lực vẫn là ngành kinh doanh chính, làm nòng cốt để ngành công nghiệp điện lực phát triển bền vững, cạnh tranh và hội nhập kinh tế có hiệu quả. 4.1.2. Kế hoạch 4.1.2.1. Kế hoạch sản phẩm Tập trung nâng cấp và tích hợp các sản phẩm CNTT hiện có theo nhu cầu của các đơn vị trong ngành Xây dựng các giải pháp CNTT mới dựa trên các ứng dụng CNTT hiện đại trên thế giới để cung cấp cho các đơn vị trong và ngoài ngành Cung cấp các dịch vụ gia tăng trên mạng viễn thông (kể cả trên mạng EVN Telecom lẫn trên các mạng khác như VNPT, Viettel, Sphone, Hanoi Telecom). Sản xuất và phân phối các thiết bị CNTT, viễn thông với giá cả cạnh tranh theo xu hướng thích hợp các lợi ích về CNTT trong thiết bị Cung cấp các dịch vụ tư vấn về CNTT như tư vấn chiến lược, tư vấn đầu tư, tư vấn nghiệp vụ và triển khai các giải pháp CNTT tiên tiến (như ERP, CRM). Cung cấp dịch vụ đào tạo có chứng chỉ quốc tế về CNTT và Viễn thông thông qua hợp tác đào tạo với các công ty trên thế giới như Microsoft, Oracle, SAP, Cisco Cung cấp các dịch vụ cho thuê nhân công, hệ thống hạ tầng, hệ thống giải pháp về CNTT 4.1.2.2. Kế hoạch về qui trình sản xuất kinh doanh Triển khai quy trình sản xuất phần mềm theo tiêu chuẩn CMMI mức 5 (mức cao nhất) Tiêu chuẩn và quy trình hoá các hoạt động quản lý và hỗ trợ sản xuất để nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công việc thông qua triển khai hệ thống quản lý chất lượng tổng thể. Quy trình hoá hoạt động kinh doanh và chăm sóc khách hàng. Triển khai hệ thống thông tin về quản lý thông tin và chăm sóc khách hàng 4.1.2.3. Kế hoạch đào tạo – nghiên cứu – phát triển Đẩy mạnh công tác về nghiên cứu và ứng dụng công nghệ mới. Trung tâm hợp tác với hàng loạt các Tập đoàn CNTT lớn trên thế giới như: Intel, IBM, Orcle để có sự hỗ trợ và chuyển giao công nghệ với chi phí thấp Nâng cao năng lực quản lí của các cán bộ từ việc tuyển chọn đảm bảo có trình độ từ đại học, đào tạo và phát triển nhân lực Xây dựng văn hoá doanh nghiệp để phát triển bền vững 4.1.2.4. Kế hoạch về tài chính Đảm bảo được chi phí để tổ chức các hoạt động cung cấp dịch vụ vận hành, duy trì và phát triển các hệ thống CNTT hiện có của Tập đoàn. Dự kiến tổng chi phí khoảng 17 – 20 tỷ/ năm Huy động các nguồn vốn để đầu tư phát triển. Dự kiến huy động khoảng 20 – 25 tỷ/ năm Đảm bảo các chỉ tiêu tài chính, dự kiến tăng trưởng 10 %/ năm Đánh giá về kế hoạch năm 2008: Nhìn chung kế hoạch đưa ra khá đầy đủ các mặt cần đạt được cho mục tiêu giai đoạn 2006 – 2010. Từ kế hoạch dài hạn, Trung tâm đề ra các kế hoạch ngắn hạn 01 năm và kế hoạch sản xuất tác nghiệp trong từng tháng, từng quý. 4.2. Quản trị sản xuất và tác nghiệp 4.2.1. Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch Một bản kế hoạch cần có sự góp mặt của tất cả các thành viên trong Trung tâm. Nhưng nó được thực hiện chính bởi phòng kế hoạch và sự phối hợp với các phòng ban khác của Trung tâm. Dựa trên những đánh giá, dự báo, phân tích tình hình kinh doanh qua đó, phòng kế hoạch sẽ tiến hành xây dựng kế hoạch trình Giám đốc và Tập đoàn phê duyệt. Hình 4.1: Quy trình lập kế hoạch của Trung tâm Xây dựng kế hoạch năm và các kế hoạch chức năng khác Triển khai thực hiện Điều chỉnh kế hoạch Theo dõi, kiểm tra, thực hiện kế hoạch Để lập ra 1 bản kế hoạch kinh doanh, Trung tâm căn cứ vào các yếu tố sau: Dựa trên kết quả của năm trước để dự báo kết quả năm nay. Điều này làm giảm yếu tố khách quan do sự biến động nhiều của bên ngoài Căn cứ vào tình hình nguồn lao động hiện có, số lượng công việc hiện còn tồn tại Trung tâm sẽ đưa ra dự báo cho năm tiếp theo. Thông thường số lượng công việc của Trung tâm tương đối ổn định nên dự báo cho nguồn lao động vào năm tới có thể thực hiện được Căn cứ vào kế hoạch chung của Tập đoàn. Trung tâm vẫn thuộc quản lí chung từ Tập đoàn do vậy kế hoạch xây dựng phải dựa trên định hướng chung của cấp trên Đánh giá chung về công tác lập kế hoạch Việc lập kế hoạch của Trung tâm chưa đạt hiệu quả cao bởi kết quả qua các năm từ 2005 đến 2008 chưa đạt theo kế hoạch và có nhiều điều chỉnh kế hoạch. Năm 2005, theo kế hoạch doanh thu phải đạt 23249 triệu đồng thì thực hiện chỉ là 22087 triệu đồng (đạt 95%), lợi nhuận là âm 2013 triệu đồng, doanh nghiệp làm ăn thua lỗ trong khi đó kế hoạch lại là 2158 triệu đồng, chênh lệch 4171 triệu đồng, sai số dự báo quá lớn. Năm 2007, chênh lệch lợi nhuận giữa kế hoạch và thực hiện là 5604 triệu đồng. Điều này chứng tỏ Trung tâm chưa có sự quan tâm thích đáng cho công tác kế hoạch và nguồn nhân sự tại phòng kế hoạch chưa nắm rõ bài bản của công tác lập kế hoạch kinh doanh. Bảng 4.2: Bảng chỉ tiêu thực hiện, kế hoạch Đơn vị tính: triệu đồng STT Năm Lợi nhuận Doanh thu Vốn đầu tư KH TH KH TH KH TH 1 2005 2 158 ( 2 013) 23 249 22 087 38 154 31 036 2 2006 2 482 1 986 26 888 24 737 57 925 27 764 3 2007 2 572 (3 032) 27 766 27 211 87 621 49 532 4 2008 3 372 2 866 32 686 28 500 112 035 78 938 (Nguồn: P. Tài chính) 4.2.2. Các công cụ được thực hiện trong tổ chức quá trình sản xuất Hiện tại Trung tâm chỉ sử dụng mạng Pert và sơ đồ Gantt cho việc triển khai các dự án trong các giai đoạn. Hình 4.3: Ví dụ công cụ mà trung tâm thực hiện Các hệ thống tập đoàn triển khai giai đoạn 2006 - 2010 2007 2008 2009 2010 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Danh sách các hệ thống CNTT Hệ thống thông tin quản lí tài chính và vật tư ERP Hệ thống thanh toán điện tử Hệ thống tài chính ngân hàng Hệ thống thông tin quản lí vận hành, bảo duỡng, sửa chữa Hệ thống phân tích nhu cầu sử dụng 4.3. Quản trị nhân lực 4.3.1. Phân tích và thiết kế công việc Phân tích công việc Phân tích công việc là quá trình đánh giá nội dung công việc bằng cách xác định các thông tin liên quan đến từng bước công việc được phân tích. Mục đích là phải xác định được các tiêu thức mô tả độ phức tạp của công việc. Đối với các công việc về CNTT yêu cầu về kiến thức chuyên môn cần người am hiểu về CNTT; đó là trách nhiệm vụ của phòng Công nghệ phần mềm. Khi cần triển khai các dự án thì cần nhân viên phòng kỹ thuật, khi cần tuyển dụng lao động thì yêu cầu phòng tổ chức nhân sự Hình 4.4: Quá trình phân tích công việc tại Trung tâm Mô tả công việc Yêu cầu công việc Tiêu chuẩn công việc Ví dụ: Mô tả công việc của cán bộ nhân sự Chức danh công việc: Cán bộ quản lí nhân sự Nhiệm vụ: Thiết kế và thực hiện các chính sách có liên quan tới tất cả các hoạt động quản lí con người. Tuyển mộ, phỏng vấn và tuyển chọn lao động cho tất cả các vị trí làm việc còn trống. Theo dõi và quản lí các hoạt động như bảo hiểm, hưu trí, thăng tiến, cho thôi việc Viết báo cáo và kiến nghị nhằm giảm tình trạng vắng mặt và biến động sức lao đông Yêu cầu công việc: + Kiến thức: Có kiến thức về quản lí nhân sự, hiểu biết chính sách và các quy định của Nhà nước và các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty + Kĩ năng: Sử dụng thành thạo các phương pháp nghiên cứu lao động như phỏng vấn, điều tra xã hội học có khả năng giao tiếp và quan hệ con người, kĩ năng soạn thảo văn bản thành thạo + Giáo dục: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế, quản lí nhân sự + Kinh nghiệm: Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lí nhân sự hoặc quản trị kinh doanh Tiêu chuẩn thực hiện công việc: + Số lượng lao động trong công ty phải được bố trí hợp lí + Hoàn thành được 90% kế hoạch công ty giao cho Thiết kế công việc Trung tâm chủ yếu thiết kế công việc theo phương pháp truyền thống, tức là xác định các nhiệm vụ và trách nhiệm dựa trên các yếu tố chung và giống nhau của từng công việc đựơc thực hiện ở các tổ chức khác nhau. Tuy nhiên, trong quá trình đánh giá việc thực hiện công việc của người lao động, phòng tổ chức sẽ có điều chỉnh thiết kế lại công việc một cách hợp lí hơn. 4.3.2. Công tác tuyển dụng Công tác tuyển dụng cán bộ thường vào lúc sinh viên vừa tốt nghiệp ra trường, tuyển trong năm nếu đột xuất thiếu cán bộ. Tuyển dụng được chia làm 03 vòng thi: thi Tiếng Anh (thi viết), thi chuyên môn (thi viết) và cuối cùng là phỏng vấn trực tiếp. Hội động tuyển dụng sẽ chấm điểm tổng cộng 02 vòng thi viết đầu, theo kế hoạch tuyển chọn người để chọn những người cao điểm nhất vào vòng phỏng vấn trực tiếp.Tại đây, trực tiếp Ban Giám đốc sẽ phỏng vấn và nhận hợp đồng xin việc. Người được tuyển dụng sẽ nhận hợp đồng thử việc trong vòng 03 tháng sau đó tuỳ điều kiện sẽ được nhận vào làm chính thức. Hình 4.5: Quy trình thực hiện HĐLĐ tại EVN.IT CB trúng tuyển vào Trung tâm Ký HĐ thử việc Đánh giá sau thử việc Ký HĐLĐ có xác định thời hạn (02 lần) Ký HĐLĐ không xác định thời hạn Thoả thuận chấm dứt HĐLĐ Thanh lý HĐLĐ Thông báo kết thúc HĐ Thông báo kết thúc HĐ Không đạt Đạt Không có nhu cầu 2 bên có nhu cầu tiếp tục Không có nhu cầu (Nguồn: P. tổ chức) Hình 4.6: Số liệu lao động trúng tuyển tại trung tâm 4 năm (2005 – 2008) Đơn vị: người Năm Giới tính Trình độ Tổng số Nam Nữ Kỹ sư Cử nhân 2005 25 10 20 15 35 2006 33 9 27 15 42 2007 44 20 44 20 64 2008 37 35 43 29 72 ( Nguồn: P. Tổ chức) Đánh giá công tác tuyển dụng: Việc tuyển dụng người vào Trung tâm được tiến hành khá chặt và nghiêm túc. Năm 2005 tuyển thêm 35 người, năm 2006 là 42 người, năm 2007 là 64 người, năm 2008 tuyển dụng thêm được 72 người, trung bình mỗi năm Trung tâm tuyển thêm được khoảng 20 % lao động nhằm đáp ứng nhu cầu công việc mới. Nhận thấy ở đây sự chênh lệch giữa cử nhân và kỹ sư, Trung tâm tuyển chủ yếu là các kĩ sư, các năm đều có số lượng kĩ sư mới tuyển gần gấp đôi số lượng cử nhân. Cụ thể, năm 2005, số lượng kĩ sư cao hơn số lượng cử nhân 5 người (tức hơn 25%), năm 2006 là hơn 12 người (44.4%), năm 2007 là hơn 24 người (54.5%), năm 2008 là hơn 14 người (32.6%). Hoạt động chuyên về lĩnh vực kĩ thuật, Trung tâm ưu tiên cho số lượng kỹ sư, riêng năm 2008, với số lượng tuyển cao hơn các năm còn lại nhưng số lượng cử nhân đã có sự tăng lên đáng kể điều này chứng tỏ Trung tâm nhận thức thấy tầm quan trọng không nhỏ của đội ngũ những người làm kinh tế trong thời đại kinh tế thị trường, đây là điều đáng mừng và tích cực. Số lượng nữ giới trong Trung tâm ngày được tăng lên cân bằng với nam giới, cải thiện được sự quá chênh lệch giới tính. 4.3.3. Định mức lao động + Định mức về thời gian: Trung tâm quy định về thời gian làm việc, nghỉ ngơi, nghỉ các ngày lễ têt, nghỉ thai sản, ốm đau đều theo quy định của pháp luật. Đối với nhân viên hành chính thời gian làm việc sáng từ 7h30 – 12h00, chiều từ 1h00 – 4h30, nhân viên làm ca chia làm 02 ca: Sáng từ 6h – 14h, chiều từ 14h – 22h, + Định mức phục vụ: Trung tâm hoạt động trong lĩnh vực CNTT nên việc đảm bảo vận hành là vô cùng quan trọng, Trung tâm đề ra định mức cho hoạt động này là phải đảm bảo thông suốt, hệ thống hoạt động 24/ 24. Điều này là căn cứ để xác định số lượng nhân viên trong phòng công nghệ phần mềm và chế độ ca kíp để đảm bảo cho hoạt động này diễn ra bình thường. Bảng 4.7: Khảo sát thời gian làm việc 1 của nhân viên phòng kĩ thuật STT Loại (t) hao phí (t) hao phí (phút) % 1 Tác nghiệp 370 77.1 2 Chuẩn kết 30 6.3 3 Phục vụ kĩ thuật 20 4.2 4 Nghỉ ngơi 50 10.4 5 Lãng phí 10 2 6 Tổng 480 100 (Số liệu đánh giá phòng kĩ thuật) Như vậy có thể thấy lượng thời gian hao phí là nhỏ chứng tỏ nhân viên có trách nhiệm với công việc, thời gian tác nghiệp chiếm 77.1 % trong tổng thời gian quy định trong ngày, thời gian lãng phí chỉ chiếm có 2%, việc sử dụng thời gian lao động là có hiệu quả. Về định mức phục vụ, theo báo cáo tổng kết năm 2008, nhìn chung công tác vận hành và bảo trì hệ thống tương đối tốt tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế, gặp một số sự cố trong quản lí hệ thống internet, chất lượng giám sát còn chưa cao. Phân công và hiệp tác lao động Phân công lao động Trung tâm phân công lao động theo các hình thức sau: +) Phân công theo tính chất hoạt động Bảng 4.8: Tình hình phân chia lao động Lao động L.động quản lí Nhân viên Tổng số SL (%) SL (%) SL (%) Văn phòng 2 20 8 80 10 100 P. Tổ chức cán bộ 2 13.33 13 86.67 15 100 P. CNPM 5 5.26 90 94.74 95 100 P. Kĩ thuật 2 13.33 13 96.67 15 100 P. Vận hành 2 11.76 15 88.24 17 100 P. R & D 1 16.67 5 83.33 6 100 P. Tư vấn GTGT 3 25 9 75 12 100 P. tài chính 1 20 4 80 5 100 P. Kinh doanh 2 20 8 80 10 100 P. Kế hoạch 2 20 8 80 10 100 (Nguồn: P. Tổ chức năm 2008) Cách phân công này khá phù hợp với cơ cấu lao động ở từng phòng ban, phòng có ít lao động chỉ có 1 đến 2 cán bộ quản lí, phòng công nghệ phần mềm có 95 người được chia thành 4 tổ với 1 trưởng phòng và 4 tổ trưởng. +) Phân chia lao động theo độ tuổi lao động, giới tính Bảng 4.9: Phân chia lao động theo tuổi, giới tính Chỉ tiêu 2005 2006 2007 2008 Nam nữ Nam Nữ Nam nữ Nam nữ > 35t 32 15 35 14 48 17 44 21 < 35t 35 10 36 20 74 25 95 35 Tổng 67 25 71 34 122 42 139 56 (Nguồn: P. Tổ chức) Cơ cấu lao động trong Trung tâm khá trẻ hầu hết là dưới 35 tuổi và đa phần là nam, điều này phù hợp với ngành nghề làm kĩ thuật trong công ty. Những năm gần đây, số lượng lao động trẻ ngày càng tăng làm tăng năng suất lao động và số lao động nữ cũng được tăng lên làm giảm chênh lệch giới tính. + Phân công theo trình độ lao động Bảng 4.10: Phân chia lao động theo trình độ STT Tiêu chí Số lượng Tỷ lệ (%) I TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN 1 Thạc sĩ 30 15.38 2 Kĩ sư, cử nhân 149 76.41 3 Khác 16 8.21 II TRÌNH ĐỘ KỸ THUẬT 1 Chuyên gia phần cứng 55 28.2 2 Chuyên gia phần mềm 90 46.15 3 Bộ phận khác 50 25.65 III Tổng cộng 195 100 (Nguồn: P. tổ chức năm 2008) Hầu hết trong Trung tâm có trình độ đại học và trên đại học, điều này có được là do khâu tuyển dụng chọn vào đều là những ứng viên có trình độ đại học khá trở lên. + Phân theo chức năng sản xuất: Lao động trực tiếp và lao động gián tiếp Lao động trực tiếp Phòng công nghệ phần mềm: 95/195 chiếm 48.7% Phòng kỹ thuật: 15/195 chiếm 7.7% Phòng vận hành: 17/ 195 chiếm 8.7 % Phòng đào tạo – nghiên cứu – phát triển: 6/195 chiếm 3.1 % Phòng tư vấn & Giá trị gia tăng, Chi nhánh Trung tâm tại thành phố Hồ Chí Minh: 12/195 chiếm 6.1 % Khối sản xuất gián tiếp bao gồm: Phòng tổ chức cán bộ & lao động: 15/195 chiếm 7.7 % Phòng tài chính kế toán: 5/195 chiếm 2.3 % Phòng kinh doanh: 10/195 chiếm 5.1 % Phòng kế hoạch kinh tế: 10/195 chiếm 5.1 % Văn phòng: 10/195 chiếm 5.1 % ( Số liệu năm 2008 tại phòng tổ chức) Trong đó, lao động gián tiếp chỉ chiếm 50/195 người tức 25.65%, lao động trực tiếp 145/195 người chiếm 74.35% (năm 2008). Như vậy, Trung tâm chủ yếu thiết kế công việc dựa trên khối lao động trực tiếp, điều này là phù hợp với một công ty chuyên về các phần mềm CNTT chuyên về thiết kế kỹ thuật.Phòng công nghệ phần mềm với số lượng lao động là 95/195 chiếm 48.7 %, chiếm số lượng lớn nhất trong các phòng ban. Các phòng có số lao động ít là phòng đào tạo – nghiên cứu – phát triển có 6 người chiếm 3.1% và phòng tài chính kế toán chỉ có 5 người chiếm 2.3 %. Tuy nhiên, điều này sẽ phù hợp khi Trung tâm phụ thuộc nhiều vào Tập đoàn; nhưng với hiện nay khi Trung tâm dần tách khỏi Tập đoàn thì nên chăng khối lao động gián tiếp cần được bổ xung để phù hợp với thời đại kinh tế thị trường. Hiệp tác lao động Trung tâm sử dụng cả hiệp tác về không gian và thời gian. +) Về không gian Trung tâm bố trí nơi làm việc sao cho hiệu quả hoạt động kinh doanh tốt nhất. Trên thực tế, các phòng ban được bố trí như sau: Tầng 1: Văn phòng Tầng 2: P. Kinh doanh Tầng 3: P. kĩ thuật, P. phó GĐ, P. họp Tầng 4: P. GĐ, P. kế hoạch Tầng 5: P. CNPM, P. Tài chính kế toán Tầng 6: P. CNPM, P. tổ chức cán bộ, P. phó GĐ Tầng 7: P.CNPM Tầng 8: P.CNPM Tầng 9: P.Tư vấn và GTGT, P. R&D Như vậy, việc bố trí nơi làm việc rất phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng phòng. Văn phòng là nơi tiếp đối tác và điều động xe cộ, điện nước cho nên ở tầng 1 để tiện đi lại cho các hoạt động phục vụ công việc cũng như các khách hàng và đối tác mà không làm ảnh hưởng đến công việc của các phòng khác. Phòng Công nghệ phần mềm có số lượng lao động nhiều nhất và cần không gian làm việc yên tĩnh nhất, chính vì vậy Trung tâm đã bố trí 4 tầng cao nhất là gần nhau để giảm thời gian hao phí đi lại các phòng. Các phòng được bố trí khép kín, tạo không gian riêng tuy nhiên trong mỗi 1 phòng đựơc bố trí cho mỗi nhân viên khoảng không gian mở thuận lợi cho việc trao đổi công việc chung và tiện để trưởng phòng theo dõi quá trình làm việc của nhân viên. Việc thành lập các tổ nhóm thực hiện từng phần của dự án, cùng chịu trách nhiệm về công việc tạo điều kiện cho cách làm việc theo nhóm có hiệu quả là cách hiện đại mà hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đang thực hiện. Trung tâm cũng linh động trong việc bố trí các tổ nhóm có công việc liên quan đến nhau, tạo điều kiện cho họ thực hiện công việc một cách tốt nhất. + Về thời gian Khoảng thời gian làm việc tại trung tâm được quy định như nhau cho tất cả các phòng, riêng phòng vận hành là làm việc theo ca. Việc quy định khoảng thời gian làm việc như nhau tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi công việc giữa các phòng ban với nhau và cũng dễ cho việc quản lí. 4.3.5. Đào tào và đào tạo lại Hiện tại, Trung tâm có số cán bộ đạt trình độ thạc sĩ, kĩ sư, cử nhân là 179/195 chiếm 91.79%, trung bình trong độ tuổi 35. Đây là mức khá cao chứng tỏ Trung tâm có một lực lượng có trình độ, chuyên môn và là lực lượng lao động trẻ Trung tâm Công nghệ thông tin cũng xác định rằng nhân lực là nguồn lực sản xuất, nguồn đầu vào quan trọng của ngành công nghệ thông tin, do đó Trung tâm cũng đã xây dựng xong quy chế đào tạo trong Trung tâm, đồng thời không ngừng tổ chức các lớp đào tạo nghiệp vụ ngắn ngày; cử cán bộ tham gia đào tạo thạc sĩ trong và ngoài nước. Trong năm 2008 đã tổ chức được 17 khoá đào tạo bên ngoài, với tổng số người tham gia đào tạo là 39 người, chủ yếu đào tạo các kỹ năng thuyết trình, kỹ năng giao tiếp bán hàng, bồi dưõng nghiệp vụ đấu thầu, lớp phát triển kỹ năng quản lý và lãnh đạo... Đồng thời cũng tổ chức 14 khoá đào tạo nội bộ theo yêu cầu của các Phòng ban. Trong năm 2008, số lượng cán bộ được Tập đoàn hỗ trợ kinh phí đào tạo trình độ thạc sỹ là 07 người và đến thời điểm hiện tại tổng số cán bộ có trình độ sau đại học của Trung tâm là 30 người. Bảng 4.11: Khả năng làm việc sau đào tạo Mức độ Số lượng % Tốt hơn nhiều 20 50 Tốt hơn 10 25 Tôt hơn ít 8 20 Không thay đổi 2 5 Tổng 40 100 (Nguồn: Số liệu năm 2008 phòng tổ chức) Như vậy, đa phần các cán bộ được cử đi đào tạo có khả năng làm việc tốt hơn, điều này cho thấy hiệu quả của hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên, với 50% cán bộ làm việc tốt hơn rất nhiều chỉ có 5 % cán bộ chất lượng làm việc không thay đổi. 4.3.6. Phát triển đội ngũ lao động Sau khi chấp nhận hợp đồng thử việc, Trung tâm sẽ đào tạo và phát triển đội ngũ nhân lực. Phát triển đội ngũ lao động là các hoạt động học tập vươn ra khỏi phạm vi công việc trước mắt của người lao động, nhằm mở ra cho họ những công việc mới dựa trên cơ sở những định hướng tương lai của tổ chức. Trung tâm tạo điều kiện cho nhân viên thể hiện được tài năng và nghiệp vụ của mình để có cơ hội thăng tiến trong công việc. Việc tuyển chọn vào các vị trí quản lí đều do các cán bộ cấp dưới được đề bạt lên khiến cho hoạt động phát triển lao động càng cần thiết hơn cho Trung tâm. 4.3.7. Tạo động lực lao động Tạo động lực lao động bao gồm cả động lực về vật chất và tinh thần để đảm bảo sử dụng lao động có hiệu quả, khai thác được tiềm năng của người lao động. 4.3.7.1. Tạo động lực vật chất 4.3.7.1.1. Nguồn hình thành quỹ lương bao gồm: + Nguồn từ tập đoàn trả mỗi năm + Nguồn từ dự án làm bên ngoài và trong ngành: Dự án CNTT, dự án xây dựng mạng, dự án phần mềm + Nguồn thu từ ký hợp đồng bản quyền phần mềm, hợp đồng bảo trì bảo dưỡng phần cứng, phần mềm: FMIS, CMIS, Hệ thống máy chủ, máy trạm. vv Bảng 4.12: Các nguồn hình thành tiền lương Nguồn hình thành 2005 2006 2007 2008 Số tiền (tỷ đ) % Số tiền (tỷ đ) % Số tiền (tỷ đ) % Số tiền (tỷ đ) % Tập đoàn 8 73.4 8.4 69.4 10 79.4 12 73.2 Dự án 0.8 7.3 1.2 9.9 1.5 11.9 3.2 19.5 Kí hợp đồng 2.1 19.3 2.5 20.7 1.1 8.7 1.2 7.3 Tổng 10.9 100 12.1 100 12.6 100 16.4 100 (Nguồn: P. Tài chính) Như vậy, nguồn trả lương của Trung tâm chủ yếu là từ Tập đoàn và tăng lên theo từng năm từ 8 tỷ đồng năm 2005 lên tới 12 tỷ năm 2008, các nguồn thu từ các dự án bên ngoài và kí hợp đồng chiếm số lượng rất nhỏ, điều này phù hợp với chức năng của trung tâm là đơn vị hạch toán phụ thuộc vào Tập đoàn. 4.3.7.1.2. Công tác trả lương Hiện nay, công tác trả lương cho nhân viên Trung tâm được chia làm 03 đợt: Đợt 01: Vào ngày mùng 5 hàng tháng ứng trước tiền lương cơ bản cho nhân viên theo hệ số, cấp bậc quy định Đợt 02: Vào ngày mùng 10 hàng tháng, Trung tâm trả tiền ăn trưa cho nhân viên mỗi người 450 nghìn đồng Đợt 03: Vào ngày 15 hàng tháng, Trung tâm trả tiền thưởng cho nhân viên căn cứ vào các tiêu chí đã quy định tiền lương mềm Ngoài ra, tổng kết cuối năm, Trung tâm tổng hợp các nguồn thu được trong năm thưởng cho tất cả cán bộ lao động tuỳ theo các đánh giá mà Trung tâm đề ra. Bảng 4.13: Các khoản tiền lương trong 1 năm Các khoản 2005 2006 2007 2008 Lương cơ bản (tr. Đ) 2208 3150 5904 8190 Tiền ăn trưa (tr. Đ) 41.4 41.4 41.4 41.4 Tiền thưởng (tr. Đ) 1282.6 1218.6 2319.6 3702.6 Tổng lương (tr. Đ) 3532.8 4410 8265.6 11934 Số lđ (người) 92 105 164 195 Thu nhập bq (trđ/ng/tháng) 3.2 3.5 4.2 5.1 (Nguồn: P. Tài chính) Như vậy, tiền thưởng hàng năm là khá cao so với tổng lương mà nhân viên nhận được (chưa bao gồm BHXH, BHYT), tiền lương tăng theo các năm từ 3532.8 triệu đồng (năm 2005) đến năm 2006 là 4410 triệu đồng, năm 2007 là 8265.6 triệu đồng, năm 2008 là 11934 tỷ đồng, điều này là một trong những yếu tố góp phần tạo động lực cho người lao động ở lại làm việc. Tuy nhiên, theo quy định của tập đoàn mức lương cho người lao động năm sau phải cao hơn năm trước, điều này có lợi cho cán bộ nhân vien trong Trung tâm nhưng điều này cũng chính là nguyên nhân gây ra hiệu quả hoạt động kinh doanh thấp, người lao động ỷ lại vào mức tăng lương hàng năm. Tạo động lực tinh thần Động lực tinh thần chỉ có thể được tạo ra bởi tổng thể các giải pháp tạp ra môi trường lao động thực sự lành mạnh. Tạo động lực tinh thần đòi hỏi trước hết phải có các giải pháp thích hợp tạo ra môi trường văn hoá doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi để xây dựng văn hoá nhóm ở các bộ phận bên trong doanh nghiệp. Trung tâm đã xây dựng giá trị văn hoá về tinh thần đồng đội, quan tâm lẫn nhau giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên bằng cách tổ chức các buổi tham quan du lịch, tổ chức giao lưu thể thao, văn nghệ giữa các phòng ban, trong Tập đoàn cũng như với các đối tác. Với số lượng tham gia đoàn thanh niên là 137/ 195 cán bộ trong Trung tâm thể hiện sức trẻ, nhiệt huyết và tinh thần đồng đội góp phần xây dựng văn hoá Trung tâm thêm trong sạch, vững mạnh. Bên cạnh đó, Trung tâm còn quan tâm đến đời sống gia đình của anh chị em trong công ty, vào các dịp 1/6, trung thu, các em nhỏ đều được đoàn thanh niên tổ chức các trò chơi bổ ích. Trung tâm còn tổ chức sinh nhật cho các cán bộ nhân viên trong công ty mỗi người được 100.000(đ) thể hiện sự quan tâm tới người lao động. Các khoản đóng góp BHXH, BHYT Trung tâm đều chi trả.Tiền lương cao chưa hẳn đã giữ chân người tài mà điều kiện làm việc mới là một trong những điều kiện quan trọng. Tại đây, các cán bộ được học hỏi và tự nâng cao trình độ chuyên môn của mình bắng cách thi các khoá học; Trung tâm khuyến khích và sẽ trả chi phí học tập khi nhân viên đạt kết quả. 4.4. Quản trị nguyên vật liệu Do Trung tâm có lĩnh vực hoạt động không phải các doanh nghiệp sản xuất nên không có công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu (hàng hoá). Chính vì vậy, ở đây chúng ta không xét đến lĩnh vực này. 4.5. Quản trị tiêu thụ 4.5.1. Công tác R & D Công tác đào tạo và nghiên cứu phát triển chưa được đầu tư thoả đáng và thiếu chiến lược cụ thể. Phòng nghiên cứu - triển khai chỉ có 5 người đã chứng tỏ việc thiếu quan tâm tới công việc này. Việc nghiên cứu và phát triển giải pháp ứng dụng như GIS; giải pháp quy hoạch các hệ thống thông tin tổng thể cho các khối sản xuất - truyền tải và phân phối điện; giải pháp tự động hoá trong các nhà máy điện... được đầu tư ít về nguồn lực, năm 2008 chỉ đầu tư 0.5 % (142.5 triệu đồng) trên tổng chi phí đầu tư là 28500 triệu đồng. Trong năm tới, Trung tâm sẽ sẽ đẩy mạnh công tác về nghiên cứu và ứng dụng công nghệ mới, chi phí đầu tư cho công tác này là 210 triệu đồng khoảng 1 % quỹ đầu tư, phòng công nghệ phần mềm tăng lên 7 người theo kế hoạch năm 2009. 4.5.2. Kênh phân phối, hoạt động quảng cáo, Marketing Trung tâm tổ chức nhiều sự kiện nhằm nâng cao uy tín và hình ảnh, với các sự kiện chính gồm: Ra mắt trang web Tiết kiệm điện; Tham gia chương trình trả lời trực tuyến tiết kiệm điện năng; Tham dự và đón nhận giải thưởng sao khuê 2008; Chương trình đào tạo CNTT tại Cát Bà - Hải Phòng- Thực hiện các hoạt động giới thiệu Trung tâm trong khuôn khổ hoạt động của VINASA như: Danh bạ Công nghệ thông tin 2008; Giới thiệu trung tâm và các sản phẩm Sao khuê trên Chương trình cuộc sống số của VTV và Tạp chí Nhịp sống số của VINASA. 4.5.3. Chính sách giá cả Giá cả các sản phẩm phần mềm của Trung tâm được xác định tuân theo quy định của Bộ Bưu chính Viễn thông. Giá cả được xác định trên đơn giá vật liệu, nhân công và máy thi công. Vật liệu và máy thi công được xác định theo giá thị trường, theo hình thức đấu thầu BOT, còn về đơn giá nhân công thì theo quy định của Bộ Bưu chính viễn thông quy định. Trung tâm hoàn toàn bị phụ thuộc vào quy định mà không được phép xây dựng khung giá riêng 4.6. Quản trị tài chính 4.6.1. Các nguồn cung ứng vốn Các nguồn cung ứng vốn Ngân sách nhà nước Tự cung ứng Vốn khấu hao cơ bản Tích luỹ tái đầu tư Như vậy, việc huy động các nguồn vốn của Trung tâm chủ yếu là tự cung ứng. Trong năm 2006, tổng vốn đầu tư cho các dự án là 27764 (triệu đồng) trong đó vốn vay ngân sách Nhà nước là 7624(triệu đồng) chiếm 27.46%, vốn tự cung ứng bao gồm: khấu hao cơ bản là 1286(triệu đồng) chiếm 4.63%, vốn đầu tư phát triển là 18854(triệu đồng) chiếm 67.91%. Như vậy, Trung tâm dành chủ yếu vốn đầu tư phát triển của mình cho các dự án, điều này giúp công ty hoàn toàn chủ động trong việc huy động vốn, giảm tỉ lệ nợ/vốn, giảm sự phụ thuộc vào nhà cung ứng. Tuy nhiên, việc sử dụng phương thức tự cung ứng cũng làm hạn chế nguồn vốn và nguồn bổ sung bị giới hạn. 4.6.2. Sử dụng các nguồn tài chính Các nguồn tài chính huy động sẽ được đầu tư cho các dự án mà Tập đoàn giao xuống và các dự án của Trung tâm. Nguồn vốn được chia cho các hoạt động mua sắm thiết bị, xây lắp và các hoạt động khác đảm bảo cho quá trình thực hiện dự án. Ta sẽ sử dụng chỉ tiêu ROI (tỉ suất thu hồi vốn đầu tư) để đánh giá khả năng sinh lời sau mỗi năm. ROI = Lợi nhuận/ Doanh thu × Doanh thu/ Vốn đầu tư Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 KH TH KH TH KH TH KH TH LN/ DT 0.093 (0.091) 0.092 0.080 0.093 (0.111) 0.103 0.100 DT/ Vốn 0.609 0.712 0.464 0.891 0.317 0.549 0.292 0.361 ROI (%) 5.66 4.27 7.13 2.95 3.01 3.61 Từ kết quả trên có thể thấy khả năng sinh lời (LN/ DT) thấp và khả năng tạo doanh thu của một đồng vốn không cao (DT/Vốn). Từ đó, mỗi năm thu hồi vốn chậm mặc dù việc thực hiện khá tăng so với kế hoạch. Đối với một Trung tâm thuộc Tập đoàn Nhà nước hoạt động không mang nặng tính chất về lợi nhuận thì điều này cũng tương đối dễ hiểu. 4.7. Quản trị chất lượng EVNIT là một đơn vị mang tính định hướng nội bộ, các sản phẩm còn mang tính chuyên biệt hoá, chính vì vậy mà chất lượng về sản phẩm và dịch vụ chưa được định hình rõ ràng. Trung tâm đang tiếp tục hoàn thiện quy trình quản lí chất lượng ISO 9001: 2000 và áp dụng quy trình sản xuất phần mềm theo tiêu chuẩn CMMI, hiện đang ở mức 3 (mức cao nhất là 5). Cũng trong lộ trình kế hoạch giai đoạn 2006 – 2010, Trung tâm sẽ hoàn thiện chương trình quản trị chất lượng định hướng khách hàng. Đối với chất lượng dịch vụ, trong năm 2008 Trung tâm đã đạt một số kết quả: Đảm bảo thông suốt kết nối và hoạt động ổn định hệ thống mạng diện rộng (WAN) của Tập đoàn và mạng cục bộ (LAN) của các đơn vị. Công tác hỗ trợ người dùng cuối tại cơ quan Tập đoàn đã tiếp nhận và xử lý gần 18.000 yêu cầu hỗ trợ của người dùng (bình quân 50 lần /ngày). Chất lượng các lần hỗ trợ đều tốt và giải quyết dứt điểm, không xảy ra sự việc một lỗi là phải giải quyết nhiều lần. Thực hiện bảo trì các thiết bị CNTT với gần 250 máy tính và gần 130 máy in với tần suất định kỳ 4 lần trong năm. Công tác vận hành các Trang thông tin, trang web của Tập đoàn hoạt động ổn định 24x7, nội dung thông tin thường xuyên được cập nhật hàng ngày, hàng giờ. Cung cấp cho bạn đọc những thông tin chính xác và kịp thời, theo sát tình hình hoạt động của Tập đoàn, của các đơn vị và các hoạt động khác có liên quan tới Ngành. Đã hiệu chỉnh, nâng cấp và tối ưu hệ thống Email của Tập đoàn Trung tâm cũng hỗ trợ kỹ thuật kèm theo dịch vụ vận hành với những phương thức đa dạng : Hỗ trợ từ xa: hỗ trợ, giải đáp thắc mắc của người dùng qua hệ thống mạng hoặc các phương tiện thông tin khác. Hỗ trợ tại địa điểm sử dụng: cử cán bộ kỹ thuật thường trực vận hành đến hỗ trợ trực tiếp cho cơ quan Tập đoàn, các đơn vị sau khi nhận được thông báo về sự cố. Đã tự động hoá được công tác cập nhật các bản vá lỗi, bản nâng cấp của chương trình chống virus. Đồng thời trong năm 2008, ngoài việc bảo dưỡng hệ thống hạ tầng CNTT cho Cơ quan Tập đoàn, Trung tâm cũng thực hiện được 12 lượt bảo dưỡng tới các đơn vị với tần suất 1 lần/ năm. Công tác bảo dưỡng bao gồm bảo dưỡng Router, bảo dưỡng SWICH, bảo dưỡng NTU, bảo dưỡng hệ thống SERVER) đảm bảo hệ thống hạ tầng hoạt động ổn định, tăng tuổi thọ và đáp ứng tốt yêu cầu nghiệp vụ. Đến tháng 11/2008 đã cơ bản hoàn thành xong công tác bảo dưỡng hạ tầng. 4.8. Quản trị sự thay đổi trong điều kiện toàn cầu hoá Việt Nam đã gia nhập WTO, hiện tại Trung tâm vẫn thuộc Tập đoàn, vẫn là một doanh nghiệp độc quyền nhưng theo lộ trình cam kết của Chính phủ giai đoạn 2006 – 2010 thì Tập đoàn sẽ được cổ phần hoá. Trung tâm sẽ hoạt động độc lập và cần phải có mô hình tổ chức mới cho sự thay đổi đó. Trung tâm cũng đang triển khai hoàn thiện thay đổi lại mô hình tổ chức sao cho phù hợp nhất với môi trường cạnh tranh mới sẽ có sự thay đổi các phòng ban và nhân sự. Trung tâm đã đề ra kế hoạch cho lộ trình cổ phần hoá gửi Tổng công ty. Sự thay đổi này là cần thiết tuy lúc đầu cũng sẽ gặp khó khăn khi Trung tâm chưa thích nghi được với môi trường mới, gặp phải sự cạnh tranh của các công ty phần mềm bên ngoài. 4.9. Công tác thống kê, kế toán Trung tâm là một đơn vị kinh doanh độc quyền của Tập đoàn trong ngành điện với các sản phẩm chuyên dụng cho ngành điện và CNTT, hiệu quả xã hội là một chỉ tiêu cần đánh giá. Các phần mềm do Trung tâm sản xuất ra như: phần mềm CMIS cho phép kết nối liên thông toàn bộ các nghiệp vụ của công tác kinh doanh điện năng trên toàn quốc, cho phép trả tiền điện qua các hệ thống ngân hàng mà không cần phải đến từng hộ dân như hiện nay; phần mềm FMIS (phần mềm quản lí tài chính kế toán, vật tư, khấu hao tài sản cố định) đã nâng cao đời sống cho người dân. Các hoạt động vui chơi, thể thao trong Trung tâm đã phần nào cải thiện điều kiện làm việc, giảm stress; với mức thu nhập trung bình là 5 triệu đồng/1 tháng đảm bảo đời sống cho người lao động. Về hiệu quả hoạt động kinh doanh: + Thứ nhất, doanh lợi của toàn bộ vốn kinh doanh DVKD (%) = (∏R + TLVV) × 100/ VKD (1) Trong đó: DVKD (%): Doanh lợi của toàn bộ vốn kinh doanh của một thời kỳ ∏R: Lãi ròng thu được ở thời kỳ tính toán TLVV: Lãi trả vốn vay của thời kỳ đó VKD: Tổng vốn kinh doanh của doanh nghiệp Dựa vào công thức trên và số liệu, ta có doanh lợi của toàn bộ vốn kinh doanh qua các năm 2005, 2006, 2007, 2008 Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 DVKD (%) (6.49) 7.15 (6.12) 3.63 Như vậy, việc kinh doanh của Trung tâm không hiệu quả và có năm còn không có lãi. Những năm có lãi như năm 2006, 2008 nhưng hiệu quả không cao và có chiều hướng giảm sút. Trung tâm cần xem xét lại việc sử dụng vốn kinh doanh, rà soát lại các khâu cùng tham gia trong quá trình đó. + Thứ hai, chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận trên vốn nhà nước DVNN (%) = ∏R × 100/ VNN (2) Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 DVNN (%) (21.62) 26.05 (30.61) 19.11 Tình hình sử dụng vốn Nhà nước không mấy hiệu quả và thay đổi bấp bênh, lúc giảm lúc tăng, không ổn định. Trung tâm nên xem lại quá trình hoạt động của doanh nghiệp để có điều chỉnh cho thích hợp. + Thứ ba, hiệu quả kinh doanh theo chi phí kinh doanh của một thời kì HCPKD (%) = TR × 100/ TCKD (3) Trong đó: HCPKD: hiệu quả kinh doanh tính theo chi phí kinh doanh TR: Doanh thu bán hàng của thời kỳ tính toán TCKD: Chi phí kinh doanh của sản phẩm tiêu thụ trong kỳ Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 TR 22 087 24 737 27 211 28 500 TC 24 100 22 751 30 243 25 634 HCPKD (%) 91.65 108.73 89.97 111.18 Hiệu quả kinh doanh theo chi phí năm 2005, năm 2007 chưa đạt hiệu quả, năm 2006 và năm 2008 đã đạt hiệu quả kinh doanh và năm 2008 có chiều hướng tăng, phát triển so với các năm trước kia. Để nâng cao hiệu quả kinh doanh cần tăng cường quản trị chiến lược kinh doanh, phát triển đội ngũ lao động và phát triển công nghệ kỹ thuật. 5. Ưu, nhược điểm, nguyên nhân Qua phân tích trên, có thể tổng hợp những ưu và nhược điểm đối với hoạt động của Trung tâm như sau: 5.1. Ưu điểm Mô hình cơ cấu tổ chức phù hợp với điều kiện làm việc hiện nay của Trung tâm, đảm bảo quá trình quản trị từ trên xuống và phối hợp giữa các phòng ban Xây dựng và tổ chức kế hoạch theo đúng qui trình PDCA (plan, do, check, act) Trình độ học vấn lao động đạt tương đối cao, khâu đầu vào tốt, việc phân công lao động phù hợp với chuyên môn Việc phân phối sản phẩm đáp ứng đủ 64 thành viên trong tập đoàn. Công tác marketing tạo dựng hình ảnh của Trung tâm tới khách hàng Về nguồn vốn: Trung tâm đã chủ động trong việc hình thành và sử dụng vốn Về hoạt động thường xuyên: Công tác vận hành mạng tương đối ổn định Về quản trị sự thay đổi: Trung tâm đã có sự điều chỉnh khi có biến động của thị trường 5.2. Nhược điểm và nguyên nhân Về công tác xây dựng chiến lược và kế hoạch: chiến lược cho Trung tâm chưa có, kế hoạch chưa tốt Nguyên nhân: + Do cán bộ thực hiện công tác kế hoạch còn thiếu năng lực và thực hiện dựa trên “tư duy cộng” + Do môi trường luôn luôn biến động Về nhân lực: Chất lượng lao động chưa cao Nguyên nhân: Có sự chênh lệch giữa trình độ học vấn và trình độ chuyên môn Về tiêu thụ: gặp nhiều khó khăn Nguyên nhân: + Do sản phẩm chuyên biệt + Đối tác chủ yếu là Tập đoàn Điện lực VIệt nam + Kém khả năng tìm dự án ngoài cho Trung tâm Về vốn: Hoạt động chưa hiệu quả Nguyên nhân: + Chủ yếu vốn trong Trung tâm là tự cung ứng, phải phụ thuộc vào Tập đoàn + Công tác thu chi chưa cân đối, các khoản chi quá nhiều so với thu Về hoạt động thường xuyên: Việc vận hành mạng có đôi lúc gặp sự cố Nguyên nhân: + Do đường truyền mạng không tốt + Năng lực cán bộ còn hạnh chế + Việc kiểm tra theo dõi hoạt động chưa hiệu quả Về quản trị sự thay đổi: Chưa được Trung tâm quan tâm đúng mức Nguyên nhân: + Do sự ỷ lại, phụ thuộc vào chỉ đạo của Tập đoàn + Nhận thức của nhà quản trị về vấn đề chưa thực sự đạt chất lượng 6. Định hướng phát triển trong tương lai của Trung tâm CNTT - Tập Đoàn Điện Lực Việt Nam Trung tâm tập trung thực hiện vào 4 nhóm mục tiêu, nhiệm vụ như sau: + Đảm bảo vận hành ổn định, nâng cao chất lượng công tác bảo trì hệ thống phần mềm và hạ tầng CNTT cho Tập đoàn và các đơn vị. Tổng giá trị ước đạt 18 tỷ đồng. + Hoàn thiện chất lượng các sản phẩm hiện tại, triển khai thành công các dự án dùng chung trong tập đoàn và đảm bảo triển khai các dự án theo đúng tiến độ với tổng giá trị các dự án là 119.8 tỷ đồng Trong năm 2009, Trung tâm sẽ chú trọng tập trung vào mục tiêu tăng cường củng cố chất lượng các sản phẩm phần mềm hiện tại đang áp dụng trong Tập đoàn, đồng thời triển khai thành công các dự án dùng chung của Tập đoàn trong các đơn vị để thống nhất quy trình nghiệp vụ, tạo ra một hệ thống thông tin phục vụ cho việc điều hành quản lý của Tập đoàn. + Đẩy mạnh hoạt động kinh doanh ngoài, góp phần tăng doanh thu tăng gấp đôi so với năm 2008. Mở rộng thêm một số lĩnh vực kinh doanh mới như gia công phần mềm và phân phối bản quyền phần mềm. Tổng giá trị ước đạt 30 tỷ đồng. Bước vào năm 2009, ngoài những lĩnh vực như quảng cáo và thiết kế web, triển khai các phần mềm và tư vấn đào tạo, Trung tâm Công nghệ thông tin sẽ đẩy mạnh phát triển các lĩnh vực như: Cung cấp thiết bị, triển khai xây dựng hạ tầng CNTT Gia công phần mềm – tích hợp Nội dung số. Từ đó giá trị ký kết các hợp đồng dự kiến sẽ đạt được 30 tỷ đồng, tăng gấp 3 lần so với năm 2008. + Hoàn thiện cơ cấu tổ chức, quy trình sản xuất, sắp xếp lao động, cải thiện công tác tiền lương, đào tạo nguồn nhân lực CNTT và đội ngũ quản lý trong Q2/2009.