Đề tài Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động phân phối của xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí

tượng của Xí nghiệp là chữ P chính là biểu tượng của Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam. Xí nghiệp Dịch vụ xăng dầu và Cơ khí ra đời trong giai đoạn Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam thực hiện chiến lược đổi mới và phát triển theo chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước, chuyển hoạt động sản xuất kinh doanh sang cơ chế thị trường định hướng Xã Hội Chủ Nghĩa, từng bước xây dựng Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam trở thành hãng xăng dầu quốc gia mạnh và năng động để tham gia hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới. Năm 2006, kỷ niệm 50 năm thành lập Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam, thương hiệu chữ P và một số thương hiệu, nhãn hàng hoá khác như dầu nhớt Racer, bảo hiểm Petrolimex (PJICO) đã lọt vào danh sách “500 thương hiệu nổi tiếng nhất Việt Nam”. Hiện tại, Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam là tổ chức kinh doanh thương mại xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu ở khâu hạ nguồn lớn nhất ở Việt Nam với 43 Công ty thành viên, 25 chi nhánh, 20 Công ty Cổ phần, 30 Công ty liên doanh, 1 chi nhánh tại Singapore. Xí nghiệp Dịch vụ xăng dầu và Cơ khí là một trong 09 Xí nghiệp trực thuộc Công ty thành viên 100% vốn Nhà nước. Xí nghiệp Dịch vụ xăng dầu và Cơ khí là đơn vị kinh tế hạch toán phụ thuộc Công ty xăng dầu khu vực I, được mở tài khoản tại ngân hàng và được sử dụng con dấu riêng để hoạt động. Xí nghiệp không được vay vốn nếu không được sự đồng ý của Công ty và có trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, kế hoạch của Tổng công ty và Công ty giao, thực hiện đúng các chế độ, chính sách của Nhà nước đối với người lao động và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước. Xí nghiệp Dịch vụ xăng dầu và cơ khí cũng được quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh theo quyết định số 244/XD-QĐ ngày 30 tháng 06 năm 1997 của Giám đốc Công ty xăng dầu khu vựcI. 1.2 Chức năng hoạt động và bộ máy tổ chức Chức năng hoạt động Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam là một Doanh nghiệp Nhà nước trọng yếu được xếp hạng đặc biệt trực thuộc Bộ Thương mại, có quy mô toàn quốc, giữ vai trò chủ đạo trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu, điều tiết, ổn định phát triển thị trường xăng dầu, các sản phẩm hoá dầu, và có nhiệm vụ đáp ứng mọi nhu cầu về xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu cho phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng. Nhận thức rõ “Xăng dầu là mạch máu của Quốc gia”, Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam coi kinh doanh xăng dầu không chỉ là vì lợi nhuận mà còn là nhiệm vụ chính trị đối với đất nước. Petrolimex xác định phải đảm bảo cung cấp cung cấp đủ nhiên liệu với chất lượng tốt cho toàn nền kinh tế trong mọi hoàn cảnh. Là một trong 5 đơn vị trực thuộc Công ty xăng dầu khu vực I, Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam, Xí nghiệp Dịch vụ xăng dầu và Cơ khí có chức năng chính là kinh doanh xăng dầu, các sản phẩm hoá dầu, cơ khí và các dịch vụ khác nhằm phục vụ tốt nhu cầu tiêu dùng của nhân dân, các tổ chức kinh tế xã hội trên địa bàn được phân công, đảm bảo mục tiêu chính trị, an ninh quốc phòng. Nhiệm vụ cụ thể của Xí nghiệp là tổ chức kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu theo các phương thức bán buôn trực tiếp, bán qua đại lý, tổng đại lý, và bán lẻ qua các cửa hàng ở ba huyện ngoại thành: Đông Anh, Gia Lâm và Sóc Sơn. Ngoài ra, Xí nghiệp còn có nhiệm vụ tổ chức thi công, lắp đặt, sửa chữa các công trình cơ khí, kinh doanh dịch vụ cơ khí, các thiết bị chuyên dụng xăng dầu và dịch vụ khác phục vụ nội bộ Công ty, các đơn vị trong ngành và nhân dân. Cơ cấu tổ chức Sơ đồ cơ cấu tổ chức Vấn đề tổ chức bộ máy quản lý luôn được Xí nghiệp quan tâm thích đáng nhằm xây dựng một bộ máy tổ chức vững mạnh để đạt được hiệu qủa kinh doanh và hoàn thành mục tiêu kế hoạch đề ra. Bộ máy tổ chức của Xí nghiệp luôn được đánh giá, kiện toàn và hiện nay đang duy trì cơ cấu quản lý theo sơ đồ sau: Phòng kinh doanh Phòng tổ chức hành chính Phòng kỹ thuật Phòng kế toán Giám đốc Phó giám đốc 1 Phó giám đốc 2 Cửa hàng trực thuộc CHDV tổng hợp Xưởngcơ điện Chức năng nhiêm vụ cụ thể Giám đốc Xí nghiệp: Là người lãnh đạo cao nhất đại diện cho mọi quyền lợi và nhiệm vụ của tập thể cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp. Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty xăng dầu khu vực I về công tác tổ chức, quản lý và điều hành các hoạt dộng thuộc chức năng nhiệm vụ của Xí nghiệp. Các nhiệm vụ cụ thể như sau: Chỉ đạo trực tiếp các Phó Giám đốc, Phòng Tổ chức hành chính và Phòng Kế toán tài chính; Chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo xây dựng phương án sản xuất kinh doanh, mục tiêu kế hoạch của Xí nghiệp trên cơ sở kế hoạch được Công ty giao; Tổ chức giao kế hoạch sản xuất kinh doanh cho các đơn vị trực thuộc, chỉ đạo, kiểm tra, giám sát các đơn vị trực thuộc trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ; Căn cứ vào nhiệm vụ và yêu cầu thực tế của Xí nghiệp tổ chức chỉ đạo công tác đầu tư trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất cho các đơn vị nhằm tạo điều kiện cho các đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ; Chỉ đạo và triển khai các mặt công tác khác theo yêu cầu thực tế của Xí nghiệp; Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh có các nhiệm vụ sau: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc, trực tiếp chỉ đạo Phòng Kinh doanh và hệ thống các cửa hàng trong việc kinh doanh xăng dầu, các sản phẩm hoá dầu và các dịch vụ khác. Thay thế điều hành khi Giám đốc vắng mặt; Tham gia xây dựng và chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ của Xí nghiệp; Trực tiếp chỉ đạo Phòng Kinh doanh trong việc triển khai công tác bán hàng, tiếp thị, nghiên cứu thị trường, đảm bảo công nợ hàng hoá và các mặt công tác, các mối quan hệ liên quan đến hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp. Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật có các nhiệm vụ: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc, trực tiếp chỉ đạo Phòng Quản lý Kỹ thuật và Xưởng cơ điện trong công tác sản xuất dịch vụ cơ khí xăng dầu, công tác đầu tư, sửa chữa trong thiết bị đảm bảo cho sản xuất cơ khí hiệu quả; Căn cứ vào kế hoạch sản xuất cơ khí, xây dựng Công ty giao cho tổ chức chỉ đạo phòng chức năng lập kế hoạch sản xuất hàng năm; Trực tiếp chỉ đạo việc triển khai kế hoạch sản xuất tại các đơn vị, tổ chức chỉ đạo, kiểm tra giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của Phòng Quản lý Kỹ thuật và Xưởng cơ điện, nghiệm thu tiến độ, chất lượng các công trình cơ khí, thành lập phương án đầu tư trang thiết bị kỹ thuật, hệ thống đo lường chất lượng, trang thiết bị nhập, xuất, tồn kho, bồn bể để giảm thiểu hao hụt. Tìm kiếm ký kết các Hợp đồng kinh tế giải quyết việc làm cho khối sản xuất cơ khí nhằm phục vụ tốt các các yêu cầu của Công ty, Xí nghiệp và toàn thể xã hội. Phòng Kinh doanh: Chức năng nhiệm vụ của phòng này được quy định chi tiết và cụ thể trong Quyết định 119/XDCK-QĐ ngày 30/08/1997 của Giám đốc Xí nghiệp có thể tóm tắt như sau: Tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh xăng dầu, Gas và các sản phẩm hoá dầu khác trên địa bàn được phân công; Trực tiếp tổ chức thực hiện nhiệm vụ kinh doanh xăng dầu, Gas, dầu mỡ nhờn và các sản phẩm dầu khác trên địa bàn được phân công; Điều tra nghiên cứu thị trường, trên cơ sở đó đề ra mục tiêu, kế hoạch kinh doanh tháng, quý, năm; Xây dựng, triển khai chiến lược kinh doanh, chính sách xúc tiến bán hàng, cơ chế hoạt động đối với từng kênh phân phối trong từng giai đoạn cụ thể; Xây dựng và tổ chức hướng dẫn thực hiện chế độ thông tin báo cáo, thống kê thống nhất toàn Xí nghiệp. Tổng hợp báo cáo thống kê theo quy định của Công ty và Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam; Quản lý và giao định mức hao hụt cho các cửa hàng, giám sát, kiểm tra các đơn vị thực hiện tiết kiệm chi phí, phối hợp cùng các phòng nghiệp vụ xác định chi phí khoán và bố trí lao động tại các Cửa hàng; Phòng tổ chức hành chính: Chức năng nhiệm vụ của phòng này được quy định cụ thể trong Quyết định số 117/XDCK-QĐ ngày 30/08/1997 của Giám đốc Xí nghiệp: Phòng có chức năng tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp, tổ chức thực hiện các công tác: Tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh, tổ chức cán bộ, bố trí sắp xếp, quản lý sử dụng lao động, giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động; bảo vệ nội bộ, thanh tra, kiểm tra đảm bảo an toàn an ninh trật tự, công tác an toàn bảo hộ lao động, vệ sinh môi trường; công tác quản trị cơ quan theo phân cấp quản lý của Công ty theo đúng quy định của ngành và pháp luật của Nhà nước. Tổ chức nghiên cứu quán triệt và hướng dẫn thực hiện các văn bản pháp quy của Nhà nước và Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam nhằm đảm bảo chế độ chính sách cho người lao động. Nghiên cứu xây dựng và lựa chọn mô hình tổ chức lao động, chủ động lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo bồi dưỡng lao động, quản lý và phân công lao động hợp lý, sử dụng cán bộ đúng năng lực chuyên môn. Xây dựng kế hoạch định mức khoán tiền lương, thưởng, lựa chọn hình thức trả lương, xét nâng lương, thực hiện phân phối thu nhập cho người lao động và công tác bảo hiểm xã hội, bảo hộ lao động, bảo hiểm y tế. Tổ chức thực hiện công tác huấn luyện quân sự, thanh tra bảo vệ, khen thưởng kỷ luật, giải quyết các đơn thư khiếu nại. Tổ chức công tác hành chính quản trị, hậu cần, mua sắm trang thiết bị văn phòng, tổ chức bố trí nơi làm việc, điều hành phương tiện đưa đón cán bộ đi công tác. Phòng Kế toán tài chính: Chức năng nhiệm vụ của Phòng này được cụ thể hoá tại quyết định số 116/XDCK-QĐ ngày 30/08/1997 của Giám đốc Xí nghiệp: Là phòng nghiệp vụ có chức năng tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác thống kê kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở Xí nghiệp, đồng thời làm chức năng kiểm soát viên kinh tế tài chính của nhà nước tại đơn vị; Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác hạch toán kế toán tại Xí nghiệp phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của đơn vị, đáp ứng kịp thời yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý; sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất do Bộ tài chính ban hành đã được Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam cụ thể hoá; Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh của Xí nghiệp; Xây dựng kế hoạch tài chính ngắn hạn, dài hạn, định mức chi phí phù hợp mục tiêu kế hoạch kinh doanh; Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời các kết quả kiểm kê tài sản trong kỳ, hướng dẫn quản lý, giám sát chặt chẽ việc sử dụng các nguồn vốn, quỹ, thanh quyết toán với khách hàng và cán bộ công nhân viên trong đơn vị. Lập và phân tích báo cáo tài chính, lưu trữ hoá đơn chứng từ theo đúng quy định của Nhà nước và của ngành cung cấp thông tin về tài chính nhằm tham mưu cho lãnh đạo Xí nghiệp, kịp thời chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh trong Xí nghiệp. Phòng Quản lý kỹ thuật: Chức năng, nhiệm vụ của phòng này được quy định tại Quyết định số 118/XDCK-QĐ ngày 30/08/1997 của Giám đốc Xí nghiệp, cụ thể: Tổ chức quản lý chỉ đạo điều hành các hoạt động thuộc chức năng kỹ thuật, vật tư bảo đảm phục vụ tốt nhu cầu sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp; Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh thuộc lĩnh vực cơ khí, sửa chữa trang thiết bị, thiết kế công nghệ, kỹ thuật thi công các sản phẩm, công trình; Quản lý chất lượng sản phẩm hàng hoá bảo đảm đúng phẩm chất, thường xuyên kiểm tra hàng hoá ở các khâu vận chuyển, nhập xuất, tồn trữ, bảo quản của các Cửa hàng trực thuộc, các đại lý và tổng đại lý; Lập hồ sơ dự toán các công trình xây dựng cơ bản, sửa chữa nhà xưởng, cửa hàng, kiểm tra và nghiệm thu các quy trình công nghệ kỹ thuật trong sản xuất. Phối hợp với Phòng Tổ chức hành chính thực hiện các công tác an toàn lao động, xây dựng và triển khai kế hoạch mua sắm, quản lý sử dụng các trang thiết bị, tổ chức kiểm tra thường xuyên, định kỳ. Ngoài ra, Phòng Quản lý kỹ thuật còn có các nhiệm vụ khác liên quan đến việc mua sắm, tổ chức quản lý vật tư, phối hợp với các phòng nghiệp vụ để xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh để nâng cao năng suất lao động. 1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh xăng dầu 1.3.1 Đặc điểm sản phẩm và ngành hàng kinh doanh Kinh doanh xăng dầu không giống như những ngành hàng khác, tính chất đặc biệt của nó thể hiện: Là sản phẩm ở thể lỏng và phải có các thiết bị bồn chứa đặc biệt Là chất dễ bay hơi đặc biệt là Gas lỏng bay hơi ở nhiệt độ thường, do đó cần phải có biện pháp giảm thiểu hao hụt. Là chất lỏng dễ cháy nổ, vì vậy bảo quản vận chuyển phải tuân thủ theo những quy trình đặc biệt, thiết bị phải đảm bảo không tạo ra tia lửa, hệ thống điện và các vật va đập phải được đóng kín. Là sản phẩm tử dầu mỏ có nguy cơ gây ô nhiễm môi trường cao, là nguồn nhiên liệu quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như phục vụ đời sống, cung cấp năng lượng chính cho các ngành vận tải ô tô, tàu hoả, máy bay, cơ khí…Do đó, xăng dầu là mặt hàng chiến lược của Nhà nước. Đối với Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam, kinh doanh xăng dầu không chỉ vì mục đích lợi nhuận mà nhiệm vụ chính trị đối với đất nước. Hàng năm, Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam nhập nhẩu 7-8 triệu m3 xăng dầu chiếm 60% thị phần nội địa, doanh thu từ xăng dầu dầu trung bình 25.000 tỷ đồng chiếm 80% tổng doanh thu toàn ngành. Hàng năm, Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam đầu tư hàng trăm tỷ đồng vào các chương trình đầu tư phát triển mở rộng và hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật, tạo năng lực sản xuất mới và khả năng cạnh tranh, đầu tư vào công trình trọng điểm, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả kinh doanh như mua thêm tàu viễn dương chở dầu, chở Gas, nâng cấp và xây dựng hệ thống cầu cảng, đầu tư mới mở rộng và cải tạo hệ thống kho dầu, nâng cấp tuyến ống, phát triển thêm Cửa hàng xăng dầu và Cửa hàng dầu mỡ nhờn, Gas hoá lỏng. Xí nghiệp Dịch vụ xăng dầu và Cơ khí trực thuộc Công ty xăng dầu khu vực I, Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam có thị trường phủ rộng khắp 3 huyện ngoại thành Hà Nội (Đông Anh, Gia Lâm, Sóc Sơn). Xăng dầu được nhập từ tổng kho xăng dầu Đức Giang (một trong 5 đơn vị thành viên của Công ty xăng dầu khu vực I), dầu mỡ nhờn được nhập từ Xí nghiệp dầu nhờn Hà Nội (thành viên của Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam). Gas và các hàng hoá khác được nhập từ Công ty Gas. Với những đặc thù của sản phẩm đòi hỏi quá trình vận chuyển, lưu trữ phải đảm bảo đúng quy trình kỹ thuật. Mọi sự cố xảy ra đều dẫn tới hậu quả nghiêm trọng, do đó công nhân của Xí nghiệp không những đòi hỏi trình độ chuyên môn mà còn phải có ý thức trách nhiệm với công việc để đảm bảo an toàn lao động. Hiện nay, tuy kinh doanh xăng dầu vẫn thuộc độc quyền nhà nước nhưng Xí nghiệp vẫn phải cạnh tranh với các doanh nghiệp thành viên của Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam. Do đó, hiệu quả luôn là vấn đề đặt ra đối với đội ngũ quản trị và Ban lãnh đạo Xí nghiệp 1.3.2 Quản lý vĩ mô của Nhà nước đối với kinh doanh xăng dầu Kinh doanh xăng dầu là ngành kinh doanh có điều kiện. Xăng dầu có vị trí quan trọng trong sự phát triển kinh tế xã hội. Để đảm bảo an ninh xăng dầu Chính phủ phải ban hành các Nghị quyết, Công văn hướng dẫn thi hành chi tiết đối với từng đơn vị kinh doanh xăng dầu. Thông qua các văn bản đó, Chính phủ chủ trương xây dựng hệ thống cung ứng xăng dầu phát triển ổn định, từng bước phù hợp với cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nứơc đảm bảo an toàn năng lượng quốc gia. Để giải quyết tốt vấn đề đó Nhà nước cần áp dụng các biện pháp kinh tế hoàn chỉnh để can thiệp vào thị trường xăng dầu đặc biệt là áp dụng chính sách giá định hướng theo sự chỉ đạo của Nhà nước và cơ chế giá giao cùng với chính sách trợ giá, hỗ trợ cước vận tải đối với địa bàn xa trung tâm đầu mối giao hàng nhằm bình ổn thị trường đảm bảo mục tiêu chính trị, đáp ứng nhu cầu sản xuất và kinh doanh, đảm bảo cho doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu xăng, dầu mỏ bù đắp chi phí và tích luỹ cho đầu tư phát triển. Một số quy định của Nhà nước đối với kinh doanh xăng dầu và đại lý kinh doanh xăng dầu: Thông tư hướng dẫn điều kiện kinh doanh xăng dầu 14/1999/TT-BTM (ngày 07/09/1999), Quy chế quản lý kinh doanh xăng dầu (kèm theo Quyết định số 187/2003 của Thủ tướng chính phủ), Quyết định của Bộ trưởng Bộ thương mại số 1505/2003/QĐ-BTM về việc ban hành quy chế đại lý kinh doanh xăng dầu (ngày 17/11/2003), Quy định của Bộ trưởng Bộ thương mại về mức thù lao đại lý bán xăng dầu QĐ0676/2004/QĐ-BTM (ngày 31/05/2004), QĐ2645/2005/QĐ-BTM, QĐ 0548/XD-KTXD về tăng cường công tác quản lý cửa hàng bán lẻ xăng dầu, … Việc Nhà nước quản lý chặt chẽ các điều kiện kinh doanh xăng dầu, các tiêu chuẩn đại lý phân phối, tiêu chí đặt Cửa hàng bán lẻ và hoa hồng đại lý,…có ảnh hưởng lớn đến quyết định lựa chọn thành viên, hình thức và chính sách phân phối không chỉ riêng đối với Xí nghiệp Dịch vụ xăng dầu và Cơ khí mà đối với toàn bộ các đơn vị kinh doanh xăng dầu. Kinh doanh xăng dầu là hoạt động chủ đạo do đó hiệu quả hoạt động phân phối sẽ ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của toàn đơn vị. 1.3.3 Thị trường xăng dầu hiện nay Việt Nam có trữ lượng dầu mỏ tương đối lớn song chủ yếu lại khai thác thô, công nghệ chế biến còn lạc hậu, nhu cầu tiêu dùng lại cao, hàng năm nước ta phải nhập khẩu nhiều nhiên liệu từ nước ngoài. Thị trường xăng dầu thế giới gần đây lại bất ổn do nhiều nguyên nhân khác nhau. Mặt khác, nguồn dầu mỏ trên thế giới ngày càng cạn kiệt, tài nguyên không tái sinh, hàng hóa thay thế xăng dầu thì hạn chế trong khi nhu cầu sử dụng ngày càng tăng khiến giá xăng dầu tăng lên nhanh chóng. Tình hình thị trường xăng dầu thế giới ảnh hưởng mạnh mẽ đến thị trường xăng dầu trong nước. Nhà nước phải thực hiện các chính sách bù lỗ, nhiều đối tượng lợi dụng đầu cơ có tính chất trục lợi cũng làm cho thị trường xăng dầu bất ổn. Tháng 05/2004 giá dầu thô thế giới khoảng 41$/thùng, mức giá cao nhất trong hơn 30 năm tính đến thời điểm đó. Chênh lệch giá dầu thô so với so với xăng dầu cũng ở mức cao. Giá nhập 1 lít xăng dầu lỗ 600 đồng. Quý I năm 2004 toàn Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam lỗ 550 tỷ đồng nhưng được Nhà nước bù lỗ 50%. Sau 2 năm, đến nay giá dầu thô luôn ở mức cao, vào tháng 07 năm 2006 giá 78$/thùng. Giá dầu thô đột ngột giảm vào tháng 09/2006 chỉ 1 ngày sau khi Liên bộ Tài chính-Thương mại công bố quyết định tăng giá xăng dầu trong cả nước. Giá dầu thế giới biến động là mối quan tâm của người tiêu dùng, cơ quan chức năng và các nhà hoạch định chính sách. Khi giá dầu thô thế giới giảm mạnh và có xu hướng ổ định ở mức 70$/thùng, khiến người tiêu dùng lạc quan có thể hoàn toàn tin tưởng vào một quyết định giảm giá bán lẻ xăng dầu. Tháng 08/2006, khi cơ quan an ninh của Anh phá tan một âm mưu đánh bom máy bay khiến các nhà đầu tư cho rằng nhu cầu nhiên liệu giảm mạnh trong thời giam tới. Số lượng dự trữ xăng dầu tại Mỹ, nước tiêu thụ hàng đầu dồi dào xoá đi nỗi lo thiếu hụt nhiên liệu năm nay tại nước này.Điểm nhấn quan trọng trong những diễn biến xăng dầu tại Mỹ là giá xăng dầu ở nước này cũng giảm xuống thấp nhất trong vòng 02 tháng qua khi tập đoàn BP công bố mỏ dầu Prudhoe Bay tại Mỹ có thể khôi phục được 50% trong tổng số công suất 400.000 thùng/ngày. Theo một số chuyên gia, thông tin tuyên bố trước đó của tập đoàn BP về việc đóng cửa bảo dưỡng mỏ dầu là “1 cú đấm quyết định” cho việc tăng giá bán lẻ xăng dầu trong nước. Cùng với nguồn cung cầu có dấu hiệu khôi phục mạnh mẽ thì thoả thuận ngừng bắn giữa Libang và Iraq, những tín hiệu khả quan trong việc giải quyết vấn đề hạt nhân tại Iran cũng là nhân tố quan trọng khiến giá dầu hạ thấp. Trong 8 phiên giao dịch gần đây nhất trên thị trường NewYork, giá dầu thô đã giảm tới 6 phiên, trong đó 4 phiên giảm liên tục khiến giá giảm tới 7% so với tháng 08/2006. Giá dầu giao tháng 10/2006 trên thị trường này chỉ còn 70$/thùng giảm hơn 6$ so với thời điểm trong nước tăng giá bán lẻ xăng dầu. Ngày 01/09/2006 đã có quyết định 45/2006/QĐ-BTC về việc tăng thuế nhập khẩu xăng dầu. Theo đó, hầu hết thuế nhập khẩu các loại xăng dầu sẽ được nâng từ 0% đến 5%. Riêng một số loại dầu dùng để bôi trơn không phổ biến ở mức 10%, dầu thải là 20%, áp dụng mức 0% đối với dầu thắp sáng. Thị trường xăng dầu biến động đòi hỏi các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu phải chủ động trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh, nắm bắt được những chủ trương định hướng của Nhà nước để kịp thời thay đổi phương án kinh doanh, chính sách phân phối… 1.4 Kết quả kinh doanh của Xí nghiệp Trong những năm gần đây, kết quả kinh doanh xăng dầu của Xí nghiệp có những bước tiến rõ rệt, từ chỗ không đạt so với kế hoạch đề ra đến đạt và vượt định mức. Tổng sản lượng bán ra của năm sau cao hơn năm trước, và vẫn có xu hướng tăng do nhu cầu thị trường về các mặt hàng này ngày càng tăng lên. Bảng 1: Tổng sản lượng xuất bán xăng dầu chính (ĐVT: m3) Năm 2002 2003 2004 2005 Sản lượng 66391.5 95593.5 95997.4 127925.4 (Nguồn: Báo cáo tổng hợp Phòng kinh doanh) Đối với Xí nghiệp Dịch vụ xăng dầu và Cơ khí kinh doanh dầu mỡ nhờn và Gas là hình thức kinh doanh phụ do Công ty giao, riêng mặt hàng Gas mới được đưa vào kinh doanh quý IV năm 2004. Dầu nhờn đa dạng về chủng loại, bao gồm: Energol HD-40, PLC Mortor Oil Extra HD50, Energol HM46, PCL Racer…) Bảng 2: Doanh thu dầu mỡ nhờn, Gas (ĐVT: Triệu đồng) Năm 2002 2003 2004 2005 Dầu nhờn 4042,360 4472,301 6232,968 5865,819 Gas 92,453 145,582 2051,12 2925,781 (Nguồn: Báo cáo tổng hợp Phòng kinh doanh) Bảng số liệu cho thấy kinh doanh dầu nhờn có xu hướng tăng, năm 2003 tăng 10.6 %, năm 2004 tăng 39% đến năm 2005 giảm không đáng kể (5.8%). Hoạt động kinh doanh dịch vụ cơ khí của Xí nghiệp cũng ngày càng đạt được những kết quả khả quan hơn, không chỉ mang lại lợi nhuận mà còn tạo công ăn việc làm cho một bộ phận không nhỏ lao động. Kinh doanh xăng dầu là hoạt động chủ đạo của Xí nghiệp với hệ thống các Cửa hàng trực thuộc, các đại lý bán buôn, bán lẻ…ngày càng được củng cố và mở rộng. Cửa hàng dịch vụ Tổng hợp và Xưởng cơ điện cũng hoạt động mang lại hiệu quả cao cho Xí nghiệp. Nhìn chung hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp cũng có những lúc gặp khó khăn nhưng tập thể cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp vẫn quyết tâm vượt qua dưới sự lãnh đạo của Công ty và lãnh đạo Xí nghiệp. Trong thời gian tới Xí nghiệp sẽ thực hiện những chủ trương mới nhằm tăng tính năng động sáng tạo, chủ động trong kinh doanh trước những biến động của thị trường để hoàn thành kế hoạch do Tổng công ty và Công ty xăng dầu khu vực I giao, giữ vững thị phần và uy tín của thương hiệu Petrolimex. 2. Hoạt động phân phối xăng dầu tại Xí nghiệp 2.1 Hệ thống kênh phân phối hiện tại 2.1.1 Các cửa hàng trực thuộc Xí nghiệp có 25 Cửa hàng trực thuộc đặt tại khu vực 3 huyện ngoại thành là: Gia Lâm, Sóc Sơn, và Đông Anh, nhưng tập trung chủ yếu là ở địa bàn huyện Gia Lâm. Các cửa hàng này đều được đầu tư trang thiết bị hiện đại, có tính năng kỹ thuật cao do các nước phát triển sản xuất như: Cột bơm điện tử, bồn chứa, các thiết bị phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường và dụng cụ bảo hộ lao động, bảng yết giá, biển hiệu, biểu tượng Petrolimex…Vị trí đặt các cửa hàng này cũng phải đáp ứng tiêu chuẩn theo Quy chế quản lý kinh doanh xăng dầu của Bộ Thương mại. Việc bố trí lao động tại các cửa hàng được Xí nghiệp thực hiện theo quy chế Quản lý lao động tại cửa hàng theo quy định của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam. Căn cứ vào quy mô, sản lượng tiêu thụ, tiêu chuẩn xếp loại của từng cửa hàng Xí nghiệp bố trí lao động ít nhất từ 03 đến 10 người, trong đó có một Cửa hàng trưởng và các công nhân trực tiếp bán hàng. Công tác tổ chức bán hàng ở các cửa hàng này được bố trí theo ca, mỗi ca gồm 01 ca chính và 01 hoặc 02 ca phụ, thời gian giao ca là một ngày (24/24 h) do Cửa hàng trưởng phân công. Cửa hàng trưởng là người trực tiếp chịu trách nhiệm trước Xí nghiệp về vấn đề quản trị mọi hoạt động tại Cửa hàng. Nhiệm vụ của từng ca bán hàng được thực hiện theo quy trình bán hàng: Nhận hàng, tổ chức bán hàng, giao nhận ca, theo dõi và ghi chép sổ sách, hoá đơn bán hàng, sao kê hoá đơn chứng từ và thu nhận tiền đầy đủ theo đúng quy định quản lý tại Cửa hàng xăng dầu. Ngoài nhiệm vụ trên, mỗi người lao động còn phải thực hiện tốt công tác quản lý phòng chống cháy nổ, vệ sinh công nghiệp, an toàn vệ sinh môi trường… Tại các Cửa hàng trực thuộc, xăng dầu được xuất bán cho khách mua lẻ, khách mua buôn, bên cạnh đó Xí nghiệp còn phát hành các Phiếu bán lẻ lưu động trả tiền trước, gồm các loại: 02 lít, 05 lít, 10 lít, 20 lít, và 50 lít. Khách hàng mua các Phiếu bán lẻ trả tiền trước thường là các tổ chức, các đơn vị sự nghiệp, các công ty trợ cấp xăng cho nhân viên…Một số khách hàng thường xuyên mua Phiếu bán lẻ lưu động của Xí nghiệp như: Xí nghiệp xe Bus Thủ Đô Bệnh viện đa khoa Đức Giang Điện lực Long Biên Trường kỹ thuật May Công ty TNHH Phát triển Nội Bài ………. Công ty TNHH Procter & Gamble Điện lực Đông Anh Công ty may 10 Công ty CP QL Đường Sông 06 Công ty Điện tử Orion Hannel UBND Huyện Gia Lâm Phiếu lưu động bán lẻ chủ yếu là xăng Mogas 92 (không chì) và dầu Diezel. Các phiếu này chỉ có giá trị nhận xăng dầu tại các Cửa hàng trực thuộc của Xí nghiệp ở 03 huyện nói trên. Hiện tại, hệ thống tổng đại lý của Xí nghiệp gồm có: Tổng đại lý 29 Minh Hồng Tổng đại lý 49 XD Thái Âu Tổng đại lý 51 Mạnh Cường Tổng đại lý 75 Hoàng Long XNBL xăng dầu Hàng Không 2.1.2 Hệ thống đại lý, tổng đại Các tổng đại lý có thể ký hợp đồng với nhiều doanh nghiệp xăng dầu đầu mối hoặc các đợn vị trực thuộc, nhưng phải tổ chức hệ thống bán lẻ riêng cho từng doanh nghiệp đầu mối.Tại một cửa hàng, trạm bán lẻ chỉ được bán xăng dầu của một doanh nghiệp và phải ghi rõ biển hiệu của Xí nghiệp xăng dầu đầu mối (Ví dụ: Công ty xăng dầu khu vực I, Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí, Cửa hàng xăng dầu số 81) Quy chÕ ®¹i lý KD x¨ng dÇu ban hµnh kÌm theo QuyÕt ®Þnh sè 1505/3003/Q§-BTM. Mỗi Tổng đại lý của Xí nghiệp cũng có các cửa hàng bán lẻ của mình tập trung tại các khu vực thuộc địa phận: Đông Anh, Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Việt Trì, Hưng Yên, Thái Nguyên , Hoà Bình, Hà Tây…Có thể thấy các đại lý, tổng đại lý của Xí nghiệp bao phủ khu vực thị trường khá rộng, chủ yếu là lân cận huyện Gia Lâm, nơi đặt Tổng kho xăng dầu Đức Giang (một trong 05 đơn vị trực thuộc Công ty xăng dầu Khu vực I). Cự ly xa nhất của các Tổng đại lý cách Tổng kho Đức Giang 125 Km (đại lý bán lẻ của Tổng đại lý 75 Hoàng Long-Lương Sơn, Hoà Bình), tiếp theo là cự ly 85 km (Khoái Châu-Hưng Yên) còn lại trung bình cách kho khoảng 30-50 Km. Nhìn chung vị trí của các Tổng đại lý thuận tiện cho việc tiếp nhận hàng hoá từ Kho và phân phối cho các đại lý bán lẻ khác. Xí nghiệp có 16 đại lý bán lẻ, theo hình thức bao tiêu. Đây là hình thức mà bên đại lý đảm nhận bán trọn gói một lượng xăng dầu nhất định theo giá bán của bên giao đại lý. Thù lao của bên đại lý là khoản chênh lệch giữa giá bán thực tế so với giá giao của bên giao đại lý (ở đây là Xí nghiệp Dịch vụ xăng dầu và Cơ khí). Các đại lý bán lẻ này cũng tập trung ở 03 khu vực thị trường chính của Xí nghiệp là Sóc Sơn, Đông Anh, Gia Lâm. 2.1.3 Hệ thống khách hàng bán buôn Khách hàng bán buôn của Xí nghiệp là các đại lý bán buôn dầu FO (dầu đen) như: Công ty cổ phần đầu tư xây dựng công trình 135, doanh nghiệp tư nhân Đức Lộc-Bồ Đề, Công ty đường 122-Thái Nguyên, Công ty đường 122-Hoà Bình, Công ty cơ khí 1-5 Đông Anh, Công ty thuỷ lợi II-Vĩnh Phúc, Công ty SX XNK & Đầu tư-Đức Giang…Tuy nhiên sản phẩm này cũng chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ trong cơ cấu mặt hàng của Xí nghiệp. 2.1.4 Kết quả hoạt động hệ thống phân phối Dưới đây là kết quả sản lượng xuất bán các mặt hàng của Xí nghiệp theo các phương thức bán (các kênh phân phối): 2002 2003 2004 2005 Dầu sáng (lít) 66391500 95593500 95997437 127925419 Bán buôn 3125000 1235500 33736868 2922870 Bán lẻ 32814500 38946300 25560915 28985111 Tổng ĐL 30452000 55411700 20472304 69265766 ĐL bán lẻ 15532480 9442667 Phiếu BLLĐ 694870 17309005 Dầu nhờn (lít) 230147 255632 290641,5 338952,8 Bán buôn 57987 72483 97853,0 143513,0 Bán lẻ 172160 183149 192788,5 195439,8 Gas (kg) 137760 152124 180698 222070 Bán buôn 52500 54124 58198 61143 Bán lẻ 85260 98000 122500 160927 (Báo cáo tổng hợp hàng năm-Phòng kinh doanh) Nhìn vào bảng số liệu có thể thấy rằng đối với hầu hết các mặt hàng thì bán lẻ vẫn là mặt trận hàng đầu của Xí nghiệp, chiếm tỷ trọng lớn trong hệ thống kênh phân phối của Xí nghiệp. Năm 2002, 2003 khi hệ thống đại lý và tổng đại lý chưa phát triển thì kênh bán lẻ xăng dầu chiếm tới hơn 49% năm 2002, 41% năm 2003. Từ năm 2004 đến nay Xí nghiệp đã chú trọng mở rộng hệ thống đại lý, tổng đại lý và kinh doanh có hiệu quả nên tỷ trong kênh bán lẻ lại có xu hướng giảm còn xấp xỉ 30% và tỷ trọng kênh bán buôn, bán đại lý lại tăng lên đáng kể. Đối với mặt hàng dầu nhờn thì cũng chủ yếu là bán lẻ tại các cửa hàng xăng dầu và cửa hàng dịch vụ tổng hợp, tỷ trọng của kênh bán lẻ luôn chiếm từ 60-70%. Gas và các phụ kiện được các công nhân của Xí nghiệp lắp đặt và vận chuyển tận nơi khi có yêu cầu do đó mà doanh số bán lẻ cũng chiếm tới gần 70% tổng số xuất bán của Xí nghiệp. Xăng dầu là hoạt động kinh doanh chủ đạo nên tổ chức hệ thống phân phối xăng dầu da dạng hơn các sản phẩm dịch vụ khác nhằm tận dụng hết ưu thế của việc sử dụng hệ thống trung gian, mang lại hiệu quả kinh tế cao cho Xí nghiệp. Cơ cấu mặt hàng của Xí nghiệp có sự thay đổi so với năm 2005, hiện tại gồm có: xăng Mogas 92 (không pha chì), Mogas 95, dầu Diezel, dầu hoả, dầu mazut (FO). Sau đây là sản lượng xuất bán của từng kênh phân phối theo cơ cấu mặt hàng: Xăng Mogas 92 hiện nay được sử dụng rộng rãi nhất do đó sản lượng tiêu thụ loại xăng này là lớn nhất và tăng đều khoảng 25% mỗi năm. Do số lượng các phương tiện sử dụng Diezel ngày càng tăng do đó mặt hàng này cũng được tiêu thụ khá mạnh và còn có xu hướng tăng, phân bổ khá đều ở các kênh phân phối, đây là dấu hiệu khả thi để Xí nghiệp chú trọng phát triển hệ thống kênh đối với mặt hàng này. 2003 2004 2005 Mogas90 15502300 8616936 4510861 Bán buôn 0 4453437 3275981 Bán lẻ 5426300 2207499 420335 Bán đại lý 10076 1956000 683000 Phiếu Blẻ 131545 Mogas92 35221100 44371403 55402690 Bán buôn 0 22430661 1173500 Bán lẻ 18765900 6280922 24485722 Tổng ĐL 15659820 4617091 Đại lý băn lẻ 16455200 7948917 Phiếu Blẻ 17177460 Mogas95 200420 Bán buôn 200420 Bán lẻ Diezel 4652300 15659820 64816607 Bán buôn 526700 558070 598030 Bán lẻ 480600 16529233 608822 Bán đại lý 3645000 16425554 62799005 Tổng ĐL 14785080 810750 Phiếu Blẻ 680300 Dầu hoả 2388500 8135901 4818111 Bán buôn 708800 6094700 1151340 Bán lẻ 1427350 543261 614586 Tổng ĐL 252350 1430930 1228915 ĐL bán lẻ 67010 1823270 Dầu FO 19634,6 Bán buôn 40217,8 Bảng: Sản lượng xuất theo cơ cấu mặt hàng và phương thức bán (lít) 2.2 Hoạt động quản trị phân phối 2.2.1 Quan điểm quản trị và phát triển hệ thống phân phối Chính sách phân phối dựa trên đặc điểm ngành hàng và chiến lược kinh doanh của Xí nghiệp. Đặc điểm ngành hàng là một trong những căn cứ cơ bản để thiết lập kênh phân phối. Như đã phân tích ở trên, đối với sản phẩm xăng dầu, Gas, cơ khí khách hàng đặc biệt quan tâm đến sự an toàn của sản phẩm vì vậy các kênh phân phối, cách thức phân phối phải tạo được lòng tin của khách hàng đối với sản phẩm này. Ngoài ra, trong tổ chức kênh phân phối của các doanh nghiệp cần phải chú ý tới tính hoàn hảo, đồng bộ của dịch vụ và đảm bảo văn minh thương nghiệp. Đặc điểm kinh doanh xăng dầu, dầu mỡ nhờn, Gas và các phụ kiện là tính liên tục, đặc biệt là các khách hàng công nghiệp. Đây cũng là ngành hàng Kinh tế kỹ thuật, do đó yêu cầu về kỹ thuật là khá lớn. Vấn đề kết hợp giữa đặc trưng ngành hàng kinh doanh với chiến lược phát triển của Xí nghiệp để xây dựng một hệ thống phân phối hiệu quả, tiết kiệm chi phí hợp lý, giảm thiểu hao hụt trong vận chuyển luôn được ban lãnh đạo Xí nghiệp quan tâm. Thiết kế, quản lý hệ thống kênh phân phối xuất phát từ kết quả nghiên cứu thị trường và năng lực của Xí nghiệp Kinh doanh theo quan điểm Marketing hiện đại nghĩa là doanh nghiệp không bán những gì mình có mà phải bán cái thị trường cần. Xuất phát từ đặc điểm tiêu dùng, khách hàng của Xí nghiệp được chia thành hai nhóm cơ bản: khách hàng công nghiệp và khách hàng dân dụng. Với mỗi nhóm khách hàng Xí nghiệp đưa ra những cách thức thoả mãn phù hợp trên cơ sở đã nghiên cứu nhu cầu của từng đối tượng, trong đó lựa chọn điều phối hàng hoá vào kênh phân phối cũng là một công cụ đắc lực. Kênh phân phối có khả năng tự thích ứng với sự thay đổi của môi trường Sự linh hoạt của kênh phân phối thể hiện ở khả năng thích ứng với những thay đổi của môi trường kinh doanh, cũng như sự linh hoạt trong thực thi các chính sách của Xí nghiệp, định hướng của Nhà nước và nắm bắt được thông tin chính sách của đối thủ cạnh tranh, không quá bị động trước những thay đổi này sẽ dẫn đễn bất lợi trong cạnh tranh phân phối sản phẩm. 2.2.2 Công tác xây dựng chương trình kế hoạch phân phối Công tác nghiên cứu thị trường Trước đây khi Nhà nước còn thực hiện cơ chế kế hoạch hoá bao cấp thì Xí nghiệp cũng như khá nhiều doanh nghiệp Nhà nước khác ít quan tâm tới việc nghiên cứu thị trường và dự báo thị trường, vì khi đó mọi kế hoạch sản xuất tiêu thụ đều do sự chỉ đạo của Nhà nước do đó kinh doanh thụ động, hiệu quả chưa cao. Từ khi chuyển sang kinh doanh theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước thì mọi doanh nghiệp đều phải quan tâm vấn đề này để đề ra các phương án phù hợp với thực tiễn, có như vậy thì doanh nghiệp mới tồn tại và phát triển được Thời gian qua, Xí nghiệp cũng đã cử các cán bộ làm công tác thị trường, nghiên cứu biến động và dự báo xu hướng thị trường. Mặt khác để xem xét tình hình thực tế ban Giám đốc cũng giành thời gian đến các địa bàn kiểm tra, đôn đốc, thu thập thông tin và nghiên cứu phục vụ cho công tác lãnh đạo. Bên cạnh đó các cán bộ phòng kinh doanh còn định kỳ kiểm kê số lượng, giám sát chất lượng, thái độ phục vụ của nhân viên tại các Cửa hàng bán lẻ xăng dầu, đại lý để kịp thời chỉ ra sai sót và yêu cầu sửa chữa, không làm ảnh hưởng đến uy tín của Xí nghiệp cũng như thương hiệu Petrolimex. Kế hoạch bán hàng Xí nghiệp Dịch vụ xăng dầu và Cơ khí khai thác theo nhu cầu phát sinh của thị trường (khách mua đi đường tại các cửa hàng trực thuộc), các hợp đồng, đơn đặt hàng. Lượng xăng dầu tiêu thụ trên cơ sở theo hợp đồng chủ yếu là các đơn vị vũ trang, các cơ quan hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp quốc doanh, một số doanh nghiệp ngoài quốc doanh và các đại lý bán buôn, bán lẻ. Nhìn chung Xí nghiệp đã căn cứ vào các đơn đặt hàng, hợp đồng tiêu thụ để lên được chương trình kế hoạch bán hàng một cách cụ thể chi tiết. Chương trình bán hàng không chỉ đề ra các mục tiêu cần đạt được mà còn xác định trình tự, tổ chức các điều kiện để thực hiện mục tiêu đặt ra. Trong những năm qua, đối với việc đáp ứng các đơn đặt hàng, hợp đồng tiêu thụ xăng dầu được Xí nghiệp thực hiện tương đối tốt về số lượng, chất lượng và thời gian giao hàng. Để thực hiện tốt điều này, bộ phận kế hoạch của Xí nghiệp đã nghiên cứu và cân đối các đơn hàng để xây dựng một kế hoạch tổng thể nhằm tránh chồng chéo, giao hàng đúng thời gian, số lượng, chất lượng chủng loại, cơ cấu mặt hàng. Tuy nhiên cũng có thời gian Xí nghiệp chưa đáp ứng được 100% nhu cầu kế hoạch do các nguyên nhân khách quan như: mất điện, tạm đình chỉ để kiểm kê thực hiện chính sách giá mới hoặc tạm ngừng cung cấp do khách hàng có công nợ lớn… Kế hoạch xác định chi phí Xí nghiệp Dịch vụ xăng dầu và Cơ khí là đơn vị hạch toán phụ thuộc Công ty xăng dầu khu vực khu vực I, thực hiện chế độ hạch toán toàn ngành. Kế hoạch chi phí kinh doanh hàng năm được Xí nghiệp quan tâm và xây dựng từng định mức chi cụ thể. Công ty căn cứ vào kế hoạch của đơn vị và tình hình hoạt động thực thế toàn ngành và khu vực để phê duyệt kế hoạch năm. Xí nghiệp Dịch vụ xăng dầu và Cơ khí căn cứ vào đó để hạch toán chi phí kinh doanh theo đúng quy định nhằm mục tiêu tiết kiệm chi phí hợp lý, nhất là các chi phí hao hụt (do đặc trưng sản phẩm xăng dầu: hao hụt trong khâu vận chuyển và khi nhiệt độ môi trường thay đổi, nhiệt độ tiêu chuẩn được tính là 15oC). 2.2.3 Chính sách phân phối Chính sách thúc đẩy bán hàng Các mặt hàng kinh doanh ngoài xăng dầu của Xí nghiệp như: Dầu mỡ nhờn, Gas và các phụ kiện thời gian gần đây xuất hiện thêm nhiều đối thủ cạnh tranh nhất là đối thủ thương mại. Để giữ vững thị phần, Xí nghiệp đã có nhiều giải pháp để thúc đẩy tiêu thụ như: Trang trí cửa hàng (Cửa hàng DVTH), trưng bày hợp lý, đầu tư trang thiết bị hiện đại, bán hàng có khuyến mãi các sản phẩm áo, mũ in biểu tượng của hãng, các đại lý bán buôn, bán lẻ lớn được tăng tỷ lệ chiết khấu, khách hàng thường xuyên mua nhiều có thể chậm thanh toán. Đối với xăng dầu, việc tổ chức dịch vụ sau bán là rất khó, và không thực hiện được đối với các khách lẻ qua đường nhưng đối với hàng hoá là Gas hoá lỏng, bếp và các phụ kiện Gas Xí nghiệp cung cấp các dịch vụ bán và sau bán như: Vận chuyển, lắp đặt, thay thế, bảo dưỡng sửa chữa tại nhà…Các giải pháp này tuy chưa nhiều nhưng đã góp phần không nhỏ đối với hoạt động phân phối của Xí nghiệp. Chính sách giá Như đã phân tích ở trên, hệ thống phân phối sản phẩm của Xí nghiệp gồm khách hàng bán buôn, đại lý bán lẻ, tổng đại lý và các cửa hàng trực thuộc, do đó đối với mỗi kênh Xí nghiệp áp dụng chính sách khác nhau. Xí nghiệp trực thuộc Công ty xăng dầu khu vực I, hạch toán chung toàn ngành do đó giá bán các mặt hàng trong từng thời điểm là giá thống nhất. Trên cơ sở giá định hướng của Nhà nước và quyền hạn của Doanh nghiệp xăng dầu đầu mối quy định tại khoản 03 điều 11 Quy chế đại lý kinh doanh xăng dầu ban hành kèm theo Quyết định số 187/2003/QĐ-TTg ngày 15/09/2003 của Thủ tướng chính phủ, doanh nghiệp xăng dầu đầu mối có quyền quyết định gía bán cụ thể, bao gồm: giá giao tại kho của doanh nghiệp xăng dầu đầu mối, giá bán lẻ tại các cửa hàng, trạm bán lẻ trực thuộc doanh nghiệp đầu mối và các đại lý bán lẻ trong toàn bộ hệ thống phân phối xăng dầu. Giá bán lẻ là cơ sở để tính giá giao và thù lao cho các đại lý trong hệ thống của Xí nghiệp. Tất cả các cửa hàng, trạm bán lẻ và các đại lý bán lẻ xăng dầu không được cao hơn giá bán lẻ quy định, phải niêm yết giá và bán đúng giá niêm yết. Thù lao đại lý, tổng đại lý cũng được quy định chặt chẽ trong Quyết định số 0676/2004/QĐ-BTM (ngày 31/05/2004). Theo quy định này, mức thù lao tối đa đối với tổng đại lý không quá 15đ/lít ở nhiệt độ thực tế. Trên thực tế, Xí nghiệp có thể có chính sách khuyến khích đối với các đại lý, tổng đại lý và các cửa hàng nếu vượt kế hoạch sản lượng, chi phí, theo hình thức thưởng doanh số hoặc cấp tín dụng (gia hạn thanh toán). 2.2.4 Đánh giá các thành viên kênh phân phối Đánh giá các thành viên của hệ thống phân phối là công việc hết sức quan trọng, nhằm mục đích phát hiện những ưu nhược điểm của hệ thống, chính sách hiện tại, kịp thời điều chỉnh để phát huy nhân tố tích cực và đẩy lùi tiêu cực. Công tác này luôn được Xí nghiệp quan tâm đầu tư nhân lực và tài chính, đảm bảo nắm bắt được các thông tin về các đơn vị trực thuộc của mình. Trên cơ sở so sánh giữa kế hoạch đề ra và sản lượng thực hiện, đánh giá và xếp hạng cửa hàng, đại lý, có biện pháp khuyến khích vượt kế hoạch… 3. Đánh giá về hoạt động phân phối của Xí nghiệp 3.1 Những kết quả đạt được 3.1 Những tồn tại và nguyên nhân CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG PHÂN PHỐI CỦA XÍ NGHIỆP DỊCH VỤ XĂNG DẦU VÀ CƠ KHÍ Phương hướng phát triển hoạt động kinh doanh xăng dầu Định hướng của Nhà nước và Tổng Công ty XD Việt Nam Cột mốc thả nổi các mặt hàng xăng dầu được đề nghị là cuối năm 2008, giá xăng dầu thả nổi theo giá thế giới, Nhà nước đánh thuế nhập khẩu các mặt hàng xăng dầu khi các doanh nghiệp kinh doanh có lãi sẽ ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh của các doanh nghiệp và tạo ra cơ hội để lạm phát tiếp tục đe doạ nền kinh tế khi giá xăng dầu thế giới tăng lên. Một trong những công cụ có thể nghĩ đến là xây dựng thị trường xăng dầu giao sau (hợp đồng Oil futures) để phòng ngừa rủi ro cho các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu và người tiêu dùng. Như vậy giải pháp thả nổi giá xăng dầu theo giá thế giới để giảm gánh nặng ngân sách Nhà nước cần được đồng tình bởi theo dự báo rằng đến năm 2013 nước ta sẽ trở thành nước nhập khẩu năng lượng và khi đó Việt Nam đã trở thành thành viên của WTO thì việc trợ giá sẽ không còn nữa. Kinh doanh xăng dầu là lĩnh vực kinh doanh chủ đạo của Petrolimex. Hiện nay Petrolimex cùng với Công ty cổ phầm bảo hiểm Pjico và PB Tank Limited của Singapore góp vốn liên doanh xây dựng kho chứa xăng dầu ngoại quan lớn tại Vịnh Vân Phong tỉnh Khánh Hoà với toàn bộ các trang thiết bị được đầu tư hoàn toàn mới, hiện đại và tự động hoá cao, tương đương với các kho dầu ngoại quan tại Châu Á. Việc đầu tư kho xăng dầu tại Vịnh Vân Phong có ý nghĩa quan trọng trong cung cấp xăng dầu vào Việt Nam và các thị trường, tăng thêm kho dự trữ khối lượng lớn nhằm ổn định thị trường xăng dầu trong nước mỗi khi thị trường xăng dầu thế giới bất ổn. Hiện nay nhãn hiệu Petrolimex đã trở nên quen thuộc với người dân Việt Nam. Thông qua hệ thống khoảng 1500 Cửa hàng bán lẻ và hệ thống hơn 6000 đại lý điểm bán trên toàn quốc, Petrolimex hiện là đơn vị lớn nhất cung cấp các chủng loại xăng dầu tốt nhất phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế, phục vụ đắc lực cho sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước. Định hướng chiến lược của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam là trở thành tập đoàn kinh doanh mạnh của Nhà nước ở khâu hạ nguồn lấy kinh doanh xăng dầu làm chính, đa dạng hoá có chọn lọc các mặt hàng và loại hình kinh doanh, đa dạng hoá hình thức sở hữu, đẩy mạnh chương trình hiện đại hoá, nâng cao năng lực cạnh tranh trong quá trình hộ nhập kinh tế khu vực và thế giới. Theo định hướng trên, Tổng công ty tập trung mọi nỗ lực đầu tư cho phát triển, nâng cao chất lượng toàn diện của doanh nghiệp với những nhiệm vụ trọng tâm sau: Tiếp tục phát triển và củng cố thị phần của Petorolimex trong cả nước, đẩy mạnh tái xuất, tiến tới tổ chức kinh doanh xăng dầu trên thị trường các nước trong khu vực, đổi mới và hoàn thiện phương thức kinh doanh thích ứng với điều kiện hợp tác và cạnh tranh trong khuôn khổ luật pháp Việt Nam và quốc tế, vừa nâng cao hiệu quả kinh tế vừa đảm bảo hiệu quả chính trị xã hội. Tiếp tục đầu tư theo Quy hoạch phát triển cơ sở kỹ thuật hạ tầng của Nhà nước để hiện đại hoá và xây dựng các chương trình quan trọng như: cầu cảng, kho bể đường ống, mạng lưới Cửa hàng xăng dầu nhất là hệ thống Cửa hàng hiện đại đường Hồ Chí Minh, các dây chuyền công nghệ nhập xuất, pha chế dầu mỡ nhờn , nhựa đường, Gas…đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý doanh nghiệp. Petrolimex cam kết bảo vệ môi trường sinh thái và sẵn sàng hợp tác, chia sẻ cơ hội đầu tư với các đối tác trong và ngoài nước §Þnh h­íng ph¸t triÓn cña Tæng Cty x¨ng dÇu ViÖt Nam . Mục tiêu, phương hướng của Xí nghiệp Xăng dầu là nguồn năng lượng quan trọng trong nền kinh tế quốc dân và tiêu dùng xã hội. Tuy nhiên việc kinh doanh xăng dầu không phải thuận lợi và dễ dàng như các mặt hàng khác bởi đây là mặt hàng đặc biệt và phức tạp do Nhà nước thống nhất quản lý và trợ giá. Vì vậy, làm sao để hoạt động tiêu thụ xăng dầu với khối lượng lớn, có doanh thu và lợi nhuận cao thì phải có phương hướng phát triển cho toàn Xí nghiệp trong thời gian tới. Đây là vấn đề có ý nghĩa rất quan trọng quyết định sự tồn tại và tăng trưởng, nâng cao vị thế của Xí nghiệp, đồng thời góp phần điều tiết ổn định và mở rộng mạng lưới cung ứng xăng dầu phục vụ sản xuất, an ninh quốc phòng và tiêu dùng cho xã hội. Xuất phát từ tình hình thị trường và trình độ quản lý của cán bộ, năng lực tài chính, thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất của Xí nghiệp, và trên cơ sở định hướng của Nhà nước và Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, Xí nghiệp dịch vụ xăng dầu và cơ khí đặt ra mục tiêu và phương hướng phát triển kinh doanh trong thời gian tới như sau: Tiếp tục cùng Công ty xăng dầu khu vực I và Tổng công ty xăng dầu Việt Nam hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị, góp phần giữ vai trò chủ đạo trong lĩnh vực điều tiết thị trường kinh doanh xăng dầu trên phạm vi cả nước, khu vực phân công nhằm bình ổn thị trường, giữ vững an ninh xăng dầu, thực hiện tốt chiến lược phát triển theo ngành, vùng… Góp phần thực hiện mục tiêu chiến lược của Đảng và Nhà nước trong việc kinh doanh, cung ứng xăng dầu với nhịp độ tăng trưởng từ 10-12% phục vụ tốt chiến lược Công nghiệp hoá, hiện dại hoá đất nước. Tiếp tục phát triển vững chắc mạng lưới phân phối, hướng tới xây dựng thêm các cửa hàng bán lẻ trên các trục giao thông lớn, nâng cao chất lượng hàng hoá và cung ứng dịch vụ văn minh hiện đại trên địa bàn Khắc phục những hạn chế trong tổ chức kinh doanh nói chung và hoạt động phân phối xăng dầu nói riêng. Đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ, mở rộng đại lý bán lẻ không ngừng cải tiến phương thức kinh doanh theo cơ chế giá giao phù hợp với đặc điểm thị trường trên địa bàn quản lý. Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động phân phối xăng dầu 2.1 Hoàn thiện công tác tổ chức Con người là chủ thể của mọi hoạt động, trong kinh doanh xăng dầu cũng vậy, con người có vai trò rất quan trọng, là yếu tố quyết định đến hiệu quả và lợi ích cuối cùng của doanh nghiệp đòi hỏi nhà quản trị kinh doanh phải sáng tạo, năng động và có nghệ thuật quản trị và sử dụng lao động hợp lý, hiệu quả nhất. Để củng cố và hoàn thiện công tác tổ chức theo mục tiêu: Đủ, gọn tinh thông giúp Xí nghiệp có thể vươn lên đứng vững và khẳng định vị trí trên thương trường, Xí nghiệp có thể áp dụng các biện pháp sau: Tiến hành rà soát lại biên chế hiện có trên cơ sở đó kiến nghị với Công ty áp dụng quy chế định biên cho từng khu vực. Mạnh dạn xét giải quyết nghỉ chế độ cho những người đến tuổi hoặc trình độ năng lực kém, hiệu quả công việc không cao, xử lý nghiêm túc các trường hợp vi phạm, trên cơ sở đó xây dựng Kế hoạch cán bộ đề nghị bổ sung lại biên chế nếu cần để đảm bảo cả về số lượng và chất lượng lao động của Xí nghiệp, Tuyển dụng cán bộ và lao động công khai rộng rãi, theo đúng trình tự nhằm thu hút được những cán bộ quản trị và người lao động có trình độ, kinh nghiệm và ý thức làm việc, tránh tiêu cực trong công tác tuyển nhân sự, Tổ chức hội thảo rút kinh nghiệm giữa các Cửa hàng với nhau do chính nhân viên bán hàng của Xí nghiệp thực hiện, Giải quyêt tốt những nội dung trên Xí nghiệp sẽ có được bộ máy gọn, nhẹ, không khí, môi trường làm việc tự giác, có trách nhiệm cao, có sự thi đua vì quyền lợi chung của Xí nghiệp, vì quyền lợi riêng của bản thân góp phần cùng các giải pháp chiến lược khác nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, phân phối xăng dầu của Xí nghiệp. 2.2 Hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường Mục đích của nghiên cứu thị trường là xác định các nhu cầu, thị hiếu của thị trường về một mặt hàng, nhóm hàng nào đó của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó nâng cao kỹ năng thích ứng với các chỉ tiêu kinh doanh. Để làm tốt công tác này cần phải có sự đầu tư thích đáng cho cán bộ chuyên nghiên cứu, trợ cấp chi phí và trang bị phục vụ cho công tác nghiên cứu thị trường. Công tấc này đòi hỏi bố trí đội ngũ điều tra nghiên cứu phải năng động, có kinh nghiệm, trình độ thu thập, phân tích tổng hợp và xử lý thông tin để xây dựng nên một chính sách phân phối tối ưu nhất. Tổ chức nghiên cứu và thu thập thông tin về: Nhu cầu hiện tại và tương lai về các hàng hoá dịch vụ của Xí nghiệp: Xăng không chì, dầu Diezel, Gas & phụ kiện và các dịch vụ cơ khí khác… Hướng tới thả nổi giá xăng dầu đo đó Xí nghiệp cần quan tâm đến các nhân tố có ý nghĩa đối với chính sách phân phối của đối thủ cạnh tranh: Chính sách giá, quảng cáo, phục vụ khách hàng…cũng như các điều kiện thanh toán và tín dụng. Quá trình nghiên cứu phải chỉ rõ được ưu, nhược điểm của mạng lưới hiện tại của Xí nghiệp cũng như của đối thủ cạnh tranh để từ đó phát huy lợi thế, khắc phục yếu thế và lấp đầy những phân đoạn thị trường còn bỏ ngỏ. Để đảm bảo cập nhật được các thông tin từ thị trường, Xí nghiệp có thể giao cho nhóm phụ trách về phân phối, tập trung phân tích môi trường kết hợp với các yếu tố thuộc nội bộ doanh nghiệp, xác định điểm mạnh, điểm yếu cũng như cơ hội và thách thức đối với hệ thống phân phối của Xí nghiệp. Nhóm này có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị cấp dưới để thực hiện các phương án và các chính sách phân phối đối với các kênh đã được phê duyệt. 2.3 Xây dựng chiến lược và chính sách phân phối nhất quán Trong bối cảnh hiện nay, Xí nghiệp Dịch vụ xăng dầu và cơ khí cần có chiến lược cũng như chính sách nhất quán làm cơ sở cho phát triển hệ thống phân phối. Chiến lược và chính sách này phải được xây dựng trên cơ sở phân tích cụ thể tình hình thị trường trong từng giai đoạn. Hiện nay, giá cả hầu hết các mặt hàng xăng dầu do Nhà nước ấn định. Dự kiến cột mốc thời gian thẩ nổi các mặt hàng xăng dầu được đề nghị là cuối năm 2008, khi giá xăng dầu thả nổi theo giá thế giới có thể ảnh hưởng tới tình hình kinh doanh hiện tại của Xí nghiệp. Xí nghiệp cần chủ động trong việc nắm bắt những thay đổi trong chủ trương chính sách của Nhà nước để kịp thời điều chỉnh phương án kinh doanh. Ngoài ra, Xí nghiệp cần phải chú ý đến sự thay đổi nhu cầu tiêu dùng của khách hàng, cách thức phân phối của đối thủ cạnh tranh, phát huy lợi thế hiện có của Xí nghiệp cũng như hệ thống trực thuộc của Xí nghiệp. Các chiến lược và chính sách này không mang tính cứng nhắc mà phải được điều chỉnh cùng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh, khi đã thực hiện tốt công tác nghiên cứu thị trường, sự phù hợp từng loại hàng, từng đối tượng khách hàng (khách hàng công nghiệp, khách hàng dân dụng, khách mua lẻ, khách mua buôn...) cũng được nhấn mạnh trong quá trình hoạch định chiến lược. Theo hướng khách hàng công nghiệp thương mại nên đi theo kênh ngắn, khách hàng dân dụng có thể áp dụng nhiều loại kênh trong đó tính linh hoạt cần được nhấn mạnh. Các chiến lược và chính sách của Xí nghiệp đối với hệ thống phân phối phải bao quát được các nội dung sau: Khu vực thị trường cần tập trung phát triển, Định hướng đầu tư xây dựng cơ sở hậu cần tại khu vực đã được xác định là khu vực chiến lược, tiềm năng. Loại kênh chủ yếu, các tiêu chuẩn lựa chọn các đơn vị vào mỗi kênh (trước hết các tiêu chuẩn xây dựng CHBL, trở thành tổng đại lý, đại lý phải tuân theo các quy định của Nhà nước về kinh doanh xăng dầu) Mối liên hệ giữa các kênh, bộ phận của kênh, phân định thị trường hoạt động, tiêu thức cạnh tranh chủ yếu và những cam kết cơ bả Hệ thống thông tin quản lý trong nội ộ mỗi kênh và trong toàn bộ hệ thống. Kế hoạch chương trình đào tạo cho các bộ phận thuộc hệ thống kênh phân phối. Kết luận