Đề tài Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Dịch vụ Thương mại số 1

ợp số liệu vào Bảng cân đối tài khoản và thực hiện lên báo cáo tài chính của Công ty. Để thấy rõ hơn trình tự hạch toán tổng hợp em xin đi vào ví dụ cụ thể. Ví dụ 5 (tiếp): Ngày 20/12/2005 Công ty thanh toán tiền lãi cho VINATEX-1V01 theo chứng từ UN 786 bằng chuyển khoản qua ngân hàng đầu tư Thăng Long số tiền 400.000.000 đồng. Kế toán nhận được Giấy báo nợ của NHĐTTL. Từ chứng từ giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán vào Sổ nhật ký chi tiền phản ánh khoản đã thanh toán với nội bộ. Công ty dịch vụ thương mại số 1 Sổ nhật ký chi tiền Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 30/12/2005 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK nợ TK có Số phát sinh … … …. 20/12 UN 785 Trả lãi món vay NH CP quân đội-PLV 09 335 11225G 18.226.433 20/12 UN 786 Trả lãi VINATEX –1V01 336 11213 400.000.000 20/12 PC 1786 Mua bộ âm thanh cho hội trường T3 2115 1111 22.260.000 … … … … … … Tổng cộng: 23.268.812.132 Ngày 31tháng 12 năm2005 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 41: Sổ nhật ký chi tiền Cuối kỳ kế toán tổng hợp số liệu trên các Sổ nhật ký lên Sổ cái tài khoản. Sổ cái tài khoản 336 như ở dưới đây: Công ty dịch vụ thương mại số 1 Sổ Cái tài khoản Tài khoản: 336- Phải trả nội bộ Từ ngày 01/01/2005 đến ngày 31/12/2005 Số dư đầu kỳ: 786.175.382 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 31/03 PKT 06TH Trích KP nộp Q1/05 VINATEX- 1V01 6425 107.500.000 08/04 UN 1269 Nộp kinh phí và lãi VINATEX- 1V01 11211 245.000.000 30/06 PKT 37TH Trích KP nộp Q2/05 VINATEX- 1V01 6425 107.500.000 08/07 UN 280 Nộp KP/05 cho TCT VINATEX- 1V01 11211 322.500.000 30/09 PKT 61TH Trích KP nộp Q3/05 VINATEX- 1V01 6425 107.500.000 20/12 UN 786 Trả tiền lãi VINATEX- 1V01 11213 400.000.000 31/12 PKT 88TH Trích KP nộp Q4/05 VINATEX- 1V01 6425 107.500.000 Tổng phát sinh nợ: 967.500.000 Tổng phát sinh có: 430.000.000 Số dư có cuối kỳ: 248.675.382 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (ký, họ tên) Biểu 42: Sổ cái tài khoản 336 6. Hạch toán nghiệp vụ thanh toán tạm ứng Là nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong nội bộ Công ty, giữa Công ty với cán bộ công nhân viên khi Công ty tạm ứng trước một số tiền cho công nhân viên để thực thi công vụ trong kỳ kế toán. Các chứng từ phát sinh ở nghiệp vụ thanh toán tạm ứng được sử dụng là giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, phiếu chi, phiếu thu. Các chứng từ này được mã hoá tự động trong máy vi tính. 6.1 Hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán tạm ứng. Trên cơ sở các chứng từ phát sinh của nghiệp vụ tạm ứng kế toán sẽ thực hiện theo dõi các khoản tạm ứng trên Sổ chi tiết công nợ, Bảng cân đối công nợ. Việc theo dõi này được thực hiện bằng máy vi tính, kế toán nhập số liệu vào máy và máy tự động xử lý số liệu. Sau khi người nhận tạm ứng viết đơn xin tạm ứng có ghi rõ lí do, số tiền tạm ứng và thời hạn thanh toán, khi được duyệt tạm ứng kế toán sẽ cập nhật chứng từ liên quan để máy tính vào Sổ chi tiết thực hiện việc theo dõi các khoản tạm ứng cho từng người xin tạm ứng và từng lần tạm ứng từ khi phát sinh đến khi thanh toán theo thực chi. Sau khi nhận chứng từ, kế toán sẽ thực hiện cập nhật các chứng từ về phát sinh công nợ để máy tính tự động vào Sổ chi tiết công nợ theo từng mã cán bộ công nhân viên đã được mã hoá trước. Cuối tháng máy tính tự tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết công nợ lấy số liệu tổng phát sinh Nợ, Có và chỉ tiêu dư đầu kỳ của báo cáo trước để tính ra dư cuối kỳ của từng công nhân viên để lập Bảng cân đối phát sinh công nợ cho từng phòng kinh doanh và toàn Công ty. Khi đến hết thời hạn cho một khoản tiền tạm ứng, kế toán thanh toán lập phiếu yêu cầu thanh toán và chuyển hồ sơ cho kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng để làm thủ tục thanh toán với công nhân viên. Người nhận tạm ứng phải thanh toán dứt điểm từng lần nợ, nếu dây dưa sẽ không được phép xin tạm ứng tiếp. Khi nhận được các chứng từ về thanh toán với người tạm ứng như giấy thanh toán tạm ứng, phiếu thu,… kế toán tiến hành nhập phiếu kế toán về việc thanh toán, lên Sổ chi tiết công nợ của người tạm ứng. * Trình tự hạch toán chi tiết Ví dụ 6: Ngày 18/10 Công ty Dịch vụ Thương mại số 1 chi tạm ứng cho nhân viên Trần Thu Thảo phòng hành chính về khoản mua vé máy bay A.Thuật KD nội địa TPHCM theo phiếu chi số 1291 là 3.050.000 đồng. Từ chứng từ ban đầu : Công ty Dịch vụ Thương mại Số 1 Mẫu số: 03-TT Số 20, Lĩnh Nam, Mai Động, Hà nội Giấy đề nghị tạm ứng Ngày 18 tháng 10 năm 2005 Số 193 Kính gửi: Giám đốc Công ty Dịch vụ Thương mại Số 1 Tên tôi là: Trần Thu Thảo Địa chỉ: Phòng Tổ chức Hành Chính Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 3.050.000 Ba triệu không trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Lí do tạm ứng: Mua vé máy bay cho Anh Thuật Phòng KD nội địa đi công tác TPHCM Thời hạn thanh toán: 10/11/2005 Giám đốc (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (ký, họ tên) Người đề nghị tạm ứng (ký, họ tên) Biểu 43: Giấy đề nghị tạm ứng Thủ quỹ xuất tiền cho người đề nghị tạm ứng theo phiếu chi số 1291 do kế toán thanh toán lập. Công ty Dịch vụ Thương mại số 1 Số 20, Lĩnh Nam, Mai Động, Hà Nội Số phiếu:1291 Tài khoản có: 1111 Phiếu chi tiền mặt Ngày 18 tháng 10 năm 2005 Người nhận tiền: Trần Thu Thảo Đơn vị: Phòng hành chính Lí do chi: Chi tạm ứng mua vé máy bay A.Thuật KD NĐịa TPHCM Số tiền: 3.050.000 đồng Viết bằng chữ: Ba triệu năm mươi nghìn đồng chẵn. Kèm theo 1 chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ……………………… Ngày 18 tháng 10 năm2005 Người Lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Biểu 44:Phiếu chi tiền mặt Ngày 18/10/ 2005 kế toán vào Sổ chi tiết công nợ khoản tiền tạm ứng cho người tạm ứng theo mã nhân viên Hình thức Sổ chi tiết công nợ như sau: Công ty dịch vụ thương mại số 1 Sổ chi tiết công nợ Tài khoản: 141- Tạm ứng Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005 Đối tượng: U13- Trần Thu Thảo Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 1.Số dư đầu kỳ 2.750.000 10/10 PT1204 Thu lại tạm ứng vé máy bay A.Hùng Nội địa 1111 2.750.000 18/10 PC1291 Tạm ứng vé máy bay A. Thuật KD nội địa TPHCM 1111 3.050.000 21/10 PC1310 Tạm ứng mua vé cho A. Tuấn GĐ 1111 6.100.000 10/11 PT1380 Thu lại tạm ứng 1111 9.150.000 28/11 PC1484 Tạm ứng mua vé máy bay A.Thuật 1111 3.050.000 2. Số phát sinh 12.200.000 11.900.000 3. Số dư cuối kỳ 3.050.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 45: Sổ chi tiết công nợ tạm ứng Công ty dịch vụ thương mại số 1 Bảng cân đối công nợ Tài khoản:141- Tạm ứng Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị tính: đồng Stt MS Họ và tên Số dư đầu kỳ Phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có … … … … … … … 5 U 04 Ngô Tiến Đặng 3.500.000 3.500.000 6 U 07 Phạm Anh Tuấn 5.000.000 5.000.000 7 U 08 Bùi Trung Dũng 15.000.000 2.929.000 8 U 13 Trần Thu Thảo 2.750.000 12.200.000 11.900.000 3.050.000 9 U 14 Lê Hoàng Lan 6.100.000 1.000.000 6.100.000 1.000.000 10 U 20 Ng. Tiến Dũng 8.016.374 20.000.000 25.616.874 2.399.500 … … … … … … … … … Tổng cộng 717.700.288 118.700.000 670.263.716 166.136.572 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 46: Bảng cân đối công nợ tạm ứng 6.2 Hạch toán tổng hợp thanh toán tạm ứng Hình thức ghi sổ là hình thức nhật ký chung, khi hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán tạm ứng kế toán cũng thực hiện hạch toán tổng hợp. Để hạch toán nghiệp vụ tạm ứng kế toán sử dụng tài khoản 141- Tạm ứng. Hàng ngày căn cứ vào những chứng từ thanh toán tạm ứng kế toán ghi vào Sổ nhật ký chi thu tiền. Cuối kỳ tổng hợp số liệu trên các Sổ nhật ký kế toán ghi vào Sổ cái tài khoản 141. Cuối tháng cộng số liệu trên Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Ví dụ 6: Ngày 18/10 Công ty Dịch vụ Thương mại số 1 chi tạm ứng cho nhân viên Trần Thu Thảo phòng hành chính về khoản mua vé máy bay A.Thuật KD nội địa TPHCM theo phiếu chi số 1291 là 3.050.000 đồng. Từ những chứng từ ban đầu như đã nêu trong phần hạch toán chi tiết kế toán ghi nghiệp vụ vào Sổ nhật ký chi tiền. Cuối kỳ kế toán thực hiện lên Sổ Cái tài khoản 141. Cụ thể hình thức các Sổ sẽ như sau: Công ty dịch vụ thương mại số 1 Sổ nhật ký chi tiền Từ ngày 01/10 /12/2005 đến ngày 31/10/2005 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK nợ TK có Số phát sinh … … 18/10 Pc 1291 Tạm ứng mua vé máy bay Trần Thu Thảo 141 1111 3.050.000 … … 21/10 PC 1303 Tạm ứng tiền công tác Phạm Anh Tuấn 141 1111 5.000.000 … … 25/10 PC 1328 Tạm ứng xuất cà phê Nguyễn Thị Lý 141 1111 10.000.000 … … … … Tổng cộng: 21.067.108.000 Ngày 31 tháng 12 năm2005 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 47: Sổ nhật ký chi tiền Công ty dịch vụ thương mại số 1 Sổ Cái tài khoản Tài khoản: 141- Tạm ứng Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005 Số dư nợ đầu kỳ: 717.700.288 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 03/10 PT 1176 Thu tiền tạm ứng-U20 1111 600.000 04/10 PT1182 Thu lại tạm ứng lương U20 1111 1.230.000 07/10 PT1202 Thu lại tạm ứng mua vật tư U23 1111 10.000.000 10/10 PT1204 Thu lại tạm ứng vé máy bay U13 1111 2.750.000 … … … 18/10 PC 1291 Chi tạm ứng mua vé máy bay U13 1111 3.050.000 21/10 PC 1303 Tạm ứng tiền đi công tác U 23 1111 5.000.000 21/10 PC 1310 Chi tạm ứng mua vé đi TPHCM- U13 6.100.000 … … … 10/11 PT 1380 Thu lại tạm ứng U13 1111 9.150.000 15/11 PT 1413 Thu lại tạm ứng lương U20 1111 3.127.400 … … … 28/11 PC 1484 Chi tạm ứng mua vé máy bay U13 1111 3.050.000 … … … 30/12 PT 1662 Thu lại tạm ứng lương U20 1111 5.090.900 31/12 PKT 117TH Kết chuyển số dư tạm ứng ông Trù thi hành án 1388 547.401.981 Tổng phát sinh nợ: 118.700.000 Tổng phát sinh có: 670.263.716 Số dư có cuối kỳ: 166.136.572 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (ký, họ tên) Biểu 48: Sổ cái tài khoản tạm ứng 7. Hạch toán thanh toán thế chấp, ký quỹ, ký cược. Là nghiệp vụ phát sinh giữa Công ty với đối tác chủ yếu là các Ngân hàng trong việc ký quỹ mở thư tín dụng L/C để thanh toán cho nhà cung cấp khi nhập khẩu hàng hoá. Ngân hàng mở L/C sẽ là người trả tiền cho người bán trên cơ sở kiểm tra mức độ phù hợp của chứng từ với L/C đã mở. Các chứng từ kế toán sử dụng là phiếu chi, giấy báo Có, phiếu nhập kho,… * Hạch toán trên sổ chi tiết. Trên cơ sở các chứng từ phát sinh trong quá trình ký quỹ, kế toán sẽ theo dõi từng sự thay đổi trên Sổ chi tiết công nợ, Bảng cân đối phát sinh công nợ. Việc theo dõi này được thực hiện bằng máy vi tính. Kế toán nhập số liệu vào và máy sẽ tự xử lý số liệu. Nguyên tắc tổ chức hạch toán chi tiết: Từ hệ thống chứng từ sử dụng trong quá trình ký quỹ, kế toán theo dõi công nợ cho từng ngân hàng theo từng lần phát sinh và thanh toán nợ. Kế toán mở đủ Sổ chi tiết theo dõi tất cả các khoản đã ký quỹ với ngân hàng. Sổ chi tiết công nợ của Công ty được mở chi tiết cho từng ngân hàng. Sau khi nhận chứng từ phát sinh về công nợ, kế toán sẽ thực hiện cập nhật chứng từ để máy tính lên Sổ chi tiết công nợ. Cuối tháng máy tính tự động tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết để tính ra các chỉ tiêu số dư và số phát sinh để lập Bảng cân đối phát sinh công nợ. Số liệu trên bảng này được đối chiếu với số liệu trên Sổ cái tổng hợp 144. *Trình tự hạch toán chi tiết Để thấy được rõ hơn quá trình hạch toán chi tiết em xin đi vào ví dụ . Ví dụ 7: Ngày 22/11/05 Công ty thanh toán tiền hàng cho Trung Quốc bằng L/C đã mở tại Ngân hàng công thương HN (12/11/05) là 104.450.000 đồng. Ngày 12/11/05 kế toán vào Sổ chi tiết công nợ khoản tiền đã ký quỹ là 104.450.000 đồng. Ngày 22/11 kế toán thực hiện vào Sổ chi tiết công nợ khoản tiền ngân hàng đã thanh toán cho người bán 104.450.000 đồng. Hình thức Sổ chi tiết và Bảng Cân đối phát sinh công nợ được sử dụng trong nghiệp vụ này có kết cấu như sau: Công ty dịch vụ thương mại số 1 Sổ chi tiết công nợ Tài khoản: 144-NH1 Ký quỹ tại Ngân hàng Công thương HN Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 1.Số dư đầu kỳ 86.188.420 12/11 UN 06 Mở L/C cho nhập khẩu hàng Sợi từ Trung Quốc 11221Q 104.450.000 22/11 UN 992 Thanh toán tiền hàng Sợi TQ đã ký quỹ 3311 104.450.000 … … … … … … 2.Cộng phát sinh 200.630.000 104.450.000 3. Số dư cuối kỳ 182.368.420 Biểu 49: Sổ chi tiết công nợ ký quỹ Công ty dịch vụ thương mại số 1 Bảng cân đối phát sinh công nợ Tài khoản: 144-Thế chấp ký quỹ, ký cược ngắn hạn Từ 01/10/05 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị tính: đồng Stt MS Tên khách Số dư đầu kỳ Phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 4CT046 BERERTEX ENTERPRISE LTD 88.469.675 88.469.675 2 4CT051 Chinal Textle Industrial corporation 66.931.290 48.801.831 115.733.122 3 NH6 Ngân hàng cổ phần Quân đội 291.875.100 584.080.500 850.994 875.104.606 4 4CT023 TAINAN SPINING Co, Ltd 535.221.678 1.049.691.562 1.584.913.240 5 NH1 NH Công thương HN 86.188.420 200.630.000 104.450.000 182.368.420 6 NH7 NH phát triển nông thôn CN Thăng Long 253.150.638 … Cộng 2.516.488.242 2.561.766.913 1.058.878.275 1.595.308.887 3.529.195.948 4.110.905.231 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 50: Bảng cân đối công nợ TK 144 *Hạch toán trên sổ tổng hợp: Cùng với quá trình hạch toán chi tiết, nghiệp vụ thanh toán ký quỹ, ký cược cũng được hạch thực hiện hạch toán tổng hợp trên máy vi tính. Căn cứ vào những chứng từ thanh toán về các khoản tiền ký quỹ với ngân hàng, kế toán thực hiện cập nhật vào máy tính. Trên cơ sở các nhật ký, cuối kỳ kế toán sẽ lên Sổ cái tài khoản và Bảng cân đối tài khoản. Từ số liệu trên các Sổ cái kế toán tổng hợp cũng sẽ thực hiện lên báo cáo tài chính của Công ty. Trình tự hạch toán tổng hợp cũng tương tự như hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán khác. Để minh hoạ thực tế quá trình hạch toán tổng hợp nghiệp vụ thanh toán ký quỹ, em xin đi vào nghiệp vụ cụ thể: Ví dụ 7: Ngày 22/11/05 Công ty thanh toán tiền hàng cho Trung Quốc bằng L/C đã mở tại Ngân hàng công thương HN (12/11/05) là 104.450.000 đồng. Ngày 22/11/05 ngân hàng trả tiền cho nhà cung cấp TQ, kế toán cập nhật vào máy để lên Sổ nhật ký chung. Cuối kỳ, kế toán thực hiện lên Sổ cái tổng hợp TK 144. Cụ thể hình thức các Sổ sẽ như sau: Công ty dịch vụ thương mại số 1 Sổ nhật ký chung Quý IV năm 2005 Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 01/10 UN 6 Thanh toán LC63 3311 144 95.249.225 95.249.225 … 24/10 PKTTH K/c tiền BHXH nộp thừa T8,9/ 05 338 1388 477.572 477.572 … 22/11 UN 992 Thanh toán tiền hàng L/C đã ký quỹ Sợi TQ 3311 144 104.450.000 104.450.000 … … … … Cộng 672.803.860.132 672.803.860.132 Ngày 31tháng 10 năm2005 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 51: Sổ nhật ký chung Sổ Cái tài khoản Tài khoản: 144- Thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn hạn. Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005 Số dư có đầu kỳ: 45.278.671 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … … 01/10 UN 6 Thanh toán tiền hàng LC 63 3311 95.249.225 … … … … … 12/11 UN 06 Ký quỹ mở LC NH1 11221Q 104.450.000 12/11 UN 992 Thanh toán tiền hàng LC đã ký quỹ (Sợi TQ) 3311 104.450.000 … … … Cộng 1.058.878.275 1.595.308.887 Số dư cuối kỳ: 581.709.283 8. Hạch toán khoản phải thu khác. Các khoản phải thu khác bao gồm các khoản phải thu có tính chất phi hàng hoá và vãng lai như phải thu tiền phạt, tiền bồi thường của người phạm lỗi, khoản chi hộ tiền nhà, điện, nước cho công nhân viên , thu nhập từ hoạt động tài chính chưa nhận được… Hạch toán các khoản phải thu khác, kế toán sử dụng tài khoản 138- Phải thu khác. TK này được chi tiết làm hai TK cấp 2. TK 1381- Tài sản thiếu chờ xử lý, phản ánh giá trị tài sản bị thiệt hại mất mát chưa rõ nguyên nhân hoặc chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền. Các chứng từ kế toán sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ này ( nếu có) là phiếu chi hộ, biên lai thu tiền, biên bản kiểm kê,… Tuy nhiên trên thực tế, khoản phải thu này hết sức vãng lai nên thường không có phát sinh. TK 1388- Phải thu khác, phản ánh các khoản còn phải thu của các đối tượng là công nhân viên trong Công ty, các Doanh nghiệp khác có quan hệ thanh toán. Trong đó với CBCNV hay phát sinh về bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân,… Các chứng từ kế toán sử dụng trong hạch toán các khoản phải thu khác: Phiếu thu, giấy báo có,… Hạch toán chi tiết khoản phải thu khác Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán công nợ vào Sổ chi tiết 1388. Trên cơ sở các chứng từ thanh toán với các đối tượng đã được đặt mã, kế toán sẽ thực hiện theo dõi các khoản phải thu, các khoản đã thu và còn phải thu của các đối tượng trên Sổ chi tiết công nợ và Bảng cân đối công nợ. Việc theo dõi này được thực hiện bằng máy vi tính, kế toán nhập số liệu vào máy và máy tính tự xử lý số liệu. Khi có phát sinh chứng từ về công nợ, kế toán sẽ thực hiện cập nhật chứng từ để lên Sổ chi tiết công nợ. Khi các đối tượng thanh toán, từ các chứng từ phát sinh kế toán cũng cập nhật số liệu để ghi giảm trừ khoản còn phải thu. Cuối tháng máy tính tự tổng hợp số liệu trên Sổ chi tiết công nợ của từng đối tượng, lấy số liệu tổng phát sinh nợ, có và các chỉ tiêu số dư cuối kỳ trước để tính ra số dư cuối kỳ này để lập Bảng cân đối phát sinh công nợ cho tất cả các đối tượng. Số liệu trên bảng được dùng đối chiếu với số liệu trên Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp 138. Để hiểu rõ quá trình hạch toán chi tiết em xin đi vào ví dụ cụ thể. Ví dụ: Ngày 05/12/05 Công ty thu BHXH Q3/2005 của Lê Bá Long với mã khách BH03 bằng tiền mặt là 654.327 đồng theo phiếu thu số 1590. Chứng từ phát sinh như sau: Công ty Dịch vụ Thương mại số 1 Số 20, Lĩnh Nam, Mai Động, Hà Nội Số phiếu:1590 Tài khoản nợ: 1111 Phiếu thu Ngày 05 tháng 12 năm 2005 Người nộp tiền: Lê Bá Long Đơn vị: Phòng sản xuất kinh doanh nguyên phụ liệu. Lí do thu : Thu tiền BHXH Q3/05 Số tiền: 654.327 Viết bằng chữ: Sáu trăm năm tư nghìn ba trăm hai bảy đồng. Kèm theo 1 chứng từ gốc Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): ……………………… Ngày 05 tháng 12 năm2005 Thủ quỹ (Ký, họ tên) Biểu 53: Phiếu thu Trình tự hạch toán chi tiết như sau: Ngày 05/12/05 từ phiếu thu, kế toán phản ánh vào Sổ chi tiết công nợ mã BH 03 số tiền 654.327 đồng để giảm trừ khoản phải thu đối tượng này. Cứ thế khi có phát sinh kế toán lại cập nhật số liệu và cuối kỳ lên Bảng cân đối phát sinh. Cụ thể hình thức Sổ chi tiết và Bảng cân đối sẽ là các biểu sau: Công ty dịch vụ thương mại số 1 Sổ chi tiết công nợ Tài khoản: 1388 BH03- Phải thu khác Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 1.Số dư đầu kỳ 654.327 05/12 PT 1509 Thu tiền BHXH Q3/05 1111 654.327 05/12 PT 1509 Thu tiền BHXH Q4/05 1111 789.705 31/12 PKT BH58 Trích BHXH Q4/05 3383 789.705 2.Số phát sinh 789.705 1.444.032 3.Số dư cuối kỳ 0 Biểu 54: Sổ chi tiết công nợ phải thu khác Công ty dịch vụ thương mại số 1 Bảng cân đối phát sinh công nợ Tài khoản: 1388-Phải thu khác Từ 01/10/05 đến ngày 31/12/05 Đơn vị tính: đồng Stt MS Tên khách Số dư đầu kỳ Phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 TKH 001 Anh Bình 2.300.000 2.300.000 2 TKH 002 Anh Thành 23.175.000 23.175.000 3 TKH 003 Cty Thương mại Bắc Giang 320.584.480 320.584.480 4 1D09 Cty May Đức Giang 42.219.433 42.219.433 5 BH 04 Hoàng Thị Bích Thuỷ 356.178 565.110 208.932 6 BH 03 Lê Bá Long 654.327 789.705 1.444.032 7 BH 13 Lê Thị Dung 1.516.758 565.110 2.081.868 … … Cộng 438.785.100 435.620.165 1.968.738.345 834.728.254 1.137.175.026 Ngày 31 tháng 12 năm 2005 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 55: Bảng cân đối công nợ phải thu khác Hạch toán trên sổ tổng hợp Hình thức ghi sổ mà Công ty áp dụng là hình thức nhật ký chung. Cùng với việc hạch toán chi tiết, công ty cũng thực hiện hạch toán tổng hợp. Quá trình hạch toán tổng hợp được thực hiện trên máy vi tính. Tài khoản sử dụng để hạch toán quan hệ thanh toán các khoản phải thu khác ngoài 138, còn có các tài khoản như 111, 3382, 3383, … Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan quá trình thanh toán công nợ kế toán ghi vào Sổ nhật ký thu tiền và nhật ký chung. Cuối kỳ kế toán trên cơ sở nhật ký thu tiền và Sổ nhật ký chung kế toán thực hiện lên Sổ cái chi tiết và Sổ cái tổng hợp tài khoản 138. Căn cứ vào Sổ cái tài khoản, máy tính tổng hợp số liệu vào Bảng cân đối phát sinh để cuối kỳ kế toán, kế toán tổng hợp ghi vào hệ thống báo cáo tài chính của Công ty. Trở lại ví dụ: Ngày 05/12/05 Công ty thu BHXH Q3/2005 của Lê Bá Long với mã khách BH03 bằng tiền mặt là 654.327 đồng theo phiếu thu số 1509. Kế toán thực hiện quá trình hạch toán chi tiết nghiệp vụ như trên, đồng thời cũng thực hiện hạch toán trên Sổ tổng hợp: ngày 05/12/05 kế toán phản ánh số liệu vào Sổ nhật ký thu tiền. Các nghiệp vụ cứ thế được thực hiện như vậy đến cuối tháng, tổng số dư nợ tài khoản 138 là tổng phải thu khác cuối kỳ. Cụ thể hình thức Sổ nhật ký thu tiền và Sổ cái chi tiết 1388 và Sổ tổng hợp 138 được sử dụng trong nghiệp vụ có kết cấu như dưới đây: Công ty dịch vụ thương mại số 1 Sổ nhật ký thu tiền Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK nợ TK có Số phát sinh … 05/12 PT 1509 Thu tiền BHXH Q3/05 BH03 1111 1388 654.327 … … …. 30/12 PT 1583 Thu tiền bán hàng Cty Việt An –2V02 1111 1313 8.729.000 30/12 PT 1584 Thu tiền hàng CTy CP Thành Tín –2T75 1111 1311 25.000.000 … … … … … … 31/12 BC 1617 Thu tiền lãi gửi NH1 11211 515 262.837 31/12 PKT 2 D/G CLTG theo TG 15872- NH5 11224G 413 29.291 Tổng cộng: 45.967.340.000  Cuối kỳ, kế toán căn cứ số liệu trên nhật ký thu tiền và nhật ký chung ghi vào Sổ cái chi tiết và Sổ cái tổng hợp tài khoản 1388 và 138. Các Sổ cái tài khoản này được đối chiếu với Bảng cân đối công nợ (Biểu số 55). Hình thức các Sổ như sau: Công ty dịch vụ thương mại số 1 Sổ cái tài khoản Tài khoản: 1388-Phải thu khác Từ ngày 01/10/2005 đến ngày 31/12/2005 Số dư nợ đầu kỳ: 3.164.935 đ Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … … … … … … 05/12 PT 1509 Thu BHXH Q3/05 BH03- Lê Bá Long 1111 654.327 05/12 PT 1509 Thu BHXH Q4/05 BH03- Lê Bá Long 1111 789.705 09/12 PT 1550 Thu BHXH Q4/05 BH23-Ng.Tuấn Anh 1111 565.110 31/12 PKT 98TH Trích thuế TNCN CBCNV năm 2005 3338 276.484 31/12 PKT 99TH Trích thuế TNCN dây chuyền chỉ năm 2005 3338 11.400.000 31/12 PKT BH58 Trích BHXH Q4/05 Lê Bá Long 3383 789.705 31/12 PKT BH62 Trích BHXH Q4/05 Ninh Thị Lan 3383 589.260 … … … … … … Tổng phát sinh nợ: 1.968.738.345 Tổng phát sinh có: 834.728.254 Số dư nợ cuối kỳ: 1.137.175.026 Vì trong kỳ không có phát sinh ở tài khoản 1381- Tài sản thiếu chờ xử lý nên hình thức Sổ cái tổng hợp 138 hoàn toàn giống Sổ cái chi tiết 1388.. Phần II một số ý kiến đề xuất hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty dvtm số 1 I. Đánh giá khái quát tình hình hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty. Công ty Dịch vụ Thương mại số 1 là một đơn vị sản xuất kinh doanh, từ những ngày đầu bước vào sản xuất với nỗ lực phấn đấu của ban lãnh đạo và đội ngũ cán bộ công nhân viên toàn Công ty với việc vận dụng sáng tạo chủ trương quản lý kinh tế, các chính sách kinh tế của nhà nước đã đạt được những thành tựu đáng kể, hoàn thành nghĩa vụ đóng góp với ngân sách Nhà nước, không ngừng nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên. Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đã đạt được những kết quả đáng khích lệ với hoạt động kinh doanh nhiều loại mặt hàng. Công ty đã không ngừng mở rộng quy mô sản xuất cả về bề rộng lẫn bề sâu để đạt được trình độ quản lý như hiện nay và những kết quả sản xuất kinh doanh vừa qua là một minh chứng. Đó là cả một quá trình phấn đấu liên tục của Ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty, trở thành động lực mạnh mẽ thúc đẩy quá trình phát triển của Công ty. Sự phát triển vững chắc của Công ty mấy năm qua đã khẳng định hiệu quả quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty trong đó có phần đóng góp không nhỏ của phòng tài chính kế toán. Trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh quyết liệt như hiện nay, ban lãnh đạo của Công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của việc hạch toán đúng, đủ, chính xác các nghiệp vụ thanh toán. Chính vì thế việc hạch toán đó luôn được xem là trọng tâm của công tác kế toán nói riêng và của toàn Công ty nói chung. Để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày càng cao, phòng tài chính kế toán của Công ty đã không ngừng vươn lên để hoàn thiện hệ thống kế toán, phát huy hơn nữa vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế. Qua thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế ở Công ty Dịch vụ Thương mại số 1, em đã củng cố thêm được kiến thức đã học ở trường và liên hệ với thực tiễn công tác. Mặc dù thời gian thực tập ngắn ngủi, hiểu biết thực tế còn hạn chế nhưng với sự nhiệt tình của bản thân và lòng mong muốn góp phần nhỏ bé kiến thức đã học ở trường vào công tác quản lý hạch toán ở Công ty em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhận xét và kiến nghị về công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán ở Công ty Dịch vụ Thương mại số 1. Những thành tích và ưu điểm cơ bản Quá trình tìm hiểu thực tế về công tác quản lý, công tác kế toán nói chung và hạch toán các nghiệp vụ thanh toán ở Công ty, nhìn chung Công ty đã xây dựng được mô hình quản lý và hạch toán khoa học, hợp lý, thích ứng với nhu cầu quản lý của nền kinh tế thị trường, chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh đảm bảo đứng vững trong cạnh tranh và phát triển trong điều kiện hiện nay. Cụ thể: Công ty đã xây dựng được mô hình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm hoạt động của Công ty. Các phòng ban được tổ chức chặt chẽ, phân công trách nhiệm rõ ràng đã phát huy được hiệu quả thiết thực trong tổ chức lao động, thực hiện các kế hoạch đề ra góp phần đưa Công ty không ngừng phát triển. Bộ máy kế toán đã được tổ chức gọn nhẹ, tương đối hoàn chỉnh chặt chẽ, quy trình làm việc khoa học, các nghiệp vụ được hạch toán đầy đủ chính xác và đảm bảo tính đúng đắn của thông tin. Từ công việc hạch toán ban đầu, việc kiểm tra chứng từ hợp lệ, đảm bảo số liệu hạch toán chính xác. Việc lập và luân chuyển chứng từ theo đúng chế độ hiện hành, cung cấp kịp thời số liệu cho kế toán làm nhiệm vụ cập nhật. Chứng từ kế toán theo dõi ghi chép xuất nhập kho hàng hoá tồn kho phản ánh kịp thời. Hóa đơn bán hàng, mua hàng và thanh toán dịch vụ mua ngoài có hoá đơn như quy định. Chế độ kế toán được tổ chức quản lý chặt chẽ, hợp lý. Đa số các nghiệp vụ thanh toán đều được thanh toán theo hình thức chuyển khoản qua ngân hàng, mở LC hoặc thông qua bù trừ công nợ do đó giảm được các giao dịch bằng tiền mặt, đảm bảo an toàn trong thanh toán. Công ty lựa chọn phương pháp tính giá hàng tồn kho theo giá thực tế đích danh, tức là khi xuất kho lô hàng nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Phương pháp này có ưu điểm giúp cho công tác tính giá được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô hàng. Doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế để ghi sổ là thích hợp vì nguyên tắc áp dụng cho đơn vị ít phát sinh ngoại tệ. Khi đó nguyên tắc quy đổi ngoại tệ cho các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện theo tỷ giá thực tế liên ngân hàng được công bố tại thời điểm nghiệp vụ phát sinh. Hệ thống sổ sách, chứng từ ban đầu được tổ chức khoa học hợp pháp, hợp lệ tuân thủ đúng chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính. Việc áp dụng hình thức ghi sổ nhật ký chung hoàn toàn phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh cũng như việc ứng dụng kế toán máy trong hạch toán kế toán sử dụng cho việc hạch toán. Trình tự hạch toán chặt chẽ, số liệu được tập hợp đầy đủ, phản ánh rõ ràng và có khả năng đánh giá đúng đắn hiệu quả sản xuất kinh doanh. Hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp tương đối đầy đủ dễ dàng cho công tác kiểm tra đối chiếu, đặc biệt chú trọng tới việc lập hệ thống sổ chi tiết nhằm cung cấp thông tin chi tiết, đầy đủ kịp thời cho người quản lý, tạo điều kiện cho việc tổng hợp cuối kỳ và lên báo cáo Báo cáo tài chính: Biểu mẫu lập đầy đủ, phản ánh đúng số dư cuối năm theo như chế độ Nhà nước quy định và yêu cầu quản lý, hướng dẫn của Tổng Công ty. Các nội dung thuyết minh báo cáo tài chính lập đầy đủ, các biểu báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho; bảng kê chi tiết số dư nợ phải thu, phải trả… kèm theo báo cáo tài chính của đơn vị. Các cán bộ của phòng kế toán được bố trí phù hợp với trình độ khả năng của mỗi người, tạo điều kiện nâng cao trách nhiệm công việc được giao. Việc phân chia nhiệm vụ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán tạo điều kiện cho người quản lý có điều kiện theo dõi việc hạch toán chính xác, đầy đủ kịp thời. Công tác hạch toán kế toán đảm bảo chính xác, kịp thời cho sự chỉ đạo từng tháng, cập nhật từng tuần để kịp thời cho Giám đốc chỉ đạo. Mặt khác việc ứng dụng chương trình kế toán máy FAST đã giúp cho việc cung cấp và quản lý thông tin nhanh chóng, đồng thời chương trình này cũng cho phép thiết lập một hệ thống sổ sách kế toán chi tiết, đầy đủ cùng với các hệ thống các báo cáo phục vụ quản trị nội bộ đã giải quyết nhanh chóng, khoa học khối lượng công việc hạch toán kế toán của công ty. Hạch toán thanh toán với khách hàng, với nhà cung cấp, với nhà nước và các đối tượng khác nhìn chung đã cung cấp được những thông tin cần thiết cho công tác quản lý nói chung và công tác quản lý tài chính nói riêng. Công ty có quan hệ với nhiều bạn hàng trong và ngoài nước nên tình hình thanh toán khá phức tạp. Tuy nhiên Công ty đã tổ chức giám sát chặt chẽ tình hình thanh toán với người bán, người mua, công nhân viên, nội bộ,…đảm bảo theo dõi sâu sát tới từng đối tượng, từng loại mặt hàng, từng bộ phận. Việc làm này rất hợp lý, nó phù hợp với yêu cầu của chế độ kế toán hiện hành. Công ty cũng đảm bảo việc kê khai và thanh toán đúng hạn đối với các khoản phải nộp nhà nước như quy định, áp dụng kịp thời các quy định của bộ tài chính. Việc theo dõi khách hàng bên cạnh tiến hành việc lập dự phòng phải thu khó đòi với một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại là cần thiết và có lợi cho doanh nghiệp, đảm bảo được sự ổn định tình hình tài chính. Nó sẽ giảm bớt thiệt hại khi rủi ro xảy ra vì một phần đã được tính vào chi phí. Hơn nữa phạm vi hoạt động của Công ty là rất rộng nhiều khách hàng, nhiều người bán, nhiều nghiệp vụ tạm ứng và thanh toán phát sinh trong ngày xảy ra thường xuyên, do đó việc lên các báo cáo chi tiết tạo điều kiện thuận lợi trong công tác phân tích hoạt động kinh tế từ đó đưa ra những quyết định kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh toàn Công ty. Để kích thích quá trình tiêu thụ đồng thời để phù hợp với khả năng thanh toán của mọi đối tượng Công ty đã sử dụng nhiều phương thức thanh toán khác nhau. Công ty có quy mô hoạt động lớn, ngoài hoạt động chủ yếu là bán hàng nội địa Công ty còn kinh doanh, bán vật liệu và vỏ bao bì. Với một khối lượng lớn và phức tạp các hoạt động như vậy việc theo dõi cho từng hoạt động là cần thiết. Do đó Công ty đã cho mở sổ chi tiết tới từng loại mặt hàng đã giúp cho nhà quản lý có thể nắm bắt được tình trạng trong từng lĩnh vực, từ đó có biện pháp và phương hướng giải quyết phù hợp. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm không thể phủ nhận trên, tổ chức hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán ở Công ty Dịch vụ Thương mại số1 không tránh khỏi những khó khăn hạn chế nhất định do quy mô hoạt động và những đặc thù riêng. Những thiếu sót cần tiếp tục hoàn thiện Cơ cấu bộ máy kế toán chưa thật hợp lý. Việc phân công mỗi nhân viên kế toán theo dõi tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong một phòng kinh doanh sẽ không phát huy được khả năng của từng người. Cùng một lúc các nhân viên kế toán phải kiêm nhiệm nhiều công việc làm hạn chế tới tiến độ và chất lượng công tác hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhất là vào lúc cuối kỳ. Việc ứng dụng phần mềm FAST vào công tác kế toán đã làm giảm bớt khối lượng công việc khá lớn tuy nhiên muốn phát huy được lợi ích của công nghệ thông tin đòi hỏi sự thành thạo trong khi sử dụng. Các cán bộ kế toán nhìn chung vẫn chưa tiến kịp với sự phát triển của công nghệ thông tin và chưa thực sự thành thạo trong việc sử dụng và kinh nghiệm xử lý khi có sự cố xảy ra. Điều đó làm giảm đi đáng kể hiệu quả của phần mềm kế toán. Các nghiệp vụ liên quan đến quá trình mua hàng dù là thanh toán ngay hay trả chậm đều hạch toán thông qua TK 331- Phải trả người bán. Các nghiệp vụ liên quan quá trình bán hàng dù là thu tiền ngay hay bán chịu đều hạch toán thông qua TK 131- Phải thu khách hàng. Điều đó sẽ làm tăng khối lượng công việc hạch toán mà Công ty DVTM số 1 với chức năng chủ yếu là thương mại thì quan hệ phát sinh với nhà cung cấp và khách hàng là rất lớn, thường xuyên liên tục. Công việc hạch toán riêng các nghiệp vụ đó cũng đã chiếm khối lượng rất lớn, đòi hỏi phải được hạch toán chính xác, đúng bản chất hạn chế tối đa chi phí hạch toán, bảo đảm việc theo dõi được sát sao, chặt chẽ. Trong khi đó việc hạch toán như thế là không có ý nghĩa, vì thực chất đó là các nghiệp vụ ảnh hưởng trực tiếp tới vốn bằng tiền. Vì là hình thức thanh toán ngay nên chỉ phát sinh trực tiếp ở TK 111, 112. Công ty không mở các tài khoản chi phí như tài khoản 621, 622, 627 để hạch toán các khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung phát sinh trong phân xưởng sản xuất. Tất cả các chi phí đó đều được hạch toán thẳng vào tài khoản 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Điều đó không đúng với quy định và không thể hiện được các khoản mục chi phí cấu thành sản phẩm. Mặc dầu hoạt động sản xuất không phải là thế mạnh và không chiếm tỷ trọng lớn, việc hạch toán như vậy giảm được đáng kể khối lượng công việc nhưng kế toán chỉ có thể nắm bắt được tổng số và không kiểm tra tính chính xác trong việc tập hợp chi phí. Do đó có thể có sai sót và gian lận mà kế toán không thể phát hiện và nắm bắt kịp thời. Công ty bỏ qua tài khoản 113 để theo dõi tiền đang chuyển. Đó là các khoản tiền của Công ty không qua quỹ mà nộp thẳng tại ngân hàng, kho bạc hoặc Công ty đã làm thủ tục chuyển từ TK ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo hay bảng sao kê cho đơn vị. Công tác thống kê kế toán mặc dù có nhiều chuyển biến tích cực đặc biệt trong việc phối hợp các phòng kinh doanh trong công tác thu hồi công nợ. Tuy nhiên vẫn còn một số mặt cần lưu ý khắc phục như tình trạng số liệu chưa kịp thời chính xác. Một số cán bộ kế toán đã được phân công cụ thể theo dõi các phòng chưa nắm được phần việc của mình như: theo dõi đối chiếu công nợ, theo dõi phối hợp trong việc thanh lý hợp đồng, thậm chí còn tình trạng thiếu hợp tác trong việc thực hiện nhiệm vụ Giám đốc giao. Công ty có nhiều khách hàng trong nước và quốc tế nên phát sinh nghiệp vụ liên quan ngoại tệ. Việc theo dõi số nguyên tệ bằng việc mở tài khoản 007 sẽ cho phép theo dõi số phát sinh của nguyên tệ trong quá trình giao dịch của Công ty một cách chi tiết mặc dù quá trình mua bán hàng hoá với nước ngoài thanh toán ngay. Qua các bảng báo cáo tài chính của Công ty em thấy kế toán không phản ánh số phát sinh lên tài khoản này. Mặc dù công việc ghi sổ bằng tay là không thường xuyên nhưng vẫn phải đảm bảo đúng nguyên tắc trong việc ghi và sửa chữa sổ. Một trong những yêu cầu của công tác kế toán là phải đảm bảo tính trung thực và khách quan, số liệu kế toán phải ghi rõ ràng nhưng khi xem sổ sách kế toán của đơn vị, em thấy hiện tượng tẩy xoá, gạch bỏ không đúng nguyên tắc ghi sổ. Ngoài những tồn tại nêu trên còn một số tồn tại khác em xin được trình bày đồng thời với việc nêu ra phương hướng hoàn thiện ở dưới. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán chủ yếu ở Công ty Dịch vụ Thương mại số 1. Thứ nhất để nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán, Công ty nên tổ chức lại cơ cấu bộ máy theo từng phần hành kế toán. Theo đó cơ cấu của phòng sẽ gồm trưởng phòng, 01 phó phòng kiêm kế toán tổng hợp, một kế toán thanh toán, một thủ quỹ, các kế toán viên còn lại phân công phụ trách từng phần hành như kế toán vốn bằng tiền, kế toán tài sản cố định, kế toán hàng tồn kho, kế toán bán hàng…Việc phân công mỗi nhân viên kế toán theo dõi các nghiệp vụ kinh tế có bản chất như nhau sẽ phát huy được khả năng của từng người, tăng tiến độ và chất lượng hạch toán đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm trong hạch toán phần hành phụ trách. Nên sắp xếp lại khối lượng công việc cho phù hợp mỗi nhân viên kế toán, tránh tình trạng mất cân đối về thời gian, sổ sách đảm bảo việc phản ánh thông tin kịp thời, có hiệu quả tránh dồn dập việc quyết toán vào cuối quý. Chú trọng việc bồi dưỡng, đào tạo đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có năng lực tác phong làm việc khoa học. Đặc biệt trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay thì việc tăng cường khả năng ứng dụng phần mềm kế toán cho nhân viên nhằm đứng vững trong cạnh tranh và phát triển đòi hỏi Công ty phải chú trọng việc bồi dưỡng, đào tạo đội ngũ nhân viên khá vững vàng về sử dụng phần mềm kế toán, văn phòng, thành thạo internet. Như thế mới nâng cao hiệu quả của công tác kế toán, phát huy vai trò của thông tin kế toán. Thứ ba, các khoản thanh toán với người bán trả tiền ngay và thanh toán với người mua thu tiền ngay không hạch toán qua tài khoản trung gian 331- phải trả người bán, tài khoản 131- phải thu khách hàng như cũ mà hạch toán như sau: - Mua hàng trả tiền ngay Nợ TK 152, 153,156 Nợ TK 133- Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Có TK 111, 112- Tổng giá thanh toán - Bán hàng thu tiền ngay Nợ TK 111, 112: tổng giá thanh toán Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế gtgt phải nộp Thứ tư, kế toán mở các tài khoản chi phí khi phát sinh các nghiệp vụ trong phân xưởng sản xuất kế toán hạch toán vào các tài khoản như sơ đồ dưới đây. Sơ đồ: Hạch toán tổng hợp chi phí vật liệu trực tiếp TK 151, 152, 111, TK 621 TK 154 112, 331… Kết chuyển chi phí vật liệu trực tiếp cuối kỳ Vật liệu dùng trực TK 152 tiếp chế tạo sản phẩm Vật liệu dùng không hết nhập kho Sơ đồ: Hạch toán tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp TK 334 TK 622 TK 154 Tiền lương và phụ cấp lương phải trả cho CN trực tiếp Kết chuyển chi phí TK 338 nhân công trực tiếp Các khoản đóng góp theo tỷ lệ với tiền lương thực tế của NC trựctiếp phát sinh Chi phí sản xuất chung là những chi phí cần thiết còn lại để sản xuất sau chi phí vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Kế toán tập hợp những chi phí phát sinh trong phân xưởng vào tài khoản 627 và cuối kỳ kết chuyển tính giá thành sản phẩm theo bút toán: Nợ TK 154 Có TK 627. Thứ năm, với các khoản tiền đã nộp vào ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc đã gửi vào bưu điện để chuyển cho ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi tại ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo của ngân hàng Công ty mở tài khoản 113 để theo dõi vì nghiệp vụ thanh toán diễn ra thường ngày và đa dạng. Bỏ qua tài khoản 113 có thể dẫn đến khó khăn trong việc lên báo cáo nhanh hàng ngày. Cần chấn chỉnh lại tình trạng số liệu không kịp thời bằng cách phân công rõ trách nhiệm của từng người trong phòng. Nâng cao thái độ làm việc nghiêm túc, có hình thức kỷ luật với những cán bộ không làm tròn trách nhiệm được giao. Vì chất lượng nguồn nhân lực luôn là yếu tố quyết định đến hiệu quả của công tác kế toán, đòi hỏi đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, có trình độ năng lực chuyên môn. Thứ bảy, khi có phát sinh trong kỳ cần phản ánh lên tài khoản 007 để nhà quản lý có thể thấy rõ được sự biến động thực tế của các loại nguyên tệ mà nếu chỉ căn cứ vào các tài khoản chi tiết của 111, 112 sẽ không thấy được hết sự biến động của nó mà việc hạch toán như thế cũng sẽ không đầy đủ. Thứ tám, để tránh hiện tượng chữa sổ sách không đúng quy định, kế toán Công ty nên áp dụng các phương pháp chữa sổ theo đúng qui định khi có sự nhầm lẫn, sai sót trong việc ghi chép. Trường hợp sai sót trong phần diễn giải hoặc sai số liệu nhưng không sai quan hệ đối ứng tài khoản và không ảnh hưởng đến số tổng cộng (chưa cộng sổ) thì dùng bút đỏ gạch ngang phần ghi sai (không làm mất số ghi sai), sau đó ghi đúng bằng bút thường ghi lên phía trên dòng bị gạch, sau đó người chữa sổ hoặc kế toán trưởng ký xác nhận bên cạnh phần sửa chữa. Trường hợp ghi sai nhưng không sai quan hệ đối ứng tài khoản và được phát hiện sau khi cộng sổ thì ghi bổ sung một dòng sau phần cộng sổ theo nội dung nghiệp vụ phát sinh đã ghi sai. Số liệu ghi là số chênh lệch giữa số phải ghi và số đã ghi sai theo đúng quan hệ đối ứng tài khoản và tiến hành cộng lại sổ. Trường hợp ghi sót nghiệp vụ thì ghi bổ sung nghiệp vụ ghi sót theo đúng quan hệ đối ứng tài khoản với số liệu là số ghi sót. Trường hợp ghi trùng nghiệp vụ: Ghi sau phần cộng sổ theo đúng nội dung đã ghi trùng bằng bút toán đỏ. Trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản: Ghi sau phần cộng sổ theo đúng nội dung nghiệp vụ đã ghi sai bằng bút toán đỏ. Sau đó ghi lại bút toán đúng bằng bút thường và cộng lại sổ. Hệ thống tài khoản được mở nhìn chung đã đáp ứng được yêu cầu của công tác hạch toán, thuận lợi cho việc lên báo cáo tài chính. Tuy nhiên các tài khoản được mã hoá, chưa đáp ứng được đòi hỏi thuận lợi cho việc hạch toán và xử lý thông tin cũng như thu thập thông tin. Đơn cử việc mở chi tiết tài khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ nhiều và không rõ ràng. Các tài khoản chi tiết đều mang tên chung là thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá. Vì vậy, Công ty cần phải khắc phục việc mở, mã hoá và đặt tên cho tài khoản chi tiết đảm bảo sự cần thiết và nâng cao hiệu quả. Đa số các nghiệp vụ thanh toán ở Công ty diễn ra theo phương thức thanh toán bằng chuyển khoản, thực hiện qua ngân hàng, mở LC hoặc thông qua bù trừ công nợ. Tuy nhiên trên thực tế có rất nhiều khoản chi có giá trị tiền lớn, như chi trả tiền hàng đã đề cập ở phần trên lại được thanh toán trực tiếp. Công ty nên áp dụng các hình thức thanh toán kể trên để giảm thiểu được số lượng các giao dịch bằng tiền mặt, đảm bảo an toàn trong thanh toán. Còn các giao dịch có giá trị nhỏ cần tính linh hoạt trong hoạt động thì sử dụng phương thức thanh toán trực tiếp. Một điều cần lưu ý ở nghiệp vụ mở thư tín dụng LC thanh toán tiền hàng cho người bán. Qua trao đổi với kế toán thanh toán khoản thì chi phí mở LC hạch toán vào tài khoản 642- chi phí quản lý doanh nghiệp. Nhưng thực chất khoản chi phí đó phát sinh trong quá trình mua hàng nên phải được hạch toán vào tài khoản 156- hàng hoá. Chứng từ vừa là cơ sở hạch toán vừa là cơ sở pháp lý cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhìn chung hệ thống chứng từ kế toán đã được kiểm tra chặt chẽ, hợp lý đảm bảo đúng đắn của số liệu. Tuy nhiên việc luân chuyển chứng từ ở Công ty vẫn còn nhiều vấn đề gây ảnh hưởng đến công tác hạch toán cũng như công tác quản lý. Công ty có văn phòng đại diện ở thành phố Hồ Chí Minh cho nên việc thanh toán chứng từ của văn phòng đến Công ty bị chậm trễ là điều không tránh khỏi. Như vậy chứng từ không chuyển về kịp thời sẽ làm chậm trễ của tiến độ hạch toán đặc biệt gây khó khăn trong việc tập hợp chi phí và kê khai thuế cuối kỳ. Do đó để khắc phục hạn chế này Công ty nên quy định thời gian luân chuyển chứng từ để việc hạch toán được kịp thời chính xác. Hiện nay ở Công ty Dịch vụ Thương mại số 1, công tác tính lương do phòng hành chính đảm nhiệm và tính một cách thủ công. Hơn nữa toàn bộ việc chấm công đều do các trưởng phòng thực hiện chấm. Khối lượng công việc theo đó giảm đi được đáng kể nhưng Công ty chỉ nắm bắt được tổng số và không thể kiểm tra chính xác trong việc tính lương và các khoản trích theo tiền lương. Do đó có thể có sai sót mà kế toán không nắm bắt và phát hiện kịp thời. Vậy để công tác hạch toán lương cung cấp thông tin đầy đủ chính xác, tránh sai sót mà kế toán có thể không nắm bắt và phát hiện được Công ty nên chuyển phần tính lương về phòng Tài chính- Kế toán để khai thác hiệu quả của phần mềm kế toán FAST. Đồng thời Công ty phải có sự kiểm tra chặt chẽ sát sao, có biện pháp khắc phục tình trạng nhân viên không đi làm nhưng vẫn được chấm công. Nên chăng nên thu bảng chấm công có chữ ký của người lao động sau mỗi ngày làm việc. Vì lương là khoản chi phí chiếm tỷ lệ cao trong các khoản mục và ảnh hưởng nhiều đến kết quả kinh doanh trong kỳ của Doanh nghiệp. Việc lập dự phòng phải thu khó đòi đảm bảo được sự ổn định tình hình tài chính. Tuy nhiên cần tuân thủ thời hạn lập dự phòng theo chế độ quy định. Khi khoản nợ phải thu khó đòi quá hạn thanh toán thời gian theo quy định mới tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi. Không được lập dự phòng khi chưa vượt quá thời hạn thanh toán theo quy định vì việc lập dự phòng ảnh hưởng tới thu nhập của Doanh nghiệp và số thuế phải nộp Nhà nước. Hình thức sổ kế toán sử dụng theo hình thức nhật ký chung là hợp lý khoa học. Tuy nhiên áp dụng hình thức này phải đảm bảo việc thực hiện lên tất cả các sổ để công tác kiểm tra đối chiếu số liệu được dễ dàng. Để phát huy ưu điểm của phương pháp tính giá hàng tồn kho theo giá thực tế đích danh đòi hỏi Công ty phải phát triển hệ thống kho bãi đảm bảo việc quản lý hàng theo từng lô tránh nhầm lẫn giữa các lô hàng với nhau. Bên cạnh các báo cáo tài chính được lập cuối kỳ, các báo cáo chi tiết khác cũng đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính. Kế toán nên lập bảng tính toán các chỉ tiêu phản ánh tình hình thanh toán, phân tích tình hình thanh toán để thấy được sự quay vòng của vốn. Vốn hoạt động kinh doanh của Công ty không nhiều, phần lớn phải vay ngân hàng. Nếu không thấy được nắm bắt được tình hình thanh toán ở Công ty, để cho vốn bị chiếm dụng quá nhiều sẽ gây ra khó khăn do lãi suất vay ngân hàng cao, chi phí lãi vay lớn ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh của Công ty. Đặc thù của Công ty là dịch vụ thương mại cho nên khối lượng các nghiệp vụ thanh toán diễn ra nhiều và phức tạp. Công ty nên lập ra ban kiểm toán nội bộ thường xuyên kiểm tra các nghiệp vụ. Ngoài ra có thể mời công ty kiểm toán độc lập hoặc kiểm toán Nhà nước đến kiểm toán Công ty mình. Kết quả của kiểm toán sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện xác đáng về hiệu quả của kiểm soát nội bộ và hiệu năng hiệu quả của các nghiệp vụ. Có thể tham khảo vận dụng các kiến nghị xây dựng của sinh viên thực tập nếu phù hợp với đặc điểm công ty và thực sự nâng cao hiệu quả hạch toán kế toán. Tuy nhiên để thực hiện được những kiến nghị trên đòi hỏi phải có sự hợp tác ở chính Ban lãnh đạo Công ty. Các nhà lãnh đạo Công ty phải thấy rõ được vai trò quan trọng của kế toán thanh toán. Bởi vì phần lớn vốn hoạt động của Doanh nghiệp là đi vay vốn ngân hàng, lãi suất cao. Nếu không chú trọng đến công tác kế toán thanh toán, không có những biện pháp tác động thì khách hàng sẽ thanh toán không đúng hạn sẽ gây ra khó khăn cho việc quay vòng nguồn vốn và làm ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Vì thế đòi hỏi các cấp lãnh đạo phải tạo mọi điều kiện cho việc phát triển ứng dụng phần mềm kế toán cũng như các lĩnh vực khác không ngừng nâng cao hiệu quả của kế toán trong Công ty. Riêng đối với các nhân viên kế toán cần không ngừng trau dồi học hỏi nâng cao kiến thức chuyên môn và nâng cao khả năng tiếp cận sự phát triển của công nghệ thông tin. Luôn cập nhật để biết những sự thay đổi mới trong công việc để đảm bảo hạch toán chuẩn xác, đúng chế độ. Kết luận Thực hiện tốt việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán không những tăng cường củng cố nề nếp tài chính mà còn cung cấp thông tin quan trọng cho công tác quản lý. Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần phải biết phát huy lợi thế của mình. Hạch toán đúng, đủ và chính xác các nghiệp vụ thanh toán là công cụ đắc lực cho quản lý kinh tế tạo điều kiện để doanh nghiệp xác định đúng kết quả tài chính của mình. Trong thời gian thực tập tại Công ty Dịch vụ Thương mại số 1 em nhận thấy công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán ở Công ty đã phần nào đáp ứng được yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường. Xuất phát từ quan điểm đổi mới và những vấn đề tồn tại trong công tác hạch toán nghiệp vụ ở Công ty kết hợp với những kiến thức đã học, em mạnh dạn đưa ra một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty. Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do hạn chế về thời gian thực tập và kiến thức nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót và không trình bày được tất cả các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong công ty. Vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý chỉ bảo của các Thầy, cô giáo cùng bạn bè quan tâm đến đề tài này để em có thể nâng cao kiến thức của mình và phục vụ tốt hơn trong công tác thực tế sau này. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của Thầy giáo Trần Đức Vinh và toàn thể các anh chị trong phòng Tài chính- Kế toán Công ty Dịch vụ Thương mại số 1, cũng như các thầy cô trong trường và bạn bè đã giúp đỡ em trong quá trình hoàn thành bài viết này. Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình Kế toán tài chính trong các Doanh nghiệp- ĐHKTQD Giáo trình Tổ chức hạch toán kế toán Giáo trình Lý thuyết Hạch toán kế toán- NXB Tài chính Công báo Tạp chí kế toán- kiểm toán Tạp chí thuế- Cục thuế Luận văn chuyên ngành kế toán khoá 43 Quy chế tài chính của Tổng Công ty Dệt may Việt Nam Báo cáo tổng kết quá trình hoạt động của Công ty, biên bản kiểm toán Nhà nước và kiểm toán độc lập năm 2005. Các tài liệu khác.